Manual de Normas y Procedimientos para La Solicitud de Materiales e Insumos Centros de Salud

GOBERNACIN DEL ESTADO ZULIA
SECRETARIA DE SALUD DEL ESTADO ZULIA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS A
TRAVS DE LA HOJA DE PEDIDO Y
DESPACHO F15-6A"
Estado Zulia, Venezuela

Marzo de 2015

AUTORIDADES
Dra. Tania Mesa

Secretaria de Salud Del Estado Zulia
Lcdo. Jos Marulanda

Oficina de Gestin Administrativa
Econ. Alicia Molero

Coordinadora de SECOR
Lcdo. Javier Del Mar
Supervisor de SECOR
SEGUIMIENTO, CONTROL Y OPTIMIZACIN DE LOS RECURSOS EN SALUD
Seguimiento, Control y Optimizacin de los recursos en Salud SECOR, Adscrito a la Oficina

de Gestin Administrativa de la Secretaria de Salud del Estado Zulia. Sector Paraso Final
Avenida 20 al lado del Maternidad Dr. Armando Castillo Plaza, Parroquia Chiquinquir,
Municipio Maracaibo, Estado Zulia Telfonos: +58 (424) 6791157. Email:
secorzulia@gmail.com
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
AUTORIDADES
Pg. 2 de 19

NDICE
CONTENIDO
PA
1.
OBJETIVOS DEL MANUAL.
2.
ALCANCE DEL MANUAL
3.
4.
GLOSARIO TECNICO
UNIDADES QUE INTERVIENEN
4
6
5.
6.
7.
8.
9.
10.
FORMULARIOS UTILIZADOS
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
FLUJOGRAMA
FORMATO
INSTRUCTIVO
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
4
G.
7
7
10
14
16
18
INDICE
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1. OBJETIVOS DEL MANUAL.

1.- Contar con un instrumento normativo que permita el control y organizacin de las
solicitudes de materiales e insumos al almacn del Centro de Salud.
2.- Fortalecer el suministro de materiales e insumos de manera que garantice la
disponibilidad y accesibilidad efectiva y eficiente de los mismos proporcionando el
mximo beneficio en el marco del uso racional, buscando garantizar la calidad del
servicio en armona con el personal y la institucin.
2. ALCANCE DEL MANUAL.

Este manual es aplicable tanto al personal que labora en los distintos servicios y
departamentos y todos aquellos servicios que hacen solicitud de materiales e insumos al
almacn del Centro de Salud.
3. GLOSARIO DE TERMINOS.
A los efectos de facilitar la comprensin del siguiente manual, a continuacin se
explica la terminologa utilizada en l; no se persigue establecer definiciones que
coincidan con las generalmente aceptadas, sino uniformar su uso e implantacin del
mismo.
Almacn
de
Materiales
insumos: Almacn es un sitio especialmente
estructurado y planificado para custodiar, proteger, controlar los materiales e insumos

antes de ser requeridos por los distintos servicios del hospital.
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
OBJETIVOS, ALCANCE Y GLOSARIO DE

TERMINOS
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Almacenamiento de Materiales e Insumos: Consiste en guardar todos aquellos

materiales e insumos que hayan sido suministrado por Proveedura Regional Dr. Armando
Castillo Plaza, o por los proveedores del Hospital.
Despacho de Materiales e Insumos: Consiste en dar salida de Almacn o Farmacia

los Materiales e Insumos que hayan solicitado las distintas Unidades de Servicios.
Manual: Los Manuales son documentos que contienen en forma ordenada y sistemtica
informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de
una institucin, considerados necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.
Manual de Normas: Indican al trabajador los lmites entre los cuales pueden actuar,
su propsito es dar informacin para orientar el personal en las decisiones que se deben
tomar en el cargo que desempean.
Manual de Procedimientos: Es el que seala el procedimiento preciso a seguir para

ejecutar un determinado tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lgica las distintas
operaciones o pasos de que se compone un proceso, sealando generalmente quin,
cmo, dnde, cundo, y para que han de realizarse.
Normas: Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada
actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella, logrando
de esa manera uniformidad en la ejecucin de las actividades.
Procedimientos: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin

cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin
determinado.
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UNIDADES QUE INTERVIENEN, FORMULARIOS

Y NORMAS
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Recepcin de Materiales e Insumos: consiste en darle ingresos a los materiales e
insumos al Almacn que hayan sido suministrados por Proveedura Regional Dr. Armando
Castillo Plaza, o por los proveedores del Hospital. O por cualquier otra fuente de
suministro.
Proveedura: Es la Unidad Administrativa encargada de despachar los Materiales e

Insumos a las Farmacias y Almacenes de los distintos Centros Hospitalarios y
Ambulatorios.
Registro de Entradas y Salidas: Consiste en anotar cronolgicamente todos los

movimientos de ingresos y egresos de los Materiales e Insumos en Almacn y Farmacia a
travs de Tarjetas de Kardex.
4. UNIDADES QUE INTERVIENEN.

- Unidad de Servicio: Son todos los Servicios, Departamentos, Consultorios y reas
Administrativas del Centro de Salud que realizan solicitud de Materiales e Insumos a
Almacn o Farmacia.
- Direccin: Se refiere a la instancia que aprueba y autoriza el despacho de Materiales

e Insumos que hacen las Unidades Administrativas a Almacn o Farmacia .La persona
firmante para dicha aprobacin son el Director del Centro Hospitalario, personal adjunto
al Director, Sub Director y Administrador del Hospital.
- Administracin: Es la instancia encargada de velar por el funcionamiento de todos

los procesos administrativos regidos bajos los principios de justicia social, legalidad,
honestidad,
eficiencia,
responsabilidad,
rendicin
de
cuentas
dentro
del
Centro
Hospitalario.
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(03/2015)
GLOSARIO DE TERMINOS
UNIDADES QUE INTERVIENEN
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-
Almacn General: Es la Unidad Administrativa que despacha los Materiales e
Insumos a las diferentes Unidades de Servicio luego de haber recibido la autorizacin por
parte de la Direccin.
- Contralor de Existencia, Contralor de Consumo: Unidad Administrativa cuyo

fin es llevar un registro sistemtico de todos los Materiales e Insumos que ingresan al
Centro Hospitalario con el fin de tener la existencia exacta de todos los Insumos y su
representacin econmica en bolvares.
5. FORMULARIOS UTILIZADOS.
-
Formato de Solicitud de Insumos (SSEZ-SECOR-FSI-F02. (03/2015).
Instructivo para llenar el Formato de Solicitud de Insumos (SSEZ-SECOR-ISI-F02.

(03/2015).
6. NORMAS:
1.-
El Departamento de Almacn es el responsable de recibir todos los Materiales e
Insumos provenientes de la Proveedura Regional Dr. Armando Castillo Plaza, Direccin

del Hospital a travs de compras, donaciones o por cualquier otra Institucin, as como el
resguardo y distribucin de los mismos a las distintas reas del Centro Hospitalario
2.- Solo se despachar dependiendo de la existencia de Materiales e Insumos existente
en el Almacn y / Farmacia
3.- Almacn deber mantener actualizada la existencia de los medicamentos llevando al
da las tarjetas de kardex.
DE LA SOLICITUD
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UNIDADES QUE INTERVIENEN, FORMULARIOS Y

NORMAS
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4.- Toda solicitud de materiales e insumos realizada a Almacn y/o Farmacia debe ser
realizada a travs del formato de solicitud de insumos SSEZ-SECOR-FSI-F02.
5.- Almacn no podr realizar ningn despacho si el Formato de Solicitud de Materiales e
Insumos no tiene los datos del Coordinador y/o Analista de la Unidad Administrativa as
como la aprobacin por parte de la Direccin del Centro Hospitalario con las respectivas
firmas, nombres y nmero de cdula de identidad del Administrador o Administradora del
Centro Hospitalario.
6.-
No se aceptarn formatos de Solicitud de Insumos con enmiendas, borrones ni
tachaduras.
7.- Toda Solicitud de Insumos debe contener al momento de llegar a Almacn:
- Nmero Correlativo de Solicitud de Insumos.
- Fecha.
- Nombre del Servicio que realiza la solicitud.
- Hora de Salida de la Solicitud que realiza la Unidad Administrativa
- Cantidades Solicitadas.
- Descripcin de los Materiales e Insumos solicitados.
- Total de renglones solicitados.
- Firma, nombre y cdula de identidad del Coordinador y/o Analista de la Unidad
Administrativa as como de la persona que aprueba por parte de la Direccin y
Administracin del Centro hospitalario.
8.- Toda Solicitud de Insumos que no cumpla con los datos exigidos ser devuelta a la
Unidad de Servicio con sus respectivas observaciones.
9.- Las Unidades de Servicio debern realizar Solicitud de Materiales e Insumos de

forma razonable en base a los tratamientos que estn bajo su responsabilidad.
DE LA APROBACIN
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NORMAS
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10.- Es parte del Director (a) del Centro Hospitalario o en su defecto el personal adjunto a
la Direccin o Sub Director (a) y Administrador (a) del Centro de Salud el anlisis y
aprobacin de la Solicitud de Materiales e Insumos.
11.- De ser aprobada la Solicitud de Materiales e Insumos se enva al el (la) Administrador
(a) y esta a su vez a Almacn y / o Farmacia para su despacho.
DE LA ADMINISTRACIN
12.- El Administrador es el garante del proceso administrativo de la Solicitud de
Materiales e Insumos, verificando la formalidad del formato para llevar a cabo una
entrega efectiva de los Materiales e Insumos por parte del Almacn y/o Farmacia.
DEL DESPACHO
13.- Almacn archivar copia de la Solicitud de Insumos por Unidad de Servicios y por
orden del nmero correlativo del formato en carpetas anuales hasta el 31 de Diciembre
del ao y comenzar una nueva carpeta desde el 1er de Enero del siguiente ao.
14.- Todo ingreso y egreso de Materiales e Insumos sern registrado en las tarjetas de
Kardex (nicamente con bolgrafos) y en el sistema de inventarios vigentes.
15.- Las solicitudes de Materiales e Insumos ser despachadas en el orden de llegada.
16.- Los Materiales e Insumos, solo sern entregados por el personal asignados para tal
fin, bajo la supervisin del Coordinador del Almacn.
DEL CONTRALOR DE CONSUMO (KARDEX)

17.- Recibe la Original y Copia de la Solicitud de Material e Insumos para terminar de
llenar dicho formato con las variables faltantes.
18.- Procede a realizar las descargas al kardex para mantener actualizada su existencia.
19.- Archiva copia del formato y el Original lo enva a Bienes y Materias.
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(03/2015)
NORMAS
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7.-
PROCEDIMIENTOS:
SOLICITUD
DE
MATERIALES
INSUMOS.
RESPONSABLE
Unidad de Servicio
ACCION
1. Llene el formato de Solicitud de Material e

Insumos
(Formato
SSEZ-SECOR-F15-6A-F02.
(03/2015)) Original y 3 copias y los enva a la

Direccin.
Direccin
2. Recibe la Solicitud de Material e Insumos

(Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02. (03/2015)) y
verifica todos los reglones solicitados por parte
del Almacn y/o Farmacia.
3. De
no ser aprobado procede
observacin
la
regresa
a colocar la
a
la
Unidad
Administrativa solicitante.
4. De ser aprobado procede a firmar y colocar
nombre y nmero de cdula de identidad para
ser
enviado
la
Unidad
Administrativa
solicitante.
Administracin

verifica las firma de la Unidad Administrativa
solicitante y la aprobacin de Direccin.
6. Certifica
que
cumpliendo
el
todo
proceso
el
se
proceso
haya
realizado
administrativo
correspondiente, firma y coloca nombre y nmero

de cedula en la Solicitud de Materiales e
Insumos
envindola
Almacn
para
que
preceda el despacho.
RESPONSABLE
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ACCION
PROCEDIMIENTOS
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Almacn y/o Farmacia
(Coordinador de
Almacn y/o Farmacia)
7. Recibe la Solicitud de Materiales e
Insumos

verifica las firmas de la Unidad Solicitante
aprobacin
de
Direccin
firma
la
de
Administracin.
8. Analiza la disponibilidad existente en el Almacn
y / o Farmacia para
preparar los Materiales e
Insumos solicitados.
9. Autoriza
el
despacho
firmando
colocando
nombre y nmero de cedula en la Solicitud de

Material e Insumos.
10.Realizan el conteo y proceden con el embalado
de los Materiales e Insumos a ser despachados.
11.Conjuntamente con el Personal de Seguridad se
procede con el traslado de los Materiales e
Insumos a las distintas Unidades Administrativas.
Unidad de
Administrativa

(Formato SSEZ-SECOR-F15-6A-F02.
(03/2015))
Original y copia firmadas por los responsables.

13. Revisa los Materiales e Insumos despachados,
firma en seal de recibido colocando al mismo
tiempo el nombre y cedula de identidad de la
persona que recibe, as como tambin la hora
que recibi la Solicitud de Material e Insumos.
14.Archiva el correlativo de Solicitud de Material e
Insumo Original.
RESPONSABLE
Almacn
(Coordinador de
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
ACCION
15.Recibe la copia de la Solicitud de Insumos
16.Descarga los materiales e insumos de la tarjeta
PROCEDIMIENTOS
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Almacn)
de kardex.
17.Archiva en la Carpeta de la Unidad de Servicio la
copia de la Solicitud de Material e Insumos por
el estricto orden correlativo.
18.Le enva la original y Copia de la Solicitud de
Material e Insumos al Contralor de Existencia,
Contralor de Consumo o Kardex
Contralor de
Existencia, Contralor
de Consumo o Kardex
19.Recibe la copia de la Original y copia de la

Solicitud de Material e Insumos
20.Termina de llenar las variables del formato
(Concepto, Cdigo de Grupo, Cdigo de SubGrupo y los valores unitarios y totales en
Bolvares.
21. Descarga la salidas en el Kardex, Archiva la
copia en la Carpeta de la Unidad Administrativa
correspondiente por el estricto orden correlativo
y la Original es enviada a Bienes y Materias.
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
PROCEDIMIENTOS
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FLUJOGRAMA

MNP-SECOR-N-001 (03/2015)
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
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FORMATO DE SOLICITUD DE MATERIALES E

INSUMOS
MNP-SECOR-N-001 (03/2015) (F15-6A)

MNP-SECOR-N-001 (03/2015)
FORMATO
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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO

DE SOLICITUD DE MATERIALES E INSUMOS
SSEZ-SECOR-IF15-6A-F02. (03/2015
)

INSTRUCTIVO PARA LLENAR LA SOLICITUD DE INSUMOS

ITEM
1 N de Pedido y
Despacho
2 Correlativo del
Serv/Depto
DESCRIPCIN
KARDEX. Indica el nmero de la Hoja de Pedido y despacho

Indica el nmero correlativo de la Solicitud de Insumos
3 Fecha
Escriba la fecha de elaboracin de la Solicitud de Insumos (DD/MM/AAAA)
4 Cdigo
Servicio/Departamento
Codigo del Servicio y/o Departamento que va a realizar el requerimiento
5 Servicio/Departamento
Nombre del Servicio y/o Departamento que va a realizar el requerimiento
6 Concepto
KARDEX Especificar si es 53 Bienes Muebles en Depsito 54 Material de

Consumo
7 Hora de Llegada
Anotar la hora a que llega la Solicitud de Insumos
8 Hora de Salida
Anotar la hora que emite la Solicitud de Insumos
9 Rengln
Indica el rengln de cada lnea
10 Cantidad
11 Cdigo
Escribir en la casilla P (Pedido) Cantidad de insumos a solicitar D (Despachada)

Cantidad de insumos que recibi
KARDEX Colocar el cdigo de la clasificacin de los materiales de consumo
Grupos-SubGrupos-Sec
12 Descripcin del Articulo
Hacer una breve representacin del insumo
13 Unidad de Medida
Describir las especificaciones de la presentacin del insumo
14 Valor Unitario
KARDEX Representa el costo unitario del Insumo
15 Valor Total de Bolvares
KARDEX Es el resultado de Multiplicar la Cantidad despachada por el costo unitario
16 Total de Bolvares
KARDEX Indica el total de lo que representa en Bolivares la Solicitud de Insumos
17 Total de Renglones
Indica el total de los renglones de la Solicitud de Insumos
18 Jefe del Servicio
Firma de el Jefe de Servicio que va a aprobar la solicitud
19 Nombre
Nombre en letra legible del Jefe de Servicio o la persona que va a solicitar los
insumos
20 C.I.
Cdula de Identidad del Jefe de Servicio o la persona que va a solicitar los insumos
21 Director del Hospital
Firma del Director del Hospital o persona de Direccin que va a aprobar la solicitud
22 Nombre
23 C.I.
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(03/2015)
Nombre en letra legible del Director del Hospital que va a autorizar el suministro de
los insumos
Cdula de Identidad del Director del Hospital que va a autorizar el suministro de
los insumos
INSTRUCTIVO
Pg. 18 de 19

24 Administracin
Firma de la persona que Administra el Centro Hospitalario
25 Nombre
Nombre en letra legible de la persona que observa el proceso administrativo del

despacho
26 C.I.
Cdula de Identidad de la (el) Administradora (or) del Hospital
27 Jefe de Almacn
Firma de la persona que suministra los insumos
28 Nombre
Nombre en letra legible de la persona que va a despachar los insumos
29 C.I.
Cdula de Identidad de la persona que va a despachar los insumos
30 Receptor
Firma de la persona que recibe los insumos
31 Nombre
Nombre en letra legible de la persona que va a recibir los insumos
32 C.I.
Cdula de Identidad de la persona que va a recibir los insumos
33 Contralor de Existencia
Firma de la persona que lleva el Kardex
34 Nombre
Nombre en letra legible de la persona que va a descargar los insumos del Kardex
35 C.I.
Cdula de Identidad de la persona que maneja el Kardex
SSEZ-SECOR-IF15-6A-F02. (03/2015)
MNP-SECOR-N-001
(03/2015)
PROCEDIMIENTOS
Pg. 19 de 19

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