Gua Metodolgica:
GUA METODOLGICA DE CONTABILIDAD PBLICA
NDICE GENERAL
Presentacin
Captulo I
MARCO NORMATIVO DE LA CONTABILIDAD PBLICA
EN COLOMBIA
1.1 Marco constitucional
1.2 Marco legal y reglamentario..
1.3 Anlisis jurisprudencial...
1.3.1 Corte Constitucional..
1.3.2 Consejo de Estado.
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Captulo II
CARACTERIZACIN DEL SISTEMA CONTABILIDAD PBLICA
2.1 Concepto de Contabilidad Pblica
2.2 Objetivos de la Contabilidad Pblica
2.3 Rgimen de Contabilidad Pblica
2.4 Plan General de Contabilidad Pblica-PGC
2.4.1 Marco Conceptual
2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pblica-SNCP ..
2.4.1.2 Entidad Contable Pblica
2.4.1.3 Usuarios de la Informacin Contable Pblica .
2.4.1.4 Caractersticas cualitativas de la Informacin Contable Pblica
2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pblica
2.4.1.5.1 Gestin Continuada..
2.4.1.5.2 Registro
2.4.1.5.3 Devengado o Causacin..
2.4.1.5.4 Asociacin..
2.4.1.5.5 Medicin..
2.4.1.5.6 Prudencia
2.4.1.5.7 Periodo Contable
2.4.1.5.8 Revelacin..
2.4.1.5.9 No compensacin..
2.4.1.5.10 Hechos posteriores al cierre..
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Captulo III
ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PBLICA
3.1 Catlogo General de Cuentas-CGC
3.1.1 Estructura y descripcin de las Clases y Grupos .
3.1.1.1 Clases.
3.1.1.2 Grupos
3.1. 2 Descripcin de las Clases y Grupos
3.1.2.1 Activo
3.1.2.1.1 Efectivos.
3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados..
3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar.
3.1.2.1.4 Deudores.
3.1.2.1.5 Inventarios..
3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo.
3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales.
3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables
3.1.2.1.9 Otros Activos
3.1.2.2 Pasivo .
3.1.2.2.2Operaciones de Crdito Pblico
3.1.2.1.3 Operaciones de Financiamiento..
3.1.2.1.4 Cuentas por Pagar.
3.1.2.1.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social.
3.1.2.1.6 Otros Bonos y Ttulos Emitidos
3.1.2.1.7 Pasivos Estimados.
3.1.2.1.9 Otros Pasivos.
3.1.2.3 Patrimonio..
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Captulo IV
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES
4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pblica
4.1.1 Documentos soporte de la Contabilidad Pblica
4.1.2 Comprobantes de Contabilidad.
4.1.3 Libros de Contabilidad.
4.1.4 Estados, informes y reportes de Contabilidad.
4.1.4.1 Estados Contables Bsicos.
4.1.4.1.1 Balance General.
4.1.4.1. 2 Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental..
4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio.
4.1.4.1. 4 Estado de Flujo de Efectivo.
4.1.4.1. 5 Notas a los Estados Contables Bsicos
4.1.4.2 Estados Contables Consolidados
4.1.4.3 Informes Contables Especficos..
4.1.4.4 Informes Contables Complementarios
4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas
4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversin y Financiamiento.
4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos de Ingresos.
4.1.4.4.1 Informe de Variacin Patrimonial.
4.2 Otros sistemas de reporte de informacin contable..
4.2.1 Consolidador de Hacienda e Informacin Contable Pblica-CHIP
4.2.1.1 Objetivo del CHIP
4.2.1.2 Usuarios del CHIP..
4.2.1.3 Funcionarios responsables de la informacin contable pblica..
4.2.2 Formulario nico Territorial-FUT..
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Captulo V
METODOLOGA TCNICA PARA LA AUDITORIA A LA
CONTABILIDAD PBLICA
5.1 Conceptualizacin de la Metodologa. 99
5.2 Del concepto de Auditora. 99
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PRESENTACIN
La Contabilidad Pblica ha estado muy ligada a la vida institucional de las Contraloras
en Colombia, no slo por constituir probablemente la principal herramienta para el
ejercicio del control fiscal, sino que desde su institucionalizacin le quedaron asignadas
competencias en materia de prescripcin contable al mximo rgano de control fiscal.
Pero tambin se colige de lo que histricamente nos ha legado el proceso evolutivo de
las organizaciones instauradas por el Estado para velar por el buen uso de los recursos
pblicos.
El control de los fondos y bienes del Estado colombiano ha tenido bsicamente tres
etapas, la primera se inicia en 1812 con la Constitucin de Antioquia en la cual su cre
el Tribunal de Cuentas Superior de Hacienda, cuyo ejercicio fue fijado en cabeza de la
Contadura General, trasladado ese mismo ao al poder legislativo. Con una vigencia
de casi 111 aos, esta fase concluy en 1923.
El incipiente control al fisco se desarrolla en forma general y posterior, y va imprimiendo
cada vez mayor rigidez, hasta el punto que en 1819 el General Santander expide la
Ley principal contra los empleados de Hacienda, con la cual no slo se crea la
Contralora de Hacienda, sino que se sanciona con la pena de muerte la malversacin
de fondos pblicos1. En su desarrollo estructural se crea en 1821, la Contadura
General de la Hacienda con fines especficamente fiscales, la cual no tuvo vida prctica,
en razn a que tan slo tres (3) aos despus fue reemplazada por una Junta de
expertos en Hacienda Pblica.
El control fiscal sigui funcionando gracias a una serie de modificaciones y
reglamentaciones que le permitan mantener su vigencia, pero sin una cabeza principal
visible hasta 1847, ao en que se introducen en nuestro pas las ideas polticas y
econmicas imperantes en Europa. En 1873 se compendia en la Ley 106 sobre Cdigo
Fiscal de los Estado Unidos de Colombia, toda la reglamentacin existente en materia
econmica y fiscal, y, ms tarde, en 1898 la junta de expertos es reemplazada por una
Corte de Cuentas, que bajo diferentes denominaciones logr sobrevivir hasta 1923.
La segunda etapa est directamente relacionada con la llegada al pas de la misin
Kemmerer a comienzos de 1923. Por recomendacin de dicha misin se cre el Banco
de la Repblica y se expidi la Ley 42 de 1923 Sobre la organizacin de la
contabilidad nacional y creacin del Departamento de Contralora, con lo cual cambia
radicalmente la estructura, organizacin y funcin del control fiscal. No obstante, el
hecho de depender del ejecutivo, a quien corresponda a su vez fiscalizar, evidenciaron
algunas fallas que para corregirlas fue preciso contratar una nueva misin, cuyos
1
El empleado de la hacienda nacional a quien se le justifique sumariamente fraude o malversacin de los intereses pblicos o resultare
alcanzado, se le aplicar irremediablemente la pena de muerte, sin necesidad de formar ms proceso que el informe de los tribunales
El recurso de insistencia lo reglamentaban las Contraloras, deba presentarse por escrito y quien lo interpona deba constituir pliza de manejo
que amparara la operacin, en caso de ser glosada. La interposicin liberaba de responsabilidad al empleado de manejo (tesorero, pagador o
almacenista) y si era del caso, el juicio fiscal se segua contra quien insista.
CAPITULO I
MARCO JURDICO DE LA CONTABILIDAD PBLICA EN COLOMBIA
1.1.
Marco Constitucional
El tema contable del sector pblico fue fortalecido en la Constitucin Poltica de 1991, y
con ello se dio muestras de querer recuperar para el Estado esta importante
herramienta para la buena gestin de los bienes pblicos.
Son muchos los artculos que de manera directa y transversal tocan el tema contable,
pues hay que considerar que la contabilidad es un tema suficientemente amplio en
razn a su funcin es fundamental es el registro de todas las operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales que ocurren, en este caso, en todas las entidades
estatales, y se extiende hasta los particulares que manejan recursos pblicos.
Artculo 178
En este artculo de la Carta Poltica consagra dentro de las atribuciones especiales de
la Cmara de Representantes, la de Examinar y fenecer, la cuenta general del
presupuesto y del Tesoro que anualmente le debe presentar el Contralor General de la
Repblica.
Lo esencial es que, en su reglamentacin a travs de la Ley 5 de 1992 y Ley 42 de
1993, se incluye dentro del contenido de la denominada Cuenta General del
Presupuesto y del Tesoro, adems de la informacin presupuestal y de deuda pblica,
los resultados contables, enmarcado en el concepto de herramientas de apoyo al
ejercicio del control poltico sobre la administracin.
Artculo 267
El marco constitucional seala en su artculo 267, que el control fiscal es una funcin
pblica ejercida por la CGR, organismo encargado de ejercer vigilancia sobre la
gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos
o bienes de la Nacin, lo cual incluye el ejercicio de un control financiero.
Artculo 268
De otra parte, el artculo constitucional 268, referido a las atribuciones del Contralor
General de la Repblica, adems de sealarle la funcin de presentar la Cuenta
General del Presupuesto y del Tesoro, le atribuye la de certificar el Balance de la
Hacienda que el Contador General presenta al Congreso de la Repblica.
Como veremos ms adelante, las atribuciones antes sealadas no se caracterizaron por
su claridad, pues hubo necesidad, mediante los actos reglamentarios correspondientes,
hacer claridad en el sentido de que, por Balance de la Hacienda se entiende el Balance
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1923
1991
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cuentas por pagar constituidas al cierre del correspondiente ejercicio fiscal, el estado de
la deuda pblica y el consiguiente resultado presupuestal (supervit o dficit).
La norma en comento seala dentro del contenido de la referida cuenta general, la
presentacin del Balance de la Nacin, aspecto no muy comprensible, si se tiene en
cuenta que esta competencia ya fue relevada de la CGR. El hecho es que existe un
aspecto contradictorio, mientras la Ley 5 hace referencia al Balance de la Nacin, la Ley
42 de 1993 se refiere a las cuentas que conforman el Tesoro, lo que tradicionalmente
estaba constituido por los saldos de las cuentas del activo y pasivo corriente.
Han transcurrido veintids aos desde la promulgacin de la ltima de nuestras Cartas
Constitucionales, a la cual se le han realizado muchas reformas y enmiendas, ms sin
embargo, como podemos apreciar en esta materia han venido observndose
imprecisiones que repercuten al expedir las respectivas leyes, sin que se hayan
desarrollado verdaderas iniciativas para realizar las correcciones de rigor.
Vale comentar que la Comisin Legal de Cuentas fue creada hace treinta y ocho ao3,
durante los cuales a partir de 1991, aproximadamente, ha desplegado en forma
dinmica su funcionalidad, de tal manera que desde entonces, en forma recurrente
decide proponer no fenecer4 la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro,
expresando con ello la no conformidad de las cifras que le presenta el Contralor
General respecto a los resultados en materia presupuestal, financiero y estadstico, de
las finanzas de la Nacin.
Ley 42 de 1993
Sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo
ejercen.
Hemos comentado el relevo de competencias que en materia contable trajo consigo la
promulgacin de una nueva Constitucin Poltica, lo que para las Contraloras no
signific precisamente prdida de competencias, ya que el nuevo marco normativo les
permiti concretar su funcin en esta materia y afianzar el ejercicio del control de la
gestin fiscal, acompaada de nuevos principios y sistemas de control fiscal.
Ley 20 de 1975, Artculo 50. En desarrollo del numeral 3. del artculo 102 de la Constitucin Nacional,
crase en la Cmara de Representantes una Comisin Legal de Cuentas de carcter permanente,
encargada y de examinar y proponer a consideracin de la Cmara el fenecimiento de la cuenta general
del presupuesto y del Tesoro que le presente el Contralor General de la Repblica.
4
El trmino fenecer, desde el punto de vista semntico ha sido muy controvertido, asociado a las funciones del
control fiscal, ya que en esencia significa es terminar, concluir, morir, finiquitar, pero que sin embargo se
ha tomado para expresar una conformidad, y en caso contrario, no fenecer, para expresar una no
conformidad.
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Precisamente, la Ley Orgnica del control fiscal en su Artculo 9, seala como uno de
los sistemas para el ejercicio del control fiscal, el Control Financiero, definido en el
Artculo 10 de la misma Ley como el referido al examen realizado con base en normas
de auditora de general aceptacin, con el fin de establecer si los resultados financieros
de las entidades contables pblicas reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones. Tambin con el fin de comprobar que en su elaboracin y en las
transacciones que los originaron se dio cumplimiento a las normas y principios
prescritos, en este caso por el Contador General de la Nacin, con lo cual se desarrolla
control de legalidad contemplado en el Artculo 11 de la misma Ley.
Otro de los sistemas de control fiscal inherentes a la contabilidad tiene que ver con la
revisin de cuentas contemplada en el Artculo 14 de la referida Ley, ya que uno de los
aspectos a evaluar son las operaciones financieras y contables realizadas por los
responsables del erario.
A travs del Artculo 15, esta Ley seala dentro del contenido de la cuenta, los soportes
operacionales de tipo legal, tcnico, financiero y contables.
Un elemento conceptual muy importante dentro de las finanzas pblicas fue sealado
en el Artculo 35, respecto a la hacienda nacional, considerada como el conjunto de
derechos, recursos y bienes de propiedad de la Nacin, concepto que comprende: el
tesoro nacional y los bienes fiscales.
Estos dos conceptos han venido perdiendo vigencia en el manejo de las finanzas
pblicas, pocos tratadistas contemporneos lo utilizan, pero de hecho marcaron
elementos conceptuales muy asociados a la contabilidad, pues ya comentamos como
antes de la Carta Poltica de 1991, los Balances Generales del sector pblico
comprendan: el Balance del Tesoro (referente a las operaciones corrientes o realizadas
durante la vigencia) y el Balance de la Hacienda (operaciones de largo plazo o a ms
de un ao e inclua las operaciones por el manejo de bienes fiscales).
El Artculo 36 hace referencia a la contabilidad de la ejecucin del presupuesto,
contemplada en el Artculo 354 de la Constitucin Nacional, cuya competencia le fue
atribuida a la CGR, en razn de lo cual dicho organismo debe registrar la ejecucin de
ingresos y gastos, teniendo en cuenta los reconocimientos, recaudos, ordenaciones de
gastos y pagos.
De otra parte hace sealamientos respecto a la cuenta del tesoro, que entre otros
factores debe incluir: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los
derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como
consecuencia de la ejecucin presupuestal.
Los dos componentes informativos anteriores, veintids aos despus de haberse
incluido en el contenido constitucional y veinte de haberse reglamentado los elementos
conceptuales y de competencia continan generando incertidumbre respecto a que se
buscaba en tales contenidos.
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De una parte, la contabilidad de la ejecucin del presupuesto fue una atribucin que
tom de manera desprevenida a la CGR, y podemos afirmar que nunca se le ha dado
un desarrollo acorde con el mandato constitucional, debido a lo cual la Contadura
General desde su creacin consider tener esta competencia, motivo por el cual incluy
las Cuentas Cero dentro del Plan General de Contabilidad Pblica.
En lo que respecta a la cuenta del tesoro, no es comprensible que a la CGR le hayan
dejado el manejo de parte de la contabilidad de la Nacin, y solo para el cumplimiento
formal se presenta en la cuenta general del presupuesto y del tesoro de manera
convencional, interpretndola como operaciones realizadas por la Direccin del Tesoro
nacional.
La competencia de la CGR en materia presupuestal se extiende a nivel de todo el
sector pblico, bajo la denominacin de Presupuesto General del Sector Pblico,
definido en el Artculo 37 de la Ley 42 de 1993.
En forma similar a las atribuciones del Contador General, a la CGR se le sealaron
funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecucin
presupuestar del todo el sector pblico y tambin desarrollar el aspecto normativo y
nomenclatura para su debido cumplimiento, lo cual ha ocasionado algunas confusiones
al tratar de evitar colisin de competencias, que han estado atenuadas por la idea de
compartir operativamente la informacin generada a travs de la plataforma informtica
SIIF5.
Con el Artculo 38, se desarrolla lo relacionado con la atribucin del Contralor General
de la Repblica de presentar a consideracin de la Cmara de Representantes para su
examen y fenecimiento, la denominada cuenta general del presupuesto y del tesoro
correspondiente a cada ejercicio fiscal, indicando los elementos fundamentales que la
misma debe contener, incluida una opinin sobre su razonabilidad, lo que implica la
necesidad de practicarle una auditora.
El Artculo 39 hace referencia a los elementos que debe contener la referida cuenta
general del presupuesto y del tesoro, entre los cuales, como hemos sealado, se debe
incluir los saldos de las distintas cuentas que conforman el tesoro.
Un hecho relevante dentro del concepto del control fiscal macro, qued establecido en
el Artculo 41 de la Ley comentada, que concede competencias a la CGR para certificar
la situacin de las finanzas del Estado, contenido informativo que incluye los resultados
financieros de las entidades descentralizadas territorialmente (departamentos, distritos y
municipios) o por servicios (Establecimientos Pblicos, EICE, SEM, ESE, ESPD, entre
otras) .
