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Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es indispensable
saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo
Vital del Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante
reforzarlos por medio de la siguiente actividad:
Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar
sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e
implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la
informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados
esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr
mejoras frente a las diferentes problemticas.
Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Arnulfo para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea de fcil acceso
y de manejar. Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que llega
a la empresa habilitando un lugar dnde depositar todos los documentos. La idea es que no se
pierda ninguno y que estn todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados,
archivados o eliminados.

Deben darse un tiempo suficiente y sin interrupciones para organizar los archivos de modo que
no tengan que comenzar y detenerse reiteradamente. Asegurarse de tener suficientes flderes
y etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comenzar con la organizacin.

Organizar los archivos segn su orden cronolgico ya sea fecha importante o alfabticamente y
con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tcticamente
organizados de tal manera que sean fcil de encontrar se pueden organizar por consulta y poco
frecuentes. Divide los montculos de papeles y archivos que quieres organizar en pilas ms
pequeas y ms manejables.

Revisa cada pila de manera individual, bota o tritura cualquier papel y archivo del que
puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el
desorden.

Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una
de estas contendr los archivos con los que necesitas trabajar en los prximos meses y la otra
contendr los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.

Para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos
archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa ya sea con
identificacin:
Uno para proveedores (facturas)
Para clientes
Para faxes recibidos
Nominas
Papeles legales de la empresa

Una buena sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qu se trata
o debe tener un color de fcil recordacin para cada grupo: facturas de proveedores, facturas
de clientes, impuestos, nminas, seguros sociales, etc. Al final de cada ao, se retiran los
documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacos para iniciar el nuevo ao,
y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarn por separado y perfectamente
rotuladas.

2. Cules son las causas que originaron esta situacin?


Las causas que originaron el problema a la empresa pueden ser algunos de los siguientes:
No tuvo personal calificado para dicha funcin.
No pudieron diferenciar los documentos importantes y los documentos innecesarios.
Inexistencia de adecuados sistemas de archivo.
Malos hbitos a la hora de organizar los documentos.
La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestin y el sistema documental.

Ya que los archivos o documentos varan segn su importancia de igual manera hay que
aplicar la tabla de retencin documental para una buena organizacin

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?


Claro que debe aplicar las tcnicas del ciclo vital, ya que los documentos deben relacionarse en
las tres etapas (archivo de gestin, archivo central o archivo histrico) que debe tener la
entidad en las diferentes dependencias, y esto est definido por las tablas de retencin
documental ya que esta tcnica es indispensable para ver los documentos desde su inicio y
disposicin concluyente y permite la elaboracin documental de cada organizacin.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de
archivo. Cmo deben ser archivados esos documentos?
Establecer una organizacin responsable de los directorios informticos, de esa manera se
describir un sistema y las normas de almacenamiento de los documentos electrnicos.
Controlar la creacin de copias y estar alerta de la duplicidad de informacin en distintas
versiones.
Instaurar un sistema que permita recuperarla informacin eficazmente.
Agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenece.
Esto facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un
recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la
duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Si dispone de un software especializado fcilmente solo seria cargarlos a el teniendo en cuenta
los diferentes tipos de orden para ello, si no almacenarlo con restriccin al publico de manera
muy ordenada para posibles consultas

5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?


Se debe aplicar la tabla de retencin documental en los archivos para identificar dentro de su
fondo documental las series y subserie con sus respectivos documentales, indicando el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo segn sus valores primarios y secundarios de tal
forma que se racionaliza la produccin de documentos, se facilita la ubicacin y consulta y se
controla la conservacin y transferencia de los mismos.
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
La importancia del uso tabla de retencin documental es la de llevar un control eficiente de los
archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo
importante del ciclo de vida de dicho documento.
Permite el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y tramite documental.
Se evita la perdida de documentos y del tiempo ya que estn todos seguros en un servidor
documental central y pueden tener acceso desde diferentes lugares.
Facilitan el manejo de la informacin.

Permiten a la administracin un servicio eficaz y eficiente.


Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tiene un carcter permanente.
7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
Dar el mejor orden a los documentos cumpliendo con las normas archivsticas teniendo en
cuenta las TRD y dar una buena imagen ante los dems

8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la


empresa?
Hoy en da para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o archivo documental
organizada, ya que la adecuada gestin documental de una empresa es igual o representa el
desempeo profesional de la misma, es importante para la memoria documental de una
institucin que rige la actividad de archivo desde la creacin del documento hasta su
destinacin final; ya que mencionados documentos pueden servir como testimonio de alguna
prueba en un procedimiento o de informacin para la institucin o a la ciudadana.
No hay que desconocer que tambin la necesidad de cada empresa en su ganas de competir a
nivel mundial con las dems empresas se exigen tanto en su forma laboral como documental
para obtener una certificacin esto ayudara a que la empresa tomara nombre y credibilidad y
se estandarizara a nivel nacional e internacional.
La finalidad de la administracin documental es disponer de la documentacin organizada, en
tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Ya que los archivos que genera cualquier
empresa sea cual sea su funcin nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados
documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los
antecedentes que reposan en cada base de datos.
Por eso todas las personas que laboramos en una empresa somos responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos que creamos y obtenemos, para
as brindar a las personas que necesiten mencionada informacin una forma fcil y concreta al
consultarlos.
por tal razn no podemos dar la carga a una sola persona ya que todos los que trabajamos en
una empresa y si realizamos un documento para la misma tenemos la obligacin de saber y
manejar los parmetros para la creacin manejo y archivo de un documento.
Es muy bueno que todas las personas que laboran en las empresas tomen este tipo de cursos
ya que les da a conocer la importancia que tiene la creacin el manejo de un documento para
una empresa.