ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Grupo8 - ActividadAcadémica3 - Unidad3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ACUA PARRA JUAN SEBASTIN

RUSSI SNCHEZ VIVIANA CONSUELO
SILVA OVIEDO YOLANDA
UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
BLOQUE A, IV SEMESTRE
2015
ACUA PARRA JUAN SEBASTIN

RUSSI SNCHEZ VIVIANA CONSUELO
SILVA OVIEDO YOLANDA
Tarea para la materia

GESTIN DOCUMENTAL II
Unidad Temtica No.3
CURSO C160403_03
Jairo Hernn Daz Arias

Catedrtico
UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
BLOQUE A, IV SEMESTRE
2015
CONTENIDO
INTRODUCCIN
1. OBJETIVOS
2. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
3. CONCLUSIONES
88
BIBLIOGRAFA
89
INTRODUCCIN
Los archivos se conciben como instrumentos de gestin de la actividad de las
instituciones, se conservan con fines administrativos, por su valor probatorio de
derechos y deberes y para el cumplimiento de las tareas de gestin y apoyo a la
direccin. En este sentido, la gestin de los documentos se enmarca dentr o del
concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la planeacin,
produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y
disposicin final de la informacin en cualquier soporte.
Dicha gestin se configura dentro de lo que se denomina el ciclo de vida del
documento, el cual comprende las fases por las que pasa un documento: cuando
se elabora o recibe, cuando se utiliza y conserva y cuando se elimina o preserva.
De acuerdo a estas fases, la formacin de los archivos se pueden clasificar en
archivo de gestin, archivo central y archivo histrico-, teniendo en cuenta los
valores de los documentos en cada una de estas fases.
A continuacin, se pretende evidenciar y explicar los anteriores conceptos,
utilizando la informacin aportada por el Ministerio de Defensa Nacional a travs
de su PGD y los procedimientos establecidos dentro del marco de la gestin
documental y la normatividad que rige a esta entidad.
1. OBJETIVOS
1.1 GENERAL
Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las
etapas.
1.2 ESPECFICOS
Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.

Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de
la Gestin Documental que se desarrollan en ella.
Identificar cmo se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan
en cada fase.
Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.
2.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:
2.1 Qu son las Agrupaciones Documentales?

Por medio de la aplicacin del principio de procedencia, el cual explicaremos
en el numeral 2.6, se establecen las siguientes agrupaciones documentales, las
cuales se pueden definir como un conjunto de documentos generados y
originados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, de
acuerdo a su jerarqua organizacional:
a) Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o

jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades, por ejemplo, Ministerio
del Interior, Contralora General de la Nacin, Empresa de Acueducto y
Alcantarillado, etc.
Estos fondos pueden ser Abiertos, de entidades administrativamente vigentes;
Cerrados, de entidades suprimidas; Acumulados, documentos reunidos por una
entidad sin ningn criterio archivstico de organizacin.
b) Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de

documentos, por ejemplo, Oficina de Personal, Grupo de Recursos Fsicos,
Oficina de Presupuesto y Contabilidad, etc.
c) Subseccin: Es una subdivisin de la seccin documental o tambin
denominada divisin administrativa. Algunas veces tambin se conoce con el
nombre de oficina, divisin o seccin. Adems tiene a cargo actividades
especficas dadas en la seccin.
d) Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas, informes, entre otros.
e) Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus
caractersticas especficas, entre ellas tenemos Actas de Gerencia, Contratos
de Obra, Informes Tcnicos Estadsticos, etc.
f) Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin
y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por
un solo tipo
documental (p.
e.
Actas
de
Gerencia),
o
compleja,
cuando
la
constituyen
varios
tipos
documentales,
formando
un
expediente (p. e.
Contrato
de
Obra Civil)
Por la aplicacin
del principio de
orden original se
podrn disponer
dentro de las
diferentes
unidades
de
conservacin los documentos en la secuencia temporal en que fueron

producidos y recibidos.
De esa forma, por la aplicacin de los dos principios, se tendr como resultado
un archivo organizado de acuerdo con las unidades administrativas de la
institucin y los documentos dispuestos en el orden cronolgico
correspondiente.
La simplicidad o complejidad de niveles y nmero de agrupaciones

documentales de un fondo, depender del tamao y de la menor o
mayor complejidad orgnica y funcional de la institucin de que
procede.
2.2 Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

CLASIFICACIN:
Consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones
generales y las actividades concretas de las entidades dentro de una estructura
jerrquica y lgica.
La clasificacin comienza determinando la agrupacin documental ms grande

(fondo) y finaliza determinando las ms pequeas (series documentales con
los tipos documentales que la conforman).
Se determinan las unidades administrativas y las funciones que stas deben
cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin es la
conformacin de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a
una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su
vez ejecuta funciones asignadas.
9
La aplicacin de la clasificacin da origen al siguiente conjunto de agrupaciones

documentales relacionadas jerrquicamente entre s, definidas en el numeral
2.1:
Fondo documental
Subfondo o Seccin de Fondo
Serie documental
Unidad documental compuesta o Expediente
Unidad documental simple.
La simplicidad o complejidad de niveles y nmero de agrupaciones

documentales de un fondo, depender del tamao y de la menor o mayor
complejidad orgnica y funcional de la institucin de que procede.
Son actividades de la Clasificacin:
Identificacin de unidades administrativas y funcionales.
La aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para
identificar las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del
fondo.
La identificacin de las funciones asignadas a las dependencias.
Los asuntos que tramita cada divisin administrativa.
Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia.
Conformacin de series y subseries documentales.
Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin
y de los documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.
Separacin de los documentos de archivo y de apoyo.
10
ORDENACIN:
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento
va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el
cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como
los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio
predeterminado.
Son actividades de la Ordenacin:

Conformar y abrir expedientes.
Identificar o reconocer los expedientes.
Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en
el orden respectivo.
Foliacin.
Cmo hacer una adecuada ordenacin:
Segn las actividades diarias y el proceso que cada dependencia desarrolla,
se debe agrupar y relacionar los documentos del proceso segn se hayan
originado.
Esta ordenacin se deber realizar de forma cronolgica siendo el
documento de fecha ms antigua de produccin el primer documento que
se encontrar al abrir la carpeta y el de fecha ms reciente se encontrar al
final de la misma. Esta organizacin es el reflejo vivo de la produccin
documental, pues se mantiene el orden natural de produccin.
11
Cmo aplicar el Principio de Procedencia:

Ordenar al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los
diferentes tipos documentales.
Tener en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la
estructura que tuvo.
Ordenacin de Expedientes:
Los expedientes (Historias Laborales, Procesos Jurdicos, etc.) son unidades
archivsticas en las que se rene el conjunto de documentos relacionados
con un mismo asunto que sirven como antecedente y fundamento de la
actuacin administrativa, los cuales se deben
organizar sucesivamente en el orden en que se
producen las actuaciones administrativas que dan
lugar a su produccin.
Las Historias Laborales, deben ordenarse segn los
criterios descritos en la Circular No. 004 DE 2003
del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica y el Archivo General de la Nacin.
Ordenacin de documentos de apoyo:
Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales,

resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la informacin que
reside, incide en el desempeo de funciones especficas de las tareas
administrativas.
stos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman
parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al
Archivo Central, por ser de carcter externo.
Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabtico y luego de
efectuar su funcin, el encargado del rea los elimina, apoyado por personal
delegado, dejando constancia soportada.
Sistemas de Ordenacin de documentos:

El proceso de ordenacin se puede realizar de tres maneras: alfabtica,
cronolgica y numrica, las cuales se explicarn a continuacin. En
principio, es aconsejable respetar el sistema en que los expedientes o las
12
series estn ordenados y, en caso de encontrarlos en absoluto desorden, hay

que elegir el sistema que garantice la recuperacin de la informacin.
a. Ordenacin Cronolgica: Su principal funcin se fundamenta en la fecha
de los documentos; empezando con el ao, luego mes y da. Este
procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe
vigilar plazos como por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas,
diarios, memorias, entre otros.
Doct
b. Ordenacin
Numrica: Se trata
de adjuntar a cada
expediente o
documento un nmero
de manera
consecutiva, el cual
busca servir de
elemento localizador.
Para el desarrollo de
este sistema se debe
elaborar una base de
datos complementaria
de las personas, asuntos,
entidades pblicas y privadas o
lugares, de tal manera que se
tenga acceso a su localizacin al
momento de la bsqueda de los
documentos.
c. Ordenacin Alfabtica: Se
utiliza para los expedientes o
documentos relativos a personas
y a entidades pblicas y privadas.
Es decir, series como expedientes
personales,
correspondencia,
asuntos, entre otras.
Puede ser de tipo:
13
Onomstico: cuando toman por referencia los apellidos y los nombres de

las personas.
Toponmico o geogrfico: cuando toman de referencia los nombres de

lugares o calles.
Por materias: cuando toman como

referencia los asuntos.
Foliacin:
La documentacin que va a ser objeto de
foliacin debe estar:
PREVIAMENTE
ORDENADA.
La
ubicacin correcta de los documentos es
aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que est de acuerdo con
los trmites que dieron lugar a su
produccin. El nmero uno (1) corresponde
al primer folio del documento que dio inicio al trmite, en consecuencia
corresponde a la fecha ms antigua.
DEPURADA. La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios

en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En
fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
Conformacin y apertura de carpetas:
14
DESCRIPCIN:
La descripcin documental es el proceso por el cual se analiza los documentos
de archivo, con el fin de que permitan su identificacin, localizacin y
recuperacin dentro del Archivo de Gestin, en el Archivo Central o en el
Archivo Histrico.
Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que
rige la Descripcin Documental que es la ISAD(G) (Norma
Internacional general de Descripcin Archivstica) formulada
por el ICA (International Council on Archives), la cual
constituye la elaboracin a nivel general de descripciones
archivsticas que debe aplicarse en conjunto con la Norma
Tcnica Colombiana NTC 4095 de ICONTEC.
La ISAD(G) es un conjunto de reglas generales de descripcin archivstica que
forma parte de un proceso que pretende los siguientes aspectos:
Asegurar la formulacin de descripciones compatibles,

apropiadas y explcitas, es decir, que se expliquen por s
mismas.
Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin
sobre documentacin.
Permitir compartir datos de autoridades.
Posibilitar la integracin de las descripciones de
diferentes archivos en un sistema de informacin
unificado.
Son actividades de la Descripcin:
Anlisis de informacin y extraccin de contenido.

Diseo de instrumentos de recuperacin como guas, inventarios, catlogos
e ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.
La eleccin del instrumento que se elabora estar en funcin de:

1. Las necesidades de la organizacin.
2. Los tipos de usuarios.
3. El nivel de descripcin: esto es, si se quiere describir un conjunto de
archivos, todo un archivo o una seccin (recordemos que las
15
principales subdivisiones de un archivo son: fondo, seccin, serie,

unidad documental).
Instrumentos de descripcin:
Los instrumentos de descripcin son las principales herramientas de apoyo al
efectivo uso de los archivos, y para que puedan ser utilizados de manera
integrada y compartida, posibilitando la construccin de sistemas globales
unificados de informacin en la web es necesario que sean utilizados de
acuerdo con normas o estndares ampliamente aceptos. Entre stos se
encuentran:
2.3 Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La
organizacin,
consiste
en
reconstruir
el
proceso
natural por el cual los documentos han sido creados con el fin de localizarlos y
conservarlos adecuadamente. Este proceso involucra dos dimensiones: una
intelectual, que es la clasificacin, una mecnica que es la ordenacin y
una analtica que es la descripcin.
Cuando se habla de ordenacin se hace referencia a la ubicacin fsica de los
documentos dentro de las carpetas teniendo presente las Series y Subseries
respectivas a la dependencia, es decir, cuando ya se ha realizado la clasificacin
de los documentos. Se organiza un archivo, se clasifica un fondo y se
ordena una serie.

Como vemos el concepto de Ordenacin (establecer un orden) es parte integral
de los procesos archivsticos que comprenden la Organizacin (localizacin y
conservacin) de los documentos.
16
2.4 Qu se refleja con la Clasificacin?

La Clasificacin refleja la estructura orgnica funcional, las relaciones de
jerarqua entre los fondos, as como la historia interna de la institucin
productora. La materializacin de la clasificacin es el cuadro de
clasificacin,
que
es
la
representacin
grfica
de
la
organizacin de los fondos de un Archivo. Debe ser flexible,
sencillo y debe permitir la unificacin.
2.5 Qu implica la clasificacin?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta las unidades administrativas y funcionales de la entidad.
2.6 En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos?
La clasificacin deber basarse en la aplicacin de los principios de
procedencia y de orden original para la identificacin de las categoras y
grupos que refleja la estructura organizacional de la entidad, a su vez poder
identificar las funciones asignadas a las dependencias y los procesos que
desarrollan da a da.
Principio de estructura o de Orden Original
Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que la disposicin fsica de los documentos (Unidades documentales)
debe respetar la secuencia lgica (administrativa) y cronolgica de los trmites
que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades
documentales. En otras palabras, el orden original se aplica a partir de los
procesos administrativos que determinan el orden en que los documentos se
producen para el desarrollo de un trmite.
Principio de Procedencia
Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que los documentos producidos por una institucin y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras. Para que el principio de
procedencia se cumpla a cabalidad se debe tener en cuenta que el contenido
de los documentos deben preservar las interrelaciones documentales, por lo
cual cada carpeta debe contener la documentacin pertinente al trmite
realizado por la dependencia, as cuando se vaya a consultar las carpetas estas
evidencien la evolucin del trmite, creacin y uso de los mismos.
17
El principio de procedencia permite identificar la persona que ha creado el

documento, estos pueden ser institucionales (fondos documentales) y/o
administrativos (secciones y subsecciones documentales).
2.7 Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?
Las funciones determinan las SERIES DOCUMENTALES que corresponden a
cada agrupacin documental. Las comunes, son aquellas funciones
administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurdicos,
etc.). Las especficas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su
razn de ser, hacindola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son
delegadas en las reas tcnicas.
2.8 Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la entidad que ha
producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de
manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos
tuvieron en el momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad
prctica, jurdica y administrativa. Como los documentos debidamente
clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad
que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se presentan
a continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos:
FONDO
SECCIN
SUBSECCIN
1. IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES: La primera tarea que debe

abordarse es la Identificacin de las Agrupaciones Documentales Fondo, Seccin, Subseccin - a partir de la informacin contenida en los
actos administrativos de creacin y reestructuraciones del organismo productor
y de los organigramas. Para la identificacin de un Fondo Documental -que
corresponde a la totalidad de la documentacin producida, recibida y
18
conservada por una entidades necesario recopilar informacin sobre el Origen

y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:
Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es el caso

Disposiciones que han modificado la estructura de la
entidad
Organismos que la han precedido en el desempeo de
funciones anlogas
Organismos que heredan competencias
Documentacin
de entidades
administrativamente vigentes
Documentacin
de entidades
suprimidas
19
FONDOS ACUMULADOS
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden

encontrarse los siguientes fondos documentales:
FONDOS CERRADOS
FONDOS ABIERTOS
Documentacin
reunida por
una entidad en
el trascurso de
su vida
institucional
sin ningn
criterio
archivstico de
organizacin y
conservacin
Importante: Cada fondo documental debe clasificarse separadamente,

teniendo en cuenta que la informacin sobre origen y evolucin del organismo
productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno ser tratado
atendiendo lo sealado anteriormente.
De otra parte, algunas entidades asumen funciones de otras que se suprimen
y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las
actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los
antecedentes, que estn contenidos en la documentacin precedente. Por
procedencia, esta documentacin constituir fondos cerrados con limitacin
cronolgica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no
debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las
funciones, ya que stos formarn parte de su propio fondo documental.
2. ESTRUCTURA ORGNICA: Para identificar las Secciones y

Subsecciones Documentales relacionadas con la documentacin
producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos
de trabajo en que stas se subdividen es necesario recopilar los actos
administrativos mediante los cuales se realizan los cambios estructurales de
la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de
ellas son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son necesarios
20
para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden

a cada una.
Organigramas
Creacin y supresin de dependencias.
Manuales de Funciones.
Manuales de Procedimientos
Reglamentos Internos
La clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad,

para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos como los
Organigramas. Con la informacin brindada por estos elementos se delimitar
la agrupacin documental correspondiente a cada divisin.
Debe tenerse siempre presente que las funciones y actividades de una entidad
no son estables ni permanentes, pues stas se modifican con los cambios
organizacionales. Los actos administrativos que sustentan dichos cambios,
sirven de soporte para que la Clasificacin est siempre acorde con los
momentos histricos de la institucin.
Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto
sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la
produccin y trmite documental.
3. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS.
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental
necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin
21
generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que,

reunida con otras de estructura y contenido homogneos, conformar la serie
documental. Cada serie documental est asociada a un asunto en particular,
cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos
reunidos en torno al trmite que los genera.
Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo,

los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden
variar, lo cual hacen que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales
casos el ttulo o denominacin del asunto principal Serie podra subdividirse
en cierto nmero de asuntos relacionados, los cuales quedarn indicados como
Subseries-.
Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad
documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos
que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite del
cual forman parte.
En los archivos administrativos, se identifican fcilmente los asuntos que
tramitan las oficinas ya que estn sealados tanto en los manuales de
procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia.
22
En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los

documentos y a travs de ellos es posible reconstruir los trmites y por el ende
el orden original en que se produjeron los documentos, as como tambin la
red de relaciones entre dependencias.
A travs de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo
cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos de
procedencia y de orden original.
2.9 Qu son Unidades Documentales?

Documento o documentos que testimonian un acto, una accin y en general
cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria.
2.10 Defina Unidad Documental Simple y Unidad Documental Compleja y
de dos ejemplos de cada una.
Segn sean uno o ms tipos documentales, ser una unidad documental simple
o compuesta.
23
UNIDAD
DOCUMENTAL
SIMPLE
Est constituida por un
solo tipo documental
UNIDAD
DOCUMENTAL
COMPLEJA
La constituyen varios tipos
documentales, formando un
expediente
Por ejemplo:
-Acuerdos.
Por ejemplo:
-Actas.
-Contratos de prestacin de servicios(hoja de

vida, certificaciones de estudio y laborales, acta de inicio,
pagos seguridad social,etc)
-Resoluciones.
-Ordenes de pago (solicitud de compra, cotizaciones,

Certificado de disponibilidad presupuesta, Registro
Presupuesta, facturas, informe de actividades, certificacin
bancaria para efectuar pago)
2.11 Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Es aquella unidad documental simple que rene todas las caractersticas
necesarias para ser considerada como documento, que produce y/o recibe una
unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; stos a su vez
integran la respectiva serie documental; ejemplos: factura, pliza, solicitudes,
certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada,
facturas, constancias.
2.12 Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas?
Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL
DECRETO 1080) Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin,
Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de
documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta
estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son
las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
24
ENTIDAD ESCOGIDA: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (MDN)
ENTIDADES ADSCRITAS A ELLA: Son 5:
SITIO WEB: http://www.mindefensa.gov.co/irj/portal/Mindefensa

PGD: El PGD del Ministerio de Defensa Nacional fue adoptado el 24 de diciembre
de 2012 mediante resolucin No. 8614 y creado por el Grupo de Archivo General y
aplica para las cinco entidades adscritas (Fuerzas Militares, Ejercito Nacional,
Armada Nacional, Fuerza Area y Polica Nacional) as como a la Direccin de Justicia
Penal Militar, a la Unidad de Gestin General del Ministerio y dems entidades
descentralizadas vinculadas al sector defensa.
LINK PGD:
http://cgfm.mil.co/documents/10197/267953/PROGRAMA+DE+GESTI%C3%93N+
DOCUMENTAL.pdf/629c34a4-7328-451d-bab1-a3a68b48ddc3
PROCESOS PGD:
25
26
PGD Programa de Gestin Documental
1. PLANEACIN:
La gestin documental busca coordinar las actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin, facilitando
su utilizacin y conservacin, por lo que el PGD se asume con la adopcin e
integracin de todos los procesos institucionales del MDN.
Por tanto, a travs del PGD se logra una administracin documental eficiente,
partiendo del manejo de la documentacin en soporte fsico proyectado a la
automatizacin y la utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos a travs de la
implementacin del SGDEA- Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos
de Archivo- con el fin de asegurar la oportuna toma de decisiones, la optimizacin
de recursos, la eficiencia y la eficacia en la gestin administrativa del MDN.
Por lo anterior el Sistema de Gestin del PGD obedece a un ciclo PHVA (planear,
hacer, verificar, actuar), con lneas concretas que faciliten su implementacin de
manera efectiva, contemplando su establecimiento, la determinacin y anlisis de
requerimientos de informacin y documentacin, su mantenimiento, evaluacin y
mejoramiento continuo, como un plan a corto, mediano y largo plazo, donde el
Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, garantice su adecuado
27
desarrollo,
defina
polticas
generales
de
gestin
documental
y seale directrices que faciliten el planeamiento de la administracin documental
en el MDN.
Por tanto, los siguientes documentos hacen parte esencial del PGD:
Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD.

Plan de Seguimiento y Actualizacin de las TRD.
Finalmente, parte de la documentacin que apoya y aporta a la conceptualizacin

del PGD es la normatividad externa sobre el manejo de la documentacin en soporte
fsico y electrnico, relacionada a continuacin.
28
Sistema Integrado de Conservacin SIC

El Ministerio de Defensa Nacional adopta las siguientes directrices como marco de
actuacin para la implementacin del Sistema Integrado de Conservacin SIC, as:
La implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin bajo la
Norma ISO 27000, considera los elementos de proteccin, prevencin y salvaguarda
de la informacin de conformidad con el Sistema Integrado de Conservacin.
El Plan de Atencin de Emergencias del Ministerio vincula al Sistema Integrado de
Conservacin como un mecanismo de salvamento y proteccin de los archivos luego
de un siniestro.
Los archivos histricos del Ministerio constituyen parte fundamental del patrimonio
documental de la Nacin, por lo que deben estar administrados y custodiados con
las medidas de conservacin, gestin, seguridad y preservacin adecuadas.
Administrar y preservar la informacin del Ministerio de Defensa Nacional, basado
en los principios de respeto al original, mnima intervencin, compatibilidad y
estabilidad de materiales, reversibilidad de materiales, integridad del original, y
conservacin integral.
Firma Electrnica:
De acuerdo con el decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se
reglamenta el artculo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrnica. Se define
a la firma electrnica bajo mtodos tales como, cdigos, contraseas, datos
biomtricos, o claves criptogrficas privadas, que permite identificar a una persona,
en relacin con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y
apropiado con respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas
las circunstancias del caso, as como cualquier acuerdo pertinente.
El uso de una firma electrnica tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una
firma manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:
1. Es nica a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Est bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
29
4. Est ligada a la informacin o mensaje, de tal manera que si stos son

cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Est conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno
Nacional.
6. Emitida por una entidad de certificacin autorizada por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
2. PRODUCCIN
El subproceso de produccin documental, considera la
identificacin y descripcin de los elementos necesarios para
garantizar la elaboracin normalizada de los documentos y
comunicaciones que el Ministerio de Defensa Nacional, UGG,
Descentralizados, CGFM, FF. MM. y PONAL, utilizan como
evidencia objetiva en cumplimiento de sus funciones. A
continuacin se describen las directrices, para la elaboracin de los documentos:
Instrucciones Documentadas para la Elaboracin de los Documentos
El Ministerio De Defensa Nacional, UGG, Descentralizados, CGFM, FF. MM. y PONAL,

tienen procesos y procedimientos aprobados dentro del Sistema de Gestin de
Calidad.
30
La produccin de los documentos est sustentada en la satisfaccin de las

necesidades, directrices y normatividad vigente descrita en cumplimiento de los
procesos, procedimientos y funciones.
Aspectos a tener en cuenta:
- Los documentos se elaboran, controlan y actualizan de conformidad al numeral
4.2.3. Control de Documentos de la Norma ISO 9000:2008.
- El Ministerio de Defensa Nacional, adopta las recomendaciones y parmetros
establecidos en la Gua Tcnica Colombiana GTC 185 Documentacin
Organizacional. Esta norma tiene en cuenta los aspectos generales de las
comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento,
con base en el estilo y la presentacin que demandan los protocolos organizaciones
y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organizacin, para
la produccin de documentos.
- Cada proceso, procedimiento o instruccin documentada tiene relacionados sus
formatos y plantillas, siendo controlados y aprobados por el Archivo General del MDN
en colaboracin con el Sistema de Gestin de Calidad.
- Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Las actividades descritas en
los procesos y procedimientos estn definidas por las dependencias y funcionarios
responsables de su cumplimiento. Los documentos se producen como evidencia
objetiva, verificable y trazable del cumplimiento de las actividades, procesos y
procedimientos del sistema de gestin integrado del Ministerio de Defensa Nacional.
- Los documentos generales para uso de toda la Organizacin estn disponibles en
el Sistema Gestin Pblica Activa GPA:
Comunicaciones Oficiales.
Memorando.
Circular.
Actas de Reuniones.
Directivas.
- Los formatos y plantillas vinculadas a los procesos y procedimientos se acompaan

de un instructivo o ayuda para su apropiado diligenciamiento.
- La elaboracin de plantillas y formatos debe centrarse en el usuario, facilitando su
diligenciamiento y acceso.
31
Consideraciones de Estilo e Identidad Corporativa

El Ministerio de Defensa Nacional tiene aprobado el Manual de Estilo e Identidad
Corporativa el cual rene los estndares de diseo e identidad corporativa,
necesarios para establecer un mensaje visual claro y definido aplicado a todos los
materiales que se utilicen para su proyeccin. Con el fin de hacer entendible el
desarrollo de elementos, smbolos, identificadores y grficas complementarias, se
hace necesario remitirse al libro Sistema de Identidad Visual Gobierno de Colombia:
Manual Bsico.
A travs del manual de estilo el Ministerio elabora las plantillas oficiales para producir
los documentos que hacen parte de los expedientes.
El tipo de letra a emplear es Arial 12.
Los mrgenes deben guardar los siguientes espacios:
Margen superior cuatro (4) centmetros.
Margen inferior (3) centmetros como mnimo.
Margen derecho (2) centmetros.
Margen izquierdo (4) centmetros.
Las comunicaciones oficiales se elaborarn en original y una copia:
Original para el destinatario.
Copia para la dependencia de origen, la cual se encuentra certificada
y almacenada en el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos
de Archivo SGDEA.
Y se debe imprimir a doble cara
Numeracin y Registros de Comunicaciones
Las comunicaciones oficiales tienen asignado un nmero consecutivo de registro, el
cual identifica la dependencia a la que pertenece y la fecha de registro.
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA, tiene
implementado los procedimientos de Gestin de Comunicaciones Oficiales, el cual
administra la numeracin consecutiva por ao para los siguientes documentos:
-
Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas),

Memorandos,
rdenes,
Contratos.
32
- Comunicaciones oficiales de entrada o salida y

- Actas.
EJEMPLO DE UN FORMATO DE UN ACTA
33
EJEMPLO DE UN FORMATO DE COMUNICACIN OFICIAL
34
3. GESTIN Y TRMITE
El Ministerio de Defensa Nacional MDN hace uso en lo estipulado en el Acuerdo 060
del 2001 expedido por el AGN. POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA
LA ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS

ENTIDADES PBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PBLICAS
Recepcin de documentos.
La recepcin de las comunicaciones y documentos tanto de entrada como de
salida, sern solamente por la ventanilla del rea de Gestin Documental del MD
o en la Unidad de Gestin General de las entidades adscritas.
La radicacin de entrada est conformado por un nmero: ejemplo EXT12123456. Donde la sigla EXT, que significa extensin, para comunicaciones
oficiales recibidas y llegadas. Los dos ltimos dgitos del ao. Un guion (-). El
consecutivo de radicacin hasta de seis (6) dgitos numricos. Para cada ao
calendario se iniciar una nueva numeracin partiendo del 00001, por lo que este
nmero ser el nico que identificar el documento.
Para ello es muy importante que los documentos que lleguen a la entidad sean
radicados el mismo da, segn el orden de llegada.
De acuerdo a la clasificacin de la recepcin, se clasifican en:
Segn el grado de confidencialidad, como es el caso urtrasecreto, secreto,

reservado, restringido, exclusivo de comando y confidencial.
Segn el grado de prioridad, como es la rutina, queja, requerimientos,
Derechos de Peticin y Tutelas.
Segn los medios de recepcin, mensaje de datos, correo, mensajero,
telefax y telegrama.
En el caso de la Contralora General de la Repblica y de la Comisin de

Cuentas se realiza una copia a la Oficina del Control Interno del MDN.
35
Recepcin de documentos en Ventanilla nica.

El funcionario dispuesto para esta funcin es el encargado de controlar la admisin
de los documentos remitidos por una persona natural o jurdica, verificando que
estn completos y que sean competencia de la entidad, para dar inicio al trmite.
Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso:
Seleccin de las comunicaciones oficiales: Consiste en separar la
correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellas comunicaciones oficiales
que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a ttulo personal o con
clasificacin de seguridad. Se tiene en cuenta lo siguiente:
-
Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al

destinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicacin oficial, debe
devolverse para su registro.
La documentacin con clasificacin de seguridad se registra pero no se
abre y se siguen las normas del Manual de Inteligencia y
Contrainteligencia MACI.
A documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, solicitudes del
Congreso y derechos de peticin e informacin, se les debe dar prioridad
en la radicacin y digitalizacin por sus tiempos de respuesta.
A los ttulos valores que lleguen sin oficio remisorio, se les elabora un
documento donde se relacione su nmero, ya que ste no puede alterarse
con sticker ni anotaciones. - No se reciben CD, planos o casetes, sin oficio
remisorio
La correspondencia particular, folletos, publicaciones peridicas y
material bibliogrfico que no haga parte de una suscripcin institucional,
no dar lugar a trmite, por lo que no debe radicarse.
Los documentos deben ser foliados por el usuario e indicarlo en el folio
primero de la documentacin, de igual manera ocurre cuando anexan
libros, disquetes o fotos.
Apertura: Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva seleccin a fin de
separar la correspondencia que tiene clasificacin de precedencia, seguridad y
rutina, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados,
por lo que:
-
Se verifica que la gua corresponda a los documentos que contiene el

sobre.
36
Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o gua, se abre,

se anota el nmero de folios y se sella nuevamente.
En caso de que falte algn documento relacionado, se recibe, se deja
constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia,
quien debe tomar la accin correspondiente.
La documentacin con clasificacin de precedencia debe pasar a registro
antes de la rutina, dando prelacin al trmite.
La documentacin con clasificacin de seguridad pasa a la persona
encargada de su trmite (oficial de inteligencia o custodia), quien para el
efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia.
La documentacin rutinaria contina su trmite normal.
Registro: Consiste en estampar sobre el documento el sello de registro y

distribucin, por lo que:
-
El rtulo, sello o manuscrito de recibo del documento, se debe estampar

en la parte superior o inferior derecha de la cara principal del documento,
sin daar el contenido del mismo. y en la copia del usuario. Si se anexan
CD, planos, etc., se les colocar un identificador con el mismo nmero
del radicado del documento al cual pertenecen.
El rtulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como

mnimo los siguientes datos: nombre de la entidad, nmero de radicacin,
remitente, fecha y hora, asunto, cdigo de la dependencia, anexos y
folios. En caso que el recibido sea en manuscrito este deber contener
como mnimo: postfirma, fecha y hora.
El tamao del rtulo no debe superar de 3 cm de alto x 10 cm de ancho,

el cual ser generado por el software implementado en cada entidad y se
ubicar en la parte superior derecha del documento.
En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismas
dimensiones y caractersticas del rtulo antes mencionadas.
Previo a la radicacin, el funcionario encargado debe consultar los datos

identificadores (cdula de ciudadana, Nit, oficio, remitente, asunto y
entidad), para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio
y es idntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de
generar el mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento,
haciendo la anotacin copia manualmente con la firma de la persona
que lo revisa.
37
Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documento

estableciendo una relacin en el sistema con el documento anterior.
En el SGDEA se debe registrar la siguiente informacin general del emisor:

Apellido, nombre y vocativo.
Nmero de documento, telfono, fax, e-mail, direccin personal,
direccin
laboral, informacin institucional, institucin y cargo (cuando estos
datos
correspondan o estn disponibles).
Previo a este registro se verifica el directorio interno del SGDEA -
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo- para

establecer si el usuario existe en el sistema, con el fin de tomar
nicamente los datos que se requieren para la radicacin.
Radicacin: En lo que respecta a la radicacin se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
El registro de la radicacin, deber incluir los siguientes datos:
-
Asunto o Descripcin: resumen de una lnea que debe caracterizar el

contenido de la comunicacin.
Fecha de Origen: fecha en la que la comunicacin fue emitida.
Nmero de Origen.
o
Cdigo de radicacin de origen.
o
Nmero de radicacin de origen.
Grado de Reserva.
o
Normal.
o
Reservado.
Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho

(48) horas.
Peticin o Derecho de Peticin: de diez (10) das hbiles.
Requerimiento: segn lo solicitado.
38
Medio de Recepcin:
o
Intermediario o portador de la correspondencia.
o
Mensaje de datos.
o
Correo o Mensajero.
o
Telefax.
o
Telegrama.
Documento Referencia. Referencia con comunicaciones ingresadas,
internas o enviadas que hacen parte de un mismo objeto, para generar
una estructura relacionada que brinde la posibilidad de conformar el legajo
o carpeta. Su articulacin se realiza ubicando el cdigo con la
comunicacin radicada y el nmero que le corresponde.
Destinatario. Nombre y Apellido completo del funcionario al que va dirigida

la comunicacin oficial.
Responsable. Nombre y Apellido completo del funcionario que se hace

responsable de la gestin de la comunicacin.
Resumen del Texto. Resumen objetivo y sinttico del contenido de la

comunicacin.
Clasificar. Indica la dependencia responsable del trmite del documento y

establece la serie y subserie documental inicial que intuye el radicador de
acuerdo con la Tabla de Retencin Documental.
El documento recibido se digitaliza utilizando los medios tecnolgicos

instalados en la mesa de entrada, anexando los archivos magnticos que
la comunicacin incluya.
Cuando una comunicacin no est firmada, ni presente el nombre del

responsable de su contenido, se considerar annima y ser registrada en
el sistema con la mayor informacin disponible para remitir a la oficina de
su competencia, quien determinar las acciones a seguir.
Recepcin de documentos por fax: En lo que respecta a la recepcin de

documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son

idnticos, si el documento est cortado o si diferentes consecutivos
pertenecen a un mismo radicado.
39
El personal de radicacin debe unir las imgenes cuando pertenezcan a

un mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro
medio a la entidad, si esto ocurre se eliminar el fax del sistema y se
anotar el radicado que le fue asignado anteriormente al documento.
El funcionario radicar los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado

generado por el sistema y el identificador correspondiente, para remitirla
a la dependencia respectiva segn la directriz de distribucin, mientras
que su registro se realizar de forma similar a la radicacin por ventanilla.
Recepcin de mensajes de Correo Electrnico: En lo que respecta a la

recepcin de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrnico se
propone tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
La cuenta de correo electrnico institucional (establecida en cada una

de las Fuerzas) recibe los mensajes de datos que por este medio enven
usuarios y los considerados como oficiales.
Frente a la cuenta de correo electrnico institucional, el funcionario

responsable define y justifica los mensajes de datos que deben
radicarse.
Se considerarn oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de

correo electrnico de funcionarios que sean autorizados para recibir
informacin institucional.
El SGDEA asigna el consecutivo de entrada y el identificador que le

corresponda al mensaje de datos.
Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano:

La Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano OVAC o Sede electrnica, es un
servicio electrnico disponible en la pgina web del MDN, que facilita al personal
encargado de atender trmites in-situ de un ciudadano.
Link: https://www.mindefensa.gov.co/SedeElectronica/#
40
Distribucin de documentos.
La distribucin de documentos hace referencia a las actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
Cada dependencia y rea de Gestin Documental ser responsable del proceso de

distribucin de las comunicaciones oficiales internas y externas que produce y
deber establecer el control que permita su adecuado seguimiento.
Distribucin de comunicaciones Oficiales y Externas
Para la distribucin fsica de los documentos, se emplear la planilla de entrega
de comunicaciones oficiales establecida.
Notas internas. Reemplazan el uso de sellos en las comunicaciones oficiales.
Distribucin
internas.
de
comunicaciones
Estn sujetas al proceso de Registro

(descrito anteriormente), Despacho y
Archivo.
Despacho: De acuerdo con el medio de
envo (correo areo, correo ordinario,
41
mensajeros, etc.) si el servicio es local y motorizado se clasifica por direcciones,

cuando el servicio es nacional se clasifica por servicio y ciudad. Y se hacen las
anotaciones respectivas en el Libro o Legajo de Entrega de Correspondencia o
Planilla de Correo, segn el caso.
Archivo: La oficina que produce la comunicacin, archiva la copia con todos sus
antecedentes, a la serie o subserie correspondiente de acuerdo a la Tabla de
Retencin Documental.
Devolucin de comunicaciones: Se dejar constancia del motivo de la
devolucin tanto en la planilla como en el software y se lleva el seguimiento
respectivo mensual para informar a quien corresponda respecto del servicio
contratado dejando las evidencias que requiere GPA-Calidad cuando el proceso
est certificado.
Distribucin de comunicaciones oficiales externas.
Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentacin se procede a
entregarla a la oficina correspondiente o colocarlas en el casillero correspondiente,
a fin de que las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar
con el trmite correspondiente. El ayudante o responsable de la dependencia que
reciba el documento, debe realizar una nueva seleccin para separar:
-
La documentacin que por su trascendencia requiere ser conocida por el

superior.
La documentacin que por su propia importancia no requiere llegar a

conocimiento del superior en forma directa y debe ser remitida para
trmite a un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna
Distribucin de documentos a travs de Correo Electrnico

