Administracin y
Finanzas
Objetivo
Alcance
Distrib.
0
Rev.
Descripcin
Responsable
Sub. Gte. Adm. Y
Fin.
Firma
Nombre
Fecha
A&FDBS
Aprobacin
Gte. Adm. y Fin.
Aprobacin
Gerente
Construccin
Aprobacin
Gerente
General
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Procedimiento PR-AF-02
Responsabilidades
En la estructura de MOMENTA, los responsables que participan en el proceso de Fondo
Fijo y Rendicin de Gastos, son los siguientes:
Persona a cargo del fondo: Utilizar de manera responsable y rendir de forma
oportuna, los dineros entregados de acuerdo a lo establecido en este documento.
Jefe Directo Responsable del Fondo: Revisar y aprobar las rendiciones de gastos
relacionadas con su departamento o proyecto.
Asistente Administrativo: Recibe y canaliza la aprobacin de GAF.
Contabilidad: Recibe, revisa, controlar y registra en tiempo y forma, las rendiciones
de gastos.
Gerente de Adm. Y Finanzas: Autoriza las solicitudes de fondos y las rendiciones para
su reembolso.
Finanzas: Recibir y programar pagos en los plazos establecidos.
A&FDBS
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Procedimiento PR-AF-02
A&FDBS
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Procedimiento PR-AF-02
Anexos
Anexo 1: Definiciones.
A&FDBS
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Procedimiento PR-AF-02
Anexo 1:
Definiciones
Para un mejor entendimiento, se definen los principales conceptos:
Fondo Fijo: Es dinero entregado a una persona de forma permanente, para cubrir
gastos menores de la empresa y de necesidad inmediata. Luego de rendido el fondo es
restituido (reembolsado) para mantener la disponibilidad total.
Rendicin de Gastos: Entrega y detalle de gastos menores efectuados y financiados a
travs de fondo fijo.
Respaldos: Boletas, boletas de honorarios, facturas, comprobantes de patentes
municipales, permisos, comprobantes de tesorera general de la repblica,
certificados de registro civil, comprobantes de ministerios, comprobantes de
embajadas u otros organismo estatal.
A&FDBS
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Anexo 2:
Flujograma rendicin de fondo - gastos
Flujograma aprobacin, registro y pago rendiciones de gastos (Fondo Fijo)
Responsable de Fondo
Jefe Directo
Gerente Adm. Y
Finanzas (Oficina Central)
Contabilidad
(Oficina Central)
Finanzas
(Oficina Central)
Verifica
Documentaciny
respaldos
Rendicionde
Gastoscontodos
susrespaldos
NO
IMPORTANTE
Debe adjuntar Respaldos
aceptados por SII.
Por ejemplo:
Boletas
Facturas
Comprobantes estatales
(municipales, tesoreria, etc)
Asistente Administrativo
(Oficina Central)
Aprueba
Reembolso
?
SI
PoneVBy
enviaaoficina
central
Recibeyfirma
copiade
recepcin.saca
aprobacionesde
GerenteA&F.
Verifica
Documentacin
NO
Aprueba
Pago?
SI
PoneVBy
devuelvea
Asistente
Devuelvepara
corregir
observaciones
Reciberendiciones
yentregaa
contabilidad
Recibe
rendiciones,
verificacon
detalleenviadoy
firmaconforme
Controlaque
tenga todaslas
aprobaciones,
quelosrespaldos
seanaceptados
NO
Estan
correctas
las
aprobacion
esylos
respaldos?
SI
Registray
contabiliza en
sistema,emite
comprobante
Enviaafinanzas
paraemisionde
pago
Recibe
confirmacion de
pago
Finproceso
A&FDBS
Recibe
rendiciones
contabilizadasy
programa pagoa
travesdecheque
otransferencia
electronica
Solicitafirma
apoderados
bancarios
Finalizada la
transaccionenvia
confirmacinal
beneficiario
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Procedimiento PR-AF-02
Anexo 3:
Formulario de Solicitud de Fondo Fijo
A&FDBS
Gerencia de
Administracin y
Finanzas
Anexo 3:
Formulario de Rendicin de Gastos
RESPONSABLE RENDICIN:
RUT:
FECHA:
OBRA:
Nro. Rendicin
Cantidad Dctos. Adjuntos
RENDICION DE GASTOS
DETALLE DE RENDICIN
N correlativo
Fecha del
docto.
N Doc.
Razon social
Gastos de
Transporte
taxis / peajes
estacionam.
combustible
Gastos de
Alimentacion y
Alojamiento
Librera
Servicios
Varios
Art. Oficina
Otros
Centro de
Costo
I.V.A.
Total
VALORES NETOS
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
SUB TOTALES
CUENTA CONTABLE
TOTAL
Fecha
Responsable Rendicin
A&FDBS
Jefe Directo
Gerente A&F
Contabilidad- Recepcin
Finanzas - PAGO
ANTICIPO
NETO A PAGAR
MONEDA
Pesos CLP