Departamento de Almacen

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN SACATEPEQUEZ
DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL
DE SAN MARTIN SACATEPEQUEZ- DEL DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO-
Aprobado mediante acuerdo 23-2008 Punto Tercero de fecha 26 de mayo 2008
MARZO DE 2,008
INDICE
Pagina
Objetivos
Normas de Cumplimiento General
Normas y Procedimientos del rea de Presupuesto
Normas y Procedimientos del rea de Contabilidad
24
Normas y Procedimientos del rea de Tesorera
29
Normas y Procedimientos del rea de Adquisiciones
40
Normas y Procedimientos del rea de Almacn
55
Glosario de Trminos
61
Bibliografa
OBJETIVOS
Objetivo General
El objetivo general del presente manual, es servir como un instrumento til para guiar el proceso
de registro de las operaciones y el uso eficiente de los recursos humanos, materiales y
financieros, asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas
integrados de administracin y finanzas.
Objetivos de Control Interno Municipal
Los objetivos de control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las
distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a. La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos municipales.
b. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que se genere
sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos municipales.
c. Los procedimientos para que toda autoridad y funcionario, rindan cuenta oportuna de los
resultados de su gestin.
d. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo inadecuado
de los recursos municipales.
NORMAS DE CUMPLIMIENTO GENERAL
La observancia de normas generales de control son importantes, porque son los caminos que
guan a los funcionarios de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal AFIM-,
a entender ms ampliamente los procesos y controles que debe ejercer en el marco de sus
funciones, y, sobre lo cual, tiene que informar con responsabilidad.
Unidad de Mando
La organizacin interna de la AFIM, debe responder al principio de unidad de mando en todos

los niveles. Este principio establece que cada servidor municipal debe ser responsable
nicamente ante su jefe inmediato superior.
Separacin de Funciones Incompatibles
Las autoridades municipales debern limitar, cuidadosamente, las funciones de las unidades y
la de sus servidores, de modo que exista independencia y separacin entre funciones
incompatibles como son las de autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y
bienes y el control de las operaciones.
Procedimientos para Autorizacin y Registro de Operaciones

Se deben establecer por escrito, los procedimientos de autorizacin, registro, custodia y control
oportuno de todas las operaciones de la AFIM, sean stas financieras, administrativas u
operativas, de tal forma que cada una de las personas que la conforman, cuenten con los
apoyos y la evidencia necesaria, para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su
cargo.
Documentos de Respaldo
Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que se realicen en las reas que conforman la
AFIM, deber contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre
que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y de control.
Control y Uso de Formularios Prenumerados
Deben establecerse los criterios que permitan el uso permanente de formularios prenumerados
en forma correlativa, independientemente del medio que se utilice para su produccin, sea por
imprenta o por medios informticos.
En el diseo de cualquier formulario, debe constar la referencia al nmero de copias, al destino
de cada una de ellas, las firmas de autorizacin necesarias, as como los procedimientos de
control adecuados para sustentar toda operacin financiera o administrativa.
Instrucciones por Escrito
Las autoridades municipales deben garantizar que toda orden, poltica y procedimiento dictado
por los distintos niveles jerrquicos, sean entendidos y aplicados conforme fueron diseados,
por lo que stos deben darse a conocer por escrito, divulgndose hasta los niveles necesarios.
Por lo tanto, deben evitarse las rdenes verbales, por cuanto stas diluyen la responsabilidad
de los funcionarios y servidores municipales y propician el debilitamiento de los controles
internos, y el proceso de rendicin de cuentas.
Declaracin de Probidad
Los funcionarios y empleados municipales, cualesquiera que sea el monto de su sueldo,
siempre que tengan a su cargo el manejo o administracin de bienes, fondos o valores y los que
su sueldo mensual sea de seis mil quetzales o ms, deben, al tomar posesin del cargo,
presentar declaracin jurada de bienes y deudas, de conformidad con el Decreto 89-2002 del
Congreso de la Repblica, Ley de Probidad y Responsabilidades de Empleados y Funcionarios
Pblicos.
tica
Las autoridades superiores, deben velar por que los empleados municipales, en el desempeo
de sus labores, observen una conducta individual de comportamiento como son: lealtad,
vocacin de servicio, probidad, honradez, responsabilidad, competencia, efectividad, eficiencia,
valor cvico, transparencia y discrecin.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL AREA DE PRESUPUESTO
Dentro del proceso presupuestario, las etapas de formulacin, ejecucin y liquidacin, conllevan
el desarrollo de una serie de actividades interrelacionadas que deben cumplirse. Para elaborar
el presupuesto en forma tcnica y participativa deben cumplirse las siguientes normas y
procedimientos:
FORMULACIN PRESUPUESTARIA
Esta etapa la coordina la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal -AFIM-, con
el apoyo de la Oficina Municipal de Planificacin. Es oportuno que durante el proceso de
formulacin presupuestaria municipal se conozcan las normas y lineamientos que para el
gobierno central define la Direccin Tcnica de Presupuesto conjuntamente con la Secretara
de Planificacin y Programacin de la Presidencia, para lograr la mejor coordinacin posible
entre las entidades estatales responsables de la prestacin de bienes y servicios pblicos
demandados por la poblacin, a travs de la emisin de normas y lineamientos que deben
observar las entidades del sector pblico para la elaboracin de sus presupuestos.
POLTICAS PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO
El Concejo Municipal debe definir y aprobar para cada ejercicio fiscal, las estrategias y polticas
presupuestarias que le permitan alcanzar sus objetivos y metas institucionales, en concordancia
con lo establecido en los artculos 131 del Decreto 12-2002, Cdigo Municipal y 16 del Decreto
14-2002, Ley General de Descentralizacin. Estas polticas y estrategias deben estar
orientadas a:
Participacin de todos los niveles de la estructura municipal, principalmente los

responsables de programas y proyectos, para que el anteproyecto de presupuesto
incluya sus requerimientos, objetivos y metas.
Hacer congruente la poltica presupuestaria municipal, con los lineamientos,

metodologa y forma que adopta el sector pblico, sin menoscabo de la autonoma
municipal.
Adoptar la estructura presupuestara establecida en la Ley Orgnica del Presupuesto,

tanto para ingresos como para egresos, y ejercer un mejor control de las fuentes de
recursos y su aplicacin al financiamiento de los programas municipales.
Distribuir equitativamente las asignaciones presupuestarias anuales entre

comunidades rurales y urbanas, tomando en cuenta sus necesidades bsicas.
las
Coordinacin del Proceso de Formulacin del Presupuesto

La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal -AFIM-, es la responsable en
coordinacin con la Oficina Municipal de Planificacin -OMP-, de ejecutar las polticas
emanadas del Concejo Municipal para la formulacin del presupuesto municipal.
Estas actividades deben incluir:
Divulgacin de las polticas presupuestarias.
Definicin de mecanismos de participacin interna y externa.
Orientacin de los funcionarios municipales y grupos organizados de la sociedad civil,

sobre los procedimientos, formularios e instructivos que deben utilizarse para dar a
conocer sus necesidades.
Fijacin de plazos y mecanismos para la consolidacin de los requerimientos recibidos.
Participacin de la Sociedad Civil en la Formulacin del Presupuesto Municipal (artculo 132 del
Cdigo Municipal).
El Concejo Municipal establecer los mecanismos que aseguren a las organizaciones
comunitarias, la oportunidad de comunicar y discutir con los rganos municipales, los proyectos
que desean incluir en el presupuesto de inversin as como los gastos de funcionamiento.
Interrelacin del Proyecto de Presupuesto con las Polticas Nacionales
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal -AFIM-, debe evaluar si los
requerimientos recibidos, tanto a nivel interno como externo, se enmarcan dentro de las
polticas presupuestarias aprobadas por el Concejo Municipal, que a su vez, deben tener
coherencia con las polticas del gobierno central.
Con base en las obras de infraestructura seleccionadas, la AFIM debe elaborar un Plan de
Inversin Municipal, que servir de base para la formulacin del presupuesto de inversin fsica.
Estimacin de los Ingresos
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal -AFIM-, debe realizar una
estimacin de todos los ingresos de cualquier naturaleza que se espera recibir durante el ao,
para incluirlos en el proyecto de presupuesto. Estos ingresos deben presentarse utilizando el
Clasificador de Recursos por Rubro, establecido en el Manual de Clasificaciones
Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, emitido por el Ministerio de Finanzas
Pblicas.
Programacin de los Egresos

La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal -AFIM-, debe realizar una
programacin de todos los egresos que se realizarn durante el ao, tomando en cuenta los
requerimientos recibidos de las diferentes unidades administrativas, jefes de programas,
proyectos, etc. en cumplimiento de las polticas emitidas por el Concejo Municipal.
Esta programacin debe realizarse utilizando las categoras presupuestarias establecidas en el
presupuesto por programas.
Revisin del Proyecto de Presupuesto
Concluida la elaboracin del proyecto de presupuesto, la AFIM debe presentarlo al Concejo
Municipal, por intermedio del Alcalde, para su revisin y correccin. Las correcciones debern
quedar establecidas en el acta respectiva.
Correccin del Proyecto de Presupuesto
Con base en las actas suscritas por el Concejo Municipal, la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal -AFIM-, proceder a informar a las unidades administrativas,
jefes de programas y proyectos que corresponda, las correcciones ordenadas por las
autoridades municipales, para que realicen los ajustes necesarios, debiendo informar de dichos
ajustes a la AFIM, para que sta consolide nuevamente el presupuesto incluyendo las
correcciones realizadas.
Aprobacin del Proyecto de Presupuesto
El proyecto de presupuesto debidamente ajustado, lo presentar la AFIM al Alcalde, quien a su
vez lo someter a la aprobacin del Concejo Municipal, en los plazos establecidos conforme al
artculo 131 del Decreto 12-2002 del Congreso de la Repblica, Cdigo Municipal.
Comunicacin de las Asignaciones a Responsables de la Ejecucin
La AFIM entregar a los responsables de las dependencias municipales, jefes de programas o
proyectos, las asignaciones presupuestarias aprobadas por el Concejo Municipal, para que con
esta base procedan a elaborar su programacin anual de la ejecucin.
En cumplimiento a la normativa establecida en el artculo 47 de la Ley Orgnica del
Presupuesto, la AFIM remitir al Ministerio de Finanzas Pblicas, al Congreso de la Repblica y
a la Contralora General de Cuentas, su presupuesto de ingresos y egresos aprobados.
Asimismo la informacin de la ejecucin fsica y financiera de su gestin presupuestaria.
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
Criterios para la Ejecucin Presupuestaria
El presupuesto es el instrumento legal por medio del cual se lleva cuenta y razn de los
ingresos y gastos de la Municipalidad. Su aprobacin se establece por medio de Acuerdo y
certificacin del punto de Acta de aprobacin por el Concejo Municipal, de conformidad con el
artculo 131 del Decreto 12-2002 del Congreso de la Repblica, Cdigo Municipal. El
presupuesto se circunscribe al ejercicio fiscal, que por la ley citada, se encuentra establecido
del uno de enero al treinta y uno de diciembre de cada ao.
Partiendo del principio de unidad, el presupuesto es uno, y en l deben figurar todos los
ingresos previstos y los gastos autorizados para un ejercicio financiero. En su formulacin se
tiene que tomar en cuenta, que el monto fijado por concepto de gastos, en ningn caso, podr
ser superior a los ingresos, ms la suma disponible en caja por economas o supervit del
ejercicio anterior.
Toda solicitud de insumos, debe enmarcarse dentro de sus propias necesidades y en
congruencia con las descripciones de gasto de los renglones contenidos en el respectivo
clasificador, observando en todo caso, la debida distribucin de sus asignaciones, durante el
ejercicio fiscal correspondiente.
Las dependencias municipales para realizar la adquisicin de insumos en la ejecucin de sus
programas y proyectos, deben velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos, de
acuerdo a las polticas dictadas por el Concejo Municipal.
Programacin de la Ejecucin Presupuestaria
Los responsables de las dependencias municipales, jefes de programas o proyectos, deben
elaborar una programacin trimestral de la forma en que sern utilizadas las asignaciones
presupuestarias aprobadas, por fuente de financiamiento, tomando en cuenta la necesidad y
oportunidad de los insumos que sern utilizados para la prestacin de los servicios municipales.
Asimismo, en el caso de construccin de obras, los responsables de su ejecucin, debern
prever las fechas de inicio, avances y terminacin de las mismas, para que en forma oportuna
se cumpla con los compromisos contrados y cronogramas de ejecucin.
Esta programacin, deber trasladarse a la Unidad de Administracin Financiera Integrada
Municipal -AFIM-, para que sta prevea los recursos financieros necesarios, que demandan los
responsables de las dependencias municipales, programas y proyectos.
Modificaciones y Ampliaciones Presupuestarias
Los encargados de los diferentes programas deben velar porque los procedimientos necesarios,
para realizar las modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de
solicitud; anlisis; autorizacin y cumplimiento legal; de todos los niveles que intervienen en la
ejecucin.
Las modificaciones que surjan durante el ejercicio fiscal, slo deben realizarse en casos no
previstos en el presupuesto aprobado. En tal sentido, al formularse el presupuesto de cada
ejercicio fiscal, las autoridades municipales velarn porque queden contemplados todos
aquellos gastos y proyectos a realizarse durante el mismo.
En lo que respecta a las ampliaciones de presupuesto, originado por el saldo de caja que quede
al final del ejercicio, u otros recursos que no se previeron durante el proceso de formulacin, la
unidad responsable proceder a formularla, teniendo especial cuidado de separar las diferentes
fuentes de financiamiento. El saldo de caja no debe utilizarse para la creacin de puestos fijos
ni gastos permanentes. El rea de Presupuesto, dentro del primer trimestre de cada ejercicio
fiscal, proceder a proponer al Alcalde, el que a su vez lo har al Concejo Municipal, la
ampliacin del presupuesto originado del saldo de caja existente al 31 de diciembre del ejercicio
anterior. Para el efecto, tomar en cuenta que ya no debe crear el rengln 981, pues, si por
algn extremo, se quedare algn gasto pendiente de pagar, ste ser imputado a la partida
correspondiente al perodo vigente. Tendr adems, especial cuidado de separar los fondos
propios de los especficos.
La unidad responsable, antes de registrar las modificaciones realizadas al presupuesto, deber
comprobar que stas han sido debidamente autorizadas por el Concejo Municipal.
El proceso de modificaciones presupuestarias en la Municipalidad, est sujeto nicamente a la
aprobacin del Concejo Municipal, por lo que, para este proceso se consideran 3 tipos de
modificaciones, siendo estos:
AMP: Ampliacin: cuando se va a incrementar el monto del presupuesto total de la
Municipalidad.
DIS: Disminucin: cuando se va a disminuir el monto total del presupuesto aprobado.
MODI: Modificaciones: para todo tipo de modificaciones que no aumenten o disminuyan el
presupuesto aprobado. En respuesta a la prohibicin constitucional de hacer transferencias del
programa de inversin al programa de funcionamiento o de deuda, el sistema validar que en
ningn caso disminuya la inversin; entendindose por esta, la sumatoria de los renglones de
gasto con cargo a la categora proyecto ms los renglones del grupo 3; excepto el rengln 333
Construcciones militares y subgrupo 340 Equipo militar y de seguridad y rengln 312 siempre
que este ltimo est clasificado exclusivamente en la funcin 201 Defensa, as como la
sumatoria de los renglones de los grupos 5 y 6.
Actualizacin de la Programacin Presupuestaria Fsica, Financiera y Metas
La unidad responsable al realizar modificaciones al presupuesto, tendr especial cuidado de
actualizar la programacin presupuestaria a nivel de programas y proyectos, as como las
metas establecidas al inicio del ejercicio.
Otros Procesos Aplicados a la Ejecucin Presupuestaria
El rea de Presupuesto recibe de compras la Solicitud/entrega de bienes para

establecer la disponibilidad de los renglones afectados, codificar en el apartado
respectivo, rubricar, sellar y lo devolver a adquisiciones, para elaborar la respectiva
orden de compra.
Por cada transferencia de fondos que se reciba, para obras que no fueron contempladas
dentro del presupuesto inicial, se proceder a formular la respectiva ampliacin
presupuestaria, la misma situacin se dar cuando se reciban donaciones, sean stas
para funcionamiento o inversin.
La Unidad de Presupuesto, cuando se realicen obras por administracin, tendr especial

cuidado de desagregar hasta el nivel de rengln de gasto, segn se haya proyectado.
La Unidad de Presupuesto para dar cumplimiento a las disposiciones legales a que se

hace referencia en el apartado respectivo, debe tomar en cuenta los cuadros que a
manera de ejemplo, se despliegan en el apartado de los registros y controles
presupuestarios.
La Unidad de Presupuesto informar por escrito a todos los jefes de dependencias sobre
la situacin del asignado, conforme la estructuracin presupuestaria, indicando los
cdigos del programa, proyecto y actividad; codificacin que debern consignar los
interesados en la solicitud / entrega de bienes.
Registros Presupuestarios
La Unidad responsable debe llevar por medios manuales cuando no cuente con los medios
informticos, los controles de la ejecucin presupuestaria, que permitan el registro eficiente,
oportuno y real de las transacciones, tanto de ingresos como de gastos, que afecten el
presupuesto. Para el debido control en la ejecucin del presupuesto de egresos, la Unidad
responsable deber registrar, hasta el nivel de actividad u obra que integran el presupuesto
autorizado.
Control Fsico y Financiero
La Unidad responsable, debe velar que la ejecucin de gastos de inversin en lo relativo a
obras por contrato o administracin municipal, guarden relacin razonable entre el avance fsico
de las obras o proyectos, con los desembolsos efectuados y registrados en el presupuesto.
EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

