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Manual de usuario
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INDICE
1. UTILIDADES
Clientes .............................................................................................
Proveedores .......................................................................................
Empleados / Comerciales ..................................................................
Bancos ...............................................................................................
Agendas: Telefnica y Trabajo ..........................................................
Empresa ............................................................................................
Seleccin Empresas ..........................................................................
Sucursales Empresas ........................................................................
Flotas de vehculos de empres .................................................
Envo de SMS ...................................................................................
3. ARTICULOS
Artculos .............................................................................................
Familias / Subfamilias.........................................................................
Almacenes .........................................................................................
Atributos ............................................................................................
Regularizacin Stock .........................................................................
Ajuste de precios ...............................................................................
Marcas ...............................................................................................
Ofertas ...............................................................................................
Inventario............................................................................................
Fabricacin.........................................................................................
4. TABLAS
Motivos baja clientes ...........................................................................
Tipos de cliente ...................................................................................
Tipo de contrato ..................................................................................
Zonas clientes .....................................................................................
Asuntos tareas ....................................................................................
Clasificacin Agenda ...........................................................................
Comisiones Comerciales......................................................................
Conceptos Bancarios ...........................................................................
Divisas..................................................................................................
Formas de pago...................................................................................
Impuestos.............................................................................................
Movimientos Cobros / Pagos................................................................
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Pases...................................................................................................
Tipos Descuentos.................................................................................
Tipos de facturacin..............................................................................
Transportistas.......................................................................................
5. VENTAS
Presupuestos / Pedidos.....................................................................
Albaranes..........................................................................................
Facturas directas...............................................................................
Facturacin de albaranes..................................................................
Cobros...............................................................................................
6. COMPRAS
Pedidos................................................................................................
Entradas Stock ...................................................................................
Facturas...............................................................................................
Pagos..................................................................................................
8. TPV
Tickets.............................................................................................
Cierres.............................................................................................
Cajas................................................................................................
Borrado masivo................................................................................
Tipo movimientos.............................................................................
9. LISTADOS ..................................................................................................
Clientes
Proveedores
Empleados
Bancos
Artculos
Familias
Regularizacin stock
Compras
Pedidos
Entradas Cabecera
Entradas Detalle
Facturas
Pagos
Ventas
Presupuestos / Pedidos
Albaranes
Facturas
Cobros
Estadsticas artculos
Estadsticas mensuales (ventas / compras)
T.P.V
Tareas
Obras
7. OBRAS
Obras ...............................................................................................
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10. AYUDA
Manual; use la tecla F6 para acceder al manual desde cualquier parte del
programa.
Sobre Treyder; informacin sobre Treyder Informtica, S.L.
Versiones; informacin sobre lo que contiene cada versin nueva.
www.treyder.es; acceso a la web.
Conexin remota; permite conexiones por control remoto para resolver cualquier
duda. Necesita disponer de suscripcin (mantenimiento).
PRIMEROS PASOS
CONFIGURACION GENERAL
Antes de empezar a aadir clientes, artculos, facturas, etc. ,deber configurar el entorno de
trabajo de la aplicacin. Por defecto el programa viene con unos valores predefinidos y cada
empresa tiene sus preferencias pero sobre todo hay dos cosas bsicas antes de empezar;
configurar sus datos de la empresa y los contadores de documentos, el resto de valores podr
adaptarlos poco a poco.
DISEADOR DE IMPRESOS
Existen dos tipos de diseos para impresos tipo presupuestos, albaranes, facturas, etc.; por un
lado diseos bsicos menos flexibles pero fciles de configurar y diseos avanzados ms
potentes que son los recomendamos.
TABLAS
Aconsejamos revisar y completar todas las tablas de apoyo del programa, como son familias,
subfamilias, marcas, modelos, formas de pago, tipos de cliente, etc. Aunque estas tablas se
pueden ir completando poco a poco.
MENUS DEL PROGRAMA
Lea con detenimiento el apartado del manual sobre el manejo de mens del programa.
IMPORTANTE: Desde dentro de los diferentes mdulos del programa (ARTICULOS,
CLIENTES, FACTURAS, etc.) podr acceder mediante botn derecha de ratn al men de todo
el programa para abrir otro Mdulo (ventana) sin necesidad de cerrar el anterior.
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Un clic de ratn
Letra subrayada
Tecla Funcin F1, F2, F3, etc.
Existe una botonera a la izquierda de la pantalla, con los accesos ms comunes del programa;
clientes, proveedores, artculos, albaranes, facturas,etc.
A la derecha de la pantalla existe otra botonera que se visualizar solamente si acercar el
cursor del ratn al extremo derecho de la pantalla.
Aconsejamos usar la tecla ENTER para la introduccin de datos, abrir ventanas de
seleccin, etc, agilizando de forma notable el trabajo.
Para acceder al men superior debe pulsar una combinacin de teclas o bien con el ratn.
"ALT + letra subrayada Ejemplo: Utilidades => combinacin de teclas "ALT + U
Dentro de la persiana de men desplegada, basta con pulsar solo la letra subrayada.
Solo letra subrayada
Ejemplo: Facturacin de Albaranes => Pulsar solo la tecla T
DESCRIPCIN DE LA BOTONERA ESTNDAR DE ENTRADA DE DATOS
Esta botonera, se activar al ubicarnos en la pestaa deseada, por ejemplo; servir para
generar tanto la cabecera de una factura, como para aadir los conceptos de la misma.
Teclas rpidas
AADIR
F1
GUARDAR
F2
BORRAR
F3
CANCELAR
F4
BUSCAR
F5
IMPRIMIR
F9
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Introducir datos
GUARDAR los datos
ABANDONAR, perdiendo los ltimos datos introducidos.
Nuevo
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Salir
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DEFINICIONES IMPORTANTES:
COMBO: Se trata de una casilla de entrada de datos, que solo permite ciertos
valores establecidos por el programa, o valores de ciertos ficheros definidos
por el usuario.
Existen tres formas de seleccionar estos valores:
1.- Mediante la primera letra, pulsando las veces necesarias, hasta llegar al
valor buscado.
2.- Usando las flechas del teclado hacia abajo y arriba para desplazarse, hasta
el encontrar el valor.
3.- Mediante ratn, haciendo clic dentro de esta casilla, desplegndose
automticamente una ventana de valores, donde elegiremos uno con el mismo
ratn.
VENTANA DE SELECCIN: Dentro de la Ventana de Seleccin, permite
escoger un valor de dos formas:
1.- Escribiendo las primeras letras, se mover el cursor hasta el primer valor
que comience por lo que escribimos, pulsando ENTER cuando se llegue al
valor deseado lo escogeremos.
2.- Dentro de la Ventana de Seleccin. Mediante ratn.
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CONFIGURACION GENERAL
Es importante configurar la forma de trabajo antes de empezar a introducir datos en el
programa.
EMPRESA
GENERAL
CONTADORES
ARTICULOS
VENTAS
COMPRAS
CONTABILIDAD
CAJAS/ TICKETS
OBRAS
CONFIGURACIN EMPRESA
En esta primera pestaa de configuracin se introducen los datos de su empresa y logo,
destacar que estos datos se reflejarn en los diseos de impresos.
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CONFIGURACIN GENERAL
Es importante destacar si deseamos trabajar con IVA o IGIC por defecto. Para no trabajar con
ninguno, deber indicarlo en el la ficha del cliente o proveedor, no obstante si su negocio tiene
aplicado Comerciante minorista, debe indicarlo en la pestaa de configuracin VENTAS.
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CONFIGURACIN CONTADORES
Como algunos contadores son alfanumricos en lugar de solo numricos, le recomendamos
usar cifras iguales o superiores a 6 dgitos o mas, para permitir verlos ordenados. (de lo
contrario ver un cdigo 11 mayor que cdigo 100 , pero al tener 5 dgitos o ms, el cdigo
100011 ser menor que el 100100).
Los contadores del programa son automticos, excepto pedidos (compras), clientes,
proveedores, albaranes de ventas y fact. Peridica, que pueden ser automticos o manuales,
para que sean manuales y se desactive el contador, debemos indicar una marca a la izquierda
de la etiqueta.
Algunos contadores pueden ser SEMIAUTOMTICOS, es decir, podemos introducirlos
manualmente o bien dejarlo en blanco, generndose de forma automtica.
