COSTEO ABC - GESTIN ABM

Segn (Toro Lpez, 2010)

El Costeo ABC es una metodologa relativamente nueva que surge a principios
de la dcada de los 90 y consiste fundamentalmente en asignar costos a los
insumos necesarios para ejecutar todas las actividades de un proceso
productivo identificadas como las relevantes para obtener un determinado
objeto de costo y luego calcula el costo de estas actividades productivas
mediante mecanismos de absorcin del costo. Una actividad es un trabajo que
consume recursos de una organizacin, y es generalmente una parte
integrante de un proceso compuesto de varias tareas cumpliendo un objetivo;
las actividades se expresan mediante verbos o expresiones que signifiquen
accin.
Durante el desarrollo de este mtodo de costeo, es recomendable tener
siempre presente estos dos conceptos:
Costos Directos: Mano de obra directa, materia prima y materiales directos,
costos directos de produccin, etc.
Costos Indirectos: Mano de obra de soporte general, servicios y facilidades
comunes a todo el proceso productivo o proyecto, apoyo administrativo, etc.
La forma de asignar costos a las actividades se explica entonces grficamente
as:
Costo de recursos
Asignacin de la Base
Actividades
Bases unitarias y no unitarias
Objetos de Costo

Los objetivos planteados por (Toro Lpez, 2010) en la metodologa ABC son los
siguientes:

Identificar el (o los) productos(s), lneas de producto/servicio(s) o

resultado(s) final(es) de procesos de produccin respectivo, su marco de

tiempo y las tareas necesarias para su realizacin.

Calcular el costo de las tareas o actividades necesarias para la

consecucin de cada objeto de costo.

Seleccionar una base para la asignacin de cada uno de los costos, por
cada una de las actividades detalladas en el objetivo anterior, teniendo
en cuenta el principio de causa-efecto; estos sern los factores que

determinarn el valor de los costos.

Con base en tarifas unitarias especficas de cada uno de los factores
agrupados homogneamente y que generan los costos, se calculan y
asignan los costos a los diversos objetos de costo.

Segn (Kaplan & Cooper, 1999)

Qu es ABC?
El ABC "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades" se desarroll
como herramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la
mayora de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos
tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de
valoracin de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad,
verificabilidad

materialidad"),

para

incidencias

externas

tales

como

acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen

muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestin
interna.
En definitiva, Qu es y qu objetivos persigue el ABC/M ?
Se podra afirmar que es un sistema de gestin "integral" que nos permite
conocer el flujo de las actividades realizadas en la organizacin que estn
consumiendo los recursos disponibles y por lo tanto incorporando o imputando
costos a los procesos.

Las caractersticas que definen este sistema son:

1. Es un sistema de gestin "integral", donde se puede obtener informacin
de medidas financieras y no financieras que permiten una gestin ptima
de la estructura de costos.
2. Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda
evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su
incorporacin al proceso, con una visin de conjunto.
3. Proporciona herramientas de valoracin objetivas de imputacin de
costos.
Segn (Galn Morera, 2005)
El costeo ABC es otro de los mtodos utilizados para el anlisis de costos en
una empresa, de carcter privado o pblico, de produccin de bienes o de
servicios. Es un mtodo estratgico y no es un sistema contable. Es un mtodo
de anlisis y no alternativo frente a los dems mtodos. Es una herramienta
estratgica, no sistema de costos. Es un enfoque a la actividad como objeto de
costos y no del volumen de produccin. Es diferente a los dems mtodos
porque:

Cuantifica el costo y el desempeo de la actividad.

Cuantifica los recursos y los objetos del costo.
Asigna los costos indirectos en forma ms acertada y equitativa.
Asigna los costos a la actividad que los consume.
Se basa en la relacin casual existente entre: recursos actividades
servicios.

Objetivos del Costeo ABC

Gestionar lo que se hace, ms que lo que se gasta.

Satisfacer las necesidades del usuario, por cuanto ellos son los que

determinan las actividades a realizar.

Analizar las actividades como partes integrantes del proyecto y no

aisladas.
Eliminar las actividades que no generan valor agregado a la empresa o
al usuario y no mejorar aquellas que no lo requieren.

Comprometer a todos los participantes en el desarrollo de las

actividades, a mejorar la informacin para racionalizar costos, cambiar
procesos, eliminar servicios y desarrollar otras tareas ms importantes.

Implantacin del Mtodo de Costos ABC

Existen dos formas:
Por Descomposicin de los costos: se parte de la identificacin de las cuentas
en la contabilidad donde estn registrados los gastos y costos. Luego se busca
el origen de los costos asi: primero de los recursos a los grupos homogneos
de actividades y segundo, de los grupos a los servicios.
Por Modelacin de Procesos: se parte de la identificacin de las actividades
requeridas para prestar el servicio; seguidamente se determinan los recursos
utilizados en cada actividad y su respectiva proporcin.
La modelacin exige una clara comprensin de las caractersticas relacionadas
con las tres variables principales: recursos, actividades y objetos del costo.
Segn (Duque & Osorio, 2003)
Sistema de costeo basado en actividades aplicado al sector salud
El presente trabajo describe de forma general las diferentes etapas que
componen la implementacin de un sistema de costos para entidades
prestadoras de servicios de salud. La metodologa empleada es el Costeo
Basado en Actividades, aunque dentro de la construccin del mismo, se utilizan
algunas herramientas del costeo por protocoles. Esta metodologa ha sido
aplicada a hospitales de primer y segundo nivel en la ciudad de Medelln.
Costeo basado en actividades
El ABC es una metodologa que surge con la finalidad de mejorar la asignacin
de recursos a cualquier objeto de costo (producto, servicio, cliente, mercado,
dependencia, proveedor, etc.), y tiene como objetivo medir el desempeo de
las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada asignacin de
costos a los productos o servicios a travs del consumo de las actividades; Io
cual permite mayor exactitud en la asignacin de los costos y permite la visin

de la empresa por actividad. El ABC pone de manifiesto la necesidad de

gestionar las actividades, en lugar de gestionar los costos.
Este diseo permite mayor exactitud en la asignacin de los costos y permite la
visin de la empresa por actividad. El ABC pone de manifiesto la necesidad de
gestionar las actividades, en lugar de gestionar los costos. Los componentes
bsicos del sistema de costeo basado en actividades son los siguientes:
Recursos: son todos los elementos econmicos que se requieren para poder
ejecutar las actividades de la empresa. Se clasifican en dos categoras: Costos
y Gastos agrupados teniendo en cuenta el segmenta de la organizacin que los
consume y se encuentran bsicamente en el sistema contable. Ejemplo:
sueldos y salaries, prestaciones sociales, horas extras, seguridad social,
aportes parafiscales se agrupan en un recurso denominado gastos de personal,
depreciacin de maquinaria, mantenimiento maquinaria, plizas de las
mquinas se agrupan en un recurso que se puede denominar Maquinaria,
materia prima, fletes, bodegaje se agrupan en el recurso denominado Materia
Prima, entre otros.
Actividades: es el conjunto de tareas elementales que son realizadas por los
miembros de la organizacin en forma secuencial y lgica, y en cuya ejecucin
se consumen recursos. Las actividades pueden clasificarse en operativas o de
apoyo de acuerdo con el segmente de la organizacin que las lleve a cabo.
Procesos: son un conjunto de actividades que consumen recursos, los
transforman y entregan un producto final. Los procesos se pueden clasificar de
igual forma que las actividades, en procesos operativos y procesos de apoyo.
Objetos de costo: son un conjunto de procesos que constituyen un producto o
servicio final por el cual se obtienen ingresos. Tambin puede considerarse
objeto de costo: el trabajo, proyecto, orden de fabricacin, actividad, proceso,
servicio, producto, cliente o mercado que se desea costear y representan las
entidades que en ltimas consumen recursos.
Direccionador: son todos aquellos criterios o bases de asignacin que se
toman como referencia para realizar una asignacin objetiva de los recursos

hacia los diferentes niveles que se desean costear. Se debern definir tantos
niveles de direccionadores como niveles tenga el sistema de costos.
Para implementar el sistema de costos, debern seguirse una serie de etapas,
cada una de las cuales es fundamental en el xito del proyecto. A continuacin
se enumerarn y seguidamente se describirn los aspectos ms importantes
que contempla cada una:
1. Definicin del alcance del sistema
2. Levantamiento de procesos y actividades
3. Anlisis del sistema financiero
4. Construccin del modelo esquemtico
5. Identificacin y captura de recursos
6. Determinacin de direccionadores
7. Tabulacin de la informacin
8. Implementacin y seguimiento
Etapa 1 Definicin del alcance del sistema: En esta etapa deber definirse si
el sistema de costos se implantar para todas las actividades de la entidad o si
slo se costear un segmenta de la misma. As mismo deben realizarse
capacitaciones con todo el personal involucrado en el proyecto y deben
detectarse cuales son las expectativas que tiene la direccin de la entidad
sobre los resultados finales del modele a implementar de modo que no se
generen falsas expectativas que luego no se cumplan.
Etapa 2 Levantamiento de informacin sobre procesos y actividades: En
esta etapa se deben determinar que procesos de apoyo y operativos se
realizan en la entidad y una vez se tengan definidos, se proceder a identificar
cada una de las actividades realizadas en ellos. Esta fase debe generar como
producto final un diccionario de actividades y procesos clasificadas por
procesos.

Etapa 3 Anlisis del sistema financiero: Se debe analizar detalladamente la

estructura del Sistema Contable en Io relacionado con las cuentas de costos y
gastos, para recomendar los cambios que sean necesarios. Estas cambios
incluyen la creacin de nuevas cuentas y centras de costos.
Fase 4 Construccin del modelo esquemtico: Una vez recorridas las
etapas anteriores se cuenta con Ia suficiente informacin para preparar un
mapa de costos en el cual se muestre de manera esquemtica el ciclo del ABC
desde los recursos hasta la determinacin de los costos para cada objeto del
costo definido, as mismo se busca identificar los diferentes niveles que
componen el modelo.
Nivel 5 Procesos: los procesos como se defini anteriormente son el conjunto
de actividades similares y los cuales pueden clasificarse en dos grandes
categoras:
Procesos de apoyo: son aquellos que agrupan actividades administrativas y de
apoyo asistencial, ejemplos de procesos de apoyo son:
* Gestin financiera
* Gestin humana
* Planeacin
* Jurdico
* Logstico
* Facturacin
Procesos operatives: son aquellos que agrupan actividades asistenciales, en el
rea de la salud y de acuerdo con la regulatin existente

Fase 6 Determinacin de direccionadores: Dentro del modelo de costos, se

establecieron 3 niveles de direccionadores bsicos, los cuales se explicarn a
continuacin:

Direccionadores de primer nivel: Una vez agrupados todos aquellos recursos

compartidos en el centro de costo especial, este se encarga de asignarlo a los
centres de costos finales con una base de asignacin definida para cada uno
de ellos.
Direccionadores de segundo nivel: son aquellos que se utilizan para asignar
los recursos ubicados en centras de costos finales a las actividades tanto
administrativas, de apoyo asistencial y asistenciales.
Direccionadores de tercer nivel: son aquellos que se utilizan para asignar los
procesos de apoyo a las actividades asistenciales. Esta distribucin se realiza
debido a que las actividades asistenciales son el nivel ms importante de
informacin dentro del sistema de costos, ya que cada una de ellas tiene una
tarifa asignada y se hace de suma importancia conocer tanto los costos como
los gastos que le corresponden.
Fase 7 Tabulacin de la informacin: Toda la informacin recogida por el
sistema de costos debe tabularse e ingresarse a una aplicacin computacional
especfica para el clculo de los costos, ya que es una gran cantidad de
informacin que obligatoriamente requiere la utilizacin de esta herramienta.
Fase 8: Implementacin y seguimiento: La ltima fase en la implementacin
del sistema de costos la constituye la generacin de informes para los
diferentes usuarios dentro de la institucin y el establecimiento de indicadores
de gestin que permitan medir el cumplimiento de las metas trazadas. Esta es
una de las etapas ms importantes porque es aqu donde se evala el
desempeo de las actividades que integran la operacin del negocio y los
recursos empleados para su ejecucin.

Segn (Gmez & Duque, 2005)

Costo ABC en las Empresas

La metodologa de Costeo Basado en Actividades, surge como una

herramienta que permite distribuir de manera ms precisa los costos, nunca
exacta, pues esta condicin slo se puede dar para una empresa que maneje
un nico producto, ya que siempre que exista la necesidad de distribuir algn
costo se presentarn desviaciones. Sin embargo, dicha metodologa contempla
como elemento importante la clasificacin y procesamiento de todos los
recursos (independiente de si son costos o gastos) para el establecimiento del
costo, pero con fundamento en las actividades, es decir, cules de estos
recursos son necesarios para desarrollar las actividades, y como los productos
o servicios las requieren realmente, con esto se obtiene mayor confiabilidad en
el costo final.
Antes de proceder con la aplicacin de la metodologa, es importante definir
cada una de las fases que componen la implantacin de un sistema de costeo
basado en actividades, realizando una descripcin general de cada una de
ellas.
* Fase 1: Planeacin e iniciacin del proyecto: tiene como objetivo fundamental
conocer la empresa y realizar una planeacin adecuada del trabajo. La
planeacin incluye un cronograma detallado con tiempos, recursos y
responsables y la definicin del personal de la empresa que har parte del
proyecto.
* Fase 2: Sensibilizacin y capacitacin: en esta fase se crea la cultura de
costos a todo nivel dentro de la empresa con el objetivo de que los funcionarios
reconozcan los costos como uno de los caminos para lograr la eficiencia. La
sensibilizacin involucra a todos los empleados que de una u otra manera se
relacionan con el sistema de costos, mientras que la capacitacin va dirigida a
los funcionarios directamente relacionados con el sistema.
* Fase 3: Determinacin de los objetos de costo: los objetos de costo
representan los productos o servicios en los cuales se fundamenta la razn de
ser de la empresa y son el punto de partida de todo sistema de costos. En esta
fase se debe hacer un recorrido por toda la organizacin recogiendo las
expectativas que se tienen sobre la informacin que debe generar el sistema
de costos y se debe socializar el listado final de los mismos.

* Fase 4: Anlisis y diagnstico de los sistemas de informacin: En esta etapa

se hace anlisis de los diferentes sistemas de informacin que tiene la empresa
y que alimentarn al modelo de costos tanto con informacin financiera como
con informacin estadstica. Del anlisis se obtiene un diagnstico en el cual,
de ser necesario, se propondrn cambios en el manejo de la informacin.
* Fase 5: Levantamiento del diccionario de actividades: El diccionario de
actividades identifica la relacin entre funciones, procesos y actividades y
describe la estructura del costo en trminos del consumo de actividad. En el
diccionario de actividades se identifican las diferentes actividades tanto
operativas como administrativas o de apoyo que se realizan en la empresa
para el desarrollo de su objeto social y/o para su normal funcionamiento. Se
pretende la mayor objetividad en la determinacin del diccionario de las
actividades.
* Fase 6: Determinacin de los recursos: En esta fase se identifican los
elementos econmicos que son aplicados o utilizados en la ejecucin de las
actividades. Es necesario recorrer aquellas dependencias encargadas de la
administracin y control de estos recursos.
* Fase 7: Diseo y construccin del modelo de costos: Consiste en configurar el
modelo ABC con la informacin y los resultados obtenidos en las pasos
anteriores, garantizando que todos los recursos sean asignados a las
actividades y stas a su vez a los objetos de costo.
* Fase 8: Definicin de direccionadores a todo nivel: En este paso se
determinan los direccionadores o conductores de costos ms adecuados en
cada uno de los niveles de distribucin que permitan realizar asignaciones
objetivas y razonables de los recursos, identificando los responsables de su
reporte, la metodologa para recolectar la informacin y la periodicidad en la
cual deben calcularse.
* Fase 9: Implantacin del sistema de costos: El aplicativo en el cual se
procesa la informacin de costos y se generan los informes que apoyan las
decisiones de la empresa, es uno de los insumos fondamentales para
garantizar el xito del proyecto. En esta fase se debe llevar a cabo la

alimentacin de la aplicacin con el modelo de costos diseado, realizar las

pruebas de escritorio que garanticen la idoneidad de los resultados y generar
los informes de costos. As mismo, se debe estructurar una dependencia que
sea la encargada de la implantacin del modelo y que permita la adecuada
gestin estratgica de los mismos.
* Fase 10: Anlisis de Costos: una vez se procesen los datos del modelo, el
rea de costos debe emitir peridicamente los informes necesarios para que
cada dependencia evale sus costos y programe reuniones de discusin de los
mismos, para que haya retroalimentacin y cada da el sistema sea ms
eficiente en resultados.
* Fase 11: Documentacin y entrega del sistema: el modelo de costos diseado
y su montaje en la aplicacin, debe ser debidamente documentado a travs de
la construccin de manuales de usuario que le permitan a la persona
encargada

de

administrarlo,

la

consulta

permanente

de

la

filosofa

implementada y la metodologa empleada.

El ABC como un factor en el rendimiento
(Marques, 2012) El sistema ABC surgi en los aos ochenta debido a la
creciente falta de 1870 y 1920. En esa poca, las industrias eran intensivas en
trabajo, no haba ningn tipo de automatizacin, la variedad de los productos
era reducida y los costos directos e indirectos (overheads) de las empresas
eran generalmente muy bajos comparados con los de hoy. Sin embargo, a
partir de 1960 y particularmente desde 1980, todo cambi rpidamente. Por
estas y otras razones, la contabilidad de costos tradicional pas a ser
considerada el "enemigo nmero uno de la produccin" y se levantaron dudas
sobre si se trataba de "un activo o de una responsabilidad".
El sistema ABC es una metodologa que mide el costo y el rendimiento de las
actividades, de los recursos y de los objetos de costo. El mtodo ABC es un
proceso de reparticin de costos indirectos dividido en dos etapas: en la
primera, los recursos son consumidos por las actividades y en la segunda, los
objetos de costo (productos, clientes, mercados, etc.) consumen las
actividades.

El ABC no es solamente un mtodo de clculo del costo de produccin, sino

tambin un mtodo de control de gestin. Este provee informacin contable til
y fundamental para reflejar el posicionamiento competitivo de la empresa. Lo
importante ahora es saber si el sistema ABC supera estas cuestiones y la
respuesta es s. Ms an, el ABC fue considerado como una de las
innovaciones ms importantes de la gestin en los ltimos cien aos.
Entonces, cul es realmente la diferencia entre el sistema ABC y el mtodo
tradicional de contabilidad de costos? A pesar de la enorme diferencia en el
rendimiento, hay apenas tres diferencias importantes, segn el anterior autor.

En la contabilidad de costos tradicional, se supone que los objetos de

costo consumen recursos, mientras que en ABC, se supone que esos
objetos de costo consumen actividades.

La contabilidad de costos tradicional utiliza principalmente bases de

afectacin relacionadas con el volumen, mientras el ABC usa inductores
en varios niveles.

La contabilidad de costos tradicional es una estructura orientada, en

tanto que el sistema ABC es un proceso orientado.