El rea de presupuesto deber realizar en forma trimestral, el anlisis y evaluacin financiera
del comportamiento de los ingresos, egresos y disponibilidades presupuestarias, para
determinar el grado de cumplimiento de las metas. Con base en esta evaluacin se trasladarn
los informes correspondientes al Alcalde Municipal para que ste lo haga del conocimiento del
Concejo Municipal, y ste, decidir los cambios y ajustes que sean pertinentes, a fin de alcanzar
los objetivos y metas propuestas en sus planes de trabajo.
Informes de Ejecucin Presupuestaria
La Unidad responsable ser la encargada de velar porque el Alcalde Municipal, cuente con la
informacin oportuna, para que informe al Concejo Municipal, y este, cumpla con enviar a las
entidades correspondientes, en los plazos previstos, toda aquella informacin que establece el
Cdigo Municipal, la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.
De conformidad con las leyes citadas, los principales informes que deben presentarse son:
Cdigo Municipal
Artculo 133. Aprobacin de modificaciones y transferencias presupuestarias. De estas
aprobaciones se enviar copia certificada a la Contralora General de Cuentas, para los efectos
de control y fiscalizacin.
Artculo 135. Informacin trimestral del presupuesto. El alcalde trimestralmente deber informar
al Concejo Municipal, con relacin a la ejecucin del presupuesto, debiendo enviar copia de
tales informes a la Contralora General de Cuentas, para su control, fiscalizacin, registro y
asesora.
Basndose en tales informes, el Concejo Municipal decidir los cambios y ajustes que sean
pertinentes, a fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas en sus planes de trabajo.
Igualmente, con fines de consolidacin presupuestaria del sector pblico, a la finalizacin del
ejercicio, la municipalidad presentar al Ministerio de Finanzas Pblicas, un informe de los
resultados fsicos y financieros de la ejecucin de su presupuesto.
Para satisfacer el principio de unidad en la fiscalizacin de los ingresos y egresos del Estado, la
Municipalidad presentar al Congreso de la Repblica, la liquidacin de su presupuesto, para lo
cual deber observarse lo preceptuado por la Constitucin Poltica de la Repblica. Para
cumplir con el principio de publicidad, cada tres meses publicar el estado de ingresos y
egresos de su presupuesto.
Ley Orgnica del Presupuesto (Decreto 101-97 del Congreso de la Repblica)
Artculo 47. Informes de la Gestin Presupuestaria. Para fines de consolidacin de cuentas e
informacin que debe efectuar el Organismo Ejecutivo, las municipalidades remitirn al
Ministerio de Finanzas Pblicas, al Congreso de la Repblica y a la Contralora General de
Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo, la informacin de la

ejecucin fsica y financiera de su gestin presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido
que seale el reglamento. En cuanto a la inversin pblica, se informar adems a la
Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia de la Repblica.
Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto (Acuerdo Gubernativo 240-98)
Artculo 29. Informacin Presupuestaria. Los presupuestos y los informes a que se refiere el
artculo 47 de la Ley, debern ser presentados en la forma siguiente:
1.
A ms tardar el 31 de enero del ejercicio fiscal al que corresponda el presupuesto aprobado.
2.
El informe de su gestin presupuestaria del ejercicio fiscal anterior, a ms tardar el 31 de marzo de

cada ao. Este informe deber contener como mnimo lo siguiente:
a) Ejecucin fsica y financiera de los proyectos y obras ejecutados en el ao; y,
b) Ejecucin financiera de los ingresos.
Ingresos
Para el registro y control del presupuesto de ingresos en el sistema de informtica, se har la
apertura a nivel de rubro y en tarjetas cuando el sistema sea manual. En el sistema de
informtica, el proceso operativo del presupuesto se da en lnea, lo que permite que en el
preciso momento en el que el contribuyente efecta su pago en las ventanillas receptoras de la
Tesorera Municipal, el o los movimientos de ingreso automticamente sean registrados.
Egresos
Dado a que el presupuesto de egresos, se tiene que desagregar hasta el nivel de rengln, es
necesario contar con los registros de control que permitan llevar una adecuada informacin
sobre el movimiento de su ejecucin.
Las actividades tanto centrales como especficas, deben contar con registros que permitan
llevar un control de presupuesto por partida. El nmero de partida incluye el nmero de rengln
correspondiente, que es al nivel que se ejecuta en este caso.
LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA
El ejercicio fiscal se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada ao.
Un ejercicio fiscal es independiente de otro, sin embargo, los ingresos del ejercicio anterior que
se den en el ejercicio vigente se tomarn como ingresos de este ltimo.
1
0
Las acreeduras que hayan quedado pendientes de pago en el ejercicio anterior, podrn
pagarse en el curso del ejercicio siguiente, pero la ejecucin del gasto se imputar a las
disponibilidades financieras del ejercicio vigente.
De conformidad con disposiciones legales contenidas en la Constitucin Poltica de la
Repblica, Cdigo Municipal, Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento, las
municipalidades estn en la obligacin de elaborar y presentar en los plazos y formas
establecidas, (artculo 29 del Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto) la liquidacin e
informes sobre la gestin del presupuesto municipal.
Los compromisos no devengados al 31 de diciembre, previo anlisis de su situacin, podrn
trasladarse al ejercicio siguiente imputndose a los renglones correspondientes en el
presupuesto vigente.
FORMULACION DEL PRESUPUESTO
Responsable
Paso
AFIM
01
Concejo
Municipal
AFIM
02
AFIM
04
Unidad
es
Ejecutor
AFIM
05
AFIM
07
AFIM
08
Concejo
Municipal
Concejo
AFIM
09
10
11
INFOM
12
03
06
Descripcin
Propone las polticas y normas presupuestarias al
Concejo Municipal.
Aprueba las polticas y normas presupuestarias.
Remite a las unidades ejecutoras las polticas y normas
presupuestarias aprobadas, define
formularios
y
metodologa.
Apoya y emite el proceso interno, proporcionando
asistencia tcnica a los responsables de programas y
proyectos.su anteproyecto de presupuesto y lo trasladan a
Elaboran
la AFIM.
Recibe los anteproyectos de presupuesto de las
diferentes unidades ejecutoras.
Analiza y elabora el proyecto de presupuesto de ingresos
y egresos.
Enva el proyecto de presupuesto al Concejo Municipal
para su anlisis discusin y aprobacin.
Analiza, discute y aprueba el Presupuesto Municipal.
Enva a la AFIM el Presupuesto Municipal aprobado.
Recibe el Presupuesto Municipal aprobado, y lo enva al
INFOM para su registro y archivo.
Recibe, registra y archiva el Presupuesto Municipal.
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
Modificaciones Presupuestarias
Responsable
Paso
Descripcin
Unidad Ejecutora
AFIM
01
02
AFIM
03
Solicita la modificacin presupuestaria.

Recibe la solicitud y consolida las solicitudes de las
unidades ejecutoras, analiza
las
propuestas, el
cumplimiento de la normativa aplicable, la pertenencia de
la solicitud y la competencia del funcionario que la
solicita. la solicitud de modificacin consolidada al Alcalde.
Traslada
Alcalde
04
Concejo
Municipal
AFIM
05
AFIM
07
AFIM
08
INFOM y
Contralo
ra
General
de
09
06
Recibe y presenta la solicitud de modificacin al Concejo

Municipal.
Recibe, analiza, discute y aprueba rechaza la
modificacin presupuestaria.
Recibe la modificacin, si fue aprobada por el Concejo
Municipal, realiza los cambios en el Presupuesto.
Informa a las Unidades Ejecutoras de lo dispuesto por el
Concejo Municipal.
Enva la certificacin del punto de acta que contiene la
modificacin presupuestaria aprobada por el Concejo
Municipal al INFOM y Contralora General de Cuentas
para su conocimiento, registro, control y fiscalizacin.
Reciben, conocen y registran la modificacin.
Ampliaciones Presupuestarias
Responsable
Paso
AFIM
01
Presenta
Alcalde
02
Concejo
Municipal
AFIM
03
AFIM
05
AFIM
06
Recibe y presenta la solicitud de ampliacin

presupuestaria al Concejo Municipal.
Recibe, analiza, discute y aprueba la
ampliacin presupuestaria.
Recibe la ampliacin aprobada por el Concejo Municipal,
para realizar los cambios en el Presupuesto.
Informa a las Unidades Ejecutoras de los nuevos saldos
del Presupuesto de Ingresos y Egresos.
ampliacin aprobada por el Concejo Municipal al INFOM
y
04
Descripcin
la
solicitud
de
ampliacin presupuestaria
Responsable
INFOM y
Contralo
ra
General
de
Paso
07
Descripcin
Contralora General de Cuentas para su conocimiento,
registro, control y fiscalizacin.
Reciben, conocen y registran la ampliacin.
Disminuciones Presupuestarias
Responsable
AFIM
Paso
01
Alcalde
02
Concejo
Municipal
AFIM
03
04
AFIM
05
AFIM
06
Descripcin
Presenta la solicitud de
disminuci
presupuestaria
Alcalde.
n
al
Recibe y presenta la solicitud de disminucin
presupuestaria al Concejo Municipal.
Aprueba la disminucin presupuestaria.
y
la disminucin
Recibe, analiza,
discute
aprueba
presupuestaria.
Informa
a las Unidades Ejecutoras
de los nuevos saldos
del Presupuesto de Ingresos y Egresos.
disminucin presupuestaria aprobada por el
Concejo
Municipal al INFOM y Contralora General de Cuentas
para su conocimiento, registro, control y fiscalizacin.
Reciben, conocen y registran la disminucin
presupuestaria.
INFOM y
07
Contralo
ra
General
de
EVALUACIN PRESUPUESTARIA
Responsable
Paso
Descripcin
AFIM
01
AFIM
02
Alcalde Municipal
03
Realiza en forma trimestral, el anlisis y evaluacin

financiera del comportamiento de los ingresos, egresos y
disponibilidad presupuestaria de la Municipalidad.
Traslada los informes del anlisis y evaluacin financiera
del comportamiento de los ingresos, egresos y
disponibilidad, al Alcalde Municipal.
Recibe y presenta los informes del anlisis y evaluacin
financiera del comportamiento de los ingresos, egresos y
disponibilidad, al Concejo Municipal para su discusin y
aprobacin.
LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA
Responsable
Paso
Descripcin
AFIM
01
AFIM
02
AFIM
03
AFIM
04
AFIM
05
AFIM
06
AFIM
AFIM
07
08
Concejo
Municipal
AFIM
09
Secreta
ra
Municip
al
11
Elabora el cuadro de la ejecucin del presupuesto de

ingresos por rubro.
Elabora el cuadro de la ejecucin del presupuesto de
egresos por programas.
Elabora el cuadro del estado condensado de la
liquidacin del presupuesto del ejercicio fiscal.
Elabora el cuadro de inversin de obras realizadas por
contrato y por administracin.
Elabora el cuadro de la ejecucin financiera de los
ingresos y gastos corrientes.
Elabora el cuadro de inversin de obra fsica
por transferencia de capital.
Elabora el cuadro de resultado econmico del ejercicio
Traslada los cuadros de la fiscal.
liquidacin del presupuesto al
Concejo Municipal, para su discusin y aprobacin.
Aprueba los cuadros de la liquidacin presupuestaria y
los traslada a la AFIM.
Recibe los cuadros aprobados por el Concejo Municipal y
lo traslada a la Secretaria.
Enva copia de los cuadros de la liquidacin
presupuestaria al INFOM, Ministerio de Finanzas
Pblicas, Contralora General de Cuentas, y SEGEPLAN,
para su conocimiento, registro y archivo.
10
Formato de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos por Rubro
MUNICIPALIDAD DE -
Departamento de -
EJECUCIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS POR RUBRO

EJERCICIO FISCAL 200
CDIG
O
1000000
1100000
1300000
1400000
1500000
1600000
CONCEPTO
Ingresos Tributarios
Ingresos No Tributarios
Venta de Bienes y Servicios de la Admn. Pblica
Ingresos de Operacin
Rentas de la Propiedad
Transferencias Corrientes
1700000
1800000
2300000
Transferencias de Capital
Recursos Propios de Capital
Disminucin de Otros Activos Financieros
INGRES
OS
ESTIMA
INGRES
OS
PERCIBI
ALZAS
BAJAS
Subtotal
Alzas o bajas compensadas:
TOTALES
El infrascrito Director de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal CERTIFICA: Que la informacin contenida en la presente
ejecucin de ingresos es real por haber sido tomada de los registros de control interno de esta Municipalidad. (Lugar y fecha, escrito con letras).
Elaborado por:
f) _
AFIM
Vo. Bo.
f)
Nombre y firma del Enc. De Ppto.
Nombre y firma del Alcalde Municipal
f)
Nombre y firma del Director de la
Formato de Ejecucin del Presupuesto de Egresos por Actividad y Obra
MUNICIPALIDAD DE Departamento de -
EJECUCIN DE PRESUPUESTO DE EGRESOS POR ACTIVIDAD U