TIPO GENERACIN CODIGO ARTICULOS:
Automtico: Se genera autom. y no se permite modificar.
SemiAutomtico: Se puede introducir manual, o pulsar ENTER con la casilla
en blanco, generndose automticamente.
Manual: Siempre se introduce manualmente.
CODIGO DE BARRAS / N DE SERIE: Indicaremos el valor de inicio en caso
de ser Automtico o SemiAutomtico.
Tambin podemos crear un CODIGO automtico compuesto por uno o todos
campos siguientes:
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BFCIO = 40%
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PVP = 140
BFCIO = 40%
PVP = 166,66
CONFIGURACIN VENTAS
VENDER POR: Podemos configurar la forma de bsqueda por defecto de un
artculo durante una venta, aunque podemos cambiarla durante la misma.
Existen 4 formas de buscar un artculo al vender (presupuestos, albaranes y
facturas): CODIGO, REFERENCIA, DESCRIPCION o parte de esta.
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CONFIGURACION DE COMPRAS
COMPRAR POR: Permite elegir la forma de buscar un artculo para pedidos y
entradas de stock (albaranes y facturas de compra). Las opciones posibles son
CODIGO, REFERENCIA, REF.Art.PROV. Y DESCRIPCION, aunque en el
pedido o entrada de stock podr cambiarla.
Si elige REF.Art.PROV ( referencia que da el proveedor al artculo ) , esta
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CONFIGURACIN CONTABILIDAD
TRASVASE A CONTABILIDAD: Esta marca indicar al programa que cree un
fichero temporal para exportar a la contabilidad todas las facturas que se
actualizan de compra y venta, as como cobros y pagos.
TRAYECTO EMPRESA: Ubicacin donde se depositar el fichero temporal
que ser importado por la contabilidad.
CUENTAS CONTABLES: Indicaremos las cuentas contables a usar.
BOTON CREAR CUENTAS A CLIENTES: Si activamos la contabilidad
pasado un tiempo y no se han generado las cuentas contables a partir del
cdigo del cliente, desde aqu podemos crear las cuentas contables a todos
los clientes: 430+cdigo cliente, el nmero de ceros depender del n de
dgitos contables que vamos a usar.
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FORMA DE TRABAJO
FECHA TICKET: Los valores posibles son "se solicita o "no se solicita.
En la elaboracin de un Tickets se puede impedir la introduccin de
fechas anteriores o posteriores al da.
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IMPRESION LOGO
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PIE
Texto fijo: Puede indicar textos fijos a pie de pagina para presupuestos,
pedidos, albaranes y facturas.
NOTA: si en la ficha del cliente se especifica un texto fijo a pie de
factura, este tendr prioridad.
TEXTO LIBRE
Se puede imprimir una palabra o texto de mayor tamao en cualquier parte
del documento impreso.
Para configurarlo haga doble clic en uno de los 3 paneles centrales y podr
indicar datos como:
Texto a imprimir .
Mostrar solo en ultima pagina.
Transparente u opaco.
Tamao de letra.
Margen izquierdo, largo, margen superior y ancho; tener en cuenta que los
margenes son en milmetros y un D4 tiene 210 x 297 mm.
Ejemplo para ubicar un texto en el centro de una hoja deber poner
* Margen izquierdo: 110
* Margen superior: 149
* largo: altura segn tipo de letra elegida.
* ancho: segn texto a imprimir.
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P: Tabla principal del listado, es la tabla que define al impreso, en un impreso de facturas seria
la tabla de facturas, en un listado de albaranes seria la tabla de albaranes.
U: Tabla enlazada con un nico registro, marca necesaria para el funcionamiento de ciertos
listado, esta marca nos indica que es una tabla enlazada con un padre y que solo puede tener
un registro.
Ejemplo: para cada factura solo puede haber haber un cliente.
F: Tabla principal con filtro configurable: es la tabla en el impreso que va a recibir el filtro que
nosotros indiquemos.
Ejemplo: si vamos a imprimir todos las facturas de un cliente en concreto el filtro estara sobre
la tabla de facturas.
Alta de nuevos objetos en plantillas: Ventana para seleccionar el tipo de objeto a incorporar en
el impreso.
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Opciones:
Posicin: posicin en la que vamos a insertar el objeto.
Valor: valor con el que vamos a cargar el objeto, si es campo enlazado se carga automtico.
Tabla (campo Enlazado): seleccin de la tabla y el campo a que va a estar enlazado el objeto.
Tipo ( Textos pre-diseado): seleccin de uno de los textos pre diseados.
Fecha de impresin: imprime la fecha actual de impresin.
N Hoja: Imprimir el n de hoja en la que ests.
Texto Copia para: Texto utilizado para documentos de facturacin indicando un texto definido en
la plantilla segn el numero de la hoja.
Atencin de: Texto utilizado para documentos de facturacin indicando la casilla a rellenar en el
momento de la impresin con el nombre de atencin a.
Partes de un impreso
Plantilla: Tamao real de la hoja del impreso.
Zona Impresin: Zona en la que se van a imprimir los datos.
Esta zona se utiliza para aadir todas aquellas etiquetas, imgenes y recuadros que se
mostrarn impresas en todas las paginas del documento.
Por ejemplo; el logotipo de la empresa, los datos de la empresa o en caso de una factura
podra ser el n de la factura, la fecha, etc. o incluso los ttulos de cada una de las columnas de
los datos a mostrar.
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rea de datos: En esta parte no esta permitido introducir objetos, pero es necesaria para definir
el espacio dentro de cada hoja que vamos a reservar para la carga de datos como los
conceptos de una factura, los grupos con sus lineas de conceptos, etc.
Cabecera datos: Esta rea se destinada a la impresin de etiquetas en la primera pgina,
antes de comenzar la impresin de los conceptos (lineas) en el detalle del impreso.
Cabecera grupo: Cuando queremos generar agrupaciones por un campo debemos aadir esta
linea con el titulo de lo que vamos a agrupar, por ejemplo, una factura con albaranes, queremos
que se muestren los datos del albarn como n, fecha , importe etc. y a continuacin en la linea
de detalle que aparezcan los conceptos que pertenecen a ese albarn.
Detalle datos: Impresin de los conceptos (lineas), por ejemplo, los conceptos de una factura.
Pie grupo: Se utilizar para imprimir etiquetas al finalizan de impresin de detalles de cada
grupo definido. En caso de no haber definido ninguna cabecera de grupo se imprimir al final de
la impresin de detalle.
Pie datos: Etiquetas que se cargarn el final de la impresin de detalle o del pie de grupo
cuando lo haya. Habitualmente en la ultima pagina. Se puede utilizar para aadir comentarios al
final de una factura.
CONFIGURACION DE PRESUPUESTOS
Se pueden predefinir unos textos fijos, que se arrastrarn en la parte final del presupuesto, tales
como: GARANTIA, FORMA DE PAGO Y OBSERVACIONES.
Estos textos solo se imprimen en el presupuesto sin son marcados para su impresin.
GRUPOS, USUARIOS Y PERMISOS
Existen diferentes niveles de acceso para los usuarios:
ACCESO TOTAL
CONSULTA
DENEGADO ACCESO
SOLO AADIR Y MODIFICAR
Existe un grupo base general que tiene todos los permisos concedidos.
El programa se entrega sin claves, pulsando ENTER o accediendo mediante ratn a los
mens laterales de la pantalla inicial, podemos entrar en el programa.
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REINDEXAR FICHEROS
Se trata de reparar los ndices de ficheros del programa, daados por un
posible bloqueo de Windows, cortes elctricos, o cadenas de datos perdidos
en el disco duro.
Se debe usar si se detectan problemas provocados por las anteriores causas,
los posibles sntomas de ndices daados pueden ser:
En caso de usar esta opcin, es mejor aplicarla desde el Ordenador Servidor,
por velocidad.
COMPACTAR FICHEROS
Los ficheros de datos, con el tiempo se fragmentan, debido a registros borrados, y el trasiego
de informacin, as que recomendamos compactar cada 6 meses aproximadamente o si hay
cortes de la corriente elctrica y el servidor no tenia SAI.
NUEVAS SUSCRIPCIONES
Opcin para generar nuevas licencias de mantenimiento en red del programa, las licencias son
concedidas solo por TREYDER INFORMATICA SL.
CREACIN DE EMPRESAS
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MODULO DE CLIENTES
BOTONERA SUPERIOR EN CLIENTES:
ESTADO DE CUENTAS; permite imprimir el estado de cuentas del cliente,
mostrando datos como la fecha, el n y tipo de movimiento, debe, haber y saldo.
PRECIOS ESPECIALES; A cada cliente se le puede enlazar una lista de
artculos con precios y descuentos propios por artculo, familia o subfamilia, que
sern arrastrados a los presupuestos, albaranes y facturas del cliente.
De forma automtica se permiten arrastrar 200 artculos ( es decir para
empresas de escasa cantidad de artculos ), no obstante mediante el selector de
artculos y la cesta, podemos agregar gran cantidad de artculos de forma rpida.
NOTA: aconsejamos indicar solo descuentos especiales en lugar de precios, ya
que los precios de artculos pueden variar y se tendra que acceder cliente por
cliente para modificar el precio, por tanto si dejamos el precio en blanco, la
aplicacin arrastrar el precio del artculo y aplicar el descuento indicado para
ese artculo en el cliente.
Desde ajuste de precios especiales, podemos hacer una subida masiva de
precios, mediante fechas de Prxima subida IPC.
DEPOSITOS; un cliente puede disponer de artculos en depsito.
Pasos para trabajar con depsitos:
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PENDIENTE ENTREGAR; Esta ventana nos informa de todos los artculos que
estn pendientes de entregar al cliente.
Adems nos indica de los artculos pedidos por el cliente, cuales estn pedidos a
proveedores, as como la fecha prevista de entrega.
Los datos de esta ventana se generan automticamente segn los pedidos de ventas y
compras.
FICHA CLIENTE: Impresin de los datos del cliente en formato ficha. Esta ficha puede
personalizarla mediante el diseador de impresos.
C.R.M. : Desde esta opcin podemos acceder a todos los contactos que hemos hecho
con el cliente, como son llamadas, visitas, faxes, emails, cartas, tareas, alarmas y
agenda(libro de citas).
AADIR A PLANTILLA: Podemos enviar un cliente a una lista predefinida para envos
de email de diferentes asuntos; como campaas publicitarias a un sector, ofertas
puntuales, avisos de cualquier tipo, etc.
CLIENTES POTENCIALES; Esta opcin nos permite acceso al fichero de clientes
potenciales.
Los clientes potenciales a su vez disponen de tres mdulos
* Publicidad; control de envos de publicidad por email o carta ordinaria.
* Llamadas; control de llamadas realizadas o recibidas.
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PRECIO: Los artculos cuentan con 4 precios segn tipo de cliente, los
nombres de los diferentes precios, se indican en la configuracin general del
programa. El precio asociado a un cliente tambin arrastrar el DTO asociado
al precio.
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cuanto se nos hagan pagos a cuenta que van saldando facturas de crdito.
NOTA: un cliente puede hacer mltiples pagos a cuenta para saldar una sola factura,
no cambiando la fecha de morosidad hasta el pago total de la misma.
FECHA LIMITE PAGO: Automtico. Fecha tope para el pago de la factura mas
antigua.
VENDEDOR: Comercial asignado al cliente. Se puede seleccionar mediante
Combo.
PERSONA DE CONTACTO: Puede indicar uno o varias contactos a travs de
botn Otros.
ZONA/RUTA: Zona donde situamos al cliente, se extrae de fichero de zonas
que previamente tiene que crear. Ejemplo; Zona Norte, Sur, Pennsula,
Canarias, etc. Seleccin mediante Combo.
TIPO DE CLIENTE: Tipo de cliente. Segn tabla asociada. Seleccin por
Combo . Ejemplo: Minorista, Mayorista, etc.
CLASE DE CLIENTE: Clase de cliente. Segn tabla asociada.
Ejemplo: con mantenimiento, cliente VIP, etc.
FRECUENCIA: Solo permite dos valores: Habitual o Expordico.
ACTIVIDAD DEL CLIENTE: Clase de cliente. Segn tabla asociada. Ejemplo:
Ferretera, Floristera, etc.
MEDIO DE CAPTACION: Medio por el cual hemos captado al cliente.
Ejemplo: Internet, Revista, Prensa, TV, Un amigo, Otro cliente, etc.
FORMATO DE FACTURACIN: En estas casillas se indica que tipo de
facturacin impresa desea el cliente.
- Tipo de facturacin: Indica cada cuanto se le presentar la facturacin al
cliente. Seleccin por Combo. Ejemplo: Diaria, Quincenal, Mensual, etc. Existe
tabla de tipos de facturacin.
AGRUPACION DE ALBARANES AL FACTURAR:
Factura por albarn; indica que se crear siempre una factura por albarn
creado, no agrupndose varios albaranes en una factura.
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MODULO PROVEEDORES
BOTONERA SUPERIOR DERECHA
ESTADO DE CUENTAS; permite ver por pantalla o imprimir un estado de
cuentas del proveedor, mostrando datos como la fecha, el n y tipo de
movimiento, el debe, haber y saldo.
ESTADISTICAS; permite ver la estadstica de facturacin de un ao completo de
un proveedor. Por defecto muestra el ao actual mes a mes, pero podemos
acceder al combo de aos y consultar la facturacin de otros aos.
PEDIDOS / ALBARANES Y FACTURAS; permite consultar y acceder a los
pedidos, albaranes y facturas del cliente.
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SELECCIN DE EMPRESAS
Ventana de seleccin de empresas, permitiendo cambiar de empresa. En el usuario se guarda
la ultima empresa con la que se trabajo, de esta forma la prxima vez que se acceda a la
aplicacin mantendr esta empresa.
SUCURSALES DE EMPRESAS
Desde esta opcin se puede aadir sucursales/delegaciones a su empresa. Tambin se pueden
asociar un usuario por sucursal a la que pertenece.
Adems se puede indicar un almacn por defecto en la sucursal, as como textos de cabecera
indicando la direccin de la sucursal en los documentos de venta y una serie propia de
facturacin por sucursal.
Existen plantillas por defecto asociadas a sucursales de empresa.
Si las activamos en configuracin, la sucursal de empresa se muestra en la cabecera de todos
los documentos; (presupuestos, albaranes, facturas) y un selector para poder cambiar de
sucursal.
Existen filtros por sucursal de empresa en listados de ventas y compras.
FLOTAS DE VEHCULOS DE EMPRESA
Mdulo para el control de flotas de vehculos de empresa, con vencimientos de ITV, Seguro,
Impuesto circulacin, Tarjeta de Transporte, etc.. y control de gastos varios; combustible,
revisiones, multas, limpieza, gras, etc..
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SMS
Mdulo para el envo de mensajes SMS a mviles. Se pueden enviar SMS directamente desde
Clientes, Facturas y Ordenes Trabajo de Trey-SAT.
Los envos de SMS quedarn registrados en el CRM.
Atencin ! : Slo los clientes con suscripcin pueden usar este servicio de envo de SMS y
deber adquirir un paquete de SMS. Para ms informacin:
http://www.treyder.com/env%C3%ADos-de-sms
Puede crear plantillas de textos predefinidos donde ubicar mltiples campos del fichero de
clientes, facturas, O.T. , Presupuestos de O.T.
GESTOR DE CORREO
Adems de enviar correos de presupuestos, facturas, etc., tambin podemos enviar correos
libres a clientes definitivos, clientes potenciales, proveedores, transportistas, agenda general,
empleados, etc.
PLANTILLAS DE CORREO
Podemos disponer de mltiples plantillas de correo, para envos diarios individuales o bien para
envos masivos de correo de publicidad general, ofertas a grupos de clientes, etc.
Podemos asociar un fichero adjunto fijo a cada plantilla y hacer agrupaciones de clientes por
plantilla por ZONA, PROVINCIA, VENDEDOR, ACTIVIDAD, TIPO, CLASE, ETC de clientes.
Tambin podemos crear plantillas de envos de correo con ciertos clientes escogidos a dedo.
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artculos de la misma familia y marca muy parecidos entre ellos, que ser mas rpido duplicar,
crendose por supuesto un cdigo nuevo, teniendo solo que modificar la descripcin del mismo.
BOTONERA SUPERIOR:
OFERTAS; podemos asignar ofertas a los artculos, para ello indicaremos el
cdigo de la oferta o buscaremos las ofertas mediante el botn selector,
eligiendo una de las ofertas definidas en el programa, la elegida se podr
modificar solo para ese artculo.
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ENTRADAS Y SALIDAS: Esta pestaa muestra las VENTAS, COMPRAS, as como las
ENTRADAS Y SALIDAS por Regularizacin del artculo. Son solo datos informativos, no se
pueden alterar desde dicha pestaa.
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REGULARIZACION DE STOCK
Este modulo ha sido creado con tres objetivos:
1.- Movimientos de stock entre almacenes; traspasar un artculo de un
almacn a otro de la misma empresa.
2.- Salidas atpicas de stock; ajustes de stock por errores, mercanca
defectuosa, desaparecida, etc.
3.- Entradas atpicas de stock; ajustes de stock por errores, regalos del
proveedor, etc.
NOTA: no aconsejamos usar esta opcin para la entrada normal de stock
habitual (compras a proveedores), ni tan siquiera para hacer un inventario
inicial, ya que para eso dispone de un cmodo sistema de Inventario en el
men de artculos.
DATOS SOLICITADOS
FECHA: Automtica. Se puede modificar.
TIPO MOVIMIENTO: Los tipos de movimientos posibles son: Entrada-Salida-
Movimiento.
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almacenes.
ACTUALIZAR/DESACTUALIZAR REGULARIZACION: Hasta que no pulsemos
este botn no se habr actualizado el stock de todos los artculos segn haya
sido una entrada, salida o movimiento entre almacenes. Tambin se puede dar
marcha atrs, mediante el botn Deshacer actualizacin
IMPRIMIR UNA REGULARACION: Se puede imprimir una regula racin de
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Para alterar el Bfcio, Descuento e Impuestos solo tenemos que indicar los
nuevos valores y aplicar el ajuste, pudiendo filtrar opcionalmente por Tipo de
Precio, por Familia, Subfamilia, Proveedor, Marca y modelo.
Ajuste de Precios Especiales de clientes: Esta opcin nos permite
incrementar el IPC de forma masiva sobre los precios especiales de los
clientes que venza su IPC.
Esto es posible gracias al campo Fecha prxima subida IPC, que se
gener por vez primera al crear un cliente, despus se puede incrementar de
dos formas:
- De forma automtica desde Facturacin peridica cuando esta lleva implcita
una subida de IPC, o bien desde este modulo de ajuste de tarifas, permitiendo
filtrar los clientes entre dos fechas de prxima Subida de IPC.
Este sistema de ajuste es muy practico y potente, pero a la vez peligroso, ya
que puede variar valores de miles de artculos en unos pocos segundos, por
tanto debe usarse correctamente.
NOTA: Aconsejamos no conceder permiso de acceso a este mdulo del
programa a todos los usuarios y hacer una copia de seguridad previa.
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Una vez realizado el filtro deseado, pulsaremos sobre el botn BUSCAR y se abrir una
ventana con los artculos elegidos para inventariar. En la ltima columna de esta nueva ventana
podr introducir el stock correcto Cantidad Real de cada artculo, pulsando ENTER para pasar
al siguiente artculo.
Despus de introducir las cantidades, pulsaremos REGULARACION que registrar la operacin
Regularizacin de stock automtica de los artculos tocados y actualizar el stock.
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FABRICACIN DE ARTICULOS
Mediante este modulo, podemos fabricar artculos usando como materia prima otros artculos
simples y mano de obra.
Lo primero es crear un artculo y ponerle la marca de fabricado, a continuacin aadimos su
composicin, es decir, la materia prima de la que estar compuesto, as como su mano de obra.
Luego solo tenemos que acceder al mdulo de fabricacin y agregar una fabricacin, al hacerlo
se nos muestra su composicin base, permitiendo alterarla aadiendo o quitando artculos o
mano de obra.
Una vez tenemos todo listo, ordenamos Fabricar, esta orden implica lo siguiente:
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DATOS OBLIGATORIOS:
Fila inicial: Posicin inicial de importacin. Tiene que ser igual o mayor que 1.
Ref. Art. Prov: si se indica una columna del Excel en esta casilla es obligatorio indicar un
proveedor, bien desde el selector como desde la Excel.
Si es desde la Excel se har una comprobacin para ver que las columnas de cdigo y
nombre no estn vacas.
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Aconsejamos indicar siempre esta casilla ya que cada proveedor tendr sus propias
referencias.
Aadir Cod. Prov.: si se activan estas opciones, ser obligatorio indicar un proveedor, desde
el selector o la Excel.
Si es desde el Excel se har una comprobacin para ver que las columnas de cdigo y
nombre no estn vacas.
Quien desee guardar sobre el cdigo o referencia del artculo la Ref.art.prov. podr sumar
los 2 cdigos.
Ejemplo COD.PROVEEDOR+REF.ART.PROV.
( 001 + 30020 =
00130020 )
de esta forma nos aseguramos que no se repitan los cdigos y que a su vez
sean encontrados para actualizar el artculo.
Cuando se actualizan tarifas de precio (nueva Excel que enva el proveedor), los campos a
modificar son:
Descripciones
Observaciones
Impuestos (IVA-IGIC)
Costo
Por Ref. Art. Prov.: si lo encontramos lo actualizaremos siempre que el stock este a cero,
sino se crear nuevo.
Por Cdigo o Referencia activando los check: aadiendo el cdigo del proveedor, si lo
encuentra el artculo se actualizar siempre que el stock este a cero.
Por Cdigo, Referencia o Descripcion1 con proveedor: si lo encuentra se actualizar el
artculo siempre que el stock este a cero.
Por Cdigo, Referencia o Descripcion1 sin proveedor: si lo encuentra no se actualizar,
crendose como artculo nuevo.
TABLAS DE APOYO
En este apartado se nombrarn solo las tablas de apoyo mas importantes.
TRANSPORTISTAS
Tabla de transportistas de proveedores y clientes.
FORMA DE PAGO
Formas de pago de proveedores y clientes. Segn la forma de pago indicada
en las facturas, se generan los cobros y pagos automticos.
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TIPO CLIENTE
Tabla de tipos de clientes a definir, por ejemplo Mayorista, Minorista, etc. u otra
clasificacin adecuada a su negocio. Ser til despus en los listados y
mailing.
TIPO FACTURACIN
Tabla de tipos de facturacin posible, ejemplos: Mensual, Quincenal, Semana,
Diaria, etc. til para listar clientes segn su tipo facturacin o bien para
generar solo facturacin de albaranes segn su Tipo Facturacin.
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ZONAS / RUTAS
Tabla de tipos de Zonas o Rutas que nos permiten filtrar despus en listados
varios, estadsticas, envos de correos masivos y dems utilidades.
DESCUENTOS
Tabla de tipos de descuentos estndar solicitados desde clientes o
proveedores.
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CONCEPTOS BANCARIOS/CAJA
Permite definir los diferentes movimientos bancarios posibles.
Segn el tipo de movimientos DEBE o HABER, ser solicitado en MOVIMIENTOS
DE BANCOS, el importe en su columna correspondiente.
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SITUACIONES DE PRESUPUESTOS
Tabla de situaciones posibles que puede tener un presupuesto. Por defecto se entrega
con algunas recomendaciones, pero se puede borrar y crear nuevas.
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VENTAS
Los documentos de venta, permiten modificar los impuestos, retenciones, IRPF y recargos, recalculndose automtica su total. A esta opcin se accede mediante botn Desglose.
MODULO: PRESUPUESTOS / PEDIDOS
El programa engloba en el mismo mdulo, presupuestos y pedidos, por defecto, se genera un
presupuesto, que se puede convertir en un pedido, pulsando el botn "Generar Pedido o bien
puede generar directamente un albarn, pulsando el botn "Generar Albarn, generando el
pedido y el albarn al mismo tiempo, luego este albarn puede convertirlo en factura.
Tambin se puede generar una factura directa de un presupuesto sin pasar por PEDIDO ni
ALBARAN, General Factura. Al facturar un presupuesto directamente se genera el pedido,
pero no se genera el albarn.
Si el cliente del presupuesto es nuevo no existe en el fichero de clientes an , al generar el
pedido, albarn o factura se crear este en el fichero de clientes automticamente.
Al generar un Albarn o Factura desde un presupuesto, podemos seleccionar las lineas del
presupuesto a arrastrar.
Podemos ANULAR un pedido; este Estado quitar el n de pedido y restaurar el stock
disponible.
Mediante el botn Comprobar Precios , podemos actualizar los precios de venta en
presupuestos, este proceso revisa los artculos del presupuesto y comprueba si ha cambiado el
PVP de venta.
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N Presupuesto
Fecha Presupuesto
N Pedido y Fecha Pedido
Nombre cliente comercial y nombre fiscal.
Referencia
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CLIENTE POTENCIAL:
Mediante este botn, podr invocar selector de clientes potenciales, una vez se
convierta en pedido, pasar a clientes normales automticamente.
DESCUENTOS: Se arrastra del fichero de clientes, si este ya existe. Se puede
elegir entre los diferentes DTOS. creados en la configuracin general ante o
indicar un porcentaje manual.
Los descuentos se aplicarn a la suma total del presupuesto.
VENDEDOR: Empleado/Comercial que realiza el presupuesto / pedido.
Seleccin por Combo.
FORMA DE PAGO: Puede introducir el cdigo o invocar ventana de seleccin.
Si el cliente existe y tiene forma de pago, se extrae de este automticamente.
REFERENCIA: De entrada manual. Dato indicado normalmente por nuestro
cliente para relacionarlo con su n de pedido.
FECHA DE APROBADO: Se genera automticamente al generar un pedido,
albarn o factura. Se puede modificar.
FECHA ENTREGA: Manual. Nos permite extraer listados entre fechas de
entrega.
FECHA ELABORACION: Manual. Nos permite extraer listados entre fechas
de elaboracin.
PROFORMA: Se marcar, si desea que el documento impreso lleve como
titulo "PROFORMA en lugar de "PRESUPUESTO aunque usar el mismo
nmero. Para marcarlo se puede usar la tecla "ESPACIO o el ratn.
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PRECIO: Tipo de precio a aplicar, por defecto se arrastrar el tipo precio del
cliente, si este no existe an en el fichero clientes, entonces por defecto se
aplicar el tipo de precio definido en VENTAS en la configuracin general,
aunque se puede modificar.
ANTICIPO (ENTREGAS A CUENTA): Mediante el botn + , puede crear uno o varios
ANTICIPOS en un presupuesto. El otro botn junto al anticipo nos permite ver la lista
de anticipos asignados al presupuesto.
ESTADO: Existen 5 posibles estados:
EN BLANCO: Presupuesto pendiente de aprobar.
PENDIENDE DE SERVIR: Pedido no entregado aun. No se ha albaranado ni
facturado.
SERVIDO PARCIALMENTE PEND: Se cambia automticamente a este estado
si se ha entregado (albaranado o facturado) pero incompleto y pronto llegar el
resto.
SERVIDO POR COMPLETO: Se cambia a este estado si se albarano o facturo y
se ha entregado completamente.
SERVIDO PARCIAL FINAL: Este estado se cambia manual. Se albarano o
facturo, pero se ha entregado incompleto y el proveedor nos comunica que la
mercanca pendiente no ser enviada. (por el motivo que sea), por tanto lo
damos por finalizado.
So lo en los estados Pendiente de servir o Servido parcialmente pend. se
mostrarn los artculos pendientes de entregar desde clientes o artculos.
ENVIADO EMAIL: Nos informa si hemos enviado el presupuesto/pedido por
email, permitiendo ver informacin de fecha y hora de envo as como el texto del
correo y un posible fichero adjunto.
OTROS DATOS: En todos los documentos, incluido PRESUPUESTOS / PEDIDOS,
podemos crear 6 campos nuevos configurables en nombre, tamao y tipo
(carcter,numrico,fecha) , adems de permitir insertar una tabla de valores para
cada uno.
OBRA: Podemos indicar una Obra a la relacionaremos con este presupuesto, esto
nos permite desde obras ver este y otros presupuestos asociados a la Obra.
Con el botn a la derecha del nmero podemos acceder a la Obra y con el botn +
podemos crear una obra desde el presupuesto, asocindose de forma automtica al
presupuesto.
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un pedido.
NOTA: no es necesario generar un albarn para facturar, puede generar la
factura de forma directa a partir del presupuesto.
CREAR FACTURA: Genera una factura a partir del pedido o presupuesto.
enviarlo por email. (antes de enviar por email requiere configurar su cuenta
de correo)
VISUALIZAR PRESUPUESTO: Visualiza por pantalla el Presupuesto / Pro-
forma.
ADJUNTOS: Mediante esta opcin podr asociar ficheros adjuntos en
aprobarse.
Vencidos: Muestra presupuestos vencidos (caducados segn das tope
indicada en configuracin)
PEDIDOS
Pendientes facturar: Muestra los presupuestos pendientes de facturar,
ESTADO:
SITUACION:
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DUPLICAR: Si queremos ofrecer varias opciones a elegir, podemos duplicar una seccin y
retocar su titulo y contenido.
BUSCAR TRABAJO: Podemos acceder a una tabla de trabajos predefinidos previamente, es lo
mismo prcticamente que un servicio, pero podemos arrastrar textos amplios predefinidos a la
descripcin ampliada de la seccincomentario de seccin.
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CUERPO ALBARAN
BOTONERA INFERIOR
A parte del men de altas/bajas/modificaciones, disponemos de varios
botones de ayuda:
ARTICULOS: Acceso rpido a la ficha del artculo ubicado.
CONSULTA STOCK : Nos indica la cantidad de stock desglosado por
almacn del artculo ubicado.
MARGENES DE BENEFICIO: Nos indica el porcentaje e importe de beneficio
del total del documento, as como del artculo ubicado. Para que esta opcin
nos informe correctamente, debemos tener disponer del coste del artculo.
CARGAR LINEAS DESDE OTRO DOCUMENTO: Esta opcin nos permite
arrastrar lineas (conceptos) de otro documento de venta o compra, ahorrando
un tiempo considerable.
OPCIONES INSERTAR Y LINEA EN BLANCO: Aparte de aadir, borrar, etc., se
puede insertar un concepto en medio o aadir un linea en blanco.
ARTICULO: Para aadir un artculo, tenemos que localizarlo.
Dispone de 3 posibilidades; por Cdigo, Referencia o Descripcin, por defecto
solicita lo indicado en la configuracin general del programa, pestaa Ventas.
Tambin podemos acceder al botn selector de artculos(explicacin del
selector en modulo de facturacin) para indicar otra forma de bsqueda, en
esta ventana por defecto solicita la descripcin.
Tambin podemos introducir una descripcin manual (TEXTO LIBRE),
dejaremos en blanco el valor de bsqueda y pulsaremos el TABULADOR
sobre el botn de Ventana de Seleccin y pasar as a introducir una
descripcin libre.
ALMACEN: De salida automtica. En caso de existir el artculo en dos
almacenes, se mostrar ventana de seleccin durante la seleccin del mismo.
CANTIDAD: Por defecto 1. Se puede modificar. Se puede poner en negativo
en caso de ser un abono.
PRECIO: El precio puede ser manual, en caso de introducir un concepto libre.
Si introducimos un artculo existente, de los 4 posibles precios, se reflejar el
establecido en la cabecera del albarn. Se puede modificar manualmente o a
travs del botn de seleccin de precios situado a la derecha del mismo.
Si el cliente tiene un Precio especial para este artculo se arrastrar con
preferencia.
DTO: El descuento viene establecido en el artculo en relacin al precio
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FACTURACION DIRECTA
Podemos tambin crear facturas directas, sin necesidad de un presupuesto o/y un albarn
previo.
BUSQUEDAS :
Serie y N Factura; Para ver la ltima factura de una SERIE, solo tiene que cambiar la
serie, ubicndose en la ltima factura de esa serie, si adems introduce el nmero de
la factura localizar la factura exacta.
Fecha factura; muestra todas las facturas de la fecha indicada.
Cliente; nombre comercial o fiscal se mostrarn todas la facturas de este cliente.
Puede buscar por las primeras letras del nombre o puede hacer una bsqueda parcial,
es decir, por alguna parte del texto.
Bsquedas parciales; nos permite encontrar un rango de facturas aplicando uno de
los siguiente filtros; nombre fiscal y comercial, cdigo cliente, cobrador, importe
factura, forma pago, N presupuesto, N Obra, N orden de trabajo, Referencia, Serie,
Transportista y vendedor.
Referencia: muestra todas las facturas con la misma referencia.
FILTROS:
FACTURAS NO ACTUALIZADAS: muestra las no enviadas(actualizadas) a gestin
de cobros.
FACTURAS PEND. COBRO: lista de facturas pendientes de cobro total o parcial.
MOSTRAR TODAS: Elimina los filtros anteriores.
Hoy, Esta semana, Este mes, Mes anterior, Este ao; Reflejando suma.
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BOTONERA SUPERIOR
BOTON IMPRESION DE LA FACTURA: Por defecto se imprime la factura
posicionada, aunque se pueden imprimir facturas entre otros rangos y condiciones.
Se solicitan los siguientes datos:
SERIE: por defecto se muestra la serie indicada en la factura, se
puede cambiar.
RANGO: Rango de facturas a imprimir, por defecto es N de
factura donde esta ubicado, se puede variar si se pretende
imprimir un conjunto de facturas.
FECHAS: Por defecto en blanco. Se puede indicar 2 fechas para
imprimir todas las facturas que se encuentren en el rango de
fechas elegido.
CLIENTE: Por defecto en blanco. Se puede indicar un cliente
imprimindose las facturas de ese cliente y respetando el resto de
filtros.
A LA ATENCION: Indica el destinatario de la factura, persona de
contacto.
Se puede extraer del los contactos del cliente (botn), siempre que
indiquemos el mismo.
N COPIAS: Se imprimirn el n de copias establecido en la
configuracin general del programa, se puede variar en el
momento de imprimir.
PLANTILLA: Por defecto se muestra plantilla segn configuracin
indicada en la serie de la factura, se puede modificar. No obstante
si el cliente tiene una plantilla propia, se mostrar esta.
CLIENTES: Todos / Con o Sin envo facturas por Email.
EMAIL: De salida automtica, si indico cliente, se puede modificar.
ACTUALIZAR FACTURA: Proceso de actualizacin automtico
(cerrar factura y enviarla a gestin de cobros) de las facturas que
van a ser impresas.
BOTON ACTUALIZAR: Cuando actualizamos una factura, sea manual o
automticamente, estaremos generando en cobros uno o varios vencimientos,
segn forma de pago y el movimiento en cobros se denominar Factura
venta.
Si la factura actualizada contiene un anticipo en su cabecera, este generar
un vencimiento y cobro automticamente, aunque normalmente los anticipos
se generan fuera de factura (presupuestos/pedidos).
Una factura actualizada se puede Des-Actualizar siempre que no haya sido
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Si deseamos que se nos solicite todos los datos de cabecera debemos indicarlo en la
configuracin general /pestaa ventas.
ALMACEN EN CABECERA: Podemos indicar el almacn en la cabecera de factura para que
todos sus artculos sean obligatoriamente del almacn en cuestin, no permitiendo indicar otros
almacenes en las lineas de la factura.
Solo ser solicitado en la cabecera de factura, si as lo indicamos en configuracin(ventas).
ALMACEN EN LINEAS DE FACTURA: Siempre que no indiquemos almacn en cabecera de
factura, podremos indicar un almacn para cada artculo (linea) de la factura.
Si el artculo esta solo en un almacn (aunque existan varios) no se solicitar almacn, si
N FACTURA: La serie a facturar ser por defecto la primera segn
configuracin, podemos cambiarla al crear la factura mediante combo de
eleccin o tecleando el primer carcter.
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LINEAS DE FACTURA
BOTONERA INFERIOR
Aparte del men de altas/bajas/modificaciones, disponemos de varios botones
de ayuda:
ARTICULOS: Acceso rpido a la ficha del artculo ubicado.
CONSULTA STOCK : Nos indica la cantidad de stock desglosado por
almacn del artculo ubicado.
MARGENES DE BENEFICIO: Nos indica el porcentaje e importe de beneficio
del total del documento, as como del artculo ubicado. Para que esta opcin
nos informe correctamente, los artculos han de tener coste.
ARTICULO: Para aadir un artculo en la factura, tenemos que localizarlo.
CARGAR LINEAS DESDE OTRO DOCUMENTO: Esta opcin nos permite
arrastrar lineas (conceptos) de otro documento de venta o compra, ahorrando
un tiempo considerable.
OPCIONES INSERTAR Y LINEA EN BLANCO: Aparte de aadir, borrar, etc., se
puede insertar un concepto en medio o aadir un linea en blanco.
CODIGO Y DESCRIPCIN:
Dispone de 3 formas; por Cdigo, Referencia o Descripcin, por defecto solicita lo
indicado en la configuracin general del programa, pestaa Ventas.
Tambin podemos acceder a botn de ventana selector de artculos para
indicar otra forma de bsqueda.
Tambin podemos introducir una descripcin manual (TEXTO LIBRE), si lo
hacemos con el teclado; dejaremos en blanco el valor de bsqueda y
pulsaremos el TABULADOR sobre el botn de Ventana de Seleccin y as
pasar a introducir una descripcin libre.
OBSERVACIONES DE LINEA: Opcionalmente podemos indicar una
observacin libre a cada artculo o servicio de la factura.
Se rellenara de forma automtica, si hemos marcado en configuracin
pestaa artculos que arrastre texto ampliado del artculo o servicio a los
documentos de venta, no obstante, aunque se arrastre al documento,
podemos imprimir opcionalmente.
FUNCIONAMIENTO DEL SELECTOR DE ARTICULOS
La ventana selector de artculos nos permite localizar uno o varios artculos
para insertarlos en el documento de venta o compra.
Normalmente invocamos al selector cuando no conocemos el Cdigo o
Referencia del artculo y procedemos a buscar por la Descripcin u otro
campo como familia, subfamilia, modelo, marca o ubicacin.
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FACTURACIN DE ALBARANES
Esta opcin permite facturar albaranes de clientes usando diversas condiciones
(filtros) no excluyentes.
ENTRE FECHAS DE ALBARANES: Facturando los albaranes entre dos fechas.
ENTRE NUMEROS DE ALBARANES: Facturando los albaranes entre dos
nmeros.
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COBROS
El proceso de cobros es sistema de contabilidad muy sencillo, basado en dos columnas; DEBE
y HABER.
Las facturas al actualizarse generan un movimiento automtico en el DEBE (vencimiento),
dicha actualizacin puede ser manual o automtica; al imprimir una factura o bien mediante
facturacin de albaranes.
En el HABER se reflejarn todos los cobros que hacemos al cliente.
Una factura siempre genera como mnimo un vencimiento (aunque sea de contado), lo normal
es que un vencimiento o varios, se cobren uno a uno, pero existen casos que exigen el control
de varios cobros sobre el mismo vencimiento.
Ejemplo: en una factura de un importe de 1.000 , acordamos una forma
de pago de contado (mediante un taln), pero el cliente nos entrega un
taln con 700 y nos dice que la semana que viene nos abonar el
resto.
En el ejemplo anterior podemos hacer dos cosas, dejarle un solo vencimiento y cobrarlo de 2
veces o modificar el n de vencimientos creando un segundo vencimiento, as como sus
importes, fechas y forma de pago.
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BUSQUEDAS
Puede hacer bsquedas parciales de un vencimiento o cobro por; Nombre comercial o fiscal,
cdigo cliente, N documento, Banco/Caja, F. movimiento, F. Vencimiento, F. impagado, Tipo
movimiento, N pagar / Taln, Debe o Haber.
FILTROS
Podemos filtrar cobros por:
Vencimientos pendientes de cobro
Movimientos del cliente marcado
Movimientos del documento marcado
Tipo de movimiento
Fechas
ORDENACION
N movimiento
N Documento
Fecha movimiento
Fecha vencimiento
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Como ya hemos dicho, podemos cobrar desde una factura, si se trata de un solo vencimiento,
pero si queremos cobrar varios vencimientos de la misma o diferentes facturas del cliente
entraremos en cobros.
N MOVIMIENTO: Automtico.
FECHA MOVIMIENTO: Se genera automticamente. Se permite modificar.
CLIENTE: Se solicita el cdigo, si no lo sabemos lo dejamos en blanco,
pulsamos ENTER y accedemos a la ventana de seleccin de clientes,
permitiendo buscar por el nombre.
Al aadir, si tenemos los cobros filtrados por el cliente nos rellena el cliente de
forma automtica.
MOVIMIENTO: Se solicita el cdigo, si no lo sabemos lo dejamos en blanco y
accedemos a un COMBO de seleccin.
Existe una tabla de movimientos de cobros y pagos que puede ampliar con
nuevos tipos de movimiento, aunque existen unos nombres bsicos ya definidos
que no se pueden alterar, aunque si se puede modificar su cdigo.
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Taln, Tarjeta, Transferencia y otros, segn el modo de cobro nos dar por
defecto el banco o caja indicado en configuracin.
NUESTRO BANCO/CAJA: Por defecto nos dar el indicado en la
configuracin del programa, pestaa General.
Lgicamente podemos cambiar la caja o banco dentro del mismo cobro en
cuestin.
El programa generar de forma automtica un apunte en la cuenta bancaria o
caja indicada en el cobro, siempre que este activo en la configuracin general
del programa; pestaa GENERAL ; apartado banco y caja efectivo por defecto.
N TALON o PAGARE: Esta casilla ser solicitada, en caso de que el modo de
cobro sea por taln o pagar. No es obligatorio su introduccin.
N FACTURA / RECIBO: Serie+N de factura cobrada.
En caso de ser mas de una factura se mostrar la Serie+N Factura + puntos
suspensivos; ejemplo F2-3002...
Se reflejar la lista completa de las facturas cobradas en una pequea ventana
inferior.
IMPORTE HABER / DEBE: De salida automtica. Suma importes indicados en
el cobro de vencimientos.
FECHA VENCIMIENTO: Se genera automticamente, a partir de la actualizacin
de una factura.
OBSERVACIONES: Comentarios sobre el movimiento realizado.
OTROS BOTONES DE COBROS
BORRAR: Nos permite borrar un apunte, excepto algunos apuntes reservados
por el programa tales como Factura venta,Cobro venta,Anulacin
venta,Reembolso cliente,Devolucin anticipo.
MODIFICAR: Nos permite modificar algunos datos del cobro o vencimiento.
MANTENIMIENETO DE VENCIMIENTOS: Accede a ventana con todos
vencimientos de la factura, permitiendo modificar los vencimientos existentes,
borrar o crear mas vencimientos sobre dicha factura.
Si creamos o borramos vencimientos a una factura, tenemos que tener en
cuenta, que habr que redistribuir los importes de los mismos, as como las
fechas.
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5- Devolucin de vencimientos.
Si la remesa ha sido cobrada, primero hay que deshacer el cobro del vencimiento
deseado individualmente desde la gestin de cobros a la que se puede acceder
mediante el botn "Ir a vencimiento o cobro" de la botonera inferior. A continuacin se
pulsa el botn "Devolver vencimiento" de la botonera inferior, que desvincular el
vencimiento de la remesa actual y estar disponible en la ventana selectora para
seleccionarlo en una nueva remesa.
COMPRAS
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PEDIDOS A PROVEEDORES
Existen dos tipos de pedidos a proveedores, manuales y automticos.
PEDIDOS A PROVEEDORES AUTOMATICOS
Nos permite generar pedidos automticos basndose en el stock mnimo, mximo, pendiente
de recibir y servir de cada artculo.
Si existen artculos que no tengan proveedor asignado, lo podramos indicar en la propuesta de
pedido que nos muestra.
El programa propone el STOCK A PEDIR de cada artculo, basndose en la siguiente formula:
STOCK A PEDIR = Stock mximo (stock actual + pendiente de recibir) + pendiente de servir.
En el artculo, el stock mnimo y mximo lo tiene que definir manualmente. Los valores
pendiente de servir y recibir se incrementan y disminuyen segn los pedidos de compras y
ventas.
No obstante, de la propuesta que nos da la aplicacin, podemos modificarla en la columna
amarilla (stock a pedir) de forma manual.
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OTROS GASTOS: Nombre del gasto e importe son de entrada manual. Si desea
desglosar los gastos del pedido, existe un botn de desglose que accede a una
ventana de 15 gastos, cuyos nombres se pueden indicar en la configuracin
general del programa; pestaa Compras.
Podemos marcar el importe para que se sume al total del pedido.
FORMA DE PAGO: Segn ventana de seleccin de formas de pago.
REALIZADO: Empleado de la empresa que realiza el pedido.
DTOS: Posibles descuentos, se extraen de combo de tabla de DTO del
programa, el Dto. puede modificarse.
DIVISA: Automtica, se extrae del fichero de proveedores. Los precios del
pedido se pasan automticamente a la divisa. Cuando actualizamos una entrada
de stock se realiza el cambio a la moneda por defecto usada.
CAMBIO: Se extrae de una tabla de divisas, se puede modificar.
ANTICIPO: De entrada manual. Ser exportado a la entrada de stock
correspondiente.
BOTONERA INFERIOR
Aparte del men de altas/bajas/modificaciones, disponemos de varios botones
de ayuda:
ARTICULOS: Acceso rpido a la ficha del artculo ubicado.
CONSULTA STOCK : Nos indica la cantidad de stock desglosado por
almacn del artculo ubicado.
CARGAR LINEAS DESDE OTRO DOCUMENTO: Esta opcin nos permite
arrastrar lineas (conceptos) de otro documento de venta o compra, ahorrando
un tiempo considerable.
PEND SERVIR Y RECIBIR: Nos muestra del artculo ubicado las cantidades
pendientes de servir a clientes y de recibir de proveedores.
ENTRADA DATOS LINEAS
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Operaciones posibles:
Modificar los PVP a cada artculo o dejar los que el programa calcula en base al
nuevo coste. Esta calculo automtico se puede omitir en configuracin general.
Modificar el margen de beneficio.
Modificar posibles DTO.
Mantener PVP anteriores; si tenemos indicado en configuracin que se
modifiquen los precios de venta al cambiar el coste, no siempre nos interesa el
cambio de PVP automtico.
Hacer un redondeo a toda la entrada de stock.
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FACTURAS A PROVEEDORES
La factura de un proveedor se genera desde Entrada de stock siempre que se
introduzcan artculos, cuando se trata solo de servicios se pueden aadir desde
la factura de proveedores directamente.
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MODO PAGO ANTICIPO: Indicamos como hemos pagado el anticipo segn tabla de
modos de pago.
PROVEEDOR: Debe existir en el fichero de proveedores. Podemos introducir su
cdigo o dejarlo en blanco para acceder a ventana de seleccin de proveedores.
Mediante el Botn acceso a ficha proveedor, podemos entrar a consultar o
modificar datos del proveedor.
TRANSPORTISTA: Seleccin mediante Combo de transportistas. El importe es
de entrada manual.
Opcionalmente podemos marcarlo para sumarlo al total de la entrada.
OTROS GASTOS: Nombre del gasto e importe son de entrada manual. Si desea
desglosar los gastos del pedido, existe un botn de desglose que accede a una
ventana de 15 gastos, cuyos nombres se pueden indicar en la configuracin
general del programa; pestaa Compras.
Si la entrada proviene de un pedido, se importarn los gastos del pedido, aunque
se podrn modificar en la entrada de stock.
Opcionalmente podemos marcarlo para sumarlo al total de la entrada.
FORMA DE PAGO: Segn ventana de seleccin de formas de pago, la forma de
pago determinar tambin el n de vencimientos del proveedor y modo de pago.
DTOS: Posibles descuentos a aplica; se extraen de combo de tabla de DTO del
programa. Se puede modificar.
DIVISA: Automtica, se extrae del fichero de proveedores.
CAMBIO: Se extrae de una tabla de divisas, se puede modificar.
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PAGOS
Este mdulo le permite hacer un seguimiento de vencimientos y pagos emitidos.
Las facturas de compran generan un movimiento automtico en el HABER al
actualizarse, dicha actualizacin puede ser manual o automtica.
Cuando una factura se actualiza, es decir, se pasa al fichero de Gestin de
Pagos, no se permitir modificar sus datos e importes.
BUSQUEDAS
Puede hacer bsquedas parciales de un vencimiento o papo por; Nombre comercial o
fiscal, cdigo cliente, N documento, Banco/Caja, F. movimiento, F. Vencimiento, Tipo
movimiento, N pagar / Taln, Debe o Haber.
FILTROS
Podemos filtrar pagos por:
Vencimientos pendientes de cobro
Movimientos del proveedor marcado
Movimientos del documento marcado
Tipo de movimiento
Fechas
ORDENACION
N movimiento
N Documento
Fecha movimiento
Fecha vencimiento
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ANULACION
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CONFIGURACION
Es importante configurar adecuadamente la venta por TPV, adaptndolo a sus
necesidades. Esta ubicada en configuracin general del programa, pestaa
CAJAS/TICKETS.
Adems desde el fichero de Empleados debemos indicar el usuario, caja, almacn y
sucursal en caso de tener varias que vamos a usar por defecto.
INCLUIR FACTURAS DE COMPRA Y VENTA EN CIERRE: si adems de
Tickets, realizada facturas de venta o compra y desea que sus cobros y pagos,
se reflejen en el cierre de caja, deber marcar esta opcin de configuracin.
VENDER POR: Al introducir los artculos en ventas, podemos especificar la
bsqueda mas usada por defecto.
PRECIO DE VENTA: Precio por defecto en la venta por TPV.
FORMA DE TRABAJO
FECHA TICKET: Los valores posibles son "se solicita o "no se solicita.
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CONFIGURACION DE CAJAS
Desde este mdulo creamos las diferentes cajas del TPV. La creacin de mltiples cajas,
puede ser necesaria cuando existen diferentes departamentos de la empresa.
Si su negocio no tiene departamentos definidos claramente, puede crear un sola caja en
CODIGO: Manual.
NOMBRE: Descripcin de la caja. Manual.
EMPLEADO POR DEFECTO: Empleado que se solicita por defecto en las
ventas de esta caja.
IMPORTANTE: Si dispone de varios negocios conectados a una central, puede
asociar a cada empleado un Usuario, Caja y Almacn por defecto, de esta forma
al entrar con su usuario, el empleado vender de forma automtica desde su
Caja y Almacn asignado.
Esta configuracin se debe hacer desde la ficha de empleados, previamente
deber haber creados las sucursales de su empresa y el almacn de cada una,
adems de indicar en configuracin general que deseamos trabajar con
Sucursales de empresa y obligar a que los sucursales vendan por su almacn
asignado.
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TECLAS RAPIDAS
Recomendable usar teclas rpidas para usar la TPV
F1
F2
DEVOLUCION TICKET
F3
F4
ABANDONAR CAMBIOS
F5
BUSCAR TICKET
F6
CONSULTAR ARTICULOS
F7
F8
F9
F10
APARTAR TICKET
F11
TERMINAR APARTADOS
F12
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Estos diseos se imprimen de forma automtica segn el tipo de Ticket creado, por
ejemplo en una Devolucin con Vale, se imprime el Ticket de la devolucin + el vale que
hemos generado.
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Por defecto en el importe entregado se muestra el total del Ticket, sobreescribiendo la cantidad que nos entrega en realidad, indicando el importe
a devolver, al pulsar ENTER despus de indicar el importe se nos
posicionar sobre el botn COBRAR.
Tambin disponemos de los botones:
DEJAR DEUDA: Podemos dejar este Ticket pendiente de pago, para ello
indicaremos el cliente de la deuda e imprimiremos el Ticket con el cliente
impreso para su firma. NOTA: no confundir estas deudas de largo plazo
con apartar(dejar pendiente) un Ticket unos minutos u horas por motivos
varios.
DESCUENTO: Podemos hacer un DTO en importe o porcentaje del
global del Ticket.
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CIERRE CAJA
El cierre de caja nos permite controlar las ventas del da, adems de registrar las
devoluciones y movimientos de entrada/salida fuera de ventas.
CONTAR DINERO: Permite introducir el nmero de monedas de cada tipo, as
como billetes, realizando la suma automticamente.
ARQUEO: Se usa para conocer la situacin del da hasta ese momento o
comprobar de forma rpida los cobros por tarjeta, movimientos de salida
/entradas atpicas, deudas pagadas, etc.
CIERRE: Nos permite registrar la caja del da, tambin se puede hacer un cierre
de varios o dos cierres al da (maana y tarde).
TOTAL SALIDA: Total caja Importe de cambio.
CAMBIO: El importe del cambio viene indicado en configuracin de la caja,
podemos variarlo en el cierre para un da puntual.
DEJA TOTAL CAJA COMO CAMBIO: No genera un movimiento de salida,
dejando el total de la caja como cambio para el da siguiente.
MOVIMIENTO DE SALIDA: Por defecto, genera un movimiento de salida de
toda la venta del da, menos el cambio establecido. Podemos modificar el
importe de salida, modificando automticamente el cambio para el da
siguiente.
COMISIONES TARJETA: Nos permite conocer las comisiones de las ventas del
da segn configuracin de TPV de tarjetas de dbito y crdito.
IMPRIMIR: Nos permite imprimir el cierre del da en impresora de
TICKETS(matricial) , LASER o INJECCION.
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Para imprimir listado todos los Tickets del da, acceda a listados de TPV.
MOVIMIENTOS DE TPV
Permite generar movimientos de entrada o salida atpicos, es decir no son ventas, ni
devoluciones.
Ejemplo pago al repartidor de AGUA, o aadir mas cambio durante el da.
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Por defecto se entregan algunos filtros ejemplos como en el listado de factura; entre
fechas, entre N Factura, por cliente, etc. Pero podemos crear filtros por cualquier
campo de los ficheros asociados a facturas como por ejemplo clientes o sucursales.
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LISTADO ARTICULOS
Se pueden listar los artculos usando los filtros de la siguiente ventana:
Los filtros (condiciones) se pueden aplicar sobre las siguientes cabeceras de listados de
artculos:
Resumida en vertical.
Ampliado en horizontal.
Todos los precios; imprime los artculos con todos los precios.
Lista de precios1; lista los artculos marcados con la casilla Visible en lista-1 que se
encuentra en el mantenimiento de artculos.
Lista de precios 2; dem pero con Visible en lista-2
Pedidos unidades bajo mnimos; genera listado de unidades bajo mnimo,
mostrando la diferencia, es decir la cantidad que se debe pedir para cubrir.
Tarifas de precio; listado con formato de lista de precios, no muestra stock.
Inventario valorado; listado agrupado y subtotalizando por familia los costes x
cantidad de cada artculo. Mostrando al final del listado el importe total del almacn.
Artculos en oferta; listado de artculos con algn tipo de oferta activa.
Artculos con lotes; listado de artculos con sus lotes.
FAMILIA+SUBFAM+REFERENCIA
FAMILIA+SUBFAM+CODIGO
CODIGO
REFERENCIA
DESCRIPCIN
TIPO DE ARTICULO
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F.ALTA
F.BAJA
MARCA
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Aqu vemos las ventas efectuadas entre 2 fechas, destacamos las siguientes columnas:
Ventas;
es el n de facturas creadas
Cantidad; total de artculos vendidos
Total;
importe PVP vendido
Coste;
importe coste vendido
Beneficio;
beneficio obtenido
Ejemplo listado: quiero un listado de las ventas que me de la cantidad vendida e total importe
de la FAMILIA de Monitores MARCA Philips entre 2 FECHAS X, que he vendido al Cliente X.
ESTADISTICAS DE COMPRAS Y VENTAS MENSUALES
Permite conocer la evolucin mensual de ventas y compras:
Este listado nos da por linea las ventas o compras mensuales:
Se pueden extraer estadsticas de ventas por cliente, entre fechas, tipo de cliente , zona, etc.
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MODULO DE OBRAS
OBRAS
CERTIFICACIONES
PARTES DE TRABAJO
LISTADOS
OBRAS
El mdulo de obras permite gestionar varios presupuestos, entregas a cuenta, certificaciones y
facturas por obra, controlando los gastos mediante partes de trabajo de los materiales y mano
de obra.
RESUMEN DE TOTALES DE OBRA
GASTOS MATERIALES:
Suma de materiales (partes).
GASTOS MANO DE OBRA: Suma de horas de trabajo (partes).
TOTAL ENTREGAS A CUENTA: Suma de las entregas a cuenta.
TOTAL DE GASTOS: Suma de materiales + mano de obra.
TOTAL FACTURADO: Suma de facturas de una obra.
BENEFICIO: Resta de facturas (bruto) menos gastos de la obra.
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RESOLVER DUDAS
Mediante contrato de Mantenimiento (suscripcin como cliente) puede:
Consultarnos cualquier duda va email, telfono, control remoto (On-line).
Recibir las nuevas versiones del programa sin costes adicionales
Recibir un curso de iniciacin On-line por control remoto.
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