Departamento:

COMPRAS
Asunto:
Procedimiento General de
Compras
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31/03/08

Procedimiento No:

Pginas
21

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NUEVO

Salon211

Vigencia:
1 AO

PROCESO GENERAL DE COMPRAS

DISTRIBUCIN
Auditoria Interna

RESPONSABILIDADES DE
ARCHIVO
ACTUALIZACIN
Auditoria Interna
Auditoria Interna
Finanzas
Control de calidad

Elaborado por
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Fecha

Revisado por

NIVEL DE ACCESO
INTERNO:
EXTERNO:
Por permiso escrito de la
Gerencia Corporativa

Aprobado por

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COMPRAS
Asunto:
Procedimiento General de
Compras
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31/03/08

Procedimiento No:

Pginas
21

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NUEVO

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Vigencia:
1 AO

NDICE

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Objetivo
mbito de aplicacin
Glosario
Esquema general del proceso
Flujo diagramado del proceso
Documentos relacionados
Desarrollo del proceso
Anexos
Historial de modificaciones

Elaborado por
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1 AO

PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS

1.

OBJETIVO

El objetivo de este Procedimiento Interno es cumplir con las siguientes Polticas operativas y
financieras:
- Operaciones de compras
Proceso de Ordenes de Compra
Cotizaciones: precios y condiciones competitivas
Emisin y proceso de contraseas de pago a proveedores.

El siguiente procedimiento normar lo relativo a la funcin de compras de bienes y servicios.

Se entiende que para lograr compras eficientes y econmicas se necesita la colaboracin
de los diferentes departamentos. Es necesario que se observen las recomendaciones que
aqu se describen para lograr obtener el mximo beneficio y control en cada operacin de
compra.
El objetivo del proceso es la documentacin de los procedimientos a ser seguidos dentro del
proceso general de compras de la Compaa.

2.

AMBITO DE APLICACIN

El mbito de aplicacin de este procedimiento se enmarca para todas las gerencias

/Jefaturas de la corporacin.

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COMPRAS
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3.

Procedimiento No:

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Vigencia:
1 AO

GLOSARIO

Cotizacin :
Documento mediante el cual un proveedor nos indica el valor que tendr el bien o
servicio que deseamos adquirir.
La informacin bsica que el proveedor debe proporcionar para cotizar, es la siguiente:
Nombre completo del producto
Marca
Origen
Presentacin
Certificado de Anlisis
Orden de Compra:
Documento mediante el cual se requiere el bien o servicio a un proveedor despus de
haber pasado el proceso de cotizacin y de autorizaciones correspondientes. El formato
de Orden de Compra solicita la siguiente informacin:
Correlativo
Fecha
Proveedor
Contacto
Direccin
Fecha de Entrega
Nmero de Solicitud
Compra Local/Importacin

Tipo de Moneda
Quetzal (Q)
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Dlar Americano (US$)

Otro
Condiciones de Pago
Contado (Pago contra entrega, ocho das crdito)
Crdito
Pago Anticipado o efectivo
Transferencia Bancaria
Con respecto a la distribucin del original y copias:
Original para el proveedor, o bien puede ser enviada va fax
Copia blanca para consulta
Copia celeste archivo para correlativo
Unidades de medida:
La unidad de medida a ser aplicada en las distintas compras ser la siguiente:
MATERIA PRIMA
GRANELES LIQUIDOS
SEMI SLIDOS
SLIDOS

=
=
=
=

KILOS
LITROS
KILOS
UNIDADES (TABLETAS)

MATERIAL DE EMPAQUE
UNIDADES DE COMPRA

= UNIDADES
= KILOS Y UNIDADES

PRODUCTO TERMINADO Y OTROS

= UNIDADES

Descripciones

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1 AO

Corresponde a la forma en la cual deber describirse un producto en la orden de

compra para asegurar que tanto el proveedor como nuestro personal identifique
adecuada y correctamente los bienes que se estn adquiriendo.

DESCRIPCIN GENRICA (PRINCIPIO)

Se utilizara como base dentro del maestro de materiales.

DESCRIPCIN COMERCIAL
Es el nombre comercial que utiliza el proveedor.
En el sistema se deben utilizar ambas descripciones y se obtendrn del maestro el
nombre genrico y por cada proveedor su nombre comercial.
Ambas descripciones se utilizaran en la orden de compra y en las etiquetas de
identificacin del producto y cdigo de barras. (APROBADO, RECHAZADO, ETC.)

Estructura de la descripcion:
MATERIA PRIMA:
Nombre del componente
Descripcin fsica de forma y uso
Color
Nmero
Medida
Ej. Colorante Rojo tartacena No. 4 50 Ml.

MATERIAL DE EMPAQUE

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Lnea
Descripcin fsica de forma y uso
Color
Numero
Medida

Ej. Flores del campo Caja colonia 100 ml

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4.

Procedimiento No:

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1 AO

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO

Ciclo de conversion y
Manejo de inventarios

Ciclo de Egresos

Servicios y bienes
no capitalizables

Materias Primas, Material

De Empaque, Producto
Terminado

Proceso de Compras

Compras de Bienes y/ o
Servicios

Bienes Capitalizables

Registro contable de
Las compras

Ciclo de Activos Fijos

Ciclo Contable

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5.

Procedimiento No:

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1 AO

Flujo diagramado del proceso

PROCESO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTO

TERMINADO Y OTROS INSUMOS DE PRODUCCION

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

JEFATURA DE AREA

Recibe solicitud
verbal del bien o
servicio

GERENCIA DE AREA

Revisa la Orden
de Compra

Aprueba Orden de
Compra en el
sistema

No

No
Valor de
compra
< Q 500

Aprueba Orden de
Compra en el
sistema

No
Aprueba la
Compra

No
Aprueba la
Compra

B
Si

Si
Procede a cotizar
(Ver Anexo "A"
para rangos y No.
de cotizaciones
requeridas)

GERENCIA CORPORATIVA

Aprueba la
Compra

Si

Ingresa la
aprobacin en el
sistema

Si

Ingresa la
aprobacin en el
sistema

Ingresa la
aprobacin en el
sistema

Ingresa en el
sistema la orden
de compra

Orden de Compra

Si
Valor < Q 1000

No
Si
Valor< Q 5000
No

Fin del
proceso

Efectua la Compra

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6.

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Documentos relacionados

PROCESOS
1. PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS
2. PROCESO DE EGRESOS
3. PROCESO DE ACTIVOS FIJOS
4. PROCESO CONTABLE

7.

Desarrollo del proceso

El proceso de compras es el proceso mediante el cual la Compaa adquiere sus

bienes y / o servicios asegurando obtener la mejor calidad y precio posibles para cada
compra-.
Las compras pueden compras a efectuarse pueden clasificarse de la siguiente forma:
a)

Compras de Bienes y / o Servicios para produccin, es decir

compra de Materias Primas, Material de empaque, servicios de
maquila etc, que estn directamente relacionadas con el proceso
de produccin y que usualmente requieren un proceso ms
complejo para realizar la compra.

b)

Compras de Bienes y/o Servicios para el resto de departamentos

la Compaa. Los cuales no se relacionan directamente con el
proceso productivo de la Corporacin. Tales como compra de
papelera y tilies, compra de bienes muebles operativos y no
productivos, etc.
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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios para produccin

Departamento de Compras:
Recibe la solicitud de compra basada en el presupuesto o en las necesidades de compra
conforme estas sean determinadas de acuerdo a las existencias de inventarios y
expectativas de ventas.
Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una
cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de
cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento.
Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del
producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema.
La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el
Anexo B de este procedimiento.
Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa:
Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las
ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles
incluidos en el Anexo B de este procedimiento.
Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente
que la gener ( en este caso el Departamento de Compras), para que proceda de realizar la
misma.

