Compterendu

de revue de direction

Runion n : 41


Date : Vendredi 20 dcembre 2013
Lieu : AIPPRIMECA Lorraine Salle 311

Prsents : Mme Catherine GIGOUT, Mme Graldine THOMASSIN, M. JeanYves BRON,
M. Eric COLLOT, M. Olivier MASSCHELEIN, M. Olivier NARTZ, M. Bruno SALZEMANN

Excus :

1. Processus de direction

a. Constat de l'audit
L'audit interne UL du lundi 2 dcembre a relev 4 points forts sur ce processus (Cf.
Rapport d'audit).

L'audit interne ralis par les tudiants du Master ISC a relev 2 points sensibles, 2
pistes de progrs et 7 points forts sur ce processus (Cf. Rapport d'audit).

PS 1 :
Aprs une analyse adquate des rclamations de nonconformit releves, une
fiche daction est tablie afin de garantir la traabilit et dviter lapparition de
nouvelles nonconformits identiques. Toutefois, des retards importants ont t
constats sur quelques actions prventives qui ont atteint quasiment un an,
savoir laction prventive qui date du 25/03/2013, intitule : Raliser un plan
dvolution de linfrastructure systme (serveurs, rseaux).
Le retard n'est pas de 1 an mais de 2 mois, la date de fin est le 26/10/2013.
Des rflexions sont menes au niveau de lUL, il faut en attendre les
conclusions. Cette action est en cours de ralisation et suivie rgulirement
lors des runions de service.

PS 2 :
La mise jour des documents dvaluation des risques et dangers SSTE date de
2010. Ce qui nest pas conforme aux textes des procdures Identifier et valuer
les exigences SSTE applicables : "Evaluer les risques et impacts SSTE".
Les documents existaient mais pas enregistrs sous Advitium. Les versions
jour des documents sont maintenant enregistres sous Advitium. Voir pour
simplifier le workflow d'approbation lors de la mise en place de la nouvelle
version d'Advitium.

FAQ1111 : Revoir Workflow approbation de document


PP 3 :
Le retour sur la satisfaction des fournisseurs de lAIPL (Fournisseurs, Domaines,
Socits de destruction) nest pas mesur.

Le peu de relation que nous avons avec nos fournisseurs ne ncessite pas la
mise en place de cette analyse.

PP 4 :
La secrtaire perd du temps en regardant priodiquement si des informations
concernant les factures (notamment leur statut bloqu / non rapproch /
rapproch), pour assurer le suivi de la facturation.
Cest en effet un lment de simplification. Demander aux services financiers
s'il est possible d'avoir simplement des rapports sur le statut des factures.

FAQ1112 : Rapport Sifac factures


b. Rsultats des autovaluations
Sans objet.

c. Suivi des rclamations/suggestions (FRS) et des Actions QSE (FAQ)
Sans objet, pas trait lors de cette revue.

d. Modification des objectifs qualit et/ou de la politique qualit
L'engagement de la Direction est reconduit pour 2014.
Le champ de certification est modifi pour prendre en compte notre nouvelle
activit suite l'intgration d'une partie des activits de l'ex CML.
L'coute client 2014 est modifie pour prendre en compte d'une part les exigences
des laboratoires lis nos nouvelles activits suite l'intgration du CML et
d'autre part les exigences de l'Universit de Lorraine en matire d'quilibre de
budget pour fin 2015 sur les activits CML.
JeanYves prsente la politique 2014, les objectifs sont dclins des objectifs de
l'Universit de Lorraine et sont rattachs nos processus.

e. Suivi des accidents / incidents
Sans objet.

f. Suivi des plannings
Planning management
Cette fois ci, encore nous n'avons qu'une seule runion de service et une seule
runion de projet annules depuis la dernire RD.

Planning formation
Toutes les formations(7) sont ralises.

g. Les indicateurs
Indicateurs sur le PCS Diriger le service
Les objectifs 2013 de ce processus sont globalement atteints. Le budget 2013 est
respecter tant en dpense quand recette. Notre proposition de budget pour
2014 est valide par l'UL.
Seul l'objectif "Favoriser le travail de groupe et le partage de comptences"
n'est pas atteint. Cet objectif est reconduit en 2014.

Indicateurs sur le PCS Manager le Systme QSE.

Avec trois runions de service non ralises cette anne, nous n'avons pas
atteint notre objectif de 95% de ralisation. Cet objectif est reconduit pour
2014.
Nous sommes cette anne dans les mmes pourcentages de ralisation date de
nos actions que l'an pass. Il faut renforcer le suivi de ces actions.
Le taux de satisfaction de nos clients reste lev et l'objectif fix 95% l'an
pass est atteint.

2. Processus de ralisation
a. Constat de l'audit
L'audit interne UL du lundi 2 dcembre a relev 1 point fort, 3 pistes de progrs
et 1 point sensible sur ce processus (Cf. Rapport d'audit).

PS 1 :
La gestion mtrologique des instruments nassure pas la traabilit au systme
international dunit SI. Les talons utiliss pour contrler les appareils main
ont t talonns en 2005. La date du prochain talonnage nest pas mentionne.
La priodicit est insuffisamment dfinie pour ces talons. Lidentification des
talons est bien ralise. Nanmoins, il faut corriger une petite erreur de
transcription du numro de lalsomtre N01 21386 sur sa bote de rangement.
Un document, accessible tous, inventorie les diffrents appareils et mentionne
plusieurs informations (n didentification, date du dernier talonnage, IT, ..).
Cependant il est impossible, travers ce document, de dterminer la validit
dtalonnage des instruments.
L'tiquette de l'alsomtre N01 21386 doit tre corrige. Dans la refonte de
la procdure de contrle mtrologique, il faut dfinir les chances
d'talonnage (Cf. projet QSE1416 en cours).

FAQ1113 : Etiquette alsomtre N01 21386

PP 1 :
L'indicateur mis en place a permis de quantifier le temps effectif pass sur les
projets et dfinir des priodes favorables ou dfavorables. L'intgration de cette
donne dans l'laboration du planning des nouveaux projets permettra de mieux
estimer la date de fin de projet.
L'aspect plus collectif des projets (responsable espace projet et chef de projet,
quipe de projet, ) demanderait s'interroger sur la pertinence d'intgrer la
notion de "plan de charge". Ce dernier donnerait la possibilit de dplacer dans le
temps des ressources afin de limiter les retards de dlai.
Nous allons dans un premier temps mettre en place les nouvelles modalits
de gestion de nos projets. Selon les rsultats obtenus, nous envisagerons ou
non des volutions.

PP 2 :
Avant de solder le projet, une validation finale doit tre ralise. Celleci ne doit
pas sapparenter un contrle (comparaison des donnes dentre avec les
donnes de sortie). Elle doit intgrer lavis de lensemble des usagers mme si les

objectifs de ceuxci sont divers et varis et se drouler posteriori de la mise en

uvre, de la mise en service.
Ceci est prvu dans le cadre de la refonte de notre SMI. Modifier le
processus conception dveloppement pour qu'il reprsente les nouvelles
modalits de gestion de nos projets, en particulier les phases de validation
et clture.

FAQ1114 : Mettre jour PCS conceptiondveloppement1


PP 3 :
Un inventaire et une identification des quipements, vocation pdagogique
dune part et des quipements de mesure dautre part permettraient une
meilleure gestion mtrologique des moyens de mesure en adquation aux
exigences de la norme.
Mettre en place un tiquetage pour diffrencier les quipements de mesure.
Intgrer ce nouveau fonctionnement dans la refonte de la procdure de
contrle mtrologique.

L'audit interne ralis par les tudiants du Master ISC a relev 1 NC Min, 4 points
sensibles, 4 pistes de progrs et 6 points forts sur ce processus (Cf. Rapport
d'audit).
NCMin 1 :
Lors de laudit, la secrtaire a confirm ne pas utiliser la procdure Facturation
prsente sur le site de lAIPL, car celleci nest pas jour.
En effet, la procdure a bien t modifie dans logiciel MEGA mais n'est pas
publie sous Advitium. La nouvelle version doit tre publie.

FAQ1115 : Mettre jour PRD facturation


PS 3 :
le WFA prter du matriel/logiciel ne prvoit pas une tache de nonretour du
matriel/logiciel prt.
Ceci nest pas suffisamment clair dans notre systme. Mettre en place une
relance automatique si le matriel n'est pas rendu date. Cette
modification du workflow est intgrer dans la refonte de notre SMQ.

FAQ1116 : Mettre jour WorkFlow de prt


PS 4 :
Les revues ralises en prsence du client sont transcrites par la suite dans des
comptes rendus. Les comptes rendus sont ensuite partags pour effectuer la
vrification. Une fois les retours effectus, le compte rendu est, le cas chant,
modifi pour coller aux remarques, le fait est que ces modifications
napparaissent pas et on ne voit pas les dates de vrification et validation.
La traabilit des versions est en effet souhaitable. Utiliser la gestion de
version sous QuickPlace pour tracer les modifications sur les comptes
rendus de revue.

FAQ1117 : Mettre jour PCS conceptiondveloppement2

PS 5 :
On constate que lorsquil y a une maintenance corrective pour ragir aux
diffrents problmes informatiques, aucun cahier de sant n'est fait pour chaque
action(les interventions ne sont pas enregistres) alors que dans la cartographie,
il est prcis qu'en sortie du processus << ragir un problme informatique>> il
y a un workflow <<Cahier de sant>>.
Cest en effet une erreur de transcription dans la procdure. Modifier la
procdure maintenir pour qu'elle soit en accord avec nos pratiques. Pas
d'enregistrement dans un cahier de sant pour les problmes informatique
mais modification si ncessaire des fichiers de configuration.

FAQ1118 : Mettre jour PRD maintenir


PS 6 :
Dans la liste des tches planifies pour prvoir les pannes (informatique et
plateformes), il y a des tches qui sont en retard, la vrification et validation de
chaque tche n'est pas trace donc le concept PDCA n'est pas correctement suivi.
Le suivi de reconfiguration des salles informatiques pour l'anne 20132014 n'est
pas encore enregistr alors que la reconfiguration a t faite depuis Juin 2013.
Il faut tre plus vigilant en runion de service sur le suivi des tches
raliser.

PP 1 :
LAIPL met disposition la cartographie des processus sur son site web et agit en
les respectant. Seulement, des fautes dorthographe ont t observes par
exemple sur la cartographie des processus. Le site de lAIPL offre la possibilit
dtre affich en anglais mais le lien ne marche pas. Si une personne ne disposant
pas dADE fait une demande de rservation de salle, elle na pas de trace de sa
rservation.
Les fautes d'orthographe seront corriges lors de la refonte de notre SMQ.
Il n'existe pas de traduction anglaises du site internet de l'AIP PRIMECA
Lorraine, le drapeau anglais va tre supprim.
Suite une mise jour, le lien sur la version anglaise du site du rseau
national a disparu. Le lien va tre reconfigur.
Lors des rservations de salle "hors ADE", un mail de confirmation est
envoy par la secrtaire.

FAQ1119 : Lien version anglaise site AIP national


PP 2 :
Lorsque lon valide une tape de phase de vie dun projet, cette dernire doit tre
enregistre. De ce fait il y a absence de versions denregistrements.
Ceci est prvu et va tre intgr dans la nouvelle refonte du PCS conception
dveloppement.

PP 5 :
La plupart des appareils de mesure et talons sont conservs dans la salle de
mesure MMT qui est une temprature rgule. Cependant dautres appareils
susceptibles dtre utilis sont conservs dans une autre salle de lAIPL. Lors de

leurs utilisations, il est spcifi que ces appareils doivent tre dposs dans le
local MMT 12h auparavant.
Revoir la procdure mtrologique, pour qu'elle soit conforme notre
usage, dans la nouvelle refonte de notre SMQ (cf. projet QSE1416).

PP 6 :
Dans la procdure de configuration d'un poste informatique et d'installation
d'un logiciel, les tests de poste ne sont pas raliss chaque fois et les rsultats ne
sont pas consigns comme recommand par lorganisme. La procdure de test est
considre comme lourde par les employs. Les procdures d'installation et de
test ne sont pas mises jour systmatiquement.
Revoir la procdure et les documents pour qu'ils soient en adquation avec
nos pratiques dans la refonte de notre SMQ (cf. projet QSE1416).

b. Enqute client
Pas de nouvelle enqute client depuis la dernire revue de direction.

c. Suivi des rclamations/suggestions (FRS) et des Actions QSE (FAQ)

Sans objet, pas trait lors de cette revue.

d. Fiche de Mise en uvre particulire FMO

Sans objet, pas trait lors de cette revue.

e. Main courante
Sans objet, pas trait lors de cette revue.

f. Suivi des plannings
Planning maintenance
Sans objet, pas trait lors de cette revue.
g. Les indicateurs
Indicateurs sur le PCS Mettre disposition des plateformes
Deux des objectifs fixs sur ce processus ne sont pas atteint :
Organiser des prsentations cibls. Aprs, la prsentation du ple au conseil
de la formation, il avait t envisag de raliser des runions cibles, mais
finalement ceci nest pas simple organiser. Lide a t abandonne.
Participer aux actions du chapitre GrandEst de l'AFIS visvis des lyces. Le
projet est en retard au niveau de l'Education National, il est report sur 2014
Une nette progression du taux d'utilisation de nos ressources est noter sur ce
premier trimestre par rapport cette mme priode l'an pass.
Le nombre de sances dgrades reste infrieur l'objectif (1%). Une
meilleure analyse et classification de ces sances devrait nous apporter
une information plus pertinente.
Le taux de ralisation date des mises en uvre particulire reste toujours
trs satisfaisant (94,6%).

FAQ1120 : Revoir l'indicateur sances dgrades

Indicateurs sur le PCS Concevoir et dvelopper des plateformes

La modification de notre rfrentiel projet est globalement termine, il faut
maintenant les prouvs sur nos projets futurs. Le travail en groupe sur les
premires phases d'ingnierie n'est pas encore satisfaisant, la mise en place de
la politique 2014 doit permettre de renforcer cette pratique.
Le suivi du temps consacr sur les trois derniers projets montre qu'il est
difficile d'y consacrer 60% en priode favorable. Il apparait plus juste de
redescendre cette valeur 50%.

Indicateurs sur le PCS Raliser des prestations la demande

Le nombre de prestations est en lgre augmentation par rapport l'an pass
sans que cela soit trs significatif.

Suivi des consommations
La baisse sensible de notre consommation d'lectricit se confirme nettement.
Les consommations d'eau et d'lectricit restent dans la moyenne. Le
changement d'oprateur de tlphonie (UL) divise notre facturation par trois.
La hausse importante des impressions doit tre maitrise en 2014 par la mise
en uvre de quotas mieux cibls.

3. Conclusion

La refonte de notre Systme de Mangement Intgr pour le rendre plus efficient

et intgrer les nouvelles activits du CML est primordiale. Ceci demandera
limplication de tous ds janvier 2014, des fiches actions seront mises en place
dans ce sens.
Lanne 2013 a t riche en vnements et a confort notre place au sein de
lUniversit de Lorraine. Lanne 2014 doit marquer notre positionnement
stratgique pour les annes futures.

Annexe 1 Revue des projets

1.BILANDESPROJETSENCOURS

Travailralis
Travailincomplet:revoirlorsdelaprochainerunion
Pointsvoirlorsdelaprochainerunion

1.1.Ambiflux(GestionnaireOM,MOON)
%detravailachev:100%

1.1.1.Actionsprvueslorsdeladernirerunion

Actionprvue
Ladocumentationnestpastermine
Terminerladocdicilavalidationfinale

Ralisation
Travailencourspourfaireunedocaveclesbons
modlesSYSML

1.1.2.Pointsdivers

Constat

Dcision

1.2.SystmeAmbiantdeProductionetdeMaintenance(Gestionnaire/MOBS)
%detravailachev:99%

1.2.1Actionsprvueslorsdeladernirerunion

Actionprvue
IlnyapaseuderetourdesECdudomainedela
maintenance pour une version 2 dAmbimaint.
Lors des Assises du MES, nous avons vu que
certains diteurs (dont Apriso) se penchent sur
une modification des usages lintrieur des
usines, dans les ateliers. Ils cherchent mettre
enuvrelesnouvellestechnologiesnotamment
la mobilit au service des oprateurs de
production ou de maintenance mais galement
pourlesmanagers.
Cecinousconfortedanslefaitquilestpossible
defairedeschosesintressantesdanslambiant
pourlamaintenance.
OM doit faire des propositions pour un projet
AmbimaintV2etvoiraveclesECdudomaine

UneFAQatfaite.
OM doit absolument contacter les EC du
domaine et essayer de voir si une version 2
dAMbimaintestsouhaitable.

Ralisation
OM a discut avec EL et BI et obtenu quelques
pistes. Mais pas de rel cahier des charges ni
besoinsnapparaissent.

1.2.2Pointsdivers

Constat

Dcision

1.3.ProjetTUBE(GestionnaireON/MOEC)

%travailachev:95%

1.3.1Actionsprvueslorsdeladernirerunion

Actionprvue
La partie pneumatique est termine. Le rducteur
est en place. Il y a encore des dfauts qui
apparaissent. En phase de fiabilisation. La partie
automatisme nest pas faite.

Ralisation
Essaishier:constat:desprogrs

Terminer les dveloppements. Fiabiliser le

fonctionnement.
La commande du 2me rducteur pose problme
(manque de crdits). Faudrait-il que nous le
commandions ?

Commandepasencorepasse.En2014?

Il nest pas prvu que nous commandions le

2emerducteur.
Le travail devait tre termin au 29/11. Ce ne
sera pas le cas.

Lafindeprojetestreplanifieau23/12/2013

Replanifierlafinduprojetlafindelanne.

1.3.2Pointsdivers

Constat

Dcision

Surunaxe:rechercheduchariotvalider
Validersuruntrononpourlafindelasemaine!
Priseduchariotvalider
Presqueplusdepertedechariotmaisfiabiliser
(pluttmodifsfairesurlerail)
MiseenpositionavecprcisiondemandeOK.
Relach.

Passageduchariotd'unaxel'autrepastest.

Manquerecherchedechariot

Validationcompltesuruntronon.
Impossible de planifier la fin de projet

SoumettreleproblmeenRD

1.4.ProjetPERCCOM(GestionnaireON/MOBS)
%travailachev:99%
1.4.1Actionsprvueslorsdeladernirerunion

Actionprvue

Ralisation

Un premier document dexpression des besoins Bibisemaineprochaine

atrdigparONetBS.IlatsoumisEric,
OMetJYBpourcorrections.
Prendre en compte les corrections ventuelles
misesparleslecteurs.
Faire valider le document dexpression des
besoins par le Master Perccom dici la fin de
semaine

Le document dexpression des besoins a t

quasiment valid par le client. BS doit
modifier le document pour le faire valider la
semaineprochaine.
Il devient urgent de faire la revue finale. Une runion + 1 sance de travail ont t
Pour ce faire, les besoins et les exigences ralisesmaiscelanesuffitpas.

doiventtretermins!
Planifier une runion le 3/12 entre nous
pour terminer les documents dexpression
des besoins et de spcification des
exigences.
Leprojetestralis.Clorelatchederalisation
dansAdvitiumetlancerlenquteclient.

1.4.2Pointsdivers

Constat

Dcision