Manual de Contabilidad Bsica

Captulo 1:
Contabilidad Bsica
El presente captulo, tendr como objetivo dar a conocer los siguientes temas:
Definir los conceptos bsicos: Contabilidad y Sistema de Informacin
Contable.
Describir el sistema de informacin contable y sus fundamentos.
Explicar las normas y principios contables relacionados con la elaboracin
del Estado de Resultados y el Balance General.

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Captulo 1: Contabilidad Bsica

1 CONCEPTOS GENERALES
1.1 DEFINICIN
1.1.1 Contabilidad
Es un sistema de informacin que clasifica, registra, resume y presenta las
transacciones de entidades econmicas que constituyen movimientos de
dinero o bienes representados en dinero con el fin de determinar sus
resultados, interpretarlos y analizarlos, proyectar las finanzas de la
empresa y controlar la ejecucin de los planes y la veracidad de las
operaciones realizadas y de su registro.

CONTABILIDAD:
Registra la
informacin
relacionada con las
transacciones de la
firma.

1.1.2 Sistema Informacin Contable (SIC)

Por medio del siguiente diagrama, identificaremos el objetivo de un
Sistema Informacin Contable dentro de nuestra organizacin:

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Por lo tanto, un sistema de informacin le fijamos como objetivo el proporcionar informacin

financiera til, que nos permita tomar decisiones de carcter financiero relacionadas con la
empresa, tambin nos permita validar y verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos
para la organizacin.

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Dicho sistema de informacin debe estar en condiciones de mostrarnos:

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1.2 OBJETIVOS DE CONTABILIDAD

Conocer, registrar y presentar los bienes y recursos de propiedad de un

ente econmico, reconocer la obligacin que tiene la empresa de
responder con sus estos recursos a sus propietarios y a otros entes.

Mostrar los cambios experimentados en los recursos y la utilidad o

prdida obtenida durante el periodo.

Hacer que la codificacin, el registro y la presentacin de la informacin

contable sea clara, precisa y til.

Controlar todas las operaciones financieras realizadas en las entidades.

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1.3 EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

Es importante identificar que los elementos del Sistema Informacin
Contable funcionan como un conjunto compuesto por: Entradas,
Procesos y Salidas, debemos incluir un cuarto elemento vital al hablar
del Sistema Contable que est constituido por los Usuarios del
sistema, tanto internos como externos.

Si aceptamos que la Contabilidad funciona como un sistema, es

conveniente que analicemos el siguiente esquema, para entender y
precisar algunos aspectos que nos permitan asimilar la esencia de
cada uno de sus elementos:

Usuarios Interno:
Personal de gerencia de la
empresa como el conjunto
de empleados
administrativos.
Usuarios Externos:
Personas, entidades y
empresas que estn fuera
de la organizacin

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Informacin
de entrada

Proceso
Contable

Informacin
de salida

Recopilacion de datos.

Anlisis y Registro.

Estados Financieros
Bsicos.

Documentos fuentes:
Facturas, notas de cargo,
notas de crdito,
depsitos, cheques,
contratos, comprobantes
de ingresos, de egresos.

1. Anlisis y clasificacin
de las operaciones
realizadas. 2. Registro de
las operaciones. 3. Sntesis
de las operaciones
registradas.

1. Estado de situacin
financiera. 2. Estado de
resultados.

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Es importante precisar que el Sistema de Informacin Contable es abierto por el lado de las
entradas estamos reconociendo que los datos de entrada se originan en actividades realizadas
por la organizacin, como por ejemplo en las ventas, las compras, los pagos hechos por la
empresa, pero tambin existen eventos externos a la empresa que pueden modificar su situacin
financieras o sus resultados y que por lo tanto se constituyen en datos de entrada al Sistema de
Informacin Contable como por ejemplo, cuando se presentan cambios en el entorno econmico
o tributario alrededor de las tasas de cambio, las tarifas de impuestos, etc.
El Sistema de Informacin Contable es abierto por el lado de las salidas estamos reconociendo
que las personas interesadas en las informacin contable de una empresa se encuentran tanto en
su entorno interior como en su entorno externo, bastara mencionar por el momento a la gerencia,
el gobierno, los posibles inversionistas, los propietarios, etc.

