TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL

FICHA: 680863

PRESENTADO A:
ZORAIDA CONTRERAS

PRESENTADO POR:
KAROL SUSANA MILLAN ACOSTA
PAOLA ALEJANDRA MUOZ MARQUEZ

SAN JOSE DE CUCUTA,09 DE JULIO DEL 2015

TALLER
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)

1. Depsitos de archivo: Local o lugar destinado exclusivamente para la

administracin, organizacin y conservacin de los documentos de archivo.

PRINCIPIOS
Son las razones que nos permiten teorizar sobre esta materia.
Principio de independencia: Es necesario que el archivo sea una unidad
administrativa de u la organizacin con autonoma respecto a las dems. La
independencia no es slo orgnica, funcional o de responsabilidades; en el
local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las
caractersticas de este principio ponen de relieve la importancia de quien se
hace cargo del archivo.
En la medida en que se centralice el manejo de la documentacin, crece la
importancia y la responsabilidad del archivo. En consecuencia es necesario
que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o
dependencia. Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la
documentacin que se custodia.
Principio de amplitud: El acervo documental de una organizacin tiene
como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depsito lo
suficientemente amplio, no slo para custodiar la documentacin que ya se
tiene al momento de la instalacin del nuevo archivo, sino adems con una
capacidad de recepcin para 20 o 25 aos.
La adecuada planificacin en la edificacin de un archivo, evitar improvisar
depsitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la
integridad de los archivos.

Principio de seguridad: La seguridad para los archivos es un factor de

"conservacin preventiva". Por ella se entiende tambin no slo lo referente a
su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino, la seguridad fsica
de la documentacin.
Un depsito de archivo seguro es aquel que est ubicado en-el lugar ms
ptimo para la conservacin de su masa documental: un sitio exclusivo,
aislado de la accin de agentes fsico-qumicos.
La seguridad del depsito en gran medida depende de la calidad de su
diseo y construccin, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones
elctricas e hidrulicas y de la sealizacin y avisos de prevencin. Al
establecer normas de acceso, se asegura an ms su integridad y
conservacin.
Principio de funcionalidad: No se debe olvidar que un depsito, antes que
servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la funcin
administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicacin funcional
de un archivo permite el fcil acceso de sus usuarios, evitando largos y
dispendiosos desplazamientos. As mismo este principio tiene relacin
directa con la ptima distribucin y aprovechamiento de los espacios fsicos
para las reas tcnicas, de depsitos, administrativas y de servicio del
archivo.
Por lo tanto el lugar de archivos funcional en la medida en que se puedan
aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economa
y la Equidad.
Principio de dignidad: Los documentos del Archivo como sus usuarios y
funcionarios y merecen respeto. El recinto que se utilice para la custodia y
conservacin de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y
funcionarios.
Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cmodamente sus
necesidades de informacin con la seguridad de que se ha dedicado el mejor
sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de ms alta jerarqua
dentro de la institucin, y en el que los segundos tengan la garanta de
condiciones de trabajo adecuadas.

La aplicacin de este principio slo es posible tras un proceso de

sensibilizacin dirigido a las Directivas de la institucin, en el canal se les
haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservacin.

CONDICIONES ESTRUCTURALES
Ubicacin: El Jefe de Archivo de una entidad, que 1 n verdad valore el
acervo documental por el que est respondiendo, debe iniciar una tarea de
motivacin dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una
estratgica y privilegiada ubicacin en dos sentidos:
Ubicacin dentro de la estructura orgnica de la entidad
Ubicacin dentro de la estructura fsica de la entidad.
Este documento se ocupar de tratar el segundo tipo de ubicacin. En este
captulo se analizan factores relacionados con los aspectos fsicos del
funcionamiento del archivo. En la mayora de los casos y dependiendo del
tipo de entidad, lo concerniente a la ubicacin del archivo pasa a ltimo
plano.
Por lo general en el diseo o adaptacin de la planta fsica de una entidad se
estudian variables tales como lugar, rea y ambiente, para todas las
dependencias, ignorndose al Archivo. I Independientemente del grado de
sensibilizacin, una propuesta de ubicacin de un Depsito de Archivo debe
tener en cuenta y evaluar los siguientes aspectos:
Las condiciones ambientales para la conservacin del acervo documental.
La funcionalidad para la institucin y los usuarios.
La seguridad del lugar.
La independencia en relacin directa con la seguridad.
Combinando estas caractersticas especiales para la ubicacin del archivo,
se debe seleccionar un lugar ptimo, que rena las siguientes condiciones:
Slido y seguro en el edificio de la organizacin.
Lugar seco y clima medio. Debe estar ubicado en un lugar alejado de la
humedad y del calor: evitar sitios cercanos a baos, albercas, destiladores,

stanos con tuberas en malas condiciones o simplemente de servicios,

equipos elctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.
Donde se pueda controlar la luz solar, ya que los efectos producidos por
las radiaciones causan daos irreversibles en la documentacin (en lo
posible sin ventanas).
Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organizacin
administrativa.

CAPACIDAD
El estudio de las condiciones estructurales de un depsito de Archivo, desde
el punto de vista de la capacidad, debe tener en cuenta el volumen de la
masa documental, las reas de trabajo y el espacio para prestacin de
servicios. Dependiendo de estas variables se establece el rea.
El rea de un depsito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa
documental que se debe conservar, ms la que se espera recibir por lo
menos durante 20 o 25 aos.
De acuerdo con estudios realizados en nuestro medio, se ha establecido
como regla general que las reas deben construirse con unas dimensiones
no mayores a 100 m2 o el equivalente a 300 rn3 por depsito; dadas las
necesidades de almacenamiento se debe prever la construccin de
depsitos adicionales que cumplan con las caractersticas descritas.
No existe como tal una forma de establecer una medida ptima para la
capacidad de un Depsito de Archivo; se debe tener presente un diseo
acorde con las medidas del mobiliario que se ha seleccionado. Igualmente,
hay que evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente se
emplazar el archivo (ancho, fondo y alto).
Adicionalmente la capacidad debe fijarse en funcin directa con los servicios
a prestar y con la gestin administrativa y operativa. Esto significa la
previsin de un rea suficientemente amplia para la atencin de los usuarios
tanto externos como internos y el acondicionamiento de un rea para
trabajos archivsticos, tales como la ordenacin, clasificacin, foliacin y
codificacin, entre otros.

CONSISTENCIA
Dependiendo de las condiciones ambientales, un buen promedio de espesor
en los muros macizos es 25 cms., as se la humedad y el calor, manteniendo
condiciones ambientales ptimas; otra alternativa son los muros de doble
pared con cmara de aire.
Si la capacidad del depsito no es suficiente para conservar la Memoria
Institucional se debe pensar en construir tantos depsitos adicionales como
sea necesario, pero se aconseja siempre la subdivisin por medio de muros
y puertas de seguridad independientes que garanticen la conservacin de la
documentacin en eventuales emergencias.
Estas puertas se pueden conseguir comercialmente; tambin se puede
ordenar su fabricacin. El mejor material es la lmina de acero, del mayor
espesor posible con un relleno anti fuego que les d caractersticas de
seguridad y prevencin, con chapa de acceso exterior con llave, brazo
mecnico y bordeada con un empaque suficientemente resistente, que evite
filtraciones de polvo, agua y agentes contaminantes en general.
La chapa antipnico es la ms aconsejable por su funcionalidad y fcil
manejo en caso de evacuacin.
El piso tambin es importante: debe resistir el peso que va a sostener; su
afinamiento debe permitir el fcil y rpido desplazamiento de equipos,
escaleras e implementos de aseo. Igualmente debe ser impermeabilizado y
recubierto con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.
Si el lugar escogido es independiente en su totalidad, el techo debe ser
igualmente resistente y slido y su superficie debe ser sometida a algn
sistema efectivo de impermeabilizacin.

Si el lugar escogido es
independiente en su totalidad,
el techo debe ser igualmente
resistente y slido y su
superficie debe ser sometida a
algn sistema efectivo de
impermeabilizacin.
Los archivos deben estar
provistos de reas suficientes
para el desarrollo de procesos
archivsticos y atencin a
usuarios.

CONDICIONES DE SEGURIDAD
Con el fin de evitar al mximo situaciones de riesgo, las especificaciones
fsicas de diseo y seguridad para la construccin del Depsito de Archivo
deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
Las instalaciones elctricas deben ser las mnimas, slo las fuentes de luz
necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto.
Las instalaciones hidrulicas, para control de incendios (hidrantes), deben
ubicarse por fuera del depsito del archivo.
Se debe prever la instalacin de equipos para atencin de desastres como
extintores y, en lo posible, extractores de agua.
Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de
televisin si hay los recursos.
En lo posible se deben considerar accesorios adicionales, como rejillas de
seguridad y equipos de circulacin de aire, para garantizar la necesaria
ventilacin.
Se debe proveer la sealizacin necesaria que ayude a decidir en caso de
riesgo; a prevenir conductas indebidas (la de fumar, el desaseo, el uso de
agua en casos de desastre), y a fomentar las conductas debidas (prioridades
de evacuacin, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.).

CONDICIONES FUNCIONALES

Como se haba anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben

facilitar la cmoda ejecucin de tareas y actividades de los funcionarios y de
los usuarios del archivo.
Deben propender por el mejor
aprovechamiento de los espacios
fsicos y la ptima distribucin del
mobiliario,
racionalizando
recursos y arrojando mejores
ndices de productividad en el
desempeo.
Ante el problema de reas
reducidas se deben adaptar
estrategia
de
distribucin
funcional del mobiliario. Este es
un mobiliario tipo mezzanine para
casos de reas pequeas y locales altos.

La funcionalidad tambin va ligada a las caractersticas y a la distribucin de

muebles y equipos. La disposicin de la estantera debe permitir el
desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el
acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.
En un depsito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un
rea disponible para cargue y descargue de documentacin, para eventuales
traslados, despachos, prstamos, recibos, etc., o simplemente para realizar
trabajos propios de archivo. Si el archivo funciona en coordinacin con el
rea de correspondencia es importante prever estos Ante el problema de
reas reducidas se deben adaptar estrategias de distribucin funcional del
mobiliario. Este es un mobiliario tipo mezzanine para casos de reas
pequeas y locales altos. Espacios fsicos, dado que all se reciben y
despachan grandes paquetes.
De otra parte en relacin con los servicios que presta el archivo a sus
usuarios, la dotacin y disposicin del mobiliario y equipo son de suma
importancia (mesas de consulta, lectores de microfilm, fotocopiadoras y
atriles).

CONDICIONES AMBIENTALES
En todo momento las condiciones de ambiente se deben mantener en
situaciones ptimas. De ellas depende en un alto porcentaje la conservacin
de los documentos. Si este aspecto se descuida se corre el riesgo de
propiciar el ataque de insectos y microorganismos, favoreciendo su
proliferacin.
Desde el mismo momento de la construccin del depsito se pueden
asegurar ptimas condiciones ambientales.
Complementariamente se debe dotar al Depsito de Archivos con equipos
especiales para el mantenimiento de dichas condiciones.
Los parmetros ambientales que permiten la conservacin de los
documentos son:
Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centgrados, condicin
ambiental que se puede prever durante la construccin con la ayuda
de equipos especiales como ventiladores, sistemas de extraccin de
aire, aire acondicionado, entre otros.
Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de humedad y
temperatura son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo
con los niveles ambientales del lugar.
Luz artificial de 50 lux, que puede ser originada por luz incandescente
de veinte vatios, la cual es clida, emite radiaciones infrarrojas y
produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fra, emite
radiaciones ultravioleta y ms flujo luminoso. Pero, evaluando las
condiciones de ambiente, se considera que la ms recomendable es
la luz fra si se utiliza con filtros neutralizantes. Cuando no se pueden
suprimir las fuentes naturales de luz se debe utilizar estos filtros o
cortinas en las ventanas.
CONDICIONES DE MANTENIMIENTO
El mantenimiento del depsito debe tener en cuenta la ejecucin de
tareas especializadas de aseo: la limpieza de pisos con sustancias
que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (P.e.: varsol),

aplicndolas de manera suave pero firme; el uso de mquinas

aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la
limpieza de la documentacin.
Es aconsejable hacer recorridos peridicos de inspeccin para observar si
los depsitos y la documentacin se mantienen en excelentes condiciones de
aseo y seguridad.
La inspeccin debe confirmar que los extintores estn en condiciones de uso,
que los sistemas de sealizacin correspondan a los inicialmente trazados y
que los instrumentos de medicin estn funcionando correctamente.
CONDICIONES DE MOBILIARIO Y EQUIPO
La sensibilizacin y motivacin son importantes en la dotacin de un
Depsito de Archivo con los equipos adecuados.
Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depsito de Archivo
con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanteras oxidadas o
carcomidas, o con desechos de una remodelacin de otra oficina.
Se insiste en el aspecto porque muchas veces los mismos jefes de Archivo
se conforman y estn predispuestos con estas actitudes displicentes sobre la
importancia de los archivos.

Estanteras
rodantes,
economizan el 50% de espacio,
pero
su
instalacin
debe
estudiarse
previamente
por
motivos de conservacin de
archivos histricos.

MATERIALES
Dentro de los materiales que se deben mantener en un Depsito de Archivo
se encuentran algunos que, de igual 22 manera, son diseados
exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartn
desacidificado, cintas de faya (2 cms.) para evitar deterioro en los
documentos, brochas y pinceles, materiales de trabajo libres de cidos que
van en beneficio de la conservacin y evitan daos en los documentos.

Cajas de archivo diseadas. de acuerdo

con el tipo de documento que se va a
conservar .

GESTIN ADMINISTRATIVA
La administracin y sus procesos (planeacin, direccin, organizacin,
ejecucin, evaluacin y control o seguimiento) deben ser aplicados en las
actividades propias de los Depsitos de Archivos, para tener certeza sobre
los resultados positivos en el quehacer archivstico.
Hay que establecer lineamientos claros de administracin y atencin al
depsito, que se reflejan en reglamentos, manuales de procedimientos
(administrativos y tcnicos), manuales de funciones, flujogramas, etc. Estas
son herramientas que indican de forma precisa las actividades a seguir y las
maneras de actuar frente al trabajo archivstico, las funciones y sus
responsables en las diferentes actividades, y los recursos necesarios para
ejecutar dichas tareas.
FLUGOGRAMA DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Dentro de la funcionalidad se debe dar cabida a la Los comits de archivo de
las entidades deben estar vigilantes por el cumplimiento normal de los
procesos archivsticos, en concordancia con las reglamentaciones del
Archivo General de la Nacin. Retroalimentacin, ya que siempre ser
posible que cambien las maneras de enfrentar el trabajo O las normas
tcnicas que regulan la materia. En la medida en que este cambio permita
obtener mayor seguridad, eficiencia, eficacia y economa, los
administradores de los Depsitos debern estar dispuestos a modernizar la
gestin de estas dependencias.
Los resultados obtenidos mediante el proceso de gestin administrativa
deben concordar con los fines y propsitos de la organizacin; al ser
reconocidos por sus miembros se lograr la mxima atencin y apoyo por
parte de los cuadros directivos de la Institucin.
En la prctica la Gestin Administrativa se puede aplicar en los
procedimientos establecidos para la realizacin de transferencias, inventarios
y prstamos, entre otros.

TRANSFERENCIAS
Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y
organizado traslado de la documentacin a los depsitos de acuerdo con los
trminos definidos en las respectivas tablas de retencin.
Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las
dependencias de la organizacin a un slo r 'Ih depsito central. Se realizan
por la edad de los documentos y por su valor (administrativo, jurdico,
histrico, etc.). Las transferencias tambin ocurren de un archivo central a un
depsito definitivo (archivo permanente, Archivo General de la jurisdiccin
administrativa pertinente).

FORMULARIO DE TRANSPARENCIA

INVENTARIOS
Son un tipo de control que se debe establecer en el Depsito de Archivos
para conocer la cantidad de documentos que se conservan en l. Se debe
hacer en forma constante (de manera programada o sorpresiva), cotejando la
informacin contenida en el documento soporte del inventario con lo que se
encuentra fsicamente en los anaqueles.
Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las
transferencias y el ordenamiento previamente establecido.

INVENTARIO ESQUEMATICO

PRESTAMOS
El prstamo de archivo es un servicio que, como todas las tareas anteriores,
necesita de una normalizacin -y a veces reglamentacin- con el fin de
prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad que exige la
Memoria Institucional.

SOLICITUD DE PRESTAMO DE ARCHIVO

CONTROL DE PRESTAMOS DE ARCHIVO

MANEJO DE LOS DEPOSITOS EN SITUACION DE EMERGENCIA

El personal de la organizacin debe estar preparado para afrontar estas

situaciones en lo posible teniendo una persona coordinadora, con su
respectivo suplente, capaz de asumir el liderazgo de la atencin al desastre.
Los simulacros (programados o sorpresivos) son de gran ayuda y se puede
contar con el apoyo de diferentes fuerzas de socorro, como los bomberos, la
polica y la defensa civil.
En un adecuado plan se deben considerar los siguientes aspectos:

identificacin del tipo de problema y su origen,

accin de la alarma interna del edificio,
aislamiento de la zona de peligro,
aviso a los cuerpos de emergencia del caso
en caso de incendio, la distribucin y accionamiento de los extintores,

 en caso de inundaciones, el accionamiento de los mecanismos de

succin de agua,
evacuacin del personal y usuarios a las salidas de emergencia, de
acuerdo con rutas previamente establecidas, y
eiecucin del dan de atencin Drimaria a los documentos

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La seguridad de la informacin, segn ISO 27001, consiste en la

preservacin de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, as como de
los sistemas implicados en su tratamiento, dentro de una organizacin. As
pues, estos tres trminos constituyen la base sobre la que se cimienta todo el
edificio de la seguridad de la informacin:
Confidencialidad: la informacin no se pone a disposicin ni se revela a
individuos, entidades o procesos no autorizados.

Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la informacin y

sus mtodos de proceso.

Disponibilidad: acceso y utilizacin de la informacin y los sistemas de

tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos
autorizados cuando lo requieran.
Para garantizar que la seguridad de la informacin es gestionada
correctamente, se debe hacer uso de un proceso sistemtico, documentado
y conocido por toda la organizacin, desde un enfoque de riesgo
empresarial. Este proceso es el que constituye un SGSI.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

Es Un programa de gestin de documentos se entiende como un proceso

archivstico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin
de la documentacin producida y recibida por una entidad, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin, trmite,
utilizacin y conservacin.
objetivos La racionalizacin y la normalizacin de la documentacin desde
su produccin hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y
de la informacin como base para la toma de decisiones y la preservacin de
la memoria institucional. La integracin de los estamentos institucionales en
torno a objetivos comunes y a una poltica informativa total. La evaluacin y
valoracin de la documentacin para evitar la acumulacin innecesaria de
informacin y reducir costos en la produccin y conservacin del acervo
documental. La simplificacin de trmites en los procesos administrativos con
miras al flujo normal y eficaz de la informacin. La normalizacin de las
tareas archivsticas a la luz de la nueva concepcin total.
A partir del estudio, anlisis de la documentacin el PGD normaliza todas las
fases de la gestin documental; produccin o recepcin, distribucin, trmite,
consulta, retencin, almacenamiento, recuperacin, preservacin y
disposicin final, de la informacin institucional como recurso indispensable
para la toma de decisiones y la preservacin del patrimonio documental de la
entidad.
Alcance de un programa de gestin documental recepcin de
documentacin: Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto
productor, genera o recibe documentos en cumplimiento de sus funciones.
trmite y despacho de correspondencia: Una vez cada dependencia ha
recibido la correspondencia procede a dar el trmite respectivo, la mayora
de comunicaciones generan una respuesta, la cual es elaborada por la
dependencia que le est dando trmite siguiendo las normas ICONTEC, en
original y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo;
para quienes no tienen autorizacin, al requerir el envo de una comunicacin
al medio externo, la generan colocando el cdigo de su dependencia, pero la
proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para firmar. Una vez se
revisa que la comunicacin se ajuste a las normas establecidas, se procede
a radicarla (colocar el nmero consecutivo de despacho y la fecha),luego se
empaqueta el original con anexos si los hay y se despacha por el correo;

casos excepcionales y de urgencia son entregados directamente por el

mensajero La primera copia se guarda en el consecutivo de correspondencia
despachada que se guardar en la Unidad de Informacin y la segunda copia
se devolver a la oficina productora junto con el antecedente para el archivo
correspondiente en la serie documental respectiva. Con relacin a la
correspondencia que no genera respuesta, debe ser archivada en la
dependencia que le dio trmite de acuerdo con la serie documental.
Consulta: Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad,
dependencia, persona natural, etc.) a consultar la informacin contenida en
los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los
mismos. Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada
dependencia, para el caso de requerir consultas de documentacin de otra
dependencia a la que corresponda el funcionario, ste deber solicitar
autorizacin al jefe respectivo. Se debe tener en cuenta la normatividad
sobre reserva de algunos documentos, para el caso de la universidad las
historias laborales y las historias acadmicas deben ser de absoluta reserva
y requieren una segura custodia.
Retencin Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestin (el archivo de cada dependencia) una
vez finalizado su trmite administrativo o en el Archivo Central, tal como se
consigna en la Tabla de Retencin Documental. El tiempo de retencin en el
Archivo de Gestin o en el Archivo Central est condicionado a la necesidad
de utilizacin de la informacin.
Almacenamiento: los documentos se colocaran en unidades de
conservacin adecuadas (legajos, carpetas, a- z, cajas) que se identifican
con la correspondiente signatura topogrfica, nombre de la serie y/o
subserie, nombre del expediente, fechas extremas y nmero de folios.
Recuperacin: consiste en localizar el documento con miras a obtener la
informacin contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. la recuperacin
de documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de
control, consulta y descripcin.
Proteccin: la proteccin se relaciona con el conjunto de medidas a tomar
para garantizar la integridad fsica de los documentos, lo mismo que del
manejo de la informacin.

Preservacin temporal: se relaciona con el tiempo de retencin que se

deben conservar los documentos ya sea en el archivo de gestin o en el
central, despus de prdida su vigencia administrativa para luego tomar la
decisin para su disposicin final.
Disposicin final: Se relaciona con el proceso de estudio o anlisis
documental para determinar los valores administrativos, fiscal, legal,
contable, o tcnico y si previo estudio del Comit de Archivo de la Entidad. Si
dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que interesen
para la investigacin, la ciencia, la cultura o la historia integrarn el archivo
histrico de la Universidad.
Eliminacin: Se entiende por eliminacin, la destruccin delos documentos
que hayan perdido sus valores administrativos, legal, fiscal, tcnico, contable
y que adems no represente ningn inters para la investigacin
retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnologa o la
cultura.
Conservacin permanente: Se catalogan documentos de conservacin
permanente, todos aquellos que informan sobre los orgenes, la estructura,
los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las
realizaciones del rgano productor y que tiene valor testimonial.

LESGILACION VIGENTE

NORMAS DE GESTION DOCUMENTAL

ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin

mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros
de ISO). Dicha organizacin colabora estrechamente con la Comisin
Electrotcnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin
electrotcnica.

La familia de Normas ISO 9000 se elaboraron para asistir a las

organizaciones, de todo tipo y tamao, en la implementacin y la operacin
de sistemas de gestin de la calidad eficaces, dichas normas son:
La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestin
de la calidad y especifica la terminologa para los sistemas de gestin de la
calidad.
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestin
de la calidad y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
La Norma ISO 9004 trata sobre la mejora del desempeo de la
organizacin y la satisfaccin de los clientes y de otras partes interesadas.

El fin de todas estas normas en facilitar la mutua comprensin en el comercio

nacional e internacional y la plena satisfaccin del cliente mediante la
estandarizacion de los procesos, la mejora continua, la reduccin de costes y
tiempos,
adems
de
la
proteccin
del
medio
ambiente.

Claramente se pueden identificar 8 principios de gestin de la calidad que

pueden ser utilizados por la alta direccin con el fin de conducir a la
organizacin
hacia
una
mejora
en
el
desempeo:
1. Enfoque en el Cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por
lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas.

2. Liderazgo: deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el

personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos.
3. Participacin del Personal: El personal, es la esencia de una organizacin.

4. Enfoque Basado en Procesos: se deben tomar todas las actividades y los

recursos relacionados y desarrollarlos como un proceso.
5. Enfoque de Sistema para la Gestin: Identificar, entender y gestionar los
procesos interrelacionados como un sistema.

6. Mejora continua: debe tomarse como un objetivo a alcanzar.

7. Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones: Las decisiones
eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin.
8. Relaciones con el Proveedor: Una organizacin y sus proveedores son
interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la
capacidad
de
ambos
para
crear
valor.

FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

1. Base racional para los sistemas de gestin de la calidad
Los clientes necesitan productos con caractersticas que satisfagan sus
necesidades y expectativas, las cuales se expresan en la especificacin del

producto (pueden ser especificados por el cliente de forma contractual o

pueden ser determinados por la propia organizacin) y generalmente se
denominan requisitos del cliente. Es importante acotar, que las Normas ISO
no hablan sobre las especificaciones del producto, pues, las especificaciones
y necesidades, son basadas segn la necesidad del cliente.

Un sistema de gestin de la calidad correctamente implementado, puede

proporcionar el marco
de referencia para la mejora
continua.

Determinar
las
necesidades y expectativas de
los clientes y de otras
partes
interesadas.
Establecer la poltica
y objetivos de la calidad de la
organizacin.
Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro
de
los
objetivos
de
la
calidad.
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los
objetivos
de
la
calidad.
Establecer los mtodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.
Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada
proceso.
Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus
causas.
Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de
gestin
de
la
calidad.
Este enfoque tambin puede aplicarse para mantener y mejorar un sistema
de
gestin
de
la
calidad
ya
existente.

En general una organizacin que adopte el enfoque anterior genera

confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos,
y proporciona una base para la mejora continua, generando de esta forma un
aumento en la
satisfaccin de los clientes
y encaminndose
al xito de la organizacin.
3.
Enfoque
Basado
en
Procesos
Cualquier
actividad, o conjunto de
actividades, que
utiliza
recursos
para
transformar
elementos de entrada en
resultados puede considerarse como un proceso. Toda organizacin debe
identificar y gestionar numerosos procesos, los cuales deben estar
interrelacionados e interactuar entre si, dichas interacciones se conocen
como
el
"enfoque
basado
en
procesos".
Una ventaja del enfoque basado en procesos es cuando se utiliza dentro de
un sistema de gestin de la calidad, puesto que enfatiza la importancia de:

la
comprensin
y
el
cumplimiento
de
los
requisitos,
la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,
la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, y
la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo y sus componentes, planeacin, organizacin,

direccin y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro
del sistema de toma de decisiones.
La planeacin es la primera ficha de este
rompecabezas, dentro de ella se siguen los
siguientes pasos: investigacin del entorno e
interna, planteamiento de estrategias, polticas
y propsitos, as como de acciones a ejecutar
en el corto, medio y largo plazo. La
organizacin, la segunda ficha, es un conjunto
de reglas, cargos, comportamientos que han de
respetar todas las personas que se encuentran
dentro de la empresa, la funcin principal de la
organizacin es disponer y coordinar todos los
recursos disponibles como son humanos,
materiales y financieros. La direccin es la
tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella
se encuentra la ejecucin de los planes, la motivacin, la comunicacin y la
supervisin para alcanzar las metas de la organizacin. El control, la ficha
de cierre, es la funcin que se encarga de evaluar el desarrollo general de
una empresa.
Dentro de esta investigacin tambin encontraremos la opinin de algunos
autores acerca del proceso administrativo.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se
deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo
son menos importantes, por mencionar algunos estn, las metas, estrategias,
polticas, etc.
La tcnica de planeacin y la organizacin son partes fundamentales en el
proceso ya que ah radica la complejidad del mtodo que se utilice pues al
ser los pasos con ms cantidad de deberes se vuelve un poco ms
complicado tener el control, pero en estos pasos existen ms sub-categoras
que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, segn lo que
dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa
centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad,
esto quieres decir que cada parte tiene una funcin especfica y que si

hubiera falla alguna en cualquiera de estos pasos sera difcil lograr un

procedimiento limpio y eficiente.
PROCESO ADMINISTRATIVO
La Administracin (lat. ad, hacia, direccin, tendencia, subordinacin,
obediencia) es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin,
organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el
fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser
econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la
organizacin.

TABLAS DE
APLICACIN.

RETENCIN

DOCUMENTAL:

CONCEPTO,

USO

Es un instrumento de descripcin archivstico, donde se identifican cada una

de las series y subseries documentales asociadas a cada Seccin o
Subseccin de la Gobernacin.
Seccin: Es una subdivisin del fondo (Gobernacin del Quindo), integrada
por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin
orgnico funcional. Ej. Seccin Secretara Administrativa.
Subseccin: Es la divisin de una seccin Ej. Talento Humano y Recursos
Fsicos

COMIT DE ARCHIVO: IDENTIFICACIN Y FUNCIONES

Creado como rgano asesor de la Direccin General, segn lo estipulado en
el artculo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General
de la Nacin Es el grupo asesor interno de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en
los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, segn lo establecido
en el artculo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de
la Nacin .Las funciones del comit de archivo son las siguientes:
definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en
los procesos administrativos y tcnicos de los archivos;
fijar las funciones para el manejo, sistematizacin, conservacin,
salvaguarda, archivo y disposicin de la informacin archivstica relacionada
con: el sistema de informacin archivstico, la expedicin del documento y su
flujo, los mtodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de
conservacin del documento, las clases de archivo, la conservacin del
documento, los mecanismos de consulta y acceso a la informacin que ste
contiene y la depuracin y eliminacin del documento;
capacitar y promover las normas y programas de gestin documental, de
acuerdo con lo establecido en el artculo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de
2000 y dems normas pertinentes;

hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y

conservacin de la informacin archivstica y de las comunicaciones oficiales
en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores debern hacer
cumplir las decisiones adoptadas por el Comit;
sugerir a la Secretara General los programas de gestin documental a
travs de los cuales se har el diagnstico del sistema archivstico y de
correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos;
proyectar y aprobar las actas de modificacin de la tabla de retencin
documental, TRD, para la institucin las veces que sean requeridas;
recomendar, cuando as sea necesario, la contratacin de asesores o
consultores que se requieran en desarrollo de las polticas y programas
diseados por el Comit;
proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados
con el establecimiento y regulacin del sistema archivstico para el Instituto;
definir su reglamento interno; el Comit debe tener, por lo menos, una
reunin ordinaria mensual, la cual deber ser convocada por el secretario
tcnico del Comit, y podr tener reuniones extraordinarias siempre que as
sea necesario y lo determine el Comit por convocatoria del
secretario tcnico;
las dems que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

NORMAS Y LEGISLACIN VIGENTE PARA LA APLICACIN EN EL

PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL:
Definido por el Archivo General de la Nacin AGN como: Producto del
anlisis y organizacin de un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus

fechas extremas, sus valoracin, y los procedimientos a seguir para aplicar

la disposicin final.
Que la Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 8 dispone que Es
obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nacin.
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del
Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que
sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud
del Decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea
recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia.

artculo primero: Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que
cumplen funciones pblicas, para la organizacin de sus fondos acumulados
y la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental.
Definicin: Una TVD. Es un formato en cual se puede elaborar el listado de
asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en el archivo central, de acuerdo con su tipologa documental,
as como su disposicin final.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al

archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental

(TRD) aprobadas. Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado

controlado de los documentos.
El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de
acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin
del patrimonio documental de la Nacin, lidera el Programa de
Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades
pblicas del nivel central del orden nacional.
Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se
relacionarn las series, subseries y unidades documentales, consignando las
fechas extremas y el nmero de folios. Con la ejecucin de estas
transferencias no slo se descongestionan las oficinas sino que se
establecer un vnculo ms estrecho entre los Archivos de Gestin y el
Archivo Central.
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin Evitar la produccin y
acumulacin irracional de documentos Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentacin Solucionar, a nivel fsico y funcional, el
problema de la acumulacin de documentos en las dependencias e
instituciones productoras. Concentrar la informacin til, ya sea para la toma
de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico
institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en
las mejores condiciones de conservacin.
El calendario de transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre
los productores de la documentacin y el Jefe del Archivo Central.
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestin administrativa. El tiempo de permanencia de la documentacin en
ste depende fundamentalmente del trmite y de las normas internas
indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las
oficinas debern transferir al Archivo Central aquellas series y subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la
TRD correspondiente
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin
cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo
ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deber facilitar la consulta tanto

a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las

normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el
Jefe de este deber constatar que las series y subseries documentales
transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a
incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de
acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La
documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo
estipulado en las TRD.Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la
disposicin final y procedimientos previstos en la TRD
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo
de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo
histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo
documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica.
Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma
ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.
Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad
alguna.
Toda entidad, empresa u oficina transferente deber arreglar la
documentacin siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin
Limpieza de la documentacin o Eliminacin de material metlicoa
Identificacin del material afectado por biodeterioro e Revisin y Foliacin
Unidades de conservacin y realmacenamiento.
Objetivo general
Desarrollar un programa de gestin documental en el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y
Las Comunicaciones que permita estandarizar la informacin que se genera
en la entidad, con base
En las directrices del Archivo General de la Nacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Diagnosticar el estado de la Gestin Documental del Min TIC
Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestin
Documental al
Interior del MinTIC, a travs de lineamientos claros y precisos, que
integrados a los procesos del
MIG, garanticen la eficiencia de la Gestin y la conservacin del patrimonio
documental.
Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el
proceso de
GESTIN DOCUMENTAL
Fortalecer la seguridad en los sistemas de informacin del MinTIC para
garantizar la
Obtencin de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo
confidencial de la informacin.

TRANSFERENCIASDOCUMENTALES
La Transferencia Documental "es la remisin de los documentos del archivo
de gestin al central y de este al Histrico de conformidad con las Tablas de
Retencin
Documental
adoptadas".
ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRANSLADO
CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS.
CLASES

DE

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES:

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma

ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad

alguna.

TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA

Como transferencia entendemos que es el trasladar, cambiar de ubicacin,
traspasar o entregar documentos reflejando de esta manera su cambio de
estadio a otra fase de su ciclo, en el mbito archivstico. Adems de reflejar
que la fase activa de los documentos ha concluido, al mismo tiempo, marca
el comienzo de la fase siguiente que es la semiactiva, los documentos con
estas caractersticas son candidatos idneos para su conservacin
precaucional y custodia en el Archivo de Concentracin.

Para el Archivo General de la Nacin la transferencia primaria es el traslado

sistemtico de la documentacin que deja de tener utilidad inmediata. En
sentido directo se refiere a la disminucin de la frecuencia de consulta
volvindose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores
primarios.
En este mismo orden de ideas la transferencia primaria es la operacin de
traslado de documentos semiactivos que cursan la segunda fase del ciclo
vital del documento en donde la consulta baja de intensidad pasando a ser
espordica. Se involucra el instrumento de descripcin para llevar el control,
este es el inventario de transferencia primaria mismo que da constancia del
volumen documental de manera directa y tiene relacin con cada
responsable de unidad archivstica al involucrarlos en la entrega recepcin
debidamente requisita do, garantizando de esta forma la custodia de los
documentos en su etapa semiactiva.
Con esta actividad es beneficiado el archivo de trmite al generar el espacio
para ingresar documentacin y a su vez cuente con lugar para su tratamiento
y custodia dando lugar al flujo documental, para llevar a cabo este proceso
se establecen tiempos en el catlogo de disposicin documental instrumento
tcnico de control archivstico mediante en cual estn especificados los
plazos de conservacin en cada unidad archivstica as como su vigencia y
destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la

referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los

documentos para su custodia en el Archivo de Concentracin en su fase
semiactiva.
Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios
que son: administrativos, legal o jurdico, fiscal o contable, siguen siendo
objeto de consulta con menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser
consultados en cualquier momento, por este motivo la transferencia primaria
se realizar con una acta de entrega.
El instrumento de descripcin involucrado de manera directa es el inventario
de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a
transferir al Archivo de Concentracin, mismo que dar la pauta para la
actualizacin de ambos instrumentos en cada archivo en cuestin de
actualizacin.

PLAN OPERATIVO
Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de
una organizacin (ya sea una empresa una institucin o una oficina
gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y estipulan los
pasos a seguir.
Se plasman sobre un documento similar al que se conoce como plan de
accin, el cual prioriza las iniciativas ms importantes para alcanzar distintos
objetivos y metas. Ambos tipos de planes consisten en una gua importante
para saber hacia dnde se est trabajando, conociendo el marco en el cual
deber
desarrollarse
cada proyecto en particular.
Por lo general, un plan operativo tiene una duracin de un ao. Por eso,
suele ser mencionado como plan operativo anual (POA). El POA pone por
escrito las estrategias que han ideado los directivos para cumplir con los
objetivos y que suponen las directrices a seguir por los empleados y
subordinados en el trabajo cotidiano. Cabe mencionar, que al igual que los
otros, el plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su
eficacia; en caso de que los objetivos estn lejos de ser satisfechos, el
directivo
tiene
la
posibilidad
de
proponer
nuevas
medidas.
El POA tambin presenta los detalles sobre cmo conseguir lo planeado en
el plan estratgico. As, si el objetivo estratgico de una empresa es, por

ejemplo, obtener una facturacin de 100.000 dlares antes de 2012, el POA

establecer cada objetivo anual: 25.000 dlares en 2009, 25.000 dlares en
2010, 25.000 dlares en 2011 y 25.000 dlares en 2012. Por otra parte,
mencionar cunto debera aportar al ao cada rea de la compaa para
alcanzar dichas metas.
Todos los planes (de accin, operativo, estratgico, etc.) de una empresa
deben estar coordinados y ser coherentes entre s.
As mismo debern plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a
infraestructura necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal
funcionamiento de la compaa, es decir todos aquellos aspectos
relacionados con la actividad ordinaria de la compaa y que puedan afectar
a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no ser atendidos) para el
cumplimiento de los objetivos planteados en el plan operativo.
Normalmente,
suelen
detallarse la forma en la
que la compaa prestar
su servicio, caractersticas
del
local
donde
se
encuentra la sede de la
misma, los requerimientos
de
instalacin
y
manutencin
de
maquinarias,
equipamiento
y suministros necesarios
para la actividad, las
estrategias de compraventa y almacenaje de los
productos
o
servicio
ofrecido, la cantidad y
calidad
de
los
proveedores con los que
se contar para poner en
marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos a la actividad.
Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito
cules sern los pasos a realizar por la compaa y las acciones que
debern desempear quienes participan en la actividad de produccin y
venta de servicios, as como tambin los objetivos que se desean alcanzar al
finalizar una determinada etapa. El mismo se compone de varios pasos, los
cuales se conocen como:

* Planificacin: conocer los equipos, recursos y suministros con los que

deber contarse y desarrollar un plan de accin.
* Programacin de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte
que intervendr en el proceso, tenga nocin de cules son sus
responsabilidades.
* Seguimiento y evaluacin: analizar el desempeo de las diferentes
agentes que participan en la produccin a fin de saber aprovechar al mximo
los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.
Por ltimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente,
todas las partes deben cumplir con cinco normas: ser efectivos (hacer
exactamente lo que se espera de ellos), ser eficientes (realizar
correctamente su labor), ser responsables (realizar la labor con plena
consciencia), ser oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha
pedido) y ser rentables(aprovechando al mximo los recursos que se les han
dado, es decir con una rentabilidad ptima)

FUNCIN ADMINISTRATIVA
El Estado ejerce la funcin administrativa a travs de la RAMA EJECUTIVA
DEL PODER PBLICO.

Excepcionalmente las ramas legislativa y judicial ejercen funciones

administrativas, pero en esos casos estn sometidas a los controles que
existen para los actos administrativos.
Ej. Cuando el Congreso nombre o destituye a un funcionario est ejerciendo
una funcin administrativa. Esos actos son juzgados por la jurisdiccin de lo
contencioso administrativo, que es la que juzga a la administracin pblica.
Los particulares tambin pueden ejercer la funcin administrativa.
La titularidad de la funcin administrativa es del Estado, pero en su ejercicio
pueden colaborar los particulares con su participacin.
Ej. Cuando los bancos recaudan impuestos estn ejerciendo una funcin
administrativa

ASPECTOS PARA DIFERENCIAR LA FUNCIN ADMINISTRATIVA:

Es una funcin permanente del estado.

Busca la satisfaccin general de la comunidad. Esta satisfaccin la logra en

el cumplimiento de sus fines y la logra de una manera prctica, inmediata,
directa a sus asociados y la funcin se realiza mediante actos concretos,
esta funcin adems implica la utilizacin de las prerrogativas del estado, y
tiene que ejercerse de acuerdo con el ordenamiento jurdico preestablecido
que determina sus lmites.
LA JERARQUIA DE LA FUNCIN ADMMINISTRATIVA:
la constitucin: la funcin administrativa se desarrolla dentro de marco de la
constitucin desarrollado en el captulo V, la funcin administrativa est
subordinada a las normas de rango legal.
de aqu en adelante depender de la autoridad administrativa que la expida y
segn la actividad que es cumpliendo as por ejemplo un decreto del
presidente debe sujetarse a la ley y a la constitucin, un acto de un
gobernado bebe sujetarse a los decretos, a la ley y al constitucin y as
sucesivamente.
Todas estas potestades las ejercen de acuerdo al ordenamiento jurdico
preestablecido porque si se salen de dicho ordenamientos las decisiones
administrativas estn sujetas a ser anuladas.

TITULARIDAD Y EJERCICIO DE LA FUNCIN ADMINISTRATIVA:

El estado es el titular de la funcin administrativa, en cuanto a quien la

ejerce hay que precisar. Pues se presentan problemas cuando dichas
actividades la ejercen los particulares, pues la forma de regulacin para ellos
no es la misma que para el estado.
La funcin administrativa en sus orgenes es atribuida a la rama ejecutiva del
poder pblico de forma exclusiva. La rama ejecutiva es enumerada en el
Art. 115CN. El Presidente de la Repblica es Jefe del Estado, Jefe del
Gobierno y suprema autoridad administrativa.

El Gobierno Nacional est formado por el Presidente de la Repblica, los

ministros del despacho y los directores de departamentos administrativos. El
Presidente y el Ministro o Director de Departamento correspondientes, en
cada negocio particular, constituyen el Gobierno.
Ningn acto del Presidente, excepto el de nombramiento y remocin de
Ministros y Directores de Departamentos Administrativos y aquellos
expedidos en su calidad de Jefe del Estado y de suprema autoridad
administrativa, tendr valor ni fuerza alguna mientras no sea suscrito y
comunicado por el Ministro del ramo respectivo o por el Director del
Departamento Administrativo correspondiente, quienes, por el mismo hecho,
se hacen responsables.
Las gobernaciones y las alcaldas, as como las superintendencias, los
establecimientos pblicos y las empresas industriales o comerciales del
Estado, forman parte de la Rama Ejecutiva.
Pero en cuanto a la titularidad existen unas excepciones, pues la funcin
ejecutiva tambin la puede ejercer la rama legislativa cuando realiza
contratos para obtener los elementos necesarios para cumplir su labor ola
ramo judicial tambin la puede ejercer cuando el concejo superior de la
judicatura realiza contratos de suministros o nombra a sus jueces
magistrados y estos eligen a su secretarios.
Dentro de la rama ejecutiva hay entes que tienen su propia personalidad
jurdica, y entes que representan al estado como persona jurdica que es.
Esta calidad se la otorga el ART. 86 de la ley 153 de 1887.
Esta persona jurdica que representa al estado tiene unos rganos a travs
de los cuales manifiesta su voluntad, y cualquier contrato que realice
compromete a todo el estado como persona jurdica, pues estas carecen de
capacidad jurdica propia y las autoridades que en ella se desempean
representan a la nacin.

Adems dentro de la rama ejecutiva tambin existen entes que tiene su

propia personalidad jurdica sea que son capaces y se obligan por ellas
mismas, y por mandato legal tienen personalidad jurdica propia. Ejemplo el
ICBF.

Esta distincin entre entes que tienen personalidad jurdica propia y os que
no es necesaria, para efectos legales, pues en caso de querer demandar un
acto realizado por un ente que representa al estado que no tiene
personalidad jurdica hay que demandar al estado, mientras que si el ente si
tiene capacidad propia de demanda al ente como tal.

LOS PARTICULARES QUE EJERCEN LA FUNCIN ADMINISTRATIVA:

Este concepto aparece con el estado liberal que consisti en dejar hacer
dejar pasar, donde los particulares eran los encargados de ejercer las
funciones del estado, despus en reaccin a este modelo de estado aparece
el estado interventor, pero se crean nuevos movimiento y entonces empiezan
las privatizaciones y las nacionalizaciones.
Hoy est la corriente in persa y se est produciendo un fenmeno donde
aquella actividades que estn exclusivas del estado son ejercidas por
particulares, se puede decir que estos estn ayudando con el cumplimiento
de las actividades estatales, como por ejemplo la prestacin de los servicios
pblicos o el recudo de impuestos como sucede en Barranquilla donde esta
labor la esta ejerciendo una multinacional.
Pero este fenmeno de los particulares realizando actividades a cargo del
estado no ha surgido producto de la arbitrariedad si no que en cuenta un
respaldo constitucional es as como en el ART 123 CNA que es una
autorizacin genrica donde regula la funcin pblica y en su ltimo inciso
permite a los particulares ejercer funciones pblicas.

En el captulo V de la constitucin nacional hay una autorizacin en una

norma especfica para que los particulares ejerzan la funcin
administrativa.Los particulares pueden cumplir funciones administrativas en
las condiciones que seale la ley.

La ley establecer el rgimen jurdico de las entidades descentralizadas y la

responsabilidad de sus presidentes, directores o gerentes.Adems existen
ejemplos claros de este fenmeno, como las cmaras de comercio que son
personas jurdicas de orden privado, de carcter gremial, que surgen cuando
un nmero determinado de comerciantes le piden al estado que las cree. O
la federacin nacional de cafeteros que es una institucin de carcter privado
y el estado peridicamente renovar el convenio encomendndoles el recaudo
del impuesto de la exportacin del caf.

PLAN DE TRANSFERENCIAS
DEFINICION:
PLAN DE CONTINGENCIA EN LAS TRANSFERENCIASDOCUMENTALES
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo sin alterar su
contenido.
1.
Las acciones directas e indirectas en conservacin preventiva,
debern dirigirse a regular, controlar y erradicar los factores de tipo medioambiental y de manipulacin del documento, que puedan constituirse en
fuentes de deterioro y atentar contra la integridad, fsica, testimonial o
funcional de los bienes de archivo y limitarse exclusivamente, a los procesos
planteados en primeros auxilios.
2.
En la manipulacin de documentos con deterioro biolgico se deben
seguir las indicaciones de proteccin del protocolo de prevencin para el
manejo de documentos con deterioro microbiolgico.
3.
Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un
sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de
los documentos. (Art. 46 de la Ley General de Archivos).

4.
Se deben seguir las pautas y normas tcnicas del Archivo General de
la Nacin en materias de conservacin de documentos, incluidos los nuevos
soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos). Igualmente se seguirn las
normas, instructivos, guas y protocolos tcnicos aprobados por el Comit de
Archivo de la Alcalda.
5.
Los documentos no deben ser perforados, empastados o transferidos
temporalmente a instalaciones que no cumplen con condiciones tcnicas de
infraestructura, ventilacin, acceso, seguridad, humedad y temperatura, sin
autorizacin expresa y justificada de la Unidad de Archivo correspondiente.
6.
Si se encuentra material afectado o detecta la actividad de agentes
biolgicos como hongos, insectos, se recomienda evaluar la documentacin
anexa para determinar si est o no contaminada. En ambos casos aslelos y
solicite la asesora de personal especializado. En los casos en que la
actividad se encuentre a nivel superficial se podr proceder [mediante
limpieza mecnica, en un espacio aislado, con un equipo mnimo y con
personal previamente instruido]

PASOS METODOLOGICOS
Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias
documentales concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.
Siguiendo la metodologa y recomendaciones que haga la unidad de
archivo de la entidad o quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para
dar cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo
en cuenta lo establecido en la Tabla de Retencin Documental. Todo
ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial mediante la entrega
fsica de la documentacin y su registro en el formato nico de inventario
documental.
Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que
segn la TRD deben transferirse.
Efecte el proceso de seleccin natural. Es decir, retire aquellos
documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o
publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos), formatos, hojas en

blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el

expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral
del expediente.
Ordenacin de tipos documentales. Los documentos se van colocando
uno atrs del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal
manera que el ltimo documento recibido sea el ltimo que contenga la
carpeta.
Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen
adecuado de folios.
Ordene los expedientes por aos y secuencialmente siguiendo el cdigo
y la cronologa en forma ascendente.
Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta
(n), segn la cantidad que vaya a transferir.
Registre los datos completos, en el Formato nico de Inventario
Documental, teniendo en cuenta que si un expediente est conformado por
varias carpetas, en la columna nmero de orden consignar solamente el
nmero que corresponda consecutivamente y en las columna notas, indicar
cuntas carpetas conforman el expediente.
Imprima en original y copia el Formato nico de Inventario Documental y
remita con memorando a la unidad de archivo junto con la documentacin
relacionada.
Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de
transferencias.
Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se har
oficial mediante la entrega fsica de la documentacin y su registro en
el formato nico de inventario documental regulado en el Acuerdo AGN 042
DE 2002 por el Archivo General de la Nacin.
Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario
de la unidad de Archivo, consigna en la solapa (vrtice superior izquierdo,
parte exterior de la carpeta desacidificada) los datos de ubicacin fsica de la
carpeta en el archivo

 La ubicacin de las carpetas en las cajas para archivo y estantera, se

har siguiendo los criterios para la organizacin del Archivo Central.

PROCEDIMIENTOS
PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION
Toda entidad, empresa u oficina transferente deber arreglar
documentacin siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin:

la

Limpieza de la documentacin
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de
ventilacin, iluminacin e higiene.
- El personal dedicado a esta tarea deber disponer de elementos de trabajo
apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
- Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que
comprende: aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora
debe estar dotada de una boquilla de succin protegida con tela suave, las
brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodn preferiblemente
blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes externas de los libros,
tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del
pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
Eliminacin de material metlico
Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe
efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de
documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin correspondiente.
- Eliminar el material metlico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de tipo fsico a la documentacin.
- Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede
cambiar el material metlico por elementos elaborados en material plstico o
con recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse
un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metlico y la
documentacin.

- Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de

cartulina blanca.
Identificacin del material afectado por biodeterioro.
- Si se detecta material afectado especialmente por agentes biolgicos como
hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la
unidad de conservacin con una marquilla de color rojo en un lugar visible.
Dicho material deber mantenerse bajo condiciones de depsito con buena
ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
- Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservacin
-caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
- Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de
desinfeccin del material afectado antes de incorporar dichos documentos a
su sitio de depsito.
Revisin y Foliacin
La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al
interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en
adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin
enmendaduras.
- La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta algn error en
ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
- Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn
doblados, se numerarn como un slo folio. Los impresos, insertos en la
unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben
numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del
inventario se registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero
total de pginas.
- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en
recto ni vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia.
Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni
foliarse.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comit de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse
segn lo estipulado en el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin que modifica la parte I del Acuerdo
07 de 1994.
Tablas de Retencin Documental debidamente avaladas por el Comit de
Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo
general de la nacin, cuando sea del caso.

POLTICA DE ARCHIVOS
El Archivo General de la Nacin
(AGN) se propone fortalecer y
actualizar
los
lineamientos
relativos tanto a la salvaguarda
del
patrimonio
documental
colombiano
como
a
la
modernizacin de los archivos
pblicos. Estos constituiran la
hoja de ruta de la entidad y se
enmarcan dentro del proceso de
socializacin y concertacin que
el Ministerio de Cultura, como
cabeza del sector, se ha trazado. Dentro de este plan se
pondrn, a discusin de los
colombianos, las polticas culturales para tomar las decisiones de manera
consensuada, con el fin de lograr el mayor impacto en la sociedad, fortalecer
los sentimientos de identidad y pertenencia, y generar orientaciones que
permitan a la administracin pblica lograr mayores ndices de eficacia y
transparencia.

POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

La poltica de gestin documental en el Estado Colombiano, acorde con el
artculo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de
directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual
claro para la gestin de la informacin fsica y electrnica, un conjunto de
estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte, una
metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin, acceso
y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de
creacin, un programa de gestin de informacin y documentos, una
adecuada articulacin y coordinacin entre las reas de tecnologa, la oficina
de Archivo, las oficinas de planeacin y los productores de la informacin.
Esta poltica debe estar ajustada a la normativa que regula la entidad,
alineada con el plan estratgico, el plan de accin y el plan institucional de
archivos PINAR y deber estar documentada e informada a todo nivel de la
entidad.
En esta seccin se examinan las variadas formas cmo se puede analizar la
informacin recogida. Se describen, adems, los diferentes modos de
presentar los resultados a los usuarios de la informacin. Los beneficiarios
juegan el rol principal en el anlisis de la informacin y en la determinacin
del mtodo adecuado para transmitir los resultados y discutirlos con otros.
Algunas de las herramientas del DSEP que sirven para recoger informacin
tienen incorporadas las funciones de anlisis y retroinformacin, mientras
que la informacin recogida mediante otras herramientas deber compilarse
o analizarse de alguna manera.

EXPRESIN ORAL:
Un nuevo seminario- taller dirigido a cantantes, actores, presentadores,
conferencistas y otras personas cuya herramienta de trabajo sea la voz, se
dictar el mes prximo en Estudio XXI.
La conferencista Piedad Castillo Contreras, fonoaudiloga con
especializacin en tcnica vocal, asegura que con una adecuada relajacin y

respiracin, se pueden lograr un tono, intensidad y timbre vocal que permiten

mantener cautivo un auditorio. El taller incluye diversas tcnicas para
lograrlo.
MANEJO DEL AUDITORIO
Expresin Oral y Manejo de Escenario
1. Volumen y fuerza de voz: refiere a los distintos matices que el expositor da
a la voz durante la presentacin.
2. Control de ansiedad: el expositor muestra seguridad cuando habla. No hay
Tartamudeo.
3. Diccin: el expositor usa y pronuncia correcta y adecuadamente las
palabras.
4. Correccin gramatical: el expositor usa correctamente las normas
lingsticas.
Construye oraciones completas y con significado. Es claro el uso de los dos
principios de concordancia (sustantivo y adjetivo (gnero y nmero) y sujeto
y verbo (nmero y persona))
5. Uso de figuras retricas: el expositor usa nuevas formas de expresin para
nuevas, posibilidades de significado a travs del lenguaje (metforas,
smiles, hiprbole, irona, etc.)
6. Aptitud verbal: refiere a la capacidad del expositor para razonar con
contenidos, verbales, estableciendo entre ellos principios de clasificacin,
ordenacin, relacin y significados.
7. Uso apropiado de la expresin corporal en el escenario (postura gestos):
el expositor utiliza el lenguaje corporal en funcin de lo que quiere expresar
en relacin con el lenguaje verbal. 8. Uso de frmulas de cortesa: el
expositor saluda amistosamente y es afable en el trato con los debatientes;
reconoce los mritos de los otros, presta la debida atencin a los
compaeros durante las exposiciones.

9. Manejo adecuado del auditorio (contacto visual, distancias): el expositor

establece las distancias y la apropiacin del espacio en relacin con el
auditorio y el grupo opositor.

TRABAJO EN EQUIPO

De por s la palabra "equipo" implica la inclusin de ms de una persona, lo

que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de
todos sus miembros, sin excepcin. Es como un juego de ftbol: todos los
miembros del equipo deben colaborar y estar en la misma sintona para
poder ganar. El futbolista no debe jugar por s solo, tiene que tomar en
cuenta el hecho de que forma parte de un equipo. Solemos pensar que el
trabajo en equipo slo incluye la reunin de un grupo de personas, sin
embargo,
significa
mucho
ms
que
eso.
Trabajar en equipo implica compromiso, no es slo la estrategia y el
procedimiento que la empresa lleva a cabo para alcanzar metas comunes.
Tambin es necesario que exista liderazgo, armona, responsabilidad,
creatividad, voluntad, organizacin y cooperacin entre cada uno de los
miembros. Este grupo debe estar supervisado por un lder, el cual debe
coordinar las tareas y hacer que sus integrantes cumplan con ciertas reglas.

POR QU TRABAJAR EN EQUIPO?

El xito de las empresas depende, en gran medida, de la compenetracin,

comunicacin y compromiso que pueda existir entre sus empleados. Cuando
stos trabajan en equipo, las actividades fluyen de manera ms rpida y

eficiente. Sin embargo, no es fcil que los miembros de un mismo grupo se

entiendan entre s con el objeto de llegar a una conclusin final.
Cada uno de nosotros piensa diferente al otro y, a veces, creemos que
"nuestra opinin" impera sobre la de nuestro compaero, sin embargo cmo
podemos llegar a un equilibrio? Precisamente all es que est la clave del
xito, en saber cmo desenvolvernos con un grupo de personas cuyas
habilidades, formas de pensar y disposicin para trabajar.
QU ES UN EQUIPO DE TRABAJO?
No debemos confundir "trabajar en equipo" con "equipo de trabajo". Son dos
conceptos que van de la mano, pero que poseen diferentes significados. El
equipo de trabajo implica el grupo humano en s, cuyas habilidades y

destrezas permitirn alcanzar el objetivo final. Sus integrantes deben estar

bien organizados, tener una mentalidad abierta y dinmica alineada con la
misin y visin de la empresa donde realizamos nuestro trabajo.

El miembro del equipo de trabajo debe producir para obtener mejores

resultados, centrarse en los procesos para alcanzar metas, integrarse con
sus compaeros, ser creativo a la hora de solucionar problemas, ser
tolerante con los dems, tomar en cuenta a sus colegas y aceptar sus
diferencias, obviar aquellas discusiones que dividan al grupo y ser eficiente.
FRACASOS DEL TRABAJO EN EQUIPO?

No existe un clima agradable de trabajo

Se planifica incorrectamente
Existe negatividad y egosmo en el grupo
Los miembros estn desmotivados y no son perseverantes
Los involucrados no se sienten parte del grupo
No se da la confianza mutua
Los objetivos a cumplir no estn claros

LAS 10 NORMAS
INDUSTRIAL

MS

IMPORTANTES

SOBRE

SEGURIDAD

1.- Condiciones de seguridad para la prevencin y proteccin contra

incendios.
Esta norma establece las condiciones de seguridad para la prevencin contra
incendios. Se aplica en aquellos lugares donde las mercancas, materias
primas, productos o subproductos que se manejan en los procesos,
operaciones y actividades que impliquen riesgos de incendio.
2.- Sistemas de proteccin y dispositivos de seguridad en maquinaria,
equipos y accesorios.
Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra
los riesgos de trabajo. Se aplica dnde por la naturaleza de los procesos se

emplee maquinaria, equipo y accesorios para la transmisin de energa

mecnica.
3.- Condiciones de seguridad para el almacenamiento, transporte y
manejo de sustancias inflamables y combustibles.
Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra
riesgos de trabajo e incendio. Se aplica donde se almacenen, transporten o
manejen sustancias inflamables y combustibles.

4.- Seguridad e Higiene para el almacenamiento, transporte y manejo de

sustancias corrosivas. Irritantes y txicas.
Su objetivo es prevenir y proteger a los trabajadores contra los riesgos de
quemaduras, irritaciones o intoxicaciones. Se aplica donde se almacenen,
trasporten o manejen sustancias corrosivas, irritantes o txicas.
5.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan,
almacenen o manejen sustancias qumicas capaces de generar
contaminacin en el medio ambiente laboral.
Su objetivo es prevenir y proteger la salud de los trabajadores y mejorar las
condiciones de seguridad e higiene donde se produzcan, almacenen o
manejen sustancias qumicas que por sus propiedades, niveles de
concentracin y tiempo de accin sean capaces de contaminar el medio
ambiente laboral y alterar la salud de los trabajadores, as como los niveles
mximos permisibles de concentracin de dichas sustancias.

6.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan,

usen, manejen, almacenen o transporten fuentes generadoras o
emisoras de radiaciones ionizantes.
Su objetivo es implantar las medidas preventivas y de control a fin de que los
trabajadores expuestos a radiaciones ionizantes, no reciban por este motivo
dosis que rebasen los lmites establecidos en la presente norma. Se aplica
donde se produzcan, usen, manejen, almacene o transporten fuentes
generadoras o emisoras de radiaciones ionizantes.

7.- Proteccin personal para los trabajadores en los centros de trabajo.

El objetivo de esta norma es establecer los requerimientos de la seleccin y
uso del equipo de proteccin personal para proteger al trabajador de los
agentes del medio ambiente de trabajo que puedan alterar su salud y vida.
Se aplica en todos los centros de trabajo como medida de control personal
en aquellas actividades laborales que por su naturaleza, los trabajadores
estn expuestos a riesgos especficos.
8.- Condiciones de seguridad en donde la electricidad esttica
represente un riesgo.
Su objetivo es establecer las medidas de seguridad para evitar los riesgos
que se derivan por generacin de la electricidad esttica. Se aplica en los
centros de trabajo donde por la naturaleza de los procedimientos se empleen
materiales, sustancias y equipo capaz de almacenar cargas elctricas
estticas.
9.- Seales y avisos de seguridad e higiene.
Establece el cdigo para elaborar seales y avisos de seguridad e higiene;
as como las caractersticas y especificaciones que stas deben cumplir. Las
seales y avisos de seguridad e higiene que deben emplearse en los centros
de trabajo, de acuerdo con los casos que establece el Reglamento General
de Seguridad e Higiene en el Trabajo, y no es aplicables a seales o avisos
con iluminacin propia. Por lo tanto se aplica en todos los centros de trabajo.

10.- Medicamentos, materiales de curacin y personal que presta los

primeros auxilios.
Establece las condiciones para brindarlos primeros auxilios oportunos y
eficazmente. Se aplica en todos los centros de trabajo, para organizar y
prestar los primeros auxilios.
NORMAS Y PROCESOS DE SALUD OCUPACIONAL
Salud Ocupacional

Es el conjunto de ciencias y tcnicas para analizar y evaluar las condiciones

de trabajo y salud en una institucin y determinar en qu grado positivo o
negativo afectan la salud del trabajador para que mejorndolas se obtengan
condiciones de trabajo cercanas al ideal de desarrollo personal y social al
que todos los trabajadores tenemos derecho.
Medidas y acciones dirigidas a obtener, preservar, mejorar y recuperar la
salud de las personas en su vida de trabajo, individual y colectivamente.
Sistema General de Riesgos Profesionales.
Segn el artculo 1 del decreto 1295 de 1994, es el conjunto de entidades
pblicas y privadas, normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger
y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los
accidentes que puedan ocurrirles con ocasin o como consecuencia del
trabajo que desarrollan.
La Ley 100 de 1993 y ste Decreto evitan hablar de la Salud Ocupacional y
definen los tres campos de la seguridad social: Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales.
MICROORGANISMOS.
Bacterias: unicelulares, visibles al microscopio, forman colonias y se dividen
en cocos, bacilos y espirilos, un ejemplo es el Mycobacterium tuberculosis
que
puede
producir
la
TBC
como
enfermedad
profesional.
Hongos: Organismos complejos que causan diversas enfermedades en el
hombre, como el Sporotrix schenkii en jardineros.

Protozoarios: Son microorganismos

multicelulares como el Plasmodio que
causa el paludismo a los trabajadores de zonas endmicas.
PELIGROSIDAD
Los microorganismos y agentes infecciosos se han clasificado por su
peligrosidad en trminos de Bioseguridad as:
CLASE 1: SU

PELIGRO ES MNIMO .

Clase 2: Peligro potencial leve, causan enfermedades con grados variables

de gravedad y no requieren dispositivos especiales para su manipulacin.
Clase 3: Requieren equipo especial como cmaras y reas especficas
donde se mantienen y manipulan estos agentes.

MEDIDAS DE INTERVENCIN EN SALUD OCUPACIONAL.

El ms importante es el Receptor:

Trabajadores a quienes van dirigidas todas las medidas de educacin,

promocin de la salud y prevencin de la enfermedad para obtener estilos de
vida y trabajo saludables mediante el autocuidado.
Las acciones sobre la fuente estn orientadas a disminuir o en lo posible,
eliminar las causas que generan las condiciones de riesgo:
Paciente, animal o planta.
Otras acciones se llevan a cabo sobre el medio en el que se realiza el
proceso de trabajo.
ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL.
Existen puestos de trabajo en los que a pesar de la educacin se debe
complementar con la utilizacin de EPP.
El trabajador debe recibir informacin sobre:
Cundo utilizar el equipo de proteccin personal.
Cmo utilizarlo.
Qu tipo de proteccin es la ms adecuada.
Cmo mantener el equipo en buenas condiciones.
La utilizacin de elementos de proteccin personal (EPP) jams reemplaza la
prevencin de accidentes de trabajo mediante procesos de educacin y
promocin de la salud que lleven al autocuidado y a adoptar estilos de vida y
trabajo saludables.
Elementos de proteccin personal (EPP)
Como lder de seguridad y salud en el trabajo, usted debe conocer los
diferentes elementos de proteccin personal, identificar las condiciones en
las cuales se requiere su uso, mantenerlos de manera correcta y ayudar a
sus compaeros a concientizarse de la importancia de estos.
Los Elementos de Proteccin Personal tienen como funcin principal
proteger diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga
contacto directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesin o
enfermedad.
Los Elementos de Proteccin Personal no evitan el accidente o el contacto
con elementos agresivos pero ayudan a que la lesin sea menos grave.

Algunos de los principales Elementos de Proteccin Personal se presentan a

continuacin:

PARA LA CABEZA
Casco de seguridad: Cuando
se exponga a riesgos elctricos
y golpes.
Gorro o cofia: Cuando se
exponga a humedad o a
bacterias.
PARA LOS OJOS Y LA CARA
Gafas de seguridad: Cuando se
exponga
a
proyeccin
de
partculas
en
oficios
como
carpintera o talla de madera.
Mono gafas de seguridad: Cuando tenga exposicin a salpicaduras de
productos qumicos o ante la presencia de gases, vapores y humos.

 Careta de seguridad: Utilcela en

trabajos que requieran la proteccin
de la cara completa como el uso de
pulidora, sierra circular o cuando se
manejen qumicos en grandes
cantidades
Careta o gafas para soldadura
con filtro ocular: Para proteccin
contra chispas, partculas en
proyeccin
y
radiaciones
del
proceso
de
soldadura.

PARA
EL
RESPIRATORIO

APARATO

Mascarilla desechable: Cuando

est en ambientes donde hay partculas suspendidas en el aire tales como el
polvo de algodn o cemento y otras partculas derivadas del pulido de piezas
Respirador purificante (con material filtrante o cartuchos): Cuando en
su ambiente tenga gases, vapores, humos y neblinas. Solicite cambio de
filtro cuando sienta olores penetrantes de gases y vapores
Respiradores auto contenidos: Cuando exista peligro inminente para la
vida por falta de oxgeno, como en la limpieza de tanques o el manejo de
emergencias por derrames qumicos.

PARA LAS MANOS

 Guantes
de
plstico
desechables:
Protegen
contra irritantes suaves.
Guantes de material de
aluminio: Se utilizan para
manipular objetos calientes.
Guantes
Aslan al
contactos
peligrosas.

dielctricos:
trabajador de
con
energas

Botas
plsticas:
Cuando
trabaja
con
qumicos
Botas de seguridad con puntera de acero: Cuando manipule cargas y
cuando est en contacto con objetos corto punzantes.
Zapatos con suela antideslizante: Cuando este expuesto a humedad en
actividades de aseo
Botas de seguridad dielctricas: Cuando est cerca de cables o
conexiones elctricas.
PARA TRABAJO EN ALTURAS: Para realizar trabajos a una altura mayor
de 1.8 metros sobre el nivel del piso use arns de seguridad completo.
Antes de realizar algn trabajo en altura, todos los Elementos de Proteccin
Personal deben ser inspeccionados. Cada equipo deber tener una hoja de
vida en la cual se registren los datos de cada inspeccin. Bajo ninguna
circunstancia debe permitirse el uso de algn equipo defectuoso.
RIESGO OCUPACIONAL (CONCEPTO)

Amenaza potencial a la salud del trabajador, proveniente de una desarmona

entre el trabajador, la actividad y las condiciones inmediatas de trabajo que
pueden materializarse y actualizarse en daos ocupacionales.

TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS

Las transferencias electrnicas permiten al cliente de un banco hacer pagos
o enviar fondos desde su cuenta a una cuenta en otro banco. Con ellas usted
puede efectuar las siguientes operaciones:
Pagar la cuenta de una tarjeta de crdito.
Pagar una obligacin a un acreedor en su cuenta bancaria.
Pagar a los proveedores de su empresa en cuentas en distintos bancos.
Pagar los sueldos de sus empleados en las cuentas bancarias que ellos
designen.
Depositar dinero en cuentas bancarias de sus familiares en los distintos
bancos.

Al utilizar transferencias electrnicas usted evita exponerse a riesgos de

robo, asalto o prdida de recursos y adems ahorra tiempo y dinero. Con las
transferencias usted ya no tiene que hacer cola en su banco para retirar
dinero, llevarlo a otro banco y hacer cola nuevamente para depositarlo en la
cuenta del beneficiario.
Las transferencias electrnicas son seguras, rpidas y fciles de usar y estn
disponibles a los clientes bancarios. Sirven para hacer pagos o transferir
fondos en nuevos soles o dlares, dentro de una misma plaza y a nivel
nacional.

Para hacer una transferencia electrnica slo necesita conocer el Cdigo de

Cuenta Interbancario (CCI) del beneficiario. Este cdigo lo brindan los
propios bancos a sus clientes en sus oficinas bancarias, por telfono o a
travs de su portal de Internet.
Al ordenar una transferencia usted puede elegir canalizarla por uno de los
siguientes sistemas de pagos: el Sistema de Liquidacin Bruta en Tiempo
Real (LBTR) o la Cmara de Compensacin Electrnica (CCE). Su eleccin
depender del monto de la transferencia y la rapidez que requiera para que
el beneficiario disponga de los fondos. Por el LBTR se canaliza
transferencias de alto valor y los fondos estn disponibles el mismo da en
que se ordenan. Por la CCE se canaliza transferencias de bajo valor y los
fondos estn disponibles el mismo da o, a ms tardar, el da siguiente de
ordenada la transferencia. Ver siguiente cuadro:
Montos y disponibilidad de fondos en las transferencias electrnicas
en cada sistema
CCE
Monto de la Mnimo
Transferencia
S/.
US$ 1

LBTR
Mximo

Mnimo

Mximo

1 S/. 310 000 S/. 5 000 Sin lmite en

US$ 60 000 US$ 2 000
ambas
monedas

Disponibilidad Los
fondos
estaran Los
fondos
estaran
de fondos
disponibles en la cuenta del disponibles en la cuenta del
beneficiario el mismo da beneficiario el mismo da
que se ordenaron las que se ordenaron las
transferencias, si stas se transferencias.
hacen
en
la
maana
(consultar el horario a su
banco), o al da siguiente, a
ms tardar, si se ingresan
por la tarde.
Ejemplo:

Si usted desea transferir S/. 3 000 a la cuenta de un beneficiario, deber

optar por una transferencia va CCE, debido al monto. Dependiendo del
banco, podr hacerlo por ventanilla, el portal de Internet o el cajero
automtico. Por ventanilla deber llenar un formulario con el nmero de su
cuenta, el monto a transferir y el CCI de la cuenta del beneficiario. Por
Internet o cajero automtico deber elegir la opcin transferencias ("a otros
bancos" o "interbancarias") e indicar el monto y el CCI. Si en vez de transferir
dinero quisiera pagar su tarjeta de crdito de otro banco, indique el nmero
de su tarjeta en lugar del CCI.
Luego, el banco confirmar su operacin, cobrndole la comisin que le
corresponde. Tambin existe una comisin que cobra el banco del
beneficiario, la que debe ser asumida por usted; pero en algunos casos, sta
no se cobra por acuerdo entre bancos.
Finalmente, su banco enviar electrnicamente la orden de transferencia
para su proceso en la CCE y los fondos sern depositados en la cuenta
indicada por usted.
Esquema de la transferencia electrnica de fondos.