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referencia
la
conformacin
de
la
contabilidad
pblica
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General de la Nacin son funciones que hacen parte de un proceso complejo del cual
es responsable la rama ejecutiva.
Se ratifica el carcter obligatorio de las decisiones de la Contadura General de la
Nacin en materia contable y a este mismo tenor hace sealamientos de las facultades
de inspeccin y sancionatorias en el mbito administrativo por parte del Contador
General de la Nacin.
Tambin contempl la Corte Constitucional en dicha sentencia la funcin de Contadura
en la administracin pblica, asociado a la reestructuracin de reas financieras y
contables de entidades pblicas, acorde con lo demandado y emiti pronunciamientos
relacionados con las funciones de la Junta Central de Contadores como Tribunal
Disciplinario.
Sentencia C-570/97
Esta sentencia hace referencia inicial a las funciones del Contador General de la Nacin
y del Contralor General de la Repblica al tenor de lo contenido en el Artculo 354 de la
Carta Poltica, aclarando que se trata de dos contabilidades distintas: la financiera que
corresponde llevar al Contador General de la Nacin, y la de ejecucin del presupuesto
a cargo del Contralor General de la Repblica.
La sentencia en comento se ocup tambin del concepto de Plan de Cuentas, el cuela
define como: la organizacin sistemtica y metdica de las distintas operaciones o
transacciones econmicas realizadas por una entidad o empresa determinada, seala
que la finalidad de estos planes es simplemente lograr la uniformidad en el registro de
dichas operaciones.
Muchos aspectos contenidos en el Artculo 354 de nuestra Constitucin Poltica no
quedaron suficientemente claros al momento de su promulgacin, de ah la necesidad
de los pronunciamientos de la H. Corte Constitucional, derivados de la formulacin de
demandas al texto constitucional, todo con el fin de aclarar los lmites de competencias.
De esa manera, a travs de esta sentencia aclararon varios conceptos en materia de
funciones.
Sentencia C-557/09
En su pronunciamiento, la Corte Constitucional seala que las competencias otorgadas
a la Contralora General de la Repblica, relacionadas con el control del presupuesto
general del sector pblico no vulneran la Constitucin ni el Estatuto Orgnico del
Presupuesto
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CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIN PRIMERA-Consejera ponente: OLGA INS NAVARRETE BARREROBogot, D.C., marzo trece (13) de dos mil tres (2003)-Radicacin nmero: 11001-03-24000-2001-0335-01(7529)-Referencia: Accin de nulidad de la Resolucin 196 del 23 de
julio de 2001, expedida por el Contador General de la Nacin
CONTADURA GENERAL DE LA NACIN - Naturaleza y funciones: fijacin de normas
contables y expedicin de reglas sobre control interno contable.
El Consejo de Estado se pronunci sobre los aspectos que comprenden el control
interno contable y las competencias de la Contadura General de la Nacin en relacin
con esta materia. De manera concluyente expres que: "el funcionamiento del Sistema
de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos
organizacionales que soporten su operacin, hacindose necesaria la identificacin,
anlisis y documentacin del Proceso Contable en toda entidad pblica, as como una
clara definicin de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para
realizarlo".
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Captulo II
CARACTERIZACIN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
2.1 Concepto de Contabilidad Pblica
La Contabilidad Pblica se considera como una rama especializada de la contabilidad
que permite esarrollar los diversos procesos de registro, medicin, informacin y control
de las actividades financiera, econmica, social y ambiental de la administracin pblica
en todos sus rdenes y niveles.
Segn la CGN, expresado en el marco conceptual de la Contabilidad Pblica, es una
aplicacin especializada de la contabilidad que, a partir de propsitos especficos,
articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de informacin y control
financiero, econmico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan
funciones de cometido estatal, por medio de la utilizacin y gestin de recursos
pblicos.
Su condicin especializada no la distancia de la contabilidad privada, pues de hecho el
Estado desarrolla actividades que son propias de los particulares. No obstante existen
algunas operaciones que realizan los organismos del nivel central nacional y territorial
que no pueden ser realizadas por los privados, como el de establecer tributos y
recaudarlos, garantizar el servicio de seguridad nacional, impatir justicia, registrar
bienes fiscales y de uso pblico como prpios, entre otros.
Pero tambin existen mplias similitudes con los privados, cuando nos referimos a
entidades descentralizadas por servicio (Empresas industriales y comerciales,
sociedades de economa mixta, empresas sociales del Estado, empresas de servicios
pblicos domiciliarios, entes universitarios), ya que las entidades que pertenecen a este
sector cumplen funciones similares a las realizadas por los particulares, as por ejemplo
tenemos: actividades industriales y comerciales en general (licoreras, transporte,
loteras, hoteles, actividades financieras y de seguros, confecciones, medicamentos,
armas, publicaciones, petrleos y sus derivados, etc.); la prestacin de servicios de
salud, educacin y servicios pblicos domiciliarios en general.
La similitud entre lo contable pblico y el privado parte de la clase de actividades
similares que realiza uno y otro, se concretan con principios de general aceptacin, la
estructura de los libros y documentos soporte, la clase de estados financieros que
generan, entre otros aspectos. Sin embargo, los fines que cada sector persigue marcan
caractersticas diferenciales, pues mientras la empresa privada busca incrementar cada
vez sus ganancias inspiraddo en na bsqueda de mayores beneficios para sus
propietarios o dueos, en el sector pblico, las entidades tienen como finalidad el
inters general, traducido en la satisfaccin de necesidades de la comunidad, mediante
la prestacin eficiente del servicio pblico; esto no obsta para que no generen
utilidades, pues simplemente por ser la empresa de todos, los beneficios o excedentes
financieros generados deben ser reinvertidos en procura del mejoramiento del servicio o
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26
Divulgacin
y Cultura
Control
Gestin Pblica
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b. Instrumento de control
La informacin contable aporta substancialmente instrumentos para el ejercicio del
control en sus diferentes manifestaciones: en materia de control interno, para que
cada administracin pueda mantener un permanente seguimiento de las
transacciones, variaciones, proyecciones y evaluaciones del comportamiento
financiero-patrimonial del ente pblico, aprovechando la cronologa de los registros y
las cifras en trminos individuales y consolidados.
En lo que respecta al control ciudadano, puede generar resultados que la comunidad
est en capacidad de analizar y poder tener un conocimiento general de la manera
como se estn administrando sus recursos; para facilitar estos deberes
institucionales, hoy da se exige por parte de la Contadura General de la Nacin, la
publicacin de los resultados financieros en lugares visibles de los rganos y
entidades pblicas.
No hay duda que para el ejercicio del control fiscal externo que ejercen las
Contraloras, es fundamental disponer de informacin til, confiable, oportuna,
verificable, entre otras caractersticas, con fines de evaluacin histrica de la gestin.
La contabilidad precisamente permite, a diferencia de otros instrumentos como el
presupuestal, poder mostrar resultados de cada vigencia fiscal, con los cuales se
inicia la siguiente, permitiendo conocer la evolucin institucional con el fin de
establecer los efectos de las diferentes transacciones a travs de la vida institucional
o de gestin continuada, evidenciadas mediante el control y evaluacin financieros.
Sabemos tambin, que la contabilidad es el principal insumo en que se fundamenta
la prctica de la auditora financiera, regida por importantes elementos tcnicos y
acogida a principios de general aceptacin, para establecer la razonabilidad de los
estados financieros, sobre las cuales los rganos de control fiscal y revisoras
fiscales profieren un dictamen u opinin, pronunciamiento que va a depender de la
disposicin de informacin contable, pues ya que es factible inclusive abstenerse de
tal opinin, situacin que an es posible experimentar en algunas instituciones
pblicas de nuestro pas.
29
Manual de Procedimientos
La Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico- en su artculo 48 hace referencia a faltas gravsimas, entre las
cuales est no llevar en forma debida la contabilidad.
30
Marco
conceptual
Plan General
de
Contabilidad
Pblica PGCP
Estructura y
descripcin
de las clases
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2.4.1.1
REGIMEN DE
CONTABILIDAD
PBLICA
ELEMENTOS
DEL SNCP
CONTADORES
PBLICOS
ENTIDADES
CONTABLES
PBLICAS
USUARIOS DE LA
INFORMACIN
CONTABLE
PBLICA
INFORMACIN
CONTABLE
PBLICA
EVALUADORES
INTERNOS Y
EXTERNOS
El ente rector de la Contabilidad Pblica en nuestro pas ha sealado que los elementos
que componen el SNCP son:
a. El ente regulador, que es la Contadura General de la Nacin-CGN;
b. La regulacin contable pblica, es decir, el Rgimen de Contabilidad Pblica
emitido por el regulador;
c. Los sistemas electrnicos o manuales, soporte para la construccin y
conservacin de la contabilidad;
d. Los contadores pblicos responsables de la preparacin y presentacin de la
informacin;
e. Las entidades contables pblicas que emiten y presentan informacin y sus
representantes legales en calidad de responsables;
f. La informacin contable pblica, estructurada en diferentes tipos de informes
contables;
g. Los evaluadores internos y externos de la informacin, como los rganos de
control fiscal y las auditorias; y
h. Los usuarios de la informacin contable pblica, entre ellos las autoridades de
control, de planeacin y gestin de las polticas pblicas y la ciudadana.
32
2.4.1.2
Los usuarios de informacin contable pblica en nuestro pas estn caracterizados por
las necesidades y uso de la informacin contable que cada uno de ellos requiera, y son
entre otros:
33
c. Comprensibilidad
CONFIABILIDAD
Razonabilidad
Objetividad
Verificabilidad
RELEVANCIA
Oportunidad
Materialidad
Universalidad
COMPRENSIBILIDAD
Racionalidad
Consistencia
Medicin
No
compensacin
Registro
Prudencia
Hechos
posteriores al
cierre
Devengo o
Causacin
Periodo
contable
Asociacin
revelacin
36
37
2.4.1.5.6 Prudencia
En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente los realizados durante el
perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no slo en los que se incurre durante el perodo
contable, sino tambin los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir,
los que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se presente en
el perodo actual o en perodos anteriores.
Este principio tambin consagra que cuando existan diferentes posibilidades para
reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que
tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar
los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se
justificar la decisin tomada y se cuantificarn los procedimientos alternativos, con el
posible impacto financiero, econmico, social y ambiental en los mismos.
2.4.1.5.7 Perodo Contable
Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir los
resultados de sus operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el
patrimonio pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y
cierre. El perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre. No obstante, se podrn solicitar estados contables intermedios e informes y
reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las
autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecucin de un
cierre.
2.4.1.5.8 Revelacin
Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, as como los resultados
del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la informacin
contenida en ellos; la informacin adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad
contable pblica y que no est contenida en el cuerpo de los estados, informes y
reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La informacin debe servir,
entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y
evaluacin de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de
planes, programas y proyectos de la entidad contable pblica.
2.4.1.5.9 No Compensacin
En ningn caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y
pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad
financiera, econmica, social y ambiental.
38
Marco
Conceptual
Estructura y
Descripcin
de Clases
Plan General
de
Contabilidad
Pblica-PGCP
Instructivos
contables
Procedimien
tos
Contables
Catlogo
General de
Cuentas
Manual de Procedimientos
39
Respecto a la doctrina contable pblica, est conformada por los conceptos emitidos
por el Contador General de la Nacin, en respuesta bsicamente a las consultas
formuladas por distintos usuarios de la informacin contable pblica.
2.4.1.7
Activos
Pasivos
Patrimonio
Cuentas de actividad
F.E.S y A
Cuentas de orden
Soportes
Compobantes
Libros
40
Proceso contable
41
IDENTIFICACIN
CLASIFICACIN
REGISTRO Y AJUSTE
HECHOS
FINANCIEROS,
ECONMICOS,
SOCIALES Y
AMBIENTALES
LIBROS
AUXILIARES
IMPUTACIN
SOPORTES
CONTABLES
SUBSISTEMAS:
-PLANEACIN
-PRESUPUESTO
-RENTAS POR COBRAR
-CUENTAS POR COBRAR
-NOMINA
-TESORERA
REVISIN,
VERIFICACIN
Y CLASIFICACIN DE
TRANSACCIONES,
DOCUMENTOS
FUENTE Y SOPORTES
UTILIZACIN
CATALOGO DE
CUENTAS
ELABORACIN DE
COMPROBANTES
DE DIARIO, DE
AJUSTES Y DE
CIERRE
LIBRO DIARIO
-INVENTARIOS
-ACTIVOS FIJOS
MAYOR Y
BALANCE
GENERACIN DE INFORMES
ANLISIS,
INTERPRETACIN Y
COMUNICACIN
ELABORACIN
DE ESTADOS E
INFORMES
CONTABLES
Fuente: Contadura General de la Nacin, Resolucin 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo
estndar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pblica.
Vale recalcar, que el desarrollo del proceso contable pblico, para su validez,
requiere la observancia de los principios, normas tcnicas y dems procedimientos
establecidos por la Contadura General de la Nacin.
43
Captulo III
ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PBLICA
3.1 Catlogo general de Cuentas
Constituye el instrumento para el reconocimiento y revelacin de los hechos,
transacciones u operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales realizadas
por las entidades contables pblicas, mediante una clasificacin metodolgica
ordenada, flexible y de fcil comprensin tanto por el ente contable pblico, como para
los rganos de control y usuarios en general.
3.1.1 Estructura y descripcin de las clases y grupos
El Catlogo de Cuentas est conformado por cinco niveles de clasificacin, con una
estructura de cdigo de seis dgitos.
CLASE
X
GRUPO
X
CUENTA
XX
SUBCUENTA
XX
AUXILIAR
.
Clases
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
INGRESOS
GASTOS
COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIN
COSTOS DE PRODUCCIN
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
44
Cuentas de
Resultado
Activo
Pasivo
Patrimonio
Cuentas de
Balance
Ingresos
Gastos
Costos de Ventas y de
Operacin
Costos de Produccin
Cuentas de Orden
deudoras
Cuentas de Orden
Acreedoras
Cuentas de
Orden
1
11
12
13
14
15
16
17
18
19
CLASE
GRUPOS
2
22
23
24
25
26
27
29
ACTIVOS
EFECTIVO
INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS
RENTAS POR COBRAR
DEUDORES
INVENTARIOS
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
BIENES DE BENEFICIO Y USO PBLICO E HISTRICOS Y
CULTURALES
RECURSOS NATURALES RENOVABLES
OTROS ACTIVOS
PASIVOS
OPERACIONES DE CRDITO PBLICO
OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS
DERIVADOS
CUENTAS POR PAGAR
OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL
INTEGRAL
OTROS BONOS Y TTULOS EMITIDOS
PASIVOS ESTIMADOS
OTROS PASIVOS
45
CLASE
GRUPOS
3
31
32
PATRIMONIO
HACIENDA PBLICA
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
CLASE
GRUPOS
4
41
42
43
44
45
INGRESOS
INGRESOS FISCALES
VENTA DE BIENES
VENTA DE SERVICIOS
TRANSFERENCIAS
ADMINISTRACIN
DEL
SISTEMA
GENERAL
PENSIONES
OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
OTROS INGRESOS
47
48
CLASE
5
GRUPOS 51
52
53
54
55
57
58
59
GASTOS
DE ADMINISTRACIN
DE OPERACIN
PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
TRANSFERENCIAS
GASTO PUBLICO SOCIAL
OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
OTROS GASTOS
CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
CLASE
6
GRUPOS 62
63
64
CLASE
7
GRUPOS 71
72
73
74
75
76
79
COSTOS DE PRODUCCIN
PRODUCCIN DE BIENES
SERVICIOS EDUCATIVOS
SERVICIOS DE SALUD
SERVICIO DE TRANSPORTE
SERVICIOS PBLICOS
SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIN TURSTICA
OTROS SERVICIOS
CLASE
8
GRUPOS 81
82
83
89
DE
46
CLASE
9
GRUPOS 91
92
93
99
Activo
CLASE
1
ACTIVO
Dbito es el efecto que sufren las cuentas del Activo, de costos y gastos cuando aumentan, y las del pasivo,
ingresos y patrimonio cuando disminuyen.
47
INVENTARIOS
PROPIEDADES,
PLANTA Y
EQUIPO
DEUDORES
BIENES DE
BENEFICIO Y
USO PBLICO H.
Y C.
RENTAS POR
COBRAR
RECURSOS
NATURALES NO
RENOVABLES
INVERSIONES
EFECTIVO
ACTIVO
OTROS ACTIVOS
GRUPO
11
EFECTIVO
CUENTA
Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
representativas de los recursos de disponibilidad
inmediata en caja, cuentas corrientes y de ahorro,
disponibles para el desarrollo de las funciones de
cometido estatal de la entidad contable pblica.