OBRA EJERCICIO FISCAL 200
PRESUP
UES TO
INICIAL
CONCEPTO
CDI
GO
TRANSFERENCI
AS DEBITOS
CRDITOS
FUNCIONAMIENTO
Pg. 01
Actividades Centrales
Spg.
00
Py..00
0
Act.
01
02
Sin Subprograma
03
AMPLIA
CIONES O
DISMIN
U-
PRESUP
UE
S
TO
PRESUP
UES TO
EJECUT
ADO
SALDO
NO
EJECUT
ADO
Sin Proyecto
Concejo Municipal
Secretara
Xx
xx
xx
Administracin Financiera
Xx
xx
xx
Camino de Terracera Buena Vista
Xx
xx
xx
Introduccin Agua Potable Aldea

Manzanal
Xx
xx
xx
Xx
xx
xx
INVERSIN
Pg. 12
Infraestructura fsica Municipal
Spg
00.
Proy.00
1
Obra
51
52
Sin Sub Programa
Prog.9
9
Spg.
00
Py..00
0
Act.
01
Partidas no Asignables a Programa
Inversiones Municipales
Sin Subprograma
Sin Proyecto
Deuda Pblica
Subtotales
Variaciones
TOTALES
El infrascrito Director de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal CERTIFICA: Que la informacin contenida en la presente
ejecucin de egresos es real, por haber sido tomada de los registros de control interno de esta Municipalidad, (lugar y fecha, todo en letras).
Elaborado por:
Vo. Bo.
f)
AFIM
f
_ Nombre y firma del Enc. de Ppto.
f)
Formato de Estado Condensado de la Liquidacin del Presupuesto

ESTADO CONDENSADO DE LA LIQUIDACIN DEL

PRESUPUESTO DEL EJERCICIO FISCAL 200
PRESUPUESTO DE INGRESOS
Ingresos Estimados
Ingresos
Q_
Percibidos
Variacin en
PRESUPUESTO DE EGRESOS
Egresos
Asignados
Egresos en Egresos
Variacin
Supervit o Dficit del Ejercicio

_Q
================
RESUMEN
Ingresos Percibidos
Egresos Ejecutados
Q_
Supervit o Dficit del Ejercicio

Q
La Infrascrita Directora de la Unidad de Administracin Financiera Integrada ===============
Municipal CERTIFICA: Que la
informacin de la presente liquidacin de presupuesto es real, por haber sido tomada de los registros del control
interno de esta Municipalidad. (Lugar y la fecha se escriben con letras).
f)_
f)
Nombre y firma del Enc. De Presupuesto
_
Nombre y firma Director de la AFIM
Vo. Bo.
f) _
Cuadro de Obras Realizadas por Contrato

MUNICIPALIDAD DE -
Departamento de -
INVERSIN
EJERCICIO FISCAL 200_
Obras Realizadas por
Contrato
Cdigo, Nombre y
Ubicacin de
la Obra
No.
de
Co
ntr
ato
F
ue
nt
e
d
e
Fi
F
e
c
h
a
R
e
a
F
e
c
h
a
d
Co
n
t
r
a
-
Fec
ha
Esti
mad
a
de
Fin
P
o
bl
aci
Av
an
ce
F
Inve
rsi
n
Ejer
cici
o
Inversi
n
Ejercicio
Actual
TOTALES
Fecha:
Elaborado
por:
f) __
f) _
Nombre y firma del Enc. de Presupuesto.

Nombre y firma del Director de la AFIM
Vo. Bo.
f) __
Nombre y firma del Alcalde
Valor Total
de la
Obra
Cuadro de Obras Realizadas por Administracin

MUNICIPALIDAD DE -
Departamento de -
INVERSIN
EJERCICIO FISCAL 200_
Obras Realizadas por
Contrato
Cdigo, Nombre y
Ubicacin de
la Obra
No.
de
Co
ntr
ato
F
ue
nt
e
d
e
Fi
F
e
c
h
a
R
e
a
F
e
c
h
a
d
Co
n
t
r
a
-
Fec
ha
Esti
mad
a
de
Fin
P
o
bl
aci
Av
an
ce
F
Inve
rsi
n
Ejer
cici
o
Inversi
n
Ejercicio
Actual
sic
TOTALES
Fecha:
Elaborado
por:
f) __
f) _
Nombre y firma del Enc. de Presupuesto.

Vo. Bo.
f) __
Nombre y firma del Alcalde
Valor Total
de la
Obra
Formato de Ejecucin Financiera de los Ingresos y Gastos Corrientes

MUNICIPALIDAD DE -
EJECUCIN FINANCIERA DE LOS INGRESOS Y GASTOS CORRIENTES EJERCICIO FISCAL 200

_
Ingresos:
Ingresos Tributarios
Q.
Ingresos No Tributarios
Venta de Bienes y Servicios de la Admon.
Pca. Ingresos de Operacin
Rentas a la Propiedad
Transferencias Corrientes
Recibidas Donaciones Corrientes
Recibidas
Disminucin de otros activos
financieros Otros Ingresos
Q. __
Q.
Gastos:
Otros Aportes
Q.
Patronales Sueldos y
Salarios
Aportes Patronales al Seguro
Social Beneficios Sociales
Servicios No
Personales Bienes de
Q. _
Q. __
Consumo Intereses
Supervit
o Dficit ydel Ejercicio (segn el
caso)
Q.
==============
El infrascrito Director de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal, CERTIFICA: Que la

informacin anterior fue tomada de los registros contables de la Municipalidad y que el (Supervit o Dficit, segn
se d el caso), asciende a la suma de (escribir el valor en nmero y letras). (Lugar y fecha con letras).
Elaborado Por:
f) _
f)
AFIM Vo. Bo.
f)
2
0
Formato de Inversin en Obra Fsica por Transferencia de Capital

MUNICIPALIDAD DE -
INVERSIN EN OBRA FSICA POR TRANSFERENCIA DE CAPITAL

Situado Constitucional
Saldo de Ejercicio Anterior
Cuota (s) Bimestre (s) Ejercicio Anterior
Q
Q
Asignaciones Presente Ejercicio:

Primer Bimestre
Segundo Bimestre
Tercer Bimestre
Cuarto Bimestre
Quinto Bimestre
Q
Q --------------------------
Total Asignaciones
Q--------------------
Obras Fsica
Realizada: Por
Contrato
1. Obra xxxxxx
2. Obra xxxx (en proceso avance %)
Q
Q----------------------------
Por Administracin
1. Obra xxxxxxxxx
2. Obra xxxxxxx (en proceso avance %)
Q
Q-----------------------------------------------------
Saldo
Q
=============
Fecha:
Elaborado
por:
f)
f)
AFIM Vo. Bo.

-------------------------------------------------------Nombre y firma del Alcalde Municipal
Nota: Un cuadro similar se formula por las asignaciones de IVA-PAZ y para las dems asignaciones de
inversin, debe tomarse en cuenta que esta informacin debe llevar la nota de certificacin
correspondiente.
Formato de Resultado Econmico de Ejercicio Fiscal
RESULTADO ECONMICO EJERCICIO FISCAL 200

Ingresos
Corrientes:
Diferencia
Egresos
Ingresos de Capital
Gastos de
Capital
Diferencia
Supervit o Dficit
Q
=============
=
Fecha:
Elaborado por:
f)
f)
Vo. Bo.
---------------------------------------------------Nombre y firma del Alcalde Municipal
Nota: debe llevar la nota de certificacin correspondiente.
_.
DEL AREA DE CONTABILIDAD
El rea de Contabilidad abarcar las transacciones presupuestarias y financieras en un sistema
comn, oportuno y confiable, as como el destino y fuente de los datos expresados en trminos
de moneda de curso legal.
NATURALEZA Y DESTINO DE LOS EGRESOS
Los grupos de gasto expresan la especie o naturaleza de los bienes y servicios que se
adquieren; los montos asignados al presupuesto de egresos no obligan a la realizacin de los
gastos correspondientes, estos deben efectuarse en la medida que se van cumpliendo los
objetivos y metas programadas.
LIMITE DE LOS EGRESOS Y SU DESTINO
Los crditos presupuestarios constituyen el lmite mximo de las asignaciones presupuestarias;
no se podrn adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos
disponibles de crditos presupuestarios, ni disponer de estos crditos para una finalidad distinta
a la prevista.
REGISTROS CONTABLES
El sistema de contabilidad efectuar los registros en forma electrnica, a travs del Sistema
Integrado de Administracin Financiera SIAF-MUNI, el cual se regir por las disposiciones que
emita la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, como rgano
rector del sistema y como mnimo deber registrar en materia de egresos, las etapas del
comprometido, devengado y pagado.
PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO
Se aplicar el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.
INFORMACION GERENCIAL
El Sistema de Administracin Financiera, generar informacin relevante para la toma de
decisiones a los distintos niveles de gestin pblica, entre los cuales estn: a) ejecucin
presupuestaria de ingresos y gastos; b) movimiento y situacin del tesoro; y, c) otros.
SEPARACION DE FUNCIONES
Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona deber estar
en situacin de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las operaciones que originan
los asientos de registro.
CAPACIDAD DEL PERSONAL
El personal del rea de contabilidad debe cumplir con los requisitos mnimos de conocimiento,
de tal manera que est en condiciones de manejar y especialmente de explotar el sistema, para
aprovechar la informacin que produce el mismo.
El conocimiento del personal debe estar en concordancia con las necesidades de los procesos
de decisin y rendicin de cuentas, porque esto permite transparencia de la informacin y del
mismo sistema.
SEGURIDAD DEL SISTEMA
El sistema de Administracin Financiera SIAF-, est basado en tecnologa avanzada, mantiene
una base de datos transparente del registro de las transacciones en cada una de las etapas.
CONTROL INTERNO PREVIO
Toda la documentacin que ingrese para ser procesada por el sistema de contabilidad, tiene
que ser verificada la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes,
programas y el presupuesto.
ARCHIVOS DE SOPORTE
Toda la documentacin de soporte de los registros de las transacciones financieras debe ser
archivada siguiendo un orden lgico, de manera que sea fcil su localizacin, en un lugar
adecuado. Se deben adoptar las medidas de seguridad contra robos, incendios u otro riesgo,
mantenindola por el tiempo que establezca la Contralora General de Cuentas.
CONCILIACION DE SALDOS
En el rea de contabilidad se elaborarn las conciliaciones de los saldos de caja, bancos,
valores por cobrar y obligaciones.
PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACION CONTABLE

Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad, forman parte integral de sta.
La documentacin contable es propiedad de la Municipalidad y por ningn motivo, los
servidores o ex servidores podrn sustraer total o parcialmente ninguna documentacin.
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
La adquisicin de mobiliario y equipo debe registrarse en el Libro de Inventarios autorizado por
la Contralora General de Cuentas, anotando los ingresos y las bajas que se autoricen en su
operatoria. Se debe anotar fecha de ingreso o egreso, nmero de factura o acta de descargo,
proveedor, descripcin del bien con todas sus caractersticas y valor del mismo.
INFORME DE INVENTARIO
En los primeros das del mes de enero de cada ao, debe enviarse copia del inventario a la
Contralora General de Cuentas.
CONTROL DE BIENES FUNGILES
Para el control de bienes fungibles se debe llevar un libro auxiliar de inventario, en el que se
registrar el control de ingresos y egresos de los mismos.
REGISTRO, CONTROL Y UBICACIN DE ACTIVOS FIJOS Y FUNGIBLES
Se debern operar Tarjetas de Responsabilidad por cada funcionario y empleado municipal, en
las cuales se anota el nombre, puesto que ocupa, tiles y bienes bajo su responsabilidad,
monto del bien, fecha de ingreso y firma del responsable. Al renunciar o ser destituido, debe
entregar lo que tiene cargado en la mencionada tarjeta, para que le sean pagadas sus
prestaciones laborales o liquidacin.
PROCEDIMIENTOS
En el rea de Contabilidad se registran los pasos de ejecucin presupuestaria
siguientes:
PRECOMPROMISO: Es un acto de administracin interna, til para dejar constancia, certificar o

verificar la disponibilidad de crditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al
inicio de un trmite de gastos.
El precompromiso o permiso preventivo, es un registro presupuestario que no afecta la
contabilidad porque no modifica la composicin de patrimonio.
COMPROMETIDO: Es el momento en el que el encargado de contabilidad, por medio de la

orden de compra, registra el compromiso en el sistema. Al igual que el precompromiso, no
afecta la contabilidad porque no modifica la composicin del patrimonio. El sistema verifica que
exista saldo disponible de crdito presupuestario y lo reserva.
DEVENGADO: El devengado es una modificacin cualitativa y cuantitativa en la composicin
del patrimonio, originada por transacciones con incidencias econmica y financiera, por lo que
significa el surgimiento de una obligacin de pago inmediata y diferida por la recepcin de
bienes y servicios, y la afectacin definitiva de los crditos presupuestarios correspondientes.
En el momento del registro del devengado, el sistema verificar que exista registro previo del
compromiso, confirmar la ejecucin del presupuesto y permitir contar con informacin
actualizada del nivel de deuda exigible al comparar este monto con el de los pagos efectuados.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO
SIMULTNEO
DEL
COMPROMISO
DEVENGADO
El Compromiso y Devengado simultneo, registra la ejecucin presupuestaria en las etapas de

compromiso y devengado al mismo tiempo, esto se hace debido a que existen operaciones de
las que se toma conocimiento, hasta cuando se reciben las facturas del gasto realizado (p.e.
servicios de energa elctrica, agua, telfono, u otros), sin que se cuente con registro previo del
Compromiso.
En estos casos, el sistema verificar que exista saldo disponible de crdito y de cuotas de
compromiso y devengado para la imputacin contenida en el documento. Confirmar la
ejecucin del presupuesto y generar en forma automtica el asiento de partida doble en la
contabilidad.
Responsable
Paso
Descripcin
Adquisiciones
Contabilidad
Adquisiciones
Almacn
Adquisiciones
Traslada a Contabilidad el expediente que contenga

solicitud de pedido con las firmas y autorizaciones
correspondientes, con el registro del cdigo presupuestario,
firmado por el Encargado de Presupuesto y las cotizaciones
correspondientes.
Elabora en el Sistema SIAF-MUNI la Orden de Compra,
registra el Comprometido y lo traslada de nuevo
a
Adquisiciones.
Solicita al proveedor que despache el pedido y lo entregue
en Almacn.
Recibe, verifica el pedido y traslada el expediente completo
con la factura, el formulario de Recepcin de Bienes,
(ambos documentos en original) y el ingreso a Inventario
cuando corresponda a Adquisiciones.
Traslada el expediente completo a Contabilidad.
Responsable
Paso
Descripcin
Contabilidad
Tesorera
Contabilidad
Revisa la documentacin de soporte, verificando que se

encuentre completo y cumpla con la normativa legal y
presupuestaria, registra el devengado en el sistema del
Siafito- Muni o Siaf-Muni y traslada a Tesorera para su pago.
Traslada a Contabilidad el expediente completo, con el
voucher correspondiente y la orden de compra con la firma
del proveedor de haber recibido el pago, registra el
pagado, y lo traslada a Contabilidad.
Recibe la documentacin efecta una ltima revisin del
expediente y procede a su archivo.
Si
la
adquisicin
se
hace por
Contabilidad
Tesorera
Registro
de bienes
en
el
Inventario
Adquisiciones
Encargado
de
Inventario
Encargado
de
Inventario
s
2
3
Recibe del Responsable la liquidacin de Caja Chica y

procede a su registro en forma simultnea los momentos de
comprometido y devengado, sella, firma y traslada a
Tesorera.
Recibe
de Contabilidad la liquidacin de Caja Chica,
registrar el pagado y procede a su archivo.
Traslada factura cuando es por compra de activo fijo al

Encargado de Inventarios.
Registra en el Libro de Inventarios el ingreso y coloca el
sello de ingreso a inventario, anotando el nmero de folio y
libro.
Registra
el ingreso en la Tarjeta de Responsabilidad de la
persona que recibi el bien.
DEL AREA DE TESORERIA
El presente manual de procedimientos de recaudacin y reduccin de la morosidad, ser de
aplicacin en todas las oficinas y servicios donde se ejecuten acciones de cobranza.
Las acciones de recaudacin y reduccin de la morosidad se ejecutarn siempre que la relacin
entre contribuyentes usuarios y la Municipalidad, se fundamente en las leyes, reglamentos y
dems disposiciones debidamente aprobadas.
Las autoridades encargadas de la vigilancia y aplicacin del presente Manual, son las siguientes:
-
Concejo Municipal;
Alcalde Municipal;
Comisin de Finanzas del Concejo Municipal;
Director de la AFIM;
- Encargado del rea de Tesorera, receptores, Encargado de la Oficina de Servicios
Pblicos Municipales, vinculados con procesos que impliquen generacin de ingresos.
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal ser responsable de aplicar las
disposiciones derivadas de las relaciones tributarias entre la Municipalidad y los contribuyentes usuarios de servicios, y el Encargado de la Oficina de Servicios Pblicos Municipales ser el
responsables de velar por el cumplimiento de los reglamentos respectivos y dar seguimiento a las
acciones del rea de Tesorera de la AFIM, para que los usuarios de los servicios paguen
oportunamente la renta conforme a los reglamentos y contratos suscritos.
Este manual deber ser revisado en perodos semestrales, por las personas vinculadas con su
aplicacin, a efecto de mantenerlo actualizado.
REGISTRO Y USO DE FORMULARIOS.
Todo ingreso de la Municipalidad debe ser registrado el da en que este se origina, utilizando los
formularios establecidos por las entidades rectoras, con la informacin necesaria para su
identificacin, clasificacin y registro contable.
DEPOSITOS INMEDIATOS E INTACTOS DE LOS INGRESOS.
El rea de Tesorera, encargado de la recaudacin de los ingresos de la Municipalidad, debe
depositar los mismos ntegramente y a mas tardar dentro de las 24 horas despus de recibidos
en la cuenta designada por la Municipalidad.
DOCUMENTOS DE SOPORTE
Todo desembolso deber contar con la documentacin de soporte suficiente y con la
informacin que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. Al momento
del pago, dichos documentos debern inutilizarse con un sello de cancelado.
PROGRAMACIN DE PAGOS.
La Municipalidad realizar la programacin de los compromisos en forma trimestral y en lo que
respecta a lo devengado, segn la disponibilidad que tengan.
AUTORIZACIN DE DESMBOLSOS
La autorizacin deber hacerla un empleado independiente, tanto de las actividades del manejo
y custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro.
CREACIN Y MANEJO DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA
Las entidades publicas de acuerdo con sus necesidades, establecern fondos fijos de caja
chica, para hacer pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la
entidad. Para el efecto se debern establecer los conceptos de gastos y el monto mximo
autorizado. Por ningn motivo se utilizaran para los pagos fraccionados de compras mayores
que excedan los lmites establecidos en los reglamentos elaborados por el efecto.
Los pagos con cargo a dichos fondos se efectuarn a la presentacin de comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Dichos comprobantes debern ser
invalidados o inutilizados al momento de efectuarse el respectivo reembolso.
Cada fondo de caja chica tendr un encargado responsable, independiente del cajero principal
y de otros empleados que realicen funciones contables o financieras.
ARQUEOS SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

La existencia de fondos y valores de las entidades, cualquiera sea su origen, deber estar
sujeta a comprobaciones fsicas mediante arqueos sorpresivos peridicos, practicados por
empleados pblicos independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y
registro.
Los auditores internos realizaran evaluaciones independientes de los procesos aplicados a la
administracin de los fondos rotativos, para determinar su eficiencia y efectividad, as como la
conformidad a las leyes y dems reglamentos pertinentes.
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Toda apertura de cuenta bancaria debe ser autorizada por el Concejo Municipal, y deber ser
abierta exclusivamente a nombre de la entidad o de una obra especfica, siguiendo los
lineamientos del Consejo Departamental de Desarrollo.
RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS
Los empleados municipales titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de la
Municipalidad, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios.
FIRMAS MANCOMUNADAS
Los cheques emitidos por la Municipalidad, deben llevar firmas mancomunadas de dos
funcionarios autorizados para el efecto, cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de
las personas acreditadas, se debern cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los
respectivos bancos.
FLUJO DE CAJA
El rea de Tesorera es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las dems
unidades y preparar la programacin de caja. La periodicidad del flujo de caja (cash flow) ser
definida en funcin de las necesidades y caractersticas de cada unidad o departamento.
DESEMBOLSOS CON CHEQUE
A excepcin de los pagos por caja chica y de los casos aplicables o que la ley exija el pago en
efectivo, todos los desembolsos se efectuarn mediante el sistema bancario que utilice la
Municipalidad, en concordancia con el sistema Siaf - Muni.
PAGOS POR SERVICIOS
La Municipalidad deber pagar en forma oportuna las cuotas de seguridad social, los servicios
de energa elctrica, agua, telfono, transporte y otros similares con cargo a las asignaciones
para estos conceptos contempladas en su presupuesto, el Director de la AFIM ser responsable
del cumplimiento de tales obligaciones.
MANUAL DE FUNCIONES
El Director de la AFIM es responsable por el diseo e implementacin de manuales operativos
que contengan procedimientos formales a ser utilizados en sus operaciones, buscando la
uniformidad en la comunicacin de polticas y otras practicas necesarias.
3
0

Responsable
Encargado
de
Tesorera
Paso
Descripcin
01
Recibir de los receptores de ventanilla o del receptor

general en forma diaria la rendicin de cuentas del da, lo
cual har por medio del reporte que emita el sistema,
cuyo total ser comparado ya sea con el efectivo que se
reciba, o bien con la boleta de depsito debidamente
certificada por la caja registradora del banco.
Conforme la calendarizacin establecida, efectuar los
pagos correspondientes, verificando previamente que las
facturas cumplan con los requisitos fiscales contemplados
en las leyes respectivas, adems, en todos los casos debe
presentarse la respectiva Orden de Compra en original y
cuando as corresponda, copia de la Recepcin de Bienes y
Servicios extendida por el rea de Almacn.
Emitir los cheques para efectuar los pagos, obtener la
firma de la autoridad administrativa correspondiente,
efectuar las operaciones respectivas para dejar registrado
el momento de pagado y automticamente correr las
partidas en la caja fiscal de Egresos.
La operatoria en la caja y presupuesto de las nminas de
sueldos, planillas de jornales, y nminas o recibos de
dietas, se realizar de la siguiente manera:
Se operar el valor nominal de la nmina, planilla o

recibo.
Una vez hecha la operacin anterior, se registrarn en

la caja, en la forma que lo define el sistema, los
descuentos (rentas consignadas) efectuados en las
nminas, planillas o recibos.
No debe operarse en la caja de ingresos las rentas

consignadas.
Para pagar las rentas consignadas se emitirn los

cheques respectivos, se harn las operaciones del
caso en el sistema, afectando las cuentas corrientes
de las rentas consignadas. En lo que respecta a las
cuotas patronales, se afectarn las asignaciones
presupuestarias que correspondan. El sistema
automticamente registra las operaciones respectivas
en la caja de egresos y presupuesto.
Estampar a la documentacin de gastos, un sello fechador
que diga PAGADO con cheque No.
.
Emitir en el menor tiempo posible, el reembolso de caja
chica y registrar las operaciones correspondientes en la caja
fiscal de egresos, afectando el presupuesto.
02
03
04
05
06
07
Trasladar al encargado de la caja de ingresos, recibos forma

7-B que acrediten los intereses bancarios que devenguen
los diferentes depsitos bancarios en forma mensual.
Responsable
Receptores de
Ventanilla
Paso
08
Descripcin
Hacer peridicamente verificaciones en las operaciones de la
caja, tanto en los ingresos como los egresos. Esta
intervencin se har independientemente de las verificaciones
que realice auditoria interna.
09
Practicar peridicamente arqueo de valores a los receptores

de ventanilla y otros recaudadores fuera del edificio
municipal, as como a los responsables de fondos de caja
chica, adems har verificacin peridica de las existencias de
Almacn municipal.
Cuando lo demanden las circunstancias, suscribir las actas
correspondientes
dejar constancia
de lo actuado.
Los receptores para
percibirn
de los vecinos
el pago de
contribuciones,
extendiendo para el efecto el recibo
sus
fiscal
respectivo, el que ser procesado debidamente en el sistema
de
informtica.
01
02
Los receptores de ventanilla, al efectuar su corte diario

operaciones, formularn un reporte, el cual se originar de
de
la
informacin que desarrollar su propia impresora, acto en el
que
intervendr ya sea el Encargado del rea de Tesorera,
el
Receptor General, si est designado, o si existiera, el
auditor
interno o un representante de dicha unidad.
03
El receptor solo debe recibir cheques personales, certificados

de gerencia, siempre que la cuenta est a nombre de la
o
persona
que emite el cheque. Tendr especial cuidado de verificar
que
el cheque est a nombre de la Tesorera Municipal, as como
la
correcta redaccin del mismo, incluyendo el valor de los
arbitrios
y/o tasas que en ese momento paga el contribuyente, quien
al
extender el cheque consignar al reverso de ste, su
direccin
exacta y nmero de cdula de vecindad, as como el nombre
del
lugar donde fue extendida. Los datos de identificacin
del
contribuyente, deben ser verificados por el receptor,
quien
agregar el nmero y fecha del recibo fiscal extendido. En
el
caso de pago de cuentas de empresas comerciales, se
tomar
en cuenta los datos referidos anteriormente, que a criterio
del
receptor sean aplicables.

Responsable
de
Ingresos
El receptor agregar a su reporte un detalle de los cheques

que forman parte de la rendicin de cuentas junto con el
efectivo que entrega, el cual, deber contar como mnimo con
la siguiente informacin:
En el encabezado se har referencia a la razn del detalle y a
la fecha que corresponde. Adems tendr:
No. de orden
No. de cheque
Nombre del banco
Nombre de la persona que emiti el cheque
Valor del cheque
Suma total
Nombre y firma del receptor.
No. de Recibo de pago prenumerado (7B).
Los recaudadores ambulantes, administradores de mercados,

encargados de servicios sanitarios y otros que tengan bajo
su responsabilidad la recaudacin de fondos fuera del
edificio municipal, procedern a hacer entrega de los
recaudos al Receptor de Ventanilla que designe el Director de
la AFIM, para el efecto deben elaborar un reporte detallando
los formularios utilizados que amparan los ingresos, a su vez
el Receptor deber redactar el respectivo conocimiento en libro
autorizado.
Recibir diariamente y por medio de conocimiento toda la
documentacin relacionada con el movimiento de ingresos,
para su operatoria en el presupuesto o en la caja fiscal.
Cualquier discrepancia en la correlatividad numrica de los
formularios fiscales, lo informar al encargado de talonarios.
En lo referente a discrepancias en la clasificacin de los
ingresos en sus respectivos rubros, lo informar de
inmediato al Director de la AFIM, a fin de que se tomen las
medidas correctivas pertinentes.
Recibir la informacin bancaria que le traslade el Encargado
del rea de Tesorera, relacionada con notas de crdito
emitidas por los bancos y recibos forma 7-B por concepto
de intereses originado por los depsitos bancarios, para su
operatoria en el presupuesto o en la caja fiscal.
Por medio de conocimiento entrega al encargado de
talonarios, todos los formularios realizados, para su registro y
control.
Numerar y ordenar en forma mensual, la documentacin de
ingresos.
Una vez verificada toda la documentacin de ingresos,
traslada sta por medio de conocimiento a donde
corresponda, para su archivo y referencias futuras.
Realizar de comn acuerdo con el encargado de la caja de
ingresos, cortes de caja y arqueo de valores, y establecer
un saldo en forma extracontable, que le permita al Director
de la
3
4
5
Responsable
de
Egresos
7
Encargado
de Control
de
Talonarios
AFIM, hacer una verificacin con el saldo del arqueo

practicado con el fin de comprobar la veracidad del saldo de
caja. a ms tardar el da siguiente de su pago por medio
Recibir
de conocimiento, la documentacin de gastos, la que por los
procedimientos establecidos en el sistema de informtica, ya
ha sido registrada en el mismo, procediendo a: Revisar la
documentacin comprobando que segn la naturaleza del
gasto, est la copia del voucher, la factura original y que
tenga estampado el sello de la oficina que diga Pagado con
cheque No. _, orden de compra, recepcin de
bienes/servicios extendido por el Almacn, as como que la
operacin cumpla las disposiciones internas emitidas por el
Concejo Municipal para la autorizacin del gasto.
Elaborar un reporte de toda aquella documentacin faltante,
cuando proceda, la que remitir al Director de la AFIM a fin
de que la misma sea suministrada en forma inmediata, para
ser adjuntada donde corresponda.
Ordenar la documentacin completa, conforme a las fechas
en que stas fueron registradas en el sistema, que ser la
misma que aparece en el sello de Pagado, estampado
por la Tesorera al momento de su pago. La documentacin
ser numerada correlativamente en forma mensual.
Imprimir el da siguiente de finalizado el mes, por medio del
sistema, el movimiento de caja correspondiente al perodo,
incluyendo el resumen de la misma y realizar un control de
calidad sobre los registros con respecto a la documentacin
de gastos, para comprobar que la documentacin es la
misma que aparece operada en la caja.
Elaborar la integracin y descomposicin del saldo de caja,
en caso no se cuente con la herramienta informtica, en el
reverso de la caja fiscal o en el formato autorizado, de la
siguiente manera: Se opera el arqueo de valores como primer
paso y seguidamente se le restan las rentas consignadas
pendientes de pago, la diferencia dar como resultado, la
disponibilidad real con que cuenta la Municipalidad. En el
cuadro de resumen de talonarios, se anotarn todos los
recibos o formularios utilizados durante el mes de rendicin y
las existencias.
Entregar
por medio de conocimiento la documentacin a
donde corresponda para su archivo y referencias futuras.
Velar por que los libros principales y auxiliares necesarios,
estn debidamente autorizados por la Contralora General de
Cuentas, los cuales sern utilizados para llevar un
adecuado control de los diferentes formularios fiscales que
utiliza ladeAFIM.
Recibir
la Seccin de Talonarios de la Contralora General
de Cuentas, por medio del envo fiscal, los formularios
solicitados, hacer la verificacin inmediata y devolver el envo
fiscal firmado de conformidad, quedndose con una copia del
mismo, para su archivo.
Entreg
a
receptor
formulari
7- l cantida
ar
cada
los
os
B
a d
8
9
aproximada para realizarse durante un da, a manera de

mantener una constante correlatividad en su realizacin,
facilitar la verificacin y en consecuencia, su registro en el
libro de control de talonarios.
Recibir del encargado de la caja de ingresos los diferentes
formularios realizados, lo cual se har en forma diaria, para
que estos queden debidamente registrados en las cuentas
corrientes respectivas. Una vez operados y verificados,
siempre por medio de conocimiento, los devolver al
encargado de ingresos, para los efectos consiguientes.
Para facilitar tanto la distribucin como el control de los
diferentes formularios fiscales, segn sea el movimiento de
stos, llevar en forma separada la cuenta corriente de todos
y cada uno de los responsables de su manejo.
Cualquier discrepancia en la realizacin de formularios
fiscales, hacer del conocimiento del Director de la AFIM para
que se tomen las medidas correctivas del caso,
principalmente cuando se haga la verificacin de los envos
procedentes de la Contralora General de Cuentas, as como
por cualquier motivo se extrave uno o varios formularios,
segn las circunstancias, se suscribir el acta correspondiente
y se informar al ente fiscalizador.
Hacer una adecuada distribucin de los formularios, de
manera que permita llevar una cuenta corriente para cada
uno de los responsables de su manejo, y a su vez lograr
una rpida integracin de la correlatividad numrica de stos.
Mantener al da los registros y enviar al Director de la AFIM
por lo menos una vez por semana, un inventario de
existencias.
Trasladar en los primeros cinco das de cada mes, al
encargado de la caja fiscal de egresos, un detalle que
contenga tanto los formularios realizados durante el mes
anterior, as como el inventario de existencias practicado el
ltimo da del perodo que se informa. Esta informacin
ser utilizada para consignarse en el reverso de la caja fiscal
u otro formulario que la sustituya.
Procedimiento para realizar compras por caja chica

El Interesado
Encargado
de
Adquisicion
es
2
3
El interesado en realizar una compra por caja chica, elaborar

el oficio de solicitud, lo firmar y obtendr el visto bueno de su
jefe inmediato y trasladar el pedido a Adquisiciones.
Adquisiciones recibe la solicitud y obtiene los fondos
necesarios del Responsable de caja chica, por cuyos valores
firmar un vale, el cual debe ser liquidado en el menor tiempo
posible.
Adquisiciones
realizar las compras solicitadas previa
consulta a la unidad de presupuesto y las entregar
directamente al
El Interesado
4
5
Responsable
de Caja
Chica
interesado, a quien le requerir que razone la factura, para

justificar el gasto, pondr la fecha y firmar de recibido.
Obtendr el visto bueno de su jefe inmediato y lo devolver
a Adquisiciones.
Adquisiciones recibe la factura y lo entrega al Responsable
de caja chica, a cambio del vale por medio del cual recibi los
fondos para efectuar la compra.
Recibe las facturas procedentes de Adquisiciones, estampar
al documento un sello fechador que identifique a la oficina y
que diga PAGADO POR CAJA CHICA
Liquidacin de Caja Chica

Responsable
de Caja
Chica
3
Director de
la
AFIM
Encargado
de
Tesorera
Responsable
de
Egresos
4
5
6
Para formular las liquidaciones de caja chica se utilizar el

formulario especfico, diseado para el efecto. Su
elaboracin estar a cargo de la persona que tenga bajo su
responsabilidad el manejo y control del fondo asignado.
El responsable del manejo y control de caja chica llenar
los espacios sealados en el cuadro de Estado de
Situacin del Fondo firmar y obtendr las firmas de
autorizacin que en los espacios sealados se indica.
El responsable del manejo de caja chica, una vez haya
obtenido las firmas respectivas, trasladar la liquidacin al
Director de la AFIM para la revisin de la liquidacin.
De no haber objeciones, ordenar la emisin del cheque de
reembolso y lo entregar al responsable del manejo y control
del fondo de caja chica.
Traslada al Responsable de Egresos la liquidacin con la
documentacin respectiva.
Recibe la liquidacin de caja chica con la documentacin
respectiva, la opera en el mes correspondiente y procede a
su archivo.
Modelo de liquidacin de Caja Chica

MUNICIPALIDAD DE DEPARTAMENTO DE -
- GUATEMALA, C. A.
Liquidacin de Caja Chica No._
Fecha:
Periodo comprendido del _
al _
IMPUTACIN PRESUPUESTARIA
PR
OGRA
SUBPR
OG
RAMA
PROYEC
TO
ACTIVI
DAD
OB
RA
RENGL
N
F
.
F
No.
DE
COM
PR
BENEFICIARIO/DESCRIPCIN
VALOR
VAN/TOTAL
Fondo Asignado
Saldo en efectivo
Documentos pendientes de liquidar
Vales
Monto de esta liquidacin
Totales
ESTADO DE SITUACIN DEL FONDO

Q
Q
Q
Q
Q
-----------------------------------------------------Q
Q
===============
================
_
Nombre y firma Responsable de Caja Chica
Nombre y firma Director de la AFIM
Interno Vo. Bo.

Nombre y firma Auditor
ISR.
S/
SERV
DEL AREA DE ADQUISICIONES
NORMAS GENERALES
RESPONSABILIDAD DE LAS ADQUISICIONES
El Encargado de Adquisiciones, tendr bajo su responsabilidad la adquisicin de bienes,
materiales, suministros y servicios que requiera la municipalidad para su administracin y
funcionamiento.
Ninguna persona, que no sea el encargado, podr efectuar compras, salvo que exista
autorizacin de autoridad superior, pero en este caso debe informarse al Encargado de
Adquisiciones o persona designada.
VERIFICACIN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
No se podr efectuar gasto alguno, mientras no se haga la consulta al Encargado de
Presupuesto, sobre la disponibilidad del rengln al que se cargar el gasto a efectuar. Quien
contraiga obligaciones o efecte gastos sin previa consulta presupuestaria, ser responsable
del pago realizado y como consecuencia, responder por el mismo, reembolsando su valor.
CLASIFICACIN DEL SISTEMA DE ADQUISICIONES MUNICIPALES
Para efectuar adquisiciones o contratacin de bienes y servicios que requiera la Municipalidad
para la ejecucin de sus planes y programas, puede aplicarse segn el caso, cualquiera de las
formas siguientes:
ADQUISICIONES POR CAJA CHICA
Las compras por caja chica son aplicables nicamente para compras menores y de carcter
urgente y con pleno conocimiento de la disponibilidad presupuestaria.
Con fondos de caja chica no se podrn realizar compras menores que correspondan a gastos
de programas y proyectos que se ejecuten con las transferencias para inversin del gobierno
central y Consejos de Desarrolla.
Las compras de activos fijos no se podrn realizar con fondos de caja chica.
Las adquisiciones cuyo monto exceda el lmite establecido para compras por medio de caja
chica, se efectuarn con orden de compra.
ADQUISICIONES O CONTRATACIONES DIRECTAS

1
Conforme el artculo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado, se podr hacer compras hasta
por Q30,000.00 a un mismo proveedor, en un solo acto y bajo la responsabilidad y autorizacin
previa de la autoridad administrativa superior de la municipalidad, en este caso es el Alcalde,
tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y dems condiciones que favorezcan
los intereses de la institucin.
ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR COTIZACIN
Las compras cuyo monto sobrepasen los Q30,000.00; pero que no pasen de Q900,000.00 se
sujetarn al rgimen de cotizaciones, de conformidad con el artculo 38 inciso a) de la Ley.
ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR LICITACIN PBLICA

Cuando el monto total de los bienes, materiales, suministros, obras o servicios, pasen de los
valores establecidos en el artculo 38 de la Ley, es decir, que excedan de los Q. 900,000.00,
deber hacerse por el sistema de Licitacin Pblica.
ADQUISICIONES POR PROCEDIMIENTO DE EXCEPCIN
Son aquellas exceptuadas de los requisitos de cotizacin o licitacin pblica, se aplican en
casos especiales tal como lo establece el artculo 44 de la Ley.
DISPOSICIONES GENERALES
Para solicitar la adquisicin de bienes, materiales, suministros o servicios, el interesado deber
llenar el formulario de solicitud/entrega de bienes, firmar como solicitante, obtendr la firma
de su jefe inmediato superior y la firma de autorizacin de la administracin superior y la
trasladar al encargado de almacn para que certifique la inexistencia de lo solicitado.
El Encargado de Adquisiciones recibe del Encargado de Almacn la solicitud/entrega de
bienes y la trasladar al rea de Presupuesto, para efectos de codificacin presupuestaria,
sta ltima codificar, rubricar y sellar, como seal de que existe disponibilidad en los
renglones afectados y la devolver al rea de Adquisiciones.
Adquisiciones recibe la solicitud codificada por el Encargado de Presupuesto y proceder a
obtener de los proveedores que se indiquen, el giro comercial relacionado con los bienes,
materiales y suministros o servicios que se solicitan, y una vez se haya seleccionado al
En el texto de este manual cuando se indica Ley y no se especifica, se refiere al Decreto Legislativo 57-92 Ley
de Contrataciones del Estado y sus modificaciones, y cuando se indica Reglamento y no se especifica, se refiere
al Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificaciones.
proveedor, se formular la orden de compra, firmar y obtendr las firmas as: Encargado de
Presupuesto, Director de la AFIM y Alcalde Municipal.
Encargado de Presupuesto recibe la orden de compra y procede a verificar las cuotas de
programacin financiera y luego al registro del compromiso presupuestario, firmar donde
corresponde, desglosar la copia para su archivo y el original y las dems copias las devolver
al Encargado de Adquisiciones.
El Encargado de Adquisiciones recibe del Encargado de Presupuesto la orden de compra y con
el original de la misma, solicitar al proveedor ya determinado que proceda a entregar al
almacn municipal los bienes, materiales o suministros en la misma requeridos.
Todo pago de estimaciones de obras por contrato, o pagos por prestacin de servicios tcnicos
y profesionales, as como de servicios no personales, compra de bienes, materiales y
suministros, llevar, adems de la factura respectiva, orden de compra y cuando corresponda la
recepcin de bienes/servicios y su trmite se sujetar a los procedimientos establecidos. En el
caso de pago de estimaciones de obras por contrato, se debe agregar, adems constancia de
verificacin de avance fsico extendido por la Oficina Municipal de Planificacin.
En el caso especial de caja chica, el Encargado de Adquisiciones se sujetar a los
procedimientos determinados en el manual respectivo.
Todo movimiento documental que se d entre las diferentes dependencias involucradas en este
proceso, debe mediar conocimiento escrito en libros debidamente autorizados para el efecto.
ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRA

Este formulario estar bajo la responsabilidad del Encargado de Adquisiciones, ser atribucin
del mismo proceder a llenarlo conforme a las solicitudes de compras y los datos del proveedor
seleccionado.
Este formulario ser numerado en forma correlativa y editado en original y tres copias, las
cuales se distribuirn de la siguiente forma:
Original: (blanco) para el proveedor o prestador del servicio, para adjuntar a la factura para su
cobro, requisito indispensable sin el cual no se pagar dicho documento.
Duplicado: (amarillo) para el rea de Presupuesto, para su archivo de referencia.
Triplicado: (verde) para el rea de Adquisiciones, para su control correlativo.
Cuadruplicado: (azul) para el rea de Tesorera, para programa de pagos. (Los colores de las
copias son sugeridos, pueden aplicarse otros colores).
Cuando se anule una orden de compra sin que se hayan distribuido las copias a las oficinas
respectivas, se proceder a su archivo, con el fin de no interrumpir la correlatividad numrica de
stas.
4
0
Cuando una orden sea anulada posteriormente a la distribucin de las copias, stas sern
recopiladas por el Encargado de Adquisiciones para incluirlas, en juego completo, dentro de su
propio archivo correlativo.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS
DIRECTAS
ADQUISICIONES O CONTRATACIONES
a) Todas las transacciones deben permitir una competencia abierta entre contratistas y
proveedores, permitindose el libre concurso de los que estn en capacidad de proveer
lo solicitado, y evitando la participacin de intermediarios;
b) Deber obtenerse en lo posible 3 facturas pro forma solicitadas a proveedores que se
dediquen en forma permanente al giro normal de las obras, bienes o servicios que se
solicitan, y que estn legalmente establecidos;
c) Debe cuidarse que los bienes o servicios sean de la calidad deseable para el fin a que
estn destinados. Deber tomarse en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y
dems condiciones que favorezcan los interese del municipio; y
d) Es prohibido el fraccionamiento, cuando debiendo sujetarse la negociacin por su monto
al procedimiento de cotizacin, se fraccione deliberadamente con el propsito de evadir
su prctica (artculos 81 de la Ley y 55 del Reglamento).
PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR EL SISTEMA
DIRECTO
Responsable
Paso
Descripcin
Responsable
de Unidad
interesada
Conforme el listado de proyectos y bienes autorizados en el

Presupuesto Municipal, y las necesidades lo requieran, llena
el formulario de pedido, justificando la compra, describe y
especifica lo que se requiere.
Encargado
de
Adquisicion
es
Encargado
de
Presupues
to
Revisa si la documentacin presentada est completa, y lo

traslada al Encargado de Presupuesto.
Encargado
de
Adquisicion
es
Verifica la disponibilidad de los renglones presupuestarios que

se van a afectar y los compromete, hacindolo constar en
el formulario de pedido; si no hubiere
disponibilidad
presupuestaria, prepara la transferencia necesaria (artculo 3
de la Ley).
Solicita a 3 proveedores una factura pro forma de los bienes
o servicios que se necesitan.
Responsable
Paso
5
Descripcin
Selecciona la oferta ms favorable, labora la orden de
compra conforme los trminos del pedido, la factura pro forma
y la traslada al Alcalde.
Alcalde Municipal
Revisa la documentacin, firma el pedido, autoriza la orden

de compra y traslada el expediente al Secretario Municipal
para que faccione el acta o resolucin correspondiente.
Secreta
rio
Municip
al
Encargado
de
Adquisicion
es
Proveedor
Encargado
de
Almacn
Encargado
de
Presupues
to
Encargado
de
Contabilida
Encargado
Facciona el acta y extiende certificacin del mismo o bien

redacta la resolucin correspondiente y junto con el
expediente lo traslada al Encargado de Adquisiciones.
Enva la orden de compra al
provee
o contrati
seleccionado, solicitndole enve
dor el
sta la
correspondiente.
y
Entrega el bien al rea de Almacn, acompaando la factura.
Recibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia de ingreso
a almacn.
de
Almacn
8
9
10
11
12
13
Devenga el gasto afectando los renglones correspondientes,

teniendo a la vista toda la documentacin, la revisa y
verifica que el proveedor firme en la casilla correspondiente
de la orden de compra y pago.
Revisa toda la documentacin y si sta se encuentra en
orden, contabiliza el gasto.
Proporciona el bien comprado al solicitante, operando el
egreso de almacn, con base en la requisicin.
Modelo de Orden de Compra

Fecha:
Documento No.:
ORDEN DE COMPRA
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD/OBRA
EL REA DE TESORERA DE LA AFIM PAGAR A:
NIT DEL PROVEEDOR
TELFONO DEL PROVEEDOR
DIRECCIN DEL PROVEEDOR

LA SUMA EN QUETZALES DE
RENGL
N
F.
F.
RECIBIDO POR ALMACN:
DESCRIPCIN DEL GASTO
UNID
AD
DE
MEDI
DA
CANTID
AD
PRECIO Q
UNITARIO
TOTAL
ENCARGADO DE
ADQUISICIONES NOMBRE:
ENCARGADO DE
f)
f)
FUNCIONARIO QUE AUTORIZA EL

GASTO CARGO:
RECIB CONFORME EL CHEQUE RESPECTIVO
PRESUPUESTO NOMBRE:
TARJETA NO.
f)
FECHA: NOMBRE:
PROVEEDOR O REPRESENTANTE
f)
LEGAL: CDULA NO. :
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR

COTIZACIN O LICITACIN
OBJETIVO
Que todas las compras o contrataciones por cotizacin o licitacin pblica que efecte la
Municipalidad cumplan con los requisitos establecidos por la Ley de Contrataciones del Estado
y dems leyes y reglamentos aplicables.
NORMAS
De conformidad con el artculo 42 de la Ley, y 17 del Reglamento, las disposiciones que rigen
las licitaciones se aplicarn supletoriamente en el rgimen de cotizaciones, en lo que fueren
procedentes; especialmente cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales (Q
900,000.00).
Previo a la solicitud de cotizaciones, deber contarse con el pedido suscrito por el Jefe de la
oficina que corresponda, justificando la necesidad de la compra o contratacin de los bienes,
suministro, obras o servicios, debiendo contarse con la descripcin y especificaciones de lo que
se requiere, bases de contratacin cuando proceda y en el caso de obras, tambin con
estudios, diseos, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo aprobado
por la autoridad administrativa superior de la dependencia interesada. (Artculo 15 del
Reglamento).
Se podrn solicitar ofertas, an cuando no se cuente con las asignaciones presupuestarias que
permitan cubrir los pagos, pero cuando se proceda a la adjudicacin definitiva y la firma del
contrato, ya debe existir la asignacin presupuestaria. De existir la disponibilidad, al momento
de solicitar las ofertas no podrn hacerse transferencias que disminuyan dichas reservas, salvo
que se justifique que los fondos asignados para aquellos fines, ya no sern utilizados en el
ejercicio fiscal en vigencia, ya que de lo contrario se podran sobregirar las asignaciones.
Cuando un contrato contine vigente durantes varios ejercicios fiscales, se debe asegurar las
asignaciones presupuestarias correspondientes. (Artculo 3 de la Ley).
Para la eficaz aplicacin de la Ley de Contrataciones, la municipalidad, antes del inicio del
ejercicio fiscal, deber programar las compras, suministros y contrataciones que tenga que
hacerse durante el mismo. (Artculo 4 de la Ley).
Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de bienes y servicios,
en la contratacin de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que
lo integran, expresados en quetzales, tanto en nmeros como en letras, cuando corresponda.
(Artculo 6 de la Ley).
Cuando se trate de mercancas, obras, bienes y servicios que sean adquiridos en el mercado
local o entrega inmediata, podr omitirse la celebracin del contrato escrito, siempre que el
monto de la negociacin no exceda de cien mil quetzales (Q 100,000.00), debindose hacer
constar en acta, todos los pormenores de la negociacin, agregando las constancias del caso al
expediente respectivo. (Artculo 50 de la Ley).
Corresponde la designacin de los integrantes de la Junta de cotizacin o licitacin, segn sea

el caso, as como a la aprobacin de la adjudicacin de toda cotizacin o licitacin, a las
autoridades que se especifican: a) Al Alcalde Municipal cuando el monto no exceda de
novecientos mil quetzales (Q. 900,000.00); b) Al Concejo Municipal, cuando el valor total
exceda de novecientos mil quetzales (Q 900,000.00), (Artculo 9 numeral 5) de la Ley). Adems
se debe tomar en cuenta lo determinado en el numeral 6 del artculo 9 del referido cuerpo legal.
Las Juntas de Licitacin y/o Cotizacin, son el nico rgano competente, para recibir, calificar
ofertas y adjudicar el negocio. La Junta de Cotizacin se integrar con tres miembros que sean
servidores pblicos de la entidad contratante, nombrados por la autoridad administrativa
superior. La Junta de Cotizacin tendr las mismas facultades, atribuciones, responsabilidades
y obligaciones que se fijan para la Junta de Licitacin. La Junta de Licitacin se integrar con
un nmero de cinco miembros, nombrados por la autoridad administrativa superior, de
preferencia entre servidores pblicos de la entidad contratante. Si la entidad no cuenta con
personal idneo, podr nombrarse a servidores pblicos de otras dependencias del Estado que
tenga experiencia en la materia de que se trate. La Junta tomar sus decisiones por mayora
del total de sus miembros, quienes no podrn abstenerse de votar, dejando constancia en acta
de lo actuado. (Artculos: 10, 11, 15 y 16 de la Ley y 14 del Reglamento).
Mediante formulario de cotizacin, deber obtenerse un mnimo de tres ofertas firmes,
solicitadas a proveedores que se dediquen en forma permanente a este giro comercial y estn
legalmente establecidos para el efecto y que estn en condiciones de vender o contratar los
bienes, materiales, suministros, obras o servicios requeridos. Los formularios de cotizacin, las
bases, especificaciones generales, especificaciones tcnicas, disposiciones especiales y
planos, segn procedan, debern entregarse sin costo alguno a los interesados en presentar
ofertas. (Artculo 39 de la Ley).
El formulario y los documentos a que se hace referencia en el prrafo anterior, debern ser
aprobados por la autoridad superior de la entidad contratante, antes de requerir las ofertas.
(Artculo 40 de la Ley).
Para los efectos de Licitacin, se debe tomar en cuenta a) La autoridad superior velar porque
las especificaciones generales, tcnicas, disposiciones especiales o planos de construccin,
sean congruentes o se ajusten al contenido de las bases y con las necesidades que motiven la
contratacin y se observar lo que sobre el particular regule el Reglamento. b) Que los
documentos a que se refiere el artculo 18 de la Ley, deben ser aprobados por la autoridad
administrativa superior de la dependencia, previo los dictmenes tcnicos que determina el
Reglamento.
En todo caso se respetarn los convenios y tratados internacionales acordados entre las partes,
si fuere el caso. c) Que las bases se entregarn a quien las solicite, siempre que se acredite
estar inscrito en el Registro de Precalificados correspondiente y demuestre haber hecho el pago
correspondiente establecido en el reglamento de la Ley, el cual en ningn caso exceder del
cero punto cero cinco por ciento (0.05%) del monto. d) Que las convocatorias a licitar se
publicarn dos veces en el diario oficial y en otro de mayor circulacin, dentro de un plazo de
diez das. Entre la ltima publicacin y el da fijado para la presentacin y recepcin de ofertas,
deber mediar, por lo menos un trmino de ocho das. (Artculos: 20, 21, 22, y 23 de la Ley).
CONVOCATORIA DE OFERENTES
Cuando se trate de licitaciones, la convocatoria se har por medio de publicaciones en el
programa guate compras as como los formularios de cotizacin respectivos, adjuntando al
mismo los requisitos legales a que se debe ajustar la cotizacin.
PROCEDIMIENTO PARA LA FASE PBLICA DEL PROCESO DE COMPRAS POR
COTIZACIN O LICITACIN PBLICA (ARTCULOS 24 DE LA LEY Y 10 DEL
REGLAMENTO).
Responsable
2
Junta
Paso
Descripcin
Recibir directamente de los oferentes, en la direccin, fecha

yhora establecidas en las publicaciones, si se trata de
licitaciones
o en los requisitos de las cotizaciones, cuando sea esta clase
de
convocatoria. No se recibir ninguna oferta despus de
30
minutos de la hora fijada.
Al recibir las plicas que contengan las ofertas, verificar que

sobres estn debidamente cerrados y en el momento pondr
los
al
sobre la fecha y hora de recibido y el respectivo nmero
de
orden.
3
Apertura de plicas:
Proceder a la apertura de plicas, lo cual har en el orden
en
que stas fueron recibidas, dar lectura al valor total de
cada
oferta, haciendo a su vez, mencin del nombre de
oferente.
Finalizada la lectura de las ofertas, se proceder a
numerar,
firmar y sellar la documentacin de cada oferta, a la que
se
adjuntar el sobre en la que fue recibida.
4
Acta de apertura de plicas:

Finalizado el acto a que se hace referencia en el
numeral
anterior, se proceder a levantar el acta correspondiente, en
la
cual se dejar constancia de sus actuaciones, har
nfasis
en detallar el nombre de los oferentes y el precio total de
cada
oferta.
Cuando se trate de la construccin de obras se proceder a
integracin del precio oficial, de conformidad con lo
la
establecido
en el artculo 29 de la Ley, en el que tambin se refiere a
la
franja de fluctuacin. De esta actuacin, tambin se
dejar
constancia en el acta ya referida.
En el texto de ste manual cuando se indica Junta, sta puede ser la Junta de Cotizacin o Junta de
Licitacin, segn el caso.
PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA DEL PROCESO PARA COMPRAS POR

COTIZACIN O LICITACIN PBLICA
Esta fase la desarrollar la junta como trabajo de gabinete y la realizar dentro del plazo
que la autoridad administrativa superior haya fijado en las bases.
Responsabl
e
Junta
Paso
1
Descripcin
Expedientes de las ofertas:
Realizar el examen y revisin de los expedientes que
conforma
cada una de las ofertas presentadas, para el efecto, observar:
1.1.
Solicitar la certificacin de existencia de

disponibilidad
presupuestaria del caso (artculo 3 de la Ley).
1.2.
Tener a la vista y adjuntar al expediente respectivo, el

tcnico respectivo (artculo 6 del Reglamento).
dictamen
1.3.
Establecer el cumplimiento de los artculos 15 y 16

Reglamento y adjuntar copia del documento al expediente.
del
1.4.
Obtener las publicaciones originales hechas en el diario oficial y

de mayor circulacin, para conformar el expediente de la
el
junta.
Artculo 23 de la Ley y 8 de su Reglamento.
1.5.
Comprobar el cumplimiento de lo establecido en los artculos 39

y40 de la Ley. En lo que se refiere al artculo 39, establecer
por
medio de la patente de comercio, el giro comercial de cada uno
de
los oferentes y en cuanto al artculo 40 obtener copias de
la
resolucin respectiva.
1.6.
En caso de discrepancia en los documentos de cotizacin

o
licitacin, segn el caso, se debe tomar en cuenta los
lineamientos
establecidos en el artculo 5 del Reglamento.
1.7.
Tener a la vista y adjuntar al expediente respectivo, el

dictamen
tcnico respectivo, (artculo 6 del Reglamento).
1.8.
Establecer el cumplimiento de los artculos 15 y 16

Reglamento y adjuntar copia del documento, al expediente.
del
la
Comprobacin de cumplimiento de normas legales:

Proceder a formular una tabulacin con la informacin que
se haya especificado en las bases de licitacin o convocatoria de
cotizacin, las ofertas se colocarn, en el orden en que stas
fueron recibidas, principiando con el nombre comercial o
personal de los oferentes y a continuacin en forma horizontal,
cada uno de
Responsabl
e
Junta
Paso
Descripcin
los requisitos exigidos.
2.1.
Documentos de licitacin. (Artculo 18 de la Ley).
2.2.
Requisitos de las bases de licitacin (artculo 19 de la Ley).
2.3.
Contenido de las plicas. (Artculo 9 del Reglamento).
2.4.
Franja de fluctuacin. (Artculo 29 de la Ley; solo cuando se

de obras).
trata
2.5.
Verificar la documentacin relacionada con la constancia

precalificacin que es totalmente diferente a la
de
constancia
especfica de la obra. (Artculos 71 y 72 de la Ley). Cuando
se
trate de proveedores de bienes materiales y suministros
debe
observarse lo establecido por el artculo 73 de la Ley, artculo
54
del Reglamento y sus modificaciones.
2.6.
Observar lo establecido en el artculo 31 de la Ley, en el caso

presentarse un solo oferente.
de
2.7.
Tendr siempre presente, que solo recibir una sola oferta

participante. (Artculo 25 de la Ley).
por
2.8.
Comprobar que los oferentes han cumplido con presentar

la
declaracin jurada a que se hace referencia en el artculo 26 y
que
se relaciona tambin en el artculo 80 de la Ley.
Tabulacin de precios e informaciones adicionales.

Desarrollar esta actividad de gabinete y la misma consistir
en formular una tabulacin que ser firmada por los integrantes
de la misma y tendr cuando menos, la siguiente informacin:
Nombre individual o empresa comercial que present la

oferta. (se pondrn en el orden en que fueron presentadas
y recibidas las ofertas).
Descripcin de todos los renglones que integran los bienes
u obra, razn de la licitacin o convocatoria de cotizacin.
Precios unitarios y totales.
Tiempo oficial de entrega.
Tiempo de entrega
En caso de obra, aplicacin de la franja de fluctuacin y
fijacin de lmite inferior y superior. (Artculo 29 de la Ley).
Bases de licitacin o cotizacin.

Formular un cuadro tabular que le permita detallar todos los
requisitos establecidos en las bases, as como de
aspectos
Responsabl
e
Paso
Descripcin
tcnicos contenidos en las mismas. (Artculos 18, 19 y 20 de
Ley).
la
Comparacin de cumplimiento de requisitos

legales,
financieros y tcnicos.
Elaborar una tabulacin que le permita hacer una
comparacin
de las ofertas, en cuanto a los aspectos legales, financieros
ytcnicos.
Adjudicacin.
Una vez efectuado y finalizado los anlisis pertinentes sobre
las
ofertas presentadas, por medio de los cuadros
conformados,
segn se detall en los numerales anteriores, proceder a
la
adjudicacin del negocio, lo cual har tomando en
consideracin,
lo establecido en los artculos 10, 11, 16, 28 y 33 de la Ley, y
12
del Reglamento.

Junta
Acta de Adjudicacin.
Una vez hecha la adjudicacin, se proceder a fraccionar el
acta
respectiva.
Notificacin de la Adjudicacin.
Dentro del plazo de tres das, establecido en el artculo 35 de
la
Ley, har las notificaciones del caso a los oferentes
participantes.
Resolucin de Adjudicacin.
En un plazo de dos das y conforme lo establece el artculo 36
de
la Ley, emitir la resolucin respectiva y enviar el expediente a
la
autoridad superior correspondiente, para su aprobacin
improbacin.o
Alcald
e
Munici
pal
Resolucin de Aprobacin o improbacin.

Recibe el expediente con la resolucin emitida por la Junta,
proceder a su estudio y anlisis y dentro del plazo de 5
das emitir la resolucin de aprobacin o improbacin,
actuacin que se har conforme lo establecido en el artculo 36
de la Ley.
10
RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS POR COTIZACIN Y LICITACIN

PBLICA.
Responsable
Solicitante
Jefe
inmedi
ato
Encargado
de
Almacn
Encargado
de
Presupuest
o
Encargado
de
Adquisicion
Alcald
e
Munici
pal
Encargado
de
Adquisicion
Secreta
rio
Municip
al
Proveedor
Paso
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Descripcin
Llena el pedido, y solicita el bien o servicio.
Si esta de acuerdo, la autoriza y con su firma da su visto
bueno. Si no, regresa el pedido al solicitante.
Si hay en existencia, proporciona el bien solicitado, registrando
el egreso en el libro de almacn. Si no hay en existencia, lo
har saber para su compra.
Verifica si existe rengln presupuestario con saldo disponible,
caso contrario tramitar la transferencia de renglones que
correspondan.
Si estima que la compra necesita cotizacin o licitacin
pblica, solicitar al alcalde, autorizacin para el evento.
Autoriza la negociacin, y ordena la elaboracin de las bases
de cotizacin o licitacin, estudios, planos etc.
Aprueba las bases de cotizacin o licitacin, y emite la
resolucin correspondiente.
Llena en triplicado los formularios de cotizacin o licitacin y
los enva a los oferentes o participantes.
Redacta el anuncio y pide su publicacin en el Diario Oficial
y otro de mayor circulacin, con las fechas en que debe
publicarse y con la informacin necesaria.
Recibe la cotizacin, y llena los datos solicitados entregando
su
5
0
Responsable
Paso
Licitante
11
Junta
12
Alcald
e
Munici
pal
Secreta
rio
Municip
al
Conce
jo
Munici
Secreta
rio
Municip
Encargado
de
Presupuest
Encargado
de
Adquisicion
es Alcald
e
Munici
Encargado
de
Adquisicion
es
13
Proveedo
ro
contratist
a
22
14
15
16
17
18
19
20
21
Descripcin
oferta el da y hora indicada.
Recoge las bases de licitacin y dems papelera pagando
por ella o reponiendo el material empleado, siempre que
acredite estar inscrito en el registro de precalificados
respectivo. Prepara su oferta para presentarla en da y hora
indicada.
Se
rene el da y hora sealados para efectuar el proceso
de recepciones y apertura de ofertas, concediendo media
hora de espera a los participantes, luego, procedern a la
apertura de plicas, levantando el acta correspondiente.
Seguidamente revisan las ofertas, las examinan y califican,
adjudicando la mejor oferta que convenga a los intereses
municipales, fraccionando el acta correspondiente y los cuadros
de ley que enviarn al Alcalde Municipal para su aprobacin
respectiva.
Notifica el
a los
oferentescompleto,
lo resuelto.
Recibe
expediente
para su aprobacin, emitiendo
la resolucin correspondiente, de no aprobarla devolver el
expediente a la Junta con las objeciones del caso.
Elabora proyecto de contrato y cita al adjudicatario para
discutir su contenido.
Elabora el contrato respectivo, cumpliendo con el
procedimiento legal.
Aprueba el contrato, hacindolo constar en punto de acta de
la sesin correspondiente.
Solicita al contratista todas las fianzas y requisitos que exige
la Ley y su Reglamento.
Registra el compromiso.
Llena la orden de pago ya sea para bienes o servicios o
para pagar el anticipo cuando se trate de obras o proyectos
por contrato.
Firma la orden de pago, dando as su autorizacin.
Si se trata de bienes pide al proveedor la entrega de los
mismos y la factura correspondiente. Si se tratara de anticipo
de obras, pedir la factura de merito, y el expediente completo
que lo respalde. Si se tratara de pago de estimaciones, pedir
la factura correspondiente, la certificacin del acta de avance
fsico fraccionada por la Oficina Municipal de Planificacin y el
reporte de renglones de trabajo ejecutados. Si se trata del
ltimo pago, pedir la certificacin de las actas de recepcin,
liquidacin y las fianzas correspondientes. Si se tratara de
estudios tcnicos, entregar tres juegos completos del mismo,
juntamente con la factura correspondiente.
Entrega el bien al Encargado de Almacn, acompaado de la
factura. Si se tratara de anticipo de obras, entregar la
factura de merito y un cuadro que revele la inversin del
anticipo. Si se tratara de pago de estimaciones, entregar la
factura correspondiente y el reporte de renglones de trabajo
ejecutados.

Responsable
Paso
Encargado
de
Almacn
Encargado
de
Tesorera
Contratista
23
Unida
d
solicita
nte
26
24
25
Descripcin
Si se trata del ltimo pago, entregar la factura.
Recibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia de ingreso
a almacn y a inventario.
Recibe toda la documentacin, la revisa, contabiliza el gasto,
firma la orden de pago, emite el cheque con las firmas
correspondientes y lo entrega al contratista.
Recibe el cheque, firmando de conformidad la orden de
compra y el voucher.
Recibe los bienes solicitados.
DEL AREA DE ALMACEN
Los materiales, tiles de escritorio, equipo, mobiliario y otros bienes de consumo que por su
naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo deben de contar con el espacio fsico
adecuado.
El Almacn Municipal debe contar con un encargado, al que se le puede denominar
Guardalmacn, quien ser responsable de la custodia y control de todos aquellos bienes que
por su naturaleza son sujetos de esta clase de control.
Las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales o suministros al
almacn, debern hacerlo por medio del formulario Solicitud / entrega de Bienes.
Al llenar el formulario Solicitud / entrega de Bienes, en ste solo debe incluirse artculos que
se encuentren en existencia en el almacn municipal.
Por los bienes, materiales o suministros que no haya existencia en el almacn, se llenar, por
parte del interesado, una Solicitud / entrega de Bienes y su trmite se ajustar a los
procedimientos de autorizacin establecidos.
El Guardalmacn para recibir e ingresar al almacn, utilizar el formulario Recepcin de Bienes
y Servicios.
Procedimiento Para el Control de Almacn de Bienes y Suministros

Responsable
Encargado
de
Almacn
Interesado
Paso
1
Encargado
de
Almacn
3.1.
3.2.
Interesado
Descripcin
Recibe el bien, lo ingresa y llena el formulario Recepcin
de bienes y servicios con el cual le da ingreso al almacn
y a inventario.
Llena el formulario Solicitud/entrega de bienes y lo presenta
al Almacn.
Recibe y revisa si hay existencia o no de los bienes,
materiales o suministros solicitados, firmando y sellando el
formulario correspondiente.
Si hay existencia, procede a entregar los bienes, materiales
suministros al solicitante, quedndose con la original
o
del
formulario Solicitud/entrega de bienes, distribuyendo las
copias
a las oficinas correspondientes.
Si no hay existencia, estampa el sello de no existencia en
el
formulario Solicitud/entrega de bienes y lo devuelve
al
interesado.
Presenta el formulario Solicitud/entrega de bienes al rea
de Adquisiciones para que siga el trmite correspondiente.
Formato de Recepcin de Bienes y Servicios
MUNICIPALIDAD DE DEPARTAMENTO DE -
Guatemala, C. A.
No.
RECEPCION DE BIENES / SERVICIOS

DIA
MES
AO
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
NIT
No. De O. de C
TEL
DIRECCIN
FACTURA
No.
VEHICULO PLACAS No.
Seor Guardalmacn, procedente del proveedor identificado en casilla anterior, srvase recibir lo siguiente:
BIENES
CA
N
T
UNIDAD DE
MEDIDA
MATERIALES
SUMINISTROS
DESCRIPCIN DE LOS BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS O SERVICIOS
SERVICIOS
VALOR UNITARIO
Q
TOTAL Q
Observaciones:
NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DE ALMACN
NOMBRE Y FIRMA DEL PROVEEDOR O DE QUIEN ENTREGA
Descripcin del Formulario

Este formulario ser llenado por el Guardalmacn, en el momento que recibe del proveedor los bienes, materiales y
suministros o informacin por escrito, de haberse recibido un servicio.
La existencia y control de este formulario estar bajo la responsabilidad del Guardalmacn.
Este formulario ser impreso con numeracin correlativa.
Composicin del formulario
Este formulario esta compuesto por un original y dos copias, cuyo destino, de stas ser:
Original: Para el proveedor, como constancia de haber entregado los bienes, materiales, suministros y en su caso
los servicios, cuyo documento se adjuntar a la factura correspondiente.
Copia: Para el archivo del Guardalmacn.
Copia: Para presupuesto, a efecto de la etapa del devengado.
Instrucciones para llenar el formulario
Fecha: En estas tres casillas se consignar el da, mes y ao en que se elabora el formulario.
Nombre del Proveedor: En la casilla horizontal que se encuentra a continuacin, se consignar el nombre personal
o comercial del proveedor.
NIT: En la casilla horizontal que se encuentra a continuacin, se consignar el nmero de identificacin tributaria del
proveedor.
Nmero de Orden de Compra: Con el fin de tener una referencia interna del documento mencionado, se debe
consignar en el espacio correspondiente, el nmero correlativo del mismo.
Direccin: En el espacio destinado a esta casilla, debe consignarse la direccin comercial del proveedor.
Telfono: En este espacio se consignar el nmero de telfono del proveedor.
Factura No.: Se consignar el nmero de la factura por medio de la cual, el proveedor entrega los bienes al
almacn municipal.
Vehculo Placas No.: En caso de que los productos sean entregados al almacn municipal por medio de vehculo,
se anotar en el espacio que se indica el nmero de la placa del mismo.
Casillas de: Bienes, Materiales, Suministros y Servicios: Segn sea el caso, en la casilla que corresponda, se
consignar una X como referencia de lo que en ese momento se recibe en el almacn.
Columna de Cantidad: En sta se consignar la cantidad de unidades recibidas.
Unidad de Medida: Se debe consignar la clase de medida que se utiliza en los productos o servicios que se reciben.
Descripcin de los Bienes, Materiales, Suministros o Servicios: En este espacio, se describirn los productos o
servicios que en el momento se reciben en el almacn municipal.
Valor Unitario: Se debe consignar el valor que corresponda a cada unidad, de los productos o servicios recibidos.
Total: Se consignar el valor que resulta de multiplicar el nmero de unidades recibidas por el valor unitario de cada
una, esta columna ser sumada en forma vertical, para obtener el valor total de la recepcin, que debe ser igual al
monto de la factura que extienda el proveedor.
Firmas: En los espacios que se indican, proceder a firmar el guardalmacn y el proveedor o quien haga entrega
de los bienes o servicios.
Formato de Solicitud / Entrega de Bienes

MUNICIPALIDAD DE No.
Departamento de DI
A
ME
S
AO
- Guatemala, C. A
SOLICITUD / ENTREGA DE BIENES
No. de Orden
DEPENDENCIA O UNIDAD ADMINISTRATIVA
CDI
GO
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
CDIG
O
PROGRAM
RENGL
N
UNIDA
DES
SOLICITA
DESCRIPCIN DE LOS BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS O

SERVICIOS
TOTAL
Observaciones:
UNIDA
D DE
MEDI
UNIDA
DES
ENTREGA
VAL
OR
UNIT
TOTA
L
Uso y Descripcin del Formulario

Este formulario podr utilizarse para los siguientes fines
Para solicitar bienes y suministros al almacn.

Para solicitar compra de bienes y suministros.
Este formulario ser llenado por la persona interesada con el visto bueno del jefe inmediato de
la dependencia.
La existencia y control de este formulario estar bajo la responsabilidad del Guardalmacn, a
quien le ser solicitado por parte de la persona interesada de los bienes, materiales o
suministros, la que ser entregada por medio de conocimiento.
Composicin del Formulario
Este formulario ser impreso y con numeracin correlativa y estar compuesto por original y
dos copias, el destino de stas ser:
Original: Para el almacn cuando entregue la totalidad de los bienes solicitados o para trmite
de compra cuando de los bienes solicitados no haya existencia en el almacn.
Copia: Para el almacn cuando el original se utilice para trmite de compra.
Duplicado: Para la oficina solicitante.
Instrucciones para llenar el formulario
Cdigo de la Actividad: Se consigna en este espacio, el nmero de actividad que corresponde
a la dependencia, conforme a la red programtica.
Dependencia: En este espacio, se consignar el nombre de la oficina o dependencia que
solicita los bienes, materiales y suministros.
Fecha: En los espacios identificados, se colocar con dgitos, el da, mes y ao correspondiente
al momento que se formula esta solicitud.
Cdigo de la Fuente de Financiamiento: Se consignar aqu, el nmero que corresponde a la
fuente de financiamiento, conforme el clasificador correspondiente.
Fuente de Financiamiento: Se consignar el nombre de la fuente de financiamiento.
Nmero de Orden de Compra: Para relacionar esta solicitud de bienes y/o servicios se
consignar en este espacio el nmero de la orden de compra con la que fueron solicitados los
bienes, materiales y suministros al proveedor y se llenar dicho espacio, slo cuando stos
sean adquiridos por compras.
Tipo de Solicitud: En este espacio se muestran tres casillas que se refieren a Bienes,
Servicios y Materiales o Suministros, y segn corresponda, se marcar con una X
Cdigo Programtico: Este espacio ser llenado por el encargado de presupuesto a solicitud
del encargado de compras, lo cual suceder slo en aquellos casos en los que no haya
existencia de bienes, materiales y suministros en el almacn y su adquisicin se tenga que
hacer por medio de orden de compra.
Rengln: Se consignar por parte de la unidad de presupuesto, el nmero de rengln que se
afecte con la compra.
Unidades Solicitadas: Esta columna consignar las unidades que necesite la persona
solicitante.
Descripcin: Se har una descripcin de los bienes solicitados.
Unidad de Medida: Se describir en esta columna, la unidad de medida que corresponda al
bien o suministro solicitado.
Unidades Entregadas: En esta columna, el Guardalmacn consignar las unidades que
realmente fueron entregadas.
Valor Unitario: Se consignar el valor de cada unidad, segn se tenga registrado en las
tarjetas de almacn.
Total: Se consignar el valor que resulta de multiplicar las unidades entregadas por el valor
unitario.
Total: Se refiere al total de la sumatoria vertical de la columna que contiene los totales
horizontales.
Firma del Solicitante: En este espacio, se consignar el nombre, cargo y firma de la persona
que solicita y el sello respectivo.
Firma Jefe de la Oficina o Dependencia: Esta firma ser estampada por el jefe inmediato de
la persona que solicita los bienes o suministros. Para el efecto, deber consignarse el nombre,
cargo y sello.
Entregu: En este espacio se consignar el nombre, firma y sello del Guardalmacn.
Autorizado: En este espacio se consignar el nombre, cargo, sello y firma de la autoridad
administrativa que autoriza ya sea por la entrega o compra de los bienes y suministros de los
que no haya existencia en el almacn.
GLOSARIO DE TERMINOS
Acta: Instrumento de relacin escrita de los asuntos tratados en una reunin, ya sea de
miembros del Concejo Municipal u otra clase de reuniones en el que se traten asuntos
municipales o de otra ndole, que se facciona para dejar constancia de un acto determinado y
las circunstancias que en ella se han producido.
Acta administrativa: Instrumento pblico por medio del cual se deja constancia escrita de los
actos administrativos de control y sus resultados.
Actividad: Categora presupuestaria relativa a un conjunto especializado de acciones
ntimamente relacionadas y complementarias entre s, para el logro de los programas y
subprogramas; comprende el conjunto de acciones, los recursos humanos, fsicos, materiales y
financieros, necesarios para su realizacin. Cada actividad se compone de las relaciones insumoproceso-resultado (producto).
Actividad central: Categora programtica cuya produccin condiciona a todos los programas
de una institucin o sector y no es parte integrante de ningn programa o subprograma, a esta
categora corresponden las actividades centrales de administracin como: direccin superior,
coordinacin, planificacin, contabilidad, personal, adquisiciones, etc.
Actividad especfica: Categora programtica cuya produccin es condicin exclusiva de una
produccin terminal y forma parte integral del programa o subprograma que la expresa. Es toda
actividad que se realiza para lograr la meta de un subprograma y, por lo tanto, pertenece en
forma exclusiva a l.
Activo: Son todos los bienes tangibles o intangibles, propiedad de la Municipalidad, que tienen
un valor expresado en dinero. (Ejemplo los bienes inmuebles, mobiliario y equipo, papelera y
tiles de oficina, etc.).
Activo Fijo: Son todos los bienes tangibles que se poseen y son utilizados en la produccin de
bienes y servicios. Estos bienes tienen una vida til duradera. (bienes inmuebles, muebles,
vehculos, terrenos, mobiliario y equipo, etc.).
Activos Fungibles: Son aquellos bienes de uso constante, de vida til limitada o que no se
puede establecer su durabilidad. (Ejemplo papelera, tiles de oficina, pinturas y colorantes,
tiles de limpieza, etc.).
Acuerdo Municipal: Resolucin emitida de comn acuerdo por el Concejo Municipal, sobre
asuntos de su competencia, en el que se expresa la determinacin o decisin de una o ms
acciones a realizar.
Administracin Central: Comprende todos los organismos, entes e instituciones
que
conforman la administracin pblica de la administracin central. Incluye aquellos entes sin
fines de lucro que se financian parcial o totalmente y estn controlados total o parcialmente por
las autoridades pblicas centrales.
Ajuste: Arreglo, liquidacin y comparacin del cargo y data, del debe y el haber, en un registro
contable.
5
9
Arbitrio: Arbitrio es el impuesto decretado por ley a favor de una o varias Municipalidades.
Autoridad Administrativa Superior: Es la autoridad colegiada no, que ocupa el orden
jerrquico superior en la Municipalidad. (Alcalde Municipal).
Autoridad Superior: Es la autoridad colegiada que aprueba las acciones de la autoridad
administrativa superior en los casos que lo determina la ley. (Concejo Municipal).
Caja Fiscal: Es el fondo de recursos pblicos, que maneja la tesorera. Se le denomina as a la
rendicin de cuenta mensual que cada cuentadante debe presentar a la Contralora General de
Cuentas, por medio de la forma 200-B autorizada por esa institucin, y que contiene los
ingresos, egresos y saldo de cada mes.
Caja Chica: Es un fondo de efectivo, asignado especficamente para que se puedan efectuar
compras menores o de carcter urgente, en forma directa y sin ms requisitos que obtener
bienes o servicios de la calidad necesaria, a precio favorable y respaldado por las facturas
correspondientes. Dicho fondo debe ser autorizado por el Alcalde Municipal.
Coeficiente insumo-producto: Expresa una relacin cuantitativa particular, determinada por la
tecnologa de produccin entre un insumo (entre los varios existentes) y el producto perseguido.
Ejemplo: dos (2) tcnicos pecuarios para atender ochenta (80) unidades productoras de leche.
Conciliacin Bancaria: Es la accin de hacer compatibles, mediante la igualdad de los
resultados de dos o ms cantidades, obtenidas de diferentes movimientos, de una misma
cuenta.
Contribucin especial y contribucin por mejoras: Contribucin especial es el tributo que
tiene como determinante del hecho generador, beneficios directos para el contribuyente,
derivados de la realizacin de obras pblicas o de servicios estatales.
Contribucin especial por mejoras, es la establecida para costear la obra pblica que produce una
plusvala inmobiliaria y tiene como lmite para su recaudacin, el gasto total realizado y como
lmite individual para el contribuyente, el incremento de valor del inmueble beneficiado.
Cuentadante: Persona que recibe ingresos y/o efecta gastos. Y que tiene que rendir cuenta
de sus actos.
Documento de Legtimo Abono: Son todos aquellos documentos de soporte que legalizan un
gasto y sirven como documentos reconocidos legalmente para comprobar la ejecucin de un
gasto. (Por ejemplo: facturas, planillas de sueldos, recibos autorizado por la CGC. formulario de
viticos autorizado, recibos extendidos por instituciones sin fines de lucro, debidamente
reconocidas).
Empresas Pblicas no Financieras: Son empresas de propiedad y/o control pblico,
dedicadas principalmente a actividades no financieras, que pueden ser grandes unidades no
constituidas en sociedad (unidades productivas de las administraciones pblicas) que venden al
pblico la mayora de los bienes o servicios que producen. Estas empresas no tienen ni
manejan activos financieros ni pasivos distintos de sus balances de explotacin y cuentas
comerciales por pagar y cobrar. Unidades productivas del Gobierno General que venden al
pblico la mayora de los bienes y servicios no financieros que producen; estas unidades
6
0
manejan activos y pasivos financieros, en adicin a sus balances de explotacin y tienen

