OSM
ITAJA (SC)
2008
Trabalho
de
estgio
desenvolvido para o Estgio
Supervisionado do Curso de
Administrao do Centro de
Cincias Sociais Aplicadas da
Universidade do Vale do
Itaja.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente
agradecer
Flores,
meu
queria
orientador
pela
sua
Prof
pacincia
compreenso.
Agradeo a minha famlia,
aos meus professores, meus amigos
e
todos
que
me
ajudaram,
minha
noiva
especial
agradeo
dado
incentivo
desafio.
oportunidade
de
enfrentar
este
EQUIPE TCNICA
a) Nome do estagirio
b) rea de estgio
Organizao sistemas e mtodos (OSM)
c) Supervisor de campo
Mauro Marcelo Sperber dos Santos
d) Orientador de estgio
Prof. Luiz Carlos da Silva Flores, Dr. Eng. Produo
a) Razo social
Mltipla Assessoria Aduaneira Ltda
b) Endereo
Rua Willy Henning, N 158
So Judas/Itaja-SC
d) Durao do estgio
240 horas
LISTA DE QUADROS
LISTA DE GRFICOS
SUMRIO
1 INTRODUO......................................................................................................... 10
10
INTRODUO
11
1.1
Problema de Pesquisa/Justificativa
A Mltipla Assessoria Aduaneira Ltda, tem como principal atividade a
12
1.2
Caracterizar a empresa;
Definir macroprocesso;
13
1.3
Aspectos metodolgicos
A metodologia serve para especificar como ser desenvolvido o trabalho,
detalhada
dos
significados
caractersticas
situacionais
14
Cargos
Scio-Gerente
Scia-Gerente
Coordenador
Operacional
F
G
Assistente
operacional
Assistente
Financeiro
Recepcionista
Quantidade
Funo
1
(um)
1
(um)
1
(um)
3
(trs)
Auxiliam o Coordenador em
todas as atividades descritas
no item d.
1
(um)
Organiza os pagamentos e
recebimentos
Digitao e fechamento dos
processos financeiros.
1
(um)
Recepciona e atendimento ao
telefone
15
Embora haja uma funo especfica para cada integrante, h uma interao
entre os departamentos, interao esta que vem de encontro poltica da empresa
de que todos devem ser polivalentes, tendo uma viso geral do processo.
Para este estudo a amostra e a populao tm o mesmo significado, pois
conforme se observa no Quadro 01, trata-se de uma empresa pequena, com oito
empregados e todos sero informantes.
16
17
REVISO TERICA
2.1
Administrao
o ato de tomar decises e realizar aes que abrange os processos
18
Sabe-se que a maioria das empresas visa obter lucros, por isso que o papel
do setor financeiro muito importante dentro de uma organizao. Esse
departamento responsvel pelas entradas e sadas de dinheiro da empresa. Um
administrador financeiro tem que ter responsabilidade para honrar com as suas
obrigaes.
As funes do administrador financeiro dentro da
avaliadas em relao s demonstraes financeiras
Suas trs funes primordiais so: a anlise dos
determinao da estrutura de ativo da empresa, e a
estrutura financeira. (GITMAN, 1978, p. 8).
19
20
21
2.2
empresa, que segundo Cury (2005, p.122) uma das funes especializadas de
administrao, responsvel pela modelagem da empresa.
Pode-se dizer que a O&M uma funo da administrao responsvel pela
execuo de um grupo de tarefas relacionadas com a funo administrativa bsica
de organizao de forma a obter a integrao dos recursos tcnicos e humanos da
empresa.
Assessorar a administrao estratgica, por meio de reunies, seminrios,
painis, contando com a efetiva participao das gerncias setoriais
envolvidas;
Desenvolver projetos de intervenes organizacionais, por intermdio de
anlise administrativa, visando identificar problemas suas causas, nesse
caso, com a participao dos usurios diretamente envolvidos, gerentes ou
no, com a finalidade de estudar e propor a implementao de mudanas
indispensveis efetividade organizacional: (CURY, 2005, p.122)
22
2.3
Qualidade Total
Para o sucesso de uma empresa os clientes tero que aprovar a qualidade
23
partir de idias americanas ali introduzidas logo aps a Segunda Guerra Mundial
(FALCONI, 1992, p13).
As empresas hoje tendem a trabalhar com o foco no cliente, na sua
satisfao, pois ele a razo maior da qualidade total. A falta de qualidade nos
servios ou produtos prejudica, influncia todas as pessoas envolvidas, desde os
funcionrios, clientes, fornecedores, acionistas e consumidores.
Atualmente, o termo qualidade tem sido usado como um conceito para
expressar caractersticas desejveis em um produto ou servio, visando satisfao
dos clientes.
A qualidade total uma forma de gesto e, para sua efetiva utilizao, so
necessrios inmeros esforos por parte da alta administrao da
organizao, alm da estruturao de um sistema de qualidade, que
considerado elemento bsico para a implementao da gesto da qualidade
total. (VALLS; VERGUEIRO, 1998, p.49).
24
25
26
27
Ainda Maranho (2006, p.10) nos mostra seguinte malha de controle dos
processos de trabalho das organizaes:
28
2.4
Gesto de Processos
As organizaes tm buscado incansavelmente, ao longo do tempo, a
29
processos primrios.
30
Esta definio resume um processo ao que ele tem de essencial, sua funo
de produzir bens ou servios de forma organizada, repetitiva e sempre com a
mesma qualidade.
31
2.5
2.5.1 Fluxograma
O estudo da tcnica de fluxograma intenso e de uso universal. O
fluxograma utiliza smbolos convencionais para representar de forma clara,
dinmica, e lgica a seqncia de trabalho.
a representao grfica que permite a fcil visualizao dos passos de
um processo. Apresenta a seqncia lgica e de encadeamento de
atividades e decises, de modo a se obter uma viso integrada do fluxo de
um processo tcnico, administrativo ou gerencial, o que permite a realizao
de anlise critica para deteco de falhas e oportunidades de melhorias
(MARSHALL, 2006, p 103);
32
CARREGAMENTO
TRANSPORTE
RODOVIRIO
PORTO
TRANSPORTE
MARTIMO
PORTO DE
DESTINO
CLIENTE
FINAL
33
2.5.2 5W2H
Aps a etapa onde so relacionadas s causas provveis, com visualizao
das mais significativas (por ocorrncias, volume e importncia), pode-se estabelecer
aes corretivas e prioridade para o desenvolvimento e implementao dos
trabalhos.
Neste ponto, a Ferramenta da Qualidade a ser utilizada chama-se "5W e
2H", que funciona como um plano de ao simplificado: uma ferramenta poderosa,
que est disposio de todos os colaboradores da organizao.
Para Marshall (2006, p 108) utilizada principalmente no mapeamento e
padronizao de processos, na elaborao de planos de ao e no estabelecimento
de procedimentos associados a indicadores.
What
How
Why
Where
When
Who
How Much
Atravs dos sete elementos (What, How, Why, Where, When, Who e How
Much) permite identificar-se e posteriormente orientar as diversas aes que
devero ser implementadas.
WHAT
que
WHO
quem
WERE
onde
WHEN
quando
WHY
HOW
HOW
MUCH
departamento
34
3.1
Caracterizao da empresa.
Em 2006, fundada a Mltipla Assessoria Aduaneira Ltda., sob a
administrao dos scios Sr. Mauro Marcelo Sperber dos Santos, Srta. Elisngela
Salvan, ambos despachantes aduaneiros e o Sr. Valdinei Antas da Silva, que hoje
no faz mais parte do quadro societrio da empresa.
Os scios Mauro Marcelo Sperber dos Santos e a Elisngela Salvan
trabalham juntos no ramo desde 1994.
Em 2004, insatisfeito financeiramente, o Sr. Mauro decide aceitar uma
proposta para trabalhar numa empresa de Logstica Internacional, onde assumiria a
gerncia de importao. Em 3 meses, convida a sua colega Elisangela para
trabalhar com ele na nova empresa. Juntos conseguem o feito de triplicar o volume
de despachos feitos pela empresa, j nos 8 primeiros meses de casa nova.
