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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Ocosingo, Chiapas
Agosto de 2012

Manual de Procedimientos

ndice
Contenido

Pgina/Seccin

Autorizacin..
.

Introduccin..

Organigrama General..

Abogado General.

Secretara Acadmica...........................................................................................................................
Direccin de Divisin de Carrera Administracin
Direccin de Divisin de Carrera Turismo
Direccin de Divisin de Carrera Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
Direccin de Divisin de Carrera Agroalimentaria
Departamento de Servicios Escolares
Departamento de Servicios Bibliotecarios
Departamento de Servicios Estudiantiles
Direccin de Unidad Acadmica Crucero San Javier
Direccin de Unidad Acadmica Rayn
Direccin de Unidad Acadmica Benemrito de las Amricas

Secretara de Vinculacin....................................................................................................
Direccin de Vinculacin
Departamento Investigacin y Desarrollo
Departamento de Educacin Continua
Departamento de Prcticas y Estadas
Departamento de Desempeo de Egresados

Direccin Extensin Universitaria..


Subdireccin de Difusin y Divulgacin
Departamento de Prensa y Difusin
Departamento de Servicios Mdicos
Departamento Actividades Culturales y Deportivas

Direccin de Administracin y Finanzas..............................................................................


Subdireccin de Servicios Administrativos
Departamento de Mantenimiento Institucional
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Departamento de Programacin y Presupuesto
Departamento de Contabilidad
Departamento de Personal

Direccin de Planeacin y Evaluacin....


Departamento de Informtica y Estadstica

Subdireccin de Informtica...

Manual de Procedimientos

Departamento de Sistema de Gestin de la Calidad

Glosario de Trminos..

Grupo de Trabajo....................................

13

Manual de Procedimientos

Autorizacin

Con fundamento en lo dispuesto a los artculos 30 y 34, fraccin XIII, del Decreto por el que se reforman,
adicionan y derogan diversas disposiciones del Decreto por el que se crea la Universidad Tecnolgica de la
Selva, Publicado en el Peridico Oficial No. 322, 2. Seccin, Tomo III, de fecha 17 de agosto de 2011,
Publicacin nmero 3043-A-2011-B. Se expide el presente Manual de Procedimientos de la Universidad
Tecnolgica de la Selva como instrumento administrativo de acceso gil y simplificado que describe las
actividades sustantivas desarrolladas por los rganos administrativos para la ejecucin de sus funciones.
El presente documento, entra en vigor a partir de Agosto de 2012.

Autoriza

M. en F. Juan Jos Ortega Couttolenc


Rector

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Introduccin

El presente manual tiene el propsito de exponer la informacin funcional de forma general, referente a la
organizacin que deben desarrollar los rganos que integran la Universidad Tecnolgica de la Selva as como,
guiar en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando duplicidad de esfuerzos, optimizando el
aprovechamiento de los recursos disponibles y al mismo tiempo agilizar los trmites que realice el usuario con
los servicios que proporciona.
El manual contiene informacin referente a Autorizacin, Introduccin, Organigrama General y Especfico,
Descripcin de los Procedimientos de los rganos Administrativos que conforma la Universidad Tecnolgica de
la Selva y Glosario de Trminos, para facilitar la comprensin del contenido del documento.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Organigrama General

Consejo
Directivo

Rectora
Rectora

Abogado
Abogado
General
General

Secretara de
Vinculacin

Secretara
Acadmica

4 Direcciones de
Divisiones de
carreras: TIC,
Administracin,
Agroalimentaria y
Turismo.

Contralor
Interno

3 Direcciones de
Unidades
Acadmicas:
Crucero San
Javier, Rayn y
Benemrito de
las Amricas

Direccin Extensin
Universitaria

Direccin de
Vinculacin

Subdireccin de
Difusin y
Divulgacin

Departamento
de Servicios
Escolares

Departamento
de Servicios
Bibliotecarios

Departamento
de Servicios
Estudiantiles

Direccin de
Administracin y
Finanzas

Subdireccin
De Servicios
Administrativos

Departamento
Investigacin y
Desarrollo

Departamento
de Prcticas y
Estadas

Departamento
de prensa y
Difusin

Departamento
de
Mantenimiento
Institucional

Departamento
de
Programacin
y Presupuesto

Departamento
de Educacin
Continua

Departamento
de Desempeo
de Egresados

Departamento
de Servicios
Mdicos

Departamento
de Recursos
Materiales y
Servicios
Generales

Departamento
de
Contabilidad

Departamento
de Actividades
Culturales y
Deportivas

Direccin de
Planeacin y
Evaluacin

Subdireccin de
Informtica

Departamento
de Informtica
y Estadstica

Departamento
de Sistema de
Gestin de la
Calidad

Departamento
de Personal

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Procedimientos

Manual de Procedimientos

Rectora

Abogado
General

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-001

Nombre del procedimiento: Atender juicios, actos jurdicos o procedimientos en defensa de los intereses
y derechos de la Universidad.

Propsito: Representar como apoderado legal a la Universidad, actuando ante las autoridades civiles,
penales, fiscales, agrarias, administrativas, laborales, de amparo y ante cualquier otra autoridad
competente.

Alcance: Desde la recepcin o presentacin de la demanda, queja o querella hasta la resolucin del
asunto.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Reglas:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los Estados
Unidos Mexicanos.
Ley Federal del Trabajo.
Ley Agraria.
Ley Federal del Derecho de Autor.
Ley de la Propiedad Industrial.
Cdigo de Comercio.
Constitucin Poltica del Estado de Chiapas.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.
Cdigo Civil para el Estado de Chiapas.
Cdigo Penal para el Estado de Chiapas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe la notificacin de la autoridad competente, mediante oficio


o notificacin de la demanda, queja o querella.

Analiza y realiza las acciones correspondientes para la


contestacin por escrito de la demanda, queja o querella y
archiva temporalmente notificacin e informacin recabada.

Asiste al lugar indicado en la fecha y hora para el desahogo de la


diligencia, en defensa de los intereses y patrimonio de la
Universidad.

Tramita el asunto ante la instancia correspondiente, hasta la


emisin de la sentencia o resolucin definitiva.

Determina, una vez emitida la resolucin por la estancia


correspondiente, revisa si:

Normatividad
en la materia.

aplicable

La resolucin es favorable para la Universidad?


No. Contina en la actividad No. 5a.
Si. Contina en la actividad No. 6.
5a

Elabora escrito, interponiendo el recurso legal correspondiente,


firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

Autoridad correspondiente.
Archivo.
Expediente.

El
expediente
debe
integrarse con toda la
documentacin que se
gener
durante
el
proceso del litigio.

Regresa a la actividad No. 5.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Elabora memorndum de informe de la resolucin,


firma,
fotocopia en dos tantos y anexa original de la resolucin y
distribuye de la siguiente manera:
Original:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Memorndum y expediente.
Resolucin.
Abogado General.
Archivo.

Archiva en el expediente la documentacin generada en el litigio.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-002

Nombre del procedimiento: Elaboracin o actualizacin del Reglamento Interior.

Propsito: Que los rganos administrativos que integran la Universidad, tengan delimitadas sus
atribuciones dentro del mbito de su competencia.

Alcance: Desde la elaboracin del oficio de solicitud de asesora para la elaboracin o actualizacin del
Reglamento Interior, hasta su publicacin en el Peridico Oficial del Estado y en la pgina electrnica de la
Universidad.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Polticas:
La Universidad deber contar con la estructura orgnica debidamente autorizada por la Secretara de
Hacienda.
La solicitud deber ser dirigida al titular de la Secretara de la Funcin Pblica, firmada por el Rector de la
Universidad.
Deber apegarse a la Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar Reglamentos Interiores de los Organismos
Pblicos del Poder Ejecutivo del Estado emitida por la Secretara de la Funcin Pblica.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Elabora oficio de solicitud de asesora y designacin del servidor


pblico, que fungir como enlace para la elaboracin o
actualizacin del Reglamento Interior, firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

Titular de la Secretara de la Funcin Pblica.


Rectora.
Archivo.
Minutario.

Recibe oficio por parte de la Direccin de Desarrollo Administrativo


de la Secretara de la Funcin Pblica, para que el enlace acuda a
reunin de trabajo.

Acude a reunin de trabajo en las oficinas de la Direccin de


Desarrollo Administrativo, y establece conjuntamente con el asesor
de la Direccin de Desarrollo Administrativo, los tiempos estimados
de ejecucin de las actividades de asesora y recibe programa de
trabajo.

Recaba las firmas correspondientes del programa de trabajo y


regresa de manera econmica al asesor.

Recibe oficio mediante el cual la Direccin de Desarrollo


Administrativo enva Programa de Trabajo.

Recibe asesora permanente del asesor de la Direccin de


Desarrollo Administrativo, elabora e imprime proyecto de
Reglamente Interior.

Elabora oficio mediante el cual enva proyecto de Reglamento


Interior, para su validacin, firma, fotocopia y distribuye:

Primera emisin
Agosto de 2012

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

Titular de la Secretara de la Funcin Pblica.


Rectora.
Archivo.
Minutario.

Recibe oficio de la Secretara de la Funcin Pblica, mediante el cual


comunica el envo del proyecto de Reglamento Interior al Instituto de la
Consejera jurdica y de Asistencia Legal para su revisin y en su caso
publicacin en el Peridico Oficial del Estado.

Elabora circular mediante el cual enva fotocopia del Reglamento


Interior debidamente validado, firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

10

Elabora memorndum mediante el cual solicita la publicacin del


Reglamento Interior en la pgina electrnica de la Universidad, firma,
fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

11

Titulares de los rganos Administrativos.


Rectora.
Archivo.
Minutario.

Titular del Departamento de Prensa y Difusin.


Rectora.
Archivo.
Minutario.

Archiva la documentacin generada en el Reglamento Interior.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-003

Nombre del procedimiento: Elaborar y validar contratos y convenios.

Propsito: Elaborar y validar contratos y convenios que celebra la Universidad, con otras instituciones o
terceras personas.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud, hasta la notificacin del documento elaborado y validado.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Polticas:
La documentacin soporte deber ser en original y completa.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe del rgano administrativo el memorndum de solicitud de Contrato, Acta, Minuta y


Acuerdo.
elaboracin de un modelo jurdico, anexo documentacin soporte.

Analiza la informacin soporte y elabora conjuntamente con el rgano


administrativo solicitante el proyecto del documento jurdico y
administrativo para su revisin y validacin.
Es correcta la informacin del documento?
Si. Contina en la actividad No. 3.
No. Contina en la actividad No. 2a.

2a

Realiza las correcciones al


administrativo.
Contina en la actividad No. 3.

Elabora memorndum mediante el cual enva el documento jurdico


administrativo debidamente validado, en original y medio magntico,
firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

proyecto

de

documento

jurdico

rgano Administrativo solicitante.


Rectora.
Archivo.
Minutario.

Archiva la documentacin soporte generada.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-004

Nombre del procedimiento: Tramitar marcas, patentes, registros, programas acadmicos y derechos de
autor que requiera la Universidad.

Propsito: Brindar certeza jurdica y legalidad a las marcas, patentes, registros, programas acadmicos y
derechos de autor que requiera la Universidad.

Alcance: Desde la solicitud del registro, hasta la obtencin del registro de las marcas, patentes, programas
acadmicos y derechos de autor que requiera la Universidad.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Reglas:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley General de Educacin.
Ley Federal del Derecho de Autor.
Ley de la Propiedad Industrial.
Cdigo de Comercio.
Cdigo Civil Federal.
Constitucin Poltica del Estado de Chiapas.
Ley de Educacin para el Estado de Chiapas.
Cdigo Civil para el Estado de Chiapas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe el memorndum de solicitud, por parte del rea administrativa


de la Universidad.

Solicita a travs de memorndum al rea administrativa todos los


documentos referentes al registro.

Establece contacto con la dependencia competente, a efecto de que


se obtengan todos los requisitos solicitados.

Integra los requisitos solicitados, de acuerdo al caso que amerite.

Elabora expediente con los documentos requeridos para entregarlos


a la autoridad competente.

Presenta a la autoridad competente para hacer entrega del


expediente de registro.

Recibe respuesta de la autoridad competente, a efecto de obtener el


registro correspondiente.

Enva mediante memorndum el copia del registro correspondiente al


rea administrativa que solicito el registro y el original se queda en
salvaguarda de la oficina en el expediente correspondiente para su
resguardo.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-005

Nombre del procedimiento: Atender asuntos internos estudiantiles.

Propsito: Representar a la Universidad, como autoridad ante los asuntos que se deriven de las
relaciones estudiantiles, vigilando la aplicacin de las disposiciones que las regulan.

Alcance: Desde la recepcin de la denuncia o queja, hasta la resolucin del mismo.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Reglas:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Decreto de Creacin de la Universidad Tecnolgica de la Selva.
Reglamento General de la Universidad Tecnolgica de la Selva.
Reglamento de Alumnos.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe por escrito la denuncia o queja, y su ratificacin.

Verifica que la personalidad y derechos reclamados sean atribuibles a


miembros de la comunidad Universitaria.

Elabora la diligencia de inicio de la denuncia o queja que se recibi.

Formula y recaban declaraciones y evidencias del procedimiento


marcado en la Legislacin Universitaria, encaminndose para la
emisin de la resolucin y se aplica una sancin conjuntamente con el
Rector de la Universidad.

Elabora expediente, para tener las evidencias de la denuncia o queja.

Archiva la documentacin correspondiente.

Legislacin
Universitaria.

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-006

Nombre del procedimiento: Atender asuntos relacionados con la actualizacin y rendicin de cuentas en
materia de Transparencia y Acceso a la Informacin.

Propsito: Actualiza y propone respuesta en materia de Transparencia y Acceso a la Informacin.

Alcance: Desde la solicitud, hasta su contestacin y publicacin correspondiente.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Polticas:
Coordinacin con el Enlace de Acceso a la Informacin Pblica de la Universidad, conforme a lo
sealado por la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin Pblica para el
Estado de Chiapas.
Revisar la respuesta que se otorgue cuando cualquier ciudadano, solicita informacin pblica
obligatoria que deba dar la Universidad.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe la solicitud por parte del Enlace de Acceso a la Informacin


Pblica Gubernamental de la Universidad.

Verifica si la solicitud es para actualizacin de la informacin o si es


informacin solicitada por un particular.

Legislacin Nacional
Legislacin Estatal
Legislacin
Universitaria

Si. Contina en la actividad No. 2a.


No. Regresa a la actividad No. 1.
2a

Convoca al Comit de Acceso a la Informacin de la Universidad,


para analizar la solicitud, y conforme al acuerdo tomado solicita
mediante oficio a los rganos administrativos de la Universidad, que
procedan a mandar su informacin actualizada al periodo.

2b

Recibe la informacin mediante oficio de los rganos administrativos


de la Universidad y entrega al Enlace de Acceso a la Informacin
Pblica Gubernamental de la Universidad para subir la respuesta al
portal nico de transparencia de Gobierno del Estado.

2c

Imprime acuses de recibo de la actualizacin efectuada en el


periodo.

Contina en la actividad No.3.

Turna al rea correspondiente, segn competencia, de acuerdo a la


informacin solicitada por un particular.

Enva Respuesta en los trminos y condiciones que marca la Ley de


Acceso a la Informacin.

