TILIDADES EN ACCESS

Microsoft Access es un programa de bases de datos que le permite a los usuarios manipular
grandes cantidades de informacin. Los distintos componentes y caractersticas de Access
ayudan a su facilidad de uso, a su formato de rpido aprendizaje y hacen que sea beneficioso
para los entornos de pequeas y grandes oficinas.
Facilidades en Access
Debido a que Access es fcil de usar e incorpora caractersticas que son usadas en otras
aplicaciones de Microsoft Office, la curva de aprendizaje no es muy pronunciada. Los
asistentes hacen que sea ms fcil crear una base de datos operacional en menos de una
hora. Grandes cantidades de datos pueden ser integrados en la base de datos sin sacrificar el
rendimiento. La informacin que ya se encuentra disponible puede ser simplemente importada
en la base de datos; o, como se indic anteriormente, los datos pueden ser introducidos
directamente en la base de datos. En un entorno de oficina grande, Access puede ser
programado para tomar la informacin desde el software de recursos de la empresa.
Funcionalidad

Access no solo es un programa que se facilita por sus bases de datos, si

no por muchas de sus funcionalidades.
Las tablas se utilizan para almacenar datos. Las consultas pueden extraer datos desde
tablas y realizar clculos con esa informacin. Los formularios son usados para ingresar
datos en las tablas. Los reportes permiten que la informacin se muestre en un formato
listo para ser impreso. Los reportes tambin se pueden exportar a otros programas de
Microsoft Office, como Excel o Word. Las macros permiten la automatizacin de las
tareas de las bases de datos. Los mdulos son un rea para el lenguaje de
programacin avanzado dentro de la base de datos.
Crear tablas rpidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de
datos.
Gracias a la deteccin automtica del tipo de datos, la creacin en Office Access es tan
sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel. Escriba la informacin y
Office Access detectar que se trata de una fecha, una moneda u otro tipo comn de
datos. Puede incluso pegar toda una tabla de Excel en Office Access para empezar a
realizar el seguimiento de la informacin con la eficacia que ofrece una base de
datos. As de esta manera podremos realizarlo rpidamente y esta es
una pequea opcin entre muchas.

Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma
que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los
pedidos de stos.

Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del
cliente, nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo

Nombre

Apellidos

Direccin

C.P.

Registro 1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanas, 23

46723

Registro 2

Marta

Fran Dardeno

C/ Mayor, 34

46625

Registro 3

Francisco

Juan Lpez

C/ Valle, 56

46625

Registro 4

Mara

Huesca Buevo

C/ Franciscano, 67

46521

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer

clic

sobre

la

opcin Nuevo de

la

pestaa Archivo.

Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La

opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de
cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa
y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo yUbicacin de la nueva
base de datos. sto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access

necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la

base de datos y guardarla cuando est lista.

Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic
en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel
izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el

cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la
extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no
presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems
objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De
entrada
slo
encontraremos
la Tabla1 que
se
crea
por
defecto.
Puedes
ocultar
el
panel
haciendo
clic
en
el
botn Ocultar
.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

Los formularios (I)

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.

11.1. Crear formularios

Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos

los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez
de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta
vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto
(consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegacin.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la
estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.

Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles,

como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.

11.2. El asistente para formularios

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para
formulario. Esta es la primera ventana:

En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que

queremos incluir en l.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si
queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que
convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y pulsando el botn

o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

de campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar
una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a
continuacin...