Las comunicaciones oficiales enviadas debern incluir un mensaje en el que se
especifica que la comunicacin es confidencial y que solo se puede utilizar por la
persona natural o jurdica a la cual est dirigida y advierte que si no es el destinatario
autorizado, cualquier utilizacin del mismo es prohibida y sancionada por la Ley.
42
Peticiones, quejas y reclamos a travs de la pgina web (sede electrnica)

https://www.mindefensa.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do.
co/SedeElectronica/tramites/browser.do
TRMITE DE DOCUMENTOS.
Se define trmite como el proceso que sigue una comunicacin oficial a travs de
las dependencias responsables de su gestin. Su trmite se hace tanto de manera
fsica como virtual. Cada dependencia designar un responsable del rea de Gestin
Documental, quien se encargar de recibir las comunicaciones oficiales y realizar el
reparto de trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe de rea.
En este proceso se sealan las actividades de:
Recepcin de Solicitud o Trmite

-
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de distribucin de

comunicaciones oficiales.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
-
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la

culminacin del asunto.
4. ORGANIZACIN
Dentro de este punto se presentan las indicaciones generales que son consideradas
para unificar criterios en el Sector Defensa, el cual ser la herramienta fundamental
para la conformacin y organizacin bsica del archivo y se deber organizar de
acuerdo con lo establecido en las TRD y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones relacionados con el tema.
43
Proceso de organizacin documental
Se deben elaborar Tablas de Retencin Documental solo para las dependencias que
han sido creadas mediante acto administrativo y tengan funciones asignadas o
delegadas
Para el proceso de organizacin de fondos documentales anteriores a la aprobacin
de las TRD en cada una de las fuerzas; debe aplicarse el Reglamento de
Correspondencia y Archivo 3-25 cuarta edicin.
Acuerdo
Acuerdo
Acuerdo
Acuerdo
Acuerdo
Acuerdo
009/2002
047/2002
006/2003
007/2003
013/2004
016/2005
del
del
del
del
del
del
AGN
AGN
AGN
AGN
AGN
AGN
TRD
TRD
TRD
TRD
TRD
TRD
Mindefensa
Comando Fuerza Area
Comando General
Comando Ejrcito
Comando Armada
Polica Nacional
Es decir, para el MDN (Unidad de Gestin General), la organizacin de un fondo

documental anterior al 2002 debe aplicar el reglamento de Correspondencia y
archivo y partir del 2002 en adelante debe aplicar las TRD.
Se cumplen las siguientes pautas para la organizacin de los archivos de gestin:
Clasificacin documental.
La TRD es la herramienta que gua la conformacin de los expedientes fsicos
y electrnicos del MDN, por tanto la clasificacin debe seguir la estructura de
44
series, subseries y tipos documentales que est definida y aprobada por el

Comit Tcnico de Archivo del Ministerio de Defensa Nacional.
Los ajustes y modificaciones a la Tabla de Retencin Documental de la
dependencia se deben tramitar mediante comunicacin oficial fsica o
electrnica dirigida al Grupo Archivo General del MDN.
La informacin, documentos y archivos de defensa y seguridad nacional
deben clasificarse acorde con lo establecido en las Tablas de Retencin
Documental toda vez que son documentos e informacin que representa el
patrimonio documental de la Nacin. La clasificacin de los productos a travs
de la Tabla de Retencin Documental obedece al cumplimiento de los
requisitos establecidos en la Ley 594 de 2000 y la norma NTCGP 1000. Es de
aclarar que las normas de acceso, proteccin y custodia se deben relacionar
en el procedimiento de la respectiva Tabla de Retencin
Documental y el MACI.
Los documentos de apoyo, deben agruparse y ordenarse por asuntos acorde
con sus necesidades, estos documentos no hacen parte de la Tabla de
Retencin Documental.
Depuracin y Alistamiento fsico de los documentos
Con ellos se evitar archivar documentos que no se consideran de archivo:
notas internas, copias de actos administrativos, circulares informativos,
formatos sin diligenciar, comunicaciones sin trmite, invitaciones a eventos
sociales, publicidad, duplicidad de documentos, listados de actualizacin,
publicaciones seriadas o bibliogrficas.
Evitar archivar documentos en papel qumico o trmico.
Las carpetas deben contener entre 200 y 250 folios (hojas).
Las cajas X200 soportan un mximo de 1.200 folios (hojas).
No se deben subrayar o resaltar los documentos. La tinta de los resaltadores
ocasiona manchas y deterioro irreversible en los documentos.
Las unidades de almacenamiento son las carpetas cuatro aletas, y cajas para
archivo (X100, X200, X300).
45
Los depsitos y mobiliario destinado para el archivo, no se debe compartir

con el almacenamiento de otro tipo de materiales.
Ordenacin documental. En el que se tiene en cuenta el orden del documento
dentro de la carpeta fsica y electrnica de forma ascendente. Adicionalmente
que respeten el principio de orden original. En el caso de los expedientes fsicos
deben utilizar los sistemas de ordenacin ya sea numrico o alfabtico, o mixtos.
Foliacin. En el Sector Defensa se debe foliar de manera legible y sin

enmendaduras, incluyendo la cartula para el caso de los expedientes, ms no
los separados con lpiz blando de grafito. Los documentos que conforman el
expediente deben ser foliados o indizados, en el momento que se cierre el
expediente.
46
Rotulacin. Las carpetas de expedientes fsicos deben identificarse con la

informacin y datos que faciliten la bsqueda y recuperacin de la informacin y
en todo caso de acuerdo con la TRD. La rotulacin de libro foliado es la misma
a una carpeta:
47
Rotulacin en cajas:
La rotulacin de un libro foliado es la

misma a una carpeta; lo ideal es que la
apertura y cierre del libro corresponda
a la vigencia a la cual pertenece.
Ejemplo: del 01 de enero de 2013 al 31
de diciembre de 2013:
Inventario documental:
Los archivos de gestin deben estar debidamente inventariados.
El inventario documental es la fuente de informacin para realizar el control de
entrega de los documentos entre el personal, las transferencias y la eliminacin
documental.
48
El encargado de la gestin documental en las dependencias y en el archivo

general debe realizar seguimientos peridicos al estado de los prstamos y
consultas y de esta forma mantener el inventario de los documentos completo.
Desde la plataforma se notificar por medio de un correo electrnico, a los
funcionarios que excedieron el tiempo lmite de consulta (5 das hbiles), con el
fin de renovar el prstamo o entregar los documentos.
El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA, provee
la funcionalidad necesaria para administrar el inventario de los expedientes
fsicos, utilizando el Formato nico de Inventario Documental.
Ejemplo de FUID:
Organizacin Historias Laborales. Teniendo en cuenta que las Historias

Laborales son series documentales de acceso Reservado que contienen toda la
informacin que se produzca sobre la vinculacin y trayectoria laboral de los
servidores pblicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en
desarrollo de una relacin laboral, legal y reglamentaria o contractual con la
49
Institucin. Se organiza de manera cronolgica y corresponde su gestin a las

unidades de personal.
Se deber usar la Hoja de control debe ser adherida a la parte interna de la
solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de la Historia Laboral
de cada funcionario y deber actualizarse a medida que se vayan ingresando
nuevos documentos. Esta Hoja de Control aplica para Series Documentales
Complejas como: Contratos y todo tipo de Expedientes.
Formato de Hoja de Control:
50
5. TRANSFERENCIA.
Las transferencias primarias de los Archivos de Gestin a los Archivos Centrales,
deben corresponder al Cronograma Anual de transferencias para los archivos en
soporte papel.
Toda transferencia documental debe estar sustentada en el Formato nico
Inventario Documental debidamente diligenciado.
Las transferencias documentales deben
corresponder con la estructura orgnica del
Ministerio de Defensa Nacional.
El Sistema de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo SGDEA,
transferir de manera automtica los
archivos electrnicos de los expedientes,
previa aprobacin por parte del jefe de la
dependencia
productora
de
los
documentos del cierre de los expedientes,
para iniciar el conteo de los tiempos de
retencin documental.
El Ministerio cuenta con procedimiento
para la incorporacin de los documentos en el archivo central y para los
documentos primarios en el Archivo General.
En el caso del procedimiento para las transferencias primarias, se realizan las
siguientes actividades:
Elaborar el cronograma anual de transferencias documentales y notificarlo a
las Dependencias
Identificar los documentos que cumplieron su tiempo de retencin en el
Archivo de Gestin y deben transferirse al Archivo Central, segn la Tabla
de Retencin Documental
Alistar los documentos que son objeto de transferencia primaria al Archivo
Central
Levantar el inventario documental de los archivos a transferir
Solicitar mediante correo electrnico una visita de verificacin al Grupo
Archivo General o quien haga sus veces en cada Fuerza y Polica
Verificar los documentos contra el inventario documental y el cumplimiento
del tiempo de retencin establecido en la TRD, mediante una revisin
aleatoria
Si cumple con los requisitos, traslade los documentos al Archivo Central
Comparar el contenido de las cajas de archivo contra el inventario documental
y verifique que la documentacin cumpla con los requisitos de organizacin
51
Notificar a la dependencia mediante correo electrnico las observaciones y

hallazgos encontrados en la documentacin
Corregir las observaciones y hallazgos reportados para llevar a buen trmino
la transferencia documental
Enviar al Archivo General el Formato nico de Inventario Documental
corregido para su aprobacin
Si cumple con los requisitos, el Coordinador del Grupo Archivo General y el
Jefe o Coordinador la Dependencia firman el Formato de nico de Inventario
Documental aprobando la transferencia
Conservar el original del Formato nico de Inventario Documental de la
transferencia al Archivo Central.
De acuerdo al procedimiento para la incorporacin de las transferencias
documentales al Archivo Central, se realizan las siguientes actividades:
Recibir los documentos de las dependencias por transferencia documental
primaria al Archivo General o Central
Ubicar los documentos en un espacio temporal con el mobiliario necesario,
mientras se legaliza la transferencia, se verifica su estado de conservacin y
se incorporan los documentos al inventario documental del Archivo General o
Central
Oficializar la transferencia documental mediante la firma del inventario
documental
Verificar el estado de conservacin de los documentos en cuanto a limpieza,
existencia de materiales metlicos e inestables, deterioros y el uso de las
unidades de conservacin apropiadas de acuerdo con la disposicin final de
los documentos transferidos
Documentar los hallazgos identificados acerca de la conservacin de los
documentos y registre las observaciones en el Formato nico de Inventario
Documental y envelo al Grupo Archivo General, al correo electrnico
archivo@mindefensa.gov.co donde recibir las instrucciones necesarias para
intervenir los documentos
Separar los documentos deteriorados identificndolos y ubicndolos en un
lugar fresco y seco, donde no afecten la conservacin de los documentos en
buen estado. Almacenar los documentos en cajas de archivo X100 o X200 e
identifquelos como Documentos Deteriorados
Limpiar la documentacin que se encuentra en buen estado
Embalar en las unidades de conservacin apropiadas (cajas y carpetas para
archivo) los documentos que hayan sido limpiados y estn libres de elementos
metlicos
Relacionar en el Inventario nico Documental los documentos transferidos y
las observaciones en cuanto a los documentos deteriorados
52
Numerar las cajas de archivo, de acuerdo con el consecutivo correspondiente

al Inventario nico Documental del Archivo General o Central
Numerar las carpetas de archivo con el consecutivo de la caja en el Archivo
General o Central para facilitar su bsqueda y recuperacin
Actualizar el Inventario nico Documental del Archivo Central
Ubicar las cajas de archivo con los documentos transferidos en el depsito
siguiendo el orden consecutivo del Inventario nico Documental del Archivo
Central
Archivar los documentos relacionados con la transferencia documental como
evidencia de la entrega en custodia de los documentos al Archivo Central
Consulta de documentos
El proceso de consulta de documentos corresponde al
acceso de cualquier servidor pblico o usuario (entidad,
dependencia, persona natural), a un documento, grupo
de documentos, con el fin de conocer la informacin
que contienen, siempre y cuando se cumpla con lo
establecido en la normatividad referente a la reserva
legal de los documentos del Sector Defensa.
La consulta garantiza el derecho de acceso que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, etc.) a la informacin contenida en los
documentos de archivo y de ser necesario a la obtencin de copia de los mismos.
Las reas de archivo centralizado y archivo central, establecern un espacio
controlado y diferenciado de las reas de trabajo para la atencin de consultas
de documentos de archivo por parte del pblico en general
Tanto para la consulta, el prstamo y la bsqueda se realiza mediante el Sistema
de Gestin de Documentos Electrnico de archivo SGDEA. El SGDEA administra
la consulta y acceso a los documentos, mediante funcionalidades del sistema,
tales como permisos por rol a usuarios, grupos o nivel de confidencialidad.
Plataforma
SGDEA.
53
6. DISPOSICIN DE DOCUMENTOS.
El proceso de disposicin final de los documentos, se llevar a cabo de acuerdo
con la valoracin resultante a las series y subseries documentales existentes
en el MDN-UGG y de acuerdo con los valores primarios y valores secundarios
de los documentos, de manera que se logre aplicar los tiempos de retencin
establecidos para el ciclo vital del documento en la TRD y se tenga en cuenta
la disposicin final all establecida.
Conservacin Total. Los documentos que posean valores secundarios y
por tanto sean de conservacin total, tendrn caractersticas de
almacenamiento especiales (carpetas y cajas). De igual manera, si estas son
series documentales que se encuentran en el SGDEA o en medios de
consulta alternos como la digitalizacin, se restringir el acceso al
documento en papel, con el fin de evitar la manipulacin que deteriora con
rapidez el documento y de esta manera garantizar la adecuada
conservacin.
La autorizacin del acceso al documento fsico lo debe realizar el responsable

de la serie con la etapa del ciclo vital del documento en que se encuentre el
expediente respectivo.
Eliminacin. Se aplicar el principio segn el cual los documentos a
eliminar corresponden a aquellos sealados en la TRD o en el Reglamento
de Archivo que asume como TVD. Las eliminaciones que se realicen en el
54
proceso de preparacin de las transferencias primarias (del archivo de

gestin al archivo central) se deben efectuar bajo las siguientes directrices:
o El proceso de eliminacin de documentos en los archivos de gestin,
se adelantar mediante aprobacin del Comit Tcnico de Archivo y
bajo la supervisin del Grupo0020 Archivo General del Ministerio de
Defensa Nacional
o Los documentos a eliminar deben ser de apoyo, por tanto no estn
registrados en la TRD, sin embargo deben relacionarse en el acta de
eliminacin documental
o El Comit de Archivo en las Instituciones adscritas o vinculadas al
Ministerio de Defensa Nacional, debe verificar y aprobar la eliminacin
de los documentos
o Los documentos deben eliminarse por medio de mquinas destructoras
de papel, para evitar su uso indebido. expediente respectivo.
Para los documentos que se encuentren en custodia de los archivos centrales
y que estn registrados en la TRD con disposicin final Eliminacin, que hayan
cumplido el tiempo de retencin establecido pueden ser destruidos, previa
elaboracin del acta de eliminacin documental y aprobacin por parte del
comit de archivo.
Los procedimientos aplicados para la eliminacin de documentos dependen
del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento.
En lo que respecta al papel se realizar por medio de mquinas destructoras
de papel ya sean del MDN o mediante la contratacin de empresas
especialistas en el tema, atendiendo las polticas de seguridad de la
informacin y ambientales. (Vase procedimiento eliminacin documental).
En cuanto a las cintas magnticas y magnetoscopias, debern ser tratadas
con los protocolos que se manejan para este aspecto, recurriendo a mtodos
drsticos y seguros (despedazamiento) por la confidencialidad del
documento.
Seleccin: Se aplicar la clase y forma de seleccin establecida en las

TRD y el Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 de 1988 que hace
las veces de Tabla de Valoracin Documental, TVD.
Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, el
responsable del Archivo General presentar una propuesta para ser
55
avalada por el Comit Tcnico de Archivo del MDN, y la participacin del

productor de la serie documental, lo cual permitir realizar la respectiva
actualizacin de la TRD.
Microfilmacin: Para optar por este mtodo se atender lo dispuesto en

la TRD, y la legislacin sobre la utilizacin de microfilm, en especial lo
previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de 1989,
as como las Normas Tcnicas Colombianas (NTC) 3723 y 4080, para su
aplicacin.
Las pelculas originales o mster se deben almacenar en condiciones
ambientales controladas, a fin de garantizar su permanencia.
Humedad relativa de treinta y cinco (35) por ciento (%) con tolerancia del
cinco (5) por ciento (%). Temperatura de diecisiete (17) grados
centgrados (C) con tolerancia de dos (2) grados centgrados (C).
Estos microfilmes originales o mster nicamente se desarchivarn para
obtener copias en pelcula y no para hacer consultas o copias en papel,
esto se hace a partir de los rollos copias.
Digitalizacin. Con la implementacin del SGDEA se har una

actualizacin de la TRD para establecer los tiempos de retencin y la
disposicin final de las series documentales cuyos expedientes se
encuentran en soporte electrnico y las tcnicas adecuadas para su
conservacin en estos medios.
7. PRESERVACIN A LARGO PLAZO.

Garantizar la preservacin, conservacin, integridad y acceso a la informacin
producida por el Ministerio de Defensa Nacional, durante el tiempo definido por
la Tabla de Retencin Documental y en cada etapa del ciclo vital del documento.
Los proyectos de infraestructura y adecuacin de espacios, seguridad de
informacin, adquisicin de elementos de consumo en oficinas, migracin de
informacin a nuevas tecnologas, entre otros; deben estar enmarcados dentro
del Sistema integrado de conservacin SIC, para garantizar la adecuada
conservacin de los documentos y archivos.
El proceso de conservacin documental consiste en guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiada,
56
establecida en el Sistema Integrado de Conservacin -SIC de este documento,

el cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir

con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de
seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de
los acervos documentales.
La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ubicacin.
Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad
subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. Deben
estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que
disminuyan en lo posible, el riesgo por atentados.
Aspectos Estructurales. Si se utiliza estantera de dos con veinte (2.20)
metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deber estar
dimensionada para soportar una carga mnima de mil doscientos (1.200)
k/m2, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantera
compacta o de mayor tamao sealado. Los pisos, muros, techos y
puertas deben estar construidos con material ignfugos de alta resistencia
mecnica y desgaste mnimo a la abrasin. En caso de utilizar pinturas,
debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de
secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para
la documentacin.
Capacidad de almacenamiento. Los depsitos se dimensionarn
teniendo en cuenta: la manipulacin, transporte y seguridad de la
documentacin, la adecuacin climtica a las normas establecidas para la
conservacin del material documental, prever el espacio suficiente para
albergar la documentacin acumulada y su natural incremento de acuerdo
con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin
y valoracin documental.
Distribucin. Las reas destinadas para la custodia de la documentacin
deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen
la seguridad de los acervos, las zonas de trabajo archivstico, consulta y
prestacin de servicios estarn preferiblemente fuera de las de
almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito,
las reas tcnicas tendrn relacin con el depsito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada,
as como las 100 relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin,
57
organizacin y tratamiento de los documentos, el almacenamiento de

documentacin debe respetar el concepto de series, y estar dispuestos en
forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba
hacia abajo.
reas de Depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber
establecerse a partir de las caractersticas:
ESTANTERAS:
Diseo acorde con las dimensiones de las unidades o cajas que

contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre
los documentos.
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado qumicamente estable.
Deber tener una altura de dos con veinte (2.20) metros y cada
bandeja soportar un peso de cien (100) kg/m lineal.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de

estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para
proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los
estantes con sistemas de fijacin a piso.
La bandeja o entrepao o balda superior debe estar a un mximo
de 180 centmetros, para facilitar la manipulacin y el acceso del
operario a la documentacin.
La bandeja, entrepao o balda inferior debe estar por lo menos a
diez (10) centmetros del piso.
58
Estas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes

alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos o
tamaos de cajas, permitiendo una graduacin cada siete (7)
centmetros o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
CAJAS O CONTENEDORES. Las dimensiones de las cajas estn

normalizadas por el AGN, as:
Archivo de Gestin: cajas en cartn corrugado de referencia X200.
Archivo Central: cajas en cartn corrugado de referencia X- 200.
Archivo Histrico: cajas en cartn corrugado de referencia X300.
59
Como sistemas de almacenamiento se utilizarn cajas o

contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de
prolongar de una manera considerable la conservacin de los
mismos. Los contenedores o cajas deben ser elaborados en cartn
neutro y si no se dispone de estos, se aplicar al cartn un
recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. El material
y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento
deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la
documentacin conservada. Para el ensamble no se utilizar
adhesivo o materiales metlicos.
Condiciones Ambientales y Tcnicas.
Los edificios y locales
destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:
Condiciones Ambientales para Soporte en Papel.
1. Temperatura de quince (15) a veinte (20) grados centgrados (C)

con una fluctuacin diaria de cuatro (4) grados centgrados (C).
2. Humedad relativa entre cuarenta y cinco (45) y sesenta (60) por
ciento (%) con fluctuacin diaria del cinco (5) por ciento (%).
3. Estas condiciones son en resumen un lugar muy fresco, seco y con
muy buena ventilacin. Para otros medios especiales tales como
fotografas, microfilmes, grabaciones, medios magnticos, medios
digitales y otros, que deben ser preservados en forma muy especial,
se
utilizarn
espacios diseados
especialmente
para
su
almacenamiento.
Higroscopio o
Higrmetro. Instrumento
de medicin del grado de
humedad.
60
Termmetro
Ventilacin. El caudal debe

garantizar la renovacin continua y
permanente del aire de una a dos veces
por hora. Esto se debe establecer de
acuerdo
con
las
condiciones
ambientales internas que se quieren
mantener y al espacio, la disposicin de
las unidades de conservacin en los
estantes deber permitir una adecuada
ventilacin a travs de ellos, deber en
lo posible contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de
partculas slidas como de contaminantes atmosfricos, los niveles de
stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin,
debe haber una ventilacin tan buena que nunca se acalore el archivo,
que nunca se humedezca por falta de aire, que se ventile adecuadamente,
en forma permanente y que los corredores deben estar orientados
paralelamente a la direccin de la ventilacin para mejorar su flujo.
Luxmetro
Iluminacin y Seguridad en
Depsitos. Debe evitarse el uso de luz
incandescente
y
preferirse
la
fluorescente, pero tomando en cuenta
que los balastros estn fuera del
depsito, debe evitar la incidencia de la
luz directa sobre documentacin y
contenedores, disponer de equipos
para atencin de desastres como
extintores de CO2, Solfa clan o
Multipropsito y extractores de agua de
acuerdo con el material a conservar,
evitar el empleo de polvo qumico y de
agua, las especificaciones tcnicas de
los extintores y el nmero de unidades
deber
estar
acorde
con
las
dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento,
implementar sistemas de alarma contra incendio y robo, proveer la
sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate
de las unidades documentales.
61
Mantenimiento. Garantizar la limpieza y fumigacin de las instalaciones

y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental,
las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras e incluirse en el plan
de limpieza de la entidad, el aseo debe ser una ocupacin diaria para
detectar y corregir posibles problemas con las cubiertas.
Programa de Control de Plagas. El control de plagas, debe realizarse
en las reas de archivo histrico, central, de gestin y de gestin
centralizado (si existen), por lo que se deber considerar las siguientes
observaciones para la desinfeccin, desinsectacin y control de animales
mayores en cada una de sus sedes, garantizando el bienestar de los
funcionarios y la salvaguarda de los documentos.
Plan de Prevencin de Desastres en Gestin Documental. A partir
del mapa de riesgos, el inmueble puede presentar vulnerabilidad ante
terremoto, inundacin, incendio o vandalismo, el plan de emergencia para
documentos se enfatiza en las medidas preventivas y de rescate, las
cuales aplican para cualquiera de los factores anteriormente enunciados.
62
8.
VALORACIN
Valoracin de los documentos: Para la valoracin de los documentos, se deben
clasificar las agrupaciones documentales en:
Sus valores primarios (administrativo, tcnico, legal, fiscal y contable)

Sus valores secundarios (cultural, cientfico e histrico) Lo anterior con el
fin de establecer la permanencia de los diferentes documentos en las
diferentes etapas del archivo (gestin, central, o histrico), y determinar
su disposicin final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva); este
sistema genera la Tabla de Valoracin Documental.
Seleccin. Se aplicar la clase y forma de seleccin establecida en las TRD y

el Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 de 1988 que hace las veces
de Tabla de Valoracin Documental, TVD. Sin embargo, cuando el
procedimiento establecido no sea suficiente, el responsable del Archivo General
presentar una propuesta para ser avalada por el Comit Tcnico de Archivo
del MDN, y la participacin del productor de la serie documental, lo cual
permitir realizar la respectiva actualizacin de la TRD.
Digitalizacin. Con la implementacin del SGDEA se har una actualizacin
de la TRD para establecer los tiempos de retencin y la disposicin final de las
series documentales cuyos expedientes se encuentran en soporte electrnico
y las tcnicas adecuadas para su conservacin en estos medios.
INSTRUCTIVO ELIMINACIN DOCUMENTAL.
Teniendo en cuenta que la eliminacin documental es la destruccin de los
documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o
contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnologa, se determina el siguiente procedimiento:
1. Realiza valoracin documental con el responsable de cada grupo de trabajo
(coordinador y/o jefe) y se seleccionan los documentos a destruir, tomando
como base las TRD.
2. Diligencia el formato de acta de eliminacin documental adjuntando el
Formato nico de Inventario Documental FUID, relacionando la lista de
los documentos seleccionados y lo enva al coordinador de grupo al que
pertenecen los documentos, para visto bueno.
63
3. El coordinador de grupo al que pertenecen los documentos revisa la

informacin del acta de eliminacin documental y determina cules de estos
documentos se pueden eliminar y cules no, argumentando los motivos.
4. Se aprueba el acta de eliminacin documental mediante la firma del
coordinador de grupo/ jefe de oficina al que pertenecen los documentos y
el gestor documental de la oficina o Unidad.
5. Se archiva el acta de eliminacin documental en la Carpeta de Archivo de
la oficina con el fin de llevar el histrico y control de la documentacin que
all se genera.
Ejemplo de acta de eliminacin
64
2.13 Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?
Se entiende por ciclo vital a las diferentes etapas por las que pasa un
documento de archivo durante su vida til. Las etapas se refieren a las fases
de archivo donde reposarn los documentos durante su permanencia en una
institucin determinada.
Las etapas estn definidas de conformidad con el uso administrativo del
documento y suele asocirseles con el trmino Edad de los Documentos. Se
clasifican como:
65
Archivo de
Gestin (Primera
Edad)
Archivo Central
(Segunda Edad)
Archivo Histrico
(Tercera Edad)
As, en el Archivo de Gestin, como su nombre lo indica, estarn los documentos

que se requieren de forma constante e inmediata para llevar a cabo la gestin de
las diferentes dependencias de una entidad.
Normalmente los documentos que pertenecen al Archivo de Gestin se encuentran
reunidos y organizados en un mueble archivador ubicado en cada dependencia u
oficina.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
66
Produccin.
Procesos del PGD
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final
El Archivo Central es una unidad administrativa que se encarga de coordinar y

controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gestin y que, despus de
determinados plazos de precaucin, recibe por transferencia aquellos documentos
que han de reposar en esta segunda instancia.
Procesos del PGD
El plazo de precaucin tiene como objetivo responder a posibles reclamaciones

administrativas o jurdicas que pudieran presentarse. Tambin para servir de
antecedente directo o soporte jurdico de otro documento que lo requiera.
En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final
67
Finalmente, el Archivo Histrico est conformado por los documentos que el

Archivo Central transfiere dadas las caractersticas que stos adquieren para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
Procesos del PGD
En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final
Para comprender mejor estas etapas del ciclo vital del documento, pondremos como
ejemplo un contrato:
En sntesis, un contrato es un acuerdo entre dos partes para la realizacin de

determinada labor, que puede ser una obra civil, un desarrollo tecnolgico, una
prestacin de servicio, etc., donde una de las partes se compromete a llevar a
cabo el trabajo y la otra a reconocerle un determinado pago previamente
establecido.
El contrato tiene una vigencia que comienza con la firma y perfeccin del mismo
y finaliza con el recibo a satisfaccin de la labor acordada.
Se podra concluir que ese contrato reposar en el archivo de gestin durante el
tiempo que dure su vigencia y despus de esto ya no tendr ninguna validez.
Nada ms equivocado, pues seguramente el contrato tendr algunas garantas
legales, tcnicas, etc., que hacen que se deba conservar por un plazo mayor al
de la vigencia.
Ese tiempo adicional a la vigencia es el plazo de precaucin que determina la
permanencia del contrato en el archivo de gestin.
Pero el ciclo vital contina, pues an agotados los plazos de garanta, el contrato
puede tener valores fiscales, contables, etc., que obligan a conservarlo por un
tiempo ms extenso. Es aqu donde comienza la segunda edad del documento y
se procede a transferirlo al archivo central, donde permanecer hasta que se
venzan los plazos establecidos por las leyes y normatividad vigentes.
68
Cuando culminen estos trminos, el Comit de Archivos de la entidad proceder

a establecer si el contrato se elimina o se transfiere al Archivo Histrico, la
decisin depende de si el contrato posee informacin valiosa para la
investigacin, para la ciencia o para la cultura.
Si el contrato posee este tipo de valores, se proceder a transferirlo a su ltima
morada, el Archivo Histrico, donde su permanencia es total, es decir, estar all
por toda la vida.
Si no tiene esas caractersticas, entonces el Comit de Archivos, mediante un
acta, proceder a su eliminacin.
De igual manera ocurre con todos los documentos que se producen o se reciben
en una dependencia por razn de sus funciones, a todos ellos hay que
establecerles los tiempos de permanencia en las distintas fases de archivo de
conformidad con las caractersticas administrativas, legales, fiscales, contables,
etc., de cada uno de ellos.
Tambin es pertinente aclarar que no todos los documentos tienen el mismo

transcurrir, pues hay algunos que despus de culminar su etapa de gestin se
destruyen, otros se eliminan terminando la segunda edad y unos pocos pasarn a
conformar el Archivo Histrico de la institucin.
Para establecer esa permanencia en una, dos o las tres etapas del ciclo vital, se
recurre a la Valoracin Documental, que es una labor intelectual por la cual se
determinan los valores primarios (primera y segunda edad) y secundarios (tercera
edad) de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.
ARCHIVO
DE
GESTIN
ARCHIVO
CENTRAL
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
ARCHIVO
HISTRICO
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
69
2.14 Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin,
Archivo Central e Histrico).
Procesos de la Gestin Documental.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestin
o de oficinas al central y, finalmente, al histrico o permanente. Este proceso se
realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuacin.
ARCHIVO DE GESTIN O DE
OFICINA
Planeacin Produccin
Gestin
y
Trmite
Organizacin Disposicin
de
los
Documentos
Valoracin
En este archivo reposan los
documentos generados en los
procesos
de
gestin
administrativa. El tiempo de
permanencia
de
la
documentacin en ste depende
fundamentalmente del trmite y
de las normas internas indicadas
en las TRD.
Debern
transferirse
los
expedientes con sus tipos
documentales
ordenados
respetando la secuencia de su
produccin-,
y
previamente
depurados -extrayendo copias,
tarjetas sociales,
circulares,
memorandos informativos, que
no
impliquen
valores
secundarios-.
ARCHIVO CENTRAL O
INTERMEDIO
Transferencia
Disposicin
Documentos
de
Preservacin a largo
los plazo - Valoracin
A este archivo son transferidos

los
documentos
de
los
archivos de gestin cuya
consulta no es tan frecuente,
es decir, cuando estn en su
segundo
ciclo
de
vida
(semiactivos).
El
archivo
central deber facilitar la
consulta tanto a las oficinas
productoras como al pblico
en general de acuerdo a las
normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en
el archivo central, el Jefe de
este deber constatar que las
series
y
subseries
documentales
transferidas
concuerdan con el inventario
que las relaciona, para
proceder a incorporarlas en las
agrupaciones documentales
correspondientes de acuerdo
70
ARCHIVO HISTRICO
O PERMANENTE
Aquel al cual se transfiere

la documentacin del
archivo central o del
archivo de gestin que por
decisin
del
correspondiente comit de
archivos,
debe
conservarse
permanentemente, dado
el valor que adquiere para
la investigacin, la ciencia
y la cultura.
Al
transferir
la
documentacin al archivo
histrico se debe cotejar
con el inventario para
incorporarla
al
fondo
documental
correspondiente,
sealndole la signatura
topogrfica.
Toda transferencia deber ir

acompaada de un inventario en
el que se relacionarn las series,
subseries
y
unidades
documentales, consignando las
fechas extremas y el nmero de
folios.
con el cuadro de clasificacin

establecido para cada oficina.
La
documentacin
permanecer en el archivo
central durante el tiempo
estipulado en las TRD.
Antes de transferir al archivo
histrico
se
aplicar
la
disposicin
final
y
procedimientos previstos en la
TRD
2.15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento
y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin.
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
Este documento desde que se crea es considerado como histrico por su valor
decisorio y conveniente para la memoria institucional de la Entidad.
Planeacin
La Junta Directiva es elegida por la Asamblea y es la instancia que en

conjunto con el representante legal, orienta y dirige los planes y
programas que debe desarrollar la entidad.
Cada vez que se realizan reuniones se levantan actas las cuales sern
impresas en papelera especial que contiene numeracin consecutiva.
Produccin
La impresin del acta est acompaada por las citaciones y los

documentos que soportan las decisiones.
Gestin y Trmite
El Acta es presentada en la prxima sesin para aprobacin. Una vez

aprobada, se imprime y se firma por el Secretario de la Junta Directiva
y se remite para ser firmada por el Presidente.
Organizacin
Corresponde a la serie Junta Directiva y a la Subserie Actas de Junta

Directiva.
Transferencia
Se conserva en el archivo de Gestin, teniendo en cuenta la TRD. Para

nuestro ejemplo sera por 2 aos
71
Disposicin
Pasa al Archivo Central debidamente foliados y en su carpeta

correspondiente .Segn nuestro ejemplo, se conserva durante 5
aos
Preservacin a largo plazo Las Actas se guardan en carpetas 4 aletas, para proteger los
documentos y para evitar colocar ganchos. Este tipo de carpeta evita
que las hojas se salgan.
Valoracin
Terminado su tiempo de retencin, se debe conservar en el Archivo

Histrico porque corresponde a las decisiones que reflejan la gestin
administrativa de la Empresa. Tiene un valor administrativo.
OFICINA PRODUCTORA
Elaboracin Acta. se firma
el documento y se archiva
sin ganchos y foliado en la
carpeta correspondiente
debidamente identificada
Se conserva en el
archivo de Gestin,
teniendo en cuenta
la TRD. Para
nuestro ejemplo
sera por 2 aos
Pasa al
Archivo Central
debidamente foliados
y en su carpeta
correspondiente.Seg
n nuestro ejemplo, se
conserva durante 5
aos.
Terminado su tiempo de
retencion, se debe conservar
en el Archivo Histrico
porque corresponde a las
decisiones que reflejan la
gestion administrativa de la
Empresa
72
ORDEN DE COMPRA:
ORDEN DE COMPRA
Planeacin
Le empresa ve la necesidad de comprar 30 sillas

secretariales, debido a que existen varios empleados que
se han quejado porque sus sillas estn en mal estado.
Se presentan tres cotizaciones al jefe de Talento Humano,
para escoger las que se ajusten a las necesidades de la
entidad.
Es aprobada la compra de las sillas por un valor de
$3.600.000.
Produccin
La oficina de compras elabora el formato de adquisicin de

mercanca que se llama Orden de Compra.
Se firma el formato y se enva a la entidad a la cual se van
a comprar las sillas.
Gestin y trmite
La oficina de compras ingresa el documento Orden de

Compra al aplicativo correspondiente. Una vez se reciben
las sillas, el proveedor presenta a la entidad la factura, la
cual se remite a contabilidad para efectuar el pago
correspondiente.
Organizacin
La Orden de Compra, junto con las cotizaciones se

archivan en la serie documental Compras y Adquisiciones
y en la subserie Gastos Generales.
La factura se archiva en la serie rdenes de Pago y en la
subserie Activos Fijos.
Transferencia
Estas series y subseries se guardan en el Archivo de

Gestin por 1 ao, teniendo en cuenta lo que expresa la
Tabla de Retencin Documental.
Disposicin
Pasa al Archivo Central debidamente foliados y

organizados.
Preservacin
plazo
largo Estos documentos se guardan en original, dentro de lo

posible en sus respectivas carpetas, evitando que tengan
ganchos metlicos y ganchos legajadores.
73
Valoracin
Es un valor contable porque demuestran registro de

ingresos y egresos de la entidad.
Se conservan o se guardan en el archivo central por 20
aos de acuerdo a lo que establece la ley y finalmente se
microfilman y/o se digitalizan y se los documentos fsicos
se eliminan.
DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN
VALORES PRIMARIOS
2.16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de

documentos o un grupo documental, para la entidad productora,
relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor
se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en
cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su
utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin.
Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho comn.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para
el Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos
y de los movimientos econmicos de una entidad pblica
74
DEL ARCHIVO
PERMANENTE O
HISTRICO
VALORES SECUDARIOS
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o

reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como
fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria
colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre
y los utiliza.Tienen una utilidad historica y social.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones
arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la
valoracin.
2.17 Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
ACUERDO 003 DE MARZO 15 DE 2013
Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y
reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y
se dictan otras disposiciones.
Con este acuerdo se define la nueva conformacin, funciones y reglamento del
Comit Evaluador de Documentos, como el rgano encargado de estudiar los
asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos las declaratorias
de Bien de Inters Cultura BIC, para bienes archivsticos y preparar los
lineamientos sobre seleccin y eliminacin de stos, as como sugerir el rgimen de
acceso y de transferencia y resolver las consultas sobre eliminacin de documentos
producidos por las diferentes entidades pblicas.
Importancia.
Este Acuerdo establece la facultad que tiene el Comit Evaluador para decidir sobre
la disposicin final de los documentos puestos a su consulta por parte de las
entidades del estado, buscando con ello preservar el patrimonio documental de la
nacin.
Este Comit estar integrado por:
El Director General del Archivo General de la Nacin AGN-, quien lo

presidir. En su ausencia, el Secretario General
El Subdirector de Gestin del Patrimonio Documental
El Subdirector del Sistema Nacional de Archivos
75
El Jefe de la Oficina Asesora Jurdica, o un abogado de dicha oficina

El Coordinador del Grupo de Valoracin Documental y Transferencias
Secundarias Secretario Tcnico del Comit
El Director del Patrimonio del Ministerio de Cultura, o en su ausencia u
delegado del grupo de bienes muebles de la misma Direccin.
Un representante de los investigadores registrados formalmente ante el
AGN, designado por el Director General
Un Historiador designado por la Academia Colombiana de Historia
Un archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas.
Estos ltimos tendrn un perodo de dos aos.
Funciones.
Servir de rgano asesor del AGN, para estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y la preparacin de lineamientos sobre
seleccin y eliminacin stos.
Emitir conceptos tcnicos sobre:
o tiempos de conservacin de los documentos, cuando no exista
normatividad especial que regule los plazos de retencin.
o Los valores testimoniales, informativos, culturales, cientficos e
histricos, de los documentos que hacen parte de los archivos de las
entidades pblicas.
o Cuando existan controversias entre las entidades pblicas y los con los
Consejos Departamentales y Distritales de Archivos sobre los
resultados de la evaluacin de las TRD y Tablas de Valoracin
Documental, aprobadas por las entidades departamentales, distritales
y municipales.
o Sobre las observaciones y objeciones presentadas por los ciudadanos
a las listas de eliminacin de documentos publicadas por las diferentes
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
Sugerir el rgimen de acceso y transferencias de los documentos de valor
secundario, con base en las TRD y de Valoracin aprobadas por cada
organismo de acuerdo con las disposiciones legales vigentes
Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y
recomendar se suspendan las prcticas que atenten contra la preservacin y
conservacin del mismo.
Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes peridicos de
sus actividades.
76

Importancia.
Por medio de este acuerdo se modifica el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin
Documental y las Tablas de Valoracin Documental, de acuerdo con las nuevas
exigencias de la administracin pblica.
El mbito de aplicacin de este Acuerdo cubre las entidades del Estado del orden
nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus
tablas de retencin documental y sus tablas de valoracin documental de
conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y dems normas que expida
el AGN.
Se establece que la elaboracin de las TRD y las TVD, debern llevarse a cabo a
partir de los cuadros de clasificacin documental, siguiente con la estructura
orgnico-funcional de la entidad y el principio de orden original, en la organizacin
del archivo institucional y del desarrollo del programa de gestin documental. Estas
Tablas deben reflejar la totalidad e integralidad de la produccin documental.
Se mencionan los criterios para la elaboracin y publicacin de las Tablas de
Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental, de los cuales se
resaltan los siguientes:
Idoneidad. Deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idneo y

altamente calificado
Anlisis conceptual.
Considerando normas legales que le aplican a los
documentos de cada sector, contexto institucional e histrico
Trazabilidad y control. Las Entidades a quienes aplica el Acuerdo, debern
conservar de manera permanente todos los soportes e informacin que sirvieron
de base para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas
de valoracin documental
Debern ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo
de igual o superior jerarqua y por el responsable del rea de archivo y gestin
documental de la respectiva entidad
Su aprobacin se deber realizar mediante acto administrativo expedido por el
Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo (para las entidades del orden nacional)
y por el Comit Interno de Archivo (para las entidades del nivel territorial). Para
ambos casos sustentadas por el Acta respectiva
77
Estas tablas deben ser publicadas de manera permanente en la respectiva pgina

Web de las entidades pblicas cumpliendo con lo establecido por la norma.
As mismo, se establece el procedimiento y los tiempos para la presentacin, revisin

y ajustes de las Tablas.
Debern ser presentadas dentro de los 30 das siguientes a su aprobacin, al

Comit Evaluador de Documentos del AGN o al Consejo Departamental o Distrital
de Archivos, segn el caso, para su evaluacin tcnica o convalidacin
Dentro de los 30 das siguientes a su evaluacin tcnica o convalidacin, el
Secretario General o quien haga sus veces, solicitar la inscripcin de estas tablas
en el Registro nico de Series Documentales, del AGN. Si pasados 90 das,
desde la presentacin de estas tablas a estas instancias no
hay
una
pronunciacin por parte de las mismas, la entidad podr proceder a su inmediata
implementacin.
Si no hay un concepto favorable por parte del Comit Evaluador, se solicitar a
la entidad que haga los cambios y ajustes necesarios, los cuales son de
obligatorio cumplimiento; para lo cual tendr un tiempo mximo de 30 das para
realizarlos. Si esto no se hiciere, sern sancionados conforme al artculo 35 de
la Ley 594 de 2000.
El Comit Evaluador de Documentos del AGN y los Consejos Departamentales y
Distritales de Archivo tendrn plazo de un ao a partir de la expedicin del
Acuerdo, para revisar y convalidar las TRD y TVD que les hayan sido presentadas
para su respectiva evaluacin antes de la entrada en vigencia del Decreto 2578
de 2012.
Las entidades deben presentar sus TDR y TVD para ser aprobadas por las
respectivas instancias, en un plazo mximo de 30 das, contados a partir del
vencimiento del plazo de que trata el artculo del Decreto 2578 de 2012.
Nota: El incumplimiento de estos plazos, la entidad podr ser sujeto de las

sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
Se establecen los casos en los cuales las TRD deben ser actualizadas, as:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Cuando existan cambios en la estructura orgnica de la entidad

Cambios en las funciones
Cuando la entidad sufra procesos de supresin, fusin, escisin o liquidacin
Cambios en el marco normativo del pas
Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos
Cuando se generen nuevas series y tipos documentales
Cuando se hagan cambios en los criterios de valoracin, soportes
documentales y procedimientos que afecten la produccin de documentos.
78
Adicionalmente, se establece el proceso a seguir para la eliminacin de los

documentos de archivo, tanto fsicos como electrnicos:
Deber estar basado en las TRD o en las TVD y aprobado por el Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo segn
el caso. Se podr elevar consulta al AGN cuando no existan normas legales que
regulen los plazos de retencin de ciertos documentos.
Previamente y por un perodo de 30 das se deber publicar en la pgina Web,
el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retencin y que
pueden ser eliminados, para informacin de la ciudadana y que puedan enviar
sus observaciones.
Estas observaciones debern contestarse antes de 60 das por las instancias
competentes que trata el presente acuerdo y con base en el fundamento
presentado por los peticionarios, podr solicitar a la entidad suspender el proceso
de eliminacin
La aprobacin de la eliminacin de documentos de archivo, tanto fsicos como
electrnicos deber constar en un acta suscrita por las instancias competentes.
La eliminacin de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningn motivo se pueden
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se
trate de copias idnticas o duplicadas.
Establece que las entidades pblicas debern implementar mecanismos tecnolgicos

que permitan la automatizacin de la elaboracin, consulta y actualizacin de sus
TRD, de forma que se facilite su interoperabilidad con el Registro nico de Seri8es
Documentales. El AGN determinar la estructura que debern reunir estos sistemas
automatizados.
As mismo, las entidades pblicas del orden nacional, departamental, distrital y
municipal, as como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, que
cuenten con sus TRD y TVD, contarn con un plazo mximo de 180 das para su
inscripcin en el RUSD.

Importancia.
Se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de
los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas,
los cuales debern ser establecidos en el Reglamento General de Archivos y dems
normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la
Nacin.
79
Se enfatiza que las entidades del Estado estn obligadas a crear, conformar,
clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus
archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad
de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
Es por ello que deben desarrollar procesos de clasificacin documental, cuyo
resultado es el cuadro de clasificacin de documentos, representado en los
siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, seccin, subseccin, serie,
subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
Se establece la clasificacin documental en sus diferentes fases:
En los archivos de gestin. Las diferentes dependencias de la entidad, con

fundamento en el Cuadro de Clasificacin Documental y la TRD, deben velar por
la clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin,
mediante la identificacin de los tipos documentales producidos en desarrollo de
la
gestin
administrativa,
la
agrupacin
de
los
mismos
en
expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia,
orden original y dems requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta
materia expida el AGN.
En el archivo central. Todas las entidades del Estado estn en la obligacin de
conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar,
custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos
recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestin de la
entidad, respondiendo al Cuadro de Clasificacin Documental, siguiendo de
manera jerrquica la estructura orgnico-funcional de la entidad, reflejada en las
distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el
artculo 5 del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia.
En el Archivo General Territorial y en el Archivo Histrico. Atendiendo a
la conformacin de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos,
los municipios, distritos y departamentos, podrn crear y conformar el Archivo
General Territorial en concordancia con el artculo 5 del Decreto nmero 2578
de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la
imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades pblicas
debern conformar archivos histricos institucionales, para conservar sus acervos
histricos y facilitar su consulta para el pblico.
La clasificacin de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo
histrico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales
compuestos de manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-funcional
de la entidad respectiva, reflejando las secciones, subsecciones,
Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicacin de la
TRD o TVD segn se trate de archivos de gestin o fondos acumulados.
80
Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor histrico al
Archivo General de la Nacin o al Archivo General Territorial, de acuerdo con su
jurisdiccin: en ningn caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de
valor histricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas
de servicios archivsticos o terceros.
Los Archivos Histricos conformados por documentos pblicos que estn
administrados por academias, centros de historia y entidades acadmicas o
cientficas privadas, solo podrn incrementar sus fondos documentales mediante
la recepcin de documentos donados por particulares, la compra de archivos a
entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales ce
todas formas mantienen su carcter de patrimonio documental del pas.
El AGN podr establecer convenios o acuerdos de cooperacin con Academias de
Historia, entidades acadmicas o cientficas de carcter privado que conserven y
administren archivos histricos de titularidad pblica, archivos privados de inters
pblico o declarados como bienes de inters cultural, para desarrollar procesos de
descripcin documental y lograr su recuperacin y consulta a travs de la Red
Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a
disposicin de toda la ciudadana.
Adicionalmente este Acuerdo establece que las entidades pblicas deben desarrollar
procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control
de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad
durante el tiempo de permanencia establecido en las TRD y las TVD, para lo cual se
mencionan los principios para realizar dicha ordenacin:
Las reas responsables de la gestin documental, deben velar por la adecuada

ordenacin de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de
procedencia, orden original, integridad de los fondos y las dems directrices,
polticas y normas que expida el AGN, as como las que establezca en su mbito
el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de
Archivo, segn el caso.
La ordenacin documental puede darse a nivel de fondos, secciones,
subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos
documentales, por tanto es posible emplear distintos mtodos de ordenacin
dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar, as:
Ordenacin de fondos. Est determinada por el Cuadro de Clasificacin
Documental y los mtodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comit
Interno de Archivo
Ordenacin de secciones y subsecciones. Est determinada por el Cuadro de
Clasificacin Documental y la TRD de la entidad, la cual a su vez, debe responde
a la estructura administrativa correspondiente al perodo cronolgico al cual
pertenecen los documentos
81
Ordenacin de series, subseries y asunto: Est determinada por el Cuadro de

Clasificacin Documental y la TRD o TVD, en la cual se presenta la lista do
series, subseries o asuntos en un orden previamente acordado
Ordenacin a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lgico
y apropiado de acuerdo con las caractersticas administrativas, legales,
funcionales y tcnicas de los documentos.
Ordenacin de tipos documentales: Se determina por el principio de orden
original el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente,
debe estar ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de
su produccin o el trmite administrativo que dio lugar a la generacin del
mismo.
Adicionalmente, insta a las entidades del Estado a desarrollar un programa de

descripcin documental y elaborar diferentes instrumentos de descripcin que
permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo;
apoyar y estimular la difusin de la informacin y consulta por el ciudadano as como
la investigacin a partir de las fuentes primarias; participar en la recuperacin de la
memoria, as como en la formacin y consolidacin de la identidad cultural. Todas
las entidades del Estado deben implementar programas de descripcin documental
mediante la utilizacin de normas y principios universales y sistemas informticos
basados en las normas de descripcin adoptadas por el Consejo Internacional de
Archivos (CIA).
Por otro lado, establece que la descripcin documental, obedece a un proceso
sistemtico que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con
el registro y radicacin oficial en las reas de gestin documental o quien haga sus
veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestin, hasta su
transferencia al archivo central e histrico de cada entidad cuando corresponda.
En cuanto a la consulta en lnea de la Descripcin documental, establece:
Las entidades del Estado que conserven y administren archivos histricos

pblicos. Privados de inters pblico o declarado como bienes de inters cultural,
deben desarrollar procesos de descripcin documental que permitan el acceso,
la consulta y la visualizacin de los instrumentos de descripcin a travs de sus
pginas web.
Se deben desarrollar procesos de descripcin para la consulta en lnea de los
actos administrativos, contratos, licencias y dems tipos de expedientes que
crean las entidades siempre que dichos documentos no tengan carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la ley.
Es obligacin de los responsables de las oficinas o unidades administrativas en
las entidades pblicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboracin y
diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en
82
la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman. Esto

tambin se debe aplicar a los medios electrnicos.
Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de
espacios de difusin y consulta de sus fondos a travs de las pgina web de los
municipios, distritos y departamentos, cuando no se disponga de los citados
medios tecnolgicos, se debe publicar y mantener actualizada la Gua General del
Archivo General Territorial o Archivo Histrico institucional segn corresponda,
as como los catlogos de fondos documentales disponibles para la consulta por
parte de los ciudadanos siempre que no contengan informacin de carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la ley.
Las entidades que por jurisdiccin o competencia transfieran documentos de
archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos histricos
institucionales, deben publicar en sus respectivas pginas web, el inventario de
los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadana y de otra
parte definir responsabilidades en relacin con la conservacin y servicio de los
mismos.
Este acuerdo establece los aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de procesos

de descripcin documental, que pueden aplicarse con independencia del tipo
documental o del soporte fsico de los documentos de archivo, as:
a) Instrumentos de Descripcin Archivsticos: Se trata de documentos en los que se
relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer
control fsico, administrativo o intelectual de los mismos y que permite la oportuna
y adecuada localizacin y recuperacin del documento fsico o electrnico y de la
informacin en l contenida.
Censo: Es responsabilidad del AGN y de los Archivos Territoriales, elaborar y
mantener actualizado el Censo Gua de los archivos pblicos del orden nacional
y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de
manera general los archivos pertenecientes a un mbito nacional y territorial con
el fin de dar a conocer datos bsicos, como la titularidad, direccin, fondos
documentales, servicios, entre otros.
Gua: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional,
la resea histrica de su creacin y evolucin institucional, misin, funciones,
objetivos, visin, alcance, servicios, ubicacin fsica del edificio; as como resea
histrica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte,
volumen, temas de posible investigacin, de cada uno de los fondos que lo
conforman, entre otros.
Inventario: Instrumento de control y de recuperacin de informacin en el que
se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de
conservacin que conforman las series o asuntos de un fondo documental.
83
Catlogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los

documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales)
seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo
asunto, que por su valor histrico o demanda de consulta as lo amerite.
ndices: Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos,
cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en
los instrumentos de descripcin ya elaborados y que reflejan el contenido de los
documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado
segn la temtica de los fondos objeto de la descripcin documental; debe
contener a referencia para su localizacin.
b) Niveles de descripcin: El programa de descripcin documental se puede llevar a
cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:
Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurdica en desarrollo de sus funciones y actividades para este nivel
aplican las Guas.
Seccin y subseccin: Comprende el conjunto de documentos agrupados en
series o asuntos que fueron producidos y acumulados, en las diferentes
subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera directa con la
estructura orgnica de la entidad.
Serie y subserie o asunto: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas, las cuales estn
determinadas por las TRD.
Expediente: Conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por
una oficina productora en resolucin de un mismo asunto, organizados en el
orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivstica
compuesta
Unidad documental simple: Conjunto de documentos de iguales caractersticas,
producidos de manera peridica y secuencial numrica o cronolgica) y que
constituyen una unidad archivstica simple.
c) reas de Descripcin: La descripcin documental en cualquier soporte y en
cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mnimo las
siguientes reas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir,
diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las
necesidades de cada entidad y los lineamientos establecidos por las instancias
competentes.
rea de identificacin: Nivel de descripcin, Cdigo de referencia,

Signaturas antiguas, Signatura de procedencia, Unidad de instalacin,
Autor responsable del contenido, Signatura en otros soportes (Signatura,
tipo de soporte), Ttulo (propio, otros ttulos), Fechas extremas (inicial,
84
final), fechas de acotacin (inicial, final), Soporte, Volumen de la unidad

de descripcin ( Unidad documental, expediente o carpeta, legajo, caja,
otros, folios (fsico o electrnico), tipo documental, No. de orden.
rea de contexto: Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina

productora, Fuentes de informacin, historia institucional o Biografa,
fechas extremas del productor, historia de la custodia, Forma de ingreso
(Transferencia / Entidad remitente / Fecha; donacin / Donante / Fecha;
Compra / Propietario / Fecha; Depsito / Procedencia / Fecha.
rea de contenido y estructura: Lugar de emisin, alcance y contenido,

criterios de valoracin, seleccin y eliminacin, Nuevos ingresos,
Organizacin, Caractersticas internas (tipo de letra, tipo de recurso de
informacin, tipologa documental, tcnica, tradicin documental, otras
caractersticas internas, medio de captura / Modelo, imagen, formato de
comprensin, tamao digital, resolucin); caractersticas externas (lengua
(Idioma), dimensiones, colores, otras caractersticas externas); datos del
autor, datos de la publicacin, datos matemticos, documentacin anexa,
edicin, fuente de informacin.
rea de condiciones de acceso y utilizacin: situacin jurdica, condiciones

de acceso, derechos del autor / Normas sobre reproduccin, lengua
(Idioma) de los documentos, estado de conservacin, caractersticas
fsicas y requisitos tcnicos, instrumentos de descripcin
rea de documentacin asociada: localizacin de los documentos

originales, existencia de reproducciones, unidades de descripcin
relacionadas con el archivo, documentacin complementaria en otros
archivos, bibliografa
rea de notas: notas, documentos anexos
Descriptores con funciones y relaciones: ndices, relacin 2, descriptor 3

(cargos), descriptor 4 (ttulos), descriptor 5 (profesin), descriptor 6
(condicin tnica), descriptor 7 (geogrficos), descriptor 8 (tipo
documental), descriptor 9 (entidades), dDescriptor 10 (temticos) (tema
o asunto administrativo o trmite al que se vincula), eescriptor 11 (grados
militares), descriptor 13 (anexos).
rea de control de la descripcin: nota del archivero, reglas o normas

utilizadas, fecha(s) de la(s) descripcin(es).
85
d) Metadatos mnimos para la descripcin de los documentos electrnicos de

archivo: Sin perjuicio de lo establecido en el artculo anterior, para la descripcin de
documentos electrnicos, el respectivo Comit institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comit Interno de Archivo de cada entidad segn el caso, debe
evaluar y aplicar estndares de descripcin (metadatos) compatibles con las normas
de descripcin archivstica adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA)
y tener en cuenta lo dispuesto en el artculo 30 del Decreto 2609 de 2012, para
describir documentos electrnicos.
As mismo, establece que para el desarrollo de proyectos de descripcin documental
es necesario realizar como mnimo las siguientes actividades:
Identificacin de la unidad de descripcin (fondo, seccin, subseccin,
serie, subserie o agrupacin documental a describir):
Nombre (cuando se trate de fondos o dependencias) o Ttulo.

Volumen
Fechas Extremas
Ubicacin topogrfica.
Verificacin del estado general de organizacin y conservacin documental:

Estado ce organizacin: (clasificacin, ordenacin, foliacin, sellado,
resea histrica institucional, nivel de descripcin, condiciones de
almacenamiento, reproduccin en otros soportes).
Estado de conservacin: (identificacin de los niveles de deterioro: fsicos,
biolgicos o qumicos y verificacin de procesas de conservacin
realizados).
Definicin del plan de trabajo a seguir sobre la documentacin previamente
identificada:
Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar
los hallazgos, resultado de la verificacin del estado de organizacin y
conservacin.
Diligenciar la ficha de descripcin documental, de acuerdo con el nivel de
descripcin establecido (fondo, seccin, subseccin, serie, subserie,
unidad documental)
86
Validacin de la informacin y generacin de instrumentas de descripcin,

a travs de medios tecnolgicos
Divulgacin de los instrumentos de descripcin
Acceso a la informacin.
Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripcin documental

mediante la implementacin de medios tecnolgicos apropiados, interoperables y
compatibles que permitan la visualizacin de los instrumentos de descripcin a
travs de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General
de la Nacin.
En la adopcin de tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la
produccin, conservacin, organizacin, administracin, control, acceso y
preservacin de los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas
herramientas tecnolgicas sean compatibles e interoperables con el sistema de
gestin documental de la misma entidad y los de otras entidades pblicas, y cumplir
con las normas expedidas por el AGNLos sistemas empleados debern permitir la transferencia de informacin al Sistema
del AGN y los archivos generales territoriales, en concordancia con lo dispuesto en
los Decretos 2578 del 2012 y 2609 de 2012.
87
3. CONCLUSIONES
Reconocemos que la gestin eficiente de la informacin es un rea crtica para

cualquier organizacin, tanto en el sector pblico como en el privado, en las
administraciones y en el mbito empresarial. Con base en lo anterior, se debe
implementar la gestin documental en unas prcticas operativas, que se
puedan optimizar y llevar ms fcilmente a su utilizacin con el apoyo de
soluciones informticas, las cuales permitirn reducir problemas, aprender a
optimizar el uso de los programas de gestin, organizar los asuntos de los
diferentes clientes que maneja la Institucin y facilitar el desempeo de las
actividades propias de cada dependencia o rea, entre otras.
Aprendimos que al establecer un sistema de clasificacin documental en

concordancia con los principios archivsticos dentro de las entidades, nos
permitir lograr la correcta organizacin de los documentos de archivo, con
miras a la recuperacin tcnica de los documentos.
Pudimos concluir que los documentos reflejan la actividad administrativa de la

entidad y se convierten en soportes para las decisiones al interior de la misma
y como testimonio material de las actividades que se llevan a cabo.
Los temas consultados nos permitieron entender que como profesionales de la

informacin debemos tener claro los procesos de organizacin de los
documentos pues facilitan el manejo de los mismos, contribuyen a la
racionalizacin de la produccin documental y permiten proporcionar a los
usuarios un servicio eficaz y eficiente.
Como futuros archivistas, debemos ser conscientes que nuestra principal

funcin debe estar encaminada a fortalecer los esquemas del sistema de
gestin documental para mejorar al interior de las entidades los procedimientos
de organizacin, manipulacin y publicacin de los documentos, con el fin de
facilitar su uso y que estn a disposicin del pblico.
88
BIBLIOGRAFA
Arias Gonzlez, L. M. Etapas del ciclo vital del documento. [En lnea]. Consultado el
05 de septiembre de 2015. Recuperado de:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6192/mod_resource
/content/2/TEMA%20UNIDAD%203.pdf
Colombia. Archivo General de la Nacin, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.Consultado el 05 de
septiembre de 2014. Recuperado de:
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=276&/tipodocumental
Colombia. Archivo General de la Nacin. (1996). Gestin documental: Bases para
la elaboracin de un programa. Bogot: El Archivo, 32 p.
_ _ _. (2001). Cartilla de clasificacin documental. Bogot: Pasos metodolgicos
para la clasificacin. 16 p.
_ _ _. (2003). Ordenacin Documental. Bogot: Series con unidades documentales
simples, 21 p. Consultado el 05 de septiembre de 2015. Disponible en
<http://190.26.215.130/?idcategoria=2329>
_ _ _, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994.
_ _ _.Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013, Recuperado el 5 de septiembre,
2015 de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
ACUERDO_03_DE_2013.pdf
_ _ _.Acuerdo AGN 004 de marzo de 2013, Recuperado el 5 de septiembre, 2015
de
ACUERDO_04%20DE%202013.pdf
_ _ _.Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013, Recuperado el 5 de septiembre, 2015
de
ACUERDO_05_DE_2013.pdf
89
_ _ _. (2014). Manual implementacin de un Programa de Gestin DocumentalBogot: El Archivo, 60 p.

_ _ _. (2015). Normatividad. [en lnea], Recuperado el 25 de agosto, 2015 de
http://www.archivogeneral.gov.co/normativa
_ _ _. Mini/Manual No.4 Tablas de Retencin y Transferencias DocumentalesBogot: Valoracin del ciclo vital, 16 p.
Colombia. Ministerio de Defensa Nacional, Secretara General. Grupo de Archivo
General (2012). Programa de Gestin Documental-PGD para la Unidad de
Gestin General, Descentralizados, Comando General, Fuerzas Militares y

Polica Nacional. hacia la implementacin del Sistema de Gestin de
Documentos electrnicos de Archivo-SGDEA. Consultado el 05 de
septiembre, 2015.
Lpez Hernndez, Mary Luz. SENA. Fundamentos de organizacin documental. [En
lnea]. Consultado el 05 de septiembre de 2015. Recuperado de:
http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental
Norma ISAD(G) ,Consultado el 05 de septiembre de 2014. Recuperado de:
http://www.ecured.cu/index.php/Norma_ISAD%28G%29
Russo, P. (2009). Gestin documental en las organizaciones. Barcelona: Editorial
UOC, 103 p.
SENA. Organizacin documental en el entorno laboral. Consultado el 05 de
septiembre de 2015. Recuperado de:
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/51130034_1_VIRTUAL/P
DF/CONTENIDO%203.pdfLpez Hernndez, Mary Luz. SENA. Fundamentos
de organizacin documental. [En lnea]. Consultado el 05 de septiembre de
2015. Recuperado de: http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacindocumental
Triana, J. W. (2006). Gua para la implementacin de un programa de gestin
documental. Bogot: El Archivo, 186 p.
90

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Grupo8 - ActividadAcadémica3 - Unidad3

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Grupo8 - ActividadAcadémica3 - Unidad3

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ACUA PARRA JUAN SEBASTIN

UNIVERSIDAD DEL QUINDO