PR-GI-006

GESTIN INTEGRADA EN HSEQ

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE
INSPECCIONES Y REVISIONES GERENCIALES

SIG

Versin No. 1
Fecha de vigencia
12-05-14
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1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para planear y ejecutar inspecciones de SSTA y revisiones gerenciales, con el fin
de detectar oportunamente las condiciones subestandar en los diferentes puntos de operacin de la
empresa, identificar los peligros y riesgos ocasionados por la instalacin de nuevos equipos o
modificaciones en las instalaciones y verificar la eficacia del sistema integrado de gestin.
2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos, incluyendo operaciones y servicios que presta la empresa en los puntos de
operacin de los clientes y en las labores realizadas en la sede administrativa.
3. RESPONSABLES
La realizacin de inspecciones est a cargo del gerente general, directora administrativa, coordinador HSEQ
o las personas que estos asignen para esta actividad. La realizacin de revisin gerencial est a cargo de la
gerente general, la directora administrativa y el coordinador HSEQ.
4. DEFINICIONES
4.1.

Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situacin indeseable, con el propsito de evitar que vuelva a ocurrir.

4.2.

Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad, potencial u otra
situacin potencial indeseable, para evitar que ocurra.

4.3.

Condicin ambiental insegura: Situacin o circunstancia peligrosa que puede causar una lesin o
facilitar la ocurrencia de un accidente, incidente o un dao locativo.

4.4.

Condicin subestndar: toda circunstancia fsica que presente una desviacin de lo estndar o
establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.

4.5.

Historial de prdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las prdidas ocasionadas por accidentes
que hayan ocurrido anteriormente.

4.6.

Inspecciones generales: Son aquellas que se realizan a travs de un rea completa de la

empresa, con un enfoque amplio, tratando de identificar el mayor nmero de condiciones
subestandar.

_______________
ELABOR: Diego Alejandro Pinzn
CARGO:
Coordinador HSEQ
FECHA: 08-04-14

____________________
REVIS:
CARGO:

Jimena Paez
Directora Administrativa

FECHA: 09-05-14

__________________
APROB: Lina Maria Escobar
CARGO:
Gerente General.
FECHA: 12-05-14

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4.7.

Inspeccin no planeada: Una inspeccin no planificada para un rea o puesto de trabajo, que
obedece a la presentacin de un incidente o Accidente de Trabajo; tiene un enfoque amplio e
integral.

4.8.

Inspeccin planeada de orden y aseo: Inspecciones planeadas en las que se pretende verificar
que todas las cosas se encuentren en el lugar en que realmente deben estar, y en correcto estado
de limpieza tanto de los sitios de trabajo como de los objetos.

4.9.

Inspeccin planeada: Inspecciones que se realizan a travs de un rea completa de la empresa,

con un enfoque amplio, tratando de identificar el mayor nmero de condiciones subestandar a travs
de un recorrido sistemtico por un rea, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables
determinados previamente a su realizacin, durante el cual se pretende detectar y controlar los
peligros potenciales susceptibles de ocasionar accidentes y/o incidentes de trabajo.

4.10.

Inspeccin: es un mtodo para la revisin de equipos, herramientas, materiales, reas de trabajo,

utilizacin de los elementos de proteccin personal y sealizacin, con el objetivo de detectar y
corregir condiciones peligrosas y actos inseguros que generen incidentes o Accidentes de Trabajo.

4.11.

Peligro: Es una fuente o situacin con potencial de dao en cuanto a lesin o enfermedad, dao a
la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin de stos.

4.12.

Prdidas: toda lesin personal o dao ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso.

4.13.

Potencial de prdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las prdidas que pueden ocasionar un
accidente.

5. CONDICIONES GENERALES
5.1. La realizacin de inspecciones son orientadas a la deteccin de no conformidades en la ejecucin de
actividades rutinarias de manera insegura que pueda dar lugar a la ocurrencia de un incidente de
seguridad industrial o ambiental. De la misma manera tambin busca identificar riesgos de tipo locativo
que puedan generar condiciones peligrosas para la operacin de los trabajadores.
5.2. Las revisiones gerenciales estn enfocadas a verificar la implementacin, funcionamiento y
mantenimiento del sistema integrado de gestin, asegurando la adecuacin a las actividades
ejecutadas por la empresa y garantizando la continuidad del sistema.
6. CONTENIDO
6.1. Inspecciones planeadas y no planeadas.
6.1.1. La gerencia general en representacin del coordinador HSEQ, lder del proceso, COPASO o
brigadista, definen la clase de inspeccin a realizar segn la necesidad determinada, las cuales pueden ser:

Inspecciones generales en puntos de operacin o administrativos, en los cuales se pueden

identificar condiciones sub estndar locativos o de operacin, en las cuales se identifiquen actos

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inseguros como el no uso de elementos de proteccin personal, realizacin de actividades de

manera insegura, etc.
Inspeccin de equipos, mquinas, herramientas, materiales, equipos de rescate o emergencias,
sealizacin.

6.1.2. Dependiendo del tipo de inspeccin definida, se utiliza el formato relacionado para la ejecucin de la
actividad y el correspondiente registro de la informacin. Para lograr una buena inspeccin se planea en
forma anticipada, teniendo en cuenta todos los recursos, materiales, instrumentos y objetos necesarios para
realizar la inspeccin. Los tipos de inspeccin disponibles en Hoteles y Campamentos Transportables S.A.
pueden ser:

Inspecciones locativas

Inspeccin a botiquines

Inspeccin a EPP

Inspeccin de extintores

Inspeccin de herramientas

Inspeccin de equipos
6.1.3. Se informa previamente la visita al punto y los responsables para que estos cuenten con
disponibilidad de tiempo y recursos para la atencin.
6.1.4. Al finalizar la inspeccin, el personal encargado informa a los evaluados sobre los hallazgos del
proceso de inspeccin, con el fin de que se tomen los correctivos necesarios para mitigar o eliminar los
hallazgos hechos en la inspeccin. Dependiendo de los hallazgos de inspeccin, su gravedad y reiteracin,
se determina la necesidad de diligenciar una solicitud de accin correctivas o preventivas FR-GI-005.
6.2. Revisiones gerenciales o reuniones de mejoramiento
6.2.1. La gerencia ha determinado la realizacin de reuniones de coordinadores cada quince (15) das, en
las cuales se realiza seguimiento al funcionamiento de los procesos en cuanto a la gestin realizada en las
actividades desempeadas, cumplimientos de SSTA, necesidades de recursos y programacin de
actividades especficas para el mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestin. Los temas tratados
y los compromisos adquiridos en la ejecucin de estas reuniones se registran en el formato acta de
reuniones de mejoramiento FR-RG-001.
De esta manera la gerencia general y la direccin administrativa garantizan un seguimiento continuo a la
implementacin y desempeo del sistema integrado de gestin.
6.2.2. Las revisiones gerenciales al sistema integrado de gestin, son realizadas por la gerencia general, la
directora administrativa y el coordinador HSEQ, en la cual se verifica el estado de implementacin y/o
funcionamiento del sistema, el cumplimiento a los objetivos generales del SIG DG-RG-004, y la eficacia del
mismo. El objetivo de esta revisin gerencial es identificar oportunidades de mejora y definir lineamientos
para la funcionamiento del sistema.

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Estas revisiones gerenciales se ejecutan una vez al ao y son planeadas segn la necesidad de revisin del
sistema determinada por la gerencia general o direccin administrativa, en las cuales se tiene en cuenta la
siguiente informacin:

Revisin de las polticas

Anlisis estadstico de accidentalidad y enfermedad laboral
Estado de investigacin de accidentes y casi accidentes
Revisin del desempeo ambiental
Resultados de auditoras internas y externas
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Evaluacin del cumplimiento de requisitos legales aplicables
Resultados de revisiones gerenciales anteriores
Necesidades de cambio y recomendaciones para la mejora.

El resultado de la revisin gerencial se evidencia en el acta de revisin gerencial FR-RG-002 en el cual se

registra el cierre de los compromisos adquiridos en reuniones anteriores, se registran los planes de accin
resultantes de las decisiones de la gerencia general y dependiendo de las decisiones gerenciales se registra
la necesidad de implementacin de una solicitud de accin correctivas o preventivas FR-GI-005.

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7. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS Y OBSERVACIONES

RESPONSABLES

INICIO

1. Definir el tipo de inspeccin a

realizar o programar fecha de revisin
gerencial

1. Los responsables de realizacin de la

inspeccin definen el tipo de inspeccin a
realizar

1.

Coordinador HSEQ, Lder de

proceso, COPASO o brigadista

2. Seleccionar el formato necesario

para la ejecucin de la inspeccin

3. Informar a los evaluados la fecha

y lugar de realizacin de la actividad

4. Ejecucin de la actividad

5. Informar resultados de la
inspeccin o revisin gerencial

6. Es
necesario
AC / AP?

7. Diligenciar solicitud de accin

correctiva o preventiva

FIN

8. ANEXOS
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
8.7.

Inspecciones locativas FR-GI-018

Inspeccin a botiquines FR-GI-019
Inspeccin a EPP FR-GI-020
Inspeccin a extintores FR-GI-021
Inspeccin a herramientas FR-GI-022
Inspeccin a equipos FR-GI-023
Acta de revisin gerencial FR-RG-002

3. Dependiendo de la actividad a realizar,

inspeccin o revisin gerencial, esta se
informa previamente a los participantes

5. La divulgacin de los resultados de la

revisin gerencial pueden ser mediante
correo electrnico, cartelera o en la reunin
de coordinadores, segn determine la
gerencia general.

3. Designado para la realizacin de

inspeccin o responsable de planeacin
de la revisin gerencial