Chapitre 6 Financier PDF

Chapitre 6:
guid e
Financier
Page de Couverture : Un commerant dans un march prs de la ville de

Benguela, Angola. Photo de Melita Sawyer/CRS
2011 Catholic Relief Services United States Conference of Catholic Bishops
228 West Lexington Street
Baltimore, MD 21201 USA
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Table des matires

Processus du plan comptable.......................................................................... 2
Objectif du guide................................................................................................ 3
Quelle fonction la finance remplit-elle ?.......................................................... 3
Synthse............................................................................................................. 3
Principes cls..................................................................................................... 7
Exigences comptables de base - Processus 6.1 du service financier........... 9
tape 6.1.1 - Cration dun plan comptable......................................................11
tape 6.1.2 - Cration du grand livre gnral....................................................13
tape 6.1.3 - Transactions financires documentes.......................................16
Processus 6.2 du service financier - Budgtisation..................................... 19
tape 6.2.1 - Budgtisation.................................................................................21
Processus 6.3 du service financier - Gestion de la trsorerie..................... 27
tape 6.3.1 - Encaissements..............................................................................28
tape 6.3.2 - Dcaissements..............................................................................29
tape 6.3.3 - Prvisions des flux de trsorerie..................................................33
tape 6.3.4 - Rapprochement bancaire.............................................................34
tape 6.3.5 Petite caisse.................................................................................36
tape 6.3.6 - Exploitation dans un environnement de trsorerie....................39
Processus 6.3 du service financier - Gestion des crances......................... 43
tape 6.4.1 - gestion des crances....................................................................44
Processus 6.5 du service financier Comptabilit des subventions.......... 47
tape 6.5.1 - tablir et tenir un registre des actifs immobiliss......................49
tape 6.5.2 - Calculer et comptabiliser la charge damortissement................50
tape 6.5.3 - Enregistrer les cessions dactifs immobiliss.............................52
tape 6.5.4 - Effectuer les inventaires des actifs immobiliss.........................55
Processus 6.6 - Comptabilit des charges payes davance et dpts de
garantie............................................................................................................ 57
tape 6.6.1 - Enregistrer les charges payes davance et tenir un registre .......
dtaill des justificatifs........................................................................................58
tape 6.6.2 - Amortir les charges pays davance............................................60
tape 6.6.3 Enregistrer les dpts de garantie et conserver un registre .......
dtaill des justificatifs........................................................................................61
Processus 6.7 du service financier - Traitement des comptes payer...... 62
tape 6.7.1 - Traitement des comptes payer...................................................63
Processus 6.8 du service financier - Comptabilit des charges payer.... 65
tape 6.8.1 - Enregistrer les charges payer....................................................66
tape 6.8.2 - Ajuster les charges payer...........................................................68
tape 6.8.3 - Prparer et tenir des analyses dtailles

des charges payer.............................................................................................69
Processus 6.9 du service financier - Enregistrement des produits............. 70
tape 6.9.1 - Enregistrer les contributions en espces.................................... 71
tape 6.9.2 Enregistrer les produits provenant de subventions...................72
tape 6.9.3 - Enregistrer les contributions en nature....................................... 74
Processus 6.10 du service financier Traitement des salaires.................. 76
tape 6.10.1 Mise jour du fichier central des salaires...............................78
tape 6.10.2 Mise jour des dductions fiscales
et autres retenues salariales..............................................................................79
tape 6.10.3 Traitement des donnes de temps et de prsence.................80
tape 6.10.4 Prparation et enregistrement des salaires............................82
tape 6.10.5 Dcaissement des salaires.......................................................84
Processus 6.11 du service financier Rpartition des cots..................... 86
tape 6.11.1 Dfinition et laboration dune mthode de rpartition des .....
cots.....................................................................................................................87
tape 6.11.2 Traitement de la rpartition des cots groups........................89
Processus 6.12 du service financier Comptabilit des subventions....... 95
tape 6.12.1 Comptabilit des subventions...................................................96
Finance Business Process 6.13 Financial Reporting............................... 99
tape 6.13.1 Rapports financiers internes.................................................. 100
tape 6.13.2 Rapports financiers externes................................................. 102
Liste de vrification de la conformit pour les finances............................104
Glossaire......................................................................................................... 137
Rfrences.....................................................................................................145
ii
Chapitre 6 :
financier
Mike Spingler/CRS
Runion dun groupement de

microcrdit au Cambodge.
Processus du plan comptable

Exigences
comptables fondamentales
Processus 6.1
Processus 6.2
Avez-vous une structure

comptable de base en
place ?
-voir page 9
Avez-vous une estimation

financire dtaille des activits futures attendues ?
-voir page 19
Gestion des
actifs immobiliss
Comptabilit des
charges payes
davance
Gestion de la
trsorerie
Gestion des
processus
Processus 6.3
Processus 6.4
Avez-vous mis en place des

procdures pour une gestion
efficace des entres et sorties
de caisse ?
-voir page 27
Des politiques sont-elles en

place pour appliquer et grer le
recouvrement des crances ?
-voir page 43
Traitement des
comptes payer
Comptabilit des
charges payer
Processus 6.7
Processus 6.8
Pouvez-vous grer les charges

payes avant la priode comptable qui va en bnficier ?
-voir page 57
Vos dpenses et acquisitions

sont-elles enregistres dans
la bonne priode ?
-voir page 62
Enregistrez-vous une charge

pour toute dette contracte,
mais pas rgle cette
priode ?
-voir page 65
Enregistrement
des produits
Traitement des
salaires
Rpartition des
cots
Comptabilit
des subventions
Processus 6.9
Processus 6.10
Processus 6.11
Processus 6.12
Des directives sont-elles en

place pour grer les diffrentes sources de revenus
sous les diverses conditions
des donateurs ?
-voir page 70
Disposez-vous dun service

de paie indpendant de votre
service RH ?
-voir page 76
Disposez-vous dune procdure de rpartition des cots

partags entre plusieurs
projets ?
-voir page 86
Disposez-vous de directives
pour assurer la conformit
avec les conditions de
subventions ?
-voir page 95
Processus 6.5
Des directives sontelles en place pour rgir
lenregistrement et la
comptabilisation des
immobilisations ?
-voir page 47
Rapports
financiers
Processus 6.13
Consolidez-vous les
informations financires
pour permettre des analyses
comparatives et des rapports
des partenaires ?
-voir page 100
Budgtisation
Processus 6.6
Objectif du guide
Ladoption de ces politiques et procdures posent les bases dun environnement
contrl et formalis pour lenregistrement prcis et le report opportun des
transactions financires. Il aidera galement instaurer une gestion efficace
ainsi que limputabilit des fonds reus et des dpenses effectues par rapport
ces fonds. Ce chapitre est conu pour amliorer le systme de gestion financire
dune organisation. Il fournit galement des directives pour dvelopper les
politiques et procdures financires.
Quelle fonction la finance

remplit-elle ?
La finance remplit les fonctions suivantes dans une organisation :
Traite les transactions financires de lorganisation et tient les livres de
compte dans lesquelles ces oprations sont enregistres ;
Fournit des informations financires requises par la direction pour
planifier et contrler les activits de lorganisation ;
Dveloppe et applique les politiques, procdures et systmes financiers
visant tablir et maintenir des contrles effectifs et performants sur les
ressources de lorganisation.
Un service financier gr correctement produit des rapports financiers fiables
et opportuns qui permettent la direction dvaluer rapidement si les objectifs
de lorganisation sont atteints. Les systmes financiers correctement tenus
permettent damliorer les contrles et de protger les actifs grce une
probabilit rduite derreurs, de perte, dabus et de fraude.
Synthse
Ce chapitre a pour but de fournir une synthse de la plupart des processus
comptables et concepts cls qui sappliquent aux organisations but
non lucratif. Il nest pas destin servir de trait dtaill de la thorie de
comptabilit sur les sujets abords, ni couvrir tous les concepts de la
comptabilit.
Le chapitre suppose que les utilisateurs de ce guide utilisent une comptabilit
dexercice pour enregistrer leurs oprations financires. Les auteurs du
chapitre reconnaissent que beaucoup dorganisations but non lucratif
continuent dutiliser une comptabilit de trsorerie stricte ou une
comptabilit de caisse modifie . Depuis le renforcement des institutions et
au vu des perspectives de renforcement des capacits, Catholic Relief Services
recommande vivement ladoption des concepts de la comptabilit dexercice

pour les organisations utilisant actuellement une comptabilit de caisse. Ce
changement permettra aux organisations de rester en comptition pour le
financement apport par les donateurs et daccrotre leurs chances de viabilit
long terme.
Une organisation tenant ses livres selon une comptabilit de trsorerie
enregistre les revenus lorsquils sont perus et les dpenses lorsquelles sont
effectues. Dans une comptabilit dexercice, les revenus sont enregistrs
dans les priodes o ils sont gagns et les charges sont comptabilises
dans les priodes o elles sont engages. La comptabilit dexercice est
une mthode plus prcise, car elle suit le concept correspondant. Dans une
comptabilit dexercice, les revenus sont enregistrs dans la mme priode
comptable que celle o les dpenses gnrant les revenus sont engages.
Dans une comptabilit de trsorerie stricte, les actifs tels que les crances,
acomptes et lments du passif ne sont pas reconnus. Par exemple, une
organisation qui utilise cette mthode ne comptabiliserait pas des frais de
dpart jusqu ce quils soient pays, provoquant potentiellement une sousestimation importante des dpenses attribuables une subvention ou un
projet un moment donn.
Les organisations qui conservent leur comptabilit sur une base de trsorerie
devraient sassurer que leurs accords avec les donateurs abordent la manire
dont les acomptes et les dpenses engags mais non pays compter de la
date dexpiration dattribution doivent tre traits. Normalement, les donateurs
de subvention ne permettent pas aux bnficiaires de percevoir leur attribution
pour les parties des acomptes qui se rapportent des priodes postrieures
lattribution. Les organisations fonctionnant avec une comptabilit de trsorerie
devraient chercher ngocier des conditions avec les donateurs qui leur
permettraient dtre rembourss pour les dpenses engages mais non payes
compter de la date dexpiration dattribution.
Les treize sujets suivants sont abords dans ce chapitre :
1.
Exigences comptables de base Aborde la mise en place du plan

comptable, du grand livre et de la documentation relatives aux
transactions financires.
2.
Budgtisation Contient des informations sur les principes de la

budgtisation tels que la validation, la transparence, la structuration
du budget, lestimation des cots, et la modification du budget. Il
soccupe aussi des budgets de subvention et du concept de flexibilit
par poste.
3.
Gestion de la trsorerie Met laccent sur les recettes, les

dcaissements, la prvision, les rapprochements bancaires et le
maintien de fonds de petite caisse.
4.
Gestion des comptes dbiteurs Dcrit les diffrents types de

crances et examine les disciplines pertinentes normes, y compris
la ncessit pour le service financier de fournir tous les mois des
rapports de classement chronologique des crances la direction.
5.
Comptabilit des immobilisations corporelles Souligne la ncessit

de mettre en place et maintenir un registre des actifs immobiliss.
Explique le concept de lamortissement. Examine en dtail les critures
comptables ncessaires lenregistrement des cessions dactifs
immobiliss. Souligne lobligation deffectuer le recensement des actifs
immobiliss et de les rapprocher avec les soldes du grand livre gnral.
6.
Comptabilit des charges payes davance et dpts de garantie Une

distinction entre les acomptes et dpts de garantie et les traitements
comptables utiliser pour chacun.
7.
Traitement des comptes payer Donne les diffrentes tapes de

traitement des transactions des comptes fournisseurs. (Le traitement
des comptes crditeurs est utilis par les organisations qui placent leurs
paiements en attente dans le passif avant de les payer. Ce processus ne
sapplique pas aux organisations qui utilisent une approche en une seule
tape, o les dpenses sont enregistres lorsquelles sont payes.)
8.
Comptabilisation des charges payer Fournit des conseils sur

la mise en place et lajustement des provisions pour les lments
du passif, y compris ceux impliquant des estimations ou ceux qui ne
devraient pas tre rgls court terme.
9.
Revenus Distingue les contributions en espces, les subventions et

les contributions en nature. Reprsente le traitement comptable spcial
ncessaire pour les subventions, pour lesquelles les produits sont
constats lorsquils sont gagns, et non lorsquils sont reus.
10. Traitement des salaires Souligne la ncessit de sparer les

fonctions du service des Ressources Humaines pour superviser
les changements de personnel partir de la gestion du temps et
des salaires, qui doivent tre effectues par le service financier.
Indique les fonctions cls appropries, telles que la tenue dun
fichier de paie centralis, la mise jour des retenues sur salaire, le
temps de traitement et les donnes prsentielles, la prparation et
lenregistrement des salaires ainsi que leurs versements.
11. Rpartition des cots Explique le processus par lequel les dpenses
communes peuvent tre distribues entre les centres de cots en
bnficiant. Introduit le concept de saisie des frais partags entre
divers groupes et de rpartition de ces frais en fonction de divers
postes de cot. Offre des exemples de types de groupe et les
mthodes dattribution.
12. Comptabilit des subventions Fournit un aperu du cycle de
subvention. Se concentre sur les fonctions financires associes
ladministration des subventions, en particulier celles lies la mise
en uvre, au report et la clture des subventions.
13. Rapports financiers Rpertorie les diffrents types de rapports
financiers qui doivent tre fournis des auditoires internes et externes
et la frquence laquelle ces rapports doivent tre mis disposition.
David Snyder/CRS
Principes cls
Les dix grands principes financiers sont les suivants :
1.
Lenregistrement de toutes les acquisitions de biens et de services

leur valeur dorigine (prix dachat initial ou, pour les dons en nature,
la juste valeur du march la date reue).
2.
Les rapports financiers doivent tre suffisamment prcis, appuys

par le fait probatoire et pertinent.
3.
Les recettes sont enregistres dans le mois dexercice o

lorganisation distribue des biens ou effectue un service.
4.
Les dpenses encourues pour gnrer des revenus doivent tre

enregistres dans le mme mois dexercice que celui o les revenus
sont enregistrs. Les charges sont enregistres dans le mois
dexercice o lorganisation a reu (pris possession) des produits ou
reu un service.
5.
Tous les lments significatifs doivent tre indiqus dans les

tats financiers sils sont susceptibles dinfluencer les dcisions
de leurs utilisateurs. Les tats financiers et les notes associes
doivent inclure toutes les informations comptables importantes
et pertinentes pour permettre leurs utilisateurs de prendre des
dcisions claires.
6.
Lorganisation doit suivre les mmes conventions et pratiques

comptables dans les priodes comparatives indiques dans
ses tats financiers. Si un changement comptable ayant une
incidence significative sur les activits ou la situation financire
de lorganisation a lieu, il doit tre prsent dans les notes qui
Steven Chege, un
infirmier de proximit
rattach lHpital
Kijabe au Kenya, en
entretien avec un agent
de sant durant une
visite domicile dans
un village alentour.
Steven contrle 60
centres de soins de
communaut, une
fonction dune valeur
incalculable dans ces
zones rurales.
accompagnent les tats financiers.

7.
Lorsquils sont confronts des incertitudes, les comptables

doivent prendre des dcisions comptables qui ne sous-estiment
ni ne surestiment matriellement les rsultats financiers ou
les soldes reports. En cas dincertitude, le parti pris doit tre
dacclrer lenregistrement dune perte ou dpense et de diffrer
lenregistrement des revenus ou recettes. Lorganisation doit
faire preuve dune mme diligence dans le report de ses actifs et
lments du passif.
8.
Lorganisation doit avoir en place un systme dautorisation, de

validation et de vrification. Lautorisation est le principal moyen
de garantir que seules les transactions et vnements valides
sont engags comme prvu par la direction. Les procdures
dautorisation et de validation doivent tre documentes et
clairement communiques lensemble du personnel. Les

transactions doivent tre vrifies avant et aprs le traitement. Laccs
aux ressources et aux documents doit tre limit aux personnes
autorises qui sont responsables de leur dtention et/ou utilisation.
9.
Les rapprochements doivent tre effectus tous les mois. Les soldes
du grand livre doivent tre rapprochs avec les documents internes
ou informations externes dappui appropris (comme les relevs
bancaires) pour permettre une action corrective rapide si ncessaire.
10. La direction doit comparer les informations sur la performance

financire actuelle des budgets, des prvisions, des rsultats
reports avant priode ou dautres repres pour valuer dans quelle
mesure les buts et objectifs sont atteints et traiter les rsultats
inattendus ou les situations inhabituelles qui ncessitent un suivi.
Exigences comptables de base Processus 6.1 du service

financier
D e s cr i pt i o n d u pr o ce s s u s
Pour remplir correctement ses fonctions de tenue des compte et de rapport,
il est important que le personnel financier de lorganisation maintienne
un registre comptable, nomm grand livre gnral, pour saisir toutes les
transactions financires. Les transactions financires sont enregistres
laide des comptes du grand livre gnral qui indiquent la nature de la
dpense engage, du bien ou service reu, ou des revenus gnrs.
Avant de constituer un grand livre gnral, la direction doit dcider de la
structure de ses oprations comptables. Il est essentiel que lorganisation
tablisse sa structure comptable afin de fournir des rapports rpondant aux
besoins de toutes les parties concernes et qui soit conforme aux normes
comptables professionnelles qui prvalent dans les pays o se situe le sige de
lorganisation. Les centres de cots gnralement utiliss par les organisations
but non lucratif sont ceux des activits financires du groupe selon le
projet, bureau, service dexploitation, rgion gographique et/ou source de
financement des donateurs.
Il est galement important que toutes les transactions soient appuyes par
la documentation approprie. Le directeur financier de lorganisation doit
tablir les normes qui indiquent les types de justificatifs internes et externes
ncessaires pour appuyer chaque type de transaction financire. Le directeur
financier doit galement indiquer la dure pendant laquelle les divers
documents financiers de lorganisation doivent tre archivs.
D r o u le m e n t d u pr o ce s s u s
Processus 6.1 - Exigences

comptables fondamentales
Dbut du
processus
Cration dun
plan comptable
6.1.1
Cration dun grand

livre
gnral
6.1.2
Transactions
documentes
6.1.3
Fin du
processus
10
ta pe 6 . 1 . 1 - C r at i o n d u n pl a n c o m pta ble
Nom de ltape
Cration dun plan comptable
Numro de ltape
6.1.1
Rle organisationnel
Lquipe de direction
Donnes dentre
Besoins comptables de lorganisation

Besoins de rapport de lorganisation
Rsultats
Plan comptable
Points dintgration
S.O.
Rsum
La plupart des organisations but non lucratif

rpondent leurs besoins de rapport via lutilisation des
centres de cots et des codes comptables du grand livre
gnral. Les centres de cots doivent tre aligns sur les
objectifs et les fonctions de gestion.
Les codes comptables identifient la nature des lments concerns par les
oprations comptables. Les comptes du grand livre gnral sont gnralement
regroups sous les catgories principales suivantes :
Actif
Passif
Actif net (anciennement appel solde de fonds)
Produits
Charges
Les actifs peuvent tre diviss en deux groupes principaux selon le niveau de
liquidit et la dure de vie prvue pour lactif. Gnralement, les actifs les plus
disponibles sont censs tre utiliss dans le cours normal de lactivit, cest
dire court terme. Ils sont normalement regroups en une seule catgorie,
souvent appele Actifs court terme . Les actifs moins disponibles, cest
dire dune dure dutilisation prvue plus importante, pour des profits long
terme, sont placs dans une catgorie gnralement appele Immobilisations
corporelles ou Biens immobiliers, installations et quipements .
Chaque groupe de grands comptes doit figurer dans une catgorie
spcialement dsigne. Voici un ensemble possible de catgories :
(Emploi actuel ou court terme) Actifs - Classes de compte de 1000
1999
Immobilisations corporelles - Classes de compte de 2001 2999
Passif - 3000 3999
11
Actif net (Solde des fonds) - de 4000 4999

Produits - 5000 5999
Charges - 6000 6999
Les organisations doivent adapter les classes pour rpondre leurs
besoins spcifiques. Les comptes doivent tre crs dans un ordre logique.
Ils doivent tre affects dune manire qui permettra lorganisation
dajouter des comptes ou des classes de compte en cas de croissance
future ou daugmentation des besoins de rapports.
Lorganisation peut vouloir ajouter des codes comptables mineurs pour fournir
des informations plus dtailles aux utilisateurs du rapport financier. Les
codes comptables mineurs suivent habituellement les grands comptes et sont
gnralement constitus de trois quatre caractres. Ils peuvent en contenir
plus si lorganisation le juge ncessaire, sous rserve des limitations du logiciel
de comptabilit. Les codes comptables mineurs peuvent tre utiliss pour
diverses raisons, comme pour dsigner des comptes bancaires, documents du
projet ou catgories de salaires.
Voici quelques exemples de codes comptables mineurs :
1. Comptes bancaires - en supposant que le compte (A/C) 1010 du grand
livre gnral (G/L) est utilis pour dsigner les comptes chques.
a. A/C 1010.101 - Compte chques usage gnral du bureau principal
b. A/C 1010.102 - Compte chques des subventions du bureau principal -
Donateur A
c. A/C 1010.103 - Compte chques usage gnral du bureau auxiliaire
d. A/C 1010.104 - Compte chques des subventions du bureau auxiliaire -
Donateur A
2. Traitements et salaires - en supposant que le compte 6010 du grand
livre est utilis pour les salaires.
a. A/C 6010.101 - Salaires de base
b. A/C 6010.102 - Traitements des heures supplmentaires
c. A/C 6010.103 - Congs maladie
d. A/C 6010.104 - Congs pays
e. A/C 6010.105 - Jours fris
3. M
atriaux de projets - en supposant que le compte 6100 du grand livre est
utilis pour les matriaux des projets
a. A/C 6100.101 - Matriaux de Construction
b. A/C 6100.102 - Semences
c. A/C 6100.103 - Outils agricoles
d. A/C 6100.104 - Traitements
12
Il est recommand quun autre domaine ou code soit utilis pour identifier
les fournisseurs, les employs, les donateurs et les partenaires sousbnficiaires. Les codes comptables mineurs ne sont pas recommands
pour identifier ces tiers.
Un expert financier agr doit contrler la dlivrance des numros de compte
et le nombre dajouts doit tre le minimum ncessaire. Tous les numros
de compte actifs doivent tre mis disposition des employs dans une liste
appele le plan comptable. Le plan comptable doit tre mis jour et rdit
pour chaque changement. Les comptes qui ne sont plus utiliss doivent tre
dsactivs et les employs de lorganisation doivent en tre informs.
Pour viter toute erreur dutilisation des comptes, les organisations doivent
envisager dajouter des explications compltes pour chaque compte du
plan. Ce type de plan est connu sous le nom de plan comptable annot.
ta pe 6 . 1 . 2 - C r at i o n d u gr a n d l i v re g n r a l
Nom de ltape
Set Up General Ledger
Numro de ltape
6.1.2
Rle organisationnel
Directeur financier
Donnes dentre
Plan comptable
Structure de comptabilit base sur la comptabilit
de lorganisation et les besoins de rapport
Rsultats
Rapports financiers
Points dintgration
Direction
Rsum
Toutes les transactions financires dune

organisation doivent tre consignes dans un
registre comptable connu sous le nom du grand livre
gnral.
Laccs au grand livre gnral doit tre fermement contrl et le grand livre doit
toujours tre lquilibre. Les transactions sont enregistres quotidiennement
dans le grand livre gnral et doivent tre synthtiss au minimum une fois
par mois. La synthse des totaux est appele soldes du grand livre gnral
. Elle sert de base pour les rapports financiers la direction, aux donateurs,
au conseil dadministration, aux principaux bnficiaires, aux organismes
gouvernementaux de rglementation, et aux autres parties intresses. la fin
de lexercice de lorganisation (connu sous le nom dexercice fiscal), le grand
livre est ferm et le rapport final la direction pour lanne est prpar.
13
Le grand livre peut tre un livre manuscrit (rdig la main) ou une version
informatise qui utilise un logiciel spcialement conu cet effet. Le grand
livre gnral informatis se rvle tre le meilleur choix pour la plupart des
organisations pour les raisons suivantes :
Laccs au grand livre gnral informatis peut tre restreint aux
personnes autorises.
Le logiciel du grand livre offre une piste daudit complte. Il peut indiquer
qui est entr et/ou a enregistr la transaction.
Les systmes de grands livres informatiss peuvent tre sauvegards afin de
minimiser la perte de donnes en cas de vol ou dvnement catastrophique.
Les systmes de grands livres informatiss exigent que toutes les
transactions soient lquilibre, liminant les dsquilibres qui se
produisent frquemment lors de lutilisation de grands livres manuscrits.
Les bases de donnes informatises du grand livre gnral stockent
une grande quantit de donnes sur de longues priodes, permettant
au service financier de lorganisation de fournir une grande varit de
rapports qui peuvent inclure des donnes historiques.
Les grands livres gnraux informatiss gnrent des rapports financiers
plus rapidement et plus prcisment que les grands livres manuels.
Les grands livres gnraux peuvent collecter et traiter des donnes
partir de plusieurs sources. Un seul employ peut enregistrer des
donnes dans un livre manuscrit un moment donn.
Un tableur informatique comme Excel ne dispose pas des contrles intgrs pour
empcher les modifications non autorises ou fournir une piste daudit complte
et nest donc pas recommand pour remplacer un systme de grand livre
informatis. Si Excel est utilis, chaque jour o des oprations sont enregistres,
la feuille de calcul contenant les transactions du jour doit tre imprime, signe
par lapprobateur dsign, et archive.
Lorsquune organisation utilise un grand livre manuscrit et a un volume
dactivit lev pour certains types de transactions, celles-ci peuvent tre
enregistres dans un livre auxiliaire et ensuite rsumes pour tre enregistres
dans le grand livre gnral. Si des livres auxiliaires sont utiliss comme livres
de saisie initiale, des prcautions doivent tre prises pour sassurer que tous
les soldes des livres auxiliaires sont correctement reports dans le grand
livre gnral. Exemples de livres auxiliaires : journaux des entres de caisse,
journaux des sorties de caisse, livres des comptes recevoir, registres des
pices comptables (comptes crditeurs) et livres des actifs immobiliss.
14
Les transactions du grand livre gnral peuvent tre regroupes en trois

catgories principales, savoir les suivantes :
Les entres de caisse, qui sont enregistres sur les reus de caisse ;
Les sorties de caisse, qui sont enregistres sur les bordereaux de
dcaissement de trsorerie ;
Toutes les autres transactions, qui sont enregistres sur des documents
comptables gnraux ou des variantes, comme une pice de compte
crditeur ;
Les Autres transactions, qui comprennent gnralement les types
dactivits qui nimpliquent pas dentre ou de sortie de caisse. Les
comptes de rgularisation, les crances irrcuprables ou douteuses,
lamortissement, les ajustements et les reclassements comptent parmi
les types dcritures les plus courantes du journal gnral. Ces termes
sont expliqus dans le glossaire de ce chapitre.
15
ta pe 6 . 1 . 3 - T r a n s act i o n s f i n a n c i re s
documentes
Nom de ltape
Transactions financires documentes
Numro de ltape
6.1.3
Rle organisationnel
Le personnel financier
Donnes dentre
Documentation source
Rsultats
Pices comptables enregistres
Points dintgration
Approvisionnement
Administration/Ressources humaines
Fournisseurs
Partenaires
Direction
Rsum
Toutes les transactions financires doivent tre

intgralement documentes de manire approprie
pour le type de transaction.
Chaque opration comptable doit tre inscrite sur une pice comptable distincte,
galement nomme criture comptable. Une rgle comptable fondamentale
stipule que chaque criture doit tre quilibre, cest--dire que les dbits doivent
tre gaux aux crdits pour que le grand livre gnral soit en permanence
quilibr. Les dbits augmentent les actifs et les charges et rduisent les produits
et les dettes. Les crdits augmentent les dettes et les produits et rduisent les
actifs et les charges.
Chaque pice comptable doit tre :
Numrote dans lordre ;
Documente de manire approprie ;
Dment approuve ;
Soigneusement classe pour en faciliter la rcupration.
Toutes les pices doivent tre signes par les employs qui les ont prpares,
entres, valides et enregistres. Si lorganisation attribue la responsabilit de
la vrification de saisie des donnes un autre employ, celui-ci doit galement
signer la pice. Immdiatement aprs la validation et avant le classement, chaque
pice et ses documents justificatifs doivent tre annuls pour empcher leur
rutilisation. Lannulation ncessite gnralement le marquage, lestampillage ou
le poinonnage de chaque document comme pay ou trait , selon le cas.
16
Les pices justificatives appropries pour un reu de caisse incluent les

suivantes :
Bordereau de dpt bancaire ou bordereau de caisse, selon le cas ;
Bordereau de caisse ;
Photocopie de chaque chque dpos (Le numro de chque du payeur
doit galement tre indiqu dans le champ descriptif de la ligne de saisie
sur le reu de caisse ;
Tout autre document, comme un bordereau de paiement, soumis par la
partie versante avec son paiement.
Les documents justificatifs adquats pour les bordereaux de sortie de caisse
incluent normalement les lments suivants :
Un bordereau de demande dachat approuv ;
Les devis ou factures simules ;
Les rapports comparatifs doffres avec explication du choix des
fournisseurs, ou de la raison pour laquelle un fournisseur unique a t
choisi ;
Bon de commande et/ou contrat avec les fournisseurs (pour les
consultants, les propritaires, etc.) ;
Une note de rception de marchandises (bon de rception) ;
Si ncessaire, un mmo justificatif des carts entre les quantits ou
descriptions darticles commands par rapport ceux reus ;
La facture originale du fournisseur ;
Le bon de paiement/la demande dacompte valid(e).
Les pices justificatives adquates pour un document comptable gnral
varient selon la nature de la transaction. Ceux-ci peuvent comprendre les
lments suivants :
Pour les charges payer - les analyses internes et les documents
externes comme la correspondance, les avis juridiques, ou les copies de
factures contestes.
Pour les crances irrcuprables les mmorandums dautorisation
de la direction et les copies de toute correspondance avec le dbiteur
documentant les tentatives de recouvrement.
Pour la liquidation des sommes avances par lorganisation - les
justificatifs des frais de voyage (des employs), les attestations de
liquidation financire (des sous-bnficiaires), les factures, ainsi que les
documents dachat et de rception (de fournisseurs).
17
Pour corriger les entres ou les reclassements - lcriture comptable

dorigine et lcriture de correction ou de reclassement doivent tre
recoupes. Si les montants corrigs ou reclasss constituent la somme
de plusieurs oprations, une liste complte des oprations ou des soldes
affect(e)s par la modification doit tre jointe lcriture de correction ou
de reclassement comme justificatif. Une explication complte justifiant
la raison pour laquelle la correction ou le reclassement a t ncessaire
doit tre jointe lcriture.
Si les documents sources sont de nature confidentielle, tels que ceux
dune criture de paie ou dun exercice juridique, lcriture doit indiquer
lemplacement des pices justificatives. Une description complte de la
transaction doit tre jointe chaque criture du journal gnral.
Lorganisation doit tablir et appliquer des politiques fermes de conservation
des dossiers. Tous les documents doivent tre protgs lorsquils sont
archivs sur place et (le cas chant) lextrieur. Les exigences des
donateurs et les lois locales doivent tre prises en compte pour dterminer la
dure ncessaire de conservation des documents. (Pour les projets financs
par les subventions du gouvernement des tats-Unis, il est recommand que
tous les justificatifs financiers soient conservs au minimum 10 ans.)
18
Processus 6.2 du service

financier - Budgtisation
Un budget est une estimation financire dtaille des activits prvues pour une
priode dfinie. Il existe diffrents types de budgets :
Budget dexploitation annuel : estimation du chiffre daffaires total et des
dpenses dune organisation au cours dun exercice fiscal ;
Budget de trsorerie : trsorerie quune organisation prvoit de recevoir et
de dpenser ;
Budget dinvestissement : total des cots destins acqurir des biens
(dpenses en immobilisations) ;
Budget de projet : cot estim dun projet spcifique ;
Budget de subvention : cot estim pour la conduite des activits dun
projet financ par une subvention.
Planification - Un budget est ncessaire pour planifier les activits venir afin
que lorganisation puisse raisonnablement estimer le cot de ces activits. Cela
permet lorganisation de dterminer si elle dispose des ressources ncessaires
pour raliser les activits et si elle fait le meilleur usage des ressources.
Leve de fonds - Le budget peut tre utilis comme outil principal de la collecte de
fonds. Le budget nonce en dtail ce que lorganisation prvoit de faire avec les
fonds recueillis, y compris ce pour quoi les fonds seront dpenss et les rsultats
qui seront obtenus.
Excution du projet - Un budget rel est ncessaire pour contrler une activit
une fois quelle a commenc. Les contrles en cours constituent loutil le plus
important pour comparer les cots rels par rapport aux cots prvus. Sans un
budget rel, ceci est impossible. tant donn que les plans peuvent changer,
il est ncessaire que les directeurs de service examinent le budget aprs
quune activit ait commenc et amendent le budget si ncessaire. Laval des
responsables dsigns peut tre ncessaire si les modifications du budget
ncessitent un financement supplmentaire.
Suivi et valuation - Le budget est utilis comme un outil dvaluation du
succs de lactivit au cours et la fin du projet. Il permet de dterminer si
les objectifs prvus ont t atteints et si les cots ont t respects.
19
quipe
financire
Processus 6.2 Budgtisation
20
Budgtisation
6.2.1
ta pe 6 . 2 . 1 - B u dg t i s at i o n
Nom de ltape
Budgtisation
Numro de ltape
10.2.1
Rle organisationnel
Directeur financier
Charg de projet/directeur de projet - Pour chaque
projet
Conseil dadministration - Pour lensemble du budget
annuel de lorganisation
Donnes dentre
Besoins de financement annuel de lorganisation

Ressources disponibles de lorganisation
Rsultats
Budget approuv
Rapports de comparaison budgtaire
Points dintgration
Collaboration avec les donateurs, les chargs de proje
Rsum
Des budgets efficaces ne peuvent tre raliss

quavec des plans initiaux adquats. La
planification financire est le fondement de la
gestion financire efficace. Lorganisation doit
avoir une ide claire de ce quelle entend faire et
comment elle entend le faire.
Le processus budgtaire
Pour que le budget soit utile et efficace, il est prfrable dentreprendre sa
prparation comme un exercice collectif organis et structur. Le processus
de budgtisation implique un certain nombre de questions, parmi lesquelles :
Quelles activits seront ncessaires la ralisation des objectifs
planifis ?
Quelles ressources seront ncessaires pour mener bien ces activits ?
Quel sera le cot de ces ressources ?
Quelles seront les sources des fonds ?
Les rsultats anticips sont-ils ralistes ?
Quelles approbations sont requises pour accepter les carts budgtaires ?
Les diffrents services de lorganisation disposent-ils dun budget ?
Une fois que le budget a t approuv et lactivit mise en uvre, le processus se
termine par une comparaison du plan (budget) avec le rsultat final (rel).
21
Principes de la budgtisation
Validation Le conseil dadministration devra approuver le budget de lorganisation
au dbut de lexercice fiscal. Les carts budgtaires dfavorables prvus suprieurs
au seuil stipul requirent une approbation crite pralable dun responsable
dsign (souvent le directeur financier) et, si ncessaire, des donateurs.
Comptabilit budgtaire - Un responsable du budget doit tre dsign pour
chaque centre de cots ou projet de lorganisation. Le responsable du budget a
les responsabilits suivantes par rapport au centre de cots ou projet attribu :
Llaboration du budget
Le contrle financier et programm opportun et efficace ;
La gestion et lanticipation des besoins du centre de cots ou projet ;
La prparation et la justification des demandes pour des amendements, le
cas chant ;
Le contrle des cots rels pour sassurer quils coincident avec les
cots prvus ;
La dtermination des mesures ncessaires pour empcher les
dpassements du cot des matires ;
La ralisation des objectifs fixs ;
La mise disposition rgulire des rapports programms ;
La conformit avec les exigences des donateurs, autant que possible ;
La clture des projets/subventions de manire opportune, efficace, et
complte.
Clart Comme plusieurs personnes diffrentes auront besoin dutiliser le
budget des fins multiples, le budget doit tre suffisamment clair et dtaill
pour permettre tous les utilisateurs potentiels de le comprendre. La clart et la
prcision sont essentielles, il est donc important de conserver les notes sur des
hypothses de budgtisation et la faon dont les estimations ont t dtermines.
Structure du budget Lors de ltablissement dun budget pour la premire fois
ou de lexamen dun budget, il est important de se rfrer au plan comptable de
lorganisation afin de dterminer sl sinscrit dans les exigences de rapport dun
donateur. La raison tant que les postes budgtaires apparaissent aussi dans
les documents comptables et les rapports de gestion. Si les postes budgtaires
et les docuements comptables ne sont pas cohrents, il sera alors trs difficile
de produire des rapports dvaluation une fois que ltape de mise en uvre du
projet est commence.
valuation des cots Il est important dtre en mesure de justifier les calculs
22
lors de lvaluation des cots. Le service financier doit travailler en troite

collaboration avec les autres responsables de service pour identifier les types
dactivits et les cots associs. Ne soyez pas tent de reprendre simplement
le budget de lanne prcdente et dajouter un pourcentage correspondant
linflation. Bien que le budget de lanne prcdente peut constituer un
point de dpart trs utile, il peut tre galement trompeur et contenir des
inexactitudes historiques. Les charges rpartir sur divers centres de cots et
projets par le biais dun processus dallocation des cots doivent tre prises
en compte au cours de la phase de budgtisation et incluses dans le cot total
prvu pour chaque centre de cots et projet. (Pour des conseils, voir la section
relative lallocation des cots de ce chapitre.)
Amendements Budgtaires Si, au cours de lanne, un responsable de
service dtermine quune modification due un besoin supplmentaire
anticip est ncessaire (provenant des fonds non affects de lorganisation),
laval du directeur gnral de lorganisation peut tre ncessaire. Si des fonds
supplmentaires sont ncessaires pour un projet subventionn, lorganisation
devra demander lapprobation du donateur pour modifier laccord de subvention.
Si le donateur accorde la modification, un budget rvis doit tre prpar et
soumis au donateur de la subvention.
Une fois approuv, le budget modifi devient le nouveau budget de
fonctionnement pour cet accord. Si une approbation interne est donne, le
responsable de service sera tenu de prparer un formulaire damendement du
budget, dobtenir la ou les approbation(s) ncessaire(s) et denvoyer le formulaire
approuv au service financier. Le service financier doit utiliser le nouveau budget
approuv aux fins de rapport comparatif avec le budget.
La meilleure approche est de constituer une liste de tous les intrants
ncessaires et de prciser la quantit et le cot unitaire estim de chaque
lment. partir de cette fiche de travail dtaille, il est simple de produire un
budget succinct pour chaque poste et trs facile de mettre jour en cas de
changement dunits ou de cots.
23
E x e m ple de f i c h e b u dg ta i re :
Description
dune ligne
budgtaire
Salaire
Cot
unitaire
Unit
de
mesure
Quantit
Budget
annuel
total
demand
10 000
Mois
240 000
500
Mois
6,000
Loyer
Notes
Salaires
pour les
comptables
du projet
Loyer du
crditbail des
bureaux
Cots sous-estims Beaucoup de projets qui ont chou lont t en raison

dun budget sous-estim. Les cots sous-estims les plus communs sont
les cots indirects ou dappui. Voici quelques-uns des cots les plus souvent
sous-estims :
Cots relatifs au personnel (par exemple, les cots lis au recrutement,
la formation, les avantages et les paiements statutaires) ;
Cots du lancement dun projet (par exemple, la publicit) ;
Cots dattribution (par exemple, le loyer, les assurances et les services
publics) ;
Cots dexploitation des vhicules ;
Maintenance des quipements (par exemple, pour les photocopieurs et
les ordinateurs).
Catgories de budget pour la gestion de projet
Les postes budgtaires sont des lignes budgtaires spcifiques ou des
classifications de compte qui correspondent aux budgets proposs pour le budget.
Chaque poste doit tre identifi par un code comptable spcifique. Certains
donateurs demanderont leurs bnficiaires dutiliser des modles particuliers
de budget avec des catgories et postes de cots standards lorsquils demandent
ou ralisent des rapports sur lutilisation des fonds.
Lorsquun donateur exige un rapport par catgories de cots, qui est un
regroupement de plusieurs postes de compte, lorganisation doit lancer le
processus de budgtisation pour chaque poste budgtaire et remonter une
catgorie de cots.
24
Flexibilit des postes pour la gestion des projets

Dans un accord de subvention, le donateur prcisera la flexibilit des postes
applicable la subvention. Si lapprobation du donateur est requise avant
dengager certains types de dpenses, respectez les rglements du donateur
pour obtenir son approbation. Par exemple, un donateur peut octroyer jusqu
10 pour cent de flexibilit au montant prvu par poste.
Voici est un exemple de flexibilit acceptable qui ne ncessite pas laccord
pralable du donateur :
Description
Budget
Dpense
relle
Diffrence Budget
rel sur/sousestim
Salaires
300
330
10%
Voyages intrieurs
100
90
(10%)
Frais de bureau
200
180
(10%)
Total
600
600
0%
Les dpenses
relles nont
pas dpass le
budget
La diffrence
ne doit pas tre
suprieure 10
pour cent du
budget prvu
Voici un exemple de flexibilit non acceptable :
Budget
Dpense
relle
Diffrence
Budget rel sur/
sous-estim
Salaires
300
450
50%
Voyage intrieurs
100
90
(10%)
Frais de bureau
200
180
(10%)
Total
600
720
20%
Description
La diffrence
est suprieure 10
pour cent du
budget prvu
Les dpenses relles

ont dpass le budget
25
Voici un autre exemple de flexibilit non acceptable:
Budget
Dpense
relle
DiffrenceBudget rel sur/

sous-estim
Salaires
300
360
20%
Matriaux du projet
600
580
(3%)
Voyages intrieurs
100
80
(20%)
Frais de bureau
200
180
(10%)
1,200
1,200
0%
Description
Total
Les dpenses relles

nont pas dpass le
budget
La diffrence
est
suprieure
10 pour cent
du budget
prvu
Mme si le budget total na pas t

dpass, la dpense sur les salaires a
t dpasse de plus de 10 pour cent
Concernant la flexibilit des postes, lorganisation doit toujours se rfrer

aux termes de laccord spcifique avec chaque donateur puisquelle peut
varier dun donateur lautre et pour divers accords avec un donateur donn.
Dans les exemples ci-dessus, la restriction a t sur une base de ligne
budgtaire. Pour certains donateurs du gouvernement amricain, il existe une
limite cumulative de 10 pour cent du budget total. Pour dautres donateurs,
les limites de flexibilit se basent sur les catgories ou composantes de
programme, et non sur les postes budgtaires.
26

financier - Gestion de la
trsorerie
La gestion de la trsorerie est une fonction importante dans toute organisation.
Afin doptimiser sa trsorerie, une organisation doit mettre en uvre des
procdures de caisse pour grer efficacement les entres et sorties de caisse.
La prvision et la budgtisation sont des aspects importants de la gestion de
la trsorerie. Lorganisation doit sefforcer de planifier de faon aussi dtaille
que possible et le plus longtemps lavance les recettes attendues et les
dcaissements ncessaires. Les fonctions de gestion de la trsorerie saxent
autour des encaissements, dcaissements, prvisions et rapprochements.
Processus 6.3 Gestion de la trsorerie

Dbut du
processus
Encaissements
6.3.1
Dcaissements
6.3.2
Prvisions des
flux de
trsorerie
6.3.3
Oprations de
petite caisse
6.3.5
Exploitation dans
un environnement
de trsorerie
6.3.6
Rconciliation
bancaire
6.3.4
Fin du
processus
27
ta pe 6 . 3 . 1 - E n c a i s s e m e n t s
Nom de ltape
Encaissements
Numro de ltape
6.3.1
Rle organisationnel
Directeur financier
Caissier
Direction
Donnes dentre
Accords de subvention
Contributions
Bordereaux de paiement
Rsultats
Reus de caisse
Bordereaux de dpt bancaire
Points dintgration
Collaboration avec les donateurs

Collaboration avec les chargs de projet et les
directeurs de service
Rsum
Les encaissements de lorganisation proviennent

de diverses sources telles que les dons,
subventions, ventes, frais pour services rendus,
et du recouvrement de crances. Tous les
encaissements doivent tre comptabiliss de
manire opportune.
Tous les encaissements doivent tre dats ds leur rception et prnumrots afin de faciliter la vrification de la squence numrique des
documents manquants. Les procdures suivantes doivent tre suivies :
Les espces doivent tre mises en dpt une fois perues.
Les encaissements doivent tre classs de manire approprie soit en
tant que dons, fonds de subventions, espces provenant de la vente,
recouvrement de crances, prestation de services, cession dactifs ou
fonds emprunts. Le rapprochement doit tre effectu dans les comptes
respectifs afin de dterminer si toutes les critures ont t passes pour
montrer tous les fonds reus par lorganisation.
Les rapprochements bancaires doivent tre effectus chaque mois
par une personne indpendante de la consignation de trsorerie ou
de la comptabilit. Les critures de caisse doivent tre rgulirement
compares aux listes de versement et aux dpts.
28
ta pe 6 . 3 . 2 - D c a i s s e m e n t s
1.
Nom de ltape
Dcaissements
Numro de ltape
6.3.2
Rle organisationnel
Directeur des finances

Responsable des comptes crditeurs
Donnes dentre
Justificatifs obligatoires des dcaissements
Rsultats
Bordereaux de dcaissement valids Dlivrance de

reus aux fournisseurs
Points dintgration
Collaboration avec les chargs de projet

Collaboration avec les fournisseurs
Rsum
Les dcaissements en espces doivent tre

autoriss et documents de manire approprie.
Les responsables dsigns doivent autoriser les sorties de fonds. Une

documentation approprie pour les dcaissements de fonds comprend,
mais sans sy limiter, les lments suivants :
Un formulaire de demande dachat approuv ;
fournisseurs, ou de la raison pour laquelle un fournisseur unique a
t choisi ;
Bon de commande et/ou contrat avec les fournisseurs ;
Une note de rception de marchandises (bon de rception) ;
Si ncessaire, un mmo justificatif des carts entre les quantits ou
descriptions darticles commands par rapport ceux reus ;
La facture originale du fournisseur ;
Le bon de paiement/la demande dacompte valid(e).
2.
Les dtails des dcaissements doivent tre rcapituls sur un

bordereau de dcaissement. Le bon doit contenir la date de la
transaction, le code comptable et le motif de paiement. Le bon doit tre
sold, c.--d. que les dbits doivent tre gaux aux crdits. Le principe
de la division des tches exige que le bordereau de dcaissement soit
vrifi par une personne autre que celle qui la prpar et approuv par
un cadre suprieur. Cette approbation est suffisante pour effectuer le
paiement et enregistrer lopration dans le grand livre gnral.
29
3.
Lorganisation doit veiller ce que tous les paiements, lexception des

dcaissements de petite caisse, soient effectus laide de chques
pr-numrots afin de permettre une identification indpendante par la
banque. Il est plus difficile de manipuler les paiements par chque parce
quils laissent des traces que laudit peut facilement suivre, tandis que
les espces ne peuvent tre suivies. Tous les dcaissements par chque
doivent tre approuvs par les signataires autoriss.
4.
Les signataires de chques/responsables dapprobation pour les

virements lectroniques doivent tre clairement dsigns. Ceuxci doivent tre aussi peu nombreux que possible pour limiter la
responsabilit. Les chques doivent ncessiter au moins deux
signatures.
5. U
ne copie du chque sign doit tre jointe au bordereau de dcaissement.
Lorganisation doit toujours obtenir un accus de rception du fournisseur
sous la forme dun formulaire de rception mis par le fournisseur. Si le
fournisseur ne peut pas fournir un tel formulaire, il doit signer une copie
du chque. Un employ de lorganisation non affect la caisse et aux
approvisionnements doit prparer une note de rception de marchandises
(bon de rception).
6.
Veillez ce que les personnes qui prparent les chques naient pas
accs aux encaissements. (Si lorganisation ne peut pas sparer ces
fonctions en raison dun personnel limit, cette faiblesse de contrle
doit tre documente, et des contrles compensatoires doivent ensuite
tre mis en place pour la contrebalancer.) Laccs aux chques en blanc
doit tre restreint aux personnes autorises. La squence numrique
doit tre vrifie larrivage de nouveaux chques, et les chques
manquants doivent tre rpertoris.
7.
Les chques doivent tre dats ds leur dlivrance. Les chques

antidats ou postdats doivent tre strictement interdits. La date
du chque doit tre indique sur le bordereau de dcaissement et
enregistre dans le journal/grand livre des sorties de caisse.
8.
La signature des chques en blanc doit tre interdite. Les chques ne
doivent pas tre tablis tant quun bordereau de demande de paiement
nest pas prpar et approuv.
9.
Avant quun chque ne soit sign, toutes les pices justificatives du

paiement doivent tre fixes un bordereau de dcaissement pour
montrer lauthenticit de la dpense. Toutes les pices justificatives
doivent tre annules laide du cachet PAY immdiatement aprs
lapprobation pour empcher que les documents soient prsents
nouveau pour paiement.
30
10. Pour viter toute altration, les chques signs doivent tre envoys
directement aux bnficiaires dsigns, sans avoir revenir vers le
responsable charg de leur prparation. Si en raison dun personnel
limit, les chques doivent tre rachemins vers le responsable charg
de leur prparation, des contrles compensatoires doivent tre mis
en place. Ces contrles exigent quun employ diffrent de celui qui
prpare/distribue les chques procde aux rapprochements bancaires
et passent les critures.
11. Pour viter des paiements ou enregistrements en double, les numros
de chques doivent tre utiliss comme rfrences transactionnelles
lors de lcriture au journal ou grand livre des encaissements. Les copies
originales des dcaissements et des chques annuls doivent tre
archivs.
12. Les chques doivent tre imprims sur demande. Les chques doivent
tre bloqus en y apposant les mentions Au compte du bnficiaire
seulement et non ngociable si cela est la pratique courante dans
le pays.
13. Il est recommand de tenir registre de distribution (dcaissement) des
chques pour comptabiliser la squence des chques mis.
14. Les chques annuls sont marqus du tampon Annul appos trs
visiblement dessus, puis conservs en lieu sr pour rfrence. Il est
recommand qu chaque chque annul soit joint un bordereau de
dcaissement en blanc et enregistr dans le systme du grand livre de
caisse comme annul des fins de suivi.
15. Les virements bancaires provenant dautres comptes doivent tre
enregistrs dans le journal des dcaissements au moment de linitiation
du virement puis entrs dans le journal des encaissements une fois le
virement effectu. Il est recommand que le compte de fonds en transit
soit utilis pour assurer le suivi et le contrle du transfert dargent entre
des comptes bancaires.
a. Lorsque les fonds sont transfrs du compte A au compte B
i. Dbiter le compte de fonds en transit
ii. Crditer le compte Banque A
b. Lorsque les fonds sont comptabiliss comme reus en compte B
i. Dbiter le compte Banque B
ii. Crditer le fonds en transit
Remarque: Le fonds en transit est le compte du grand livre utilis pour
assurer le suivi des fonds transfrs dun compte bancaire un autre. Comme
la sortie de fonds est enregistre sur un document comptable distinct du reu
31
de caisse, le compte de fonds en transit est ncessaire pour quilibrer les

deux critures. Lorsque la rception des fonds est enregistre, le solde du
compte de fonds en transit est sold.
32
ta pe 6 . 3 . 3 - P r v i s i o n s de s fl u x de tr s o rer i e
Nom de ltape
Prvisions des flux de trsorerie
Numro de ltape
6.3.3
Rle organisationnel
Directeur financier
Donnes dentre
Budget approuv
Plans dactivits
Rsultats
Prvisions de flux de trsorerie approuves
Points dintgration
Collaboration avec les donateurs

Collaboration avec les chargs de projet
Rsum
Les prvisions de flux de trsorerie permettent

aux responsables de lorganisation de prvoir
les priodes o les soldes de trsorerie sont
susceptibles dtre insuffisants pour rpondre aux
besoins de trsorerie ainsi que les priodes o les
fonds sont excdentaires.
Une gestion efficace de la trsorerie est essentielle pour les organisations. Elle est
un lment cl de la planification et dune gestion oprationnelle efficace. Si les
entres et les sorties de fonds ne sont pas planifies et surveilles correctement,
les organisations risquent de se trouver court de fonds et de ne pas pouvoir servir
les bnficiaires ou payer les employs et les fournisseurs temps. Une prvision
de trsorerie est souvent requise par les parties externes pour leur permettre de
planifier les dates dmission de fonds au bnfice de lorganisation.
Les prvisions de flux de trsorerie sont lies la planification budgtaire et
impliquent, au minimum, les tapes suivantes :
1.
Dterminer la trsorerie au dbut dune priode donne dans les

registres comptables de lorganisation.
2.
Planifier le calendrier des futures rentres de fonds prvues, les

sources approuves des fonds de subvention, et dautres sources
prvues de revenus. Les principales sources de rentres de fonds
pour une organisation comprennent les contributions, les avances ou
remboursements des donateurs, la collecte des soldes des comptes
dbiteurs, et les encaissements provenant des activits gnratrices
de revenus.
3.
Estimer le calendrier des dcaissements, en prenant en compte

les activits prvues de lorganisation. Les organisations qui grent
leur comptabilit selon la mthode de la comptabilit dexercice ne
33
doivent pas oublier que des paiements aux fournisseurs peuvent tre
ncessaires pour rduire une dette prcdemment enregistre.
4.
Rcapituler les informations ci-dessus dans une fiche technique

indiquant les soldes de trsorerie prvus par exercice.
5.
Fournir les prvisions au directeur gnral ou un autre responsable

comptent pour tre utilises dans la projection des excdents ou
besoins de trsorerie.
ta pe 6 . 3 . 4 - R a ppr o c h e m e n t b a n c a i re
Nom de ltape
Rapprochement bancaire
Numro de ltape
6.3.4
Rle organisationnel
Directeur financier
Autorisation officielle
Donnes dentre
Relev bancaire officiel

Transactions du grand livre
Rsultats
tat de rapprochement bancaire
Points dintgration
Collaboration avec la banque
Rsum
Les rapprochements bancaires sont effectus

au moins une fois par mois pour concilier les
diffrences entre les relevs bancaireset les
registres tenus par lorganisation.
Les lments suivants sont susceptibles dentraner des diffrences entre le

grand livre dune organisation et un relev bancaire :
Les transferts entrants ;
Les frais bancaires et intrts comptabiliss par la banque mais pas par ;
Les chques mis par lorganisation, mais non prsents la banque ;
Les dpts en transit, dfinis comme les dpts effectus et enregistrs
par lorganisation jusqu la fin du mois, mais pas enregistrs par la
banque la date finale du relev bancaire. Cette diffrence peut tre
due des retards de traitement ou des erreurs denregistrement.
Les pratiques recommandes pour le rapprochement sont les suivantes :
1.
Les rapprochements bancaires doivent tre prpars mensuellement

pour vrifier la fidlit de la comptabilit. Le compte bancaire
reflte lactivit du livre de caisse. Par consquent, le responsable
en charge de la prparation des tats financiers doit comparer les
34
carts ventuels qui pourraient tre causs par erreur ou abus. La

responsabilit du rapprochement du compte bancaire doit tre confie
des personnes non impliques dans le traitement des entres et
sorties de caisse. Dans le cas contraire, des divergences peuvent
tre dissimules. Un responsable dsign doit passer en revue les
rapprochements. Les rapprochements bancaires doivent tre archivs
en cas daudit ou dautres rvisions internes.
2.
Les documents justificatifs des lments de rapprochement doivent

tre joints au rapprochement bancaire correspondant. Ces documents
peuvent inclure une liste des chques en circulation, des dpts en
transit et dautres documents pertinents.
3.
Le cas chant, une criture doit tre cre au journal central pour
enregistrer la rconciliation des lments qui apparaissent sur le
relev bancaire, mais ne sont pas enregistrs dans le grand livre de
lorganisation.
4.
La prparation du rapprochement bancaire doit toujours commencer

par le solde douverture report du rapprochement prcdent et se
terminer par un solde redress qui corresponde au solde de clture du
relev bancaire.
5.
Les lments de rapprochement identifis pendant le processus

du rapprochement bancaire doivent tre traits au cours du mois
suivant. Le directeur financier doit effectuer un suivi si un lment de
rapprochement apparat durant deux mois daffile.
6.
La direction doit prendre des mesures adquates pour les

carts inconciliables ou non identifis au cours du processus de
rapprochement bancaire.
7.
Tous les chques de dcaissement qui sont en suspens depuis plus

dune priode dtermine (par exemple, trois ou six mois) doivent tre
annuls et remplacs.
35
ta pe 6 . 3 . 5 P et i te c a i s s e
Nom de ltape
Petite caisse
Numro de ltape
6.3.5
Rle organisationnel
Consignataire/responsable de la petite caisse

Directeur financier
Donnes dentre
Livres de la petite caisse
Rsultats
Grand livre de la petite caisse
Points dintgration
Requrants et autorits dapprobation
Rsum
Lobjectif de la cration dune petite caisse est

de permettre laccs aux espces la demande
pour les petits paiements. Il incombe la direction
de lorganisation de dfinir le solde maximum
de la petite caisse, dtablir une limite pour les
dcaissements individuels et de dsigner un
responsable. La petite caisse doit tre maintenue
un montant fixe. Le niveau recommand de la petite
caisse doit satisfaire les besoins despces pour une
dure comprise entre deux semaines et un mois.
1.
Les organisations doivent tablir une politique et des procdures

relatives la petite caisse. Les procdures doivent dcrire
lemplacement de la petite caisse, le solde maximal du fonds, les
rles et responsabilits du personnel impliqu dans la consignation
des fonds, la prparation des bordereaux de petite caisse, les
niveaux dapprobation, le montant maximum de dcaissement et le
processus de reconstitution de la petite caisse.
2.
Le consignataire doit tre dsign et form pour grer la petite caisse.
3.
Le consignataire de la petite caisse ne doit exercer aucune autre

fonction de trsorerie.
4.
Le fonds de petite caisse doit tre conserv dans un coffre-fort

verrouill et laccs au coffre doit tre rserv au consignataire.
5.
Tous les paiements de la petite caisse ne doivent tre effectus que pour
les paiements autoriss en utilisant un formulaire de demande de petits
montants et un bordereau pr-numrot de petite caisse Ils doivent tre
appuys de preuves de paiement tels que les factures des clients et les
signatures du bnficiaire. Le consignataire de la petite caisse ne doit
jamais autoriser un paiement.
6.
36
Le consignataire de la petite caisse doit enregistrer tous les paiements
dans un livre de petite caisse, qui peut tre un registre formel (de
prfrence) ou une fiche comptable. Le livre de petite caisse recueille
des renseignements sur la date et lobjet du paiement, le bnficiaire,
le montant vers et le solde courant de la petite caisse.
7.
Le consignataire doit quotidiennement rapprocher les fonds de

la petite caisse. Largent qui reste dans la petite caisse, plus la
somme des paiements effectus partir de la date de la dernire
reconstitution du fonds doivent concorder avec le solde montant
fixe du fonds de la petite caisse. Toute diffrence doit tre porte
lattention du directeur financier pour des mesures ad hoc.
8.
Chaque fois quil y a un changement de responsabilit au niveau du

consignataire, un inventaire de la caisse ainsi quun un transfert officiel
de la caisse et des documents doivent tre effectus. Une troisime
personne doit tre tmoin pour signer la procdure de transfert.
9.
Un inventaire de caisse doit tre effectu de manire inopine par une

autre personne que le consignataire de la petite caisse au moins une
fois par mois. Il est recommand de procder dautres inventaires de
caisse indpendants intervalles rguliers au cours du mois.
Remboursement/reconstitution de la petite caisse

1.
Lorsque le solde du fonds de la petite caisse atteint un solde minimum

prdfini, le consignataire tablit un tat de reconstitution. Ltat de
reconstitution est une liste de paiements classs selon les comptes du
grand livre.
2.
Un responsable financier dsign doit passer en revue ltat de

reconstitution pour vrifier lexactitude et la validit des pices
justificatives.
3.
Une fois confirm par le service financier et approuv par un

responsable dsign de lorganisation, un chque du montant de la
reconstitution demande doit tre mis. Il est recommand dmettre
le chque de reconstitution au nom du consignataire.
4.
ce stade, le consignataire de la petite caisse reoit le remboursement

pour la reconstitution demande, ce qui ramne le fonds de caisse au
solde fixe.
Tenue de la comptabilit la petite caisse

1.
Lorsque le fonds initial de la petite caisse est constitu, un bordereau

de dcaissement est prpar pour dbiter le compte davances de
caisse et crditer le compte Banque.
2.
Chaque fois quil est ncessaire de reconstituer le compte de petite
37
caisse, un bordereau de dcaissement est tabli du montant requis pour

ajuster la petite caisse au montant du fonds de caisse. Le comptable
dbitera le compte de dpenses et crditera le compte Banque.
38
ta pe 6 . 3 . 6 - E x pl o i tat i o n da n s u n
e n v i r o n n e m e n t de tr s o rer i e
Nom de ltape
Exploitation dans un environnement de

trsorerie
Numro de ltape
6.3.6
Rle organisationnel
Consignataire de trsorerie
Directeur financier
Donnes dentre
Transferts de caisse et documents associs

Accords de subvention
Documentation dachat
Documents de rception
Factures des fournisseurs
Rsultats
Bordereau dencaissement
Bordereaux de dcaissement
Reus de caisse
Bordereaux de dcaissement
Livre de caisse
Grand livre gnral
Points dintgration
Requrants et autorits dapprobation

Fournisseurs
Chargs de projet
Rsum
Les organisations peuvent fonctionner dans un lieu

ou environnement dexploitation dans lequel aucune
option bancaire officielle nest disponible. Dans
ces situations, toutes les transactions peuvent tre
effectues en espces (monnaie), avec un besoin
accru de contrle interne efficace tout au long du cycle
de trsorerie.
Lorsquune organisation fonctionne dans un environnement de trsorerie,

les mesures suivantes sont recommandes pour sassurer que largent est
bien protg :
1.
Lorganisation doit instaurer des politiques et procdures qui indiquent

clairement les rles et les responsabilits des membres du personnel
impliqus dans la surveillance de la trsorerie, la documentation
requise pour chaque tape du cycle de trsorerie et les approbations
ncessaires pour verser les fonds.
2.
Un consignataire doit tre dsign et form pour grer la petite caisse.
3.
Dans la mesure du possible, toutes les fonctions lies la trsorerie

doivent tre clairement spares. Des contrles et des soldes
doivent tre mis en place pour chaque processus de trsorerie.
39
Carl D. Walsh POUR CRS
Si des limites de dotation empchent une sparation totale des

fonctions, ces faiblesses doivent tre documentes et des contrles
compensatoires doivent tre mis en place afin de minimiser
lexposition de lorganisation.
4.
Le fonds de petite caisse doit tre conserv dans un coffre-fort

verrouill et laccs au coffre doit tre limit au consignataire.
5.
Si possible, le directeur gnral de lorganisation et le directeur

financier doivent dfinir le niveau maximum de la caisse. Toute liquidit
excdentaire doit tre conserve dans une banque scurise ; les
fonds doivent tre retirs de cette banque en cas de besoin.
6.
Chaque reu de caisse doit tre document comme suit :

a.
Bordereau de caisse multi-partie, pr-numrot, dat et sign

par le consignataire et par le payeur ou convoyeur de fonds. Le
bordereau original doit tre retourn au payeur ou convoyeur et
Un leader de village
en Rpublique
Dmocratique du
Congo organise les
activits pendant
que les bnficiaires
attendent de recevoir
des graines de cassava
dans la province du
Nord Kivu.
une copie doit tre jointe au bordereau de caisse. Le dpositaire

doit conserver une copie dans un fichier distinct des fins de
contrle squentiel.
b.
Reus de caisse signs par le prparateur et approbateur des

reus, avec copie du bordereau de caisse ou avis de transfert
(le cas chant) galement en annexe. (Remarque : plusieurs
encaissements peuvent tre inclus sur un seul reu de caisse
tant quils sont indiqus sparment sur le reu.)
7.
Chaque paiement en espces doit tre effectu uniquement des

fins autorises et doit tre document par une combinaison des
documents suivants, selon le cas :
a.
Une demande dachat approuve ;
b.
c.

fournisseurs ;
d.
Bon de commande ou contrat approuv ;
e.
Bordereau de rception des marchandises ;
f.
Si ncessaire, un mmo justifiant tout cart significatif entre les

quantits ou articles command(e)s par rapport ceux reus ;
g.
Original de la facture du fournisseur ou le note de frais de

voyage de lemploy ;
h.
La demande de paiement/davance approuve ;
i.
Bordereau de dcaissement multi-partie, pr-numrot

(obligatoire pour tous les dcaissements). Le bordereau de
dcaissement doit tre sign et dat par le consignataire
versant les espces et le bnficiaire. Le bordereau de caisse
original doit tre joint au bordereau de dcaissement et une
40
copie doit tre donne au bnficiaire. Le dpositaire doit

conserver une autre copie des fins de contrle squentiel.
j.
Bordereau de dcaissement qui comprend toutes les pices

justificatives cites ci-dessus, signes par le prparateur et
approbateur du bordereau. Un bordereau distinct doit tre
prpar pour chaque dcaissement. Deux dcaissements ne
doivent pas tre regroups sur un seul bordereau.
8.
Il est interdit au consignataire dautoriser les paiements.
9.
Le consignataire doit enregistrer tous les paiements dans un journal

de caisse officiel. Le livre doit indiquer la date et une brve explication
de lobjet du paiement, le bnficiaire, le montant pay, le ou les
compte(s) charg(s) ainsi que le solde courant de la caisse.
10. Toutes les transactions en espces doivent tre enregistres

immdiatement dans le livre de caisse.
11. Outre le livre de caisse, lorganisme doit tenir un grand livre gnral qui
comprend toutes les transactions en espces et toutes les critures
comme lenregistrement de la liquidation des soldes dbiteurs,
lamortissement, le reclassement ou les critures de correction. La tenue
du grand livre gnral doit tre effectue par une autre personne que le
consignataire.. Les critures du journal doivent tre enregistres dans
les documents standards nomms bordereaux du journal gnral. Le
prparateur et approbateur des bordereaux et la personne qui a enregistr
la transaction dans le grand livre gnral doivent signer les bordereaux.
12. Le consignataire doit compter la caisse quotidiennement. Largent qui
reste dans la petite caisse, plus la somme des paiements effectus
partir de la date de la dernire reconstitution du fonds doivent
concorder avec le solde fixe de la petite caisse. Toute diffrence doit
tre porte lattention du directeur financier ou du responsable du
site pour laction.
13. Chaque fois quil y a un changement de responsabilit au niveau du
consignataire, un inventaire de la caisse ainsi quun transfert officiel
de la caisse et des documents doivent tre effectus.. Une troisime
personne doit tre tmoin pour signer le processus de transfert.
14. Une personne dsigne doit procder un inventaire de caisse
indpendant, au moins une fois par semaine. Les rsultats de cet
inventaire doivent tre documents et communiqus au directeur
financier ou responsable du site.
15. Au moins une fois par mois, un employ dsign qui est indpendant
des fonctions de trsorerie doit procder un inventaire de caisse
inopin. Cet inventaire de caisse doit tre document et communiqu
au directeur financier ou responsable de site.
41
16. Tous les bordereaux de dcaissement doivent tre annuls pour

empcher leur rutilisation.
17. Tous les bordereaux doivent tre systmatiquement stocks dans une
armoire ou pice ferme cl, laccs ces dossiers doit tre limit
aux employs dsigns.
18. De mme, laccs au livre de caisse et au grand livre doit tre limit. Si le
livre de caisse et/ou le grand livre gnral est/sont manuscrits, ils doivent
tre conservs dans un coffre verrouill en dehors des heures de travail.
Si le livre de caisse et/ou le grand livre gnral est /sont conservs sur un
ordinateur, lordinateur ou les fichiers doivent tre protgs par un mot de
passe et sauvegards, au minimum, chaque semaine. Des sauvegardes
quotidiennes sont recommandes, si possible.
42

financier - Gestion des
crances
Les sommes dues lorganisation constituent des actifs et doivent tre classes
dans la catgorie dactif crances .La liquidation des crances commerciales
se traduit gnralement par des entres de trsorerie futures. Toutefois, dautres
types de crances, tels que les montants avancs aux employs pour les voyages
daffaires lis des organisations sous-bnficiaires afin deffectuer des tches
lies au projet, lorsque liquides, se traduisent gnralement par des charges.
Lorganisation doit tablir des chances fermes pour le recouvrement des
crances. Pour les crances rsultant doprations avec des parties externes,
les dlais de paiement en espces et/ou de rapport de liquidation doivent tre
clairement noncs dans les contrats ou accords entre les parties. Pour les
crances dues par les employs de lorganisation, les dlais de paiement en
espces et/ou de rapport de liquidation doivent tre clairs dans les politiques et
les procdures de lorganisation et appliqus de manire cohrente.
La gestion efficace des crances exige que tous les soldes des crances soient
analyss au minimum tous les mois. Lanalyse des crances la plus commune et
efficace est le rapport de classement chronologique, dans lequel les diffrents
soldes ouverts individuels sont rpertoris, avec les dates des transactions
financires qui ont donn lieu ces soldes et les rfrences de pices comptables.
Les rapports doivent tre diffuss mensuellement aux responsables respectifs du
recouvrement et/ou de la liquidation des soldes dans les organisations.
quipe
financire
Processus 6.4 Gestion des crances

Gestion des
crances
6.4.1
43
ta pe 6 . 4 . 1 - ge s t i o n de s cr a n ce s
Nom de ltape
Gestion des crances
Numro de ltape
6.4.1
Rle organisationnel
Directeur financier
Comptable
Donnes dentre
Demandes davance approuves
Rsultats
Rapports de classement chronologique
Points dintgration
Collaboration avec la direction ainsi que des achats

et de programmation des ministres
Rsum
Les montants dus lorganisation doivent tre

enregistrs au titre des crances. Ils doivent tre
surveills de prs afin dassurer leur recouvrement
ou remboursement en temps opportun et
doivent tre indiqus avec prcision et classs
correctement.
Types de crances
Un compte distinct doit tre cr dans le grand livre pour chaque type de
crance que lorganisation espre appliquer. Voici quelques types de crances
communes de nombreuses organisations :
1.
Les crances commerciales Soldes rsultant des ventes du

commerce, le cas chant. Ce compte est sold via des paiements
en espces/par chque/par transfert.
2.
Les avances pour voyage Montants avancs aux employs pour des
voyages daffaires. Ce compte est normalement sold par la prsentation
des frais de voyage valids et/ou des encaissements, documents de
manire approprie. Ces avances doivent tre entirement liquides la
fin de chaque voyage. De nouvelles avances ne doivent pas tre dlivres
tant quune avance ancienne est nest pas entirement liquide.
3.
Les crances des employs - Montants dus par les salaris pour les
paiements effectus en leur nom. Ces soldes sont compenss par le
recouvrement en espces/par chque ou via des retenues sur salaire
lorsque la loi ly autorise.
4.
Les avances pour projet - Avances aux organisations sous-bnficiaires

pour mener des activits lies au projet. Ce compte est normalement
sold par la prsentation de rapports de liquidation. Les montants
dclars doivent tre vrifis par lorganisation via lexamen des
pices justificatives du sous-bnficiaire.
44
5.
Les avances sur salaire - Montants avancs aux employs, tant

entendu que les montants avancs seront rembourss par lemploy
dans le dlai impos par le droit du travail local sous forme de
retenues sur salaire. Lorganisation doit disposer dune politique
applicable aux lois locales concernant le remboursement des avances
sur salaire.
6.
Les avances aux fournisseurs - Montants verss aux fournisseurs avant

la rception de biens ou de services. Ce compte est sold lorsque
les marchandises achetes sont livres ou le service est rendu par
compensation de lavance sur le montant d.
Procdures de gestion des crances standards

Les procdures suivantes sont des procdures standards qui permettent la
gestion des soldes de crances :
1.
Les politiques de lorganisation doivent clairement indiquer lchance

de chaque type de crance. Les dlais de recouvrement ou de
liquidation doivent tre communiqus par crit aux autres parties. Le
cas chant, une date limite doit tre intgre dans les termes dun
accord avec la partie laquelle les fonds seront avancs.
2.
Un ou plusieurs fonctionnaires de lorganisation doivent surveiller les

soldes ouverts et effectuer le suivi des dfauts de paiement.
3.
Les avances ne doivent pas tre remises aux parties qui ont des soldes
en souffrance.
4.
Chaque balance doit indiquer clairement la partie qui doit les fonds.
a.
Si lorganisation utilise un systme de grand livre gnral

informatis, un numro didentification (code fournisseur) doit
tre attribu chaque crditeur et enregistr dans le grand livre
gnral ou un grand livre auxiliaire chaque fois quune transaction
avec le crditeur a lieu.
b.
Si lorganisation utilise un grand livre manuscrit, il est

recommand que les transactions avec les diffrents crditeurs
soient galement enregistres dans un livre auxiliaire distinct ou
autre dossier synthtis et rapproch avec le grand livre une fois
par mois. Un livre auxiliaire distinct ou autre support doit tre
tenu pour chaque compte de crdit du grand livre.
5.
Peu aprs la clture mensuelle des livres, le service financier

de lorganisation doit fournir la direction et aux employs
affects au recouvrement des crances et aux rapports de suivi
les soldes crditeurs ouverts. Les rapports doivent tre classs
chronologiquement pour indiquer lchance de chaque solde ouvert
afin de faciliter le suivi et le recouvrement.
45
6.
Le grand livre gnral ou le livre auxiliaire doit fournir une piste daudit
complte pour justifier chaque solde ouvert.
7.
Des rserves doivent tre constitues pour les soldes de comptes qui
se rvlent irrcouvrables. (Une rserve est constitue en enregistrant
un dbit sur un compte de crances douteuses et un crdit sur un
compte de rserve pour crances.) Il est recommand de demander
lapprobation dun cadre suprieur comme le directeur gnral pour
constituer des rserves.
8.
Les soldes des comptes irrcouvrables doivent tre annuls.

Lorganisation doit dcrire la procdure respecter pour les
annulations et la ou les approbation(s) requises(s) dans une politique.
Les soldes crditeurs sont annuls par lenregistrement dun dbit
sur un compte de rserve et un crdit au compte crditeur applicable.
Il est recommand de demander lapprobation dun cadre suprieur
comme le directeur gnral pour annuler les soldes crditeurs.
46

financier Comptabilit des
subventions
Les immobilisations corporelles sont les biens immobiliers, installations et
quipements long terme de lorganisation qui ont une dure de vie utile
suprieure un an.
Le service financier doit enregistrer chaque actif immobilis dans le grand livre
gnral et dans le registre des immobilisations (livre) comme suit :
Si le bien a t achet avec les fonds propres non affects de
lorganisation, lcriture comptable doit tre enregistre sur un
bordereau de dcaissement, au dbit du compte dactifs immobiliss et
au crdit du compte de trsorerie.
Si le bien a t reu en tant que contribution en nature dun donateur
priv ou en tant que subvention en nature libre dhypothque dun
donateur de subventions, lcriture comptable doit tre enregistre
sur un bordereau du journal gnral, au dbit du compte dactifs
immobiliss et au crdit des produits de contribution en nature.
Si le bien a t reu dun donateur de subvention qui conserve la
proprit de lactif et requiert son approbation pour la cession de lactif
la clture de la subvention, lcriture comptable doit tre enregistre
sur un bordereau de journal gnral, au dbit du compte de charge de
subvention approprie et au crdit au compte de passif de subvention.
(Le compte de passif sera rduit lorsque lorganisation constatera les
produits tirs des subventions pour les dpenses enregistres par
rapport la subvention.) *
*N
ote Les principes comptables gnralement reconnus (PCGR) exigent que les
actifs long terme soient enregistrs comme immobilisations et soient amortis
sur leur dure de vie utile. Pour les actifs immobiliss achets avec des fonds
de subvention ou reu dun donateur de subvention qui conserve la proprit
de lactif, des critures comptables supplmentaires seront ncessaires pour
se conformer aux PCGR tout en tenant compte des exigences de rapport du
donateur de la subvention. Les organisations doivent demander conseil leurs
vrificateurs externes pour toute criture comptable supplmentaire ncessaire.
47
Processus 6.5 Gestion des actifs immobiliss
quipe financire
Dbut du
processus
tablir et tenir
un registre des
actifs
immobiliss
6.5.1
Calculer et
enregistrer
lamortissement
6.5.2
Enregistrer
les cessions
dactifs
immobiliss
6.5.3
Effectuer les
inventaires des
actifs
immobiliss
6.5.4
Fin du
processus
48
ta pe 6 . 5 . 1 - ta bl i r et te n i r u n reg i s tre de s
act i f s i m m o b i l i s s
Nom de ltape
tablir et maintenir un registre des actifs

immobiliss
Numro de ltape
6.5.1
Rle organisationnel
Comptable
Donnes dentre
Ajouts aux immobilisations

Cessions dactifs immobiliss
Rsultats
Dotation aux amortissements

Rapports dactifs immobiliss
Points dintgration
Traitement des transactions du grand livre gnral
Rsum
Le registre est utilis pour saisir des informations

dtailles sur les actifs immobiliss de lorganisation.
Le registre des immobilisations doit contenir les renseignements suivants :

Nom et description du bien ;
Cot, incluant le prix dachat, non rembourss les impts, droits, frais de
livraison, et frais dinstallation ;
Numro de rfrence de la transaction comptable ;
Bordereau de dcaissement ou numro de chque (pour les actifs
achets) ;
Numro de la pice du journal gnral (pour les actifs donns) ;
Date dacquisition (mois et anne) ;
Lieu ;
Employ qui lactif ou suivi de lactif a t affect ;
Nombre dactifs (doit tre affect par le service dadministration) ;
Numro de srie du fabricant ou numro de modle ;
Propritaire (indiquez qui possde le titre de proprit de lquipement) ;
Dure utile estime ;
Estimated useful life ;
Charges mensuelles damortissement ;
Source de financement, si les acquisitions de biens ont t finances par
plusieurs donateurs.
49
ta pe 6 . 5 . 2 - C a lc u ler et c o m pta b i l i s er l a
c h a rge d a m o rt i s s e m e n t
Nom de ltape
Calculer et enregistrer les charges

damortissement
Numro de ltape
6.5.2
Rle organisationnel
Comptable
Donnes dentre
Ajouts dactifs immobiliss

Cessions dactifs fixes
Rsultats
criture des charges damortissement au journal gnral
Points dintgration
Traitement des transactions du grand livre gnral
Summary
Comme lorganisation profite des actifs immobiliss

pendant un certain nombre dannes, leurs cots
doivent tre passs en charges sur la priode
dutilisation de lactif. Les charges damortissement
reprsentent la rpartition du cot dun actif immobilis
sur sa vie utile estime.
Lorganisation doit estimer la vie utile de chaque type dimmobilisation acquise

et utiliser cette dure de vie estime pour amortir tous les biens appartenant
cette catgorie. Lorganisation doit se rfrer aux normes ou pratiques
comptables professionnelles locales pour dterminer la dure de vie utile. La
dure de vie suggre des immobilisations est la suivante :
Matriel informatique : trois cinq ans ;
Mobilier et quipement autre que les ordinateurs : 10 ans ;
Vhicules : trois cinq ans ;
Immeubles : 40 ans ;
Amliorations apportes par le locataire : si le bail des locaux concerns
possde une option de reconduction automatique, la dure de vie
recommande de lactif est de 40 ans. Dans le cas contraire, les
amliorations doivent tre amorties au cours du reste de la dure du bail.
Aucune dure de vie ni aucun amortissement ne doit tre affect un terrain.
Lamortissement doit tre enregistr une fois par mois sur un bordereau
de journal gnral, au dbit des charges damortissement et au crdit des
amortissements cumuls. Le cumul des amortissements est la somme
des charges damortissement enregistre depuis la date dacquisition dun
actif. Les critures damortissement doivent cesser pour un actif donn
une fois quil a atteint la fin de sa dure de vie utile estime. Le cumul des
50
amortissements pour un actif ne doit jamais dpasser son cot. Le cot de

lactif et lamortissement cumul doivent rester dans les livres jusqu la
cession de lactif.
Il existe diffrentes mthodes denregistrement des charges damortissement.
Il est recommand que lorganisation utilise la mthode de lamortissement
linaire sauf si les normes ou pratiques locales sy opposent. La mthode
damortissement linaire rpartit le cot de lactif de faon uniforme sur sa
dure de vie utile estime, partir du mois de sa premire mise en service.
Lorganisation peut choisir dutiliser un ou plusieurs comptes de charges pour
enregistrer les charges damortissement dans le grand livre gnral, en fonction
des exigences des donateurs.
Les informations contenues dans le registre des immobilisations doivent tre
utilises pour dfinir lcriture de lamortissement mensuel. Les lments
suivants sont noter :
Si le registre des immobilisations est tenu laide dun logiciel dactifs
immobiliss, le logiciel va calculer le montant de lamortissement pour
chaque mois.
Si un registre manuel est utilis, lamortissement mensuel sur la dure
estime de chaque actif doit tre indiqu dans le grand livre. Une feuille
de calcul doit tre prpare pour rsumer les charges damortissement
pour tous les actifs, selon chaque type dactif et source de financement.
Les totaux de la feuille de calcul doivent tre utiliss comme base pour
lcriture damortissement.
51
ta pe 6 . 5 . 3 - E n reg i s trer le s ce s s i o n s d act i f s

immobiliss
Nom de ltape
Enregistrer les cessions dactifs immobiliss
Numro de ltape
6.5.3
Rle organisationnel
Comptable
Service dadministration
Donnes dentre
Formulaires de cessions dactifs immobiliss
Rsultats
critures au journal gnral (pour les cessions)
Points dintgration
Service de surveillance (administration)

Caissier
Rsum
Une des principales responsabilits de toute

organisation est de protger ses actifs. Les
immobilisations corporelles sont les actifs les
plus visibles et souvent les plus importants dune
organisation. Une documentation et des rapports
adquats sont ncessaires pour garantir lefficacit des
contrles physiques.
Lorganisation doit utiliser un formulaire standard pour documenter ses

cessions dactifs immobiliss. Un formulaire pr-numrot en deux parties
est recommand. Le formulaire doit contenir deux sections : une section de
demande et une section de cession.
Demande
Le service responsable de la surveillance des actifs de lorganisation
(normalement le service dadministration) doit soumettre un formulaire pour
chaque demande de cession et le communiquer au responsable comptent
pour approbation. Les renseignements suivants doivent tre contenus dans la
section demande du formulaire de cession lactif immobilis :
Description de lactif ;
tat actuel de lactif ;
Cot de lactif ;
Valeur actuelle nette comptable de lactif (cot moins lamortissement cumul) ;
Emplacement de lactif ;
Numro de lactif immobilis (attribu par lorganisation) ;
Numro de srie (tel quappos par le vendeur, le cas chant) ;
Motif de la cession ;
52
David Snyder/CRS
Nature de la cession (vente, transfert, mise au rebut, ou abandon) ;

Date de la demande ;
Nom et signature du demandeur ;
Nom et signature de lapprobateur dsign ;
Date de lapprobation ;
Montant estim des produits recevoir, sil doit tre vendu ;
Une indication quant savoir si lautorisation pralable a t obtenue du
donateur, si ncessaire ;
Une indication quant savoir si lhabilitation de la vente a t obtenue
auprs des autorits locales si lorganisation est exonre dimpt et si
une telle approbation est requise par les rglementations locales.
Si une demande de cession a t approuve pour une vente dactif, lorganisation
doit solliciter des offres secrtes. Les offres reues doivent tre ouvertes en
prsence de plusieurs responsables particuliers de lorganisation. Une fois que
le meilleur offreur a t choisi et notifi, les documents de la procdure dappel
doffres et de slection de lacheteur doivent tre archivs.. Si le bien a t achet
grce au financement provenant dun donateur de subvention, lorganisation doit
obtenir lapprobation des donateurs, si ncessaire, avant la vente.
Cession
Une fois que la cession ralise, le service de surveillance doit complter la
deuxime moiti du formulaire de cession, qui doit contenir les informations
En Afrique du Sud, aux

alentours de Durban,
une organisation
non-gouvernementale
locale, nomme
SINOSIZO, fournit des
soins de sant de
proximit ainsi quun
support aux orphelins
dans les communauts
affectes par le virus du
Sida.
supplmentaires suivantes :
Date de la cession ;
Montant des produits reus (en cas de vente) ;
Montant des frais engags pour cder lactif (le cas chant) ;
Nom et signature de lemploy dsign attestant de la cession ;
Loriginal du formulaire de cession doit tre envoy au service financier de
lorganisation pour justifier lcriture/les critures comptable(s) ncessaire(s)
pour enregistrer la cession. Le service de surveillance doit conserver une
copie du formulaire rempli.
Au moment de la cession, le service financier doit faire ce qui suit :
Si une vente a eu lieu, le caissier doit recevoir largent directement de
lacheteur et enregistrer la rception du produit sur un bordereau du
journal des encaissements, en dbitant le compte caisse et en crditant
un gain/une perte sur la vente au compte dactifs immobiliss, qui est un
53
compte autres revenus .. Le caissier doit dlivrer un formulaire Reu

de caisse lacheteur (loriginal), conserver une copie du formulaire
dans les archives, et joindre une copie du formulaire au bordereau du
journal des encaissements. Si lacheteur a pay par chque, une copie
du chque de lacheteur doit galement tre jointe ce bordereau.
Dans le mme mois de lexercice, le service financier doit enregistrer
la cession de lactif sur un bordereau du journal gnral. Loriginal du
formulaire de cession de lactif immobilis doit tre joint au bordereau
du journal gnral, qui doit renvoyer lcriture du journal des
encaissements en cas de vente. Lcriture de cession varie si lactif est
entirement amorti ou non.
Si lactif est entirement amorti, lcriture consistera dbiter le compte
des amortissements cumuls et crditer le compte des actifs immobiliss.
Si le bien nest pas totalement amorti, lcriture consistera dbiter le
compte damortissement cumul du montant de son solde, dbiter le
compte de valeur nette comptable des actifs cds ou vendus de la valeur
nette comptable de lactif, et de crditer le compte dactif immobilis du cot
de lactif. (La valeur comptable nette est la diffrence entre le cot de lactif
et le solde des amortissements cumuls la date de la vente ou cession.)
Le bordereau du journal gnral doit tre transmis lemploy appropri
selon la matrice dautorisation de lorganisation pour approbation.
Aprs approbation, le bordereau du journal gnral doit tre enregistr
dans le grand livre gnral.
Le registre des immobilisations doit tre mis jour de la cession laide
des informations contenues sur le bordereau du journal gnral et le
formulaire de cession de lactif immobilis joint.
54
ta pe 6 . 5 . 4 - E ffect u er le s i n v e n ta i re s de s
act i f s i m m o b i l i s s
Nom de ltape
Effectuer les inventaires des actifs

immobiliss
Numro de ltape
6.5.4
Rle organisationnel
Accountant
Head of Administration
Donnes dentre
Formulaire dinventaire des actifs immobiliss
Rsultats
Rapprochements des inventaires

critures au journal gnral (pour les actifs
immobiliss manquants)
Points dintgration
Service de surveillance (administration)
Rsum
Le service des finances doit rapprocher les inventaires

dactifs immobiliss avec les soldes du grand livre
gnral et prparer les bordereaux du journal gnral
pour les diffrences non rapprochables. Lorganisation
doit effectuer un inventaire physique de ses actifs
immobiliss une frquence prdfinie au cours de
lanne. Il est fortement recommand deffectuer les
inventaires au moins une fois par trimestre. En aucun
cas les inventaires ne doivent tre effectus moins
dune fois par an.
Les employs non affects la surveillance des actifs et la tenue des

critures doivent superviser et mener les inventaires dactifs immobiliss.
Le directeur administratif doit diriger les inventaires. Un formulaire standard
pr-imprim doit tre utilis pour enregistrer les inventaires. Les feuilles
dinventaire doivent tre signes par la ou les personne(s) qui ont effectu le
ou les inventaire(s) et approuves par le directeur administratif. Loriginal des
feuilles dinventaire doit tre envoy au service financier pour rapprochement
avec le registre des immobilisations et les soldes du grand livre gnral
pour les types respectifs dactifs immobiliss. Le service administratif doit
conserver les copies des feuilles dinventaire.
Les diffrences dinventaire doivent tre tudies et tout actif manquant
doit tre expliqu. Si un inventaire se rvle erron, un ajustement doit
tre effectu la feuille dinventaire concerne une fois que lapprobation
adquate pour effectuer lajustement a t obtenue. Pour tout actif manquant,
le directeur administratif doit prparer et approuver un formulaire de cession
dactif. Ce formulaire doit tre joint au bordereau du journal gnral utilis
pour enregistrer la rduction du solde de lactif applicable. Le bordereau
55
du journal gnral doit tre transmis lemploy appropri selon la matrice

dautorisation de lorganisation pour approbation. Aprs approbation, le
bordereau du journal gnral doit tre enregistr dans le grand livre gnral.
Le registre des immobilisations doit tre mis jour de la cession laide des
informations contenues sur le bordereau du journal gnral et le formulaire de
cession de lactif immobilis joint.
Les contrles physiques doivent tre tels que les cas dactifs manquants
doivent tre rares. Les directeurs administratif et financier doivent
conjointement rpondre des situations rptes ou des cas importants
dactifs manquants avec le directeur gnral.
56
Processus 6.6 - Comptabilit

des charges payes davance et
dpts de garantie
Les charges payes davance des priodes comptables qui bnficieront de ces
dpenses doivent tre comptabilises comme des charges payes davance.
Le cot de ces actifs est pass en charges (amortissement) au cours des mois
dutilisation. Le service financier de lorganisation doit tenir une analyse dtaille
des lments prpays ouverts afin de faciliter leur examen et sassurer que les
soldes sont correctement amortis.
Les dpts de garantie, en cas de location de matriel lorganisation, doivent tre
enregistrs comme des actifs. Contrairement aux charges payes davance, les
dpts de garantie crs en tant quactifs ne doivent pas tre amortis car ils ne sont
pas consomms dans lentreprise et leur valeur ne diminue pas au fil du temps.
Processus 6.6 Compte de charges payes

davance
quipe financire
Dbut du
processus
Enregistrer les
charges payes
davance et tenir
un registre
dtaill des
justificatifs
6.6.1
Amortir les
charges payes
davance
6.6.2
Enregistrer les
dpts de garantie et tenir un
registre dtaill
des justificatifs
6.6.3
Fin du
processus
57
ta pe 6 . 6 . 1 - E n reg i s trer le s c h a rge s pay e s

d ava n ce et te n i r u n reg i s tre d ta i ll de s
j u s t i f i c at i f s
Nom de ltape
Enregistrer les charges payes davance et

tenir un registre dtaill des justificatifs
Numro de ltape
6.6.1
Rle organisationnel
Commis aux comptes fournisseurs

Comptable
Donnes dentre
Pratiques normatives documentes tablies par le

directeur financier
Rsultats
critures de sortie de caisse

Analyse dtaille (registre ou feuille de calcul)
Points dintgration
Directeur financier
Rsum
Dans le cadre normal des activits, la plupart des

organisations effectuent des paiements qui profitent aux
priodes futures. Les charges payes davance sont, par
exemple, les loyers des bureaux, les primes dassurance
et les contrats de maintenance informatique. La partie
du paiement qui profite aux priodes futures doit tre
enregistre en tant que charge paye davance. Pour
faciliter le suivi des soldes des charges payes davance,
le service financier doit procder une analyse dtaille
des lments pays davance en cours dutilisation.
Enregistrer les charges payes davance

Le directeur financier de lorganisation doit raliser cette analyse en fonction de
la matrialit et des types de charges pour savoir si les dcaissements doivent
tre crs comme charges payes davance. Les charges payes davance dun
montant infrieur au seuil minimum dfini par le directeur financier doivent
tre enregistres comme charges au moment de leur versement. Les dcisions
doivent tre documentes par le directeur financier et des copies des dcisions
documentes doivent tre archives par le comptable.
Lorganisation peut tenir un compte de charges payes davance distinct
dans le grand livre gnral pour chaque type de frais pay davance ou peut
dcider de conserver tous les frais pays davance sur un mme compte. Si
plusieurs types de versements davance sont conservs dans un seul compte
de charges payes davance dans le grand livre gnral, il faut veiller ce que
chaque paiement anticip soit bien amorti.
58
Tenir un registre dtaill des justificatifs

Le compte rendu dtaill peut tre un grand livre officiel (registre) ou une feuille
de calcul. Si une organisation a plus dun type de frais pays davance ou a
plusieurs comptes dans le grand livre gnral, un grand livre distinct ou une
feuille de calcul doit tre tenu(e) pour chaque compte.
Les types dinformations qui doivent apparatre dans chaque dossier dtaill
sont les suivants :
Description du paiement davance ;
Fournisseur ;
Numro de rfrence de la transaction ;
Date de la transaction ;
Les priodes qui bnficieront de lacompte (la dure pendant laquelle le
paiement anticip doit tre pass en charges, gnralement exprime en
nombre de mois) ;
Montant total du paiement davance ;
Montant qui sera enregistr comme charge (amortie) chaque mois ;
Solde mensuel initial ;
Ajouts (dcaissements) ;
Rduction (par exemple, les critures du journal gnral pour les
amortissements mensuels, les remboursements de primes dassurance) ;
Solde mensuel final.
Le solde mensuel final de chaque enregistrement dtaill (si plusieurs
comptes de charges payes davance sont utiliss) doit concorder avec le
solde du grand livre gnral correspondant pour chaque compte. Si un seul
compte de charges payes davance est utilis, le total des soldes de clture
pour lensemble des enregistrements dtaills doit concorder avec le solde du
grand livre gnral.
Les enregistrements dtaills doivent tre examins chaque mois par le
directeur financier afin de sassurer quils sont suffisamment dtaills et
quils correspondent au solde du grand livre gnral.
59
ta pe 6 . 6 . 2 - A m o rt i r le s c h a rge s pay s d ava n ce

Nom de ltape
Amortir les charges payes davance
Numro de ltape
6.6.2
Rle organisationnel
Comptable
Donnes dentre
Donnes provenant des enregistrements dtaills des

charges payes davance
Rsultats
critures au journal gnral
Points dintgration
Directeur financier
Rsum
Les actifs pays davance doivent tre passs en charges

dans la ou les priode(s) pendant lesquelles lorganisation
profite de lorigine des dpenses. Le processus par lequel
les soldes des charges payes davance sont passs dans
les charges est appel amortissement.
Un employ du service financier doit tre charg de la prparation de lcriture

mensuelle damortissement. Lemploy dsign doivent se rfrer au(x)
enregistrement(s) comptable(s) dtaill(s) pour connatre le montant de
lamortissement de chaque compte et/ou le type de paiement anticip mensuel.
Si une feuille de calcul est utilise pour le suivi des charges payes davance, une
copie de la feuille de calcul doit tre jointe lcriture damortissement mensuelle.
En gnral, les charges payes davance sont amorties de faon gale sur les
priodes bnficiaires. Par exemple, si une organisation est tenue par contrat
de payer le loyer de lanne suivante lavance, le paiement doit tre enregistr
sur un bordereau de dcaissement, au dbit des charges payes davance et
au crdit du compte bancaire. Chaque mois pendant la dure de la location,
le service financier doit enregistrer, sur un bordereau du journal gnral, le
montant quivalent un douzime du loyer pay davance, au dbit des charges
et au crdit sur le compte des charges payes davance. la fin de la dure de
la location, le paiement anticip du loyer doit tre entirement amorti.
Si plusieurs types de paiements anticips sont tenus dans un seul compte
du grand livre gnral, il faut veiller ce que lamortissement cumul pour
chaque type de paiement anticip nexcde pas le montant de lactif initial.
Si le bnfice tir du paiement anticip ne stend pas au-del de la dure de vie
dun projet spcifique associ, les charges payes davance doivent tre amorties
au terme du projet.
60
tape 6.6.3 Enregistrer les dpts de garantie et

conserver un registre dtaill des justificatifs
Nom de ltape
Enregistrer les dpts de garantie et

conserver un registre dtaill des justificatifs
Numro de ltape
6.6.3
Rle organisationnel
Commis aux comptes fournisseurs

Comptable
Donnes dentre
Pratiques normatives documentes tablies par le

directeur financier
Rsultats
critures de sortie de caisse Liste dtaille de tous les

soldes ouverts de dpt de garantie
Points dintgration
Directeur financier
Rsum
Les dpts de garantie comme ceux exigs par les

entreprises de services publics et de tlphonie ne sont pas
des charges payes davance et doivent tre enregistres
dans un compte dactif distinct, si ces frais sont importants
pour lorganisation. Si le montant des dpts de garantie est
peu lev, il convient de les enregistrer comme des charges
au moment de leur paiement.
Les dpts de garantie crs en tant quactifs ne doivent pas tre amortis.
Le directeur financier doit tenir une liste de toutes les sommes imputes
au compte de dpt de garantie. La liste doit contenir la rfrence du
bordereau, le nom du vendeur, la date de paiement, le montant pay, et une
brve description de chaque paiement. Il est recommand que le directeur
financier conserve galement des copies des pices justificatives associes
chaque imputation du compte de dpt de garantie jusqu ce que le dpt
soit recouvr. Une fois par mois, le directeur financier doit examiner les
enregistrements dtaills afin de sassurer quils sont suffisamment dtaills
et quils correspondent au solde du grand livre gnral.
Si le directeur financier dcide que les paiements pour les dpts de garantie dun
montant faible doivent tre ports aux charges lors de leur paiement, les critres
et les seuils qui sappliquent cette dcision doivent tre justifis par crit.
Si la porte du dpt de garantie ne stend pas au-del de la dure de vie
dun projet spcifique associ, le dpt de garantie doit tre liquid avant la
clture du projet.
61

financier - Traitement des
comptes payer
Les organisations qui fonctionnent selon une comptabilit dexercice imputent
gnralement leurs paiements imminents au passif avant de les payer. Ce
processus est appel comptes payer. Lutilisation dun systme de comptes
payer, quil soit manuel ou automatis, permet de sassurer que les dpenses
et les acquisitions dactifs sont comptabiliss dans les priodes comptables
appropries, et que le passif correspondant est correctement indiqu la fin
du mois. Les systmes de comptes payer permettent galement le suivi des
factures fournisseurs ouvertes jusqu ce quelles soient payes.
Les transactions des comptes payer sont inscrites sur une criture comptable
standard nomme bordereau des comptes payer.
quipe
financire
Processus 6.7
Traitement des
comptes payer
62
Traitement des
comptes payer
6.7.1
ta pe 6 . 7. 1 - T r a i te m e n t de s c o m pte s pay er
Nom de ltape
Traitement des comptes payer
Numro de ltape
6.7.1
Rle organisationnel
Commis aux comptes payer

Directeur financier
Donnes dentre
Bon de commande approuv

Bordereau de livraison du fournisseur
Facture du fournisseur
Bordereau de rception de marchandises
Demande de paiement
Rsultats
Bordereau des comptes payer

Dcaissement en chque
Points dintgration
Collaboration avec le responsable des achats, le

directeur des finances et dautres directeurs de service
Rsum
Le service financier est charg deffectuer les

paiements aprs stre assur que toutes les
demandes de paiement sont dment approuves,
avec pices justificatives appropries jointes.
Ce processus ne sapplique pas aux organisations qui paient leurs fournisseurs en

liquide. Pour ces organisations, tous les paiements (autres que les salaires) sont
enregistrs sur les bordereaux de sortie de caisse et les fournisseurs sont pays
immdiatement rception de la marchandise ou des services.
Processus des comptes payer
De nombreuses organisations utilisent un autre procd par lequel tous les
types de paiements imminents (autres que les salaires) sont enregistrs sur
une criture comptable standard appele bordereau des comptes payer et
rgls ensuite une date ultrieure. Pour les organisations qui respectent le
processus des comptes payer, le droulement est le suivant :
1. Pour lancer le processus des comptes payer, le commis aux comptes
payer reoit les documents suivants, le cas chant :
Du responsable des achats - bon de commande, demande dachat,
documents dappel doffres, critres de slection des fournisseurs
Du fournisseur - facture et bon de livraison
Du prpos la rception - bordereau de rception des marchandises
De ladministration ou des achats - contrat sign
Des services demandeurs - demande de paiement (de services ou des
paiements autres que lachat de biens, comme des avances pour voyage)
63
2. Le commis aux comptes payer compare et vrifie ensuite les documents

reus comme suit :
Si la transaction correspond un achat de marchandises, le commis aux
comptes payer compare les descriptions, quantits et prix unitaires de
la facture du fournisseur et du bon de livraison celles indiques dans la
demande dachat et le bordereau de rception des marchandises.
Si la transaction correspond un contrat de service, le commis aux
comptes payer compare la facture du fournisseur aux termes du
contrat et la demande de paiement.
Si la transaction correspond un autre type de paiement, comme une
avance pour voyage, le commis vrifie que le formulaire de demande
reu dispose des approbations et des codes comptables et vrifie
galement les soldes ouverts pour voir si la demande de paiement est
conforme aux politiques de lorganisation.
3. lissue satisfaisante du processus de vrification, le commis aux comptes
payer prpare un bordereau des comptes payer et joint les pices
justificatives. Sur les bordereaux des comptes payer, le ou les compte(s)
appropri(s) est/sont dbits et les comptes payer sont crdits. Le
commis prpare galement un formulaire de demande de paiement en
cas de non rception de ce dernier et soumet le bon et la demande au
responsable dsign de lorganisation pour approbation. Le commis aux
comptes payer joint ensuite le formulaire de demande de paiement
approuv au bordereau et transfert celui-ci au grand livre gnral ou au
registre des comptes payer (bordereau), le cas chant.
4. lchance du paiement, le commis aux comptes payer prpare
un chque de dcaissement et transmet le chque et le bordereau au
responsable dsign pour signature et approbation. Le dcaissement est
enregistr dans le journal des sorties de caisse, au dbit des comptes
payer et au crdit du compte caisse. Le chque, la copie du chque ou le
talon du chque (sil y a lieu) doit contenir un renvoi au numro associ
la rfrence de lopration du bordereau des comptes payer
5. Une fois le chque sign, il est remis au fournisseur/bnficiaire. Lorsque
le bnficiaire ou son reprsentant autoris prend le chque, cette
personne est tenue de signer un accus rception du paiement. Laccus
du bnficiaire et une copie du chque sign doivent tre joints au
bordereau. Le bordereau est alors annul et class.
64

financier - Comptabilit des
charges payer
Une dette est un montant d par une organisation. Pour une organisation
fonctionnant en comptabilit dexercice, le service financier doit enregistrer une
dette pour toute dette contracte mais non rgle (paye) au cours dun mois
donn. Il est souvent ncessaire denregistrer une provision si une dette na pas
t constitue dans le cadre normal de lactivit. Une provision permet de vrifier
que les charges, actifs et dettes de lorganisation sont correctement dclars la
fin du mois.
Processus 6.8 Comptabilit des

charges payer
quipe financire
Dbut du
processus
Enregistrer les
charges payer
6.8.1
Ajuster les
charges payer
6.8.2
Prparer et tenir
une analyse dtaille charges
payer 6.8.3
Fin du
processus
65
ta pe 6 . 8 . 1 - E n reg i s trer le s c h a rge s pay er

Nom de ltape
Enregistrer les charges payer
Numro de ltape
6.8.1
Rle organisationnel
Accountant
Head of Finance
Donnes dentre
Estimations de la direction
Critres de la politique organisationnelle
Exigences du gouvernement local de rglementation
Services de conseil en gestion (avocats, cabinets
comptables, actuaires)
Rsultats
Points dintgration
Directeur financier
Direction
Spcialistes externes
Rsum
Les organisations contractent rgulirement des charges

qui seront payes ultrieurement. Pour veiller ce que
ces charges soient comptabilises dans la bonne priode,
les organisations qui tiennent une comptabilit dexercice
doivent crer des charges payer dans les mois au cours
desquels les dpenses sont engages.
Il est recommand que lorganisation cre un compte de charges payer distinct

dans le grand livre pour chaque type de dette significative, rpte. Les charges
payer sont enregistres sur des bordereaux du journal gnral, au dbit des
comptes de charges appropris et au crdit dun ou plusieurs compte(s) de
charges payer (passif).
Voici les types de charges pour lesquels des provisions sont gnralement
ncessaires :
Pension ;
Licenciement ;
Traitements et salaires (y compris les congs pays) accumuls mais
non pays ;
Charges dexploitation normales qui ont t engages, mais pour
lesquels les fournisseurs nont pas prsent de factures la fin dun
mois donn*
Risques lis aux fraudes ou litiges**
Le directeur financier doit dcider de lchance laquelle une charge
payer doit tre cre ou liquide. Les justificatifs de la provision doivent tre
66
CRS staff
joints au bordereau du journal gnral. Si le motif de la provision est de nature

confidentielle, les documents doivent tre archivs par le directeur financier et
une mention cet effet doit tre jointe au bordereau du journal gnral.
* Si lorganisation a reu les marchandises et la facture du fournisseur, mais
na pas pay le fournisseur avant la fin dun mois donn, la dette doit tre
enregistre comme un compte payer et non comme une charge payer.
** Les dpenses dcoulant de problmes de fraude ou juridiques ne
doivent pas tre imputs aux subventions des donateurs.
Au Laos, le handicap est

toujours mal compris,
et les personnes
handicapes sont
souvent victimes
de discriminations.
CRS travaille avec
des villageois pour
promouvoir leur
acceptation dans
la communaut et
assurer que tous les
enfants aient accs
lducation.
67
ta pe 6 . 8 . 2 - A j u s ter le s c h a rge s pay er

Nom de ltape
Ajuster les charges payer
Numro de ltape
6.8.2
Rle organisationnel
Comptable
Donnes dentre
Instructions du directeur financier

Avis de tiers
Rsultats
Points dintgration
Directeur financier
Rsum
Les charges payer doivent tre examines tous les

mois et ajustes si ncessaire.
Lorsquune dette a t paye en totalit ou en partie, la part de la dette rgle

(paye) doit tre reprise sur un bordereau du journal gnral, au dbit du compte
des charges payer et au crdit du compte dans lequel la provision a t inscrite.
Lcriture de reprise et le bordereau de paiement doivent inclure un renvoi mutuel
et le motif de la reprise doit tre inclus sur le bordereau de reprise.
Si la direction dcide que tout ou partie dune provision lie une activit
non-subventionne nest plus ncessaire, la part de la provision qui nest plus
ncessaire doit tre reprise et le motif de cette reprise doit tre joint au bordereau
de journal gnral.
Si lorganisation a provisionn une charge autorise par rapport une
subvention accorde, mais a dtermin que tout ou partie de la provision
nest plus ncessaire, la part de la provision qui nest plus ncessaire doit tre
reprise. Si la subvention est toujours active, le crdit de charge doit permettre
de rduire le prochain prlvement ou remboursement du donateur de la
subvention. Si la subvention est clture, un paiement du montant de la reprise
doit tre effectu au donateur de la subvention. Le motif de rduction de la
dette doit tre inclus sur le bordereau du journal gnral. Toutes les charges
payer enregistres pour une subvention ou un projet doivent tre rgles avant
la clture de la subvention ou du projet
Lorsquune charge payer est base sur une estimation qui doit tre ajuste, le
motif et la base de calcul de lajustement doivent tre indiqus sur le bordereau
du journal gnral.
Lapprobateur adquat doit signer toutes les critures comptables relatives aux
ajustements ou reprises de provisions existantes.
68
ta pe 6 . 8 . 3 - P r pa rer et te n i r de s a n a ly s e s
d ta i ll e s de s c h a rge s pay er
Nom de ltape
Prparer et tenir des analyses dtailles

des charges payer
Numro de ltape
6.8.3
Rle organisationnel
Comptable
Donnes dentre
Analyse des comptes du mois prcdent

Examen des oprations du grand livre gnral pour le
mois en cours
Rsultats
Analyse des comptes pour le mois en cours
Points dintgration
Directeur financier
Rsum
Pour faciliter le suivi des soldes de charges payer, le

service financier doit mettre jour lanalyse comptable
des soldes de charges payer la fin de chaque mois.
Une analyse comptable dtaille doit tre prpare pour chaque type de
provision. Il est recommand de mettre jour lanalyse comptable tous les
mois et quelle couvre lintgralit de lexercice.
Les informations qui doivent apparatre dans lanalyse des comptes pour
chaque type de charge payer sont les suivantes :
Description de la provision ;
Tiers qui est due la dette;
Base de la provision (mode de calcul) ;
Solde des provisions en dbut de mois ;
Augmentations de chaque provision (indiquer le montant, le numro de
la transaction et la date de la transaction) au cours du mois ;
Rductions de chaque provisions (indiquer le montant, le numro de la
transaction et la date de la transaction) au cours du mois ;
Solde des provisions en fin de mois.
Le solde de clture mensuel indiqu sur chaque analyse de compte doit
correspondre au solde de clture du compte correspondant dans le grand livre
gnral. Le directeur financier doit examiner les analyses de compte tous les
mois afin de vrifier quelles ont t correctement prpares et correspondent
au(x) solde(s) du grand livre gnral.
69

financier - Enregistrement
des produits
Ce chapitre se concentre sur les produits gnrs par les contributions en
espces, dons en espces et les dons en nature. Le traitement comptable des
fonds reus varient selon les conditions particulires du donateur concernant
les fonds quil a fournis lorganisation. Il peut y avoir des restrictions ou des
exigences concernant lutilisation des fonds, le dlai dans lequel les fonds
doivent tre dpenss, les rapports, ou dautres domaines. Il est recommand
lorganisation de tenir des comptes spars pour les diffrents types de
financement quelle sattend recevoir ou les ventuels produits quelle prvoit de
gnrer. Cela facilite le processus danalyse et de prsentation des rapports.
quipe
financire
Processus 6.9 Enregistrement des

produits
70
Produits Contribution
6.9.1
Produits Subventions
6.9.2
Produits En nature
6.9.3
tape 6.9. 1 - Enregis trer les contributions en esp ces

Nom de ltape
Enregistrer les contributions en espces
Numro de ltape
6.9.1
Rle organisationnel
Directeur financier
Donnes dentre
Cadeau des donateurs
Rsultats
Bordereau de caisse ou accus de rception de la

contribution (formulaire ou lettre)
Bordereau de dpt bancaire
Bordereau du journal de caisse
Points dintgration
Personnel charg de la collecte de fonds

Directeur gnral
Rsum
Les cotisations sont dfinies comme des transferts

inconditionnels des actifs provenant dun donateur.
Sans condition signifie que les actifs appartiennent
immdiatement au destinataire, mme sil peut exister
une restriction quant leur utilisation ou au dlai de mise
disposition.
Voici quelques caractristiques gnrales concernant les contributions en

espces :
Aucun contrat nest impliqu en dehors de lobligation de se conformer
aux restrictions du donateur (le cas chant)
Aucune dette contractuelle nest implique concernant le
remboursement des fonds
Aucun rapport financier officiel nest ncessaire
Le financement provient gnralement de donateurs privs, et non
dentits publiques.
Une contribution en espces est enregistre sur un bordereau de caisse.
Lcriture comptable que le service financier doit effectuer pour enregistrer
une contribution en nature est la suivante :
Dbiter le compte bancaire
Crditer le compte de produits provenant de contributions
71
ta pe 6 . 9 . 2 E n reg i s trer le s pr o d u i t s pr o v e n a n t de
subventions
Nom de ltape
Enregistrer les produits provenant de

subventions
Numro de ltape
6.9.2
Rle organisationnel
Directeur financier
Chargs de projet
Donnes dentre
Accord de subvention
Rsultats
Bordereau de dpt bancaire

Confirmation de transfert entrant
Points dintgration
Collaboration avec les donateurs, chargs de projet,

sous-bnficiaires
Rsum
Les subventions, galement appeles allocations

(y compris les allocations secondaires) ou
accords de coopration, sont des dispositions par
lesquelles lorganisation entretient une relation de
financement contractuel dans lequel un donateur
apporte un soutien financier en contrepartie de
la mise en uvre de programme spcifiques par
lorganisation ou ses sous-bnficiaires.
Les organisations sont gnralement tenues deffectuer les oprations

suivantes pour demander et recevoir des subventions :
Signature dun accord avec le donateur et acceptation de ses
conditions spcifiques ;
Prsentation dun budget dtaill lapprobation du donateur ;
Restitution des fonds non dpenss au donateur ;
Prsentation de rapports financiers officiels au donateur ;
Respect des rglementations en vigueur du donateur ou des obligations
lies ladministration de la subvention.
Les produits provenant des subventions doivent tre enregistrs dans les mois
au cours desquels lorganisation engage des frais raisonnables, autoriss,
et imputables la subvention. Les tapes gnralement admises sont les
suivantes :
1. Les subventions reues lavance doivent tre enregistres comme une
dette envers le donateur lors de leur rception.
a.
72
Dbiter la caisse
b.
Crditer les subventions payer
2. Lorsquelles sont raisonnables, des charges admises sont engages.

a.
Dbiter les charges
b.
Crditer la caisse
3. Au moins une fois par mois, lorsque des charges sont imputes
la subvention, les produits provenant de la subvention doivent tre
enregistrs et la dette doit tre rduite.
a.
Dbiter les subventions payer
b.
Crditer les produits provenant de la subvention
Chaque mois, le directeur financier doit rapprocher le total de caisse reu du

donateur avec les produits provenant de la subvention et le solde de la dette
envers le donateur.
73
ta pe 6 . 9 . 3 - E n reg i s trer le s c o n tr i b u t i o n s e n n at u re
Nom de ltape
Enregistrer les contributions en nature
Numro de ltape
6.9.3
Rle organisationnel
Directeur financier
Donnes dentre
Dons
Documents lappui de la valeur attribue au don
Rsultats
Bordereau du journal gnral
Points dintgration
Collaboration avec les donateurs, chargs de projet,

chargs des collectes de fonds, directeur gnral
Rsum
Les produits en nature dsignent les dons de biens ou

de services par une organisation qui nexige aucune
La comptabilit relative aux dons en nature peut tre complexe. Lorganisation

doit clairement comprendre la complexit et les critures comptables
appropries pour enregistrer les dons en nature dans son grand livre gnral.
Il est galement ncessaire de connatre les lois locales, les rglementations
du donateur, le cas chant, et les pratiques comptables reconnues relatives
aux produits non distribus lorsque les produits taient dj enregistrs par
lorganisme donateur.
1. Les dons en nature reus dune organisation sont gnralement valus et
enregistrs dans le grand livre en tant que produits. Lvaluation des biens
et services peut tre fournie par le donateur ou lorganisation peut procder
une analyse du march pour valuer llment ou les services reus.
2. Lorsque lvaluation dun don en nature sans restriction est termine, le
service financier doit enregistrer lcriture suivante dans le grand livre :
a. Dbiter le compte dinventaire/dimmobilisation/de charge appropri
b. Crditer les produits en nature
3. Si un compte dinventaire est dbit lors de la rception des biens, un
systme document de reprise dinventaire doit sappliquer lorsque les
produits sont retirs de linventaire pour tre utiliss par lorganisation
ou distribus des bnficiaires. Lcriture comptable pour la reprise
des lments dinventaire non acquis via une subvention se prsente
comme suit :
a. Dbiter les charges
b. Crditer linventaire
74
4. Pour les projets financs par des subventions, lcriture suivante doit
tre enregistre la rception des biens :
a. Dbiter le compte dinventaire/dimmobilisation/de charge appropri
b. Crditer la subvention payer
5. En ce qui concerne les projets financs par des subventions, lorsque les
biens inventoris sont utiliss ou distribus, les critures ncessaires
sont les suivantes :
a. Dbiter les charges
b. Crditer linventaire
c. Dbiter la subvention payable
d. Crditer les produits provenant de la subvention.
75

financier
Traitement des salaires
Le traitement des salaires comprend les salaires et traitements des
employs, les primes, les avantages en espces et les retenues. La
fonction de traitement des salaires inclut galement le traitement des
feuilles de temps et des rapports sur les programmes. Lemployeur
doit conserver tous les dossiers relatifs aux salaires. Ces dossiers
comprennent les historiques des salaires ainsi que toutes les retenues
salariales pour les priodes stipules par la loi et par les pratiques
professionnelles standard.
Les principales fonctions dun systme de traitement des salaires sont les suivantes :
Les fichiers centraux des salaires sont conservs pour tous les
employs et indiquent le montant actuel du salaire, des indemnits,
ainsi que les retenues rglementaires et volontaires.
Le service financier prpare les salaires et les fiches de paie ou les
avis de paiement sur base des informations fournies par le service
des ressources humaines.
Les employs rguliers plein temps doivent tre rmunrs par
chque ou virement bancaire.
Les employs temporaires peuvent tre rmunrs en espces aprs
approbation de la direction.
La fonction de traitement des salaires doit tre indpendante de la
fonction des ressources humaines. Compte tenu de leur nature sensible et
confidentielle, les salaires doivent tre administrs avec soin et diligence.
76
Processus 6.10 - Traitement des salaires
quipe financire
Dbut du
processus
Mise jour
du fichier
central des
salaires
6.10.1
Mise jour
des dductions fiscales
et autres
retenues
salariales
6.10.2
Traitement
des
donnes de
temps et de
prsence
6.10.3
Prparation et
enregistrement
des salaires
6.10.4
Dcaissement
des salaires
6.10.5
Fin du processus
77
tape 6.10.1 Mise jour du fichier central des salaires

Nom de ltape
Mise jour du fichier central des salaires
Numro de ltape
6.10.1
Rle organisationnel
Comptable/employ charg des salaires
Donnes dentre
Formulaire de notification administrative
Rsultat
Points dintgration
Ressources humaines
Rsum
La premire activit du cycle de traitement des salaires

concerne la mise jour du fichier central des salaires
en liaison avec le service des ressources humaines
afin de reflter les diffrents types de changement
au niveau des salaires. Ces derniers comprennent
les nouvelles embauches, les licenciements, les
changements de situation demploi ou de montant
des salaires, les changements au niveau des retenues
obligatoires ou volontaires et les changements de
numro de compte bancaire.
Le service des finances doit prendre en compte les lments suivants lors de
la mise jour des fichiers de salaire :
Pour chaque employ, un fichier central des salaires est tenu jour. Il
sert de fichier permanent des donnes inclure dans le salaire mensuel
et vient sajouter aux fichiers du personnel tenus pour tous les employs
par le service des ressources humaines.
Le service financier reoit les changements apports aux fichiers
permanents des employs du service des ressources humaines travers
un formulaire damendement approuv du fichier des salaires, souvent
appel formulaire de notification administrative. Les formulaires de
notification administrative sont mis lors de chaque changement de
situation demploi ou retenue salariale de lemploy.
Il est important que tous les changements de salaire soient intgrs
rapidement et reflts dans la priode de paie correspondante.
Lors de chaque priode de paie, le fichier central des salaires doit tre
compar aux fichiers du personnel du service des ressources humaines
pour chaque employ.
Le service financier doit fournir aux ressources humaines une date
dchance pour la soumission des avis dajustement de salaire afin de
lui laisser le temps de traiter le salaire actuel.
78
Rick DElia POUR CRS
ta pe 6 . 1 0 . 2 M i s e j o u r de s d d u ct i o n s f i s c a le s et
a u tre s rete n u e s s a l a r i a le s
Nom de ltape
Mise jour des dductions fiscales et autres

retenues salariales
Numro de ltape
6.10.2
Rle organisationnel
Comptable/assistant charg des salaires
Donnes dentre
Avis dimposition
Formulaires de notification administrative
Note administrative du service des ressources humaines
Rsultats
Registre des salaires

Points dintgration
Externe : autorits fiscales locales

Interne : service des ressources humaines/administratif
Rsum
La deuxime activit du cycle de traitement des

salaires est la mise jour des informations relatives
aux dductions fiscales et autres. Le service financier
effectue ces modifications lorsquil reoit une notification
de changement des dductions fiscales et des autres
retenues salariales.
Au Brsil, une femme

prpare une commande
de pure de cassava
pour un client dans
le besoin, dans le
magasin tenu par une
groupe de femmes de la
communaut.
Les avis relatifs aux retenues salariales proviennent de sources internes et

externes. Les avis externes correspondant des modifications au niveau des
dductions fiscales manant gnralement des autorits rglementaires
locales. Il est recommand lorganisation de demander lopinion dun
professionnel propos de lapplication des retenues salariales. Les avis
relatifs dautres dductions sont gnralement reus du service des
ressources humaines/administratif de lorganisation sous la forme de
formulaires de notification administrative (sils concernent un ou plusieurs
employs particuliers) ou de notes officielles (sils sappliquent tous les
employs ou certaines catgories demploys). Ces informations sont
utilises pour mettre jour le fichier central des salaires.
79
ta pe 6 . 1 0 . 3 T r a i te m e n t de s d o n n e s de te m p s et de
pr s e n ce
Nom de ltape
Process Time and Attendance Data
Numro de ltape
6.10.3
Rle organisationnel
Donnes dentre
Feuilles de temps des employs
Rsultats
Rpartition des tches

Points dintgration
Responsables du service ou de lunit
Rsum
La troisime tape du cycle de traitement des salaires

consiste traiter les donnes de temps et de prsence
de chaque employ.
Il est conseill de confier le traitement des feuilles de temps au service

financier de lorganisation. Si la fonction est effectue par le service des
ressources humaines de lorganisation conformment la pratique locale ou
aux exigences rglementaires, lemploy qui est charg de cette fonction ne
doit pas effectuer dautres tches lies aux salaires.
Lorganisation doit disposer dun systme denregistrement du temps pour
permettre de suivre les salaires et traitements des employs imputer aux
diffrents projets. De nombreux donateurs de subventions exigent lutilisation de
feuilles de temps individuelles afin de justifier le temps des employs imput
leur subvention. Cette section a t labore en supposant que des feuilles de
temps individuelles sont utilises par lorganisation.
Les informations suivantes, au minimum, doivent figurer dans la feuille de temps :
Nom de lemploy (prnom et nom)
Numro didentification de lemploy
Activits affectes au cours de la priode de paie (des codes numriques
peuvent tre utiliss cette fin)
Heures travailles chaque jour
Congs pays (par exemple, vacances ou jours fris)
Signature de lemploy
Signature du superviseur de lemploy
Dates auxquelles lactivit dclare a t ralise.
80
Chaque employ doit remettre une feuille de temps pour chaque priode de
paie, en utilisant le formulaire standard de lorganisation. La feuille de temps doit
tre soumise lapprobation du suprieur direct de lemploy, puis transmise
lemploy charg du traitement des feuilles de temps. Le processus de prparation
et de soumission des feuilles de temps peut tre manuel ou automatis.
La feuille de temps doit satisfaire aux critres suivants :
1. Elle doit indiquer la dfinition a posteriori de lactivit relle de
lemploy concern.
2. Toutes les heures travailles par lemploy et toutes les activits
professionnelles auxquelles il a particip doivent tre indiques dans la
feuille de temps.
3. Si lorganisation soumet les feuilles de temps manuellement, la feuille de
temps doit tre remplie lencre et signe et date par lemploy concern.
4. Elle doit tre prpare partir des donnes correspondant la priode
de paie de lemploy, mais soumise au moins une fois par mois. (Voir
lexemple ci-dessous.)
Pour permettre le traitement des feuilles de temps et des salaires, la priode de
dclaration des feuilles de temps pour les employs salaire fixe doit tre arrte
avant la fin de la priode de paie, dans la mesure o les employs salaire fixe
sont gnralement pays de faon rgulire. Comme le paiement des employs
horaires dpend de leur nombre dheures de travail, ils sont gnralement pays
terme chu. Par consquent, les dates darrt des feuilles de travail pour les
employs horaires et salaire fixe peuvent tre diffrentes.
E x e m ple de date s d a rr t de s fe u i lle s de te m p s

p o u r le s e m pl oy s s a l a i re f i x e
Dans cet exemple, les hypothses suivantes sont utilises :
Les employs salaire fixe sont rmunrs mensuellement le trentime
jour du mois calendaire.
La priode de paie stend jusqu la fin du mois calendaire.
Cinq jours ouvrs sont ncessaires au traitement des feuilles de
temps et la prparation des salaires.
Les employs sont rgulirement invits arrter leurs feuilles de temps
au vingt-troisime jour du mois calendaire.
Dans ce cas, la rpartition des tches (frais de salaires bruts facturs
chaque centre de cot) pour la priode de la feuille de temps allant du 24
octobre au 23 novembre sera la base du salaire mensuel des employs
salaire fixe pour le mois termin le 30 novembre. Les salaires bruts,
81
conformment la rpartition des tches pour le mois de travail termin le 23

novembre, doivent correspondre aux salaires mensuels bruts pour le mois se
terminant le 30 novembre.
ta pe 6 . 1 0 . 4 P r pa r at i o n et e n reg i s tre m e n t de s
s a l a i re s
Nom de ltape
Prparation et enregistrement des salaires
Numro de ltape
6.10.4
Rle organisationnel
Donnes dentre
Feuilles de temps des employs
Rsultats

criture dans le journal gnral
Points dintgration
S.O.
Rsum
La quatrime tape du cycle de traitement des salaires

est la prparation des salaires. Chaque salaire doit tre
document dans un rapport appel registre des salaires,
lequel mentionne le nom des employs rmunrs au cours
de la priode ainsi que le montant de leur salaire, de leur
salaire brut, des retenues salariales et de leur salaire net.
Le salaire est rcapitul pour tous les employs comme suit :

1. Les dpenses lies aux salaires et traitements, la part de lemployeur
dans les retenues salariales et les autres prestations sont totalises par
centre de cot ou autre code dimputation.
2. Le salaire net des employs est totalis par mode de paiement (par
exemple, virements bancaires, espces ou chques).
3. Les retenues salariales sont calcules pour remise ultrieure aux parties
concernes.
Une criture comptable est ensuite prpare pour enregistrer les salaires et
traitements. La distribution des salaires et des traitements dans les diffrents
services et projets de lorganisation, telle quelle figure dans lcriture
comptable, doit correspondre la rpartition des droits horaires dans les
feuilles de temps des employs.
Pour assurer lexactitude des calculs, le salaire brut au cours de la priode de
paie concerne doit tre compar celui de la priode prcdente laide dun
formulaire de rapprochement standard.
82
Une fois les calculs termins, le registre des salaires, les rsums des
salaires, le formulaire de rapprochement des salaires et lcriture comptable
correspondant aux salaires sont soumis lapprobation du niveau
hirarchique appropri de la direction.
Le service des finances doit enregistrer les montants retenus pour
reversement et payer les sommes dues dans les chances lgales.
83
ta pe 6 . 1 0 . 5 D c a i s s e m e n t de s s a l a i re s
Nom de ltape
Dcaissement des salaires
Numro de ltape
6.10.5
Rle organisationnel
Donnes dentre
Documents approuvs
Rsultats
critures de dcaissement en espces, chques de

salaire/paie des employs et bnficiaires concerns
Points dintgration
Autorits dapprobation, comptable/assistant des

comptes fournisseurs, caissier, employs
Rsum
La dernire tape du cycle de traitement des salaires est

le dcaissement du salaire net au profit des employs
et le versement des sommes retenues aux parties
concernes.
Le processus de dcaissement des salaires comprend les tches suivantes :

1. Une fois que le registre des salaires, le rsum des salaires, le formulaire
de rapprochement des salaires et lcriture dans le journal gnral
concernant les salaires et les honoraires ont t approuvs, ces
documents sont communiqus au personnel comptent qui prpare le
paiement aux employs et aux bnficiaires concerns par les retenues
salariales, le cas chant.
2. Des bons de dcaissement sont prpars pour documenter le paiement
des salaires et les retenues salariales.
a. Pour les employs qui doivent tre rmunrs en espces, un chque
est mis au caissier pour dclencher lencaissement et le paiement.
b. En ce qui concerne les employs pays par chque, des chques
individuels sont tablis au nom des employs respectifs.
c. Si lorganisation ne possde pas de compte commun, il peut tre
ncessaire dmettre plusieurs chques au bnfice des employs
dont les salaires ont t imputs plusieurs subventions de
donateurs.
d. Dans le cas des employs qui doivent tre pays par virement
bancaire, une demande de virement est prpare, approuve et
remise la banque concerne.
e. Une demande de paiement individuel est tablie pour chaque type de
retenue salariale qui ncessite un versement un organisme externe.
Une fois que les bons de dcaissement, les chques et les demandes de
84
virement bancaire (le cas chant) ont t signs, ils sont transmis aux
employs concerns et le salaire est dcaiss comme suit :
After the cash disbursement vouchers, checks, and the wire transfer
request (if applicable), have been signed, they are routed to the
designated employee(s) and the payroll is disbursed as follows:
a. En ce qui concerne les employs rmunrs en espces, lemploy
dsign du service financier, qui reoit un formulaire de fiche de
paie sign de la part de chaque employ pour accuser rception du
salaire, distribue les salaires nets.
b. Pour les employs pays par chque, , il est recommand, des
fins de contrle, que le personnel dsign, autre que le prparateur
des salaires et les suprieurs directs des employs, distribue les
chques de salaire. Les employs doivent signer la fiche pour
accuser rception de leur salaire net.
c. Quant aux employs rmunrs par virement bancaire, un ordre est
mis pour la banque, avec les rsums des salaires et le numro
de compte bancaire personnel des employs.
d. En cas dabsence des employs rmunrs en espces ou par
chque, les montants non distribus doivent tre retourns au
service financier qui les conserve dans un coffre jusqu ce quil
soit possible de les distribuer. des fins de contrle, les espces
et les chques doivent tre retourns un employ dsign autre
que lemploy charg des salaires. Lmission des espces ou des
chques doit tre faite directement au profit des employs sur
prsentation des documents didentification requis, et non aux
suprieurs des employs.
e. Pour les paiements effectus en rglement des retenues salariales,
des chques sont envoys par courrier ou distribus, ou des
virements sont effectus par le ou les employ(s) dsign(s).
f.
Tous les employs doivent recevoir un bordereau de paiement avec

chaque salaire. Le bordereau de paiement doit indiquer le montant
du salaire brut de lemploy, le dtail des retenues salariales et le
montant du salaire net.
g. Compte tenu de la nature confidentielle des informations relatives

aux salaires, une fois les salaires et les traitements verss, le
registre des salaires et les autres documents affrents aux salaires
doivent tre conservs dans un fichier scuris et non avec le bon
de salaire correspondant.
85

financier Rpartition des cots
Les cots partags sont les dpenses qui sont engages pour un objectif
commun, mais qui ne peuvent pas tre imputes directement un projet,
donateur, service, produit ou segment particulier de lorganisation. La rpartition
des cots est le processus consistant distribuer les cots partags aux
projets concerns. Si elle est ralise de manire cohrente, la rpartition des
dpenses entre les projets fournit la direction le cot total de chaque projet
mis en uvre. Pour que ces informations soient utiles, la direction doit imputer
les cots aux projets en utilisant une mthode cohrente et rationnelle. La
mthode de rpartition des cots aborde dans cette section se concentre sur
la rpartition des cots dans le contexte de la gestion de projet.
Lobjectif de la rpartition des cots est dimputer les dpenses des projets en
fonction des bnfices que les dpenses engages gnrent pour chaque projet.
Lutilisation dune mthode systmatique et documente pour rpartir les cots
partags garantit que chaque donateur couvre sa juste part des dpenses pouvant
tre rparties. La rpartition des cots partags permet galement damliorer la
gestion des projets et lorientation des ressources laide dune rpartition juste et
raisonnable des cots oprationnels entre les diffrentes sources de financement.
quipe financire
Processus 6.11 - Rpartition

des cots
86
Dbut du
processus
Dfinition et
laboration
dune mthode
de rpartition
des cots
6.11.1
Traitement de la
rpartition des
cots
6.11.2
Fin du processus
ta pe 6 . 1 1 . 1 D f i n i t i o n et l a b o r at i o n d u n e
m t h o de de r pa rt i t i o n de s c o t s
Nom de ltape
Dfinition et laboration dune mthode de

rpartition des cots
Numro de ltape
6.11.1
Rle organisationnel
Finances
Direction
Programmation
Donnes dentre
Dfinition des inducteurs de cots
Rsultats
Mthode documente de rpartition des cots
Points dintgration
Administration
Gestion des subventions
Rsum
Un systme efficace de rpartition des cots permet

lorganisation dtablir avec plus de prcision le
budget des besoins des diffrents programmes. Il
permet de se conformer aux politiques, procdures
et rglementations des donateurs et de favoriser le
maintien dun systme de comptabilit cohrent,
raisonnable et fiable.
Il nexiste pas de rgle absolue pour rpartir les cots partags entre les projets. Il
est important dappliquer une logique et les critres choisis doivent tre justifiables.
Les meilleurs inducteurs de cots sont ceux qui lient troitement les cots engags
aux bnfices perus par un projet. Par exemple, lors de la rpartition des salaires
du personnel dassistance aux projets, le nombre demploys travaillant sur chaque
projet peut tre utilis. Pour rpartir les cots de location de bureaux, lespace de
bureaux occup par le personnel affect chaque projet est un facteur de calcul
raisonnable. Quelle que soit la mthode choisie, elle doit tre quitable et justifie et
une fois tablie, applique de manire cohrente.
Les tapes suivantes sont indispensables la mise en uvre dune mthode de
rpartition des cots :
1. Dfinissez linducteur de cots : la juste part est habituellement
calcule en dfinissant linducteur de cots. Un inducteur de cots
dsigne toute activit ncessitant que des cots soient engags. Il varie
en fonction des types de cots engags. Les inducteurs de cots ont
une cause directe et un impact sur le cot. Voici quelques exemples
dinducteurs de cots :
Heures de main-duvre directe et/ou heures-machine
87
Lits occups
Nombre demploys de lorganisation travaillant sur un
Nombre de centres de cot
Montant des dpenses consacres un projet
Cots du personnel dun projet
Espace occup par un service
Nombre de bnficiaires de chaque projet
Consommation relle, par ex. kilomtres parcourus ou photocopies
effectues.
2. Dterminez quels cots lorganisation considre comme des cots
communs devant tre rpartis laide dune mthode de rpartition
des cots. Parmi les exemples de cots communs qui concernent
normalement plusieurs projets, on peut citer les factures de services
publics, les fournitures de bureau, le loyer des bureaux et le salaire du
personnel administratif.
3. Mettez en place un systme auditable pour dterminer les cots
partags et leur imputation.
4. laborez une politique crite qui intgre les concepts de rpartition.
5. Utilisez les mthodes de rpartition des cots dcrites dans la politique
de manire cohrente tout au long de lanne.
6. Basez les formules de rpartition des cots sur les donnes relles
actuelles. Les formules de rpartition des cots doivent tre mises
jour tous les mois pour garantir que les frais attribus chaque projet
refltent avec prcision ce qui sest pass au cours du mois.
88
ta pe 6 . 1 1 . 2 T r a i te m e n t de l a r pa rt i t i o n de s c o t s
gr o u p s
Nom de ltape
Traitement de la rpartition des cots groups
Numro de ltape
6.11.2
Rle organisationnel
Finances
Direction
Programmation
Donnes dentre
Cration de groupes
Collecte des informations relatives aux inducteurs de cots
Rpartition des cots
Rsultats
Les projets reoivent une juste part des cots partags.
Points dintgration
Administration
Gestion du parc
Rsum
Mme si les taux de rpartition peuvent tre

appliqus au niveau des transactions, il est fortement
recommand lorganisation dutiliser la mthode de
groupement et de rpartir les cots partags la fin
dun exercice financier. Dans le cadre de la mthode
de groupement, toutes les dpenses applicables sont
imputes un ou plusieurs centres de cot au moment
de leur traitement initial.
1. Le service des finances dfinit des groupes de rpartition

prdtermins dans le systme financier.
2. Les cots qui concernent tous les projets sont imputs de manire
cohrente au groupe concern tout au long du mois.
3. Le service des finances recueille les informations relatives aux
inducteurs de cots auprs du personnel/des services concerns en fin
de mois.
4. En fin de mois, les cots groups sont rpartis entre diffrents projets/
services laide de critres prdtermins.
5. Le directeur financier doit sassurer que toutes les dpenses groupes
sont rparties et que le solde se trouve zro la fin de chaque mois.
Rpartition des dpenses relatives aux vhicules
Linducteur de cots le plus logique pour les dpenses relatives aux
vhicules est la distance parcourue au cours dune priode donne pour
administrer chaque projet ou service non li au soutien. laide de cette
mthode, des journaux de vhicules doivent tre tenus jour afin de
mentionner les distances parcourues pour chaque projet/service non
89
li au soutien. La distance parcourue doit tre rcapitule la fin dune

priode de dclaration par projet/service non li au soutien. Le ratio de
chaque distance parcourue dans le cadre des projets/services non lis
au soutien par rapport la distance totale parcourue sera la base de la
rpartition des dpenses lies aux vhicules.
Les distances parcourues des fins de soutien gnral et celles qui ne sont
pas associes un ou plusieurs projets spcifiques doivent tre exclues du
nombre total de kilomtres parcourus. Si lorganisation autorise ses employs
utiliser ses vhicules des fins personnelles, ces kilomtres doivent galement
tre exclus du kilomtrage total parcouru et les employs doivent recevoir
des factures pour lutilisation des vhicules au tarif en vigueur. Les factures
correspondant lusage personnel des vhicules doivent tre enregistres
avant la rpartition mensuelle des dpenses relatives aux vhicules.
Exemple : lorganisation X enregistre tous les cots de carburant, dassurance et
dentretien des vhicules au cours dun mois donn pour son parc automobile,
pour un total atteignant 4 203 USD. Les totaux kilomtriques consolids suivants
sont relevs sur les journaux des vhicules :
Projet
Kilomtres parcourus
Projet 1
1 856
Projet 2
678
Projet 3
2 789
Projet 4
953
Total
6 276
Cela signifie que le cot par kilomtre est de 0,67 USD (4 203 USD 6 276
kilomtres). Sur base de ce calcul, chaque projet reoit une facture pour la juste
part suivante et le groupe atteint un solde de zro une fois la rpartition traite :
90
Projet
Rpartition
Calcul
Projet 1
1 243 USD
1 856 x 0,67 USD
Projet 2
454
678 x 0,67 USD
Projet 3
1 868
2 789 x 0,67 USD
Projet 4
638
953 x 0,67 USD
Total
4 203 USD
Rpartition des cots de soutien

Plusieurs inducteurs de cots peuvent tre utiliss ; cette section fournit des
exemples pour deux mthodes. Il incombe lorganisation de choisir linducteur
le plus appropri pour son portefeuille de programmes, de telle sorte que la
rpartition soit un calcul juste et raisonnable et corresponde au soutien reu.
Scnario 1 : utilisation des comptes bnficiaires
Lorganisation Y fournit des services mdicaux ; chaque projet sert un
groupe cibl de bnficiaires. En utilisant le nombre de bnficiaires comme
inducteur de cots, lorganisation calcule le nombre total de bnficiaires
pour chaque projet au cours du mois et le pourcentage du nombre total de
bnficiaires servis par les diffrents projets. Le cot mensuel total du soutien
(pour le personnel des finances, les cots de technologie informatique, etc.)
de 14 789 USD est multipli par le calcul des bnficiaires.
Projet
Nombre de
bnficiaires
Pourcentage du
nombre total de
bnficiaires
Projet 1
478
11%
Projet 2
1 267
28%
Projet 3
2 567
56%
Projet 4
234
5%
Total
4 546
100%
En fonction de ce calcul, chaque projet reoit une facture pour sa juste part et
le groupe atteint un solde de zro une fois la rpartition traite, comme suit :
Projet
Rpartition
Calcul
Projet 1
$1 627 USD
$14 789 x 11%
Projet 2
4 141
$14 789 x 28%
Projet 3
8 282
$14 789 x 56%
Projet 4
739
$14 789 x 5%
Total
$14 789
Scnario 2 : utilisation des dpenses directes

Lorganisation Z met en uvre un programme pour la justice et la paix et dcide
que ce sont les dpenses directes mensuelles de chaque projet qui reprsentent
91
David Snyder/CRS
ses cots de soutien. En utilisant les dpenses directes comme inducteur des
cots, lorganisation calcule les dpenses directes totales, nettes dexclusions,1
pour chaque projet en fin de mois. Les dpenses directes en fin de mois pour
chaque projet sont divises par les dpenses totales pour tous les projets afin de
calculer la juste part des cots de soutien appliquer au projet.
Lorganisation Z enregistre tous les cots de soutien qui concernent
lensemble des projets dans le groupe des cots de soutien pendant et la
fin du mois, soit un total de 11 231 USD. Les cots directs suivants ont t
imputs chaque projet au cours du mois :
Lquipe du CRS de
renforcement de la paix
conduit une formation
en rsolution de conflits
avec des leaders locaux
dans la communaut de
Tumbulo prs de Cubal
dchire par la guerre
Angola.
Projet
Cots directs pour

le mois
% du total des
cots directs
Projet 1
22 789 USD
46%
Projet 2
18 750
38%
Projet 3
7 678
16%
Total
49 217 USD
100%
Chaque projet reoit sa juste part des cots de soutien du mois, dfinie en
multipliant le total des cots de soutien par le pourcentage de la totalit des
cots directs du projet. En fonction de ce calcul, chaque projet reoit une
facture pour sa juste part et le groupe atteint un solde de zro une fois la
rpartition traite, comme suit :
Projet
Rpartition
Calcul
Projet 1
5 166 USD
11 231 x 46%
Projet 2
4 268
11 231 x 38%
Projet 3
1 797
11 231 x 16%
Total
11 231 USD
Rpartition des dpenses doccupation

Linducteur de cots le plus logique pour la rpartition des dpenses
doccupation (par ex. loyer des bureaux, lectricit, eau, etc.) est lespace de
bureau occup par le personnel affect chaque projet. Pour cette mthode,
lorganisation doit mesurer lespace de bureau total et calculer les mtres
1 Si cette mthode est choisie, lorganisation doit dterminer les types de dpenses ventuelles qui doivent
rgulirement
92
carrs dvolus aux parties communes,2 lespace de bureau occup par le

personnel de soutien et lespace de bureau affect aux projets. Les parties
communes et lespace utilis par le personnel de soutien doivent tre dduits
de la totalit de lespace de bureau (le rsultat constitue la base rvise).
Les bnfices de chaque projet sont calculs en divisant lespace utilis par le
projet par la base rvise. Le pourcentage ainsi obtenu doit tre appliqu aux
frais mensuels totaux doccupation, comprenant le loyer, llectricit, leau,
lentretien et la scurit.
La mthode doccupation de lespace au sol prsente lavantage
de permettre lorganisation de calculer le cot au mtre carr de
lorganisation, ce qui facilite le processus de budgtisation. Elle prsente
en revanche un inconvnient : une partie de lespace peut tre utilise par
plusieurs projets, ce qui complique les calculs. Selon la mthode choisie, la
rpartition des cots partags devra tre frquemment mise jour mesure
que des fonds affects de nouveaux projets seront mis en place, que des
projets prendront fin et que de nouveaux employs seront embauchs. Les
calculs de rpartition doivent tre mis jour au minimum chaque trimestre.
Exemple : lorganisation X enregistre toutes les dpenses lies ses locaux
au cours dun mois donn (loyer, services publics, scurit des bureaux, etc.)
dans son groupe installations , lequel totalise 14 603 USD. Les mesures des
bureaux sont les suivantes :
Mesure des bureaux
Description de la zone
Taille de lespace
des bureaux en
mtres carrs
Parties communes
18
Espace destin au personnel

de soutien
Projet 1
Projet 2
12
Projet 3
22
Total
67
2 Soit les espaces non affects, tels que les couloirs, les toilettes, lespace de rception et lespace de
stockage gnral.
93
Lorganisation calcule alors la base rvise en excluant les parties communes

et lespace utilis par le personnel de soutien (le personnel qui nest pas
directement affect un projet) :
Area
Description
Office Space Size

Square Meters
% of Total Revised Base
Project 1
15%
Project 2
12
30%
Project 3
22
55%
Total
40
100%
Chaque projet reoit une facture pour sa juste part des cots doccupation
mensuels. La juste part est obtenue en multipliant les cots totaux de soutien
par le pourcentage de rpartition de la base rvise des locaux. En fonction de
ce calcul, chaque projet reoit une facture pour la juste part suivante, le groupe
atteignant un solde de zro aprs le traitement de la rpartition :
Description de la zone
Rpartition
Calcul
Projet 1
2 190 USD
14 603 USD x 15 %
Projet 2
4 381 USD
14 603 USD x 30 %
Projet 3
8 032 USD
14 603 USD x 55 %
Total
14 603 USD
Budgtisation de la rpartition des cots

Les cots rpartis doivent tre inclus dans les budgets annuels de
lorganisation. Des estimations des cots annuels totaux doivent tre tablies
pour chacun des groupes pour lanne suivante. Les cots totaux groups
pour lexercice de 12 mois prcdent peuvent tre utiliss comme point de
dpart de cette estimation, qui doit tre ajuste en fonction des prvisions de
linflation. Dautres facteurs susceptibles daffecter les groupes de cots ou
la rpartition des cots groups doivent galement tre pris en compte. Ces
facteurs peuvent comprendre lvolution de la taille de lorganisation, de sa
structure, de son ensemble de projets ou de son financement. Lorsque des
propositions sont soumises aux donateurs, les estimations des cots rpartis
doivent galement tre incluses dans tous les budgets de subventions.
94

financier Comptabilit des
subventions
La comptabilit des subventions passe par ltude et le respect des conditions
gnrales stipules dans un accord de subvention et par lenregistrement
des bnfices et des dpenses dans le grand livre gnral de lorganisation.
Les subventions (y compris les sous-subventions) ou accords de coopration,
sont des arrangements par lesquels lorganisation noue une relation de
financement contractuelle en vertu de laquelle un donateur apporte un
soutien financier en change de lapport des services spcifis dans le
cadre du programme par lorganisation ou lentit qui bnficie de la soussubvention. Cette section traite des principales fonctions lies aux finances
et aux subventions ; elle naborde pas le domaine plus large de la gestion des
subventions et ne traite donc pas de la supervision des programmes.
quipe
financire
Processus 6.12 Comptabilit des

subventions
Comptabilit des
subventions
6.12.1
95
ta pe 6 . 1 2 . 1 C o m pta b i l i t de s s u b v e n t i o n s
Nom de ltape
Comptabilit des subventions
Numro de ltape
6.12.1
Rle organisationnel
Responsable du projet
Directeur financier
Donnes dentre
Proposition de subvention
Accord de subvention
Budget dtaill et descriptif du budget
Rsultats
Rapports financiers
Points dintgration
Collaboration avec le responsable du projet et le

directeur financier
Rsum
La comptabilit des subventions dsigne

un systme denregistrement financier, de
surveillance et dtablissement de rapports sur
lutilisation des ressources attribues une
organisation par un organisme donateur.
1. Proposition
Lorganisation doit soumettre un budget dtaill et une description/justification du
budget visant permettre les activits dcrites dans la demande de subvention.
2. Approbation/Accord
Un donateur adresse une lettre de notification son bnficiaire sil approuve
la demande de financement. Cette lettre de notification fait office dapprobation
du retrait ou de la demande de financement auprs du donateur. Dans certains
cas, le donateur rdige un accord et invite le bnficiaire le signer pour
attester lacceptation des conditions gnrales de la subvention.
Le service des finances de lorganisation doit tudier les conditions gnrales
financires de laccord, y compris le traitement des intrts, les revenus du
programme, les exigences en termes de rapports, les modles de rapports et
la frquence prvue pour la soumission des rapports financiers.
Des copies de laccord initial et de toutes les modifications ultrieures de
laccord doivent tre conserves par le service des finances.
Lorsque les fonds du donateur sont une sous-subvention, les conditions gnrales
figurant dans laccord, y compris les exigences en termes de rapports, doivent tre
transmises au bnficiaire de niveau infrieur.
96
3. Mise en uvre
Les fonds de subvention prlevs lavance par le donateur doivent tre
enregistrs au titre de dettes dans le grand livre gnral.
Les revenus des subventions doivent tre enregistrs chaque mois au cours
duquel lorganisation engage des dpenses raisonnables, acceptables et
imputables par rapport la subvention. Les bnfices enregistrs rduisent
dautant la dette gnre au cours du processus de dcaissement.
Les dpenses finances par des subventions doivent tre enregistres dans le
grand livre gnral de lorganisation. Chaque transaction doit tre examine
pour assurer quelle rpond aux critres dfinis dans la rglementation du
donateur. Toutes les dpenses doivent tre raisonnables, acceptables et
correctement documentes.
Si lorganisation sous-attribue la subvention dautres partenaires, les
subventions des sous-bnficiaires seront transmises aux partenaires. Une
fois excutes, les copies des documents de subvention du sous-bnficiaire,
y compris leurs ventuelles modifications, doivent tre archives par le service
financier de lorganisation. Lorganisation doit se charger de raliser lcriture
approprie dans le grand livre gnral afin de suivre et de surveiller les
avances accordes et les dpenses engages, comme suit :
Lorsquune avance est mise pour un sous-bnficiaire, lcriture
suivante est enregistre dans un bordereau de dcaissement :
Dbiter le compte davance du sous-bnficiaire (recouvrable)
Crditer le compte de caisse
Lorsquun sous-bnficiaire adresse un rapport sur les dpenses quil a
factures en relation avec le projet et que les documents ont t rviss
et vrifis par le service financier, ce dernier enregistre lcriture suivante
dans un bordereau du journal gnral :
Dbiter le compte de frais
Crditer le compte davance du sous-bnficiaire
4. Rapports
En vertu des conditions de laccord conclu avec le donateur, les exigences en
termes de rapport sont prcises dans laccord de subvention. Lorganisation est
tenue de rdiger des rapports mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels et
doit veiller enregistrer ses dpenses et celles de ses sous-bnficiaires.
5. Clture financire de la subvention
Laccord de subvention et les rglementations rgissant les subventions des
97
donateurs stipulent les exigences en termes de clture. Au minimum, une

organisation est tenue deffectuer les tches suivantes au cours du processus
de clture financire dune subvention :
a. Vrifier et sassurer que toutes les dpenses imputes la subvention sont
des dpenses acceptables engages au cours de la priode de financement
de la subvention. Les cots ventuellement dtermins comme
inacceptables doivent tre reclasss avant la clture dune subvention.
b. Le directeur des finances doit dterminer si des dpenses valides ont
t engages, mais pas encore payes la date dexpiration de la
subvention. Si tel est le cas, un produit recevoir doit tre enregistr
dans le grand livre gnral sur un bordereau de journal gnral et
accompagn des justificatifs appropris. Le comptable enregistre
un dbit sur le compte de frais concern et un crdit sur le compte
bnficiaire. Lorsque le paiement est effectu, une criture de
contrepassation est enregistre en tant que dbit de la somme due sur
le compte bnficiaire et en tant que crdit sur le compte de caisse.
c. Rapprocher le grand livre gnral et le registre des immobilisations
et demander la revente de toute immobilisation obtenue laide des
fonds de la subvention.
d. Sassurer que les dpenses totales imputes aux fonds de la
subvention dans le grand livre gnral ne dpassent pas le montant
total des obligations du donateur.
e. Annuler tous les postes en souffrance du bilan du centre de cot de la
subvention dans le grand livre gnral.
f.
Restituer les ventuels fonds inutiliss au donateur.
g. Remettre au donateur un rapport financier final.

6. Audits spcifiques aux subventions
Certains donateurs de subventions peuvent exiger des audits externes pour toutes
les activits et tous les soldes de compte dactif associs leur subvention. Cette
exigence vise garantir que leurs fonds ont t correctement protgs et que
toutes les charges imputes leur subvention taient conformes aux conditions
gnrales de leur accord de subvention et la rglementation en vigueur.
Suite un audit spcifique la subvention, certaines dpenses imputes la
subvention peuvent tre remises en question ou annules. Les cots annuls
doivent tre reclasss hors des dpenses de la subvention et le montant annul
doit tre rembours au donateur de la subvention. Les cots remis en question
doivent tre rsolus la satisfaction de lauditeur. Les ventuels cots remis en
question qui ne peuvent tre rsolus la satisfaction de lauditeur doivent tre
reclasss hors de la subvention et rembourss au donateur.
98

financier Rapports
financiers
Lobjectif dun systme de rapports de gestion est de consolider les informations
financires afin que la situation financire de lorganisation et ses activits
puissent tre surveilles rgulirement par la direction et les autres parties
prenantes. Pour ce faire, des plans de travail et des budgets prcisant les
objectifs, les rsultats et les cots prvus sont prpars avant le dbut de chaque
exercice fiscal. Au cours de lanne, les rapports financiers permettent la
direction dvaluer les progrs de lorganisation par rapport aux objectifs prvus.
quipe
financire
Processus 6.13 Rapports financiers
Internal Financial
Reporting
6.13.1
External Financial
Reporting
6.13.2
99
ta pe 6 . 1 3 . 1 R a pp o rt s f i n a n c i er s i n ter n e s
Nom de ltape
Rapports financiers internes
Numro de ltape
6.13.1
Rle organisationnel
Service des finances

Direction
Donnes dentre
Rsultats financiers
Rsultats
tats financiers
Balances de vrification
tats des flux de trsorerie
Points dintgration
Conseil dadministration
Direction
Personnel de programmation
Rsum
Le service financier doit fournir la direction des

informations financires consolides afin que la
situation financire et les activits de lorganisation
puissent tre surveilles rgulirement.
Les rapports financiers doivent tre prpars sous la supervision du directeur

financier de lorganisation. Avant leur distribution, tous les rapports doivent tre
rviss par le directeur financier ou un responsable quivalent. Il est fortement
recommand que lorganisation mette en place un comit des finances afin de
rviser les rapports financiers et dintgrer les rsultats des rapports dans les
processus de prise de dcision de lorganisation. Des dfinitions de la balance
de vrification, du descriptif des activits, de ltat de la situation financire et de
ltat des flux de trsorerie figurent dans le glossaire de lannexe de ce chapitre.
Les rapports suivants doivent tre tablis mensuellement ou trimestriellement
comme indiqu et distribus tous les membres de lquipe de direction de
lorganisation ainsi quaux responsables concerns :
1. Balance de vrification (mensuel)
2. Descriptif des activits Dclaration des revenus (mensuel)
a. Format 1 : compare les revenus et dpenses rels du mois et
depuis le dbut de lanne aux revenus et dpenses budgtiss
pour des priodes comparables. Cette opration est obligatoire.
b. Format 2 : compare les revenus et dpenses rels du mois et
depuis le dbut de lanne aux dpenses relles de lanne
prcdente pour des priodes comparables. Cette opration est
facultative, mais recommande.
100
3. Rapports de comparaison budgtaire (mensuel)

a. Comparent les dpenses relles pour chaque centre de cot
(service et projet) pour le mois et depuis le dbut de lanne par
poste de dpense par rapport aux montants budgtiss pour les
mmes priodes.
b. Un rapport distinct doit tre tabli pour chaque centre de cot.
4. tat de la situation financire Bilan (mensuel)
5. Note de service expliquant les principaux carts entre les rsultats rels
et les performances budgtises pour le mois et depuis le dbut de
lanne (mensuel)
6. tat des flux de trsorerie (au moins trimestriel et rvis par les
membres de lquipe de direction uniquement)
7. Rapports de comparaison budgtaire de la cration la date actuelle
pour tous les projets financs par des subventions (au moins trimestriel)
a. Remis tous les responsables de projet concerns, leur suprieur
direct et au directeur des oprations de programmation.
b. Ces rapports doivent comparer les dpenses relles cumules pour
chaque projet financ par une subvention aux totaux comparables
selon les budgets internes amends de lorganisation et aux totaux
portant sur la vie du projet et approuvs par le donateur dans le
budget de la subvention concerne.
8. Les ventuels rapports personnaliss considrs comme pertinents par
le directeur financier de lorganisation ou le responsable quivalent et le
directeur gnral.
9. Les comptes de bilan doivent tre rapprochs mensuellement. Les
analyses doivent tre rvises par le directeur financier et archives.
Chaque analyse doit prsenter les composants spcifiques du
compte et le total de chaque analyse doit correspondre au solde
final du grand livre gnral correspondant ce compte. Les
classements errons et autres erreurs denregistrement qui peuvent
apparatre au cours du processus de rapprochement doivent tre
immdiatement corrigs.
101
ta pe 6 . 1 3 . 2 R a pp o rt s f i n a n c i er s e x ter n e s
Nom de ltape
Rapports financiers externes
Numro de ltape
6.13.2
Rle organisationnel
Service financier
Direction
Donnes dentre
Rsultats financiers
Rsultats
tats financiers
Balance de vrification
tat des flux de trsorerie
Points dintgration
Banques, donateurs, gouvernement, destinataires

principaux et fournisseurs
Rsum
Le service financier de lorganisation doit fournir

aux parties externes des informations financires
consolides afin que les activits puissent tre
surveilles rgulirement.
Les rapports externes comprennent les rapports financiers requis par les
donateurs, le gouvernement local, les banques, les fournisseurs et les principaux
bnficiaires des subventions. Les rapports requis par des parties prenantes
externes comprennent souvent les tats financiers audits les plus rcents de
lorganisation, lesquels incluent les rapports suivants et les notes affrentes :
Descriptif des activits (dclaration de revenus)
tat de la situation financire (bilan)
La pratique standard pour les rapports de fin dexercice consiste inclure les tats
financiers audits pour lexercice financier prcdent. Tout changement significatif
des mthodes comptables entre les deux exercices doit tre mentionn dans les
notes de bas de page des tats financiers.
Les autres rapports demands par les donateurs sont gnralement
propres la subvention ou au projet. Les rapports adresss aux donateurs
de subvention doivent tre soumis conformment aux chances
de remise des rapports et aux formats prciss dans les accords de
subvention et/ou aux rglementations des donateurs. Dans le cas des
subventions, les rapports demands peuvent galement comprendre les
documents suivants :
Relev des encaissements et des paiements refltant lensemble des
102
Sr. Ann Duggan/CRS
encaissements, paiements et soldes de trsorerie relatifs la subvention

du donateur
Un exemplaire des politiques comptables de lorganisation
Une dclaration de la direction stipulant que les fonds octroys par le
donateur de la subvention ont t dpenss conformment aux objectifs
prvus tels quils sont spcifis dans laccord concern.
Tous les rapports financiers remis des parties externes doivent tre prpars
par le service financier et doivent correspondre aux rsultats financiers
enregistrs dans le grand livre gnral au cours de la priode dclare. Les
rapports adresss au gouvernement local doivent tre prpars et remis
conformment aux exigences rglementaires en vigueur.
Du personnel mdical
de lhpital Adventiste
de Kendu au Kenya,
dans la ville de Morcau.
103
Liste de vrification de la
conformit pour les finances
Les finances reprsentent une discipline charge de dterminer la valeur
et de favoriser la prise de dcision relative la rpartition et lutilisation
des ressources. Dans le monde du commerce, la fonction des finances est
dacqurir, dallouer, dinvestir et de grer les ressources financires. La
fonction des finances ne se limite pas la tenue des comptes ; elle constitue
le trait dunion entre dautres fonctions, car les activits ralises par ces
dernires ont des aspects financiers. Dans le secteur non gouvernemental,
au-del dune comptabilit prcise, laccent est mis sur la responsabilit de
grance. La notion de grance se manifeste dans des concepts tels que la
gouvernance et la responsabilit de lorganisation.
Les ressources financires et physiques sont les actifs corporels de
lorganisation. Les partenaires doivent exercer une grance de qualit par
rapport aux ressources : ils doivent atteindre les objectifs du programme de
manire rentable, en sassurant que des systmes de contrle internes sont mis
en place et en optimisant les bnfices drivs de lutilisation de ces actifs.
La gestion financire englobe la planification, lorganisation, le contrle et la
surveillance des ressources financires dune organisation pour lui permettre
datteindre ses objectifs. Elle ne doit pas tre confie au seul personnel du
service des finances.
Comptabilit et audit
La comptabilit comprend la tenue de registre de comptes et la prparation
dtats financiers en vertu des principes dfinis par le Comit des normes
comptables et financires (FASB) et le Conseil des normes comptables
internationales (IASB). La comptabilit et la tenue des registres gnrent
des documents comptables. Le terme audit fait rfrence la vrification
indpendante des comptes et des dclarations. Il sagit de vrifier les
documents gnrs par dautres parties. Les audits doivent prouver que les
rapports financiers ne contiennent pas derreur, ne cachent pas de fraude,
ne sont pas trompeurs, ne dissimulent pas dinformations pertinentes et se
conforment la rglementation. Les auditeurs expriment une opinion sur les
tats financiers et produisent galement des rapports dtaills destins la
direction au sujet des contrles internes.
Les principales caractristiques des rapports financiers sont les suivantes :
Intelligibilit
Fiabilit
104
Pertinence
Comparabilit
Utilisateurs des rapports financiers

Dans chaque organisation, diffrentes parties prenantes utilisent les tats
financiers et les autres rapports financiers de lorganisation. Ces parties
prenantes comprennent :
Les employs
Les clients
Les fournisseurs
Les organismes gouvernementaux locaux et internationaux
Les donateurs, quils soient fournisseurs de fonds ou de subventions
restreints ou sans restriction.
La comptabilit financire dans le secteur but non lucratif diffre quelque
peu de celle du secteur but lucratif, mais certains principes comptables
fondamentaux restent les mmes.
Principes comptables
Les rapports financiers doivent tre grs conformment aux principes
comptables fondamentaux suivants :
Principe de continuit dexploitation : la direction sattend ce que
lorganisation continue fonctionner de la mme manire et poursuive ses
activits dans un avenir prvisible.
Cohrence : une fois adoptes, les politiques comptables doivent tre
appliques de manire cohrente dun exercice financier sur lautre.
Prudence : les revenus ne doivent pas tre consigns tant quils nont
pas t reus, alors que les dpenses doivent tre enregistres et les
dettes reconnues ds que possible.
Comptabilit dexercice : selon cette mthode comptable, les revenus
sont reconnus lorsquils sont reus et les dpenses sont enregistres
lorsquelles sont engages. Toutes les recettes et dpenses lies
lexercice comptable sont prises en compte, quelles que soient les dates
relles de rception ou de paiement. (Les organisations but non lucratif
qui oprent selon une comptabilit de caisse doivent se reporter l
tape 6.3.6 Exploitation dans un environnement de comptabilit de
caisse pour obtenir plus de conseils.)
105
Objectifs des examens financiers

Les examens financiers sont raliss pour garantir que les ressources sont
utilises aux fins prvues et conformment aux lois, rglementations et
dispositions des contrats ou des accords de subvention et que les objectifs
en termes de performance sont atteints. Les responsables de lexamen de
conformit doivent connatre les politiques et procdures de lorganisation et
tudier si elles sont appropries aux activits des projets, mais aussi valuer leur
cohrence avec les pratiques comptables gnralement acceptes.
Dans la plupart des organisations, le service financier se charge des
valuations de contrle internes et de lvaluation des risques. Ces
responsabilits dpassent le mandat du service financier. En labsence dun
service daudit interne ou dune unit de conformit, le service financier est
charg de rviser les manuels des autres fonctions.
Les manuels de lorganisation diffrent, y compris ceux qui concernent les
finances et la comptabilit. Il peut sagir de simples rsums comme de manuels
dtaills et complets. Lorganisation doit disposer dun manuel complet des
oprations ou de manuels distincts pour chaque domaine oprationnel.
Les examens de conformit doivent tre ordonns par la haute direction.
Lapprobation des termes de rfrence et le programme dexamen doivent tre
reus avant lexamen.
tapes de lexamen de conformit du service des finances
Pour mieux comprendre le fonctionnement de lorganisation, les actions
prliminaires suivantes sont indispensables :
Examinez les documents denregistrement des partenaires
Examinez les accords et amendements concernant les subventions
Renseignez-vous auprs de la direction et des autres membres de lorganisation
Examinez les rapports daudit externes
Examinez les rapports daudit internes
Examinez les audits des projets spciaux
Examinez le manuel de Finance/Comptabilit
Examinez les contrats
Examinez les fichiers des projets.
Procurez-vous lorganigramme. Sil nexiste pas dorganigramme,
documentez la description de la composition de lorganisation.
Procurez-vous un exemplaire du tableau des autorisations de lorganisation
106
Procurez-vous le plan comptable

Dterminez si les comptes sont informatiss ou non
Determine whether or not accounts are computerized
Dterminez lidentit de la personne qui prpare les comptes. Existet-il des succursales et une structure dcentralise ? Existe-t-il des
comptables pour les diffrents projets ?
Procurez-vous des exemples de copies des formats de rapports,
financiers comme descriptifs
Examinez les rapports sur les revenus et les dpenses, en comparant
les niveaux de revenus et de dpenses ceux des rapports de la
priode prcdente
Vrifiez que les formats des rapports sont conformes aux formats approuvs
Obtenez des explications pour les carts importants entre les dpenses
dune ligne lautre du budget et par catgorie de cot
Listes de vrification de conformit
Dans la prsente section, lapproche daudit consiste dfinir les objectifs (le cas
chant) et poser les questions pertinentes afin de tester lvaluation des risques
et la conformit aux politiques et procdures. Les listes de vrification permettent de
sassurer quil existe un systme efficace de contrle interne du systme financier
qui permet lorganisation de grer les risques importants et de surveiller la fiabilit
et lintgrit des informations financires et oprationnelles. Les listes de vrification
permettent didentifier les carts dans les contrles internes.
Le manuel du service des finances doit couvrir les lments suivants :
Objectif et porte du manuel
Public cibl : qui doit lutiliser et comment
Procdures et autorisations concernant les mises jour
Calendrier financier et rapports internes
Exercice fiscal pour lorganisation
Exercices financiers
Priodes de dclaration et chances
Priodes de dclaration auprs du sige : rapports financiers mensuels,
trimestriels et annuels
Trsorerie et transactions bancaires
Budgtisation
Gestion de la trsorerie
107
Gestion des actifs

Traitement des salaires
Rapports
Objectifs du contrle
Assurer que le service des finances est gr de manire ordonne et
efficace et soutient les oprations des partenaires
Vrifier le respect des politiques de gestion
Prserver les actifs
Vrifier lexactitude et la fiabilit des enregistrements
Sparation des tches
La sparation des tches est un lment cl dun systme de contrle interne
efficace. Lenregistrement et le traitement dune transaction complte ne
doivent pas tre confis une mme personne. Chaque transaction financire
comprend les cinq tapes suivantes :
Demande : demande dachat ou de dpense
Approbation : le personnel autoris approuve la requte
Autorisation : approbation concernant lachat, mission dun bon de
commande
Excution : achat, rception et paiement
Enregistrement : comptabilit
Questions relatives la sparation des tches
Existe-t-il un organigramme du service ?
Les cadres suprieurs de lquipe sont-ils des comptables qualifis ? . .
Do Finance staff members have job descriptions?
Les membres du personnel du service financier ont-ils reu des
descriptions de leurs fonctions ?
Les descriptions des fonctions sont-elles mises jour ?
Les rles du personnel sont-ils clairement dfinis ?
Les descriptions des fonctions sont-elles jour et pertinentes ?
Les membres du personnel du service financier disposent-ils de copies
de la matrice dautorisation ?
Les tches de prparation, dapprobation et de publication des critures
comptables du journal sont-elles confies des employs diffrents ?
108
Exigences comptables fondamentales

Lorganisation doit conserver un ensemble complet de documents comptables.
Ces derniers doivent comprendre au moins les lments suivants :
Un grand livre gnral complet. Il ne doit pas exister de registres distincts
pour les diffrents donateurs. Toutes les activits de lorganisation doivent
tre consignes dans un grand livre gnral, sauf si le partenaire dispose
de plusieurs entits juridiques, auquel cas un grand livre distinct doit tre
utilis pour chaque entit juridique.
Un journal des encaissements
Un journal des dcaissements
Si des espces (devises) sont reues, un livre de caisse pour enregistrer
les espces reues et dpenses ( la fin de chaque journe, le solde
du livre de caisse doit correspondre au montant rel de la trsorerie
disponible)
Des analyses dtailles des comptes relatifs lactif et au passif de
lorganisation et correspondant aux soldes du grand livre gnral
concern la fin de chaque exercice financier.
Des codes de compte identifient la nature des lments concerns par les
transactions. Les comptes du grand livre gnral sont gnralement regroups
dans les grandes catgories suivantes :
Actif
Passif
Actif net (anciennement appel solde de fonds)
Produits
Charges
Questions portant sur la comptabilit de base
Existe-t-il un plan comptable ou une liste des registres ?
Comment les diffrents comptes du grand livre sont-ils identifis ?
Les comptes du grand livre sont-ils dcrits de faon dtaille ?
Le plan comptable correspond-il la structure comptable du progiciel
de comptabilit ?
Le plan comptable permet-il de suivre les revenus et les dpenses par
source de financement/donateur ?
Qui est autoris mettre jour le plan comptables (ajouter et supprimer
des comptes) ?
Sil existe un progiciel de comptabilit, est-il accompagn dun manuel ?
109
Existe-t-il un livre de caisse ?

Qui entre les critures dans le livre de caisse ?
Les critures du livre de caisse sont-elles examines avant publication
dans le systme comptable ?
Une rvision mensuelle de la balance de vrification et du bilan estelle prvue ?
Une rvision du descriptif des activits (dclaration de revenus) estelle prvue ?
Une rvision des rapports de comparaison budgtaire pour tous les
centres de cot (service et projet) est-elle prvue ?
Comment les bordereaux de dpense sont-ils classs ?
Existe-t-il un systme de classement des bordereaux ?
Can all vouchers be accounted for?
Est-il possible de comptabiliser tous les bordereaux ?
Les bordereaux et autres documents comptables sont-ils scuriss de
faon adquate ?
Existe-t-il un registre des mesures de scurit pour les chquiers, les bons
de commande et les factures ?
Un systme permet-il de sassurer que les bons de paiement sont
correctement remplis (demands, approuvs, autoriss et vrifis) avant
le paiement ?
Les reus sont-ils entirement remplis (dats, signs par le payeur et le
bnficiaire, avec mention du montant en lettres et en chiffres et motif
du paiement) ?
Les reus sont-ils correctement enregistrs et les informations
ncessaires du bordereau de rception correspondent-elles celles qui
figurent dans lcriture du grand livre ?
Lorganisation tient-elle un grand livre gnral ?
Lorganisation utilise-t-elle un systme de numrotation pour comptabiliser
tous les encaissements, dcaissements, critures du journal gnral, bons de
commande, bordereaux de rception des biens, lettres de transport, etc. ?
Comptes bancaires et dcaissements
Dans la mesure du possible, les organisations doivent ouvrir et utiliser des
comptes bancaires pour les encaissements et les dcaissements. Les comptes
bancaires offrent un contrle nettement suprieur des flux de trsorerie que
lutilisation des fonds en caisse. Nanmoins, il est important que lorganisation
110
mette en place et applique un contrle ferme sur louverture de comptes

bancaires, laccs aux fonds en caisse et les dcaissements.
viter les paiements non autoriss provenant des comptes bancaires
Assurer que tous les chques et encaissements sont intgralement
dposs sur les comptes bancaires
Faire en sorte que les chques et les encaissements soient dposs
rapidement et intervalles prdfinis sur les comptes bancaires
Assurer que tous les chques et encaissements sont enregistrs
Questions relatives aux comptes bancaires et aux dcaissements
Existe-t-il une politique concernant louverture de comptes bancaires ?
Qui approuve louverture et la clture des comptes bancaires ?
Le registre des chques/livre de caisse/grand livre prsente-t-il des
lments inhabituels (par exemple, des paiements dun montant
inhabituellement lev, des virements entre comptes bancaires ou des
paiements au profit de fournisseurs inhabituels) ?
Existe-t-il une liste approuve et enregistre de signataires pour les
comptes bancaires ?
Existe-t-il une politique rgissant le nombre de signatures pour chaque
chque, par exemple une signature pour les paiements infrieurs 5
000 USD et deux signatures ou plus pour les montants suprieurs 5
000 USD ?
Existe-t-il des procdures clairement dfinies concernant les documents
justificatifs des paiements ?
Les paiements importants, notamment concernant lapprovisionnement,
sont-ils tays par les lments suivants ?
Bon de paiement (entirement rempli)
Facture du fournisseur (originale)
Copie des contrats
Rsum de lappel doffres/feuille dappel doffres
Bon de commande local, dment autoris et approuv
Factures ou devis pro forma
Bordereau de rception des biens
Avis de passage du fournisseur
Demandes dachat
111
Autres pices jointes

Tous les chques sont-ils pr-imprims barrs lordre du
bnficiaire uniquement ?
Si tel nest pas le cas, existe-t-il une explication raisonnable cette situation ?
Les espaces vides sur les chques sont-ils barrs pour viter toute
altration ?
Le nom du bnficiaire est-il toujours entirement inscrit ?
Arrive-t-il que lun ou lautre des signataires signe des chques en blanc ?
Les chquiers sont-ils conservs en lieu sr, par ex. dans un coffre ?
Sont-ils enregistrs dans un registre des mesures de scurit et signs
lorsquils sont mis ?
Tous les chques annuls sont-ils conservs et classs/archivs ?
Les numros des chques sont-ils vrifis pour garantir que tous les
chques ont t enregistrs dans le registre adquat et que les chques
annuls ont t correctement marqus et conservs pour vrification ?
Toutes les dpenses sont-elles documentes sur un bordereau de
chques numrot de manire squentielle ?
Les bordereaux sont-ils pr-imprims ?
La mention REU et/ou PAY est-elle appose sur les bordereaux
rgls et les documents justificatifs connexes tels que la facture du
fournisseur, le bon de commande, le bordereau de rception des biens
et toutes les pices jointes ?
Le bordereau de chques contient-il les informations habituelles suivantes ?
Numro du chque/bordereau
Nature/date/montant de la dpense
Nom du bnficiaire
Dtails du transfert bancaire
Signatures dapprobation et dautorisation
Numro du chque
Codes comptables
Nom et signature du reprsentant agr qui a reu le paiement
Tous les chques et bordereaux de chque prsents au signataire agr
sont-ils accompagns des documents justificatifs requis ?
Les bordereaux de chque sont-ils approuvs pour paiement par le
responsable/directeur des finances avant que les chques ne soient
prpars pour le paiement ?
112
Existe-t-il une sparation adquate des tches entre la personne qui a prpar
le paiement par chque et la personne qui a autoris/sign le chque ?
Les bordereaux sont-ils vrifis pour garantir quils ont tous t
enregistrs dans le livre de caisse ?
Questions relatives aux paiements et virements aux partenaires
Qui sont les personnes autorises demander des virements vers
des projets ?
Qui approuve les virements ?
Comment les virements sont-ils envoys ? Les chques ou les espces
sont-ils ports par le personnel ou envoys par virement bancaire ?
Sils sont ports manuellement, quels contrles sont en place pour
garantir que les fonds parviennent sans encombre leur destinataire ?
Les virements sont-ils effectus conformment aux conditions de
lassurance ?
Petite caisse
Lobjectif de la cration dune petite caisse est de permettre laccs aux
espces la demande pour les petits paiements. Il incombe la direction de
lorganisation de dfinir le solde maximum de la petite caisse, dtablir une limite
pour les dcaissements individuels partir de la petite caisse et de dsigner
un responsable de la petite caisse. La petite caisse doit tre maintenue un
montant fixe. Le niveau recommand de la petite caisse doit satisfaire les besoins
despces pour une dure comprise entre deux semaines et un mois.
Questions relatives la petite caisse
Existe-t-il une politique rgissant la petite caisse ? Le manuel des
politiques et procdures prcise-t-il le montant fixe de la petite caisse ?
Un responsable a-t-il t dsign ? Le responsable est-il form la
gestion de la petite caisse ?
La petite caisse est-elle conserve dans un coffre verrouill dont
laccs est limit au responsable ?
Les enregistrements de la petite caisse sont-ils effectus quotidiennement ?
Un superviseur vrifie-t-il rgulirement ces enregistrements ?
Les politiques et procdures prcisent-elles un montant maximum de
paiement partir de la petite caisse ?
Les montants suprieurs la limite sont-ils pays par chque ?
Tous les paiements sont-ils comptabiliss ? Les paiements sont-ils
indiqus dans le livre de la petite caisse par squence numrique des
bordereaux de petite caisse ?
113
Chaque bordereau comprend-il les informations suivantes ?

Nature, date et montant de la dpense
Nom du bnficiaire
Signature autorise
Signature du bnficiaire rception des espces
Numro de squence, le cas chant
Approbation des ajouts au bordereau
Chaque bordereau est-il tay par un reu, une facture ou un autre
document ?
Existe-t-il des reconnaissances de dette dtenues dans la petite
caisse ? Toutes les transactions de ce type doivent seffectuer par les
canaux appropris.
Existe-t-il des procdures de remise de la petite caisse (par ex. lorsque le
comptable remet les cls au caissier) ?
La petite caisse est-elle compte au moment des remises ?
Les deux responsables signent-ils et datent-ils la feuille de compte de
la petite caisse pour confirmer de dernier ?
Des reus sont-ils mis lors de la rception despces ?
Le caissier appose-t-il la mention REU sur le bordereau de reu ou
de reu despces ?
Le bnficiaire/personnel signe-t-il le bordereau de reu ou de reu
despces ?
Le bordereau de reu ou de reu despces est-il approuv ?
Le code appropri pour le centre de cot, le compte, lactivit, etc. est-il
indiqu sur le bordereau ?
Existe-t-il une assurance couvrant les espces dtenues dans les locaux
et les espces en transit ?
Le montant dtenu dans le coffre est-il conforme au montant limite des
espces indiqu dans la police dassurance des espces ?
La mthode de stockage des espces est-elle conforme aux exigences
de lassurance ?
Le manuel des politiques et procdures souligne-t-il les procdures de
scurit respecter pour la petite caisse ?
Ces rgles sont-elles suivies ? Par exemple, les espces sont-elles
conserves dans une bote verrouille, un coffre ou des tiroirs en acier ?
Quel est lemplacement du coffre ou des tiroirs en acier ?
114
Laccs aux cls et aux lieux o les espces sont conserves est-il restreint ?
Existe-t-il des preuves des comptes rguliers des espces par un superviseur ?
Le caissier compte-t-il quotidiennement la caisse et documente-t-il ces
vrifications ?
Tous les reus figurant dans le livre officiel des reus sont-ils
enregistrs dans le livre de caisse/grand livre ?
Tous les reus sont-ils rapidement placs en banque ?
Toutes les collectes despces sont-elles dposes intgralement en banque ?
Existe-t-il des lments inhabituels dans le livre de caisse, par exemple des
reus dun montant inhabituel, des transferts entre comptes bancaires ou
des reus manant de sources inhabituelles ?
Existe-t-il un solde minimum prdfini disponible pour
rapprovisionner la petite caisse ?
Le responsable prpare-t-il un bordereau de rapprovisionnement ? (Le
bordereau de rapprovisionnement est une liste des paiements tris par
compte du grand livre gnral.)
Existe-t-il un responsable des finances qui examine le bordereau de
rapprovisionnement pour en vrifier lexactitude et qui sassure de la
validit des documents justificatifs ?
Un chque est-il mis pour le montant du rapprovisionnement effectu ? (Il
est recommand dmettre le chque de rapprovisionnement lordre
du responsable.)
Les critures comptables pour tablir la petite caisse, rapprovisionner
la petite caisse ou clturer le compte de la petite caisse sont-elles
comprises et respectes ?
Rapprochements bancaires
Les rapprochements bancaires doivent tre prpars mensuellement pour
chaque compte bancaire par un employ qualifi indpendant des fonctions de
traitement des fonds. Les rapprochements doivent tre effectus dans un format
standard et rviss par un responsable comptent. Le rapprochement doit tre
sign et dat par le prparateur et le rviseur, lesquels sassureront que :
Les soldes bancaires et des registres correspondent au relev bancaire
et au grand livre gnral, respectivement, la date de fin indique.
Le solde du registre est entirement rapproch celui de la banque.
Tous les lments de rapprochement sont bien documents et
rapidement annuls.
115
Garantir que les rapprochements bancaires sont effectus au moins
chaque mois afin de rapprocher les enregistrements bancaires et ceux
de lorganisation.
Vrifier que les diffrences (lments de rapprochement) entre le
compte du grand livre de banque de lorganisation et le relev bancaire
sont identifies et rapproches.
Questions relatives aux rapprochements bancaires
Combien de comptes bancaires lorganisation dtient-elle ?
Tous les comptes bancaires sont-ils actifs ?
Existe-t-il un compte bancaire distinct pour chaque projet si le donateur
le demande ?
Les rapprochements bancaires sont-ils prpars mensuellement pour
vrifier lexactitude des documents comptables ?
La responsabilit du rapprochement des comptes bancaires est-elle
confie des personnes qui ne participent pas au traitement des
encaissements ni des dcaissements ?
Un responsable dsign rvise-t-il les rapprochements ?
Les rapprochements bancaires sont-ils archivs des fins de rvision en
cas daudit ou dautre vrification ?
Les documents qui viennent tayer les lments de rapprochement sontils joints au rapprochement bancaire correspondant ? Ces documents
comprennent une liste des chques en suspens, des dpts en transit et
dautres documents pertinents.
Les tapes de rapprochement appropries sont-elles suivies ? (La
prparation des rapprochements bancaires doit toujours commencer
par le report du solde douverture du rapprochement prcdent
et se terminer par un solde ajust qui est rapproch du solde final
conformment au relev bancaire.)
Les lments de rapprochement sont-ils identifis au cours du processus
de rapprochement bancaire effac le mois suivant ?
Les chques en suspens sont-ils sortis des comptes aprs une priode
dfinie, par ex. six mois ? (Cette priode ne doit pas dpasser le temps
au terme duquel la lgislation locale annule la validit de ces chques.)
Le responsable des finances enqute-t-il sur les lments de
rapprochement pouvant apparaitre deux mois de suite ?
116
Budgtisation
Un budget est une estimation financire dtaille des activits prvues pour
une priode dfinie. Il existe diffrents types de budgets :
Budget dexploitation annuel : estimation du chiffre daffaires total et des
dpenses dune organisation au cours dun exercice fiscal
Budget de trsorerie : trsorerie quune organisation prvoit de recevoir
et de dpenser
Budget dinvestissement : montant total des cots destins acqurir
des biens (dpenses en immobilisations)
Budget de projet : cot estim dun projet spcifique
Budget de subvention : cot estim de la conduite des activits dun
projet financ par une subvention
Pour que le budget soit utile et efficace, il est prfrable dentreprendre son
processus de prparation comme un exercice collectif organis et structur. Le
processus de budget entrane un certain nombre de questions, parmi lesquelles :
Quelles activits seront ncessaires la ralisation des objectifs planifis ?
Quelles ressources seront ncessaires pour mener bien ces activits ?
Quel sera le cot de ces ressources ?
Quelles seront les sources des fonds ?
Les rsultats anticips sont-ils ralistes ?
Quelles approbations sont requises pour accepter les carts budgtaires ?
Les diffrents services de lorganisation disposent-ils dun budget ?
Une fois le budget accept et lactivit ralise, le processus sachve parla
comparaison du plan (budget) avec le rsultat final (rel). Les types de
budget utiliss comprennent :
Budget dexploitation
Budget dinvestissement
Budgets de subvention
Cycle budgtaire
Instructions et gestion de la budgtisation
Formats de budget
Lorganisation doit raliser des rapports de comparaison budgtaire chaque
mois afin de dterminer si les dpenses sont conformes aux budgets respectifs.
Lorganisation doit tenir des budgets amends pour ses examens. Dans la
mesure o le budget original approuv devient souvent rapidement obsolte,
117
il est recommand de tenir jour un budget amend au cours de lanne pour

permettre des comparaisons plus significatives.
Gestion de la trsorerie
Objectifs du contrle :
Garantir que la trsorerie est gre efficacement
Faire en sorte que lorganisation dispose dune trsorerie pour satisfaire
ses obligations financires
La gestion de la trsorerie est une fonction importante dans toute
organisation. Pour optimiser la position de sa trsorerie, lorganisation doit
mettre en place des procdures de trsorerie permettant une gestion efficace
des encaissements et des dcaissements. La prvision et la budgtisation
sont des aspects importants de la gestion de la trsorerie. Lorganisation doit
sefforcer de planifier, de manire dtaille et lavance si possible, les reus
qui peuvent tre attendus et les dcaissements qui seront ncessaires. Les
fonctions de gestion de la trsorerie tournent autour des encaissements, des
dcaissements, des prvisions et des rapprochements.
Une gestion efficace de la trsorerie est essentielle pour les organisations. Il sagit
dun lment cl pour une planification et une gestion oprationnelle efficaces. Si
les entres et les sorties de fonds ne sont pas planifies et surveilles correctement,
les organisations risquent de se trouver court de fonds et de ne pas pouvoir servir
les bnficiaires ou payer les employs et les fournisseurs temps. Une prvision
de trsorerie est souvent requise par les parties externes pour leur permettre de
planifier les dates dmission de fonds au bnfice de lorganisation.
Questions relatives la gestion de la trsorerie
Lorganisation dtermine-t-elle la position de la trsorerie au dbut dune
priode donne sur base de ses documents comptables ?
Lorganisation planifie-t-elle les dates des futures entres despces
prvues, les sources approuves de financement des subventions et les
autres sources de revenus prvues ?
Quelles sont les principales sources dentre de trsorerie de
lorganisation ? (Il peut sagir de contributions, davances ou de
remboursements des donateurs, de collecte de soldes de comptes
dbiteurs et de rentres despces lies des activits gnratrices de
revenus.)
Des estimations des dcaissements de trsorerie sont-elles ralises, en
tenant compte des activits planifies de lorganisation ? Les organisations
qui grent leur comptabilit selon la mthode de la comptabilit dexercice
118
ne doivent pas oublier que des paiements aux fournisseurs peuvent tre
ncessaires pour rduire une dette prcdemment enregistre.
Le plan de trsorerie est-il rcapitul dans une feuille de calcul indiquant
les soldes de trsorerie prvus par priode ?
Les prvisions sont-elles remises au directeur gnral ou un autre
responsable appropri dans le but de prvoir les surplus ou les besoins
de trsorerie ?
Gestion des comptes dbiteurs
Les montants dus lorganisation doivent tre enregistrs au titre des comptes
dbiteurs. Il sagit des actifs de lorganisation. Ils doivent tre surveills de prs
afin dassurer leur collecte ou leur remboursement en temps opportun et doivent
tre indiqus avec prcision et classs correctement.
Garantir que toutes les factures recevoir sont entres dans les livres
Garantir que tous les efforts sont dploys pour rclamer les
crances impayes
Vrifier quaucun crdit ni annulation non autoris nest consenti
Faire en sorte que les avances pour dplacement, les avances court
terme, les prts au personnel et les services tels que lutilisation du
tlphone soient facturs
Questions relatives la gestion des comptes dbiteurs
Vrifie-t-on la prsence des lments suivants dans les registres des
comptes dbiteurs ?
Soldes du compte dbiteur des employs de lorganisation qui sont dus par
des personnes ntant pas actuellement employes par lorganisation
Soldes des immobilisations
lments ou soldes inhabituels
Les soldes dbiteurs importants dans la balance de vrification sont-ils
rviss en termes de validit et de montant ?
Chaque transaction est-elle facture aux cranciers ?
Des relevs mensuels sont-ils adresss aux dbiteurs ?
Les rapports de classement par chance sont-ils prpars chaque mois ?
Les rapports de classement par chance sont-ils rviss par un
responsable appropri ?
Des efforts sont-ils mis en place pour enquter sur la recouvrabilit des
119
soldes importants datant de plus de trois mois ?

Les ventuelles annulations sont-elles correctement autorises ?
Les annulations ou provisions sont-elles correctement enregistres et
les journaux dument tays et autoriss ?
Dbiteurs internes et prts
Les types de dbiteurs internes sont les suivants :
Avances sur salaire
Avances au personnel pour les dplacements
Autres prts au personnel
Questions relatives aux dbiteurs internes et aux prts
Les dbiteurs membres du personnel respectent-ils les politiques de
lorganisation ?
Le systme comptable enregistre-t-il les dettes de chaque personne
individuellement ou dans le grand livre auxiliaire ?
Les politiques et procdures, telles que linterdiction de dpassement de
certains plafonds ou le refus par le personnel de ses propres avances,
sont-elles respectes ?
Des informations sont-elles communiques au service de la paie
pour sassurer que le recouvrement des dettes en suspens seffectue
conformment aux propositions et aux accords ?
Les remboursements interviennent-ils dans la priode dfinie ?
Un relev de compte est-il tabli pour dcrire les soldes dbiteurs, puis
communiqu chaque dbiteur membre du personnel ?
Existe-t-il des procdures permettant de grer les ventuels soldes et/ou
critures litigieux ?
Questions relatives aux avances sur salaire
Chaque membre du personnel dispose-t-il dun compte distinct dans le
grand livre du systme comptable concernant ses avances sur salaire ?
Les politiques et procdures, telles que le refus de nouvelles avances avant
que les dettes antrieures soient rgles, sont-elles correctement suivies ?
Les avances sont-elles rembourses conformment la politique de
lorganisation rgissant le retrait des avances ?
Les avances sont-elles rembourses avant lmission de nouvelles
avances ? Les drogations cette rgle sont-elles autorises, avec
justification crite de leur motif ?
120
Des rserves sont-elles constitues pour les soldes des comptes qui ne
semblent pas recouvrables ? (Une rserve est constitue en enregistrant
un dbit sur un compte de crances douteuses et un crdit sur un
compte de rserve pour comptes dbiteurs.)
Un cadre suprieur, tel que le directeur excutif, est-il charg dapprouver
la cration des rserves ?
Les soldes des comptes non recouvrables sont-ils annuls
conformment la politique ?
Comptabilit des immobilisations
Les immobilisations sont les actifs les plus visibles, et souvent les plus importants,
dune organisation. Une documentation et des rapports adquats sont
ncessaires pour garantir lefficacit des contrles physiques.
Lorganisation doit utiliser un formulaire standard pour justifier ses acquisitions
et ses cessions dimmobilisations. Un formulaire prnumrot en deux parties
est recommand. Ce formulaire doit contenir deux sections : lune consacre
la demande et lautre la cession.
Le registre/dossier des immobilisations doit contenir les informations suivantes :
Nom et description du bien
Cot, y compris le prix dachat, les taxes, charges, frais de transport et
cots dinstallation
Numro de rfrence de la transaction comptable
Bordereau de dcaissement ou numro de chque (pour les
immobilisations achetes)
Numro de bordereau du journal gnral (pour les biens donns)
Date dacquisition (mois et anne)
Lieu
tat
Numro du bien (doit tre attribu par le service dadministration)
Numro de srie du fabricant ou numro de modle
Propritaire : indiquer le nom de la personne dtenant le droit de
proprit de lquipement
Dure estime de vie utile
Dpenses mensuelles damortissement
Source de financement, si les acquisitions de biens ont t finances par
plusieurs donateurs.
121
Carl D. Walsh POUR CRS
Assurer que toutes les immobilisations existent, appartiennent
lorganisation et sont utilises
Assurer que les immobilisations sont correctement enregistres dans les
livres, scurises et entretenues de manire adquate
Assurer que les acquisitions et les cessions sont dment autorises
Assurer, dans la mesure du possible, que les biens sont dment amortis
et que lamortissement est correctement enregistr.
Questions relatives la comptabilit des immobilisations
Lors de lachat de biens, les critures comptables appropries sont-elles
enregistres ? (Lcriture comptable doit comprendre un dbit sur le compte
des immobilisations et un crdit sur le compte de caisse/bancaire.)
Des bicyclettes en
bois sont souvent
aperues en Rpublique
Dmocratique du Congo
ainsi que dans dautres
pays dAfrique de lEst
et Afrique Centrale. La
plupart nont pas de
frein et les conduire
peut devenir dangereux.
Si le bien a t reu titre de don en nature de la part dun donateur

priv ou en tant que don en nature non grev de la part dun donateur
de subvention, lcriture comptable a-t-elle t correctement enregistre
en tant que dbit sur le compte des immobilisations et que crdit sur les
revenus des dons ?
Si le bien a t reu dun donateur de subvention dont lapprobation
est ncessaire avant la mise au rebut ou la cession du bien la
fin de lattribution de la subvention, lcriture comptable a-t-elle
t correctement enregistre en tant que dbit sur le compte des
immobilisations et que crdit sur le compte de passif de la subvention ?
(Le compte de passif est rduit dans la mesure o lorganisation dclare
un revenu pour les charges damortissement enregistres dans le cadre
de la subvention.)
Lorganisation procde-t-elle des comptes physiques de ses
immobilisations intervalles prdfinis au cours de lanne ? (Il est
fortement recommand de procder ces comptes au moins une fois
par trimestre.)
Les comptes dimmobilisations sont-ils superviss et dirigs par
des employs indpendants de la surveillance des fonctions
dimmobilisations et de tenue des comptes ?
La fonction finances rapproche-t-elle les comptes dimmobilisations
des soldes du grand livre gnral et prpare-t-elle des bordereaux du
journal gnral pour les carts non rapprochs ?
Amortissement
Dans la mesure o les immobilisations profitent lorganisation pendant plusieurs
annes, leur cot doit tre comptabilis au titre des dpenses au cours des
122
priodes qui profitent de lutilisation de lactif. La charge damortissement est la

distribution du cot dune immobilisation au cours de sa vie utile estime.
Les principes comptables gnralement accepts (PCGR) requirent que les
immobilisations long terme soient enregistres comme des immobilisations
et amorties au cours de leur vie utile estime. En ce qui concerne les
immobilisations achetes laide de fonds de subventions ou reus de la
part dun donateur de subvention qui conserve la proprit du bien, des
critures comptables supplmentaires seront requises pour se conformer
aux PCGR tout en respectant les exigences du donateur de la subvention en
termes de prsentation de rapports. Les organisations doivent demander
conseil leurs auditeurs externes en ce qui concerne les critures comptables
supplmentaires requises.
Lorganisation doit estimer la vie utile de chaque type dimmobilisation acquise
et utiliser cette dure de vie estime pour amortir tous les biens appartenant
cette catgorie. Lorganisation doit se reporter aux normes ou aux pratiques
comptables professionnelles locales pour faire cette estimation. La dure de
vie suggre des immobilisations est la suivante :
Ordinateurs : 3 5 ans
Mobilier et quipement autre que les ordinateurs : 10 ans
Vhicules : 3 5 ans
Immeubles : 40 ans
Amliorations apportes par le locataire : si le bail des locaux concerns
possde une option de reconduction automatique, la dure de vie
recommande de lactif est de 40 ans. Dans le cas contraire, les
amliorations doivent tre amorties au cours du reste de la dure du bail.
Questions relatives lamortissement
Lorganisation dispose-t-elle dune politique concernant les
amortissements ?
Les actifs sont-ils correctement classs et les taux damortissement
correctement dtermins ?
Les taux damortissement sont-ils modifis occasionnellement ?
Les taux damortissement sont-ils gards dune priode comptable la
suivante ?
Les biens amortissables sont-ils amortis de faon cohrente chaque mois ?
Comptabilit des frais pays davance et des dpts de garantie
Dans le cadre normal des activits, la plupart des organisations effectuent des
123
paiements qui profitent aux priodes futures. Les frais pays davance sont,
par exemple, les loyers des bureaux, les primes dassurance et les contrats de
maintenance informatique. La partie du paiement qui profite aux priodes futures
doit tre enregistre en tant que frais pay davance. Pour faciliter le suivi des
soldes des frais pays davance, le service financier doit procder une analyse
dtaille des lments pays davance en cours dutilisation.
Le directeur financier de lorganisation doit raliser cette analyse en fonction
de la pertinence et des types de dpenses des dcaissements qui doivent
tre pays lavance. Les frais pays davance dun montant infrieur au
seuil minimum dfini par le directeur financier doivent tre enregistrs
comme dpenses au moment de leur versement. Le directeur financier doit
documenter les dcisions et le comptable doit conserver des copies de la
justification des dcisions dans ses fichiers.
Lorganisation peut tenir un compte de frais pays davance distinct dans le
grand livre gnral pour chaque type de frais pay davance ou peut dcider de
conserver tous les frais pays davance sur un mme compte. Si plusieurs types
de frais pays davance sont enregistrs dans un mme compte de frais pays
davance dans le grand livre gnral, il convient de sassurer que chaque frais
pay davance est correctement amorti.
Les dpts de garantie comme ceux exigs par les socits de services publics
ou de tlphonie ne constituent pas des frais pays davance et doivent
tre enregistrs sur un compte dactif distinct, sils sont significatifs pour
lorganisation. Si le montant des dpts de garantie est peu lev, il convient de
les enregistrer comme des dpenses lorsquils sont verss.
Questions relatives aux frais pays davance et aux dpts de garantie
Lorganisation conserve-t-elle les dtails des frais pays davance, y
compris les informations suivantes ?
Description du frais pay davance
Fournisseur
Numro de rfrence de la transaction
Date de la transaction
Priodes qui profiteront du frais pay davance (la dure au cours
de laquelle le frais pay davance doit tre enregistr, gnralement
exprime en mois)
Montant total du frais pay davance
Montant qui sera enregistr comme dpense (amorti) chaque mois
124
Solde mensuel initial

Ajouts (dcaissements)
Rductions (critures du journal gnral correspondant aux
amortissements mensuels, remboursement de primes dassurance)
Solde mensuel final
Les documents dtaills sont-ils rviss mensuellement par le directeur
financier pour vrifier quils sont suffisamment dtaills et correspondent
au solde du grand livre gnral ?
Les biens prpays sont-ils enregistrs au titre des dpenses au
cours de la ou des priodes pendant lesquelles lorganisation tire des
bnfices des dpenses dorigine ? (Le processus selon lequel les
soldes de frais pays davance sont imputs aux dpenses est appel
amortissement).
Un employ du service financier est-il charg de la prparation de
lcriture mensuelle damortissement ?
Lemploy dsign se rfre-t-il aux dossiers comptables dtaills
concernant le montant amortir pour chaque compte et/ou type de frais
pay davance chaque mois ?
Un exemplaire de la feuille de calcul/du document dtaill est-il joint
lcriture damortissement chaque mois ?
Les frais pays davance sont-ils amortis de faon rgulire au cours des
priodes qui en profitent ? (Par exemple, si une organisation est tenue
par contrat de payer lavance le loyer de lanne suivante, le paiement
doit tre enregistr sur un bordereau de dcaissement en tant que dbit
au titre des frais pays davance et que crdit sur le compte de fonds en
banque. Chaque mois pendant la dure du bail, le service des finances
doit enregistrer un dbit au titre des dpenses et un crdit sur le compte
au titre de frais pays davance sur un bordereau du journal gnral
correspondant un douzime du loyer prpay. la fin de la dure du
bail, les frais pays davance du loyer doivent tre entirement amortis.)
Les dossiers dtaills des dpts de garantie sont-ils rviss
mensuellement par le directeur financier pour vrifier quils sont
suffisamment dtaills et correspondent au solde du grand livre gnral ?
Comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs correspondent au processus, ralis par le service
des finances de lorganisation, par lequel les montants dus par cette dernire
sont enregistrs en tant que dettes pour paiement ultrieur. Des normes de
documentation et des disciplines dapprobation doivent tre mises en place
125
et rigoureusement appliques pour assurer que toutes les approbations

ncessaires sont obtenues avant que des engagements ne soient pris et des
paiements effectus.
Assurer que les biens et les services ne sont commands que dans
la quantit et la qualit ncessaire et dans les meilleures conditions
possibles. Il est ncessaire de dposer une demande et dobtenir une
approbation et une autorisation
Assurer que les biens et les services reus sont inspects et que seuls
des lments acceptables sont accepts
Assurer que les factures sont compares aux commandes autorises et
aux bordereaux de rception des biens
Assurer que tous les biens et services sont correctement enregistrs
dans les livres
Questions relatives aux comptes fournisseurs
Tous les comptes fournisseurs sont-ils rviss chaque mois ?
Un registre des factures est-il tenu pour journaliser et suivre les factures ?
Les factures sont-elles approuves avant dtre entres dans le registre ?
Les relevs des fournisseurs sont-ils rapprochs rgulirement du solde du
registre des fournisseurs ?
Le grand livre auxiliaire concernant le compte de contrle des crditeurs,
sil existe, est-il rapproch chaque mois aux fournisseurs ?
Comment sassure-t-on que les modalits de rglement sont entirement
utilises ?
Comment la liste des cranciers est-elle rvise pour sassurer que les
paiements ne sont pas en souffrance ?
Comptabilit des charges payer
Les informations qui doivent apparatre dans lanalyse des comptes pour
chaque type de charge payer sont les suivantes :
Description de la charge payer
Partie laquelle la dette est due
Base de la charge payer (mode de calcul)
Solde des charges payer au dbut du mois
Ajout(s) chaque charge payer (indiquer le montant, le numro de
transaction et la date de la transaction) au cours du mois
126
Rductions de chaque charge payer (indiquer le montant, le numro de

la transaction et la date de la transaction) au cours du mois
Solde des charges payer en fin de mois
Assurer que la politique des charges payer est respecte
Assurer que toutes les charges payer sont correctement enregistres
Questions relatives la comptabilit des charges payer
Toutes les charges payer sont-elles rvises chaque mois ?
Les charges payer sont-elles tayes par des analyses des comptes
individuels ?
Les critures des charges payer sont-elles approuves avant dtre
consignes dans le grand livre ?
Chaque solde de charge payer est-il tay par les documents
appropris ?
Chaque charge payer est-elle rvise mensuellement afin de
dterminer si elle est ncessaire et si le montant payer reprsente
lvaluation la plus rcente du montant d ?
Existe-t-il un systme efficace permettant de sassurer que les dettes
sont acquittes rapidement ?
Revenus et financement
Le traitement comptable du financement reu varie en fonction des
conditions particulires qui peuvent avoir t imposes par le donateur sur
le financement quil a apport lorganisation. Des restrictions peuvent
sappliquer lutilisation des fonds ou au dlai avant lequel ils doivent tre
dpenss. Il est galement possible que le donateur demande des rapports
ou impose dautres obligations. Il est recommand lorganisation de tenir
des comptes spars pour les diffrents types de financement quelle sattend
recevoir ou les ventuels revenus quelle prvoit de gnrer. Cela facilite le
processus danalyse et de prsentation de rapports.
Les organisations sont gnralement tenues deffectuer les oprations
suivantes pour demander et recevoir des subventions :
Signature dun accord et acceptation de ses conditions gnrales
Prsentation dun budget dtaill lapprobation du donateur
Restitution des fonds non dpenss au donateur
Prsentation de rapports financiers formels au donateur
127
Conformit la rglementation en vigueur du donateur ou aux

obligations lies ladministration de la subvention.
Les revenus des subventions doivent tre enregistrs chaque mois au cours
duquel lorganisation engage des dpenses raisonnables, acceptables et
imputables par rapport la subvention. Les tapes gnralement respectes
sont les suivantes :
Le financement par subvention reu lavance doit tre enregistr en
tant que dette envers le donateur lorsquil est reu.
Porter la trsorerie au dbit
Porter les subventions payables au crdit
Lorsque cela est raisonnable, des dpenses admissibles sont engages
Porter les dpenses au dbit
Porter les fonds au crdit
Au moins une fois par mois, lorsque des dpenses sont engages dans
le cadre de la subvention, les revenus de la subvention doivent tre
reconnus et la dette doit tre rduite.
Porter les subventions payables au dbit
Porter le revenu issu de la subvention au crdit
Assurer que les revenus sont correctement dclars et enregistrs au
cours de la priode comptable approprie
Assurer que les revenus sont correctement classs (sans restriction,
avec restriction, subvention, contrat)
Questions relatives aux revenus et au financement
Les revenus des subventions et toute subvention recevoir
correspondante (si lorganisation opre sur la base dun remboursement)
ou les dettes de la subvention (si lorganisation peroit ses subventions
lavance) sont-ils rviss chaque mois pour vrifier quils sont
correctement dclars ?
Une rvision est-elle ralise chaque mois pour dterminer si les revenus
enregistrs au cours du mois ont t ou non correctement classs ?
Traitement des salaires (Salaires et traitements)
Les salaires comprennent les salaires et traitements des employs, les primes, les
avantages en espces et les retenues. La fonction salaires comprend galement le
traitement des feuilles de temps et des rapports sur les programmes. Lemployeur
doit conserver tous les dossiers relatifs aux salaires. Ces dossiers comprennent les
128
historiques des salaires ainsi que toutes les retenues salariales pour les priodes
stipules par la loi et par les pratiques professionnelles standard.
La fonction salaires doit tre indpendante de la fonction ressources humaines.
Compte tenu de leur nature sensible et confidentielle, les salaires doivent tre
administrs avec soin et diligence.
Assurer que les salaires et traitements sont pays uniquement aux
employs concerns et selon les montants autoriss
Assurer que les salaires sont correctement calculs
Assurer que les retenues salariales sont correctement comptabilises et
verses aux tierces parties appropries
Assurer que les salaires sont imputs au bon numro de projet de
donateur et aux lignes budgtaires appropries dans un temps opportun
(avant lexpiration des projets)
Questions relatives au traitement des salaires (Salaires et
traitements)
Existe-t-il des procdures permettant de sassurer que les nouveaux
employs et ceux qui ont rcemment quitt lorganisation sont
respectivement ajouts et retirs du systme de paie dans un dlai
opportun ?
Existe-t-il des procdures visant sassurer que les changements apports
aux dtails de la paie des employs sont correctement enregistrs ?
Existe-t-il un logiciel charg de la paie ?
Les employs remplissent-ils des feuilles de temps ?
Existe-t-il des procdures concernant lapprobation des feuilles de temps ?
Les feuilles de temps sont-elles utilises pour la prparation des salaires ?
Existe-t-il des stratgies et procdures crites en ce qui concerne les
heures supplmentaires ?
Existe-t-il un responsable qui approuve les salaires et les traitements
avant leur paiement ?
Les salaires et traitements sont-ils pays par chque ou par virement
bancaire ?
Les personnes participant au versement des paiements sont-elles
diffrentes de celles qui prparent les salaires ?
Un journal des salaires est-il tenu pour entrer les charges salariales
relatives aux projets ?
129
Le journal des salaires est-il approuv par le directeur financier ?

Les retenues salariales sont-elles remises aux tiers concerns dans les
dlais ?
Existe-t-il des comptes de grand livre relatifs aux retenues salariales et
sont-ils apurs chaque mois ?
Des enqutes sont-elles ralises propos des soldes en souffrance
sur les comptes de retenues salariales, tels que les comptes relatifs la
scurit sociale, aux impts sur le revenu et lassurance maladie
Rpartition des cots
Les cots partags sont des dpenses qui sont engages pour un objectif
commun, mais qui ne peuvent pas tre imputes directement un projet,
donateur, service, produit ou segment particulier de lorganisation. La rpartition
des cots est le processus consistant distribuer les cots partags aux
projets concerns. Si elle est ralise de manire cohrente, la rpartition des
dpenses entre les projets fournit la direction le cot total de chaque projet
mis en uvre. Pour que ces informations soient utiles, la direction doit imputer
les cots aux projets en utilisant une mthode cohrente et rationnelle.
Lobjectif de la rpartition des cots est dimputer les dpenses des projets en
fonction des bnfices que les dpenses engages gnrent pour chaque projet.
Lutilisation dune mthode systmatique et documente pour rpartir les cots
partags garantit que chaque donateur couvre sa juste part des dpenses
pouvant tre rparties.
Les tapes suivantes sont indispensables la mise en uvre dune mthode
de rpartition des cots :
1. Dfinissez les inducteurs de cots.
2. Dterminez quels cots lorganisation considre comme des cots
communs devant tre rpartis laide dune mthode de rpartition
des cots
3. Mettez en place un systme auditable pour dterminer les cots
partags et leur imputation.
4. laborez une politique crite qui intgre les concepts de rpartition.
5. Utilisez les mthodes de rpartition des cots dcrites dans la politique
de manire cohrente tout au long de lanne.
6. Basez les formules de rpartition des cots sur les donnes actuelles relles.
Rpartition des dpenses relatives aux vhicules
Linducteur de cots le plus logique pour les dpenses relatives aux vhicules
est la distance parcourue au cours dune priode donne pour administrer
130
chaque projet ou service non li au soutien. laide de cette mthode,

des journaux de vhicules doivent tre tenus jour afin de mentionner les
distances parcourues pour chaque projet/service non li au soutien.
Rpartition des cots de soutien
Plusieurs inducteurs de cots peuvent tre utiliss, par exemple les dpenses
directes. Il incombe lorganisation de choisir linducteur le plus appropri
pour son portefeuille de programmes et de lutiliser de manire cohrente. La
mthode de rpartition doit dmontrer un calcul quitable et raisonnable.
Rpartition des dpenses doccupation
Linducteur de cots le plus logique pour la rpartition des dpenses doccupation
(par ex. loyer des bureaux, lectricit, eau, etc.) est lespace de bureau occup par le
personnel affect chaque projet. Pour cette mthode, lorganisation doit mesurer
lespace de bureau total et calculer les mtres carrs dvolus aux cots communs.
Questions relatives la rpartition des cots
Les cots considrs comme communs par lorganisation sont-ils
clairement dfinis ? Parmi les exemples de cots communs qui concernent
normalement plusieurs projets, on peut citer les factures de services
publics, les fournitures de bureau, le loyer des bureaux et le salaire du
personnel administratif.
Lorganisation a-t-elle tabli un systme auditable permettant de
dterminer les cots partags et leur imputation ?
Existe-t-il une politique crite qui intgre les concepts de rpartition ?
La mthode de rpartition des cots adopte est-elle applique de
manire cohrente tout au long de lanne ?
Les formules de rpartition des cots sappliquent-elles aux donnes
relles actuelles et non aux budgets ?
Les formules de rpartition des cots sont-elles mises jour chaque
mois pour sassurer que les frais imputs chaque projet refltent de
manire exacte ce qui sest pass au cours du mois ?
Existe-t-il une mthode de groupement des cots utilise pour rpartir
les cots partags la fin de la priode comptable ? Dans le cadre de la
mthode de groupement, toutes les dpenses applicables sont imputes
un ou plusieurs centres de cot au moment de leur traitement initial.
(Certains partenaires ayant organisation particulirement rduite
peuvent prfrer ne pas grouper les cots, mais les facturer directement
au moment de lenregistrement de chaque transaction.)
Quelle autre mthode est utilise ?
131
Si lorganisation utilise des groupes de cots pour enregistrer ses

dpenses imputables, ces groupes sont-ils rpartis entirement la
fin de chaque mois afin que le total des dpenses de chaque groupe
produise un rsultat net de zro ?
Comptabilit des subventions
La comptabilit des subventions passe par ltude et le respect des conditions
gnrales stipules dans un accord de subvention et par lenregistrement
des bnfices et des dpenses dans le grand livre gnral de lorganisation.
Les subventions (y compris les sous-subventions) ou accords de coopration,
sont des arrangements par lesquels lorganisation noue une relation de
financement contractuelle en vertu de laquelle un donateur apporte un
soutien financier en change de lapport des services spcifis dans le cadre
du programme par lorganisation ou lentit qui profite de la sous-subvention.
Many grant-funded projects include the following phases:
Exigences avant lattribution de la subvention
Exigences aprs lattribution de la subvention
Exigences financires et du programme
Normes en matire de proprit
Normes dapprovisionnement
Rapports et registres
Rsiliation et respect des clauses
Questions relatives la comptabilit des subventions
Existe-t-il un systme de suivi des subventions ?
Existe-t-il des fichiers de projet contenant des informations relatives au
projet, notamment les suivantes ?
Accord du donateur
Communications avec le donateur
Points essentiels de laccord du donateur
Gestion du budget
Existe-t-il un systme de suivi des dpenses et des revenus par projet ?
Existe-t-il des contrles garantissant que les fonds sont utiliss dans le
but initialement prvu ?
Lorganisation possde-t-elle et utilise-t-elle rgulirement une liste de
vrification pour la clture des subventions ?
132
Rapports financiers
Les organisations ont des obligations en termes de rapports internes et
externes. Le directeur financier doit sassurer que lquipe de direction
de lorganisation reoit rgulirement des rapports financiers au cours de
lanne. Les rapports financiers internes doivent contenir des informations
pertinentes et suffisantes prsentes dans des formats qui permettront la
direction de prendre des dcisions commerciales avises. Les accords ou
rglementations des donateurs, les normes comptables professionnelles ou
les lois nationales peuvent exiger un certain nombre de rapports externes.
Tous les rapports financiers doivent tre prcis, opportuns et vrifiables.
Dterminer si les types de rapports financiers internes fournis la
direction sont appropris, complets et offrent une valeur ajoute
Vrifier si toutes les exigences de rapports externes sont satisfaites
conformment aux accords des donateurs et aux rglementations
gouvernementales
Vrifier que les rapports financiers internes et externes prpars par
lorganisation sont prcis, vrifiables, opportuns et soumis dans les
dlais impartis
Questions relatives aux rapports financiers
Quels rapports doivent tre prsents la direction chaque mois,
chaque trimestre et chaque semestre ?
Tous les rapports rpondent-ils aux exigences suivantes ?
Modles de rapports
Mthode de distribution
chances de remise des rapports
Toutes les exigences du donateur
Les chances de clture financire et de remise des rapports en fin
de mois sont-elles rgulirement respectes ? Dans le cas contraire,
obtenez des explications.
Les rapports sont-ils distribus et reus comme prvu ?
Le directeur financier rencontre-t-il chaque mois le directeur gnral pour
discuter des rapports financiers ?
Le directeur financier prsente-t-il les rapports financiers mensuels la
haute direction chaque mois ? Quelles mesures sont prises lorsque les
lignes budgtaires ont t dpasses ?
133
Le cycle de rapports est-il dfini ?

Les budgets sont-ils correctement dtaills par lment et toutes
les devises des rapports concernant les projets financs par des
subventions sont-elles clairement indiques ?
Qui rvise et rpond aux communications des donateurs concernant les
rapports de liquidation qui leur ont t soumis ?
Qui rvise et fournit des informations relatives aux rapports de
liquidation reus des sous-bnficiaires ?
Documentation des transactions financires
Toutes les transactions financires doivent tre enregistres dans des
formulaires comptables standard appels critures de journal ou bordereaux
et doivent tre tayes par la documentation approprie. Les bordereaux
doivent tre numrots de manire squentielle, dment approuvs et classs
systmatiquement afin dtre faciles retrouver.
Assurer que toutes les transactions financires sont correctement
documentes, approuves et tayes
Vrifier que toutes les critures de journal et les documents justificatifs,
une fois classs, sont archivs de manire scurise et peuvent tre
rcuprs rapidement
Questions relatives la documentation des transactions financires
Toutes les critures de journal sont-elles signes par les employs qui les
ont respectivement prpares, vrifies, entres, approuves et publies ?
Les descriptions des critures de journal sont-elles adquates ?
Les documents de sauvegarde sont-ils adquats et appropris ?
Les bordereaux des journaux sont-ils numrots et le mme numro estil conserv dans le systme comptable ?
Toutes les critures du journal des dcaissements, celles du journal
gnral et les documents justificatifs sont-ils annuls pour viter leur
rutilisation ?
Toutes les critures sont-elles slectionnes pour des examens et les
documents justificatifs sont-ils faciles retrouver ?
Les critures et les documents justificatifs sont-ils scuriss en
permanence ?
Les critures et les documents justificatifs sont-ils conservs dans des
fichiers pendant la priode approprie ?
134
Lorsquil nest pas possible de joindre les documents justificatifs aux

critures pour des raisons de confidentialit ou compte tenu de leur
taille, les emplacements de stockage des documents connexes sont-ils
clairement indiqus dans les critures de journal ?
Des rfrences croises sont-elles effectues sur les critures de
corrections, les ajustements ou les reclassements des critures dorigine
et vice versa ?
Les personnes sont-elles tenues de signer des documents attestant la
rception et lmission de fonds ?
Rvision des dpenses
Les critres gnraux qui dterminent ladmissibilit des cots dans le cadre
des subventions sont les suivants :
Les cots doivent tre raisonnables et ncessaires la ralisation et
ladministration des subventions.
Les cots doivent provenir des subventions en vertu des dispositions des
circulaires sur les principes du cot du Bureau de la gestion et du budget de la
Maison-Blanche (OMB). Un cot est assignable un objectif de cot particulier
si les produits ou les services concerns sont facturs ou attribus audit
objectif de cot conformment aux bnfices relatifs obtenus.
Les cots doivent tre traits de manire cohrente dans le cadre
de lapplication des principes comptables gnralement accepts
appropris dans les circonstances. Un cot ne peut pas tre attribu
une subvention comme cot direct si un autre cot engag aux mmes
fins, dans des circonstances similaires, a t attribu la subvention
comme cot indirect.
Les cots doivent se conformer aux limites ou aux exclusions dfinies
dans les circulaires, les lois nationales, rgionales ou locales, les accords
de parrainage ou les autres rglementations rgissant les types ou les
montants des lments de cot.
Les cots doivent tre nets de tous les crdits applicables rsultant de
transactions qui rduisent ou inversent les cots directs ou indirects.
Parmi les exemples de telles transactions, on peut citer les remises
ou rductions sur achats, les recouvrements, les indemnisations pour
perte, les remboursements ou les baisses de primes dassurance et les
ajustements en cas de paiement excdentaire ou de charges errones.
Questions relatives la rvision des dpenses
Les rgles des donateurs concernant les subventions concernes sontelles archives ?
Tout le personnel concern a-t-il suivi une formation adquate pour

comprendre et respecter ces rgles ?
Les cots sont-ils admissibles conformment aux exigences des donateurs ?
Toutes les dpenses prvues ont-elles t envisages dans le budget de
lorganisation, ou dans ses amendements approuvs ?
Les cots sont-ils conformes aux politiques et procdures de lorganisation ?
Les dates des dpenses se situent-elles pendant la priode de la subvention ?
Ces dpenses sont-elles entirement documentes ?
136
Glossaire
Solde de compte
montant cumul dun compte du grand livre gnral, gal au rsultat net de
ses dbits et crdits cumuls. Les soldes de compte concernant les bnfices
et les dpenses sont clturs en fin dexercice et ne sont pas reports sur
lexercice fiscal suivant. Les soldes de compte concernant lactif, le passif et
les actifs nets (soldes de fonds) sont cumulatifs compter de leur cration.
Code ou numro de compte
Account codes identify the nature of the items affected by financial
transactions. General ledger accounts are usually grouped into the following
major categories: assets, liabilities, net assets (formerly known as fund
balances), revenues, and expenses.
criture comptable
criture compose de deux parties, dans laquelle les dbits doivent tre
quivalents aux crdits. Voir aussi Bordereau.
Politiques comptables
principes, bases, conventions, rgles et pratiques appliqus par une entit
dans lenregistrement de ses transactions financires et dans la prparation
et la prsentation des tats financiers.
Comptabilit dexercice
discipline comptable par laquelle les recettes sont enregistres au cours des
priodes comptables durant lesquelles elles sont obtenues tandis que les
passifs ou dpenses sont enregistrs au cours des priodes durant lesquelles
ils sont engags (ou durant lesquelles ils gnrent un bnfice).
Charge payer
passif enregistr pour des dpenses engages, mais non payes la fin dune
priode donne. Comprend souvent une estimation de la dette.
Amortissement cumul
montant cumul dun amortissement enregistr par une organisation par
rapport un bien donn. Ce compte est calcul net par rapport au compte
de lactif correspondant des fins de prsentation dans les tats financiers.
Lamortissement cumul doit rester dans les registres de lorganisation
jusqu la cession ou llimination du bien concern.
Avance
fonds mis en faveur dun tiers. La partie bnficiaire des fonds doit alors les
comptabiliser. Une avance est efface par la fourniture dun bien, la prestation
dun service, la soumission dun rapport approuv et/ou le remboursement en
espces, selon la nature de la transaction.
137
Amortissement
rduction progressive de frais pays davance par la rpartition de leur cot
sur les priodes comptables (mois) qui profitent de la dpense initiale.
Plan de comptes annot
liste des comptes du grand livre gnral indiquant le numro, le nom et la
description (objectif prvu) des comptes.
Autorisation
processus dapprobation des transactions financires, soit gnralement la
dcision dengager ou de dpenser les ressources de lorganisation.
Matrice dautorisation
liste des autorisations de lorganisation en ce qui concerne les approbations.
Gnralement prsente sous la forme dune grille rpertoriant les diffrents
postes au sein de lorganisation et leur niveau dautorisation respectif. Peut
galement indiquer les types dengagements, de dpenses ou de documents
que les employs en question sont autoriss approuver. On parle parfois
galement de Tableau des autorisations.
Bilan
voir tat de la situation financire.
Rapprochement bancaire
processus par lequel le solde de caisse de lorganisation, selon son grand
livre gnral, est rapproch du solde final figurant sur les relevs bancaires
la mme date. Le processus comprend galement la prise en compte des
ventuelles diffrences entre les deux soldes. Un employ indpendant des
fonctions de surveillance de la trsorerie et de tenue des comptes doit raliser
cette tche. Ce processus permet de vrifier le caractre exhaustif et exact du
solde de caisse et des transactions financires enregistrs par lorganisation.
Relev bancaire
rapport mis par une banque qui prsente les soldes initiaux et finaux et
lensemble des activits enregistres sur le compte bancaire dun titulaire
de compte pendant la priode de dclaration. Les relevs bancaires sont
rgulirement adresss aux titulaires de compte, gnralement chaque mois.
Dpense en immobilisations
acquisition dune immobilisation.
Trsorerie
dans le contexte de ce guide, ce terme fait rfrence la trsorerie en
espces, au fonds en banque ou une combinaison des deux.
138
Flux de trsorerie
diffrence entre les fonds reus et les fonds dpenss au cours dune priode
donne.
rapport prsentant les totaux cumuls pour les sources et les utilisations de
fonds au cours de la priode de dclaration. On parle parfois de Tableaux des
flux de trsorerie.
Prvision de trsorerie
estimation des rceptions de fonds prvues et des paiements raliser au cours
des prochaines priodes, lesquelles peuvent tre exprimes en mois, trimestres
fiscaux ou exercices fiscaux, selon la nature de la prvision. Cette tche requiert
que lorganisation value le montant qui sera peru et dpens au cours de
chacune des priodes prises en compte. Ces informations doivent tre sollicites
auprs des principaux responsables de lquipe de direction dans le cadre de cet
effort visant assurer que toutes les sources de financement et les dpenses de
lorganisation sont prises en compte dans les prvisions.
Plan comptable
liste des comptes du grand livre gnral utilise pour enregistrer les
transactions financires. Cette liste apparat par ordre des numros de compte
et mentionne les numros des comptes et les noms correspondants.
Signataires des chques (ou signataires bancaires)
employs qui sont autoriss signer des chques pour le compte de
lorganisation.
Cot
prix dachat dun bien ou dun service. Il comprend lensemble des
dpenses engages pour la mise en service dun bien achet. Ce terme
dsigne galement la valeur des biens donns.
Centre de cot
lment structurel dune organisation permettant denregistrer les cots des fins
de surveillance et de rapport. On parle galement dunit commerciale. Il peut tre
utilis pour dsigner un projet spcifique, une subvention, un lieu ou un service.
Rpartition des cots
processus de rpartition des dpenses partages entre les centres de cot
concerns.
Crdit
colonne de droite dune criture comptable. Les crdits augmentent les
revenus et les dettes et rduisent les dpenses et les actifs.
139
Crancier ou crditeur
toute partie qui lorganisation doit de largent.
Dbit
colonne de gauche dune criture comptable. Les dbits augmentent les actifs
et les dpenses et rduisent les revenus et les dettes.
Dbiteur
toute partie qui doit de largent lorganisation.
Amortissement
rpartition du cot dun actif tangible long terme au cours de sa vie
utile estime. Les actifs long terme sont ceux qui sont censs apporter
des bnfices lorganisation pendant plus dun an. Lamortissement est
enregistr chaque mois.
Comptabilit en partie double (ou criture double)
discipline comptable de base exigeant que chaque criture comptable
squilibre, cest--dire que les dbits sont quivalents aux crdits.
Dpense
dsigne globalement un dcaissement. Il ne faut pas confondre les dpenses
avec les Frais.
Frais
dpenses sinscrivant dans les cots dexploitation dune organisation. Ils sont
enregistrs au cours des priodes (mois comptables) au cours desquelles ils
sont engags. Les frais sont considrs comme engags au cours du mois
durant lequel les services rendus ou les biens achets ont t reus, et non
au moment de lenvoi de la commande ou de la prise dun autre engagement.
Une charge payer doit tre cre pour tous les frais qui ont t engags,
mais non pays la fin de la priode de dclaration. Cette charge payer doit
de prfrence tre cre chaque mois. Elle doit imprativement tre produite
au minimum la fin de lexercice fiscal de lorganisation. Les frais sont
considrs comme des cots non incorporables, car ils napportent pas de
valeur future lorganisation.
Juste part
concept dimputation des frais des projets en fonction du bnfice que
chaque projet reoit ou tire de lactivit pour laquelle les frais sont engags.
tats financiers
rapports financiers prpars par une organisation afin dtre soumis la
direction, au conseil dadministration et des tiers. Ces rapports peuvent faire
lobjet daudits internes sur une base intermdiaire, par exemple mensuelle
140
ou trimestrielle. Les tats financiers de lorganisation en fin dexercice doivent

cependant faire lobjet dun audit externe. Les types les plus courants dtats
financiers sont ltat de la situation financire, la dclaration des activits et
ltat des flux de trsorerie.
Exercice fiscal
priode de douze mois utilise par lorganisation pour mener ses activits
et produire ses tats financiers. Lexercice fiscal ne correspond pas
ncessairement une anne civile.
Immobilisations
biens, installations et quipement tangibles et long terme de lorganisation
dont la vie utile estime est suprieure un an.
Solde des fonds
voir Actifs nets.
Mthode de la caisse montant fixe
concept comptable utilis pour dcrire un fonds de caisse qui est combl
exactement du montant dpens. Une fois tabli, le solde du grand livre
gnral pour un compte maintenu un montant fixe ne change pas, except
sur dcision de la direction.
Dclaration de revenus
voir Dclaration des activits.
Journal
enregistrement chronologique ou squentiel dun certain type de transaction
financire. Les journaux couramment utiliss sont le journal des encaissements,
le journal des dcaissements, le journal gnral et le journal des ventes.
criture de journal
voir Bordereau.
Grand livre
terme dsignant normalement un livre comptable dans lequel les
transactions financires sont enregistres et les soldes cumuls calculs. Un
registre peut tre un grand livre gnral dans lequel toutes les transactions
financires de lorganisation sont consignes (sil est informatis) ou
rcapitules (sil est manuel) ou un grand livre auxiliaire. Les critures
dans le grand livre gnral doivent toujours squilibrer, cest--dire que
les dbits doivent tre quivalents aux crdits. Le grand livre auxiliaire est
gnralement limit un type spcifique de transaction ou un ou plusieurs
types spcifiques de comptes du grand livre gnral. Il nest pas utilis pour
les critures doubles (quilibres). Certains types courants de grands livres
141
auxiliaires sont le livre de la petite caisse, le livre de caisse, le grand livre

clients, le grand livre fournisseurs et le registre des immobilisations. Un
registre dentrept est habituellement utilis pour enregistrer les soldes et les
mouvements des biens inventoris. Il peut tre utilis comme un document
quantitatif pour calculer le nombre dunits de biens inventoris disponibles
et comme enregistrement de leur valeur.
Passif
montant d par lorganisation des tiers. Les types de passifs comprennent
notamment, mais sans sy limiter, les passifs accords par des donateurs
(pour les fonds reus au-del des dpenses des subventions), employs,
fournisseurs, organismes gouvernementaux et prteurs..
Actifs nets
comptes du grand livre gnral qui reprsentent la diffrence entre lactif
et le passif de lorganisation. Dsignent galement la diffrence cumule
entre les revenus et les dpenses dune organisation depuis sa cration.
(Anciennement appels Solde de fonds.)
Petite caisse
petite somme en espces utilise pour rpondre aux besoins dexploitation
courants pour lesquels les chques ne sont pas appropris, efficaces ou
rentables. Elle est gnralement maintenue un montant fixe.
Publier
enregistrer une transaction financire dans un registre/livre.
Frais pays davance
The asset account charged for those payments of operating expenses that will
benefit future periods. See also Amortization.
Approvisionnement
processus par lequel des biens ou des services sont achets.
Projection
estimation quantitative des performances ou des rsultats financiers ou
dexploitation futurs.
Comptabilit (tenue des comptes)
enregistrement des diffrentes transactions financires dans un registre/livre.
Revenus
somme des montants reus par une organisation de la part de sources
extrieures. Ce terme comprend les ventes, les dons, les subventions de
diffrents donateurs, les frais dadhsion, les charges lies aux services
142
rendus, les locations et les intrts reus des dpts et investissements

bancaires. Les dons sont enregistrs au cours des priodes durant lesquelles
elles sont reues. Tous les autres types de revenus sont dclars en tant que
revenus pour les priodes durant lesquelles ils sont obtenus.
Dclaration des activits (dclaration des revenus)
rapport financier prsentant les revenus et dpenses cumuls de
lorganisation pendant une priode donne. Les revenus et les dpenses sont
classs dans de grandes catgories. Les frais sont gnralement diviss en
cots de programme et cots de soutien. Les totaux cumuls au cours dune
priode comparable de lexercice fiscal prcdent sont gnralement inclus
dans cette dclaration des fins de comparaison.
tat de la situation financire (Bilan)
prsente la situation financire de lorganisation un moment prcis. Les
soldes finaux des principaux groupes dactifs, de passifs et dactifs nets de
lorganisation (soldes de fonds) apparaissent dans ce rapport. Les soldes
finaux dune priode comparable lors de lexercice fiscal prcdent sont
souvent inclus dans cette dclaration des fins de comparaison.
Cots de soutien
cots qui appuient tous les programmes et projets de lorganisation et qui ne
sont pas spcifiquement attribuables un ou plusieurs programmes ou projets.
Documents justificatifs
documents qui viennent tayer une transaction financire. Les types de
documents requis varient selon la nature de la transaction. Les politiques
et procdures de lorganisation doivent indiquer les documents requis pour
tayer chaque type de transaction.
Note de frais de dplacement (Bordereau de frais de dplacement)
formulaire standard de lorganisation utilis par ses employs pour dclarer
les frais engags au cours dactivits ou de voyages professionnels dment
autoriss. Ce formulaire est utilis pour enregistrer soit les montants avancs
au pralable lemploy, soit le montant rembourser lemploy.
Fonds non restreints
fonds reus de donateurs qui nont impos aucun dlai ni aucune contrainte
dutilisation.
Vrification
dans le contexte de ce guide, ce terme dsigne une vrification indpendante
de lexhaustivit et de lexactitude dun ou de plusieurs documents, registres,
rapports, soldes, comptes physiques ou autres actions et ralise par un
employ dsign.
143
Bordereau
dans le contexte de ce guide, ce terme dsigne gnralement une criture
comptable permettant denregistrer une transaction financire. Il est
galement utilis pour dsigner le formulaire comptable classique utilis
pour enregistrer cette transaction ainsi que tous les documents justificatifs.
Ce terme est utilis de manire interchangeable avec criture comptable ou
criture de journal.
144
Rfrences
Catholic Relief Services. (2004). AIDSRelief point of service compliance
manual (pp. 1213). Baltimore, MD: CRS.
Catholic Relief Services. (2011). Holistic Organizational Capacity Assessment
Instrument (HOCAI). Baltimore, MD: CRS.
145
Catholic Relief Services (CRS)

228 W. Lexington Street
Baltimore, MD 21201, USA
Tel: (410) 625-2220
www.crsprogramquality.org
146

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