UNIDAD III

CUENTAS DE EFECTIVO
1.- Cuentas de Efectivo: Concepto.
Efectivo es la primera partida, la ms importante y las ms circulante que
aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa
cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques
que est en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir
obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos,
pago de dividendos, pago de nmina, gastos operacionales, etc.). Est
conformado por las siguientes cuentas: Caja principal, caja chica y banco. Estn
ubicadas en el activo circulante disponible y tienen saldo Deudor.
El control interno del efectivo a travs de la separacin de funciones es bsico
en vista de la posibilidad de robo de este activo. La persona que tiene a su cargo
la custodia fsica del efectivo no debe tener la responsabilidad del manejo de los
registros contables relacionados. Debe haber arqueos sorpresivos frecuentes para
el efectivo disponible.
La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio
porque el efectivo es el medio para obtener mercancas y servicios. Un cuidadoso
registro contable de las operaciones con efectivo se requiere debido a que este
rubro pueda ser rpidamente mal invertido. La administracin del efectivo
generalmente se centra alrededor de dos reas. El presupuesto de efectivo y el
control contable.
El control contable es necesario para dar una base para la funcin de
planeacin y adems para asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos
propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o robados. La
administracin es responsable del control y proteccin de todos los activos de la
empresa.

2.- Caja Principal.

La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que
ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dndosele un
cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son
depositados en el banco o cuando se cancela una factura.
3.- Caja Chica.
La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de
la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.
Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se
suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000
bolvares, segn la empresa y sus requerimientos.
La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el
fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuanta o al momento de
decidirse su eliminacin. Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con
un abono a banco y nunca ms se movilizara dicha cuenta, con las excepciones
indicadas.
Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se
conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo
tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondr con un
cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a cada una de las
cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los
respectivos comprobantes citados.
El cheque de reposicin del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la
persona encargada de manejarla; quien solo podr efectuar los pagos
previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y,
en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa.
La planilla de caja chica, formato que se utiliza para llevar el control contable de
la misma, permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el ao y as
llevar un registro detallado de los movimientos realizados, as como tambin

revisar un resumen anual. Esta planilla est compuesta por trece hojas, cada una
representada por una pestaa que aparece en la esquina inferior izquierda de la
planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero
hasta diciembre, y la ltima (anual) es un resumen de los movimientos realizados
durante todo el ao.
Como un ejemplo del procedimiento, suponga que Textiles Canelos, S.A.,
estableci un fondo de caja chica de Bs. 100.000.00 el 1 de junio del 2002. Se
extendi un cheque a la orden de Marcela Fonseca, responsable de la caja chica.
El 1 de junio se hizo el siguiente asiento del diario:
2002
Junio 1

Caja Chica

100.000,00

Banco

100.000,00

Para establecer el fondo de caja chica y emitir cheque a la orden de la

responsable del fondo Marcela Fonseca.
4.- Arqueo de Caja Chica y de Caja Principal.
4.1.- Arqueo de Caja Chica.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde
con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero.
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de
comprobar si el monto asignado est de acuerdo con la existencia de documentos
y el efectivo. Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias as

lo requieran y estar a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento

de Tesorera.
Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del
rea y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones
correctivas del caso. En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del
fondo, caso contrario se devolver a la persona responsable para que vuelva a
presentar los documentos en forma correcta.
La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan
superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del
fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica,
adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de
Contabilidad revisar la documentacin, observando que no haya documentos con
fecha anterior a la ltima reposicin, ni posteriores a la solicitud de reposicin del
fondo.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los
faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja
se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.

4.2.- Arqueo de Caja Principal.

La caja general o principal, es la cuenta que registra todo el efectivo que
ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona
cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo
deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se
encuentran en la Caja.
El arqueo de caja general o principal consiste en el anlisis de las transacciones
del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo,
cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn
llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.
Instrucciones para realizar un arqueo de caja

El saldo inicial, en ocasiones la gestin se prefiere realizar en base a una

misma cantidad de dinero al iniciar el da La gestin de pagos, en

ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

La retirada de dinero al banco al finalizar el da. El control de los cobros
realizados segn los medios de pago permitidos por el local. En un solo
libro existen rayado para el control de entrada/salida, etc. Con relacin al
libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por uno de
tres columnas: entrada, salida y saldo.

Ejemplo
El 20/09/2012 a las 10:15am se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Prez
custodio, obteniendo los siguientes resultados:

10 Billetes de Bs.
20
5 Billetes de Bs.
5
50 Billetes de Bs.
1
200 Monedas de Bs. 0,50

Adems encontramos un cheque del Banco del Austro de Bs. 300 N060 y un
comprobante de energa elctrica de Bs. 40.
NOTA: un billete de Bs. 20 es falso la empresa descontara el valor al empleado
cualquier otro tipo de faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja
es de Bs. 3500.
EMPRESA "XYZ"
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: 20/09/2012

HORA:10:15am

CUSTODIO: Juan Lopz DELEGADO: Andrs Barros

EFECTIVO:
CANTIDAD DOMINACIN

VALOR

Billetes de Bs. 20

180

Billetes de Bs. 5

25

50

Billetes de $Bs. 1

50

200

Monedas de Bs. 0,50

100

TOTAL

355

CHEQUES
FECHA

CONCEPTO

VALOR

20/09/2012 Ch N060m Banco del Austro

TOTAL

300
300

COMPROBANTE
FECHA

CONCEPTO

VALOR

20/09/2012 Pago energa elctrica

TOTAL
TOTALPRESENTADO:

40
40

695

SALDO CONTABLE:

3500

DIFERENCIA:

2805

OBSERVACIONES:

Existe un faltante de Bs. 20 por un billete falso y Bs.

2785 por que el empleado extravi

FIRMA CUSTODIO

FIRMA DELEGADO

REGISTRO CONTABLE.
EMPRESA "XYZ"
DIARIO GENERAL
FECHA

DETALLE

DEBE

HABER

20/09/2012 .--------X------Anticipo sueldo

2805

caja

2805

P/R faltante de caja

TOTAL

2805

2805

5.- Registro de Sobrantes y Faltantes de Caja Chica.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de
comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de ms en
algn gasto, al extraviar de algn recibo, etc.).
S hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del
fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja
Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el
cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compaa.
Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes ms el efectivo del fondo es
mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes
de Caja Chica.
Faltante:
08/04/14

-1Diferencia en caja chica

Caja chica

3.000,00 (cuenta transitoria)

3.000,00

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el da 08/04/14

08/04/14

-2Cuenta x Cobrar

3.000,00

Diferencia en caja chica

3.000,00

P/r que el faltante existente en caja chica el da xxx

Sobrante: SOBRANTE
08/04/14

-1Caja chica

3.000,00

Diferencia en caja chica

3.000,00

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el da 08/04/1976.

08/04/14

-2Diferencia en caja chica

3.000,00

Venta o cuenta por cobrar 3.000,00

P/R sobrante segn arqueo realizado el da xx proveniente de .....
6.- Registro de Caja Principal.
Faltante:
08/04/14

-1Diferencia en caja

3.000,00 (cuenta transitoria)

Caja

3.000,00

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el da 08/04/14

08/04/14

-2Cuenta x Cobrar
Diferencia en caja

3.000,00
3.000,00

P/r que el faltante existente en caja el da xxx

Sobrante: SOBRANTE
08/04/14

-1Caja

3.000,00

Diferencia en caja

3.000,00

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el da 08/04/1976.

08/04/14

-2Diferencia en caja

3.000,00

Venta o cuenta por cobrar 3.000,00

P/R sobrante segn arqueo realizado el da xx proveniente de .....
7.- Banco: Cuentas Bancarias, Estado de Cuentas.
Banco es una cuenta del activo circulante disponible, con saldo deudor, que se
emplea para registrar los movimientos de las cuentas bancarias, estos
movimientos pueden ser en moneda nacional como en moneda extranjera que se
generan por las diferentes operaciones que se suceden en la empresa.
El nombre de la cuenta Banco representa la institucin en la cual tenemos
nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo
necesitamos.
Se entiende por efectivo en bancos la moneda de curso legal depositado en
instituciones financieras dentro y fuera del pas, propiedad de la empresa, libre de
restricciones. Estas cuentas pueden ser: Cuenta de ahorro, cuenta corriente u
otra.
Los tipos de movimiento ms comunes que afectan a una cuenta bancaria son:
-

Cheques recibidos y cheques emitidos.

Depsitos efectuados y depsitos recibidos.
Notas de dbito.
Notas de crdito.

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en

virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero
del cliente.
Las cuentas bancarias son la herramienta ms eficaz para controlar el efectivo
es la cuenta bancaria, proporciona un doble registro de todas las transacciones
monetarias.
Para facilitar controles eficaces en el uso de las cuentas bancarias, se utilizan
documentos especiales que evidencian las transacciones. Los empleados
autorizados a hacer extracciones utilizan tarjetas de firma. Los depsitos deben ir
acompaados de sus recibos correspondientes y se cursan cheques para todos
los pagos. Se enva un aviso de pago con cada remesa para asegurarse de que
los acreedores registren el crdito correspondiente. Generalmente, los bancos
requieren que se mantenga un saldo mnimo (saldo compensatorio).
La utilizacin de una cuenta bancaria tiene como objeto fundamental:
-

Evitar las irregularidades en el pago de los deudores, ya que todas las

erogaciones deben ser calificadas por personal asignado para ello.

Custodiar en sitio seguro los fondos de la empresa.
Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulacin del
dinero.

El Estado de Cuenta es un documento contable oficial por medio del cual una
entidad financiera enva al titular de una cuenta bancaria; la descripcin de todas
las operaciones realizadas en el banco.
En el estado de cuenta se encuentra el balance de tu situacin financiera y
movimientos como: los consumos, disposiciones y retiros que son realizados
durante un tiempo determinado. Es bueno comentar que los bancos suelen enviar
un estado de cuenta mensual gratis.

8.- Conciliaciones Bancarias.

Es un proceso que consiste en comparar el saldo de bancos entre los libros de
la empresa y el estado de cuenta bancario, analizando las causas originan las
diferencias entre ambos saldos y de esta manera determinar el saldo real que
debe tener la cuenta banco en ambos libros.
9.- Causas de las diferencias en las conciliaciones bancarias.
Las conciliaciones bancarias consisten en la comparacin de los registros de
las operaciones con los bancos, de nuestros libros con los movimientos
registrados en los bancos, mostrados en los estados de cuenta mensuales que
emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes
necesarios en los libros de la empresa.
Una conciliacin bancaria es el mtodo que determina la razn de las
discrepancias entre el saldo del extracto y el saldo de la cuenta de efectivo en
bancos para calcular un equilibrio ajustado. Las diferencias se producen
generalmente por conceptos que todava no ha registrado el banco o la empresa,
y que suelen tratarse de cheques an no presentados al cobro, depsitos en
trnsito y cargos por servicios bancarios. Los errores son otra causa comn de
discrepancias que la conciliacin ayudar a corregir. Finalmente, la conciliacin
tambin puede descubrir irregularidades.
Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta
de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las
siguientes razones:
-

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr

por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de

mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa.
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin.

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones,

impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,

cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

Errores u omisiones por parte de los Bancos.

10.- Mtodos de Conciliacin Bancaria.

Existen diferentes mtodos de conciliacin:
-

Conciliacin por saldos ajustados

Saldos Encontrados.
Cuatro Columnas.

a.- Mtodo de saldos encontrados.Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al
saldo del banco segn libro de la empresa o viceversa.
Es una conciliacin que consiste en ajustar el saldo del estado de cuenta del
banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de
la Empresa, es decir:
-

Se suman al saldo del banco los cargos por depsitos de ltima hora,
efectuados por la empresa y los cargos efectuados por el banco que la
empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses,

errores u omisiones.
Se restan los Abonos por: cheques emitidos por la Empresa y no
presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomado en
cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre
de la empresa).

El Saldo de la cuenta del banco, en el mayor de la empresa se ajusta de la

siguiente manera:
-

Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce slo cuando
recibe el Estado de cuenta del banco, como son: efectos por cobrar de la

empresa que el banco cobr y abon en cuenta, abono por intereses,

-

errores u omisiones.
Restando los cargos que el banco ha hecho a su favor como son
comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

El mtodo de saldos encontrados llamado tambin Conciliacin de saldos del

banco y en libros. En otras palabras consiste en comparar el estado de cuenta
enviado por el banco con la cuenta banco en los libros de contabilidad y poder
realizarles todas las correcciones necesarias, partiendo del saldo del estado de
cuentas hasta coincidir con el saldo segn libros a fin de mes.

b.- Mtodo de saldos correctos o ajustados.

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los
estados de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos.- Es un
mtodo de razonamiento lgico, porque permite conocer con claridad el saldo
correcto de la Cuenta Banco.

Es una conciliacin en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del sstado de

cuenta del banco a la situacin correcta, luego de hacer las correcciones en los
libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el
Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su
real valor, anotando las transacciones las cuales la empresa no haba registrado.
El saldo de la cuenta del banco, en el mayor de la empresa se ajusta de la
siguiente manera:
-

Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce slo cuando
recibe el Estado de cuenta del banco, como son: efectos por cobrar de la
empresa que el banco cobr y abon en cuenta, abono por intereses,

errores u omisiones.
Restando los cargos que el banco ha hecho a su favor como son
comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con la cuenta del
banco correspondiente en los libros de contabilidad y hacerles todas las
correcciones necesarias para ser llevados a saldos correctos en ambos. Ejemplo:

Ejemplo:

3.- El Mtodo de 4 Columnas.

Este mtodo en Auditoria recibe el nombre de prueba de efectivo y consiste en
la comparacin del estado de cuenta enviado por el banco con los libros de
contabilidad, determinando las partidas pendientes para llegar a los saldos
correctos en ambo
Pasos para realizar una conciliacin bancaria.
-

Recibimos el Estado de Cuenta Bancario

Lo comparamos con la cuenta del Libro Mayor de Banco
Cotejamos el taln de la chequera con el estado de cuenta del banco, para
verificar que todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no
aparecen seran los cheques en trnsito, es decir los que no ha cancelado

el banco.
Verificamos si los depsitos que aparecen en el estado de cuenta del
banco, se corresponden con las planillas de depsito que tenemos
archivada en la carpeta. En caso de no aparecer en el estado de cuenta del

banco ser un depsito en trnsito el cual fue realizado por la empresa en

-

fecha de cierre del mes y el banco no alcanz registrar.

Revisamos si en el estado de cuenta del banco existen Notas de Dbito y
Crdito, en el archivo si fueron recibidas y si fueron registradas en el libro

Mayor
Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de

cuenta enviado por el banco como en la cuenta del Libro Mayor

Elaboramos la Conciliacin Bancaria por cualquiera de los mtodos y as
verificamos cul es el saldo correcto que debe haber en los libros de la

empresa y en el estado de cuenta del banco

Realizamos los asientos de ajustes necesarios, tomando la informacin de
los libros de la empresa, para de esta manera, corregir los errores y
registrar las operaciones realizadas por el banco y notificadas a travs de
las notas de dbito y crdito.

11.- Registro de las diferentes Notas de Dbitos, Crditos y Transferencias

Bancarias.
-

Notas de dbito son elaboradas por el banco y enviadas a la empresa para

hacerle saber que le fue cargada a la cuenta, es decir, disminuyen el saldo
de las cuentas corrientes. La empresa no se entera de la nota de dbito
hasta que las recibe del banco o recibe el estado de cuenta bancario.
( Comisiones e intereses bancarios -cheques depositados y devueltos Chequeras entregadas- por pago de nmina - Giros no cancelados, entre

otros.)
Notas de Crdito son las que enva el banco a la empresa para hacerle
saber que le fue abonada, es decir, aumentan el saldo de la cuenta
corriente. Se origina por: Transferencias recibidas de otras cuentas
corrientes- por abonos de prstamos recibidos - por intereses recibidos,
giros cobrados etc. Los movimientos entre los libros del banco y de la

empresa son inversos, lo que para uno es un dbito, para la otra parte es
crdito.
Ejemplo: