Sesión 06 - MS Project 2010

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
SESIN
RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS

CAMBIOS
MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIN

MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS
6.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

Durante la fase de ejecucin del proyecto, los recursos estarn trabajando en sus
tareas y el Director de Proyecto (Project Manager) estar haciendo el seguimiento
del progreso mediante la comparacin de los valores reales con el Plan de Proyecto.
De esta manera, podr analizar el rendimiento del proyecto, ver cmo va y tomar
las Acciones Correctivas apropiadas.
A veces, los cambios generales en el proyecto son necesarios debido a la fecha
lmite programada, los costos generales o porque la asignacin de los recursos no
est alineada con la programacin. En ese caso, medidas radicales sern necesarias
para devolver al proyecto al cauce que le corresponde.
En tanto, si los cambios son grandes o son impuestos por terceros, se tendr que
volver a planificar o a reprogramar el proyecto. Las tcnicas utilizadas son similares
a las que utiliz para cumplir los objetivos cuando estuvo planificando por primera
vez. En el Plan de Proyecto, se harn los ajustes en la programacin, los costos, los
recursos y el alcance y Microsoft Project 2010 volver a calcular la programacin de
tal manera que se pueda ver de forma rpida los resultados de la replanificacin.
6.1.1
MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIN
Si est gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tendr que tener presente
lo siguiente:
La fecha lmite del proyecto.

Ruta crtica.
Las fechas de comienzo y de fin de las tareas crticas.
El progreso actual de las tareas crticas.
Si los valores reales han cambiado la programacin de las tareas hasta el punto en
que la fecha lmite del proyecto no sera satisfecha, tendr que ajustar la
programacin para alinearla con la fecha objetivo.
147

MONITOREO DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIN

Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para alcanzar la
fecha lmite utilizar una u otra tcnica de entre las siguientes:
Revisar las fechas lmite y la ruta crtica para ver si el proyecto va bien o si el
proyecto se ha demorado.
Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y
duraciones segn sea necesario para tener el proyecto terminado a tiempo.
Agregar recursos a las tareas para acortar la duracin de las tareas.
Por ejemplo, puede establecer una Lnea Base para las tareas que estn cerca de
las fechas lmites programadas, en funcin de los valores reales introducidos.
Despus, puede revisar las variaciones entre las fechas previstas y las
programadas.
REVISIN DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIN GENERAL

Las estadsticas del proyecto muestran las fechas de comienzo y de fin
programadas actualmente, junto con las previstas, las reales y las restantes. Se
han de revisar todas las estadsticas del proyecto para obtener una amplia visin de
cmo se compara el proyecto con la Lnea Base.
Para revisar las estadsticas del proyecto, har lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Propiedades Informacin del
proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin del proyecto.
FIGURA 1: Cuadro de Informacin del proyecto
2. Haga clic en la opcin Estadsticas. Aparecer el cuadro de dilogo

Estadsticas del proyecto. La fecha lmite programada aparece en la columna
Fin.
148

FIGURA 2: Cuadro de Estadsticas del proyecto

En el Diagrama de Gantt, la informacin de las tareas se resume para todo el
proyecto y todos los totales se muestran en la fila tarea resumen. Especialmente, la
columna Fin de la tarea resumen muestra la fecha lmite del proyecto.
Para visualizar la programacin, deber agregar la fila de la tarea resumen del
proyecto, lo har de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaa Formato grupo Mostrar u ocultar opcin tarea
de resumen del proyecto.
Otra forma de visualizarla es la siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo Opciones.
2. Luego haga clic en Avanzado grupo Mostrar opciones para este proyecto,
coloque un check en: Mostrar tarea de resumen de proyecto.
Si agrega campos adicionales o visualiza tablas diferentes, la informacin se
resumir para dichos campos segn convenga.
Por defecto; el diagrama de Gantt, en el rea grfica temporal, muestra el progreso
como una barra negra delgada dentro de cada barra de tareas.
Para ver el porcentaje completado al lado de las barras de tareas, utilizar la vista
Gantt de seguimiento.
1. Haga clic en la pestaa Tarea grupo Ver en la parte inferior del botn
Diagrama de Gantt Gantt de seguimiento.
2. Se mostrar la vista con los porcentajes completados.
149

FIGURA 3: Gantt de seguimiento

REVISIN DE LAS VARIACIONES DE LA PROGRAMACIN
Para revisar las diferencias entre los valores previstos y los valores programados,
utilizar la tabla Variacin de la forma siguiente:
1. Muestre la vista Diagrama de Gantt u otra vista de tareas.
2. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos opcin Tablas luego
seleccione Variacin.
La tabla Variacin muestra las fechas de comienzo y de fin programadas
actualmente y las compara con las fechas de Lnea Base.
FIGURA 4: Tabla Variacin
REVISIN DE LA RUTA CRTICA

Visualizando las fechas lmite o la ruta crtica puede ver si es que an est dentro
de las fechas para alcanzar la fecha lmite. La revisin de la ruta crtica ayuda a
tener control sobre las tareas que deben completarse a tiempo. Para ver la ruta
crtica, seguir los siguientes pasos:
150

1.
Haga clic en la pestaa Tarea grupo Ver De la lista despegable del

Diagrama de Gantt elija Gantt de seguimiento.
Si necesita alcanzar la fecha lmite, tendr que centrarse en las tareas crticas.
Puede ver las tareas crticas de color rojo en el Diagrama de Gantt, dando clic en la
pestaa Formato grupo Estilos de barra tareas crticas, como se muestra a
continuacin:
FIGURA 5: Bsqueda de la opcin Tareas Crticas

Tambin puede filtrar la hoja de tareas para que muestre slo las tareas crticas
usando la herramienta filtro.
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos filtro
despegable, haga clic en tareas crticas.
, luego en la lista
FIGURA 6: Formas de Bsqueda tarea crtica

2. Project 2010 da la facilidad de poder acceder a la ruta crtica de forma directa.
Para ello, haga clic derecho en el rea grfica temporal, luego en Mostrar u
ocultar estilos de barra y finalmente seleccione tareas crticas. Cuando haya
terminado, haga clic en la opcin Sin filtro.
151

EJERCICIO 1: Anlisis de las estadsticas y Ruta Crtica del Proyecto

Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Expansin de
suite 101.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) desea analizar las estadsticas
de su proyecto, pues requiere hacer una comparacin de los costos, trabajo y
duracin. Adems, desea ver las tareas crticas, para ello primero deber
configurar el Gantt de seguimiento y la tabla variacin para luego filtrar las tareas
crticas. Inmediatamente despus de realizar las modificaciones al proyecto se le
pide responder lo siguiente:
1. Cul es el trabajo actual en horas del proyecto? _____________________
2. Cul es la duracin real en das del proyecto?
_____________________
3. Cul es el costo restante en dlares del proyecto?____________________

4. Cuntas y cules son las tareas de la semana del 03 de marzo del ao
2013 que se muestran como tareas crticas?_________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
REVISIN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Revisar el progreso de las tareas crticas es la forma ms efectiva de descubrir
rpidamente si un proyecto va bien en cunto a alcanzar su fecha lmite. Los filtros
siguientes lo pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del progreso
de las tareas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.

Deberan comenzar el.
Deberan comenzar y finalizar el.
Progreso retrasado o pospuesto.
Tareas pospuestas.
Tareas con datos adjuntos.
Tareas con fechas fijas.
Para aplicar uno de estos filtros, haga lo siguiente:

1. Muestre una vista de tareas como el Diagrama de Gantt.
2. En la pestaa Vista grupo Datos haga clic en Filtro, luego acceda a la lista
de filtros ms filtros, seleccione el que desee utilizar y finalmente, haga clic
en Aplicar
152

FIGURA 7: Filtros para revisin del progreso de las tareas

3. Si desea mostrar de nuevo todas las tareas, elegir la opcin Sin filtro.
EJERCICIO 2: Uso de filtros

Usted desea revisar el progreso de las tareas de su proyecto, pero para ello quiere
hacer uso de la herramienta Filtro del MS Project. Por experiencia en este tipo de
proyectos inmobiliarios, usted tiene conocimiento que siempre surgen
inconvenientes con los recursos, las asignaciones de las tareas, costos especficos,
etc. por ello se recomienda usar filtros para realizar un anlisis centralizado de los
problemas.
Se sugiere que en cada paso o filtrado active la opcin SIN FILTRO, de esa
forma cada paso se realizar en un proyecto completo (sin filtros).
Se pide que se realice y luego se responda lo siguiente:
1. Filtrar las tareas que Deberan comenzar el 26 de marzo del 2013.
RESPONDER:
Cul es la Duracin Restante de la tarea Reconstruir suite?
____________________________________________________________
153

