PLANEACION
EXAMEN
EVALUACION
PRESENTACIN
IMPLANTACION
SEGUIMIENTO
PLANEACIN
Son lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria
administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente, pertinente y relevante.
Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerir, los
criterios a seguir, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que sern
necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de
la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales
OBJETIVO:Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o
llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos
establecidos.
FASES DE PLANEACIN:
1. Factores a revisar
2. Fuentes de informacin
Internas
Externas
3. Investigacin preliminar
4. Preparacin del proyecto de auditora
Propuesta tcnica
Programa de trabajo
Asignacin de la responsabilidad
5. Diagnstico preliminar
CARACTERSTICAS PARTICULARES:
Definicin del objetivo/Estudio
Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo)
Elaboracin del programa de diagnostico
Aprobacin del programa
Desarrollo del diagnostico
Definicin del objetivo (P.A., F.P.)
Determinacin:
Alcance
Personal
Tiempo
FACTORES A REVISAR:
A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se definen los componentes que los fundamentan o
complementan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin
de su secuencia y relacin. (Razn de ser de cada fase)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Planes y objetivos
Estructura organizacional
Polticas y practicas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas de operacin
Potencial humano y elementos fsicos empleados
PLANEACIN.
Propsito estratgico: Definir el marco de actuacin de la organizacin
Factores a revisar:
Visin
Misin
Objetivos y metas
Estrategias/Tcticas
Polticas y procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
ORGANIZACIN.
Propsito estratgico: Disear e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organizacin
Factores a revisar:
Estructura organizacional
Divisin de funciones
Distribucin de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo
DIRECCIN.
Propsito estratgico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin
de la organizacin
Factores a revisar:
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos/equipos de trabajo
Manejo del stress, conflicto y crisis
Informacin y tecnologa
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
CONTROL.
Propsito estratgico: Medicin del progreso de las acciones en funcin del
desempeo.
Factores a revisar:
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad
B)
ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O QUE SON
PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO: Verificar si se es Incluyen los elementos
especficos que complementan el proceso administrativo, que enmarcan su fin y su
funcin, permitiendo determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y
funcionamiento de la organizacin.
- Sistemas
- Proyectos
- Coordinacin
- Proveedores
- Almacn e Inventarios
- Servicios generales
- Distribucin del espacio
- Adquisiciones
- Importaciones
- Recursos financieros y contables
- Produccin
- Comercializacin
- Investigacin y desarrollo
- Servicio a clientes
- Asesora interna
- Asesora externa
FUENTES DE INFORMACION:
Son las Instancias a las que se puede recurrir para captar informacin que se
registra en P.T.,
Internas
rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de organizacin
Unidades estratgicas de negocio
rganos colegiados y equipos de trabajo
Sistemas de informacin
Externas
INVESTIGACION PRELIMINAR:
En esta fase es necesario revisar la documentacin tcnica y legal, informacin del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.
Se lleva a cabo la formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecucin, permite perfilar algunos problemas que podran surgir y brindar
otra perspectiva
Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios
Necesidad De Criterios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Propuesta tcnica
Programa de trabajo
Asignacin de la responsabilidad
1. PROPUESTA TCNICA:
Naturaleza (tipo)
Alcance (reas)
Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)
Objetivos (logros pretendidos)
Estrategia (orientacin-accin-asignacin)
Justificacin (necesidad de instrumentacin)
Acciones (actividades necesarias)
Recursos (h-m-t)
Costo (recursos financieros)
Resultados (beneficios esperados)
Informacin Complementaria (material-investigacin-apoyo)
2. PROGRAMA DE TRABAJO:
Identificacin (nombre)
Responsable (s) (a cargo)
rea (universo bajo estudio)
Clave (numero progresivo)
Actividades (pasos captacin-examen informacin)
Fases (orden secuencial actividades)
Calendario (asignacin-inicio-final-cada fase)
Representacin grfica (descripcin cuadros-imgenes)
Formato (presentacin)
Reportes de avance (seguimiento)
Periodicidad (tiempos-avances-informacin).
3. ASIGNACIN DE LA RESPONSABILIDAD
Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignar al auditor o equipo de
auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los conocimientos necesarios y
la experiencia necesaria para una implementacin.
- Capacitacin: Informacin, proceso, preparacin-aplicacin-implementacin
- Actitud: Labor de investigacin-amabilidad-discrecin.
Para el personal asignado:
Objetivo que se persigue
reas involucradas
Calendarizacin de actividades
Documentos soporte
Inventario estimado de informacin a captar
Distribucin de cargas de trabajo
Registro de informacin
Forma de reportar
Mecanismos de coordinacin y supervisin.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR.
Es la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su
experiencia y visin; en base a esto se prepara un marco de referencia el cual
fundamente la necesidad de auditar, considerando para ellos los siguientes
elementos:
Gnesis de la organizacin. (Creacin, cambios, manejo, delegacin de
facultades)
Infraestructura. (Procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel de
desarrollo tecnolgico)
Formas de operacin. ( Desempeos, logros, expectativas,
procesos de toma
de decisiones)
Posicin competitiva. (Naturaleza, dimensin, sector, giro, competencias centrales,
clientes, proveedores)
EXAMEN:
Recopilacin de informacin:
Tcnicas de recoleccin
o Investigacin documental
o Observacin directa
o Acceso a redes de informacin
o Entrevista
o Cuestionarios
o Cdulas
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
En esta etapa se inicia la ejecucin de los programas para obtener la informacin
necesaria del rea sujeta a revisin.
Es de seleccin y aplicacin de las tcnicas de recoleccin que se estimen viables de
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, seleccin de instrumentos de
medicin que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como
supervisin para una coordinacin eficaz.
TCNICAS DE RECOLECCIN:
Es la manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga
posible su exmen objetivo.
Esta Informacin es para emplear sola o en combinacin de las siguientes tcnicas.
A) Investigacin documental:
Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicacin geogrfica
Estudios financieros
Situacin econmica
Comportamiento del consumidor
B) Observacin directa:
Revisin fsica, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
imperante.
D) Entrevistas:
- Saber que se quiere y tener claro el propsito y sentido
- Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
- Concertar previamente la cita
- Atender el compromiso
- Clasificar la informacin obtenida
- Registrar la informacin por escrito en una bitcora
E) Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos con el propsito de mostrar la interrelacin y conexin entre las
diferentes reas y rubros que brinden un perfil completo de la organizacin
F) Cdulas:
Estn integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
Permiten abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en
las respuestas facilitando su anlisis de resultados
EVALUACIN:
Propsito
Procedimiento
Tcnicas de anlisis administrativo
Formulacin del diagnostico administrativo
PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO:
En esta etapa, se aplican procedimientos y tcnicas de anlisis administrativo
para evaluar la informacin obtenida en la fase de instrumentacin-exmen para
emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:
a) Concentracin de informacin obtenida
b) Clasificacin de la informacin
c) Evaluacin de resultados
d) Determinacin de soluciones
PRESENTACION (INFORME).
Aspectos operativos
Lineamientos generales para su preparacin
Tipos de informe
General
Ejecutivo
De aspectos relevantes
Propuesta de implantacin
Programa
Mtodos
Integracin de recursos
Ejecucin del programa
Presentacin del informe
ASPECTOS OPERATIVOS:
Revisar antes de la entrega final los siguientes aspectos:
Introduccin (criterios emprender y ejecutar)
Antecedentes (gnesis y actualidad)
Justificacin (necesidad de aplicacin)
Objetivos de la auditoria (razones y fines)
Estrategias (acciones y recursos)
Recursos (requerimientos)
Costo (R.F. utilizados)
Alcance (mbito, profundidad, cobertura)
Acciones (actividades)
Metodologa (tcnicas-indicadores)
Resultados (hallazgos y evidencia)
Conclusiones y Recomendaciones
Alterativas de implantacin (programas y mtodos)
Desviaciones significativas (segn Normas)
Opiniones de los responsables de las reas auditadas (puntos de vista)
Asuntos especiales (asuntos de estudio)
TIPOS DE INFORME
Informe general
Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
INFORME GENERAL.
Debe contener:
Responsable
Introduccin
Antecedentes
Tcnicas empleadas
Diagnostico
Propuesta
Estrategia de implementacin
Seguimiento
Conclusiones y recomendaciones
Apndices o anexos
INFORME EJECUTIVO
Debe contener:
Responsable
Periodo de revisin
Objetivos
Alcance
Metodologa
Sntesis
Conclusiones
INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de
selectividad que considerando aspectos que reflejan obstculos, deficiencias o
desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante este informe se
puede analizar y evaluar:
PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave
para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de
transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la
auditoria
Se realiza en 3 fases:
1. Preparacin del programa:
2. Mtodos de implementacin
3. Integracin de recursos
MTODOS DE IMPLEMENTACIN
o
o
o
o
o
Instantneo
Proyecto piloto
En paralelo
Parcial o por aproximaciones sucesivas
Combinacin de mtodos
SEGUIMIENTO:
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones especficas
Criterios para la ejecucin de auditoras de seguimiento
LINEAMIENTOS GENERALES
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida por escrito dentro del
informe o por medio de un manual
Las actividades de seguimiento debern ser incluidas en el plan de trabajo del
grupo de auditoria
Disear los programas especficos de seguimiento a fin de asegurar la
cobertura de todo el proceso
La administracin es responsable de tomar las acciones correctivas sobre los
hallazgos u observaciones de auditora reportados
ACCIONES ESPECFICAS
Enfocarse a cierta rea o funcin, definiendo por escrito, las acciones a seguir en
cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo
- Tiempo
- Programas o proceso
- Avances y resultados