Regularmente los activos se resumen en la cantidad de fondos y bienes que posee una
organizacin, pero al desagregar estos dos conceptos encontramos muchos elementos
componentes. En primer lugar siempre encontramos el Efectivo disponible en las cajas,
el existente en las cuentas corrientes y de ahorro, producto del recaudo u otro tipo de
transaccin que genera el flujo o captacin de dinero, que puede estar representado en
cheques, moneda extranjera, comprobantes de pago con tarjetas de crdito o dbito.
Cuando hacemos referencia a la existencia de dinero en Caja, nos referimos a la Caja
General y a las Cajas Menores. Aunque el concepto ha cambiado substancialmente, es
preciso saber que la existencia de dineros en la Caja General debe obedecer a hechos
transitorios, mientras se procede a su consignacin, para los cual las normas de control
interno deben establecer lmites mximos de permanencia. Hoy da el recaudo de
dinero a travs de Caja es relativamente poco, debido a que regularmente se establece
la consignacin directa de recaudos en las cuentas corrientes bancarias, no obstante
48
existen municipios u otro tipo de entidad pblica, donde por alguna circunstancia no hay
entidad bancaria, o por situaciones eminentemente operativas, debe disponerse el
recaudo en las cajas o tesorera de la institucin.
Es necesario sealar que el sistema de informacin contable no es un hecho aislado
dentro de los procesos institucionales, por el contrario es muy pertinente, en este caso
del efectivo tiene que ver como procesos como el presupuestal, la Tesorera, las
inversiones al establecer situaciones de liquidez o iliquidez, de adquisicin de bienes y
servicios, entre otros aspectos. Pero hay un aspecto que el control fiscal tanto interno
como externo debe establecer de manera recurrente, es la confiabilidad de los
registros, que est dado fundamentalmente por la comparacin entre los valores
registrados en los libros, comprobantes y estados contables y la existencia fsica de los
recursos.
Para que la informacin contable cumpla la finalidad de su generacin debe ser
fundamentalmente confiable y oportuna. La confiabilidad se refiere precisamente a que
obedezca a un hecho cierto, debidamente soportado, y la oportunidad hace referencia a
que si la operacin ocurri hoy, en la misma fecha hay que realizar el registro contable.
Muchas entidades pblicas no se amparan en sus registros para dar un dato de sus
saldos bancarios, precisamente porque no hacen registros en las fechas en que se
producen las transacciones, y ante un requerimiento informativo tienen que llamar al
banco, esperar el suministro del extracto bancario o recurrir a su consulta por internet,
situaciones que estara conllevando a una situacin aparentemente inoficiosa de llevar
su propio sistema de informacin contable.
Hay que advertir que el concepto de manejo de efectivo tiene varias facetas, en el
sentido de que hay entidades que manejan mayores volmenes que otras; tambin que
los montos o saldos van a obedecer a aspectos coyunturales por la estacionalidad de
los recaudos acordes con las disposiciones institucionales. De tal manera que los
anlisis permitirn en estos casos establecer situaciones de liquidez para tomar
decisiones de inversin o de iliquidez para efectos de financiacin.
3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados
CLASE
GRUPO
CUENTA
1
12
ACTIVO INVERSIONES E Aqu se encuentran las cuentas que representan
INSTRUMENTOS recursos utilizados con el objeto de incrementar la
DERIVADOS
disponibilidad de fondos excedentes o gestin de
liquidez, mediante la captacin de rendimientos
financieros o como resultado de variaciones positivas
en el mercado.
Entonces son tambin Activos las inversiones, pero no todo tipo de inversiones, se
refiere a inversiones econmicas representadas en ttulos valores o acciones, con el
49
50
GRUPO
13
RENTAS
COBRAR
CUENTA
Los Activos tambin incorporan derechos de cobro como los constitutivos de rentas y
deudores en general. Las rentas por cobrar es un rengln muy importante dentro de la
informacin contable de las entidades estatales de los niveles centrales nacional,
departamental, distrital y municipal, ya que all se concentran de manera significativa los
impuestos que los contribuyentes adeudan al correspondiente fisco, concepto que en la
mayora de los casos se acumula alcanzando saldos de gran valor, resultado de la
morosidad de los contribuyentes, tambin como consecuencia de malas polticas de
cobro, que a pesar de los procesos adelantados en materia de depuracin contable no
ha sido posible sanear, debido a la falta de soportes, la no localizacin de los
contribuyentes, entre otros aspectos, sin dejar de considerar que en ocasiones la mala
tributacin es tambin el resultado o reflejo de una mala situacin econmica, bajo cuya
circunstancia es necesario aplicar polticas pblicas acordes con tal circunstancia.
Tambin hay que sealar que una sana tributacin se puede observar a travs de este
rubro contable, advirtiendo que en el caso colombiano la mayora de los impuestos se
pagan de manera simultnea con su liquidacin, as excepcionalmente los derechos de
cobro vendra a representar conceptos de pagos diferidos acordados, conforme a
determinadas polticas de tributacin, pero definitivamente son el resultado de deudas
de corto, mediano y largo plazo, que acorde con su antigedad se adoptan desde el
punto de vista de la tcnica contable las provisiones correspondientes para reflejar en
concordancia con el principio contable de Prudencia, ante la inminencia de su prdida,
exoneracin o amnista.
Debe ser claro en este caso, que toda reduccin de los derechos de cobro debe
derivarse de los pagos correspondientes o las decisiones amparadas en norma legal
que autorice la condonacin, eliminacin o la reduccin de la obligacin.
Nos hemos referido a lo significativo de los saldos de esta agrupacin, que representa
una potencialidad de recursos a captar, siempre y cuando se derive de derechos
razonables. El comentario se debe al hecho que se ha comprobado la existencia de
saldos tan significativos que algunas personas llegan a comentar por qu motivo no se
recurre a su recuperacin y evitara muchas reformas tributarias, regularmente
promovidas para imponer mayores tributos; no obstante cuando se cobran resulta que
ya el contribuyente ha cancelado la obligacin correspondiente, pero que debido a unos
51
Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las
declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y dems actos
administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes,
responsables y agentes de retencin, y actualizarse de acuerdo con los factores
de ajuste previstos legalmente. Deben registrarse cuando surjan los derechos
que los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y
anticipos.
Las rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de
incobrabilidad originado en factores tales como antigedad y/o incumplimiento.
Para determinar el valor de la provisin la entidad contable pblica debe realizar
una evaluacin tcnica del riesgo de recuperacin de la renta, al menos una vez
al final del perodo contable.
Las rentas por cobrar deben revelarse segn su antigedad en: vigencia actual,
vigencia anterior y difcil recaudo y, segn la naturaleza del impuesto. Las rentas
de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el
contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravmenes
reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a
la cual corresponde la liquidacin. As mismo, incluyen las retenciones y
52
Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por
cobrar, debiendo revelarse en notas a los estados contables los mtodos y
criterios empleados para su estimacin.
3.1.2.1.4 Deudores
CLASE
GRUPO
1
14
ACTIVO DEUDORES
CUENTA
Denominacin que le da a las cuentas que
representan el valor de derechos de cobro de la
entidad contable pblica, originados en desarrollo de
sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de
deudores, conceptos tales como los derechos por la
produccin y comercializacin de bienes y la
prestacin de servicios, los prstamos concedidos, los
valores conexos a la liquidacin de rentas por cobrar,
los intereses, sanciones, multas y dems derechos
por operaciones distintos a los ingresos tributarios.
3.2.1.2.5 Inventarios
CLASE
GRUPO
1
15
ACTIVO INVENTARIOS
CUENTA
Esta denominacin se da a las cuentas que representan
el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e
intangibles, adquiridos o producidos por la entidad
contable pblica, con la intencin de que sean
comercializados, transformados o consumidos en
actividades de produccin de bienes y/o prestacin de
servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la
comunidad, en desarrollo de funciones de cometido
estatal.
55
GRUPO
CUENTA
16
PROPIEDADES, Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
PLANTA
Y que representan el valor de los bienes tangibles de
EQUIPO
propiedad de la entidad contable pblica, utilizados
para la produccin y comercializacin de bienes y
la prestacin de servicios, la administracin de la
entidad, as como los destinados a generar
ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto
no estn disponibles para la venta en desarrollo de
actividades productivas o comerciales, siempre
que su vida til probable en condiciones normales
de utilizacin, exceda de un ao.
56
Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes
recibidos en donacin por el valor convenido entre las partes o, en forma
alternativa, el estimado mediante avalo tcnico de conformidad con las
disposiciones legales vigentes. Los bienes trasladados de otra entidad contable
pblica y los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestacin, se
reconocen por el valor convenido que podr ser el valor en libros, o un valor
estimado mediante avalo tcnico.
El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y
en consecuencia afectan el clculo futuro de la depreciacin, teniendo en cuenta
que aumentan la vida til del bien, amplan su capacidad, la eficiencia operativa,
mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reduccin
significativa de los costos de operacin. Las reparaciones y mantenimiento se
reconocen como gasto o costo, segn corresponda.
CUENTA
En esta agrupacin se incluyen las cuentas que
registran el valor de los bienes pblicos destinados al
uso y/o goce de los habitantes de todo territorio
nacional, que estn orientados a generar bienestar
social o a exaltar los valores culturales y preservar el
origen de los pueblos y su evolucin, los cuales son de
dominio de la entidad contable pblica. Tambin incluye
los bienes formados o adquiridos en virtud de la
ejecucin de contratos de concesin.
61
CUENTA
Esta agrupacin ha sido creada para incluir las cuentas
que no resultan factibles
registrar en la anteriores
agrupaciones del Activo, y que representan los recursos,
tangibles e intangibles considerados complementarios
para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal
de la entidad contable pblica o estn asociados a su
administracin, en funcin de situaciones tales como
posesin, titularidad, modalidad especial de adquisicin,
destinacin, o su capacidad para generar beneficios o
servicios futuros.
Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histrico y por regla
general no son susceptibles de actualizacin, excepto para los que de manera
especfica as se determine.
Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histrico
y no son susceptibles de actualizacin.
Los activos, tales como los bienes recibidos en dacin de pago y los adquiridos
de instituciones inscritas, se reconocern por el valor convenido, el cual es
susceptible de actualizacin, de conformidad con los trminos contractuales y las
normas contables que le sean aplicables a la entidad contable pblica.
Los cargos diferidos se amortizarn durante los perodos en los cuales se espera
percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los
estudios de factibilidad para su recuperacin, los perodos estimados de
consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos,
segn corresponda.
3.1.2.2
Pasivo
CLASE
2
PASIVO
OPERACIONES DE
CRDITO
PBLICO
OPERACIONES DE
FINANCIAMIENT
O
OTROS PASIVOS
PASIVO
PASIVOS
ESTIMADOS
CUENTAS POR
PAGAR
OTROS BONOS Y
TITULOS
EMITIDOS
OBLIGACIONES
LABORALES Y DE
SEGURIDAD
COCIAL INTEGRAL
Las normas tcnicas relacionadas con los Pasivos estn orientadas a definir y concretar
criterios para el reconocimiento, medicin y revelacin de las obligaciones de la entidad
contable pblica.
Las obligaciones constitutivas de pasivos para los entes pblico surgen en la ley, en los
negocios jurdicos y dems actos o hechos ocurridos en cumplimiento de los cometidos
estatales que les han sido encomendados.
3.1.2.2.2 Operaciones de Crdito Pblico
CLASE
2
PASIVO
GRUPO
CUENTA
22
OPERACIONES Con esta denominacin se incluyen las cuentas que
DE
CRDITO representan el valor de los actos o contratos que de
PBLICO
conformidad con las disposiciones legales sobre
crdito pblico, tienen por objeto dotar a la entidad
contable pblica de recursos, bienes o servicios,
con plazo para su pago, tales como emprstitos,
emisin y colocacin de bonos y ttulos de deuda
Crdito es el efecto que sufren las cuentas del pasivo, ingresos y patrimonio cuando aumentan, y las del
activo y de gastos cuando disminuyen.
64
De otra parte, el financiamiento con la banca central, se reconoce por el valor del
desembolso y se revela como una forma particular de financiamiento.
GRUPO
CUENTA
23
OPERACIONES
Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
DE
que representan el valor de las operaciones que
FINANCIAMIENTO no exigen las formalidades propias de las
operaciones de crdito pblico, tales como las
efectuadas para cubrir situaciones temporales de
65
GRUPO
CUENTA
24
CUENTAS POR Aqu se agrupan las cuentas representativas de
PAGAR
obligaciones de la entidad contable pblica,
adquiridas con personas naturales o jurdicas, en
desarrollo de sus operaciones de cometido estatal,
diferentes de las operaciones de crdito pblico y
de las operaciones de financiamiento.
Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se
define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. En el
caso de operaciones con proveedores en moneda extranjera, deben reconocerse
aplicando la Tasa Representativa de MercadoTRM de la fecha de transaccin.
Los costos de endeudamiento se reconocen por el valor devengado, de acuerdo
a las condiciones pactadas. Se registraran en el momento en que se reciba el
bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones
correspondientes de conformidad con las condiciones contractuales.
GRUPO
CUENTA
25
OBLIGACIONES
LABORALES Y
DE SEGURIDAD
SOCIAL
INTEGRAL
Deben reconocerse por el valor de la obligacin real. Por lo menos al final del
perodo contable debe registrarse el resultado de la consolidacin de
prestaciones.
GRUPO
CUENTA
26
OTROS BONOS Bajo esta denominacin se incluyen las cuentas
Y
TTULOS representativas de los bonos y ttulos emitidos por la
EMITIDOS
entidad contable pblica, que dada sus
caractersticas especiales no son consideradas
operaciones de crdito pblico, ni operaciones de
financiamiento, en razn a que su objetivo no es
obtener o captar recursos, sino la sustitucin y el
reconocimiento de obligaciones.
Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas
vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago.
GRUPO
27
PASIVOS
ESTIMADOS
CUENTA
Denominacin bajo la cual se incluyen las cuentas
representativas de las obligaciones a cargo de la
entidad
contable
pblica,
originadas
en
circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor
68
GRUPO
29
OTROS
PASIVOS
CUENTA
En esta agrupacin se incluyen las cuentas
representativas de obligaciones que por sus
caractersticas no son susceptibles de clasificarse en
las dems agrupaciones del Pasivo de la entidad
contable pblica.
De acuerdo con las operaciones que aqu se registran, las normas tcnicas establecen:
3.1.2.3
Patrimonio
CLASE
3
PATRIMONIO
Hacienda
Pblica
Patrimonio
Patrimonio
Institucional
70
GRUPO
31
HACIENDA
PBLICA
CUENTA
En esta denominacin se incluyen las cuentas que
representan los recursos destinados para la creacin
y desarrollo de las entidades contables pblicas del
sector central de los niveles nacional y territorial.
Tambin incluye las variaciones patrimoniales
originadas por el desarrollo de las funciones de
cometido estatal, los procesos de actualizacin y las
decisiones de terceros a favor de la entidad contable
pblica.
GRUPO
CUENTA
32
PATRIMONIO
En esta agrupacin se encuentran las cuentas
INSTITUCIONAL representativas de los aportes destinados para
la creacin y desarrollo de entidades contables
pblicas
descentralizadas
por
servicios.
Tambin incluye los recursos pblicos que estn
orientados a fomentar el desarrollo de un sector
especfico y las variaciones patrimoniales
originadas por la operacin, los procesos de
actualizacin y las decisiones de terceros a favor
de la entidad contable pblica.
El Capital social est conformado por los aportes sociales de conformidad con
normas legales que rigen la creacin de entes pblicos cuya naturaleza jurdica
corresponde a sociedades limitadas y asimiladas.
72
3.1.2.4 Ingresos
CLASE
4
INGRESOS
INGRESOS
FISCALES
VENTA DE BIENES
OTROS INGRESOS
INGRESOS
OPERACIONES
INSTITUCIONALES
ADMINISTRACIN
DEL SISTEMA
GENERAL DE
PENSIONES
VENTA DE SERVICIOS
TRASNFERENCIAS
73
se
la
de
de
Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de
un servicio a cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios
74
que obtiene de ste. Comprenden, entre otros, las tasas, multas, intereses,
contribuciones, regalas y concesiones.
Los aportes sobre la nmina son ingresos creados por disposiciones legales, que
se originan en pagos obligatorios derivados de la relacin laboral, de las
entidades pblicas y privadas.
3.1.2.5 Gastos
CLASE
5
GASTOS
DE
ADMINISTRACIN
CIERRE DE
INGRESOS,
COSTOS Y
GASTOS
OTROS
GASTOS
DE
OPERACIN
GASTOS
OPERACIONES
INTERENSTITU
CIONALES
PROVISIONES,
DEPRECIACIONES,
AMRTIZACIONES
TRASNFERENCIAS
GASTO
PBLICO
SOCIAL
Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempea la entidad
contable pblica, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos
extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades
del sector pblico; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados,
transferencias, gasto pblico social, operaciones interinstitucionales y otros
gastos.
