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Primera parte

EL PROBLEMA DE LA INFORMACION
Este capitulo es el inicio de la trama. Aqu nos plantean en la historia ficticia la situacin
deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisin corporativa de contratar a Brian Scott.
El acuerdo ha sido darle 2 aos de libertad a cargo de Xcorp. El reto darle un vuelco a la
compaa.
Al llegar el primer da al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, haba que
averiguar que haba salido mal con aqu. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento
interesante: si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede arreglar
Brian Scott ya haba revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas
estaban mal y estos no lo ayudaran a averiguar nada. Para una investigacin mas a fondo
mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas.
El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la cada de la
compaa al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandi con mucha rapidez,
diversificndose en muchas reas, lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para
obtener capital en una poca que el costo del dinero era bastante alto y la reputacin de
solvencia de la compaa se estaba deteriorando. El problema se agravaba debido a la falta
de experiencia en las reas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podan brindarles
satisfaccin a los clientes. Esta fue la versin de Rayner.
Al estar algo de acuerdo con Rayner pens que lo mejor era pasar a investigar la produccin,
as que mando a llamar a Tom Brown, el director de produccin, este le hecho la culpa al
departamento de ventas. As siguieron las entrevistas durante todo el da. Los nicos
adelantos pactados fueron que el jefe de informacin, Ken Jonson y la directora de recursos
humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a compaa y su personal
respectivamente para el da siguiente.
El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compaa, a este se le
presento un problema nuevo: El problema de la informacin. El total de hojas de papel sobre
el escritorio de Brian Scott era abrumador, no haba respuestas concretas, solo toneladas de
papel con exceso de informacin. Aunque tuviese el tiempo para leerlo todo dudosamente
conseguira respuestas en aquel bulto. Lo nico interesante que por su escritorio haba
pasado eran 2 cartas cortas. Una el da anterior y una junto a todos estos informes en el da
actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo deca que poda resolver el problema
de informacin que tenia Scott. En ambas firmaba El Infoman.
Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y trmino
citndose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseara como cambiar la forma
de sus respuestas de un montn de papel impreso a solo 3 informes de una pgina. Estos
son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentacin y el informe de administracin.
En su primer encuentro se dedicaron a buscar informacin preeliminar. Queda estipulado que
las dos palabras claves son xito e informacin. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que
significaba el xito para el. Luego de ah derivan que como se daran cuenta cuando haya
alcanzado ese estado que para el era el xito y el status actual en referencia al xito. Todo se
escribi en una hoja sencilla que deca as:
El xito definido por Brian Scott
rea de xito: Darle un vuelco a Xcorp
Factores Clave del xito

Status

Meta

Precio por accin

US $20

US $30

Participacin de mercado

10%

20%

Relacin Pasivo-Capital

0.9

0.5

Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupacin que lo
aquejaba. Esto haba sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El
Infoman le avisa que ya tena ese problema premeditado y resuelto. El haba escrito una gua
corta de 4 pasos a seguir:
LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE XITO.
Paso 1
CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES
Paso 2
DEFINA SUS AREAS DE XITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA
Paso 3
IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE XITO PARA CADA AREA DE XITO
Paso 4
DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE XITO
Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente
capitulo.
ANALISIS
En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situacin ficticia y a los
personajes principales de esta. El Infoman vendra siendo la parte cognoscitiva de la
administracin, es quien nos enseara por el resto del libro el proceso de la administracin
en una pgina.
En este capitulo se introduce el proceso de recopilacin de informacin preeliminar.
El primer paso es preguntarse a si mismo que es el xito para si mismo con respecto a la
empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del
xito, estos son hechos que al darse sern indicadores de xito, con lo que nos enteraremos
cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.
Despus hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razn a las metas que
queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de xito en la empresa en la actualidad.
Despus sacar la informacin personal se necesita rehacerse esta pregunta del xito pero
esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el
jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el xito pero con respecto a
satisfacer a cada relacin. Y a cada rea de xito se le asignaran sus propios factores clave
del xito.
Segunda Parte

ADMINISTRACION EN UNA PGINA


En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de
produccin de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.
Era jueves por la maana y Brian Scott esperaba al Infoman, como haban acordado su cita.
Este apareci rebozante de energa y lleno de entusiasmo como siempre. El trato era que en
esta ocasin el Infoman le mostrara a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el
Informe de Enfoque, basado en la informacin preeliminar que antes haban recopilado.
Luego de varias explicaciones y borradores as quedo este primer informe.

INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT


AREA DE XITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP.
Precio por accin

20

25

30

35

Relacin pasivo-capital

0.9

0.7

0.6

0.5

Razn Corriente

1.2

1.7

2.0

2.5

Identificacin lneas de
prod. antieconmica

Planeac.

Mayo 15

Mayo 1

Mar. 1

Reduccin de personal

Planeac.

Mayo 1

Abril 1

Mar. 1

Reduccin de costos

Planeac

Mayo 1

Abril 1

Mar. 1

AREA DE XITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP.


Posicin en la industria

% participacin de
mercadeo

10

12

15

20

Plan de Reorganizacin

Hecho

Abril 1

Mar. 30

Mar. 1

AREA DE XITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO


Incremento en el valor
agregado ($ Mil)

-0.5

10

15

% crecimiento en la base
de clientes

% crecimiento en activos
producidos

4.2

4.0

6.0

8.0

AREA DE XITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO


% obsolescencia del
producto

45

Hacer alianzas externas de


Planeac.
comercializacin

50

30

10

Septiembre 1 Agosto 1 Julio 1

En este informe cada rea de xito esta basado en los distintos puntos de vista segn las
relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de xito en cada
rea, la segunda el status actual de la compaa. Las 3 siguientes columnas son metas que
se explican as:
Meta mnima: esta es la mnima requerida para ser aceptable.
Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en
buen camino y es un xito el mtodo utilizado en dicho proyecto.
Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguir impulsando a tener un
mejor desempeo.
Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinin con respecto al desempeo actual de
los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (ntese
que en esta primera plantilla no hay ninguna B).
Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus
colaboradores aplicaran la administracin en una pagina tambin.
Culmino la cita del Infoman y Scott.
Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la
administracin de una pagina. Se le ocurri que en produccin, as que cito a Tom Brown, el
director de produccin.
Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, deca que deban darle
prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenci.
As sigue este segundo capitulo relatndonos todo el proceso de cmo Brown junto a su
equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban
contentos con la idea de la administracin de una pgina. Despus se hace una reunin entre
Brown, el Infoman y Scott.
En esta reunin el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de
retroalimentacin. Esta consista en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo
que el Infoman llamaba puntos positivos y abajo los negativos.
Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta
el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que
no llegaban a la meta mnima y ponerlos abajo. De esta manera nos mantenamos al tanto
de lo que estaba excelente y debamos celebrar, y lo que debamos prestarle ms atencin y
creatividad.
Aqu termino la reunin y quedaron en que iban a implementar en la compaa el sistema.

Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administracin en una


pagina, el problema de que haban muchos subordinados se resolvi siguiendo 2 mtodos
que el Infoman les enseo. El primero era que ellos hicieran los informes de enfoque para
sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo hicieran personalmente.
Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las de los
colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compaa.
Xcorp haba adoptado la administracin en una pgina de una manera exitosa y luego de
pasados 3 meses Scott recibi la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cmo
iban las cosas. Este estaba complacido y decidi acordar la prxima cita con Brian Scott. Esta
seria para el prximo jueves.
ANALISIS
En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relacin
con Scott con respecto a la idea de la administracin de una pagina. El fin de esto es
comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos clave de
cmo hacerlo.
Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una
pgina, el informe de enfoque. Este consiste en la informacin que recopilamos en el capitulo
uno, los factores y reas clave del xito.
Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras reas de xito con sus
respectivos factores claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada
columna tiene si fin especifico.
En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la
empresa en relacin al rea de xito a alcanzar.
En las siguientes 3 columnas se establecern las metas. No una, sino 3. La primera vendra
siendo la meta mnima, este es el punto mnimo aceptable que debe alcanzar el status del
factor clave, si se llegase a bajar de ah entonces hay que prestarle atencin a dicho punto.
La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que debemos llegar para
satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas reas de xito. La tercera es la meta
de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a
trabajar para alcanzar.
Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guin. Las letras son B y M.
la B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen
ritmo, y la M cuando no lo este haciendo. El guin lo pondremos cuando simplemente es
aceptable pero no esta ni bien, ni mal.
Despus de crear el primero de los 3 informes de una pgina es til comenzar a expandir
dentro de la empresa la idea de la administracin de una pgina. As se ganara tiempo y los
siguientes pasos se harn mas sencillos ya que tendremos grupos para crearlos.
Despus de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de
retroalimentacin, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos
debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un perfil personal
de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas.
Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos
de los factores clave de xito. En esta se incluirn exclusivamente los factores clave que
dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la
meta satisfactoria. En la parte de abajo entonces pondremos los puntos negativos, aqu se
incorporan los factores clave de xito que no han llegado a alcanzar dentro de las 3 metas la
primera de ellas, la meta mnima. Todos los factores clave que estn en el medio de la
primera y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer

en un informe por ahora. Los informes de retroalimentacin deben hacerse en lapsos de


tiempo, ya sean semanales, mensuales o la eleccin que tome la empresa en si.
Al terminar este segundo paso, tambin lo expandiremos por la empresa y de esta manera
cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores ms certero.
Tercera Parte
LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PGINA
Era jueves en la maana y Scott pensaba en como haba dado un giro drstico el sistema de
administracin en una pagina a la compaa. Pronto apareci el Infoman.
Scott le cont una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre
era Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de
retroalimentacin su rea mejoro muchsimo. Se convirti en el rea de mejor calidad con
respecto a productos que los clientes devolvan. Era un rea ejemplo.
Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico tambin la administracin
de una pgina a su vida personal, perdiendo peso considerablemente.
El Infoman se senta complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que
como la haba escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en
una reunin en algn momento. Infoman entonces propuso que era posible enterarse de
todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la compaa mediante
el 3er informe de una pgina, el informe de administracin.
Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia
as:
TERCER INFORME DE UNA PAGINA:
INFORME DE ADMINISTRACION
Personas que dependen indirectamente de
usted varios niveles por debajo

Colaboradores directos un nivel por debajo

Zona 1: Positiva

Zona 2: Positiva

Rasgos notables del rendimiento excelente de Rasgos notables y de buen rendimiento de


personas varios niveles por debajo.
colaboradores directos.
Zona 3: Negativa

Zona 4: Negativa

Rasgos notables de problemas crnicos de


rendimiento varios niveles por debajo.

Rasgos notables y problemas de rendimiento


de colaboradores directos

Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ah.


Brian Scott se sinti triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro. Entonces
pregunto al Infoman que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este sistema y el no
estuviese. Infoman respondi que el entonces se pondra en contacto nuevamente con ellos.
Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al xito y se despidi de el.
ANALISIS:
Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la informacin en los 3
informes de una pgina de la administracin en una pgina.

Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentacin personales existe un punto


ms que arreglar y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control, pero
tambin hay que mantener a la empresa informada de todo lo que pasa en ella, aqu es
donde entra en juego el tercer informe de una pgina, el informe de administracin.
Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines comunicativos.
Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinacin
directa de la empresa, as cuando un tema sea de mucha importancia o necesite atencin se
ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su
estado y que tanta atencin necesiten puede subir mas niveles.
Las cuatro zonas van divididas as:
Los 2 recuadros de arriba son factores claves de xito positivos mientras que los 2 recuadros
de abajo son negativos (igual que en el informe de retroalimentacin). Y los 2 recuadros de
la izquierda vienen siendo factores claves de colaboradores que estn varios niveles bajo
nosotros y los de la derecha los de nuestros colaboradores directos.
Por tanto a la derecha sern informes de retroalimentacin cotidianos que por lo general nos
conciernen da a da. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar a los
niveles superiores y toma urgencia dicho factor clave (o algo positivo que debe ser
recompensado). En fin el informe de administracin vendra siendo un informe de
retroalimentacin general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de este
vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen).

Cuarta Parte
EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PGINA
El estilo de administracin de una pgina se haba vuelto el estilo adquirido por Xcorp.
Haban pasado 6 meses desde que la compaa inquiri esta forma de administracin y Brian
Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administracin.
Por primera vez apareci algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de
un colaborador de la fbrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la
punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que llegar a su informe
administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidi felicitar personalmente a Arnold
Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos das despus Turner estaba
viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces
Turner le explico todo lo que haba hecho a partir de la administracin de una pagina, el
haba ahorrado millones a la compaa bajando los porcentajes de desperdicio.
Hablaron por horas, Turner se haba vuelto un campen en la administracin de una pgina y
crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y
luego le puso a su disposicin una limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta
a Kansas.
Poco despus de aquella reunin se cumpli el segundo aniversario de la llegada de Scott a
Xcorp. Haba alcanzado sus metas y las haba rebasado. En aquel momento quiso
agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel excito de la
compaa Comparta con otros la administracin de una pagina.

ANALISIS:
Esta cuarta parte de la lectura ms que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar
este sistema para una compaa grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la
enseanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo nico que creo
que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el significado que el personaje
Arnold Turner le da a la administracin en una pgina. El texto iba as.
Cmo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? -le pregunto Scott.
-Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar
a la gente en la solucin de problemas. -Respondi Turner.
Punto Final
CONCLUSION
La administracin en una pgina es un sistema sencillo y poderoso de manejo de informacin
que permite organizar mejor a cualquier compaa. Es un filtro de informacin muy til que a
nuestros ojos debera ser adoptado por todas las compaas a nivel mundial. Es interesante
la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto a los convencionales en libros de
administracin y logra atraer la atencin de personas que nunca se han entendido con esta.