Apostila - Access XP

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ACCESS XP
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MICROSOFT ACCESS XP
SUMRIO
O QUE UM BANCO DE DADOS?........................................................................................................ 1
FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS............................................................................................................... 1
O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT ACCESS? .................................................................. 2

O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?...................................................................................................... 2
INICIANDO O MICROSOFT ACCESS..................................................................................................... 3

CRIANDO A PRIMEIRA TABELA ........................................................................................................... 5
CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA .................................................................................................................... 5
SALVANDO A TABELA ................................................................................................................................................. 9
ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA ............................................................................................................. 10
Adicionando novos campos estrutura de uma tabela ................................................................................... 11
Eliminando campos da estrutura de uma tabela.............................................................................................. 11
DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA ............................................................................................................................ 12
NDICES.................................................................................................................................................................. 13
ndice formado por Mltiplos Campos.............................................................................................................. 14
ENTRADA DE DADOS .......................................................................................................................... 14

ACESSANDO OS DADOS..................................................................................................................... 16
EXAME VISUAL DA TABELA ...................................................................................................................................... 16
PESQUISANDO INFORMAES ESPECFICAS ............................................................................................................. 17
FORMULRIO ....................................................................................................................................... 17
CRIANDO FORMULRIOS.......................................................................................................................................... 17
EDITANDO UM FORMULRIO ..................................................................................................................................... 19
Selecionando objetos ....................................................................................................................................... 20
Redimensionando objetos................................................................................................................................ 20
Movendo objetos .............................................................................................................................................. 20
Caixa de Ferramentas ...................................................................................................................................... 21
Criando ttulos .................................................................................................................................................. 22
Propriedades de objetos e formulrio .............................................................................................................. 22
Criando botes de comando ............................................................................................................................ 24
RELATRIOS ........................................................................................................................................ 25
CRIANDO RELATRIOS ............................................................................................................................................ 25
EDITANDO UM RELATRIO ........................................................................................................................................ 28
CONSULTAS ......................................................................................................................................... 29
CONSULTAS DE SELEO ....................................................................................................................................... 29
Acrescentando campos grade QBE .............................................................................................................. 30
Executando uma consulta ................................................................................................................................ 31
Alterando a ordem dos campos na consulta.................................................................................................... 32
Alterando os critrios de seleo ..................................................................................................................... 32
CONSULTAS DE SELEO COM EXPRESSO .............................................................................................................. 37
CONSULTAS DE SELEO COM TOTAIS ..................................................................................................................... 38
CONSULTAS DE ATUALIZAO ................................................................................................................................. 40
CONSULTAS DE EXCLUSO ...................................................................................................................................... 42
FILTROS ................................................................................................................................................ 43
UM BANCO DE DADOS MAIS COMPLEXO......................................................................................... 44
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VANTAGENS DE PROJETAR....................................................................................................................................... 45
OBJETIVOS DE UM PROJETO .................................................................................................................................... 45
PROJETANDO O BANCO DE DADOS PARA A CLNICA MDICA ...................................................................................... 45
Primeiro passo: Identificao das tabelas........................................................................................................ 46

Segundo passo: Determinar as relaes ......................................................................................................... 46
Terceiro Passo: Resultado das Relaes, identificao e resoluao de problemas ....................................... 47
Quarto passo: Identificao dos campos e chaves primrias.......................................................................... 48
Quinto passo: Relacionar os campos nas tabelas ........................................................................................... 49
Sexto passo: Avalie o projeto........................................................................................................................... 49
ltimo passo: desenvolva o banco de dados................................................................................................... 49
RELACIONAMENTOS ........................................................................................................................... 50
IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL .......................................................................................................................... 52
EDITANDO OU EXCLUINDO UM RELACIONAMENTO ...................................................................................................... 52
OBSERVAES GERAIS SOBRE RELACIONAMENTOS .................................................................................................. 53
VINCULANDO/IMPORTANDO .............................................................................................................. 53
COMO ESCOLHER ENTRE IMPORTAR OU VINCULAR UMA TABELA? ........................................................................... 54
IMPORTAO ..................................................................................................................................................... 54
VINCULAO...................................................................................................................................................... 56
OBSERVAES A RESPEITO DE IMPORTAO E VINCULAO ..................................................................................... 57
CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA ..................................................................................... 58

CRIANDO A CAIXA DE COMBINAO .......................................................................................................................... 59
FORMULRIO ACESSANDO DUAS TABELAS ................................................................................................................ 63
CONSULTAS COM MAIS DE UMA TABELA .................................................................................................................... 65
RELATRIO DE ETIQUETAS ...................................................................................................................................... 66
MACROS................................................................................................................................................ 67
VINCULANDO MACROS A BOTES DE COMANDO ........................................................................................................ 70
VINCULANDO MACROS AOS EVENTOS DE FORMULRIO .............................................................................................. 71
BARRA DE MENU ................................................................................................................................. 71

INICIALIZAO DO SISTEMA.............................................................................................................. 74
EXPORTAO ...................................................................................................................................... 76
COMPACTANDO UM BANCO DE DADOS .......................................................................................... 77
OBSERVAES IMPORTANTES SOBRE COMPACTAO .............................................................................................. 77
RECURSOS ESPECIAIS ....................................................................................................................... 77

DOCUMENTAO DO BANCO DE DADOS...................................................................................................... 77
CONVERSO PARA FORMATO MDE ................................................................................................................. 78
CONCLUSO......................................................................................................................................... 79

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O QUE UM BANCO DE DADOS?
Basicamente, um Banco de Dados uma lista organizada de dados (informaes) que
proporciona um meio de encontrar rpida e facilmente uma informao qualquer de acordo com um ponto
de referncia escolhido, tal como o sobrenome ou nmero do CPF de uma pessoa. Uma lista telefnica pode
ser considerada um banco de dados pois os nomes esto organizados em ordem alfabtica.
Em geral, em um banco de dados comum, as informaes esto dispostas em linhas e
colunas, cada coluna tem um ttulo que descreve o tipo de informao que contm e cada linha apresenta as
prprias informaes. Na terminologia de bancos de dados, as colunas so chamadas de campos e as linhas
de registros. Como termo mais correto usa-se chamar um arquivo de banco de dados de uma tabela de
dados, ou simplesmente de uma tabela.
Algumas vezes, as pessoas confundem as palavras banco de dados e tabela. Com freqncia,
o termo banco de dados dado erroneamente a uma tabela de informaes simples. Somente quando as
tabelas so interligadas, que o conjunto inteiro de dados, distribudo em algumas tabelas chamado de
banco de dados.
FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS

As ferramentas de computadores que desempenham as tarefas de gerenciamento de
informaes so chamadas de sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBD's).
O Microsoft Access vai um passo alm de um SGBD comum, ele pode ser denominado de
sistema de gerenciamento de banco de dados relacional (SGBDR) pois permite a conexo entre duas ou
mais tabelas atravs de uma relao.
Para explicar melhor o conceito de banco de dados relacional vamos utilizar um exemplo do
nosso dia a dia.
As mes tm filhos e os filhos tm uma me, essa uma relao. Para representar essa
relao em um banco de dados teramos uma tabela chamada Mes e uma outra tabela chamada Filhos. Em
um sistema de gerenciamento de banco de dados no temos como relacionar as duas tabelas, ou seja, fazer
com que as duas tabelas se comuniquem usando apenas os recursos do prprio banco de dados.
Em um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, podemos estabelecer a
ligao entre as duas tabelas, ou seja, a relao entre elas usando apenas os recursos do banco de dados
relacional. O Microsoft Access se encaixa nesse grupo de sistema gerenciadores de banco de dados, o
relacional, onde tambm esto o SQL Server, o Oracle e outros.

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O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT
ACCESS?
Criar uma grande variedade de tabelas independentes e bancos de dados que

interligam vrias destas tabelas.
Incluir e editar informaes em seus bancos de dados.
Alta flexibilidade para a alterao de tabelas j existentes.
Pesquisar e exibir informaes de vrias maneiras.
Importao e acesso a tabelas de dados nos padres Dbase, FoxPro, Paradox, etc..
Gerar formulrios de entradas de dados sofisticados.
Gerar relatrios impressos e etiquetas de diversos tamanhos e formatos.
Efetuar automaticamente clculos sobre dados numricos no banco de dados. O

Microsoft Access pode incorporar os resultados dos clculos aos relatrios impressos e
pode inclusive armazenar os resultados numa tabela de um banco de dados para uso
futuro.
Incluir grficos, diagramas e figuras em relatrios.
OBSERVAO:
Para no tornar a descrio da seleo de opes nos menus do Microsoft Access repetitiva e
longa, adotaremos, como simplificao por toda a apostila, descrever a seleo de uma opo em
determinado menu como menu/opo. Por exemplo: Arquivo / Salvar o que significa selecionar o menu
Arquivo e em seguida a opo Salvar.
O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?

Compatibilidade retroativa: possvel trabalhar e modificar os arquivos do Microsoft Access
2000 sem ter que converter para o formato do Microsoft Access XP.
Mltiplos desfazer e refazer: foi incorporada a capacidade de desfazer e refazer mltiplas
aes nos vrios modos de trabalho do Microsoft Access XP.
Log de erros de converso: ao encontrar erros na converso do Microsoft Access 95 ou
posterior ser criada uma tabela com uma lista de informaes sobre cada erro encontrando, o que facilitar
identificar e resolver os problemas da converso.

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INICIANDO O MICROSOFT ACCESS
Clique no boto Iniciar / Programas / Microsoft Office / Microsoft Access. Assim que o
aplicativo for executado, surgir uma caixa de dilogo como a apresentada abaixo:
Painel de Tarefas
O Microsoft Access XP traz o Painel de tarefas, como todo o restante dos aplicativos Office
XP. Esse painel agrega as tarefas mais comuns do programa. Na seta

clica o Microsoft Access XP informa os outros painis disponveis naquele momento.
quando voc
No painel visualizado anteriormente visualizamos os ltimos arquivos de banco de dados

abertos e um atalho para procurarmos mais arquivos, alm das opes originais do Microsoft Access, criar
um arquivo em branco, criar a partir de um modelo ou a partir de um arquivo j existente e a novas opes
de Projeto e Pgina de acesso a dados:
Pgina de acesso a dados: uma pgina da Web, publicada a partir do Access, que tem
uma conexo (ligao) com um banco de dados. Em uma pgina de acesso a dados, possvel visualizar,
adicionar, editar e manipular os dados armazenados no banco de dados. Uma pgina pode tambm incluir
dados de outras fontes, como o Excel.
Um projeto do Microsoft Access (.adp) um de arquivo de dados do Access que fornece
acesso eficaz e em modo nativo a um banco de dados do Microsoft SQL Server por meio da arquitetura do
componente OLE DB (uma arquitetura de banco de dados de componente que fornece um acesso eficaz a
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redes e Internet para vrios tipos de fontes de dados, incluindo dados relacionais, arquivos de correio,
arquivos sem formatao e planilhas.). Utilizando um projeto do Access, voc pode criar um aplicativo
cliente / servidor to facilmente quanto um aplicativo de servidor de arquivos. Esse aplicativo cliente /
servidor pode ser uma soluo tradicional baseada em formulrios e relatrios, uma soluo baseada na
Web usando pginas de acesso a dados ou uma combinao das duas.
Para criar um arquivo em branco. Clique na opo Banco de dados em branco. Escolha em
qual pasta do HD o arquivo ser salvo. Depois digite um nome para o banco de dados na caixa Nome do
arquivo e clique no boto Criar.
Depois de clicar no boto Criar ser mostrada a Janela de Banco de Dados.

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A janela Banco de Dados a de maior importncia no Access pois, por meio do grupo
Objetos (Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Pginas, Macros, Mdulos), todos os recursos
necessrios para criao de um banco de dados podero ser utilizados. Esta janela sempre poder ser
reapresentada com o uso do menu Janela / Nome do Banco: Banco De Dados. Dentro do grupo objetos
temos as seguintes opes que estaremos trabalhando no Microsoft Access:
Tabelas: criaremos as tabelas que armazenaro os dados.
Consultas: sero criadas consultas s tabelas que nos informaro sobre vrios dados
encontrados nas mesmas. Podero ser feitos clculos em cima de campos existentes nas tabelas e as
tabelas podero ser atualizadas pelas consultas.
Formulrios: criaremos a forma grfica de entrada de dados na tabela e tambm de
consultar a tabela.
Relatrios: criaremos o lay-out das informaes que sero enviadas para impressora.
Pginas: ser possvel criar uma pgina WEB para ser utilizada tanto na Internet quanto na
Intranet para que se tenha acesso aos dados armazenados no Access.
Macros: possvel criar comandos e aes que so repetitivos para o usurio do banco de
dados, agilizando o trabalho e aumentando o ganho de tempo.
Mdulos: ser possvel criar funes para o banco de dados programadas em Visual Basic
for Aplications, normalmente utilizada por programadores ou pessoas que j trabalham a mais tempo com o
Microsoft Access.
CRIANDO A PRIMEIRA TABELA

Nem todas as tabelas possuem o mesmo desenho ou tamanho, alis, elas variam bastante. A
fim de permitir estas variaes, deve-se definir toda a estrutura de uma tabela com antecedncia.
Ao se projetar a estrutura de uma tabela, define-se quantos campos ela ter e que espcie
de informaes cada um dos campos dever conter. O Access precisa saber disso para poder trabalhar de
forma adequada com os dados de cada campo, efetuar clculos, ordenar alfabeticamente os registros, e
assim por diante.
Um aspecto interessante sobre o Access que as estruturas das tabelas, os dados nelas
contidos, os formulrios, as consultas e relatrios com elas relacionados, so armazenados em um nico
arquivo (denominado arquivo de banco de dados relacional) - e no em arquivos separados (como por
exemplo no Dbase). Para nosso primeiro exemplo, utilizaremos uma tabela chamada Livros que conter
informaes sobre os livros de uma livraria.
CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

direita da janela banco, quando estamos com o objeto Tabelas selecionado, existem trs
opes: Criar tabela no modo estrutura, Criar tabela usando o Assistente e Criar tabela inserindo
dados.

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1.
da tabela.
D um clique duplo na opo Criar tabela no modo estrutura (para a criao manual
da tabela). Ser exibida a janela conforme a figura a seguir.
Nesta janela, o Access est pedindo os nomes, tipos e descries dos campos da estrutura
Na coluna Nome do campo, digitaremos o nome do campo, ele pode conter at 64

caracteres (maisculos ou minsculos) e pode conter letras, nmeros, espaos e alguns caracteres especiais
(".", "!", "[", "]"). Os nomes dos campos no podem comear com um espao. Sugerimos que no utilize
acentuao e espaos, isto facilitar a programao em Visual Basic que se faa necessria.
Na coluna Tipo de Dados definida a espcie de informao que o campo dever conter.
Dez tipos de dados podem ser escolhidos. Ao clicar na pequena seta que aparece quando se est nesta
coluna, exibida uma lista com os tipos disponveis, que so:
Texto: pode conter qualquer caractere. O tamanho mximo que esse campo pode
armazenar 255 caracteres.
Memorando: so parecidos com os campos de texto, mas podem conter at 65.536

caracteres. Como exemplo de sua utilizao, poderamos utilizar um campo
memorando para escrever algumas anotaes sobre cada livro da biblioteca.
Nmero: podem incluir qualquer tipo de nmeros que possam exigir clculos
matemticos. Devem ter um nmero fixo de casas decimais (at quinze).
Data/Hora: esses campos podem conter valores de data e hora para os anos entre
100 e 9999.
Moeda: tipo utilizado para campos que contenham valores monetrios. Possui
capacidade para 15 dgitos do lado esquerdo do ponto decimal e 4 dgitos do lado
direito do ponto decimal.

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AutoNumerao: esse tipo deve ser utilizado sempre que se desejar que o valor de
um campo seja incrementado (aumentado de uma unidade) automaticamente, quando
um novo registro for acrescentado a uma tabela. Tais campos no podem ser
atualizados pelo usurio uma vez que seus valores so predefinidos pelo Access.
Sim/No: para entradas onde s existem duas opes possveis (Positiva/Negativa).
Objeto OLE: esse tipo de campo usado quando se pretende acrescentar um

grfico, um desenho, uma imagem ou alguma parte de uma planilha de outro
programa tal como o Microsoft Excel sua tabela.
HyperLink: texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e

utilizados como um endereo de hyperlink. Hyperlink um endereo para um site na
internet ou intranet ou, ainda, para um arquivo em rede local.
Assistente de Pesquisa: cria um campo que permite escolher um valor de uma

outra tabela ou lista de valores atravs de uma caixa de combinao. A escolha desta
opo inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dados.
Opcionalmente, pode ser acrescentada uma Descrio para cada campo. Sempre que se
estiver digitando um campo que contm uma descrio, esta aparecer na parte inferior da janela do Access
(barra de Status). As descries podem ter at 255 caracteres, incluindo espaos. Pode-se utilizar a coluna
descrio para se exibir durante a entrada de dados, breves instrues sobre o preenchimento do campo no
qual o usurio est posicionado.
Vamos criar os campos da tabela Livros:
seguir.
1.
Clique na caixa Nome do Campo para a definio do primeiro campo, em seguida

preencha a caixa com o nome do campo. No nosso caso Livro.
2.
Pressione as teclas Enter ou Tab para mover-se para a caixa Tipo de Dados.
Mantenha o tipo Texto.
3.
Aps selecionado o tipo de dado da coluna pressione Enter ou Tab para passar para a
caixa Descrio. Preencha caso deseje uma descrio para o campo que ser
visualizada na barra de Status.
Repita os passos de 1 a 3 at que a estrutura da sua tabela esteja igual apresentada a
medida que voc foi introduzindo os campos, deve ter notado a caixa Propriedades do
Campo na parte inferior da janela de criao.

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nesta caixa que so informados os detalhes (propriedades) sobre os campos da tabela, tais
como: tamanho do campo, regras de validao, formato, etc. Tais dados podem ser configurados por voc
de modo que, os campos possam se comportar de maneira eficiente no momento da utilizao.
Somente os campos do tipo texto que necessitam ter seu tamanho definido pelo usurio,
todos os outros tm seu tamanho automaticamente definido pelo Access. Para se definir o tamanho dos
campos, clique sobre cada um dos campos que compem a estrutura e em seguida clique frente do
Tamanho do campo (na caixa Propriedades do Campo) e entre com o tamanho desejado. Para o campo
Livro determine o tamanho 35.
Tambm podemos definir o Formato do campo, ou seja, a forma como os dados sero
exibidos na tabela. Os campos nmeros, datas, horas e texto podem ter um formato definido. Como o
campo Livro do tipo texto, gostaria que o ttulo ficasse em letras maisculas aps a digitao. Digite na
caixa Formato o sinal de maior (>), este sinal forar todos os caracteres para maisculos. Se desejar que
fiquem todos minsculos digite o sinal de menor (<).
A Mscara de entrada utilizada para controlar a forma como os dados sero digitados,
forando o usurio a seguir um padro, como no caso do CEP, do nmero de telefone. No caso do ttulo do
livro no ser necessrio trabalhar com esta propriedade.
A propriedade Legenda define o texto que ser visualizado pelo usurio do banco de dados
ao fazer a digitao dos dados. Deve ser pequena e explicativa. No nosso caso digite Ttulo.
A propriedade Valor padro define qual ser o valor inicial mostrado no campo. Para o
ttulo do livro esta propriedade no ser preenchida.
A propriedade Regra de validao define uma expresso que limita os valores que podem
ser digitados no campo. Tambm no teremos nenhuma regra.
A propriedade Texto da validao dever ser preenchida toda vez que uma Regra de
validao for definida. Este texto ser mostrado quando o usurio digitar algum dado que no esteja
previsto na regra.
A propriedade Requerido define se a digitao neste campo obrigatria. O ttulo do livro
deve ser digitado em todos os casos, ento precisamos alter-la para sim. Clique na seta que est direita
desta propriedade e selecione a opo Sim. Se desejar basta dar um clique duplo sobre a palavra no que j
est sendo visualizada.
A propriedade Permitir comprimento zero define se ser aceito que o campo fique vazio,
vamos deixar a opo No. Est propriedade deve ser alterada para Sim quando o campo no for
requerido.
A propriedade Compactao UNICODE deve ser No. Isto porque o Access 2000 usa o
padro UNICODE para armazenar dados do tipo Texto e Memorando. Este padro armazena dois bytes para
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cada caractere em vez de um, isto faz com que o banco fique muito grande. Esta compactao far que os
dados inseridos neste campo fiquem compactados.
A propriedade Indexado ns veremos mais adiante quando utiliz-la.
A propriedade IME Mode dever ser definida como No control. Essa propriedade s deve
ser ativada se as configuraes da lngua chinesa e japonesa estiverem ativadas.
A propriedade IME Sentence Mode dever ser definida como None. Essa propriedade s
deve ser ativada se as configuraes da lngua chinesa e japonesa estiverem ativadas.
Para o campo livro as propriedades ficaram da seguinte forma:
Clique no nome do campo Prateleira e as propriedades para o campo Prateleira ficaram da

seguinte maneira:
SALVANDO A TABELA
Tendo terminado a definio da estrutura da tabela, ela deve ser salva. Quando se salva
uma tabela, tambm deve-se informar o seu nome. Os passos para salvar uma tabela so:
1.
Salvar na barra de
Clique no menu Arquivo/Salvar (ou clique no boto
ferramentas padro). Surgir uma pequena caixa de dilogo (igual apresentada
abaixo) pedindo que entre com o nome da tabela (o Access sugere sempre o nome
Tabela 1).

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2.
No nosso caso digite: Livros.
3.
Clique sobre o boto OK.
4.
Caso no se tenha definido uma chave primria para a tabela, ser exibida uma nova
caixa de dialogo perguntando se deseja cri-la. Em nosso exemplo por enquanto
selecione o boto NO (veremos mais sobre chaves primrias adiante nesta apostila).
5.
Clique no menu Arquivo / Fechar (ou clique no boto

na barra de ttulo da janela
da tabela) para fechar a tabela e voltar janela do Banco de dados.
6.
A tabela criada ento acrescentada janela Banco de Dados como apresentado a

seguir:
ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

A estrutura da tabela Livros est muito simples, portanto poderamos implementar algumas
alteraes que a deixariam um pouco mais verstil, como por exemplo a criao de um campo chamado
Autor (do tipo Texto) que indicaria o nome do autor do livro. Alm do mais, poderia ser uma boa idia
adicionarmos um campo memorando para conter informaes (sinopses) sobre cada livro. Para efetuar
essas mudanas no necessrio comear do zero (criar toda a tabela novamente), basta apenas alterar a
sua estrutura.
1.
Selecione a tabela a partir da janela Banco de Dados.
2.
Pressione o boto
Tabela.

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Estrutura, em seguida exibida a janela
Livros:
Pg.:
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ADICIONANDO NOVOS CAMPOS ESTRUTURA DE UMA TABELA
Para se adicionar novos campos estrutura de uma tabela siga estes passos:
1.
Clique na caixa Nome do campo que estiver vazia abaixo do ltimo nome existente. No
nosso caso Prateleira.
2.
Caso deseje inserir este novo campo entre ou outros campos existentes clique no menu
Inserir / Linhas ou o clique sobre o boto
3.
Preencha os dados
anteriormente.
do
novo
campo
na barra de ferramentas padro.

nas
colunas
apropriadas,
como
fizemos
Adicione os seguintes campos na tabela conforme a figura abaixo:
As propriedades de campo so:

Nome do
Campo
Autor
Tamanho
35
Formato
Legenda
Regra de
Validao
Texto de Validao
Requerido
>
Autor
Sinopse
>
Sinopse
Sim
Preo_Custo
Moeda,
decimais
casas Pr. Custo
>=0
Pr. Custo deve ser maior Sim

ou igual a zero
Preo_Venda
Moeda,
decimais
casas Pr. Venda
>0
Pr. Venda deve

maior que zero
No
ser Sim
Est_Atual
Inteiro
Padro,
decimais
casas Est. Atual
>=0
Est. Atual deve ser Sim

maior ou igual a zero
Est_Mnimo
Inteiro
Padro,
decimais
casas Est.
Mnimo
>=0
Est. Mnimo deve ser Sim

Est_Mximo
Inteiro
Padro,
decimais
casas Est.
Mximo
>=0
Est. Mximo deve ser No

Aps acrescentar todos os campos e definir suas propriedades salve a tabela. As

propriedades que no foram mencionadas devem ser mantidas como padro.
ELIMINANDO CAMPOS DA ESTRUTURA DE UMA TABELA

Siga estes passos para a eliminao de campos de uma tabela:
1.
Na janela da estrutura da tabela, clique sobre o seletor de linha (o pequeno boto

esquerda do nome do campo). O ponteiro do mouse se transformar em uma seta
preta. Veja a figura a seguir:

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2.
Toda a linha fica ento destacada (cor diferente).
3.
Clique no menu Editar / Excluir Linhas, o campo selecionado ento desaparece e os

outros so puxados para cima.
OBSERVAO
Caso mude de idia e queira novamente o campo, ANTES DE FAZER QUALQUER OUTRA
COISA clique no menu Editar / Desfazer Excluir.
DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA

Muitas vezes, durante a montagem de uma tabela percebe-se a necessidade de se utilizar
Chave Primria, que nada mais do que um recurso para identificar, de forma exclusiva, determinado
registro. Por exemplo, o nmero da carteira de identidade uma chave primria na medida que permite
identificar apenas o indivduo portador daquele nmero. Se tal nmero se repetisse, no teramos certeza a
respeito do indivduo que encontraramos.
Sempre que a chave primria for especificada, desempenhar as seguintes funes:
No ser permitido o cadastro de dados repetidos no campo que a define.
Se nada for especificado, os dados sero mostrados na ordem da chave primria.
As operaes de consultas sero muito mais geis.
Normalmente, um nico campo, cujo contedo no poder ser repetido, utilizado como
chave primria de uma tabela. Normalmente utilizamos cdigos numricos para a chave primria. Para
defini-la:
1.
Abra a tabela desejada. No nosso caso a tabela Livro do banco de dados Livraria.
2.
Selecione o campo que ser a chave primria. Se este campo de cdigo no existir voc
deve cri-lo. Na nossa tabela vamos acrescentar um campo antes do campo Livro.
Inserir linhas na barra de ferramentas
Selecione o campo livro e clique no boto
Padro. Ser acrescentada uma linha em branco para a criao do novo campo.
3.
O campo dever ser criado conforme a figura a seguir:

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4.
chave primria.
Para transformar este campo em uma chave primria, clique no boto

, que se
encontra na barra de ferramentas Padro. Ser exibida uma pequena chave dentro do
seletor de linha do campo escolhido como chave primria, confirmando a operao. Veja
a figura seguinte.
Salve agora as alteraes na tabela. No mais aparecer a caixa de dialogo pedindo uma
NDICES
Os ndices de banco de dados permitem que as informaes sejam encontradas com extrema
rapidez. De certa forma, eles se assemelham aos ndices encontrados nos livros, ou seja, direcionam at a
posio onde se encontra a informao desejada. Tecnicamente, so estruturas formadas por um ou mais
campos de uma tabela.
Ao se indexar um campo no Access, cria-se uma lista de dados com base no campo
escolhido. Caso voc realize com regularidade classificaes ou consultas usando um determinado campo,
vale a pena criar um ndice para este campo, porque ele ir acelerar os processos de pesquisa ou
classificao. Como opo bsica, a chave primria sempre indexada.
No obstante, o uso de ndices torna um pouco mais lento o trabalho de editar ou adicionar
registros, pois o Access tem de atualizar os ndices e a tabela sempre que so feitas alteraes. Portanto, s
crie os ndices realmente necessrios.
OBSERVAO
Somente campos dos tipos Texto, Nmero, Moeda ou Data/Hora podem ser indexados.
Depois de criado um ndice, o Access o utilizar sempre que necessrio, com o objetivo de
acelerar as atividades de pesquisa e classificao.
Como exemplo vamos criar um ndice para o campo Autor da nossa tabela. Os passos para a
criao de ndices so descritos a seguir:
1.
Selecione o campo que se deseja criar o ndice, no nosso exemplo Autor.
2.
Na caixa de propriedades do campo, clique na linha Indexado, e em seguida no

pequeno boto direita. ento exibida uma lista suspensa igual apresentada
abaixo:
3.
Selecione na lista suspensa uma das opes:
Sim (Duplicao Autorizada) utilizada quando o contedo do campo pode ser

repetido, ou seja, o mesmo autor estar cadastrado para vrios livros diferente, ento
seu nome se repetir dentro da tabela.

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Sim (Duplicao no Autorizada) utilizada quando o contedo do campo no

pode ser repetido dentro da tabela. Por exemplo, o cdigo do livro. Cada livro pode
possuir apenas um cdigo.
Para o campo Autor vamos utilizar a opo Sim (Duplicao autorizada).

4.
A modificao nos ndices afeta a estrutura da tabela, portanto, aps as alteraes

clique no menu Arquivo/Salvar ou clique sobre o boto
modificaes.
para salvar as
NDICE FORMADO POR MLTIPLOS CAMPOS

Tambm permitida a criao de um nico ndice com base em mais de um campo (ndices
compostos). Para isso:
1.
Ainda na janela de Estrutura da Tabela, clique no boto

na barra de ferramentas
Padro (ou clique no menu Exibir / Indces). ento exibida a janela ndices.
2.
Na primeira linha disponvel na coluna Nome do ndice, digite um nome para o ndice.
Pode-se nomear o ndice de acordo com um dos campos indexados ou usar algum outro
nome apropriado, como PrimaryKey (chaveprimria).
3.
Na coluna Nome do Campo clique na seta e selecione o primeiro campo de ndice da

lista.
4.
Na linha seguinte, na coluna Nome do Campo selecione o segundo campo de ndice.

Deixe a coluna Nome do ndice em branco, nesta linha. Pode-se usar at 10 campos
em um nico ndice.
5.
Feche esta janela para voltar estrutura da tabela. Salve a tabela e feche-a.
ENTRADA DE DADOS
O Access permite a entrada de dados atravs de formulrios ou atravs do que se pode
chamar de Folha de Dados (tabela semelhante de planilhas). Por enquanto utilizaremos a entrada de
dados via Folha de Dados.
1.
Na janela Banco de Dados selecione a tabela que ser feita a entrada de dados. No
nosso caso a tabela Livros.

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2.
Clique no boto Abrir, o que informa ao Access que se deseja acrescentar, visualizar ou
editar registros na tabela. Abre-se ento a janela Folha de Dados exibindo, caso
existam, os registros j armazenados. Do contrrio, exibido um registro em branco
(conforme apresentado abaixo).
Como podemos ver, essa janela nos apresenta os campos da tabela escolhida para entrada
de dados. Os ttulos das colunas na Folha de Dados so as Legendas digitadas nas propriedades dos
campos. Caso a janela no possa exibir todos os campos de uma vez, podemos maximiz-la, e se mesmo
assim existirem campos que no so visualizados, podemos mover horizontalmente a Folha de Dados
atravs da barra de rolagem horizontal (que somente aparecer caso seja necessria).
3.
Selecione o registro e o campo no qual se deseja entrar/alterar os dados, e digite os

valores desejados. Pressione Enter ou Tab para ir para o prximo campo. Ao mudar de
campo, um cone de um lpis surge na margem esquerda da folha de dados, indicando
que este registro foi modificado e as alteraes ainda no foram salvas. Para se passar
para o prximo registro, basta pressionar o mouse sobre ele ou pressionar Enter ou
Tab at que o cursor atravesse todos os campos do registro atual e v para o prximo.
Ao se passar de um registro para outro, todas as modificaes feitas so salvas.
OBSERVAO:
Caso tenha mudado de idia e queira que o registro que foi salvo volte a ter os valores
anteriores selecione Editar/Desfazer Gravao de Registro.
Entre agora com os seguintes registros na Folha de Dados da nossa tabela Livros:
Ttulo
Os cem melhores
contos brasileiros do
sculo
Prateleira
Autor
A1
talo
Moriconi
As mentiras que os
homens contam
A1
Luis
Fernando
Verissimo
Os maias
B1
Ea De
Queiroz
As mil e uma noites
B1
Malba
Tahan
As histrias de sherazade e lendas rabes nesta edio em

dois volumes. A apresentao da obra feita por malba than.
A caverna
B1
Jos
Saramgo
O dcimo romance do prmio nobel de literatura faz uma

releitura da caverna de plato, no qual escravos acorrentados
dentro de uma caverna vem apenas as sombras do mundo
externo e acreditam que aquela a realidade. Quando um deles
sai da caverna e vol

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Sinopse
Coletnea organizada por talo moriconi, pautada por critrios
como gosto e qualidade, reafirmando o alto nvel de nossa
produo alm de apresentar uma galeria de autores e textos
h muito esquecidos ou ainda no descobertos.
Todo mundo mente. Mas, na maioria das vezes, mentimos por
necessidade, para proteger os amigos, os familiares, as
amantes... Fazemos tudo para poupar as pessoas e proteger as
mulheres.
"Os maias" um dos grandes clssicos da literatura
portuguesa. Apesar de sua ao central se situar na segunda
metade do sculo xix, o escritor recorre a numerosas
retrospectivas na narrativa, que enquadram a histria de trs
geraes.
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MICROSOFT ACCESS XP
Pr. Custo
R$ 27,50
R$ 5,00
R$ 12,00
R$ 31,00
R$ 10,00
Pr. Venda
R$ 38,00
R$ 12,00
R$ 18,00
R$ 46,00
R$ 22,00
Est. Atual
10,00
5,00
25,00
3,00
5,00
Est. Mnimo
Est. Mximo
5,00
5,00
5,00
2,00
5,00
20,00
10,00
15,00
5,00
10,00
Aps entrar com os registros na Folha de Dados, podemos fech-la e voltar para a janela
Banco de Dados.
ACESSANDO OS DADOS
O Access permite o acesso s informaes de uma tabela de trs formas diferentes:
Atravs de exame visual da Folha de Dados a fim de localizar o que se est

procurando.
O usurio pode pedir que o Access pesquise um registro especfico com base em
informaes bsicas fornecidas.
O usurio pode pedir para visualizar apenas registros que atendam a condies
especficas, o que no Access chama-se Consulta.
As duas primeiras formas sero abordadas agora, ficando as consultas, para mais adiante.
EXAME VISUAL DA TABELA

Para que o usurio faa um exame visual da tabela, basta utiliz-la no modo Folha de
Dados (o mesmo com o qual introduzimos os dados). Voc pode se movimentar pela janela Folha de
Dados atravs do uso das teclas de movimentao do cursor, PgUp, PgDn, etc. Alm do mais, voc pode
utilizar a barra de Status da Folha de Dados para se movimentar pelos registros, conforme mostra a figura
abaixo.
Primeiro Registro
Registro Anterior
ltimo Registro
Prximo Registro
Registro Atual

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PESQUISANDO INFORMAES ESPECFICAS
Caso o nmero de registros armazenados seja muito grande, encontrar registros especficos
percorrendo toda a Folha de Dados o mesmo que procurar uma agulha num palheiro. Portanto, nestes
casos poderamos utilizar a pesquisa atravs de valores fornecidos.
Localizar exibida uma caixa
Clique no menu Editar/Localizar (ou clique no boto
de dilogo (semelhante apresentada abaixo), na qual o usurio pode entrar com condies para se
encontrar o registro procurado.
Digite a palavra a ser localizada e configure a caixa de dilogo como desejar. Basta clicar no
boto Localizar primeira e depois clicar no boto Localizar prxima quantas vezes desejar.
FORMULRIO
O Formulrio uma mscara de entrada de dados cujo objetivo simplificar a vida do
usurio. Para que o usurio no tenha que dominar o Access para trabalhar com um banco de dados criado,
voc deve criar os formulrios. O Objetivo de um formulrio representar graficamente uma tabela ou
consulta.
CRIANDO FORMULRIOS
Para se criar um formulrio utilizaremos o Assistente de Formulrio que serve para nos
auxiliar na criao de formulrios. Para isto devemos clicar no objeto Formulrios. Ao lado direito da tela,
clicar na opo Criar formulrio usando o assistente.
A primeira etapa na criao do formulrio a escolha dos campos existentes na tabela ou
consulta que iro fazer parte do formulrio. No lado esquerdo encontramos os campos disponveis para a
utilizao. Devemos passar para o lado direito da tela os campos que desejamos ter no formulrio. Isto pode
ser feito atravs de um boto que possui uma nica seta para a direita (voc deve escolher campo a campo)
ou pelo que possui duas setas (escolhe todos os campos disponveis). Caso deseje retornar com algum
campo j escolhido basta utilizar os botes inversos. Neste formulrio usaremos todos os campos.

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Aps a escolha, clique Avanar.

A segunda etapa para que voc possa fazer a escolha do layout. A diferena entre um
layout e outro apenas visual. Enquanto um layout trabalha com os campos na horizontal, outro trabalha
na vertical. Basta ir clicando no tipos de layout e escolher o que mais lhe agradar.
Clique em Avanar.
A terceira etapa a escolha do estilo. Estilo a formatao que voc deseja para seu
formulrio, incluindo fonte, tamanho, cores e uma figura de fundo para seu formulrio. Escolha o seu e
clique em Avanar.

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A quarta e ltima etapa na criao de um formulrio a criao de um ttulo para seu

formulrio. O ttulo que voc colocar ser o nome do objeto formulrio. Digite o ttulo e clique em Concluir.
Pronto. Seu formulrio j foi criado.
EDITANDO UM FORMULRIO
Agora que seu formulrio j foi criado voc deve saber como edita-lo. Como podemos ver na
figura abaixo o formulrio quando criado bem simples. No possui nenhuma formatao, ttulo ou botes.

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MICROSOFT ACCESS XP
Para editar um formulrio devemos ir ao Modo Estrutura. Basta clicar no cone do modo
estrutura
ou no menu Exibir / Modo Estrutura. No Modo Estrutura podemos preparar melhor o
formulrio para o usurio final.
SELECIONANDO OBJETOS
Na estrutura todos os rtulos de campos e os prprios campos so considerados objetos.
Qualquer trabalho que quiser realizar com seus objetos voc dever seleciona-los. Para selecionar um objeto
basta clicar sobre ele. O objeto ir apresentar pontos de seleo ao seu redor.
OBSERVAO:
Para selecionar mais de um objeto mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica nos
demais objetos.
Rtulo
Campo
REDIMENSIONANDO OBJETOS
Os mesmos pontos de seleo ao redor do objeto selecionado sero utilizados para
redimensiona-lo. Basta posicionar o ponteiro do mouse em um dos pontos de seleo que o ponteiro ir se
transformar em seta dupla indicando a direo que pode ser redimensionado o objeto. Agora s clicar e
arrastar na direo desejada, aumentando ou diminuindo.
MOVENDO OBJETOS
Posicione o ponteiro do mouse entre dois pontos de seleo quaisquer. O ponteiro do mouse
ir se transformar em uma mozinha. Clique, segure e arraste na direo desejada.

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CAIXA DE FERRAMENTAS
A Caixa De Ferramentas um dos recursos mais utilizados na criao de um formulrio.
que se encontra na
Se esta barra no estiver disponvel, acione o boto da Caixa de Ferramentas
barra de ferramentas da estrutura do formulrio. Ou atravs do comando Exibir / Caixa de Ferramentas.
Ir surgir a seguinte barra:
1
10
11
12
13
15
14
16
17
18
19
20
A caixa de ferramentas possui vrios cones cada um com sua finalidade. Vamos estuda-los:
1.
Selecionar Objetos: tem o objetivo de selecionar qualquer objeto em um formulrio

ou Relatrio.
2.
Assistentes de Controle: serve para auxilia-lo na criao de outras ferramentas como

Caixa de Listagem, Caixa de Combinao, Grupo de Opo, Boto de Comando,
Grfico, Sub Relatrio ou Sub Formulrio.
3.
Rtulo: serve para inserir qualquer texto em Formulrios e Relatrios.
4.
Caixa de Texto: serve para exibir, inserir e editar dados de uma tabela ou exibir
resultado de um clculo.
5.
Grupo de Opo: utilizado junto com as caixas de seleo, botes de opo ou

botes alternar para exibir um conjunto de valores alternativos.
6.
Boto Alternar: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No.
7.
Boto de Opo: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No, ou uma das
opes que o usurio possa armazenar no campo.
8.
Caixa de Seleo: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No.
9.
Caixa de Combinao: serve para exibir um conjunto de informaes que podem ou

no estarem inseridos em uma tabela. Para abri-la voc dever clicar na seta dropdown.
10. Caixa de Listagem: serve para exibir um conjunto de informaes que podem ou no
estarem inseridos em uma tabela. As opes j vem exibidas na caixa sem a
necessidade de abri-la.
11. Boto de Comando: serve para executar uma determinada ao escolhida pelo
programador como imprimir, localizar algum dado ou objeto.
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12. Imagem: serve para inserir uma imagem dentro do Formulrio ou Relatrio.
13. Moldura de Objeto no Acoplado: serve para inserir objetos do tipo OLE, como uma
planilha do Excel, em Formulrios e Relatrios.
14. Moldura de Objeto Acoplado: serve para mostrar objetos do tipo OLE, como um
conjunto de figuras. A cada registro visualizado o objeto alterado conforme a origem.
15. Quebra de Pgina: serve para criar uma nova tela dentro do formulrio ou uma
quebra de pgina em um relatrio impresso.
16. Controle de Guia: serve para criar um formulrio com guias ou vrias pginas.
17. Sub Formulrio / Sub Relatrio: serve para exibirmos dados de mais de uma tabela
em um Formulrio ou Relatrio.
18. Linha: serve para desenhar linhas que destacaro controles no Formulrio ou Relatrio.
Tambm pode ser utilizada para criar divises no Formulrio ou Relatrio.
19. Retngulo: serve para desenhar retngulos ou quadrados que destacaro alguns
controles no Formulrio ou Relatrio.
20. Mais Controles: onde encontraremos mais controles que podem ser acrescentados no
Formulrio ou Relatrio.
CRIANDO TTULOS
Para criar um ttulo em seu formulrio voc precisar utilizar a Caixa de Ferramentas que j
foi mostrada. O boto com o qual iremos trabalhar chama-se Rtulo. Com o boto j acionado voc deve
clicar e arrastar desenhando um retngulo dentro da rea que voc ir escrever o ttulo. Aps escrever o
ttulo pressione ENTER para confirmar e selecionar o ttulo.
Para formatar o ttulo criado basta utilizar a Barra de Formatao. Esta barra de
formatao do Access utiliza os mesmos recursos que a barra utilizada para fazer formatao em outros
aplicativos como Word e Excel.
Com o ttulo selecionado, voc deve especificar a formatao desejada. Como podemos ver
na barra acima ela composta de cones j conhecidos como: Fonte, Tamanho da Fonte, Negrito, Itlico,
Sublinhado, Alinhamentos, Cores e Efeitos especiais.
OBSERVAO:
selecionado.
A formatao pode ser feita com qualquer objeto de seu formulrio desde que este esteja
PROPRIEDADES DE OBJETOS E FORMULRIO

Todo e qualquer formulrio ou objeto nele contido possui um conjunto de propriedades que
determinam o que voc pode ou no fazer interferindo, tambm, na parte visual.
Agora iremos discutir a respeito de algumas propriedades consideradas indispensveis para a
criao e/ou edio de nosso formulrio.

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PROPRIEDADES DE OBJETOS
Para alterar propriedades de algum objeto basta clicar sobre o(s) objeto(s) selecionado(s)
com o boto direito do mouse e escolher a opo Propriedades. A caixa de Propriedades ir surgir e nela
podemos escolher o que desejamos.
As propriedades so exibidas de acordo com o campo que est sendo trabalhado, ou seja,
voc deve determinar as propriedades de acordo com o tipo de campo(Texto, Nmero, Moeda, Data/Hora).
Propriedades
Finalidade
Visvel
Propriedade do tipo Sim/No. Quando ativada o objeto no ser aculto do

formulrio.
Exibir Quando
Voc pode especificar se deseja que o objeto aparea na tela mas no seja
impresso ou vice-versa.
Ativado
Quando No, faz com que o objeto no receba mais foco deixando o mesmo
completamente desativado.
Bloqueado
Quando Sim faz com que o contedo do objeto no possa ser alterado.
Normalmente esta propriedade combinada com a propriedade Ativado.
Quando se coloca Ativado=No perde-se a razo de colocar
Bloqueado=Sim
AutoTabular
Quando voc cria uma mscara de entrada sinal de que voc est
delimitando os espaos de digitao do usurio. AutoTabular=Sim faz com
que o cursor j v para o prximo campo assim que a mascara de entrada
esteja completamente preenchida sem a necessidade do usurio teclar algo.
Parada de Tabulao
Texto
das
controles
dicas
Permite ou no ao cursor parar naquele campo ao tabular(TAB ou ENTER).

sobre a mensagem que aparece para o usurio quando este parar com o
ponteiro do mouse por certo tempo sobre o objeto. Da mesma forma como
acontece com os cones padres de cada programa.
PROPRIEDADES DE FORMULRIOS
Para alterar propriedades de formulrio basta, dentro da estrutura, clicar com o boto direito
do mouse na parte cinza escura do formulrio e escolher a opo Propriedades. A caixa de Propriedades
ir surgir e nela podemos escolher o que desejamos.

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Propriedades
Finalidade
Permitir Edies
Se No, faz com que no seja permitida alteraes nos dados do formulrio.
Permitir Excluses
Se No, faz com que no seja permitida excluses nos registros do

formulrio.
Permitir Adies
Se No, faz com que no seja permitida adies de registros no formulrio.
Entrada de Dados
Se Sim, todo vez que acessar o formulrio este j entrar em um novo

registro para a realizao de cadastro. Desde que a opo Permitir Adies
esteja marcada Sim.
Barras de Rolagem
Especifica quais e se realmente as barras de rolagem do formulrio sero

exibidas.
Seletores de Registro
Seletores de registro so os botes de seleo do registro. Caso queira voc

poder ocult-los selecionando a opo No.
Botes de Navegao
So os botes de movimentao pelos registros. Suas exibio opcional e

caso queira poder criar seus prprios botes de navegao no formulrio.
Linhas Divisrias
So as linhas que separam as sees de um formulrio.
Auto Redimensionar
Se voc deseja que o formulrio aparea na tela com o tamanho suficiente

apenas para a exibio de um registro marque Sim.
Auto Centralizar
Caso o formulrio no esteja sendo executado maximizado na tela voc

pode program-lo para centralizar automaticamente na tela habilitando esta
opo.
CRIANDO BOTES DE COMANDO

Dentro de um formulrio podemos criar Botes de Comando com aes especficas de
acordo com nossa necessidade. Podemos colocar no contedo do formulrio botes de navegao, de
excluso ou localizao de um determinado registro entre outros comandos teis que facilitariam a vida do
usurio.
A primeira etapa na criao de botes de comando o acionamento do boto

Assistentes de Controle que se encontra na Caixa de Ferramentas.
. Aps selecion-lo
A segunda etapa selecionar o boto do prprio Boto de comando
clique no local do formulrio onde deseja inserir o boto de comando que uma janela de Assistente de
Boto de comando ir se abrir na tela. Observe que do lado esquerdo da tela voc encontra vrias
categorias e do lado direito os vrios comandos por categoria. Basta ir selecionando as categorias que os
comandos iro se trocando do lado direito. Escolha o comando desejado e clique em Avanar.

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Aps Avanar voc poder optar por texto ou figura para representar seu boto de comando.
Clique no boto Avanar e d um nome para o boto. Este nome ser de grande importncia para que a
criao do cdigo feita pelo Access seja correta. Tambm, se for necessrio alguma alterao ser muito
mais fcil identificar o cdigo criado pelo Acess.
Clique no boto Concluir e o boto estar funcionando. Para criar novos botes repita a
operao quantas vezes forem necessrias.
RELATRIOS
O Relatrio considerado uma mscara de sada. O Objetivo de um relatrio representar
graficamente uma tabela ou consulta para impresso ou simplesmente apresentao.
CRIANDO RELATRIOS
Para se criar um relatrio clique no objeto Relatrios esquerda da tela. direita temos
duas opes, utilizaremos a opo Criar relatrio usando o assistente. D clique duplo sobre esta opo.
A prxima etapa na criao do relatrio a escolha dos campos existentes na tabela ou
consulta que iro fazer parte do relatrio. O processo o mesmo que na criao dos formulrios. No lado
esquerdo encontramos os campos disponveis para a utilizao. Devemos passar para o lado direito da tela
os campos que desejamos ter no relatrio. Isto pode ser feito atravs de um boto que possui uma nica
seta para a direita (voc deve escolher de campo a campo) ou pelo que possui duas setas (escolhe todos os
campos disponveis). Caso deseje retornar com algum campo j escolhido basta utilizar os botes inversos.
Aps a escolha, clique Avanar.

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A segunda etapa permite a voc criar nveis de grupo. Ser interessante criar nveis de grupo
pelo nome do autor caso eles se repitam, por exemplo um autor com vrios livros diferentes. Nveis de
grupo evitam as repeties de certos valores. Caso queira criar nveis de grupo, selecione o campo desejado
e clique na seta para a direita. Clique em Avanar.
A terceira etapa diz respeito classificao. Voc pode escolher at 4 campos para serem
classificados. Escolha os campos desejados e clique em Avanar.

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MICROSOFT ACCESS XP
Ao classificar voc pode definir alguns campos para serem resumidos. Clique no boto
Opes de Resumo ..., e campos que pode ser calculados sero mostrados e voc poder escolher como
resumir os dados.
A quarta etapa a escolha de um layout e a orientao. Layout a forma como os dados

sero exibidos na pgina. Orientao: retrato ou paisagem. Faa a sua escolha e clique em Avanar.

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A quinta etapa a escolha de um estilo. Estilo a formatao que tero os ttulos, subttulos
e campos dentro do relatrio. Faa sua escolha e clique em Avanar.
A sexta e ltima etapa consiste na digitao de um ttulo para seu relatrio. Digite o ttulo
que desejar e clique em Concluir. Pronto.
EDITANDO UM RELATRIO
Para editar um relatrio devemos ir para a estrutura do relatrio. A estrutura que o relatrio
utiliza a mesma que a do formulrio. Portanto os recursos j estudados agora se tornam teis novamente.

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Para editar um relatrio devemos ir ao Modo Estrutura. Basta clicar no boto do modo
ou no menu Exibir / Modo Estrutura.
estrutura
Para trabalhar com os objetos do relatrio o processo idntico ao do formulrio como j foi
estudado. Selecionar, mover e redimensionar objetos continuam da mesma forma. Portanto, se voc no
gostou da posio ou do tamanho de algum campo dever realizar os mesmos procedimentos de um
formulrio.
A caixa de ferramentas tambm poder ser utilizada aqui para qualquer finalidade. S no
utilizado a criao de botes de comando como foi feito no formulrio pois como o relatrio trata de
impresso, os botes, alm de no funcionarem, tambm seriam impressos.
CONSULTAS
A consulta o meio mais fcil de buscarmos informaes dentro da base de dados. Como os
clientes que compraram em um determinado ms, ou os pacientes atendidos por um mdico, qual a
quantidade em estoque dos produtos de um determinado fornecedor. Assim, temos critrios ao buscar estas
informaes.
No Access, as consultas trazem a combinao de vrios critrios, classificaes, expresses,
etc.. Estas consultas podem ser armazenadas e executadas a qualquer momento, tambm, podem ser
utilizadas como base para Formulrios, Relatrios e Consultas.
Temos quatro tipos principais de consultas: as de seleo, as de excluso, as de incluso e
as de alterao. As consultas de seleo so as mais utilizadas e as que tm uma quantidade maior de
recurso, como o prprio nome diz, estaro selecionando dados
As consultas de excluso, estaro apagando dados das tabelas que forem especificadas. As
consultas de incluso estaro inserindo dados nas tabelas especificadas e as consultas de alterao estaro
fazendo alteraes nos campos das tabelas especificadas.
CONSULTAS DE SELEO
As consultas de seleo so as padres ao se criar novas consultas no Access. Primeiro
trabalharemos com as variaes das consultas de seleo.
Ao criar uma nova consulta, deve-se decidir que tabelas/consultas e quais campos sero
utilizados bem como os critrios a serem aplicados.
Vamos criar uma consulta montando a lista de preos dos livros
1.
Na janela Banco de Dados clique no objeto Consultas e depois d um clique duplo na

opo Criar consulta no modo de estrutura. A janela Mostrar tabela ser aberta
com a lista das tabelas e consultas existentes no banco de dados.

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2.
Neste momento, devem ser informadas quais tabelas ou consultas compartilharo seu
campos com a nova consulta. Uma ou mais tabelas podem fazer parte de uma consulta
Todas as tabelas do banco de dados atual esto alistadas nessa janela. Selecione a
tabela desejada, neste caso Livros e clique no boto Adicionar. Feche a janela Mostrar
tabela. Agora a tela Consulta apresenta duas partes bsicas como mostrado a seguir.
A parte superior relaciona as tabelas utilizadas, a parte inferior da tela o local onde so
especificados os campos das tabelas adicionadas e os critrios que caracterizam os dados que sero
exibidos. A parte inferior chamada de grade QBE (Query By Example - Consulta por exemplo).
ACRESCENTANDO CAMPOS GRADE QBE

Ao criar uma consulta, deve-se informar quais campos faro parte da mesma. Para
acrescentar um campo consulta d um clique duplo sobre seu nome na lista que se encontra na parte
superior da tela de consulta ou na grade QBE, na linha campo, clique na seta e escolha o campo que deseja.
Ao dar um clique duplo sobre o nome de um campo, ele automaticamente aparece na grade QBE. Em nosso
exemplo, criaremos uma consulta que conter os campos Livro, Autor e Preo_Venda.

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Como estamos montando a lista de preos dos livros, interessante que os nomes dos livros
estejam em ordem alfabtica. Na grade QBE temos uma linha de Classificao. No campo correspondente,
no nosso caso livro, clique na seta e escolha a opo Crescente, assim teremos os livros na ordem de A-Z.
Salve a consulta clicando no boto Salvar na barra de ferramentas. Esta consulta que foi
criada se chamar Lista de Preos.
EXECUTANDO UMA CONSULTA

Para executar a consulta a partir da tela da Estrutura da Consulta clique sobre o boto
que se encontra na barra de ferramentas do Access ou v ao menu Consulta/Executar. Ao
executarmos a consulta criada com o nosso exemplo, obtivemos a Folha de Dados exibida logo a seguir.
Note que todos os ttulos j esto em ordem alfabtica. Para retornar a tela da Estrutura da
Consulta, clique no menu Exibir/Modo Estrutura (ou no boto
do Access).
Estrutura na barra de Ferramentas
Para executar as consultas j armazenadas, basta dar um clique duplo sobre ela.
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OBSERVAO:
Quando o Access no encontra nenhum registro que corresponde ao critrio de consulta ele
exibe uma folha de dados com apenas um registro vazio em sua parte superior.
ALTERANDO A ORDEM DOS CAMPOS NA CONSULTA

Algumas vezes interessante alterar a ordem com na qual os campos foram inseridos numa
consulta. Para alter-la, siga os seguintes passos:
3.
No modo de estrutura. Posicione o mouse exatamente acima do campo que se deseja

movimentar. Quando o cursor se transformar em uma seta para baixo, clique. Isso
seleciona o campo e o ponteiro do mouse volta ao normal.
4.
Arraste o campo para a nova posio e solte-o.
ALTERANDO OS CRITRIOS DE SELEO

Quando precisamos ver dados especficos de uma base de dados utilizamos os critrios, por
exemplo, os livros de um determinado autor, todos os funcionrios de um departamento, etc.. Os critrios
funcionam como um filtro das informaes.
A consulta que criamos no utilizou nenhum critrio, apenas classificao. Para acrescentar
algum critrio de seleo em uma consulta clique na linha de Critrio no campo desejado; em seguida,
entre com a expresso de critrio.
Vamos criar uma consulta que busque todos os livros da prateleira B1.
1.
Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de
estrutura.
2.
Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela.
3.
Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira e Est_Atual. Basta dar clique duplo sobre o
nome do campo.
4.
Classifique o campo Livro em ordem Crescente.
5.
Como precisamos apenas dos livros na prateleira B1, acrescentaremos um critrio no

campo Prateleira. Na linha de Critrio digite B1.

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6.
Salve a consulta como Livros Prateleira B1 e clique no boto Executar para visualizar o
resultado da consulta.
Ao executar a consulta, repare que a coluna Prateleira apresenta apenas "B1", portanto no
tem muito sentido exibi-la. Para alterar a exibio do campo, clique sobre a caixa Mostrar (o pequeno
quadrado abaixo da linha Classificao) da coluna Prateleira e a desmarque.
Est maneira de definir critrios deve ser usada apenas para opes de consulta que o
usurio no possa interagir, ou seja, consultas fixas. Mas na maioria das aplicaes os usurios que
definem o valor do critrio, por exemplo, os livros de um determinado autor. O usurio que deve informar
qual o autor ele deseja pesquisar. Assim voc ter um sistema mais interativo e fcil de ser utilizado.
Vamos criar a consulta que busca os livros do autor especificado pelo usurio.
7.
estrutura.
8.
9.
Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira e Preo_Venda. Basta dar clique duplo sobre
o nome do campo.
10. Classifique o campo Livro em ordem Crescente.

11. Como precisamos apenas dos livros do autor especificado pelo usurio, acrescentaremos
um critrio no campo Autor. Na linha de Critrio digite: [Digite o autor:]. Quando
colocamos um valor entre colchetes no critrio, estamos informando ao Access que ele
deve trabalhar com um parmetro que ser utilizado na linha do critrio. Como este
parmetro no est dentro de nenhuma tabela o Access abre um janela solicitando ao
usurio a digitao.
12. Salve a consulta como Livros por autor e clique no boto Executar para visualizar o
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13. Ser mostrada a seguinte janela:
14. Digite o nome exato de um dos autores que voc cadastrou no banco de dados (Ex.: Ea
de Queiroz) e clique em no boto OK.
15. Se desejar que o campo Autor no seja mostrado na execuo da consulta, desmarque
a opo Mostrar na coluna Autor dentro da estrutura da consulta.
Mas pense que o usurio nem sempre saber o nome completo e exato do autor, ou o
cadastro no banco de dados foi feito de forma incorreta. Ento precisaremos utilizar os chamados caracteres
curinga, que so caracteres que substituem os que o usurio no sabe. Abaixo temos uma tabela com todos
os caracteres curinga que o Access utiliza.
Caractere
Utilizao
Exemplo
Coincide com qualquer nmero de caracteres. Pode ser

utilizado como o primeiro e/ou o ltimo caractere da
seqncia de caracteres.
am* encontra amor, amarelo
Coincide com qualquer caractere alfabtico isolado.
C?or* localiza corao, coragem
[]
Coincide com qualquer caractere que esteja entre os

colchetes.
B[ao]la localiza bala e bola, mas no

bula
Coincide qualquer caractere que no esteja entre os

colchetes.
b[!ae]la localiza bola e bula, mas no

bela
Coincide com qualquer caractere de um intervalo de

caracteres. Voc deve especificar o intervalo em ordem
crescente (de A a Z, e no de Z a A).
b[a-c]la localiza bala, bbla e bcla
Coincide com um nico algarismo qualquer.
1#3 localiza 103, 113, 123
Agora vamos criar uma consulta que busca os livros pelas iniciais do autor e que tenham o
preo de venda maior que R$ 15,00.
16. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de
estrutura.
17. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela.
18. Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira, Preo_Venda. Basta dar clique duplo sobre
o nome do campo.
19. Classifique o campo Livro em ordem Crescente.

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20. Como precisamos apenas dos livros do autor especificado pelo usurio, acrescentaremos
um critrio no campo Autor. Na linha de Critrio digite: Como [Digite o autor:] & * .
Quando colocamos um valor entre colchetes no critrio, estamos informando ao Access
que ele deve trabalhar com um parmetro que ser utilizado na linha do critrio. Como
este parmetro no est dentro de nenhuma tabela o Access abre um janela solicitando
ao usurio a digitao. Nesta opo tambm utilizamos um caractere chamado de
concatenador o &. Ele une o que o usurio digitar no parmetro com o caractere curinga
*, que substitui qualquer caractere que vier depois que o usurio digitar.
21. Tambm precisamos definir um critrio para o campo Preo_Venda, na linha critrio do
campo digite >15. Aqui usamos um operador do Access, o sinal de maior (>). Logo
abaixo voc encontrar uma lista com os operadores que podem ser utilizados.
22. Salve a consulta como Livros por autor que custam acima de R$15,00 e clique no boto
Executar para visualizar o resultado da consulta.
23. Ser mostrada a seguinte janela. Digite as iniciais do nome de um dos autores que voc
cadastrou no banco de dados (Ex.: E) e clique em no boto OK.:
24. O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:
Voc poderia tambm solicitar ao usurio digitar uma parte do nome do autor e este
buscaria estas letras em qualquer posio de dentro do campo. Apenas teramos que fazer uma modificao
no critrio. O resultado da linha do critrio seria o seguinte: Como * & [Digite uma parte do nome do autor:]
& *.
OBSERVAO:
Ao digitar o critrio voc pode aumentar o tamanho da coluna para visualizar todo o
contedo digitado ou dar um zoom, basta estar com o cursor no critrio desejado e pressionar as teclas
SHIFT + F2.
At agora criamos consultas a partir de um nico critrio de pesquisa no campo, no entanto,
o Access permite a utilizao de operadores lgicos (E e OU) para a combinao de critrios, onde podemos
utilizar os operadores de comparao apresentados logo a seguir:

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Palavras Chave
Operadores
Concatenador
Como
> maior
E operador lgico
< menor
& Uni um
parmetro.
Ou operador lgico
>= maior ou igual a
Sim
<= menor ou igual a
No
<> diferente de
curinga
com
um
nulo busca campos no preenchidos

A utilizao dos operadores lgicos para a combinao de critrios, permite que se combine
critrios para selees no mesmo campo ou em campos diferentes.
Vamos criar uma consulta que mostre os livros que esto com a quantidade atual do estoque
entre os valores que o usurio digitar.
1.
estrutura.
2.
3.
Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira, Preo_Venda, Est_Atual. Basta dar clique
duplo sobre o nome do campo.
4.
Classifique o campo Est_Atual em ordem Crescente.
5.
Precisamos definir que o campo Est_Atual est entre os valores digitados pelo usurio.
Clique na linha do critrio no campo Est_Atual e digite: >= [Digite a quantidade
mnima:] E <= [Digite a quantidade mxima]. O Operador lgico E retornar algum
dado se os dois valores forem verdadeiros. Se um dos valores for falso, nenhum dado
ser retornado.
6.
Salve a consulta como Livros com estoque definido pelo usurio e clique no boto
Executar para visualizar o resultado da consulta.
7.
Ser mostrada a seguinte janela. Digite a quantidade mnima e clique em no boto OK.:
8.
Ser mostrada a seguinte janela. Digite a quantidade mxima e clique em no boto

OK.:

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9.
O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:
Desta forma voc poder utilizar o operador lgico Ou para buscar os livros que esto em
duas prateleiras diferentes da livraria. O critrio do campo Prateleira ficaria da seguinte maneira: Como
[Digite uma prateleira] OU [Digite outra prateleira]. Se um dos valores for falso ele retorna dados, se os dois
valores forem falsos, nenhum dado retornado.
CONSULTAS DE SELEO COM EXPRESSO

Estas so as consultas de clculos, ou seja, qualquer valor que voc queira encontrar usando
como base os campos de uma tabela como lucro, total do estoque por produto ou geral, etc..
Para exemplificar vamos criar uma consulta para calcular o lucro em percentual dos livros
que temos em estoque.
1.
estrutura.
2.
3.
Adicione os campos Livro, Autor, Preo_Venda, Preo_Custo. Basta dar clique duplo
sobre o nome do campo.
4.
Classifique o campo Livro em ordem Crescente.
5.
Como o Lucro no existe dentro da tabela (porque campos calculados devem estar fora
das tabelas, para melhorar a performance do banco de dados), ser necessrio criar
este campo dentro da consulta. Na primeira coluna que estiver vazia, logo aps o ltimo
campo da tabela, digite na linha campo: Lucro %: ([Preo_Venda] [Preo_Custo]) /
[Preo_Custo]. Quando fazemos referncia a um campo de tabela em uma expresso
ele deve estar entre colchetes.
6.
Salve a consulta como Lucro percentual clique no boto Executar para visualizar o

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MICROSOFT ACCESS XP
7.
Voc pode notar que o Lucro foi mostrado em decimal, em vez de percentual. Ser
necessrio formatar o campo criado na consulta. Volte estrutura da consulta, clique no
na barra de ferramentas.
boto
8.
Clique sobre o campo lucro com o boto direito do mouse, na janela que se abre,
selecione a opo Propriedades. Na linha Formato, escolha Porcentagem. E em
Casas Decimais defina 2.
9.
Salve a consulta e execute novamente.
Usando expresses voc poder criar vrios clculos e encontrar vrios resultados. Voc
pode tambm utilizar vrias funes que o Access oferece para facilitar os clculos.
CONSULTAS DE SELEO COM TOTAIS

As consultas com totais podem nos auxiliar em clculos pr-determinados como a soma do
estoque dos produtos de uma categoria, a mdia das notas de uma turma, etc.. Ao construirmos uma
consulta com totais uma nova linha ser acrescentada grade QBE, a linha Total. Nesta linha encontramos
12 funes agregadas do Access, que podero ser utilizadas em qualquer campo.
Selecione
Para localizar o
Utilize com esses tipos de dados de campo
Soma
Total dos valores em um campo.
Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao
Mdia
Mdia dos valores em um campo.
Min
Menor valor em um campo.
Texto,
Nmero,
AutoNumerao
Data/Hora,
Moeda
Max
Maior valor em um campo.
Texto,
Nmero,
AutoNumerao
Data/Hora,
Moeda

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Contar
Nmero de valores em um campo, no

contando valores Nulos (em branco).
Texto, Memorando, Nmero, Data/Hora, Moeda,

AutoNumerao, Sim/No e Objeto OLE
Desv
Desvio padro dos valores em um

campo.
Var
Varincia dos valores em um campo.
Selecione
Para
Agrupar por
Definir os grupos para os quais voc deseja efetuar os clculos. Por exemplo, para
exibir totais de vendas por autor, selecione Agrupar por para o campo Autor. O autor
ser mostrado apenas uma vez no resultado da consulta.
Expresso
Criar um campo calculado que inclua uma funo agregada em sua expresso.
Geralmente, voc cria um campo calculado quando deseja utilizar vrias funes em
uma expresso. Por exemplo, calcular a mdia do lucro por autor.
Onde
Especificar critrios para um campo que voc no esteja utilizando para definir
agrupamentos. Se voc selecionar essa opo para um campo, o Microsoft Access
ocultar o campo nos resultados da consulta desmarcando a caixa de seleo
Mostrar.
Vamos criar uma consulta que calcula a mdia do lucro em percentual, por prateleira.
1.
estrutura.
2.
3.
Adicione o campo Prateleira. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Classifique
o campo em ordem Crescente.
4.
Como o Lucro no existe dentro da tabela, ser necessrio criar este campo dentro da
consulta. Na primeira coluna que estiver vazia, logo aps o campo prateleira, digite na
linha campo: Lucro %: ([Preco_Venda] [Preco_Custo]) / [Preco_Custo].
5.
Clique sobre o campo lucro com o boto direito do mouse, na janela que se abre,
selecione a opo Propriedades. Na linha Formato, escolha Porcentagem. E em
Casas Decimais defina 2.
6.
Salve a consulta como Mdia do lucro por prateleira clique no boto Executar para
visualizar o resultado da consulta.
7.
Voc pode notar que o Lucro foi mostrado vrias vezes para a mesma prateleira. Como
preciso da mdia do lucro por prateleira, esta deve aparecer apenas uma vez. Volte
estrutura da consulta, clique no boto
8.
na barra de ferramentas.
Clique no boto
Totais na barra de ferramentas ser acrescentada a linha Total na
grade QBE, est sendo mostrada a opo Agrupar por nos dois campos. Como vimos,

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Agrupar por significa juntar todos os valores idnticos e manter uma nica linha
daquele valor.
9.
O campo Prateleira ser a opo Agrupar por. Mas, no campo Lucro preciso saber a
mdia desses valores. Selecione a opo Mdia.
10. Salve a consulta e execute-a novamente. O resultado ser parecido com o abaixo:
Voc poder acrescentar mais campos na grade QBE e calcular outros resultados, tambm
definir outras consultas usando a linha total da grade QBE.
CONSULTAS DE ATUALIZAO
Com as consultas de atualizao podemos manter em dia os dados de uma tabela uma vez
que, elas so capazes de ler seus dados e modific-los, segundo frmulas previamente definidas.
Por exemplo, voc comprou mais alguns exemplares do livro Os maias de Ea de Queiroz.
Voc precisa atualizar o estoque atual deste livro.
1.
estrutura.
2.
3.
Adicione os campos CodLivro, Est_Atual. Basta dar clique duplo sobre o nome do
campo. Porque acrescentamos o cdigo do livro em vez do seu nome? Para evitar erros
na digitao e conseqentemente nenhuma alterao ser efetuada. Ento antes de
executar a consulta voc precisa consultar o cdigo na tabela de Livros.
4.
Sabemos que ao criar a consulta ela apenas de seleo, para torn-la uma consulta de
Tipo de consulta, na barra de ferramentas e escolha
atualizao, clique no boto
a opo Consulta Atualizao. Note que a grade QBE sofreu algumas modificaes.

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5.
A linha Atualizar para foi acrescentada e algumas retiradas. Nesta linha, vamos definir
o clculo que ser efetuado para atualizar o campo. O campo CodLivro no ser
atualizado, mas o usurio dever digitar o cdigo do livro para atualizar o estoque.
Ento, na linha Critrio digite: [Digite o cdigo do livro:].
6.
No campo Est_Atual dever ser acrescentada a quantidade que o usurio digitar. Na

linha Atualizar para do campo Est_Atual digite: [Est_Atual] + [Digite a quantidade
comprada:].
7.
Salve a consulta como Compra Atualiza estoque, clique no boto Executar para
visualizar o resultado da consulta.
8.
Note que ser solicitado primeiro a quantidade comprada, mas esta ordem no lgica,
ser mais difcil para o usurio fazer a digitao. Ento, primeiro deve ser pedido o
cdigo do livro e depois a quantidade comprada. Precisaremos ento alterar a ordem
dos parmetros. Clique no boto Cancelar para interromper a execuo da consulta.
9.
Clique no menu Consulta / Parmetro. A seguinte janela ser mostrada:
10. O parmetro deve ser o mesmo usado na linha Critrio e na linha Atualizar para. Na
primeira linha digite: [Digite o cdigo do Livro:] (voc deve digitar exatamente da
mesma maneira, ou seja, usando as letras maisculas e acentuao grfica), o tipo de
dados deve ser definido como Inteiro Longo, este tipo de dados deve ser o mesmo
utilizado na estrutura da tabela.
11. O segundo parmetro deve ser digitado na segunda linha: [Digite a quantidade
comprada:], o tipo de dados ser Inteiro.

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12. Clique no boto OK e execute a consulta novamente. Digite o cdigo do livro na janela
do parmetro e depois a quantidade comprada. Ser mostrada a seguinte janela de
alerta:
13. Clique no boto Sim se tiver certeza que o produto deve realmente ser atualizado,
porque esta alterao s poder ser desfeita editando o registro na tabela. Feche a
consulta e abra a tabela para ver se a atualizao foi realmente efetuada.
Quando voc executa esta consulta pela lista de consultas, ser mostrada uma janela de
alerta informando que aquela consulta far alteraes na tabela, se desejar continuar basta clicar no boto
Sim. Qualquer tipo de atualizao pode ser feita usando este tipo de consulta.
CONSULTAS DE EXCLUSO
Este tipo de consulta tambm permite que os dados de uma tabela sejam excludos,
contudo, vale a ressalva de que os dados que tiverem sua excluso confirmada sero definitivamente
eliminados.
Por exemplo, o usurio quer excluir um determinado livro da tabela.
1.
estrutura.
2.
3.
Adicione os campos CodLivro. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo.
4.
Sabemos que ao criar a consulta ela apenas de seleo, para torn-la uma consulta de
Tipo de consulta, na barra de ferramentas e escolha a
excluso, clique no boto
opo Consulta Excluso. Note que a grade QBE sofreu algumas modificaes.

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5.
A linha Excluir foi acrescentada e apresenta duas opes Onde e De. Enquanto
estivermos excluindo dados de apenas uma tabela essas opes no alteram o
funcionamento da consulta. Se desejar excluir um grupo de registros, ser necessrio
criar critrios que definiro De qual tabela os registros sero excludos. E Onde o
campo especificado tenha o critrio especificado.
6.
Como vamos excluir apenas um registro de cada vez vamos utilizar apenas o critrio:
[Digite o cdigo do livro:].
7.
Salve a consulta como Exclui Livro, e execute-a. Ser mostrada uma janela solicitando a
confirmao da excluso. Se tiver certeza clique no boto Sim. Lembre-se que est
uma ao sem volta.
FILTROS
Os filtros so parecidos com as consultas. A nica diferena so que os filtros no podem ser
salvos. Os filtros so bastante teis, no entanto, caso o usurio utilize o mesmo filtro constantemente,
uma boa idia transform-lo em um consulta.
Os filtros podem ser usados quando for necessrio filtrar temporariamente certos registros
da tabela. A tabela passar a exibir apenas os registros filtrados sem perder os demais. A figura logo a
seguir exibe uma parte da barra de ferramentas do Access quando se est em um Formulrio, em uma
Consulta ou na folha de dados de uma tabela.
1.
Filtro por Seleo: filtra os registros pelos dados que estiverem selecionados. Basta
selecionar parte de um campo ou o campo e clicar no boto Aplicar filtro.
2.
Filtro por formulrio: exibe a folha de dados vazia com os controles de formulrio para
que voc selecione a opo do filtro.
3.
Aplicar filtro: aplica o filtro que estiver ativo.
Vamos ver este filtro funcionando dentro da tabela Livros. Abra a tabela.
4.
Com a tabela Livros em uso, clique sobre o boto Filtrar por Formulrio ou clique no
menu Registros / Filtrar /Filtrar por Formulrio. Ao acion-lo, ser mostrada a tela
abaixo.

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5.
A partir desta tela pode-se definir campo a campo as condies necessrias pesquisa.
Por exemplo, vamos listar todos os livros da prateleira A1. Para isso, clique em
Prateleira e, logo aps, no boto Aplicar Filtro.
OBSERVAO:
Para remover um filtro ou permitir que os dados originais sejam visualizados novamente,
clique no boto Remover Filtro
UM BANCO DE DADOS MAIS COMPLEXO

At agora, trabalhamos com um banco de dados que continha apenas uma tabela. Na
prtica, podemos ter mais de um banco de dados e cada um deles com mais de uma tabela.
Quando o Access trabalha com mais de uma tabela em um mesmo banco de dados, ele
permite, que os dados de duas ou mais tabelas sejam mesclados (concatenados) em uma outra tabela, ou
que, duas ou mais tabelas sejam vinculadas (atravs de relacionamentos) para atuarem como uma s.
Para desenvolvermos melhor os conhecimentos adquiridos at o momento e mais novos
recursos criaremos um banco de dados para uma clnica mdica, onde teremos vrias especialidades
mdicas, mdicos, pacientes, exames e as consultas com seus pedidos de exames.
Mas aps definirmos o objetivo do sistema ou do banco de dados essencial que seja feito
um projeto do banco de dados. Devemos nos lembrar que estamos trabalhando com um banco de dados
relacional, onde os dados armazenados nas tabelas tm as seguintes caractersticas:
Todo registro tem o mesmo nmero de campos.
Todo campo contm o mesmo tipo de dado em cada um dos registros.
Existe apenas uma entrada para cada campo.
Dois registros nunca so exatamente os mesmos.
A ordem dos registros e dos campos no importante.
Assim, ao projetar um banco de dados voc precisa determinar exatamente quais

informaes sero armazenadas e como estaro distribudas pelas tabelas. Voc precisa ter em mente que o
banco de dados deve se identificar com as necessidades do usurio, para isso ser necessrio analisar essas
necessidades de vrios pontos de vista diferentes.
Um banco de dados mal projetado pode apresentar os seguintes problemas:
O banco de dados e/ou a aplicao podem no funcionar corretamente.
Os dados podem ser inexatos.
A performance pode ser ruim.

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A flexibilidade dos dados pode ser perdida.
VANTAGENS DE PROJETAR
Projetar um banco de dados no papel, primariamente, traz as seguintes vantagens:
Economiza tempo e dinheiro.
Torna o sistema mais seguro; evita potenciais problemas com modificaes de dados.
Serve para discusses.
Ajuda a estimar custos e tamanhos.
OBJETIVOS DE UM PROJETO
Um bom projeto deve ter os seguintes objetivos:
Ir ao encontro da necessidade dos usurios.
Solucionar o problema.
Ser livre de anomalias.
Ter um confivel e estvel banco de dados.
Ser fcil de usar.
Apesar das vrias regras, o processo de projetar um banco de dados muito mais uma arte
do que uma cincia. Siga as regras sempre que possvel mas, no perca a funcionalidade que to
importante ao usurio.
PROJETANDO O BANCO DE DADOS PARA A CLNICA MDICA

Para conseguirmos identificar os problemas que podem ocorrer em um banco de dados e
quais tabelas sero necessrias, interessante fazermos um levantamento dos dados utilizados. Abaixo
temos uma tabela mostrando todos os dados necessrios para o sistema da clnica mdica. Aparentemente
uma tabela simples, mas para um bom projeto de banco de dados ela tem alguns problemas.
Paciente
Telefone
Data
Convnio
Compareceu
Paulo Matias
Mdico
Clnico
Especialidade
Maria Josefina
3333-3333
25/12/2999
15:20
Hora
No
Sim
Urina
Exame
Paulo Matias
Clnico
Maria Josefina
3333-3333
25/12/2999
15:20
No
Sim
Hemograma
Paulo Matias
Clnico
Maria Josefina
3333-3333
25/12/2999
15:20
No
Sim
Fezes
Joana Darc
Psicologia
Joo Paulo
8956-9898
31/01/2589
13:20
Sim
No
Maria Leontina
Ginecologista
Mariana Maria
7896-2525
31/08/2658
15:30
Sim
Sim
Preventivo
Maria Leontina
Ginecologista
Mariana Maria
7896-2525
31/08/2658
15:30
Sim
Sim
Triglicrides
Mrio Srgio
Pediatra
Carlos Augusto
3692-1234
02/09/2056
08:30
Sim
Sim
Sangue
Mrio Srgio
Pediatra
Carlos Augusto
3692-1234
02/09/2056
08:30
Sim
Sim
Urina
Mrio Srgio
Pediatra
Carlos Augusto
3692-1234
02/09/2056
08:30
Sim
Sim
Fezes
Mrio Srgio
Pediatra
Carlos Augusto
3692-1234
02/09/2056
08:30
Sim
Sim
Colesterol

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MICROSOFT ACCESS XP
Primeiro temos o problema da redundncia de informaes, para o mesmo mdico temos a
especialidade vrias vezes, os dados do paciente tambm esto duplicados. Imagine se cada mdico
atendesse a centenas de pacientes.
Outro problema seria se precisssemos alterar o telefone de um dos pacientes, teramos que
passar registro a registro fazendo essa alterao. Teramos a certeza que todos os registros foram
alterados?
E quando precisssemos excluir uma das consultas? Por exemplo, o do paciente Joo Paulo,
estaramos perdendo todas as informaes respeito do paciente e da mdica.
atender?
E se voc precisasse inserir um novo paciente, mas ainda no tem definido qual mdico o
Ento aps fazer esta anlise voc precisar identificar quais sero as tabelas necessrias e
faze-lo de uma forma que no ocorram conseqncias inesperadas se for necessrio alguma mudana na
estrutura do banco.
PRIMEIRO PASSO: IDENTIFICAO DAS TABELAS

Na listagem de dados fornecida anteriormente sobre a clnica, temos vrios temas como:
mdico, paciente, exame, especialidade e a consulta propriamente dita. Portanto, cada tabela deve ter
apenas um tema, assim como um pargrafo em um texto deve ter apenas um tema.
Assim precisaremos dividir a tabela anterior em cinco tabelas nicas: mdicos,
especialidades, pacientes, exames e consultas. Desta maneira, poderemos acrescentar um novo exame, sem
a necessidade de uma consulta, um novo paciente sem a necessidade de um mdico, no perder as
informaes de um paciente ao excluir uma consulta, etc..
As tabelas podem ser representadas da seguinte maneira:
Mdicos
Pacientes
Especialidades
Exames
Consultas
SEGUNDO PASSO: DETERMINAR AS RELAES

Precisamos determinar como as tabelas se relacionam. Pense nas situaes reais que
envolvem as duas tabelas. Mas atente-se s relaes principais que so as que realmente correspondem s
do mundo real.
Mas voc precisa conhecer os tipos de relaes existentes:
Relaes um para um (1-1) quando um registro da tabela X tem apenas uma linha
correspondente na tabela Y. Este relacionamento pode ser identificado num fato de nossa vida o que um
Filho pode ter apenas um Pai (biolgico).
Relaes um para vrios (1-N) quando um registro na tabela X tem vrias linhas
correspondentes na tabela Y. Este relacionamento pode ser comparado com o fato de que um Pai pode ter
vrios filhos.
Relaes vrios para vrios (N-N) quando um registro na tabela X tem vrias linhas
correspondentes na tabela Y e qualquer linha da tabela Y tem vrias linhas correspondentes na tabela X.
Esta relao pode ser observada entre empresas e fornecedores. Uma empresa tem vrios fornecedores, e o
mesmo fornecedor tem outras empresas que ele presta o mesmo servio.
Primeiro determine qual tabela se relaciona com a outra. Para o sistema da Clnica Mdica:
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Especialidades se relaciona com Mdicos, e no est relacionada com nenhuma outra tabela.
Mdicos est relacionado com Consultas. Pacientes est relacionado com Consultas. Exames est
relacionado com Consultas.
Agora que determinamos quem se relaciona com quem precisamos identificar o tipo de
relao. Um bom mtodo para nos auxiliar em tal trabalho perguntar se um registro de uma tabela pode
apontar para uma ou mais linhas em outra tabela. Depois inverter as tabelas e fazer a mesma pergunta.
Exemplo:
Uma especialidade aponta para um ou vrios mdicos?
Vrios
Um mdico pode exercer quantas especialidades?

