Omnivent Punto de Venta: ¡Gracias Por Utilizar Nuestro Producto!

OMNIVENT PUNTO DE VENTA
GUA RPIDA DE USO
GRACIAS POR UTILIZAR NUESTRO PRODUCTO!
OmniSoft le agradece la oportunidad de conocer nuestro producto para Punto de Venta y Administracin
OmniVent. A continuacin le damos una gua rpida de cmo utilizar el software. Si usted no ha adquirido o
activado su licencia, la instalacin tiene un periodo de evaluacin de 30 das a partir de su instalacin.
Este documento es una introduccin al uso del sistema y no constituye un manual exhaustivo de operacin. Tiene
como objetivo familiarizarlo con los aspectos fundamentales de OmniVent para que pueda comenzar a operarlo.
Si requiere de apoyo en el uso del sistema, tiene dudas acerca de las operaciones aqu descritas por favor
escrbanos a soporte@omnisoft.com.mx donde un tcnico especialista le atender con gusto.
UTILIZANDO EL PUNTO DE VENTA

Seleccione el acceso directo OmniVent Punto de Venta, ya sea en su escritorio o en el men programas y el sistema
se ejecutar mostrndole la pantalla de acceso. Si usted instalo la versin tipo Demo elija cualquier usuario y digite
a como contrasea (sin comillas), si usted instalo una base de datos en blanco el sistema le proporciona el
usuario admin el cual debe seleccionar y digite admin como contrasea (sin comillas y en minsculas).
Se presentar la pantalla principal de venta:
Venustiano Carranza #97

Col. Hacienda Taxco Viejo
Coacalco, Estado de Mxico
E-mail: contacto@omnisoft.com.mx

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CMO VENDER
Existen 3 formas de agregar productos a la venta

1.
Por seleccin directa. En el rea de seleccin grfica haga clic en un producto y ste ser agregado a la
venta
2.
Por cdigo personalizado o cdigo de barras. Capturado manualmente o con lector de cdigo de barras.
Ejemplo: el cdigo personalizado 4004 agregar unos cigarros.
3.
Por bsqueda directa. Utilizando diferentes criterios
a) Edicin de Venta
b) Buscar Producto
c) Seleccin de Producto
EDITAR PRODUCTOS DE LA VENTA
Vaya al men Edicin de Venta y conforme agregue productos a la venta tendr diferentes opciones disponibles.
Experimente con cada una de ellas.


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PARA REGRESAR A UN MEN ANTERIOR
Cuando se encuentre dentro de algn submen se activar el botn de subir nivel para que pueda regresar al men
anterior.
Con esta flecha sube un nivel en la navegacin
COBRAR LA VENTA
Vaya a la opcin Cobrar Venta y elija el tipo de pago de contado o a crdito

Contado. Es la opcin ms sencilla donde usted puede capturar en el campo cantidad entregada el importe recibido
y el sistema calcular el cambio a entregar (si aplica)
Introduzca el importe entregado, haga clic en Aplicar y finalmente en Registrar.

Crdito. Para clientes que ofrecen ventas a crdito en sus negocios. Este proceso es ms detallado y la explicacin
del mismo queda fuera del alcance de este documento.
Si requiere mayor informacin escrbanos a soporte@omnisoft.com.mx indicndonos algn telfono y horario de
contacto para explicarle por esta va el proceso de venta a crdito y la cobranza.


GUA RPIDA DE USO
DEVOLVER UNA VENTA
Esta operacin aplica sobre ventas de contado previamente liquidadas. Para realizar una devolucin primero debe
ubicar la venta origen, para ello dirjase al men Administracin de Ventas en el men principal, y posteriormente
seleccione un criterio de bsqueda de ventas, por fecha por ejemplo, y elija una venta que tenga como estatus
Pagada
Seleccione un rango de fechas
Una vez seleccionada la venta, haga clic en Devolucin y se presentar la pantalla principal de devolucin


GUA RPIDA DE USO
Seleccione los productos a devolver en el listado del lado izquierdo y haga clic en enviar, y posteriormente en
guardar.
Se presentar una pantalla de cobro para registrar la salida de dinero por el concepto de devolucin que haya
indicado.
TIPS: Puede hacer mltiples devoluciones para una misma venta, y tambin puede regresar la cantidad deseada:
Ejemplo, se tiene una venta de coca cola con cantidad = 6, usted puede devolver nicamente 2 de las 6 vendidas,
capturando la cantidad a devolver al momento de seleccionar los productos para devolucin.
RETENER UNA VENTA
Es posible retener tantas ventas como se necesite, para ello solo seleccione la opcin Retener Venta del Men
Principal y asigne una leyenda que le permita identificarla fcilmente, para su posterior recuperacin.
RECUPERAR UNA VENTA
Seleccione la opcin Seleccionar Venta Activa del men principal, y a continuacin haga doble clic sobre la venta
que desee recuperar. Se recuperar la venta en el estado en que la dej.


