Trabajo Individual: TI Procedimiento

Unidad de Competencia: Comprender los Requisitos de un Sistema de Gestin

de la Calidad
Nombre y Apellidos del Participante:

PREPARACIN Y RESOLUCIN DE UN TRABAJO INDIVIDUAL

La resolucin de un Trabajo Individual permite la adquisicin de una serie de habilidades concretas
relacionadas con la Unidad de Competencia en cuestin.
Cada participante, deber analizar e interrelacionar la informacin facilitada en el Trabajo Individual
TI con el Material de la Unidad de Competencia relacionada, buscando y ampliando informacin a
travs de otras fuentes externas como pueden ser Internet, con el fin de tomar decisiones y
proponer soluciones adecuadas en relacin con la situacin planteada.
Una vez resuelto, el participante deber enviar la solucin al Tutor. Se valorarn los conocimientos
y la consistencia argumentativa y no la extensin de las respuestas.

Los pasos a llevar a cabo para la preparacin y resolucin del Trabajo Individual se encuentran
disponibles en el Campus Virtual, a travs de Recursos > Documentacin/ Documentacin
General.

FORMATO DE ENTREGA
Los documentos de respuesta a los Trabajos Individuales, debern cumplir los siguientes requisitos
formales:
1.

2.

Devolver el documento en este mismo archivo Word.

El nombre del fichero deber tener la siguiente estructura:
TI_Procedimiento_Apellido1_Apellido2.doc
As por ejemplo el Alumno Julio
TI_Procedimiento_Daz_Garca.doc

3.

Daz

Garca,

nombrara

el

fichero

como:

Utilizar fuente Arial de 11 puntos. Las pginas del documento tienen

que estar numeradas.

4.

En la parte superior del documento se deber cumplimentar el campo

Nombre y Apellidos del Participante.

El Trabajo Individual que se presenta a continuacin, es un ejemplo didctico desarrollado con

el nico objetivo pedaggico de ayudar al aprendizaje de los alumnos.
De la informacin que se presenta de cada empresa, slo es real aquella que aparece en su
Web. Los datos aadidos slo pretenden plantear una situacin que sirva como ejemplo para
el alumno, sin prejuzgar la actuacin de la empresa.
Procedimiento
1

PROCEDIMIENTO
A continuacin se presenta de manera desordenada, un Procedimiento para la Elaboracin y
Control de la Documentacin. Junto con cada Texto, se le asocia una letra del abecedario.

A)
CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
TRANSMISION DE DOCUMENTOS
LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR AL DIA DE LA FECHA

ANEXO
ANEXO
ANEXO

B)
El Responsable de Calidad es el responsable de la custodia del original de cada documento del
Sistema de la Calidad.
El Responsable de Calidad controla la documentacin vigente mediante el registro Lista de
Documentos en Vigor (PG-02.01.03) donde hace constar la versin vigente de los documentos del
Sistema de la Calidad. Dicha lista se guardar junto con los originales de la documentacin del
Sistema de la Calidad.
As mismo controlar quien tiene cada documento mediante la cumplimentacin de las hojas de
Control de Distribucin de Documentos (PG-02.01.01), que son archivadas por el Responsable de
Calidad junto con los documentos originales.
La conservacin y destino final de los registros se realiza segn se expone en el Procedimiento
General de Control de los Registros de la calidad.
As mismo, el Responsable de Calidad mantiene en archivo los originales de las ediciones
obsoletas de los documentos del Sistema de la Calidad por un perodo de tres aos desde su
obsolescencia.
La documentacin obsoleta lleva escrito en todas sus pginas la leyenda "Obsoleto".
Cada destinatario se responsabiliza de archivar adecuadamente la edicin en vigor de todos los
documentos que reciba del Responsable de Calidad; as como de la destruccin de la
documentacin obsoleta.

Procedimiento
2

C)
La documentacin externa que afecte al Sistema de Calidad de naturaleza legal (Requisitos
Reglamentarios, Normativa aplicable, etc.), son archivadas, controladas y actualizadas por el
Responsable de Calidad. Para proceder a sta actualizacin el Responsable de Calidad utilizar
alguna de las siguientes alternativas:
-

Consulta de boletines oficiales.

Informacin suministrada por asociaciones profesionales

Los requisitos legales aplicables a las actividades de la organizacin son recogidos en una Lista de
Documentos en Vigor para el grupo de documentos normativa legal aplicable.
La documentacin externa de naturaleza tcnica necesaria para una correcta prestacin del
servicio de la organizacin, ser archivada en un lugar del laboratorio convenientemente
identificado. El Responsable de Laboratorio ser la funcin de la organizacin responsable de
mantener dicha documentacin actualizada y en perfecto estado para su consulta por el personal
tcnico.
Los catlogos de proveedores son actualizados por el Responsable Comercial de forma continua
en funcin de que stos sean enviados por el proveedor. Existe una zona de catlogos, en la cual
se encuentran los catlogos en vigor. El Responsable Comercial eliminar de dicha zona los
catlogos obsoletos segn vayan siendo enviados por el proveedor. En caso de conservar los
catlogos obsoletos, estos se identificarn como tales bien mediante inscripcin en el mismo de la
notacin obsoleto, bien mediante su archivo en un lugar debidamente identificado.

D)
La responsabilidad de la elaboracin de los Documentos del Sistema de Calidad o, en su caso,
designar la funcin responsable de dicha elaboracin en relacin al contenido del Documento
corresponde al Responsable de Calidad.
La persona encargada de la elaboracin de los documentos del Sistema de la Calidad recabar la
informacin necesaria, as como la colaboracin de la persona o personas que estime conveniente
para la correcta elaboracin de dichos Documentos. En el apartado correspondiente del
Documento, el Responsable de su elaboracin firmar y fechar el mismo como constancia de su
elaboracin.

E)
Manual de Calidad:
Consta de una portada, contraportada, y restantes pginas.
La portada consta de un encabezado y un pi de pgina. En el encabezado figura:

Procedimiento
3

 Nombre de la empresa (recuadro izquierdo)

Ttulo del Documento (recuadro central)
Fecha de aprobacin, edicin y paginacin (recuadro derecho.
En el pi de pgina figuran tres recuadros que recogen la firma, cargo y fecha de la elaboracin,
revisin y aprobacin del documento. La firma de la aprobacin del Manual en la portada implica la
aprobacin de todo el contenido de dicho Documento.
La contraportada consta de un encabezado igual al descrito en la portada y en ella aparecer el
CONTROL DE MODIFICACIONES del documento y el ndice del mismo.
Las restantes pginas del Manual de Calidad constan de un encabezado igual al descrito en la
portada y desarrollan el contenido del mismo a travs de los captulos que figuran en el ndice.
Procedimientos:

Los Procedimientos del Sistema de Calidad se elaboran en formato A-4, mecanografiado por una
sola cara y constan de una portada y de las restantes pginas.
La codificacin de los Procedimientos se realiza de la siguiente manera: PG-XX.YY, dnde:
PG

Son las iniciales de Procedimiento General

XX

Primer dgito de control asignado correlativamente para cubrir un

requisito de la Norma de referencia

YY

Segundo dgito de control asignado correlativamente segn en

nmero de procedimientos necesarios para cubrir un requisito de la
Norma de Referencia.

La portada consta de un encabezado, control de modificaciones, ndice y pi de pgina.

El encabezado de la portada consta de:
En el lado izquierdo figura el nombre de la Empresa.
En el lado derecho la codificacin del documento, la edicin documento (con dos dgitos), y
finalmente la paginacin del documento en formato X de Y dnde X indica la pgina actual
e Y indica el nmero total de pginas de las que consta el documento (sin considerar los
anexos.
En el centro el ttulo del Documento.
Tras la cabecera se incluye una Seccin de CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA
EDICION ANTERIOR, donde se indica:
Edicin: N de orden correlativo con dos dgitos
Fecha: Fecha en la que se efecta la modificacin.
Modificacin: Se recoge el cambio efectuado respecto a la edicin anterior.

Procedimiento
4

 Pgina: Nmero de las pginas afectadas por la modificacin.

El pie de la Portada consta de tres recuadros con la siguiente distribucin:
El izquierdo dispone de cuatro lneas con las leyendas Elaborado, funcin que elabora el
documento y Fecha; as como un espacio para la firma de quin elabora el documento.
El central dispone de cuatro lneas con las leyendas Revisado, "Gerente" y Fecha; as
como un espacio para la firma de quin revisa el documento
El derecho dispone de cuatro lneas con la leyenda Aprobado, Gerente y Fecha; as
como un espacio para la firma de quin aprueba el documento.
Las fechas de elaboracin, revisin y aprobacin del documento; as como la de las modificaciones, se
anotar en formato XX-YY-ZZ (donde XX es el da, YY es el mes y ZZ son los dos ltimos dgitos
del ao.
Las Pginas presentan una distribucin en la que la cabecera es igual a la de la portada y el contenido
se desarrolla siguiendo los apartados siguientes que figurarn en el ndice establecido en la portada
del documento:

Objeto: se menciona el motivo por el cual se elabora el documento.

Alcance: se sealan sus lmites de aplicacin.

Documentacin de Referencia: se seala Manual de Gestin de Calidad u otros

Procedimientos, Normas, etc., a las que se hace referencia o es necesario consultar para la
correcta comprensin y desarrollo del documento.

Generalidades: se expone la informacin general que ayude a una correcta comprensin del
documento (ej. Definiciones)

Desarrollo: se describen las actividades objeto del Procedimiento, el mtodo para llevarlas a
cabo, las responsabilidades y los registros a efectuar.

Registros y Anexos: Se relacionan, en formato tabla, los documentos que pasan a constituir
Registros de la Calidad por la aplicacin del Procedimiento. Si se anexan al documento se
incluye la palabra ANEXO.

Todos los apartados figurarn en el documento. En caso de que no sea necesaria su redaccin se
incluir la frase No Aplica.
Instrucciones Tcnicas
Las Instrucciones Tcnicas se elaborarn cuando Gerencia o el Responsable de Calidad consideren
necesaria su elaboracin para el desarrollo en ms nivel de detalle de alguna actividad contenida en
algn Procedimiento.
Para su elaboracin se seguir el mismo formato que el descrito anteriormente para un Procedimiento.
La codificacin de las Instrucciones Tcnicas ser: IT-XX.YY/ZZ, dnde:
IT

son las iniciales de "Instruccin Tcnica"

XX.YY

son los dos dgitos de control del procedimiento del que deriva
Procedimiento
5

ZZ

es el nmero de orden correlativo entre las Instrucciones Tcnicas que derivan

de un mismo procedimiento.

Formatos:
Los formatos son documentos elaborados por la empresa que, una vez que contienen datos pasan a
ser registros de calidad. Se anexan al documento en el que se generan y su diseo responde a las
necesidades de la Organizacin.
La codificacin de los formatos se realiza del mismo modo que la del documento de que deriva,
aadiendo un nmero correlativo segn el nmero de formatos que derivan de ese documento.
Para la asignacin de la edicin de los formatos se proceder del siguiente modo:
-

Cuando sea necesario modificar un formato, se realizar la modificacin correspondiente,

asignndole una nueva edicin y modificando, asimismo, la edicin del documento al que se
anexa dicho formato.

Cuando sea necesario modificar un documento, si la modificacin no afecta al formato o formatos

anexados al mismo, se realizar una nueva edicin del documento, no modificndose la edicin
del formato/s anexados al mismo.

La edicin en vigor de los formatos ser siempre la que figura en los documentos en vigor a los que se
anexa.

F)
Todos los documentos del Sistema de la Calidad son revisados antes de su aprobacin por el Gerente,
figurando como constancia de dicha revisin y posteriormente su aprobacin mediante su firma en la
casilla correspondiente de la portada del documento.
La aprobacin conlleva el fechado y numeracin de la Edicin del documento y la firma del Gerente en
la casilla correspondiente de la portada del documento.

G)
Este Procedimiento es aplicable a los documentos principales del Sistema de Gestin de Calidad
-

Manual de Calidad.
Procedimientos.
Instrucciones Tcnicas.
Formatos

No se aplica pues, a los Registros de la Calidad generados en el desarrollo de las actividades, cuyo
control se realizar segn lo recogido en el Procedimiento de Control de los Registros de Calidad (PG03.01)

Procedimiento
6

H)
El Responsable de Calidad lleva a cabo la distribucin de las copias de los Documentos del Sistema
de Calidad. Dicha distribucin quedar registrada en el formato Control de Distribucin de
Documentos, existiendo uno por cada documento que se distribuya.
En dicho formato se cumplimentarn los siguientes datos:
-

Documento difundido
Cdigo del documento
Edicin del mismo
N de copia
Destinatario
Fecha de envo
Acuse de Recibo (firmado, salvo que exista transmisin de documentos, en cuyo caso se indicar
el nmero de la misma)
Observaciones

Cuando un documento del Sistema de la Calidad es enviado como copia controlada a una Empresa u
Organismo externo, el envo se realiza adjuntando al documento el formato de TRANSMISION DE
DOCUMENTOS (PG-02.01.02) debidamente cumplimentado. Este, a su vez, es devuelto firmado por
el destinatario como acuse de recibo.
La documentacin sometida a control lleva escrito COPIA CONTROLADA N en la primera pgina del
documento. La documentacin no sometida a control no lleva ningn tipo de sello.

I)
Establecer la sistemtica a seguir para controlar la elaboracin, revisin, aprobacin, control,
distribucin y modificacin de los Documentos del Sistema de Gestin de Calidad de forma que se
asegure la disposicin de las ediciones actualizadas de todos los documentos aplicables en los lugares
de empleo.

J)
Toda persona perteneciente a la estructura de la organizacin puede sugerir modificaciones de los
documentos justificndolas a la persona que los ha elaborado, argumentando las razones que
aconsejan el cambio.

Procedimiento
7

La propuesta es estudiada por el Responsable de Calidad. El documento modificado sigue los pasos
definidos anteriormente para su revisin y aprobacin y es finalmente impreso al completo con una
nueva edicin superior en una unidad a la anterior.

Procedimiento
8

En la portada del documento modificado se hace constar, dentro del CONTROL DE

MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR, los siguientes datos:
-

Edicin (la correspondiente a la nueva edicin)

Fecha de realizacin de la modificacin.
Modificacin efectuada (respecto a la edicin anterior)
Pginas a las que afecta la modificacin.

El Responsable de Calidad distribuye la nueva edicin del documento a todos los destinatarios del
mismo incluidos en la hoja de CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS y actualizando sta.
Los destinatarios de la nueva edicin son responsables de destruir la edicin obsoleta al recibir el
nuevo documento.

K)
Edicin

Fecha

Modificacin

Pgina

00

08-04-08

Creacin del documento

Todas

L)
-

Manual de Calidad de EMPRESA

Procedimiento de Control de los Registros de Calidad.

M)
No Aplica

PREGUNTAS DEL TUTOR

A continuacin se presenta, a modo de Plantilla, un ndice detallado del Procedimiento para la
Elaboracin y Control de la Documentacin.
Asocia cada una de las letras anteriores, con la parte del ndice correspondiente, indicndolo en la
parte derecha de la Plantilla.

Enva la respuesta al Tutor en este mismo archivo.

Procedimiento
9

PG-02.01
Edicin: 00
Pgina AA de BB

PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIN Y CONTROL
DE LA DOCUMENTACIN
CONTROL DE MODIFICACIONES:
K

INDICE:
1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

(M) L

4. GENERALIDADES

(D) M

5. DESARROLLO

(L) ()

5.1 Elaboracin.

EyD

5.2 Revisin y aprobacin

5.3 Control.

5.4 Distribucin.

5.5 Modificacin.

5.6 Documentos externos.

C
A

6. REGISTROS Y ANEXOS

ELABORADO

Respo

Responsable de Calidad
Fecha:

REVISADO

Gerente
Fecha:

APROBADO

Gerente
Fecha:

Procedimiento
10

Trabajo Individual: TI 01 Objetivos de la Calidad

Nombre y Apellidos del Participante:

Objetivos de la Calidad
11