Em 2006, levados por incertezas do mercado, insegurana por parte da
diretoria, e algumas desavenas profissionais, mas j com um grande conhecimento
deste novo mercado, decidem ento sarem da empresa e montar seu prprio
negcio. Para isso, convidam o colega Valdinei para ser o responsvel pela parte
operacional.
Naquele momento foi constituda a Mltipla Assessoria Aduaneira, nos
seguintes moldes:
1) Mauro Marcelo rea comercial e financeira
2) Elisangela Salvan rea de iberao Aduaneira
3) Valdinei Antas area operacional
35
36
3.1.1
Fundamentos polticos
A principal diretriz da empresa Mltipla Assessoria Aduaneira Ltda a
satisfao continua dos clientes com os servios prestados. Para isso, a empresa
presta seus servios com todo cuidado, para que no ocorra erro na formulao da
documentao e o processo possa correr da melhor maneira possvel, evitando para
seus clientes, custos desnecessrios, ocorridos pela demora na liberao da
mercadoria.
A empresa possui misso, viso e valores declarados e divulgados entre
seus colaboradores, conforme descrito a seguir:
Viso:
Ser reconhecida em 5 anos como empresa referncia na rea de despachos
aduaneiros na cidade de Itaja, expandir para outros estados Brasileiros.
Misso:
Prestar servios na rea de despachos aduaneiros, garantindo segurana,
confiabilidade e responsabilidade.
Valores:
Trabalhar com responsabilidade e qualidade
Ter compromisso com nossos deveres
Executar servios com transparncia.
37
3.1.2
Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional da empresa simples e no est representada
38
39
3.1.3 Mercado
A empresa atende hoje a 8 empresas como clientes e mais 17 em parceria
com outras empresas, ou seja, um total de 25 clientes entre diretos e indiretos.
Os clientes esto geograficamente divididos conforme demonstrado no
quadro 04.
QUANTIDADE
ESTADO
CARACTERISTCAS
SP
TODOS DIRETOS
PR
1 DIRETO E 1 INDIRETO
ES
DIRETO
15
SC
4 DIRETO E 11 INDIRETO
Com o dlar favorvel a importao e outros fatores como custo de mo-deobra, matria-prima, impostos, entre outros, o mercado de importao se v
aquecido, e neste momento a empresa se volta pra ele, com maior maturidade e
deslancha na conquista de novos clientes, sempre a procura da soluo na medida
exata de cada um.
3.2
Macro Processo
A seguir demonstrado o macroprocesso da empresa, a partir de
40
MISSO
Fornecedores
Insumos
(Macro) Processo
IMPORTAO
INFORMAO
EXPORTAO
RECEITA FEDERAL
Clientes
DI (DECLARAO DE
IMPORTAO)
IMPORTADOR
EXPORTADOR
Produtos
IMPORTAO/
EXPORTAO
LI (LICENA E
IMPORTAO)
IMPORTADOR
NF (NOTA FISCAL)
EXPORTADOR
BL (CONHECIMENTO DA
CARGA)
PORTO
PRODUTO ENTREGUE NO
DESTINO
PROCESSOS APOIO
FINANCEIRO
RH
LIBERAO
CONTABILIDADE
FRETE
3.3
Processo de importao
O processo de importao tem como objetivo trazer a carga do cliente
41
Negociao da
Compra
Verificao de
Licena
Embarque/
Desembarque
Desembarao
Aduaneiro
Entrega da Carga
Liberada
Incoterm
Fatura proforma
Forma de
pagamento
42
diversas verificaes pelos rgos reguladores durante esta etapa para se ter
certeza de que a mercadoria no est irregular ou ilegal. Ainda, durante o processo
feito o recolhimento dos tributos incidentes na importao, sendo este processo
executado pela Receita Federal.
O processo de despacho um tanto complexo e exige tempo e ateno dos
envolvidos durante a operao. Qualquer erro durante esta etapa pode gerar multas
pesadas que possam comprometer a lucratividade da importao.
Assim como o processo de importao, visto no Grfico 04, o desembarao
Aduaneiro tambm segue alguns procedimentos padres para a melhor eficincia do
servio prestado. Nesta pesquisa foram identificados e mapeados os processos de
execuo das tarefas. So eles:
43
CADASTRO NO
SISCOMEX
VERIFICAO
DA
NECESSIDADE
DE L.I.
CLCULO
PRVIO DOS
CUSTOS E
CADASTRO DE
DADOS
PRESENA DE
CARGA
REGISTRO DA
D.I. E
LIBERAO DO
CONHECIMENTO
PAGAMENTO
DOS IMPOSTOS,
PREPARO E
ENTREGA DO
ENVELOPE
PARAMETRIZAO
DA D.I.
LIBERAO DA
D.I.
EMISSO DA
NOTA FISCAL DE
ENTRADA
PAGAMENTO
DAS DESPESAS
PORTURIA E
RETIRADA DA
CARGA
DEVOLUO DE
CONTAINER
FECHAMENTO DAS
DESPESAS ,
FATURAMENTO
44
A)
Cadastro Siscomex
45
Certido
de
Entidade
de
fins
Filantrpicos
(Servio
Pblico
B)
46
C)
D)
Presena de carga
Com o conhecimento de embarque, a Mltipla Assessoria providencia a
47
E)
48
F)
Nome do Importador;
CNPJ do Importador;
Peso Bruto;
Nome do Navio;
Nmero do conhecimento;
Agente da carga;
49
G)
50
H)
Receita Federal, este ser enviado ao Fiscal da Receita Federal, e ter o tratamento
fiscal de acordo com o seu canal parametrizado.
Ocorrido s devidas conferncias, e de acordo com o canal parametrizado, o
Fiscal emitir o C.I. Comprovante de Importao e a carga poder ser entregue ao
importador.
Neste momento o acompanhamento do despachante fundamental, pois,
preciso monitorar onde esta o processo para evitar falhas, como o envio de
envelopes para pontas trocadas.
Com o monitoramento constante da D.I., a empresa estagiada, acompanha
as etapas internas da Receita Federal, para que o processo de importao, seja
liberado no menor tempo possvel. Quando ocorre a designao do Fiscal, os
responsveis
pela
liberao
das
cargas,
so
informados
iniciam
um
I)
51
de nota fiscal, que enviado para as empresas, com todos os dados e valores
necessrios a emisso da nota.
Aps a emisso da nota fiscal, quando efetuada pela empresa, esta
enviada para a Mltipla Assessoria, que ir anex-la aos demais documentos de
transporte, e disponibilizar os mesmos para a transportadora designada para o
transporte.
J)
K)
Devoluo do container
O container onde a carga foi transportada, no pertence ao importador, ele
52
L)
53
3.4
Fragilidades e Sugestes
Neste captulo sero apresentadas as fragilidades encontradas dentro da
DIRETORIA
OPERACIONAL
1
- Importao
- Exportao
FINANCEIRO
2
- contas a pagar
- contas a receber
- faturamento
- RH
54
MISSO
Fornecedores
(Macro) Processo
Produtos
DI (DECLARAO DE
IMPORTAO)
IMPORTADOR
LI (LICENA E
IMPORTAO)
IMPORTAO
EXPORTADOR
INFORMAO
IMPORTADOR
NF (NOTA FISCAL)
EXPORTAO
RECEITA FEDERAL
Clientes
IMPORTAO/
EXPORTAO
EXPORTADOR
BL (CONHECIMENTO DA
CARGA)
PORTO
PRODUTO ENTREGUE NO
DESTINO
PROCESSOS APOIO
FINANCEIRO
RH
LIBERAO
CONTABILIDADE
FRETE
55
56
57
CONSIDERAES FINAIS
Este trabalho foi realizado na empresa Mltipla Assessoria Aduaneira Ltda,
58
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59
anlise,
planejamento,
60
61
DECLARAO
62