(Na nossa clnica um mdico atende apenas em uma especialidade)
Um mdico pode fazer quantas consultas?
Uma
Vrias
Uma consulta pode ser feita por quantos mdicos?
Um
Um paciente pode fazer quantas consultas?
Vrias
Uma consulta pode ser realizada com quantos pacientes?
Um
Em uma consulta quantos exames podem ser solicitados?
Vrios
Um exame pode aparecer em quantas consultas?
Vrias
Usando um diagrama estas relaes podem ser representadas da seguinte maneira:
Pacientes
1
1
Mdicos
1
1
N
N
1
Consultas
N
1
Exames
1
1
Especialidades
TERCEIRO PASSO: RESULTADO DAS RELAES, IDENTIFICAO E

RESOLUAO DE PROBLEMAS
Depois que conseguimos identificar as relaes em todos os sentidos precisamos identificar o
resultado final dessas relaes. Basta comparar o que est chegando e o que est saindo da tabela o que for
maior permanece. O resultado ser o seguinte:

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(31) 3273-2822
Pg.:
47
MICROSOFT ACCESS XP
Pacientes
1
Mdicos
N
N
Consultas
Exames
N
1
Especialidades
Note que aconteceu uma relao vrios para vrios entre a tabela de Consultas e Exames.
Quando uma relao deste tipo acontece em um projeto de banco de dados, precisamos criar uma tabela
intermediria que receber as informaes principais das duas tabelas. Ento criaremos uma tabela
chamada ConsutasExames. Que ficar relacionada da seguinte maneira:
Pacientes
1
Mdicos
N
N
Consultas
ConsultasExames
1
N
N
1
Exames
1
Especialidades
QUARTO PASSO: IDENTIFICAO DOS CAMPOS E CHAVES PRIMRIAS

Neste ponto devemos identificar todos os campos (fatores) importantes dentro de uma
tabela. Sempre utilize os campos necessrios atualmente e os que provavelmente utilizar no futuro.
As chaves primrias so os campos nicos de uma tabela, ou os campos que no se
repetiro em hiptese alguma. O campo tambm no pode ser nulo. Normalmente, utilizamos campos
numricos para estas chaves, porque estes melhoraro a performance do banco de dados. Abaixo temos
todos os campos e chaves do nosso banco de dados.
Tabela Especialidades
Campos (fatores importantes)
Tipo de Dados
Tamanho
CodEspecialidade (chave)
AutoNumerao
Inteiro Longo
Especialidade
Texto
40
Tabela Mdicos
Tipo de Dados
Tamanho
CodMedico (chave)
AutoNumerao
Inteiro Longo
NomeMedico
Texto
60
Tabela Pacientes
Tipo de Dados
Tamanho
CodPaciente (chave)
AutoNumerao
Inteiro Longo
NomePaciente
Texto
60
Texto
16
Telefone
Tabela Exames
CodExame (chave)
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Tipo de Dados
AutoNumerao
Tamanho
Inteiro Longo
Pg.:
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MICROSOFT ACCESS XP
Exame
Texto
60
Tabela Consultas
Tipo de Dados
Tamanho
CodConsulta (chave)
AutoNumerao
Inteiro Longo
Data
Data/Hora
Data Abreviada
Hora
Data/Hora
Hora Abreviada
Convnio
Sim/No
Compareceu
Sim/No
Tabela ConsultasExames

DataEntrega
Tipo de Dados
Data/Hora
Tamanho
Data Abreviada
QUINTO PASSO: RELACIONAR OS CAMPOS NAS TABELAS

Normalmente a coluna chave de uma tabela que ser o vnculo com a outra. Em uma
relao Um-para-Um o elo deve vir do campo mais estvel da tabela, se voc estiver utilizando
autonumerao este o campo mais estvel de sua tabela.
Em uma relao Um-para-Vrios o elo deve vir da tabela Um. Ento, a chave primria desta
tabela deve ser inserida na tabela Vrios. Quando isto acontece, chamamos o campo acrescentado na tabela
vrios de chave estrangeira.
Sendo assim, os campos ficaro vinculados da seguinte maneira:
CodPaciente
CodMedico
CodEspecialidade
CodConsulta
CodPaciente
CodMedico
CodEspecialidade
CodConsulta
CodExame
CodExame
SEXTO PASSO: AVALIE O PROJETO

Avalie o projeto procurando por falhas que podem causar dados redundantes, irrecuperveis
ou instveis. Voc pode avalia-lo respondendo s seguintes questes:
6.
Cada tabela possui um tema nico?
7.
Cada tabela tem a sua chave?
8.
A tabela fcil de usar?
LTIMO PASSO: DESENVOLVA O BANCO DE DADOS

Agora sim podemos desenvolver o nosso banco de dados no Access. Crie um banco de dados
vazio, d o nome de BDClinicaMedica e crie as tabelas no modo de estrutura. Abaixo temos todos os campos
e as propriedades que voc deve usar, os campos em negrito defina como chave primria.
Tabela de Mdicos
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MICROSOFT ACCESS XP
Nome do Campo
CodMedico
Tipo de Dado
AutoNumerao
Tamanho
Formato
Inteiro Longo
NomeMedico
Texto
60
CodEspecialidade
Nmero
Inteiro Longo
Legenda
Requerido
Cdigo
>
Mdico
Sim
Especialidade
Tabela de Especialidades
Nome do Campo
Tipo de Dado
Tamanho
CodEspecialidade
AutoNumerao
Inteiro Longo
NomeEspecialidade
Texto
60
Formato
Legenda
Requerido
Cdigo
>
Especialidade
Sim
Tabela de Pacientes
Nome do Campo
CodPaciente
Tipo de Dado
AutoNumerao
Tamanho
Formato
Inteiro Longo
NomePaciente
Texto
60
Telefone
Texto
16
Legenda
Requerido
Cdigo
>
Paciente
Sim
Telefone
Sim
Tabela de Exames
Nome do Campo
Tipo de Dado
Tamanho
CodExame
AutoNumerao
Inteiro Longo
NomeExame
Texto
60
Formato
Legenda
Requerido
Cdigo
>
Exame
Sim
Tabela de Consultas
Nome do Campo
Tipo de Dado
Tamanho
Formato
Legenda
Requerido
CodConsulta
AutoNumerao
Inteiro Longo
Cdigo
CodMedico
Nmero
Inteiro Longo
Mdico
CodPaciente
Nmero
Inteiro Longo
Paciente
Sim
Data
Data/Hora
Data Abreviada
Data
Sim
Hora
Data/Hora
Hora Abreviada
Hora
Sim
Compareceu
Sim/No
Compareceu
Convenio
Sim/No
Convnio
Sim
Tabela de ConsultasExames
Nome do Campo
Tipo de Dado
Tamanho
CodConsulta
Nmero
Inteiro Longo
CodExame
Nmero
Inteiro Longo
DataEntrega
Data/Hora
Formato
Legenda
Requerido
Consulta
Exame
Data Abreviada
Data da Entrega
Depois que as tabelas esto criadas, precisamos criar os relacionamentos entre elas.
RELACIONAMENTOS
Ns j conhecemos os tipos de relacionamentos possveis entre as tabelas. Que so:
Um para Um
Um para Vrios
Vrios para Vrios
Tambm sabemos que os nicos relacionamentos possveis em um banco de dados so o

Um para Um e o Um para vrios. E ns j resolvemos este problema que aconteceu em nossas tabelas.
Para criar os relacionamentos entre as tabelas:
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MICROSOFT ACCESS XP
1.
Clique no boto Relacionamentos

na barra de ferramentas ou escolha
Relacionamentos a partir do menu Ferramentas.
2.
O Access exibe a janela Relacionamentos e a caixa de dilogo Adicionar Tabela. Se

esta caixa de dilogo no estiver aparente isto significar que j existe um
relacionamento criado. Nesse caso, clique em Relacionamentos / Mostrar Tabela na
barra de ferramentas. Veja figura abaixo :
3.
Na guia Tabelas da caixa de dilogo Adicionar Tabela, selecione todas as tabelas

(clique na primeira, pressione a tecla SHIFT e clique na ltima), e clique no boto
Adicionar. Feche a caixa de dilogo
4.
Como mencionado anteriormente precisamos levar o campo da tabela Um para a tabela

Vrios. Conforme a definio do sexto passo, precisamos arrastar o campo
codEspecialidade da tabela Especialidades at o campo codEspecialidade na tabela
Medicos.
5.
O Access exibe a caixa de dilogo Relacionamentos onde voc dever verificar os

nomes dos campos exibidos nas duas colunas para assegurar-se de que esto corretos
e, marcar a opo Impor integridade referencial (a seguir voc entender esta
opo) e clique no boto Criar.
6.
Agora arraste o campo CodMedico na tabela Medicos at o campo CodMedico na

tabela Consultas. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos
campos e marque a opo Impor Integridade referencial.
7.
Agora arraste o campo CodPaciente na tabela Pacientes at o campo CodPaciente

na tabela Consultas. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos
campos e marque a opo Impor Integridade referencial.
8.
Agora arraste o campo CodExame na tabela Exames at o campo CodExame na

tabela ConsultasExames. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes
dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial.
9.
Agora arraste o campo CodConsulta na tabela Consultas at o campo Codconsulta

na tabela ConsultasExames. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os
nomes dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial. A aparncia da
janela de Relacionamentos ser como a figura a seguir:

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Pg.:
51
MICROSOFT ACCESS XP
10. Quando terminar, feche a janela Relacionamentos. O Access pergunta se voc deseja
salvar o layout do Relacionamento. Clique no boto Sim.
IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL

recomendvel que ao criar o relacionamento, voc marque um X na opo Impor
Integridade Referencial, que significa impor as regras para validao dos dados digitados. Por exemplo,
se o usurio tentar cadastrar um mdico com uma especialidade que no existir na tabela de Especialidades,
o Access impedir que o cadastro acontea mantendo seus dados coerentes. Ao impor a integridade
referencial voc encontra duas as opes: Propagar atualizao dos campos relacionados e Excluso
dos registros relacionados. Assim, se alterar um campo relacionado ou excluir um registro relacionado, o
Access evitar manter dados desatualizados. Voc pode selecionar esta opo apenas se:
O campo equivalente da tabela principal for uma chave primria ou possuir um ndice
nico.
Os campos relacionados possurem o mesmo tipo de dado. Se a chave primria for um

contador, ela dever estar relacionada com uma chave estrangeira que seja do tipo
nmero inteiro longo.
Ambas as tabelas estiverem armazenadas no mesmo banco de dados do Access.
EDITANDO OU EXCLUINDO UM RELACIONAMENTO

1.
Clique no boto Relacionamentos

na barra de ferramentas ou escolha
Relacionamentos a partir do menu Ferramentas.
2.
D um clique duplo na linha que conecta as duas tabelas. A

Relacionamentos ser aberta, faa as alteraes e clique no boto OK.

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janela
Pg.:
52
de
MICROSOFT ACCESS XP
3.
Para excluir um relacionamento, clique na linha que conecta as duas tabelas e pressione
a tecla DEL. Em seguida confirme a excluso. Quando fechar a janela Relacionamentos,
o Access o avisar sobre o salvamento a ser feito.
OBSERVAES GERAIS SOBRE RELACIONAMENTOS
Voc pode criar relacionamentos utilizando consultas, bem como tabelas. A integridade
referencial no imposta em consultas.
Os campos que voc utiliza para relacionar duas tabelas no tm de ter os mesmos
nomes, porm devem ser do mesmo tipo (com uma exceo) e conter o mesmo
tipo de informaes. Alm disso, quando os campos correspondentes forem campos
numricos,
eles
devero
possuir
a
mesma
definio
da
propriedade
TamanhoDoCampo. A nica exceo na combinao de tipos de dados que voc pode
combinar um campo AutoNumerao com um campo Nmero cuja propriedade
TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro Longo.
Em um relacionamento onde a integridade referencial imposta, no se pode excluir a

tabela ou seus campos relacionados at que o relacionamento seja excludo.
Em um relacionamento onde a integridade referencial imposta, no se pode inserir

um valor no campo, que chave estrangeira numa tabela relacionada, que no tenha
correspondncia com a chave primria de outra tabela envolvida no relacionamento.
VINCULANDO/IMPORTANDO
programas:
O Access permite a importao ou o acesso base de dados (via driver ODBC) dos seguintes
Fonte de Dados
Verso ou formato com suporte
Banco de dados do Microsoft Access
2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000
Projeto do Microsoft Access
9.0/2000
dBASE
III, III+, IV e 5
7 (A vinculao (leitura/gravao) exige o Borland Database Engine
4.x ou superior )
Paradox, Paradox for Windows
3.x, 4.x e 5.0

8.0 (A vinculao (leitura/gravao) exige o Borland Database
Engine 4.x ou superior )
Planilhas Microsoft Excel
3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97
Planilhas Lotus 1-2-3 (vnculo

somente para leitura)
.wks, .wk1, .wk3 e .wk4
Microsoft Exchange
Todas as verses
Arquivos de texto delimitados
Todos os conjuntos de caracteres
Arquivos de texto de largura fixa
HTML
1.0 (se lista)

2.0, 3.x (se tabela ou lista)

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MICROSOFT ACCESS XP
Tabelas SQL, Microsoft Visual FoxPro e
Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 e 6.x (importao somente)
dados de outros programas e bancos
de dados que oferecem suporte ao
protocolo ODBC
COMO ESCOLHER ENTRE IMPORTAR OU VINCULAR UMA

TABELA?
O Access trabalha melhor (de maneira mais rpida) com tabelas em seu formato do que com
as tabelas nos formatos dos outros programas de banco de dados, portanto, se voc no mais for usar os
dados no programa original, importe-os para o formato do Access. No caso de voc ainda precisar usar os
dados nos programas originais, o ideal apenas acessar estes dados (tabelas) a partir do Access, ou seja,
dever vincul-los.
Importante: Tudo o que podemos fazer com as tabelas do Access podemos fazer com as
tabelas que o Access acessa.
Atravs destes recursos ser possvel que o Access compartilhe dados com outros programas
de Banco de dados ou, at mesmo, converta e atualize para seu formato prprio de utilizao, os dados
originrios de tabelas antigas, como o caso das tabelas do tipo XBASE. Isto tudo muito importante
quando se deseja implantar um sistema elaborado em Access que utilize no todo ou parte o contedo de
alguma tabela antiga.
IMPORTAO
Na importao o contedo e a estrutura de toda a tabela copiada para o formato Access
mantendo intacta a tabela original.
Para importar tais arquivos, primeiro, abra o banco de dados do Access que deseja utilizar
para o processo. Aps isso, siga os procedimentos abaixo:
1.
Clique no menu Arquivo / Obter dados externos / Importar.
2.
Na caixa de dilogo que surgir, defina a origem do banco de dados a ser importado
atravs do pop-up Arquivos do Tipo. Isto far com que o Access somente liste os banco
de dados prprios da origem definida.

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Pg.:
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MICROSOFT ACCESS XP
3.
Abra a pasta onde o banco de dados se localiza, clique no arquivo desejado e depois
sobre o boto Importar.
4.
Ser aberta uma janela mostrando o que pode ser importado do banco selecionado. A
seguir visualizamos uma janela de importao de um outro banco de dados Access.
5.
Selecione os objetos que sero importados e clique no boto OK.

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MICROSOFT ACCESS XP
VINCULAO
Voc poder utilizar este recurso sempre que necessitar compartilhar os dados e a estrutura
de uma tabela ou consulta criada em outro banco de dados. A ressalva a este recurso, que diferente do de
importao de tabelas, reside no fato de que atualizaes dos dados da tabela ou consulta vinculada
refletiro tanto no banco de dados novo quanto, naquele do qual ela se origina.
Este recurso deve ser utilizado quando voc precisar manter os dados em um servidor e os
formulrios, consultas, e etc. forem livres para cada usurio. Tambm quando voc precisar que outros
sistemas ou linguagens de programao acessem apenas a base de dados.
No caso do sistema da Clnica Mdica, este procedimento ser utilizado.
Abra o banco de dados do Access que deseja utilizar para o processo, no nosso caso um
banco de dados vazio receber as tabelas do BDClinicaMedica. Aps criar o banco de dados vazio (d o
nome de SisClinicaMedica), siga os procedimentos abaixo:
1.
Clique no menu Arquivo / Obter Dados Externos / Vincular Tabelas.
2.
Na caixa de dilogo seguinte, clique sobre o nome do arquivo de banco de dados que
contm as tabelas que se deseja vincular. Vamos selecionar o banco BdClinicaMedica.
3.
Ser mostrada a janela com os objetos do banco de dados, selecione os de seu

interesse e clique no boto OK. No nosso SisClinicaMedica precisaremos de todas as
tabelas, ento selecione-as na lista.
Observe que o cone mostrado nas tabelas vinculadas diferente de uma tabela que est
dentro do banco.

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MICROSOFT ACCESS XP
OBSERVAES A RESPEITO DE IMPORTAO E VINCULAO

Aps importar ou vincular um arquivo .DBF, voc pode definir propriedades dos campos para
a tabela. Se voc importa um arquivo .DBF, pode tambm querer definir uma chave primria para a tabela.
Se voc vincular um arquivo .DBF e associar um arquivo de ndice (.IDX, .CDX, .NDX, ou
.MDX), o Microsoft Access necessita do arquivo de ndice em ordem para abrir a tabela vinculada. Se voc
excluir ou mover os arquivos de ndice FoxPro ou dBASE ou o arquivo de informao (.INF) que o Microsoft
Access cria, no ser mais capaz de abrir a tabela vinculada.
Quando voc utiliza o Microsoft Access para atualizar os dados em seu arquivo .DBF, ele
atualiza os arquivos ndice para refletir suas mudanas. Se voc utilizar o FoxPro ou dBASE para atualizar os
dados, precisar atualizar os ndices associados dentro do FoxPro ou dBASE tambm. O Microsoft Access no
pode utilizar uma tabela vinculada se os ndices que voc especificou no estiverem atualizados.
O arquivo importado ou vinculado agora aparece na janela Banco de Dados ao clicar sobre
o boto Tabelas. Quando o Access importa dados de uma tabela formato dBase ele tem de converter as
colunas dos tipos que o dBase possui para os tipos que o Access utiliza. A tabela abaixo mostra a converso
de tipos efetuada pelo Access quando ele importa uma tabela dBase.
Formato dBase
Formato Access
Character
Texto

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Numeric, Float
Numrico
Lgical
Sim/No
Date
Data/Hora
Memo
Memorando
Pg.:
57
MICROSOFT ACCESS XP
CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA
Primeiro precisamos criar os formulrios para a entrada de dados no sistema. Utilizaremos o
mesmo procedimento visto anteriormente para criarmos os formulrios para as tabelas: Mdicos,
Especialidades, Exames e Pacientes. Crie cada um dos formulrios com os respectivos nomes: Cadastro de
Mdicos, Cadastro de especialidades, Cadastro de Exames e Cadastro de Pacientes. A aparncia dos
formulrios deve ser a seguinte:
Note que temos botes para navegar entre os registros e botes que criam e apagam
registro existente e tambm um boto para fechar o formulrio. Utilize o Assistentes de controles junto
com o Boto de comando para criar este botes. As categorias e as aes esto alistadas a seguir:
Boto
Categoria
Ao
Navegao de Registro
Ir para primeiro registro
Navegao de Registro
Ir para registro anterior
Navegao de Registro
Ir para prximo registro
Navegao de Registro
Ir para ltimo registro
Operaes de Registro
Adicionar novo registro
Operaes de Registro
Excluir registro
Operaes de Formulrio
Fechar formulrio
Tambm altere as seguintes propriedades do formulrio:

Propriedades
Valor
Barras de Rolagem
Nenhuma
Seletores de Registro
No
Botes de Navegao
No
Linhas Divisrias
No
Botes Min Max
Nenhum
O mesmo deve ser feito para todos os outros formulrios. Depois de criar cada um dos
formulrios acrescente os dados para que voc possa fazer os testes.

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MICROSOFT ACCESS XP
Observe que na especialidade est sendo visualizado o nome da especialidade. Quando voc
criar o formulrio o que ser visualizado um campo de texto onde o usurio precisaria digitar o cdigo da
especialidade. Ser muito mais fcil para o usurio visualizar todas as especialidades cadastradas e
selecionar uma delas.
CRIANDO A CAIXA DE COMBINAO

Entre na estrutura do formulrio, selecione a caixa de texto CodEspecialidade e apague
pressionando a tecla DEL. Na caixa de ferramentas verifique se o boto
acionado. Depois clique no boto
NomeMedico. O assistente ser aberto.

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Assistentes de Controle est
Caixa de Combinao e clique logo abaixo da caixa de texto
Pg.:
59
MICROSOFT ACCESS XP
Selecione a primeira opo. Assim a caixa de combinao mostrar os dados cadastrados na

tabela de Especialidades. Clique no boto Avanar.
Selecione a tabela Especialidades e clique no boto Avanar.

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60
MICROSOFT ACCESS XP
Ser mostrada a lista com todos os campos disponveis na tabela. O usurio s precisa
visualizar a Especialidade, selecione o campo e clique na seta nica para a direita.
Voc agora visualizar o resultado da lista, se o tamanho da coluna estiver pequeno para a
visualizao do contedo do campo, redimensione a coluna e clique no boto Avanar.

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MICROSOFT ACCESS XP
Apesar de estarmos visualizando a especialidade o relacionamento da tabela Especialidades

com a tabela Mdicos feita atravs do campo CodEspecialidade ento precisamos armazenar o
CodEspecialidade da tabela Especialidades na tabela Mdicos. Nesta etapa selecione a opo Armazenar o
valor neste campo e selecione o campo CodEspecialidade.
Nesta etapa voc precisa definir o rtulo da caixa de combinao. Este ser Especialidade.
Clique no boto Concluir. A caixa ser criada.
IMPORTANTE:
Caso seja necessrio conhecer os detalhes da criao da caixa de Combinao, clique com o
boto direito do mouse sobre ela, selecione Propriedades e observe os dados de cada uma das linhas da
Caixa de Propriedades semelhante apresentada a seguir:

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MICROSOFT ACCESS XP
Algumas das propriedades esto descritas na tabela abaixo:

Origem do controle
Define o campo para o qual deseja criar a caixa de combinao.
Tipo de origem da linha
Define de onde os dados esto sendo buscados.
Origem da linha
Indica o nome da tabela ou da consulta que ir prover os dados.
Nmero de colunas
Indica o nmero de colunas que devem ser extradas da tabela ou da

consulta definida em origem da linha para que o Access disponha da
chave primria (ou do campo relacionado) e do campo onde esto os
dados que iro compor a caixa de combinao.
Largura das colunas
Determina o espao relativo a cada um dos campos extrados em

nmero de Colunas. A largura dada em centmetros.
Coluna Acoplada
Define em qual coluna extrada em Nmero de Colunas se encontra a

chave primria ou o campo relacionado.
Limitar a uma lista
No permite que um valor diferente do alistado seja acrescentado no

campo.
FORMULRIO ACESSANDO DUAS TABELAS

No formulrio de consultas precisamos marcar a consulta e ter acesso tambm aos exames
que sero marcados na consulta. Porque o prprio mdico j cadastrar estes exames enquanto faz a
consulta. Para que isso seja possvel utilizaremos um formulrio com sub-formulrio. O processo de criao
ser o mesmo de um formulrio simples, o que voc dever fazer selecionar a tabela principal para
comear a criao do formulrio, neste caso a tabela de consultas.
Na segunda etapa quando for selecionar os campos, selecione os da tabela consulta e
marque a outra tabela, no nosso caso ConsultasExames, e selecione os campos. A figura a seguir ilustra
isso.

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MICROSOFT ACCESS XP
Depois clique no boto Avanar. O Access solicita qual a ordem de exibio dos dados e se
ser exibido com subformulrio ou um formulrio vinculado que deve ser acionado por um boto.
Normalmente o usurio prefere que todas as informaes necessrias estejam em uma mesma tela.
Clique no boto Avanar. Escolha o layout Tabela para o subformulrio, avance. Escolha o
estilo, que deve ser o mesmo usado at o momento para manter o padro; avance. D o nome Cadastro de
Consultas para o formulrio e ConsultasExames Subformulrio para o subformulrio e conclua.
Voc dever entrar na estrutura do formulrio e fazer todas as alteraes na propriedade do
formulrio, criar os botes e criar as caixas de combinao para visualizar o nome do mdico e armazenar
no campo CodMedico. Tambm deve criar uma caixa de combinao para mostrar o nome do paciente e
armazenar no campo CodPaciente. Salve o formulrio.

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MICROSOFT ACCESS XP
Entre na estrutura do subformulrio e apague o campo CodExame e acrescente uma caixa de
combinao que mostre os nomes dos exames e armazene no campo CodExame. Salve o formulrio e abra
o formulrio Cadastro de Consultas, a aparncia deve ser a seguinte:
Cadastre algumas consultas com exames, outras sem exames, outros convnio, e etc..
CONSULTAS COM MAIS DE UMA TABELA

Vamos criar uma consulta que mostre classificado por mdico, os pacientes, a data e o
horrio da consulta, se de convnio e quais os exames solicitados.
Crie uma nova consulta, na janela Mostrar tabela selecione as tabelas Mdicos, Pacientes,
Consultas, ConsultasExames, Exames. Acrescente os campos: NomeMedico, NomePaciente, Data, Hora,
Convnio, Exame e DataEntrega; na grade QBE e classifique pelo NomeMedico e Data. A grade ficar como
a figura seguinte:
Salve a consulta como Consultas Cadastradas e execute para ver o resultado.

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MICROSOFT ACCESS XP
RELATRIO DE ETIQUETAS
Como para cada paciente temos um envelope onde armazenado todos as informaes
coletadas pelo mdico. Criaremos um relatrio que gerar a etiqueta do paciente cadastrado. Na etiqueta
constar o nome e o telefone do paciente.
Crie um novo relatrio clicando no boto Novo na janela de banco de dados. Na janela Novo
relatrio selecione a opo Assistente de etiqueta e a tabela Pacientes.
Clique no boto OK. Voc agora precisar escolher o modelo da etiqueta que voc utilizar.
Se nenhum dos modelos existentes o ajudar clique no boto Personalizar e crie uma nova etiqueta com as
dimenses, nmero de colunas e linha e papel. Para o nosso exemplo, selecione o fabricante Avery e o
modelo L7160 e clique no boto Avanar.
Na prxima etapa voc pode escolher a fonte de letra, tamanho do corpo, espessura, cor,
sublinhado e itlico. Clique agora sobre o boto Avanar.

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66
MICROSOFT ACCESS XP
Na prxima caixa de dilogo, dever ser construda sua etiqueta. Nesta tela devemos indicar
quais campos devero ser includos na etiqueta e em que ordem devero aparecer. Alm do campo, voc
ainda pode acrescentar qualquer linha de texto. Para isto basta clicar na linha desejada na caixa Prottipo
da Etiqueta e digitar. Para trocar de linha pressione a tecla ENTER. A nossa etiqueta ficar como a figura a
seguir mostra:
OBSERVAO:
Qualquer tipo de etiqueta pode ser construdo nesta tela, sendo que, maiores
aprimoramentos estticos e o acrscimo de qualquer tipo de operao matemtica, dever ser feito mais
adiante, quando a etiqueta estiver pronta, atravs do comando Exibir / Modo Estrutura. Lembre-se ainda
que, para qualquer alterao que deseje fazer enquanto na tela de construo de etiqueta, basta clicar na
linha para que ela possa ser alterada.
A seguir voc pode definir uma ordem para a classificao dos dados mostrados nas
etiquetas. Podem ser escolhidos vrios campos, clique em Avanar.
Nesta ltima tela voc dever dar um ttulo ao seu relatrio de etiquetas e clicar no boto
Concluir. Salve as etiquetas com o nome de Etiquetas pacientes.
MACROS
Macros podem ser entendidas como um conjunto de aes, que automatizam alguma tarefa
do usurio. As macros no Access so muito poderosas e podem ser consideradas uma mini linguagem de
programao.
Em nosso banco de dados Clnica Mdica, usaremos as macros para automatizar a abertura
das nossas telas de cadastro e dos nossos relatrios, em seguida atribuiremos estas macros a botes de
comando, criando um tela principal e um menu para otimizar o trabalho com o banco de dados.
Vamos criar uma macro para abrir os formulrios, o relatrio e a consulta. Os passos para a
criao de macros so dados a seguir:
1.
Selecione o objeto Macros. Clique a seguir no boto

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2.
aberta a janela de construo de macro. Atravs dela definimos as aes que iro
compor a macro. Cada ao possui argumentos (como por exemplo, qual formulrio ela
ir executar) e, opcionalmente, um comentrio (para efeito de documentao). O
pequeno boto direita na coluna Ao exibe uma lista com todas as aes disponveis.
3.
Clique no boto na coluna Ao e selecione a ao Abrir Formulrio. A janela agora

deve estar parecida com a apresentada logo abaixo. Observe que o Access apresenta
pequenas instrues sobre a ao escolhida no canto direito inferior da janela.
4.
Clique sobre a propriedade Nome do Formulrio, ser exibida uma lista com o nome
de todos os formulrios do banco de dados SisClinicaMedica; selecione o formulrio
Cadastro de Mdicos.
5.
Na propriedade Exibir determinamos a forma como o formulrio dever ser

apresentado (modo de formulrio, de estrutura, de visualizar impresso ou de folha de
dados). Escolha o modo Formulrio.
6.
Mas precisaremos dessa ao vrias vezes. Ento cada linha da macro pode ter um
nome, para facilitar a criao de botes que acessem esta macro. Clique no boto
Nomes de macro, ser acrescentada uma nova coluna, antes da ao onde voc ir
digitar Medico.

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7.
Na prxima linha digite o nome Paciente, escolha a ao AbrirFormulrio e na

propriedade Nome do formulrio selecione o formulrio Cadastro de Pacientes. Repita
este passo para os formulrios: Cadastro de Exames, Cadastro de Especialidades e
Cadastro de Consultas. A tela da macro ficar parecida com a seguir.
8.
Para salvar a macro clique no menu Arquivo/Salvar ou clique sobre o boto Salvar
na barra de ferramentas e, em seguida digite o nome da macro que, no nosso caso,
ser McrFormulrios.

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9.
Feche a janela Criar Macros. Crie uma nova macro para abrir o relatrio de etiquetas
no modo de visualizar impresso, salve como McrRelatrio. Crie uma outra macro para
abrir a consulta criada no modo folha de dados s para leitura, salve como
Mcrconsultas.
Para executar uma macro, clique sobre seu nome na janela Banco de Dados e em seguida
pressione o boto Executar ou clique duplo sobre o seu nome. Teste a execuo das macros criadas.
VINCULANDO MACROS A BOTES DE COMANDO

Para que estas macros funcionem por um formulrio, ser necessrio vincula-las aos botes
de comando. Para isso criaremos o formulrio principal do nosso sistema que receber os botes que
chamaro as macros criadas.
Crie um formulrio no modo de estrutura, no use assistente, porque este formulrio no
est vinculado a nenhuma tabela. Acrescente um rtulo com o ttulo do sistema e os botes de comando. Ao
criar o boto, escolha a categoria Miscelnea e a ao Executar macro. Selecione a macro correspondente e
altere o texto do boto, depois renomeie o boto. O formulrio ficar com a aparncia seguinte:
Salve o formulrio como Principal. Mas seria importante que toda vez que este formulrio
fosse aberto ou recebesse o foco ele estivesse maximizado.

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VINCULANDO MACROS AOS EVENTOS DE FORMULRIO
Crie uma nova macro com a ao Maximizar, salve a macro como McrMaximizar.
Abra o formulrio Principal no modo de estrutura e abra as propriedades do formulrio. Na
guia Eventos procure o evento Ao abrir. Clique na seta e selecione a macro McrMaximizar. Faa o mesmo
no evento Ao Ativar, neste toda vez que voltarmos ao formulrio depois dele ter sido aberto, ele continuar
maximizado.
Salve o formulrio e abra para ver o resultado.
BARRA DE MENU
Como todo software o Access tem a barra de menu padro que pode ser utilizada em
qualquer sistema. Mas vamos criar uma barra de menu s com as opes que o sistema da clnica mdica
oferece. Clique com o boto direito do mouse sobre a barra de menu padro e selecione a opo
personalizar. Clique no boto Nova e d o nome de SisClinicaMedica. A barra ser acrescentada lista de
barras de ferramentas e uma pequena barra ser mostrada ao lado desta janela.

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Por padro as barras novas so barras de ferramentas no de menu, para alterar o tipo da
barra e outras propriedades clique no boto Propriedades. Altere as opes como a figura seguinte:
Clique no boto Fechar. Agora precisamos acrescentar os menus e os comandos referentes

a cada menu. Clique na guia Comandos. Selecione a categoria Novo menu, clique no comando Novo
Menu no lado direito da tela e mova para dentro da barra criada, como a figura ilustra:

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Solte o clique, o novo menu ser visualizado dentro da barra. Clique sobre ele com o boto
direito, sero apresentadas as propriedades daquele menu, altere o nome para Cadastros.
O & transforma a letra aps ele em atalho para que esta opo do menu seja acionada via
teclado. Acrescente mais dois Novo menu, na barra SisClinicaMedica e altere o nome para Relatrios e
Consultas.

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Agora vamos acrescentar as opes para cada um dos menus. No menu cadastros, sero
acrescentadas todas as macros que abrem os formulrios de cadastro. Selecione a categoria Todas as
macros, selecione a macro McrFormularios.Especialidades e arraste para dentro do menu Cadastros
(posicione o ponteiro do mouse sobre cadastros uma pequena barra vazia ser mostrada abaixo dele mova o
ponteiro para dentro dela e solte a macro arrastada).
Clique como o boto direito do mouse sobre a opo acrescentada e altere o nome para
Mdico, tambm marque a opo Somente texto. Acrescente todas outras macros para abertura de
formulrios. A barra ficar com a seguinte aparncia;
No menu Relatrios, ser acrescentada as macro que abre o relatrio de etiqueta. Selecione
a categoria Todas as macros, selecione a macro McrRelatrio e arraste para dentro do menu Relatrios. A
aparncia ser a seguinte.
Faa o mesmo no menu Consultas, movendo a macro McrConsultas. Agora v a categoria

Arquivo, selecione o comando Sair e mova para depois de Relatrios. A barra ficar da seguinte maneira:
INICIALIZAO DO SISTEMA
extremamente importante lembrarmos que o nosso projeto deve apresentar-se aos
usurios da forma mais robusta possvel. Alm de procurarmos garantir o funcionamento com o mnimo de
falhas do sistema, devemos nos lembrar de criar uma interface ou forma de apresentao que seja a mais
fcil de usar e que no permita comprometer a funcionalidade do sistema atravs de erros de operao
cometidos pelos usurios. Para isto, lembre-se de facilitar o acesso ao seu sistema e de proteg-lo
impedindo que os usurios o operem incorretamente ou acessem a recursos que voc no deseja que
estejam disponveis. O Access possui recursos para tudo isto e, o melhor de tudo, atravs de uma nica
tela. Vejamos como funciona:

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1.
Com o banco de dados que voc projetou devidamente concludo e aberto, clique em
Ferramentas/Inicializar e observe as opes da caixa de dilogo abaixo:
Ttulo do Aplicativo
Define o nome que o sistema apresentar como ttulo da janela

quando for executado.
cone do Aplicativo
Define um cone para represent-lo no Windows.
Exibir Formulrio
Formulrio que surgir quando o sistema for iniciado. Geralmente

este formulrio contm as opes principais do sistema.
Exibir Janela de Banco de

Dados
Desabilite a caixa para que a janela banco de dados no seja

carregada quando acessar ao sistema.
Exibir Barra de Status
Desabilite a caixa para ocultar a Barra de Status e obter maior

espao na tela.
Barra de Menu
Atravs desta opo voc poder acionar o Construtor de Menus e

personalizar a Barra de Menus do Access para os padres do seu
sistema ou buscar um menu j pronto.
Barra de Menu de Atalho
Nesta opo pode-se acionar o Construtor de Menus para

personalizar um menu para o boto direito.
Permitir Uso de Menus

Completos do Access
Desabilite esta opo para que o usurio no possa utilizar os

comandos da Barra de Menu do Access enquanto operando dentro
do seu sistema.
Permitir Uso de Menus de

Atalho Padro
Desabilite esta opo para que o usurio no possa utilizar o

atalho do Access clicando com o boto direito nas telas dos
formulrios.
Permitir
Barra
Ferramentas Interna e
de
Desabilite as caixas para acesse a comandos do Access atravs dos

cones do programa.
Permitir
Alteraes
Barra de Ferramentas
na
Usar teclas especiais do

Access

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Desabilite esta opo para que o usurio no tenha acesso

estrutura do seu banco de dados.
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EXPORTAO
Exportar um arquivo significa enviar os dados de uma tabela ou consulta num formato
adequado para que, no programa receptor, eles possam ser manipulados. Abaixo temos uma lista dos
formatos que o Access exporta:
Aplicativo
Verso ou formato com suporte
Banco de dados do Microsoft Access
2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000
Projeto do Microsoft Access
2000
dBASE
III, III+, IV e 5, 7 (Exige o Borland Database Engine 4.x ou superior)
Paradox, Paradox for Windows
3.x, 4.x e 5.0 e 8.0 (Exige o Borland Database Engine 4.x ou

superior)
Microsoft Excel
3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, 8.0/97 e 9.0/2000
Microsoft Word, formato Rich Text

Lotus 1-2-3
formatos wk1 e .wk3
Arquivos de texto delimitados
Arquivos de texto de largura fixa
HTML e IDC/HTX
1.0, (no caso de uma lista) 2.0, 3.x, 4.x (tabela ou lista)
Microsoft Active Server Pages

Tabelas SQL, Microsoft Visual FoxPro Visual FoxPro 3.0, 5.0 e 6.x
e programas e bancos de dados que Para obter uma lista atualizada de drivers de ODBC com suporte,
oferecem suporte ao protocolo
consulte o Microsoft Knowledge Base.
ODBC
Para exportar uma tabela ou consulta, siga os passo abaixo:
1.
Clique na tabela ou consulta desejada.
2.
Clique no menu Arquivo / Exportar.
3.
Na caixa Salvar como tipo escolha para qual formato deseja exportar.
4.
Defina um nome para o banco novo ou selecione um j existente.
5.
Clique sobre o boto Exportar.

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COMPACTANDO UM BANCO DE DADOS
Para fazer um melhor uso do seu espao em disco, voc deveria, periodicamente, compactar
seu banco de dados. Ao compactar, voc estar fazendo uma cpia do banco de dados e reordenando o
arquivo armazenado no disco, caso ele esteja fragmentado e, eliminando fisicamente (e, portanto,
definitivamente) os registros que foram excludos durante as operaes de cadastro. Alm disso, durante a
compactao o banco de dados automaticamente reparado.
1.
A partir do menu Ferramentas escolha Utilitrios de Banco de Dados / Compactar e

corrigir banco de dados.
2.
Se o banco de dados estiver fechado, na caixa de dilogo Compactar Banco de

Dados, especifique o banco de dados a ser compactado e, depois, clique sobre o OK
3.
Na caixa de dilogo Compactar Banco de Dados Em, especifique o nome, a unidade

de disco e o diretrio do banco de dados a ser compactado e, depois, clique sobre o OK.
Voc pode usar o mesmo nome que o original para o arquivo do banco de dados compactado
ou pode usar um nome diferente para criar um arquivo separado. Se usar o mesmo nome e o banco de
dados for compactado com sucesso, o Microsoft Access automaticamente substituir o arquivo original pela
verso compactada.
OBSERVAES IMPORTANTES SOBRE COMPACTAO

Para compactar um banco de dados, voc precisar ter a permisso Modificar estrutura
para todas as tabelas do banco de dados. Caso contrrio, a operao falhar.
Se um objeto do banco de dados da verso 1.x incluir uma crase (`) em seu nome voc no
ser capaz de compactar o banco de dados. Use a verso 1.x do Access para renomear o objeto e, depois,
altere as referncias em suas consultas, formulrios, relatrios, macros e no cdigo do Access Basic.
A operao para compactar falhar caso voc no tenha espao de armazenamento
suficiente em seu disco para ambas as verses, a original e a compactada, do seu banco de dados.
RECURSOS ESPECIAIS
DOCUMENTAO DO BANCO DE DADOS
A documentao de um projeto fundamental para sistematizao dos trabalhos de
atualizao. A nvel de documentao, existem, no Access dois recursos complementares que podem ser
utilizados a qualquer momento: as Propriedades e Documentador de Banco de Dados.
Atravs das Propriedades do Banco de Dados, pode-se documentar os principais aspectos do
seu projeto. As informaes que podem ser acrescentadas documentao so muitas e vo desde dados a
respeito: da ltima atualizao, do nome do autor, tamanho em bytes; at representaes do contedo do
banco de dados e informaes sobre o cliente, o digitador, a data da concluso, os principais problemas
apresentados, etc. Para ter acesso a este recurso, clique no menu Arquivo / Propriedades do banco de
dados quando o banco que deseja documentar estiver aberto. Voc poder, ainda, definir quais informaes
de carter adicional devero constar da documentao. Isto dever ser feito pela guia Personalizar.

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Atravs do Documentador de Banco de dados, por outro lado, ser possvel documentar
profundamente a estrutura de todo o seu projeto pois, o documentador poder ser personalizado de modo
que possa examinar todas as tabelas, consultas, relatrios, macros, propriedades, e objetos do banco de
dados em questo. Ao final, ser construdo um relatrio com o resultado de exame, podendo ser impresso
ou salvo quando for necessrio. No obstante, tal recurso apresenta a desvantagem ser demasiadamente
lento se o micro utilizado no puder dispor dos recursos necessrios ou se o exame envolver todos os
elementos do banco de dados. Portanto, utilize o documentador, preferencialmente, aps a concluso do
projeto. Para ter acesso a este recurso clique no menu Ferramentas / Analisar / Documentador.
CONVERSO PARA FORMATO MDE

Se o seu banco de dados contm cdigo do Visual Basic, salvar o seu banco de dados como
um arquivo MDE compilar todos os mdulos, remover todo cdigo fonte editvel e compactar o banco de
dados de destino. O seu cdigo do Visual Basic continuar a ser executado, mas no poder ser visualizado
ou editado, e o tamanho de seu banco de dados ser reduzido devido remoo do cdigo. Alm disso, a
utilizao de memria ser otimizada, melhorando o desempenho.
Salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE impede as seguintes aes:
Visualizar, modificar ou criar formulrios, relatrios ou mdulos em modo Estrutura.
Adicionar, excluir ou alterar referncias a bibliotecas de objeto ou a bancos de dados.
Alterar o cdigo utilizando as propriedades ou mtodos do Microsoft Access ou

modelos do VBA Object - um arquivo MDE no contm nenhum cdigo fonte.
Alterar o nome de projeto VBA de seu banco de dados utilizando a caixa de dilogo
Opes.
Importar ou exportar formulrios, relatrios ou mdulos. No entanto, tabelas,

consultas e macros podem ser importadas de bancos de dados no-MDE e exportadas
para eles. Qualquer tabela, consulta ou macro pode ser importada de um banco de
dados MDE para um outro banco de dados, mas no um formulrio, relatrio ou
mdulo.
OBSERVAO:
Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados original. Se voc precisar modificar
a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados salvo como um arquivo MDE, voc
precisa abrir o banco de dados original, modific-lo e, em seguida, salv-lo novamente como um arquivo
MDE. Alm disso, salvar como um banco de dados MDE um banco de dados que contm tabelas cria
complicaes no conciliamento de diferentes verses dos dados caso voc tenha que modificar
posteriormente a estrutura dos formulrios, relatrios ou mdulos. Por essa razo, gravar um banco de
dados como um arquivo MDE mais apropriado para o banco de dados front-end de um aplicativo front-end
/ back-end. Alm disso, voc no conseguir abrir, converter ou executar cdigo em um arquivo MDE do
Microsoft Access em verses futuras do Microsoft Access. A nica maneira de converter um arquivo MDE do
Microsoft Access para uma verso futura ser abrir o banco de dados original a partir do qual o arquivo MDE
foi criado, convert-lo e, em seguida, salvar o banco de dados convertido como um arquivo MDE.
Para converter um banco de dados qualquer para o formato MDE, siga os passos abaixo:
1.
Clique no menu Ferramentas / Utilitrios de banco de dados / Criar arquivo MDE.
2.
Na caixa de dilogo Salvar MDE Como, especifique o nome do arquivo MDE, e clique
no boto Criar MDE.

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CONCLUSO
Esperamos que o contedo desta apostila tenha servido de suporte para as suas aulas.
Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.
A informtica sofre mudanas bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma
biblioteca auxiliar e fique atento ao lanamento de novos aplicativos e verses.
necessrio.
A Zargon Computao estar sempre ao seu dispor para solucionar dvidas quando
Atenciosamente,
Diretoria de Treinamento
Zargon Tecnologia em Informtica

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Rua dos Otoni, 881/9 andar - Funcionrios

O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT ACCESS? .................................................................. 2

INICIANDO O MICROSOFT ACCESS..................................................................................................... 3

ENTRADA DE DADOS .......................................................................................................................... 14

Primeiro passo: Identificao das tabelas........................................................................................................ 46

CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA ..................................................................................... 58

BARRA DE MENU ................................................................................................................................. 71

RECURSOS ESPECIAIS ....................................................................................................................... 77

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

Criar uma grande variedade de tabelas independentes e bancos de dados que

Incluir e editar informaes em seus bancos de dados.

Alta flexibilidade para a alterao de tabelas j existentes.

Pesquisar e exibir informaes de vrias maneiras.

Gerar formulrios de entradas de dados sofisticados.

Gerar relatrios impressos e etiquetas de diversos tamanhos e formatos.

Efetuar automaticamente clculos sobre dados numricos no banco de dados. O

Incluir grficos, diagramas e figuras em relatrios.

O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

XP. Esse painel agrega as tarefas mais comuns do programa. Na seta

No painel visualizado anteriormente visualizamos os ltimos arquivos de banco de dados

Depois de clicar no boto Criar ser mostrada a Janela de Banco de Dados.

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

CRIANDO A PRIMEIRA TABELA

CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

Na coluna Nome do campo, digitaremos o nome do campo, ele pode conter at 64

Memorando: so parecidos com os campos de texto, mas podem conter at 65.536

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

Sim/No: para entradas onde s existem duas opes possveis (Positiva/Negativa).

Objeto OLE: esse tipo de campo usado quando se pretende acrescentar um

HyperLink: texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e

Assistente de Pesquisa: cria um campo que permite escolher um valor de uma

Clique na caixa Nome do Campo para a definio do primeiro campo, em seguida

Repita os passos de 1 a 3 at que a estrutura da sua tabela esteja igual apresentada a

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

Clique no nome do campo Prateleira e as propriedades para o campo Prateleira ficaram da

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

No nosso caso digite: Livros.

Clique sobre o boto OK.

Clique no menu Arquivo / Fechar (ou clique no boto

A tabela criada ento acrescentada janela Banco de Dados como apresentado a

ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

Selecione a tabela a partir da janela Banco de Dados.

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar

Estrutura, em seguida exibida a janela

na barra de ferramentas padro.

Adicione os seguintes campos na tabela conforme a figura abaixo:

As propriedades de campo so:

casas Pr. Custo

Pr. Custo deve ser maior Sim

casas Pr. Venda

Pr. Venda deve

casas Est. Atual

Est. Atual deve ser Sim

Est. Mnimo deve ser Sim

Est. Mximo deve ser No

Aps acrescentar todos os campos e definir suas propriedades salve a tabela. As

ELIMINANDO CAMPOS DA ESTRUTURA DE UMA TABELA

Na janela da estrutura da tabela, clique sobre o seletor de linha (o pequeno boto

Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar