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UNIVERSIDAD PUBLICA DE EL ALTO

CARRERA DE ING. DE SISTEMAS

TEORIA DE LAS
ORGANIZACIONES

Ing. Victor Mamani M.

El Alto Bolivia
2015

Introduccin:
SOCIEDAD ACTUAL

Conformada por diferentes


organizaciones.
Estn orientadas a la produccin
de bienes y servicios.

Ya que la vida de las personas


depende de estas organizaciones y
ellas del trabajo de las personas.

Teora de las Organizaciones:


Nos ayuda a describir y explicar el fenmeno de
las organizaciones. Por ello, han de ser aplicables
a cualquier situacin y momento.

Utilidad de la teora: Sirve para (describir y conocer el


fenmeno), comprender (entender cmo funciona la
organizacin), predecir (advertir el comportamiento
futuro de la organizacin, y las reacciones a seguir) y
controlar (regular los procesos que se den en la
organizacin).

La Organizacin:
Es una estructura funcional
de las relaciones que deben
existir entre las funciones,
niveles,
actividades
y/o
elementos que permita llevar
a cabo los objetivos de un
organismo social.

Organizar: Es el proceso que significa armonizar todos


los recursos con que se cuenta en la organizacin,
para aprovechar en la consecucin de un objetivo. Es
el proceso de establecer el uso ordenado de todos los
recursos del sistema.

Tipos de Organizaciones:
FORMAL

INFORMAL

Est constituida
por los rganos,
cargos,
niveles
jerrquicos, etc.
Es la organizacin
formalizada
oficialmente.

Son aquellas que surgen de una


forma libre y espontnea sin un
propsito consciente de trabajar
en equipo. Puede ser cualquier
actividad personal conjunta que
surja de la camaradera, amistad
o intereses comunes.
El conjunto de interacciones y
relaciones entre las personas se
denomina organizacin informal.
Son grupos informales que no
aparecen en el organigrama ni en
otro documento formal.

Elementos de la Organizacin:

Significado de la Organizacin:
COMO ENTIDAD SOCIAL

Las
personas
interactan para
alcanzar objetivos
especficos.
Ejemplo:
Las
empresas, etc.

COMO FUNCIN ADMINISTRATIVA

Que forma parte


del proceso
administrativo:
Planeacin,
Organizacin
Direccin, y
Control.

PLANEACIN:
- Definir la Misin.
- Formular los Objetivos
- Definir los Planes para alcanzar.
- Programar las actividades.

ORGANIZACIN:
- Dividir el Trabajo.
- Designar las actividades.
- Agrupar las actividades en rganos y
puestos.
- Asignar los recursos.
- Definir la autoridad y la
responsabilidad.

DIRECCION:
- Designar a las personas.
- Coordinar esfuerzos.
- Comunicar.
- Motivar.
- Liderar.
- Orientar.
CONTROL:
- Definir estndares.
- Monitorear el desempeo.
- Evaluar el desempeo.
- Accin correctiva.

La situacin de las
Organizaciones:
ANTES, cambiaban las organizaciones que tenan
problemas.
HOY, cambian las organizaciones que triunfan.

Visin Actual de las Organizaciones:


Enfoque Tradicional

Enfoque cerrado, interno.


Bsqueda de resultados a
corto plazo.
Orientada a la eficiencia
(Menos
Recursos
Econmicos).
Centro
en
el
como
hacemos las cosas.
El jefe sabe y por eso
decide.
Estilos
de
liderazgos
autoritarios.

Enfoque Actual

Enfoque
del
sistema
abierto.
Innovador,
resultados
sostenibles.
Permanente inquietud por
la eficacia (Menos Tiempo).
Importa
que
cosas
hacemos.
nfasis en el trabajo en
equipo.
Utilizacin
de
estilos
participativos.

Diferencia entre Administracin


y Organizacin:
FAYOL
ADMINISTRACIN

Como: planear,
organizar, dirigir,
coordinar y
controlar.
Segn el, la
administracin
constituye un todo,
del cual la
organizacin es una
de las partes.

ORGANIZACIN

La organizacin
se refiere slo a la
definicin de la
estructura y la
forma; en
consecuencia es
esttica y
limitada.

Los conflictos latentes en el


mundo:
FUKUYAMA: En su
libro
CONFIANZA
dice
que
Los
conflictos latentes en
el
mundo,
estn
motivados
por
la
desconfianza
de
origen: racial, tnico,
religioso, cultural, y
por factores de orden
econmico.

Conflictos en las organizaciones:


Los conflictos que se
generan en todas las
organizaciones
empresariales, stos
deben tomarse como
parte
normal
del
comportamiento
organizacional,
debiendo explotarse
como
medio
de
promover y realizar el
cambio.
Los conflictos pueden ser funcionales, cuando son tiles
para el logro de los objetivos o disfuncionales, cuando
impiden que se alcancen las metas organizacionales.

Forma de resolucin de los


Conflictos en las organizaciones:

La confianza es el producto de las


Organizaciones con normas morales
o valores compartidos.

Empresa:
Es una Organizacin en la que un conjunto de
personas (o una sola) transforman diversos
recursos en bienes y/o servicios que
satisfagan necesidades, con la finalidad de

obtener beneficios econmicos.

Recursos:
Son los medios con los que cuenta una empresa

TANGIBLES
(Medios de Prod.)

INTANGIBLES

HUMANOS
(Fuerza de trabajo)

Infraestructura

Imagen

Conocimientos

Terrenos

Prestigio

Habilidades

Muebles

Marca

Actitudes

Maquinarias

Cultura organizacional Valores

Capital

Principios

Materias primas, etc.

Idiologia

El liderazgo en las Organizaciones:


Es el proceso de influir en otros y apoyarlos
para que trabajen con entusiasmo en el logro de
los objetivos comunes.

Tipos de liderazgo dentro las


Organizaciones:
LIDERAZGO
AUTOCRTICO

LIDERAZGO
DEMOCRTICO
LIDERAZGO
LIBERAL

Practica:
Tipos de
liderazgos.

Liderazgo Autocrtico:
El lder centraliza las
decisiones
e
impone
rdenes al grupo.
Determina los pasos a
seguir a medida que sean
necesarios e imprevisibles
para el grupo.
Fija la tarea de cada uno y
asigna el compaero de
trabajo.
Es dominante, los elogios
y las crticas al trabajo de
cada
miembro
son
personales.

Liderazgo Democrtico:
Es el lder que delega autoridad
en
otros,
fomenta
la
participacin, recurre a sus
colaboradores con el propsito
de obtener el conocimiento
necesario para realizar las
tareas.
El lder se convierte en otro
miembro
del
grupo,
en
facilitador.
Es objetivo y se limita a los
hechos en las crticas y los
elogios.
El grupo sugiere los pasos
para alcanzar el objetivo y pide
asesora al lder.

Liderazgo Liberal:
El lder delega todas las
decisiones en el grupo y
no ejerce ningn control,
su
participacin
es
mnima.
Nunca juzga ni evala los
aportes de las dems
personas y los miembros
del grupo gozan de total
libertad de accin.
La divisin de las tareas y
la
seleccin
de
los
compaeros de trabajo
queda a cargo del grupo.

Componentes del sistema de


organizacin Administrativa:
1. Anlisis Organizacional.
2. Diseo o Rediseo Organizacional.
3. Implantacin del Diseo Organizacional.

1. Anlisis Organizacional:
El Objetivo del Anlisis Organizacional es
evaluar la estructura organizacional de la
organizacin, respecto al desarrollo de
sus competencias y el logro de los
objetivos institucionales, establecidos en
el PEI y el POA.
Las fuentes de investigacin para realizar
el AO, constituyen:
a. Investigacin documental
b. Investigacin de campo

1. Anlisis Organizacional:
a. INVESTIGACIN DOCUMENTAL:

1. Decretos supremos de reorganizacin.


2. Resolucin suprema del SOA.
3. Plan Nacional de Desarrollo (PND).
4. Plan Estratgico Institucional (PEI).
5. La ejecucin del POA de la gestin pasada
y lo programado para la siguiente
gestin.
6. El Manual de Organizacin y Funciones.
7. El Manual de Procedimientos.
8. Los informes de Auditoria.
9. Y otras disposiciones legales vigentes en
materia de organizacin.

1. Anlisis Organizacional:
b. INVESTIGACIN DE CAMPO:

1. Entrevistas Directas a las servidoras y


servidores pblicos, y a los usuarios de
los servicios.
2. Entrevistas Indirectas a las servidoras y
servidores pblicos, y a los usuarios, a
travs de cuestionarios.
3. Observacin directa.
4. Talleres participativos.

1. Anlisis Organizacional:
PROCESO DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL:

1. ANLISIS RETROSPECTIVO.
2. ANLISIS PROSPECTIVO.
3. ANLISIS DE COYUNTURA.

1. Anlisis Organizacional:
PROCESO DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL:

1. ANLISIS RETROSPECTIVO:
a. Servicios proporcionados por la
Organizacin a los usuarios.
b. Proceso.
c. Unidades y reas Organizacionales:
c.1: Las reas organizacionales.
c.2: Las unidades organizacionales.
c.3: Los canales de comunicacin e
instancias de coordinacin.
c.4: Flexibilidad de Estructura
Organizacional.

1. Anlisis Organizacional:
PROCESO DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL:

2. ANLISIS PROSPECTIVO
(Evaluacin futura):
a. POA de la siguiente gestin, PEI de la
entidad y PND.
b. Conclusiones del Anlisis Retrospectivo.

1. Anlisis Organizacional:
PROCESO DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL:

3. ANLISIS DE OYUNTURA
(Demanda de carcter coyuntural):
a. Anlisis de la estructura organizacional.
b. Cambio internos y/o externos o que
c. No se han previsto.

1. Anlisis Organizacional:
PROCESO DEL ANLISIS ORGANIZACIONAL:

4. RESULTADOS Y FORMALIZACIN
DEL
ANLISIS ORGANIZACIONAL:
a. Responsables del proceso de AO.
b. Periodo de ejecucin del proceso de AO.
c. Anlisis de Coyuntura (AC).
d. Procedimientos para modificacin de
estructura por medio de un AC.
d.1: Elaboracin de un informe de AOC.
d.2: Propuesta de rediseo organizacional
d.3: Revisin del informe de AC y
propuesta por parte de la unidad OyM.
d.4: Realizar las gestiones para su aprob.
d.5: Aprobacin o rechazo.

SISTESIS DEL ANALISIS


Anlisis
retrospectivo

Se evala si la estructura
organizacional ha contribuido al
logro de los objetivos de la
gestin anterior.

Anlisis
prospectivo

Se analiza la necesidad de ajustar


la estructura organizacional actual
en funcin de los objetivos del
POA de la prxima gestin.

Anlisis de
coyuntura

Se realiza el anlisis de la estructura


organizacional ante cambio internos
y/o externos coyunturales o que no
se han previsto.

2. Diseo o Rediseo
Organizacional:
El Diseo o Rediseo Organizacional, es el proceso
que define y/o ajusta la estructura organizacional,
basado en recomendaciones y resultados del
proceso de anlisis organizacional y/o objetivos y
atribuciones plantados en DS, en el PND y PEI.
Para alcanzar los objetivos de gestin y satisfacer
las necesidades de los usuarios.

2. Diseo o Rediseo Organizacional:


PROCESO DE DISEO O REDISEO ORGANIZACIONAL

a) Identificacin de Usuarios y Necesidades de


Servicios.
a.1: Usuarios internos.
a.2: Usuarios externos.
b) Identificacin de los servicios y/o bienes que
satisfacen necesidades.
c) Diseo y/o rediseo de los proceso, resultados e
indicadores.
-Quin lo hace?: Unidad responsable de
efectuar el proceso.
-Qu se hace?: Detallar cada una de las
operaciones efectuadas.
-Cmo se hace?: Especificar la forma en
que se efectuara cada operacin,
o sea el mtodo que se debe seguirse.

2. Diseo o Rediseo Organizacional:


PROCESO DE DISEO O REDISEO ORGANIZACIONAL

-Cundo se hace?:

Detallar el momento de
realizacin de acuerdo al
mtodo sealado.

-Cunto tiempo tarda en realizarse


la operacin: Especificar el tiempo total
desde su inicio hasta su
finalizacin.

2. Diseo o Rediseo Organizacional:


PROCESO DE DISEO O REDISEO ORGANIZACIONAL

d) Identificacin de unidades y conformacin de reas


y unidades organizacionales.
e) Establecer los niveles jerrquicos de la Entidad.
f) Clasificacin de las Unidades o reas
organizacionales:
a. reas sustantivas.
b. reas Administrativas.
c. reas de asesoramiento.
f.1: Asignacin de autoridad:
a. Autoridad lineal:
b. Autoridad funcional:
g) Definicin de los canales y medios de
comunicacin.
h) Determinacin de las instancias de coordinacin
interna.

2. Diseo o Rediseo Organizacional:


PROCESO DE DISEO O REDISEO ORGANIZACIONAL

i)

Definicin de instancias de relacionamiento


interinstitucional:
- Tuicin : Control externo posterior. (AL)
- Funcional : (AF sobre la otra en materia de
competencia y especializacin).
- Complementacin : La entidad interacta con
otra en el tratamiento de
asuntos de inters compartido.
j) Alcance de Control.
k) Unidades desconcentradas.

2. Diseo o Rediseo Organizacional:


PROCESO DE DISEO O REDISEO ORGANIZACIONAL

Q) Alcance de Control.
R) Unidades desconcentradas.
S) Comunicacin y Coordinacin organizacional:
- Comunicacin descendente
- Comunicacin ascendente
- Comunicacin cruzada
- Informacin confidencial
- Informacin rutinaria
T)
Formalizacin
y
Aprobacin
del
Diseo
Organizacional.
U) Unidad responsable del proceso de Diseo
Organizacional.
V) Periodo de tiempo para la ejecucin del proceso
de Diseo Organizacional.
W) Formalizacin y Aprobacin de los Manuales:
- Manual de Organizacin y funciones
- Manual de procesos

SISTESIS DEL DISEO


Es el proceso a traves del cual se define o ajusta la
estructura de la organizacin, sobre la base de los
resultados del analisis organizacional. Es decir, es un
medio que va ha posibilitar que la estructura
organizacional facilite el logro de los objetivos
estratgicos y operativos determinados por la
organizacin.

El propsito del diseo o rediseo


organizacional, es contar con una estructura
organizacional que permita el logro de los
objetivos institucionales y operativos de una
organizacin, en forma eficaz y eficiente.

3. Implantacin del Diseo


Organizacional:
Objetivos

Definicin

La IDO o RO es la aplicacin de la
nueva estructura organizacional,
con la finalidad de cumplir con los
objetivos en el POA aprobado.
La implantacin, consiste en poner en
ejecucin la nueva estructura
organizacional, en base a los
resultados del diseo o rediseo
organizacional, con la finalidad de
alcanzar los objetivos institucionales,
establecidos en el POA.

3. Implantacin del Diseo Organizacional:


a) Plan de implantacin.
b) Objetivos y Estrategias de Implantacin:
1. Mtodo instantneo: (Cambios implantados sin
causar problemas mayores en la estructura y
funcionamiento de la organizacin).
2. Implantacin piloto: (Objetivos de realizar pruebas
necesarias para averiguar la validez y
efectividad del modelo propuesto, antes de
operarlo de manera global).

3. Implantacin del Diseo Organizacional:


3.

4.

5.

Implantacin en paralelo: (Los cambios


propuestos sean introducidos
y operados
simultneamente, sin modificar la estructura
vigente).
Implantacin por aproximacin Sucesiva:
(Selecciona parte del diseo propuesto e
implanta los cambios sin ocasionar grandes
alteraciones. Avanza al siguiente paso solo
cuando el anterior ha sido consolidado).
Mixto: (Es la combinacin de los anteriores
mtodos de implantacin descritos).

3. Implantacin del Diseo Organizacional:


c) Cronograma de actividades.
d) Recursos Humanos, Materiales y Financieros
Necesario.
e) Responsables de la Implantacin.
f) Programa de orientacin y Difusin.
g) Seguimiento.

3. Sntesis del la Implantacin del Diseo


Organizacional:
- Reglamento especifico
- Manual de procedimientos
- Manual de organizacin y
funciones

Insumo

- Reglamento especifico
- Manual de procedimientos
- Manual de organizacin y
funciones

Proceso
- Estructura Organizacional
Implantada

Producto

Tipos de Responsabilidad por la Funcin


Publica (Ley 1178):
- Administrativa: Cuando la accin u omisin contraviene el
ordenamiento administrativo y las normas que regulas la
funcin del servidor publico.
- Ejecutiva: Cuando la autoridad o ejecutivo ha incumplido con
obligaciones expresamente sealadas. En la Ley 1178: inc. c),
d), e) o f) del Art. 27; o cuando su gestin ha sido deficiente o
negligente.

Tipos de Responsabilidad por la Funcin


Publica (Ley 1178):
- Civil: Cuando la accin u omisin del servidor publico o de las
naturales o jurdicas privadas cause dao al Estado evaluable
en dinero.

- Penal: Cuando la accin u omisin del servidor publico y de


los particulares, se encuentra tipificada en el Cdigo Penal.
Ejemplo:
- La Organizacin no cuente
con RE compatibilizado por el
rgano Rector.
- Cuando RE no este aprobado.
- Cuando no se tenga los
manuales de Org. y funciones
y el de procesos.

Ventajas del analista en OyM


como consultor:

Anexos:
47

Esquema de Entrevista Cerrada:


RELEVAM IENTO DE DATOS

UM SA - COSSM IL
GERENCIA DE VIVIENDA

ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIN ADM INISTRATIVA

A.- CUAL DE LOS SIGUIENTES DIAGRAMAS REPRESENTATIVOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE ASEMEJAN


MAS A LA MANERA EN QUE SU UNIDAD ACTUALMENTE TRABAJA?

JERARQUIA
TRADICIONAL

JERARQUIA COMPARTIDA

MATRICIAL

DESCENTRALIZADA

INTEGRADA

B.- ES FLEXIBLE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE SU UNIDAD, SI ES ASI, PUEDE SER ADAPTADA PARA
AFRONTAR LOS DIVERSOS REQUERIMIENTOS DE LOS CAMBIOS CIRCUNSTANCIALES?

Muy inflexible

Muy flexible
A

C.- CUAL ES LA MAS IMPORTANTE FUNCION EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACINAL DE SU UNIDAD?


a.b.c.d.-

Simplicacion de las comunicaciones


Promover la fluidez de la informacin para la toma de decisiones
Controlar el trabajo
Posibilitar una sencilla direccin estratgica

D.- POR FAVOR SEALE CUALES CON LOS INDICES DE EFICACIA Y EFICIENCIA PORCENTUALES, A SU CRITERIO,
DEL CUMPLIMIENTO DEL P.O.A./99 DE SU UNIDAD.
EFICACIA

EFICIENCIA

E.- SEALE LAS CAUSALES ORGANIZACIONALES FAVORABLES Y DESFAVORABLES EN EL CUMPLIMIENTO DE SU


PROGRAMA DE OPERACIONES DE LA GESTION 1999

F.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA INNOVACION COMO UN FACTOR PARA UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE SU


UNIDAD?

Sin importancia

Muy importante
A

G.- QUE PORCENTAJE DE LAS PERSONAS EN SU UNIDAD PODRIAN SER CALIFICADAS COMO REALMENTE
CAPACITADAS, DENTRO DE LAS QUE TRABAJAN CON INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES?

0%

50%
A

100%
D

RELEVAM IENTO DE DATOS

UM SA - COSSM IL
GERENCIA DE VIVIENDA

ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIN ADM INISTRATIVA

H.- ASIGNE A SU UNIDAD UNA PUNTUACION DE (1 - 5) DENTRO DEL CUADRO DE ATRIBUTOS DESCRITO EN
LA SIGUIENTE MATRIZ:

48

Hacia dentro
de la unidad

Hacia fuera
de la unidad

Matriz F.O.D.A.

49

vico.mamani@gmail.com
Ing. Victor Mamani Mamani
El Alto Bolivia
2015

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