76
Los otros gastos comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la
entidad contable pblica, no considerados expresamente en las anteriores
clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden
a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtencin de
financiacin. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias.
77
COSTO DE
VENTA DE
BIENES
COSTO DE
VENTAS Y
OPERACIN
COSTO DE
OPERACIN
DE SERVICIOS
COSTO DE
VENTAS DE
SERVICIOS
78
PRODUCCIN
DE BIENES
OTROS
SERVICOS
SERVICIOS
EDUCATIVOS
COSTOS DE
PRODUCCIN
SERVICIOS
PBLICOS
SERVICIOS DE
SALUD
SERVICIOS DE
TRANSPORTES
79
DERECHOS
CONTINGENTES
DEUDORAS POR
CONTRA (CR)
CUENTAS DE
ORDEN
DEUDORAS
DEUDORAS
FISCALES
DEUDORAS DE
CONTROL
RESPONSABILIDADES
CONTINGENTES
ACREEDORAS
POR CONTRA
(DB)
CUENTAS DE
ORDEN
ACREEDORAS
ACREDDORAS
FISCALES
ACREEDORAS DE
CONTROL
81
Las normas tcnicas para las cuentas de orden deudoras y acreedoras, sealan:
Los bienes retirados del servicio sern objeto de registro por el valor de
realizacin.
82
83
Cptulo IV
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES
4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pblica
Nos hemos referido a la Contabilidad Pblica como un sistema de informacin que
satisface necesidades de distintos usuarios. La CGN a travs del Plan General de
Contabilidad Pblica da los lineamientos para que las entidades contables pblicas
efecten el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionados con las
actividades que realizan.
En esencia, los ordenamientos relacionados con este tema, expresan los sealamientos
en materia de tenencia, conservacin y custodia de los soportes, comprobantes, libros
de contabilidad y su forma de oficializarlos; clasificacin de los documentos soporte y la
elaboracin de los comprobantes de contabilidad, con el fin de poder garantizar la
legalidad de los mismos, en aras de la autenticidad e integracin de la informacin
contable pblica y su disposicin, especialmente a los rganos de control para efectos
de inspeccin, vigilancia, control y evaluacin de la gestin.
Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad son parte integral de la contabilidad
pblica, ya sea que se obtengan en forma manual o automatizada, acorde con la
capacidad tecnolgica que posea la entidad contable pblica respectiva.
4.1.1. Documentos soporte de la Contabilidad
Todo hecho financiero, econmico, social o ambiental que deba registrarse en el
sistema de informacin contable pblico debe estar debidamente soportado en
documentos conformados por relaciones, escritos o mensajes de datos en que se
fundamentan o soportan dichos registros.
Los soportes deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y
conservarse en el orden que hayan sido expedidos, trtese de medios fsicos, pticos o
electrnicos.
FACTURAS
CONTRATOS
ACTAS
ACTOS
ADMINISTRATIVOS
RECIBOS Y
COMPROBANTES,
EXTRACTOS
BANCARIOS
84
Los documentos soporte se van generando en la medida que se realizan las diferentes
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y su origen puede ser de
carcter interno o externo.
Se consideran de carcter interno los que provienen de operaciones o hechos que no
afectan directamente a terceros, como las provisiones, depreciaciones, amortizaciones,
valorizaciones, estimaciones y operaciones de cierre. Las de origen externo son los
documentos que provienen de terceros y que representan transacciones tales como:
recibos de caja, contratos, extractos bancarios, facturas, actos administrativos, que
generan registros contables.
Los documentos soporte son muy importantes, ya que ellos sustentan los registros y
saldos de la contabilidad, no se concibe la tenencia de un derecho, una obligacin, la
propiedad sobre un bien, la imposicin de un tributo, una sancin pecuniaria, la
disponibilidad de dinero en caja o en bancos, entre otros aspectos, sin la existencia del
documento que lo acredite.
La inexistencia de documentos soporte es precisamente uno de los grandes problemas
de la contabilidad pblica en Colombia. Entre el ao 2001 y 2005, como resultado de un
proceso de saneamiento contable en nuestro sector pblico10, sobre saneamiento
contable, se lograron algunos avances, ya que al tenor de este ordenamiento se
establecieron mecanismos, entre otros aspectos para: allegar, rehacer, constituir,
formalizar, diligenciar, los soportes inexistentes, sin lo cual no era posible acreditar, por
ejemplo, la propiedad de infinidades de bienes muebles e inmuebles, de los cuales no
existan escrituras, facturas, tarjetas de propiedad y dems documentos representativos
de la propiedad e indicadores de caractersticas y valor de los mismos, necesarios para
los registros.
Otro caso est relacionado con la administracin tributaria de todo el sector estatal,
donde figuran elevados saldos de cartera morosa, que si se llegara a recaudar evitara
por varios aos recurrir a reformas tributarias, pero que al pretender realizar su cobro no
es posible comprobarle al contribuyente los derechos al cobro.
Se ha podido establecer que el rea donde radican los mayores problemas por la falta
de soportes, es la relacionada con el manejo de bienes, conocida comn mente como
almacenes e inventarios, a esta problemtica se agrega el hecho de que no existen
normas especficas sobre el manejo de este tipo de propiedades, especialmente a partir
de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, momento en que sesaron tambin
las funciones que a este respecto tena la CGR en relacin con el ordenamiento sobre
los bienes pblicos.
La visualizacin de esta problemtica tambin ha sido el resultado de una nueva
conceptualizacin de la informacin contable pblica, en el sentido de que antes de la
creacin de la figura del Contador General, un alto porcentaje de entidades pblicas no
10
El saneamiento contable fue ordenado por la Ley 716 de 2001, inicialmente para una vigencia de dos os,
fue prorrogado por os aos ms.
85
llevaba contabilidad, por tanto poco importaba soportar su propiedad o tenencia, mucho
menos velar por un adecuado manejo de libros y estados contables. De tal manera que
al surgir las nuevas obligaciones en materia contable se encontraron con la necesidad
de acreditar requisitos de registro, en muchos casos inexistentes, lo que obligaba a su
reposicin o generacin, enfrentando grandes complejidades.
Volviendo al caso de los bienes, es de tener en cuenta que las nuevas normas en
materia de contabilidad pblica incluyeron el concepto de Bienes de Uso Pblico, como
componente contable de los Activos, aspecto que antes de la Constitucin de 1991
generaba efectos negativos sobre el Patrimonio estatal, ya que todo bien que
entregaba al dominio pblico era dado de baja (gasto). De tal manera que tales bienes
como: parques, vas y carreteras pblicas, plazas, puentes, terrenos de ejidos11, entre
otros, para poderlos incorporar ha sido necesario adelantar los procesos
correspondientes, recurriendo a la prctica de avalos, en algunos casos costosos,
enfrentando dificultades de apropiacin presupuestal, pero definitivamente necesario
no solo por la necesidad de alimentar registros, sino para evitar pretensiones de
terceros.
En materia de control, lo que deseamos destacar, es el hecho de que muchos derechos
y obligaciones, reales y potenciales se encuentran sin registrar y por tanto sin reflejar
sus saldos por el hecho de carecer de soportes. Por tanto, en la prctica de auditora
financiera en general, un aspecto a destacar es este, lo que en trminos de
razonabilidad de las cifras genera subestimaciones de activos, pasivos y
consecuentemente desvirta el valor patrimonial.
Se recomienda entonces comprometer a la administracin a adelantar las acciones
correspondientes, e incluir esta labor dentro de los planes de mejoramiento, con el
seguimiento correspondiente a travs del proceso auditor y de control interno.
4.1.2 Comprobantes de Contabilidad
Son documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, econmicas,
sociales y ambientales de la entidad contable pblica, con base en los cuales se
efectan los registros de movimientos en el libro correspondiente.
Segn las normas tcnicas contenidas en el PGCP, deben elaborarse en idioma
castellano teniendo como base los documentos soporte, indicando la fecha, origen,
11
Terrenos localizados en las proximidades de los poblados o centros urbanos, destinados al uso comn para
los vecinos del lugar. Estos terrenos no estn sujetos a prescripcin, por tratarse de bienes municipales de
uso pblico o comn y deben destinarse exclusivamente a fomentar y ejecutar programas de vivienda de
inters social. La administracin y disposicin de estos bienes est sujeta a las normas que dicten los
Concejos municipales correspondientes. Artculos 167, 168 y 169 del Decreto 1333 de 1986, Cdigo de
Rgimen Municipal.
86
descripcin y cuanta de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran
y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificacin se debe
realizar de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas.
De acuerdo con las mismas normas tcnicas, las entidades contables pblicas deben
elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General. El
comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de
efectivo o documento que lo represente.
De otra parte, el comprobante de egreso constituye la sntesis de las operaciones
relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.
El comprobante general resume las operaciones relacionadas con movimientos
globales o de integracin, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras
operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente.
Tambin sealan dichas normas, que los comprobantes deben incorporar informacin
de mximo un mes, por medios manuales, mecnicos o electrnicos, conservarse de
manera que sea posible su verificacin posterior y podrn agrupar o resumir varias
operaciones realizadas por las diversas reas de la entidad contable pblica.
4.1.3 Libros de Contabilidad
Los Libros de Contabilidad son estructuras adecuadas que contienen de manera
cronolgica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y
operaciones que afectan la situacin y la actividad de las entidades contables pblicas.
Los libros permiten la adecuacin de la informacin contable pblica y constituyen
labase fundamental para el control de los recursos, por tal motivo se constituyen en
soporte documental para dicho ejercicio.
De acuerdo con las normas tcnicas contenidas en el PGCP, los libros de contabilidad
se
clasifican
en
principales
y
auxiliares.
Libros
Principales
Libros
Auxiliares
87
Los estados, informes y reportes contables estn conformados por los estados
contables bsicos, los estados contables consolidados, los informes contables
especficos, los informes contables complementarios y los reportes contables.
Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contable pblica los elabore para sus
propias necesidades.
4.1.4.1
90
Balance
General
Estado de
Flujos de
Efectivo
Estados
Contables
Bsicos
Estado de
Actividad
F,E,S y A
Estado de
Cambios
en el
Patrimoni
o
El Balance General
El Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental
El Estado de Cambios en el Patrimonio, y
El Estado de Flujos de Efectivo
Las notas a los estados contables bsicos forman parte integral de los mismos.
4.1.4.1.1 Balance General
De acuerdo con el PGCP, el Balance General es un estado contable bsico que
presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, expresada en
unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes,
derechos, obligaciones y la situacin del patrimonio. Para efectos de su
elaboracin, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente12
4.1.4.1.2 Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental
Es un estado contable bsico que revela el resultado de la actividad financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, con base en el flujo
de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de
cometido estatal, expresado en trminos monetarios, durante un perodo
determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las
partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales
y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no
operacionales13.
12
13
91
Notas de
carcter
General
Notas de
carcter
Especfico
Notas a los
Estados
Contables
92
modo que permiten revelar una visin global de la entidad contable pblica y del
proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurdica y funciones de cometido
estatal, 2) Polticas y prcticas contables, 3) Informacin referida al proceso de
agregacin de la informacin contable pblica, 4) Limitaciones y deficiencias
generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del
proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5)
Efectos y cambios significativos en la informacin contable.
Las Notas a los estados contables de carcter especfico tienen relacin con las
particularidades sobre el manejo de la informacin contable, estructurada de
acuerdo con el Catlogo General de Cuentas, que por su materialidad deben
revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento
contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los
siguientes aspectos:
4.1.4.2
De acuerdo con lo establecido en las normas tcnicas del PGCP, los estados
contables consolidados revelan la situacin, actividad y flujo de recursos financieros,
econmicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades contables pblicas
que conforman centros de consolidacin como si se tratara de una sola entidad
contable, como la Nacin, el Departamento, el Municipio o el Sector pblico en
general, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un perodo determinado.
93
Esta clase informes contables se preparan con sujecin a las reglas de clasificacin
de usuarios estratgicos, para satisfacer necesidades de informacin financiera,
econmica, social y ambiental y pueden prepararse y presentarse en forma
comparativa con el perodo anterior. Esto implica la relevancia de la informacin de
base contable como insumo para la elaboracin de otro tipo de informes, para
sistemas estadsticos y macroeconmicos, cuyos propsitos son claramente
distintos a los del SNCP. Cuando sea necesario suministrar informacin adicional a
la estructura del informe se har por medio de notas.
94
95
Los usuarios del CHIP son: La Contadura General de la Nacin, las entidades pblicas
en general, las entidades estratgicas, los centros educativos y la comunidad.
La Contadura
General de la
Nacin
Entidades
estratgicas
Las entidades
pblicas
(nacionales,
departamental
es municipales
y distritales
Otros
Universidades, centros de
investigacin y la comunidad
en general
96
4.2.1.3
REPRESENTANTES
LEGALES
OTROS
PROFESIONALES
PROFESIONALES
DEL AREA DE
SISTEMAS
JEFES DE CONTROL
INTERNO
CONTADORES O
QUIENES HAGAN
SUS VECES
98
Captulo V
METODOLOGA TCNICA PARA LA AUDITORIA A LA CONTABILIDAD PBLICA
5.1 Conceptualizacin de la Metodologa
En el presente Captulo se incluyen elementos metodolgicos relacionados con la
auditora al sistema de informacin contable pblico, interpretados para hacerlos
compatibles con las Guas de Auditoria elaboradas como insumo fundamental de
las Contraloras de distinto orden, en su componente prctico de auditora
financiera. En tal sentido se han visualizado los nuevos enfoques de riesgos y
controles de las nuevas metodologas de auditora, cuyo objetivo fundamental es
verificar que la prestacin de bienes y servicios por parte de los entes o asuntos
auditados se oriente hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
5.2 Del concepto de Auditora
La Auditora se considera un proceso sistemtico que mide y evala, acorde con
las normas de auditora generalmente aceptadas, los resultados de la gestin fiscal
en trminos de prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos para el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las
Contraloras de distinto orden fundamentar sus opiniones y conceptos16.
De conformidad con la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del ejercicio de control
fiscal que le corresponde a las Contraloras se pueden aplicar sistemas de control
como: el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y
la evaluacin del control interno.
5.3 Sistema de Control Financiero
La auditora a la contabilidad se encuentra enmarcada dentro del sistema de
auditora financiera, no obstante en su desarrollo, concordante con el concepto de
auditora integral tambin es sujeta del control de legalidad y de evaluacin del
control interno.
El control financiero es bsicamente una evaluacin y examen de los
documentos, operaciones, registros y estados financieros de las entidades
contables pblicas, para lograr establecer si estos reflejan razonablemente el
resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera,
comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y
operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas
por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados o prescritos por el Contador General de la Nacin.
16
99
Los tipos de opinin sobre los Estados Financieros son: Sin salvedades, con salvedades, adversa o negativa y
abstencin de opinin.
100
Normas y procedimiento de la Auditora Integral, Editora Roesga, 1998, Santa Fe de Bogot D.C., Pag. 37.
GUA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, Pag. 16, Bogot D.C., Agosto de 2011.
101
Caja
Bancos y Corporaciones
Fondos en Transito
Fondos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Determinar si bajo este grupo se reflejan las 1. Establecer la autenticidad de los fondos de
cuentas que representan los recursos de
efectivo en caja y de los depsitos a la vista
liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes,
de propiedad de la entidad contable pblica,
de ahorros y en fondos disponibles para el
que se encuentran en su poder, en poder de
desarrollo de la funcin administrativa o
bancos, de terceros o en trnsito.(totalidad,
cometido estatal del ente contable pblico.
existencia y presentacin )
2. Establecer si las cuentas de efectivo se 2. Comprobar si dentro del rubro de caja y
manejan con criterios y polticas establecidas
bancos, se presentan todos los fondos y
por la Direccin y de acuerdo a Principios y
depsitos disponibles que existen y son
Normas de Contabilidad Pblica y Normas de
propiedad del ente pblico. (totalidad y
Auditora NAS.
exactitud)
3. Comprobar si los egresos son previamente 3. Establecer si los fondos y depsitos cumplen
aprobados por funcionarios autorizados.
las condiciones de disponibilidad inmediata y
4. Establecer si todas las cuentas que conforman
sin restriccin en cuanto a su uso y destino.
(existencia)
el efectivo estn registradas en este grupo.
5. Verificar si los desembolsos estn amparados 4. Verificar si las divisas incluidas en este rubro,
estn adecuadamente valuadas. (valuacin
por comprobantes aprobados, numerados y
103
y presentacin)
5. Determinar la adecuada presentacin del
efectivo en el Estado de Balance General y
en caso de restriccin a la disponibilidad
inmediata, que est revelado en Notas a los
Estados Contables. (presentacin, existencia,
valuacin y totalidad)
6. Comprobar si en el caso de manejo de
fondos especiales, estos se llevan en
cuentas bancarias separadas de los recursos
de libre destinacin.
3. FUENTES DE CRITERIO:
Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pblica, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nacin y
dems normas concordantes con la entidad
contable pblica auditada.
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
1. Los fondos fijos deben representar los
valores autorizados para caja menor y dems
fondos.
2. Los sobregiros efectuados deben estar
autorizados por funcionario responsable,
deben reflejarse como pasivos u obligaciones
a corto plazo.
3. Los depsitos o dineros sujetos a
restricciones de retiro, tales como los
embargos parciales, deben presentarse en
las Notas a los Estados Contables
6.
7.
8.
9.
10.
104
15. Posible alteracin de los movimientos y registros contables, sin adoptar mecanismos de ajuste.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
10.
11.
12.
105
106
clusulas contractuales.
9. Para el anlisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se
registre el nmero de la cuenta corriente, nota dbito o del cheque, el nombre del banco y valor
neto girado y pagado.
10. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente pblico y:
11. Prepare sub-cdula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
a. Saldo segn libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
b. Las partidas conciliatorias dbito.
c. Las partidas conciliatorias crdito.
d. Saldo segn extracto.
12. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
13. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
14. Examine todas las notas dbito y crdito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados
correctamente en la cuenta corriente respectiva o estn en la conciliacin.
15. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (nmero y valor segn extracto) de alguna
consideracin que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
16. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideracin
que no han sido cobrados a la fecha del cierre.
17. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliacin al final de la vigencia e investigue sus
causas.
Moneda extranjera - Bancos
18. Cercirese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente pblico en
moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones
administrativas y legales.
19. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que
justifican la transaccin en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio
vigente a la fecha de la operacin.
20. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente pblico tanto en moneda nacional como
extranjera a Diciembre 31.
Arqueos
21. Solicite y presencie la prctica de arqueo de dineros y ttulos valores en Caja General y Cajas
menores en la fecha que crea conveniente y de manera sorpresiva.
22. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e
investigue las diferencias.
23. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del
arqueo, estn debidamente aprobados.
24. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecucin de la auditoria, los cuales
deben estar acordes con los procedimientos actuales n materia de manejo o administracin del
efectivo.
5.4.3.1.2 Inversiones
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA:
Activo Inversiones
-
107
1.
2.
3.
4.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
Las inversiones deben representar los fondos
colocados en ttulos valores y/o documentos
financieros en moneda nacional o extranjera,
cuyo objeto es aumentar los excedentes
disponibles, producto de la rentabilidad
generada que ingresa por concepto de
intereses, dividendos, participaciones, como
variaciones de mercado y otros conceptos.
Las
inversiones
deben identificarse
y
registrarse por su valor nominal o precio de
adquisicin y expresarse a su valor actual o
precio de mercado de conformidad con las
normas que para el efecto se expidan.
En las inversiones, la rentabilidad debe
predeterminarse de acuerdo a las condiciones
contractuales.
En las inversiones, la rentabilidad debe
determinarse en funcin de la participacin de
108
109
22.
23.
24.
25.
6.5 RESPONSABILIDADES
110
111
15. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios dentro de la ejecucin de la auditoria.
Vigencia Actual
Vigencias Anteriores
2.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
1. Si las rentas por cobrar estn debidamente
registradas, clasificadas y presentadas de
acuerdo a su vigencia y al Plan General de
Contabilidad Pblica.
2. Si las rentas por cobrar registradas
corresponden, a las obligaciones pendientes
que tienen los contribuyentes.
3. Si la cuenta corriente del contribuyente, se
encuentra actualizada y acorde con los
registros contables.
4. Si
las
cuentas
rendidas
por
los
Administradores de Impuestos y Aduanas
Nacionales estn de acuerdo a lo establecido
en las normas prescritas por los rganos de
control respectivos.
5. La existencia de acuerdos de pago celebrados
por la administracin y el cumplimiento de los
mismos.
3. FUENTES DE CRITERIO
Debe consultarse el Plan General de Contabilidad
Pblica, circulares externas y cartas circulares
emitidas por el Contador General de la Nacin, el
Estatuto Tributario, Estatutos Fiscales territoriales y
dems normas legales
OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La razonabilidad de las Rentas por Cobrar por
conceptos de ingresos tributarios y no
tributarios, agrupados bajo esta denominacin.
(Totalidad, Existencia y Presentacin)
2. Que los valores que conforman la cuenta de
Rentas por Cobrar, estn registrados con
exactitud y ajustados a la ley de la vigencia
respectiva. (Totalidad y Exactitud)
3. El clculo de la provisin y su razonabilidad.
(Presentacin y Exactitud)
4. El adecuado reconocimiento y su probabilidad
de
cobro.
(Existencia,
Exactitud
y
Presentacin)
5. El correcto registro de los expedientes
prescritos en la vigencia y avalar las causas de
prescripcin. (Totalidad y Exactitud)
6. Evaluar el sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Las Rentas por Cobrar deben comprender los
ingresos
tributarios
y
no
tributarios,
determinados con base en la capacidad
econmica de ingreso y
gastos del
contribuyente.
2. El reconocimiento y registro de las Rentas por
Cobrar, se debe efectuar cuando exista el
derecho de cobro que la originan, con base en
las liquidaciones privadas de los contribuyentes
las liquidaciones oficiales.
3. Los conceptos relacionados con la liquidacin
de renta como intereses moratorios, sanciones
y multas por extemporaneidad, deben
registrarse como ingresos no tributarios.
4. Las rentas vigencia actual, deben incluir los
impuestos liquidados durante el perodo
gravado pendientes de recaudo, que por las
caractersticas legales y proceso de recaudo,
corresponden al perodo inmediatamente
anterior; adicionalmente se registran las clases
112
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
113
c.
d.
e.
f.
Sanciones ?
intereses ?
Saldos a favor ?
Plazos establecidos por la Direccin de
Impuestos?
g. El lleno de los requisitos legales ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL
6.4 CUSTODIA Y ACCESO
7. Se envan cuentas de cobro a los Determine
contribuyentes ?
8. El sistema de Control Interno establecido
por el ente pblico proporciona garantas
6.5 RESPONSABILIDADES
razonables para:
Determine
a. Reconocimiento de los tributos ?
b. Recaudo ?
c. Registro ?
d. Devoluciones y/o compensaciones de
saldos a favor ?
9. Se evalan peridicamente los resultados
obtenidos a travs de los programas de
recaudo y fiscalizacin de las rentas por
cobrar?
10. Los soportes de las rentas por cobrar
originados en liquidaciones oficiales,
resoluciones y otros actos administrativos
son entregados oportunamente para su
contabilizacin?
11. Existe libro de radicacin y control de los
documentos de rentas por cobrar que son
enviados a las diferentes reas?
12. Existe control en la recepcin de la
informacin enviada por las entidades
autorizadas para recaudar?
13. Los paquetes son validados oportunamente
?
14. Son debidamente autorizados los ajustes
contables?
15. Se realizan cruces para establecer la
correcta inclusin de stos en la cuenta
corriente del contribuyente?
16. 14.Son enviadas a la divisin de cobranzas
las
relaciones
de
los
impuestos
contabilizados en mora para que se inicien
las acciones de cobro?
17. Se verifica la inclusin de compensaciones
y otros actos administrativos en la cuenta
corriente con el fin de actualizarla?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes y programas a ejecutar relacionados con Rentas por Cobrar y el respectivo informe
de ejecucin y verifique que se hayan cumplido las metas establecidas.
2. Prepare planilla sumaria con los saldos que aparecen en el Estado de Balance General, comprelos
con los del periodo anterior y determine la variacin absoluta y relativa.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cdulas que incluyan los saldos de las cuentas que
114
5.4.3.1.4
Deudores
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
Activo Deudores
Ingresos no Tributarios
Aportes sobre la Nmina
Rentas Parafiscales
Venta de Bienes
Prestacin de Servicios
Servicios Pblicos
Servicios de Salud
Aportes por Cobrar a Entidades Afiliadas
Administracin del Sistema de Seguridad en Salud
Transferencias por Cobrar
Prstam0s concedidos
Prstamos Gubernamentales otorgados
Administracin del Sistema General de Pensiones
Administracin del Sistema de Seguridad Social de Riesgos Profesionales
Avances y Anticipos Entregados
115
116
de
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
117
peridicamente para:
a. Clasificarla por edades?
b. Reclasificarla como de difcil cobro?
c. Constituir la provisin?
8. La Gestin de recaudo de deudas de difcil
cobro es:
a. Asignada a funcionario competente?
b. Debidamente controlada?
9. Existen mecanismos adecuados que
garanticen el cobro efectivo de la cartera ?
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutir en detalle con su equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare planilla sumaria por los conceptos que conforman el grupo de deudores y compare los
saldos contra los del periodo anterior.
2. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cdulas.
3. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
4. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce el
Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica, Social y Ambiental contra los
Estados de Cambios en la Situacin Financiera, Patrimonio y Flujo de Efectivo.
5. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
6. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de auditoria apoyadas en el computador) verifique los
movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
7. Con base en el registro de ventas a crdito, seleccione un determinado nmero de facturas y:
a. Compruebe la secuencia numrica.
b. Compare las facturas con:
- El auxiliar respectivo del deudor
- Los catlogos de precios
8. Seleccione cuentas por cobrar a empleados que sean significativas y examine su aprobacin
9. Verifique y coteje los descuentos contra nmina
10. Revise las garantas otorgadas
11. Revise Otras Cuentas por Cobrar y determine si representan partidas corrientes de recaudo a corto
plazo, concepto y antigedad.
12. Revise los registros de notas crdito e investigue partidas significativas y analice sus soportes.
118
13. Solicite relacin de Deudores, seleccione los ms representativos y efecte confirmacin de saldos.
14. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los Deudores y los saldos en libros.
15. Verifique la exigibilidad de los documentos por cobrar y que estos estn debidamente protegidos
bajo la responsabilidad de funcionario afianzado.
16. Solicite y presencie la prctica de arqueo de ttulos valores y cruce con lo registrado en libros.
17. Verifique que la provisin y castigo de la cartera se haya efectuado de acuerdo a estudios tcnicos.
18. Analice las decisiones que originaron el castigo de la cartera.
19. Determine la suficiencia de la provisin para deudas de difcil recaudo.
20. Verifique que los Deudores por cobrar originados en transacciones diferentes al objeto social del ente
pblico se clasifiquen adecuadamente.
21. Desarrolle otros procedimientos que considere necesario dentro de la ejecucin de la auditoria.
5.4.3.1.5 Inventarios
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
Activo - Inventarios
-
Bienes Producidos
Mercancas en Existencia
Materias Primas
Envases y Empaques
Materiales para Produccin de Bienes
Materiales para Prestacin de Servicios
Banco de Componentes Anatmicos y de Sangre
Productos en Proceso
Productos en Trnsito
Productos en Poder de Terceros
Provisin para Proteccin de Inventarios (Cr)
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si:
1. Las cantidades en inventarios representan
correctamente
productos,
materiales
y
suministros de propiedad de la empresa y si
estn en existencia, en trnsito, en depsitos, en
almacenes de terceros o en consignacin.
(Totalidad y Existencia)
2. Las partidas en inventarios estn valorizadas al
costo o mercado, el que sea ms bajo de
acuerdo con Normas y Principios de Contabilidad
Pblica, aplicados uniformemente. (Exactitud y
Totalidad)
3. Las existencias de los inventarios, estn
recopilados,
calculados,
valuados
uniformemente,
soportados
y
reflejados
correctamente en los registros auxiliares.
(Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentacin)
4. Los Estados Contables estn de acuerdo con los
registros
de
control
de
Inventarios.
(Presentacin, Totalidad y Exactitud)
5. La constitucin de la Provisin para Proteccin
de Inventarios, cubre las contingencias de
119
6.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se debe consultar el Plan General de
Contabilidad Pblica, Circulares Externas y
Doctrina Contable emitida por el Contador
General de la Nacin, las Normas Tributarias,
Manuales de Procedimientos, normas de Control
Interno, MECI y dems normas vigentes sobre la
materia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
prdidas
que
puedan
originarse
en
disminuciones fsicas y monetarias. (Exactitud,
Valuacin y Presentacin)
Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
Los Inventarios se deben identificar y clasificar
de acuerdo a su naturaleza en mercancas
procesadas, adquiridas para la venta o en
existencia, materias primas y suministros, banco
de rganos y tejidos, productos en proceso,
productos en trnsito y productos en poder de
terceros.
Los productos terminados deben comprender los
bienes producidos o adquiridos a cualquier ttulo,
con el propsito de ser comercializados y para la
prestacin de servicios en desarrollo de la
actividad propia del ente pblico.
Los Inventarios deben registrarse por el costo
histrico o precio de adquisicin, conformado por
las erogaciones y cargos directos e indirectos
necesarios para colocarlos en condiciones de
utilizacin o venta.
Los inventarios deben llevarse por el Sistema
permanente y se reexpresarn mediante la
aplicacin de ajustes por inflacin de acuerdo
con Normas Vigentes aplicables al ente pblico.
Para efectos de valuacin y determinacin de los
costos, deben aplicarse los mtodos de costo
promedio, identificacin especfica o cualquier
otro mtodo de reconocido valor tcnico de
acuerdo con la naturaleza de los Procesos
Productivos, Procedimientos internos y
el
mtodo que se utilice, debe ser indicado en las
notas a los Estados Contables.
Se debe constituir Provisin para Proteccin de
Inventarios, para disminuciones fsicas o
monetarias tales como: merma, obsolescencia,
prdida, desperdicio tcnico en los procesos
productivos o desvalorizacin en el mercado. El
valor de las provisiones constituidas debe
revelarse por separado como un menor valor de
la cuenta de inventario.
Las partidas excesivas, de poco movimiento o
defectuosas deben estar reducidas a su valor
neto de realizacin.
120
6. Ocasiona descontrol en la existencia de bienes por retiro de los mismos con aprobacin de
funcionarios no autorizados.
7. Cualquier funcionario aprueba y ocasiona prdida de bienes y cubrimiento de faltantes.
8. Se carece de una base confiable para practicar los conteos fsicos y de informacin esencial sobre la
cantidad y valor de la existencia.
9. Puede efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios de mercancas en poder de
terceros y por consiguiente prdidas sin establecer responsabilidades.
10. Se pueden presentar diferencias por operaciones irregulares y no ser descubiertas oportunamente,
impidiendo determinar responsabilidades.
11. Se puede recibir mercancas que no correspondan a las cantidades y especificaciones tcnicas
pactadas con los proveedores y contratistas.
12. Manipulacin de movimientos de entrada y salida de bienes, perdiendo confiabilidad la informacin.
13. Se pueden propiciar desfalcos por sustraccin de bienes y alteracin de los registros de contabilidad
por no existir una adecuada separacin de funciones.
14. Descontrol administrativo, no determinacin oportuna de responsabilidades y prdida de bienes.
15. Se puede presentar diferencias en la cantidad y calidad de las existencias con respecto a los
informes de recepcin y produccin con el consiguiente perjuicio para el ente pblico.
16. Se imposibilita hacer las provisiones oportunamente y tomar determinaciones acertadas sobre el
manejo de inventarios.
17. Se dificulta la determinacin de responsabilidad por la diversidad de funciones o por la omisin de
estas en la ejecucin de operaciones.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
13.
14.
15.
121
122
5.4.3.1.6
Terrenos
Semovientes
Plantaciones Agrcolas
Construcciones en Curso
Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje
Maquinaria, Planta y Equipo en Trnsito
Bienes Muebles en Bodega
Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento
Propiedades Planta y Equipo no Explotados
Edificaciones
Plantas , Ductos y Tneles
Redes, Lneas y Cables
Maquinaria y Equipo
Equipo Mdico y Cientfico
Muebles, Enseres y Equipos de Oficina
Equipos de Comunicacin y Computacin
Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin
Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelera
Propiedades de Inversin
Depreciacin Acumulada (CR)
Amortizacin Acumulada (CR)
Depreciacin Diferida
Provisiones para Proteccin de Propiedades, Planta y Equipo (CR)
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
Determinar si:
1. La existencia de polticas sobre adquisiciones, 1. Las bases de valuacin de las cuentas de
transferencias, ventas y baja de bienes de
Propiedad Planta y Equipo son uniformes
propiedad del ente pblico, depreciacin y
con las del periodo anterior. (Valuacin y
contabilizacin.
Presentacin)
2. La propiedad legal del ente pblico sobre los 2. Las adiciones son partidas capitalizables y
123
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
3. FUENTES DE CRITERIO:
Se debe consultar el Plan General de Contabilidad
Pblica, Circulares emitidas por el Contador
General
de
la
Nacin,
manuales
de
procedimientos, de funciones y dems normas
vigentes.
1.
2.
3.
4.
124
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
125
126
funcionario competente?
8. Se cancela la cuenta Construcciones en Curso
despus de recibir la obra ?
9. Para los terrenos e inmuebles que el ente
pblico posee existe:
a. Ttulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradicin ?
c. Avalos Tcnicos ?
10. Las adquisiciones de las Propiedades Planta y
equipo estn incluidas en el:
a. Presupuesto de Inversin ?
b. Plan Anual de Compras ?
6.3 REGISTRO Y CONTROL
11. Cuenta el ente pblico con registros
auxiliares adecuados ?
12. Los registros auxiliares se concilian
peridicamente con:
13. El saldo total del grupo Propiedades Planta
y
14. Equipo ?
15. Libro control de Propiedades Planta y
Equipo ?
16. En las Propiedades Planta y Equipo se
registra correctamente:
a. Costo?
b. Depreciacin ?
c. Amortizacin ?
d. Provisin ?
e. Ajustes por Inflacin ?
17. En el libro control se especifica:
18. costo?
a. Costo ?
b. Localizacin ?
c. Fecha de adquisicin ?
d. Vida til ?
e. Mejoras y Adiciones ?
f. Depreciaciones ?
19. Se practica peridicamente Inventario fsico
?
20. Se compara los resultados con los
auxiliares correspondientes ?
21. Se investigan las diferencias ?
22. Las Propiedades, Planta y Equipo poseen
nmero de identificacin ?
23. Concuerda ste con el que aparece en el
libro control ?
24. Son
los
registros
efectuados
por
funcionarios distintos de aquellos que
tienen a su cargo las Propiedades Planta y
Equipo ?
25. Las operaciones de arrendamiento de
las Propiedades Planta y Equipo se:
a. Registran ?
b. Controlan adecuadamente ?
127
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, transferencias y ventas de las propiedades
Planta y Equipo y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas, efectivamente
se ejecutaron.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las polticas establecidas por el
ente pblico relacionadas con las Propiedades Planta y Equipo.
3. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de
Propiedades Planta y Equipo y comprelos con los del periodo anterior.
4. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcdulas.
5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales, indicando la variacin absoluta y relativa.
6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y cruce
el Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Econmica y Social, contra los Estados
de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
7. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
9. Cruce el saldo total del grupo de Propiedades Planta y Equipo con los auxiliares.
10. Determine la base de valuacin de las Propiedades Planta y Equipo.
11. Examine los controles para compra y venta de las Propiedades Planta y Equipo y analice los
aspectos legales.
12. Determine las adquisiciones y adiciones a las Propiedades Planta y Equipo realizadas durante el
periodo y verifique: autorizaciones, presupuesto, Plan Anual de Compras, desembolsos, soportes
y registros.
13. Determine si existen gravmenes e impuestos en algunas Propiedades Planta y Equipo y analice
lo relacionado con la legalizacin de estos.
14. Verifique los retiros de las Propiedades Planta y Equipo que se efectuaron en el perodo y
determine:
a. Las autorizaciones
b. Soportes y registros
15. Solicite al rea responsable la relacin de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia fsica
b. Existencia de Ttulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
128
f. Plizas de Seguros
16. Obtenga el ltimo listado de inventario de bienes muebles y verifique:
a. Existencia fsica
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
17. Solicite al rea responsable la relacin de los bienes inmuebles y muebles que hayan sido
vendidos, cedidos o donados y verifique:
a. Autorizacin
b. Soportes
c. Afectacin de:
- Costo
- Depreciacin
- Amortizacin
- Ajustes por inflacin
- Valorizaciones
18. Verifique el clculo y registro correcto de las depreciaciones,amortizaciones, valorizaciones,
provisiones y ajustes integrales por inflacin efectuados durante el periodo examinado.
19. Analice que el mtodo de depreciacin sea consistente y refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida til y costo del activo.
20. Solicite relacin de Carta-Contrato y/o contratos de obra, seleccione los ms representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de Obra
c. Pagos
d. Registros
21. Verifique el traslado de las construcciones en curso terminadas a la respectiva cuenta y
constate su soporte.
22. Verifique que el valor de los terrenos estn registrados separadamente de las Edificaciones.
23. Verifique el avalo de los semovientes nacidos, recibidos en donacin o cesin y constate su
registro.
24. En la cuenta Maquinaria Planta y Equipo en trnsito analice:
a. Antigedad de las operaciones
b. Origen
c. Soportes
25. Determine que estn registrados los costos incurridos en el diseo y construccin de vas,
caminos, carreteras y puentes en predios del ente pblico en la cuenta Vas de Comunicacin
y Acceso.
26. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo, disee
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.
5.4.3.1.7
Materiales
Materiales en Trnsito
Bienes de Beneficio y Uso Pblico e Histricos y Culturales en Construccin
Bienes de beneficio y Uso Pblico en Construccin-Concesiones
Bienes de beneficio y Uso Pblico en Servicio
Bienes de beneficio y Uso Pblico en Servicio-Concesiones
Bienes Histricos y Culturales
129
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
1. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales deben ser destinados
para el uso, goce o disfrute de la comunidad
cuyo dominio y administracin lo ejerza el
ente pblico.
2. De los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales no se debe esperar
obtener utilidad financiera, porque estn
constituidos para satisfacer necesidades de la
comunidad, exaltar los valores culturales y
preservar el origen de los pueblos y su
evolucin.
3. Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico,
Histricos y Culturales deben registrarse por
el costo, el cual incluye los valores de
construccin, adecuacin, adicin, mejora y
dems gastos significativos.
130
131
132
18.
19.
20.
21.
22.
23.
e. Mejoras y Adiciones ?
f. Amortizaciones ?
Se practica peridicamente inventario
fsico.
Se compara los resultados con los
auxiliares correspondientes ?
Se investigan las diferencias ?
Los Bienes de Beneficio y Uso Pblico
poseen identificacin ?
Est corresponde a la que figura en el
libro control?
Son
los
Registros
Contables
efectuados por funcionarios distintos de
aquellos que tienen a su cargo los
Bienes de Beneficio y Uso Pblico
31. Estn
debidamente
asignadas
las
responsabilidades de:
a. Interventora ?
b. Suministro de materiales ?
c. Custodia ?
d. Conservacin ?
32. Los funcionarios responsables del manejo de
los Bienes de Beneficio y Uso Pblico son
independientes de quienes llevan su registro
?
133
15.
16.
17.
18.
19.
a. Existencia fsica
b. Estado
c. Registro contable
d. Custodia
Verifique el clculo y registro correcto de las amortizaciones, valorizaciones y ajustes integrales por
inflacin efectuados durante el periodo examinado.
Analice que el mtodo de amortizacin sea consistente y que refleje el equilibrio entre los servicios
recibidos, la vida til y el costo del activo.
Solicite relacin de carta-contrato y/o contrato de obra, seleccione los ms representativos y
verifique:
a. Anticipos
b. Actas de entregas de obra
c. Pagos y registros
Verifique el traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico, Histricos y Culturales en
Construccin a la respectiva cuenta del activo y constate su soporte.
Determine que estn registrados todos los costos incurridos en el diseo de vas de comunicacin,
puentes, tneles, plazas pblicas, parques recreacionales, arqueolgicos, monumentos, museos,
obras de arte, hemerotecas y bibliotecas de uso pblico.
134
5.
6.
7.
8.
9.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
135
3. FUENTES DE CRITERIO
Plan Nacional de Desarrollo, Planes de las Desarrollo
de las Entidades Territoriales, Plan General de la
Contabilidad Pblica, circulares externas, Doctrina
Contable y dems normatividad, Cdigo de Minas,
Normas dictadas en materia de Recursos Naturales y
del Ambiente, Polticas Ambientales nacionales y
territoriales, Inforemes de las Contraloras y Auditora
General en materia de recursos naturales y del
ambiente.
136
137
6.1 GENERALIDADES
1. Existen manuales de procedimientos que
regulen:
a. La poltica ambiental para los Recurso
Naturales no Renovanbles?
b. Registros contables ?
2. Las actividades relacionadas con los Recursos
Naturales no Renovanbles se realiza de acuerdo
a las disposiciones y normatividad vigente para
tal fin?
3. Para la gestin ambiental del ente pblico se
tiene en cuenta:
a. Estudios de impacto ambiental ?
b. Planes de manejo ambiental ?
c. Planes de contingencia ?
d. Planes de relaciones con la comunidad ?
e. Presupuesto asignado ?
4. En el estudio de Impacto Ambiental se:
a. Describe el medio ambiente y el
socioeconmico, en el cual se pretende
desarrollar el proyecto, obra o actividad ?
b. Se definen los ecosistemas?
c. Se evala la oferta y vulnerabilidad de
los recursos utilizados ?
d. Se evalan los impactos?
e. Se identifican los planes gubernamentales
a nivel nacional, regional o local que exista
para el rea de estudio ?
5. Se disean planes de:
a. Prevencin ?
b. Mitigacin ?
c. Correccin ?
d. Compensacin de impactos ?
e. Manejo ambiental ?
f. Se estiman costos ?
g. Se elabora cronograma de:
h. Inversin ?
i. Ejecucin de las obras ?
6. Se disean sistemas de seguimiento y control
ambiental que permitan evaluar el pan de
manejo en cuanto a:
a. Comportamiento ?
b. Eficiencia ?
c. Eficacia ?
d. Se tiende a eliminar o minimizar los efectos
negativos ?
7. Se cuenta con indicadores de Gestin Ambiental
?
8. Existen procedimientos que garanticen:
a. Poltica ambiental ?
b. Guas y estndares corporativos ?
c. Planes de cumplimiento ordenados por
autoridad ambiental ?
d. Cumplimiento de normas contables ?
9. Se identifican las reas operacionales que
6.2 AUTORIZACIN
16. Para iniciar la construccin se cuenta con:
a. Licencia ambiental ?
b. Autorizaciones que exige la Ley ?
17. Durante la fase de ejecucin de los
proyectos se cuenta con una interventora
ambiental ?
138
6.5 RESPONSABILIDADES
139
19.
20.
21.
22.
23.
24.
140
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes, programas, proyectos a ejecutar para la proteccin y conservacin de los
recursos naturales y medio ambiente, implementacin de medidas para emergencias ambientales,
implementacin de difusin de cultura ambiental y analice que est de acuerdo a la variable
ambiental en la vigencia y el respectivo informe anual de actividades realizadas y cotjelas a fin de
determinar que estos efectivamente se desarrollaron en cumplimiento de la poltica ambiental.
2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las polticas establecidas por el
Gobierno y ente pblico relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles.
3. Establezca que la valoracin de los costos econmicos del deterioro y de la conservacin del medio
ambiente y de los recursos renovables se efecto mediante metodologas tcnicas.
4. Solicite relacin de los proyectos de gestin ambiental y verifique:
a. Su apropiacin presupuestal
b. Su inclusin en los planes y programas de
c. proteccin y conservacin de Recursos
d. Naturales y medio ambiente.
e. Trmino de duracin en la ejecucin
f. La respectiva licencia ambiental
g. Que estn acorde a los principios generales
h. ambientales.
5. Verifique la existencia de indicadores y analice la gestin ambiental desarrollada por el ente pblico.
6. Verifique la existencia del estudio del impacto ambiental y cercirese que contenga la planeacin
ambiental, medidas de prevencin, correccin, compensacin, mitigacin de impactos y efectos
negativos de un proyecto.
7. Prepare planilla sumaria que refleje las cuentas mayores que conforman el grupo de Recursos
Naturales y del Ambiente y comprelo con los saldos del periodo anterior.
8. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcdulas.
9. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y relativa.
10. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin al ente
pblico y cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica, Social y
Ambiental, contra los Estados de Cambio, flujo de efectivo y ejecucin presupuestal.
11. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables.
12. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador) verifique
los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.
13. Solicite los informes de auditora interna, analice las observaciones ms relevantes y verifique si se
han tomado las acciones necesarias.
14. Verifique la adecuada afectacin de las cuentas de:
141
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
5.4.3.1.9
Otros Activos
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
ACTIVOS-Otros Activos
142
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ente pblico.
(Totalidad, Existencia y
Presentacin)
La razonabilidad de la provisin y
amortizacin de las cuentas del grupo de
Otros Activos. (Presentacin y Exactitud)
Si los pagos efectuados anticipadamente
corresponden a gastos por prestacin de
servicios, suministro de bienes, que
proveern
beneficios
futuros,
se
contabilizaron adecuadamente en las
cuentas de Gastos Pagados por anticipado
y Cargos Diferidos.
(Presentacin y
Exactitud)
Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Los estudios, investigaciones, desarrollo de
proyectos, organizacin y puesta en
marcha, se deben amortizar durante el
lapso que resulte estimado para recuperar
la erogacin efectuada con base en
estudios tcnicos.
El plazo no podr
exceder el determinado por las normas
expedidas por la CGN.
Las obras y mejoras en propiedad ajena,
debern amortizarse durante el periodo
menor que resulte entre la vigencia del
respectivo contrato o la vida til estimada de
los bienes.
Los
bienes
muebles
e
inmuebles
entregados a terceros, mediante contrato de
comodato o Leasing, deben restituirse en
las condiciones establecidas en las
clusulas contractuales.
Los bienes recibidos en dacin de pago,
deben incrementarse con los gastos
necesarios, para ponerlos en condiciones
de utilizacin o enajenacin.
Los activos
adquiridos de instituciones
inscritas, deben ser recibidos con pacto de
retroventa, y se har efectivo, durante la
vigencia o en la terminacin del respectivo
contrato.
La correccin monetaria, registrada en
cargos Diferidos debe amortizarse en la
misma proporcin en que se asignen los
costos que la originaron.
Los cargos diferidos no monetarios, tales
como, gastos de organizacin y puesta en
marcha, estudios y proyectos, gastos de
explotacin, de desarrollo, de refinacin y
de asociacin deben ser objeto de la
reexpresin por concepto de ajustes por
inflacin.
143
1.
2.
3.
4.
5.
6.
144
estas cuentas?
7. Las adquisiciones de Otros Activos se
ajustan al Plan Anual de Compras ?
8. Existe una adecuada segregacin de
funciones de:
a. Registro ?
b. Autorizacin ?
c. Adquisicin ?
d. Custodia ?
9. Para los Bienes entregados a terceros,
Recibidos en Dacin de Pago, Adquiridos en
Leasing que son propiedad del ente pblico
existe:
a. Ttulos de Propiedad ?
b. Certificado de libertad y tradicin ?
c. Avalos tcnicos ?
145
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Solicite los planes, programas para las adquisiciones, entrega de Bienes a terceros, en proceso
de Titularizacin, Recibidas en Dacin de pago, adquiridos en Leasing, y el informe anual de
actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.
2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Otros
Activos y comprelos con los del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cdulas.
4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variacin absoluta y
relativa.
5. 4.Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contadura General de la Nacin y
cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Econmica y Social, contra los
Estados de Cambios, Flujo de Efectivo y Ejecucin Presupuestal.
6. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables.
7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Tcnicas de Auditora Apoyadas en el Computador),
verifique los movimientos dbitos y crditos y cotjelos con los libros auxiliares y documentos
soportes.
8. Cruce el saldo total del grupo de Otros Activos con los auxiliares.
9. Examine los controles que aseguren el cumplimiento de polticas establecidas para adquisicin,
entrega de Bienes a Terceros, Titularizacin, Recibidos en Dacin de Pago, adquiridos en Leasing
y Bienes de Arte y Cultura y:
a. Analice los aspectos legales
b. Verifique los registros contables
10. Verifique los retiros por enajenacin o bajas de Bienes Entregado a Terceros, Recibidos en
Dacin de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y determine:
a. Las Autorizaciones
b. Soportes y Registros
c. Afectacin de:
d. Costo
e. Depreciacin
f. Amortizacin
g. Valorizaciones
11. Solicite al Departamento Jurdico, relacin de los inmuebles y compruebe:
a. Existencia fsica
b. Existencia de Ttulos de Propiedad
c. Estado
d. Registro contable
e. Valorizaciones
f. Plizas de Seguros
12. Determine las adquisiciones y adiciones a los Otros Activos realizadas durante el periodo y
verifique:
a. Autorizaciones
b. Presupuesto
c. Plan Anual de Compras
d. Desembolsos
e. Soportes
f. Registros
13. Verifique el clculo y registro correcto de:
a. Las depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones provisiones y Ajustes por Inflacin
efectuados durante el periodo examinado.
b. Analice que el mtodo de Depreciacin sea consistente y refleje el equilibrio entre los
servicios recibidos, la vida til y costo del Activo.
14. Determine el valor de los desembolsos efectuados por el ente pblico para ampliaciones, mejoras
146
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
o adiciones a los Bienes inmuebles de Propiedad de terceros, utilizados por el ente pblico para el
desarrollo de su funcin administrativa y verifique que se hayan amortizado durante la vigencia del
contrato.
Para los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferido verifique:
a. Registro
b. Amortizacin
Determine el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas en
Dacin de Pago para cancelacin de crditos y prstamos y verifique:
a. Registro de la Dacin de Pago
b. Constitucin y registro de la provisin que debe reflejar la diferencia entre el avalo o
precio de mercado del bien y el valor fijado en la Dacin.
c. Que los gastos en que se incurri para ponerlos en condiciones de utilizacin se hayan
adicionado al costo.
Determine el valor de los bienes recibidos en arrendamiento financiero y verifique:
a. Registro
b. Constitucin y registro de la Depreciacin
c. Amortizacin
d. Ajustes por Inflacin
Determine el valor del Aporte de capital Garanta Otorgada por la Nacin y verifique:
a. Registro
b. Normatividad vigente
Determine el valor de los bienes muebles de carcter histrico y cultural adquiridos por el ente
pblico con el propsito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura y verifique:
a. Registro contable
b. Inspeccin fsica
c. Plizas
d. Custodia
e. Que se haya constituido la respectiva provisin
Verifique que las valorizaciones representen el aumento neto del valor de los activos y determine:
a. Que los avalos se realizaron con criterios y normas de reconocido valor tcnico.
b. Que se hayan registrado correctamente
Determine el valor registrado en la cuenta Intangibles como costo de adquisiciones, desarrollo o
produccin de bienes inmateriales que constituyen derechos para el ente pblico y verifique:
a. Soportes
b. Ajustes por Inflacin
c. Amortizacin
Determine el valor de los activos Adquiridos de instituciones inscritas (se asimila a adscritas) tales
como cartera, acciones, bienes muebles e inmuebles o valores mobiliarios con el fin de propender
su recuperacin y verifique:
a. Soporte
b. Registro
Determine el valor del aporte de capital otorgado por la Nacin a travs del Fondo de Garantas a
las entidades financieras para evitar caer en causales de disolucin y verifique:
a. Soporte
b. Registro
c. Normatividad vigente
Determine el valor registrado en la cuenta principal y subalterna de las operaciones de
transferencias de fondos, bienes servicios y/o obligaciones realizadas entre la oficina principal y
las sucursales y verifique los soportes.
De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo disee
procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.
147
148
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Las obligaciones de Crdito Pblico, deben
ser reconocidas cuando se haya recibido los
recursos.
Las obligaciones de Crdito Pblico, deben
contabilizarse, registrarse y clasificarse de
acuerdo a Principios y Normas de
Contabilidad Pblica y dems disposiciones
vigentes.
Todo registro contable relacionado con
operaciones de Crdito Pblico, debe estar
soportado
con
su
correspondiente
documento, aprobado y legalizado.
Los valores de Crdito Pblico, deben
corresponder
a
autorizaciones
de
contratacin de prstamos con un plazo de
vencimiento mayor de un ao ya sea de
carcter interno y/o externo.
La
Crdito
Pblico
externa,
debe
corresponder a operaciones que se pactan a
travs de la misma, destinada a financiar
proyectos de inversin contenidas en los
planes de desarrollo.
Las Operaciones de Crdito Pblico Interno,
debe corresponder a prstamos celebrados
con la banca oficial o privada, emisin y
colocacin de ttulos valores y cartas de
crdito. Las Operaciones de Crdito Pblico
externa corresponder a crditos financieros
para proyectos especficos, programas de
proveedores procedentes de lneas de crdito
entre gobiernos, Organismos Internacionales
de Fomento, Fondo Monetario Internacional,
Entidades
Financieras
Internacionales
Privadas,
Proveedores,
Convenios
de
Compensacin y Cartas de Crdito.
En el manejo de Operaciones de Crdito
Pblico deben existir controles administrativos
para toda transaccin.
Los intereses, comisiones y otros conceptos
causados sobre las operaciones de Crdito
Pblico se registrarn en la cuenta Gastos
Financieros por Pagar.
Los proyectos de inversin para ser
financiados con recursos de Crdito Pblico
deben ser presentados de acuerdo con los
manuales vigentes para cada sector
(Educacin,
Salud,
Justicia,
Defensa,
149
Seguridad,
Agropecuario,
Energa,
Infraestructura urbana y vial) establecidos por
el Banco de Proyectos de Inversin (BPIN)
del Departamento Nacional de Planeacin.
10. Los contratos de emprstitos de obligaciones
de Crdito Pblico tanto internos como
externos, deben tener las respectivas
autorizaciones, segn su nivel (Nacional,
Departamental, Municipal, Territorial
y
descentralizado).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
1.
2.
3.
4.
150
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
6.5 RESPONSABILIDADES
29. En cuanto a modificaciones de la Deuda
Pblica, se ha dado el repudio de la Deuda
o Default decisin unilateral del deudor de
no pagar?
30. Existan garantas?
31. En cuanto al pago de intereses existe
moratoria?
32. Se hace capitalizacin de intereses?
151
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa, y los pasos contenidos en l,
asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Verifique que la contratacin de emprstitos y dems modalidades de operaciones de Crdito
Pblico se ajusten a las polticas, planes y programas del ente pblico como las establecidas en el
Plan de Desarrollo.
2. Realice planilla sumaria con los saldos de las cuentas de Crdito Pblico, comprelos con los del
perodo anterior y verifique con registros auxiliares.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcdulas que descompongan los saldos de
las cuentas, cotjelos con los del periodo anterior y determine la variacin absoluta y relativa.
4. 4.Verifique las notas a los Estados Contables, comprelas con los registros auxiliares y los Estados
Contables Bsicos.
5. 5.Cruce la informacin de operaciones de Deuda Pblica del Estado de Balance General y Estado
de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems Estados Contables (Estado
de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en la Situacin Financiera y Estado de Ejecucin
Presupuestal)
6. Determine los montos de contratos de emprstitos dejados de pagar, refinanciados, rotacin de
crditos (extensin de plazos), suspensin de pago, capitalizacin de intereses, condonacin de
deudas y analice sus causas y consecuencias.
7. 7.Verifique que las operaciones de Crdito Pblico, estn realizadas de acuerdo con las normas
vigentes que las regulan.
8. Verifique que todo registro contable relacionado con operaciones de deuda pblica est
debidamente soportado, aprobado, legalizado, clasificadas de acuerdo al Plan General de
Contabilidad Pblica.
9. Solicite el presupuesto aprobado para el Ente Pblico y cruce el rubro de Servicio de la Deuda con
las amortizaciones de capital, intereses y dems gastos de Deuda Pblica y verifique su registro.
10. Determine que existan los suficientes controles administrativos, que aseguren el correcto manejo de
las obligaciones por concepto de Crdito Pblico.
11. Confirme los saldos de Crdito Pblico e investigue las diferencias.
12. Verifique que los registros auxiliares de las obligaciones de Crdito Pblico, contengan como
mnimo lo siguiente:
a. Identificacin del emprstito y fecha de celebracin.
b. Prestatario
c. Entidad prestamista
d. Monto del emprstito
e. Moneda
f. Destinacin
g. Tasa de inters y perodo de pago
152
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
h. Comisin de compromiso
i. Serie, nmero y valor de cada documento, si se trata de emisin de ttulos.
Solicite conciliacin realizada entre el ente prestamista y el prestatario, analice sus resultados y
verifique registros contables.
14.Verifique las cuentas de Crdito Pblico, sus asimiladas y conexas que se encuentren
clasificadas de acuerdo con la metodologa de las operaciones efectivas del programa anual
mensualizado de Caja -PAC.
Verifique que dentro del perodo examinado solo se hayan registrado operaciones de Crdito
Pblico realmente efectuadas.
Verifique que en la emisin de ttulos o bonos de Deuda Pblica, se utilicen los mecanismos y
procedimientos adecuados de colocacin y se ajusten a las normas vigentes.
Verifique la redencin de los ttulos, que se hayan constituido los fondos de amortizacin y
determinado correctamente los rendimientos.
Verifique el ndice de endeudamiento y analice su resultado.
De acuerdo a la evaluacin del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan
el logro de los objetivos propuestos.
153
FUENTES DE CRITERIO
ente
pblico,
estn
respaldadas
por
adquisiciones
de
bienes
y
servicios
efectivamente recibidos. (Totalidad, Existencia
y Presentacin)
4. Las garantas otorgadas y los gravmenes que
existen sobre bienes del ente pblico, por
hipoteca y prenda. (Presentacin)
5. Evaluar el Sistema de Control Interno.
5.
CRITERIOS DE AUDITORA
1. Se deben identificar las cuentas que
representan obligaciones contradas por el ente
pblico, en desarrollo del giro ordinario de sus
actividades.
2. Los bienes adquiridos a cualquier ttulo con el
propsito de ser comercializados, trasformados
o para la prestacin de los servicios del ente
pblico, deben haber sido adquiridos de
acuerdo a la normatividad vigente.
3. Las cuentas por pagar se deben clasificar de
acuerdo al concepto que las origina al grupo
que corresponda.
4. La presentacin de los diferentes conceptos de
cuentas por pagar dentro del Estado de
Balance General, se debe agrupar de acuerdo
al PGCP.
5. Se debe presentar por separado las deudas a
favor de proveedores por la adquisicin de
bienes o servicios, que representa las
actividades propias del ente pblico los cuales
incluyen los fletes, gastos de incorporacin y
dems erogaciones en que se haya incurrido y
que estn an pendientes de pago.
6. Los pasivos a favor de accionistas y
funcionarios se deben presentar por separado.
7. Los pasivos por los impuestos y por la
participacin de utilidades, deben mostrarse
separadamente.
8. Los pasivos en moneda extranjera, deben
revelarse en la moneda legal al tipo de cambio
vigente a la fecha de presentacin de los
Estados Contables o cierre del ejercicio, as
mismo reflejarse en notas a estos.
6.
IDENTIFICACIN DE RIESGOS DE CONTROL
1. Al no definirse sobre quien recae la responsabilidad de la aprobacin del pago de facturas no se
cumple con los compromisos oportunamente.
2. Existe la posibilidad de efectuar pagos sobre elementos no recibidos, recibir mercanca defectuosa y
anticipar la causacin de la obligacin.
3. El procedimiento de pago est incompleto ante la falta de soporte.
4. Si no existe un adecuado control sobre la devolucin de mercancas, se puede incurrir en perjuicio
econmico al pagar lo que no se ha aceptado.
5. Pueden ser considerados los beneficios econmicos que se pierden al no acceder a descuentos.
6. Hay posibilidad de manipular los registros, con miras a una indebida apropiacin.
154
155
a. Adecuados ?
b. Oportunos?
12. Se registran oportunamente los ajustes por
diferencia en cambio?
13. Los documentos pagados son:
a. Archivados adecuadamente ?
b. Anulados de manera que se impida el
doble pago?
suscribieron originalmente?
Se concilian las cuentas por pagar?
Se controlan adecuadamente:
Las devoluciones sobre compras ?
Los Descuentos en compras ?
Existen mecanismos de control para los dineros
recibidos como Avances y Anticipos por:
a. Ventas ?
b. Fondo para Proyectos especficos ?
c. Convenios ?
d. Acuerdos ?
e. Contratos ?
21. Se llevan registros auxiliares de cuentas por pagar
que especifique:
a. Beneficiario ?
b. Nmero de Documento ?
c. Fecha de Adquisicin ?
d. Fecha de Vencimiento ?
e. Cuanta ?
16.
17.
18.
19.
20.
156
coteje su registro.
8. Confronte los estados de cuentas mensuales de los acreedores con los saldos que figuran en los
registros auxiliares.
9. Investigue partidas antiguas pendientes de pago e indague las causas.
10. Examine los soportes pagados para verificar su cancelacin y constate que se hayan hecho
todas las anotaciones del caso que impidan su posterior presentacin para un doble pago.
11. Analice los gastos efectuados durante el periodo por concepto de intereses y crcelo con los
soportes.
12. Examine los orgenes de las retenciones efectuadas y verifique que hayan sido:
a. Consignadas oportunamente
b. Que se hayan tomado sobre la base
c. correcta
d. Que se haya aplicado el porcentaje correctamente.
13. Examine los pagos efectuados durante el ao, para cancelar los impuestos y contribuciones.
14. De acuerdo a la Evaluacin del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le
permitan el logro de los objetivos propuestos.
5.4.3.2.3
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. El correcto registro de los pagos efectuados
por concepto de salarios, aportes, retenciones
sobre salarios y pagos de prestaciones
sociales. (Exactitud, Totalidad y Presentacin)
2. La correcta liquidacin de los aportes
parafiscales.
(Exactitud,
Totalidad
y
Presentacin)
3. Evaluar el Sistema de Control Interno.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Las obligaciones laborales deben representar
el valor de los pasivos a cargo del ente pblico
a favor de los funcionarios, exfuncionarios o
beneficiarios, originados en virtud de normas
legales, convenciones de trabajo o pactos
colectivos.
2. Deben identificarse cuando existe la obligacin
157
158
13.
14.
15.
16.
17.
6.5 RESPONSABILIDADES
159
c. Pagos ?
9. La nmina y las liquidaciones de prestaciones
sociales son aprobadas por un empleado
responsable?
10. Se efecta todos los descuentos ?
11. Se realizan todas las retenciones sobre
sueldos conforme a lo establecido por las
normas legales?
160
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Bonos Pensionales
Ttulos Emitidos
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. Que los saldos que muestra el grupo de Bonos y
Ttulos Emitidos en los estados contables
corresponden al total de la emisin de los bonos y
ttulos. (Totalidad y Exactitud)
2. La existencia, propiedad y adecuada proteccin de
las obligaciones a cargo del ente pblico por
concepto de las emisiones.
(Existencia y
Derechos)
3. Si los bonos y ttulos emitidos han sido valuados
de acuerdo a los Principios y Normas de
Contabilidad Pblica. (Valuacin y Exactitud)
4. La exactitud del clculo realizado de los intereses
se cause de acuerdo a lo pactado. (Exactitud)
5. Que el valor de la redencin total o parcial
corresponde a los bonos o ttulos colocados.
(Exactitud y Totalidad)
6. Que los ttulos emitidos en moneda extranjera, se
les haya efectuado el ajuste por diferencia en
cambio. (Exactitud y Presentacin)
7. Si existe un adecuado control respecto a la
emisin, colocacin, rendimiento y redencin de
los ttulos y bonos emitidos por el ente pblico.
(Totalidad y Presentacin)
8. Evaluar el Sistema de Control Interno.
161
3. FUENTES DE CRITERIO
Los bonos y ttulos emitidos por los entes
pblicos, se deben registrar de acuerdo a los
Principios y Normas de Contabilidad Pblica.
Consulte el PGCP, resoluciones y circulares
expedidos por la CGN.
Consulte normas que regulan el mercado de
valores.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. La prima o descuento generado en la colocacin
de los bonos y ttulos por exceso o defecto frente
al valor nominal de los mismos, se debe amortizar
en forma sistemtica durante su periodo de
maduracin de acuerdo con los trminos pactados
de pago del capital y los rendimientos.
2. Este grupo debe incluir los bonos y ttulos
pensionales que se emitan a nombre de los
funcionarios que deciden trasladarse al nuevo
sistema de ahorro pensional de acuerdo con las
normas de seguridad social vigentes.
3. Se debe agrupar el valor de las obligaciones
generadas en la colocacin de ttulos emitidos por
el Banco de la Repblica, en desarrollo de la
actividad de regulacin monetaria y cambiaria que
le corresponde por Ley, como los Ttulos de
participacin, los Ttulos expedidos a las
corporaciones de ahorro y vivienda y los
expedidos en divisas.
4. Debe representar el valor de los bonos emitidos y
en circulacin para financiar las operaciones del
ente pblico, que no constituyen deuda pblica de
acuerdo con las normas vigentes.
8. Se
162
163
13. Examine los egresos de fondos por tal concepto y revise la documentacin soporte as como los
cupones debidamente cancelados y las autorizaciones para el pago.
14. Concilie la cuenta bancaria a travs de la cual se pagan dichos intereses.
15. Verifique la correccin de los clculos hechos por el ente pblico para el pago de intereses.
16. Determine el saldo por intereses pendientes de pago a la fecha de cierre y comprelo con la cuenta
correspondiente del pasivo acumulado.
17. Verifique si existe un adecuado control de vencimiento de las obligaciones, que permita establecer su
ptimo manejo y la adecuada clasificacin.
18. Revise selectivamente los ttulos o bonos cancelados con el fin de establecer si se efectu pagos
antes de su vencimiento y verifquelos con las polticas de emisin.
19. Verifique que los ttulos cancelados estn debidamente invalidados y coteje su registro contable.
20. Determine la existencia real del pasivo, que se encuentren bajo custodia o en fideicomiso.
21. Solicite a la parte administrativa la relacin de bonos y dems ttulos emitidos por clase, fecha de
emisin, valores y verifique:
22. Que su saldo corresponde con la cifra reflejada en el balance.
23. El documento que soporta el fideicomiso est de acuerdo con las normas y reglamentaciones vigentes.
24. Si los ajustes de esta cuenta estn autorizados por funcionario responsable y debidamente
soportados.
25. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
2. OBJETIVOS
2.2 DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar que:
1. Las Provisiones se calcularon tcnicamente y
registradas en el periodo correspondiente. (Exactitud
y Totalidad)
2. Las provisiones registradas representen valores
estimados por el ente pblico, para cubrir
obligaciones,
costos
y
gastos
futuros
no
determinados
y
acreencias
laborales
no
consolidadas. (Exactitud y Totalidad)
3. Las provisiones hayan sido reconocidas, clasificadas
y valoradas de acuerdo al concepto que las origin.
(Valuacin, Presentacin y Revelacin)
4. Evaluar el Sistema de Control Interno.
164
4. CRITERIOS DE AUDITORA
1. Para el clculo de las provisiones, se deben utilizar
mtodos de reconocido valor tcnico.
2. Se debe solicitar informacin peridica a la oficina
jurdica del ente pblico sobre las posibles prdidas
por demandas.
6.5 RESPONSABILIDADES
165
peridicamente:
11. Para determinar pertinencia
6. Cesantas?
7. Intereses?
8. Se comprueba que las cesantas que
son asumidas por otros entes pblicos,
se les haya causado el pasivo
correspondiente ?
9. El valor presente de las futuras
pensiones de jubilacin, que el ente
pblico deba pagar a los servidores que
adquieran ese derecho, es registrado de
conformidad con las normas legales y
contables vigentes?
Nota: El auditor en cada ente pblico segn la
naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1. Prepare planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas que conforman este grupo, confrntelos
con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcdulas que descomponga el grupo de pasivos estimados, cotjelos con los del periodo
anterior y determine la variacin absoluta.
3. Verifique que las notas a los estados contables, revelen la informacin adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental, con los dems estados contables bsicos.
5. Analice los documentos que soportan cada uno de estos registros y verifique su autenticidad y
exactitud.
6. Una vez analizado los documentos efecte clculos y verifique la adecuada amortizacin de las
cuentas que conforman el grupo de pasivos estimados.
7. Solicite a la oficina jurdica relacin de los procesos que cursan en contra del ente pblico y verifique
su registro.
8. Solicite el estudio del clculo actuarial y verifique su registro.
9. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
5.4.3.2.6
Otros Pasivos
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
Pasivo Otros Pasivos
2. OBJETIVOS
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar si:
5. Se han recaudado las regalas, impuestos,
sobretasa a la gasolina, venta efectuada por
terceros y otros recaudos.
(Totalidad y
Exactitud)
6. Se han recibido anticipadamente dineros que
166
7.
8.
9.
10.
3. FUENTES DE CRITERIO
Se deben aplicar las normas para las cuentas de
otros pasivos, como el Plan General de
Contabilidad Pblica, circulares emitidas por el
Contador General de la Nacin, as como las
dems que la rigen.
1.
2.
3.
4.
167
6.5 RESPONSABILIDADES
10. Son necesarias al menos dos firmas para prestar
validez a un documento de otros pasivos?
11. Existe segregacin de funciones respecto al
registro y manejo de los documentos de las
obligaciones ?
12. La Oficina de Control Interno verifica los registros
contra los documentos fsicos con respecto a las
obligaciones ?
Nota: El auditor en cada ente pblico segn la
naturaleza y de acuerdo a su criterio disear los
cuestionarios adicionales para complementar su
estudio y evaluar el riesgo.
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en l y
asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare planilla sumaria que muestre el detalle de los saldos de las cuentas que se agrupan dentro de
Otros Pasivos y confrntelos con los del periodo anterior y libros auxiliares.
2. Prepare subcdulas que descomponga el grupo de Otros Pasivos, cotjelos con los del periodo
anterior, crcelos contra registros auxiliares y determine la variacin absoluta y relativa.
3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables y crcelos contra registros contables.
4. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica, Social y Ambiental con los dems Estados Contables Bsicos.
5. Analice las cuentas de otros pasivos que sean ms importantes y efecte lo siguiente:
a. Examine las actas y normas legales y verifique la autorizacin y aprobacin para contraer una
obligacin.
b. Tome selectivamente algunos saldos de las subcuentas y confrntelas con los documentos fsicos.
c. Realice clculos con el fin de verificar la exactitud y la veracidad del saldo de las cuentas
reflejadas en los libros.
d. Compruebe el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para cada operacin de
endeudamiento de acuerdo con las normas que regulan la concertacin de las obligaciones.
6. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
168
Capital Fiscal
Resultado del Ejercicio
Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidacin
Supervit por Valorizacin
Supervit por el Mtodo de Participacin Patrimonial
Supervit por Donacin
Patrimonio Pblico Incorporado
Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
2. OBJETIVOS
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
Determinar:
1. Si los conceptos y valores mostrados en el
Estado de Balance General en el Grupo de 1. Si las transacciones que afectaron las
Hacienda Pblica, se encuentran debidamente
cuentas durante el perodo examinado, fueron
adecuadamente autorizadas y registradas.
clasificados y contabilizados de acuerdo a
(Exactitud, presentacin y revelacin)
principios y normas de contabilidad pblica.
2. Que los valores de los aportes otorgados y 2. Que las valorizaciones y desvalorizaciones de
los activos, han sido determinadas de
desembolsados
para
la
creacin,
conformidad con las normas generales de
funcionamiento y el desarrollo del ente pblico
contabilidad
pblica
y
debidamente
estn registrados en el Patrimonio.
contabilizados y presentados en el Estado de
3. Que el aumento neto del valor de los activos
Balance General. (Presentacin, revelacin y
se haya efectuado mediante criterios y normas
totalidad)
de reconocido valor tcnico.
3. Que las donaciones de fondos o bienes, se
han contabilizado por su valor comercial.
(Exactitud y revelacin)
4. Si se hicieron los ajustes por inflacin para
incrementar el patrimonio de acuerdo con las
normas que se expidan, siempre y cuando el
ente pblico est obligado a aplicarlos.
(Exactitud y presentacin)
3. FUENTES DE CRITERIO:
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Se deben aplicar las normas que rigen para la 1. La cuenta que hace parte del grupo Hacienda
cuenta Hacienda Pblica, tales como el Plan
Pblica- Capital Fiscal, debe ser la diferencia
General de Contabilidad Pblica, circulares
entre el activo y Pasivo y los aportes
externas emitidas por el Contador General de la
otorgados para la creacin y desarrollo
Nacin, as como las dems que la rigen.
normal del ente pblico.
2. La cuenta del grupo de Hacienda Pblica Resultado del Ejercicio, debe contener los
registros de las operaciones efectuadas
durante la vigencia.
3. Las cuentas del Activo que se aumenten ya
sea por avalos o valores estimados, deben
efectuarse con normas generales de
contabilidad pblica.
4. Que los fondos y bienes que sean donados,
169
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
6.5 RESPONSABILIDADES
9. Determinar pertinencia
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El Auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l y debe asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare una planilla sumaria con los saldos que aparecen en los estados contables del ejercicio en
estudio y del anterior y crcelos con los registro del mayor y balances y determine sus variaciones.
2. Analice la conformacin de los saldos con base en los libros auxiliares y verifique que su total es
igual al registrado en la planilla sumaria, a partir de ellas efecte el desarrollo del programa.
3. Examine las actas de la junta directiva sobre la entrada y salida de fondos para respaldar los
cambios en la estructura del capital y obtenga copias de los documentos pertinentes.
4. Prepare un anlisis de las cuentas del supervit y coteje los saldos del Estado de Balance General
con el del perodo anterior.
5. Examine los documentos soportes de los registros de cada clase de supervit y asegrese de la
170
5.4.3.3.2
Patrimonio Institucional
1. DENOMINACIN LNEA DE AUDITORA
Patrimonio Patrimonio Institucional
Aportes Sociales
Capital Suscrito y Pagado
Capital de Fondos Parafiscales
Capital Fiscal
Aporte en Especie
Prima en colocacin de acciones, Cuotas o Partes de Inters social
Reservas
Dividendos y Participaciones Decretados en Especie
Excedentes Financieros Distribuidos (DB)
Resultado de Ejercicios Anteriores
Resultado del Ejercicio
Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidacin
Supervit por donaciones
Supervit por Formacin de Intangibles
Supervit por Valorizacin
Supervit por el Mtodo de Participacin Patrimonial
Revalorizacin del Patrimonio
Patrimonio institucional Incorporado
Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales
Recursos de Cofinanciacin
Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)
2. OBJETIVOS
2.1. DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENT0
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Determinar:
1. La conformacin del Patrimonio Institucional dentro
de cada una de las cuentas que lo integran.
2. Que el proceso contable afecta este grupo,
contemple las Normas y Principios de Contabilidad
Pblica y dems normas legales del ente pblico.
3. Si las reservas que hacen parte del patrimonio,
fueron creadas con base en parmetros legales o
estatutarios.
Determinar:
1. La
conformacin
del
Patrimonio
Institucional, teniendo en cuenta los
aportes en dinero y en especie, o en su
defecto por incrementos patrimoniales que
pueda
suceder
por
procesos
de
capitalizacin de utilidades. (Exactitud,
Totalidad y Revelacin)
2. Que el efecto por el aumento neto de los
171
3. FUENTES DE CRITERIO
Consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos
de la CGN.
172
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Determinar pertinencia
6.5 RESPONSABILIDADES
173
Determinar pertinencia
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El auditor discutir en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pagos contenidos
en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
1. Prepare una planilla sumaria que descomponga el grupo de Patrimonio Institucional por cada una de
las cuentas que lo integran, e incluir saldos anteriores y actuales de acuerdo a los registros del ente
pblico.
2. Selectivamente tome los movimientos de las cuentas y confronte las partidas registradas en los libros
del Grupo de Patrimonio Institucional contra los documentos que lo soportan.
3. Realice seguimiento sobre las decisiones tomadas por la administracin con respecto a las
observaciones y recomendaciones de la auditora anterior. Con base en los resultados seleccione
una muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos.
4. Examine como est conformado el patrimonio institucional del ente pblico por el ao auditado y
analice su incremento respecto al periodo anterior.
5. Profundice el punto anterior mediante anlisis efectuado a cada una de las cuentas que hacen parte
de este grupo, con el fin de validar la propiedad que tiene el ente pblico sobre su valor relacionado
en los estados contables.
6. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas o partes de inters social, tienen la
informacin necesaria para facilitar su identificacin y sus beneficiarios.
7. Analice los registros por valorizaciones y verifique que los porcentajes aplicados a estos, estn
basados en criterios y normas de reconocido valor tcnico.
8. Verifique la base aplicada en el clculo de los ajustes parciales por inflacin que afecte la cuenta de
Patrimonio Institucional.
9. Analice las diferencias establecidas en el proceso de conciliacin de saldos por las transacciones
efectuadas entre entes pblicos, con el fin de verificar el movimiento dbito en el patrimonio.
10. Verifique que las reservas patrimoniales se efectan con base en parmetros legales o estatutarios.
11. Examine la documentacin comprobatoria de todos los dbitos y crditos a cada clase de supervit y
asegrese de la correccin de los asientos.
12. Examine las actas de asamblea de accionistas para comprobar los dividendos decretados y
determine si han sido pagados o incluidos en el pasivo.
13. Determine si existen restricciones en relacin con cualquier clase de supervit como consecuencia
de los requisitos de emisin de las obligaciones o bonos y relacione los asuntos que deban
considerarse para revelarse en los estados contables.
14. Indague sobre las decisiones tomadas por la administracin con respecto a las observaciones y
recomendaciones de la visita anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la
cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos que se describen. La muestra no deben incluir
operaciones seleccionadas en otros programas.
15. Determine la razonabilidad de las variaciones del punto anterior.
174
16. Examine las actas de la junta directiva o de socios y de la asamblea general y de accionistas,
relacionadas con decisiones patrimoniales y verifique que se ha dado cumplimiento y que los
registros contables son los adecuados.
17. Determine si a habido readquisicin de acciones propias, verifique si el producto de las reservas y si
la custodia y controles a que estn sujetas son los ms adecuados. De igual forma establezca que
no se hallan pagado dividendos sobre estas acciones.
18. Determine si se ha producido cancelacin de dividendos con acciones y su registro de contabilizacin
son los adecuados.
19. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas partes sociales tienen la informacin
necesaria para facilitar su identificacin y sus beneficiarios.
20. Solicite y presencie la prctica de arqueo a las acciones que no han sido suscritas o canceladas y
detalle nmero, serie, valor unitario, caracterstica de la accin, monto total, beneficiario y
preferencias.
21. Verifique el ingreso y aplicacin contable a los fondos provenientes por venta y prima en colacin de
acciones, etc.
22. Verifique el ingreso y contabilizacin de las donaciones, supervit de cualquier ndole y determine
que no existen cargos o abonos inapropiados.
23. Determine si la base tomada para reparticipacin de dividendos o utilidades es la apropiada y est de
conformidad con las disposiciones o decisiones tomadas.
24. Examine el procedimiento y documento fuente que ha originado la reparticin de los dividendos o
utilidades y que estas sean de conformidad con la legislacin aplicable.
25. Verifique que las notas a los estados contables revelen la informacin adicional necesaria y que
correspondan a las explicaciones que las complementan.
26. Analice, cruce y verifique la informacin del Estado de Balance General y del Estado de Actividad
Financiera, Econmica y Social con lo dems estados contables bsicos.
27. Realice los dems procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este
grupo.
28. Efecte una revisin y seguimiento de las estipulaciones de las escrituras de constitucin, de los
estatutos y de los contratos de prstamos que restringen el pago de dividendos.
29. Realice una revisin y seguimiento a los registros de la cuenta Supervit por Valorizacin, los que
representan valores acumulados que el ente pblico ha recibido de personas naturales o jurdicas
nacionales o extranjeras por concepto de donaciones en dinero, bienes tangibles y ttulos valores o
por el aumento neto del valor que los activos determinados por estimaciones basadas en criterios y
normas de reconocido valor tcnico.
Ingresos Fiscales
Venta de Bienes
Venta de Servicios
Transferencias
Otros Ingresos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Ingresos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los ingresos durante la vigencia; los reconocimientos,
recaudos, participacin de los ingresos con destinacin especfica frente al total de los ingresos,
ndices de evasin, reconocimientos y recaudos de la actual vigencia con relacin a vigencias
anteriores, soportes, clases de contribuyentes, faltantes, mecanismos de recaudo, cumplimiento y
175
actualizacin de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros
aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo
en cuenta que:
3. FUENTES DE CRITERIO
Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
De Administracin
De Operacin
Provisiones, depreciaciones y Amortizaciones
176
Transferencias
Gasto Pblico Social
Operaciones Interinstitucionales
Otros Gastos
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Gastos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participacin de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relacin a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualizacin de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2. DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas
teniendo en cuenta que:
de
cumplimiento,
3. FUENTES DE CRITERIO:
Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Determine
los
criterios
que
constituyen
parmetros razonables frente a los cuales deben
los reconocimientos, registros y pago de gastos, la
prevencin de riesgos de desviacin de recursos,
las prcticas administrativas, los sistemas de
control e informacin
y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.
177
7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de los objetivos
propuestos en la evaluacin de los gastos. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora que le
permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser:
Escrita, Verbal, Fsica, Ocular y Documental.
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de Gastos, recuerde que estos estn
relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora, que puede estar
relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos,
pagos, participacin de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con
relacin a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de
requisitos legales, cumplimiento y actualizacin de las normas, comportamiento del control interno,
calidad de los registros, entre otros aspectos.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo
en cuenta que:
3. FUENTES DE CRITERIO
Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para las
Contraloras nacional y territoriales
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Determine
los
criterios
que
constituyen
parmetros razonables frente a los cuales deben
los reconocimientos, registros y pago de gastos,
la prevencin de riesgos de desviacin de
recursos, las prcticas administrativas, los
sistemas de control e informacin y, los procesos
y procedimientos operacionales observados.
178
Responsabilidades Contingentes
Acreedoras Fiscales
Acreedoras de Control
Acreedoras por Contra (DB)
2. OBJETIVOS
Establezca los objetivos que persigue en la lnea de auditoria de las Cuentas de Orden Acreedoras,
recuerde que estos estn relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditora.
2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo
en cuenta que:
bajo
las
3. FUENTES DE CRITERIO:
Establezca las normas, disposiciones, procesos,
procedimientos, guas y buenas prcticas
aplicables a los Ingresos. En especial tenga en
cuenta el Plan General de Contabilidad Pblica,
resoluciones, circulares externas y conceptos,
expedidos por la CGN.
Consulte las Guas de Auditoria expedidas para las
Contraloras nacional y territoriales
4. CRITERIOS DE AUDITORA:
Determine los criterios que constituyen parmetros
razonables frente a los cuales deben los
reconocimientos, registros y pago de gastos, la
prevencin de riesgos de desviacin de recursos,
las prcticas administrativas, los sistemas de
control e informacin
y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.
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