UNIDAD 3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

NIDIA HIMELDA GARZON LINARES

ROMILDA LOZANO VALENZUELA
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ

Trabajo de Gestin Documental II, Grupo 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
2015

UNIDAD 3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

NIDIA HIMELDA GARZON LINARES

ROMILDA LOZANO VALENZUELA
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ

Trabajo de Gestin Documental II, Grupo 4

DOCENTE:
MARA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica, Especialista en Administracin de Empresas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
2015

INTRODUCCIN

La correcta organizacin de los documentos en una entidad es factor primordial para el

funcionamiento de la entidad. La informacin es la que ayuda a la toma de decisiones a
nivel

institucional e

interinstitucional.

Con el desarrollo de este trabajo

se pretende

estudiar algunos temas de gran importancia para el funcionamiento del archivo en una
entidad y es la clasificacin documental y el ciclo vital de los documentos.

La clasificacin permite la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos

semejantes

con caractersticas comunes

teniendo como base la estructura orgnico

funcional de las instituciones y los tramites que adelantan las dependencias en el ejerci de
las funciones.

Los documentos como producto de su trmite adquieren algunos valores como son el
administrativo, el fiscal, el contable y legal

lo cual convierte

a un documento en un

instrumento importante para la toma de decisiones. Los documentos son sometidos a un

proceso de valoracin de carcter
del documento.

cultural e histrico y es lo que se denomina ciclo vital

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de
sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan de esta
manera los Fondos, las Secciones, las Sub secciones, Las Series Documentales y las
subseries, Los Tipos Documentales.
Tambin

encontramos

como

segundas

las

denominadas

secciones

ficticias

las colecciones.Ley 594 de 2000. Titulo 1, Articulo 4

Estas normas se aplican de acuerdo a la descripcin de cada archivo enviandoas la

acumulacin de fondos acumulados, estas se aplican segn la necesidad del archivo
trabajando de una manera que nos permita controlar la documentacin y aplicar las
normas segn corresponda.

Elementos Mnimos de la Descripcin de una Agrupacin Documental.

Cuando se ha procedido a una identificacin de las agrupaciones documentales, se ha
obtenido su

clasificacin correspondiente, as como la deteccin y alta de los sujetos

productores esenciales de la documentacin, se disponen de los elementos mnimos de

descripcin de cada agrupacin documental para proceder a lo que se conoce como
descripcin multinivel, son los siguientes:

Cdigo de referencia.

El Ttulo.

El Productor

Las Fechas.

La Extensin de la unidad de descripcin.

Nivel de descripcin.

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

CLASIFICACIN: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series
de un grupo documental. Es la adaptacin de un fondo documental a la estructura de la
entidad

que

lo

produce,

una

vez

identificadas

las

categoras

administrativas

(dependencias) y archivsticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las

cuales se refleja la institucin productora de los documentos.
ORDENACIN: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado
DESCRIPSION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin documental que
consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.

DESCRIPCIN ARCHIVSTICA: Representacin precisa de una unidad de descripcin y,

en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilacin, cotejo,
anlisis y organizacin de toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y
localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su produccin.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

ORDENACION
Operacin archivstica realizada
dentro
del
proceso
de
organizacin que consiste en
establecer
secuencias
naturales
cronolgicas
y/o
alfabticas, dentro de las
categoras o grupos definidos
en la clasificacin.
Ordenar los Documentos de
Archivo en Series y Subseries
Documentales con base en la
Tabla
de
Retencin
Documental de su rea u
Unidad.

ORGANIZACIN
Proceso que, mediante las etapas
de clasificacin y ordenacin,
aplica
las
conclusiones
establecidas en la fase de
identificacin a la estructura de un
fondo.
La organizacin del archivo
incluye, pues, la clasificacin y
ordenacin y la descripcin.
Proceso general de dar forma a
los documentos de un archivo de
manera que pueda ser controlado
y accedido.

Organizacin = clasificacin + ordenacin +descripcin

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

El conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin de
los documentos relacionados en una forma jerrquica con criterios orgnicos o
fundamentales para revelar su contenido.
La clasificacin documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.

5Qu implica la clasificacin?

Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y
las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.
Acciones
Funciones: Atribuciones encomendadas a una institucin

para que realice y

cumpla los fines para los que sta fue creada.

.Actividades: cuya puesta en marcha da lugar a la prestacin de los servicios para el
logro de las funciones
Trmites: los cuales son el reflejo del conjunto de actividades relativos a la puesta
en marcha de la empresa

Estructura Orgnica
Los documentos se producen en diferentes dependencias de cada entidad, por tanto
deben estar agrupados de tal manera que reflejen la organizacin

Asuntos
Hacen referencia al contenido concreto del documento.
Fundamentos de la Clasificacin
La aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo

La identificacin de las funciones asignadas a las dependencias

Los asuntos que tramita cada divisin administrativa

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?

La clasificacin se basa en dos principios muy importantes a tener en cuenta en la

organizacin de los documentos y son:

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: en la clasificacin se aplica a partir del conocimiento

de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se
producen para el desarrollo de un trmite se relaciona con las unidades documentales.
En las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto que por
funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue
creada.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: permite identificar los creadores de documentos que

bien pueden ser institucionales

(fondos documentales) y administrativos,(secciones y

subseciones documentales). El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad

incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas sobre
la cual tenga una responsabilidad directa.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la

Clasificacin?
Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental
siendo estas el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES: la primera tarea que debe abordarse es la

identificacin de las agrupaciones documentales. Fondo, seccin, subseccin a partir de
la informacin contenida en los actos administrativos de creacin y reestructuraciones
del organismo productor y de los organigramas.

ESTRUCTURA ORGANICA: Para recuperar la informacin sobre la estructura orgnica

de la entidad nos debemos basar en
Organigramas
Creacin y supresin de dependencias.
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos.

La clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual

es necesario tener a mano los estatutos como los organigramas. Con la informacin
brindada por estos elementos se delimitara la agrupacin documental correspondiente a
cada divisin.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: Se identifican con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Cada serie documental est asociada a un asunto cuya denominacin resulta del anlisis
del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera.

Las

subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
identificadas de forma separada de esta por su contenido y caractersticas especificas o
por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas
semejantes.

CUADRO

DE CLASIFICACIN: Es el esquema que refleja la jerarquizacin y

clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Son los elementos fundamentales de una serie documental. Son el resultado fsico de
una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le
han sido asignadas.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una.

UNIDAD

DOCUMENTAL SIMPLE: est

constituida por el mismo tipo documental.

Ejemplo: un acuerdo o una resolucin.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA: estn constituidas por varios tipos documentales.

Formando un expediente. Ejemplos.

UNIDAD

TIPO DOCUMENTAL

DOCUMENTAL
Plizas
Balances
CONTRATO 058
2011

DE

Certificaciones
Cmara de comercio
Acta de inicio

Otro si
Acta de liquidacin

Hoja de vida
HISTORIAS LABORAL

Certificaciones de estudio
Certificaciones laborales
Referencias personales
Requisicin de personal
Contrato
Afiliaciones.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Los tipos documentales son unidades documentales simples originadas en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido

distintivos que sirven

como

elementos para clasificarla describirla y asignarle categora diplomtica. Ejemplo en la

siguiente serie documental se pueden visualizar varios tipos documentales.
SERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTLES
Comprobante

de

egreso
COMPROBANTES
DE EGRESO

Comprobante 1518

Cheque
Facturas
Causacin

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
Son las fases por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin
hasta su disposicin final.
Es analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.
En el manual de archivologa Hispanoamrica Aurelio Tanodi sostiene y hace distincin
de tres fases.

Implica la recepcin, la adquisicin,

FASE PREARCHIVISTICA (PRIMERA

reunin de documentos y trmite.

FASE)
Los documentos cumplieron su tramite
pero

se

conservan por un tiempo

prudencial

en los archivos de
productoras

las

FASE ADMINISTRATIVA (SEGUNDA

entidades

para fines de

FASE)

consulta o para sentar precedentes o

antecedentes que surjan cumpliendo
necesidades

administrativas.

Su

consulta es espordica.
Los documentos se transforman
FASE HISTORICA (TERCERA FASE)

en

fuente de consulta para fines prcticos,

cientficos y culturales generalmente se
guardan en los archivos histricos.

ARCHIVO GESTION

ARCHIVO CENTRAL

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA

VALORES PRIMARIOS

Administrativo
Legal
Fiscal
Contables
Tcnicos

ARCHIVO HISTORICO

FASE INACTIVA

VALORES SECUNDARIOS

* Cientficos
* Histricos
* Cultural
* Testimonial
* Evidencial

13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Los Procesos
de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia,

Disposicin

de

documentos,

Preservacin

largo

plazo,

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de
una entidad pblica e indagar paso a paso cules son las actividades que se realizan en
cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de derechos de
autor.

Aporte Nidia Imelda Garzn Linares.

Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Planeacin: Definido en el decreto 2609 de 2012 Conjunto de actividades encaminadas a
la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de
formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en
el sistema de gestin documental.

Esta compaa cuenta con un Centro de administracin documental el cual gestiona los
procesos de archivo y correspondencia, teniendo como objetivo principal servir de apoyo en
los proyectos realizados.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto se programar un diagnstico para evaluar los
procesos actuales y proponer las oportunidades de mejora que se requieran la misma,
abarcar la actualizacin de herramientas archivsticas a la luz de las necesidades de la
compaa.

Produccin: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite,
proceso en que acta y los resultados esperados.
En la actualidad los documentos generados por los trabajadores son ingresados al aplicativo
de gestin documental para dejar evidencia de su creacin, el contenido de los mismos
cumple con los lineamientos dados por las gerencias de las reas.
La recepcin de documentos externos se realiza por el proceso de correspondencia donde
se realiza la actividad de radicacin dejando un registro del ingreso del documento para su
posterior distribucin interna, dicha evidencia se consigna en el aplicativo de gestin
documental.
Creacin de comunicaciones permite administrar y consultar todas aquellas comunicaciones
que tienen un carcter corporativo las cuales se generan y envan entre las diferentes reas
y sedes de la entidad. Tambin encontramos comunicados externos los que facilitan la
administracin y consulta de las comunicaciones generadas por la entidad y cuyo destino es
una persona natural o jurdica externa a la entidad con que se tiene un determinado vnculo
en el desarrollo de las actividades empresariales.

Gestin y trmite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a

un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin
(metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los
asuntos.
Luego de surtirse los procesos de recepcin y distribucin las reas realizan las gestiones
internas para cumplir con las obligaciones de la compaa (respuestas a entes de control,
pagos a proveedores, trmites administrativos internos entre otros), en el caso de generar
documentos las mismas luego de finalizadas se traducen en una evidencia documental que
reposa en el archivo para su posterior consulta.

Organizacin:Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema

de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.

La entidad de los documentos remitidos por los funcionarios se realiza teniendo como base
las TRD, las series y sub-series son el primer nivel de filtro entre las unidades documentales,
las carpetas son alimentadas respetando el principio de orden original y codificadas para
hacer su posterior recuperacin.

Transferencia:Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los

documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato
de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de
formato, los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos.
Las transferencias documentales son realizadas por los funcionarios, por medio del aplicativo
de gestin documental, el mismo deja evidencia del momento en el trabajador remite su
documentacin para custodia del CAD de igual forma el proceso requiere la validacin de la
informacin consignada en el aplicativo versus los soportes fsicos.
El calendario de transferencias documentales est habilitado durante todo el ao ya que
hay una dinmica de custodia centralizada y toda la informacin de las unidades
documentales queda registrada en el aplicativo de gestin documental

Disposicin de documentos: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo,

con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental.
La eliminacin y/o conservacin de los documentos luego de cumplir su permanencia en el
archivo central (agotados sus valores primarios) est sujeta a la verificacin del cumplimiento

de los requisitos establecidos en las TRD. El proceso implica realizar un inventario de todos
los expedientes el cual es presentado al comit de archivo para su aplicacin.

Preservacin a largo plazo: Conjunto de acciones y estndares aplicados a los

documentos durante su

gestin

para garantizar su

preservacin

en

el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

La entidad

a dispuesto espacios en sus oficinas para la conservacin fsica de los

documentos con el fin de garantizar su accesibilidad inmediata de igual forma est suscrito
un contrato de bodegaje con una empresa especializada en el tema la cual cumple con los
requisitos para la labor.
Por otro lado los documentos digitales son conservados en los servidores de la compaa
cumpliendo los parmetros tcnicos garantizando su integridad y permanencia, los mismos
van a ser recuperados utilizando los metadatos registrados durante su fase de gestin y
central.

Valoracin: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva).
Asociado a los procesos adelantados en la disposicin final se espera tener actualizadas las
TRD con el fin de contar con una valoracin ajustada a los procesos internos y a las
disposiciones legales vigentes.

Entidad visitada Fundacin Homi, Hospital de la Misericordia

Aporte Romilda Lozano

En esta entidad cada rea se encarga de la planeacin y la produccin de sus

documentos de acuerdo a sus funciones.

Luego es aprobado por la Direccin general y empieza el trmite

Luego cada funcionario en el nen su respectiva rea asigna la unidad de conservacin

aplicando el proceso de organizacin.

cuando cumple con el tiempo de retencin segn lo estipule la TRD es transferido al

archivo central.
Transferencia

Dispsicin de documentos: segn lo estipule el tiempo de retencin en la TRD el area

de gestin documental junto con el funcionario hace la seleccin para verificar si el
documento se va conservar totalmente.

Preservacin a largo plazo: De acuerdo con la decisin tomada

en la seleccin y

teniendo encuenta la valoracin; en donde se mira si el documento cumple con valores

secundarios se decide dejar algunos documentos como los informes de gestin para
conservacin total.

Entidad visitada Grupo AR

Aporte Diana Marcela Supelano Bermdez

Planeacin
La planeacin de la organizacin y control de los documentos fue definido hace 2 aos
aproximadamente, en la cual fue contratada una empresa de Archivo para realizar las TRD
y el inventario Documental de los documentos que se encuentran en la compaa.

Produccin
En la compaa cada rea o dependencia son los generan sus documentos

Gestin y Trmite

La gestin y el trmite de los documentes tanto de archivo como la correspondencia en la

cual los documentos son digitalizado e ingresados al aplicativo de gestin documental en
la cual podemos por medio de unos descriptores dar una mejor consulta para nuestros
usuarios finales, la correspondencia tambin es radicada en el aplicativo.

Organizacin
La organizacin de los documentos va de acuerdo a las necesites de cada rea y por
supuesto donde sea de mejor utilidad tanto numrica, alfabtica o alfanumrica. Dentro de
la compaa tambin se tiene una organizacin especial para unas series como por
ejemplo:
PROCESOS DE OFERTA Y VENTA (DIRECCIN SERVICIO AL CLIENTE)
Estos expedientes se deben organizar en su interior en cinco (5) separadores distinguidos as:
a.

Jurdica

b.

c.

d.

e.

Contratos
Otros
Datos personales
Promesa de compraventa
Oferta irrevocable de compra de bien inmueble
Cesin a terceros
inclusin
Asignacin de parqueadero
Aceptacin gua de compra
Aceptacin de parqueaderos
Aclaracin a la oferta
Carta de instrucciones
Descripcin de la distribucin del inmueble plano
Crdito
Estudio de crdito (autorizacin para consulta y reporte en
CIFIN y DATACREDITO)
Copia Cdula de Ciudadana
Documentacin
Copia de Escritura Pblica
Acta de entrega del inmuebles
Acta de entrega de escritura
Certificado de tradicin y libertad
Orden de escritura
Lista chequeo de escrituracin
Financiero
Carta de instrucciones anexa al pagar y pagar crdito y subsidio
Consignacin de pago
Recibos de caja
Consignaciones
Notas debito
Notas crdito
Auxiliar de movimientos contables
Comunicaciones
Cartas
Correos Electrnicos
Reporte de conversacin (Histrico de Negociaciones)
Memorandos
Extractos de clientes
Poder especial, amplio y suficiente
Autorizaciones
Novedades de crdito
Copia de Paz y Salvo
Carta de pensiones y Cesantas
Carta de crdito re aprobado
Carta de crdito aprobado
Carta de subsidio
Carta de subsidio prorroga
Inclusin cuando viene con un oficio remisorio (memorando, carta, etc.)
La cesin cuando viene con un oficio remisorio (memorando, Carta, etc.)

Transferencia:
Las transferencias documentales se realizan de acuerdo a los tiempos de retencin que se
encuentran establecidas en las TRD en la cual el funcionario debe diligenciar el formato
que se encuentra en el aplicativo de gestin documental para realizar la transferencia.

Disposicin de Documentos
Realmente en la empresa hasta este momento se est aplicando las TVD que tenia la
empresa y la eliminacin se est realizando de acuerdo a los vencimientos por tiempo de
retencin y est siendo digitalizada para salvaguardar la informacin en un servidor y asi
mantener la informacin de la empresa asegurada, tambin se contrato una empresa de
Eco reciclaje para realizar la eliminacin de todos los documentos de acuerdo a las
necesidades de la compaa y teniendo en cuenta la seguridad que se debe tener al
eliminar los documentos.

Preservacin a largo plazo

la compaa no contaba con el espacio adecuado para salvaguardar la documentos y se
tomo la decisin de contratar una compaa de archivo para la custodia documental de los
documentos que todava no han cumplido su tiempo de retencin , en la compaa cada
oficina cuenta con su archivo de gestin y dentro de la instalaciones contamos con dos
bodegas para custodiar los documentos del archivo Central.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan
en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

Entidad visitada Fundacin Homi, Hospital de la Misericordia

Aporte Romilda Lozano

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA COMERCIAL
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: CONTRATOS CON ENTIDADES PUBLICAS
ASUNTO: contrato de prestacin de servicios con el fondo financiero distrital
Planeacin: El funcionario encargado

del rea de contratos

redacta el contrato. Luego lo pasan a la direccin general para

ser firmado y legalizado (produccin). Despus es enviado a la
entidad competente en este caso al fondo financiero distrital
ARCHIVO
DE
GESTIN

para terminar su legalizacin. (Tramite). Entonces el contrato

cuando ya est legalizado por las dos partes

es

archivado y

organizado en su respectiva carpeta en la oficina productora para

su consulta en cumplimiento de su respectiva funcin cumpliendo
con el objetivo para el que fue creado. Se conserva all por cinco
aos o dependiendo lo que dure el proceso en este caso hasta
cuando

sea liquidado. Si el contrato

funcionario encargado

verifica

ya fue liquidado el

el proceso de organizacin

(clasificacin, ordenacin y descripcin); se hace la transferencia

primaria al archivo central.
ARCHIVO

En esta etapa se deja el tiempo segn lo estipule la tabla de

CENTRAL

retencin documental. Se hace la valoracin segn sus valores.

Para tomar la decisin si debe dejar para conservacin total. Es
decir cumple con la disposicin, preservacin y valoracin.

ARCHIVO

Por ser un documento que cumplen con valor cultural y cientfico

HISTRICO

y adems

por

ser un trmite con una entidad del estado la

direccin general y la oficina productora toman la determinacin

de conservarlos.

Aporte Nidia Imelda Garzn Linares.

Entidad visitada Ministerio de Agricultura

Archivo de Gestin: permite la administracin de la informacin que se genera

diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestin
de cada uno de los empleaos de la entidad.

Para el proceso de creacin o unificacin de la unidad documental

expediente la hace cada uno de los funcionarios; una vez conformada proceden
a crearlo en la herramienta donde capturan algunos datos as:
El funcionario encargado de su archivo maneja las Dependencia, Serie y Subserie de
acuerdo a la TRD asignada.

Una vez ingresados los datos el funcionario responsable transfiere la unidad Documental al
archivo Central.
Archivo Central: permite la administracin de los archivos de la organizacin los cuales
se encuentran en periodo de retencin y consulta activos en la entidad y que constituyen
soporte legal, comercial, tcnico, econmico y dems procesos realizados por la entidad.
El proceso que realiza cada funcionario es que en el archivo Central le permite realizar la
consulta de todos los archivos existentes dentro de la compaa y que se estn
custodiados por el centro de administracin documental; para este proceso es importante
aclarar que el CAD ya debi aceptar la transferencia y asignarle su respectiva ubicacin
dentro del archivo rodante, estantera fija o de acuerdo a las especificaciones de custodia
de los mismos. .

Por poltica de la compaa este tiene restricciones a la hora de validar la informacin

contenida en cada una; en pocas palabra la informacin es confidencial de acuerdo a la
Dependencia que genera o crea su expediente.

Para resaltar que estn los documentos en archivo central y de acuerdo a las TRD, se
eliminan, se seleccionan o se conservan totalmente; este se hace cada ao de
acuerdo al reporte que gener la herramienta y de acuerdo a las Tablas actuales.

En este modulo los colaboradores tambin pueden pedir en prstamo al CAD, las
unidades siendo responsables de su devolucin y buen trato a los documentos en
tiempos establecidos por el ANS; firmado la ficha de prstamo como soporte del mismo y
toda la trazabilidad del expediente y prestamos queda registrado.

Archivo Histrico: permite la administracin de los archivos histricos de la entidad que

terminaron su periodo de retencin, pero que tienen algn valor histrico y por lo tanto se
deben almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.

Este como su nombre lo indica solo encontramos expedientes que han sido conformados y
que de acuerdo a la valoracin que tiene la TRD y/o su importancia deben conservarse
como valor de la empresa.
Tiene las mismas funciones que el archivo central donde les permite consultar el fsico, sus
imgenes y tener en prstamo de acuerdo a su confidencialidad.

Archivo clientes: permite administrar los archivos de clientes que se ecuentran en periodo
de retencion y consulta activos en la compaa y que se constituyen soporte legal.
Comercial,tecnico, economico de cada uno de los clientes de la entidad, tuiene las mismas
funciones que el de archivo central y con las mismas caracteristicas, soo que encontrata
todo los cliente activos y retirados.

Entidad visitada Grupo AR

Aporte Diana Marcela Supelano Bermdez
Archivo Gestin
Los documentos que se encuentran en el archivo de gestin los conservan cada rea y
una parte de esos archivos son conservados y custodiados por el Centro de Informacin
de la compaa, por motivos de espacio de alguna areas
Archivo Central
Parte de este archivo de encuentra en custodia de la empresa de archivo que se contrato
para este fin, y es consultada por medio del aplicativo de dicha empresa. La otra parte del
archivo central se encuentra en una de las bodegas de la compaa en la cual son
almacenados y custodiados por el Centro de Informacin. Teniendo las restricciones
necesarias para la consulta y solicitud de los documentos. Dentro de la compaa el
prstamo de documentos son un 95% en digital y solo el prstamo de documentos en
fsico son para ocasiones especiales (legales). En el momento que se realizan las
transferencias los auxiliares y analista debemos digitalizar todos los documentos para ser
custodiados y nuestros usuarios finales logren visualizar sus archivos de forma digital.
Archivo Histrico
Actualmente en la compaa no se tiene este archivo los planos y las escrituras que son de
conservacin total y vitalicia son almacenadas y conservadas en una parte del archivo
central. Esta en proyectos realizar la planoteca para la adecuada organizacin y
conservacin de todos los planos de los proyectos que realizan en la compaa.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu importancia tiene y

cules son los procesos de la Gestin Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo
permiten tomar algunas fotografas).
Entidad visitada Fundacin Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano

La unidad de correspondencia en esta entidad hasta ahora se est implantando. Es

una prueba piloto, se est haciendo mediante share point. Hay una persona encargada
de radicar las comunicaciones tanto internas como externas. En este caso se cumple con
la planeacin, la produccin la gestin y el trmite.

Aporte Nidia Imelda Garzn Linares.

Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Ventanilla: Es donde se recibe toda la correspondencia para la entidad; lo que permite y
facilita la administracin, consulta de las diferentes comunicaciones que se reciben de las
personas naturales y jurdicas ajenas

a la entidad a las cuales

determinado proceso interno.

Recepcin de comunicaciones oficiales

se les debe hacer un

Los usuarios y las empresas de correo entregan la correspondencia a los auxiliares del
grupo de gestin documental, quienes a su vez realizar una revisin previa del documento
e ingresan los datos de cada documento al sistema de informacin y gestin documental.

A. Se llena el formulario de radicacin de entrada con los datos de la persona que nos
enva la comunicacin,
B. Se diligencian los campos del medio de recepcin, la descripcin de los anexos y la
dependencia a la que viene dirigida la comunicacin.
C. Se selecciona la opcin radicar despus de comprobar que los datos ingresados
son correctos
D. El sistema nos emite el nmero de radicado que identificara el documento durante
todo el trmite.
Stiker de radicacin; El auxiliar radicador despus de realizar el ingreso de datos al
sistema imprime dos stiker, uno para el usuario, con el cual realiza el seguimiento a su
comunicacin, y un segundo stiker para el documento que lo identificara en todo el
proceso.

Alistamiento de la planilla para recorridos: En este proceso se selecciona todo lo radicado

en un lapso de tiempo ya que por el volumen se hacen cuatro recorridos para la entrega de
la correspondencia a las diferentes reas o colaboradores.
Se selecciona lo radicado por el auxiliar, la herramienta me exporta en PDF un formato con
todos los datos ingresados y la Dependencia a la cual pertenece el colaborador; esta se
saca impresa y se organiza de acuerdo al radicado luego el tcnico de distribucin hace
entrega del documento fsico para su trmite pertinente, al area encargada o al
colaborador.

Este proces es el que se cumple en la ventanilla de recepcin de correspondencia

posterior se siguen con los dems procesos que estn dentro del CAD.
Aporte Diana Marcela Supelano Bermdez
Entidad visitada Grupo AR
La correspondencia de la compaa es maneja por una empresa de correspondencia
ubicada en el piso primero del edificio, todos las comunicaciones y facturas deben ser
radicadas para ser subidas a las instalaciones en 4 recorridos diarios.
De igual manera nosotros volvemos a radicar en el aplicativo de gestin documental para
tener un mejor control de las comunicaciones y las facturas de la compaa
Las comunicaciones son radicadas con unos descriptores ya diseados para esta labor en
la cual despus de guardar nos genera un nuevo radicado.

Despus de radicado llegara una notificacin al correo institucional de cada persona a la

cual fue radicada la comunicacin

Despues de radicada se realiza el recorrido dentro de la compaa para la entrega de la

comunicaciones si es necesario entregar el fisico , porque desde que se radica se adjunta
la imagen del documentos radicado. Y el usuario final podra descargarla desde una
actividad que se genera en el Modulo de SGD

Para la radicacion de las facturas tambien se realiza desde el modulo de gestion

documental y se adjunta la imagen y se genera un radicado

En la compaa se tiene como politica que las facturas fisicas solo son entregadas a la
direccion contable y los usuarios finales tendran sus actividades y sus aprobaciones
pertinentes para el pago de esta.

De esta manera se manejan la correspondencia de la compaa todos los dias se radican

comunicaciones y los dias martes y miercoles las facturas.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca
o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a)

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin

hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

b)

Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o

etapas.
Entidad visitada Fundacin Homi, Hospital de la Misericordia
Aporte Romilda Lozano
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIN GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL
SERIE: INFORMES DE GESTIN
PRODUCCIN

Se

crea el documento

teniendo

en cuenta las tcnicas

establecidas para la creacin del mismo. Valor administrativo

GESTION Y

El informe es aprobado y publicado por la Direccin General

TRAMITE

cumpliendo con su funcin y objetivo para el que fue creado.

Desarrolla valor administrativo y legal

ORGANIZACI
N

El informe es organizado

en su respectiva unidad de

conservacin; clasificado, ordenado

y descrito.es de consulta

masiva y sus valores siguen siendo administrativo y legal

TRANSFERENC

Desarrolla

valores administrativos y legales; es un documento

IA

primordial

para

la toma de decisiones

en la entidad es

transferido al Archivo Central. Su consulta es espordica.

DISPOSICION
DE

Segn

la tabla de retencin

se debe

conservar

totalmente.

Desarrolla valor cultural

DOCUMENTOS
PRESERVACI
N A LARGO
PLAZO
VALORACIN

Es

un documento

que por su valor cultural

hace parte del

patrimonio histrico de la entidad, se debe digitalizar y conservar

teniendo en cuenta la normatividad vigente para ello.
Es

un documento

que permiten conocer las decisiones de la

institucin y sirven como referencia para la investigacin y la

cultura. Por su valor cultural es de conservacin total.

Nota:

Desde la produccin hasta la transferencia cumple con valores

primarios y a partir de la disposicin de documentos cumple con
valores secundarios.

Aporte Nidia Imelda Garzn Linares.

Entidad visitada Ministerio de Agricultura
Ejemplo: Contrato de Arrendamiento
A la ventanilla de correspondencia llega el contrato del proveedor o cliente se radica junto
con los anexos y el funcionario encargado del rea es responsable de alimentar esa unidad
documental o conformarla e informar al CAD de su actualizacin para su respectiva
digitalizacin y cargue de imgenes por tipos documentales.
1. En primer lugar de acuerdo a los cuadros de clasificacin y la TRD este pertenece a la
Vicepresidencia de asuntos legales y corporativos.

2. Etas tablas ya estn cargadas en la herramienta y asignada a cada area segn

corresponda el colaborador ingresara los datos as:

Diligencia todos los campos para obtener esto:

3. La herramienta est diseada para que de acuerdo a los tiempos de retencin el

indique la fecha de vencimiento del mismo.

Tenido en cuenta los datos del cuadro de calcificacin y la TVD, esta unidad documental
vencera el 02/09/2023 y se conservara totalmente fsica y digital.

b)

Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o

etapas.
Una vez el trabajador de la entidad genera la trasferencia de los documentos creados
en el mdulo de archivo, el tcnico del CAD ser notificado desde la herramienta para
una posterior verificacin en cuanto el trabajador remita las unidades documentales
en modo fsico.
Los trabajadores pueden consultar y solicitar unidades documentales por medio de la
herramienta, una vez el tcnico del CAD recibe la solicitud gestiona su recuperacin y
entrega al solicitante.
Luego de solicitada la unidad documental se entrega bajo el formato de solicitudes de
prstamo con el fin de dejar evidencia de la actividad.
Cumplen a cabalidad con el clico vital del documento
Cumplen y aplican la normatividad legal vigente
La informacin est a la mano y de forma gil, rpida y segura.

Este documento desarrolla valores primarios y secundarios.

Aporte Diana Marcela Supelano Bermdez

Entidad visitada Grupo AR
Serie Comprobantes Subserie comprobantes de Egreso Ar Construcciones
a) explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

 El documento es generado en la Direccin financiera en el cual se realizan los pagos

de las facturas, anticipos, y dems pagos de la compaa.
La Subserie permanece un mes en el archivo de Gestin y hacen la transferencia de
acuerdo a las polticas establecidas por la compaa para realizar este proceso.
Cuando es recibida por el Centro de Informacin se verifica con el formato de
transferencias que coincida con el fsico.
Se digitaliza en el modulo SGD (las TRD ya fueron incluidas dentro del modulo para
cada una de las dependencias)

Despus de Digitalizada subseries queda para consulta solo de la Direccin

Financiera y para los usuarios que con autorizacin de la Directora son
habilitados para consultar esta Subserie.

 Los comprobantes de Egreso son custodiados por 10 aos ms en el Archivo

Central para luego se eliminan de acuerdo a la disposicin final de las TRD

b)

Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas

Archivo Gestin y central:

o Valor legal
o Valor Fiscal
o Valor Contable
Archivo Histrico: Para la compaa no tiene valores histricos pero a mi concepto esta serie
puede tener un valor Evidencial.

CONCLUSIONES

1. Con el desarrollo de este trabajo logramos comprender la importancia de los procesos

de gestin documental; al visitar los archivos por parte de cada una de las integrantes fue
ms fcil entender

el tema y afianzar

todos

los conocimientos

al ver

los procesos

aplicados en la realidad.

2. Reconocimos la importancia que tiene la ventanilla nica de correspondencia en la

entidad. All inicia la gestin y el trmite del documento cumpliendo con el objetivo para el
cual

fue

diferente

creado.
la

Ninguna comunicacin oficial podr salir de las entidades por va

de

las

unidades

de

correspondencia.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Archivo General de la Nacin, Cartilla de clasificacin Documental. Consultado 02 de

septiembre de 2015.disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos

Archivo

General de la Nacin, Cartilla de clasificacin Documental. Consultado

30 de

agosto de 2015.Disponible en: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395

Archivo General de la Nacin, Cartilla de ordenacin Documental. Consultado 30 de

agosto de 2015. Disponible en: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

Tcnicas Documentales de Archivo. Ordenacin y Clasificacin de los documentos de

archivo.

Consultado

el

30

http://www.actiweb.es/itsam/archivo9.pdf.

de

agosto

de

2015.

Disponible

en: