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SIGC-SUA

SIGC-SUA Informe de Auditoría Interna de Seguimiento. Ciclo de

Informe de Auditoría Interna de Seguimiento. Ciclo de

Gestión del SIGC-SUA. 2014.

Gestión del SIGC-SUA. 2014.

INF-AIS. CC-SIGC-SUA-2014

 

INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO 2014.

 

PROCESO CLAVE

 

PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO.

 

FECHA: DÍA Y HORA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.

11/09/14 – 9 h.

EQUIPO AUDITOR DEL PROCESO:

 

Auditor coordinador de proceso: Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Auditor/es: José Luis Pedrosa Delgado

UNIDAD/ES:

Unidad Técnica

RESPONSABLE

Nemesio Martínez Mellado.

 

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA: OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS

1.- INDICADORES:

 

Verificación de las mediciones periódicas de los indicadores de procesos que proceda según la fecha de auditoría.

2.- QUEJAS Y SUGERENCIAS:

Verificación de la gestión de quejas y sugerencias, en su caso realización de acciones de mejora.

3.- COMPROMISOS DE CALIDAD INCUMPLIDOS:

Seguimiento de las mejoras desplegadas sobre los compromisos de calidad incumplidos en la medición del anterior ciclo de gestión.

4.- INSTRUCCIONES TÉCNICAS:

Verificación de la conformidad de la gestión de los procesos a las Instrucciones Técnicas aplicadas según la documentación de los procesos.

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1.- INDICADORES

Proceso

PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO.

 

Servicio/Unidad SIGC- SUA

Unidad Técnica

 
   

Periodicidad

Medido

Cumplido

Observaciones

Previsión de cumplimiento

Indicador

Objetivo

de medición

No

No

(en caso de no medición)

(en caso de no cumplimiento)

I.[ PC 04.11]-01-[UT]

Recursos

 

x

 

x

     

Internos

Porcentaje del grado de

>=90%

cumplimiento de las actividades programadas

Recursos

Continua

en mantenimiento

Externos

preventivo

100%"

I.[ PC 04.11]-02 Porcentaje del grado de cumplimiento de las actividades programadas en mantenimiento normativo.

100%

Continua

x

 

x

     

I.[ PC 04.11]-03 Porcentaje que representa el número de avisos a los afectados por las actuaciones programadas, cursados con una antelación mínima de 7 días a la fecha de su ejecución

100%

Semestral

x

 

x

     

I.[ PC 04.13]-14 Porcentaje de partes de trabajo de mantenimiento

>=75%

 

x

 

x

     

correctivo finalizados

>=85%

desde su tramitación, en

>=90%

Trimestral

los siguientes plazos: 2, 5 10 y 20 días hábiles.

>=95%

Valoración de auditoría

I.[ PC 04.11]-01-[UT]: Los datos arrojan un resultado de 65% para recursos internos y 58% para los externos. La explicación de esta situación es que la carga de programación anual está sobre todo en el último trimestre, es por ello que el indicador acumulado muestra un posible incumplimiento, que no es tal. Si tenemos en cuenta esta circunstancia y segmentamos mes a mes, proporcionalmente al tiempo transcurrido en el que se han tomado los datos, el valor del indicador muestra un cumplimiento del 100%, tanto en recursos internos como externos, evidenciado y observando la trazabilidad en la recogida de datos. En este sentido, se verifica la observancia de la

Unidad en relación a la recomendación 39-2013, incorporada en este indicador y asumida en su totalidad.

I.[ PC 04.11]-02: El resultado de este indicador es de 54% sobre la programación anual. En este caso se da la misma circunstancia comentada en el anterior indicador. Segmentando mes a mes, proporcionalmente al tiempo transcurrido en el que se han tomado los datos, el valor del indicador

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muestra un cumplimiento del 100%. Además también se ha evidenciado y verificado la trazabilidad en la

muestra un cumplimiento del 100%. Además también se ha evidenciado y verificado la trazabilidad en la recogida de datos.

Del análisis de los datos obtenidos se observa un cumplimiento bastante holgado del indicador en cada uno de los plazos analizados. Interesaba saber de este análisis cuál es la tendencia comparando estos datos con los del ejercicio anterior en el mismo período, siendo ésta extremadamente positiva, lo que evidencia una evolución satisfactoria en la gestión y ejecución de los partes de trabajo de mantenimiento correctivo en los plazos exigidos por el indicador.

I.[ PC 04.11]-03: Se han auditado los datos recogidos en este indicador respetando su periodicidad de medición hasta junio de 2014 (primer semestre). Hasta esa fecha se han analizado 4 comunicaciones, y se ha comprobado la gestión realizada sobre las mismas y su correspondiente cierre, por lo que el resultado del indicador arroja un valor de cumplimiento del 100%.

Valor objetivo

Resultado 1er. Trim.

Resultado 2º Trimest.

>=75%

81.4 %

89.1 %

>=85%

94.7%

96.2%

>=90%

95.5%

98.0%

>=95%

97.9%

99.1%

I.[ PC 04.13]-14:

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2.- QUEJAS Y SUGERENCIAS

Proceso

PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO.

 

Servicio/Unidad SIGC-SUA

Unidad Técnica

 
 

Respuesta

Gestionada

 

Mejoras

Valoración de auditoría

 

Quejas

en plazo

Valoración por la Unidad

realizadas

de las mejoras

 

No

No

No

implantadas

7

quejas en total:

x

 

x

     

x

Se han analizado las posibles causas de aquellas quejas

2

sobre limpieza

Todas se valoran correctamente por la Unidad, realizando

susceptibles de

4

sobre climatización

intervención por la

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sobre horarios

comunicaciones a los responsables de los procesos.

Unidad, aunque no se ha contemplado ninguna acción de mejora a nivel global.

Quejas Informales:

 

Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

No se han registrado quejas informales.

 

Valoración de auditoría

Se verifica la respuesta en plazo de las quejas, el análisis realizado y la realización de actuaciones en el caso que ha sido necesario.

 

Proceso

PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO.

 

Servicio/Unidad SIGC-SUA

Unidad Técnica

 
 

Respuesta

Gestionada

 

Mejoras

Valoración de auditoría

Sugerencias

en plazo

Valoración por la Unidad

realizadas

de las mejoras

No

No

No

implantadas

 

x

 

x

 

Todas se valoran correctamente

 

x

Se han analizado las posibles causas de aquellas quejas susceptibles de

Sugerencias sobre tangibilidad

4

por la Unidad, realizando comunicaciones a los responsables de los procesos.

intervención por la Unidad, aunque no se ha contemplado ninguna acción de mejora a nivel global.

Sugerencias Informales:

 

Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

No se han registrado sugerencias informales.

 

Valoración de auditoría

Se verifica la respuesta en plazo de las sugerencias, el análisis realizado y la realización de actuaciones en el caso que ha sido necesario.

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4.- INSTRUCCIONES TÉCNICAS

Proceso

PC 04.13 Ejecución del mantenimiento

 

Servicio/Unidad SIGC-SUA

Unidad Técnica

   

Conformidad:

 

Auditoría (verificación):

adecuación de

Instrucciones técnicas

evidencias de conformidad de

la gestión a la

Observaciones de auditoría

gestión

 

I.T.

No

IT.[PC 04.13]-01 Protocolo Revisión de

001)

Se verifican los siguientes

X

   

Mantenimiento preventivo

elementos a nivel general y empleando la técnica aleatoria:

– correctivo. Centros de transformación. ( PROT-

  • - Planificación y periodicidad en

  • - Comunicaciones

mantenimiento según planing aprobado.

según flujograma de proceso.

  • - Registros de avisos y posteriores actuaciones.

  • - Análisis de causas de incidencias.

  • - Inspección periódica reglamentaria (1 anual, 1 concertada y 1 cada tres años según normativa con la Consejería de la Junta de Andalucía).

  • - Se verifican los formularios adjuntos a la I.T., que corresponden con los registros y su trazabilidad.

IT.[PC 04.13]-07 Criterios Actuación Mantenimiento en CPD

-Se verifica la correspondencia de la I.T en relación a la descripción realizada en el proceso y flujograma. Se hace especial incidencia en observar la trazabilidad de los partes según su forma entrada en el proceso. -Se observa la realización de análisis de los partes de mantenimiento para su mejor distribución y gestión.

X

 

Se destaca la coordinación entre la esta Unidad con otras unidades, en especial con el Servicio de Informática y el Servicio de Vigilancia, lo cual incide en el correcto tratamiento y gestión de las alianzas necesarias.

Valoración de auditoría

Aunque el tiempo transcurrido desde la última auditoría hasta la fecha de la presente ha sido escaso, se destaca el interés de la Unidad por seguir evolucionando y desarrollando las herramientas internas y el compromiso del personal, que permiten ejercer un extremado control sobre las actividades que tiene encomendadas. Fruto de ello, aunque no sea objetivo de esta auditoría, cabe mencionar la primera aproximación que se está realizando desde la Unidad en los ámbitos de logística y almacén, teniendo ya indicadores asociados de actividad que, aunque no arrojan en la actualidad excesiva información para su análisis y toma de decisiones, sí que suponen un impulso para avanzar en otros campos de actuación, asegurando, obviamente lo ya conseguido.

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