METODOLOGA O

PROCESO DE
ESTUDIO DE LA
ORGANIZACIN,
SISTEMAS Y
MTODOS

CONCEPTO

Metodologa de los estudios de

Organizacin,
Sistemas
y
Mtodos es el procedimiento
sistemtico y ordenado a seguir
para desarrollar estudios de
mejoramiento administrativo.

CARACTERSTICAS:

Retroalimentacin permanente:
Esto significa que el avance de
cada etapa del trabajo va
permitiendo obtener nuevos
conocimientos que ratifican o
rectifican informaciones
obtenidas previamente o
definiciones ya realizadas.

IMPORTANCIA:

La organizacin y mtodos, a
travs de la aplicacin de
diferentes
metodologas
,
permite
simplificar
los
procedimientos en los sistemas
administrativos,
procurando
ahorrar en tiempo, materiales y
movimientos, logrando, por lo
tanto, mayor eficiencia en la
operacin del sistema.

ETAPAS:

1. Preparacin del estudio.

2. Relevamiento de informacin.
3. Diagnstico de la situacin
actual.
4. Diseo de soluciones.
5. Informe final.
6. Implantacin.

Etapa 1 Preparacin del estudio

La ejecucin de un estudio
de Organizacin y Sistemas
puede originarse de
diversas formas:

Direccin de la empresa.
Jefes de lnea.
Unidad interna de Organizacin y Sistemas.

Consultores externos.

La etapa de Preparacin comprende tres fases.

A) Definicin del objetivo.

Si bien muchas veces se posee una idea ms o menos concreta de lo
que se desea, en otras se hace referencia a las consecuencias de un
problema sin poder identificar con precisin la causa que lo provoca.

Para conocer los

motivos que
determinaron la
decisin de realizar el
estudio, se desarrollan
entrevistas personales
con la direccin de la
empresa, en las cuales
se busca obtener
informacin suficiente
que permita al analista
conocer:

Cul es el problema y de dnde

proviene?
En qu se basa el deseo de la
empresa de fomentar un cambio?
Cules son las motivaciones reales o
potenciales de la empresa en pro o en
contra del cambio?
Cul es la meta u objetivo que la
empresa persigue con el estudio?

B) Examen preliminar o pre diagnstico.

La dimensin del examen preliminar estar condicionada por las

caractersticas del estudio, considerando nicamente la realidad de la
empresa en forma genrica.

El examen preliminar debe ser suficientemente

completo, se efecta a travs de entrevistas con
los responsables del rea del objeto de estudio,
las mismas le permitirn definir el marco de
trabajo para la ejecucin del estudio.

C) Planificacin del Trabajo.

Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo
que demandar cada una, los productos a obtener en cada etapa del
trabajo, los mtodos a utilizar, as como los recursos humanos,
materiales, tecnolgicos, y financieros necesarios.

A continuacin se
confecciona la propuesta de
trabajo que ser elevada
para la aprobacin por
parte de la empresa. La
misma se compone de los
siguientes captulos:

Antecedentes de la empresa
consultora.
Programa de trabajo.

Condiciones de
contratacin.
Equipo consultor.

Etapa 2 Relevamiento de Informacin

A) Importancia y necesidad del relevamiento.
La razn que determina la necesidad de obtener
informacin es que con ella se recogen los elementos
que permitirn
deducir
si
es
correcto
el
diagnstico de la situacin que se
arribe
y
si
son
acertadas las recomendaciones o sugerencias
de
solucin que se propongan.

B) Errores comunes al relevar.

Las causa ms comunes son la aceptacin de
expresiones indefinidas, la falta de cotejo y
verificacin
de la validez de los datos que se
obtienen, la falta de sistematizacin
de
la
informacin obtenida y la falta de
equilibrio
en la cantidad de informacin relevada.

C) Relacionamiento con el personal.

En la realizacin de entrevistas personales debe

tenerse especial cuidado en las formas de
relacionamiento con el personal. El no atender
este
aspecto
puede
determinar
su
nocolaboracin, su
indiferencia
o,
inclusive,
que proporcione informacin no
ajustada
a
la
realidad.

D) Mtodos para el relevamiento de informacin:

Existen diferentes mtodos para
obtener la informacin.
La eleccin del mtodo a utilizar
deber ser producto del anlisis de
cada situacin particular y de la
consideracin de las siguientes
variables:

Tiempo y oportunidad.
Costos.
Requisitos.
Caractersticas y tamao de la empresa.
Objeto de la investigacin.

Dichos mtodos pueden ser:

Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observacin personal.
Estudio de documentacin.

La entrevista personal:
Consiste en un intercambio directo de informacin
entre el Analista y un integrante de la organizacin.
La encuesta escrita:
Se desarrolla mediante el diseo de cuestionarios
especficos que se dirigen a los empleados de la
empresa vinculados con la investigacin.

La encuesta grupal:
Brinda mayor uniformidad en las respuestas de los
entrevistados ya que el analista brinda orientacin.

La observacin personal:
Como ventaja se puede decir que la
informacin es directa pues es el analista el
que observa.
Desventajas que tiene este mtodo son la
falta de objetividad, y las inexactitudes que
pueden surgir por modificaciones de
comportamiento del personal frente a la
observacin a la que es sometido.

El estudio de documentacin:
Involucra la bsqueda y anlisis de
documentos existentes vinculados al estudio.

E) Informacin a relevar.
El tipo de informacin a relevar est directamente vinculado a
la finalidad del estudio.
- Organizacin estructural.
- Distribucin del trabajo en un rgano.
- Procedimientos de trabajo.
- Sistema de informacin.

F) Validacin y sistematizacin de la informacin relevada.

La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin,
la utilizacin de los instrumentos aplicables a las distintas
tcnicas involucradas en los estudios de mejoramiento
administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro
de distribucin de tareas, etc.).

Etapa 3 - Diagnstico de la situacin actual

A. Consideraciones generales.
En esta etapa el investigador detecta errores, problemas,
deficiencias, retrasos, despilfarros, y buscar las respuestas a sus
interrogantes conjuntamente con todas las pruebas que
pueda
obtener para fortalecer su diagnstico.

B. Informe de Avance.
Esta accin resulta de suma importancia por diferentes
razones:
- Permite acordar sobre una misma visin de la realidad y
encarar soluciones sobre situaciones en las que existe
consenso.
- De no hacerlo podran estarse diseando soluciones a
problemas que no son percibidos como tales por los
integrantes de la organizacin.

Etapa 4 - Diseo de soluciones

El diseo implica adoptar decisiones entre posibles alternativas de cambio
que permitan resolver las situaciones planteadas.
A. Diseo general.
El diseo general contiene los lineamientos bsicos de solucin a las fallas
detectadas. Dicho diseo incluye las recomendaciones de
modificaciones agregados o eliminaciones que se sugieren para
cambiar la realidad actual.

B. Diseo detallado.
Aprobado el modelo general presentado se procede a disear las
soluciones en forma detallada.
Dicho diseo involucra la confeccin de grficos y la redaccin de
manuales, de acuerdo con el objeto de estudio y las recomendaciones
planteadas.

Etapa 5 - Informe Final

Al terminar la formulacin del diseo detallado, se ha de redactar
un informe que sintetice el informe en su totalidad.
El informe final debe contener los problemas detectados y las
soluciones sugeridas presentadas en forma orgnica e inteligente,
distinguiendo lo principal de lo secundario.
Un contenido Standards de informe puede ser el siguiente:
Introduccin.
Diagnstico de la situacin actual.
Diseo detallado de las soluciones.
Programacin de la implantacin.
Conclusiones.
Anexos.

Etapa 6 - Implantacin.

Constituye una etapa de significativa

relevancia, pues si el trabajo queda a nivel
de propuesta no tendr utilidad real y no
producir los resultados esperados por la
organizacin. as mismo, una ejecucin
inadecuada de la implantacin puede hacer
fracasar la mejor de las propuestas.

A. Programacin de la implantacin.
Esta fase se dirige a identificar las
actividades que deben
ejecutarse
durante la implantacin, a determinar el
tiempo que requerir cada una de ellas
y
a
establecer
la
necesaria
interrelacin que deben mantener las
diversas tareas
preparatorias.

B. Preparacin de la implantacin.
Esta fase implica el cumplimiento de las
tareas preparatorias necesarias
que
son asignadas, generalmente, a personas
que tienen responsabilidades de lnea.

C. Puesta en prctica.
La puesta en prctica es el momento
en le cual se inicia
efectivamente
la implantacin. La misma puede ser
total
o parcial, as como por
sustitucin completa o iniciada
en paralelo.
D. Evaluacin de resultados.

Esta fase implica la retroalimentacin

de la aplicacin de
los
cambios
para confirmar lo diseado o realizar
los
ajustes que fueran necesarios

CONCLUSIONES

Una metodologa para el estudio

de Organizacin y Mtodos es vital
para cualquier empresa ya que
ayudar de manera directa en el
mejoramiento y en la innovacin
de los procesos que se planifiquen
y se lleven a cabo, tomando como
asesor las funciones en las cuales
se basa la organizacin.