2. Filtrar las tareas que Deberan comenzar y finalizar el (21/01/13 al

25/01/13.)
RESPONDER:
Cul es la Costo Real de la tarea Conseguir estimaciones primarias?
____________________________________________________________
3. Haciendo uso del filtro Progreso retrasado o pospuesto a las tareas del
proyecto.
RESPONDER:
Cul sera
mobiliario?
El
comienzo
programado
de
la
tarea
Instalacin
de
____________________________________________________________
4. Filtrar las tareas con Tareas pospuestas.
RESPONDER:
Cul es la tarea con mayor Porcentaje completado segn las Tareas
pospuestas?
____________________________________________________________
5. Hacer uso del filtro Tareas con datos adjuntos de su proyecto.
RESPONDER:
Cul es la tarea que tiene datos adjuntos?
____________________________________________________________
6. Hacer uso del filtro Tareas con fechas fijas de su proyecto.
RESPONDER:
Cul es la tarea que tiene fecha fija y a la vez tiene un Porcentaje
Completado de 50%?
____________________________________________________________
154

Tambin puede utilizar Informes basados en texto o visuales para proporcionar

informacin sobre el progreso de las tareas de la forma siguiente:
Para ejecutar un informe basado en texto, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes seguidamente, haga clic
en Informes.
2. D Doble clic en el tipo de informe que desee, en este caso Actividades
Actuales y elija el tipo de actividad que desee reportar.
Las actividades
actuales son las
siguientes:
FIGURA 8: Filtros para revisin del progreso de las tareas
Tareas sin comenzar.

Tareas que
comenzarn pronto.
Tareas en curso.
Tareas completadas.
Tareas que deberan
haber comenzado.
Tareas pospuestas
FIGURA 8: Ejecucin de Informes de Texto

3. Si apareciese un cuadro de dilogo pidiendo informacin, se la brindar y luego
le da clic en Seleccionar.
El informe aparece en una ventana de previsualizacin en la vista Backstage de
forma que pueda acercarlo o imprimirlo, la ventaja de MS Project es que puede
visualizar todo en la misma pantalla.
Para ejecutar un informe visual, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes Informes visuales.
2. En la pestaa Todas, haga clic en el Informe visual que desee generar.
3. Usted puede editar la plantilla dndole clic en el botn Editar plantilla donde
podr agregar campos a su eleccin. Finalmente, deber dar clic a ver.
El informe se genera a partir de los datos de MS Project data y se muestra
utilizando un grfico dinmico (en caso de exportar a Excel) o un diagrama
dinmico (si se exporta a Visio).
155

FIGURA 9: Crear informes visuales

Se
puede usar tambin tablas para ver el progreso de las tareas, estas tablas son:
La tabla Variacin.
La tabla Costo.
La tabla Trabajo.
Para ver el progreso de los recursos, se pueden usar las siguientes tablas tambin:
La tabla Trabajo.
La tabla Costo.
Para poder acceder a estas tablas haga clic en la pestaa Vista clic a Tablas y
busque la tabla que quiera usar. Si no la encuentra, haga clic en Ms Tablas y
seleccione una tabla en el cuadro de dilogo. Para las tareas usar cualquier Vista de
tareas, para los recursos usar la hoja de recursos o uso de recursos segn sea
conveniente.
EJERCICIO 3: Informes de textos y visuales.
La prxima semana tiene una reunin de estado y tiene que presentar un informe
general del proyecto. El informe que usted considera es el mejor para llevar a la
reunin es el Informe Resumen del Proyecto. Tambin necesita un informe visual,
pues usted siente la obligacin de explicar a la gerencia de una manera grfica el
costo previsto.
156

Se le pide a usted responder lo siguiente en base a:

1. Revise el Informe de texto Resumen del proyecto y responda:
Cul es el estado TOTAL de los recursos?_________________________
Cul es el estado TOTAL de las tareas?___________________________
2. Revise el Informe visual:
Cul es el rango de Costo previsto de la semana 10 de este proyecto?
___________________________________________________
EJERCICIO 4: Usando tablas para ver el progreso de las tareas y recursos

Usted como Project Manager desea hacer el seguimiento de las tareas y los
recursos para asegurarse de que el progreso sea el que usted originalmente
plane. Para ello har y luego responder lo siguiente:
1. Configurar la Tabla Variacin de las tareas.
RESPONDER:
Cul es la fecha de comienzo de la tarea resumen Requerimientos?
____________________________________________________________
2. Configurar la Tabla Costo de las tareas.
RESPONDER:
Cul es el Costo Total de la tarea resumen Estimados y opciones?
____________________________________________________________
3. Configurar la Tabla Trabajo de las tareas.
RESPONDER:
Cul es el Porcentaje de Trabajo Completado de la tarea resumen
Renovacin de contrataciones y adquisiciones?
____________________________________________________________
157

4. Configurar la Tabla Costo de los recursos con la hoja de recursos.

RESPONDER:
Cunto es El Costo del recurso Rogelio S.?
____________________________________________________________
5. Configurar la Tabla Trabajo de los recursos usando la hoja Uso de
recursos.
RESPONDER:
Cunto es el Trabajo previsto de todos los recursos de tipo material?
____________________________________________________________
VISUALIZACIN DE LNEAS DE PROGRESO

Project contiene otra herramienta que puede usar para comprobar el progreso que
est haciendo en su proyecto, si ha guardado la Lnea Base de su proyecto.
Puede agregar Lneas de progreso al Diagrama de Gantt de forma que proporcionen
una forma grfica de ver si las tareas estn por delante de la programacin, por
detrs o segn lo programado.
Las lneas de progreso se muestran para las tareas que se han completado, estn
en progreso o retrasadas. No se muestran para las tareas futuras. Para una fecha
de progreso dada, que podemos configurar como fecha de estado, podemos tener
dibujada una lnea de progreso de MS Project que conecte las tareas en progreso
con las tareas que deberan haber comenzado.
Puede establecer la fecha de progreso de forma que est en la fecha actual, la
fecha de estado del proyecto o cualquier otra fecha que seleccionemos. Tambin
puede establecer varias fechas de progreso a intervalos iguales, por ejemplo, el
primer lunes de cada mes. Las lneas de progreso pueden crear un grfico en el
diagrama de Gantt que proporcione informacin valiosa de la siguiente manera:
Explicacin
Grficos
Una lnea de progreso angulada a la izquierda

indica el trabajo tras la programacin de la
fecha de la lnea de progreso.
Una lnea de progreso recta indica que una
tarea va segn la programacin con la fecha
de la lnea de progreso.
Las tareas que no tocan la lnea de progreso
son aquellas que estn programadas para
comenzar en el futuro a partir de la fecha de
la lnea de progreso o tambin aquellas que ya
se terminaron.
158

Para agregar una Lnea de Progreso en un Diagrama de Gantt, haga lo siguiente:

1. En la pestaa Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o
cualquier otra vista de tareas.
2. En la pestaa Formato d clic en cuadrcula
luego Lneas de
Progreso, de forma que aparece el cuadro de dilogo correspondiente.
En la pestaa Fechas e
intervalos, seleccione la
opcin Mostrar. Despus,
seleccione si quiere que la
lnea
de
progreso
se
muestre en la fecha del
estado del proyecto o
como fecha actual.
En Mostrar lneas
de
progreso
en
relacin con el,
seleccionaremos
si
queremos
que
las
lneas reflejen el plan
real o el previsto.
FIGURA 10: Cuadro Lneas de progreso

3. Configure cualquier otra preferencia que desee sobre fechas e intervalos de forma
que sean representadas por las Lneas de progreso. Puede introducir Lneas de
Progreso especficas, mostrar Lneas de Progreso en unos determinados
intervalos y dems.
Haga clic en la pestaa
Estilos de lnea y configure
las preferencias de formato de
cmo quiere que aparezcan
las Lneas de Progreso en el
rea grfica del diagrama de
Gantt. Puede indicar el tipo y
color de las lneas, la forma y
color del punto de progreso
actual y otras lneas de
progreso.
FIGURA 11: Cuadro Formato Lneas de progreso
Si ha definido fechas de Lneas de Proyecto aparte de fechas de estado o actuales,

puede elegir mostrarlas slo cuando quiera. Por ejemplo, si desea mostrar Lneas
de Progreso en una vista de impresin para una reunin de estado, pero ocultarlas
cuando est actualizando el progreso. Oculte temporalmente las Lneas de Progreso
de la siguiente manera:
159

1.
En la pestaa Formato grupo Formato d clic en Cuadrcula luego

Lneas de progreso. En la pestaa Fechas e intervalos, desmarque el cuadro
de seleccin Mostrar. Las Lneas de progreso definidas desaparecern del
diagrama de Gantt, pero las fechas permanecern en el cuadro de dilogo para
cuando quiera volver a visualizarlas.
Puede quitar una o varias lneas de progreso definidas. Para ello:

1. En la pestaa Formato d clic en Cuadrcula luego Lneas de
progreso. Asegrese de que la pestaa Fechas e intervalos est visible.
2. Al lado derecho del cuadro dilogo elegir la opcin Fechas de la lnea de
progreso e introduzca una fecha que desee eliminar del diagrama de Gantt y
despus haga clic en el botn Eliminar.
CORRECIN DE LA PROGRAMACIN
Suponga que est revisando los detalles de la programacin y que encuentra un
punto en el que el proyecto no se est desarrollando tan rpidamente como estaba
programado, y se complica cumplir la fecha lmite o que quizs algn jefe superior
ha impuesto un cambio en la programacin y tiene que considerar otra fecha lmite.
Si tiene que tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para que se cumpla
una fecha lmite programada, puede hacer lo siguiente:
Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programacin como la
duracin, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qu
ajustes se pueden hacer.
Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundar en el costo).
Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programacin (esto
necesitar de la aprobacin de los miembros del equipo).
Cuando ajusta el Plan de Proyecto para alcanzar la fecha lmite que necesita, ha de
asegurarse de comprobar los costos, la asignacin de los recursos y el alcance.
Tendr que saber cmo afectan los cambios al resto de las partes del Plan de
Proyecto. Podr tambin necesitar establecer una nueva Lnea Base, especialmente
si se han producido cambios importantes.
160

EJERCICIO 5: Agregar recursos y mostrar Lneas de Progreso

Sesin 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
Reclinable.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) requiere ver las tareas que se
han completado, estn en progreso o retrasadas, para si fuera el caso, hacer
ajustes. Porque la semana que viene tiene que informar ante Gerencia General y
los principales Stakeholders (Interesados) los avances y el estado de las tareas y
del proyecto en general. Se da cuenta que tiene algunos recursos sobreasignados
y desea saber cmo eliminar algunas sobreasignaciones adems, desea saber el
progreso de las tareas del proyecto. Para ello, primero deber redistribuir
automticamente los recursos a todo el proyecto completo para luego establecer la
Lnea de Progreso al proyecto. Una vez realizado los dos pasos, se le pide
responder:
1. Cules son las tareas y a qu grupo de tareas pertenecen dichas tareas que se
encuentran en la semana del 17 de septiembre del 2000 que justo coincide con
el estado del proyecto y no se encuentran muy retrasados?
___________________________________________________
___________________________________________________
6.1.2 MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS

Si el proyecto est delimitado principalmente por el costo, se debe tener mucho
cuidado con el costo de los recursos, de las tareas y con los costos estimados del
proyecto completo. Tambin puede ajustar el Plan de Proyecto si recibe nuevos
valores reales que puedan hacer que el presupuesto se dispare.
SEGUIMIENTO DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Utilizar una o varias de las tcnicas siguientes para hacer el seguimiento y ajustar
los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial:
Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos.
Ajustar la programacin para reducir los costos.

Ajustar las asignaciones para reducir los costos.
REVISIN DE LOS COSTOS TOTALES GENERALES

Hay dos formas de revisar los costos generales de un proyecto. Son las siguientes:
Revisar las estadsticas del Proyecto.
Agregar la tarea resumen del Proyecto.
161

Los totales del proyecto se mostrarn en esta tarea resumen en la parte superior
de la hoja. Si una tabla contiene informacin de costos, la tarea resumen mostrar
los costos totales.
REVISIN DE LA VARIACIN DE COSTOS
Utilizar la tabla Costo para revisar las diferencias entre los costos previstos y los
costos reales. Esta tabla incluye campos para los costos previstos, los costos
programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de costos. Para
utilizar esta tabla, seguir los pasos siguientes:
1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas.
2. Haga clic en Vista grupo Tablas tablas
aparezca la tabla en la vista actual.
Costo, de forma que
FIGURA 12: Cuadro Tabla Costo

Tambin est la tabla de costos para los recursos, que incluye informacin para
todas las asignaciones de recursos.
Se accede a esta tabla de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaa Vista Hoja de recursos o Uso de recursos.
2. Podr utilizar la tabla Costo.
162

Esta tabla tiene costo, costos previstos, costos reales, costos restantes y variacin
de costos para todas las asignaciones de los recursos. La informacin de costos se
muestra para todos los recursos tipo: trabajo, material y costo.
Vase la siguiente figura:
FIGURA 13: Cuadro Tabla Costo en la Vista Uso de Recursos

REVISIN DE LOS COSTOS FUERA DE PRESUPUESTO
Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver slo las tareas o
recursos asociados con costos fuera del presupuesto.
Si se desea esta vista y utilizar la tabla que contiene la informacin que quiera
revisar en el contexto de costos fuera del presupuesto, se deber seguir los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos dirjase a Filtro
aparecer una lista haga clic en Ms filtros.
2. En el cuadro de dilogo Ms filtros, haga clic en Costo mayor que el

presupuestado y despus clic en Aplicar.
Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero tiene tareas o recursos con
costo mayor que el presupuestado, en el mismo cuadro de dilogo haga los
mismos pasos en la opcin Resaltar.
3. Revisar las tareas o recursos para analizar la extensin de los costos por
encima del presupuesto.
4. Cuando termine, si desea mostrar todas las tareas de nuevo, deber dar clic en
la pestaa Vista, luego dirigirse a
y seleccione Sin filtro.
163

FIGURA 14: Revisin de los costos fuera de presupuesto
EJERCICIO 6: Revisin de la Variacin del Costo y Costos fuera del

presupuesto.
Sesin 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Proceso de
planeamiento.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Para el desarrollo del ejercicio, primero debe Establecer una Lnea Base, luego
usted desea visualizar algunas variaciones de costos, para ello siga lo que se pide
en los siguientes enunciados y responda a las preguntas:
1. Incremente la Tasa Estndar utilizando la Hoja de Recursos a $60 de los
siguientes recursos: Equipo de Revisin y Usuarios de Herramientas y
responda, usando la Tabla Costo con la Hoja de recursos, Cul es la
Variacin del Costo de dichos recursos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2. Utilice la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo y mencione, Cules
son los nombres y variaciones de costo de las fases principales del proyecto
que se han modificado?
164

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3. Utilizando la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo, filtrar las tareas
usando el filtro Costo Mayor que el presupuestado y responder Cul es
la Variacin de Costo de las tareas Reunin revisin de plan preliminar
(lmite de 2 horas) (Fila 15) y Llevar a cabo reunin de revisin final
(lmite de 2 horas) (Fila 22)?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
REVISIN DEL RENDIMIENTO DEL COSTO UTILIZANDO EL ANLISIS DEL

VALOR GANADO
MS Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus
costos esperados con sus costos reales y son: Valor Acumulado para las tareas,
Indicadores de costo de Valor Acumulado, Indicadores de programacin del Valor
Acumulado y Valor Acumulado para los recursos.
Estas 4 tablas lo ayudan a evaluar la relacin entre el trabajo y los costos. Puede
usar las tablas de Valor Acumulado para pronosticar una tarea que terminar
dentro del presupuesto; un pronstico est basado en la comparacin de los costos
reales incurridos en la tarea hasta la fecha con los costos previstos.
Para generar informacin de Valor Ganado, tendr que tener los siguientes
elementos:
Una Lnea Base guardada.

Recursos asignados a las tareas.
Los costos asociados con los recursos asignados.
La informacin de progreso real.
Para revisar la informacin de Valor Ganado, haga lo siguiente:

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic
en la pestaa Vista grupo Datos Tablas Ms tablas.
2. Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado
o en Indicadores de programacin del Valor Acumulado dependiendo de
la informacin del Valor Ganado que desee revisar.
165

FIGURA 15: Cuadro Valor Acumulado

A continuacin, se muestra el contenido de cada una de las tablas:
Nombre de la tabla
Valor Acumulado
para las tareas
Valor Acumulado
para los recursos
Campos incluidos
CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado),
tambin conocido como PV (Valor Planificado).
CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado),
tambin conocido como VA (Valor Acumulado).
CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), tambin
conocido como AC (Costo real).
VP (Variacin de la Programacin).
VC (Variacin del Costo).
CEF (Estimacin hasta la Conclusin).
CPF (Costo Previsto).
VAF (Variacin a la Conclusin).
tambin conocido como PV (Valor Planificado).
166

Indicadores de
Costo del Valor
Acumulado
Indicadores de
Programacin del
Valor Acumulado
tambin conocido como VA (Valor Acumulado).

CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), tambin
conocido como AC (Costo real).
CEF (Estimacin hasta la Conclusin).
tambin conocido como Valor Planificado.
tambin conocido como Valor Acumulado.
%VC (Porcentaje de la Variacin de Costos).
IRC (ndice del Rendimiento de Costos).
CEF (Costo Estimado al Finalizar).
IRPC (ndice de Rendimiento Para Completar).
tambin conocido como Valor Planificado.
tambin conocido como Valor Acumulado.
%VP (Porcentaje de la Variacin de la Programacin).
IRP (ndice del Rendimiento de la Programacin).
REVISIN DEL ESTADO DEL PRESUPUESTO

Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de
Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para
tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite comparar
varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla Indicadores
de Programacin del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos de las
variaciones de efectos de la programacin en el costo de su proyecto.
Para mostrar la tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado se realiza los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos Tablas Mas tablas.
2. Luego en la lista que aparece en un cuadro dilogo seleccione Indicadores de
Costo del Valor Acumulado.
Para mostrar la tabla Indicadores de Programacin del Valor Acumulado, realice los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos Tablas Mas tablas
2. Luego en la lista que aparece en un cuadro dilogo seleccione Indicadores de
Programacin del Valor Acumulado.
167

FIGURA 16: Cuadro Indicador de Costo de Valor Acumulado

ALINEACIN DEL PROYECTO CON EL PRESUPUESTO
Suponga que se han revisado todos los detalles del presupuesto con los costos del
proyecto actual y que se ha encontrado que se pasar significativamente el
presupuesto asignado o quizs un jefe le ha pedido que recorte los costos un 10% y
necesita trabajar ahora sobre otro costo en el proyecto.
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para reducir los
costos, puede hacer lo siguiente:
Volver a comprobar los supuestos de costos, tales como las tasas de los
recursos, los costos por uso de los recursos, la cantidad de recursos de costos
asignados a las tareas y los costos fijos de las mismas.
Ajustar la programacin para reducir los costos, reduciendo la duracin de las
tareas.
Modificar la asignacin para reducir costos. Agregar, quitar o reemplazar
recursos en las asignaciones para recortar costos de forma apropiada.
Recortar el alcance para reducir costos (lo que probablemente necesite la
aprobacin por parte de los diferentes participantes).
Cuando ajuste el Plan de Proyecto para conseguir el presupuesto que busca, se ha

de revisar la fecha lmite, la asignacin de recursos y el alcance. Se tiene que saber
cmo afectan los cambios a las otras partes del proyecto. Tambin se puede
considerar la configuracin de una nueva Lnea Base, especialmente si se producen
grandes cambios en los costos que afectaran a la programacin.
168

EJERCICIO 7: Uso de tablas Indicador de

Costo de Valor Acumulado e
Indicador de Programacin de Valor Acumulado.
Sesin 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Corta csped
autnomo.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Al revisar en la Hoja de Recursos, se da cuenta que los recursos Jefe de Ingenieros
y Consultores Marketing tienen una Tasa estndar superior al mercado. Usted hace
una bsqueda y encuentra que existe una competencia feroz en el mercado de
estos tipos de recursos, por lo que decide retenerlos. Despus de conversar con
dichos recursos llegan a un acuerdo para ambas partes. Se aprob bajar la tasa
estndar de los recursos en mencin a $50 /hr.
Ahora, con este cambio, se le pide a usted revisar el nuevo estado del presupuesto
usando las tablas Indicadores de Costo de Valor Acumulado e indicador de
programacin del Valor Acumulado, y responder lo siguiente:
1. Usando la tabla de Valor Acumulado, Cunto es el Valor acumulado de la
tarea resumen Fase 1- Marketing del producto?
_____________________________________________________________
2. Usando la tabla de Valor Acumulado, Cunto es el Valor planeado de la
tarea resumen Fase 2- Diseo del sistema?
_____________________________________________________________
3. Usando la tabla Indicador de programacin de Valor Acumulado, Cunto es
el %VP de la tarea resumen Fase 3- Crear diseo detallado y
construccin de prototipo?
_____________________________________________________________
4. Usando la tabla Indicador de programacin de Valor Acumulado, Cunto es
el IRP de la tarea resumen Fase 4- Modificaciones y pruebas?
_____________________________________________________________
169

Sesión 06 - MS Project 2010

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Sesión 06 - MS Project 2010

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TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Sesin 06 - Material de Lectura v1

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS

MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIN

6.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIN

La fecha lmite del proyecto.

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

MONITOREO DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIN

REVISIN DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIN GENERAL

FIGURA 1: Cuadro de Informacin del proyecto

2. Haga clic en la opcin Estadsticas. Aparecer el cuadro de dilogo

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FIGURA 2: Cuadro de Estadsticas del proyecto

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

FIGURA 3: Gantt de seguimiento

FIGURA 4: Tabla Variacin

REVISIN DE LA RUTA CRTICA

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Haga clic en la pestaa Tarea grupo Ver De la lista despegable del

FIGURA 5: Bsqueda de la opcin Tareas Crticas

FIGURA 6: Formas de Bsqueda tarea crtica

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

EJERCICIO 1: Anlisis de las estadsticas y Ruta Crtica del Proyecto

3. Cul es el costo restante en dlares del proyecto?____________________

REVISIN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.

Para aplicar uno de estos filtros, haga lo siguiente:

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FIGURA 7: Filtros para revisin del progreso de las tareas

EJERCICIO 2: Uso de filtros

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2. Filtrar las tareas que Deberan comenzar y finalizar el (21/01/13 al

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Tambin puede utilizar Informes basados en texto o visuales para proporcionar

FIGURA 8: Filtros para revisin del progreso de las tareas

Tareas sin comenzar.

FIGURA 8: Ejecucin de Informes de Texto

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FIGURA 9: Crear informes visuales

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Se le pide a usted responder lo siguiente en base a:

EJERCICIO 4: Usando tablas para ver el progreso de las tareas y recursos

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4. Configurar la Tabla Costo de los recursos con la hoja de recursos.

VISUALIZACIN DE LNEAS DE PROGRESO

Una lnea de progreso angulada a la izquierda

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Para agregar una Lnea de Progreso en un Diagrama de Gantt, haga lo siguiente:

FIGURA 10: Cuadro Lneas de progreso

FIGURA 11: Cuadro Formato Lneas de progreso

Si ha definido fechas de Lneas de Proyecto aparte de fechas de estado o actuales,

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En la pestaa Formato grupo Formato d clic en Cuadrcula luego

Puede quitar una o varias lneas de progreso definidas. Para ello:

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EJERCICIO 5: Agregar recursos y mostrar Lneas de Progreso

6.1.2 MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS

Ajustar la programacin para reducir los costos.

REVISIN DE LOS COSTOS TOTALES GENERALES

Revisar las estadsticas del Proyecto.

Agregar la tarea resumen del Proyecto.

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