Villanueva Terrones Cristhian

LA FUNCIN ALMACENES Y
SU ORGANIZACIN
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las
empresas industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que
acta en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin
fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de
la Empresa.
Actualmente las modernas tcnicas de organizacin de empresas y la reunin de
los elementos logsticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme
importancia que, en el desarrollo de una empresa, tiene el almacenaje en
cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros,
contables y tcnico.
La importancia del almacn ha resaltado en los ltimos tiempos, llegndose a
expresar que la organizacin de una empresa se inicia en el almacn, por ser el
eje o ncleo de las actividades administrativo-contables. De all que deba
dedicarse tiempo y preocupacin a la organizacin y buen funcionamiento de los
almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en el
cumplimiento de sus tareas.

1. ORIGEN DEL ALMACN

Tratndose de Almacenamiento, es interesante determinar Cmo y Por qu
se origina el Almacn; Cul es la razn que determina que en todas las
Organizaciones, sean Industriales o Comerciales, existan almacenes; y para ello
hay que recordar que producir es contar con la materia prima Conveniente, para
que elaborada en la fbrica, pueda convertirse en el Producto; y ste ofrecido o
solicitado ser vendido y dar lugar a una nueva produccin. De esta manera se
forma un ciclo, que se denomina CICLO DE LA PRODUCCION, constituido por
los siguientes elementos:

Materia Prima
Fabrica
Producto
Cliente

Y que da origen a los almacenes, en razn de que nunca se podr contar con la
materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha
adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite

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(Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se
dispondr del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboracin, sino que
es necesario guardarlo despus de elaborado y mientras es adquirido
(Almacenes Comerciales).

2. ORGANIZACIN DEL ALMACN

2.1. Finalidad
Si se tiene en cuenta que el Almacn es la dependencia logstica de la
empresa, que guarda la materia prima, semi-acabados, artculos de consumo
o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se
necesite, es lgico que su finalidad ser: "Realizar las operaciones y
actividades necesarias, para suministrar los materiales o artculos en
condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar
paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobreexistencias". Esto significa que el almacn debe disponer de su propio
control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los
materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la
renovacin e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulacin o
falta de materiales.

2.2. Actividades y deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las
actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el
trabajo del personal de almacenes y que consisten en:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Recibirlos materiales que enva el proveedor u otro almacn.

Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
Entregarlos a los depsitos
Guardarlos ubicados
Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o prdida.
Controlar su estado y ubicacin
Entregarlos cuando los soliciten con autorizacin
Controlar su movimiento fsico para solicitarlos en caso necesario.
Procurar su renovacin a fin de mantener una cantidad definida
Clasificar los materiales en existencia

Estas actividades se renen por su afinidad o similitud y pueden constituir

los deberes del Almacn que se inician con la recepcin y terminan con la
solicitud de renovacin o reposicin, como se puede apreciar a
continuacin.
-

Recibir los materiales

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-

Clasificarlos
Almacenarlos ubicados
Mantenerlos y cuidarlos
Entregarlos con autorizacin
Controlarlos
Solicitar su reposicin

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovacin se

volver al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuar con
los otros. Este ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su
realizacin est encomendada al personal de almacenes y control de
inventarios.

2.3. Elementos del almacn

El cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupacin por
afinidad o similitud y la asignacin a elementos idneos que con su labor
permitirn lograr la finalidad u objetivo asignado al almacn. Se debe tener en
cuenta que la asignacin de las actividades reunidas, como deberes o
funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal
del almacn.
Si se analizan las actividades expuestas y su agrupacin se podr determinar
los elementos que deben existir y conformar la funcin de Almacenes. As se
tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que
llegan al almacn, constituye una funcin bastante amplia y de gran,
responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo
dedicacin. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de
autorizar el ingreso de los materiales a la empresa.
Hecho el anlisis, completamente simple, de las actividades que se realizan
en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacn'
deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela
siguiente manera:
-

Recepcin
Almacenaje y entrega
Control
Mantenimiento

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2.4. Funciones de los elementos
Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades
y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o funcin bsica de cada
uno, que se asignar en el Manual de Funciones correspondiente, como por
ejemplo:
2.4.1. Jefatura de almacenes
Dirigir y coordinar la labor de los diferentes elementos que constituyen la
dependencia de almacenes, responsabilizndose por su buen
funcionamiento y control y por el cumplimiento de la finalidad designada.
2.4.2. Recepcin
Recibir los artculos que lleguen al almacn, comprobando si son los
solicitados, por medio de la confrontacin con el pedido u orden de compra
y determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo
a entregarlos posteriormente a las bodegas o depsitos de almacenaje y de
2.4.3. Almacenamiento propiamente dicho
Recibir los artculos, que le entrega Recepcin, confrontndolos con el
Parte de Ingresos que ste debe elaborar; despus de recibidos, los
ubicar de manera de saber exactamente dnde se encuentran,
guardndolos hasta que les sean solicitados y los entregar a cambio de la
orden de salida o despacho correspondiente.
2.4.4. Control
Controlar el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de
pedir y las cantidades mnimas y mximas por mantener de cada artculo;
proceder a clasificar las existencias y solicitar su reposicin cuando sea
conveniente.
2.4.5. Mantenimiento
Se encargar de mantener en buen estado de conservacin y limpieza las
existencias y los depsitos, y realizar la manipulacin y transporte de los
artculos dentro de la zona de almacenaje.

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3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Al citar en lneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indic que est
constituido por los deberes que tiene' el almacn, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece, y que estos deberes
constituan las funciones de los elementos que formaban el almacn. Por ello se
ver en este captulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar
o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que
los agrupa.

3.1. Recepcin
Este elemento del almacn es el encargado de recibir los artculos que
Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga
Desembalaje
Inspeccin, Verificacin o chequeo
Ingreso o entrega a los depsitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepcin e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los

artculos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos
hasta su utilizacin.
3.1.1. Descarga
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artculos, de los
medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern
recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecnicamente, y para
hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos sepa
anteladamente, cual es la mercadera que llega, como llega, su peso,
embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar
la descarga en el mnimo de tiempo posible y con los medios adecuados.
3.1.2. Desembalaje
Es la labor manual de retirar los artculos de los bultos en que han llegado,
es decir, quitar a los artculos el embalaje que traen, para ello se debe
contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente,
es en ella que se producen las mayores prdidas por deterioro, sobre todo
cuando se trata de materiales o artculos frgiles. Ello requiere que el
desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada
artculo y colocndolos en l o los lugares donde se efectuar la

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verificacin o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de
verificacin se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe
evitarse que los artculos ya verificados se confundan con los por verificar.
3.1.3. Inspeccin, Verificacin o chequeo
Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artculos
solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los
requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los artculos
llegados.
Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por cuanto
de ella depende el que los artculos llegados puedan ser usados y por ello
es que el encargado de la recepcin se preocupar por realizar una
inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que
sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de
compra, de manera de ir verificando los artculos en el orden en que se
encuentran en dicho documento, evitndose as equivocaciones que
posteriormente darn lugar a lamentaciones que no se podrn remediar.
3.1.4. Entrega a los depsitos, ingreso de los artculos,
informes o partes por emitir
Realizada la verificacin o control, para dar por terminada la recepcin hay
que entregar el o los materiales o artculos a los depsitos que van a
almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacn de la
llegada de la mercadera, indicando las novedades encontradas y
estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la
recepcin.
Para hacerlo hay que pre: parar un parte o informe de recepcin, en el cual
se consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que
Compras, Produccin o Ventas, Control y Contadura, adems de
Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el
pago, o los reclamos, o la utilizacin de la mercadera llegada.
3.1.5. Recomendaciones a los encargados de la recepcin
Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuacin alguna
recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.
-

La desconfianza sirve ms en la recepcin de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia

Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est
seguro, de que es exactamente lo solicitado.

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-

No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para

ingresar los artculos sin una buena revisin y control.
Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe
medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas
para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande..
Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehculo o medio en
que llega el artculo.
Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar
la recepcin y los controles correspondientes.
Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo.
Evitar hacer esfuerzos, por segundad del personal y del artculo que se
est recibiendo.
Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos
que denoten alteraciones.
Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lquidos, no sea que se hayan derramado.
Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artculos peligrosos.

3.2. Almacenamiento propiamente dicho

Consiste en guardar los artculos, ubicndolos y cuidndolos de manera
que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que
los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos
relacionados con el espacio de que se dispone y los artculos que se deben
almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma ms
adecuada posible, permitiendo que todos los artculos puedan ser alcanzados
fcilmente por el personal de despachadores, o por el personal de inventarios
para su control.
La forma de almacenar depende del artculo. En s y de las disposiciones que
la jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el
sistema de despacho que hay que seguir y que se tratar posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son:
-

Ubicacin de los artculos

Distribucin de los locales
Mtodos o procedimientos de almacenaje
Control de los artculos
Clasificacin y simbolizacin de los artculos
Reposicin
Que se tratarn minuciosamente ms adelante.

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3.3. Despacho o Entrega
Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de
una orden o vale de salida, tambin denominada Nota de Entrega y que
constituye un comprobante del movimiento efectuado.
3.3.1. Sistema de lo que entra primero sale primero
Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en
almacn sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en
muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias
antiguas a continuar en el depsito mientras las nuevas son despachadas.
Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicacin las existencias
antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que
obligadamente sean despachadas primero. Dichos sistemas son:
a) Sistema a base de cupones:
Consiste en utilizar un cupn desglosable formado de dos partes
iguales, que tienen el mismo nmero y donde se indica la ubicacin
del artculo. Al llegar la mercadera se coloca el cupn desglosando
una parte y guardndola en cajones especiales en orden correlativo
y de llegada. Cada vez que el artculo sea solicitado, se saca el
cupn ms antiguo y se despacha el artculo que tiene el mismo
nmero, asegurndose as la rotacin de todos los artculos.
b) Sistema de doble rea:
Este sistema asigna a un artculo doble rea de la que necesita para
su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se
almacena en el espacio libre de la ubicacin y no se despacha hasta
terminar con la. Que ya exista. Como inconveniente de este
sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de
espacio, lo que muchas veces no es posible tener.
c) Sistema de separacin mvil:
Es utilizado generalmente con artculos que pueden apilarse, es
decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar
siguiendo una direccin, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo
de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, s
colocan los artculos recin llegados, en el espacio libre dejado por
los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y se
comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a
derecha, cambiando en esta forma el sentido o direccin en que se
toman los artculos para su entrega.
d) Sistema de alimentacin por gravedad:
Consiste en el ordenamiento de los artculos nuevos en la parte
superior del estante o ubicacin que ocupan; e irlos despachando

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por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los ms
antiguos y queden los ms nuevos. Se utiliza generalmente con
artculos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo
utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseados especialmente de
manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se
colocan los nuevos en la parte alta o superior. Y se despacha de
abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que
entra primero sale primero", depende de los artculo para adoptarlos,
sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovacin o rotacin
de todas las mercaderas.
3.3.2. Entrega de Artculos
Los artculos slo pueden ser entregados por el almacn a cambio de una
orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es
conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar
tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas.
Por ejemplo, es conveniente disear las rdenes o notas de salida o
entrega de manera que contengan todos los datos que requiere contadura
y almacenes para efectuar su control y as se tendr que colocar el nombre
y smbolo del artculo deseado, la cantidad que se solicita y-la unidad de
medida o despacho, quien lo solicita y para qu, etc., est dems decir que
dichas rdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan,
reciben y autorizan la salida del artculo.
3.3.3. Formas de Entrega
La entrega de los artculos puede hacerse en el mismo almacn o puede
ser ste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de
entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparacin o
planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artculos.
En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente
ambas formas, pues se entrega en el propio almacn o se enva al
consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la
entidad.

3.4. Control
Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en ltimo lugar
en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepcin

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hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacn, salvo
en los controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir
personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas que debe
requerir el artculo, es decir Control de Calidad.

4. RELACIONES DEL ALMACN

Por ser el almacn la dependencia que recibe, guarda y entrega los artculos
que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la entidad, debe tener
relaciones con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus
depsitos, as como recibir sus necesidades para poder satisfacerlas. Sin
embargo, estas relaciones son ms estrechas con el elemento contable, el de
compras y el de produccin o ventas.

4.1. Relaciones del Almacn con la Contadura

Esta relacin es sumamente estrecha, por la gran parte del capital de
una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacn
guarda, y por consiguiente, es Contadura la dependencia que actuara como
elemento controlador de ese capital inmovilizado.
Como la contadura lleva un registro valorizado de las existencias del
almacn, los almacenes deben proporcionar todos los datos necesarios para
que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren a:
-

Llegada de los artculos

Ingresos y salidas efectuadas diariamente
Distribuciones de las existencias dentro del almacn (ubicacin)
Perdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o excedentes.

4.2. Relaciones de Almacn con Compras

Compras es la dependencia logstica que procura los artculos o
materias primas que el almacn debe guardar, por lo que sus relaciones se
efectan alrededor o en torno a la adquisicin de los artculos que el almacn
requiere para ambas dependencias. Los puntos de contacto entre estas
dependencias son:

Determinacin de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el

consumo de las existencias y el volumen de adquisicin ms bajo, para que
el precio resulte compatible con el menor costo.
Informacin sobre existencias disponibles, rapidez de consumo,
necesidades futuras por parte del almacn para que compras pueda fijar

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las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los
proveedores.
Informacin sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado y en
las condiciones de compra, para que el almacn anticipe sus solicitudes.

4.3. Relaciones del Almacn con Ventas Produccin

El ciclo de almacenamiento, indicado en prrafos anteriores, se completa
cuando el almacn de salida a los artculos que guarda, y esto solo se realiza
silos consumidores los solicitan. Es decir, que en el caso de los almacenes
comerciales, solamente a travs de Ventas se mueven los artculos, y en el de
los industriales es Produccin la que da salida a los materiales para utilizarlos
o transformarlos. En ambos casos, es conveniente llevar a cabo un
planeamiento coordinado que les permita adquirir los materiales que van a
tener salida y no van a constituir una carga para el almacn y por
consiguiente, para la entidad.

4.4. Otras relaciones del Almacn

Aparte de las relaciones ya tratadas, el almacn como toda dependencia
tiene relaciones de subordinacin y mando, es decir, que tiene Jefes y
Subordinados y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las
anteriores, que veremos a continuacin:
Las de subordinacin son las que debe mantener con sus jefes
inmediatos, recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el
cumplimiento de su funcin; sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad
que le corresponde; los medios con que contara, etc.

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