Manual de Excel Avanzado 2012

Unidad de Servicios de Cmputo Acadmico
UNICA
[MANUAL DE EXCEL
AVANZADO]
Realiz Ing. Gabriela Camacho Villaseor
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
AUTOFORMATO
Excel proporciona formatos prediseados listos para aplicarse, estos formatos

ofrecen la ventaja de que permiten cambiar la apariencia de un documento en
forma rpida y detallada.
A esta caracterstica de Excel se le conoce con el nombre de AUTOFORMATO.

Para utilizarla realiza los siguientes pasos.
1.- Selecciona una tabla generada en Excel como se muestra en la figura:
2.- Para dar autoformato a una tabla da Clic en Estilo de Tabla y aparecer la
siguiente ventana donde podrs seleccionar el autoformato o disear su propio
formato.
Prohibida la reproduccin y distribucin de este material sin la debida autorizacin de UNICA
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3.- Selecciona el estilo que te mas le agrade y hacer clic en el botn aceptar, Excel
aplicar el formato seleccionado.
4.- Se puede modificar los formatos y preestablecidos dando clic en la opcin

Nuevo estilo de la tabla En la parte inferior aparecern varias casillas de
verificacin que permitir definir las caractersticas que se desean aplicar de los
formatos propuestos.
5.- Los cambios realizados se aplicaran solo en el rango seleccionado, sin dejar
alteradas las opciones de autoformato para su uso posterior.
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Formato Condicional
El formato condicional es una caracterstica si se desea dar un formato diferente a

la informacin y cuando sta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario.
Dentro de la cinta de opciones en la pestaa de INICIO le damos clic en la opcin

formato condicional.
Con formato condicional puede tener diferentes formatos para la celda cuando su
valor es suficientemente alto o bajo para hacer una distincin entre ellos y que
sobresalgan y se distingan entre los valores de la tabla. Se seleccionar la celda o
celdas que se le deseen aplicar el formato condicional. El cuadro de dilogo se
abre con la forma de la Condicin
1.- Lista para que usted la llene.
2.- Establecer la Condicin: Llene los cuadros de texto eligiendo: El Valor de la

Celda Es, y mayor que o igual a, desde la lista que baja. Hacer un clic en el tercer
cuadro de texto y escribir adentro = $C$14 o solo haga un clic en la celda C14.
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3.- Fijar formato: Clic en la esquina izquierda de fuente y elegir Tramas |

Sombreado de Celda = Verde y Fuente | Color = Blanco y estilo de Fuente =
Negrita. No obtendr completamente todas las opciones de tipografa que est
acostumbrado a ver en el dilogo Fuentes.
Haga un clic en Aceptar para cerrar el dilogo de Formato de Celdas. El dilogo

de Formato Condicional ensea una muestra utilizando sus opciones.
Puede
agregar hasta dos juegos ms de condiciones - cada una de ellas con un formato
diferente. Esta vez solo necesita la Condicin uno.
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Hacer nuevamente un clic en Aceptar para cerrar el dilogo. Cuando la condicin

no se cumple, ver el formato original.
Pegado Especial
Esta opcin nos permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. Como lo hacamos
con la opcin Pegar convencional, pero ste nos permite seleccionar que es lo que
queremos pegar exactamente, adems de tener la opcin de pegar el vnculo lo
cual significa que cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los
cambios pertinentes. As como crear vnculos entre los documentos originales.
Pegado especial de Excel a Excel
Primero que todo debemos seleccionar las celdas, luego seleccionar copiar y
despus dar clic en la cinta de opciones, en la pestaa de Inicio y en pegar,
desplegar la lista desplegable y seleccionar la opcin Pegado especial nos
aparecer la siguiente ventana.
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En el apartado de "pegar" podemos indicar que es lo que queremos copiar de las

celdas, puede ser todo, o solo las formulas, formatos, comentarios, etc.
En el apartado de "operacin" podemos decir que operacin se va aplicar a las

celdas entre si (si el contenido de las celdas es numrico). Por Ejmplo si en la
celda A1 tenemos el nmero 5 y en B2 hay un 3, podemos copiar la celda A1 y
hacerle un pegado especial a la celda B2 y en operacin seleccionamos suma
entonces el resultado que obtendremos ser B2 = 8.
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Tambin podemos copiar el vnculo presionando en la misma ventana sobre el

botn Pegar vnculos, esto significa que siempre mostrar lo mismo que hay en la
celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio
que ocurre en la celda original.
Pegado especial de Excel a otra aplicacin Office
Tiene los mismos objetivos que en el Excel pero la ventana que nos aparecer es
la siguiente:
En esta ventana hay dos opciones principales, Pegar y Pegar vnculo. En "Pegar"
lograramos pegar el contenido con el formato que seleccionemos en el cuadro de
la derecha. Con "Pegar vnculo" conseguiremos pegue el contenido pero con la
ventaja que se actualizar si el origen cambia, tambin podremos seleccionar el
tipo de formato con que se visualizar.
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INSERTAR COMENTARIOS
En ocasiones se necesita realizar comentarios sobre alguna cifra o alguna

frmula.
Es posible insertar comentarios asociados a una celda, para hacerlo, seleccione

de la cinta de opciones el men Revisar, el comando Comentario que presentar
una caja de dilogo para capturar el comentario correspondiente.
Para ver el comentario basta con acercar el cursor a la celda identificada con un
tringulo en la parte superior derecha.
Imprimir comentarios
En la ficha Hoja del men Archivo Imprimir----Configurar pgina ----en la
pestaa Hoja seleccionar en comentarios alguna de las tres opciones que tiene
disponibles.
Comentarios
Hipervnculos
Excel Avanzado
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Avanzado
Un hipervnculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las pginas

web, nos sirve para ir a otra parte del libro o incluso, enviar email, abrir una pgina
web o abrir cualquier otro tipo de archivo. De la misma forma tambin podemos
hacer un hipervnculo en una celda, una imagen, grfico o cualquier otro objeto
que tengamos en el libro.
Crear
La manera de hacer un hipervnculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es

la misma, lo primero que se debe de hacer es pulsar clic derecho en el objeto que
se le aplicar el hipervnculo, luego seleccionamos Hipervnculo y nos aparecer
la ventana donde podemos especificar la opciones de nuestro nuevo hipervnculo.
Tipos de Hipervnculos:
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Archivo o pgina web existente: Sirve para hacer el vnculo a una pgina web de
las que hayamos visitado previamente o tambin podemos agregar la direccin de
otra web.
Lugar de este documento: Aqu podemos hacer un link a otra hoja de libro, incluso
especificar la celda, la sintaxis se puede poner en cuadro que se llama texto:
nombre de hoja! celda, ejemplo para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2,
tendramos que poner: hoja2!G6.
Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso pginas
web, debemos pulsar en el botn Cambiar y indicar la ruta y nombre que tendr el
nuevo archivo.
Direccin de correo electrnico: Por ltimo tenemos la opcin de hacer un

hipervnculo a un correo electrnico, lo que debemos incluir es la direccin de
email del destinatario. Pero hay que tener en cuenta que esto solo funciona
cuando tenemos instalado algn programa de correo electrnico, como por
ejemplo el Outlook.
CONSOLIDAR DATOS
La consolidacin de datos consiste en realizar un resumen de informacin que se
encuentre distribuida ya sea en una hoja o en varias hojas. Es muy comn la
consolidacin cuando se tiene informacin detallada en hojas y se desea realizar
un informe anual.
La consolidacin requiere de un rea destino, donde se pondr la informacin

consolidada y las reas fuente donde se encuentra la informacin.
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Existen dos mtodos para consolidar datos:
POR POSICIN: Cuando varias reas fuente incluyen categoras de datos

similares, dispuestos de manera idntica, podrs consolidar los datos segn la
posicin utilizando referencias de celdas y de archivos para guiar la presentacin
de la tabla de consolidacin. La consolidacin por posicin se utiliza cuando se
trata de categoras similares de datos en las diferentes hojas. Un ejemplo se
puede observar en la siguiente imagen donde se desea realizar un resumen del
promedio trimestral de cada grupo.
POR CATEGORA: Cuando tus reas fuente tienen una distribucin diferente. La
consolidacin se realiza por categora utilizando rtulos. La consolidacin por
categora se utiliza cuando los datos no estn en ubicaciones similares o se tiene
un nmero diferente de filas o columnas de datos en cada categora.
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Avanzado
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Una vez que consolides los datos, podrs darle nombre a la referencia de un
rango de celdas de un rea fuente, para poder continuar consolidando los mismos
datos an si los datos fuente se mueven a otra ubicacin. Tambin podrs
expandir la consolidacin para incluir reas fuente adicional o para reducir el
campo de consolidacin eliminando reas fuente.
COMANDO CONSOLIDAR (MEN DATOS).

Recopila los datos localizados en una o varias reas fuente y los coloca en una
tabla en un rea de destino. Si se consolida por categoras utilizando rtulos,
debers incluir los rtulos que deseas que aparezcan en el rea de destino, en la
seleccin de las reas fuente. Si consolidas por posicin utilizando referencias de
celdas, no se incluyen los rtulos de categora en las reas fuente que selecciona.
Para activarlo, se elige el men Datos Consolidar este comando puede
consolidar datos con vnculos a hojas de clculo con fuentes externas. Al activarlo
se abrir el cuadro de dilogo Consolidar similar al de la siguiente imagen.
a)
f)
b)
c)
d)
g)
h)
e)
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Avanzado
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a) Funcin: Especifica la funcin que se desea utilizar para realizar la

consolidacin de los datos.
b) Referencia: Especifica un rea fuente para ser agregada a la consolidacin.

Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:
Referencia
Utilizacin:
Referencias de celdas
Cuando el rea fuente y destino estn

en la misma hoja de clculo.
Referencias de hojas y celdas
Fuente y destino estn en hojas de

clculo diferentes.
Referencias de libros, hojas y celdas
Fuente y destino estn en libros de

trabajo diferentes.
Referencias de ruta de acceso, libros, Fuente y destino estn en libros de

hojas y celdas.
trabajo
diferentes
ubicaciones
diferentes en el disco.
Nombre de un rea con nombre
El rea fuente es un rea con nombre.
Es posible especificar hasta 255 reas fuente para consolidar. Las hojas de
clculo que contienen las reas fuente no necesitan estar abiertas durante la
consolidacin. Aunque puedes usar hojas de clculo que no fueron guardadas
como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de clculo fuente antes
de consolidar.
c) Todas las referencias: Muestra todas las referencias de las reas fuente que ha
elegido para la consolidacin.
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Excel
Avanzado
d) Usar rtulos en: Define si deben usarse los rtulos del rengln superior de las
reas fuente, de la columna izquierda, ambos o ninguno. Estos cuadros de
chequeo slo se utilizan cuando se consolidan datos por categora. Varias reas
fuente deben presentarse y estar rotuladas de manera idntica para que esta
opcin funcione adecuadamente. Al consolidar por categora es necesario incluir
los rtulos de la categora en las reas fuente que selecciona para la
consolidacin. Excel transfiere stos rtulos al rea de destino automticamente.
e) Crear vnculos con los datos de origen: Crea vnculos desde el rea destino a
las reas fuente cuando consolida datos para que el rea de destino se actualice
automticamente siempre que cambien los datos fuente. Excel crea una frmula
de vinculacin para cada celda e inserta filas o columnas en el rea de destino
para que contengan las frmulas de vinculacin para cada parte de los datos
fuente. Despus, el rea de destino se agrupa con las frmulas de vinculacin
ubicadas en las filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categoras
en el rea de destino.
f) Examinar: Abre un cuadro de dilogo en el que permite seleccionar un archivo

con reas fuente para agregarlo a la lista. Todas las referencias. El nombre del
archivo seleccionado se coloca en el cuadro Referencia, donde deber agregarle
la referencia de celda o de rango.
g) Agregar: Agrega la referencia especificada en Referencia a la consolidacin sin

cerrar el cuadro de dilogo.
h) Eliminar: Eliminar la referencia del rea fuente seleccionada de la lista.
Para consolidar datos por posicin:
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Debers verificar que la organizacin de los datos de todas las reas sea idntica.
Los valores que deseas consolidar de cada rea fuente deben estar en la misma
posicin relativa dentro del rea fuente seleccionada.
Selecciona el rea de destino para los datos consolidados.

Elige el men Datos Consolidar.
En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la

consolidacin.
En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es

necesario especifica la ruta.
Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias, para mantener

el cuadro abierto.
Al terminar de especificar todas las referencias, selecciona la caja de

chequeo Crear vnculos con los datos de origen si deseas que Excel
actualice la tabla de consolidacin automticamente cuando cambian los
datos fuente; de lo contrario, debers elegir el men Datos Consolidar
cada vez que actualices los datos fuente.
Pulsa en el botn Aceptar.
Para consolidar por categora:
Selecciona el rea de destino para los datos consolidados. Si escribiste

rtulos de categoras (como encabezados de filas y de columnas) en el
rea de destino, incluye dichas celdas al seleccionar esa rea.
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Elige el men Datos Consolidar.
En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la

consolidacin.
En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es

necesario especifica la ruta. Recuerda incluir los rtulos de categora que
se quieras utilizar. Si la hoja de clculo del rea fuente no est abierta, elige
el botn Examinar y seleccinalo de la lista.
Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias para mantener

el cuadro abierto.
Si el primer rengln de las reas fuente contienen rtulos, activa la caja Fila
superior. Si la columna izquierda de las reas fuente contiene rtulos de
categora, activa Columna izquierda. Las dos cajas pueden seleccionarse
en una sola consolidacin. Si solamente una de las dos opciones estn
seleccionadas y por posicin para la casilla de verificacin que no est
seleccionada.
Activa la caja Crear vnculos con los datos de origen si deseas que Excel
actualice la tabla de consolidacin automticamente cuando cambien los
datos fuente; de lo contrario, debers elegir el men Datos Consolidar
cada vez que se actualicen los datos fuente.
Pulsa en el botn Aceptar.
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Avanzado
REGLAS DE VALIDACIN
Las herramientas de validacin de Excel te ayudarn a buscar errores en los libros

y hojas de clculo, a corregirlos y a evitar la introduccin de datos incorrectos.
Puedes aplicar las herramientas de validacin para localizar los errores de forma
que los puedas corregir inmediatamente.
Sin embargo, puedes evitar que se produzcan errores, especificando los valores
que sern aceptados al introducir los datos. Si alguien introduce un valor que est
fuera del rango permitido, Excel te comunicar un mensaje de error (que puedes
tambin personalizar).
S, a pesar de ello, el dato errneo es introducido, podrs comprobar ms tarde la

hoja de clculo o el libro, para marcar todos los datos invlidos y corregirlos
personalmente.
Con la ayuda de las reglas de validacin se define qu datos son vlidos para
celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo
particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites
para las entradas vlidas.
Cabe mencionar que estas reglas restringen el valor escrito por un usuario
directamente en la celda, pero el usuario podr utilizar los comandos para copiar y
pegar para transferir informacin invlida a una celda restringida.
Para hacer uso de la Validacin de datos es necesario seleccionar la(s) celda(s) a

las que se desean aplicar las reglas de validacin y seguir con el siguiente
procedimiento.
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Seleccionar el men Datos Validacin de Datos y aparecer un cuadro de

dilogo Validacin de Datos similar que se muestra en la siguiente imagen
En la pestaa de Configuracin se selecciona el recuadro de Permitir el tipo de

dato al que se le va a dar entrada a esa (s) celda(s). Dependiendo la seleccin
pregunta diferentes datos para tener la informacin completa.
Se puede tener la opcin de introducir en una celda un mensaje y que al momento

de estar en esa celda se despliegue un mensaje. Para utilizar esta opcin se
selecciona la pestaa Mensaje entrante y aparecer el cuadro de dilogo similar al
que se muestra en la siguiente imagen con las siguientes opciones.
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Mostrar mensaje al seleccionar la celda: Esta opcin puede o no estar

activa.
Mostrar este mensaje al seleccionar la celda: En esta opcin se escribe

el mensaje que se desea que aparezca.
Ttulo: Se escribe el encabezado del mensaje en cuestin.
Mensaje: de entrada: Se escribe el texto que deseas que aparezca al

seleccionar la celda.
En el separador Mensaje de error el cul se muestra en la siguiente imagen se

puede introducir un mensaje de error en caso de que el contenido de la celda no
est correcto con respecto a lo que se indic en el separador de Configuracin.
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La opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos es opcional,

si se activa en la opcin Mostrar este mensaje de alerta si el usuario introduce
datos no vlidos, se proceder a escribir el Ttulo y el Mensaje de error de la
misma manera que en el separador Mensaje entrante en la caja de lista.
Estilo: Se puede definir si el mensaje es tipo lmite: El cual no deja introducir mal la
informacin. Advertencia: Que muestra un mensaje indicando que est mal la
informacin.
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INTRODUCCIN
Una BASE DE DATOS es un conjunto de datos organizados bajo ciertas

caractersticas, la cual permite hacer una bsqueda rpida de la informacin que
se desee as como un filtrado de la misma, adems de funcionar como una
herramienta utilizada para almacenar, organizar y recuperar informacin. Por
ejemplo, si se desea guardar los nombres y direcciones de toda la gente que se
encuentra en la lista de tarjetas de Navidad, se puede crear una base de datos y
luego guardar la siguiente informacin por cada persona: nombre, apellido,
direccin, etc. Cada parte de la informacin se traduce en un Campo (Celda)
separado de la lista. Todos los campos de una persona forman un registro.
En Excel, una celda es un campo y una fila de campos integran un registro.

En la Base de Datos a los rtulos de columna de la lista se les llama Nombres
de campo. Se deben observar las siguientes reglas al introducir informacin en la
base de datos.
Campos
Registros
Excel Avanzado
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Nombres de campo: Se debe introducir nombres de campo en la primera

fila de la base de datos. Por ejemplo, se podra escribir Nombre en la
columna que contendr los nombres y Apellido en la columna que
contendr los apellidos. No se debe saltar ninguna fila entre las filas de los
nombres de campo y el primer registro.
Registros: Cada registro debe encontrarse en una fila separada y no debe
haber filas vacas entre los registros.
Mismos elementos: Las celdas de una columna determinada deben
contener informacin del mismo tipo. Por ejemplo, si se tiene una columna
de cdigos postales, todas las celdas de esa columna deben contener un
cdigo postal y no algn otro tipo de datos. Es posible dejar una celda en
blanco, si una columna en particular no se aplica a ese registro.
Clculos: Se puede crear un campo calculado, que utilice informacin de
otro campo del mismo registro y produzca un resultado. Por ejemplo, si se
tiene una columna llamada totales de ventas se puede utilizar una frmula
para crear los valores de una columna llamada comisin (para esto se
debe introducir una frmula).
ORDENAR DATOS
En una base de datos Excel permite ordenar por filas o columnas, en orden
ascendente o descendente y considerando o ignorando las maysculas. Incluso se
pueden definir secuencias de ordenacin personalizadas para que, por ejemplo,
los nombres de divisiones de una compaa siempre aparezcan en el orden Norte,
Sur, Este y Oeste, en lugar de aparecer en orden alfabtico.
Para ordenar una Base de Datos se debe comenzar por seleccionar una celda en
cualquier lugar de la Base de Datos. Despus se elige la opcin de Ordenar del
Men Datos. Excel examina los datos para determinar la extensin de la lista,
determina si la lista contiene una fila de encabezado que no debera ordenarse y
entonces muestra el cuadro de dilogo Ordenar.
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Excel Avanzado
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ORDENAMIENTO PERSONALIZADO
El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la
lista en un rango de celdas.
Posteriormente debemos ir a la ficha Archivo y hacer clic sobre Opciones e ir a la

seccin Avanzadas donde encontraremos el botn Modificar listas personalizadas.
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Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Listas personalizadas donde

podremos especificar el rango de celdas que contiene nuestra lista.
Excel Avanzado
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Despus de haber especificado el rango de celdas con la lista solamente debemos

pulsar el botn Importar y se crear una nueva lista personalizada.
Para crear una secuencia nueva de ordenacin personalizada se deben seguir

estos pasos:
Ir a la pestaa de Datos dar clic en la opcin ordenar como se muestra en la

imagen
Excel Avanzado
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Avanzado
Nos enviara la siguiente imagen
Al principio tienes un solo criterio para ordenar, pero si das clic en el botn de
Agregar nivel podrs aadir los que desees. En la imagen se ha definido un
orden por sexo y despus, dentro de l, por nombre
Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel, haciendo uso de las
Opciones y con las flechas de ordenacin ascendente y descendente. Prueba
esas tres operaciones.
Excel Avanzado
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Avanzado
FILTROS
Muchas veces se requiere trabajar con un subconjunto de la base de datos; un

grupo de registros de la base de datos. Por ejemplo, si se desea imprimir todos los
registros de ventas de un vendedor, todos los pedidos de un cliente o todos los
clientes que no han realizado ninguna compra este ao.
Se utilizar un filtro para seleccionar los registros que cumplen un criterio

denominado y ocultar temporalmente todos los registros y recuerda que debes
introducir las condiciones para definir el filtro.
USO DEL AUTOFILTRO
Para hacer que Excel establezca un Autofiltro. Selecciona cualquier celda de la

base de datos y ejecuta Datos Filtro Autofiltro. Excel lee cada registro de la
base de datos y crea una lista de condiciones de filtro para cada campo.
Haz clic sobre la fecha de seleccin que aparece junto al nombre de cada campo
para acceder a la lista de condiciones del campo.
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Filtros
La configuracin por defecto de las condiciones de cada campo es Todas, que

quiere decir que el contenido del campo no est siendo utilizado para filtrar los
registros.
Las 10 ms, se utiliza con campos numricos para presentar los 10, 5 o cualquier
otro nmero o porcentaje de valores ms altos o ms bajos.
Personalizar ofrece la opcin de crear un filtro personalizado en caso de que
desees otras opciones que no aparecen en la lista.
Filtro de texto
Otra de las opciones de la ventana, y que es muy til, es la de filtrar un texto de
forma avanzada, y no slo por su contenido completo.
Es igual, No es igual, Contiene, etc., que se explican por s solas. Por ejemplo,
seala los nombres, elige Filtro de Texto y despus Contiene. Si eliges la letra s
como en la imagen, nos seleccionar slo a Lourdes, Luisa y Carlos, pues la
palabra Pedro no contiene la s.
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Puedes combinar dos criterios, por ejemplo, que contenga a s pero no la c y

slo aparecern Lourdes y Luisa.
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Comodines
En todas las opciones ofrecidas puedes usar los caracteres comodn ? y *

El primero, ? sustituye a un solo carcter, por ejemplo, si escribes C?les te
devolver palabras como coles, cales o celes.
El segundo, * sustituye a todo un grupo de caracteres. Este es mucho ms til,
pues si, por ejemplo, buscas G*, te filtrar todos los apellidos que comiencen por
G, tengan la longitud que tengan.
Los dos caracteres se pueden usar varias veces en una misma palabra: B?po?z,
*j*, M*l*, etc.
Se pueden utilizar operadores de comparacin como se muestran en la siguiente
lista:
Operador
Comparacin
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente
Igual que
Filtrado con el botn derecho

Si seleccionas una celda cualquiera y usas el botn derecho, se te ofrece un filtro
segn el valor de la celda actual, e incluso por su color o por el icono que
contenga.
Excel Avanzado
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Avanzado
En la imagen se ha seleccionado una celda que posee como icono una flecha
amarilla ascendente. Si usamos este filtrado por iconos, nos resultarn todas las
celdas que poseen la misma flecha.
FILTROS AVANZADOS
Los filtros avanzados permiten tener un mayor nmero de criterios de bsqueda,

su manejo es similar al de los filtros automticos. Para utilizarlos se selecciona el
men Datos Filtro Filtro avanzado.
Excel Avanzado
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Avanzado
A continuacin aparecer la siguiente pantalla de FILTROS AVANZADOS.
La opcin Filtrar sin moverla a otro lugar es similar a la operacin que se realiza
en filtros automticos; Copiar a otro lugar permite copiar el resultado de la
bsqueda en otro lugar que no sea dentro de la misma tabla, al activar esta
opcin, se activa tambin el cuadro Copiar a donde se tiene que especificar el
rango de celdas en donde se va a copiar la informacin filtrada.
Rango de lista: Escribe las referencias de las celdas en donde se encuentra

la lista o la base de datos en cuestin.
Slo registros nicos: Muestra un solo registro cuando se encuentren

registros duplicados.
Excel Avanzado
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Avanzado
Rango de criterio: Este rango debe ser otra rea de la hoja, diferente al
rea de copiado en donde se determinarn los criterios de la bsqueda.
Debe de ser el mismo nmero de campos de la lista y por lo menos una fila
en donde se escribirn los criterios para el filtrado de datos.
FORMULARIO (FICHA)
Los formularios de datos te proporcionan una forma fcil de introducir o buscar los
datos personalmente y ofrecen asimismo la posibilidad de que los datos sean
introducidos de forma eficiente por un usuario poco experto.
Para abrir el formulario de datos en la barra damos clic derecho y elegimos
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. En los comandos
disponibles elegimos Formulario y presionamos Agregar >>
Excel Avanzado
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Avanzado
A continuacin se mencionan los pasos a seguir:

Seleccionar cualquier celda de la base de datos y ejecutar el comando Formulario
del Men Datos, para abrir un formulario de datos.
El formulario mostrar el
primer registro de la base de datos.
Excel Avanzado
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Avanzado
Dado que los formularios estn orientados verticalmente, resultan particularmente

tiles si las columnas de tu base de datos superan el ancho de la pantalla. El uso
del formulario permite ver todos los campos de la base de datos a la vez sin tener
que desplazarse horizontalmente.
En el formulario, se utiliza la barra de desplazamiento vertical o las flechas hacia

arriba y hacia abajo para desplazarse por los registros. Utiliza la tecla Tab para
moverte por los campos del formulario; para pasar al siguiente registro,
pulse Intro.
Se puede modificar el contenido de un campo editando el cuadro de texto situado

junto al nombre del campo. Los contenidos de los campos calculados se muestran
sin cuadro de texto porque no pueden ser editados. No obstante, si modificas el
valor en que est basado el clculo, Excel volver a calcular ese campo. Para
desechar las modificaciones efectuadas en un registro, haz clic sobre el botn
Restaurar datos y se pasar a otro registro.
Excel Avanzado
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Avanzado
SUBTOTALES
La agrupacin de datos puede ser til en diversos casos, no obstante, cuando lo

que se quiere es usar los grupos para crear totales o subtotales, existe un mtodo
ms rpido para conseguir exactamente el mismo resultado.
Lo que tenemos que hacer es posicionarnos en cualquier celda de nuestra hoja de

clculo y seleccionamos la opcin de Datos Subtotales, aparecer una ventana
con varios apartados.
En el primero se indica la columna que tiene los datos por agruparse. La siguiente
lista desplegable sirve para seleccionar la operacin a realizar, siendo habitual
obtener la suma. Por ltimo, en la lista ubicada en la parte inferior, se marcarn las
columnas a totalizar.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
En nuestro ejemplo elegiremos, totalizar el nmero de departamento y edad y su

valor agrupndolos por empleado. Dejamos activada la opcin Resumen debajo
de los datos, por lo que Excel, aparte de los subtotales por grupo, aadir tambin
un total general.
El resultado tras aceptar todos los parmetros, ser similar al que puede verse en
la pantalla.
Si se desea eliminar los subtotales creados con esta opcin, no tienes ms que
pulsar el botn Quitar todos que hay en la ventana.
LISTAS
Si bien Excel no tiene como principal objetivo el manejo de bases de datos,

incorpora caractersticas que le permiten operar con el equivalente a las tablas. El
concepto que utiliza Excel para referirse a una tabla es el de la Lista.
Excel Avanzado
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Avanzado
Por ello, una lista es una serie de filas de la hoja de clculo que contienen datos
similares. Adems, con Excel, se podr aprovechar su capacidad de anlisis y de
clculo para explotar la informacin contenida en la lista.
Para crear una lista existen dos posibilidades y se siguen los siguientes pasos:
Introduccin manual de los datos: Para que Excel reconozca un conjunto de datos
en la hoja de clculo como una lista, se debe:
Situar en una zona continua dentro de la hoja, aislada del resto de la

informacin contenida en la hoja por, al menos, una columna y una fila
vacas. Es aconsejable que la hoja de trabajo se reserve en exclusiva para
la lista.
Evitar cualquier discontinuidad dentro de la lista, como filas o columnas
vacas, lneas de divisin, etc. Si se desean delimitar secciones de la lista,
se pueden utilizar las opciones que proporcionan los bordes de las celdas,
pero nunca utilizar el contenido de las celdas como elementos
diferenciadores.
Los ttulos de los campos de la lista se correspondern con los datos
introducidos en la primera fila debajo de cada columna. Si se requiere
diferenciar el ttulo de la columna de su contenido, puede ser conveniente
utilizar un tipo de formato diferente para la primera fila, como un tipo y/o
tamao de letra diferente al resto, otro color, aplicar sombreado a la fila,
etc., con lo que se va a obtener mayor claridad.
Es conveniente que los ttulos de los campos no se repitan.
Puesto que las listas son el anlogo en Excel a una tabla de una base de datos, la
informacin que contiene cada columna debe ser homognea (debe referirse al
mismo nombre, mes, zona de ventas, importe, etc). Esta homogeneidad en la
columna se resalta utilizando el mismo formato en sus celdas.
Excel Avanzado
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FUNCIONES
Las funciones son programas estructurados que calculan un resultado
especfico: un total, un promedio, el valor de un plazo mensual o la
media geomtrica de un conjunto de nmeros.
IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES
Podramos decir que una funcin es una frmula compleja prefabricada, lista para
usar donde pueda ser til. En cierta forma, las funciones son como pequeos
programas que se ejecutan en el momento en que los llamamos por su nombre.
Adems, Excel permite ampliar el nmero de funciones disponibles. El usuario
puede escribir cualquier funcin que necesite usar y precisamente con un lenguaje
de programacin, conocido como Visual Basic para Aplicaciones.
La mayora de las funciones existentes necesitan argumentos sobre los que

operan. En el caso de la funcin SUMA por ejemplo, los argumentos son las
celdas a sumar. En caso de que la funcin precise varios argumentos o
parmetros, cada uno se separar del siguiente mediante un punto y coma (;).
Los argumentos que se pueden utilizar para una funcin pueden ser prcticamente
de cualquier tipo, desde valores numricos hasta referencias a celdas, pasando
por los ttulos o rangos. Incluso es posible utilizar como argumentos otras
funciones, dando lugar a lo que se conoce como anidacin. La frmula siguiente,
por ejemplo, llamara a la funcin SUMA entregando tres argumentos, dos de los
cuales son otras sumas y el tercero es un valor.
=SUMA (SUMA (B4:B12);SUMA (C4:C13);10)
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Para acceder a la barra de Frmulas hay que dar clic en la pestaa de frmulas
como se muestra en la siguiente imagen.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
CMO UTILIZAR FUNCIONES

Antes de introducir una funcin, asegrate de que la celda en la que
deseas obtener el resultado est activa.
Haz clic sobre el icono

frmulas.
de la barra de frmulas para abrir la barra de
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Haz clic sobre el combo de seleccionar una categora en usadas

recientemente de la lista del cuadro de funciones para abrir la lista de
las ltimas funciones utilizadas.
Si la funcin que quieres usar est en la lista, seleccinala y Excel la
llevar a la barra de frmulas. La Barra de Frmulas se expandir para
incluir una descripcin de la funcin, como se muestra en la siguiente
pantalla.
En las funciones corrientes que utilizan un rango de celdas como
argumento. Excel adivinar los nmeros que probablemente se
querrn sumar o promediar y colocar el rango correspondiente en el
cuadro de texto del argumento. Los argumentos necesarios estn
rotulados en negrita, como Nmero 1 como se muestra en la siguiente
pantalla. Se deben rellenar estos cuadros de texto para utilizar
correctamente la funcin.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Nombre de
la Funcin
Argumento necesario
Argumento opcional
Descripcin de la Funcin
PRINCIPALES FUNCIONES MATEMTICAS

Las funciones son frmulas, de manera que todas las funciones
comienzan con el signo de igual (=). Despus viene el nombre de la
funcin, seguido de uno o ms argumentos separados por punto y coma
(;) y encerrados entre parntesis.
Argumento
Nombre de la Funcin
=SUMA (B6:B10)
Parntesis
Las funciones de Excel se agrupan en 10 categoras, que se indican en

las siguientes tablas.
Excel Avanzado
Categora
Financiera
Fecha y Hora
Matemticas y Trigonometra
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de Datos
Texto
Lgica
Informacin
Ingeniera
Excel
Avanzado
Ejemplos
Calcula la tasa de inters, pagos de
prstamos, amortizaciones, etc.
Proporciona la hora actual, el da
de la semana o del ao, la hora o
la fecha.
Calcula valores absolutos, cosenos,
logaritmos, etc.
Incluye funciones comunes para
calcular
totales,
promedios,
mximo y mnimo de un rango y
funciones
avanzadas
para
distribuciones t, distribuciones chi,
desviacin, etc.
Busca y proporciona valores de un
rango,
crea
hipervnculos
a
documentos o de red.
Calcula valores de una tabla de
base de datos de Excel.
Convierte texto a maysculas o
minsculas, recorta caracteres por
la derecha o por la izquierda de
una cadena de texto, enlaza
cadenas de texto.
Analiza
una
expresin
y
proporciona un valor VERDADERO
o
FALSO;
se
usa
para
desencadenar otras acciones o
formatos.
Proporciona informacin de Excel o
de Windows sobre el estado actual
de una celda, de un objeto o del
entorno.
Se incluye con Office, pero se debe
instalar aparte desde el Paquete de
Herramientas de anlisis.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
PRINCIPALES FUNCIONES MATEMTICAS

Funcin
ABS (nmero)
ALEATORIO ()
COMBINAT(nmero, tamao)
ENTERO (nmero)
EXP (nmero)
FACT (nmero)
GRADOS (radianes)
LN (nmero)
LOG (nmero,base)
LOG10(nmero)
MDETERM (matriz)
MINVERSA(matriz)
MMULT (matriz1,matriz2)
MULTIPLO.INFERIOR(nmero,cifrasign)
NUMERO.ROMANO(nmero)
PI()
Descripcin
Obtiene el valor absoluto de
un nmero.
Obtiene un nmero al azar
entre 0 y 1.
Da
el
nmero
de
combinaciones
de
los
objetos.
Obtiene
el
entero
del
nmero.
Obtiene
e
(es
el
exponente aplicado a la
base e o mejor conocido
como nmero de Euler)
elevado a la potencia del
nmero.
Obtiene el factorial del
nmero.
Convierte
radianes
a
grados.
Obtiene
el
logaritmo
natural del nmero.
Obtiene el logaritmo del
nmero
en
la
base
especificada.
Obtiene el logaritmo del
nmero en base 10.
Obtiene
la
matriz
determinante de una matriz
dada.
Obtiene la inversa de la
matriz dada.
Obtiene el producto de dos
matrices.
Redondea un entero al
mltiplo ms prximo al
argumento en direccin a
cero.
Obtiene le nmero romano
con formato de texto.
Obtiene el valor del nmero
Excel Avanzado
POTENCIA(nmero,potencia)
PRODUCTO(nmero1,nmero2)
RADIANES (grados)
RAZ(nmero)
REDONDEAR.IMPAR(nmero)
REDONDEAR.PAR(nmero)
REDONDEAR (nmero,nmero de dgitos)
REDONDEAR.MAR(nm,nm decimales)
REDONDEAR.MENOS(nm,nm decimales)
RESIDUO(nmero,divisor)
SIGNO(nmero)
SUBTOTALES(num_funcin,ref1)
SUMA(nmero1,nmero2)
SUMA.CUADRADO(nm1,nm2)
Excel
Avanzado
Pi.
Obtiene el nmero al elevar
el argumento al nmero de
potencia.
Obtiene el producto de los
nmeros.
Convierte
grados
en
radianes.
Obtiene la raz cuadrada del
nmero.
Redondea el nmero al
entero
ms
cercano
prximo impar.
entero
ms
cercano
prximo par.
nmero
de
dgitos
especificado.
Redondea un nmero hacia
arriba, en direccin opuesta
a cero.
Redondea un nmero hacia
arriba, en direccin a cero.
Obtiene el residuo del
nmero dividido entre el
divisor.
Obtiene
el
signo
del
nmero.
Obtiene el subtotal dentro
una lista o base datos.
Num_funcin, se refiere al
tipo de clculo:
1) Promedio, 2) Contar, 3)
ContarA, 4) Mximo,
5) Mnimo, 6) Producto, 7)
Desv.Estndar, 8) Desv.
Estndar-pobl.,9)
Suma,
10) Varianza y
11) Varianza-pobl.
Suma
los
argumentos
dados.
Suma los cuadrados de los
argumentos.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2,matriz3) Multiplica los componentes

de
las
matrices
suministradas y devuelve a
suma de los productos.
SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Suma celdas que coincidan
con el argumento.
SUMAX2MASY2(Matriz1,matriz2)
Obtiene la sumatoria de la
suma de cuadrados entre
los
valores
correspondientes en dos
matrices.
SUMAX2MENOSY2(matriz1,matriz2)
Devuelve la sumatoria de la
diferencia de cuadrados
entre los valores en dos
matrices.
SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_2)
Devuelve la sumatoria de la
diferencia de cuadrados
entre
la
diferencia
de
valores en dos matrices.
TRUNCAR(nmero,nm_decimales)
Convierte
un
nmero
decimal a un entero.
PRINCIPALES FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN
DESCRIPCIN
BINOM.CRIT(ensayos,prob. De xito, valor Obtiene el valor menor
del criterio)
cuya
distribucin
binomial acumulativa es
menor o igual que un
valor de criterio.
COEF.DE.CORREL(matriz1,matriz2)
Obtiene el coeficiente de
correlacin
entre
dos
conjuntos de datos.
CONTAR(valor1,valor2...)
Cuenta el nmero de
valores.
CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta el nmero de
celdas en blanco dentro
de un rango especificado.
CONTAR.SI(rango,criterio)
Cuenta las celdas en el
rango que coinciden con
la condicin dada.
CONTARA(valor1,valor2)
Cuenta los valores en
valores.
COVAR(matriz1,matriz2)
Obtiene la covarianza de
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
CRECIMIENTO(conocidoy,conocidox,nuevas
x)
CUARTIL(Matriz,cuartil)
DESVEST(nmero1,nmero2)
DESVESTA(ref1,ref2...)
DESVESTPA(ref1,ref2...)
DESVIA2(nmero1,nmero2)
DESVPROM(nmero1,nmero2....)
DIST.WEIBULL(x,alfa,beta,acumulado)
DISTR.BETA(valor dentro del intervalo,

parmetro de distr.1, parmetro de distr.2,
lmite inf. De intervalo, lm. Superior del
intervalo).
DISTR.BINOM(nm,xito,ensayos,prob
xito, acumulado)
de
DISTR.CHI(x,grados_libertad)
DISTR.EXP(valor de la funcin, valor del

prametro.acum)
los valores por pares.

