Gestin de Proyectos

Mdulo 1

Antes de empezar

Duracin de la presentacin
Telfonos
Preguntas
Recesos
Ejercicios individuales y en
grupos
Material de apoyo

Gestin de Proyectos
Parte 1: Introduccin

Contenido:
Qu es un Proyecto?
Componentes de un proyecto
Las reglas de un proyecto exitoso

Qu es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de
esfuerzos temporales, dirigidos para
generar un producto o servicio nico.
El resultado al final de un proyecto es
conocido como un entregable. Un
proyecto puede tener uno o varios
entregables.

Ejercicio 1
Cules son proyectos?

Organizar un campeonato de ftbol

Dar un curso de matemticas.

5 minutos

Dar mantenimiento a un camino.

Construir una escuela.

Ejercicio 1
Cules son proyectos?

Organizar un campeonato de ftbol

Dar un curso de matemticas.

5 minutos

Dar mantenimiento a un camino.

Construir una escuela.

Ejercicio 2
Proyectos y entregables

10 minutos

Completa la tabla con 3 ejemplos de proyectos que hayas

completado en el trabajo, en tu vida personal o en tu
comunidad. Hazte las siguientes preguntas:

Fue un esfuerzo temporal? Cunto tiempo dur?

Tuvo un producto o resultado? Cul fue el o los

entregables?
Nmero
1
2
3

Proyecto

Duracin

Entregable(s)

Componentes de un Proyecto

Costos

Tiempo

CUNTO?

CUNDO?

Alcance
QU?

Cundo decimos que un

proyecto es un XITO?

La regla de oro para un

Proyecto Exitoso
Costos

Mantener controlados
los tres lados del
tringulo. Alertar y
tomar accin sobre
cualquier cambio.

Alcance

Tiempo

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso
1. Tener un acuerdo sobre
los resultados
esperados.
2. No empezar sin tener el
proyecto 100%
definido.
3. Dedicar tiempo a la
planificacin.
4. Tener un plan
completo, realista y
actualizado.
5. Tomar en cuenta los
costos escondidos.

5. Planificar para las

contingencias.
6. Controlar los gastos del
proyecto.
7. Mantener un
cronograma detallado y
al da.
8. Documentar los
cambios.
9. Informar sobre el avance
del proyecto.
10. Cerrar el proyecto.

***

Entonces Cmo le hago?

Por dnde empiezo?

Gestin de Proyectos
Parte 2: El Ciclo de Vida e Inicio de un Proyecto

Contenido:
El ciclo de vida de un proyecto: las 5 fases del desarrollo de proyectos
Cundo inicia un proyecto?
El Alcance del Proyecto

El

Ciclo de Vida
de un Proyecto

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Ejercicio 3
El Ciclo de Vida de un Proyecto

10 minutos

Describe las cinco fases de uno de los proyectos que has realizado.
Proyecto: _______________________________________________
Fase
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre

Descripcin

Cundo INICIA un Proyecto?

Inicio

Cierre
Control
Ejecucin
Planificacin
Un proyecto inicia desde que alguien tiene la idea de hacerlo.

En la fase de INICIO se debe:

Identificar a los interesados en realizar el proyecto.
Definir los objetivos del proyecto, qu meta persigo? por
qu mi proyecto es necesario?
Establecer EL QU, el alcance del proyecto.
Obtener la aprobacin para hacer el proyecto.
La fase de inicio termina al obtener la aprobacin del proyecto.

El Alcance del Proyecto

Costos

Tiempo

CUNTO?

CUNDO?

Alcance
QU?

El Alcance del Proyecto

Es el trabajo total por realizarse para completar el
proyecto.
Debe definirse antes de empezar el proyecto.
El resultado al final de un proyecto es conocido
como un entregable. Un proyecto puede tener uno
o varios entregables.

Preguntas para definir el alcance:

Qu incluye el proyecto?
Qu NO incluye el proyecto?

El Alcance del Proyecto

La EDT o elementos PEP

Consejo PARA DEFINIR EL ALCANCE:

Dividir el trabajo total en partes ms pequeas, ms
fciles de medir y controlar.
A estas partes pequeas se les conoce como WBS,
EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o
elementos PEP.
Lo que no est incluido en un elemento PEP, NO ES
PARTE DEL PROYECTO.

El Alcance del Proyecto

As lo explic el
cliente

As lo entend yo

As se lo expliqu a mi
jefe

As lo entendi mi
jefe

As lo present mi jefe
al comit

LA
IMPORTANCIA
DE DEFINIR EL

ALCANCE

As se document el
proyecto

As se construy

Esto cost

Esto cost

Lo que el cliente
realmente quera

Ejercicio 4
La Estructura de un Proyecto

10 minutos

En grupos de 3, seleccionen un proyecto y dibujen la estructura de

elementos PEP.
Proyecto: _______________________________________________

Autoevaluacin 1
Qu hemos
aprendido?
Qu es un Proyecto?
Cules son las componentes de un
Proyecto?

Cundo inicia un Proyecto?

Cules son las 5 fases de un Proyecto?
Qu es el Alcance del Proyecto?
Qu es un elemento PEP?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso
1. Tener un acuerdo sobre
los resultados
esperados.
2. No empezar sin tener el
proyecto 100%
definido.
3. Dedicar tiempo a la
planificacin.
4. Tener un plan
completo, realista y
actualizado.
5. Tomar en cuenta los
costos escondidos.

5. Planificar para las

contingencias.
6. Controlar los gastos del
proyecto.
7. Mantener un
cronograma detallado y
al da.
8. Documentar los
cambios.
9. Informar sobre el avance
del proyecto.
10. Cerrar el proyecto.

***

Gestin de Proyectos
Parte 3: Planificacin de Proyectos

Contenido:
El Plan del Proyecto
Para qu sirve?
Qu incluye?
Planificacin de los Costos del Proyecto
Planificacin del Tiempo del Proyecto.

La PLANIFICACIN del Proyecto

Planificacin

Cierreplanificarse.
Una
vez aprobado Control
el proyecto, ste debe
Ejecucin
En la fase de PLANIFICACIN se debe:
Estimar los costos del proyecto (Presupuesto).
Estimar la duracin del proyecto (Cronograma).
Establecer una lnea base.
Ninguna actividad del proyecto debe empezarse sin contar
con la aprobacin del plan del proyecto.

Preguntas clave:
Cmo voy a hacer el proyecto?
Cunto cuesta?
En cunto tiempo puedo hacerlo?

Los COSTOS del Proyecto

Costos

Tiempo

CUNTO?

CUNDO?

Alcance
QU?

El PRESUPUESTO del Proyecto

El Plan de Costos es lo que considero que el
proyecto puede llegar a costar.
El Presupuesto es el monto que me autorizaron
para hacer el proyecto. Es lo que tengo
disponible para gastar o invertir.
Nuestra responsabilidad como lderes es
asegurar que el proyecto termine dentro del
presupuesto aprobado.

Ejercicio 5
El Plan de Costos y el Presupuesto
Contesta a las preguntas.

1. Son siempre iguales el Plan de Costos y el Presupuesto?

2. Por qu piensas que s o que no?

5 minutos

Cmo se calcula el COSTO

del proyecto?

El PRESUPUESTO del Proyecto

PASOS PARA estimar EL costo del proyecto:
1. Usar la estructura de elementos PEP definida y autorizada al inicio
del proyecto.

2. Hacer una lista de las actividades, materiales, maquinaria y

personal necesarios para completar cada uno de los elementos
PEP. No olvidar el costo indirecto (telfono, gasolina, viticos,
papelera, etc.)
3. Obtener el costo por unidad de cada una de las actividades,
materiales, maquinaria y personal en la lista.
4. Multiplicar el costo unitario por la cantidad y obtener el costo de
cada uno de los elementos PEP.
5. Incluir un margen para imprevistos y contingencias.
6. Sumar el total. Este ser el Plan de Costos del proyecto.

El PRESUPUESTO del Proyecto

EL MARGEN PARA CONTINGENCIAS:
1. Contingencias: son sucesos externos al proyecto, cosas que
estn fuera de nuestro alcance y que difcilmente hubiramos
podido imaginar que pasaran. Aunque la planificacin sea buena,
las contingencias pueden aparecer y si son muy grandes pueden
justificar un cambio en el presupuesto del proyecto. Ejemplos:

2. Imprevistos: son errores u omisiones cometidos durante la

planificacin. Si la planificacin es buena, el margen de
imprevistos no debera ser ms que el 5% del costo del
proyecto. Ejemplos:

Ejercicio 6
Imprevistos y Contingencias

5 minutos

De la siguiente lista, cules son contingencias y cules imprevistos?

Es contingencia o imprevisto?
Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los trabajos por
dos das.
Me pidieron que hiciera algo que no haba planificado.
Subi el precio del cemento.
Voy atrasado y tendr que contratar a ms personas para
terminar a tiempo.
Un fuerte viento vol el techo de la escuela. Nadie sali
lastimado, pero tuve que volver a ponerlo.
Se me olvid que en julio tena que comprar la calcomana del
carro y me gast el dinero.
Me dio gripe y gast una parte de mi salario en
medicamentos.

Contingencia Imprevisto

Ejercicio 6
Imprevistos y Contingencias

5 minutos

De la siguiente lista, cules son contingencias y cules imprevistos?

Es contingencia o imprevisto?
Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los trabajos por
dos das.

Contingencia Imprevisto

Me pidieron que hiciera algo que no haba planificado.

Subi el precio del cemento.

Voy atrasado y tendr que contratar a ms personas para

terminar a tiempo.
Un fuerte viento vol el techo de la escuela. Nadie sali
lastimado, pero tuve que volver a ponerlo.

x
x

Se me olvid que en julio tena que comprar la calcomana del

carro y me gast el dinero.
Me dio gripe y gast una parte de mi salario en
medicamentos.

x
x

El PRESUPUESTO del Proyecto

COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS:
Es importante que el presupuesto incluya tanto el costo directo como el
indirecto.

1. Costos directos: son los costos requeridos especficamente por el

proyecto. Ejemplos: materiales, personal, alquiler de equipos,
viticos. Son los costos visibles durante la ejecucin del proyecto.
2. Costos indirectos: son los costos escondidos, aquellos costos
operativos o de gestin. Son gastos que pueden compartirse con
otros proyectos. Normalmente no son visibles durante la
ejecucin del proyecto. Ejemplos: alquiler de oficinas, pago de mi
telfono, etc.

El PRESUPUESTO del Proyecto

CONSEJOS PARA UN BUEN PLAN DE COSTOS:
1. Ante tareas nuevas o desconocidas, pregunta o investiga antes de
dar un precio estimado al ojo.

2. Examina proyectos anteriores similares.

3. Consulta sobre los precios de los materiales, combustibles y otros
costos que puedan cambiar de un da para otro.

4. No presentes un plan de costos para un proyecto que an no est

claramente definido, o del que desconoces el 100% del alcance.
5. Antes de dar tu plan como definitivo, vuelve a revisar el alcance.
Pregntate nuevamente si ests incluyendo todo.
6. Recuerda: un buen plan aumenta la probabilidad de que tu
proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

Ejercicio 7
El Plan de Costos

20 minutos

Con el equipo con el que trabajaste el ejercicio 5, crea un plan de costos para
el proyecto.

Te sugerimos trabajar con el siguiente orden:

1.

Para cada elemento PEP, crea una lista de materiales, equipo, personal y
otros costos directos que necesitars.

2.

Calcula el costo directo de cada elemento PEP. Si no conoces el costo de

un material, usa tu mejor estimado.

3.

Evala el costo indirecto por cada elemento PEP o por el proyecto

completo.

4.

Suma el costo directo + costo indirecto del proyecto.

5.

Pregntate si ests realmente incluyendo TODO lo necesario. De ser as,

incluye un 5% de imprevistos.

6.

Plan de Costos = Costo Directo + Costo Indirecto + Imprevistos (5%)

El CRONOGRAMA del Proyecto

Costos

Tiempo

CUNTO?

CUNDO?

Alcance
QU?

El CRONOGRAMA del Proyecto

Es una herramienta que desglosa los entregables
de la estructura PEP en actividades, incluyendo el
orden en que se realizarn y el tiempo que tomar
realizar cada una de ellas.
Nuestra responsabilidad como lderes es asegurar
que el proyecto termine en la fecha prevista.
Preguntas clave:
Cundo inicia mi proyecto?
Cundo termina mi proyecto?

El CRONOGRAMA del Proyecto

objetivos del cronograma del proyecto
1. Terminar el proyecto a tiempo.
2. Coordinar el trabajo de todos los participantes en el proyecto.

3. Obtener un flujo continuo de trabajo (sin interrupciones o retrasos)

4. Evitar confusiones y malos entendidos.
5. Proveer reportes veraces y oportunos.
6. Tener en mente las fechas importantes del proyecto.
7. Contar con los recursos (materiales, equipos y personal) del
proyecto en el momento oportuno.

El CRONOGRAMA del Proyecto

Un diagrama de Gantt (o de barras) es una
representacin grfica de la secuencia y duracin
de las actividades de un proyecto.

El CRONOGRAMA del Proyecto

PASOS PARA estimar EL CRONOGRAMA :
1. Usar la estructura de elementos PEP definida y autorizada al inicio
del proyecto.

2. Hacer una lista de las actividades requeridas para completar cada

uno de los elementos PEP.
3. Establecer la secuencia en que deben realizarse estas actividades
En qu orden deben realizarse estas actividades? Pueden
algunas hacerse al mismo tiempo?
4. Calcular la duracin de cada actividad.
5. Establecer la fecha de inicio del proyecto (inicio de la primera
actividad).
6. Calcular la fecha de fin del proyecto.

El CRONOGRAMA del Proyecto

CONSEJOS PARA UN BUEN CRONOGRAMA:
1. Ante tareas nuevas o desconocidas, pregunta o investiga antes de
dar un precio estimado al ojo.

2. Examina proyectos anteriores similares.

3. Considerar imprevistos: no se recomienda ser demasiado optimista
ni demasiado pesimista.

4. Incluye en el cronograma las actividades de compras. Pedir con

suficiente tiempo, para que una compra no se vuelva un imprevisto.
5. No presentes un plan de costos para un proyecto que an no est
claramente definido, o del que desconoces el 100% del alcance.
6. Antes de dar tu plan como definitivo, vuelve a revisar el alcance.
Pregntate nuevamente si ests incluyendo todo.
7. Recuerda: un buen plan aumenta la probabilidad de que tu
proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

Ejercicio 8
El Cronograma

20 minutos

Con el mismo equipo y para el mismo proyecto:

1.

Crea una lista de las actividades necesarias para completar cada elemento
PEP.

2.

Haz un diagrama con la secuencia de estas actividades.

3.

Estima la duracin de cada actividad.

4.

Calcula la duracin del proyecto completo.

Autoevaluacin 2
Qu hemos
aprendido?
Cul es la diferencia entre el Plan de Costos y
el Presupuesto?
Cul es la diferencia entre una contingencia
y un imprevisto?
Cul es la diferencia entre un costo directo y
uno indirecto?

Qu es un cronograma?
Por qu es importante planificar un
proyecto?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso
1. Tener un acuerdo sobre
los resultados
esperados.
2. No empezar sin tener el
proyecto 100%
definido.
3. Dedicar tiempo a la
planificacin.
4. Tener un plan
completo, realista y
actualizado.
5. Tomar en cuenta los
costos escondidos.

5. Planificar para las

contingencias.
6. Controlar los gastos del
proyecto.
7. Mantener un
cronograma detallado y
al da.
8. Documentar los
cambios.
9. Informar sobre el avance
del proyecto.
10. Cerrar el proyecto.

***

Ya has definido tu proyecto,

te han aprobado el plan,
y te han asignado un presupuesto
y un equipo para ejecutarlo.

Listo para empezar?

Gestin de Proyectos
Parte 4: Ejecucin y Control de Proyectos

Contenido:
Cmo ejecutar siguiendo el plan?
Cmo debo controlar el proyecto?

ejecucin y control
de un Proyecto
Ejecucin

Control

Cierre
La ejecucin y el control van de la mano.

La EJECUCIN consiste en hacer el

proyecto e informar sobre su avance.
El CONTROL verifica que la ejecucin
cumpla con el plan. Debe anticipar y prevenir
cualquier problema o imprevisto, documentar
los cambios y proponer estrategias para
corregirlos.

El objetivo del CONTROL

El propsito de controlar el proyecto es asegurar
que ste va a tiempo, que est dentro de
presupuesto y que cumple con los requerimientos
del cliente.
Un buen control detecta cualquier desviacin
anticipadamente.

Preguntas clave:
Voy a tiempo? Estoy haciendo ms o
menos de lo que planifiqu?
He gastado ms de lo que planifiqu?

ejecucin y control
de un Proyecto
QU DEBO CONTROLAR?
1. Que los entregables del proyecto estn completos y que cumplan
con lo que el cliente quera.

2. Que el alcance no cambie a lo largo del proyecto. Si hay un

cambio, ste debe ser documentado y autorizado por el cliente.
3. La calidad del trabajo realizado.

4. Los costos. Controlar que no est gastando ms de lo planificado.

5. El cronograma.
6. Recuerda: un buen control aumenta la probabilidad de que tu
proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

La regla de oro para un

Proyecto Exitoso
Costos

Mantener controlados
los tres lados del
tringulo. Alertar y
tomar accin sobre
cualquier cambio.

Alcance

Tiempo

ejecucin y control
de un Proyecto
CONSEJOS PARA UN BUEN CONTROL:
1. El plan es tu referencia. Debes compararlo constantemente con lo
que ests haciendo.

2. Mantener el plan actualizado.

3. Documenta cualquier cambio. Si el cambio necesita
presupuesto adicional, pide la autorizacin antes de realizarlo.

un

4. Comunica el estatus del proyecto y los cambios en el mismo, tanto

a tu equipo como a tu jefe.
5. Recuerda: un buen control aumenta la probabilidad de que tu
proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

ejecucin y control
de un Proyecto
EL CONTROL DE CAMBIOS
1. Es normal que no todo salga exactamente como lo planeamos, por
lo que un proceso definido de control de cambios facilita la toma de
decisiones.
2. Antes de implementar un cambio, debe medirse el costo y beneficio
del mismo.
3. Documenta cualquier cambio. Solicita la plantilla de documentacin
y pide la autorizacin antes de realizarlo.

Ejercicio 9
Control de Cambios

10 minutos

Planifica una accin ante una contingencia o un imprevisto.

Es contingencia o imprevisto?
Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los
trabajos por dos das.
Me pidieron que hiciera algo que no haba planificado.
Subi el precio del cemento.
Voy atrasado y tendr que contratar a ms personas
para terminar a tiempo.
Un fuerte viento vol el techo de la escuela. Nadie sali
lastimado, pero tuve que volver a ponerlo.
Se me olvid que en julio tena que comprar la
calcomana del carro y me gast el dinero.
Me dio gripe y gast una parte de mi salario en
medicamentos.

Qu haras si te pasa?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso
1. Tener un acuerdo sobre
los resultados
esperados.
2. No empezar sin tener el
proyecto 100%
definido.
3. Dedicar tiempo a la
planificacin.
4. Tener un plan
completo, realista y
actualizado.
5. Tomar en cuenta los
costos escondidos.

5. Planificar para las

contingencias.
6. Controlar los gastos del
proyecto.
7. Mantener un
cronograma detallado y
al da.
8. Documentar los
cambios.
9. Informar sobre el avance
del proyecto.
10. Cerrar el proyecto.

***

Gestin de Proyectos
Parte 4: Cierre de Proyectos

Contenido:
La entrega del proyecto
El cierre del proyecto

El

Cierre

CiERRE de un Proyecto

La CIERRE incluye la entrega formal y recepcin de los

entregables y productos del proyecto.
Contempla tambin:
La entrega ordenada de los documentos del proyecto.
Una autoevaluacin del desempeo del proyecto.
Documentacin de lecciones aprendidas.
El cierre de contratos, transferencia de equipos, traslados
de personal, etc.
consiste en hacer el proyecto e informar sobre su avance.
El cierre es un requisito para dar por terminado un proyecto.

El

CiERRE de un Proyecto

Autoevaluacin y lecciones aprendidas

Se recomienda hacer una reunin en la que participen distintos
actores del proyecto. Ejemplos de preguntas que deberan hacerse:

1. Qu cosas hicimos bien? Cul fue la clave del xito?

2. Qu cosas hubiramos podido hacer mejor? Por qu?
3. Hubo cambios de alcance en el proyecto? Qu los caus?
4. Hubo desviaciones en el presupuesto? Qu las caus?
5. El proyecto termin en el tiempo previsto? Por qu s o por
qu no?

6. El cliente qued satisfecho con los entregables?

7. Qu consejos daramos a otro equipo que ejecute un proyecto
similar?

Ejercicio 10
Lecciones Aprendidas

10 minutos

Discute con tu equipo sobre un proyecto en el que hayas aprendido

mucho. Cuntanos sobre tu experiencia y las lecciones aprendidas.

Autoevaluacin 3
Qu hemos
aprendido?
Por qu la ejecucin y el control van de la
mano?
Cul es el objetivo del control?

Cul es la regla de oro de un proyecto

exitoso?
Por qu es importante cerrar un proyecto?
Qu actividades hago en el cierre de un
proyecto?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso
1. Tener un acuerdo sobre
los resultados
esperados.
2. No empezar sin tener el
proyecto 100%
definido.
3. Dedicar tiempo a la
planificacin.
4. Tener un plan
completo, realista y
actualizado.
5. Tomar en cuenta los
costos escondidos.

5. Planificar para las

contingencias.
6. Controlar los gastos del
proyecto.
7. Mantener un
cronograma detallado y
al da.
8. Documentar los
cambios.
9. Informar sobre el avance
del proyecto.
10. Cerrar el proyecto.

***

Listo para ser el lder del

prximo Proyecto Exitoso?

Preguntas?

Gracias!