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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios no relacionados con la

Produccin y aplicable a todos los departamentos
Secretaria o asistente del departamento:
Recibe la solicitud de compra en forma verbal por parte de los jefes de departamento.
Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una
cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de
cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento.
Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del
producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema.
La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el
Anexo B de este procedimiento.
Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa:
Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las
ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles
incluidos en el Anexo B de este procedimiento.
Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente
que la gener ( en este caso las secretarias o asistentes de cada Departamento), para que
proceda de realizar la misma.
Adquisicin de activos fijos
Toda solicitud para adquirir activos fijos se har utilizando una orden de compra y deber
llevar claramente identificado el nmero de la cuenta con el cual la compra de este activo ha
sido autorizada previamente. A la orden de compra debern adjuntar las cotizaciones y
cualquier otra informacin relacionada con la compra del activo fijo.
Adicionalmente, cada adquisicin de bienes sujeta a capitalizacin deber contar con el
presupuesto aprobado antes de efectuar la misma la misma.
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De igual forma todo bien susceptible a ser capitalizado es todo aquel activo fijo cuyo costo
total (incluyendo los montos necesarios para ponerlo en funcionamiento) sea igual o mayor
a Q 2,000.
Otras consideraciones
Proveedores nicos
Existen algunos bienes o servicios que por su naturaleza estn representados o son
proporcionados por un proveedor nico por proveedores especializados exclusivos; en
estos casos, deber indicarse claramente sta situacin en la requisicin / orden de
compra. De igual manera, deber tenerse cotizacin de dicho proveedor por el servicio que
prestar.
Contratos anuales
Hay servicios que la compaa recibe constantemente a travs del ao y durante perodos
mensuales y/o trimestrales, tales como: renta de oficinas, alquileres varios, servicios de
lavandera, servicios de vigilancia, gasolina para vehculos de la compaa, suministros de
cafetera, calibracin de bsculas, mantenimiento de aire acondicionado, anlisis de agua
de calderas, fumigacin, jardinera, fletes, gastos consulares, servicios de contratacin de
personal, servicio y mantenimiento al equipo de computadoras, mantenimiento de equipo de
laboratorio, etc. Para este tipo de servicios y aquellos que por las caractersticas similares
de los mencionados puedan ser incorporados en esta seccin, deber observarse lo
siguiente:
1. Elaborar rdenes de compra "anuales", al inicio del ao, por el monto anual del contrato y
especificar con la periodicidad que se prestar el servicio.

2. La orden de compra deber ser autorizada por Gerente del rea que recibir el servicio o
que coordina la actividad en beneficio de la empresa y deber contar con el Vo. Bo. del
Gerente Corporativo.
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3. La orden de compra deber indicar el nmero de cuenta contable en donde se registra el

costo servicio al momento de recibirse.
4. El Depto. usuario deber llevar un archivo especial para este tipo de rdenes de compra.
5. Cuando se presente a cobro la factura o recibo que ampare esta clase de servicio deber
autorizarla el gerente del departamento que recibe el servicio y har referencia a la orden de
compra que ampara la contratacin del servicio.
Se exceptan de esta seccin, aquellos bienes y/o servicios amparados con un contrato
legal.
Recepcion y pago de facturas amparadas con orden de compra
En el proceso de recepcin pueden presentarse dos alternativas:
a. Bienes y Servicios que son recibidos en los distintos departamentos.
Como parte del proceso para recepcin y pago de las facturas del proveedor se debe contar
con los siguientes documentos:
Factura/Comprobante original
Orden de compra autorizada
Evidencia de recepcin del bien o servicio
Copia de las cotizaciones segn el procedimiento
b. Aquellos bienes que por su naturaleza tangible (PRODUCTO TERMINADO,
MUESTRAS MEDICAS, LITERATURA, REPUESTOS, REACTIVOS, ETC.) debern ser
recibidos en las bodegas de la compaa, para lo cual el encargado o responsable deber
elaborar el respectivo DOCUMENTO DE RECEPCION, este documento de recepcin
deber contener la siguiente informacin:
1. Fecha de recepcin (cuando se est recibiendo fsicamente el bien)
2. Nombre del proveedor
3. Nmero de orden de compra
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4. Nmero de la factura
5. Codificacin del artculo, descripcin completa, unidad de medida y cantidad recibida.
6. Deber adems indicar si los materiales que se reciben estarn
sujetos a las verificaciones del departamento de Control de Calidad (Esto en el caso que se
trate unicamente de producto terminado)
7. Si la mercadera viene averiada, para los efectos del reclamo a la compaa aseguradora.
Se requiere, adems, que en toda la documentacin que presente el proveedor o
transportista a la seccin de recepcin y que sta corresponda a la entrega de un bien,
deber "estamprsele" el sello de "recibido", el cual deber contener la fecha y nmero de
recibido de recepcin.
c. Para los servicios intangibles que no sean servicios adquiridos
anualmente, sino que sean eventuales y que requieren orden de compra, su
recepcin deber evidenciarse en el documento de la persona o empresa que ha prestado
el servicio.
d. Cuando una orden de compra lleve ms de una entrega parcial, ser el
Departamento de Solicitante quien debe controlar que las entregas estn
conforme a las cantidades solicitadas.
e. En las ordenes de compra de bienes (literatura, etiquetas, stickers, etc.) se permite un
margen del 5% ms o menos de diferencia sobre la cantidad solicitada. Cuando la cantidad
entregada por el proveedor exceda de dicho margen, se debe pedir autorizacin de la
Gerencia responsable de la compra para poder recibir la misma y para proceder con el
pago.

Apertura y revisin de proveedores:

COMPRAS : Responsable de apertura de proveedores inclusive servicios los cuales deber
abrir con un formulario de apertura proporcionado por la Gerencia respectiva (pude ser
electrnico).

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Deber establecer claramente con el proveedor las condiciones comerciales para dejarlas
implementadas al abrir el cdigo del mismo.
CONTABILIDAD : Completara los datos correspondientes a cuentas contables retenciones
etc. Segn el procedimiento.
Emitir carta de informacin para proveedores sobre retencin de ser necesario.
GARANTIA DE CALIDAD: Ser responsable de activar o desactivar materiales segn su
aprobacin por proveedor. (No interviene en proveedores)
Nota: Tomar en cuenta proveedores comunes y sus polticas (Ej. Librera)

Anticipos:
En sistemas se dejara como una alternativa de uso y ser compras con la
autorizacin de la gerencia de rea la encargada de habilitarla.
Bodega de cuarentena:
Ser una bodega terico o virtual la cual especificara producto que no se puede
utilizar.
El sistema deber identificar productos que requieren anlisis de Garanta de Calidad
y cuales no (APROBADO), segn una bandera definida por compras, con autorizacin de
Garanta de Calidad, con el propsito de que no se trasladen a bodega de cuarentena y
sean puestos a disposicin de produccin o para la venta.
Esta alternativa debe dejar una referencia en la orden de compra para que sea
tomada en cuenta por contabidad para poder realizar el pago respectivo.

Producto que por error viene fsicamente en ordenes de compra y no existe codigo:
1. Se deber aperturar el cdigo en lnea de descontinuado o lnea de venta e
inmediatamente realizar el rechazo.
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2. Si fuera necesario se negocia con el proveedor.

3. Se reexporta para negociar el pago y ajustar la factura con nota de crdito o una
nueva.

8.

Anexos
A: NIVELES DE COTIZACIN
B: NIVELES DE AUTORIZACIN

9.

Historial de cambios

Primera edicin: Febrero, 21 2005.

ANEXO A:
NIVELES DE COTIZACIN

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COTIZACIONES EN PROCEDIMIENTO:
A

00.00
500.01
1,000.01
5,000.01

500.00
1,000.00
5,000.00
Y MAS

NO ES NECESARIO COTIZAR (TELEFONO)

UNA COTIZACIN POR ESCRITO
DOS COTIZACIONES POR ESCRITO
TRES COTIZACIONES POR ESCRITO

PROVEEDORES QUE SON EXCLUSIVOS Y ESTAN APROBADOS NO

NECESITAN COTIZACIN Y SE DEBE DEJAR CLARO EN LA ORDEN DE
COMPRA.
NOTA: ACTUALMENTE LA COMPAA SE ENCUENTRA EN UN PROCESO DE
CALIFICACIN DE PROVEEDORES.

ANEXO B:

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NIVELES DE AUTORIZACIN DE ORDENES DE COMPRA

A

0.00
1000.01
5000.01
GENERAL

1,000.00 JEFE DE DEPARTAMENTO

5,000.00 GERENTE DE AREA
Y MAS
GERENTE CORPORATIVO

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DIRECTOR

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Vigencia:
1 AO

Simbologia
Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o lneas de instruccion de programa de computo

Operaciones de entrada y salida

Toma de desicines y Ramificacin

Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Cinta magntica

Disco magntico

Conector de pagina

Lneas de flujo

Anotacin

Display, para mostrar datos

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Enva datos a la impresora

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