Valores
de
un
crecimiento exponencial.
Devuelve el cuartil de un
conjunto de datos.
Obtiene la desviacin
estndar basada en una
muestra.
estndar basada en una
muestra,
incluyendo
valores lgicos y texto.
estndar basada en toda
la poblacin, incluyendo
Obtiene la suma de los
cuadrados
de
las
desviaciones.
Obtiene el promedio de
las
desviaciones
absolutas de la media de
los puntos de los datos.
Obtiene la probabailidad
de una variable aleatoria
con
base
a
una
distribucin
de
probabilidad Weibull.
Obtiene la probabilidad
con base a una funcin
de
densidad
de
probabilidad
beta
acumulativa.
discreta con base a la
distribucin binomial.
continua con base a la
distribucin chi cuadrado
de una sola cola.
Excel Avanzado
DISTR.F(x,grados libertad1,gradoslibertad2)
DISTR.GAMMA(valor dentro del intervalo,

parmetro de distri.1, parmetro de distr.2,
valor lgico que determina la forma de la
funcin)
DISTR.HIPERGEOM(muestra_xito,nm_de
_muestra,poblacin_xito....)
DISTR.LOG.NORM(x,media,desv_estndar)
DISTR.NORM(z)
DISTR.NOMR.INV(prob,media,desv.Estndar)
DISTR.T(x,grados de libertad,colas)
ESTIMACIN. LINEAL(conocido_y,conocido_
X,constante,estadstica)
ESTIMACIN. LOGARTMICA (conocido_y,
conocido_x,contante,estadstica)
FRECUENCIA (datos,grupos)
Excel
Avanzado
con
base
a
una
distribucin exponencial.
con
base
a
una
distribucin
de
probabilidad F.
con
base
a
una
distribucin
de
probabilidad gamma.
de para una variable
aleatoria
discreta
siguiendo
una
distribucin
hipergeomtrica.
Obtiene la distribucin
logartmico-normal
acumulable de x.
continua con base a una
distribucin
estndar
acumulativa.
con
base
a
una
distribucin
normal
estndar acumulativa.
con
base
a
una
distribucin t de Student.
Obtiene una matriz de
valores que describen los
datos
en
forma
exponencial.
Obtiene una matriz de
valores que describen los
datos
en
forma
exponencial.
Obtiene una distribucin
Excel Avanzado
INTERSECCION.EJE (conocido_y,conocido_x)
JERARQUA (nmero,referencia,orden)
K.ESIMO.MAYOR(matriz,k)
K.ESIMO.MENOR(matriz,k)
MAX(nmero1,nmero2.....)
MAXA (ref1,ref2...)
MEDIA.ACOTADA)matriz,porcentaje)
MEDIA.ARMO(nmero1,nmero2,.......)
MEDIA.GEOM)nmero1,nmero2,.......)
MEDIANA(nmero1,nmero2........)
MIN(nmero1,nmero2,.......).
MINA(ref 1,ref 2,.....)
MODA(nmero1,nmero2,..... )
NORMALIZACION(x,media,desv.Estndar)
PENDIENTE)matriz1,matriz2,)
Excel
Avanzado
de frecuencia como una
matriz vertical.
Calcula el punto en el
cual
una
lnea
intersectar el eje Y.
Devuelve la jerarqua de
un nmero dentro de una
lista.
Obtiene
el
k-simo
mayor
valor
de
un
conjunto de datos.
Obtiene
el
k-simo
menor
valor
de
un
conjunto de datos.
Obtiene
el
nmero
mayor.
Obtiene el valor mximo
de
un
conjunto
de
valores,
incluyendo
Obtiene la media de la
proporcin interior de un
conjunto de datos.
Obtiene la media de la
proporcin interior de un
conjunto de datos.
Obtiene
la
media
geomtrica de una matriz
o
rango
de
datos
numricos positivos.
Obtiene la mediana de
los nmeros.
Obtiene
el
nmero
menor.
Obtiene el valor mnimo
de
un
conjunto
de
valores,
incluyendo
Obtiene el valor ms
repetido de un conjunto
de datos.
Obtiene
el
valor
normalizado.
Obtiene la pendiente de
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
una lnea de regresin

lineal.
PERCENTIL(matriz,k)
Obtiene
el
k-simo
percentil de los valores
de un rango.
PERMUTACIONES (nmero,tamao)
Obtiene el nmero de
permutaciones para un
nmero determinado de
objetos.
POISSON(x,media,acumulado)
de que los valores de un
rango
se
encuentren
entre dos lmites.
PROBABILIDAD (rangox,rango probabilidad, Obtiene la probabilidad
lmiteinf, lmite sup)
de que los valores de un
rango
se
encuentren
entre dos lmites.
PROMEDIO (nmero1,nmero2,......)
los nmeros.
PROMEDIOA(ref1,ref2,.....)
los argumentos.
PRONSTICO (matriz1,matriz2,......)
Obtiene un nmero en
base a una tendencia
lineal.
TENDENCIA (matriz2,nuevos x,constante)
Obtiene los valores que
resultan
de
una
tendencia lineal.
VAR(nmero1,nmero2,...)
Estima la varianza de la
poblacin basada en una
muestra.
VARA(nmero1,nmero2,......)
Estima la varianza de
una muestra, incluyendo
VARP(nmero1,nmero2,.....)
poblacin basada en toda
la poblacin.
VARPA(ref1,ref2,......)
poblacin
total,
incluyendo
valores
lgicos y texto.
FUNCIONES LGICAS
FUNCIN
DESCRIPCIN
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
FALSO
NO (Lgica)
Valor lgico Falso.

Es verdadera si lgica es
falso y falso si lgica es
verdadera.
O(lgica1,lgica 2,.....)
Es verdadera si cualquier
argumento se cumple.
SI(Prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si Obtiene
el
_falso)
valor_si_verdadero si la
prueba lgica se cumple,
de otra forma obtiene el
valor_si_ falso.
VERDADERO
Valor lgico verdadero.
Y(Lgica1,Lgica2)
Es verdadera si cada
argumento es verdadero.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIN
AHORA ()
AO ()
DA ()
DIA360(fecha inicial,fecha final)
DIASEM(nmero de serie)
FECHA(ao,mes,da)
FECHANMERO(texto de la fecha)
HORA(nmero de serie)
HORANUMERO(texto de la hora)
HOY()
MES (nmero de serie)
MINUTO(nmero de serie)
HORA(nmero de serie)
SEGUNDO(nmero de serie)
DESCRIPCIN
Obtiene la fecha y la hora actual
Obtiene el ao de la fecha actual.
Da del mes actual.
Nmero de das entre dos fechas.
Obtiene el da de la semana.
Regresa la fecha especificada.
Regresa la fecha especificada en el
texto.
Obtiene la hora actual del nmero
dado.
Convierte una hora con formato
texto en nmero de serie.
Obtiene la fecha actual.
Obtiene el mes del nmero de
serie.
Obtiene el minuto del nmero de
serie.
Obtiene el nmero de serie para
una hora dada.
Obtiene el segundo del nmero de
serie indicado.
PRINCIPALES FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA

FUNCIN
DESCRIPCIN
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
AREAS (referencia)
Nmero de reas en
una referencia.
BUSCAR(valor
buscado,
vector
de Busca valores en un
comparacin, vector resultado)
vector.
BUSCARH(valor buscado, matriz buscar en, Busca en el primer
indicador renglones, ordenado)
rengln de un arreglo y
regresa el valor de la
celda indicada.
BUSCARV(valor
buscado,
matriz
buscar Busca en la primera
en,ind,columnas,ordenado)
columna de un arreglo
y se mueve en los
renglones para regresar
el valor de una celda.
COINCIDIR (valor buscado,matriz,tipo)
Obtiene valores en una
referencia o matriz. Si
el tipo es 0, busca una
coincidencia exacta. Si
el tipo es 1, busca el
mayor valor que sea
menor que igual al
valor buscado.
COLUMNA(referencia)
Regresa el nmero de
columna
de
una
referencia.
COLUMNAS(matriz)
Regresa el nmero de
columnas en un arreglo.
DESREF(referencia,renglones, columnas)
Obtiene una referencia
desviada a partir de la
referencia dada.
DIRECCIN(rengln,columna)
Una referencia como
texto de una celda
referenciada
por
su
nmero de rengln y
columna.
ELEGIR(ndice,valor1,valor2,...)
Regresa
el
valor
seleccionado
de
los
valores
listados
utilizando un nmero de
ndice.
FILA(referencia)
Regresa un arreglo de
un
nmero
de
renglones.
FILAS(matriz)
Regresa el nmero de
renglones
en
un
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
arreglo.
HIPERVINCULO(ubicacin_del_vnculo_nombre Crea un acceso directo
_ descriptivo)
o salto que abre un
documento guardado en
el disco duro, en un
servidor de red o en
Internet.
INDICE(referencia, nmero de renglones, Utiliza un ndice para
nmero de columnas)
escoger un valor de un
arreglo.
INDIRECTO(referencia)
Regresa el contenido de
una referencia en forma
de texto.
TRANSPONER(matriz)
Transpone un arreglo o
matriz.
PRINCIPALES FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIN
CARACTER)valor)
CODIGO(valor)
CONCATENAR(texto1,texto2,......)
DECIMAL(nmero,decimales,nmero
de separador de miles)
DERECHA(texto,nmeros
de
caracteres)
ENCONTRAR(texto buscado, texto
donde busca,
Posicin inicial de bsqueda).
ESPACIOS(texto)
EXTRAE(texto,posicin
inicial,
nmero de caracteres)
HALLAR(Texto a buscar, texto en
donde busca)
IGUAL(texto1,texto2,......)
DESCRIPCIN
Devuelve
el
CARACTER
especificado
por
el
cdigo
nmero
Devuelve el nmero de cdigo
del primer carcter del texto.
Concatena argumentos de texto.
Da formato de texto a un
nmero
con
un
nmero
determinado de decimales.
Extrae los caracteres del extremo
derecho de un valor de texto.
Busca un valor de texto dentro
de otro (reconoce maysculas y
minsculas).
Elimina espacios del texto.
Devuelve el nmero especfico de
caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posicin
que especifique.
Busca un valor de texto dentro
de otro (no reconoce maysculas
ni minsculas)
Comprueba si dos valores de
texto son idnticos
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
IZQUIERDA(texto,
caracteres)
LARGO(texto)
nmero
de Extrae los caracteres del extremo

izquierdo de un valor de texto.
Devuelve la longitud de una
cadena de texto.
LIMPIAR(texto)
Elimina caracteres de control de
texto.
MAYUSC(texto)
Convierte
el
texto
en
maysculas.
MINUSC(texto)
Convierte el texto en minsculas.
MONEDA(nmero,
nmero Da formato a un nmero y lo
decimales)
convierte en texto.
NOMPROPIO(texto)
Convierte en maysculas la
primera letra de cada palabra de
un valor de texto.
REEMPLAZAR(texto original,nmero Reemplaza caracteres dentro del
de caracteres dentro del texto.
texto.
REPETIR(texto a repetir, nmero de Repite el texto un nmero
veces)
determinado de veces.
SUSTITUIR(texto,
texto
original, Reemplaza caracteres dentro del
texto nuevo)
texto.
T(valor)
Convierte los argumentos en
texto.
TEXTO(valor,formato)
Da formato a un nmero y lo
convierte en texto.
VALOR(texto)
Convierte un argumento de texto
en un nmero.
PRINCIPALES FUNCIONES DE INFORMACIN
FUNCIN
Celda(tipo_de_info_,ref)
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESERROR(valor)
DESCRIPCIN
Obtiene informacin acerca del
formato, ubicacin o contenido de
la celda superior izquierda en una
referencia.
Verifica si una celda est vaca.
Verifica si una celda contiene
algn valor de error excepto
#N/A.
Verifica si una celda contiene
algn valor de error de los tipos
#N/A,
#VALUE!,
#REF!,
#DIV/0!, #NUM!, #?NAME?
#NULL!.
Excel Avanzado
ESLOGICO(valor)
ESNO(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
ESREF(valor)
ESTEXTO(valor)
INFO(tipo)
N(valor)
NOD()
TIPO(valor)
TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)
Excel
Avanzado
Verifica si una celda contiene un
valor lgico.
Verifica si una celda contiene un
valor #N/A.
Devuelve Verdadero si Valor no
es texto.
Devuelve Verdadero si Valor es
un nmero.
una referencia.
texto.
Devuelve informacin acerca del
entorno operativo en el que se
esta trabajando.
Devuelve el valor convertido en
un nmero.
Devuelve el valor de error #N/A.
Devuelve el nmero que indica el
tipo de datos de un valor.
Devuelve
un
nmero
que
corresponde a uno de los valores
de error en Excel.
EJEMPLO DEL USO DE FUNCIONES

=SUMAR.SI(PRODUCTO,CAMISAS,IMPORTE) Calcula la suma de
importes del producto
camisas.
=SUMAR.SI(PRODUCTO,:
Calcula la suma de
CAMISAS,IMPORTE)
importes de todos los
productos
excepto
CAMISAS.
=SUMAR.SI(CIUDAD,Filtro 1,Unidades)
Suma las unidades de la
ciudad que se encuentra
dentro de la celda con el
nombre Filtro 1.
=SI(ESNO(COINCIDIR(Filtro 1,CIUDAD,0)),
Calcula la cadena de
No existe ciudad)
texto propuesta como
mensaje de error si el
elemento de la celda
con el nombre Filtro 1
no se encuentra en el
rango
denominado
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Ciudad.
=DESREF(A2,3,1)
Calcula CAMISAS, tres
renglones abajo y una
columna a la derecha de
la celda A2.
=SI(DIA)AH0RA())=15, Verificar unidades, Muestra el mensaje si el
)
da de hoy es 15.
Frmulas Matriciales
Vamos a explicar primero el concepto de Matriz. Una matriz es un

conjunto de datos organizados en filas y columnas, una hoja Excel
tiene forma de una gran matriz porque est divida en filas y columnas.
Excel trabaja con matrices unidimensionales, es decir de una fila o de
una columna, y matrices bidimensionales formadas por filas y
columnas. Tambin existen matrices tridimensionales que estn
formadas por filas, columnas y profundidad, pero que Excel no
entiende.
Una frmula matricial es una frmula que se aplica a todas las
celdas de una matriz. Las frmulas matriciales permiten un ahorro
de trabajo.
Veamos cmo crear y utilizar las frmulas matriciales. Y vemoslo
como mejor se ven estas cosas, con un ejemplo.
Ejemplo: Vamos a crear este tipo de compra
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Vamos a crear una frmula matricial para calcular el precio total de cada producto.
Seleccionamos las celdas donde irn los resultados. Suponemos que la tabla est ubicada
desde la celda A1, as las celdas de los resultados corresponden con las celdas que van
desde D2 hasta D9. Seleccionamos estas celdas.
Y escribimos la frmula =Moneda(B2:B9*C2:C9)
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Una vez escrita la frmula pulsamos Ctrl+Shift+Intro para Excel la reconozca como
frmula matricial.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Observa que aparecen los resultados en la columna de Precio Total.

Ahora podemos obtener el resultado de la suma de los totales sin necesidad de crear una
frmula que revise las celdas de los totales parciales.
Sitate en la celda D10 y escribe =Moneda(SUMA(B2:B8*C2:C8))
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Pulsa Ctrl+Shift+Intro para que la interprete como frmula matricial. Con esta frmula
podemos observar que no hacemos uso de la columna de totales parciales.
Ahora crearemos una matriz y la guardaremos como constante.

Sitate en otra hoja, en la celda A10, despliega el men Insertar y selecciona Nombre -->
Definir..., dentro del cuadro de dilogo Definir nombre en el campo Nombres en el libro:
escribe Semana.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
En el recuadro donde pone Se refiere a: escribe

={"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes";"Sabado";"Domingo"}
Es equivalente a una fila y 7 columnas.

Da clic en el botn Aceptar.
Y ya tenemos una constante con los das de la semana.
Cuando queramos hacer uso de esta constante, slo la tenemos que asignar como frmula
matricial al conjunto de celdas correspondientes:
Selecciona las celdas A1:G1, tantas celdas como campos hemos introducido en la matriz.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Escribe el nombre de la constante precedida del signo "=", =Semana y pulsa

Ctrl+Shift+Intro.
Observa como slo aparece el primer da (Lunes) repetido, esto es debido a que estamos
asignando una matriz de una fila y siete columnas a una seleccin que consta de 7 filas y
una columna. La solucin consiste en hacer que los valores que asignamos estn en una
matriz de una columna y 7 filas (utilizando la funcin TRANSPONER).
Selecciona de la A1:G1 y coloca como se muestra a continuacin =Transponer(Semana) +
ctrl+shift+intro y nos mostrar el siguiente resultado
BSQUEDA DE UN VALOR DESEADO

(BUSCAR OBJETIVO)
La manera de acceder a Buscar Objetivo es dar clic en la pestaa de
Datos
Anlisis
Buscar Objetivo como lo muestra la
siguiente imagen:
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Buscar objetivo vara el valor de una celda especfica hasta que una
frmula dependiente de esta, alcance el valor deseado. Al seleccionar
este comando aparecer el cuadro de dilogo Buscar objetivo con las
opciones siguientes.
Definir la celda. Especifica la celda que contiene la frmula a la

cual se le quiere encontrar la solucin.
Con el valor. Especifica el nuevo valor que se desea alcanzar.
Para cambiar la celda: Especifica la celda con el valor que se
quiere ir cambiando.
Al pulsar en el botn Aceptar, se muestra otro cuadro de dilogo con el
estado de la bsqueda. Sus opciones son:
Aceptar: Reemplaza el valor inicial con el encontrado.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Cancelar: Detiene el clculo, conservando en la celda el valor

inicial.
Paso a paso: Especifica un paso a la vez.
Pausa: Detiene el proceso cada que se incremente el valor inicial.
Continuar: Utilizado para continuar el proceso despus de una
pausa.
Por defecto, la bsqueda de un objetivo se detiene cuando se han
realizado 100 iteraciones o encuentra la respuesta que se acerca con
una precisin de 0.001 al objetivo. Si se requiere una precisin ms
grande, cambiar este valor en la opcin No. Mximo de iteraciones del
men Opciones dentro del botn de Office y en las opciones de clculo.
ESCENARIOS
ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
A travs de esta opcin es posible crear y almacenar escenarios, los
cuales son un conjunto de datos de entrada que producen diferentes
resultados. Se pueden crear, nombrar y guardar mltiples escenarios y
ver los resultados en cada uno dentro de la hoja de trabajo. Tambin se
puede crear un reporte que provee un resumen de todos los valores de
entrada y los resultados de los escenarios que se hayan creado.
El administrador de escenarios crea y guarda diferentes conjuntos de
datos como escenarios separados. Puedes usar estos escenarios para
ver varios resultados basndote en diferentes suposiciones. Tambin
puedes crear informes que muestran los valores de celdas cambiantes y
los valores de celdas resultantes para cada escenario.
Puedes usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante
para un escenario. Si defines o creas nombres para las celdas
cambiantes, stos aparecern en el cuadro de dilogo Agregar
escenario.
Para abrir se elige la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador
de Escenarios como lo muestra la siguiente imagen:
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Al dar clic nos mostrara la pantalla siguiente
Escenarios: Muestra los escenarios existentes en la hoja activa.

Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Celdas cambiantes: Presenta las celdas que contienen los datos

que van a cambiar en cada escenario.
Comentario: Presenta la fecha en que se cre o se edit un
escenario, el nombre del usuario que cre o modific el escenario
y cualquier texto que haya escrito.
Mostrar: Presenta en la hoja de clculo los valores de las celdas
cambiantes que corresponden al escenario seleccionado. La hoja
de clculo se vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos.
Agregar: Presenta el cuadro de dilogo Agregar escenario donde
puede especificar los valores para cada celda cambiante.
Eliminar: Elimina el escenario seleccionado.
Modificar: Muestra el cuadro de dilogo Modificar escenario donde
se podrn modificar caractersticas del escenario seleccionado.
Combinar: Presenta el cuadro de dilogo Combinar escenarios
para combinar escenarios de cualquier hoja de cualquier libro de
trabajo abierto.
Resumen: Presenta el cuadro de dilogo Resumen del escenario el
cual permite crear informes de resumen o de tablas dinmicas.
Cerrar: Cierra el cuadro de dilogo.
Para crear un escenario hay que seguir los siguientes pasos:
Teniendo la hoja de clculo activa, elige la pestaa de Datos
Anlisis y si Administrador de Escenarios. Se abrir el cuadro de
dilogo Administrador de Escenarios como se observ
anteriormente.
Elija el botn Agregar. Se mostrar el cuadro de dilogo Agregar
Escenario.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Teclea el Nombre del escenario (Hasta 255 caracteres).

En la caja Celdas cambiantes, teclea separados por comas, los
nombres de rangos de las celdas que sufrirn cambios.
En Comentarios escribe un texto que explique el objetivo del
escenario.
En Proteccin podrs activar para impedir que otras personas
modifiquen el escenario. Si eliges Evitar cambios evitars que se
realicen cambios. Si eliges Ocultar evitars que el nombre del
escenario aparezca en el cuadro de dilogo Administrador de
escenarios.
Pulsa en el botn Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Valor de
Escenario donde debers introducir los valores para las celdas
cambiantes. Una vez que determines el nmero de valores para
las celdas cambiantes da clic en Aceptar.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Al regresar al cuadro de dilogo Administrador de Escenarios elige el

botn Cerrar. Podrs agregar hasta 32 escenarios por hoja.
Para mostrar el escenario:

Para abrir se elige la pestaa de Datos Anlisis y si
Administrador de Escenarios.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Seleccione el Nombre del escenario de la lista.

Escoje el botn Mostrar, vers en pantalla los datos variables en
las celdas correspondientes.
COMBINAR ESCENARIOS
Si t libro de trabajo tiene varias hojas, podrs tener en cada hoja
definidos sus escenarios. A travs de la combinacin de escenarios
pueden tomar escenarios definidos en una hoja y aplicarlo a otra del
libro o inclusive de otro libro. Todas las celdas declaradas en los
escenarios como cambiantes debern figurar en la hoja donde quieras
utilizar el escenario. Si existen despus de la combinacin de nombres
de escenarios duplicados, Excel los diferenciar agregndole la fecha a
alguno de ellos y si tienen la misma fecha, se agregar un nmero.
Para combinar escenarios:
Estando en la hoja donde incluirs los escenarios. Abre todos los
libros de trabajo que contengan los escenarios que desees
combinar.
Se elige la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de
Escenarios.
Elige el botn Combinar. Se abrir el cuadro de dilogo Combinar
Escenarios.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
En el cuadro Libro, selecciona el nombre del libro de trabajo.

En el cuadro Hoja, selecciona el nombre de la hoja que contiene
los escenarios que deseas combinar.
Pulsa en el botn Aceptar. Vers el cuadro Administrador de
escenarios mostrando todos los escenarios incluidos o
combinados.
RESUMEN DE ESCENARIOS
Una vez definidos los diferentes escenarios, ser posible presentarlos en
una hoja en forma de resumen, mostrando los valores que contendrn
las celdas con frmulas que hacen referencia a las celdas cambiantes en
los escenarios. El resumen se insertar en una hoja aparte del libro.
Conviene nombrar las celdas resultantes as como las cambiantes
(Insertar Nombre Definir) para mejorar la presentacin del informe.
Para crear un resumen de escenarios:
Escoge la pestaa de Datos Anlisis y si Administrador de
Escenarios.
Se abrir el cuadro de dilogo Administrador de Escenarios.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Elige el botn Resumen. Se ver el cuadro Resumen de escenario.
En Tipo de informe elige el botn Resumen.

En Celdas resultantes, sombrea las celdas que varan al aplicar los
diferentes escenarios.
Pulsa el botn Aceptar.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Tablas dinmicas.
Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que
nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir
obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los
datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha informacin
sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con
los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada
ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de
utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente
manera:
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de

datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra
tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar
las columnas de la tabla dinmica.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y

resumidos en la tabla dinmica:
As tendremos un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendremos el total de ventas.
Lo ms importante es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las
columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder
realizar un buen anlisis de la informacin.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Ahora hagamos un ejemplo:

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn
con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Mes
Articulos
Vendedor
Ventas
Enero
Lcteos
Juan
Sucrusal
123.00 Lindavista
Divisin
Enero
Salchichonera Jose
164.00 Norte
Enero
Abarrotes
Carlos
125.00 Centro
Enero
Refresco
Antonio
147.00 San Joaquin
Enero
Dulcera
Oscar
123.00 Azcapozalco
Febrero
Lcteos
Juan
154.00 Lindavista
Divisin
Febrero
Salchichonera Jose
148.00 Norte
Febrero
Abarrotes
Carlos
126.00 Centro
Febrero
Refresco
Antonio
125.00 San Joaquin
Febrero
Dulcera
Oscar
145.00 Azcapozalco
Febrero
Lcteos
Juan
145.00 Lindavista
Divisin
Marzo
Salchichonera Jose
147.00 Norte
Marzo
Abarrotes
Carlos
149.00 Centro
Marzo
Refresco
Antonio
159.00 San Joaquin
Marzo
Dulcera
Oscar
148.00 Azcapozalco
Abril
Lcteos
Juan
126.00 Lindavista
Divisin
Abril
Salchichonera Jose
del
del
del
del
148.00 Norte
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Para ello vamos a dar clic a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla
dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie
del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu

podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar
y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar en nuestro caso todas las
del ejemplo del almacn como lo muestra la imagen , incluyendo las
cabeceras.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Damos Aceptar para seguir.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
Partes de una tabla dinmica

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la
lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos.
Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la
tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que vez en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y
filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y
que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas la tabla dinmica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla
dinmica.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Para nuestro ejemplo:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla en
nuestro caso los artculos del almacn.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla en
nuestro caso el mes.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para
cada Referencia en cada Mes en nuestro caso seria las ventas.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo artculos a

campo MES a
seccin
finalmente
el
campo ventas
, el
a
la
como se muestra en la siguiente imagen.
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los

rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los
meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos

quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a etiqueta de columnas el campo Sucursales, obtendramos la
siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en
su totalidad y presionar la tecla Supr.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y
as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados,
en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna nos
aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles
en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este
caso todos los meses.
Si
dejamos
marcados
los
meses Enero y Febrero,
los
otros
meses
desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos

visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar
todo).
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar.
Para cerrar sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas.
Obtener promedios en una tabla dinmica
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden
ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que

queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece
un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de
dilogo como el que vemos en la imagen.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen,

mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin
botn
podemos
abrir
el
cuadro
de
dilogo
con
el
de la pestaa Opciones.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Mostrar valores como ..

Esta opcin puede llegar a ser un poco ms complicada. Con ella decidimos
cmo deseamos ver los datos del campo: Como valores, porcentajes, ndices,
etc. En la siguiente imagen se ha optado por expresar los datos como
porcentajes de columna.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Todos los porcentajes estn referidos a los totales de columna. Son datos
propios de cada barrio.
De forma similar se puede optar por presentar diferencias, porcentajes respecto
a un dato concreto, etc. En cada caso habr que experimentar un poco hasta
acertar con la estructura deseada.
Subtotales
Si coinciden dos campos en una misma fila o columna, se pueden aadir
subtotales para el campo de ms jerarqua (el de arriba o el de la izquierda, pero
esa condicin ya vimos que se puede cambiar moviendo los botones). Segn las
opciones que hayas elegido con anterioridad, puede que aparezcan subtotales
de forma automtica. En caso contrario, pulsa sobre ese campo con doble clic y
elige Subtotales automticos. Si deseas obtener otro tipo de subtotales, como
promedios, desviacin tpica, mximo, pulsa en la opcin Definido por el usuario.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Grficos con tablas dinmicas
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o
nos convenga ms segn los datos que tenemos.
300
250
200
150
100
50
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all

deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Opciones de tablas dinmicas

Si sealas una celda cualquiera de la tabla dinmica, pulsas con el botn derecho
del ratn y eliges Opciones de tabla dinmica, obtienes todo un catlogo de
opciones para aplicarlas a la tabla
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Nota: De ellas muchas no las usars nunca, pero, por ejemplo, es til la
opcin de deshabilitar los totales de filas de la pestaa Totales y filtros, para
dar mayor presentacin a la Tabla.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
MACROS
QU ES UNA MACRO?
Para automatizar tareas en Excel se usan las macros. Una macro es una
sucesin de acciones a las que se asigna un nombre, que es el nombre de la
macro. En cierta forma, podra decirse que la macro es como un pequeo
programa, si bien ste no es ejecutado directamente por Windows sino que es
Excel el que se encarga de ejecutarlo.
En Excel es posible crear una macro bsicamente de dos maneras: registrando

esas acciones, igual que se registra la voz en una cinta de audio o bien
escribiendo las rdenes en el lenguaje usado por Excel, que es conocido como
VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
Una vez creada, la macro puede ser ejecutada, modificada y eliminada. Ejecutar
significa reproducir la macro, igual que se reproducira la voz en la cinta de audio
mencionada antes.
De esta forma se consigue el objetivo que buscamos: poder realizar la misma

tarea de una forma ms rpida, con la simple pulsacin de una combinacin de
teclas o un botn.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
CREACIN DE UNA MACRO
Un ejemplo de la utilizacin de una macro es la creacin de una secuencia de los

nombres de los das, en principio, basta con introducir el nombre del primer da y a
continuacin, usar la capacidad de autollenado de Excel para generar la
secuencia. Tras realizar esa operacin repetidas veces, te das cuenta que puede
ser ms rpido copiar la secuencia de das desde un punto en el que ya existe a
otro en l la necesita. No obstante, no deja de ser una operacin repetitiva que se
ocupa de vez en cuando.
Tras repetir varias veces la creacin de la secuencia antes citada, decide

automatizar el trabajo de alguna forma. Lgicamente, lo ms indicado es grabar
una macro que registre nuestras pulsaciones de tecla permitiendo, posteriormente,
reproducirla en el punto que se selecciona.
Coloca el cursor de entrada donde desees crear la secuencia de das de la

semana.
Damos clic en ArchivoOpciones como lo muestra la siguiente imagen

Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Damos Clic en Opciones donde nos desplegar la siguiente pantalla nos

colocamos en Personalizar cinta de opciones
Y seleccionamos programador y damos aceptar como lo muestra la siguiente

imagen
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Nos situamos de nuevo en las pestaas y damos clic en la de programador y

buscamos la opcin de Macros
Damos clic en grabar macro y nos aparcera la siguiente pantalla En sta hay que
introducir el nombre que se dar a la macro, as como el mtodo abreviado que
permita su ejecucin (esta accin de asignacin de tecla es opcional).
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
El nombre de la macro, simplemente teclalo. Para introducir el mtodo abreviado,

la combinacin Mays-S . Puedes elegir entre guardar la macro o el libro actual,
que es la opcin por defecto o bien guardarla en el Libro de macros personal.
Nota: Para poder utilizar una macro en cualquier libro es necesario tener el libro
abierto en donde esta contenida dicha macro.
Introducidos los distintos parmetros, pulsa el botn Aceptar para iniciar el registro
de la macro. Vers aparecer una barra de herramientas como de la siguiente
imagen, con tan slo dos botones. El de la izquierda detiene el registro de la
macro, dndola por finalizada. El segundo, que inicialmente no aparece pulsada,
tiene la misin de activar/desactivar el uso de referencias relativas.
Detener el
registro
Activar/Desactivar
referencias
relativas
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Si utilizas referencias absolutas, los pasos que des durante el registro de la

macro siempre se efectuarn en la misma posicin de la hoja. Activando las
referencias relativas, con la pulsacin del botn indicado en la siguiente imagen,
la reproduccin de la macro se efectuar usando las celdas relativas a las que se
utilizaron durante el registro.
Pulsa el botn de referencias absolutas relativas, si es que no lo est ya a

continuacin introduce en la celda activa el primer valor como lo muestra la
siguiente imagen:
Lunes. A continuacin, utiliza el auto llenado para crear el resto de los valores.
Finalmente, pulsa el botn de detencin del registro y ya tienes creada t macro.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
REPRODUCCIN DE UNA MACRO
A partir de este momento, cada vez que necesites introducir la secuencia de das
de la semana tan slo tienes que hacer una cosa. Pulsar la combinacin de teclas
Ctrl+s . Los valores aparecern a partir de la celda en la que se encuentre en
ese momento el foco de entrada. As de sencillo y rpido.
Un mtodo alternativo para ejecutar, consiste en abrir la ventana de macros,

seleccionar nuestra macro y pulsar el botn Ejecutar.
Puedes abrir dicha ventana debes de pulsar la combinacin de teclas
Alt+F8
con la opcin Programador Macros
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Como puedes apreciar, desde esta ventana tambin es posible eliminar la macro
que tengas seleccionada, as como modificarla, ejecutarla o seguirla paso a paso.
ASOCIAR UNA MACRO A UN BOTN
La macro que ha definido y usado en el punto anterior es fcilmente accesible, ya

que basta con pulsar la combinacin de teclas
Ctrl+s
para reproducirla. No
obstante, es una combinacin que puede resultar compleja para algunas

personas, ya sea de recordar o de conseguir.
Si ests acostumbrado a usar intensivamente el ratn, es mucho ms eficiente

asignar la macro a un botn, de tal forma que puedas pulsarlo como cualquier
otro. Para ello, se utiliza la opcin de personalizacin de las barras de
herramientas, opcin que ya se debes de conocer.
Utilizando el ejemplo anterior con la secuencia de das vamos asociar la macro

con un botn para que cuando demos click sobre nuestro botn podamos ejecutar
nuestra macro.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
En la barra da clic sobre la pestaa de programador como se muestra en la figura.
Damos clic en insertar y nos aparecern algunos controles del formulario a

nosotros nos interesa insertar un botn
Damos clic en el botn como lo muestra la imagen y nos posicionamos en la hoja

de clculo y arrastramos el ratn para poder dibujar nuestro botn cuando le
demos la dimensin deseada soltamos.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Nos aparecer la siguiente pantalla, la cual nos indica que debemos de asignar
una macro.
Como nosotros ya tenamos realizada una macro la seleccionamos y damos

aceptar como se muestra en la pantalla
Nos aparecer en la hoja de calcula el botn como lo muestra la siguiente imagen.
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
El siguiente paso ser posicionarnos en cualquiera de las celdas para ejecutar

nuestra macro por medio del botn al dar clic
Excel Avanzado
Excel
Avanzado
Si deseamos cambiar el nombre al botn damos clic derecho y seleccionamos

modificar nombre como lo muestra la siguiente pantalla
ABRIR UN ARCHIVO QUE CONTIENE MACROS
Los virus son programas de auto rplica. Si abres un documento que contiene un
virus, el virus copia tu cdigo en la plantilla por defecto y se convierte eficazmente
en un virus global. De aqu en adelante, todo documento que guardes y que
utilices con esa plantilla estar infectado, lo que significa que todo archivo que
distribuyas en disco flexible o a travs de Internet contendr tambin el virus.
Office ni Windows incluyen un software de deteccin de virus (aunque deberas

instalar uno a no ser que no recibas archivos de otro ordenador por disco, red o
por conexin de Internet). Sin embargo, Word, Power Point y Excel comprueban
que los documentos que se abren en busca de si stos contienen macros. La
aplicacin te notificar la existencia de macros en el libros de trabajo que ests
intentando abrir. Puedes decidir si abres el documento con las macros activadas o
desactivadas.
Excel
Avanzado
Excel Avanzado
Deshabilitar macros
Habilitar macros
La desactivacin de las macros te da la oportunidad de visualizarlas con el editor

de Visual Basic son poner en peligro a su ordenador. Si es decir, que las macros
son vlidas, basta con cerrar el editor de Visual Basic y reabrir el documento. S
sabes que el libro de trabajo contiene macros incluidas por t compaero de
trabajo, selecciona Habilitar macros. Si por el contrario, recibes un mensaje de
correo electrnico no esperado de la Cosmic Hacker Union (o de un amigo al que
le encanta pasar cositas modernas de la red), deberas considerar deshabilitar
las macros o no abrir el fichero.

Manual de Excel Avanzado 2012

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Unidad de Servicios de Cmputo Acadmico

Excel proporciona formatos prediseados listos para aplicarse, estos formatos

A esta caracterstica de Excel se le conoce con el nombre de AUTOFORMATO.

1.- Selecciona una tabla generada en Excel como se muestra en la figura:

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4.- Se puede modificar los formatos y preestablecidos dando clic en la opcin

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El formato condicional es una caracterstica si se desea dar un formato diferente a

Dentro de la cinta de opciones en la pestaa de INICIO le damos clic en la opcin

1.- Lista para que usted la llene.

2.- Establecer la Condicin: Llene los cuadros de texto eligiendo: El Valor de la

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3.- Fijar formato: Clic en la esquina izquierda de fuente y elegir Tramas |

Haga un clic en Aceptar para cerrar el dilogo de Formato de Celdas. El dilogo

Hacer nuevamente un clic en Aceptar para cerrar el dilogo. Cuando la condicin

Pegado especial de Excel a Excel

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En el apartado de "pegar" podemos indicar que es lo que queremos copiar de las

En el apartado de "operacin" podemos decir que operacin se va aplicar a las

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Tambin podemos copiar el vnculo presionando en la misma ventana sobre el

Pegado especial de Excel a otra aplicacin Office

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En ocasiones se necesita realizar comentarios sobre alguna cifra o alguna

Es posible insertar comentarios asociados a una celda, para hacerlo, seleccione

Un hipervnculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las pginas

La manera de hacer un hipervnculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es

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Direccin de correo electrnico: Por ltimo tenemos la opcin de hacer un

La consolidacin requiere de un rea destino, donde se pondr la informacin

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Existen dos mtodos para consolidar datos:

POR POSICIN: Cuando varias reas fuente incluyen categoras de datos

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COMANDO CONSOLIDAR (MEN DATOS).

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a) Funcin: Especifica la funcin que se desea utilizar para realizar la

b) Referencia: Especifica un rea fuente para ser agregada a la consolidacin.

Cuando el rea fuente y destino estn

Referencias de hojas y celdas

Fuente y destino estn en hojas de

Referencias de libros, hojas y celdas

Fuente y destino estn en libros de

Referencias de ruta de acceso, libros, Fuente y destino estn en libros de

El rea fuente es un rea con nombre.

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f) Examinar: Abre un cuadro de dilogo en el que permite seleccionar un archivo

g) Agregar: Agrega la referencia especificada en Referencia a la consolidacin sin

h) Eliminar: Eliminar la referencia del rea fuente seleccionada de la lista.

Para consolidar datos por posicin:

Prohibida la reproduccin y distribucin de este material sin la debida autorizacin de UNICA

Selecciona el rea de destino para los datos consolidados.

En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la

En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es

Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias, para mantener

Al terminar de especificar todas las referencias, selecciona la caja de

Pulsa en el botn Aceptar.

Para consolidar por categora:

Selecciona el rea de destino para los datos consolidados. Si escribiste

Prohibida la reproduccin y distribucin de este material sin la debida autorizacin de UNICA

Elige el men Datos Consolidar.

En Funcin, selecciona la funcin de resumen que deseas utilizar para la

En Referencia, escribe las reas fuente que deseas consolidar. Si es

Elige el botn Agregar si deseas adicionar ms referencias para mantener