ONCEPTO, OBJETIVO, AMBITO Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable,

que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no
sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques CONCEPTO FONDO DE
CAJA CHICA Tiene como objeto el de regular y establecer las normas y la utilizacin del
Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propsito para el cual se los
autoriza. Estos fondos servirn nicamente y exclusivamente para cancelar pagos en
efectivo. OBJETIVO Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este reglamento a
las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de
su administracin y manejo. MBITOS DE APLICACIN
3. SOLICITUD Y AUTORIZACIN El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta un monto
que no exceder de US$ 500.00, el mismo que ser aprobado por el Presidente, y ser
utilizado nicamente y exclusivamente para el fin creado. DE LA CUANTA DEL
FONDOSOLICITUD Y AUTORIZACIN Para la creacin del Fondo de Caja Chica, los
vicepresidentes o la mxima autoridad del rea que estableciere la necesidad de ampliar
el fondo, formular la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificar el
requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica caso contrario se
devolver al rea solicitante sealando las razones DE LA SOLICITUD DEL FONDO
Obtener la autorizacin del Presidente Ejecutivo Aprobada la solicitud ser enviada al
Vicepresidente Estos recursos no sern utilizados para mantener cuentas. En caso de
que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetar por escrito con sus
razones PROGRAMACIN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA. En funcin de
las necesidades de las reas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad
presupuestaria
4. DESIGNACIN, UTILIZACIN Y PROHIBICIN Ser empleado o funcionario de la
Empresa. DESIGNACINUTILIZACIN Y PROHIBICIONES DEL FONDO DE CAJA
CHICA La designacin de la custodia la realizar la mxima autoridad de cada rea.
DESIGNACIN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL. Haber recibido la induccin
del manejo de Caja Chica por parte de las autoridades .En caso de vacaciones,
enfermedad, comisin o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el
superior jerrquico se encargar de su administracin .En caso de rotacin o traslado
administrativo de la persona responsable, la mxima autoridad delegar a otra persona
con una acta de custodia saliente y otra acta de custodia entrante. CAMBIO DE
ADMINISTRADOR Se utiliza para pagar la adquisicin en efectivo con visto bueno del jefe
inmediato.
5. MANEJO, USO Y REPOSICIN No se incluir facturas o planillas de pago que por su
naturaleza no estn determinadas para el fin al cual fueron destinadas. Los gastos se
resumirn en un formulario en orden numrico y secuencial, legalizada con firma de
responsabilidad, haciendo constar las retenciones .El responsable de la custodia velar
que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dar lugar a establecer
responsabilidades .MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA
Comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de
responsabilidad del rea.

6. Para crear la cuenta el fondo, se debita la cuenta caja chica y se acredita la cuenta
bancos
ASIENTO DE CREACIN DE CAJA CHICA
7. Para reponer el fondo, se debita la cuenta gastos y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO ASIENTO DE REPOSICIN DE CAJA CHICA
8. Para disminuir la cuenta de caja chica , se debita la cuenta bancos y se acredita la caja
chica LIBRO DIARIO ASIENTO DE DISMINUCIN DE CAJA CHICA
9. TAREAS La caja chica se basa en reglamentos legales especficos, documentos que
respaldan los gastos, Auxiliares contables pertinentes y asientos contables Lea el
reglamento del manejo del fondo de Caja Chica y elabore un mapa conceptual Vamos a
visitar una empresa y observaremos el manejo de la cuenta caja chica
1.- cuando se crea,
2.- cuando se aumenta,
3.- cuando se disminuye y,
4-. Cuando se elimina.
Del resto no la puedes tocar para nada.
Tambin se le conoce como fondo fijo y es porque siempre tiene una cantidad fija ya sea
en dinero o en comprobantes.
O sea, siempre tiene que dar el mismo monto.
El cheque de reposicin de la caja chica siempre se emite por la diferencia entre el fondo
fijo y el dinero en efectivo.
Por ejemplo, si la caja chica es de 20.000 y al final del mes qued en 2.000 en dinero
pues, el cheque debe ser emitido por la diferencia de los dos, es decir:
Fondo fijo:...... 20.000
Efectivo:... -2.000
Cheque de reposicin:.. 18.000
La diferencia que pueda surgir entre el efectivo que qued y el que debera de quedar, se
lleva a una cuenta llamada:
Sobrante y faltante
Que puede ser deudora o acreedora segn la diferencia, aunque si llegase a faltar mucho
dinero se le cargar al cajero como:
Cuentas por cobrar empleado.
Por eso debes estar pendiente del dinero que sale y los comprobantes que recibes.
Por otra parte, la caja chica debe ser manejado por una sola persona y por ms nadie y el
cheque de reposicin debe ser emitido a nombre de la persona encargada de manejarla.
Existen normas de control interno en cuanto a la caja chica:
1.- los pagos de la caja chica deben estar amparados por documentos impresos
Numerados correlativamente, autorizados, escritos en tinta, con sus montos en letras y

cifras y firmados por el beneficiario

2.- se debe contar con comprobantes pre enumerados.
3.- los pagos de menor cuanta se harn por caja chica
4.- debe haber un lmite mximo y mnimo preestablecido para los pagos y reposicin de
la caja chica y lo que sobre pase ste lmite deben pagarse con cheque
5.- Quien maneje la caja chica no debe tener acceso a la contabilidad
Pero con un ejemplo se puede entender:
Ejemplo: la empresa abc decide crear una caja chica por 20.000
---- x ----Caja chica.. 20.000
Banco..... 20.000
---- x ---Luego al final del mes se realiza un arqueo del fondo fijo arrojando los siguientes datos
Fondo Fijo... 20.000
En efectivo. 8.000
Comprobantes:
Factura de luz.. 5.000
2 botellones Agua 2.500
Factura por 5 resmas de papel. 3.600
Azcar, caf. 1.000
Total comprobantes.. 12.100
Respuesta:
El cheque de reposicin se hace por la diferencia entre el fondo fijo y el efectivo:
Fondo Fijo... 20.000
En efectivo.. - 8.000
Cheque de reposicin:.. 12.000
Cualquier diferencia que exista entre el efectivo que qued y el que debera de quedar, se
lleva a sobrante y faltante y eso se demuestra a travs de ste anlisis:
Fondo fijo. 20.000
Comprobantes... -12.100
Lo que debera de quedar en efectivo. 7.900
Es decir, debera de quedar en efectivo 7.900 y no 8.000 por lo que hay un sobrante de
100. Un ingreso para la empresa.
O sea, puede ser que al cajero le dieron 100 de propina y lo dej en la caja y esos 100 se
llevan a: sobrante y faltante.
El asiento:
----- x ----Gasto de Luz. 5.000
Agua Mineral.... 2.500
Artculos de escritorio.. 3.600
Gastos varios. 1.000
Banco. 12.000
Sobrante y Faltante... 100
Para registrar la relacin del mes de la caja chica y

El cheque de reposicin N 1234567 del banco tal

----- x -----Obviamente este asiento no lo hace el cajero sino el encargado de llevar la contabilidad.
Como ves, aqu no se manej para nada la cuenta caja chica ya que sta se maneja
nicamente en los 4 casos que te mencione arriba.
Que si la empresa decidi aumentar el fondo de caja chica a 30.000..?
Se hace el siguiente asiento:
----- x ---Caja chica. 10.000
Banco. 10.000
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