estados financieros completos en los cuales se distinguen los gastos de produccin y de
formacin de capital; asimismo, tienen la facultad de decisin respecto a su poltica de
adquisicin o emisin de activos y pasivos financieros. Bajo esta denominacin se distinguen
las empresas pblicas nacionales de las municipales, incluyendo en este ltimo grupo a las
empresas municipales de agua y las empresas elctricas e hidroelctricas municipales.
Entidades Autnomas no Empresariales: Son aquellas instituciones que tienen libertad de
gobernarse por sus propias leyes y que se rigen por ellas, adems gozan de personalidad
jurdica y patrimonio propio, sin embargo debe considerarse que aunque algunas de ellas
constitucionalmente son autnomas, dentro de sus leyes orgnicas se indica que su autonoma
es funcional. Este grupo, no tiene como propsito la comercializacin de los bienes y servicios
que produce.
Entidades Descentralizadas no Empresariales: Este grupo comprende las entidades que
actan bajo la autoridad del Gobierno Central, con cierto grado de independencia, en cuanto a
su condicin jurdica y responsabilidades, en el cumplimiento de funciones gubernamentales
especializadas en varios campos, pero cuyo objetivo no es la comercializacin de los bienes y
servicios que producen.
Entidades Pblicas Financieras Bancarias: Estas instituciones estn constituidas por todos
los bancos de propiedad y control pblico, con excepcin del banco central; tienen sus pasivos
en forma de depsitos pagaderos a la vista y transferibles por cheque o utilizables de otra
manera para hacer pagos. Estos bancos han sido fundados o adquiridos por el poder pblico
con el fin de orientar determinadas polticas financieras del Gobierno General. En estas
instituciones se clasifican los bancos de desarrollo y fomento industrial, los bancos nacionales
de desarrollo agrcola, los bancos nacionales de vivienda, etctera.
Entidades Pblicas Financieras no Bancarias: Estas instituciones estn dedicadas
principalmente a efectuar transacciones en el mercado financiero, por lo que adquieren activos
financieros y emiten pasivos, pero no tienen pasivos en forma de depsitos pagaderos a la vista
y transferibles por cheque o utilizables de otra manera para hacer pagos.
Formularios Autorizados: Son aquellos documentos autorizados por la Contralora General de
Cuentas, para ser utilizados por las entidades del Estado, autnomas, descentralizadas,
privadas, etc. como documento de legtimo abono de egreso, en algunos casos y como
documento de ingreso, en otros.
Gobierno Central: El Gobierno Central est constituido por los poderes pblicos, ministerios y
sus dependencias (departamentos, oficinas, establecimientos, etc.), y otros entes clasificados
dentro de la administracin pblica como rganos o instituciones del Gobierno General y que
forman parte del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado; se incluye aqu el Organismo
Judicial.
Impuesto: Impuesto es el tributo que tiene como hecho generador, una actividad estatal general
no relacionada concretamente con el contribuyente.
Instituciones de Seguridad Social: Este grupo est conformado por aquellas instituciones
coordinadas y financiadas por las autoridades pblicas para proporcionar los beneficios de
seguridad social a la comunidad.
Insumos: Son los recursos humanos, materiales, equipos y servicios que se requieren para el
logro de un producto, expresado en unidades fsicas o en su valoracin financiera.
Justificar: Probar con razones, documentos de soporte, testigos u otros medios las acciones
realizadas.
Libros Autorizados: Son aquellos autorizados por la Contralora General de Cuentas,
necesarios para llevar los controles de los ingresos y egresos de todos los bienes, materiales,
suministros, y efectivo, recibidos en un ente municipal, tales como, libros de banco, libros de
aportes del gobierno, aportes de Consejos de Desarrollo, libro de inventario, libro de almacn,
control de combustible, control de talonarios o formularios, libros de actas y otros.
Liquidacin Presupuestaria: Es el informe anual de la ejecucin del presupuesto del ejercicio
fiscal finalizado, en el que se establece el conjunto de operaciones realizadas para determinar
lo correspondiente a ingresos y egresos, activos y pasivos, patrimonio y otras relaciones de
bienes y valores del presupuesto ejecutado.
Manual de Planificacin y Programacin Presupuestaria: Manual de uso obligatorio para
todo el sector pblico, que tiene por objeto lograr una metodologa presupuestaria uniforme.
Partida Presupuestaria: Se denomina as, a la combinacin del esquema del cdigo general
presupuestario que contiene cada uno de los crditos o asignaciones presupuestarias. La
partida presupuestaria esta conformada, en su orden de: Institucin, programa, subprograma,
proyecto, actividad, obra, rengln de gasto, fuente de financiamiento y regin.
Presupuesto: Constituye la determinacin de las fuentes de recursos, as como la proyeccin
de los mismos, que permitirn financiar las autorizaciones mximas de gastos o egresos, para
un perodo anual, con el propsito de ejecutar los distintos programas del gobierno municipal y
alcanzar sus objetivos y metas, todo ello orientado a satisfacer las necesidades bsicas de la
poblacin. El Presupuesto es el instrumento que limita la accin de la Municipalidad, a travs
de la ejecucin de planes, programas y proyectos, la asignacin de recursos y la coordinacin
de actividades.
Presupuesto de Inversin: Son aquellos gastos destinados a mejorar el ingreso y la calidad de
vida de los habitantes a travs de la ejecucin de proyectos de vivienda, salud, educacin,
desarrollo comunitario, etc.
Producto: Es el bien o servicio que surge como un resultado, cualitativamente diferente, de la
combinacin de los insumos que requiere para su produccin.
Rentas o Cuentas Consignadas: Son todas aquellas cantidades de dinero, descontadas de
sus sueldos, a todos los trabajadores de la entidad por diversos motivos (IGSS, PPEM, fianza,
IVA, ISR, descuentos judiciales, prstamos en el banco de los trabajadores, etc.), as como
tambin, aquellos recursos recibidos en calidad de depsito, a favor de terceros, que
posteriormente deben ser trasladados a sus beneficiarios finales. Es de recordar que las rentas
consignadas deben cancelarse en los primeros diez das hbiles del mes siguiente. De lo
contrario se impondr una multa del 100% de recargo sobre el total a pagar o conforme lo
establece cada una de las leyes respectivas.
Sector Pblico Financiero: Incluye aquellas instituciones pblicas tanto de la Administracin

Central como de los Gobiernos locales que estn dedicadas principalmente a efectuar
transacciones financieras en el mercado, consistentes en adquirir activos financieros y emitir
pasivos.
Sector Pblico no Financiero: Comprende a las instituciones pblicas tanto
de
la
Administracin Central como de los Gobiernos Locales que producen bienes y servicios
comercializables o no, incluidos los de la seguridad social, que no estn dedicadas a efectuar
transacciones financieras en el mercado, consistentes en adquirir activos financieros y emitir
pasivos.
Tributos: son las prestaciones comnmente en dinero que el Estado exige en ejercicio de su
poder tributario, con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de sus fines. Los tributos
se clasifican en: Impuestos, arbitrios, contribuciones especiales y contribuciones por mejoras.
BIBLIOGRAFA:
1
Constitucin Poltica de la Repblica. Asamblea Nacional Constituyente, 1985.
Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, Decreto 11-2002 del Congreso de la
Repblica.
Cdigo Municipal, Decreto 12-2002 del Congreso de la Repblica.
Cdigo Tributario, Decreto 6-91 del Congreso de la Repblica.
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la Repblica y su

Reglamento.
Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles IUSI-, Decreto 15-98 del Congreso de la
Repblica.
Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la

Repblica y su Reglamento.
Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la Repblica y su

Reglamento.
Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal, Decreto 1132 del Congreso de la
Repblica.
10
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Pblicos, Decreto

89-2002 del Congreso de la Repblica.
11
Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA-, Decreto 27-92 del Congreso de la Repblica.
12
Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica.
13
Ley Orgnica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Decreto 44-94 del
Congreso de la Repblica.
14
Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, Decreto 295 del Congreso de la
Repblica.
15
Acuerdo Gubernativo 80 2004. Guatecompras.
16
Manual de Organizacin y Funciones Bsica de la Unidad de Administracin Financiera

Integrada Municipal -AFIM-.
17
Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal. Ministerio de Finanzas

Pblicas, Instituto de Fomento Municipal y Contralora General de Cuentas. Guatemala,
2003.
18
Manual de Funciones y Responsabilidades Administrativas Financieras para

Unidades Ejecutoras. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social. Octubre, 2002.
las
19
Mdulo de Asistencia Tcnica (TAM) Sistemas Integrados de Administracin Financiera

(SIAFS) en 17 Municipios de Centroamrica. 2004. Proyecto Rendicin de Cuentas AntiCorrupcin en las Amricas. Casals & Associates. USAID.

Departamento de Almacen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Departamento de Almacen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN SACATEPEQUEZ

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

Aprobado mediante acuerdo 23-2008 Punto Tercero de fecha 26 de mayo 2008

Normas de Cumplimiento General

Normas y Procedimientos del rea de Presupuesto

Normas y Procedimientos del rea de Contabilidad

Normas y Procedimientos del rea de Tesorera

Normas y Procedimientos del rea de Adquisiciones

Normas y Procedimientos del rea de Almacn

La organizacin interna de la AFIM, debe responder al principio de unidad de mando en todos

Separacin de Funciones Incompatibles

Procedimientos para Autorizacin y Registro de Operaciones

Participacin de todos los niveles de la estructura municipal, principalmente los

Hacer congruente la poltica presupuestaria municipal, con los lineamientos,

Adoptar la estructura presupuestara establecida en la Ley Orgnica del Presupuesto,

Distribuir equitativamente las asignaciones presupuestarias anuales entre

Coordinacin del Proceso de Formulacin del Presupuesto

Divulgacin de las polticas presupuestarias.

Definicin de mecanismos de participacin interna y externa.

Orientacin de los funcionarios municipales y grupos organizados de la sociedad civil,

Fijacin de plazos y mecanismos para la consolidacin de los requerimientos recibidos.

Programacin de los Egresos

Otros Procesos Aplicados a la Ejecucin Presupuestaria

El rea de Presupuesto recibe de compras la Solicitud/entrega de bienes para

La Unidad de Presupuesto, cuando se realicen obras por administracin, tendr especial

La Unidad de Presupuesto para dar cumplimiento a las disposiciones legales a que se

EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo, la informacin de la

A ms tardar el 31 de enero del ejercicio fiscal al que corresponda el presupuesto aprobado.

El informe de su gestin presupuestaria del ejercicio fiscal anterior, a ms tardar el 31 de marzo de

Solicita la modificacin presupuestaria.

Recibe y presenta la solicitud de modificacin al Concejo

Recibe y presenta la solicitud de ampliacin

Realiza en forma trimestral, el anlisis y evaluacin

Elabora el cuadro de la ejecucin del presupuesto de

Formato de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos por Rubro

EJECUCIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS POR RUBRO

Formato de Ejecucin del Presupuesto de Egresos por Actividad y Obra

EJECUCIN DE PRESUPUESTO DE EGRESOS POR ACTIVIDAD U

Camino de Terracera Buena Vista

Introduccin Agua Potable Aldea

Infraestructura fsica Municipal

Sin Sub Programa

Partidas no Asignables a Programa

Formato de Estado Condensado de la Liquidacin del Presupuesto

ESTADO CONDENSADO DE LA LIQUIDACIN DEL

Supervit o Dficit del Ejercicio

Supervit o Dficit del Ejercicio

Nombre y firma del Enc. De Presupuesto

Cuadro de Obras Realizadas por Contrato

Nombre y firma del Enc. de Presupuesto.

Cuadro de Obras Realizadas por Administracin

Nombre y firma del Enc. de Presupuesto.

Formato de Ejecucin Financiera de los Ingresos y Gastos Corrientes

EJECUCIN FINANCIERA DE LOS INGRESOS Y GASTOS CORRIENTES EJERCICIO FISCAL 200

El infrascrito Director de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal, CERTIFICA: Que la

Nombre y firma del Enc. De Ppto.

Nombre y firma del Director de la

AFIM Vo. Bo.

Nombre y firma del Alcalde Municipal

Formato de Inversin en Obra Fsica por Transferencia de Capital

INVERSIN EN OBRA FSICA POR TRANSFERENCIA DE CAPITAL

Asignaciones Presente Ejercicio: