EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel.
Un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de clculo que es,
puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que
introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero
en una celda, Excel podr sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato
con ningn otro.
Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numrico de diferentes
maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numricos
que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:
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Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera
de conocer el valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen
he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numrico 41275. La manera en que
Excel calcula dicho nmero es obteniendo la cantidad de das transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de
comprobar que la numeracin comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente cambiar
su formato a Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900 dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los clculos entre fechas se facilitan mucho. De esta
manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la diferencia en das porque en realidad estar haciendo
una simple resta de valores numricos. Es por esta razn que las fechas en s mismas no son un tipo de datos en Excel, si no
que pertenecen al grupo de datos numricos de la herramienta.
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Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado
para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una
manera de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alinear de manera automtica a
la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto
estar alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de celdas que
contienen texto:
Formulas en Excel
A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede contener una frmula que no es ms que un conjunto
de instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos devolvern un resultado.
Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar
que una frmula hace uso de los valores numricos y el texto para hacer algn clculo u operacin y devolvernos un
resultado que a su vez ser un valor numrico o un texto.
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se
modifique automticamente conforme va avanzando la fila.
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=$C$1*2
Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando
se haya copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que
entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.
Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar nombre.
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Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de dilogo Nombre nuevo:
En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn Aceptar.
Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus frmulas para facilitar tu
trabajo.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV,
para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila
y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2
hace referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.
PARA HACER REFERENCIA A
UTILICE
A10
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10
A10:A20
B15:E15
5:5
5:10
H:H
H:J
A10:E20
Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo dentro de un libro,
utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres
de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por
ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo
comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas mediante las siguientes
funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST,
DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculo
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Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los valores del clculo.
Mover
Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del rango de hojas al que se
hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Calcular un punto final
Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro, Excel ajustar el clculo para
que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final
exista entre ellas.
Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el nuevo rango de hojas que
SIGNIFICADO
L[-2]C
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2
L[-1]
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un
comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar una frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la
frmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
Elija Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
En Configuracin, active o desactive la casilla de verificacin Estilo de referencia L1C1.
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Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido
como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente
muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.
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Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el
smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.
Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin
de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.
Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre regresar el mismo
resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas
en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.
La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la siguiente frmula
=A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:
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La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula
con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas
cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos actualizaciones en la hoja de
clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2
tambin ser actualizado.
Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras
frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.
Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los
valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el
siguiente:
Porcentaje [%]
Exponenciacin [^]
Multiplicacin [*] y divisin [/]
Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula: =5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3 . El nmero 12 es el
resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta
dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:
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Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al
momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado obtenido.
La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cmo
para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes.
En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que podamos diferenciar el
operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la
frmula funcionar correctamente.
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Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparacin mayor que o
igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este
operador:
De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una comparacin menor que o
igual a (<=). Observa los resultados:
Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es el caso de la celda C4 del
ejemplo.
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En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las referencias de las celdas
dentro de la funcin.
La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al
menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra
inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar
seleccionar el nombre de una lista.
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Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este
cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer prcticamente todo
con el puntero del ratn.
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Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn Aceptar o tambin
puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de
Funcin.
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Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los valores numricos de la columna:
Observa cmo despus de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en lugar de la fila.
El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la confusin de Excel y a sumar rpidamente tanto filas como columnas.
Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores numricos e incluir una fila y una columna adicionales
donde se colocar los resultados:
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Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma o el atajo de teclado que acabamos de revisar ALT + = y Excel
sumar automticamente tanto columnas como filas y colocar los resultados en las celdas vacas:
Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.
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