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1.4 NORMAS Y PRINCIPIOS CONTABLES

El objetivo de las normas no es otro que el asegurar la confiabilidad en los informes generados
por la Contabilidad por cuanto los diferentes usuarios de dichos informes son personas que al
que no estar en contacto directo con las operaciones de la empresa, los han de utilizar como un
resumen que les proporcione una base para la toma de decisiones en relacin con las empresas.

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En Colombia, las normas, ms que de general aceptacin, son de obligatorio cumplimiento

porque han sido llevadas al carcter de ley al ser promulgadas por el Gobierno Nacional en el
decreto 2649 de diciembre de 1993. Y reconoce las siguientes normas en el captulo III, artculos
6 a 17:

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Ente econmico:

Conocido tambin como Principio Contable de Entidad. Es considerando como el principio

contable ms importante, porque en l se establecen los criterios para reconocer la actividad
econmica o empresa como un ente, esto es, como una persona y por lo tanto se le reconoce que
posee la capacidad de poseer recursos y adquirir obligaciones.
Continuidad:
Conocida con el nombre de Principio Contable de Empresa en Marcha, Los recursos y hechos econmicos
deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando
normalmente en perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la
informacin contable as deber expresarlo, con el nombre o razn social la expresin en liquidacin.
Unidad de medida:
Los diferentes recursos y hechos econmicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En
Colombia la unidad de medida es el peso, medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y usa
efectivo.
Periodo:
El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados financieros, durante su existencia. Los
cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideracin al ciclo
de las operaciones.

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Valuacin:
Las transacciones se registran segn las cantidades de efectivo que se afectan o su
equivalente. El precio de costo, muchas veces incluir: Precio de factura ms todos los
costos y gastos incurridos en la adquisicin. Son criterios de medicin aceptados el valor
histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente.
Realizacin:
Slo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho
econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como
consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente
econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado
un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
Asociacin:
Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en
un periodo, independientemente de la fecha en que se realicen (paguen)

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Importancia relativa o materialidad:
El reconocimiento y presentacin de los hechos econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia
relativa. Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o
desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las
decisiones econmicas de los usuarios de la informacin. Al preparar estados financieros, la materialidad se
debe determinar con relacin al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de
trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda.
Revelacin plena:
El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para
comprender y evaluar correctamente su situacin financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los
cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de
efectivo. La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito general, de
las notas a los estados financieros, de informacin suplementaria y de otros informes, tales como el informe de
los administradores sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control
interno. Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por personas legalmente
habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin con sujecin a las normas de auditora
generalmente aceptadas.
Prudencia:
Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho econmico
realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los
activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
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Hay algunas sumas que aparece en el

Estado de Resultados o Prdidas y
Ganancias, que no han ocurrido
todava. En estos casos se habla de
causacin. Se hace una causacin
cuando se reconoce un gasto, por
ejemplo
que
tendr
que
desembolsarse despus, pero que ha
sido ocasionado por la operacin del
perodo.
Un ejemplo de esta operacin es el
registro que se hace cada mes,
cuando se paga la nmina o las
prestaciones sociales (cesantas,
primas, intereses, seguridad social,
etc.) de los empleados de una
empresa; si bien se ha ocasionado un
gasto, no se paga en forma
inmediata, sino que se acumula
como una cuenta por pagar y se paga
en otra fecha. En otras palabras, la
contabilidad
reconoce
cada
operacin cuando se genera
derechos y obligaciones y en ese
momento se causan y registran sus
efectos.

La partida doble:

La causacin:

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Captulo 1: Contabilidad Bsica

Este principio bsico, establece que
cuando ocurre una transaccin en la
firma, se afectan por lo menos dos
cuentas, por ejemplo, cuando se
vende un producto o servicio de
contado se afectan las cuentas de
ventas (facturacin) y caja o bancos.
En forma sucinta, se trata de
mantener vlida la siguiente ecuacin:

Esto significa que si por ejemplo, se

puede aumentar un activo y
disminuir otro (se cobra una cuenta y
se consigna el dinero en el banco) o
aumentar un activo y aumentar un
pasivo ( e recibe un prstamo de un
banco y se consigna el dinero en la
cuenta corriente) o disminuir un
pasivo y disminuir otro ( se recibe un
prestado de un banco para cancelar
una deuda).

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