Imprime reporte de acuse de la informacin enviada al particular.

Elabora un expediente de las evidencias de respuesta.


TERMINA PROCEDIMIENTO
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-007
Nombre del procedimiento: Realizar actas administrativas.

Propsito: Auxiliar a las reas solicitantes de la Universidad para citar a las partes involucradas y dejar
constancia de los hechos u omisiones en que haya incurrido el servidor pblico, as como de actos que es
necesario justificar.

Alcance: Desde que los rganos administrativos solicitan el apoyo del rea del Abogado General, hasta
la elaboracin del citatorio y/o acta administrativa.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Polticas:

Los rganos administrativos solicitantes realizarn la peticin por escrito, a efecto de que se proceda
a la elaboracin del citatorio y el acta correspondiente.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe de los rganos administrativos el memorndum original y


documentacin soporte, solicitando apoyo para la elaboracin del
citatorio y del acta administrativa, con la finalidad de deslindar la
responsabilidad correspondiente.

Elabora oficio citando al servidor pblico involucrado para que


acuda en la fecha y hora acordada, verifica que se recabe la firma
del titular, y se distribuya de la siguiente manera:
Original: rgano Administrativo solicitante.
1. Copia: Titular de la Entidad.
2. Copia: Archivo.
3. Copia: Minutario.

Archiva copia del oficio citatorio.

Entrevista al involucrado para que este alegue lo que a su derecho


corresponda.

Elabora el acta administrativa de acuerdo a los elementos


reunidos, dndose lectura responsable, recaba firma de los
presentes, archiva el expediente y distribuye:
Original: rgano administrativo solicitante.
1. Copia: Titular de la Entidad.
2. Copia: Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas.
3. Copia: Archivo.
4. Copia: Minutario.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-008
Nombre del procedimiento: Elaborar documentos jurdicos-administrativos.

Propsito: Salvaguardar los intereses de la Universidad, as como brindar certeza y seguridad jurdica a
los instrumentos que emiten los rganos administrativos.

Alcance: Desde la recepcin del memorndum de solicitud para la elaboracin de un modelo jurdico,
hasta el envo del mismo.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Polticas:
La documentacin soporte deber ser en original y completa.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento

No. de
activida
d

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Recibe del rgano administrativo el memorndum de solicitud de Contrato, Acta, Minuta y


Acuerdo.
elaboracin de un modelo jurdico, anexo documentacin soporte.

Analiza la informacin soporte y elabora conjuntamente con el rgano


administrativo solicitante el proyecto del documento jurdico y
administrativo para su revisin y validacin.
Es correcta la informacin del documento?
Si. Contina en la actividad No. 3.
No. Contina en la actividad No. 2a.

2a

Realiza las correcciones al


administrativo.
Contina en la actividad No. 3.

Elabora memorndum mediante el cual enva el documento jurdico


administrativo debidamente validado, en original y medio magntico,
firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

proyecto

de

documento

jurdico

rgano Administrativo solicitante.


Minutario.
Expediente.

Archiva la documentacin soporte generada.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-009
Nombre del procedimiento: Atender asuntos jurisdiccionales en materia penal, civil, laboral y
administrativa.

Propsito: Defender los intereses de la Universidad en materia laboral, civil y administrativa e incluso el
amparo.

Alcance: Desde la recepcin del documento o demanda, hasta que el asunto se encuentra totalmente
concluido.

Responsable del procedimiento: Abogado General.

Reglas:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitucin Poltica del Estado de Chiapas.
Cdigo Penal para el Estado de Chiapas.
Cdigo de Procedimientos Penales para el Estado de Chiapas.
Cdigo Civil para el Estado de Chiapas.
Cdigo de Procedimientos Civiles para el Estado de Chiapas.
Ley Federal del Trabajo.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.
Ley de Obra Pblica del Estado de Chiapas.
Ley de Obra Pblica Federal.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratacin de Servicios del Estado de
Chiapas.
Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los Estados
Unidos Mexicanos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas.
Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
activida
d

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Recepciona o elabora documento o demanda.

Analiza y realiza las acciones correspondientes para la


representacin jurdica de la Universidad, ante la instancia
correspondiente, y atiende los requerimientos de la autoridad.
Normatividad
Asiste al lugar indicado en la fecha y hora para el desahogo de la en la materia.
diligencia, para defensa de los intereses y patrimonio de la
Universidad.

Tramita el asunto ante la instancia correspondiente, hasta la emisin


de la sentencia o resolucin.

Determina, una
correspondiente.

vez

emitida

la

resolucin

por

la

aplicable

instancia

La resolucin es favorable para la Universidad?


No: Contina en la actividad No. 5a.
S: Contina en la actividad No. 6.
5a

Elabora escrito, interponiendo el recurso legal correspondiente, firma,


fotocopia y distribuye:
El
expediente
debe
Original:
Autoridad correspondiente.
integrarse con toda la
1. Copia:
Minutario.
documentacin que se
2. Copia:
Expediente.
gener
durante
el
proceso
de
litigio
Regresa a la actividad No. 5.

Elabora memorndum de informe de la resolucin, firma, fotocopia en


dos tantos y anexa original de la resolucin y distribuye de la
siguiente manera:
Original:
Memorndum y expediente.
Original:
Resolucin.
1. Copia:
rgano administrativo correspondiente.
2. Copia:
Minutario.

Archiva en el expediente la documentacin generada en el litigio.


TERMINA PROCEDIMIENTO
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-AG-010
Nombre del procedimiento: Certificacin de documentos generados en los rganos administrativos,
inherentes a su competencia.

Propsito: Proporcionar informacin verdica de documentos que obren en los archivos de la Universidad.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud, hasta la entrega de los originales y copias certificadas al
rgano administrativo solicitante.

Responsable del procedimiento: Abogado general.

Polticas:
Deber realizar el cotejo para certificacin de los documentos que obren en los archivos de la Entidad.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia
/observaciones

Actividad

Recibe del rgano administrativo solicitante, el memorndum de


solicitud de certificacin de documentos, anexo original y copia de
documentos a certificar, sella de recibido y registra.

Valida los documentos contra los originales que obran en los


archivos de la entidad.

Registra nmero de folio en cada una de las fojas y al reverso


imprime la leyenda donde hace constar, sella de cotejado y pasa a
firma del Rector.

Elabora memorndum de envo de documentos certificados y


originales, firma, fotocopia y distribuye:
Original del memorndum,
Documentos originales y
Certificados:
1. Copia:
2. Copia:

rgano Administrativo solicitante.


Archivo.
Minutario.

Archiva acuse de memorndum en expediente correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

Secretara
Acadmica

4 Direcciones de
Divisiones de
carreras: TIC,
Administracin,
Agroalimentaria y
Turismo.

Departamento
de Servicios
Escolares

3 Direcciones de
Unidades
Acadmicas:
Crucero San
Javier, Rayn y
Benemrito de las
Amricas

Departamento
de Servicios
Bibliotecarios

Departamento
de Servicios
Estudiantiles

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Nombre del documento


Procedimiento de Secretara Acadmica, Direcciones de Divisiones de Carrera
y Direcciones de Unidades Acadmicas, Para la Planeacin Acadmica
Anexos:
1. Horario General de Alumnos.
2. Carga acadmica Docente.
3. Horario de Laboratorio.
4. Carga Horaria.
5. Matriz de Competencias por Perfil Profesional.
6. Calendario de Exmenes (parciales, remediales y extraordinarios).
7. Horario de Curso de induccin.
8. Calendario de Reuniones de Acadmica.
9. Relacin de Empresas para Visitas guiadas.
10. Proyectos de Investigacin y/o docencia.
11. Control de Asistencias a Visitas Guiadas por Generacin.
12. Asignacin de Asesor y Alumno.
13. Diseo Instruccional.
14. Actividad de evaluacin.
15. Calendario de reuniones del Cuerpo Acadmico.
16. Gua para el proyecto integrador y rbrica de Evaluacin.
17. Catlogo de horas de uso por asignatura.
18. Instruccin de trabajo para Elaborar Carga Horaria Cuatrimestral y Horarios.
Procedimiento de Secretara Acadmica, Direcciones de Divisiones de Carrera
y Direcciones de Unidades Acadmicas, Para el Seguimiento Y Evaluacin Del
Proceso Enseanza Aprendizaje
Anexos:
1. Calendario de Exmenes.
2. Carga Acadmica Docente.
3. Programacin Acadmica Integral.
4. Programa de Seguimiento al Contenido Temtico.
5. Acciones Preventivas y/o Correctivas al Seguimiento de Planes y Programas
de Estudio.
6. Diseo Instruccional.
7. Gua para el proyecto integrador y rbrica de evaluacin.
8. Reporte de calificaciones.
9. Hoja de difusin de documentos.
10. Instruccin de trabajo para el formato de Programacin Acadmica Integral.

Cdigo
P-DIR-01 Rev. 14

F-DIR-02/R2
F-DIR-03/R2
F-DIR-04/R2
F-DIR-05/R6
F-DIR-06/R1
F-DIR-07/R2
F-DIR-08/R1
F-DIR-10/R1
F-DIR-11/R2
F-DIR-15/R2
F-DIR-25/R1
F-DIR-21/R3
F-DIR-39
F-DIR-40
F-DIR-42
F-DIR-43
F-DIR-44
IT-DIR-09
P-DIR-05 Rev. 10

F-DIR-07/R2
F-DIR-03/R2
F-DIR-24/R1
F-DIR-26/R2
F-DIR-30/R1
F-DIR-39
F-DIR-43
F-SES-18/R1
F-CCA-04
IT-DIR-03/R1

Manual de Procedimientos

Nombre del documento


Procedimiento de Secretara Acadmica, Direcciones de Divisiones de Carrera y
Direcciones de Unidades Acadmicas, para la Gestin Acadmica
Anexos:
1. Instruccin de trabajo para realizar el manual del facilitador.
2. Calendario de exmenes.
3. Programacin acadmica Integral.
4. Acta de Examen Remedial y/o Extraordinario educativo
5. Boleta de Calificacin Final
6. Programa de Seguimiento al contenido Temtico
7. Acciones preventivas y correctivas al seguimiento de planes y programas de
Estudio.
8. Cotizacin de servicios.
9. Catalogo de servicios.
10. Calendario de reuniones del Cuerpo Acadmico.
11. Satisfaccin del servicio educacin Continua.
12. Satisfaccin del Servicio Tecnolgico.
13. Hoja de difusin de documentos.

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Leydy Roxana Zepeda Ruiz


Secretara Acadmica

Cdigo
P-DIR-06 Rev 10
IT-DIR-08/R1
F-DIR-07/R2
F-DIR-24/R1
F-SES-15/R2
F-SES-16/R3
F-DIR-26/R2
F-DIR-30/R1
F-DIR-34/R2
F-DIR-36/R1
F-DIR-42
F-CCA-15/R1
F-CCA-16/R1
F-CCA-04

Manual de Procedimientos

Cdigo
Nombre del documento
Procedimiento del Departamento de Servicios Escolares para la
Trayectoria Educativa del Alumno
Anexos:
1. Lista de Asistencia.
2. Acta de Calificaciones Parciales.
3. Acta de Calificaciones Finales.
4. Acta de Examen Remedial y/o Extraordinario.
5. Boleta de Calificaciones Finales.
6. Solicitud de Reinscripcin.
7. Reporte de Calificaciones.
8. Los Servicios Escolares en la Trayectoria Educativa del Alumno.
Procedimiento del Departamento de Servicios Escolares para la
Titulacin

P-SES-03 Rev. 10
F-SES-09/R4
F-SES-11/R4
F-SES-12/R3
F-SES-15/R2
F-SES-16/R3
F-SES-17/R2
F-SES-18/R1
Anexo 1

P-SES-04 Rev. 10

Anexos:
1. Requisitos para el Trmite de Registro de Titulo y Expedicin Cedula
Profesional.

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Marco Antonio Mndez Alfaro


Departamento de Servicios Escolares

F-SES-10/R3

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Servicios Bibliotecarios para Atencin a


Usuarios

P-BIB-01Rev. 16

Anexos:
1. Bitcora de consultas alumnos, externos y administrativos.
2. Bitcora de control de sala audiovisual.
3. Reporte de usuarios infractores.
4. Formato de reservacin.
5. Tarjeta bibliogrfica.
6. Estadsticas de prstamo externo.
7. Bitcora laboratorio de cmputo.
8. Formato de control de sala virtual interactiva.
9. Bitcora de consultas docentes.
10. Formato de prstamo interno de acervo especial.
11. Formato prstamo externo de equipo de proyeccin.

F-BIB-02/R6
F-BIB-03/R2
F-BIB-04/R1
F-BIB-05/R1
F-BIB-07
F-BIB-09/R4
F-BIB-10/R1
F-BIB-12
F-BIB-13/R1
F-BIB-14/R1
F-BIB-15

Procedimiento del Departamento de Servicios Bibliotecarios para la Adquisicin


y clasificacin de Acervos

P-BIB-02 Rev. 05

Anexos:
1. Formato de solicitud de Adquisicin de acervo.
2 .Titulo sugeridos por personal Docente en consulta general.

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Mara Magdalena Daz lvarez


Departamento de Servicios Bibliotecarios

F-BIB-06/R2.
F-BIB-08/R2

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Servicios Estudiantiles para Tutoras


Anexos:
1. Lista de asistencia para Tutoras.
2. Horario general de Alumnos.
3. Carga acadmica Docente.
4. Reporte de Calificaciones parciales por grupo para Tutoras.
5. Programa de tutoras.

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Leydy Roxana Zepeda Ruiz


Secretara Acadmica

P-DIR-04 Rev.13
F-DIR-01
F-DIR-02/R2
F-DIR-03/R2
F-SES-06/R1
Anexo 2

Manual de Procedimientos

Secretara de
Vinculacin

Direccin de
Vinculacin

Departamento
Investigacin y
Desarrollo

Departamento
de Prcticas y
Estadas

Departamento
de Educacin
Continua

Departamento
de Desempeo
de Egresados

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Julio de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Procedimiento de Direccin de Vinculacin Para Visitas Guiadas


Anexos:
1. Solicitud de visitas guiadas.
2. Carta de presentacin.
3. Calendario de visitas guiadas.
4. Reconocimiento para Visitas Guiadas.
5. Relacin de empresas para visitas guiadas.
6. Formato nico de comisin.
7. Instructivo de llenado del formato nico de comisin.
Procedimiento de Direccin de Vinculacin para Cooperacin Nacional e
Internacional
Anexos:
N/A
Procedimiento de Direccin de Vinculacin para cuerpos colegiados
Anexos:
N/A

rgano Administrativo Responsable:

Ing. Jess Domnguez Gut


Direccin de Vinculacin

P-VIN-02/Rev.11

F-VIN-06/R4
F-VIN-07/R1
F-VIN-08/R3
F-VIN-22
F-DIR-11/R2
F-DIR-19
IT-DIR-02
P-VIN-06/ Rev.00

P-VIN-07 /Rev.00

Manual de Procedimientos

Nombre del documento


Procedimiento del Departamento de Investigacin y Desarrollo para la
Investigacin Aplicada
Anexos:
1. planeacin de actividades de proyectos de investigacin.
2. propuesta de proyecto de investigacin.
3. Instruccin de trabajo para el formato de planeacin de actividades de proyectos
de investigacin.
4. Instruccin de trabajo para proyecto de investigacin.

rgano Administrativo Responsable:

Ing. Jess Domnguez Gut


Direccin de Vinculacin

Cdigo
P-DIR-09 Rev. 09

F-DIR-09
F-DIR-32
IT-DIR-09
IT-DIR-10

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Educacin Continua para la prestacin de


servicios
Anexos:
1. Satisfaccin de Servicios de Educacin Continua.
2. Solicitud de Servicios.
3. Cotizacin de Servicios.
4. Catlogo de Servicios.
5. Carta Compromiso para la Prestacin de Servicios.
6. Deteccin de Necesidades.
7. Satisfaccin del Servicio Tecnolgico.
8. Instruccin de trabajo para realizar el manual del facilitador.

rgano Administrativo Responsable:

Ing. Jess Domnguez Gut


Direccin de Vinculacin

P-VIN-05/ Rev 04

F-CCA-15/R1
F-DIR-33/R2
F-DIR-34/R2
F-DIR-36/R1
F-VIN-18/R2
F-VIN-21/R1
F-CCA-16/R1
IT-DIR-08/R1

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Practicas y Estadas para estancias y


estadas
Anexos:
1. Reconocimiento.
2. Catlogo general de Empresas.
3. Solicitud de Estancia y Estada.
4. Solicitud a Empresa para realizar Estancia y Estada.
5. Presentacin de Estancia y Estada.
6. Evaluacin de las Empresas seleccionadas para Estada.
7. Instruccin de trabajo para el reporte final de estada.

rgano Administrativo Responsable:

Ing. Jess Domnguez Gut


Direccin de Vinculacin

P-VIN-03 Rev. 15

F-VIN-09/R4
F-VIN-10/R2
F-VIN-11/R3
F-VIN-12/R4
F-VIN-13/R3
F-VIN-14/R4
IT-DIR-04/R2

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Desempeo


seguimiento de egresados
Anexos:
1. Formato Ubicacin de Egresados.
2. Cuestionario de Seguimiento de Egresados.

de

Egresados

para

Procedimiento del Departamento de Desempeo de Egresados para Bolsa de


Trabajo
Anexos:
N/A

rgano Administrativo Responsable:

Ing. Jess Domnguez Gut


Direccin de Vinculacin

P-VIN-04 Rev. 09

F-VIN-16/R2
F-VIN-17/R3
P-VIN-08 Rev. 00

N/A

Manual de Procedimientos

Direccin
Extensin
Universitaria

Subdireccin de
Difusin y
Divulgacin

Departamento
de prensa y
Difusin

Departamento
de Servicios
Mdicos
Departamento
de Actividades
Culturales y
Deportivas

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Prensa y Difusin para la Difusin de la


Oferta educativa
Anexos:
1. Solicitud de Difusin, Promocin y Servicios.
2. Monitoreo de Difusin y Promocin.
3. Control de Prstamo de Materiales y Equipo.

P-PYD-01/Rev.01

Procedimiento del Departamento de Prensa y Difusin para resultados


institucionales
Anexos:
1. Solicitud de Difusin, Promocin y Servicios.
2. Monitoreo de Difusin y Promocin.
3. Control de Prstamo de Materiales y Equipo.

P-PYD-03/ Rev.00

Procedimiento del Departamento de Prensa y Difusin para servicios al sector


productivo
Anexos:
1. Solicitud de Difusin, Promocin y Servicios.
2. Monitoreo de Difusin y Promocin.
3. Control de Prstamo de Materiales y Equipo.

P-PYD-04 /Rev.00

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Isaas Flores Gordillo


Departamento de Prensa y Difusin

F-PyD-01/R2
F-PyD-02/R2
F-PyD-03/R3

F-PyD-01/R2
F-PyD-02/R2
F-PyD-03/R2

F-PyO-01/R2
F-PyO-02/R2
F-PyO-03/R2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DEU-SDD-DSM-001
Nombre del procedimiento: Atencin mdica general, preventiva, orientativa y de primeros auxilios a la
comunidad universitaria.

Propsito: Brindar atencin mdica general, preventiva y de primeros auxilios a la comunidad


universitaria conforme a la normatividad vigente.

Alcance: Desde la recepcin del paciente con solicitud del servicio de consulta mdica, hasta el registro
de atencin mdica, diagnstico y tratamiento en un informe de frecuencia Mensual.

Responsable del procedimiento: Departamento de Servicios Mdicos.

Polticas:
Para que el alumno reciba atencin mdica deber tramitar su Carnet de Citas Mdicas en el IMSS,
cumpliendo con los siguientes requisitos: Foto tamao infantil reciente, CURP, Comprobante de
Domicilio de Ocosingo, Credencial de Estudiante y Hoja de Seguro Social Facultativo del Estudiante,
este ltimo le ser proporcionado en el Departamento de Control Escolar.
Es obligacin del alumno traer consigo en todo momento su nmero de seguridad social, para que en
caso de alguna emergencia mdica que amerite traslado o internamiento hospitalario sea atendido a la
brevedad.
En caso de Urgencia Mdica del alumno, previa valoracin del mdico a cargo del servicio, se deber
dar aviso a Cruz Roja o Proteccin Civil para el envo de una ambulancia, notificando a la Direccin de
Carrera y al servicio de vigilancia de la Universidad; en caso de gravedad la Direccin de Carrera deber
informar a los familiares.
Alumnos que requieran justificante mdico por motivos de salud, ser revisado en el servicio mdico
universitario en horario establecido, proporcionndoles una nota mdica, para el caso que el alumno
decida acudir a su lugar de origen y se ausente por ms de 15 das deber comprobar su enfermedad con
una constancia de atencin medica donde se especifique su padecimiento (puede ser particular, Centro
de Salud o IMSS) y presentarla en su direccin acadmica correspondiente para efectos de poyo
acadmico.
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 4

Manual de Procedimientos

En el caso de alumnos que sean hospitalizados o requieran tratamiento quirrgico, el servicio mdico
Universitario no est facultado para firmar Hojas de Procedimientos Quirrgicos, Hojas de traslado o
documentos que lo responsabilicen por las intervenciones, sern los familiares o tutores legales los
responsables de tomar la decisin del tratamiento del alumno.
Aquel Trabajador (Acadmico, Administrativo, Servicios Generales), que acuda a consulta mdica de la
Universidad y requiera incapacidad mdica, ser informado que solo el seguro social est facultado para
otorgarla, por lo que deber reunir su Carnet de Citas Mdicas y credencial del IMSS que contiene su
nmero afiliacin, notificar a su Jefe de rea o directivo de su salida al hospital donde deber sacar una cita
en archivo clnico para consulta externa y obtener la incapacidad.

En caso de que el Trabajador tenga urgencia mdica y requiera traslado al IMSS pero no pueda realizarlo por
cuenta propia debido a su condicin de salud, se solicitara apoyo de ambulancia para tal efecto y mediante el
jefe directo de rea se notificar a sus familiares en caso de vivir lejos.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 4

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Recibe solicitud de servicio mdico va telefnica o el paciente acude de


manera directa.

Realiza la bsqueda del expediente clnico en archivo, en caso de ser primera


consulta el paciente es atendido y genera su expediente.

Recaba la informacin mediante interrogatorio directo y exploracin fsica


(signos vitales y datos somato mtricos) del paciente estableciendo un
diagnstico mdico presuntivo.
Informa al paciente sobre hbitos higinicos y alimenticios para prevencin de
la obesidad y enfermedades infecciosas.
El alumno requiere atencin de primeros auxilios?
Si. Contina en la actividad No. 5.
No. Contina en la actividad No. 5a.

Proporciona atencin de primeros auxilios al paciente que la requiera,


acudiendo a los edificios en caso de urgencia mdica y tras valorar la
situacin notifica al tutor, docente o direccin de carrera del traslado del
alumno al IMSS, en caso de ser trabajador notifica a su jefe inmediato.

5a

Elabora nota de atencin mdica del alumno y referencia a la unidad mdica


del IMSS nmero 32 de Ocosingo, a consulta externa en casos especficos.

Formato de Nota
mdica.

En caso de ser trabajador que acude a consulta mdica requiriendo


incapacidad se informa que deber acudir a la unidad mdica del IMSS 32 de
Ocosingo a consulta general con documentacin que lo acredita como
derechohabiente y deber notificar a su jefe inmediato para ausentarse del
trabajo.

Formato
de
Registro
de
Consulta Mdica
y/o
primeros
auxilios de la
universidad
(FDSM-01)

Registra al paciente con datos personales en hoja de atencin de consulta


diaria, junto con el diagnstico, tratamiento, hora, fecha de atencin y recaba
firma del paciente por el medicamento recibido, en formato Registro de
Consulta Mdica y/o Primeros Auxilios de la universidad.

Primera Emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 4

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/
observaciones

Actividad

Solicita a los alumnos que acuden a consulta mdica llenar una encuesta
de satisfaccin del servicio para ser evaluado por el departamento de
sistema de Gestin de la calidad quien proporciona una calificacin y
emite sus observaciones de mejora.

Elabora informe mensual del total de consultas mdicas (fecha, nombre,


edad, grupo o carrera, rea de trabajo, alergias, impresin diagnostica,
medidas preventivas, si fue trasladado o referenciado).

10

Elabora memorndum mediante el cual hace de conocimiento que se


efectu el informe estadstico de consultas mdicas, referencias y
traslados, firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

11

Legislacin
Universitaria.

Titular de la Direccin de Extensin Universitaria.


Titular de la Subdireccin de Difusin y Divulgacin.
Archivo.

Integra y archiva documentacin correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

4 de 4

Manual de Procedimientos

Formatos

Manual de Procedimientos

ANEXO 1

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE LA SELVA


ENTRONQUE TONIN KM. 0.5, CARRETERA OCOSINGO-ALTAMIRANO, OCOSINGO, CHIAPAS; MEXICO.
FORMATO DE REGISTRO DE CONSULTA MEDICA Y/O PRIMEROS AUXILIOS ( F-DSM-01)
Alumnos
Trabajadores
Servicio

Hora
No.

Fecha

de

Nombre

Entrada

Medico

Edad

Sexo

Grado

Carrera Matricula

Area

Cargo

Firma

LLENADO EXCLUSIVO SERVICIO MEDICO


Hora
Diagnostico

Tratamiento

Recibido

de
Salida

10

11

12

13

14

15

16

F-DSM-01

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato de Registro.


1. Nmero consecutivo de paciente atendido.
2. Fecha de atencin.
3. Hora de entrada al servicio mdico.
4. Nombre completo del paciente.
5. Tipo de servicio mdico (primeros auxilios, consulta).
6. Edad.
7. Sexo.
8. Grado que cursa el alumno.
9. Carrera que se encuentra cursando el alumno.
10. Matricula del alumno.
11. rea a la que pertenece el trabajador.
12. Cargo que ocupa el trabajador.
13. Firma del trabajador.
14. Diagnstico mdico.
15. Tratamiento mdico.
16. Hora de salida del paciente.

Manual de Procedimientos

ANEXO 2

Fecha:

NOTA MDICA

LA PRESENTE NOTA NO ES JUSTIFICANTE LABORAL

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato de Nota Mdica.


1. Fecha de atencin.
2. Nombre del paciente.
3. Alergias a medicamentos.
4. Impresin diagnstica.
5. Sustancia activa, nombre comercial del Medicamentos y dosis recomendada.
6. Firma y nombre del doctor.
7. Sello con nmero de cdula profesional.

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Actividades Culturales y Deportivas para


preservacin de la cultura
Anexos:
1. Solicitud de Difusin, Promocin y Servicios.
2. Monitoreo de Difusin y Promocin.
3. Control de Prstamo de Materiales y Equipo.
4. Programacin de eventos.

rgano Administrativo Responsable:

Lic. Isaas Flores Gordillo


Departamento de Prensa y Difusin

P-PyD-02 Rev. 01

F-PyD-01/R2
F-PyD-02/R2
F-PyD-03/R2
F-PyD-04/R1

Manual de Procedimientos

UTS-R-DEU-SDD-DACD-001
Nombre del procedimiento: Fomentar y difundir la cultura deportiva en la comunidad universitaria.

Propsito: Fomentar la educacin al deporte mediante la difusin de actividades deportivas y recreativas


(Culturales) que permitan a la comunidad estudiantil lograr una formacin integral a travs del desarrollo
fsico y mental.

Alcance: Desde la solicitud de creacin del programa de actividades a realizar, hasta la elaboracin y
entrega del informe de cumplimiento y resultados obtenidos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Actividades Culturales y Deportivas.

Reglas:
Para la difusin de las actividades deportivas entre la comunidad universitaria se usarn medios
impresos y electrnicos y/o los medios que el Departamento de Prensa y Difusin sugiera.
Para motivar la participacin de la comunidad universitaria en adoptar una disciplina deportiva se
debern realizar eventos de exhibicin y torneos interescolares de diferentes disciplinas deportivas.
Es responsabilidad de la comunidad universitaria mantener las instalaciones deportivas en buen estado
de conservacin en cumplimento con los lineamientos establecidos en la Normatividad Vigente.
Para que los alumnos puedan tener acceso a las disciplinas deportivas que se imparten en la
universidad debern estar inscritos al sistema educativo con credencial vigente que los acredite como
alumnos de la institucin.
Los horarios de apertura para la prctica de las disciplinas deportivas sern de acuerdo a la demanda
que presenten, cuidando no interferir con las disposiciones institucionales.
Para el prstamo de instalaciones deportivas a externos debern cumplir con los requisitos establecidos
en la normatividad vigente como es hacer buen uso de las instalaciones sin ocasionar dao al inmueble
y/o materiales deportivos, los horarios solicitados no debern interferir con las disposiciones
institucionales.

Primera emisin

Actualizacin

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Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Recibe solicitud mediante oficio del Titular de la Direccin de


Extensin Universitaria para realizar el programa de actividades
deportivas.

Solicita de manera econmica a los responsables directos de Formato F-DACD-01, para


cada disciplina deportiva realizar un programa cuatrimestral de Programa
de
actividad
actividades. (Formato F-DACD-01).
deportiva cuatrimestral.

Aprueba el programa cuatrimestral por cada tipo de actividad a


realizarse.

Elabora la propuesta del recurso requerido para llevar a cabo


las actividades gestionando con la Direccin de Extensin
Universitaria la aprobacin y obtencin del recurso.

Elabora propuesta para la reproduccin de material requerido


para la difusin, as como los medios utilizados de informacin.

Solicita mediante oficio la aprobacin del Titular de la


Subdireccin de Difusin y Divulgacin para la reproduccin
del material y distribucin.

Realiza la difusin de la oferta de disciplinas deportivas


ofrecidas a la comunidad universitaria, especificando los
requisitos que se deben cumplir para incorporarse a alguna
actividad deportiva as como el uso adecuado del material
deportivo.

Supervisa el cumplimiento de las actividades deportivas Formato F-DACD-02, para


programadas y solicita a los encargados directos de cada Registro de asistencia de
disciplina deportiva el reporte de asistencia a entrenamientos al actividades deportivas.
final de cada cuatrimestre mediante Formato de Registro de
asistencia a las actividades Deportivas.

Documento de referencia
/observaciones

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Aplica a los participantes encuesta de evaluacin de


satisfaccin del servicio ofrecido de cada una de las disciplinas
ofrecidas durante el cuatrimestre mediante formato con cdigo
F-DACD-03.

Formato F-DACD-03, para


encuesta de evaluacin de
satisfaccin de servicio por
disciplina deportiva ofrecida
Formato.

10

Elabora informe de evidencia y logros obtenidos de las


actividades deportivas realizadas en el cuatrimestre, firma,
fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

11

Titular de la Direccin de Extensin


Universitaria.
Titular de la Subdireccin de Difusin y
Divulgacin.
Archivo.

Integra y archiva documentacin correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

Formatos

Manual de Procedimientos

ANEXO 1

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato programa de actividad deportiva cuatrimestral


1. Fecha de elaboracin del documento.
2. Tipo de actividad deportiva programada.
3. Nombre del responsable de la actividad deportiva.
4. Periodo de realizacin de la actividad.
5. Describir el objetivo del programa deportivo.
6. Justificacin y exposicin de las razones para llevar a cabo el programa.
7. Actividades a realizar.
8. Descripcin de las actividades.
9. Normatividad que se tomar en cuenta durante la realizacin de la actividad.
10. Fecha especfica de la actividad.
11. Fecha estimada de la actividad.
12. Material que se requiriera para realizar la actividad deportiva.
13. Observaciones de la actividad necesarias para llevar a cabo de manera adecuada el programa.
14. Nombre del instructor de la disciplina programada.
15. Nombre del jefe del Departamento de Actividades Culturales y Deportivas.

Manual de Procedimientos

ANEXO 2

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato de lista de asistencia a sesiones de entrenamiento


1. Nombre de la actividad deportiva.
2. Nombre del profesor.
3. Nmero de alumnos inscritos a la actividad deportiva.
4. Periodo de realizacin de la actividad.
5. Carreras a las que pertenecen los alumnos.
6. La modalidad deportiva.
7. Nmero consecutivo de alumnos.
8. Nombre completo del alumno inscrito.
9. Nmero de matrcula.
10. Se colocar un smbolo cuando asistan y uno diferente para cuando no lo hagan.
11. Observaciones por alumno.
12. Firma del profesor.

Manual de Procedimientos

ANEXO 3

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato de evaluacin del Servicio


1. Fecha del llenado del formato.
2. Actividad a la que est inscrito.
3. Nombre del profesor.
4. Se colocar la calificacin excelente cuando el alumno consider que el servicio ha sido muy satisfactorio.
5. Se colocar la calificacin de muy bien cuando el alumno consider que el servicio ha sido satisfactorio.
6. Se colocar la calificacin de bien cuando el alumno consider que el servicio ha sido satisfactorio pero
menor al anterior.
7. Se colocar la calificacin de regular cuando el alumno consider que el servicio ha sido poco satisfactorio.
8. Se colocar la calificacin de malo cuando el alumno consider que el servicio ha sido nada satisfactorio.
9. Comentarios o sugerencias del alumno encuestado.

Manual de Procedimientos

Direccin de
Administracin y
Finanzas

Subdireccin de
Servicios
Administrativos

Departamento
de
Mantenimiento
Institucional

Departamento
de
Programacin y
Presupuesto

Departamento
de Recursos
Materiales y
Servicios
Generales

Departamento
de Contabilidad

Departamento
de Personal

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Mantenimiento Institucional


Mantenimiento Preventivo a Equipamiento e Infraestructura Fsica

para

Anexos:
1. Formato de Requisicin de Materiales y Servicio.
2. Programa Anual de Mantenimiento Preventivo a Instalaciones, Mobiliario y Equipo.
3. Formato de Verificacin del Estado Fsico de Inmuebles, Muebles y Equipo.
4. Reporte de Fallas de Mobiliario, Maquinaria y Equipo.
5. Orden de Servicio.
6. Programa Anual de Mantenimiento Preventivo.
7. Actividades para el mantenimiento a equipos de talleres y laboratorios.
8. Bitcora de mantenimiento.
Procedimiento del Departamento de Mantenimiento Institucional
Mantenimiento Correctivo a Equipamiento e Infraestructura Fsica
Anexos:
1. Formato de Requisicin de Materiales y Servicio.
2. Formato de Verificacin del Estado Fsico de Inmuebles, Muebles y Equipo.
3. Reporte de Fallas de Mobiliario, Maquinaria y Equipo.
4. Orden de Servicio.
5. Actividades para el mantenimiento a equipos de talleres y laboratorios.

rgano Administrativo Responsable:

C. Ramn Eleasar Morales Caballero


Jefe del Departamento de Recursos Materiales
y Servicios Generales

para

P-AFI-03/Rev.05

F- AFI-03
F-AFI-11/R2
F-AFI-12/R2
F-AFI-13/R1
F-AFI-14
F-DIR-27/R1
F-DIR-28/R2
F-DIR-29
P-AFI-04/ Rev.01

F- AFI-03
F-AFI-12/R2
F-AFI-13/R1
F-AFI-14
F-DIR-28/R2

Manual de Procedimientos

Procedimiento del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales


para Suministro y Colocacin de Materiales, Bienes y Servicios.
Anexos:
1. Orden de Pedido.
2. Vale de Salida.
3. Formato de Requisicin de Material y Servicio.
4. Cdula presupuestal.
5. Vale de entrada de almacn.
6. Tarjeta de movimiento de almacn.

rgano Administrativo Responsable:

C. Ramn Eleasar Morales Caballero


Jefe del Departamento de Recursos Materiales
y Servicios Generales

P-AFI-01 /Rev.08

F-AFI-01/R2
F-AFI-02/R1
F-AFI-03
F-AFI-15/R2
F-AFI-16
F-AFI-17

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DRMySG-001
Nombre del procedimiento: Entrada y salida de material y equipo al almacn.

Propsito: Recepcionar material y equipo para su control correspondiente.

Alcance: Desde la llegada del material y equip al almacn hasta su distribucin a los diferentes rganos
administrativos de la Universidad.

Responsable del procedimiento: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Poltica:
Para la entrega de material y equipo el proveedor deber presentar la documentacin completa.
Verificar que el material y equipo est en buenas condiciones para su entrada al almacn.
En caso de ser rechazado el material y equipo se proceder a segregar el material de acuerdo al
procedimiento para el control del producto no conforme.

Reglas:
Para prstamos de equipos de audio, se debe realizar vale provisional con caractersticas del equipo,
y a su devolucin se cancela el vale.
Para poder entregar papelera tiene que presentar oficio y requerimiento autorizado por el titular de la
Direccin de Administracin y Finanzas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Recibe el encargado de almacn documentacin


proveedor para el ingreso de los materiales y/o equipos.

del

Acepta el material para su registro de entrada en el Programa


Microsip.

Oficio
de
requerimiento,
factura.

entrega,
pedido
y

Programa Microsip.

El material o equipo es para devolucin?


Si. Contina en la actividad 2a.
No. Contina en la actividad 3.
2a

Realiza vale de entrada provisional y emite oficio con


dictaminen del estado del equipo o material que entre al
almacn.

Informa de manera econmica al rgano administrativo que


solicit el material y/o equipo de la entrada en almacn para
su retiro.

Realiza vale de salida y obtiene firma de recibido del usuario


en copia.

Formato de Vale de entrada


provisional.

Formato Vale de salida


F-AFI-01/R1.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

Formatos

Manual de Procedimientos

ANEXO 1

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado del Formato de Vale de salida provisional


1. rea que solicita el material o equipo.
2. Fecha en que se solicita el material o equipo.
3. Cantidad que se entrega.
4. Unidad de medida en piezas, kilogramos, litros, metros, etc.
5. Descripcin del material o equipo.
6. Nombre y firma del Titular del almacn.
7. Nombre de quien recibe el material.

Manual de Procedimientos

ANEXO 2

Manual de Procedimientos

Instructivo de Llenado del Formato Vale de Salida.


1. Nmero consecutivo de salida.
2. rea que solicita y/o retira el material o equipo.
3. Direccin a la que pertenece el rea solicitante.
4. Fecha en la que se entrega el material o equipo.
5. Nmero de partidas.
6. Descripcin del material o equipo.
7. Unidad de medida en piezas, kilogramos, litros, metros, etc.
8. Cantidad que se entrega.
9. Firma y nombre del encargado del almacn en turno.
10. Nombre y firma de quien recibe.

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DPP-001
Nombre del procedimiento: Control del presupuesto.

Propsito: Informar sobre el recurso ejercido por cada una de las rganos administrativos de la
universidad en tiempo y forma a la subdireccin de administracin y finanzas.

Alcance: Desde la asignacin del recurso hasta el informe mensual del presupuesto ejercido por cada
rgano administrativo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Programacin y Presupuesto.

Reglas:
Normatividad Contable del Estado.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal de Chiapas.
Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal Correspondiente.
Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad.
del Gasto de la Administracin Pblica Estatal.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Julio 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Solicita al Titular de la Subdireccin de Administracin y


Finanzas, el recurso asignado y autorizado para cada una de
los rganos administrativos.

Documento de referencia
/observaciones

Recibe de cada rgano administrativo de la Universidad copia .


de la cdula presupuestal debidamente autorizada para su
verificacin con el presupuesto asignado.

Captura e imprime reportes de las cdulas presupuestales de Base de datos de la


cada rgano administrativo.
Universidad.

Verifica con del Departamento de Contabilidad, el presupuesto


asignado y ejercido por cada rgano administrativo de la
Universidad.
Existen diferencias?
Si. Contina en la actividad No. 4a.
No. Contina en la actividad No. 5.

4a

Realiza la correccin en cdula de presupuesto ejercido, una


vez encontrada la causa de la diferencia.

Integra el avance mensual de cada rgano administrativo.

Emite informe mensual del presupuesto ejercido por cada


rgano administrativo de la Universidad, firma, fotocopia y
distribuye.
Original:
1. Copia:
2. Copia:

Titular de la Direccin de Administracin y


Finanzas.
Titular de la Direccin de Planeacin y
Evaluacin.
Archivo.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DPP-002
Nombre del procedimiento: Control del presupuesto de programas y proyectos.

Propsito: Informar sobre el recurso asignado y ejercido por cada programa o proyecto Federal y Estatal.

Alcance: Desde la asignacin del recurso hasta la presentacin de los informes trimestrales o
semestrales, segn sea el caso de cada programa o proyecto

Responsable del procedimiento: Departamento de Programacin y Presupuesto.

Reglas:

Normatividad Contable del Estado.


Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal de Chiapas.
Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal Correspondiente.
Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad
del Gasto de la Administracin Pblica Estatal.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Solicita al titular de la Subdireccin de Administracin y


Finanzas, el recurso asignado y autorizado para cada
programa o proyecto que la Universidad, haya concertado con
el gobierno federal o estatal.

Recibe de cada rgano administrativo de la Universidad, copia


de la solicitud del gasto autorizado por Rectora para su
verificacin con el presupuesto asignado.

Documento de referencia
/observaciones

El gasto solicitado corresponde al programa en concepto y


monto?
Si. Contina en la actividad No. 2a.
No. Contina en la actividad No. 3.
2a

Notifica a la Subdireccin de Administracin y Finanzas para


su pago.

Rechaza y notifica a la Subdireccin de Administracin y


Finanzas para su aprobacin.

Concilia con del Departamento de Contabilidad el presupuesto


asignado y ejercido por cada programa y proyecto.
Existen Diferencias?
Si. Contina en la actividad No. 4a.
No. Contina en la actividad No. 5.

4a

Verifica y corrige con el apoyo del Departamento de


Contabilidad.

Integra el avance mensual de cada rgano administrativo.

Informa de manera mensual el presupuesto ejercido por cada


rgano Administrativo de la universidad, firma, fotocopia y
distribuye.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Original:
1. Copia:
2. Copia:
7

Documento de referencia
/observaciones

Titular de la Direccin de Administracin y


Finanzas.
Titular de la Direccin de Planeacin y
Evaluacin.
Archivo.

Informa mediante memorndum de forma trimestral o


semestral segn corresponda a cada proyecto concertado, a
los Titulares de los rganos administrativos, firma, fotocopia y
distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:

Titular de los rganos administrativos que lo


solicitan.
Titular de la Direccin de Planeacin y
Evaluacin.
Archivo.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-001

Nombre del procedimiento: Comprobacin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal y Federal.

Propsito: Informar que los recursos erogados por la Universidad, sean comprobados en tiempo y forma
ante la instancia correspondiente.

Alcance: Desde la recepcin de solicitud de la informacin, hasta la comprobacin de la Cuenta de la


Hacienda Pblica Estatal y Federal.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Normatividad Contable del Estado.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal de Chiapas.
Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal Correspondiente.
Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad
del Gasto de la Administracin Pblica Estatal y Federal.
Aplicacin del Clasificador por Objeto del gasto Federal.
Polticas:
Agenda Presupuestaria.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Captura el Departamento de Contabilidad en Excel e imprime Base de Datos en


reportes Contables y Presupuestales del Sistema Contable programa Excel.
particular de la Universidad.

Integra el avance trimestral de la cuenta de la Hacienda Pblica Sistema Contable Interno.


Estatal y Federal del ejercicio en curso con los reportes impresos
del sistema Contable (Microsip), en 2 tantos.

Elabora oficio de envo del avance trimestral de la cuenta de la


Hacienda Pblica Estatal, rbrica y recaba rubrica del Titular de la
Direccin de Administracin y Finanzas, firma, fotocopia y
distribuye:
Original:

1. Copia:
2. Copia:

Titular de la Direccin de Contabilidad y Evaluacin de


la Secretara de Hacienda del Estado y Titular de la
Coordinacin
General
de
Universidades
Tecnolgicas.
Titular de la Secretaria de la Funcin Pblica.
Expediente.

Recibe mediante oficio de la Direccin de Contabilidad y


Evaluacin de la Secretara de Hacienda del Estado,
observaciones para su correccin.

Realiza las correcciones, de la informacin cuantitativa del cierre


del ejercicio de la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal para su
validacin correspondiente.

Enva de forma magntica la informacin y mediante oficio, firma y


distribuye:
Original :
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:
4. Copia:
5. Copia:

Titular de la Direccin de Contabilidad y Evaluacin


de la Secretara de Hacienda del Estado.
Titular de la Secretaria de la Funcin Pblica del
Estado.
Titular de Contralora.
Titular de la Secretaria de Educacin del Estado.
Coordinacin de Universidades Tecnolgicas.
Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas
de la Universidad.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de
referencia
/observaciones

Elabora oficio de envo del cierre del ejercicio para comprobacin de


la Cuenta de la Hacienda Pblica Estatal, rbrica y recaba rubrica del
Director de Administracin y Finanzas, firma del Rector, fotocopia y
distribuye:
Original:

Titular de la Direccin de de Contabilidad y Evaluacin


de la Secretara de Hacienda del Estado.
1. Copia: Titular de la Secretaria de la Funcin Pblica.
2. Copia: Expediente.
8

Integra y archiva documentacin correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-002

Nombre del procedimiento: Conciliaciones Bancarias.

Propsito: Conciliar saldos bancarios con los registros contables de la Universidad e informar a la
Secretara de Hacienda y a la Coordinacin de Universidades Tecnolgicas.

Alcance: Desde la recepcin de los estados de cuenta, hasta el archivo del oficio de envo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:

Normatividad Contable y Financiera del Estado para el ejercicio fiscal que corresponda.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal.
Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad
del Gasto de la Administracin Pblica Estatal.
Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas del ejercicio fiscal que corresponda.
Aplicacin del Clasificador por Objeto del Gasto Federal.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Recibe y/o solicita mediante oficio ante la Institucin Bancaria


los estados de cuenta correspondientes a las cuentas maestras.

Concilia los estados de cuenta con ayuda del libro de bancos


mensual, determinando los cheques en circulacin y verifica la
existencia de cargos o comisiones bancarias cargadas a la
Universidad por la Institucin Bancaria y elabora relacin.
Los saldos coinciden?
Si. Contina en la actividad No. 3.
No. Contina en la actividad No. 2a.

2a

Elabora oficio de solicitud de cargos indebidos y/o bonificacin,


rubrica y recaba firma del Titular de la Direccin de
Administracin y Finanzas, Rector, fotocopia y distribuye:
Original: Institucin Bancaria
1. Copia: Rector.
2. Copia: Expediente.
Regresa a la actividad No. 2.

Requisita formato Movimientos de Conciliacin Bancaria, firma


y recaba firma de la Institucin Bancaria correspondiente, el
Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas y el Rector.

Elabora oficio mediante el cual enva las movimientos de


conciliacin bancaria y estados financieros mensuales, rubrica y
recaba firma del Titular de la Direccin de Administracin y
Finanzas, Rector fotocopia y distribuye:

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:
5

Documento de
referencia
/observaciones

Expediente de la Universidad.
Titular de la Direccin de Contabilidad y Evaluacin de la
Secretara de Hacienda.
Titular de la Coordinacin de Universidades Tecnolgicas.
Titular de la Secretaria de la Funcin Pblica.

Integra expediente y archiva documentacin correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-003

Nombre del procedimiento: Pago a proveedores y prestadores de servicios.

Propsito: Realizar los pagos en tiempo y forma a los proveedores y prestadores de servicios.

Alcance: Desde la recepcin de la factura o contra recibo, hasta el archivo de la pliza y documentacin
comprobatoria.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Ley de Impuesto sobre la Renta.
Cdigo Fiscal de la Federacin.
Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, establecidos por la Secretara de
Hacienda.
Normatividad Contable del Estado de Chiapas.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal.
Agenda Presupuestaria.
Clasificador por objeto del Gasto Federal.
Polticas:
La facturas se recepcionarn en el horario de 09:00 a 14:00 y 17:00 a 20:00 hrs. de lunes a mircoles.
Las facturas sern pagadas los das viernes de cada semana a partir de la fecha de recepcin.
Se recibirn en original las facturas, debidamente requisitadas y autorizadas por el Rector de la
Universidad.
El proveedor o prestador de servicios, deber presentar para el cobro de cheque(s) fotocopia de la
credencial de elector y sello de la empresa en el caso de proveedores que soliciten este pago a travs
de terceros.
Deber verificar que la factura o recibo cumpla con los requisitos fiscales y que no exista duplicidad de
pago.
Verificar la suficiencia presupuestaria para realizar el pago.
Los cheques sern pagados el da viernes de 09:00 a 14:00 y 16:20 hrs.
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento
de referencia
/observaciones

Recibe y revisa de las diferentes reas oficios de solicitud Pago a proveedores por
autorizada, factura o contra recibo, anexo documentacin soporte servicio:
para el trmite de pago.
Solicitud
de
pago
debidamente
autorizada
Verifica en los registros de calendarizacin que la partida a
por el Rector.
efectuar cuente con suficiencia presupuestal.
Solicitud
de
servicio
autorizada por el Rector.
Elabora cheque y pliza de cheque, anexo documentacin
Requisicin,
Cedula
soporte, rubrica, recaba firmas del Titular de la Direccin de
presupuestal, Orden de
Administracin y Finanzas y Rector.
Servicio o reporte de
fallas.
Recibe del Departamento de Contabilidad cheque y pliza de
Cotizaciones y para su
cheque debidamente firmado y documentacin soporte.
pago Factura en original.
Sellos y
Copia de
Enva al proveedor o prestador de servicios el cheque para su
identificacin oficial con
pago.
fotografa.
Recibe copia de identificacin oficial con fotografa del proveedor
o prestador de servicio, realiza el pago entregando cheque, Pago a proveedores por
recaba firma y sello en la pliza de cheque.
adquisicin de materiales y
suministros:
Archiva pliza original y documentacin soporte, en el expediente
correspondiente.
Solicitud
de
pago
TERMINA PROCEDIMIENTO

debidamente
autorizada
por el Rector.
Cotizaciones y para su
pago Factura Original.
Requisicin,
cedula
presupuestal, orden de
servicio.
Sellos
y
Copia
de
identificacin oficial con
fotografa.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-004

Nombre del procedimiento: Pago y Comprobacin de Viticos.

Propsito: Proporcionar recursos financieros al personal de la Universidad, para llevar a cabo las
actividades inherentes al rgano administrativo correspondiente.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud del Formato nico de Comisin para el trmite de viticos del
personal comisionado, hasta la elaboracin del cheque.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Normas y Tarifas para la Aplicacin de Viticos y Pasajes emitidos por la Secretara de Hacienda.
Lineamientos para la Aplicacin y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad
del Gasto de la Administracin Pblica Estatal.
Polticas:
La solicitud del pago de viticos deber ser de manera oficial, presentando la documentacin siguiente:
Memorndum original de comisin otorgada al trabajador.
Formato nico de comisin original debidamente requisitado. En caso de utilizar vehculo personal
anexar Acta Circunstanciada.
Cdula presupuestal.
Itinerario de Recorrido.
Cuando la comisiones local el trmite deber realizarse con 12 horas de anticipacin, Nacional con 24
horas de anticipacin e internacional 72 horas.
La comprobacin de los viticos se recibir 3 das posteriores a la fecha de conclusin de la comisin
presentando documentacin comprobatoria en original e informe respectivo.
En caso de no obtener comisin debidamente firmada por el Organismo visitado, esta se solventar
con la autorizacin del Jefe inmediato con la comprobacin correspondiente.
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento
de referencia
/observaciones

Recibe del comisionado memorando original de solicitud del pago Cdula Presupuestal
de viticos, pasaje, peaje y combustible, anexo documentacin F-AFI-15/R2.
soporte, sella y registra.
Formato
nico
Comisin F-DIR-19.
Revisa los datos de la solicitud y calcula el monto a pagar de
viticos, combustibles, pasajes, peajes y devuelve Formato nico
de Comisin al interesado, para que recabe el sello del lugar de
comisin.

Elabora cheque, pliza de cheque y cdula del gasto del recurso,


anexo documentacin soporte, rubrica y turna al Titular de la
Direccin de Administracin y Finanzas para firma y recabar firma
del Rector de la Universidad.

Recibe de la Direccin de Administracin y Finanzas cheque y


pliza de cheque debidamente firmado y documentacin soporte.

Comunica va telefnica o de manera econmica al comisionado


pase a recoger el cheque de pago de viticos.

Entrega cheque al comisionado y recaba firma en pliza y recibo


cuando as sea el caso.

Archiva la pliza original, copia y documentacin soporte, en el


expediente correspondiente.

Recibe mediante oficio del comisionado Formato nico de


Comisin original debidamente requisitado, con la comprobacin
correspondiente.

Archiva pliza y comprobacin


correspondiente.

original

en

el

expediente

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

de

Manual de Procedimientos

Formatos

Manual de Procedimientos

ANEXO 1

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado de Cdula presupuestal


1. Nombre asignado al proyecto de donde se obtendr el recurso.
2. Captulo del proyecto segn el clasificador por objeto del gasto para la Administracin Pblica Federal de la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
3. rgano Administrativo a la que pertenece el proyecto.
4. Nombre del Titular del rgano Administrativo solicitante.
5. Monto asignado al proyecto y capitulo.
6. Monto total por ejercer hasta el momento.
7. Monto total ejercido.
8. Porcentaje ejercido con respecto al monto asignado.
9. Fecha en la que se elabora la cdula.
10. Descripcin del producto o servicio que se solicita.
11. Nmero de partida a la que pertenece el concepto solicitado segn el clasificador por objeto.
12. Costo del producto o servicio solicitado.
13. Monto total ejercido (suma del acumulado anterior y el costo del producto o servicio solicitado).
14. Monto total por ejercer.
15. Nmero consecutivo de cdulas elaboradas en el ao en curso.
16. Nombre y firma de del Titular de rgano Administrativo que solicita el producto o servicio.
17. Nombre y firma del Titular de la Direccin de Planeacin y Evaluacin.
18. Nombre y firma del titular de la Direccin de Administracin y Finanzas.

Manual de Procedimientos

ANEXO 2

(1)

DA

MES

FORMATO NICO DE COMISIN

No.
AO

(2)

(2)

(2)

RGANO RESPONSABLE
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LA SELVA
CLAVE PRESUPUESTARIA:

AO

DEP/SUBDEP

(3)

(4)

(5)

FU

SF

AI

(5)

(5)

(5)

NOMBRE DEL COMISIONADO:

PT

CATEGORA:

(5)

TEL. OFICINA EXT.

(6)

(7)

MOTIVO DE LA COMISIN

(8)
PERIODO
LUGARES DE COMISIN

INICIO

(9)

10

( 10 )

TRMINO

( 11)

11

CUOTA
DIARIA
VITICOS

TOTAL DE
DAS

IMPORTE

( 12 )

( 13 )

( 14 )

12

14

13

TOTA L

N O T A : E S T A C O M IS I N D E B E R S E R C O M P R O B A D A E N T R E S D A S H B ILE S A S U T R M IN O

AUTORIZACIN DE LA COMISIN

REA ADMINISTRATIVA

15
(15)

16
(16)

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA
IMPORTE DE LA COMISIN

DESCRIPCIN

IMPORTE

VITICOS
PASAJES
COMBUSTIBLES

MEDIO DE TRANSPORTE

18
(18)

VEHCULO OFICIAL

No. PLACAS

17
(17)

MODELO
VEHCULO PBLICO

OTROS

AREO
TOTAL $

19

TOTAL (LETRA)

( 19 )

(20)

20

EFECTIVO:

CHEQUE:

(22)

12

LUGAR Y FECHA

21
(21)

No.

(23)
23
NOMBRE Y FIRMA

DECLA RO B A JO P ROP UESTA DE DECIR VERDA D, QUE LOS DA TOS CONTENIDOS EN ESTE INFORM E SON VERDICOS Y M A NIFESTO TENER
CONOCIM IENTO DE LA S SA NCIONES QUE SE A P LICA R N EN CA SO CONTRA RIO.

F-DIR-19

Manual de Procedimientos

REVERSO
CERTIFICACIN DE COMISIN Y PERMANENCIA
FECHA DE ESTANCIA

LUGAR

SELLO Y FIRMA DE CERTIFICACIN

25

24

26

COMPROBACIN Y/O LIQUIDACIN


CONCEPTO

OTORGADO

COMPROBADO

(25)
27
DIFERENCIA

VITICOS
PASAJES
COMBUSTIBLES
OTROS
TOTAL $

IMPORTE DIFERENCIA TOTAL (LETRAS)

SALDO A FAVOR DE:

SELLO Y FECHA DE RECIB IDA


LA COM P ROB A CIN

COMISIONADO

ENCARGADO DEL REA DE RECURSOS


FINANCIEROS Y CONTABILIDAD

NOMBRE Y FIRMA

DEPENDENCIA O ENTIDAD

COMISIONADO

NOMBRE Y FIRMA

Manual de Procedimientos

Instructivo de llenado Formato nico de Comisin


1. Nmero de control de cada direccin departamento.
2. Da, mes, ao de elaboracin.
3. Dejar en blanco.
4. Anotar el ao en curso.
5. Dejar en blanco.
6. Nombre del comisionado.
7. Puesto que ocupa el comisionado.
8. Detallar el motivo de la comisin.
9. Detallar el lugar o lugares de la comisin.
10. Fecha de inicio de la comisin.
11. Fecha de trmino de la comisin.
12. Cuota diaria de viticos establecido en el Peridico Oficial de Normas y tarifas para la aplicacin de viticos y
pasajes emitido por la Secretaria de Hacienda.
13. Nmero de das total que durar la comisin, identificado como transito cuando se retorna el mismo da, o
completo cuando se pernocta en el lugar de comisin.
14. Monto calculado dependiendo de la zona a la que se viaja, el puesto y los das.
15. Monto total de viticos que ser entregada.
16. Nombre y firma de quien autoriza la comisin.
17. Nombre y firma del Titular de la direccin de Administracin y Finanzas
18. Indicar mediante una marcacin si se transportar en un vehculo oficial propiedad de la Universidad,
vehculo pblico o areo. De ser un vehculo oficial anotar el numero de placas.
19. Anotar el importe total con letra.
20. Marcar la forma de pago en efectivo o cheque.
21. Solicitar al Departamento de Contabilidad el nmero de cheque y colocar en el espacio indicado.
22. Lugar y fecha de elaboracin de la comisin.
23. Nombre y firma de la persona comisionada.
Reverso de la Hoja de Formato nico
24. Fecha de la comisin por da consecutivo.
25. Lugar donde se efectuara la comisin.
26. Sello y firma de Organismo visitado.
27. Para uso exclusivo del Departamento Contable.

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-005
Nombre del procedimiento: Pago de Impuesto Estatal.

Propsito: Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales de la Universidad.

Alcance: Desde la recepcin del memorndum y resumen del importe para el pago del impuesto sobre
nmina, hasta el archivo del recibo oficial de pago.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Lineamiento para el pago del 2% sobre nmina emitido por la Secretara de Hacienda del Estado.
Polticas:
El impuesto del 2% sobre nmina se pagar de manera bimestral va internet o institucin bancaria.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Realiza el clculo del impuesto a pagar por concepto del 2% sobre


nmina.

Captura informacin que obtiene del resumen en el Sistema de Registro www.haciendachiapas.gob.mx


y Pago de Impuestos Estatales y Federales Coordinados de la Secretara
de Hacienda, va internet, e imprime orden de pago.

Realiza el pago ante la Institucin bancaria correspondiente o va Para el caso del pago de
Internet, obteniendo comprobante.
impuestos
realizados
va
Internet,
imprimir
comprobante
de
manera
inmediata.
Para el caso del pago de
impuestos
realizados
va
Institucin
Bancaria,
los
comprobantes se solicitan
con el formato Recibo Oficial
a la Secretara de Hacienda
del Estado.

Realiza la captura de la informacin en el Sistema de Administracin


Hacendaria Estatal.

Archiva documentacin soporte en el expediente correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-006

Nombre del procedimiento: Pago de Impuesto Federal.

Propsito: Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales de la Universidad.

Alcance: Desde la recepcin del oficio y cdula para su trmite de pago hasta el archivo del comprobante
de pago.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Normatividad Contable del Estado.
Normatividad Financiera del Estado.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Elabora resumen del importe retenido en nmina del impuesto


sobre sueldos y salarios y del subsidio para el empleo, I.S.R.
arrendamiento, el I.S.R. servicios profesionales para su trmite de
pago ante el Servicio de Administracin Tributaria SAT de la
Secretara de Hacienda Federal.

Captura informacin que obtiene del resumen en el Servicio de


Administracin Tributaria SAT de la Secretara de Hacienda
Federal, va internet, e imprime orden de pago.

Realiza el pago ante la Institucin bancaria correspondiente o va www.banamex.com.mx


Internet.
www.scotiabank.com.mx
Para el caso del pago de
impuestos realizados va
Internet,
imprimir
comprobante de manera
inmediata.
Para el caso del pago de
impuestos realizados va
Institucin Bancaria, los
comprobantes se solicitan
Realiza la captura, una vez obtenido el comprobante, de la con el formato Recibo
informacin en el Sistema de Administracin Hacendaria Estatal y Oficial a la Secretara de
archiva documentacin soporte en expediente correspondiente.
Hacienda del Estado.

Elabora memorndum mediante el cual enva comprobante del


pago del impuesto sobre sueldos y salarios y del subsidio para el
empleo, firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:
4. Copia:

Documento de referencia
/observaciones

Titular del Departamento de Contabilidad.


Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas.
Comisario Pblico.
Titular del Departamento de Personal.
Expediente.

Archiva comprobante de pago sobre sueldos y salarios y del


subsidio, as como copia del memorando.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-007

Nombre del procedimiento: Elaboracin del informe de cierre contable mensual de Estados
Financieros.

Propsito: Contar con informacin financiera correcta del uso de los recursos asignados a la Universidad.

Alcance: Desde la captura de Cheques en el Sistema particular (Microsip), hasta la elaboracin del
informe mensual.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Decreto de Presupuestos de Egresos del Estado de Chiapas, emitidos por la Secretara de Hacienda.
Normatividad Contable del Estado.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal.
Agenda Presupuestaria.
Clasificador por Objeto del Gasto Federal.

Polticas:
Copia informacin de recibos virtuales de ministraciones del Sistema de Administracin Hacendaria
Estatal de la pgina de Internet de la Secretara de Hacienda, de manera permanente.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Captura informacin contenida en las plizas de cheques,


(transferencias, recibos oficiales, fichas de depsito, reintegros,
costos de nminas, comisiones e intereses bancarios; en el
Sistema particular (Microsip) diariamente.

Imprime plizas contables, anexa documentacin soporte y


archiva en los expedientes correspondientes.

Imprime auxiliares contables y concilia con estados de cuenta


bancarios.

Verifica que los ingresos y egresos estn correctamente aplicados


en las cuentas, y llena formato conciliacin de disponibilidad
bancaria.

Selecciona y procesa las plizas contables en sistema cambiando


el estatus.

Imprime los estados financieros y verifica que la informacin


contable sea correcta.
Es correcta la informacin contable?
No. Contina en la actividad No. 6a.
Si. Contina en la actividad No. 7.

6a

Verifica la informacin contenida en las plizas y realiza


correcciones en sistema. Regresa a la actividad No. 6.

Elabora oficio de envo de informacin financiera, anexa volante


de envo y medio magntico e integra informacin del cierre
presupuestal, rubrica y recaba firma del Titular de la Direccin de
Administracin y Finanzas, fotocopia y distribuye:

Estado de situacin
financiera, estado de
actividades, estado
analtico del activo,
balanza de comprobacin
mensual y acumulada y
analtica de saldos
mensuales.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Original:

Titular de la Direccin de Contabilidad y Evaluacin


de la Secretara de Hacienda y Titular de la
Coordinacin General de Universidades
Tecnolgicas.
1. Copia: Titular de la Secretaria de la Funcin Pblica.
2. Copia: Expediente.
8

Recibe de la Direccin de Administracin y Finanzas copia del


oficio de envo y copia de la informacin financiera.

Archiva en expediente correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DC-008
Nombre del procedimiento: Pago de nmina.

Propsito: Realizar los pagos en tiempo y forma


prestados.

por sueldos y salarios, por servicios personales

Alcance: Desde la recepcin de la nmina por parte del Departamento de Personal, hasta el archivo de la
pliza y documentacin comprobatoria.

Responsable del procedimiento: Departamento de Contabilidad.

Reglas:
Ley de Impuesto sobre la Renta.
Ley Federal del Trabajo.
Ley del Seguro Social.
Cdigo Fiscal de la Federacin.
Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, establecidos por la Secretara de Hacienda.
Normatividad Contable del Estado de Chiapas.
Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Estatal.
Agenda Presupuestaria.
Clasificador por objeto del Gasto Federal.
Polticas:
El documento para el pago de nmina, deber contener las percepciones y deducciones
correspondientes a ley.
El documento fuente deber estar requisitadas y autorizadas por los titulares de la Universidad.
Verificar la suficiencia presupuestaria para realizar el pago.
Para el pago de la nmina, se le solicita al Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas realice la
transferencia electrnica a travs de banca electrnica.
El personal que carezca de la tarjeta bancaria para su pago de nmina, se le expedir mediante cheque
su pago de nmina.
El pago se realizar los das 14 y 30 de cada mes.
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/observaciones

Actividad

Recibe del Departamento de Personal el documento fuente para el Pago por servicios personales:
Solicitud de pago va documento
pago de nmina, el cual deber estar bien requisitado y debe
fuente
(nmina)
debidamente
coincidir sus importes.

Verifica en los registros de calendarizacin que la partida a


efectuar cuente con suficiencia presupuestal.

Solicita a la Direccin de Administracin y Finanzas, realice la


Transferencia electrnica para el pago de la nmina.

Elabora cheque y pliza de cheque nominativo personal, para el


personal que no cobra por medio de transferencias electrnica,
anexo documentacin soporte, rubrica, recaba las firmas del
Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas y el Rector.

autorizada por el Rector y avalada


por el Titular de la Direccin de
Administracin y Finanzas y del
Departamento de Personal.

Cobra por transferencia electrnica?


No. Contina en la actividad 5.
Si. Contina en la actividad 4a.
4a

Solicita al personal
correspondiente.

firme

la

nmina

entrega

recibo

Recibe de la Institucin Bancaria el documento de transferencia


electrnica que avala el pago correspondiente as como el cheque
y pliza de cheque debidamente firmado y documento fuente.

Comunica al prestador de servicios personales que se presente a


esta rea para hacerle entrega de dicho pago realiza el pago
entregando cheque y recaba firma.

Archiva pliza original y documentacin soporte, en el expediente


correspondiente.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Nombre del documento


Procedimiento del Departamento de Personal para la Integracin del Factor
Humano
Anexos:
1. Entrevista Preliminar para personal Administrativo.
2. Entrevista Profunda para personal Administrativo.
3. Cuadro del Personal Administrativo que se requiera.
4. Cuadro de profesores que se requieren.
5. Entrevista preliminar para personal Docente.
6. Entrevista profunda para personal Docente.
7. lnstruccin de trabajo para la contratacin de personal Administrativo.
8. Instruccin de trabajo para el ingreso de personal acadmico.

Procedimiento del Departamento de Personal para la capacitacin


entrenamiento.
Anexos:
1. Evaluacin de la direccin de carrera al desempeo docente de los
profesores de asignatura.
2. Evaluacin de la direccin de carrera al desempeo docente.

Cdigo
P-AFI-02 Rev. 08

F-AFI-04/R2
F-AFI-05/R2
F-AFI-06/R2
F-AFI-07/R2
F-AFI-08/R1
F-AFI-09/R2
IT-AFI-01
IT-AFI-02

P-AFI-05 Rev. 01

F-DIR-16/R3
F-DIR-20/R3

Procedimiento del Departamento de Personal para la Actualizacin Profesional.


Anexos:
1. Evaluacin de la direccin de carrera al desempeo docente de los
profesores de asignatura.
2. Evaluacin de la direccin de carrera al desempeo docente.

P-AFI-06 Rev. 01

Procedimiento del Departamento de Personal para Evaluacin del Personal


Anexos:
1. Evaluacin de Alumnos al Desempeo Docente.
2. Evaluacin de la Direccin de Carrera al Desempeo Docente.
3. Evaluacin Docente de la Coordinacin de Recursos Humanos.
4. Evaluacin de la Direccin de Carrera al Desempeo Docente de los
Profesores de Asignatura.
5. Instruccin de trabajo para evaluacin docente de los profesores de
tiempo completo.
6. Instruccin de trabajo para evaluacin docente de los profesores de
asignatura.

P-AFI-07 Rev. 00

rgano Administrativo Responsable:

C.P. Lzaro Chong Palacios


Departamento de Personal

F-DIR-16/R3
F-DIR-20/R3

F-DIR-41/R2
F-DIR-20/R3
F-DIR-22/R2
F-DIR-16/R3
IT-DIR-06/R2
IT-DIR-07/R1

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DP-01

Nombre del procedimiento: Elaboracin y dispersin de nmina.

Propsito: Elaborar la nmina en tiempo y forma a los trabajadores de la Universidad.

Alcance: Desde la captura en el sistema de nmina, hasta la entrega del archivo a la Direccin de
Administracin y Finanzas para su dispersin.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal.

Polticas:
Los pagos debern realizarse un da antes de terminar cada quincena.
Los salarios sern cubiertos en base al tabulador que emite la Coordinacin de Universidades
Tecnolgicas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Revisa el control de asistencia en la base de datos de Excel para


aplicar los descuentos correspondientes, si es que no tiene
justificante alguno.

Notifica mediante oficio al trabajador del descuento que se le


aplicara directo de nmina, firma, fotocopia y distribuye:
Original:
1. Copia:

Documento de referencia
/observaciones

Trabajador.
Archivo.

Captura la informacin en base de datos Excel, necesaria para la


elaboracin de la nmina.

Genera prenmina.

Captura en el sistema Bancario elegido por la Universidad,


especificando la fecha de dispersin y el importe a pagar de cada
trabajador, se genera el archivo y se enva al Titular de la
Direccin de Administracin y Finanzas para aprobacin de la
transferencia.
El empleado tiene cuenta de nmina?
Si. Contina en la actividad No.6.
No. Contina en la actividad 5a.

5a

Enva copia de nmina al Departamento de Contabilidad para la


elaboracin de cheques.

Imprime los reportes emitidos por el sistema Bancario para integrar


los documentos soportes quincenales.

Genera los recibos respectivos para que el personal pase a firmar


la nmina correspondiente.

Archiva nmina y recibo para su resguardo.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-DAF-SSA-DP-02

Nombre del procedimiento: Alta y Baja del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propsito: Incorporar y Desincorporar del sistema de nmina al personal que deja de prestar sus
servicios en la Universidad.

Alcance: Desde la recepcin de la carga horaria autorizada por Rectora para la alta, hasta la renuncia
del trabajador para la realizacin de los movimientos ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal.

Reglas:
Ley de Instituto Mexicano del Seguro Social, Ley Federal del Trabajo, Procesos del Sistema de Gestin
de la calidad en Materia de Seleccin y Contratacin de Personal.
Polticas:
La Vigencia del movimiento deber ser a partir del inicio del cuatrimestre y en las fechas que la
Universidad requiera de personal.
Toda renuncia deber ser notificada por el rgano administrativo responsable al da siguiente de que
entre en vigencia y las fechas que marca el calendario escolar.
Cuando se registra una baja es necesario tener la Renuncia del trabajador o apegarse a las fechas que
marca el calendario escolar de la Universidad.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Recibe la carga horaria debidamente autorizada por los titulares de


las Direcciones de Divisin Carreras, Secretara Acadmica y
Rectora, para el clculo de salario Base de Cotizacin del
Trabajador.

Realiza la captura del movimiento en el sistema DISPMAG, www.IMSS.gob.mx


propiedad del Instituto Mexicano del Seguro Social, en el cual se Descarga de software
registran todos los datos personales del trabajador, as como su DISPMAG.
salario base de cotizacin.

Aplica la trasferencia del movimiento va internet, en el sistema www.IMSS.gob.mx


IDSE.
Entrar a IDSE

Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social Acuse de recibo


mediante nota con firma electrnica generado en la pgina de
internet y a las 24 horas el Instituto enva un acuse de
confirmacin de recepcin.

Archiva los acuses que servirn para soporte y para actualizar el Base de datos Internas
Sistema nica de Autodeterminacin.
Sistema nico de
Administracin (SUA).

Captura el movimiento en el sistema DISPMAG, propiedad del


Instituto Mexicano de Seguro social, en el cual se registran todos
los datos personales del trabajador en el estatus de baja.

Aplica la transferencia del movimiento va internet, en el sistema


IDSE.

Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social acuse de recibo y


a las 24 hrs. el Instituto enva acuse de confirmacin.

Archiva original de los acuses que servirn para soporte y


actualizacin del Sistema nico de Autodeterminacin.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

Direccin de
Planeacin y
Evaluacin

Departamento
de Informtica y
Estadstica

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Nombre del documento


Procedimiento de la Direccin de Planeacin y Evaluacin para el Anlisis y
Evaluacin de los Programas de Trabajo (POA) de la UTSelva
Anexos:
N/A

Procedimiento de la Direccin de Planeacin y Evaluacin para el Programa


Integral de Desarrollo Educativo de la UTSelva
Anexos:
N/A

rgano Administrativo Responsable:

Bil. Jorge Alonso Huitrn Flores


Direccin de Planeacin y Evaluacin

Cdigo
P-PLA-01/Rev.06

P-PLA-02/ Rev.01

Manual de Procedimientos

UTS-R-DPE-DIE-001
Nombre del procedimiento: Integracin de indicadores estadsticos de calidad
Resultados de la Universidad.

(MECASUT) de

Propsito: Disear sistemas que faciliten el manejo e integracin de la informacin generada en las
diferentes reas.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud para la emisin del informe, hasta el envo de la informacin y
visto bueno de la Coordinacin General de Universidades Tecnolgicas (CGUT).

Responsable del procedimiento: Departamento de Informtica y Estadstica.

Reglas:
La informacin requerida deber ser solicitada de manera oficial, debidamente autorizado por el Titular
del rgano administrativo en cumplimiento con la Normatividad Institucional.
Para la elaboracin del informe deber solicitar a la Direccin de Planeacin y Evaluacin la aprobacin
del anlisis realizado, para su posterior autorizacin ante Rectora.
La integracin de la informacin se har conforme a la calendarizacin establecida en la gua del
modelo MECASUT.
La integracin de la informacin depender del cumplimiento de las reas involucradas en la
generacin de la estadstica requerida.
Una vez integrada, validada y autorizada por Rectora deber ser enviada a la Coordinacin General de
Universidades Tecnolgicas (CGUT).

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Recibe mediante oficio de la Direccin de Planeacin y


Evaluacin para la integracin de los indicadores que componen
el MECASUT correspondientes al periodo solicitado.

Analiza la informacin solicitada


integracin.

Elabora el sistema de informacin en base a los formatos Formatos Diseados por


diseados.
MECASUT.

Solicita a las reas la informacin necesaria mediante oficio para


la elaboracin de los Indicadores del Modelo de Evaluacin de la
Calidad.

Recaba la informacin mediante el envo de formatos diseados


a cada rgano administrativo.

Integra la informacin solicitada y enva al Titular de la Direccin


de Planeacin y Evaluacin para su aprobacin y emitir Informe.

Documento de referencia
/observaciones

y disea mtodos de

Cumple con la normatividad?


No. Contina en la actividad 6a.
Si. Contina en la actividad 7.
6a

Integra la informacin solicitada de acuerdo a las correcciones.

Recibe aprobacin del Titular de la Direccin de Planeacin y


Evaluacin para envo de indicadores a Rectora.

Recibe la instruccin de la Direccin de Planeacin y Evaluacin


para el envo de indicadores, con aprobacin del Rector por
medio electrnico a la Coordinacin General de Universidades
Tecnolgicas.

Elabora memorando mediante el cual informa a la Direccin de


Planeacin y Evaluacin que se efectu el informe de evaluacin
de la informacin y su envo a la Coordinacin General de
Universidades Tecnolgicas, firma y turna:

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 3

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Original:
Titular de la Direccin de Planeacin y Evaluacin.
1. Copia: Titular de la Rectora.
2. Copia: Titular del Departamento del Sistema de Gestin de
la Calidad.
3. Copia: Archivo.
10

Archiva expediente.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

3 de 3

Manual de Procedimientos

Rectora

Subdireccin de
Informtica

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

UTS-R-SI-001
Nombre del procedimiento: Desarrollar sistemas, en base a la actualizacin tecnolgica y ptima utilizacin
de los equipos y programas de cmputo.

Propsito: Disear sistemas que faciliten el manejo de informacin de las diferentes reas de la
Universidad que permitan eficientar su operatividad.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud para el desarrollo del sistema de informacin, hasta la
implementacin del mismo.

Responsable del procedimiento: Subdireccin de Informtica.

Reglas:
Para la elaboracin del sistema informtico, deber apegarse a la Normatividad para la Gestin y
Desarrollo Tecnolgico de Informacin y Telecomunicacin emitida por la Subsecretara de Desarrollo
Tecnolgico de la Secretara de la Funcin Pblica.
Deber apegarse a la Metodologa para el Desarrollo de Sistemas emitida por la Subsecretara de
Desarrollo Administrativo de la Secretara de la Funcin Pblica.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Julio 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Recibe memorndum de solicitud del rea o de la direcciones


para el desarrollo del sistema de informacin.

Realiza el estudio de factibilidad tcnica, econmica y operativa.

Realiza entrevistas, encuestas y estudios de campos que


considere pertinentes para el desarrollo de sistema.

Disea la propuesta del sistema, as como la base de datos y


diagrama de contexto del sistema.

Documento de
referencia/observaciones

Elabora el sistema de informacin en base a los diseos


anteriormente
mencionados
y
realiza
prueba
piloto
conjuntamente con el rea requirente para realizar los ajustes
correspondientes.

Elabora Manual de Usuario, Manual Tcnico e Instructivo de


Mantenimiento.

Instala el Sistema de informacin en los equipos de cmputo


destinados para tal efecto.

Capacita al personal de la Universidad y entrega el Manual de


Usuario.

Elabora memorndum mediante el cual informa que se efectu


la instalacin del sistema, as como la capacitacin del personal
en el manejo del mismo, firma, fotocopia y turna:
Original:
1. Copia:
2. Copia:
3. Copia:

Titular del rgano solicitante.


Titular de la Rectora.
Secretara Acadmica.
Archivo.

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2
UTS-R-SI-002

Manual de Procedimientos

Nombre del procedimiento: Elaboracin de proyectos de adquisicin de bienes informticos.

Propsito: Contar con tecnologa de punta en hardware y software para eficientar las operaciones de la
universidad.

Alcance: Desde la recepcin de la solicitud, hasta el envo del Dictamen Tcnico.

Responsable del procedimiento: Subdireccin de Informtica.

Polticas:
Para la elaboracin del proyecto de justificacin de equipamiento y/o servicios informticos, deber
apegarse a la normatividad para la Gestin y Desarrollo Tecnolgico de Informacin y
Telecomunicacin emitida por la Subsecretara de Desarrollo Tecnolgico de la Secretara de la
Funcin Pblica.
La solicitud de los proyectos a dictaminar, deber ser de manera oficial, debidamente autorizado por el
Rector de la Universidad.
Las direcciones solicitante, deber anexar a su solicitud el proyecto con las caractersticas tcnicas y
cotizaciones del equipo o servicio a adquirir.

Primera emisin
Agosto de 2012

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Actividad

Recibe de las Secretaria Acadmica, Direcciones Acadmicas y


Planeacin memorndum de solicitud para la adquisicin de bienes
y/o servicios informticos, as como de equipos de comunicacin y
telecomunicacin.

Elabora proyecto de justificacin del equipamiento y/o servicios


informticos basada en la normatividad de la Subsecretara de
Desarrollo Administrativo y Tecnolgico.

Elabora memorndum mediante el cual solicita el oficio de liberacin


de recurso y fuente de financiamiento, fotocopia y turna:
Original:
Titular de la Rectora.
1. Copia: Direccin y Administracin y Finanzas.
2. Copia: Direccin Planeacin y Evaluacin.
3. Copia: Archivo.

Recibe de la Direccin de Planeacin oficio de liberacin de recurso


y fuente de financiamiento y va internet requisita los formatos
correspondientes.

Elabora oficio mediante el cual solicita el Dictamen Tcnico, firma,


fotocopia y distribuye:
Original:
Titular de la Direccin de Innovacin y Desarrollo.
Tecnolgico de la Secretara de la Funcin Pblica.
(www.fpchiapas.gob.mx
1. Copia Titular de la Direccin y Administracin y Finanzas.
2. Copia: Archivo.
del
marco
jurdicoseccin
desarrollo
Recibe va internet Dictamen Tcnico autorizado, imprime y elabora tecnolgico)
memorando de envo, firma, fotocopia y turna:
Original:
Rector.
1. Copia: Titular de la Direccin acadmica solicitante.
(www.dnit.chiapas.gob.m
2. Copia: Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas.
x/sidic)
3. Copia: Archivo.

Documento
De referencia
/observaciones

Integra y archiva expediente de la documentacin generada.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-SI-003
Nombre del procedimiento: Servicio de mantenimiento preventivo de equipo de cmputo.

Propsito: Garantizar la funcionalidad de hardware y software de la tecnologa de informacin.

Alcance: Desde la planificacin del servicio, hasta la realizacin del mantenimiento y reportes del servicio.

Responsable del procedimiento: Subdireccin de Informtica.

Polticas:
El mantenimiento del hardware se realizar anualmente para las reas administrativas, salvo los casos de
antivirus, los cuales quedar sujeto a las fechas de actualizacin que marque el fabricante.
La solicitud deber ser de manera oficial, con el visto bueno del titular del rea Administrativa.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
referencia/observaciones

Actividad

Elabora el Plan Anual de Mantenimiento Preventivo el cual contiene


las fechas en que se realizar el mismo a los bienes informticos.

Elabora circular enviando el Plan Anual de Mantenimiento


Preventivo, firma, fotocopia y turna:
Original:

Titulares de las Direcciones y reas administrativas.

1. Copia:

Archivo.

Preparar el equipo y herramienta necesaria para la realizacin del


mantenimiento.

Acude a las instalaciones del rea administrativa y realiza el


mantenimiento.

Registrar a travs del sistema de servicio los mantenimientos


preventivos y correctivos a los equipos de cmputo de las diversas
reas.

Archivar con la
correspondiente.

documentacin

soporte

en

el

Sistematizado
(Soporte Institucional de
Servicios de Informtica)
Intranet:
http://172.16.16.18/siseg

expediente

TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-SI-004
Nombre del procedimiento: Servicio de mantenimiento correctivo.

Propsito: Mantener el equipo informtico en ptimas condiciones para garantizar el trabajo de los
usuarios.

Alcance: Desde la solicitud de servicio, hasta la realizacin del mantenimiento correctivo y reportes de
servicio.

Responsable del procedimiento: Subdireccin Informtica.

Polticas:
La solicitud deber ser de manera oficial, dirigido al Subdirector de Informtica.
El rea solicitante administrativa deber especificar en su oficio, el listado de los archivos a
respaldarse, en el caso de que el equipo informtico requiera formatearse. En su defecto el
resguardatario del equipo deber acudir a la subdireccin de informtica, para indicar los archivos a
respaldar.
Si el rea, no especifica el listado de archivos a respaldar. La subdireccin de informtica no se har
responsable por la informacin perdida por realizar el formateo al equipo informtico.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento
de referencia
/observaciones

Actividad

Recibir de las reas administrativas y direcciones memorndum


de solicitud de mantenimiento correctivo de hardware y/o
software.

Preparar el equipo y herramienta necesaria para la realizacin


del mantenimiento correctivo.

Acude a las instalaciones del rea solicitante para recoger el


equipo y realiza diagnstico.
Cuenta con
reparacin?

el

recurso

informtico

disponible

para

su

S: Contina en la actividad No. 4.


No: Contina en la actividad No. 3a.
3a

Requisita y archiva el formato de Solicitud de Compra o Solicitud


de Servicio.

3b

Efecta la compra de la pieza, ya sea ser por compra directa o


a travs de dictamen tcnico.
Contina en la actividad No. 4.

Realiza el mantenimiento correctivo e instala el equipo en el rea


administrativa correspondiente.

Requisita el Formato de Servicios y Mantenimientos a Equipos


de Cmputo con las observaciones encontradas en el Hardware
y Software, recaba firma del titular del rgano administrativo y
archiva con la documentacin soporte.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-SI-005
Nombre del procedimiento: Administracin de correo electrnico y de la pgina web.

Propsito: Establecer los mecanismos necesarios que faciliten el mantenimiento y actualizacin del sitio
web, permitiendo mantener un medio electrnico de comunicacin confiable, atractivo y actualizado.

Alcance: Desde la solicitud de mantenimiento y/o actualizacin emitida por las direcciones y el rea de
difusin, hasta su publicacin en internet.

Responsable del procedimiento: Subdireccin de informtica.

Polticas:

La solicitud y actualizacin del sitio web oficial deber ser publicado por el departamento prensa y
difusin.
En la solicitud deber de especificar el tiempo determinado que debe permanecer en publicacin la
informacin en el sitio web.
La informacin solicitada a la publicacin en el sitio web debe de ser proporcionada en archivo
electrnico, ya que cada direccin es responsable directo de su contenido.
Administrar el servidor de dominio de la pgina web y de las cuentas de correo electrnico.
Deber apegarse a la normatividad del Manual de Identidad de Gobierno del Estado.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento


No. de
actividad

Documento de
Referencia
/observaciones

Actividad

Recibe a travs de los rganos administrativos memorndum


original de solicitud de modificacin y/o actualizacin de la
informacin del sitio Web (texto, imgenes y cuentas de correo),
anexando el archivo magntico.

Verifica los diseos a publicar.


Los diseos estn apegados al manual de identidad?
Si. Contina en la actividad No. 3.
No. Contina en la actividad No. 2a.

2a

Corrige los diseos en coordinacin con el rgano solicitante.


Contina con la actividad No. 3.

Realiza los cambios y/o actualizaciones de diseos e informacin


al sitio Web.

Informa mediante memorndum al rgano administrativo


solicitante que los cambios y/o actualizaciones fueron realizados
en tiempo y forma.

Genera los respaldos correspondientes.

Archiva la documentacin correspondiente.


TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

UTS-R-SI-006

Nombre del procedimiento: Cableado y configuracin de red de datos.

Propsito: Mantener en buen funcionamiento a la red local de la Universidad Tecnolgica de la Selva.

Alcance: Desde la solicitud del servicio cableado y configuracin de red, hasta el perfecto funcionamiento de
la Red.

Responsable del procedimiento: Subdireccin de Informtica.

Polticas:
Deber proteger a la red contra riesgos y prdidas asociadas con sus recursos y seguridad.
Deber proteger los sistemas de ordenador ante el uso inadecuado de los usuarios.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Hoja

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

1 de 2

Manual de Procedimientos

Descripcin del procedimiento

No. de
actividad

Actividad

Documento de referencia
/observaciones

Recibe solicitud de forma econmica memorndum para la


instalacin de la red.

Determina la localizacin del equipo y los requerimientos de


acceso del mismo para determinar los permisos a otorgar.

Realiza medicin del espacio entre la estacin de trabajo y el


concentrador ms cercano a este.

Procede a la colocacin de las canaletas donde se instalara el


cable de red.

Realiza la conexin de cableado a los conectores RJ45 haciendo


uso de cable para trenzado nivel 5.

Configura la Direccin IP, Mascara de Subred, Puerta de Enlace


e Internet de la estacin de trabajo.

Realiza las pruebas necesarias de conectividad.

Identifica la estacin de trabajo en el Mapa de Red e informa va


econmica al usuario del funcionamiento en la red.
TERMINA PROCEDIMIENTO

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Pgina

Agosto de 2012

Agosto de 2012

Agosto de 2013

2 de 2

Manual de Procedimientos

Rectora

Departamento del
Sistema de Gestin
de la Calidad

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Seccin

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Certificados
ISO-9001-2008

Manual de Procedimientos

Procedimiento del SGC Para la Elaboracin de Procedimientos


Anexos:
1. Portada de procedimientos.
2. Hoja para Contenido de Procedimientos.

P-CCA-01/Rev.06

Procedimiento del SGC Para el Control de los Documentos


Anexos:
1. Lista Maestra de Control de Documentos.
2. Formato de hoja de difusin de Documentos.

P-CCA-02/ Rev.04

Procedimiento del SGC Para el Control de los Registros


Anexos:
1. Lista Maestra de Control de Formatos.

P-CCA-03 /Rev.03

Procedimiento del SGC Para Auditoras Internas


Anexos:
1. Programa de Auditora Interna y Externa.
2. Plan de Auditoria.
3. Aviso de Auditora Interna.
4. Lista de Verificacin de Auditora Interna.
5. Reporte de Auditora Interna.
6. Reporte de No conformidad y/u observaciones.
7. Acciones Correctivas.
8. Acciones Preventivas.
9. Formato de Seleccin de Auditores Internos.
10. Convocatoria.
11. Seguimiento de Acciones Preventivas y correctivas.
12. Instruccin de Trabajo para la Redaccin de Hallazgos de una auditora Interna.

P-CCA-04/ Rev.08

Procedimiento del SGC Para Acciones Correctivas y Preventivas


Anexos:
1. Formato de Acciones Correctivas.
2. Formato de acciones Preventivas.

P-CCA-05/ Rev 06

Procedimiento del SGC Para el Control del Producto No Conforme


Anexos:
1. Formato de Producto No Conforme.

P-CCA-06/Rev.02

rgano Administrativo Responsable:

IBQ. Martha Marlene Estrada Estrada


Departamento del Sistema de Gestin de la Calidad

F-CCA-01 / R2
F-CCA-02 / R2

D-CCA-01
F-CCA-04

DCCA-02 / R1

D-CCA-03 / R2
D-CCA-04 / R1
D-CCA-06 / R3
D-CCA-07 / R2
D-CCA-08 / R3
D-CCA-09 / R3
D-CCA-10 / R3
D-CCA-11 / R3
D-CCA-12 / R1
D-CCA-13 / R1
D-CCA-14
IT-CCA-01

F-CCA-10 / R3
F-CCA-11 /R4

F-CCA-03

Manual de Procedimientos

Glosario de Trminos
A
Accin Correctiva

Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u


otra situacin no deseable.

Accin Preventiva

Accin para eliminar la causa de una no conformidad potencial o una


situacin indeseable

Acervo Bibliogrfico

Conjunto de materiales bibliogrficos, libros, revistas y medios


electrnicos, disponibles para su consulta por la comunidad universitaria
o pblico en general.

Actividades Curriculares

Materias a impartir en el cuatrimestre correspondiente.

Actividades Extracurriculares

Actividades enfocadas al mejoramiento de la formacin de los alumnos de


la Universidad Tecnolgica de la Selva y que no estn contemplados en
el mapa curricular oficial.

Anomala

Problemas suscitados durante el proceso de Estancia y Estada.

Amparo

Juicio por medio del cual se impugnan los actos de autoridad, violatorios
de las garantas constitucionales, as como los actos que restrinjan la
soberana de los estados.

Apoderado Legal

Persona que tiene el poder y la facultad para actuar en nombre de otra en


los mbitos que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato
de representacin.

Asistencia Tcnica

Consiste en proveer un servicio de apoyo tcnico requerido en el lugar


donde se genere la necesidad.

Bitcora de Mantenimiento

Registro de actividades de mantenimiento realizadas en los equipos de


laboratorio.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Cliente

Organizacin o persona que recibe un producto y/o servicio.

Curso de Induccin

Curso de nivelacin acadmica, necesario para iniciar el curso ordinario.

CENEVAL

Centro Nacional de Evaluacin.

Cdigo Civil

Es el conjunto ordenado sistematizado y unitario de normas sobre el


derecho privado.

Cdigo Penal

Recopilacin de leyes penales, que el Estado, en ejercicio de su


autoridad disciplinario aplica como sanciones a aquellos que cometieron
delitos.

Configuracin de Red

Conjunto de conexiones, nmeros y datos que hacen que una red de


aparatos electrnicos, puedan comunicarse entre s.

Comit de ingresos, evaluacin yGrupo formado por personal docente de la


permanencia del personal
la Selva, segn reglamento establecido.
acadmico

Universidad Tecnolgica de

Conectores RJ45

Conector muy utilizado en las computadoras. Posee ocho pines, que


normalmente se usan como extremos de cables de par trenzado.

Contrato

Instrumento Jurdico que formaliza la relacin de trabajo entre la


Universidad y el trabajador.

Catlogo de Empresas
Evaluadas

Relacin de empresas ordenadas por zona de influencia, estatal, nacional


e internacional, que ya fueron evaluadas.

CGUT

Coordinacin General de Universidades Tecnolgicas.

Convenio

Acuerdo de voluntades, una convencin o un contrato.

Convenio para prcticas de


estancia y estada

Acuerdo establecido entre la Empresa y la Universidad; contiene


parmetros para la realizacin de la Estancia y Estada.

Cotejo

Es la confrontacin de un documento original con una copia.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Decreto

Decisin de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia.


Suele tratarse de un acto administrativo llevado a cabo por el Poder
Ejecutivo, con contenido normativo reglamentario y jerarqua inferior a
las leyes.

Desarrollo de nuevos productos Innovar la creacin de un producto y/o servicio tecnolgico que no est en
el mercado.
Diagnstico, anlisis y
propuesta de mejora

Consiste en la identificacin de fortalezas y reas de oportunidad, para


presentar alternativas de solucin a la situacin planteada.

Dictamen

Documento aprobatorio de la Estancia y Estada.

Direccin IP

Es una etiqueta numrica que identifica, de manera lgica y jerrquica, a


un interfaz (elemento de comunicacin/conexin) de un dispositivo
(habitualmente una computadora) dentro de una red que utilice
el protocolo IP.

Diseo

Boceto, bosquejo o esquema que se realiza, ya sea mentalmente o en un


soporte material, antes de concretar la produccin de algo.

DIPSMAG

Programa que proporciona el IMSS para que pueda hacerse la captura de


movimientos afiliatorios.

Educacin Continua

Se define como los cursos de capacitacin, cursos de actualizacin


profesional, curso de entrenamiento en talleres y laboratorios, seminarios
y diplomados que la Universidad Tecnolgica de la Selva ofrece a sus
egresados y/o profesionales de diversas ramas.

Egresado

Persona que culmin el plan de estudios de una carrera impartida por


alguna Universidad Tecnolgica y/o institucin a fin.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Eficacia

Extensin en la que se realiza las actividades planificadas y se alcanzan


los resultados planificados. Sistema de Gestin de la Calidad (SGC):
Sistema para establecer la poltica y los objetivos y lo necesario para
lograr dichos objetivos, para dirigir y controlar una organizacin con
respecto a la Calidad.

Entrevista Preliminar

Reunin entre el entrevistador y el aspirante o candidato, para conocer


los motivos por los que requiere ser docente o administrativo, as como
sus datos generales y conocerlo de manera personal.

Entrevista Profunda

Reunin entre el entrevistador y el aspirante o candidato, para conocer su


experiencia laboral, y perspectiva de trabajo.

Eficacia

Extensin en la que se realiza las actividades planificadas y se alcanzan


los resultados planificados. Sistema de Gestin de la Calidad (SGC):
Sistema para establecer la poltica y los objetivos y lo necesario para
lograr dichos objetivos, para dirigir y controlar una organizacin con
respecto a la Calidad.

Entrevista Preliminar

Reunin entre el entrevistador y el aspirante o candidato, para conocer


los motivos por los que requiere ser docente o administrativo, as como
sus datos generales y conocerlo de manera personal.

Entrevista Profunda

Reunin entre el entrevistador y el aspirante o candidato, para conocer su


experiencia laboral, y perspectiva de trabajo.

Estancia

Etapa en la que los alumnos recurren a una empresa, organismo pblico


o social durante 80 horas, conocen las caractersticas del rea y
participan en el proyecto con sus asesores.

Estada

Tiempo que permanece el alumno en una empresa, bajo la tutora de un


asesor de una empresa y un asesor de la universidad, durante el cual
desarrolla un proyecto a un programa de mejora.

Estructura Orgnica

Disposicin sistemtica de los rganos que integran una institucin,


conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y
codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos
y sus relaciones de dependencia.

Empresa

Sociedad Mercantil o Industrial dedicada a actividades industriales


mercantiles o de prestacin de servicio.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Examen Remedial

Evaluacin que se realiza a un alumno en una asignatura especfica, en


la cual ste no haya acreditado uno o dos parciales del cuatrimestre
cursado, para que a travs de este examen poder acreditar la materia.

Examen Extraordinario

Evaluacin que se realiza a un alumno reprobado en alguna asignatura


en la cual est inscrito formalmente.

F
Facilitador

Es la persona que ayuda a un grupo a entender los objetivos comunes y


contribuye a crear un plan para alcanzarlos sin tomar partido, utilizando
herramientas que permitan al grupo alcanzar un consenso en los
desacuerdos preexistentes o que surjan en el transcurso del mismo. Hay
muchos tipos de facilitadores, en funcin del tipo de mbito en el que se
desarrollen las actividades de los grupos.

Falla Potencial

Una falla potencial es aquella que no nos permite seguir desarrollando


nuestras actividades de manera normal, y que adems no nos da
oportunidad de atacarla bajo programa calendarizado.

Formulacin y evaluacin de
proyectos

Es una propuesta de accin tcnica- econmica para resolver una


necesidad o atender una demanda, integrada por diferentes estudios que
permiten conocer la viabilidad y costo de su realizacin.

H
Horarios Generales

Horarios Individuales

Actividades de tipo curricular


cuatrimestre y grupo.

y extracurricular a realizarse por

Actividades de tipo curricular y extracurricular a realizarse por cada uno


de los Docentes en el cuatrimestre.

IDSE

Sistema del IMSS para que los movimientos afiliatorios por Reingresos,
Modificaciones de salario y Bajas de los trabajadores puedan ser
reportados directamente desde la computadora de la empresa a la
computadora del IMSS.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Infraestructura

Instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de la


Universidad Tecnolgica de la Selva.

Instrucciones de Trabajo

Secuencia y descripcin de actividades a desarrollar durante la aplicacin


del mantenimiento preventivo de un equipo.

L
Litigio

Es un conflicto de intereses calificado y elevado a una autoridad


jurisdiccional por un sujeto de derecho con una intencin, o pretensin,
contra otro que manifiesta una resistencia o que se opone al
planteamiento del primero.

M
Mantenimiento Mayor

Se considera toda aquella actividad en la cual se requiera de persona(s)


ajena(s) a la Universidad para realizar el trabajo de mantenimiento.

Mantenimiento Menor

Se considera toda aquella actividad la cual puede ser realizada por


personal interno de la Universidad.

Mantenimiento Preventivo

Actividad desarrollada en los equipos o instalaciones con el fin de


garantizar que la calidad del servicio que estos proporcionan continu
dentro de los lmites establecidos por el fabricante.

Mantenimiento Correctivo

Actividad desarrollada en los equipos o instalaciones con la finalidad de


recuperar la calidad de servicio de estos dentro de los lmites
establecidos por el fabricante.

Mascara de Subred

Sirve para determinar si pueden enviarse datos dentro y fuera de las


redes.

MECASUT

Modelo de Evaluacin de la Calidad del Subsistema de Universidades


Tecnolgicas.

Medio Magntico

Es un dispositivo que almacena la informacin en por medio de ondas


magnticas.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

Manual de Procedimientos

Microsip

Es un sistema computacional orientado a resolver las necesidades de


informacin acadmica y administrativa en cualquier plantel educativo.

Minutario

Se llamaba minutario al cuadernillo de papel comn en que


el escribano pona las minutas o borradores de las escrituras que se
otorgaban ante l.

Monitoreo

Es la accin y efecto de vigilar, se utiliza para nombrar a la supervisin o


el control a travs de un modelo de informacin preestablecido.

O
Optimizando

Planificar una actividad para obtener los mejores resultados

Organismos

Se refiere a instituciones pblicas u organizaciones sociales.

P
Patente

Conjunto de derechos exclusivos concedidos por un Estado a un inventor


o a su beneficiario, por un perodo limitado de tiempo a cambio de la
divulgacin de una invencin.

Peaje

Pago obligatorio de una cantidad de dinero para transitar o circular por


una autopista o por ciertos puentes, tneles o aduanas.

Programacin Cuatrimestral

Planeacin de actividades de tipo curricular y extracurricular a realizarse


en el cuatrimestre correspondiente.

Pliza

Documento que sirve para demostrar la validez de un contrato, en


seguros, bolsa y en otros negocios; en l aparecen las condiciones,
caractersticas, clusulas, etc., del contrato.

Producto no Conforme

Que no cumple con los requisitos que demandan los clientes.

Propiedad Industrial

Planificar una actividad para obtener los mejores resultados

Prototipos Tecnolgicos

Es una representacin fsica del diseo de un nuevo producto que


permite a las partes responsables de su creacin experimentar, probar y
explorar su uso.

Primera emisin

Actualizacin

Prxima Revisin

Pgina

Marzo de 2005

Agosto de 2012

Agosto de 2013

10

Manual de Procedimientos

Proyectos de Investigacin
y/o docencia

Actividades referentes a la elaboracin de manuales de asignaturas,


prcticas y las necesarias para el buen funcionamiento de la carrera
correspondiente.

Q
Querella

Acusacin ante la justicia en la cual una persona le imputa a otra la


comisin de un delito, constituyndose como parte en el procedimiento
que se origina.

R
Ratificacin

Manifestacin de aprobacin en casos donde resulta indispensable


hacerlo para la validez de un acto.

Requisicin

Formato oficial mediante el cual se solicita adquisiciones de bienes


muebles y servicios.

Reunin de Acadmica

Reunin peridica de los docentes para la organizacin del trabajo


acadmico.

Reporte Final de Estada

Consiste en la presentacin de un trabajo vinculado a algn sector


productivo de campo, que deber reunir los requisitos de calidad, utilidad,
pertinencia social y ser innovador.

Rubrica

Rasgo de forma determinada, que como parte de la firma pone cada cual
despus de su nombre o ttulo.

Rubrica de Evaluacin

Conjunto de criterios parmetros desde los cuales se juzga, valora,


califica y concepta sobre un determinado aspecto del proceso Educativo.

S
Subcomit de Adquisiciones

rgano colegiado creado con la finalidad de asegurar la aplicacin de la


ley de adquisiciones

Servicios Tecnolgicos

Es un conjunto de operaciones previamente determinadas para satisfacer


un requerimiento tcnico, tales como: asistencia tcnica, desarrollo de
nuevos productos, formulacin y evaluacin de proyectos, prototipos
tecnolgicos y diagnstico, anlisis y propuesta de mejora.

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Manual de Procedimientos

Sustentante

Aspirante que present examen de admisin.

T
Tutor

Docente que proporciona al alumno con deficiencia acadmica una


orientacin sistemtica y personalizada.

Tutora

Es un recurso de apoyo acadmico sistemtico.

Tutorado

Alumno al que se proporciona orientacin sistemtica y personalizada.

V
Veredicto

Resolucin tomada de acuerdo al reglamento de titulacin, por parte del


jurado.

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Manual de Procedimientos

GRUPO DE TRABAJO
COORDINACIN
IBQ. Martha Marlene Estrada Estrada
Departamento del Sistema de Gestin de la Calidad

DESARROLLO DEL DOCUMENTO


Lic. Osman Sarmiento Ochoa
Abogado General
Lic. Leydy Roxana Zepeda Ruiz
Secretara Acadmica
Lic. Marco Antonio Mndez Alfaro
Departamento de Servicios Escolares
Lic. Mara Magdalena Daz lvarez
Departamento de Servicios Bibliotecarios
Lic. Leydy Roxana Zepeda Ruiz
Departamento de Servicios Estudiantiles
Ing. Jess Domnguez Gut
Direccin de Vinculacin
Ing. Jess Domnguez Gut
Departamento de Investigacin y Desarrollo
Ing. Jess Domnguez Gut
Departamento de Educacin Continua
Ing. Jess Domnguez Gut
Departamento de Prcticas y Estadas
Ing. Jess Domnguez Gut
Departamento de Desempeo de Egresados

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Manual de Procedimientos

Lic. Isaas Flores Gordillo


Departamento de Prensa y Difusin
Lic. Isaas Flores Gordillo
Departamento de Servicios Mdicos
Lic. Isaas Flores Gordillo
Departamento de Actividades culturales y Deportivas
C.P. Rosa Elena Pulido Aguilar
Director de Administracin y Finanzas
C.Ramn Eleasar Morales Caballero
Departamento de Mantenimiento Institucional
C.Ramn Eleasar Morales Caballero
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
C.P. Rosa Elena Pulido Aguilar
Departamento de Programacin y Presupuesto
C.P. Emilia Concepcin Bautista Ramos
Departamento de Contabilidad
C.P.Lzaro Chong Palacios
Departamento de Personal
Bil. Jorge Alonso Huitrn Flores
Director de Planeacin y Evaluacin
Bil. Jorge Alonso Huitrn Flores
Departamento de Informtica y Estadstica
Mtro. Luis Gutirrez Alfaro
Subdirector de Informtica
IBQ. Martha Marlene Estrada Estrada
Departamento del Sistema de Gestin de la Calidad

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Asesora
C.P. Aimer Aguilar Trujillo
Director de Desarrollo Administrativo
de la Secretara de la Funcin Pblica
C.P. Gricelda Gonzlez Servn
Jefa del Departamento de Entidades
de la Secretara de la Funcin Pblica
Lic. Adriana Len Caballero
Asesora del Departamento de Entidades
de la Secretara de la Funcin Pblica

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