Manual para la gestin documental

Tabla de contenido
1.

Definicin y desarrollo de la gestin documental

2.
2.1.
2.1.1
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.

Definiciones generales y terminologa archivstica

Definicin y clasificacin de los documentos
Caractersticas de los documentos
Principios archivsticos
Principio de orden original
Principio de las tres edades
Principio de procedencia

3.

Marco legal Colombiano y normas aplicables a la gestin

documental

4.

mbito de aplicacin de la gestin documental

5.

Tipos de informacin que integran la gestin documental

6.
6.1.
6.2.

rganos rectores
Conformacin de los comits de archivo
Funciones

7.
7.1.
7.2.
7.3.

Clases de archivo
Centralizado
Mixto
Descentralizado

8.
8.1.
8.2.
8.3.

Formacin de archivos
Archivo de gestin
Archivo central
Archivo histrico

9.
9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
9.5.
9.5.1.
9.5.2.
9.5.3.
9.6.

Ciclo de vida de los documentos

Recepcin
Produccin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin
Consulta
1

9.7.
9.7.1.
9.7.2.
9.7.3
9.8

Conservacin
Edificaciones
Unidades de conservacin documental
Deterioros ms comunes en el material de archivo
Disposicin final

10.
10.1.
10.2.

Valoracin documental
Valores primarios
Valores secundarios

11.
11.1
11.2
11.3
11.4

Instrumentos archivsticos
Cuadro de clasificacin documental
Tablas de valoracin documental (TVD)
Tabla de retencin documental (TVD)
Casos especiales de retencin documental
Programa de gestin documental

12.
12.1
12.2

Transferencias documentales
Primarias
Secundarias

13.

Organizacin de fondos acumulados

14
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5

Archivos electrnicos
Marco legal
Clasificacin
Caractersticas
Estructura lgica
Metadatos de los documentos electrnicos

15.
15.1
15.2
15.3
15.4
15.5

El expediente electrnico
Marco legal
Clasificacin de los expedientes
Componentes
Metadatos
Ciclo de vida

16.
16.1
16.2

Digitacin certificada
Tipos de digitacin
Proceso de digitacin

17.
17.1

Sistema de gestin de documentos de archivo

electrnico (SGDE)
Esquema de los requerimientos funcionales

18.

Delitos contra la informacin

2

19.

Seguridad de la informacin

20.

Gestin documental enfocada en Oficina cero papel

21.

Cdigo de tica del archivista

Bibliografa
Anexos

CD. Normatividad

CD. Formatos

CD. Presentaciones

1.

La gestin documental

1.1. Definicin

Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas

para administrar el flujo de documentos de cualquier tipo en una organizacin; permitir la
recuperacin de informacin, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse,
eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos
ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci ante la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito, para dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel; manejo que
cada vez fue hacindose ms complejo, a medida que creca el tamao de los fondos
documentales.
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin...
Artculo 3 Ley 594 de 2000

rea de la administracin responsable del eficiente y sistemtico control en la creacin,

recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de documentos, incluyendo los procesos de
captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de
negocios
La gestin documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder
respecto de la documentacin que genera una institucin. Normalmente incluye una
primera fase, cuando los documentos estn en proceso de tramitacin, y una segunda
fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos
que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestin de archivos. La gestin
documental se inicia a partir de la generacin y/o recepcin del documento, y se
extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentacin.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.
Informacin y documentacin. Gestin de registros, Geneve. ISO, 2008. (ISO 15489)

Desarrollo de la Gestin documental

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios. Sus herramientas manuales bsicas
incluan libros de registro, carpetas, archivadores, cajas, estanteras en que se
guardaban los documentos de papel (ms tarde sustituidas por audiovisuales y
6

documentos en soportes magnticos u pticos); ficheros o krdex que permitan hacer

referencias cruzadas, y una larga lista de tcnicas para la recuperacin de informacin
mediante sistemas de codificacin y clasificacin. En tiempos ms recientes se han
sumado los medios informticos, cada vez ms necesarios debido a la complejidad y
nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo a la
actividad administrativa. Aunque los medios informticos benefician sustancialmente a la
gestin documental, contina requirindose el trabajo de profesionales en sistemas de
informacin, como expertos en flujos de documentos y en procesos de cada documento
de soporte papel o electrnico.
El uso del computador en la gestin documental se inici en la prctica a partir de las
grandes bibliotecas nacionales anglfonas como la biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos de Amrica y la British Library; creadoras en los pasados aos 60, de
programas de bases de datos conocidos como marc (machine readable cataloguing) o
catalogacin legible por computador. Poco despus, y a medida que el uso de las
tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y
privada, surgieron las bases de datos, los procesadores de textos, archivadores y otras
aplicaciones informticas.
En la actualidad coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin
documental; desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los ms sofisticados sistemas informticos. Estos ltimos manejan no slo la
documentacin administrativa como tal, venga ella en papel o en formato electrnico,
sino que adems: controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de
expedientes; capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y
otros; enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin; y
adems permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier
lugar.
En Colombia se celebra el da nacional del archivo el 9 de octubre mediante el Decreto
No 3666 del 8 de noviembre de 2004, se estableci esta fecha por la investigacin
efectuada por el Dr. Hermes Tovar (ganador del premio Jorge Palacios Preciado en su
versin 2009) quien encontr una Cdula Resal expedida en Valladolid el 9 de octubre
de 1549 que ordena la creacin de Archivos en la Real Audiencia y dems ciudades del
Nuevo reino de Granada.
f.97v. El Rey1
El nuevo rrey(n)o de Gran(a)da
Sobre q(ue) aya un archibo Nuestro Presid(e)nte e oydores del Audi(enci)a
Real del nuevo Rey(n)o de granada el Mariscal
Goncalo Ximenez de Q(ue)sada, como uno del
Pueblo e tenyente de gov(er)nador q(ue) fue
De (e)sa p(r)ovincia del nuevo Rey(n)o de gran(a)da
Me ha hecho rrelacion q(ue) una de las cosas
mas p(er)judiciales a esa rrepu(bli)ca es no av(er)
una tabla pu(bli)ca e(n) la casa del consistorio
q(ue) por ynbentario esten en ella las cedu7

las y p(r)ovisiones q(ue) por nos an sido

dadas a favor de los vezi(n)os y pobladores desa p(r)ovincia e de los previllegios y exenciones de q(ue) pueden y debe(n)
gozar para q(ue) todos lo sepan y gozen dellas
a cuya causa se avian p(er)dido todas las
q(ue) hasta agora se avian dado y me //
fue suplicado mandasse q(ue) la hubiese
d(e) aqu adelante y q(ue) las d(ic)has cedulas
c(art)as y previllegios estubiesen en una
caxa de tres llabes las quales estubiesen
por ynbentario e quenta de abecedario
p(r)obeyendo q(ue) esa d(ic)ha Audiencia tubiese
archibo Universal de las es(cri)pturas cedulas
y p(r)ovisiones tocantes a ella. E q(ue) cada
pueblo de los d(e) esa d(ic)ha p(r)ovincia tubiese
el particular de sus is(cri)pturas p(r)obeyendo de p(er)sonas q(ue) tobiesen las d(ic)has
tres llaves y cuenta y razn de los
d(ic)hos archibos o como la my m(erce)d fuese
lo qual visto por los del n(uest)ro consejo
de las Yndias fue acordado q(ue) devia mandar dar esta my cedula para vos e yo tovelo
por bien porque vos Mando q(ue) veais lo
suso d(ic)ho y probeais como se rrecojan todas
las cedulas y p(r)ovisiones q(ue) nos ovieremos dado p(ar)a la buena gov(er)nacio(n)
d(e) esa tierra y para esa audiencia y
dareis horden como todas ellas y las q(ue)
mas mandaremos e(n)bihar adelante
esten juntas y guardadas en un
archibo q(ue) para ello se haga en esa audi(enci)a
estando fuera un memorial o ynbent(ari)o
dellas para q(ue) se sepa las es(cri)pturas
q(ue) ay en el d(ic)ho archibo. E asy mysmo
p(r)oveereyes q(ue) cada ciudad o Villa q(ue)
oviere e(n) (e)sa p(r)ovincia haga su archibo
p(ar)ticular donde tengan las cedulas
y p(r)ovisiones y es(cri)pturas q(ue) a cada uno
tocare el qual archibo este en cada ciudad
o Villa e(n) la casa de ayuntamiento
y las es(cri)pturas q(ue) e(n) (e)l se
pusieren se pongan por ynbentario
y abecedario para q(ue) se puedan
hallar cada y quando se buscaren //
d(e) manera q(ue) las d(ic)has p(r)ovisiones
y cedulas y es(cri)pturas esten a rrecaudo
8

como cosa importante fecha e(n) la

Villa de Vall(adol)id a nueve dias
del mes de o(c)tu(br)e de myll e qui(nient)os
y quarenta y nueve aos / max(imilia)no /
la Reyna. R(e)g(istra)da de Samano sialada
del marques g(utie)rre Velsq(u)ez Greg(ori)o Lopez
sandoval Ribadeneyra Birbiesca2.
1 Transcripcin hecha por Hermes Tovar Pinzn del Original que se encuentra en el
Archivo General de Indias (Sevilla) Audiencia de Santa F Legajo 533, ff. 97v. a 98 v.
2 Nota del Transcriptor: En la ciudad de Santa Fee a nueve dias del mes de diz(iembr)e
de myll e quinientos y cinq(uen)ta y un aos ante los seores p(r )esydente e oydores
estando haziendo audiencia pu(bli)ca la p(r)esent el Mariscal G(onzal)o Ximenez.

Creacin del Archivo General de la Nacin

Con la creacin del Archivo General de la Nacin a travs de la Ley 80 de 1989, se le
asigna la funcin de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con
el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin, salvaguardar el
patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la comunidad.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los rganos asesores, coordinadores y
ejecutores del sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de
2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a stas,
las funciones que deben cumplir para su desarrollo.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivsticas pblicas, o privadas con funciones pblicas, y aquellas privadas que
manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal, y de las comunidades indgenas creadas por ley.
Todas ellas, articuladas entre s, posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los
procesos archivsticos; promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y
a los documentos en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se
articula bajo la orientacin del Archivo General de la Nacin, como la instancia que
aporta a la construccin de la poltica archivstica en Colombia, y con descentralizacin
administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivsticos de
las instituciones que lo integran, brindando orientacin sobre organizacin, manejo,
preservacin, conservacin, servicio y control de los archivos.
rganos Ejecutores: Archivos de las organizaciones pblicas, archivos de
organizaciones privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters
pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los
procesos archivsticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema Nacional de
Archivos.
9

10

2.

Definiciones generales y terminologa archivstica

Acceso a documentos de archivo

Acervo documental

Administracin de archivos

Almacenamiento de documentos

Archivista
Archivstica
Archivo

Archivo central

Archivo de gestin

Archivo del orden departamental

Archivo del orden distrital

Derecho de los ciudadanos a consultar la

informacin que conservan los archivos pblicos,
en los trminos consagrados por la Ley.
Conjunto de documentos de un archivo,
conservados por su valor sustantivo, histrico o
cultural.
Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas
a la planeacin, direccin y control de los recursos
fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Accin de guardar sistemticamente documentos
de archivo en espacios, mobiliario y unidades de
conservacin apropiadas.
Profesional de nivel superior, graduado en
archivstica.
Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos
y tcnicos de los archivos.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica
o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin
que est al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestin, y rene
los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trmite y cuando su consulta es
constante.
Archivo de la oficina productora que rene su
documentacin en trmite, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa.
Archivo integrado por fondos documentales
procedentes
de
organismos
del
orden
departamental y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden distrital y
11

por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden
municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional

Archivo integrado por los fondos documentales

procedentes de los organismos del orden nacional
y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrnico

Conjunto de documentos electrnicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos
archivsticos.

Archivo General de la Nacin AGN

Establecimiento pblico encargado de formular,

orientar y controlar la poltica archivstica nacional.
Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos
y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nacin y de la conservacin y la
difusin del acervo documental que lo integra y del
que se le confa en custodia.
Archivo al cual se transfiere del archivo central o
del archivo de gestin, la documentacin que por
decisin del correspondiente Comit de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo tambin puede
conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito voluntario, adquisicin o
expropiacin.
Conjunto de documentos producidos o recibidos
por personas naturales o jurdicas de derecho
privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters
pblico y declarado como tal por el legislador.
Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la
prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.

Archivo histrico

Archivo privado

Archivo privado de inters pblico

Archivo pblico

12

Archivo total
Asiento descriptivo

Asunto

Concepto que hace referencia al proceso integral

de los documentos en su ciclo vital.
Conjunto de elementos informativos que
individualizan las unidades de descripcin de un
instrumento de consulta y recuperacin.
Contenido de una unidad documental generado
por una accin administrativa.

Carpeta

Unidad de conservacin a manera de cubierta que

protege los documentos para su almacenamiento y
preservacin.

Catlogo

Instrumento de consulta que describe unidades

documentales.

Certificacin de documentos

Accin de constatar la presencia de determinados

documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su produccin o recepcin,
hasta su disposicin final.

Clasificacin documental

Fase del proceso de organizacin documental, en

la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la organizacin productora
(fondo, seccin, series y/o asuntos).

Cdigo

Identificacin numrica o alfanumrica que se

asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas
y que debe responder al sistema de clasificacin
documental establecido en la organizacin.
Conjunto de documentos reunidos segn criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una
estructura orgnica ni responde a los principios de
respeto a la procedencia y al orden original.
Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de
cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas,
definir los programas de gestin de documentos y

Coleccin documental

Comit de archivo

13

Comit evaluador de documentos

hacer recomendaciones en cuanto a los procesos

administrativos y tcnicos de los archivos.
rgano asesor del Archivo General de la Nacin y
de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional
de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
El valor secundario o no de los documentos de
las organizaciones pblicas y de las privadas
que cumplen funciones pblicas.
La eliminacin de documentos a los que no se
les pueda aplicar valoracin documental
La evaluacin de las tablas de retencin y
tablas de valoracin documental.

Comits del sistema nacional de Comits tcnicos y sectoriales, creados por el

archivos
Archivo General de la Nacin como instancias
asesoras para la normalizacin y el desarrollo de
los procesos archivsticos.

Comunicaciones oficiales

Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una organizacin, independientemente del medio
utilizado. En el proceso de organizacin de fondos
acumulados es pertinente el uso del trmino
correspondencia, hasta el momento en que se
adopt la definicin de comunicaciones oficiales
sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por
el Archivo General de la Nacin.

Conservacin de documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo.

Conservacin preventiva de
documentos

Conjunto de estrategias y medidas de orden

tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar
o reducir el riesgo de deterioro de los documentos
de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.

14

Consulta de documentos

Acceso a un documento o a un grupo de

documentos con el fin de conocer la informacin
que contienen.

Copia

Reproduccin exacta de un documento.

Copia autenticada

Reproduccin de un documento, expedida y

autorizada por el funcionario competente y que
tendr el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad

Copia de un documento realizada para conservar

la informacin contenida en el original en caso de
prdida o destruccin del mismo.

Cuadro de clasificacin:

Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la

documentacin producida por una institucin y en
el que se registran las secciones y subsecciones y
las series y subseries documentales.

Cuadernillo

Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro

puede estar formado por la costura de uno o varios
cuadernillos.

Custodia de documentos

Guarda o tenencia de documentos por parte de

una institucin o una persona, que implica
responsabilidad jurdica en la administracin y
conservacin de los mismos, cualquiera que sea
su titularidad.

Depsito de archivo

Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservacin de los
documentos de archivo.

Depuracin

Operacin, dada en la fase de organizacin de

documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminacin.

15

Descripcin documental

Fase del proceso de organizacin documental que

consiste en el anlisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado
son los instrumentos de descripcin y de consulta.

Descriptor

Trmino normalizado que define el contenido de

un documento y se utiliza como elemento de
entrada para la bsqueda sistemtica de
informacin.

Deterioro

Alteracin o degradacin de las propiedades

fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros
factores.

Digitalizacin

Tcnica que permite la reproduccin de

informacin que se encuentra guardada de
manera analgica (Soportes: papel, video,
casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una
que slo puede leerse o interpretarse por
computador.

Digitar

Accin de introducir datos en un computador por

medio de un teclado.

Diplomtica documental

Disciplina que estudia las caractersticas internas y

externas de los documentos conforme a las reglas
formales que rigen su elaboracin, con el objeto de
evidenciar la evolucin de los tipos documentales
y determinar su valor como fuentes para la
historia.

Disposicin final de documentos

Decisin resultante de la valoracin hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retencin y/o tablas de
valoracin documental, con miras a su
conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin.

16

Un sistema de reproduccin debe garantizar la

legalidad y la perdurabilidad de la informacin.

Distribucin de documentos

Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Documento

Informacin creada o recibida, conservada como

prueba, por una organizacin o individuo en el
desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales. Cualquiera que sea su forma
o el medio utilizado.

Documento activo

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo

Documento generado por la misma oficina o por

otras oficinas o instituciones, que no hace parte de
sus series documentales pero es de utilidad para
el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo

Registro de informacin producida o recibida por

una persona o entidad en razn a sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento electrnico

Documento cuyo soporte material es algn tipo de

dispositivo electrnico y en el que el contenido
est codificado mediante algn tipo de cdigo
digital que puede ser ledo o reproducido mediante
el auxilio de detectores de magnetizacin.
Los archivos electrnicos son el conjunto de
documentos producidos, recibidos o reunidos por
una persona natural o jurdica y como apoyo, de
su actividad de la que es testimonio, haciendo uso
de la electrnica, que se conservan y transmiten
tambin mediante medios electrnicos en
depsitos de conservacin permanente tras
efectuar una seleccin a partir de la identificacin y
valoracin de las series, con medidas de
17

autentificacin y de preservacin adecuadas y con

una organizacin respetuosa con su modo de
produccin, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural as como de permitir su
acceso y uso tambin mediante las tecnologas de
la informacin.

Documento electrnico de archivo

Registro de la informacin generada, recibida,

almacenada,
y
comunicada
por
medios
electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una
persona o organizacin en razn de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.
Debe ser entendido como el conjunto de
documentos producidos, recibidos o reunidos por
una persona o entidad pblica o privada que
preste servicios pblicos, en el transcurso de su
gestin y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se
conservan y transmiten tambin mediante medios
electrnicos en depsitos de conservacin
permanente tras efectuar una seleccin a partir de
la identificacin y valoracin de las series, con
medidas de autentificacin y de preservacin
adecuadas y con una organizacin respetuosa con
su modo de produccin, con el fin de garantizar su
valor informativo, legal y cultural as como de
permitir su acceso y uso tambin mediante las
tecnologas de la informacin.

Documento esencial

Documento necesario para el funcionamiento de

un organismo y que, por su contenido informativo y
testimonial, garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo, aun despus
de su desaparicin, por lo cual posibilita la
reconstruccin de la historia institucional.

Documento facilitativo

Documento producido en cumplimiento de

funciones idnticas o comunes en todas las

18

organizaciones.

Documento histrico

Documento inactivo

Documento nico que por su significado jurdico o

autogrfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la direccin del Estado, la
soberana nacional, las relaciones internacionales
o las actividades cientficas, tecnolgicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio
histrico.
Documento que ha dejado de emplearse al
concluir sus valores primarios.

Documento misional

Documento producido o recibido por una

institucin en razn de su objeto social.

Documento original

Es la fuente primaria de informacin con todos los

rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

Documento semiactivo

Documento de uso ocasional con valores

primarios.

Eliminacin documental

Actividad resultante de la disposicin final

sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental para aquellos documentos
que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes.

Empaste

Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos

para darles forma de libro. La unidad producto del
empaste se llama legajo.

Encuadernacin

Tcnica mediante la cual se cose uno o varios

cuadernillos de formato uniforme y se cubren con
tapas y lomo para su proteccin. La unidad
producto de la encuadernacin se llama libro.

19

Estantera

Mueble
con
entrepaos
para
almacenar
documentos en sus respectivas unidades de
conservacin.

Expediente

Unidad documental compleja formada por un

conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una instancia productora en la
resolucin de un mismo asunto.

Facsmil

Reproduccin fiel de un documento lograda a

travs de un medio mecnico, fotogrfico o
electrnico, entre otros.

Fechas extremas

Fechas que indican los momentos de inicio y de

conclusin de un expediente, independientemente
de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms
reciente de un conjunto de documentos.

Foliar

Accin de numerar hojas.

Folio

Hoja.

Folio recto

Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto

Conjunto de documentos de personas naturales o

jurdicas administrativamente vigentes, que se
completa sistemticamente
Conjunto de documentos dispuestos sin ningn
criterio de organizacin archivstica.

Fondo acumulado

Fondo cerrado

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos

han dejado de producirse debido al cese definitivo
de las funciones o actividades de las personas

20

naturales o jurdicas que los generaban.

Fondo documental

Conjunto de documentos producidos por una

persona natural o jurdica en desarrollo de sus
funciones o actividades.

Fuente primaria de informacin

Informacin original, no abreviada ni traducida. Se

llama tambin fuente de primera mano.

Funcin archivstica

Actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivstico, que comprende desde la
elaboracin del documento hasta su eliminacin o
conservacin permanente.
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y
recibida por las organizaciones, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

Gestin documental

Gua

Instrumento
de
consulta
que
describe
genricamente fondos documentales de uno o
varios archivos indicando sus caractersticas
fundamentales, como organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentacin.

Identificacin documental

Primera etapa de la labor archivstica, que consiste

en indagar, analizar y sistematizar las categoras
administrativas y archivsticas que sustentan la
estructura de un fondo.

ndice

Instrumento de consulta en el que se listan,

alfabtica
o
numricamente,
trminos
onomsticos,
toponmicos,
cronolgicos
y
temticos, acompaados de referencias para su
localizacin.

21

ndice cronolgico

Listado consecutivo de fechas. ndice onomstico:

Listado de nombres de personas naturales o
jurdicas.

ndice temtico

Listado de temas o descriptores.

ndice toponmico

Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental

Instrumento de recuperacin de informacin que

describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental.

Legajo

Conjunto de documentos atados o empastados

para facilitar su manipulacin.

Legislacin archivstica

Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivstico en un pas.

Manuscrito

Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana)

Seal transparente del papel usada como

elemento distintivo del fabricante.

Microfilmacin

Tcnica que permite registrar fotogrficamente

documentos como pequeas imgenes en pelcula
de alta resolucin.

Muestreo

Tcnica estadstica aplicada en la seleccin

documental,
con
criterios
cuantitativos
y
cualitativos.

Normalizacin archivstica

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios

en la aplicacin de la prctica archivstica.

22

Ordenacin documental

Organigrama

Fase del proceso de organizacin que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificacin.
Representacin grfica de la estructura de una
institucin. En archivstica se usa para identificar
las dependencias productoras de los documentos.

Organizacin de archivos

Conjunto
de
operaciones
tcnicas
y
administrativas cuya finalidad es la agrupacin
documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales.

Organizacin documental

Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la

ordenacin y la descripcin de los documentos de
una institucin.

Patrimonio documental

Conjunto de documentos conservados por su valor

histrico o cultural.

Patrimonio documental

Conjunto de documentos conservados por su valor

histrico o cultural.

Principio de orden original

Se trata de un principio fundamental de la teora

archivstica por el cual se establece que la
disposicin fsica de los documentos debe respetar
la secuencia de los trmites que los produjo. Es
prioritario para la ordenacin de fondos, series y
unidades documentales.

Principio de procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teora

archivstica por el cual se establece que los
documentos producidos por una institucin y sus
dependencias no deben mezclarse con los de
otras.

Produccin documental

Generacin de documentos hecha por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.

23

Protocolo

Radicacin
oficiales

Serie ordenada de escrituras originales y otros

documentos notariales que los escribanos y
notarios autorizan con formalidades.

de

comunicaciones Procedimiento
por
medio
del
cual
las
organizaciones asignan un nmero consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envo, con el propsito de oficializar su trmite
y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la ley.

Recepcin de documentos

Conjunto de operaciones de verificacin y control

que una institucin debe realizar para la admisin
de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurdica.

Recuperacin de documentos

Accin y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.

Registro de comunicaciones
oficiales

Procedimiento
por
medio
del
cual
las
organizaciones ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia
todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o
organizacin remitente o destinataria, nombre o
cdigo de la dependencia competente, nmero de
radicacin, nombre del funcionario responsable del
trmite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.

Registro de ingreso de documentos

Instrumento que controla el ingreso a un archivo,

siguiendo el orden cronolgico de entrada, de
documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo

Instrumento que seala los lineamientos

administrativos y tcnicos que regulan la funcin

24

archivstica en una organizacin.

Reprografa

Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el

fotocopiado, la microfilmacin y la digitalizacin,
que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.

Retencin documental

Plazo que los documentos deben permanecer en

el archivo de gestin o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retencin
documental.

Seccin

En la estructura archivstica, unidad administrativa

productora de documentos.

Seleccin documental

Disposicin final sealada en las tablas de

retencin o de valoracin documental y realizada
en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo
para su conservacin permanente. Tambin se
utilizan los trminos de depuracin y expurgo.

Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura

y contenido homogneos, emanadas de un mismo
rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.

Signatura topogrfica

Identificacin convencional que seala la ubicacin

de una unidad de conservacin en el depsito y
mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservacin

Conjunto de estrategias y procesos de

conservacin que aseguran el mantenimiento
adecuado de los documentos, garantizando su
integridad fsica y funcional en cualquier etapa del
ciclo vital.

25

Sistema nacional de archivos

Conjunto de instituciones archivsticas articuladas

entre s que posibilitan la homogenizacin y la
normalizacin de los procesos archivsticos.

Soporte documental

Medios en los cuales se contiene la informacin,

segn los materiales empleados. Adems de los
archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos,
orales y sonoros.

Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie, identificadas de forma
separada de sta por su contenido y sus
caractersticas especficas.

Tabla de retencin documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

Tabla de valoracin documental

Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, as como una disposicin final.

Testigo

Elemento que indica la ubicacin de un documento

cuando se retira de su lugar, en caso de salida
para
prstamo,
consulta,
conservacin,
reproduccin o reubicacin y que puede contener
notas de referencias cruzadas.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una

actividad administrativa, con diagramacin,
formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categora diplomtica.

Tomo

Unidad encuadernada o empastada, con foliacin

propia, en que suelen dividirse los documentos de
26

cierta extensin.

Trmite de documentos

Recorrido del documento desde su produccin o

recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.

Transferencia documental

Remisin de los documentos del archivo de

gestin al central, y de ste al histrico, de
conformidad con las tablas de retencin y de
valoracin documental vigentes.

Unidad administrativa

Unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad de conservacin

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservacin e
identificacin.
Pueden
ser
unidades
de
conservacin, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental

Unidad de anlisis en los procesos de

identificacin y caracterizacin documental. Puede
ser simple, cuando est constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.

Valor administrativo

Cualidad que para la administracin posee un

documento
como
testimonio
de
sus
procedimientos y actividades.

Valor cientfico

Cualidad de los documentos que registran

informacin relacionada con la creacin de
conocimiento en cualquier rea del saber.

Valor contable

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan

el conjunto de cuentas y de registros de los
ingresos, egresos y los movimientos econmicos
de una organizacin pblica o privada.

27

Valor cultural

Cualidad del documento que, por su contenido,

testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos
de vida o desarrollos econmicos, sociales,
polticos, religiosos o estticos propios de una
comunidad y tiles para el conocimiento de su
organizacin.

Valor fiscal

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para

el Tesoro o Hacienda Pblica.

Valor histrico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que

deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de informacin, tiles para la
reconstruccin de la memoria de una comunidad.

Valor jurdico o legal

Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho comn y que
sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por

su importancia histrica, cientfica y cultural, deben
conservarse en un archivo.

Valor primario

Cualidad inmediata que adquieren los documentos

desde que se producen o se reciben hasta que
cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales
y/o contables
Atributo de los documentos producidos y recibidos
por una institucin en virtud de su aspecto
misional.

Valor tcnico

Valoracin documental

Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

28

2.1. Definicin y clasificacin de los documentos

Documento
Informacin creada o recibida, conservada como prueba, por una organizacin o
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas
cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones,
contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos,
edificios o similares
Art. 251 Cdigo de Procedimiento Civil
Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificacin, procedimiento
documentado, dibujo, informe, norma. Nota 1: el medio de soporte puede ser papel,
magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de estos.
NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Numeral 3.21
Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad.
NTC ISO 15489. Numeral 3.7

Documentos de archivo (records)

Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn
de sus actividades o funciones.
NTC ISO 15489 Numeral 3.8

Documentos (records):
Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una
organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales.
UNE-ISO_15489-1 Num.3.15
Registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.
29

Artculo 2 del Acuerdo 060 de 2000

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas. Nota 1: los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la
trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones preventivas y acciones
correctivas.
Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz, eficiente
y efectiva del sistema de gestin de calidad deben controlarse. Los registros deben
permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.
NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Numeral 3.46 y
4.2.4
Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de
entrada a un sistema.
NTC ISO 15489 N3.15

Clasificacin de los documentos

Clasificacin de los documentos segn la UNESCO Segn la Unesco
El patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el
soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, planea que dicho patrimonio est
conformado por:

Piezas textuales: Manuscritos, libros, peridicos, carteles, etc. El contenido textual

puede haber sido inscrito con tinta, lpiz, pintura u otro medio. El soporte puede
ser papel, plstico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.

Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras

Piezas audiovisuales: pelculas, discos, cintas y fotografas, grabadas en forma

analgica o numrica, con medios mecnicos, electrnicos, u otros, de las que
forma parte un soporte material con dispositivo para almacenar informacin donde
se consigna el contenido.

Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte

puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrnicos forman el contenido.
30

Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o
bien un grupo de documentos, como una coleccin, un fondo o conjunto de archivos.
http://www.mincultura.gov.co/ministerio/politicas-culturales/dearchivos/Paginas/default.aspx

Clasificacin segn su origen

Documento pblico
El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el documento pblico de la
siguiente forma:
()
Documento pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con
su intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo
funcionario, es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus
veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pblica.
()
Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario
pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un funcionario pblico, se considera
como un documento pblico.
Documento privado
El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil, es aquel
documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es decir, es un
documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico, ni ha habido
intervencin de ste para su elaboracin.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus
actividades.
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotacin de documento pblico
cuando ese documento es presentado ante notario pblico.
Autenticidad de los documentos
Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artculo 252 del cdigo de
procedimiento civil:

31

Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado,

manuscrito o firmado. El documento pblico se presume autntico, mientras no se
compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.
El documento privado es autntico en los siguientes casos:
1.

Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se orden tenerlo

por reconocido.

2.

Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm.

3.

Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido

manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso
oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de
hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289.
Esta norma se aplicar tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o de la
imagen de la parte contra quien se aducen, afirmndose que corresponde a ella.

4.

Si fue reconocido implcitamente de conformidad con el artculo 276.

5.

Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con

audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la
diligencia de reconocimiento de que trata el artculo 274.
Se presumen autnticos los libros de comercio debidamente registrados y
llevados en legal forma, el contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos
de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en
establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos, cartas de crdito,
contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de stas y de
cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignacin y comprobantes
de crditos, de dbitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos
establecimientos, y los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos
emitidos por estas, ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales
de depsito, y dems documentos privados a los cuales la ley otorgue tal
presuncin.
<Inciso modificado por el artculo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el
siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados manuscritos,
firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser
incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirn
autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni autenticacin. Esta
presuncin no aplicar a los documentos emanados de terceros de naturaleza
dispositiva.

32

Se presumen autnticos todos los documentos que renan los requisitos

establecidos en el artculo 488, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo.
Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirn
autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en
litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso,
requerirn de presentacin personal o autenticacin.
La autenticidad de los documentos pblicos y privados es un aspecto de suprema
importancia, puesto que el mrito probatorio de cualquier documento est en
funcin de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios,
situaciones muy comunes en cualquier empresa.
Aqu vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autntico
[contrario al documento pblico], y para que el documento privado sea
considerado autentico y por consiguiente goce de algn valor probatorio, debe ser
autentico, y para ello deber observar los aspectos contemplados por el artculo
252 del cdigo de procedimiento civil.

Segn su formato
Documentos electrnicos
Se entiende por archivo electrnico cualquier documento en forma de mensaje de
datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios
electrnicos, pticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su
conservacin de conformidad con el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.
Documentos anlogos
Toda informacin expresada en un medio diferente al digital, por ejemplo papel,
piedras, etc.

33

34

2.1.1. Caractersticas de los documentos

Integridad
La integridad de un documento hace referencia a su carcter completo e inalterado. Es
necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Las
polticas y los procedimientos de gestin de documentos deben especificar qu
adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento despus de su creacin, en
qu circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quin est
autorizado para llevarlas a cabo.
Cualquier anotacin, adicin o supresin autorizada que se realice en un documento
debe indicarse de forma explcita y dejar evidencia.

Autenticidad
Un documento autntico es aquel del que se puede probar:
Que es lo que afirma ser
Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha
creado o enviado y
Que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Para garantizar la
autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implantar y
documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin,
transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se
asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que
los documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin,
modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.

Fiabilidad
Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representacin
completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o
actividades. Los documentos deben ser creados en el momento, o poco despus, en
que tiene lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar operaciones.

Disponibilidad
Un documento disponible es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado o
interpretado.
35

Su presentacin debe mostrar la actividad u operacin que lo produjo.

Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deben contener la informacin
necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y usaron.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organizacin. Se deben mantener los vnculos existentes entre los
documentos que reflejan una secuencia de actividades.
NTC ISO 15489

36

37

2.2.

Principios archivsticos bsicos

A lo largo de la historia del tratamiento archivstico, la organizacin de los fondos ha ido

evolucionando sin criterios de aplicacin general.
A finales del siglo XVIII muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con
criterios ideolgicos o temticos. (Sistema de Daunon y Camus para los archivos
nacionales de Francia).
A algunos fondos en la confusin y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con
otros en virtud de su adscripcin a temas, lugares, fechas.
Cuando la situacin de la prctica era ms desalentadora, el archivero e historiador
francs Natalis de Wally, jefe de la seccin administrativa de los Archivos
Departamentales del Ministerio del Interior, redact la circular de 25 de abril de 1851
titulada:
Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives dpartamentales et
communales.
Como consecuencia de este texto naca el principio de procedencia, primer fundamento
terico de la Archivstica que dar lugar al perodo de pleno desarrollo o mayora de
edad.
Esto llev a sumir El principio de procedencia, en una interpretacin simplista pero muy
adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos
(de cualquier naturaleza) provenientes de una administracin, de una entidad o de una
persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivstica denomina fondos de
los archivos de esa administracin, esa entidad o esa persona.
En esencia, y casi como queda recogido en la definicin anterior, el principio de
procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.
Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin pblica, privada, una
persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificacin propia de dicha entidad.
Este principio se fue expandiendo rpidamente a otros pases y, en uno de ellos,
exactamente en Prusia, fue donde qued completado.
Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su
coetneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunci un nuevo
principio: el registraturprinzip.

38

En esencia, este principio deca que los documentos de cada fondo deban mantenerse
en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o
por materias.
As nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos.
Unos aos ms tarde, en 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin
publicaron su manual considerado como la biblia de los archiveros modernos. Esta obra
result ser el mejor vehculo de difusin de los mencionados principios.
Ambos principios se expandieron rpidamente y la comunidad archivstica internacional
los fue aplicando en todos los sistemas modernos.

2.2.1.Principio de procedencia
Principio fundamental de la Archivstica que consiste en reunir los documentos
producidos por una persona natural o jurdica, sin mezclarlos con los de otros. Fue
ideado por Natallis de Wailly en 1841, en el congreso internacional de Pars se consagra
y comienza a aplicarse en la mayora de pases.
De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones,
series y expedientes. Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como
para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la
evolucin estructural histrica de la institucin, identificando en ella las dependencias y
funciones que desarrolla o desarroll en el pasado, integrando en torno a cada una los
documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacin del principio de
procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia
productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en
series.
De este principio se derivan los siguientes principios:
El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de un
fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u
organismo productor.
El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que sta
debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

2.2. Principio de las tres edades

Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades:
Fase primera o de actividad
39

 Segunda edad o semiactividad

Tercera edad o inactividad
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la
segunda se utilizan espordicamente. En la tercera edad o fase los documentos se
destruyen o se conservan en funcin de su valor histrico.
Esta teora fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el
objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que
se estaban generando. As los documentos se tratarn de una forma diferente.
Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invencin de la teora de las tres edades de los
documentos:

2.2.3 Principio de orden natural

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o
expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las
actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin. Cuando una serie
documental est compuesta por varios expedientes o carpetas, stas tambin deben
estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron
conformando.

40

2. Marco legal de la gestin documental normas aplicables a la

gestin documental

Para que el Programa de Gestin Documental pueda gestionarse de manera apropiada,

es necesario que la empresa responda y cumpla las diferentes normas proferidas por la
organizacin, por el Archivo General de la Nacin, as como las dems normas
aplicables a la empresa. A continuacin se sealan las normas de carcter general
relacionadas con la gestin documental:

41

Marco legal colombiano

Constitucin Poltica de Colombia
Artculo 8
Artculo 15

Es obligacin del Estado y de las personas proteger las

riquezas culturales y naturales de la Nacin.
. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y
hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
organizaciones pblicas y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se
respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la
Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada
son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley
estatutaria reglamentar la forma y condiciones en que las
autoridades que ella seale, con fundamento en serios
motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y
dems formas de comunicacin privada, sin previa orden
judicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la
Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis
(36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones, el
gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha
hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las
medidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta
gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que
hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artculo 20

Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir

su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicacin.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza
el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad. No
habr censura.

42

Artculo 23

Artculo 27
Artculo 63

Artculo 70

Artculo 71

Artculo 72

Artculo 74
Artculo 94

Artculo 95

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones

respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o
particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje,
investigacin y ctedra.
Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el
patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que
determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a
la cultura de todos los colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la educacin permanente y la
enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas
las etapas del proceso de creacin de la organizacin
nacional.
La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son
libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el
fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....
El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del
Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales
que conforman la organizacin nacional, pertenecen a la
Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.
La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando
se encuentren en manos de particulares y reglamentar los
derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos
asentados en territorios de riqueza arqueolgica.
Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley.
La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la
Constitucin y en los convenios internacionales vigentes, no
debe entenderse como negacin de otros que, siendo
inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en
ellos.
La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la
comunidad nacional.
Todos estn en el deber de
engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitucin implica
responsabilidades. Toda persona est obligada a cumplir la
Constitucin y las leyes.

Leyes
43

1913
1920
1923
1932
1936
1959
1981
1981
1982
1985
1986
1989
1992
1992

1993
1993
1994
1995
1995
1996
1999

2000

LEY 4 de 1913. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir

inventariados los documentos de los archivos.
LEY 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
LEY 45 de 1923. (Art.99) Sobre conservacin de documentos bancarios
LEY 40 de 1932. Sobre registros y reformas civiles de las personas.
LEY 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.
LEY 163 de 1959. Sobre proteccin de patrimonio cultural.
LEY 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicas.
LEY 39 de 1981. Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.
LEY 23 de 1982. Sobre derechos de autor.
LEY 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
LEY 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin,
exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales.
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se
dictan otras disposiciones.
LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservacin
documentos Bancos de la Repblica.
LEY 6 de 1992 (Art.74). Valor probatorio de la impresin de imgenes
pticas no modificables. Adicionase el Estatuto Tributario con el Artculo
771-1.
LEY 44 de 1993. Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos.
LEY 80 de 1993. (Art.39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa.
LEY 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organizacin y funcionamiento de los municipios
LEY 190 de 1995. Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79 )
Ley 200 de 1995. Conductas sancionables a servidores pblicos
LEY 270 de 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la
Administracin de Justicia (Art.95).
LEY 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.
Ley 588 de 2000. Pargrafo Artculo 1 y 9, nuevas tecnologas.

2000

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones

2000

LEY 610 de 2000. Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedicin de

copias. Arts. 60 Boletn de responsabilidades fiscales).
LEY 640 de 2001. Conciliacin ante servidores pblicos (Art 15, archivo
constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliacin)

2001

44

2002
2003

LEY 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22

Artculo 35 numeral 8,13 y 21).
LEY 782 de 2003. Normas tcnicas

2004

Ley 927 de 2004. Autoriza la afiliacin del AGN al ICA, Consejo

Internacional de Archivos

2005

2005

2005

2006

2006

2008

2009

2009

2010

2011

LEY 951 de 2005. Acta de Informe de Gestin. (Proceso de entrega y

recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado Colombiano, al
trmino e inicio del ejercicio de un cargo pblico).
LEY 962 de 2005 Anti trmites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y
archivos de la Administracin Pblica en los trminos previstos por la
Constitucin y la Leyes) y Art. 28.
LEY 975 de 2005. Ley de Justicia y Paz (Captulo X "Conservacin de
Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservacin de los
archivos , Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos)
LEY 1120 de 2006 Aprueba Convenio entre Gobiernos Repblica de
Colombia y Gobierno Federacin de Rusia sobre cooperacin y asistencia
mutua entre autoridades aduaneras Art 9
LEY 1105 de 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "rgimen para la
liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional" (Arts. 25,
pargrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamacin de soportes)
LEY 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del
hbeas data y se regula el manejo de la informacin contenida en bases de
datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de
servicios y la proveniente de terceros pases y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1273 de 2009: Por medio del cual se modifica el Cdigo Penal, se crea
un nuevo Bien Jurdico Tutelado denominado De la proteccin de la
informacin y de los datos y se preservan integralmente los sistemas que
utilicen las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, entre otras
disposiciones.
Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la
sociedad de la informacin y la organizacin de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones TIC-, se crea la Agencia Nacional de
Espectro se dictan otras disposiciones.
Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el ejercicio de la Archivstica y
se dictan otras disposiciones.
Ley 1437 de 2011 en el Captulo Cuarto del Ttulo III, regula aspectos
relacionados con el uso de medios electrnicos su validez y fuerza
probatoria, as como sobre el expediente y archivo electrnicos los cuales
tienen incidencia en el desarrollo de la poltica archivstica para todas las
entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicacin en el Sistema
45

Nacional de Archivos.

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de desarrollo

2010-2014- Gobierno en lnea

2012

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 Por la cual se dictan disposiciones

generales para la proteccin de datos personales.

Decretos
1950

Decreto 2527 de 1950: Microfilmacin

1954

Decreto 3354 de 1954: Microfilmacin

1988

Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de

inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5)

1989

Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnticos en la informacin

tributaria.(Artculo 633)

1990

Decreto 1777 de 1990: Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15

de 1990, emanado de la junta directiva del Archivo General de la Nacin
sobre adopcin de los estatutos de dicha entidad
Decreto 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los
comerciantes. (Artculos 31 a 33)

1990
1992

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones

Exteriores (Artculo 51)

1993

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de

medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.

1993

Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artculos 123 y 134)

Reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas
de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo
96)

1993
1994

Decreto 1584 de 1994: Documentacin e informacin estrictamente

indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro
proponentes Cmara de Comercio.

1994

Decreto 855 de 1994: Contratacin Pblica (Artculo 3)

46

1994

Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro nico de Proponentes

(Artculo 11)

1995

Decreto 1382 de 1995: Tablas de retencin documental y transferencias al

Archivo General de la Nacin por entidades del orden nacional del sector
central de la Rama Ejecutiva.

1995

Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informticos. (Artculos 1, 47,

49 y 62)

1995

Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y

uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe a las entidades
pblicas limitar el uso de tecnologas para el archivo documental por parte
de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y
transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

1996
1996
1997

Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrnicas

Decreto 2650 de 1996: PUC para comerciantes
Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9
informacin laboral empleados).

1997
1997

Decreto 1725 de 1997: Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54)

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentacin
histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.

2000

Decreto 254 de 2000: Expide el rgimen para la liquidacin de las

Entidades Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39)

2000

Decreto 1747 de 2000: Entidades de certificacin y firmas digitales

2001

Decreto 1049 de 2001: Sistema general de informacin administrativa del

sector pblico

2002

Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratacin Ley 80 de

1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en
aplicacin de la Ley 527 de 1999.
Contratacin por medios electrnicos
Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artculo
11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia captulo II
Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica.

2003

2004

Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del

Sistema General de informacin administrativa del sector pblico SUIP.
Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artculo 12)

47

2004

Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento

aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesin y
liquidacin forzosa administrativa.

2004

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Da Nacional de

los Archivos en Colombia.

2004

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
DEROGADO

2005

Decreto 1227 de 2005: Artculo 49 actualizacin en el Registro Pblico de

Carrera Administrativa, deber estar acompaada de los soportes
documentales necesarios.

2006

Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias

Urbansticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia
urbanstica otorgada).

2012

Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

2012

Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras
disposiciones en materia de Gestin Documental.

2012

Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos

generales de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de
2011, y se dictan otras disposiciones.

2012

Decreto 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes
en la Administracin Pblica

2013

Por el cual se reglamenta el artculo 173 del Decreto 019 de 2012.

Libros de comercio en medios electrnicos

Resoluciones
1999

Resolucin 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el

manejo de historias clnicas.

48

2000

Resolucin 1508 de 2000. Establece procedimientos generales para

determinar el carcter cientfico o cultural de libros, revistas, folletos
coleccionables, seriados o publicaciones.

2000

Resolucin 26930 de 2000. Por la cual se fijan los estndares para la

autorizacin y funcionamiento de las entidades de certificacin y sus
auditores. (Superintendencia de Industria y Comercio)

2010

Resolucin 128 del 28 de mayo de 2010: Por la cual se actualiza la

metodologa de evaluacin de TRD y de TVD, se deroga la resolucin
00047 d e13 de marzo de 2000 y se conforma el pre- comit Evaluador de
Documentos

Circulares
1997
1998
1999
2002
2003
2003
2004
2006
2007
2009

2009
2009
2010
2010

Circular 02 de 1997. Implementacin de nuevas tecnologas en archivos

pblicos
Circular 01 de 1998. Creacin y desarrollo del Archivo general del
municipio
Circular 13 de 1999. Uso de tintas
Circular 07 de 2002. Organizacin y conservacin de los documentos de
las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
Circular No.001 de 2003. Organizacin y conservacin de los documentos
de archivo
Circular 004 de 2003. Organizacin de historias laborales
Circular No.012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular
N 004 de 2003
Circular No.001 de 2006. Lineamientos de trabajo para los Consejos
Territoriales de Archivos
Circular No. 001 de 2007. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley
General de Archivos
Circular No. 001 de 2009. Presentacin de Tablas de Retencin
Documental y Tablas de Valoracin Documental al Archivo General de la
Nacin
Circular No. 002 de 2009. Tablas de Retencin Documental -TRDCircular No. 035 de 2009. Organizacin e implementacin de archivos y
fondos documentales acumulados
Circular No. 004 de 2010. Estndares mnimos en procesos de
administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos
Circular No. 002 de 2010. Decisiones sobre la solucin tecnolgica de
apoyo al aplicativo de gestin documental ORFEO

49

2011

Circular Externa No 001 de 2011. Proteccin de archivos por ola invernal

2011

Circular Externa No 003 de 2011 - Obligacin de Transferir a Los Archivos

Generales Los Documentos de Valor Secundario
Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y
Administracin de los Archivos de las Entidades Sealadas en la Ley 1444
De 2011
Circular Externa No 005 de 2011 - Prohibicin para Enviar los Originales de
Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Informacin

2011

2011

2011

2012

2012

2012

2012

2012

2013

Circular Externa No. 006 de 2011 - Entrega de los Archivos fsicos y

electrnicos con ocasin del cambio de administracin de las entidades
territoriales
Circular Externa No. 001 de 2012 - Competencias del personal encargado
del manejo documental y archivstico de las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas e inscripcin de proyectos archivsticos en
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisicin de herramientas
tecnolgicas de Gestin Documental.
Circular externa No.003 de 2012 - Responsabilidad del AGN y del SNA
respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histrica en la
implementacin de la Ley 1448 de 2011, "Ley de Vctimas".
Circular externa No.004 de 2012 - Censo de Archivos e inventario
documental relacionado con la atencin a vctimas del Conflicto Armando
en Colombia.
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalizacin y
Comunicaciones Oficiales Electrnicas en la Iniciativa Cero Papel.
Circular conjunta No. 001 de 2013. Competencias del AGN para la entrega
de ISS en liquidacin a Colpensiones dentro de acciones de tutela y
procesos judiciales

Acuerdos
1994

1994
1995

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. REGLAMENTO GENERAL DE

ARCHIVOS. Texto Aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de
la Nacin Mediante Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994
Acuerdo No. 04 (24 de Abril de 1992). Por el cual se crea el Fondo
Expresidentes de la Repblica en el Archivo General de la Nacin
Acuerdo No. 008 (Octubre 18 de 1995). Por el cual se reglamenta la
transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, ordenada por el
Decreto 1382 de 1995.
50

1995

Acuerdo No. 009 (octubre 18 de 1995). Por el cual se reglamenta la

presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General
de la Nacin. Ordenada por el Decreto No. 1382 de 1995 DEROGADO

1995

Acuerdo No. 012 (Octubre 18 de 1995). Por el cual se modifica la parte I

del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994Reglamento General de
Archivos, rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora.

1996

Acuerdo No. 002 (febrero 7 de 1996). Por el cual se adiciona el Acuerdo

12 de 1995, que modifica el Acuerdo 07 de junio de 1994

1996

Acuerdo No. 006 (febrero 07 de 1996). Por el cual se crea el Comit

Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin DEROGADO

1996

Acuerdo No. 011 (22 de mayo de 1996). Por el cual se establecen criterios
de conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo No. 002 (7 de mayo de 1997). Por el cual se prorroga el plazo
establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentacin de las tablas
de retencin por parte de los organismos nacionales. DEROGADO
Acuerdo No. 005 (Julio 24 de 1997). Por el cual se establecen los
requisitos mnimos para las personas naturales o jurdicas de derecho
privado, que presten los servicios de organizacin de archivos, elaboracin
de tablas de retencin.

1997

1997

2000

Acuerdo No. 022 (4 de febrero del 2000). Por el cual se modifica la PARTE
I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de
Archivos, rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora.

2000

Acuerdo No. 046 de 2000 procedimiento para la eliminacin de

documentos.

2000

Acuerdo No. 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artculo

43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del
Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de
conservacin.

2000

Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artculo

59 del captulo 7 Conservacin de Documentos, del Reglamento General
de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin

51

2000

Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artculo

del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de
Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

2000

Acuerdo No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artculo
64 del ttulo VII Conservacin de Documentos, del Reglamento General
de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivo.

2000

Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artculo
45, Requisitos para la Consulta del captulo V, ACCESO A LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DEL REGLAMENTO GENERAL DE
ARCHIVOS.

2001

Acuerdo No. 017 (27 de febrero de 2001). "Por el cual se adopta el

Estatuto Interno del Archivo General de la Nacin"

2001

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen

pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas"

2002

Acuerdo No. 016 (marzo 8 de 2002). "Por el cual se adopta la poltica

archivstica y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos
pblicos de las cmaras de comercio"

2002

Acuerdo No.037 (Septiembre 20 de 2002). Por el cual se establecen las

especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa...

2002

Acuerdo No. 038 (Septiembre 20 de 2002). Por el cual se desarrolla el

Artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

2002

Acuerdo No. 039 de 2002 "Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000" DEROGADO

2002

Acuerdo No.041 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se reglamenta la

entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen o privaticen y se desarrolla el Artculo 20 y su pargrafo, de la Ley
594 de 2000

52

2002

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los

criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario documental

2003

Acuerdo No. 015 (20 de octubre de 2003). Por el cual se adiciona un

pargrafo al Artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002

2004

Acuerdo No. 002 (Enero 23 de 2004). Por el cual se establecen los

lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados
Acuerdo No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994
Acuerdo No. 011 (28 de Agosto de 2008). Por el cual se delega en el
Director del Archivo General de la Nacin, la funcin de aprobar las Tablas
de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental
Acuerdo 03 de 2013 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el
Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de
Retencin Documental
Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas..."

2006
2008

2013

2013

2013

Directiva presidencial
2012

Directiva presidencial 004, Abril 13 de 2012, Cero papel

Normas tcnicas
ISAD (G) ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
ISAAR
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias
ISDF
ISDF Norma Internacional para la Descripcin de Funciones

53

ISDIAH
ISO

ISO

ISO
ISO TR
13028
ISO
ISO

ISO

ISO
ISO
ISO
ISO
ISO
ISO
ISO
ISO
ISO
ISO

ISO

ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian

Fondos de Archivos
ISO 9001 -2008 Calidad
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.3. Control de documentos
4.2.4. Control de registros
ISO 14001 Gestin ambiental
4.4.4. Documentacin
4.4.5 Control de documentos
4.4.6. Control de registros
ISO 13008 Proceso De migracin y conversin de documentos
ISO TR 13028 Directrices para la implementacin de la digitalizacin de
documentos
ISO 15489-1 Gua para la gestin de documentos generalidades
ISO 15489-2 Directrices
ISO 16175-1
ISO 16175-2
ISO 16175-3
Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos
electrnicos de oficinas
ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Principios
ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Elementos de
implementacin y conceptuales
ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Mtodo de
autoevaluacin
ISO TR 26122 Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos
ISO 30300 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y
vocabulario
ISO 30301 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y
vocabulario
ISO 30302 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y
vocabulario
ISO 30303 Sistema de gestin para los documentos. Requisitos para los
organismos que realizan la auditoria y la certificacin
ISO 30304 Sistema de gestin para los documentos. Gua de evaluacin
ISO 27000 Seguridad de la informacin
ISO 19005-1 PDF/A
ISO 15930 FDF/X
ISO 26000 Responsabilidad social
4.2 Documentacin
4.2.3. Control de documentos
4.2.4. Control de registros
ISO 32000
ISO 32000-1:2008 especifica un formato digital para representar
54

OHSAS

COBIT
MOREQ
COSO
SOX

documentos electrnicos para que los usuarios puedan intercambiar y ver

documentos electrnicos independientes del entorno en el que se crearon
o el medio ambiente en el que se vieron o imprimirse. Est destinado a los
desarrolladores de software que crea archivos PDF. (
OHSAS 18001-2007 HSE Gestin del medio ambiente
4.4.4. Documentacin
4.4.5 Control de documentos
4.4.6. Control de registros
Control para la efectividad del control de documentos y registros
Gestin documental de archivos electrnicos
Control para la efectividad del control de documentos y registros
Control para la efectividad del control de documentos y registros

Normas tcnicas colombianas

2676
4095
3723

Permanencia y durabilidad de los soportes

NTC 4095: Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 3723: Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de
tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin.

4080

NTC 4080: Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con

su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.

5029
5174

NTC 5029: Norma sobre Medicin de Archivos.

NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo
gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series.
Procedimiento de operacin.
NTC 4436: 1998 Informacin y documentacin. Papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad (Homologacin
de la Norma ISO 11108).
NTC 5397: 2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en
papel. Caractersticas de calidad. (Elaborada por el Comit de
Conservacin del Sistema Nacional de Archivos).
NTCGP 2009, Norma tcnica de calidad en la gestin pblica
4.2 Programas de gestin documental
4.2.3. Control de documentos
4.2.4. Control de registros

5238
4436

5397

1000

55

Cdigos
Cdigo de procedimiento civil Artculos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259,
Cdigo penal

261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281 y 282.
Artculos: 119, 148a, 154, 155, 189, 218, 219, 220, 221,
222, 223, 224, 225, 226, 239, 288 y 289.
Artculos: 164,165, 166, 248, 274, 275, 276, 277, 278, 279,
280 y 291.

Cdigo de procedimiento
penal
Cdigo Contencioso
Artculos: 17, 18, 19, 21, 24, 25 y 29.
Administrativo
Cdigo de rgimen poltico Artculos: 289, 316, 320 y 337.
municipal
Cdigo de Comercio
Artculos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68,
69, 70 y 619.
Cdigo Sustantivo del
Artculos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488 y
Trabajo
489.
Jurisprudencia y normas
tcnicas
T-444 de julio 7 de 1992
T-413 de septiembre de 1993
T-443 de octubre 12 de 1994
T-158 de marzo 24 de 1994
T-696 de 1996
T-180 de 1998
T-164 de 1998
T-696 de 1996
Sentencias Corte
Constitucional

C-116 de 1997
C-066 de 1998
C-229 de 2000
C-262 de 2000
C-831 de 2001
C-185 de 2003

56

C-097 de 2003
C-022 de 2004
C-023 de 2004
C-044 de 2004
C-046 de 2004

Manuales
Manuales Archivo General de la Nacin
Manual 3.1 para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea Entidades del
Orden Nacional
El Manual de Gobierno en lnea, es una herramienta de autoayuda, que determina los
lineamientos que deben seguir las entidades pblicas y los particulares que desempean
funciones administrativas en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en
Colombia.
Dada la dinmica propia de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
(TIC), la informacin del Manual se actualizar peridicamente, con la colaboracin de
las entidades pblicas y de otros actores relacionados con la Estrategia.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/decreto-manual.shtml
Documentos Electrnicos: Manual para Archiveros
Informacin incluida en el CD adjunto al manual.

57

58

4.

mbito de aplicacin de la gestin documental

La ley 594 de 2000 en el artculo 2 seala que obligatoriedad de cumplir con esta
normatividad recae sobre la administracin pblica en sus diferentes niveles, las
entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados
por la ley.
El programa de gestin documental debe ser realizado por:
Administracin pblica en sus niveles:
o Nacional
o Distrital
o Municipal
Entidades territoriales indgenas
Entidades territoriales que se creen por ley
Entidades privadas que cumplen funciones pblicas
Entidades del estado en las diferentes ramas del poder
Otras reguladas por la ley 594 de 2000
Artculo 2 Ley 594 de 2000
Artculo 1 Decreto 2609 de 2012

Sin embargo a pesar de que algunas empresas no estn obligadas a cumplir con la
normatividad legal sobre gestin documental, el hacerlo optimiza el rendimiento de la
organizacin y es un apoyo vital para los sistemas de gestin de calidad tomando como
base las normas ISO 15489 y 30300 y la normatividad colombiana.

Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin
debern observarse los principios y procesos archivsticos. (Artculo 21 Ley 594 de
2000).

59

5.

Tipos de informacin que integran el Programa de gestin

documental

El programa de gestin documental se aplicar a cualquier tipo de informacin producida

y/o recibida por las entidades obligadas a tener un programa de gestin documental,
independiente del soporte y medio de registro (anlogo o digital) que se produzca o se
conserve en:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos).

Archivos institucionales (fsicos y electrnicos).
Sistemas de Informacin Corporativos.
Sistemas de Trabajo Colaborativo.
Sistemas de Administracin de Documentos.
Sistemas de Mensajera Electrnica.
Portales, Intranet y Extranet.
Sistemas de Bases de Datos.
Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y
audio (anlogo o digital), etc.
Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
Uso de tecnologas en la nube.
Artculo 2 Decreto 2609 de 2012

60

6. rganos rectores
El comit de archivo, es un grupo asesor de alta direccin, responsable de definir las
polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
Conformacin del comit de archivo: El manejo de la documentacin producida en la
empresa puede llegar a convertirse en una dificultad si no cuenta con parmetros
definidos de organizacin y control. Cuando la empresa no tiene una produccin de
documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano comenzarn a
verse los efectos de este problema en la imagen institucional. Por tales razones, es muy
importante establecer un sistema de informacin normalizada de produccin,
conservacin, evaluacin y recuperacin de documentos. Tal sistema se logra mediante
la conjugacin de esfuerzos por parte de grupos representativos de la organizacin, y la
posterior canalizacin por intermedio de lo que se conoce como el comit de archivo.
Siendo ste un rgano interno de la empresa, el comit de archivo tiene carcter asesor
en todos los aspectos relacionados con el orden, manejo y control de los documentos de
una organizacin.
El Comit de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en las decisiones relacionadas
con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera
una empresa. Debe lograr la simplificacin del papeleo intil y evitar la duplicidad y
conservacin de documentos innecesarios; todo lo cual se traduce en un ahorro
considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa. El control y
normalizacin que establece el comit en sus diversas etapas, permite a los directivos
contar con elementos de juicio para facilitar la proyeccin de sus actividades y la toma
de decisiones en el momento preciso.

6.1. Conformacin del comit interno de archivo

Como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo
organizado de documentos y comunicaciones de la organizacin, el comit interno de
archivo debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios de la
organizacin en sus distintos aspectos. Unos sern integrantes permanentes y otros
asistirn como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estn
relacionados con los documentos de su rea de gestin.
1.

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien
dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o
Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidir;

2.

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien

actuar como secretario tcnico.

3.

El jefe de la Oficina Jurdica;

61

4.

El jefe de la Oficina de Planeacin o la dependencia equivalente;

5.

El jefe o responsable del rea de Sistemas o de Tecnologas de la Informacin.

6.

El Jefe del rea bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de

gestin.

7.

El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendr voz pero no voto, o quien
haga sus veces.

8.

Podrn asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit (funcionario de
otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos
entre otros).

En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarn el

Comit Interno de Archivo quienes desempeen funciones afines o similares.
Artculo 15 Decreto 2578 de 2012

6.2. Funciones del comit interno de archivo

1.

Asesorar a la alta direccin de la entidad en la aplicacin de la normatividad

archivstica.

2.

Aprobar la poltica de gestin de documentos e informacin de la entidad.

3.

Aprobar las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental

de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su
convalidacin y al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado para su
registro.

4.

Responder por el registro de las tablas de retencin documental o tablas de

valoracin documental en el Registro nico de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nacin.

5.

Llevar a cabo estudios tcnicos tendientes a modernizar la funcin archivstica de

la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologas de
la informacin en la gestin de documentos electrnicos de conformidad con lo
establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.

6.

Aprobar el programa de gestin de documentos fsicos y electrnicos presentado

por el rea de archivo de la respectiva Entidad.

62

7.

Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los

documentos contra diferentes riesgos.

8.

Revisar e interpretar la normatividad archivstica que expida el Archivo General de

la Nacin Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar
las decisiones que permitan su implementacin al interior de la respectiva entidad,
respetando siempre los principios archivsticos.

9.

Evaluar y dar concepto sobre la aplicacin de las tecnologas de la informacin en

la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la funcin archivstica interna y la
gestin documental.

10.

Aprobar el programa de gestin documental de la entidad.

11.

Aprobar las formas, formatos y formularios fsicos y electrnicos que requiera la

entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12.

Acompaar la implementacin del Gobierno en Lnea de la entidad en lo referente

al impacto de este sobre la gestin documental y de informacin.

13.

Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de

Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la funcin archivstica.

14.

Apoyar el diseo de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la

gestin de documentos e informacin, tanto en formato fsico como electrnico.

15.

Aprobar la implementacin de normas tcnicas nacionales e internacionales que

contribuyan a mejorar la gestin documental de la entidad.

16.

Consignar sus decisiones en Actas que debern servir de respaldo de las

deliberaciones y determinaciones tomadas.

17.

Hacer seguimiento a la implementacin de las tablas de retencin documental y

tablas de valoracin documental, as como al Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin, en los aspectos relativos a la gestin documental.

La alta direccin podr asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen
con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestin
documental.
PARGRAFO. Las entidades pblicas debern ceirse a los lineamientos y polticas del
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en lo concerniente
con el uso de tecnologas, gobierno en lnea, la iniciativa cero papel, y dems aspectos
de competencia de este Ministerio.
Artculo 16 del Decreto 2578 de 2012
63

64

4. Clases de archivo

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener

diferentes clases de archivo

Archivo centralizado
Archivo localizado en un nico departamento.
Ventajas
Economa en espacio, equipamiento Y personal. Informacin accesible a todo el
personal.
Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilizacin.
La centralizacin se puede realizar slo con documentos definitivos.
Orden y control
Economiza duplicados
Economiza espacio y equipo
Procedimientos uniformes al archivar
Desventajas

Es esttico
Requiere personal especializado
Retrasa la disponibilidad de la informacin
Riguroso en el prstamo

Archivo descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo.
Ventajas
Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente
que otro departamento no tenga acceso a ellos).
Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir
una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.
Mayor autonoma
Se pueden realizar ajustes permanentemente
Rapidez de acceso a la informacin
No requiere personal especializado
65

Desventajas
Debido a que todas las personas tienen acceso a la informacin, pueden perderse
documentos
Se debe capacitar al personal para la organizacin de archivos
Se puede presentar desorden por la falta de polticas claras de organizacin de
archivos

Archivo mixto
Se lleva un consecutivo general para cada rea lo que permite el control de la
correspondencia que sale de la entidad, en algunos casos tambin se controla la
recepcin de la correspondencia con un nmero de radicado. Sin embargo cada
departamento administra en forma independiente su documentacin.
Ventajas
Es ms flexible
Se encuentran los documentos fcilmente
Desventajas
La falta de normas para administrar el archivo
Desorganizacin por falta de capacitacin en el personal

66

8.

Formacin de archivos

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en

Archivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico.
Artculo 23 de la ley 594 de 2000

8.1. Archivo de Gestin

En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la organizacin
respectiva, porque han concluido su trmite pero siguen teniendo vigencia. Siguen
siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La
organizacin de los archivos centrales e histricos, obedece a lo estipulado en la TRD,
Tabla de retencin documental (definida en el captulo 11), es decir debe atender a las
series documentales y tiempos de retencin establecidos, entendiendo que los
documentos de conservacin permanente integrarn el Archivo Histrico.
De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

8.2. Archivo Central

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

67

Criterios para la organizacin del archivo central

La instalacin de los documentos en el depsito es una tarea ntimamente relacionada
con la organizacin de fondos, consiste, en la ubicacin fsica de todo el fondo en
unidades de instalacin, ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicacin de cualquiera
de los siguientes mtodos.
Mtodo. 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendo espacios
reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos
inconvenientes de difcil solucin. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las
estanteras para aadir la documentacin que se va agregando con el tiempo; ms,
como quiera que no sea posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante,
salvo que se trate de archivos muy pequeos y de escaso crecimiento, o de fondos
cerrados. Por otra parte, supone considerar rgido el cuadro de clasificacin pues no se
pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.
Mtodo 2:
El sistema de numeracin continua, es el ms utilizado e indicado para todo archivo en
crecimiento, numera las unidades de instalacin mediante dgitos arbigos desde el uno
en adelante. De esta manera se logra un ahorro de espacio mximo, la localizacin de
las unidades de instalacin es rpida, sencilla y sin error, por ser la referencia un nmero
natural.
Las transferencias documentales de cada dependencia debern ser recibidas y
cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarn en cajas de archivo, las
cuales, se numerarn consecutivamente, respetando la estructura orgnico-funcional y
los principios archivsticos; posteriormente debern ser ubicadas en la estantera
correspondiente.
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la
documentacin, se tendr como instrumento descriptivo un inventario general manual y
automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les
hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura
topogrfica. (Resolucin AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo
del Archivo General de la Nacin. Artculo 14).

8.3. Archivo Histrico

El archivo histrico es aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o
del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito voluntario, adquisicin o por expropiacin.
68

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

Criterios para la organizacin del archivo histrico

Su organizacin responde a:

La estructura orgnico-funcional de los fondos

Organizacin de secciones y subsecciones
Descripcin documental: Se recomienda con un mayor nivel de anlisis para
responder a requerimientos y necesidades de especialistas e investigadores.

69

70

9. Ciclo de vida de los documentos

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin, hasta su disposicin final.

Fases del ciclo vital de los documentos

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Recepcin
Produccin
Tramite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

A continuacin estudiaremos detenidamente cada una de estas faces del ciclo vital de
los documentos con su correspondiente normatividad. Cabe sealar que el comit de
archivo deber fijar las polticas para la gestin de los documentos en cada una de sus
fases.
71

Etapas del ciclo de vida de los documentos

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada
uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institucin en las distintas
dependencias. Esta permanencia est definida por las Tablas de Retencin Documental
y por las Tablas de Valoracin Documental.
Esos tipos de archivos son:
Archivo de gestin
Archivo central
Archivo histrico

Polticas para recepcin de documentos

Identificar claramente las personas autorizadas para recibir la correspondencia que
ingresa a la empresa; igualmente se debe especificar qu persona recibir la
correspondencia en cada departamento.
72

Es conveniente prohibir que personas no autorizadas reciban correspondencia

empresarial, debido a que este hecho genera inconvenientes como prdida de
documentos.
Se debe revisar que la correspondencia est firmada y que traiga los anexos si es el
caso; si falta alguno de estos aspectos, debe devolverse o dejar la aclaracin de que la
correspondencia recibida viene incompleta.

Se procede a asignar el nmero respectivo de acuerdo con la numeracin consecutiva

que se va dando con el numerador automtico. Se lee detenidamente el documento
para determinar la serie documental en que se guardar, (se asigna un cdigo que
identifica los diferentes asuntos que manejan las dependencias, de acuerdo con sus
funciones y la estructura orgnica); se registra en el espacio indicado del sello.
Igualmente se coloca el nmero de la dependencia a la que se enviar de acuerdo con
los datos del destinatario. Para efectos de correspondencia, cada dependencia de la
empresa podr asignado un cdigo que la identifica.
La correspondencia se enva directamente a la dependencia indicada en el destinatario,
corresponda o no a ella el asunto tratado; en este caso, la dependencia recibe y si no es
un asunto de su competencia, la remite a la dependencia que deba atender dicho tema.
Antes de enviar la documentacin a la dependencia respectiva, se procede a digitar la
informacin en una base de datos diseada para tal fin (o en la planilla de radicacin de
correspondencia); en caso de no contarse con la base de datos, se llevar un registro
manuscrito tanto para la radicacin de la correspondencia recibida como para la
despachada. Una vez digitada o registrada la informacin, se procede a entregarla a
cada dependencia; la persona que recibe deber firmar como constancia de recibido.
*Se debe tener especial cuidado con los documentos legales como derechos de peticin
y otros. Igualmente debe prestarse atencin a paquetes extraos sin remitente o
paquetes de regalo.
(Anexo 1: Planilla de radicacin de correspondencia)

9.2. Produccin de documentos

Referencias normativas
Ley 43 de 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999. Artculo 7

73

Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo Penal.
Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los
documentos pblicos. Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y
documentos.

Cdigo de Procedimiento Penal.

Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico. Artculos 262 a 263. Sobre
valor probatorio de documento privado.

Cdigo de Comercio Artculo 48.

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios
para el asiento de operaciones Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como
parte integral de la contabilidad. Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la
correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artculo 123. Soportes
contables

Decreto 1584 de 1994

Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio.

Decreto 2150 de 1995.

Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999

No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta hmeda.
Gua Tcnica Colombiana GTC-185 ICONTEC Documentacin organizacional
Esta gua tcnica colombiana (GTC) tiene como propsito brindar herramientas que
faciliten la gestin documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar
la presentacin y el manejo de las comunicaciones impresas y electrnicas. A su vez,
74

busca contribuir con la disminucin del tiempo y los costos, con buena calidad. El
documento se plantea como una gua, lo cual permite su adaptacin a las necesidades y
caractersticas internas de las organizaciones. La gua tiene como base las normas NTC
339, NTC 3234, NTC 3334, NTX 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y
NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicacin del presente documento
normativo
http://tienda.icontec.org/index.php/e-book-pb-60-gtc185-documentacionorganizacional.html
NTC 1001
Papel y formatos.
NTC 1075
Documentacin. Gua para la numeracin de divisiones y subdivisiones en documentos
escritos.
NTC 1486
Documentacin. Presentacin de trabajos de investigacin.

NTC 1673
Papel y cartn: papel para escribir e imprimir.
NTC 2223-1986
Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.
NTC 2676
Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.
Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas
dimensionales, fsicas y magnticas.
NTC 3393.
Elaboracin documentos comerciales.
NTC 4436
Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad
75

NTC 5613
Referencias bibliogrficas. Contenido forma y estructura

Polticas para la produccin de documentos

Papelera
La correspondencia que produzca la empresa, bien se trate de cartas, memorandos,
circulares, constancias y certificados, se deber elaborar en la papelera establecida, en
original y copia.
Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamao carta.
La papelera de la empresa no se debe utilizar para fines personales o diferentes a los
requeridos por la empresa.
Presentacin de los documentos

Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales

ni de puntuacin.

La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda el
tipo arial, tamao 12).

La tinta que se utiliza para la impresin debe garantizar y mantener la nitidez del
documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado de acuerdo con la tecnologa de

impresin que se utilice. Para impresora lser, el gramaje de las copias es igual
al del original (70 grs.).

La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin.

Los documentos se elaboran en papel impreso, nunca en diseos hechos en

computador.

La transmisin va fax es un adelanto de informacin y exige el envo inmediato

del original, nico respaldo de valor probatorio.

Para garantizar la permanencia de la informacin contenida en papel trmico, se

debe fotocopiar.
76

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin

y conservacin del documento; por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos
con este procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trmite de
documentos.

El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del

documento. Una forma de evitar el contacto directo ser emplear una tirilla de
papel entre el documento y el gancho.

Los documentos legales se elaboran en tamao oficio.

La papelera y sellos de la empresa solamente se deben utilizar para fines

empresariales.

Caractersticas generales del texto

Uso de maysculas y minsculas

Las palabras escritas en maysculas sostenidas no se dividen.

Se deben tildar las vocales escritas en maysculas sostenidas, cuando as lo

requieran.

Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe exagerar su

uso.

En espaol, se escriben con minscula los das de la semana, los meses del ao, los
puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del
prrafo.
Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas,
nombres de cargos y dependencias. Si los cargos hacen parte de un prrafo no llevan
mayscula. Ejemplo:
Nombre propio - trmino genrico
Banco de la Repblica: Gracias a su banco hemos.
El gerente general advirti que habr reunin de gerentes

Escritura de nmeros
Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con
punto. Ejemplo: ao 1996
77

Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de da, mes y

ao. Ejemplo: La reunin se celebrar el 8 de febrero de 2011.
Cuando se escribe en forma numrica abreviada, se representa en orden de ao, mes y
da. Ejemplo: 2004-02-28.
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales; con punto para las unidades de mil, y apstrofe para las unidades de milln.
El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras.
Ejemplo: $5678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente,
m/cte., ni moneda legal, m/l).
Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de
estas ltimas se representan con ceros y no con la letra o minscula, ni con el signo
igual (=). Ejemplo:
$435.342872.960,50
La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta de la siguiente manera:
Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos
plegables con un total de nueve hojas cada uno.
Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras.
Ejemplo: La poblacin que se va a evaluar comprende nios entre los 8 y los 12 aos.
Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10.
Ejemplo: 8, 5%, escala 1:1000
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el
diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres
palabras. Ejemplo: Diecisiete, veintids, treinta y dos.
Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y en letras. La cifra se
puede expresar en primer trmino en letra o en nmeros, pero conservando la opcin
elegida a travs de todo el documento. Ejemplo: $1.500,80 (un mil quinientos pesos con
ochenta centavos). