Manual de Organizacin y Funciones

1.

Qu es el MOF?

2.

Importancia

3.

Elaboracin de un MOF

4.

El Organigrama

Introduccin
Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin
necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los
cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo
tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este
capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la
empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre
todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la
falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves:
las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la
empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones

Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones,
objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una
organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la
sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin.

Importancia

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de
capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su
dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Elaboracin de un MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los
trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin
adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia
jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil
que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta
requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del
puesto.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacionfunciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtml#ixzz3ko8CNQCi

4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador

Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil

de entender para todos los involucrados.

5 PASO
Llenar los formatos del MOF
DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:

Nombre del puesto :

rea al que pertenece :

Cargo del jefe directivo :

Nmeros de plazas :

1.2 FUNCION BASICA

Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS

Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios

Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.

FACTORES DE EVALUACION

Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.

Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

1.5 COORDINCION

Unidad de Tesorera

Unidad de Contabilidad

Unidad de Personal

Unidad de Abastecimiento

1.6 SUPERVISION

SUPERVISA A:

No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:

Gerencia
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y
presupuesto ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO

Estudios :

Especialidad:

Experiencia:

Otros estudios :

2.2 COMPETENCIAS

1. Trabajo en equipo
2. Motivacin

1. Gestin por resultados

2.Identifica y propone indicadores de resultados

1. Orientacin al logro
2. Capacidad Autocrtica

3. Tolerancia al Estrs
4.Manejo de los errores personales
5. Iniciativa

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga relacin causal con
estos instrumentos.

El Organigrama
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las
unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de
comunicacin
Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual
indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y
supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se
especificaran en el presente trabajo, diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su
funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del
mismo, para posteriores ocasiones.
Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos sealar en un pliego todo lo
que cada departamento o seccin debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones
generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones
especficas de dichas generales e incluso los procedimientos ms adecuados y eficientes.
CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el

objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a
personas no especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y
sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin
que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la
misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de
personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales,
etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos
y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar
formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico
pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de

una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.

Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar
al personal y presentar a la organizacin en forma general.

Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en

cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en
la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin
recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en

el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto
que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un

mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua

se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa
un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, es decir el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las
unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas
estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

VENTAJAS
* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa
mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.
* Muestra quien depende de quin.
* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus
partes. Fuertes y dbiles.
* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al
pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.
* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponga en
la reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.
DESVENTAJAS:
* No muestra ms que las relaciones formales.
*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser
numerosas y a menudo ms importante que las relaciones formales (las relaciones informales
pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga ms de un superior o que la supervisin no
la ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del Depto.).