GUA RPIDA DE USO
PROMOCIONES
OmniVent DEMO, trae precargadas 2 promociones las cuales podr operar si respeta las condiciones y los horarios
de las mismas. Para consultar las promociones haga clic en la opcin Promociones del men principal.
Para aplicar una promocin asegrese que est activa en el momento y proceda a capturar los productos indicados
en la promocin. Cuando las condiciones de la promocin se cumplan, aparecer una ventana automticamente
que le permitir seleccionar el producto de regalo de la promocin. Seleccinelo y ver el descuento aplicado al
mismo en el detalle de la venta.
CORTES DE CAJA
Puede realizar dos tipos de cortes, parciales (que bsicamente representan una instantnea del negocio en el
momento) y totales, que integran todos los movimientos del periodo a un corte especfico.
Para realizar un corte debe asegurarse que no existan ventas retenidas y que no exista ninguna venta actualmente
en proceso. Seleccione Operacin de Caja en el men principal y posteriormente Realizar Corte.
Una vez presentada la pantalla, haga clic en Generar y ver una pantalla similar a la siguiente:


GUA RPIDA DE USO
Haga clic en guardar y se generar el corte de caja y se cerrar la caja, impidiendo que se realicen ms ventas.
Para volver a operar, selecciona Operacin de caja en el men principal, y despus haga clic en Apertura/cierre
caja.


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UTILIZANDO EL BACK OFFICE

Seleccione el acceso directo OmniVent Back Office, ya sea en su escritorio o en el men programas y el sistema se
ejecutar mostrndole la pantalla de acceso. Si usted instalo la versin tipo Demo elija cualquier usuario y digite
a como contrasea (sin comillas), si usted instalo una base de datos en blanco el sistema le proporciona el
usuario admin el cual debe seleccionar y digite admin como contrasea (sin comillas y en minsculas).
Se presentar el men principal de administracin:
CMO ACCEDER A LAS OPCIONES DEL MENU
Existen 2 formas de acceder a las opciones del men principal.

1.
Por acceso directo en las opciones del men. En el rea de acceso seleccione la opcin que desee, dichas
opciones se pueden acceder o no dependiendo de la seguridad que tenga el usuario con el que se ingresa
al sistema.
2.
Por medio del men. El men se activa cuando se da clic sobre el icono superior izquierdo con la imagen
de OmniVent, y se despliegan las opciones del men del sistema.


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CATALOGOS DEL SISTEMA.
Los catlogos son aquellos que se requieren para alimentar al sistema de informacin el cual consta de una
consulta de informacin en la cual se pueden realizar operaciones tales como:
Nuevo Registro.
Edicin del Registro Activo (seleccionado).
Eliminar Registro Activo.
Duplicar Informacin del Registro Activo.
Veamos el ejemplo de un catlogo (Catlogo de Productos), al cual accedemos mediante la opcin de acceso
directo o del men Operaciones Comunes/Operacin/Productos.
Una vez que se ha accedido al men nos muestra la siguiente pantalla.
En la pantalla anterior usted puede realizar operaciones tales como: Crear un nuevo producto mediante la opcin
Nuevo, duplicar la informacin de un producto existente Duplicar, editar la informacin de un registroVenustiano Carranza #97

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producto Editar, eliminar el registro-producto en edicin Eliminar, tambin en la pantalla de consulta usted
puede observar la informacin del registro (producto), realizar bsquedas, agrupaciones, filtrar y ordenar
informacin dependiendo de la columna seleccionada. Todos los catlogos tienen el mismo comportamiento en la
Interfaz. Veamos un ejemplo de cmo hacer bsqueda.
En la pantalla podemos ver todos los registros del catlogo, sin embargo en este ejemplo, haremos una bsqueda
por el criterio de descripcin de todos aquellos registros que contengan la palabra salsa en cualquier parte de su
descripcin, con el prefijo %.
Usted puede hacer tantos filtros como lo desee.
A continuacin veamos un ejemplo para capturar un Nuevo registro-producto.

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Es importante y requerido por OmniVent, que ANTES de empezar a capturar Nuevos productos se tengan definidas
las categoras (Familias y Subfamilias donde los productos sern asociados), ejemplo Familias (Abarrotes, Farmacia,
Bebidas, Cremera, etc,), SubFamilias (Lcteos, limpieza, Jugos, Vinatera, Perfumera, Medicamentos, etc)
Lcteos
Farmacia
Familias
Bebidas
Cremera
SubFamilias
Abarrotes
Limpieza
Perfumera
Medicamento
Jugos
Vinatera
Carnes Fras
Es muy importante que las categoras sean definidas correctamente, esto ayuda considerablemente en la
operacin, bsquedas, consultas, y explotacin de informacin (reportes).
Para crear las Familias debe acceder al men Configuracin/Negocio/Familias.
Para crear las SubFamilias debe acceder al men Configuracin/Negocio/SubFamilias.
Al acceder a la consulta de productos seleccionamos la opcin Nuevo y a continuacin nos manda a la siguiente
pantalla.

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Dentro de la pantalla de captura de productos hay varias pestaas dentro de las cuales la bsica es la de
Informacin General donde existen campos de captura requeridos para poder crear y guardar un nuevo Producto
tales como:
Descripcin.- Es la descripcin del producto (ej. Coca cola 600 mlts, Bolsa de Piel, Libreta de raya profesional, etc.)
Familia.- Primer categora en la cual se asociara al producto (ej. Abarrotes, Farmacia, Cremera, etc.).
Subfamilia.- Segunda Categora en la cual se asociara al producto (ej. Limpieza, Vinatera, Carnes fras, etc.).
Embalaje.- Es donde se define si el producto es manejado/vendido por bolsa, pieza, costal y la definicin es libre.
Rendimiento.- El valor default es el valor 1 sin embargo para productos que sirven para elaborar otros productos
(insumos) es importante definir la cantidad de rendimiento que manejan (ej. Leche rinde 1 litro), esto solo en el
caso de que por ejemplo el negocio tenga un giro de cafetera es importante saber cunto rinde ese producto para
elaborar caf con leche, sin embargo si el producto solo se vende tal cual se compra ese producto debe tener de
rendimiento 1 pieza.
Unidad de Medida.- En dicha seccin se define si el producto es manejado en almacn por pieza, litro, kilo o metro.
Precio General con IVA.- Es el precio de venta, solo aplica cuando se tiene desactivado el atributo Exento de IVA.
Precio General sin IVA.- Es el precio de venta del producto sin IVA.
Costo General con IVA.- Es el costo del producto, solo aplica cuando se tiene desactivado el atributo Exento de IVA.
Costo General sin IVA.- Es el costo del producto sin IVA.

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Tipo de Uso.- En esta seccin se definen 3 tipos:
Venta.- Se define dicho valor cuando el producto es solamente de venta, es decir no se compra y se
elabora en el mismo negocio ej. Caf, torta, Botana preparada, etc. y no se controlan existencias.
Compra.- Se define dicho valor cuando el producto es exclusivo de compra, es decir no se vende pero se
utiliza para elaborar algn otro producto ej. (Azcar, agua, jitomate, aguacate, etc.)
Mixto.-Se define dicho valor cuando el producto se vende y se compra, ej. (Cigarros, refresco,
medicamento, zapatos, etc.)
Una vez que se han capturado los datos antes definidos se procede a Guardar y el producto estar en la base de
informacin.
En la pantalla de consulta tambin tenemos la opcin de Edicin mediante la cual se puede modificar la
informacin de algn producto lo como se ve en la siguiente pantalla.

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En la pantalla de edicin de Registro (producto), usted puede modificar los datos mediante el botn Guardar y
Cerrar Guardar y Nuevo los cuales se diferencian porque Guardar y Cerrar hace el proceso de actualizacin o
insercin y regresa a la pantalla de consulta de registros, y el botn de Guardar y Nuevo, actualiza o inserta un
registro pero deja en edicin un Nuevo Registro. Este comportamiento se presenta en todos los catlogos del
sistema.
Es importante saber que el sistema trabaja con un esquema de seguridad para restringir o permitir acceder a las
operaciones, todo esto de acuerdo al perfil que tenga definido el usuario que esta ingresando al sistema.
Dichos perfiles pueden ser modificados, de acuerdo al criterio del cliente en su negocio. Veamos el ejemplo de un
perfil de usuario, y las operaciones definidas en el mismo.
Hemos ingresado a la edicin de un perfil de usuario de manera similar al ejemplo anterior,
Men/Perfiles/Consulta/Edicin de Perfiles.
En la pantalla de edicin de perfiles de usuario que seleccionamos (Cajero Principal), se pueden visualizar las
operaciones asignadas a dicho perfil, dichas operaciones pueden ser del Punto de Venta o del mismo sistema
BackOffice y para mejor ubicacin en la parte izquierda podemos clasificar las operaciones de acuerdo al perfil o
para mejor control y ubicacin de las mismas, y en la pantalla del lado derecho se puede ver un check de seleccin
para definir si esa operacin la asignaremos al perfil o no como lo ilustra el ejemplo.
Por ultimo se procede a Guardar el registro y esta listo para aplicar o restringir privilegios en la operacin del
sistema para el usuario que tenga definido el perfil.

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Para asignar un perfil a un usuario se debe hacer mediante el men de Usuarios, el cual nos presenta su consulta y
al editar o insertar un nuevo usuario se puede aplicar el perfil definido.
Al editar o insertar un Nuevo usuario, nos despliega la siguiente pantalla donde se captura toda la informacin
relacionada con el usuario activo, y donde podemos definir la propia seguridad del usuario mediante la contrasea
y clave de autorizacin las cuales se explican brevemente a continuacin:
Clave de Usuario: Descripcin corta o alias con el que se identificar el usuario al ingresar al sistema.
Contrasea: Valor alfanumrico mayor a 5 dgitos para ingresar al sistema.
Clave de Autorizacin: Si un Usuario distinto al que estamos ejemplificando quiere realizar una operacin, pero no
tiene permiso de hacerlo, cualquier usuario de acuerdo a los privilegios y operaciones del sistema puede autorizar
operaciones aplicables a l para realizar algn movimiento en el sistema, sin que el usuario restringido tenga que
salir del sistema, por ejemplo.
Si Francisco es cajero y no puede dar descuentos, pero surge la necesidad de aplicar alguno, entonces Juan que
SI tiene ese privilegio en su perfil, puede autorizar el descuento cuando aparezca la ventana de autorizacin que se
muestra cuando Francisco quiso ingresar a la operacin de descuentos.
En la pantalla de edicin de Usuario se debe asignar el perfil deseado y a partir de ah el usuario estar restringido o
tendr acceso a las operaciones definidas en el perfil que se le asigno en la edicin de Usuario.

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Dentro de los mdulos del sistema en la seccin de Inventarios, veamos un ejemplo de cmo ajustar existencia de
un producto en particular dentro del almacn(es) en que ste se maneja.
Hemos ingresado a los ajustes de almacn mediante el Men/Mvtos. de almacn y nos muestra la pantalla
anterior, mediante la cual podemos ajustar el stock de un producto en particular, y los pasos son los siguientes:
3.
4.
5.
6.
Seleccionar el almacn donde se desea realizar el ajuste.

Seleccionar el producto mediante el botn de Seleccionar
Definir el tipo de ajuste a realizar (Ajuste por cantidad o Autoajustar Inventario)
a. Ajuste por cantidad.- Permite definir el tipo de operacin a decisin del usuario (Entrada o Salida)
Se procede a definir la operacin manualmente, de entrada o salida y seleccionar el
movimiento pertinente, posteriormente, se pone la cantidad el embalaje para realizar el
movimiento y el costo total del movimiento.
b. Autoajustar Inventario.- De manera inteligente se define el stock y el sistema se encarga de hacer
el movimiento respectivo sin que el usuario intervenga (Entrada o Salida de Almacn.).
Se define la cantidad y el embalaje deseado y el sistema se encarga de hacer el clculo
del movimiento y el tipo de movimiento en el sistema.
Aplicar Ajuste.- Realizar el movimiento de Almacn en el sistema, sin que se pueda revertir.
En la parte derecha de la pantalla podemos ver los ltimos 30 movimientos del producto seleccionado en el
almacn, y en la parte superior derecha la existencia actual del producto.

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REPORTE DE VENTAS
A continuacin veremos un reporte del modulo de ventas, el cual en sta versin viene desde el Men/Operaciones
Comunes/Reportes y en el cual podemos ver la pantalla de filtros y criterios para dicho reporte de ventas.
En la pantalla anterior izquierda podemos visualizar las propiedades para imprimir en el reporte, y el usuario es el
encargado de definirlas, as como el criterio de fecha y agrupacin que aplican para el reporte de Ventas.
En la pantalla derecha se puede ver que es posible hacer filtros por categoras y los mismos se visualizan en el
sistema cuando por ultimo paso se da clic en el botn Vista Preliminar.
Al presionar ese botn de acuerdo a las propiedades, filtros, criterios y agrupaciones seleccionadas se visualiza la
informacin para poder imprimir, exportar a Excel, PDF, o simplemente para consultar como se muestra en la
siguiente pantalla.

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