Manual de Procedimientos

INTRODUCCIN
El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS constituye una gua para la correcta aplicacin de

las normas y procedimientos establecidos en las unidades sustantivas, unidades
administrativas y de staff del Consejo Nacional de la Judicatura; su contenido pretende
que el Consejo cuente con un instrumento formal que muestre la relacin, articulacin e
interaccin que prevalece en el marco funcional, los mtodos de trabajo o forma de
realizar una actividad o tarea; los objetivos que se persiguen con el mismo; las normas
que refuerzan los procedimientos y rigen su uso y actualizacin; el mbito de aplicacin;
la aprobacin, vigencia y descripcin de los principales procedimientos.
La metodologa de trabajo para preparar este documento consisti en realizar un

inventario de los procedimientos actuales desarrollados por las unidades organizativas,
revisar su homogeneidad en su presentacin y redaccin de las actividades sin modificar
su contenido, aplicando las tcnicas de diseo; y se consolidaron en orden a la estructura
organizativa vigente, finalizando con el desarrollo de la parte terica del manual.
I.
OBJETIVOS
A.
General
Servir de instrumento de apoyo tcnico administrativo en el funcionamiento
institucional, al presentar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones de los distintos rganos y unidades del Consejo; al establecer
de manera formal los mtodos de trabajo, precisar los responsables de la
ejecucin, control y evaluacin de las actividades, facilitar la interrelacin
entre ellos y agilizar la gestin operativa.
B.
Especficos
Formalizar los procedimientos que actualmente se ejecutan en el Consejo y
que son de vital importancia en el quehacer institucional, a travs de la
consolidacin y documentacin de las acciones que realizan los rganos y
unidades, para facilitar la ejecucin y seguimiento.
Conocer la forma detallada y secuencial como se desarrollan las actividades
y tareas asignadas a las reas de trabajo, a fin de tener un conocimiento
integral sobre la operatividad del CNJ, que permita identificar puntos crticos,
para considerarlos al disear propuestas de mejoras.
Contar con las bases para elaborar la propuesta de procedimientos que
permitan simplificar los mtodos de trabajo, evitar reprocesos, cuellos de
botella, disminuir los desperdicios de recursos en el desarrollo de las
actividades, para lograr una mayor eficiencia en los procesos operativos.
Servir de base para la orientacin del personal de nuevo ingreso, al
proveerle la herramienta tcnica que facilite su incorporacin al puesto de
trabajo.
2
Cumplir con las normas que regulan el control interno administrativo,

mediante la ejecucin de procesos, la observancia de normas y logro de
metas y objetivos, que conduzcan a la eficiencia y eficacia institucional.
II.
NORMAS PARA EL USO Y ACTUALIZACIN

A. USO
La Unidad de Planificacin y Desarrollo, ser responsable de reproducir y
distribuir el documento del Manual de Procedimientos aprobado, a todos los
rganos y unidades del Consejo.
Los Jefes de los rganos y unidades del Consejo, son los responsables de
dar a conocer a los encargados de rea, el manual de procedimientos y
stos a su vez a todos los empleados involucrados de su rea, la parte del
manual que le corresponde.
Los Jefes de los rganos y unidades del Consejo, deben mantener en un
lugar accesible el documento del Manual de Procedimientos, a fin de que el
mismo pueda ser consultado por los empleados de antiguo y nuevo ingreso
que lo requiera.
La Unidad Tcnica de Planificacin y Desarrollo, deber presentar el
documento del Manual de Procedimiento en forma de hojas sueltas
intercambiables, debidamente numeradas e identificadas con el nombre de
la Unidad y del procedimiento que describe; a fin de facilitar su revisin,
actualizacin y sustitucin de las hojas.
Los jefes de los rganos y unidades del Consejo, debern considerar las
diferentes normativas aplicables en cada caso y no contenidas en el
presente manual, para atender las situaciones alternativas y contingenciales
que puedan presentarse al operar los procedimientos de su rgano o

unidad.
B. ACTUALIZACIN
Los rganos y unidades del Consejo, sern responsables de actualizar los
procedimientos de su rea y reportar las modificaciones a la Unidad Tcnica
de Planificacin y Desarrollo, en el momento que surja el cambio.
La Unidad Tcnica de Planificacin y Desarrollo en coordinacin con el
rgano o unidad responsable, debern revisar, analizar y actualizar los
procedimientos cuando menos una vez al ao, para asegurar la congruencia
entre lo que se encuentra plasmado en el manual y lo que se hace dentro de
cada rgano o unidad organizacional.
Las causas que justifican la actualizacin del manual pueden ser originadas
por: cambios en la estructura orgnica, base legal, funciones, u otros que
inciden en la aplicacin del mismo; stas podrn generar modificaciones al
formato del procedimiento, por cambio o eliminacin de una actividad,
cambio del responsable de un procedimiento, actividad o tarea, eliminacin
de un paso, modificacin, eliminacin o incorporacin de un nuevo
documento, etc.
Las actualizaciones que se efecten anualmente al manual, implicar
cambios en la versin y fecha de realizacin.
Toda modificacin que se incorpore al manual, deber ser comunicado y
avalado por el nivel que aprob el documento original.
La Unidad de Planificacin y Desarrollo, deber mantener un registro y
control de las actualizaciones y sustituciones realizadas al manual y de la
distribucin de las copias entre los rganos y unidades del Consejo.
4
III.
MBITO DE APLICACIN
El contenido de este manual tiene aplicacin prctica en todos los niveles de la
institucin: Estratgico, Tctico y Operativo; donde cada funcionario y empleado
tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecucin de los procedimientos de
acuerdo al puesto de trabajo que desempea.
IV.
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

A continuacin se presentan los principales procedimientos desarrollados por los
diferentes rganos y unidades del Consejo, ordenados de acuerdo a su estructura
orgnica vigente; identificados por su nombre, unidad organizativa, responsable y
el objetivo de cada uno de ellos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BRINDAR
ASESORA TCNICO JURDICO.
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica Jurdica
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Tcnica

Jurdica.
Objetivo: Apoyar al Pleno, Presidencia y dems rganos y Unidades del CNJ en la toma de
decisiones.
RESPONSABLE
Secretaria Unidad
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe acuerdo o peticin (verbal, nota o
memorando) del Pleno, Presidencia o Dependencias
del Consejo. (A , B)
Secretaria Unidad
2 Pasa documento o peticin verbal al Jefe, segn su
urgencia e importancia.
Jefe de la Unidad
3 Analiza peticin y delega segn la urgencia e
importancia.
Jefe o Colaborador de
4 Realiza trabajo de campo, cuando es necesario y
Unidad
toma en cuenta pasos 1, 2 y 3, luego elabora opinin,
dictamen o estudio para el Pleno, Presidencia o
Dependencia solicitante y presenta borrador a jefe de
Unidad.
Jefe de la Unidad
5 Revisa borrador de respuesta a lo solicitado.
Colaborador o Secretaria de 6 Incorpora las correcciones sealadas por el Jefe de la
la Unidad
Unidad, si las hubiere e imprime documento final.
Jefe de Unidad
7 Firma el documento final y lo enva a secretaria para
que sta lo selle y haga llegar al solicitante.
Secretaria de Unidad
8 Fotocopia el documento, obteniendo el nmero de
ejemplares que fueren necesarios, para efecto de
archivo y remisin.
Secretaria de Unidad o
9 Enva documento a la Secretara Ejecutiva si se dirige
Colaborador
al Pleno, a la Presidencia o a la Dependencia que lo
solicit. (C)
Secretara Ejecutiva,
10 Recibe documento firma y sella una fotocopia y
Secretaria de Presidencia o
agrega adems la hora de recibido(C)
de Dependencia
Secretaria de Unidad o 11 Archiva la fotocopia del documento donde consta que
Colaborador de la UTJ
fue recibido. (C)
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

BRINDAR ASESORA TCNICO JURDICO.
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Archivo UTJ
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unidad Tcnica Jurdica
Pleno del Consejo, Presidencia u
otra dependencia del Consejo.
Archivo Unida Tcnica Jurdica
Acuerdo
Peticin (verbal o escrita)
Original
Copia
Original
Anexos
Copia
Original
Copia
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANIFICAR Y
REALIZAR LA PRODUCCIN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
Unidad Organizativa: Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas.
Objetivo: Mantener informado al personal del CNJ; magistrados y jueces de la Repblica,

funcionarios de instituciones pblicas y privadas, representantes de organismos de cooperacin
internacional, Cuerpo Diplomtico acreditado en el pas, entre otros, sobre el quehacer del CNJ y
contribuir a divulgar la cultura jurdica.
No.
ACTIVIDAD
Unidad de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas
ECJ/Centro de Documentacin y
Produccin Bibliogrfica
Define temas a divulgar recaba y redacta la informacin,

para boletn Entre Nosotros; selecciona fotografas a
publicar, revisa y corrige la informacin.
Revisa la informacin y fotografas para editar diseo.
Presidencia Comisin de
Comunicaciones del Pleno
Relaciones Pblicas
Aprueba la informacin a publicar y diseo.
Incorpora correcciones; aprueba arte final

impresin; dirige impresin y distribucin. (A)
Relaciones Pblicas
Recopila informacin entre las unidades sustantivas del

CNJ y la gestin del Pleno del Consejo.
Presidencia
Aprueba brochur As Marcha el CNJ
Relaciones Pblicas
Presidencia
Incorpora correcciones si hubiere.
Aprueba arte final para impresin. (B)
Relaciones Pblicas
Relaciones Pblicas
Planifica distribucin.
10
Elabora propuesta de temas a publicar en revista

Enlace y solicita la respectiva aprobacin a
Presidencia. (C)
Presidencia
11
Aprueba temario
Relaciones Pblicas
12
Recolecta informacin para la redaccin de artculos,

selecciona fotografas y gestiona colaboraciones.
Presidencia y/o comisin de

Comunicaciones del Pleno
Relaciones Pblicas
13
Aprueba artculos y colaboraciones
14
Dirige diagramacin y aprueba arte final para impresin.
RESPONSABLE
para
CDIGO
PROCEDIMIENTO
PLANIFICAR Y REALIZAR LA PRODUCCIN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
RESPONSABLE
No.
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
ACTIVIDAD
Relaciones Pblicas
Relaciones Pblicas
15
Planifica y dirige distribucin.
16
Solicita informacin a la Unidades y rganos del CNJ

para elaborar la Memoria Anual de Labores del perodo
correspondiente.
Relaciones Pblicas
17
Selecciona fotografas a publicar; revisa redaccin de

estilo y orden de la informacin.
Pleno
18
Aprueba Memoria de Labores (D)
Relaciones Pblicas
Presidencia
19
Dirige diagramacin en imprenta
20
Aprueba arte final
Relaciones Pblicas
21
Dirige impresin y distribucin.
DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO

PLANIFICAR Y REALIZAR LA PRODUCCIN DE PUBLICACIONES
INSTITUCIONALES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Boletn Entre Nosotros
Original
Relaciones Pblicas
Brochur As Marcha el CNJ
Original
Relaciones Pblicas
Revista Enlace
Original
Relaciones Pblicas
Memoria de Labores
Original
Relaciones Pblicas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PUBLICACIN DE
ANUNCIOS EN LOS PERIDICOS.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1

Objetivo: Mantener informado a los grupos objetivo del CNJ y sociedad en general sobre el CNJ.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Pleno del Consejo
Relaciones Pblicas
Acuerda que se publiquen los anuncios en los peridicos

(campos pagados, avisos, suplementos, esquelas,
concurso de plazas vacantes, etc.) (A)
Define tamao; contacta con peridicos y reserva espacio,
revisa y aprueba anuncio elaborado por los peridicos. (B)

PUBLICACIN DE ANUNCIOS EN LOS PERIDICOS.
No.
A
DOCUMENTO
Acuerdo
DISTRIBUCION
Original
Copia
Anuncio elaborado por peridico
Original
DEPENDENCIA
Relaciones Pblicas
Secretara Ejecutiva
Relaciones Pblicas
10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES DE
DIVULGACIN A NIVEL DE MEDIOS DE
COMUNICACIN.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1

Objetivo: Informar a los grupos objetivos del CNJ y sociedad salvadorea en general, sobre las
funciones, actividades principales y logros institucionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Relaciones Pblicas
Presidencia
Propone acciones de divulgacin (A)
Aprueba las acciones de divulgacin propuestas.
Relaciones Pblicas
Realiza acciones: conferencias de prensa; redaccin de

boletines de prensa; coordina, gestiona y sirve de enlace
en las entrevistas de los medios de comunicacin con la
Presidencia del CNJ; realiza invitaciones a medios para la
cobertura de eventos del CNJ; capacitacin o reuniones
con periodistas. (B)

ACCIONES DE DIVULGACIN A NIVEL DE MEDIOS DE COMUNICACIN.
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Propuesta
Original
Relaciones Pblicas
Acciones
Original
Relaciones Pblicas
11
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COBERTURA A

EVENTOS INSTITUCIONALES Y OTROS, DONDE
PARTICIPAN LAS AUTORIDADES DEL CNJ.
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Fomentar la imagen institucional hacia los grupos objetivos del CNJ y sociedad en
general.
RESPONSABLE
Relaciones Pblicas
No.
ACTIVIDAD
Verifica con la Secretaria de Presidencia o Consejales su

participacin en eventos institucionales u otros.
Coordina servicio de transporte.
Lleva registro fotogrfico de las coberturas. (A)

COBERTURA A EVENTOS INSTITUCIONALES Y OTROS, DONDE PARTICIPAN LAS
AUTORIDADES DEL CNJ.
No.
A
DOCUMENTO
Registro fotogrfico institucional
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Relaciones Pblicas
12
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MONITOREO DE

NOTICIAS DE PRENSA ESCRITA
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Mantener informados al Pleno del Consejo y Jefes de las unidades y rganos del CNJ
RESPONSABLE
Relaciones Pblicas.
No.
ACTIVIDAD
Realiza monitoreo frecuente de noticias de prensa escrita

y lo enva al Pleno del Consejo, Jefes de unidades y
rganos del CNJ.
2
3
Coordina con unidad administrativa la renovacin y

mantenimiento de suscripcin de peridicos.
Lleva registro de las noticias del CNJ, sector justicia y de
trascendencia nacional (A).

MONITOREO DE NOTICIAS DE PRENSA ESCRITA
No.
A
DOCUMENTO
Registro de monitoreo
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Relaciones Pblicas.
Pleno del Consejo, Jefes de
Unidades y rganos.
13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FORMULACIN
DEL PRESUPUESTO
Unidad Organizativa: Unidad Financiera
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Financiera

Institucional.
Objetivo: Coordinar y asesorar a todas las unidades que conforman el CNJ en el proceso
de formulacin del Proyecto de Presupuesto.

RESPONSABLE
Unidad Financiera
Institucional
Comit de Formulacin
Presupuestaria
No.
1
Unidad Financiera
Institucional
Comit de Formulacin
Presupuestaria
Unidad Financiera
Institucional
ACTIVIDAD
Al inicio del ejercicio fiscal correspondiente el jefe UFI
propone a la superioridad la creacin de comit de
formulacin presupuestaria, este comit deber ser
ratificado por la superioridad.
Efectuar una revisin, anlisis y estudios tcnicos
que sean necesarios; sobre la gestin administrativa
financiera del Consejo y someter a la superioridad
las polticas institucionales respectivas.
Una vez definidas las polticas institucionales por la
superioridad, la UFI deber realizar estimaciones
preliminares sobre las cifras globales o proyectos en
concepto de gastos.
Definir la estructura presupuestaria necesaria para
cumplir
con lo planteado en las polticas
institucionales.
Efectuar proceso de levantamiento del presupuesto

preliminar.
14
PROCEDIMIENTO: FORMULACIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
Unidad Financiera
Institucional
Unidad Financiera
Institucional
Honorable
Consejo
Jefe Unidad
Institucional
Pleno
del
Financiera
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Realizar los ajustes y consolidacin del presupuesto
preliminar.
Remitir a la superioridad el proyecto de presupuesto

institucional para su consideracin.
Mediante la revisin y anlisis integral respectivo,

autorizar el proyecto de presupuesto y remitir a la
UFI.
Incorpora recomendaciones si las hubiere por parte

del pleno del Consejo, emite proyecto de
presupuesto definitivo y lo remite a la D.G.P. de
acuerdo a los plazos establecidos en las normas de
formulacin presupuestarias.
15
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCION DEL
PRESUPUESTO
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/3
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Institucional.
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
del proceso administrativo financiero.

RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
UFI-Area de Presupuesto
Efecta una revisin y anlisis de las asignaciones

consignadas en el presupuesto institucional, luego
efecta la programacin de ejecucin presupuestaria
(PEP) en el mdulo de presupuesto de la aplicacin
informtica SAFI conforme a la estructura aprobada y
se remite va sistema a la Direccin General de
Presupuesto para su aprobacin.
Jefe Unidad Financiera

Institucional
UFI-Area de Presupuesto
UFI-Area de Contabilidad
Remite fsicamente la Programacin de Ejecucin

Presupuestaria a la D.G.P.
Da inicio la gestin administrativa, a travs de la

Unidad
de
Adquisiciones
y
Contrataciones
Institucional, quien es la responsable de remitir toda
obligacin adquirido ya sea bien y/o servicio
mediante la requisicin y la orden de compra
debidamente autorizados o planillas de salarios
segn sea el caso, con el propsito de elaborar los
compromisos presupuestarios.
Recibe la documentacin de la UACI, ya con el
compromiso presupuestario anexo y se procede a
revisar la documentacin en base a la normativa
legal y vigente; luego se remite al rea de tesorera.
16
PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
2/3
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
UFI-Area de Tesorera
UFI-Area de Tesoreria
10
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Se ingresan la obligaciones en el auxiliar respectivo
dentro del mdulo de tesorera de la aplicacin SAFI
para efectuar el devengamiento del hecho
econmico.
Recibe del rea de tesorera toda la documentacin
ntegramente, para su validacin contable dentro del
mdulo respectivo dentro de la aplicacin SAFI.
Luego genera el registro contable en forma
automtica y remite de nuevo al rea de tesorera.
Recibe la documentacin ya devengada del rea
contable; realiza el requerimiento de fondos y lo
remite a la Direccin General de Tesorera
cumpliendo los plazos establecidos para que
coloquen los fondos va transferencia a la cuenta
subsidiaria institucional.
Confirma a travs del sistema, si los fondos han sido
colocados, de ser as; procede a realizar nota de
traslado de fondos de la cuenta subsidiaria
institucional a la cuenta de bienes y servicios o
cuenta de salarios segn sea el caso.
Una vez colocados los fondos en la cuenta de bienes
y servicios o cuenta de salarios segn corresponda,
se procede a ingresar en el auxiliar de obligaciones y
el auxiliar de bancos el pago de los compromisos
adquiridos
Realiza los cheques en base a las obligaciones
adquiridas para el pago correspondiente y en la fecha
programada por la DGT.
17
PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DEL PRESUPUESTO.
CDIGO
3/3
VERSION
001
RESPONSABLE
No.
11
12
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe del rea de tesorera toda la documentacin
referente a las transferencia de fondos y el auxiliar
de bancos para registrar contablemente los traslados
de fondos y el pago de las obligaciones.
Genera las partidas contables correspondientes a
cada perodo asi como los Estados Financieros
mensuales, en los cuales consigna la firma el
contador institucional. Luego son archivadas por mes
y en orden correlativo.
18
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:SEGUIMIENTO
DEL PRESUPUESTO
Institucional.
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Institucional.
Objetivo: Analizar el comportamiento del gasto presupuestario a fin de determinar las
necesidades de financiamiento acordes al cumplimiento de las metas institucionales.

RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Elaboracin de cuadros de anlisis sobre la ejecucin

del presupuesto a nivel de Lnea de Trabajo y
generacin de reportes varios.
Revisin de la programacin de metas de las reas

sustantivas del Consejo y el respectivo avance
mensual de las mismas.
Area de Presupuesto
Elaboracin de informe mensual sobre el seguimiento

y evaluacin de la ejecucin presupuestaria
institucional, el cual es remitido al Jefe UFI.

Institucional
Area de Presupuesto
Area de Presupuesto
Recibe informe mensual sobre el seguimiento y

evaluacin de la ejecucin presupuestaria, revisa y
analiza dicho informe e incorpora recomendaciones y
observaciones si las hubiere y remite a la D.G.P. del
Ministerio de Hacienda.
19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION
DEL PRESUPUESTO
Institucional.
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/1

Institucional.
Objetivo: Gestionar oportunamente todos los compromisos adquiridos dentro del contexto
del proceso administrativo financiero.

RESPONSABLE
No.

Institucional
ACTIVIDAD
Al final del ejercicio fiscal correspondiente, el
contador institucional recibe de la Direccin General
de Contabilidad Gubernamental (DGCG) la
calendarizacin del cierre anual, cierre preliminar y
cierre definitivo.
Verifica y revisa que todos los hechos econmicos se
hayan incorporado y registrado contablemente,
asimismo los ajustes correspondientes segn la
normativa; cumpliendo con los cierres en las fechas
programadas previamente.
Genera los Estados Financieros y notas explicativas
anuales correspondientes al ejercicio fiscal, y los
remite al jefe UFI y a la Direccin General de
Contabilidad Gubernamental, segn los plazos
estipulados en la normativa legal y vigente.
Remite los Estados Financieros y notas explicativas

anuales a la superioridad para la toma de decisiones.
20
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR Y

SUPERVISAR LA EJECUCIN DE LOS ACUERDOS
DEL PLENO
Unidad Organizativa: Secretara Ejecutiva
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Responsable: Secretario Ejecutivo.
Objetivo: Apoyar al Pleno en que los acuerdos notificados se realicen segn instrucciones
emanadas y supervisar la calidad tcnica de los asuntos sometidos al mismo.
RESPONSABLE
No.
Secretara Ejecutiva
2
ACTIVIDAD
Elabora acta borrador (A) y somete a revisin al Pleno, se
incorpora correcciones si hubiera, de lo contrario se
solicita firma de los seores Consejales en la misma y se
archiva en el libro de actas foliado.(B)
Elabora con base al acta los acuerdos correspondientes y
los distribuye segn instruccin del Pleno, a las Unidades
organizativas, solicitando firmar el libro de recepcin y
copia del acuerdo. (C)
Realiza informe mensual de seguimiento de acuerdos (D)
y archiva para control

ADMINISTRAR Y SUPERVISAR LA EJECUCIN DE LOS ACUERDOS DEL PLENO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A
B
C
Acta borrador
Libro de actas original foliado
Libro de notificacin de acuerdos
Acuerdo
Informe de
acuerdos
Original
Original
Original
Original
Copia
Original
Copia
seguimiento
de
DEPENDENCIA
Pleno del Consejo
Secretara Ejecutiva
Secretara Ejecutiva
Unidad Organizativa
Secretara Ejecutiva
Secretara Ejecutiva
Pleno del Consejo
21
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISAR Y

COORDINAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.
Unidad Organizativa: Gerencia General
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y
AO
001
FEB / 2005
Responsable: Gerente General.
Objetivo: Colaborar con la Presidencia en la ejecucin de los acuerdos, resoluciones y

orientaciones financieras y presupuestarias, as como en la supervisin y coordinacin
administrativa de las dependencias adscritas como superior jerrquico directo.
RESPONSABLE
Gerencia General
Unidad Organizativa
Gerencia General
No.
ACTIVIDAD
Recibe instruccin verbal o escrita de la Presidencia, o

acuerdo del Pleno.(A)
Registra documento, analiza, emana instruccin y

supervisa la misma. (B)
Recibe y procede segn instrucciones de la Gerencia

General y presenta el producto requerido. (C)
Recibe producto requerido, lo revisa, si hubiere

observaciones se repite el paso 2 y 3, de lo contrario da
su visto bueno y lo enva al nivel correspondiente de la
Direccin Superior, segn instrucciones.
Si procede realiza informe ejecutivo (D)
Archiva documentos correspondientes y relacionados.

SUPERVISAR Y COORDINAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.
No.
A
B
C
D
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Instruccin y/o acuerdo
Original
Copia
Memorando
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Producto requerido
Informe Ejecutivo
DEPENDENCIA
Gerencia General
Presidencia y/o Secretara
Ejecutiva
Unidad Organizativa delegada
Gerencia General
Gerencia General
Unidad Organizativa
Presidencia y/o Pleno
Gerencia General
22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Responsable: Jefe de la Unidad Tcnica de

Planificacin y Desarrollo.
Objetivo: Contribuir al fortalecimiento institucional mediante la planificacin y programacin del

funcionamiento administrativo y operativo del Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
Unidad Tcnica de
Gerencia General
Unidades Organizativas del

CNJ
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara (A) Gua metodolgica para elaborar el Plan
Anual de Trabajo. Asimismo, memorando (B), de
solicitud en original y copia para cada U.
organizativa.
2 Recibe y revisa original de Gua y Memorando de
solicitud firmando con visto bueno para remisin de
copia a las Unidades Organizativas,
3 Recibe gua original y memorando de solicitud
proceden a elaborar el Plan Anual de Trabajo (PAT).
4
5
Unidad Tcnica de
6
Gerencia General
Enva original de Plan Anual de Trabajo (D) y copia

por correo electrnico a la Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo. (En original para la Unidad
Tcnica de Planificacin y Desarrollo y copia para la
Gerencia General, previa visita de asesora y
seguimiento (C) del Jefe de la Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo).
Recibe, registra, revisa originales del PAT de cada U.
Organizativa y procede a la consolidacin y
elaboracin del Plan Anual de Trabajo Institucional,
archiva copias de los insumos y producto preliminar,
enva original a la Gerencia General para su
consideracin.
Recibe y revisa original del PAT, si es conforme
elabora memorando de remisin al
nivel
correspondiente, caso contrario, se devuelve a la
Unidad Tcnica de Planificacin y Desarrollo con
memorando de observaciones para su correccin. Y
repite el paso 5. Se archiva el PAT definitivo. (E)
23

ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Gua metodolgica para

elaborar Plan Anual de Trabajo
Original
Unidad Tcnica de Planificacin

y Desarrollo.
Memorando de solicitud
Copias
Original
Unidades Organizativas del CNJ

y Desarrollo.
Ayuda de Memoria
Copias
Original

Unidad Organizativa
Copia

y Desarrollo
Original

y Desarrollo.
Unidad Organizativa
Gerencia General
D
E
Plan Anual de Trabajo

Individual
Plan Anual de Trabajo
institucional consolidado
Copia
Original
Copia

y Desarrollo y Unidades
organizativas
24
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO
INSTITUCIONAL
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Apoyar a la Gerencia General y Direccin superior en la toma de decisiones
proporcionndole informacin precisa y oportuna del avance de ejecucin de metas

programadas en el Plan Anual de Trabajo.
RESPONSABLE
Unidad Tcnica de
Gerencia General
Unidades Organizativas del

CNJ
No.
ACTIVIDAD
1 Prepara
(A) Gua metodolgica para elaborar
informes mensuales y trimestrales, asimismo,
memorando (B), de solicitud de informe.
2 Recibe y revisa original de Gua y Memorando de
solicitud el cual firma de visto bueno para remitir
copia a las U. Organizativas,
3 Recibe gua original y memorando de solicitud
procede a elaborar el informe mensual y trimestral
de ejecucin, el cual remite as:
Informe mensual: original para la Unidad Tcnica de
Planificacin y Desarrollo y copia para la Gerencia
General.
Informe Trimestral: original para la Gerencia General
y copia para la Unidad Tcnica de Planificacin y
Desarrollo.
4
5
Unidad Tcnica de
Unidad Tcnica de
6
7
Unidad Tcnica de
Enva informe mensual y trimestral (C) y disquete

segn instruccin de la gua.
Recibe, registra, revisa, analiza
originales del
informe mensual de cada U. Organizativa y procede
a la consolidacin y elaboracin Informe Institucional
de cumplimiento de Metas, compara con el PAT del
ao correspondiente, archiva copia de los insumos y
producto preliminar.
Enva copia a las unidades organizativas para visto
bueno, con copia a la Gerencia General para
revisin.
Recibe y revisa si hubiere observaciones al Informe
Institucional de cumplimiento de Metas, si es
conforme elabora memorando de remisin definitiva
a la Gerencia General (original). Archiva copia del
informe mensual definitivo. (D) y enva copia por
medio de correo electrnico a las diferentes U.
organizativas.
25

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO INSTITUCIONAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original

y Desarrollo
Copias
Original

y Desarrollo
Copias
Informe Mensual
Original
Informe Trimestral
Copia
Original
Copia
Informe Institucional de
cumplimiento de metas
definitivo
Original
Copia

y Desarrollo
Unidad Organizativa
Gerencia General
y Desarrollo y Unidad
Organizativa
Gerencia General
y
Desarrollo
y
Unidades
organizativas
Gua metodolgica para

elaborar informes mensual y
trimestral
Memorando de solicitud
26
DE INSTRUMENTO NORMATIVO
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Contribuir al fortalecimiento institucional, mediante la elaboracin de

instrumentos administrativos que conduzcan a mejorar la eficiencia de las unidades
organizativas del CNJ.
Objetivo:
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1 Recibe instrucciones verbales o escritas de la
Gerencia General (A) y/o solicitud de dependencia.
2
Revisa, recibe documentos y elabora plan de trabajo

(B) sobre el estudio encomendado y/o solicitado,
notifica a la Gerencia General, para obtener su visto
bueno.
Desarrolla su plan de trabajo en coordinacin con la

unidad usuaria.
Elabora, actualiza, y/o revisa el instrumento

normativo y enva a revisin de la unidad usuaria.
Recibe, y analiza el instrumento normativo borrador
(C) y si hubiere observaciones lo enva a la Unidad
Tcnica de Planificacin y Desarrollo, para incorporar
modificaciones, observaciones u otro relacionado,
y/o da su visto bueno.
Incorpora (si procediere) modificaciones solicitadas
por la unidad usuaria y/o Gerencia General
posteriormente, enva original
del Instrumento
normativo definitivo (D) a la Gerencia para su
autorizacin por delegacin
el trmite
correspondiente ante la Direccin y Administracin
Superior.
Unidad Tcnica de
5
Unidad solicitante y
Gerencia General
6
Unidad Tcnica de
27

ELABORACIN DE INSTRUMENTO NORMATIVO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Memorando de instrucciones o
solicitud
Original

y Desarrollo
Plan de Trabajo
Instrumento Normativo
borrador
Instrumento Normativo
Definitivo
Copias
Original
Copias
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia
General
o
Dependencia solicitante.
y Desarrollo
Gerencia General
y Desarrollo
Unidad Organizativa
Gerencia General
Gerencia General
y
Desarrollo
y
Unidades
organizativas
28
CDIGO

DE PERFILES Y FORMULACIN DE PROYECTOS
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Coadyuvar el fortalecimiento institucional mediante la identificacin y formulacin
de proyectos de inversin, que permitan cumplir con los fines y objetivos institucionales
RESPONSABLE
Gestin de Proyectos
No.
ACTIVIDAD
1 Identifica o recibe instruccin verbal o escrita de la
Presidencia para la elaboracin del perfil del
proyecto, ya sea con fondos del Gobierno de El
Salvador, (GOES), o fondos Externos. (A)
(El Perfil se elabora de acuerdo a las lneas de
trabajo identificadas previamente y en los casos de
proyectos de inversin, conforme a la gua de
preparacin de perfiles de Proyectos, de la Direccin
General de Crdito Pblico del Ministerio de
Hacienda;. (B))
2
Unidad usuaria y
Presidencia
3
4
Gestin de Proyectos.
5
Inicia la elaboracin del perfil con la bsqueda de la

informacin pertinente para el diagnstico y la
descripcin del proyecto a ejecutar. (De acuerdo con
las lneas de trabajo identificadas previamente)
Recibe, y analiza el perfil de proyecto borrador.(C) Si
existieren observaciones se solicitan su incorporacin
de lo contrario se otorga visto bueno.
Incorpora modificaciones solicitadas por Presidencia
y/o unidad usuaria (si procediere), posteriormente se
enva original
del Perfil del Proyecto (D) a
Presidencia para su autorizacin por delegacin el
trmite correspondiente ante el Pleno. Se archiva
copia para su posterior implementacin.
Inicia la bsqueda de
aprobacin del Pleno).
financiamiento
(con la
29

ELABORACIN DE PERFILES Y FORMULACIN DE PROYECTOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
solicitud
Original
Gestin de proyectos
Copias
Original
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Presidencia
Gestin de Proyectos
Gestin de Proyectos
Presidencia
Unidad Usuaria
Presidencia
Gestin de Proyectos y/ Unidad
Usuaria
B
C
Gua de Perfil de proyectos

Perfil del Proyecto borrador
Perfil de Proyecto Definitivo
DEPENDENCIA
30
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIN

Y SEGUIMIENTO DE EJECUCIN DE PROYECTOS
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Verificar el grado de avance de los Proyecto a fin de determinar si se estn
cumpliendo de acuerdo a la calendarizacin prevista para su ejecucin

RESPONSABLE
Gestin de Proyectos
Presidencia
Gestin de Proyectos.
No.
ACTIVIDAD
1 Efecta el seguimiento y evaluacin del proyecto,
procede a coordinar con la Jefatura de la Unidad
ejecutora usuaria los avances del cronograma del
proyecto y verificacin del mismo. Elabora el informe
de avance del proyecto y/o documento de estudio, y
nota de remisin al ente cooperante; remite a
Presidencia. (A)
2 Recibe y revisa el informe de avance y/o documento
de estudio para su visto bueno y justificaciones
respectivas. Aprueba o no el informe presentado y si
procede solicita ampliacin,
modificacin o
justificacin. (B), firma nota de remisin e informe. Y
enva o remite a las oficinas del ente cooperante.
3 Repite (si existen modificaciones) el paso uno y dos,
caso contrario, procede a remisin si es el caso y
archiva copia de nota e informe de avance y enva
copia a la unidad ejecutora o usuaria. (C)

COORDINACIN Y SEGUIMIENTO DE EJECUCIN DE PROYECTOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
solicitud
Original
Gestin de proyectos
Informe de avance de Proyecto

Borrador
Informe de avance de Proyecto
definitivo
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Presidencia
Presidencia
Gestin de Proyecto
Presidencia
Gestin de Proyectos
Unidad usuaria
DEPENDENCIA
31
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
OFERTA DE CAPACITACIN
Unidad Organizativa: Escuela de Capacitacin
Judicial
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
Responsable: Director de la Escuela de

Capacitacin Judicial
Objetivo: Tener la oferta de capacitacin actualizada en beneficio de los grupos objetivos del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Direccin ECJ
RESPONSABLE
Ordena inicio de elaboracin/actualizacin de Oferta de

Capacitacin indicando los elementos a considerar para la
elaboracin de sta. (A)
Seccin Acadmica ECJ
Elabora y remite propuesta de Oferta de Capacitacin (B)

por temtica especializada, considerando las indicaciones
de la Direccin ECJ.
Seccin Metodolgica ECJ
Revisa propuesta de Oferta de Capacitacin por rea

especializada y efecta las observaciones consideradas
pertinentes, hacindolas del conocimiento de la Direccin.
Recibe propuesta de Oferta de Capacitacin por temtica
especializada y procede al anlisis de stas.
De existir observaciones procedentes, solicita a la Seccin
Acadmica el ajuste correspondiente.
4
Direccin/Subdireccin ECJ
Direccin
Consolida propuesta de Oferta de Capacitacin(C) y la

remite para aprobacin del Pleno.
Recibe propuesta de Oferta de Capacitacin y procede a

la revisin y anlisis de la misma.
De hacer observaciones al documento, se dan a conocer

al Director de la ECJ y se repiten las actividades N 5 y 6
del procedimiento para ajustar el documento.
Pleno del CNJ
Secretara Ejecutiva
9
10
Direccin
11
Direccin
12
De no existir observacin alguna, aprueba la Oferta de

Capacitacin.
Comunica acuerdo de Pleno (D)
Recibe y distribuye copia de acuerdo a las Secciones
correspondientes de la Escuela.
Archiva acuerdo y oferta de capacitacin aprobada
original (E)
32

OFERTA DE CAPACITACIN
No.
A
B
C
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Memorando instruyendo la
Original
Seccin Acadmica ECJ
elaboracin/actualizacin de
Copia
Subdireccin ECJ
Oferta de Capacitacin
Propuesta de Oferta de
Original
Direccin ECJ
Capacitacin por temtica
Copia
Subdireccin ECJ
especializada.
Propuesta de Oferta de
Original
Pleno CNJ
Capacitacin consolidada
Copia
Direccin
Seccin Acadmica ECJ
Acuerdo de aprobacin
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica, Seccin
Metodolgica, Seccin
Administrativa ECJ, Seccin de
Investigacin.
Oferta de Capacitacin
Aprobada.
Original
Copias
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica
Seccin Metodolgica
33
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE
CAPACITACIN E. C. J.
Judicial
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005

Objetivo: Asegurar la capacitacin tcnica y profesional de los Magistrados, Jueces y dems

funcionarios judiciales y destinatarios de los servicios de Capacitacin a ejecutar por la
ECJ.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Direccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Ordena inicio de elaboracin del Programa de

Capacitacin dando los lineamientos correspondientes
para la programacin respectiva. (A)
Elabora y remite propuesta de Programa de Capacitacin
por temtica especializada, considerando los lineamientos
vertidos por la Direccin ECJ. (B)
Recibe propuesta de Programa de Capacitacin por
temtica especializada y procede al anlisis de stas.
3
De existir observaciones, solicita a la Seccin Acadmica

el ajuste correspondiente.
Direccin ECJ
Consolida propuesta de Programa de Capacitacin.
Seccin Administrativa ECJ
Elabora presupuesto para la ejecucin del Programa de

Capacitacin. (C)
Direccin ECJ
Enva para aprobacin propuesta de Programa de

Capacitacin con su respectivo presupuesto. (D)
8
Pleno CNJ
9
Recibe y analiza propuesta de Programa de Capacitacin

presentado por la ECJ. De realizar observaciones las
hacen del conocimiento del Director de la ECJ y se
repiten las actividades N 4 y 5 del procedimiento
respectivo.
De no existir observaciones aprueba la Programacin de
cursos de capacitacin a impartir por la ECJ.
Secretara Ejecutiva
Direccin
10
11
Comunica acuerdo de Pleno (E)

Recibe y distribuye copia de acuerdo a las Secciones
correspondientes de la Escuela.
Direccin
12
Archiva original de acuerdo y programa de capacitacin

aprobado (F).
34

PROGRAMA DE CAPACITACIN ESCUELA DE CAPACITACIN JUDICIAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Memorando instruyendo inicio de

programacin
Original
Copia
Seccin Acadmica ECJ

Subdireccin ECJ
B.
Propuesta de Programa de
Capacitacin por rea temtica
Original
Copia
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
C.
Presupuesto de Programa de
Capacitacin
Propuesta de Programa de
Capacitacin
Consolidado/Explicado
o
razonado con su respectivo
presupuesto
Acuerdo de aprobacin
Original
Direccin ECJ
Original
Copia
Pleno CNJ
Direccin ECJ
Seccin Acadmica
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica, Seccin
Metodolgica, Seccin
Administrativa ECJ, Seccin de
Investigacin ECJ.
Programa
aprobado.
Original
Copias
Direccin ECJ
Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica
Seccin Metodolgica
Seccin de Investigacin ECJ
D.
E.
F.
de
Capacitacin
DEPENDENCIA
35
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUCIN DE LA
CAPACITACIN
Judicial
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005

Objetivo: Asegurar la ejecucin de la capacitacin que imparte la ECJ a sus destinatarios.
RESPONSABLE
Seccin Acadmica
No.
ACTIVIDAD
Rene el equipo de Capacitadores para entregar el

Programa de Capacitacin aprobado por el Pleno del
Consejo. (A)
4
5
6
Unidad
de
Produccin
Bibliogrfica y Documental
Elabora y remite solicitud de licencias a las Entidades

correspondientes en las que laboran los Capacitadores,
para las fechas programadas en que se impartir la
capacitacin respectiva. (B)
Prepara (Con base al programa de capacitacin aprobado
por el Pleno) aspectos de logstica de capacitacin
(reservacin de sedes en el interior del pas y
alimentacin), as como gestin del transporte para
Capacitadores; asignacin de aulas para cursos a
impartirse en la ECJ.
Elabora y enva convocatorias a destinatarios (C)
Elabora y enva listas (D) para entrega de material de
capacitacin por cada curso a impartir.
Entrega a Capacitadores las listas de asistencia diaria y
consolidada, as como formularios para evaluaciones
acadmicas de la capacitacin a impartir en el interior del
pas.
Reproduce material y formularios de evaluaciones
reactivas y las remite a las distintas sedes, de
conformidad con las indicaciones hechas por la Seccin
Acadmica. (E)
Coordina y supervisa el evento de capacitacin.
Seccin Acadmica ECJ
Aplica evaluacin de servicio y de reaccin por parte de

los Capacitandos. (F)
Capacitador
10
Prepara y remite o entrega los documentos relacionados

con la capacitacin (informes, listas de asistencia, notas,
etc.) (G, I)
36
PROCEDIMIENTO:
EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
RESPONSABLE
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES Y AO
FEB/2005
2/2
No.
ACTIVIDAD
11
Procesa informacin de la Capacitacin (asistencia,

evaluaciones de capacitacin y evaluaciones reactivas
del servicio) (H)
12
Documenta proceso para gestin de pago a

Capacitadores y Proveedores que han prestado el
servicio para la ejecucin de la capacitacin.
13
Elabora mensualmente estadsticas de la capacitacin

desarrollada por la Escuela.

EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Capacitadores
de
reas
Especializadas de ECJ
Subdireccin
Seccin Acadmica
Destinatarios de la capacitacin
Subdireccin
A.
Programa aprobado
Copias
B.
Original
C.
Solicitud
de
permisos
de
Capacitadores y Capacitandos
Convocatorias
D.
Listas de convocados
Original
E.
Carpetas
con
material
de
Capacitacin
Formularios de controles
Asistencia y permanencia en la
capacitacin
Copias
F.
G.
H.
I.
Evaluaciones
reactivas
del
servicio de capacitacin
Notas de evaluaciones aplicadas
a los Capacitandos
Original
Original
Original
Unidad de Produccin Bibliogrfica

y Documental
Seccin Acadmica/
Seccin Metodolgica ECJ, en su
caso.
Destinatarios de la Capacitacin
Capacitador
Seccin Acadmica ECJ
Original
Original
37
PGINA
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005
1/1
EVALUACIN DE CAPACITADORES
Judicial
CDIGO

Objetivo: Mantener y mejorar continuamente la calidad correspondiente para la evaluacin de

Capacitadores sobre la capacitacin que imparten en ECJ, en sus aspectos
metodolgicos y acadmicos.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Evala la actividad de capacitacin, aplicando Gua de

Evaluacin Formativa y de Seguimiento al Desempeo
Docente de los Capacitadores. (A)
Procesa informacin y emite informes peridicos sobre

evaluacin al docente o Capacitador.
Conoce evaluaciones de Capacitadores por rea temtica,
enviadas por la Seccin Metodolgica y Seccin
Administrativa de ECJ (evaluaciones reactivas del
servicio). (B).
De considerar necesario, emite recomendaciones
Organiza y lleva a cabo reunin con cada uno de los
Capacitadores por rea especializada a efecto de dar a
conocer resultados de evaluacin.
3
Seccin Acadmica ECJ
4
Seccin Acadmica ECJ
Elabora y firma de acta a fin de que se haga constar la

evaluacin
y
comunicacin
de
resultados
correspondientes. En caso que el Capacitador est en
desacuerdo con su evaluacin presentar su
argumentacin ante la Direccin de la ECJ.
Conoce acta de evaluacin por cada Capacitador en los

aspectos metodolgicos y acadmicos. (B)
Enva a conocimiento de Pleno evaluaciones de

Capacitadores
con
sus
respectivas
actas
y
argumentaciones por parte del Capacitador, si las hubiere.
(B)
Conoce y analiza resultados de evaluacin de
Capacitadores y emite acuerdo correspondiente.
Comunica acuerdo de Pleno. (C)
Pleno CNJ
Secretara Ejecutiva
10
Direccin
11
Seccin Acadmica ECJ
12
Traslada copia de acuerdo a la Seccin Acadmica para

conocimiento del Capacitador.
Hace del conocimiento de cada Capacitador resolucin de
Pleno sobre evaluacin especfica.
38

EVALUACIN DE CAPACITADORES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A.
Informe de Evaluacin Formativa

y de Seguimiento al Desempeo
Docente.
Informe de Evaluacin reactiva
Original
Copia
Seccin Acadmica ECJ
Original
Copia

Direccin y Subdireccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Acta evaluacin de Capacitador

ECJ e informe de evaluacin en
aspectos
acadmicos
y
metodolgicos
Acuerdo de Pleno
Original
Copia
Pleno CNJ
Seccin Acadmica ECJ
Direccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
B.
B.
C.
Original
Copia
DEPENDENCIA
39
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE
EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
Judicial
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB / 2005

Objetivo: Coadyuvar el servicio de capacitacin mediante el prstamo de equipo y prestacin del

servicio audiovisual.
RESPONSABLE
Usuario
Unidad de Audiovisuales
No.
ACTIVIDAD
Presentacin de formulario o solicitud

equipo/servicio audiovisual. (A y B)
Recibe formulario o solicitud: uso interno bajo control de

audiovisuales y si es externo debidamente autorizado por
Presidencia, Unidad Administrativa/CNJ y Direccin de la
ECJ. .
Determina disponibilidad y buen estado del equipo, as

como del servicio audiovisual a prestar por la Unidad.
en el que solicita el
Completa formulario en el apartado Uso Exclusivo de la

Unidad de Audiovisuales, especficamente para la
asignacin del equipo, fecha, hora del envo y de utilizacin.
Usuario
Consulta con 2 das de anticipacin a la actividad sobre el

requerimiento realizado a la Unidad de Audiovisuales.
Instala y prueba el equipo (sede ECJ). Fuera de la sede

ECJ, coordina con la Administracin del CNJ el envo de
ste, siendo el usuario, el responsable de la instalacin del
equipo.
Usuario
Utiliza el equipo considerando su buen uso y seguridad.
Unidad Administrativa CNJ
Traslada equipo de la sede (interior del Pas), en la que se

ha impartido el evento de capacitacin, a las instalaciones
del CNJ. Hace entrega del mismo a la Unidad de
Audiovisuales, o en su defecto, a la Seguridad del Consejo.
40
PROCEDIMIENTO
PRSTAMO DE EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
RESPONSABLE
No.
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES - AO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
Revisa y desconecta el equipo (sede ECJ).
10
Traslada y resguarda el equipo.
11
Archiva formulario completo, (A) en el que se indica el

estado que se recibe el equipo o comentarios de la
prestacin del servicio audiovisual (breve descripcin
del contenido del material didctico o servicio de
audiovisuales)

PRSTAMO DE EQUIPO Y SERVICIO AUDIOVISUAL
No.
A
B
DOCUMENTO
Formulario
Solicitud de prestacin de
equipo o servicio audiovisual
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Usuario
Original
Copia
Usuario
41
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DEL

FONDO BIBLIOGRFICO DE BIBLIOTECA.
Judicial
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Objetivo: Contribuir al logro de los objetivos de la capacitacin y formacin inicial que brinda la
ECJ mediante la prestacin de servicios de biblioteca a los usuarios, que permita obtener
informacin actualizada y disponible para el estudio y la investigacin.
RESPONSABLE
Usuario
No.
ACTIVIDAD
Llena la ficha de prstamo colocando la informacin de la

obra o material bibliogrfico a solicitar: Ttulo, Autor,
Clasificacin, nombre y firma del Lector y datos
complementarios (Direccin de residencia, nmero
telefnico, lugar de estudio, lugar de trabajo). (A)
Tipo de prstamo (B)
Interno: Uso en sala
Externo: Fuera de sala (a domicilio). Tiempo de prstamo
establecido en el Reglamento Para el Uso de los Servicios
de Biblioteca.
Bibliotecaria (o)
Recibe ficha de prstamo y revisa que los datos concuerden

con los del libro, anotando en el margen izquierdo de la
ficha el nmero de inventario del libro, revisando que ste
se encuentre en buenas condiciones (sin manchas, que no
se encuentre mutilado, mojado, etc). Si se detecta algn
dao en el material, anota en la ficha de prstamo el dao
que presenta.
Correctos los datos de la ficha, solicita 2 documentos de

identificacin: Carnet de la Institucin en que labora o de
abogado, DUI, Carnet de estudiante de Universidad o NIT.
Adjunta ficha de prstamo del libro a los documentos del

usuario y lo resguarda en un casillero destinado para el
control respectivo. Entrega la obra correspondiente.
42
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DEL FONDO BIBLIOGRFICO
DE BIBLIOTECA.
RESPONSABLE
PGINA
2/2
VERSION
001
MES Y AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Utiliza el material bibliogrfico proporcionado por la

Bibliotecaria.
Una vez utilizado el material bibliogrfico, procede a la

entrega correspondiente, segn se detalla a continuacin:
1. Interno: Contina con el paso N 9 y 10.
2. Externo
a. Cumpli fecha de entrega: Contina con la
actividad N.9 y 10.
b. No cumpli fecha de entrega: Contina con el
procedimiento N 7 y siguientes.
Revisa fecha del prstamo y calcula el tiempo de atraso.
Determina accin a seguir de conformidad con el

Reglamento para el Uso de los Servicios de Biblioteca
Revisa cuidadosamente la obra devuelta, que se

encuentre en buenas condiciones. Devuelve documentos
de identificacin. Anula ficha de prstamo y la guarda en
el casillero para tal fin.
10
Ubica la obra en el estante correspondiente.
Usuario
Bibliotecaria
CDIGO

PRSTAMO DEL FONDO BIBLIOGRFICO DE BIBLIOTECA
No.
DOCUMENTO
Ficha
de
prstamo
documentos personales
B.
Obra o material bibliogrfico
DISTRIBUCION
con
DEPENDENCIA
Original
Biblioteca ECJ
Original
Usuarios de Biblioteca
43
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DISEO DE MDULOS
INSTRUCCIONALES
Judicial
CDIGO
PGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
1/2

Capacitacin Judicial.
Objetivo: Planificacin, diseo y elaboracin de los instrumentos tcnicos (mdulo

instruccional) que se utilizan como herramienta para impartir la capacitacin a los
destinatarios de sta.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
A partir de la Oferta Curricular aprobada, coordina con la

Seccin Metodolgica la elaboracin de un mdulo
instruccional especfico.
Seccin Acadmica ECJ
2.
Coordina la conformacin de equipo de trabajo, el cual se

integrar con el personal siguiente: Coordinador de rea
Especializada, Metodlogo y especialista (s) en el rea
respectiva.
En coordinacin con la Seccin Acadmica, programa

Taller de Trabajo, incluyendo: Nombre del Mdulo,
Nombre del Personal participante, lugar, fecha y horario.
Con el equipo de trabajo sealado en el paso N 2,

elabora Mdulo Instruccional, segn criterios que se
sealan en la Gua para la elaboracin de Mdulos
Instruccionales.
En coordinacin con la Seccin Metodolgica revisan y

verifican la incorporacin de observaciones al documento.
Seccin Acadmica ECJ

6
Direccin ECJ
Terminado el Mdulo Instruccional, elabora acta en el que

se haga constar el Visto Bueno al documento, la cual es
firmada por los participantes en el proceso de elaboracin;
dicho mdulo y acta son enviados a la Direccin para el
V B correspondiente. (A, B)
Recibe y revisa Mdulo Instruccional elaborado; de no
existir observaciones, da el Visto Bueno por medio del
acta respectiva y lo remite al Pleno para aprobacin.
44
PROCEDIMIENTO: DISEO DE MDULOS INSTRUCCIONALES.
CDIGO
2/2
VERSION
001
RESPONSABLE
PGINA
MES Y AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Recibe Mdulo Instruccional y procede al anlisis y

revisin del mismo.
De existir observaciones al documento, se dan a conocer

al Director de la ECJ y se repite la actividad N 5 del
procedimiento. De no existir observaciones, procede a la
aprobacin correspondiente.
Secretara Ejecutiva
10
Comunica acuerdo de Pleno a la Direccin. (C)
Direccin ECJ
11
Recibe acuerdo y traslada copia a la Seccin Acadmica,

Seccin Metodolgica, Seccin de Investigacin y Seccin
Administrativa ECJ para los trmites correspondientes.
12
Procede con la gestin de pago al personal especialista

en la materia (externo del CNJ) que intervino en la
elaboracin del mdulo instruccional.
Pleno CNJ

DISEO DE MDULOS INSTRUCCIONALES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A.
Mdulo Instruccional
Original
Copia
Seccin Metodolgica
Seccin Acadmica
B.
Acta de Visto Bueno
Original
Copias

Seccin Acadmica ECJ
C.
Acuerdo de aprobacin del Pleno
Original
Copias
Direccin ECJ
Seccin Acadmica ECJ
Seccin de Investigacin ECJ
45
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE
CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE CMARA Y
JUDICATURAS
CODIGO
PAGINA
VERSIN
001
1/2
MES- AO
FEB/2005

Seleccin
Seleccin.
Objetivo: Elaborar y remitir al Pleno del CNJ, Nminas de candidatos para integrar ternas de
Magistrados y Jueces.
RESPONSABLE
Presidente CNJ
Jefe de Unidad
Jefatura de Unidad y
Coordinador de Registro y
Seleccin
Jefe y Coordinador de
Seleccin
Jefe y Coordinador de
Seleccin
Jefe
de
Unidad
y
Coordinador de Seleccin
Jefe de Unidad
Jefe
de
Unidad
y
Coordinadores de Seleccin
y Psicosocial
Jefe de Unidad
y
Jefe y Coordinadores de
Registro y Seleccin
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Jefe
de
Unidad
y
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
No.
ACTIVIDAD
Recibe solicitud de terna proveniente de la Corte Suprema de

Justicia (CSJ).
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Recibe solicitud de terna proveniente de Presidencia del CNJ

Registran solicitud
Consultan listados preelaborados de candidatos por materia
Verifican cumplimiento de requisitos y disponibilidad de
candidatos (A, B, C).
Analizan exhaustivamente expedientes de candidatos.
Solicita informacin de candidatos potenciales
Elaboran Informes de conducta profesional, evaluaciones
psicolgicas y estudios sociolaborales (D).
Preseleccionan los mejores candidatos disponibles.
Crean proyecto de propuesta de terna en el Sistema Informtico
Revisa el proyecto de propuesta de terna.
Efecta observaciones al proyecto de propuesta.
Modifica el proyecto de propuesta
Verifica datos actuales y consentimiento de los candidatos.
Revisa proyecto
incorporadas.
con
observaciones
modificaciones
Aprueba la propuesta de candidatos a integrar ternas (E).
46
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE
CMARA Y JUDICATURAS
RESPONSABLE
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
Pleno del CNJ
Jefe de Unidad
Jefe de Unidad
Presidente CNJ
VERSION
001
PAGINA
2/2
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
17
Entrega propuesta al Pleno, por medio de Presidencia del

CNJ.
18
Conoce propuesta.
19
Emite Acuerdo y distribuye a travs de Secretara

Ejecutiva.
20
Recibe acuerdo del Pleno
21
Elabora cuadros resumen de integrantes de ternas,

anexos a nota que Presidencia del CNJ remite a
Presidencia de la CSJ.
22
Remite ternas a Corte Suprema de Justicia.
47

SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRATURAS DE CMARA Y JUDICATURAS
No.
A
C
D
E
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta
de Identificacin de Abogado,
Ttulo de grado acadmico y
otros, Acuerdo de Autorizacin
para el ejercicio de la Abogaca,
Acuerdo de Autorizacin para el
ejercicio
del
Notariado,
certificacin de Partida de
Nacimiento, certificaciones de
notas de Universidad de egreso
y graduacin, Documento nico
de
Identidad,
Tarjeta
de
Identificacin Tributaria, Tarjeta
del Nmero nico de Previsin,
Tarjeta del Instituto Salvadoreo
del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de
Capacitaciones y Mritos
Informes
de
conducta
profesional,
Evaluacin
Psicolgica
y
estudios
sociolaborales
Propuesta de candidatos a
integrar ternas
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Unidad Tcnica de Seleccin
Copias
Copias
Original y copias
Original y copias
Si el candidato es parte del registro se actualizan los documentos, sino se conforman los mismos
para el expediente respectivo.
48
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIN
001
MES - AO
FEB/2005

Seleccin
Seleccin.
Objetivo: Elaborar y remitir al Pleno del CNJ, listado del Registro Especial de Abogados Elegibles
para Candidatos a Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Jefe Unidad y Coordinador rea

de Seleccin.
Especifica requisitos legales y los exigidos por CNJ; y

revisa los atestados.(A, B, C)
Jefe Unidad y Coordinador de

Registro y Seleccin.
Depuran y actualizan el Registro Especial de Abogados

Elegibles y de Abogados Autorizados. (D, E, F)
Jefe Unidad y Coordinadores de

Reproducen listados de Abogados Elegibles y Abogados

Autorizados.
Jefe de Unidad
Presenta al Pleno CNJ ambos listados para su aprobacin

y autorizacin de envo a FEDAES.
Pleno del CNJ
Realiza convocatoria del CNJ a entidades representativas

de Abogados a inscribirse en FEDAES para el Proceso de
Eleccin de Magistrados.

Pleno del CNJ
Conforman el Padrn Electoral (Abogados Autorizados).
Remite a FEDAES el Padrn Electoral
FEDAES
Registra las Asociaciones participantes.

Elaboran nmina de Abogados Elegibles.
10
Remite a FEDAES nmina de Abogados Elegibles.
11
Convoca a entidades representativas de Abogados, a

designar candidatos por medio de FEDAES.
12
Publica nmina de Abogados Elegibles en dos peridicos

de circulacin nacional.
13
Conoce de las solicitudes de incorporacin y de recursos

de revisin.
Pleno del CNJ
49
CODIGO
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
PAGINA
2/3
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
14
Elabora listado adicional de Abogados Elegibles.
15
Remite a FEDAES listado adicional.
16
Ejecuta proceso de eleccin de candidatos postulados.
17
Planifica la logstica electoral.
18
Inscribe candidatos
registradas.
19
Verifica el cumplimiento de requisitos constitucionales.
20
Efectan la Votacin.
21
Lleva a cabo Escrutinio.
FEDAES
22
Comunica resultados de votacin y enva

postulados al CNJ.
Jefe de Unidad y Coordinador de

Seleccin.
23
Verifican cumplimiento de requisitos de postulados por

FEDAES.
Pleno del CNJ
24
Rechaza candidatos por no cumplir requisitos y solicita

sustitutos.
FEDAES
25
Remite nombres de sustitutos.
Jefe de Unidad y coordinadores

de reas
26
Ejecutan proceso de Seleccin de candidatos postulados

por el CNJ.
Pleno del CNJ
27
Convoca a Abogados que tengan inters en ser

postulados por el CNJ.
Jefe de Unidad
28
Realiza inscripcin de interesados en ser postulados por el

CNJ.
Jefe de Unidad y Coordinadores

de Registro y Seleccin.
29
Revisan atestados y elaboran nmina de aspirantes.
Jefe de Unidad
Pleno del CNJ
FEDAES
FEDAES y Abogados autorizados
postulados
por
Asociaciones
lista de
50
PROCEDIMIENTO
SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE
SUPREMA DE JUSTICIA
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
3/3
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Pleno del CNJ
30
Selecciona candidatos del CNJ
Jefe de Unidad y Coordinadores de

31
Integran listas parciales y conforman lista completa y

definitiva, en orden alfabtico e informacin requerida.
Pleno del CNJ
32
Entrega en Asamblea Legislativa lista completa y

definitiva de candidatos.
Pleno del CNJ
33
Publica listado completo y definitivo de candidatos, en dos

peridicos de circulacin nacional.
Asamblea Legislativa
34
Ejecuta proceso de eleccin de Magistrados de la CSJ.
51

SELECCIN DE CANDIDATOS A MAGISTRADOS DE CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
No.
A
C
D
E
F
DOCUMENTO
Hoja de Datos Generales
Copias certificadas de: Tarjeta de Identificacin
de Abogado, Ttulo de grado acadmico y
otros, Acuerdo de Autorizacin para el ejercicio
de la Abogaca, Acuerdo de Autorizacin para
el ejercicio del Notariado, certificacin de
Partida de Nacimiento, certificaciones de notas
de Universidad de egreso y graduacin,
Documento nico de Identidad, Tarjeta de
Identificacin Tributaria, Tarjeta del Nmero
nico de Previsin, Tarjeta del Instituto
Salvadoreo del Seguro Social
Copia simple de Diplomas de Capacitaciones y
Mritos
Informes de conducta profesional, Evaluacin
Psicolgica y estudios sociolaborales
Informe de existencia de expedientes
completos o incompletos de candidatos
Informe de cumplimiento de requisitos
constitucionales, legales y reglamentarios de
los candidatos
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original o copias
Unidad Tcnica de
Seleccin
Copias
Unidad Tcnica de
Seleccin
Copias
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Unidad Tcnica
Seleccin
Original y copias
Original y copias
Original y copias
de
de
de
de
Si el candidato es parte del registro, se actualizan los documentos, sino se conforman los
mismos para el expediente respectivo.
52
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE EXPEDIENTES DE EVALUACIN DE
MAGISTRADOS Y JUECES
CDIGO
PGINA
1/2
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de Evaluacin Responsable: Jefe de la Unidad Tcnica de

Evaluacin.
Objetivo: Garantizar el manejo confidencial y seguro de los expedientes, que ampara el proceso de
Evaluacin.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Elabora y revisan programas de visitas de evaluacin a

tribunales para autorizacin del Pleno. (A)
Pleno del CNJ
Conoce y autoriza el inicio de la evaluacin con base a las

programaciones de la UTE. (B) y acuerdo
Coordinador de Grupo
Apertura Expedientes con base a la ruta programtica,

grupo, juzgados y departamentos(C).
Recopila
informacin
previa,
incorpora
informes
estadsticos(D), conforme al Art. 5 del Reglamento de
Evaluacin
(Informacin
previa:
procesos
iniciados,
requerimientos, comisiones procesales, sentencias definitivas
interlocutorias provedas y denuncias conocidas).
Coordinador General
Administra logstica para las visitas de campo (reproduccin de

documentos y requerimiento de servicios de apoyo: alojamiento
y alimentacin (E).
Secretaria de UTE
Notifica telefnicamente la visita de evaluacin y prepara la

notificacin escrita de la misma (F).
Evaluadores Judiciales
Realizan visitas de evaluacin en la fecha correspondiente y

presenta carta de notificacin y acreditacin (F), para recopilar
la informacin.
(G-: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14).
Evaluadores Judiciales
Efectan examen del proceso de evaluacin, a travs de

talleres internos y elaboracin de reportes consolidados y hoja
de hallazgos. Manuscrito fsico al expediente (H). Incorpora los
consolidados y hojas de hallazgo al sistema Informtico,
seguidamente del control de calidad a cargo de los
coordinadores.
Jefe
de
Unidad
Coordinadores de rea
por
53
PROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIN Y MANEJO DE EXPEDIENTES DE
EVALUACIN DE MAGISTRADOS Y JUECES
RESPONSABLE
No.
CDIGO
PGINA
VERSION
001
MES - AO
FEB/2005
2/2
ACTIVIDAD
Jefe U.T.E y Evaluadores
Notifican dictmenes con hallazgos (I)
Secretara Ejecutiva
10
Recibe Recurso de Revisin, e incorporacin oportuna al

expediente respectivo en la actividad nmero 12 de este
procedimiento.
Jefe de UTE
11
Presenta al Pleno, reportes tcnicos y expedientes

confidenciales de las evaluaciones realizadas.
12
Recibe, analiza y aprueba los informes e incorpora

modificaciones si lo considera conveniente, emitiendo
resolucin.
Secretara Ejecutiva
13
Remite informe a la CSJ y notifica al funcionario evaluados.

(J).
Personal de la UTE
14
Ordenan los expedientes con los documentos que

respaldan el proceso de evaluacin, debidamente
clasificado y supervisado en las diferentes etapas con
control de calidad, el contenido del expediente. Resguardo
fsico del expediente en los archivos de la UTE.
Pleno del CNJ

ADMINISTRACIN Y MANEJO DE EXPEDIENTES DE EVALUACIN
DE MAGISTRADOS Y JUECES
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
A
B
Programas de visitas por zonas y

tribunales
Acuerdo del Pleno
C
D
E
Ruta aprobada
Informes estadsticos
Requisicin
Original
Copia
Original
Copia
Original
Original
Original
Pleno
Archivos de la UTE
UTE- Jefatura
Secretaria Ejecutiva
Expediente de evaluacin
Centro
de
documentacin
y
Reproduccin.
Unidad
AdministrativaUACIServicios Generales.
Archivos de la UTE-secretaria
Magistrados y Jueces evaluados.
Expediente confidencial de cada
funcionario evaluado.
Original
F
Notificacin
copias
Original
Copia
54
No.
G1
al
14
DOCUMENTO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Gua para el proceso de

evaluacin
Nmina del personal del
tribunal visitado
Acta
de
visita
de
evaluacin
Carta de presentacin
dirigida al Juez evaluado.
Autoevaluacin
Audiencia oral cuando
fuere procedente.
Encuestas a empleados
Formulario de observacin
directa.
Irregularidades a fallas
cometidas por Secretaria,
Notificador y citador.
Informes estadsticos
Control de Libros
Cuadro de movimiento del
Tribunal
Cuadro Estadstico de
resoluciones pronunciadas,
Cuadros
en
orden
correlativo por materia de
procesos analizados.
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Todos
los Expediente confidencial de cada
Originales (1-3,5- funcionario evaluado en la UTE
14)
Original
copia
Funcionario Evaluado
Expediente confidencial en la UTE
Formulario de Consolidacin de
Informacin de Campo
original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
Dictamen y acta de notificacin

de hallazgos
Original
Expediente
de
funcionario
evaluado confidencial en la UTE.
Acuerdo
Copia
Original
Copia
Funcionario evaluado
CSJ
Funcionario evaluado, y expediente
confidencial de la UTE.
55
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE DENUNCIAS
Unidad Organizativa: Unidad Tcnica de Evaluacin
(UTE)
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005
Responsable: Jefe Unidad Tcnica de

Evaluacin
Objetivo: Garantizar la atencin e investigacin oportuna de las denuncias realizadas por personas
interesadas en corregir irregularidades en los procedimientos jurisdiccionales.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Pleno del CNJ
Instruye a la UTE para que presente el informe requerido. (A)
Jefe UTE
Designa a evaluador responsable del estudio con base a

criterio de programaciones de evaluacin. Se Registra la
denuncia en libro (B).
Jefe UTE y Evaluador
Realiza la investigacin de los funcionarios, estudio y elabora

informe, observando Reglamento Interno de la UTE (C).
Pleno del CNJ
Analiza el informe respectivo elaborado por la UTE y emite

acuerdo para: archivar o informar directamente a la CSJ (D).
Secretaria de la UTE
Archiva documento en expediente correspondiente.

ADMINISTRACIN Y MANEJO DE DENUNCIAS
No.
DOCUMENTO
Acuerdo
Libro de registro de denuncias
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Jefe UTE
UTE
Informe
Original
Copia
Acuerdo
Original
Pleno
Expediente de denuncia y control
en libro de denuncias.
56
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DE
ESTADSTICAS
(UTE)
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005

Evaluacin
Objetivo: Llevar un control y resguardo para el uso oportuno de la informacin estadstica que
mensualmente debern remitir los diversos magistrados y jueces al Consejo Nacional de la
Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Secretaria UTE
Recibe informacin estadstica requerida de conformidad con

formularios previamente enviados a los tribunales (A).
Secretaria UTE
Clasifica, archiva, ordena y digita la informacin por tribunal de

sus antecedentes estadsticos, para brindar copia a los
evaluadores en el proceso de evaluacin correspondiente ( B).
Secretaria UTE
Archiva
digitados.
Expediente que incluye reportes y formularios

ADMINISTRACIN DE ESTADSTICAS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Estadsticas sobre el movimiento

mensual de los Juzgados.
Original
Copia
UTE
Juzgado que informa
Digitacin de Estadsticas sobre

el movimiento mensual de los
Juzgados.
Original
UTE
57
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS

INFORMTICOS
(UTE)
PGINA
1/1
VERSIN
001
MES-AO
FEB / 2005

Evaluacin
Objetivo: Suministrar apoyo oportuno al proceso de evaluacin de magistrados y jueces realizado

por la UTE.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Evaluadores y Digitadores
de UTE
Digita consolidado, de las hojas de hallazgos y carga ptima

por materia de tribunal y zona geogrfica, obteniendo un
reporte tcnico y dictamen de hallazgo por funcionario
evaluado, incorporado al expediente de evaluacin confidencial
(A, B, C, D)
Evaluadores y digitadores
UTE
Digita el resumen de necesidades de capacitacin, apoyo

logstico y mobiliario y equipo, por tribunal y emite reporte que
acompaa a los informes de evaluacin que conoce el Pleno, y
la ECJ, en el caso de las necesidades de capacitacin (E).

REGISTROS INFORMTICOS
No.
A
DOCUMENTO
Reporte Tcnico de Evaluacin
DISTRIBUCION
Original
Copia
DEPENDENCIA
Pleno y UTE
Juzgado que informa
Dictmen de Evaluacin
Reporte sobre carga ptima de

trabajo
Original
Pleno
Resultados
de
Evaluacin
clasificados por zona, materia u
otro.
Reporte de Necesidades de
capacitacin y logstica.
Original
Pleno
Original
Pleno y UTE
Reporte de
capacitacin
necesidades
de
Copia
UTE y Escuela de Capacitacin

Judicial.
58
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIN DE
TRANSPORTE
Unidad Organizativa: Unidad Administrativa
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
1/1
MES y AO
FEB/2005
Responsable: Jefe de Unidad Administrativa
Objetivo: Optimizar el uso de los recursos de transporte mediante la asignacin de vehculos

automotores a funcionarios y empleados del Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Unidad Solicitante
Solicita transporte a travs de formulario, con 24 horas de

antelacin, a excepcin de casos de urgencia, donde
indicar destino, fecha de salida y hora, naturaleza de la
misin, nombre y firma del solicitante y firma del Jefe de
la Unidad (ver anexo A-1).
Encargado de Transporte
Evala solicitudes de transporte en base a naturaleza de

misin, destino y hora de llegada de las mismas.
Elabora programa de salidas (ver anexo A-2) y asigna

misin a motorista, de acuerdo a especificaciones de
requerimiento y/o vehculo al empleado o funcionario (en
caso de no haber motorista disponible), siendo ste el
responsable de cualquier accidente que sufra el vehculo.
Elabora comprobante y asignacin del combustible

necesario, de acuerdo a recorrido.
Motorista
Ejecuta la asignacin.
Realiza registro en control de asignaciones por vehculo y

motorista.
Motorista
Al concluir la misin oficial, guarda vehculo en parqueo

de la Institucin.
Verifica visita de motorista, gasto de combustible,

recorrido del vehculo y hora de conclusin.
Archiva en expediente
pertinente a misin oficial.
especfico
documentacin
59

ASIGNACIN DE TRANSPORTE
No.
DOCUMENTO
A-1
Solicitud de Transporte
A-2
Control de Asignacin de vehculo

y Programacin de transporte.
A-3
Autorizacin para circular en das

no laborales en misin oficial.
DISTRIBUCION
Original
Duplicado
Triplicado
original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Transporte
Vigilancia
Unidad Solicitante
Transporte
Motorista
Transporte
60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE
VEHICULOS
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES Y AO
1/1
001

Objetivo:
FEB/2005
Establecer un programa preventivo y correctivo de mantenimiento de los

vehculos automotores propiedad del C.N.J., para evitar gastos excesivos por
reparaciones.
No.
ACTIVIDAD
Motorista
RESPONSABLE1
Reporta por escrito al Encargado de Transporte

anomalas en el funcionamiento mecnico o fsico de la
unidad de transporte o al completar este un recorrido de
5,000 Klm (ver anexo B-1).
Elabora requisicin solicitando mantenimiento

reparacin del vehculo y se enva para aprobacin.
Elabora nota de remisin y una copia, con detalle de

trabajos a realizar (de acuerdo a reporte de motorista),
cuyo original se enviar a taller de servicio y copia se
archivar en registro especfico y remitir vehculos a
taller (ver anexo B-2).
Elabora diagnstico y presupuesto, el cual remitir a
Revisa y analiza presupuesto con Jefe Unidad
Administrativa, para hacer recomendacin. (V B)
Taller
4
5
Con el Visto Bueno en el presupuesto, traslada a UACI,

para la elaboracin del cuadro de comparacin de
ofertas.
UACI
Remite cuadro comparativo de ofertas, para autorizacin

a Presidencia o Pleno del CNJ, en su caso.
Presidencia o Pleno del CNJ
Aprueba presupuesto
9
10
Notifica al Taller una vez aprobado el presupuesto, para

que efecte trabajo.
Al recibir el vehculo solicita al taller copia de factura, los
cuales sern remitidos a la Unidad Administrativa para el
trmite de pago.
11
Lleva registro auxiliar en donde se anotar fecha de

remisin y de recibo de vehculo de taller, a fin de
establecer dicho control (ver anexo B-3)
61
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
B-1
Formulario de Revisin y Reporte

de Problemas Mecnicos
Original
Copia
Transporte
Motorista
B-2
Nota de Remisin con detalle de

trabajo a realizar
Original
Copia
Taller
Transporte
B-3
Programa
de
Preventivo
y
Reparaciones.
Original
Transporte
Mantenimiento
Control
de
DEPENDENCIA
62
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CASOS DE
ACCIDENTES DE TRANSITO
CODIGO
1/1
VERSIN
001
PAGINA
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Establecer una metodologa para el manejo eficaz de casos de siniestro.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Motorista Involucrado o
acompaante
Notifica inmediatamente al Encargado de Transporte, a la

Unidad Tcnica Jurdica y a la Polica Nacional Civil
(Divisin de Trnsito), solicitando la inspeccin del
accidente, dependiendo de la magnitud del accidente y
de las condiciones del conductor.
Remite vehculo a taller para diagnstico y presupuesto

de reparacin. (salvo que el vehculo sea decomisado)
Unidad Tcnica Jurdica
Gestiona informe de accidente con la Polica Nacional

Civil (el cual debe estar certificado).
Elabora acta de accidente (ver anexo C-1), donde se

citar a los responsables del mismo, como tambin
detalle sobre condiciones del vehculo segn reporte de
accidente (ver anexo C-2)
En caso que el vehculo est asegurado, elabora la

declaracin de siniestro de seguro de automotores para la
compaa aseguradora de acuerdo a informe policial y se
enva a la Presidencia del CNJ, para su autorizacin.
Una vez autorizada la declaracin de siniestro, la firma el

motorista involucrado y se enviar a la compaa
aseguradora, junto con la documentacin necesaria, para
iniciar proceso de reparacin.
Para los vehculos no asegurados: realiza gestiones

necesarias para el pago de reparacin por parte del
responsable del accidente.
Una vez reparado el vehculo, elabora acta de descargo

de responsabilidad (ver anexo C-3), a fin de documentar
lo ocurrido.
Archiva documentacin respectiva en expediente de

vehculo
63

ACCIDENTES DE TRANSITO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
C-1
Acta de Accidente
Original
Copia
Motorista
C-2
Acta de Descargo de
Responsabilidades
Original
Copia
Motorista Involucrado
C-3
Reporte de Accidente
Original
Copia
Motorista o Conductor
64
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCARGO DE
BIENES MUEBLES
CODIGO
1/5
VERSIN
001
PAGINA
MES - AO
FEB/2005
Objetivo: Establecer un mecanismo que defina y regule el descargo de bienes muebles del CNJ, que
han perdido la posibilidad de ser utilizados por obsolescencia, deterioro, prdida,
destruccin o reparacin onerosa.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Encargado de Activo Fijo o Jefe

de la Dependencia
Mediante el inventario de activo fijo se determinan los

bienes a ser descargados de acuerdo a las caractersticas
que presenten obsolescencia, desgaste, deterioro, prdida,
destruccin, mantenimiento o reparacin onerosa y
reposicin, debiendo elaborarse el informe respectivo.
El Jefe de la dependencia informa al Encargado del Activo
Fijo que tiene bienes fuera de uso y solicita le sean
retirados.
Encargado de Activo Fijo y

Contador Institucional
Conforme al listado de los bienes susceptibles de

descargar, verifican el registro contable de los mismos, a
efecto de determinar su valor residual, elaborando un
reporte de los bienes clasificndolos en registrados y no
registrados contablemente, emitiendo informe a la Gerencia
General.
Gerencia General
Cuando se presenta el caso de los bienes no registrados

contablemente y que no poseen valor residual, solicita al
Pleno autorice el nombramiento de un perito para que
realice el valo de los bienes.
Pleno del Consejo
Considera la solicitud enviada por la Gerencia General, en

caso que sea afirmativa, gira instrucciones para que se
inicien las gestiones.
Perito valuador
Asigna el valor considerando la fecha de adquisicin,

estado actual del bien, valor de mercado, entre otros y
emite informe a la Gerencia General.
Gerencia General
Solicita al Pleno la autorizacin de validacin del monto

previamente determinado por el perito.
Pleno del Consejo
Gerencia General
Emite acuerdo de autorizacin y lo remite a la Gerencia

General.
Remite la Solicitud a la Direccin General del Presupuesto
del Ministerio de Hacienda.
65
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES MUEBLES
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Direccin
General
de
Presupuesto del Ministerio de
Hacienda
Proceden a validar y ratificar el precio del listado de los

bienes a descargar
10
Como coordinadora del Comit de Activo Fijo, convoca a

los miembros del Comit, el cual estar integrado por las
Jefaturas: Unidad Financiera Institucional, Unidad
Administrativa, Unidad Tcnica Jurdica y el Encargado de
Activo Fijo.
Inspecciona los bienes sujetos a descargo y verifica el
informe, remitindolo al Pleno para su aprobacin a travs
de la Gerencia General:
1) Si del informe resultare que los bienes pueden ser
utilizados por otra dependencia, el Comit de Activo
Fijo ordenar que se concluya el trmite y se efecte el
traslado correspondiente.
2) Si del informe se determina que los bienes han dejado
de usarse en la institucin por razones de
obsolescencia, mantenimiento o reparacin onerosa y
reposicin, deterioro, pero son susceptibles de venta,
se inicia el procedimiento de subasta, para lo cual se
contina con el paso N 12; para la donacin se
contina con el paso N 21, y para la permuta se
contina con el paso N 25.
3) Si en el informe resultaren bienes con alto grado de
deterioro o destruccin o han perdido toda posibilidad
de ser utilizados contina con el paso N 29.
4) Si del informe se determina la prdida o extravo de
bienes, recomienda se inicie la investigacin
administrativa, a fin de deducir responsabilidades y se
contina con el paso N 31.
Los numerales anteriores se ejecutarn previa autorizacin
del Pleno del Consejo.
Gerencia General
Comit de Activo Fijo
11
DESCARGO DE ACTIVOS POR MEDIO DE SUBASTA

12
13
Procede a verificar el estado de los bienes muebles

susceptibles de venta en subasta, elaborando y firmando el
acta correspondiente, la cual debe contener la descripcin
de los bienes (anexo N 1).
Elabora aviso de subasta para dar a conocer los bienes
muebles que se van a vender, detallando sus
caractersticas, valo, lugar, da y hora en que se realizar
la subasta y lo remite al Pleno del Consejo a travs de la
Gerencia General, para su aprobacin.
66
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Pleno del Consejo
14
15
16
Representantes
17
Emite el acuerdo de autorizacin de las publicaciones en

dos peridicos de mayor circulacin del pas.
Elabora bases de subasta que deben contener entre otras
lo siguiente:
1. Precio base
2. Forma de subasta (viva voz o sobre cerrado)
3. Modalidad de pago (efectivo o cheque certificado a
nombre de la Direccin General de Tesorera).
4. Plazo de pago y retiro de bienes
5. Adjudicar al primer postor y en caso de desistir ste,
readjudicar al segundo
6. Prohibicin sobre la participacin de los empleados del
CNJ.
7. Razones por las cuales se puede rechazar la
participacin en la subasta.
8. Otros requisitos.
Nombra a dos representantes que forman parte de la
Comisin de Subasta.
Anotan los datos de identificacin de los participantes
explicndoles la forma de realizar la subasta.
Proceden a realizarla por primera vez pudindose
presentar tres situaciones: que se venda todo, que se
venda en forma parcial, o que se declare desierta; elaboran
acta al finalizar la venta anexando detalle de los bienes,
informan al Encargado de Activo Fijo para que realice el
descargo, lo mismo que a los miembros del Comit y al
Pleno para su conocimiento.
Encargado de Activo Fijo y

Auditora Interna
18
Finalizada la subasta previo a la entrega de los bienes, al

ganador de la misma, solicitan original y fotocopia del
recibo de ingreso emitido por la Direccin General de
Tesorera del Ministerio de Hacienda y se proceder a
realizar la entrega respectiva, mediante acta firmada por las
partes, con la verificacin de Auditora Interna en su calidad
de observador.
Gerencia General
19
Enva informe de los bienes muebles descargados por

medio de subasta pblica al Pleno del Consejo y a la
Direccin General del Presupuesto del Ministerio de
Hacienda.
Pleno del Consejo
20
Emite acuerdo de ratificacin de la venta en subasta

pblica y enva a las Unidades Financiera Institucional y
Administrativa, copia del acuerdo del Pleno por el descargo
de los bienes y acta de entrega de los mismos para que se
realicen los registros correspondientes.
67
PROCEDIMIENTO:
DESCARGO DE BIENES POR MEDIO DE DONACIN
RESPONSABLE
No.
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
21
En caso que el Pleno del Consejo, hubiere acordado la

donacin de los bienes muebles, sta deber efectuarse a
instituciones del sector gubernamental y municipal;
debiendo elaborar y firmar el acta respectiva por el
representante legal del Consejo y de la Institucin que
recibe el donativo, con la verificacin de Auditoria Interna,
esta ltima intervendr en su calidad de observador.
Gerencia General
22
Enva informe de los bienes muebles descargados por

medio de donacin al Pleno del Consejo y a la Direccin
General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
Pleno del Consejo
23
Emite acuerdo del descargo de bienes y enva a las

Unidades Financiera Institucional y Administrativa, copia
del acuerdo del Pleno por el descargo de los bienes y acta
de entrega de los mismos para que se realicen los registros
correspondientes.
DESCARGO DE BIENES POR PERMUTA

24
En el caso que el Pleno del Consejo acuerde la permuta de

los bienes muebles, sta deber efectuarse a instituciones
del sector gubernamental y municipal; debiendo elaborar y
firmar el acta respectiva por el representante legal del
Consejo y de la institucin permutante.
Encargado de Activo Fijo y 25

Auditora Interna
Formalizada la permuta, los bienes sern intercambiados

mediante acta firmada por las partes y Auditora Interna,
esta ltima intervendr en su calidad de observador.
Gerencia General
26
Enva informe de los bienes muebles a descargar por

medio de permuta al Pleno del Consejo y a la Direccin
General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
Pleno del Consejo
27
Emite acuerdo del descargo de bienes y enva a las

del acuerdo del Pleno por el descargo de los bienes y acta
de entrega de los mismos para que se realicen los registros
correspondientes.
68
PROCEDIMIENTO:
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
DESCARGO DE BIENES QUE HAN PERDIDO TODA POSIBILIDAD DE SER UTILIZADOS, POR
ALTO GRADO DE DETERIORO O DESTRUCCIN
Comit de Activo Fijo y Auditoria 28
Interna
En el caso que el Pleno del Consejo acuerde que los

bienes muebles han perdido toda posibilidad de ser
utilizados por su alto grado de deterioro o destruccin, el
descargo se har de oficio y nicamente ser necesario el
dictamen favorable del Comit, con la verificacin de
Auditoria Interna en su calidad de observador.
Gerencia General
29
Enva informe al Pleno del Consejo y a la Direccin General

del Presupuesto del Ministerio de Hacienda, de los bienes
muebles a descargar por haber perdido toda posibilidad de
ser utilizados.
Pleno del Consejo
30
Emite acuerdo del descargo de bienes y remite a las

del acuerdo del Pleno para el descargo de los bienes y acta
de descargo de los mismos para que se realicen los
registros correspondientes.
DESCARGO DE BIENES POR EXTRAVO

31
Cuando se trate de bienes extraviados, se solicitar al

Encargado de Activo Fijo un informe justificado y
documentado, del extravo de los bienes y se procede a
realizar el anlisis respectivo.
32
Luego de transcurrido un tiempo prudencial sin que se

hayan re1cuperado los bienes extraviados, sin perjuicio de
las acciones que puedan tomarse para llegar a la
determinacin o exoneracin de responsabilidades,
solicitar a la Gerencia General tramite ante el Pleno, el
acuerdo de descargo de bienes.
Gerencia General
33
Enva informe al Pleno del Consejo y a la Direccin General

del Presupuesto del Ministerio de Hacienda de los bienes
muebles descargados, de los cuales no fue posible deducir
responsabilidad administrativa ni judicial.
69

No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Inventario de Activo Fijo
Original
Encargado de Activo Fijo
Solicitud de retiro de bienes fuera

de uso.
Listado de Bienes susceptibles de
descargo
Reporte de bienes registrados y
no registrados contablemente.
Acuerdo de Autorizacin
Solicitud para Direccin General
de Presupuesto.
Original
Copia
Original

Unidad Solicitante
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Gerencia General
Gerencia General
Ministerio de Hacienda.
Gerencia General
3
4
5
6
DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DE SUBASTA

1
Listado de bienes muebles a
Original
subastar
Copias
Miembros del Comit Activo Fijo
2
Aviso de Subasta
Original
Pleno
Copia
3
Acuerdo de ratificacin de venta
Original
Secretara Ejecutiva
en subasta pblica.
Copia
Copia
Unidad Administrativa
Copia
Unidad Financiera Institucional
4
Acta de Entrega de los bienes
Original
Secretara Ejecutiva
Copia
Copia
Copia
DESCARGO DE BIEBES POR MEDIO DE DONACION
1
Listado de Bienes objeto de
Original
Donacin
Copia
Copia
Copia
2
Acta de Entrega de Bienes
Original
Acuerdo de Descargo de Bienes
Copia
Copia
Copia

Presidencia
Institucin que recibe el donativo
Auditora Interna
Secretara Ejecutiva
70
DESCARGO DE BIENES POR PERMUTA

1
Listado de bienes muebles a
Permutar
2
Informe de bienes a descargar

por medio de permuta
Acuerdo de Descargo de Bienes y

Acta de Entrega
DESCARGO DE BIENES POR EXTRAVIO

1
Informe de Bienes Extraviados
2
Acuerdo de Descargo de Bienes
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Copia
Copia

Presidencia
Institucin permutante
Auditora Interna
Ministerio de Hacienda
Pleno
Secretara Ejecutiva
Original
Copia

Original
Copia
Secretara Ejecutiva
71
DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
CODIGO
1/3
VERSIN
001
PAGINA
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Proporcionar un instrumento que norme el proceso de distribucin, consumo y control de

combustible en el Consejo Nacional de la Judicatura.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
RECEPCIN DE VALES DE COMBUSTIBLE

Unidad
de
Adquisiciones
y
Luego
de
haber
realizado
las
actividades
Contrataciones Institucional (UACI)
1
correspondientes, entrega al Encargado (a) de Custodia
de Combustible, documentos autorizados para la
compra.
Proveedor
Entrega vales de combustible, al Encargado (a) de

Custodia de los mismos.
Encargado (a) de Custodia de

Combustible
Recibe el bien, firma y sella factura y acta de recepcin

y resguarda los vales en la caja fuerte.

Combustible
Efecta anotaciones en el libro de registro de ingreso y

salida de combustible, de la cantidad y nmeros de
vales recibidos.
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE

Encargado (a) de Transporte
1
Recibe solicitud de transporte autorizada por el Jefe de la
Unidad Administrativa.
Jefe de la Unidad Administrativa
Calcula el combustible necesario para cumplir la misin,

considerando la distancia a los lugares detallados en la
solicitud, as como el rendimiento del vehculo asignado.
Elabora y enva requisiciones de vales de combustible, en

original y copias, al Jefe de la Unidad Administrativa para
revisin y autorizacin.
Autoriza requisicin de vales de combustible y traslada a

Encargado (a) de Custodia de Combustible
72
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
MES Y AO
PROCEDIMIENTO:
001
FEB/2005
Encargado (a) Custodia de
5
Recibe requisiciones de vales de combustible y prepara la
Combustible.
cantidad de vales requerida.
Motorista
Firma, sella y registra correlativamente, la cantidad de

vales solicitados, los entrega al Encargado de Transporte
y solicita firma de recibido en el Libro de Control.
Recibe los vales y firma de recibido en el libro de control.
Entrega al motorista asignado a la misin, la cantidad de

vales necesarios, solicitando firma de recibido en
Formulario Control de Asignacin de Vales de
Combustible.
Recibe los vales y firma formulario Control de Entrega de

Vales de Combustible y devuelve al Encargado de
Transporte.
10
Coloca combustible a vehculo, solicita factura de

consumidor final a estacin de servicio (gasolinera), con el
nmero de placa y nmero de vales utilizados.
11
Entrega al Encargado de Transporte factura de los vales

utilizados.
12
Revisa factura y registra el nmero en el Formulario

Control de Asignacin de Vales de Combustible, prepara
informe diario.
Traslada informe diario y facturas originales al (la)
Encargado (a) de Custodia de Combustible.
13
Encargado (a)
Combustible
Custodia
de
14
Recibe informe diario y facturas
15
Prepara informe mensual y liquidaciones de vales

consumidos durante el mes.
16
Remite al Contador Institucional informe mensual de

consumo
de
combustible
para
los
registros
correspondientes.
73
PROCEDIMIENTO
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
3/3
MES Y AO
FEB/2005
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE A LOS SEORES CONSEJALES

1
Tres das antes de finalizar el mes, traslada solicitudes de
Combustible
vales de combustible a los Seores Consejales para firma
de la solicitud.
Seores Consejales

Combustible
Jefe Unidad Administrativa

Combustible
Firman solicitudes de vales de combustible y devuelven al

(la) Encargado (a) de Custodia de Combustible.
Recibe solicitudes firmadas y las traslada al Jefe de la
Unidad Administrativa para su respectiva autorizacin.
Firma solicitudes de vales de combustible, y devuelve al
(la) Encargado (a) de Custodia de Combustible.
Recibe solicitudes autorizadas y procede a entregar a los
Seores Consejales, la cantidad asignada de vales de
combustible.

RECEPCIN DE COMBUSTIBLE
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Factura Comercial
Copia
Acta de Recepcin
Copia
Vales de Combustible
Original
Libro de Ingreso y Salida
Original
ENTREGA DE VALES DE COMBUSTIBLE

1
Requisicin de Vales de
Combustible.
2
3
4
5
Vales de Combustible
Formulario de control de
entrega
Informe Diario y Facturas
Informe Mensual y
Liquidaciones de Vales
consumidos
Original
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
Copia
DEPENDENCIA
Encargada de Custodia de
Combustible
Combustible
Combustible
Combustible
Encargado de Custodia de
Combustible
Encargado de custodia de
Combustible
Contador Institucional
Encargado de Custodia de
Combustible
74
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y
PAGO DE BIENES Y SERVICIOS VARIOS POR MEDIO
DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
CODIGO
PAGINA
1/4
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Definir los pasos que seguirn los responsables del manejo y control del Fondo Circulante
de Monto Fijo, del C.N.J, y los usuarios del Fondo.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
ACTIVIDAD
Elabora Requisicin de Bienes y/o servicios, la firma y
sella.
Recibe Requisicin, la revisa, firma y sella y la traslada

a la UACI, para que obtenga la firmas.
Traslada Requisicin a la Gerencia General para que

autorice la modalidad de pago.
Autoriza la modalidad de pago bajo la cual se adquirir

el bien o servicio.
Recibe Requisicin autorizada, cotiza, adjudica, tramita

autorizaciones y solicita el bien o servicio.
Traslada al Encargado del Fondo Circulante Requisicin

autorizada con Cuadro de Anlisis de Oferta y solicita el
valor del bien a adquirir.
Encargada del Fondo Circulante
Dependiendo del valor del Bien a comprar, entrega

efectivo hasta 1000.00 ($ 114.29), o Cheque si es
mayor a esta cantidad, al Encargado de la compra.
Proveedor
Entrega Factura (Duplicado-Cliente) al Encargado del

Fondo Circulante; y el Bien, a la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante
Recibe el bien o servicio, firma y sella factura.
Proveedor
10
Recibe el cheque o efectivo y pone sello de cancelado

en copia de la factura - duplicado cliente.
Encargada Fondo Circulante
11
Archiva temporalmente Facturas y realiza proceso de

Liquidacin.

UACI
Gerencia General
UACI
UACI
LIQUIDACIN DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO

1
Con base a legajo de Facturas, codifica y ordena
dependiendo del tipo de bien o servicio.
75
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS, POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO.
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
2/4
MES Y AO
FEB/2005
Elabora Planilla de Reintegro por el monto total de las

Facturas.
Solicita el Quedan por el Monto Total
Encargada de elaborar Quedan
Elabora y entrega Quedan por el monto total de facturas
Encargada del Fondo Circulante
Elabora Listado de documentos liquidados y Traslada

Liquidacin (Facturas, Planilla, Quedan y Listado), a la
Unidad Financiera Institucional.
Recibe documentos de liquidacin y firma de recibido en

Listado. Devuelve a Encargada del Fondo Circulante.
Contabiliza el Gasto en los registros correspondientes.
Encargado de Servicios
Generales
Elabora la Requisicin del Bien o Servicio, firma y sella
Recibe Requisicin, la revisa, firma, sella y la remite.
Encargado Fondo Circulante
Gerente General
Recibe la Requisicin autorizada, le adjunta Recibo de

Cobro y la traslada a la Gerencia General, para firma de
modalidad de pago.
Autoriza Modalidad de Pago y firma Requisicin.
Tramitador del CNJ
Efecta el pago del Recibo y Entrega al Encargado del

Fondo copia del Recibo cancelado.
Recibe el Recibo cancelado y archiva temporalmente.

PAGO DE SERVICIOS BSICOS
Recibe Requisicin y Recibo de Cobro con autorizacin de

modalidad de pago.
Elabora cheque si el pago es superior a 1000.00, caso
contrario cancela en efectivo. Cuando la empresa lo
solicita y la Factura est a nombre del Consejo, elabora
formulario para certificar el Cheque.
PAGO DE VIATICOS AL EXTERIOR DEL PAIS

Jefe Unidad Solicitante
Elabora Requisicin del vitico, firma y sella.

Anexa
Carta de Invitacin y Acuerdo de Autorizacin del Pleno
del Consejo y traslada.
76
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS VARIOS POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE
MONTO FIJO
CODIGO
PAGINA
3/4
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Recibe la Requisicin, copia de Carta de Invitacin y el

Acuerdo del Pleno.
Revisa antecedentes de la Requisicin, firma y sella
Requisicin; y los traslada al Encargado del Fondo
Circulante.
Recibe Requisicin y antecedentes y los remite al Gerente

General para autorizacin de la modalidad de pago.
Gerente General
Autoriza la Modalidad de Pago y traslada al Encargado del

Fondo Circulante, antecedentes y Requisicin.
Efecta el clculo del monto de los Viticos a cancelar, de

conformidad al REGLAMENTO GENERAL DE VIATICOS,
segn Decreto No. 53, publicado en diario oficial No. 112,
tomo 331 del 18 de junio de 1996.
Elabora Recibo de pago y cheque y entrega el valor del

vitico.
Recibe cheque por el valor del vitico y firma Recibo en

seal de recibido.
10
Recibe Recibo firmado y archiva temporalmente.
PAGO DE VIATICOS POR MISIONES OFICIALES AL INTEIOR DEL PAS

Personal Solicitante
Entrega al Encargado del Fondo, la hoja de Control de

Viticos debidamente firmada y sellada, por Jefe de la
Unidad a la que pertenece.
Efecta el clculo del monto por viticos de conformidad al

REGLAMENTO GENERAL DE VIATICOS, segn Decreto
No. 53, publicado en diario oficial No. 112, tomo 331 del
18 de junio de 1996.
Traslada al Jefe de la Unidad Administrativa Planilla para

cancelacin de Viticos, con el monto a cancelar para la
respectiva autorizacin de pago.
Autoriza el pago, firma y sella Planilla de Viticos y las

hojas Control de Viticos.
Recibe Planilla y la hoja Control de Viticos autorizada.
77
CODIGO
PAGINA
4/4
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS

VARIOS POR MEDIO DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Traslada al Gerente General, Planilla de Viticos para

autorizacin de modalidad de pago y a Presidencia para
que autorice el pago.
Traslada al Encargado del Fondo Circulante, Planilla
debidamente autorizada.
Gerente General
Cancela los viticos, ya sea entregando efectivo o cheque.
Solicitante
Recibe cheque o efectivo y firma de recibido el monto del

vitico.

ADQUISICIN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS VARIOS POR MEDIO
DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
A-1
Requisicin de Bienes y Servicios
A-2
A-3
Factura Comercial
Cheque
Original
Copia
Duplicado
Original
DEPENDENCIA
Encargado del Fondo Circulante
Solicitante
Encargado del Fondo Circulante.
Proveedor
LIQUIDACIN DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO

A-1
Planilla de Reintegro
A-2
Quedan
A-3
Listado de documentos liquidados
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Encargado Fondo
Unidad de Planificacin
UACI
UFI
UFI
UFI
Original
Original
Original

UFI
Proveedor del servicio
PAGO DE SERVICIOS BASICOS

A-1
A-2
A-3

Recibo de Cobro
Cheque
PAGO DE VITICOS AL EXTERIOR DEL PAS

A-1
Requisicin de Viticos
A-2
A-3
A-4
A-5
Carta de Invitacin
Acuerdo de autorizacin de Pleno
Recibo de Pago
Cheque
Original
Copia
Copia
Copia
Original
Original

Unidad Solicitante
UFI
UFI
UFI
Persona designada
78
PAGO DE VITICOS POR MISIONES OFICIALES AL INTERIOR DEL PAIS

A-1
Hoja de control de Viticos
Original
UFI
A-2
Planilla de cancelacin de viticos
Original
UFI
A-3
Cheque o Efectivo
Orinal
Motorista
79
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO,
SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN DEL
PERSONAL
CODIGO
PAGINA
1/3
VERSIN
MES Y AO
001
FEB/2005
Objetivo: Establecer los pasos a seguir por los funcionarios y empleados para llenar una plaza
vacante en el CNJ, a fin de que el proceso se realice de forma transparente; as como para
proporcionar la orientacin necesaria al nuevo empleado que se incorpora a la institucin.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Presidencia/Pleno
Con base a Listado de Plazas Vacantes(A), solicita a

Recursos Humanos, promover concurso interno para
cubrir la vacante.
Recursos Humanos y Jefe de

Revisa Perfil del Puesto (B). Conjuntamente con el Jefe

de la Unidad Administrativa y lo remite al Pleno.
Pleno
Autoriza Perfil del Puesto y emite Acuerdo para que se

saque a concurso la Plaza.
Recursos Humanos
Elabora Cartel del Concurso (C) y lo remite a Jefe

Unidad Administrativa para su aprobacin.
Recursos Humanos/ Unidad de

Comunicaciones y Relaciones
Pblicas.
Aprueba Cartel del concurso y lo devuelve a Recursos

Humanos.
Publica el Cartel del concurso:
Si es Concurso Interno: Coloca en carteleras el
anuncio, dando 4 das hbiles para la recepcin de los
Currculums.
Si es Concurso Pblico: Solicita a la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas, gestiones la
publicacin del anuncio en los peridicos de mayor
circulacin nacional, dando un lapso de 6 das para la
presentacin de los Currculums y Atestados.
Solicitantes o Aspirantes a la Plaza
Entrega Currculum Vitae y Atestados con carta de

presentacin a Recursos Humanos.
Aspirantes
Unidad Administrativa y Recursos

Humanos
Firma en Hoja de Registro de Inscripcin de Candidatos

(D).
Revisa, analiza Currculum Vitae y pre-selecciona al
menos dos ternas de candidatos.
Recursos Humanos
10
Elabora cuadro de anlisis curricular con los candidatos

preseleccionados (E).
80
PROCEDIMIENTO:
RECLUTAMIENTO, SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN
DEL PERSONAL
Recursos Humanos
Pleno del Consejo

Pleno del Consejo
11
12
13
14
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Elabora Nota con listado de los candidatos preseleccionados (F) y remite con copia de Currculums a la
Unidad Tcnica de Seleccin, solicitando que realice
Evaluacin Psicolgica.
Realiza Pruebas Psicolgicas a los candidatos
preseleccionados e Investigacin de Referencias Socio
Laborales (G) y las remite a Presidencia junto con los
Currculum.
Analizan Currculums y resultados de la evaluaciones
psicolgicas e investigacin sociolaboral.
Realizan proceso de entrevistas a los candidatos que
obtuvieron los mejores resultados de las pruebas
psicolgicas; y seleccionan el candidato a ocupar el
puesto solicitado.
15
Toman Acuerdo de Nombramiento o Contratacin del

nuevo empleado (H), indicando la fecha a partir de la
cual tomar posesin en el cargo.
16
Remite Acuerdo de Nombramiento o Contratacin, los

Currculums, resultados de las pruebas para que
elaboren el Contrato o incorporen a la Refrenda de
Nombramiento al nuevo empleado.
17
Solicita a candidato seleccionado presente la

documentacin indicada en Listado de Atestados
solicitados a aspirantes(I); y le entrega Solicitud de
Empleo(J).
18
Presenta la documentacin solicitada y Solicitud de

Empleo completamente llena.
19
Recibe documentacin (exmenes mdicos, Solvencias,

Solicitud de Empleo, etc), verificando en Listado de
Atestados solicitados a Aspirantes y archiva
temporalmente.
Recursos Humanos
20
Si el sistema de pago es mediante Contrato, elabora el

Contrato (K) y lo remite a revisin de la Unidad Tcnica
Jurdica, a travs de la Unidad Administrativa.
21
Recibe Contrato, lo revisa. Si existen observaciones lo

devuelve a Recursos Humanos, caso contrario obtiene
la firma de las partes (Presidencia y Empleado
contratado) y lo remite a Recursos Humanos.
Pleno del Consejo
Secretara Ejecutiva
Recursos Humanos
Candidato Seleccionado
Recursos Humanos
81
CODIGO
PAGINA
3/3
PROCEDIMIENTO
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
RECLUTAMIENTO, SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN

DEL PERSONAL.
Recursos Humanos
22
Recibe Contrato firmado por Presidencia y Empleado
Recursos Humanos
23
Abre Expediente al nuevo empleado.
INDUCCIN AL NUEVO EMPLEADO

Empleado de nuevo ingreso
Recursos Humanos
Empleado de nuevo ingreso
24
Se presenta a Recursos Humanos el da y hora

indicado, a tomar posesin del cargo.
25
Proporciona orientaciones e indicaciones de tipo

general, al nuevo empleado para facilitarle su
incorporacin a la institucin.
26
Una vez finalizada la induccin, el empleado se presenta

con su jefe inmediato, quien le proporciona el
entrenamiento necesario para incorporarse a su nuevo
puesto de trabajo.

RECLUTAMIENTO, SELECCIN, CONTRATACIN E INDUCCIN DEL
PERSONAL
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Listado de Plazas Vacantes
Perfil del Puesto
Original
Copia
Original
Cartel del Concurso
Original
Hoja de Registro de Inscripcin

de Candidatos.
Cuadro de anlisis curricular
Listado de candidatos
preseleccionados.
Resultados de pruebas
Original
E
F
G
H
I
J
K
Acuerdo de Nombramiento o
Contratacin.
Listado de atestados solicitados a
aspirantes.
Solicitud de Empleo
Contrato
Original
Original
Copia
Original
Copia
DEPENDENCIA
Presidencia/Pleno
Recursos Humanos
Jefe Unidad Admva. y Recursos
Humanos
Recursos Humanos (Encargada de
Reclutamiento.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Presidencia
Original
Unidad Administrativa, Recursos

Humanos
Recursos Humanos
Original
Original
Copia
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Empleado contratado
82
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE
PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL PERSONAL
DEL CNJ
CODIGO
PAGINA
1/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Objetivo: Definir los pasos a seguir para elaborar la Planilla de Remuneraciones y efectuar el pago
del salario en la fecha establecida al personal del CNJ.
No.
ACTIVIDAD
Encargado de Planillas
RESPONSABLE
Con base a memorando remitido por la Unidad

Financiera Institucional(A), notificando fecha de
entrega de planillas de cada mes, inicia recoleccin de
la informacin de movimientos del personal:
asistencias, misiones oficiales, llegadas tardas,
incapacidades, cambios de AFP si hubiere y otros
movimientos del personal.
Elabora Reporte Mensual de Llegadas Tardas(B),
que incluye Licencias sin goce de sueldo, das no
trabajados, llegadas tardas del personal y otros.
Ingresa esta informacin al sistema de planilla en el
rubro Descuentos No Automatizados.
Tesorero Institucional
Remite a Recursos Humanos Ordenes de

Descuento para aplicarla en la Planilla de Salarios
de cada mes.
Recibe Memorando con Ordenes de Descuento y las

ingresa al Sistema de Planillas en el rubro
Descuentos no Automatizados.
Genera la Planilla de prueba e Imprime(D); revisa y

verifica que los nuevos prstamos, llegadas tardas y
dems datos del cuadro hayan sido aplicados
correctamente
Jefe de Recursos Humanos
Genera la Planilla definitiva con sus reportes(D) por

cada concepto y la traslada a Jefe de Recursos
Humanos.
Recibe Planillas y Reportes, revisa contra informacin
fuente. Si est correcta Firma y sella la Planilla y
Reportes asociados, caso contrario, devuelve a
Encargado de Planillas.
Si hubieran correcciones las realiza y elabora Nota de

remisin (E) y la traslada al Jefe de La Unidad
Administrativa.
Elabora copia de respaldo en diskette para la UFI.
83
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN DE PLANILLA DE REMUNERACIONES DEL
PERSONAL DEL CNJ.
Jefe de la Unidad Administrativa
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Revisa, firma y sella Nota de Remisin de la Planilla.
10
Remite Planilla de Remuneraciones con sus anexos

de forma impresa y en diskette.
Jefe Unidad Financiera Institucional
11
Recibe Planillas y anexos y los traslada al Tesorero

Institucional.
12
Recibe, revisa y firma la Planilla, luego obtiene la firma

del Ordenador de Pagos ( Presidencia).
Presidente (Ordenador de Pagos)
13
Firma y Sella Planilla y devuelve al Tesorero

Institucional.
14
Entrega Planilla firmada a Recursos Humanos y

archiva los anexos.
15
Recibe Planilla autorizada. Genera y emite las Boletas

de Pago (F), de acuerdo al orden de la Planilla.
16
Obtiene las firmas de cada uno de los empleados en

la Planilla de Remuneraciones y les entrega Boleta de
Pago, la cual contiene la fecha en que el empleado
puede cobrar su salario en el banco correspondiente.
17
Saca fotocopias de las Planillas y archiva por mes.

ELABORACIN DE LA PLANILLA DE REMUNERACIONES
DEL PERSONAL DEL CNJ
No.
A
DOCUMENTO
Memorando de notificacin de
fechas de pago(elaborado por la
UFI).
Reporte de Llegadas Tardas y
otros del mes.
Ordenes de Descuentos (enviados
por UFI).
Planilla de Remuneraciones y
Reportes
Nota de Remisin de Planilla
Boleta de Pago
B
C
D
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Recursos Humanos
Original
Copia
Original
UFI
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Originales
Fotocopia
Original
Copia
Originales
UFI (Tesorero Institucional)

Recursos Humanos
UFI
Recursos Humanos
Empleados
84
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL
CNJ
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES Y AO
001
FEB/2005
1/3
Objetivo: Normar los pasos a seguir para la entrega, recepcin y seguimiento de las solicitudes de
permiso, hasta la autorizacin de parte del nivel superior.
RESPONSABLE
Empleado solicitante
Jefe Inmediato del empleado
No.
ACTIVIDAD
Elabora Solicitud de Permiso o Licencia y obtiene la

autorizacin de su jefe inmediato.
Anota el nombre y Firma de autorizado, si el permiso es
menor de dos das; firma de Visto Bueno debajo de la
firma del Solicitante, si el permiso es de dos o ms das.
Devuelve al empleado.
Empleado solicitante
Remite a Recursos Humanos original y copias de Solicitud

de Permiso, anexndole los documentos probatorios.
Asistente de Recursos Humanos
Recibe Solicitud de Permiso, verifica inmediatamente lo

siguiente:
a) Si el Permiso es por Motivo Personal, revisa que el
formulario
haya
sido
llenado
correcta
y
completamente.
b) Si el permiso es por tiempo compensatorio, anexa a la
Solicitud de Permiso, el reporte de marcacin del
Reloj Marcador.
c)
Si el permiso es por enfermedad menor de dos das,

revisa que la Solicitud lleve anexa la incapacidad de
un mdico particular u otro comprobante que justifique
la ausencia al trabajo, si lo hubiere.
d)
Si la incapacidad es otorgada por el ISSS por motivo

de enfermedad y de tres das o ms, revisa que est
anexa a la Solicitud de Licencia o Permiso el
Certificado de Incapacidad del ISSS, en original.
e)
Cuando la incapacidad sea extendida por un mdico

particular, el Asistente de Recursos Humanos entrega
Solicitud de Licencia al empleado o familiar o le
solicita elabore Nota de Solicitud; llena el formulario
de incapacidad del ISSS, le anexa la Incapacidad
Mdica del mdico particular,
Exmenes de
Laboratorio, Resultados de la Biopsia y otros cuando
proceda.
85
PROCEDIMIENTO:
TRAMITE DE PERMISOS Y LICENCIAS DEL PERSONAL DEL CNJ
CODIGO
PAGINA
2/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Si
al revisar detecta que la Solicitud no ha sido
presentada de forma correcta, le solicita la corrija
inmediatamente o le devuelve toda la documentacin al
empleado y no le da ingreso, indicndole las deficiencias
y documentos faltantes (Hoja Control de Documentos).
Si la solicitud es presentada en debida forma, la recibe,

estampa fecha y hora de recibido y entrega copia al
empleado.
Registra ingreso en Libro de Control de entrada de
correspondencia.
Verifica en los registros fsicos o en el Mdulo de Registro
y Control del Sistema Integral de Recursos Humanos, el
tiempo gozado y al que tiene derecho el empleado.
7
8
Saca fotocopia de toda la documentacin. Elabora nota

para remitir a Pleno o a Presidencia, segn sea el caso,
informando el resultado de la verificacin y
recomendando lo conveniente, segn la normativa
vigente y la entrega al Jefe de Recursos Humanos.:
a) Si la incapacidad corresponde a personal tcnico o
jefes, y por dos das o ms, remite a Secretara
Ejecutiva la documentacin, para que la someta a la
autorizacin del Pleno (Ver Listado).
b) Si la incapacidad corresponde a personal de servicio
y administrativo (secretarias, motoristas, ordenanzas
y otro personal de servicios generales), la remite a la
Presidencia del CNJ (Ver Listado).
10
Revisa que la documentacin de soporte est correcta y

que haya sido aplicada correctamente la Ley de Asuetos,
Vacaciones y Licencias de los Empleados Pblicos y
dems normativa vigente.
11
Pone Visto Bueno a nota y la traslada al Jefe de la

Unidad Administrativa.
Jefe de Unidad Administrativa
12
Revisa y Firma Nota, remite a Secretara Ejecutiva o a la

Presidencia, segn sea el caso.
Secretara Ejecutiva o Secretaria

de Presidencia
13
Recibe solicitud y documentacin, incorporan a Agenda

del Pleno o traslada a Presidencia, segn sea el destino.
Pleno o Presidencia
14
Emite Acuerdo, autorizando o denegando el permiso y

remiten a la Unidad Administrativa y Recursos Humanos.
86
CODIGO
PROCEDIMIENTO:
PAGINA
3/3
VERSIN
001
MES Y AO
FEB/2005
Recursos Humanos
15
Recibe Acuerdo de autorizacin, anexa antecedentes del

permiso y traslada.
16
Recibe Acuerdo, ingresa los datos del permiso o licencia

en el Sistema SIRH o en el Mdulo de Registro y Control
del Sistema Integrado de Recursos, para efectos de
elaborar la Planilla de Remuneraciones.
17
Si el Acuerdo es denegando el permiso, comunica al

empleado mediante nota, que su solicitud fue denegada y
la archiva.

No.
A
B
C
D
E
F
DOCUMENTO
Solicitud de permiso o licencia
Reporte de marcacin
Certificado de Incapacidad ISSS
Hoja de control de documentos
Libro de control
Acuerdo de autorizacin
DISTRIBUCION
Original
Copia
Copia
Original
Original
Original
Original
Copia
DEPENDENCIA
Recursos Humanos
Empleado
Expediente
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
87
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR
MODALIDAD DE LIBRE GESTION
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES AO
001
FEB/2005
Objetivo: Efectuar el proceso de contratacin de bienes y servicios hasta $12,672.00 de acuerdo a

las normas y procedimientos establecidos en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
03
Jefe UACI
05
Encargado
de
Gestin/Cotizador
Libre
Encargado
de
Gestin/Cotizador
Libre
Jefe UACI
04
06
07
08
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisicin de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Recibe, analiza, firma en la Requisicin de Bienes y
Servicios y traslada a Presidencia
Recibe, analiza y firma de autorizado en la Requisicin de
Bienes y Servicios, traslada a la Unidad Administrativa;
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin de
lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisicin de
Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios, verifica que el
bien est debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante y
traslada al Encargado de Libre Gestin.
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios y obtiene mnimo
3 cotizaciones del bien o servicio requerido.
Elabora cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe
UACI.
Revisa cuadro y ofertas, contando con la opinin de los
miembros de la Comisin de Evaluacin de Ofertas, emiten
recomendacin de adjudicacin;
a) Si el monto es hasta $1,548.00; los miembros son:
Presidenta, Jefe Unidad Administrativa; Jefe UACI;
Encargado de Libre Gestin y Solicitante, contina
paso siguiente.
b) Si el monto es mayor de $1,548.00 los miembros
son: Presidencia, Un Consejal, Jefe Unidad
Administrativa; Jefe UACI, Encargado de Libre
Gestin, contina en paso siguiente.
88
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
Encargado de Libre Gestin
CODIGO
PAGINA
2/4
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Incorpora recomendacin de adjudicacin en el cuadro

comparativo de ofertas, firma y traslada a Jefe UACI.
Jefe UACI
10
Pleno del CNJ
11
Traslada a firma de Presidente(a) el cuadro comparativo de

ofertas, anexando la documentacin correspondiente si el
monto de la adquisicin es hasta $1,548.00; caso contrario,
Continua Paso No.14; si el monto es mayor, remite
expediente incluyendo disponibilidad presupuestaria emitida
por la UFI al Consejal Propietario de la Comisin del Pleno,
para ser sometido a la adjudicacin del Pleno. Continua
paso siguiente.
Revisa, analiza cuadro comparativo y ofertas y emite el
acuerdo de contratacin o denegacin de la contratacin.
Secretario Ejecutivo
12
Elabora, firma y remite acuerdo respectivo a la UACI y

dems unidades involucradas.
Jefe UACI
13
Secretaria UACI
14
15
Secretaria UACI
16
Encargado de Presupuestos
de UFI.
17
Secretaria UACI
18
Jefe UACI, Jefe Unidad

Administrativa y Presidente(a)
19
Secretaria UACI
20
Recibe acuerdo de adjudicacin del Pleno y procede as:

a) Si la contratacin se formalizar mediante Orden de
Compra, traslada acuerdo y antecedentes a
Secretaria; continua paso No. 14.
b) Si la contratacin se formalizar mediante Contrato,
traslada a la Unidad Tcnica Jurdica, acuerdo y
copia de antecedentes y documentos legales de la
sociedad ofertante, contina Paso No.21.
Elabora Orden de Compra y traslada a revisin del
Encargado de Libre Gestin.
Revisa y agrega clasificacin presupuestaria a la orden de
compra.
Solicita compromiso presupuestario a la UFI para la Orden
de Compra.
Emite compromiso de fondos para la Orden de Compra y
devuelve a Secretaria UACI.
Obtiene firmas de Jefe UACI, Jefe de la Unidad
Administrativa y de Presidencia (autorizando).
Revisan y firman Orden de Compra, en los espacios
correspondientes y devuelve a Secretaria UACI.
Entrega Orden de Compra original al suministrante, archiva
antecedentes.
89
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
No.
ACTIVIDAD
Jefe Unidad Tcnica Jurdica
21
Jefe UACI
22
Secretaria UACI
23
Suministrante
24
Elabora contrato por el bien o servicio adjudicado, obtiene

firma del contratista y Presidente(a), traslada a la UACI.
Recibe contrato firmado y elabora Orden de Inicio y obtiene
firma de Presidencia
Entrega copia de contrato firmado por ambas partes al
suministrante y original de Orden de Inicio, si se trata de
obras y solicita por escrito la presentacin de las garantas
relacionadas en el mismo.
Presenta garanta(s) a la UACI, y efecta la entrega de los
bienes, servicios u obras contratados:
a) Si se trata de bienes, entrega en el Almacn de
Bienes, presenta duplicado de factura y copia de
contrato u original de Orden de Compra, continua
con el paso siguiente
b) Si se trata de servicios, se coordina con la UACI
para iniciar el servicio con la autorizacin y
supervisin de la persona responsable de recibirlo
en el Consejo; al finalizar el servicio presenta
duplicado de factura y original de orden de compra o
copia de contrato,
c) Si se trata de obra, inicia conforme a orden de inicio
y entrega obra o avance de la misma, segn
clusulas de contrato, previo visto bueno de
Supervisor designado
Encargado
de
Almacn,
Responsable
del
rea
solicitante del servicio,
Supervisor de la Obra,
Jefe UACI
Encargado
de
Almacn,
Responsable
del
rea
solicitante del servicio,
Jefe UACI
25
26
Secretaria UACI
27
Secretaria UACI
28
Revisa, verifica el cumplimiento de los bienes, servicios y

obras contratadas conforme a Orden de Compra o Contrato
Levanta Acta de Recepcin correspondiente, firma, obtiene

firma y sello del suministrante y del Jefe UACI, traslada a
Secretaria UACI, con duplicado de factura y original de
orden de compra o copia de contrato
Recibe y revisa documentacin presentada y emite el
documento de QUEDAN, entrega original del mismo al
Suministrante y archiva copias con antecedentes del
proceso de compra.
Prepara documentacin para tramite de pago y traslada a la
UFI Requisicin de Bienes y Servicios (original)
Cuadro Comparativo de Ofertas ( segn el monto)
Orden de Compra (original) Contrato (copia).
90
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR MODALIDAD DE LIBRE
GESTION
RESPONSABLE
CODIGO
PAGINA
4/4
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
No.
Acuerdo del Pleno (si lo hubiere)

Compromiso presupuestario
Acta de Recepcin (original)
Duplicado de Factura
Quedan (copia)

COMPRAS POR SISTEMA DE LIBRE GESTION
No.
1
3
4
5
6
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
Original
Copia
Original
Copia
Informe sobre disponibilidad de

fondos
Cuadros Comparativos de Oferta
Original
UFI
UACI Antecedentes/Expediente
Consejal Propietario /Pleno
Presidencia
UACI Expediente
Original
UACI Antecedentes
Acuerdo del Pleno del Consejo
9
10
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
11
DEPENDENCIA
y/o
Orden de Compra
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacn, Activo Fijo, Servicios
Generales.
UFI
UACI Antecedente O.C.
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI Antecedentes
91
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA
MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA
CODIGO
VERSIN
001
PAGINA
MES AO
FEB/2005
Objetivo: Realizar adquisiciones y contrataciones debidamente justificadas por medio de la

modalidad de Contratacin Directa, de acuerdo a lo establecido en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
03
Secretaria
Jefe
Administrativa
Unidad
04
Jefe UACI
05

Cotizador
06
Comisin de Evaluacin de
Ofertas
(Libre
Gestin)
(Presidencia, Consejal (segn
el
monto
)Jefe
Unidad
Administrativa, Jefe UACI y
Encargado de Libre Gestin)
07

/Cotizador
08
Jefe UACI
09
Jefe UACI
10
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica e
informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por su
Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora solicitud
de Requisicin de Bienes y/o Servicios con justificaciones
respectivas, remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Servicios y traslada a Presidencia.
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin de
lo solicitado.
Traslada a Jefe UACI
Recibe, Requisicin de Bienes y Servicios y traslada a
Encargado de Libre Gestin.
Recibe Requisicin de Bienes y servicios y obtiene mnimo
3 cotizacin (es) del bien o servicio requerido, elabora
cuadro comparativo de ofertas y traslada a Jefe UACI para
adjudicacin.
Analiza las ofertas presentadas y emite recomendacin de
adjudicacin en cuadro comparativo de ofertas.
Incorpora recomendacin de adjudicacin al cuadro

comparativo de ofertas, firma y traslada a firma del Jefe
UACI .
Revisa cuadro de ofertas
Recibe acuerdo del Pleno resolucin razonada con dems
documentacin, revisa y traslada a Secretaria UACI
solicita elaboracin de contrato al Jefe de la Unidad Tcnica
Jurdica ( Paso No. 15).
92
PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA MODALIDAD DE
CONTRATACIN DIRECTA
RESPONSABLE
Secretaria UACI
No.
11
CODIGO
PAGINA
2/2
VERSION
MES-AO
001
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora la Orden de Compra original y copias,
Solicita compromiso presupuestario a la UFI para la Orden
de Compra.
Secretaria UACI
12
Encargado de Presupuestos
13
Secretaria UACI
14
Obtiene firmas de Jefe UACI, Jefe de la Unidad

Administrativa y de Presidencia (autorizado).
15
Elabora contrato y obtiene firma del suministrante y traslada

a firma de Presidencia.
Presidencia
16
Revisa y firma Orden de Compra o Contrato y devuelve a

UACI.
Secretaria UACI
17
Suministrante
18
Jefe UACI
19
Encargado de Almacn de
Bienes de Consumo; Jefe
UACI y persona designada en
el contrato.
20
Secretaria UACI
21
Jefe UACI
22
Emite compromiso de fondos para la Orden de Compra y

devuelve a Secretaria UACI.
Entrega Orden de Compra o Contrato al suministrante y

Orden de Inicio (si procede); solicitando las garantas
correspondientes.
Presenta garanta(s) a la UACI, y efecta la entrega de los
bienes o servicios contratados:
a)
Si se trata de bienes y/o servicios, prepara y entrega
bienes o proporciona servicio, segn clusulas de
contrato, presenta factura a persona designada y
continua con el Paso No.20,
b)
Si se trata de obra, inicia conforme a orden y entrega
obra o avance de la misma, segn clusulas de
contrato, previo visto bueno de Supervisor designado
junto con factura, la cual entrega a persona
designada y continua con el siguiente paso.
Verifica cumplimiento de las condiciones y especificaciones
tcnicas del contrato con jefe de Unidad solicitante o
persona designada por ste, cuando el caso lo requiera.
Recibe bienes, servicios u obras, o avances de la misma y
levanta acta correspondiente y obtiene firma y sello del
suministrante y emite quedan de la factura presentada.
Anexa acta de recepcin de bienes, servicios, obra o
avance de la misma al expediente y distribuye copias a
quien considere necesario.
Devuelve garantas correspondientes, con su respectivo
finiquito, una vez concluido el contrato.
93

COMPRAS POR LA MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA
No.
1
2
3
4
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
y/o
Cuadro de Ofertas (si lo hubiere)

Orden de Compra Contrato
6
7
8
9
10
Garanta de cumplimiento de
contrato (si la hubiere)
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Original
Copia
UFI
UACI
Consejal /Pleno
Presidencia
UACI -Antecedentes
UFI
UACI - Antecedentes
UFI (ORDEN DE COMPRA)
UACI
(Orden
de
Compra)
Antecedentes
UACI Control de Contratos
UFI (Contrato
UACI Control de garantas
UFI
UFI
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
Original
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
94
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPRAS POR LA

MODALIDAD DE LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
1/5
VERSIN
001
PAGINA
MES - AO
FEB/2005
Objetivo: Efectuar el proceso de contratacin de bienes y servicios licitados de acuerdo a las normas
y procedimientos establecidos en la LACAP.
RESPONSABLE
No.
01
02
Presidencia
Jefe UACI
Encargado de Licitaciones
03
04
05
06
Jefe UFI
07
08
Jefe UACI, Solicitante,

09
10
11
ACTIVIDAD
Identifica necesidad de obra, bien o servicio, se comunica
e informa con Jefe UACI sobre la existencia o no en el
Almacn de Bienes de Consumo, del bien a requerir por
su Unidad, en caso de no tener en existencia, elabora
solicitud de Requisicin de Bienes y/o Servicios con
justificaciones respectivas, remite al Jefe de la Unidad
Administrativa.
Servicios y traslada a Presidencia
caso contrario devuelve para anexar mayor justificacin
de lo solicitado.
Recibe y determina modalidad de pago en la Requisicin
de Bienes y Servicios y traslada a Jefe UACI
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios, verifica que el
bien est debidamente justificado en base al Plan de
Trabajo y Plan de Adquisiciones de la Unidad Solicitante
y traslada al Encargado de Licitaciones.
Recibe Requisicin de Bienes y Servicios y solicita
disponibilidad presupuestaria a la UFI
Emite informe de disponibilidad presupuestaria para el
bien, servicio u obra solicitado.
Recibe informe de disponibilidad, procede a la
preparacin de las bases de licitacin y traslada para
observaciones al Jefe UACI, Solicitante del Bien, Servicio
u Obra y al Jefe de la Unidad Tcnica Jurdica
Revisa y efecta observaciones pertinentes al documento
de borrador de bases de licitacin y traslada a la UACI
Revisa, analiza observaciones conjuntamente con Jefe
UACI e incorpora observaciones al documento de bases
de licitacin
Remite documentos con observaciones incorporadas al
Jefe Unidad Tcnica Jurdica y Solicitante del Bien o
Servicio.
95
LICITACIN O CONCURSO PUBLICO
RESPONSABLE
No.
Solicitante, Jefe Unidad Tcnica

Jurdica
12
13
Jefe UACI
14
Comisin de Planificacin
Administracin y Financiera del
Pleno
15
Pleno
16
17
Jefe UACI/Encargado de
Licitacin
18
Presidencia
19
20
21
Representante de la sociedad o
persona interesada
22
23
Jefe UACI
24
CODIGO
PAGINA
2/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Verifica la incorporacin de observaciones y emite su
Visto Bueno al documento en mencin
Prepara el expediente de la licitacin, conteniendo la
siguiente informacin:
Bases de Licitacin
Lista de empresas invitadas (si fuere por
invitacin)
Aviso de Invitacin
Comisin de Evaluacin de Ofertas (propuesta)
Elabora Memoradum de remisin para firma del Jefe de la
Unidad Administrativa, solicitando la autorizacin del
inicio del proceso de licitacin, aprobacin de bases de
licitacin, del gasto de publicaciones y la integracin de la
comisin de evaluacin de ofertas.
Analiza expediente de licitacin y emite su
recomendacin al Pleno del Consejo
Autoriza el inicio del proceso de licitacin o concurso y
dems informacin relacionada, designa al Consejal que
integrar la Comisin de Evaluacin de Ofertas
Elabora, firma y remite acuerdo de autorizacin del
proceso de licitacin concurso y enva a la UACI
Recibe acuerdo, agrega al expediente y enva a firma de
Presidencia, el original de las bases de licitacin o
concurso
Revisa y firma original de bases de licitacin o concurso y
enva a la UACI
Recibe bases de licitacin o concurso, firmadas por
Presidencia, prepara y gestiona la publicacin de aviso de
invitacin en los peridicos e invitacin escrita para las
sociedades o personas naturales seleccionadas.
Recibe en la fecha indicada en las bases de licitacin, el
comprobante de pago emitido por la Direccin General de
Tesorera, Ministerio de Hacienda, para venta de bases
de licitacin o concurso a cada sociedad o persona
natural que desea participar en el proceso
Registra su nombre, datos de la empresa, telfono y fax
en Cuadro Control de Entrega de Bases de Licitacin.
Entrega el documento de bases de licitacin concurso a
cada participante, Contina paso 31
Recibe consultas o aclaraciones enviadas por los
participantes en el proceso (si fuere el caso) y traslada a
la Unidad Solicitante
96
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
25
26
Jefe UACI
27
28
Presidencia
29
30
31
Representante de la sociedad o
persona natural
32
Jefe UACI , Encargado de

Licitaciones y Jefe de la Unidad
Tcnica Jurdica
33
Jefe UACI
34
35
Analista Financiera
36
Jefe UACI
37
38
Comisin
Ofertas
de
Evaluacin
de
39
CODIGO
PAGINA
3/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Recibe consultas efectuadas,
respuestas, traslada a la UACI.
analiza
elabora
Elabora Adenda o aclaraciones a las bases de licitacin

de acuerdo a respuestas recibidas del solicitante y
traslada a Jefe UACI
Revisa y verifica contenido de Adenda o Aclaraciones a
los participantes y traslada a Encargado
Prepara remisin de Adenda a la Presidencia
Revisa y firma Adenda, devuelve a UACI
Enva copia de Adenda a todos los participantes en la
licitacin concurso, mediante notificacin
Recibe en la fecha y hora indicada en las bases de
licitacin, ofertas de las sociedades o personas naturales
que retiraron bases de licitacin
Anota en orden de llegada en el Control de Recepcin de
ofertas, datos de la empresa, hora, nombre y sello
Realiza la apertura de ofertas de las sociedades o
personas naturales participantes, dando lectura a las
ofertas econmicas y verificando la correcta presentacin
de las garantas de mantenimiento de oferta, levanta acta
y firman todos los presentes, entrega copias a los
ofertantes.
Solicita a la Unidad Tcnica Jurdica, el anlisis de la
documentacin legal presentada por los ofertantes
(Contina Paso 38) y a la Analista Financiera, el anlisis
de los estados financieros presentados. Contina paso 36
Elabora los cuadros comparativos de ofertas,
describiendo los bienes o servicios ofertados por cada
sociedad o persona natural, traslada a Jefe UACI,
Contina paso 37
Realiza el anlisis financiero de cada ofertante y traslada
a Jefe UACI
Revisa cuadros comparativos con ofertas recibidas,
verifica cumplimiento no de especificaciones requeridas
y anlisis financiero
Realiza convocatoria a miembros de la Comisin de
Evaluacin de Ofertas, para anlisis y evaluacin de
ofertas
Realiza el anlisis de las ofertas, efecta ponderacin de
cada factor indicado en las bases de licitacin, determina
las calificaciones finales
97
RESPONSABLE
Comisin de Evaluacin
Ofertas Jefe UACI
No.
de
Miembros de la Comisin de
Evaluacin de Ofertas
Jefe
UACI/Encargado
de
Licitaciones
40
41
42
43
Pleno
44
45
Jefe
UACI/Encargado
Licitaciones
de
46
Presidencia
47
48
Suministrante ganador
49
50
51
52
Jefe UACI
Licitaciones
/Encargado
de
53
CODIGO
PAGINA
4/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Elabora Informe de Evaluacin de ofertas del proceso de
licitacin concurso y Acta de Recomendacin, traslada
a miembros de la comisin de evaluacin de ofertas, para
su revisin y firma
Revisan informe y acta de recomendacin, si no hay
observaciones firman y sellan ambos documentos.
Elabora memorando de remisin de documentacin
anterior al Pleno, para la autorizacin correspondiente
Prepara expediente con copia de la siguiente
documentacin:
Acta de Recomendacin
Informe de Evaluacin de Ofertas
Cuadros Comparativos de Ofertas
Anlisis Financiero
Informe de Documentacin Legal
Disponibilidad Presupuestaria
Analiza acta e informe de la Comisin de Evaluacin de
Ofertas, adjudica o declara desierto el proceso de
licitacin o concurso
Elabora, firma y enva a la UACI acuerdo de adjudicacin
o declaratoria de desierto del proceso de licitacin o
concurso
Recibe acuerdo y procede a la elaboracin de Resolucin
de Adjudicacin de la Licitacin o Concurso y traslada a
firma de Presidencia
Revisa y firma Resolucin de Adjudicacin de la Licitacin
o Concurso, traslada a la UACI
Elabora y enva notificaciones de la resolucin de
adjudicacin a todos los ofertantes
Presenta carta de aceptacin de resolucin de
adjudicacin
de la licitacin concurso
Elabora aviso de notificacin del resultado de la licitacin
o concurso y gestiona su publicacin en peridicos
Solicita a la Unidad Tcnica Jurdica elaboracin del
contrato respectivo, adjuntado los antecedentes
correspondientes, incluyendo cifra presupuestaria con la
que ser cancelado el contrato.
Elabora contrato por el bien, servicio u obra adjudicado, al
final del plazo de la notificacin de la resolucin de
adjudicacin obtiene firma del contratista y Presidencia,
traslada a la UACI
Recibe contrato firmado y elabora en caso de obra, la
Orden de Inicio y obtiene firma de Presidencia; caso
contrario traslada a Encargado de Licitaciones
98
RESPONSABLE
No.
54
Suministrante
55
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Entrega copia de contrato firmado por ambas partes al
suministrante y original de Orden de Inicio, si se trata de
obras y solicita por escrito la presentacin de las
garantas relacionadas en el mismo.
Presenta garanta(s) a la UACI, y efecta la entrega de
los bienes, servicios u obras contratados:
Si se trata de bienes, entrega en el Almacn de Bienes,
presenta duplicado de factura y copia de contrato u
original de Orden de Compra, continua con el paso
siguiente.
a) Si se trata de servicios, se coordina con la UACI
para iniciar el servicio con la autorizacin y
supervisin de la persona responsable de recibirlo
en el Consejo; al finalizar el servicio presenta
duplicado de factura y original de orden de compra
o copia de contrato.
b) Si se trata de obra, inicia conforme a orden de
inicio y entrega obra o avance de la misma, segn
clusulas de contrato, previo visto bueno de
Supervisor designado
Encargado
de
Responsable del rea
del servicio,
Jefe UACI
Encargado
de
Responsable del rea
del servicio,
Jefe UACI
Secretaria UACI
Almacn,
solicitante
Almacn,
solicitante
56
57
58
Revisa, verifica el cumplimiento de los bienes, servicios y

obras contratadas conforme a Orden de Compra o
Contrato
Levanta Acta de Recepcin correspondiente, firma,
obtiene firma y sello del suministrante y del Jefe UACI,
traslada a Secretaria UACI, con duplicado de factura y
original de orden de compra o copia de contrato
Recibe y revisa documentacin presentada y emite el
documento de QUEDAN, entrega original del mismo al
Suministrante y archiva copias con antecedentes del
proceso de compra
99
RESPONSABLE
No.
Secretaria UACI
59
CODIGO
PAGINA
5/5
VERSION
001
MES-AO
FEB/2005
ACTIVIDAD
Prepara documentacin para tramite de pago y traslada a
la UFI
Requisicin de Bienes y Servicios (original)
Cuadro Comparativo de Ofertas ( segn el monto)
Orden de Compra (original)
Contrato (copia)
Acuerdo del Pleno (si lo hubiere)
Acta de Recepcin (original)
Duplicado de Factura
Quedan (copia)

COMPRAS POR LA MODALIDAD DE LICITACIN O CONCURSO PBLICO
No.
1
DOCUMENTO
Requisicin
Servicios
Memorando
de
Bienes
DISTRIBUCION
y/o
1
2
3
4
5
Acta de Recomendacin e
Informe de Evaluacin, cuadros
de ofertas y dems anexos
Resolucin de Adjudicacin
Contrato
Original
Copia
Original
Copia
Copia
Original
Copia
Original
Original
Copia
Original
Copia
7
8
9
Garanta de Cumplimiento de
Contrato
Acta de Recepcin
Duplicado de factura
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
DEPENDENCIA
UACI Expediente
Consejal - Pleno
Presidencia
UACI -Expediente
Consejal Propietario - Pleno
Presidencia
UACI - Expediente
UACI Expediente Licitacion
UFI
UACI Expediente de contratos
UACI Expediente de licitacin
UFI
Suministrante
Unidad Jurdica
UACI Expediente de garantas
UACI Expediente de licitacin
UFI
UFI
Expediente de Licitacin
UFI
UACI Expediente
100
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacn debe efectuar la

recepcin de los bienes de uso adquiridos por la Institucin.
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
ACTIVIDAD
01
Recibe de UACI, copia de contrato u orden de compra de los

bienes adquiridos.
Recibe del suministrante el original de la Orden de Compra
copia de contrato y duplicado de factura de consumidor final
nota de remisin y los bienes contratados
Encargado de Almacn
02
Encargado de Almacn
03
Verifica los bienes descritos en factura y orden de compra o

contrato contra los bienes recibidos.
04
Entrega a la Unidad Solicitante el bien, obtiene firma de

RECIBIDO en el duplicado de factura nota de remisin.
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
05
Encargado de Almacn
06
Elabora acta de recepcin, firman y sellan conjuntamente

suministrante y Unidad Solicitante del bien, obtiene fotocopia de
los documentos y entrega originales al suministrante para trmite
de Quedan en la UACI. (ver procedimientos de Compras).
Traslada copia de acta de recepcin, factura o nota de remisin
y orden de compra contrato al Encargado del Control del
Activo Fijo, para el debido registro.

RECEPCION Y REGISTRO DE BIENES DE USO (ACTIVOS FIJOS)
No.
1
DOCUMENTO
Orden
de
Contrato
Compra
Factura
3
Nota de Remisin
Acta de Recepcin
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Copia
Copia
Copia
UFI (Orden de Compra)

UFI (Contrato)
Activo Fijo- Archivo
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
UFI
UACI Antecedentes
Activo Fijo Archivo
Activo Fijo - Archivo
UFI
UACI Antecedentes
Activo Fijo - Archivo
101
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y
REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO
CODIGO
PAGINA
1/1
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
Unidad Organizativa: Unidad

Administrativa
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacn debe efectuar el ingreso
y registro de los bienes adquiridos al Almacn.
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
01
Encargado de Almacn
02
Encargado de Almacn
03
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
04
05
ACTIVIDAD
Recibe de UACI, copia de contrato u orden de compra de los
bienes adquiridos.
Recibe del suministrante el original de la Orden de Compra
copia de contrato, duplicado de factura de consumidor final
nota de remisin y los bienes contratados
Verifica los bienes descritos en factura nota de remisin y
orden de compra o contrato contra los bienes recibidos
Elabora acta de recepcin por el suministro total de los bienes
acta provisional cuando el suministro no ha sido entregado
completamente, firman y sellan conjuntamente, obtiene fotocopia
de los documentos y entrega al suministrante para trmite de
Quedan en la UACI. (ver procedimientos de compras).
Realiza ingreso de bienes al Control de Existencias del Almacn:
Descripcin del artculo, No. de Orden de Compra o Contrato,
Fecha Recepcin, Valor en $ y archiva antecedentes.

RECEPCION Y REGISTRO DE BIENES DE CONSUMO
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Orden de Compra o Contrato
Original
Copia
Copia
Copia
Duplicado
Copia
Copia
Original
Original
Copia
Copia
3
4
5
Factura
Nota de remisin
Acta de Recepcin
DEPENDENCIA
UFI (Orden de Compra)
UFI (Contrato)
ALMACEN - Archivo
UFI
UACI Antecedentes
ALMACEN - Archivo
ALMACEN
UFI
UACI Antecedentes
ALMACEN
102
6
7
Cuadros
Oferta
Comparativos
Acuerdo
del
Pleno
Consejo
Orden de Compra
de
Original
del
Original
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
8
9
10
11
12
Acta de Recepcin
Factura
Quedan
Original
Copia
Original
Copia
Duplicado
Copia
Original
Copia Rosada
Copia amarilla
UACI - Antecedentes
UACI
UFI
UFI
UACI
Almacn, Activo Fijo, Servicios
Grales.
UFI
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UACI Antecedentes
UFI
UFI
UACI - Antecedentes
103
EGRESO O SALIDA DE BIENES DE ALMACEN
CODIGO
PAGINA
VERSIN
MES - AO
001
FEB/2005
1/1
Unidad Organizativa: Unidad

Administrativa
Objetivo: Definir el mecanismo mediante el cual el Encargado de Almacn debe efectuar la salida de
los bienes de consumo adquiridos por la Institucin.
RESPONSABLE
Encargado de Almacn
No.
01
ACTIVIDAD
Remite una vez al ao a cada unidad u rgano del CNJ,
copia del Listado de Bienes inventariados e identificados con
el cdigo presupuestario existentes en el Almacn.
Unidad u Organo
02
Jefe de la Unidad
Administrativa
03
Elabora, firma, sella y enva al Jefe de la Unidad

Administrativa una vez al mes, de acuerdo a programacin
enviada por el Encargado de Almacn, en formulario de
Requisicin para Papelera y tiles de Escritorio, con la
cantidad de bienes que considere necesarios para el
desarrollo de sus funciones.
Recibe formulario y autoriza el despacho de los bienes
solicitados y traslada a Encargado de Almacn
04
Recibe formulario autorizado y determina la cantidad de

bienes a entregar, de acuerdo a las existencias en Almacn
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
Encargado de Almacn
05
06
Realiza entrega de bienes solicitados en el Almacn, a la

persona delegada de la unidad solicitante, obtiene firma de
RECIBIDO en formulario de Requisicin para Papelera y
tiles y entrega copia.
Realiza registro de egreso de bienes despachados por cada
unidad u rgano en Control de existencias, ingresando los
siguientes datos: Cantidad despachada, No. Requisicin de
Papelera y tiles de Escritorio y archiva comprobantes.

EGRESO O SALIDA DE BIENES DE ALMACEN
No.
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Requisicin de Papelera y tiles

de Escritorio
Original
Copia
DEPENDENCIA
ALMACEN
Unidad Solicitante
104
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y
SOPORTE DE LOS SISTEMAS EN PRODUCCIN
Unidad Organizativa: Unidad de Informtica
rea Desarrollo de Sistemas
CDIGO
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Brindar la oportuna y eficiente solucin a los requerimientos de los usuarios que
actualmente trabajan en los sistemas informticos puestos en produccin.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
-Prepara y enva la solicitud, ya sea de forma escrita o

mensajera electrnica, detallando los requerimientos de
desarrollo, en cuanto a correcciones, inconvenientes o
mejoras al software en produccin
Recibe la solicitud o requerimiento de las distintas
unidades y/o reas del CNJ
Asigna al personal tcnico encargado de la aplicacin y

registra sta solicitud en la bitcora de mantenimiento de
sistemas.
Establece prioridades entre los requerimientos recibidos.
Analiza los requerimientos.
Ejecuta el desarrollo de la solucin, realizando las

actividades siguientes:
-Investigacin tecnolgica
-Actualizacin del diseo (aplicacin, reportes, etc.)
-Actualizacin en Bases de Datos (creacin de tablas,
cambios en las estructuras de datos, carga de datos, etc.)
-Actualizacin o construccin de componentes.
Procesa el control de calidad (pruebas).
Implementa la solucin informtica (paso a produccin).
Actualiza manuales (B, C).
10
Actualiza bitcora de mantenimiento de sistemas e

informa al usuario de las correcciones efectuadas,
orientndole en el uso de dichal actualizacin.
13
Actualiza Manual de Procedimientos (A)
Unidad de Informtica
rea de Desarrollo de
Sistiemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
105

MANTENIMIENTO Y SOPORTE DE LOS SISTEMAS EN PRODUCCIN
No.
A.
DOCUMENTO
Manual de Procedimientos de la Unidad
Solicitante
B.
Manual de Usuario de la aplicacin
C.
Manual o documentacin tcnica de la

aplicacin (Modelo conceptual del sistema,
diccionario de datos, referencias del
programador, procedimientos, etc.)
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad Solicitante
Copia
Original
Copia
Original
Unidad Solicitante
106
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE

NUEVOS PROYECTOS O SISTEMAS.
rea de Desarrollo de Sistemas
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Establecer los pasos para dar seguimiento a los nuevos proyectos o sistemas requeridos
por los usuarios de la institucin.
RESPONSABLE
No.
Unidad Solicitante
Unidad Solicitante y Unidad de

Informtica
3
4
Unidad de Informtica,
rea de Desarrollo de
Sistemas
Unidad Solicitante
ACTIVIDAD
Prepara y enva solicitud del nuevo proyecto o sistema
informtico, ya sea de forma escrita o mensajera
electrnica
Recibe solicitud del nuevo proyecto o sistema de las
unidades y/o reas del CNJ
Elabora Proyecto (A):
-Factibilidad
-Aprobacin
-Plan de trabajo
Analiza requerimientos realizando:
-Entrevistas
-Recopilacin de datos
-Documentacin.
Disea el Sistema, desde el punto de vista conceptual

(atributos, diagramas, etc.) y lgico (esquema entidadrelacin).
Desarrolla el Sistema (programacin en software).
Procesa pruebas y depura de errores.
Implementa y revisa el Sistema, lo cual conlleva el

desarrollo de manuales y documentacin tcnica (B, C),
migracin de datos, creacin de roles y usuarios,
entrenamiento a usuarios, etc.
9
10
Puesta en produccin del nuevo Sistema

Actualiza Manual de Procedimientos (D)
107

DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS O SISTEMAS.
No.
DOCUMENTO
Plan de desarrollo del proyecto

informtico
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Manual de Usuario de la aplicacin

Manual o documentacin tcnica de la
aplicacin (Modelo conceptual del
sistema, diccionario de datos, referencias
del programador, procedimientos, etc.)
Manual de Procedimientos de la Unidad
Solicitante
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Original
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Original
Unidad Solicitante
Copia
Unidad de
Informtica
108
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIN DE

COPIAS DE RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS DE
DESARROLLO Y PRODUCCIN
rea de Administracin de bases de datos.
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Resguardar la informacin almacenada en los servidores de bases de datos de la

Institucin.
RESPONSABLE
Unidad de Informtica, rea de

Administracin de la Base de
Datos
No.
ACTIVIDAD
Prepara y verifica la cinta o el medio electrnico de

almacenamiento que ser utilizada para la obtencin de
la copia de respaldo (Backup).
Realiza la copia de respaldo de la informacin contenida

en las bases de datos de desarrollo y produccin.
Verifica que la copia de respaldo se haya efectuado

satisfactoriamente.
Registra la copia (A), se etiqueta con la fecha y hora de

realizacin del backup y posteriormente se resguarda.

CREACIN DE COPIAS DE RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS DE
DESARROLLO Y PRODUCCIN
No.
DOCUMENTO
Hoja de Control de Copias de Respaldo

Diarias y Mensuales
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Unidad de
Informtica
109
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE

USUARIOS Y SOPORTE DE BASES DE DATOS
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
Unidad Organizativa: Unidad de Informtica Responsable: Jefe de la Unidad de

rea de Administracin de bases de datos. Informtica.
Objetivo: Proporcionar soporte tcnico y solucin a los requerimientos de los usuarios en relacin
a los datos contenidos en las bases de datos del CNJ.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
2
3
Administracin de la Base de
Datos (DBA)
4
5
ACTIVIDAD
Prepara y enva la solicitud de soporte de base de
datos, ya sea de forma escrita o mensajera electrnica.
Si se trata del mantenimiento de usuarios, la Jefatura
correspondiente har la asignacin de los derechos de
acceso a la base de datos de acuerdo a los roles (A)
previamente definidos con el DBA de la Unidad de
Informtica
Recibe y registra la solicitud en la bitcora de
mantenimiento de bases de datos (B).
Establece prioridades de los requerimientos, bajo la
coordinacin del Jefe de la Unidad de Informtica.
Analiza el requerimiento y revisa con los usuarios sobre
las acciones a desarrollar
Desarrolla e implementa la solucin informtica (copia
de respaldo, actualizacin de la base de datos, control
de calidad, etc.).
Actualiza la bitcora de mantenimiento de bases de
datos (B) e informa al usuario de los cambios realizados.

MANTENIMIENTO DE USUARIOS Y SOPORTE DE BASES DE DATOS
No.
A
B
DOCUMENTO
DISTRIBUCION
Listado de Roles para el acceso a las bases

de datos
Original
Bitcora de mantenimiento de bases de

datos
Original
Copia
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
110
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIN A

USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE Y HARDWARE
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

rea de Soporte tcnico de Software y
Informtica.
Hardware
Objetivo: Proporcionar soporte tcnico para la atencin de fallas de los equipos de cmputo, tanto
de software como de hardware, reportados por los usuarios de la institucin.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara la solicitud de soporte tcnico, ya sea de forma
escrita, mensajera electrnica o va telefnica,
detallando el problema de software o de hardware a
solventar
Recibe y registra la solicitud en la hoja de control de
atencin a usuarios por fallas o requerimientos de
software y hardware (A).
Establece el orden de atencin de las solicitudes

recibidas, bajo la coordinacin del Jefe de la Unidad de
Informtica. En primera instancia, las solicitudes sern
atendidas por orden de llegada.
Prepara los implementos necesarios para solucionar el

problema.
Desarrolla o ejecuta las acciones necesarias para

solventar el problema reportado.
Si el resultado conlleva a la adquisicin de componentes
informticos, prepara las especificaciones tcnicas a fin
de que la Unidad solicitante haga la requisicin de los
bienes informticos respectivos.

Soporte Tcnico de Software y
Hardware
Si la solucin conlleva a cambios de partes de

computador o instalacin de software con licencia,
prepara la hoja de control de hardware (B) o de software
(C), segn sea el caso, para la recepcin y firma por
parte del usuario.
6
Informa y revisa
desarrolladas.
con
el
usuario
las
acciones
Actualiza la hoja de control de atencin a usuarios (A),

realizando las anotaciones respectivas, obtiene la firma
del usuario y especifica los parmetros de verificacin
para dar seguimiento a la solucin.
111
CDIGO
PROCEDIMIENTO
ATENCIN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE Y HARDWARE
RESPONSABLE
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
No.
ACTIVIDAD
Da seguimiento a la solucin, verificando que el

problema ha sido superado y realiza las anotaciones
respectivas en la hoja de control de atencin a usuarios
(A)

ATENCIN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Y
HARDWARE
No.
A
B
C
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atencin a Usuarios
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
DEPENDENCIA
Original
Original
Original
Hoja de Control de Software
112
CDIGO

VERSIN
COPIAS DE RESPALDO DE LA INFORMACIN
ALMACENADA EN LOS EQUIPOS INFORMTICOS DEL
001
CNJ
rea de Operaciones
Informtica.
PGINA
1/1
MES Y AO
FEB / 2005
Objetivo: Garantizar la disponibilidad de la informacin almacenada en los equipos informticos de

la institucin en situaciones de emergencia o desastres naturales.
RESPONSABLE

Operaciones
No.
ACTIVIDAD
Prepara y verifica la cinta o el medio electrnico de

almacenamiento que ser utilizada para la obtencin de
la copia de respaldo (Backup).
Selecciona las carpetas que contienen la informacin

crtica de la Institucin (Sitio Web, sistemas
informticos, informacin generada por usuarios que
est almacenada en el servidor destinado para tal fin,
etc.).
Realiza la copia de respaldo de la informacin

seleccionada.
Verifica que la copia de respaldo se haya efectuado

satisfactoriamente.
Registra la copia (A), se etiqueta con la fecha y hora de

realizacin del backup y posteriormente se resguarda

CREACIN DE COPIAS DE RESPALDO DE LA INFORMACIN ALMACENADA EN
LOS EQUIPOS INFORMTICOS DEL CNJ
No.
A
DOCUMENTO
Hoja de Control de Copias de Respaldo
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
113
CDIGO

USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A
SERVICIOS INFORMTICOS DE LA INSTITUCIN
rea de Operaciones.
PGINA
1/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Garantizar el control eficiente de los usuarios que accesan a la red de datos y hacen uso
de los servicios informticos de la institucin.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Solicita por escrito o mensajera electrnica, la creacin
del usuario y/o de sus cuentas o permisos de acceso a
los servicios informticos del CNJ, tales como correo
electrnico, Internet y derechos de acceso a las
carpetas de datos.
Jefe de la Unidad Solicitante
La solicitud deber especificar los siguientes datos:

-Nombre del usuario
-Dependencia
-Cargo
-Tipo de usuario, de acuerdo a la lista de roles
establecidos para el acceso a los servicios informticos
(A)
-Cuenta de Correo Electrnico (SI/NO)
-Acceso a Internet (SI/NO)
-Derechos o restricciones a recursos informticos.
atencin a usuarios (B).
Verifica los datos del usuario y los parmetros

establecidos por las autoridades superiores para
conceder el acceso a los servicios informticos , como
es el caso de Internet, de acuerdo al rol asignado al
usuario. En el caso que se requiera de la autorizacin
para un determinado servicio, la Unidad de Informtica
informar al Jefe de la Unidad solicitante para que sta
ltima haga la solicitud respectiva a las autoridades
superiores.
Procede a la creacin del usuario y/o de las cuentas de

acceso a los servicios informticos solicitados y
autorizados, as como la configuracin de las cuentas
con base al rol del usuario.
Actualiza la hoja de control de atencin a usuarios (B),

realizando las anotaciones respectivas.

Operaciones
114
CDIGO
PROCEDIMIENTO
CREACIN DE USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A
SERVICIOS INFORMTICOS DE LA INSTITUCIN
PGINA
2/2
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD

Soporte Tcnico de Software y
Hardware
Asiste al usuario para la verificacin del correcto acceso

a los servicios informticos.
Notifica al rea de Operaciones de la Unidad de

Informtica que el usuario ha ingresado a la red o a los
servicios informticos asignados.

Operaciones
Actualiza la hoja de control de atencin a usuarios (B),

realizando las anotaciones respectivas sobre la
verificacin de las cuentas o permisos asignados

CREACIN DE USUARIOS Y DE SUS CUENTAS DE ACCESO A SERVICIOS
INFORMTICOS DE LA INSTITUCIN
No.
A
B
C
DOCUMENTO
Listado de Roles para el acceso a los
servicios informticos
DISTRIBUCION
Original
Copia
Original
Parmetros para otorgar el acceso a los

servicios informticos del CNJ
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad Solicitante
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
115
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIN A

USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE
TELEFONA
rea de Soporte tcnico de telefona.
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Proporcionar soporte tcnico para la atencin de fallas del servicio de telefona,
reportadas por los usuarios de la Institucin.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2

Soporte Tcnico de Telefona
ACTIVIDAD
escrita, mensajera electrnica o va telefnica,
detallando el problema de telefona a solventar
atencin a usuarios por fallas o requerimientos de
telefona(A).
Establece el orden de atencin de las solicitudes

recibidas, bajo la coordinacin del Jefe de la Unidad de
Informtica. En primera instancia, las solicitudes sern
atendidas por orden de llegada.
Desarrolla las acciones necesarias para solventar el

problema reportado (configuracin de la planta
telefnica, reparacin de equipos telefnicos, etc.).
Informa y revisa
desarrolladas.
Actualiza la hoja de control de atencin a usuarios (A),

realizando las anotaciones respectivas, obtiene la firma
del usuario y especifica los parmetros de verificacin
para dar seguimiento a la solucin.
Da seguimiento a la solucin, verificando que el

problema ha sido superado y realiza las anotaciones
respectivas en la hoja de control de atencin a usuarios
(A).
con
el
usuario
las
acciones

ATENCIN A USUARIOS POR FALLAS O REQUERIMIENTOS DE TELEFONA
No.
A
DOCUMENTO
Hoja de Control de Atencin a Usuarios de
Telefona
DISTRIBUCION
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
116
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASESORA PARA LA

ADQUISICIN DE SOFTWARE Y HARDWARE
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Proporcionar soporte tcnico a los usuarios en la elaboracin de especificaciones

tcnicas para la adquisicin de software y hardware.
RESPONSABLE
Unidad Solicitante
No.
1
2
ACTIVIDAD
escrita o mensajera electrnica, detallando el equipo o
software a adquirir
Recibe y asigna al rea competente de la Unidad de
Informtica de acuerdo al tipo de software o de
hardware solicitado.
Registra la solicitud en la hoja de control de atencin a

usuarios (A). (El rea competente de la Unidad de
Informtica)
Atiende en primera instancia, las solicitudes por orden

de llegada. (El rea competente de la Unidad de
Informtica establece el orden de atencin de las
solicitudes recibidas).
Desarrolla las especificaciones tcnicas:

-Revisin de estndares de software y hardware (A)
-Investigacin de tecnologa
-Elaboracin de especificaciones tcnicas.
(El rea competente de la Unidad de Informtica)
Actualiza estndares de software y hardware (A).
Remite las especificaciones tcnicas a la Unidad

solicitante.
Actualiza la hoja de control de atencin a usuarios (B).

(El rea competente de la Unidad de Informtica).

ASESORA PARA LA ADQUISICIN DE SOFTWARE Y HARDWARE
No.
A
B
DOCUMENTO
Estndares de Informtica
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
117
CDIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE

SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIOS DE
INFORMTICA
PGINA
1/1
VERSIN
MES Y AO
001
FEB / 2005

Informtica.
Objetivo: Establecer los pasos para la recepcin y control de software, hardware y servicios de
informtica.
RESPONSABLE
Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucional
No.
1
2
ACTIVIDAD
Prepara y remite la documentacin para la recepcin de
software, hardware o servicios de informtica
Recibe y asigna al rea competente de la Unidad de
Informtica de acuerdo al tipo de software, hardware o
servicios recibidos.
(rea competente)
Revisa la documentacin, as como los bienes o

servicios informticos recibidos.
(rea competente)
Da un visto bueno sobre los bienes o servicios

informticos recibidos.
(rea competente)
Actualiza la hoja de control de software (A) o de

hardware (B) segn sea el caso
La Jefatura de Unidad de
Informtica
Confirma a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones

Institucional, (UACI) la recepcin satisfactoria de los
bienes o servicios adquiridos.

RECEPCIN DE SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIOS DE INFORMTICA
No.
A
B
DOCUMENTO
Hoja de Control de Licencias y Medios de
Software
Hoja de Control de Hardware
DISTRIBUCION
Original
Original
DEPENDENCIA
Unidad de
Informtica
Unidad de
Informtica
118

Manual de Procedimientos

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Manual de Procedimientos

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INTRODUCCIN

El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS constituye una gua para la correcta aplicacin de

La metodologa de trabajo para preparar este documento consisti en realizar un

Cumplir con las normas que regulan el control interno administrativo,

NORMAS PARA EL USO Y ACTUALIZACIN

que puedan presentarse al operar los procedimientos de su rgano o

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Responsable: Jefe de la Unidad Tcnica

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

Peticin (verbal o escrita)

Responsable: Jefe de la Unidad de

Objetivo: Mantener informado al personal del CNJ; magistrados y jueces de la Repblica,

Define temas a divulgar recaba y redacta la informacin,

Aprueba la informacin a publicar y diseo.

Incorpora correcciones; aprueba arte final

Recopila informacin entre las unidades sustantivas del

Aprueba brochur As Marcha el CNJ

Incorpora correcciones si hubiere.

Aprueba arte final para impresin. (B)

Elabora propuesta de temas a publicar en revista

Recolecta informacin para la redaccin de artculos,

Presidencia y/o comisin de

Aprueba artculos y colaboraciones

Dirige diagramacin y aprueba arte final para impresin.

Planifica y dirige distribucin.

Solicita informacin a la Unidades y rganos del CNJ

Selecciona fotografas a publicar; revisa redaccin de

Aprueba Memoria de Labores (D)

Dirige diagramacin en imprenta

Aprueba arte final

Dirige impresin y distribucin.

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO

Boletn Entre Nosotros

Brochur As Marcha el CNJ

Responsable: Jefe de la Unidad de

Pleno del Consejo

Acuerda que se publiquen los anuncios en los peridicos

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

Anuncio elaborado por peridico

Responsable: Jefe de la Unidad de

Propone acciones de divulgacin (A)

Aprueba las acciones de divulgacin propuestas.

Realiza acciones: conferencias de prensa; redaccin de

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COBERTURA A

Responsable: Jefe de la Unidad de

Verifica con la Secretaria de Presidencia o Consejales su

Coordina servicio de transporte.

Lleva registro fotogrfico de las coberturas. (A)

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MONITOREO DE

Responsable: Jefe de la Unidad de

Realiza monitoreo frecuente de noticias de prensa escrita

Coordina con unidad administrativa la renovacin y

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCEDIMIENTO

Responsable: Jefe de la Unidad Financiera

de formulacin del Proyecto de Presupuesto.

Efectuar proceso de levantamiento del presupuesto

Remitir a la superioridad el proyecto de presupuesto

Mediante la revisin y anlisis integral respectivo,

Incorpora recomendaciones si las hubiere por parte

Responsable: Jefe de la Unidad Financiera

del proceso administrativo financiero.

Efecta una revisin y anlisis de las asignaciones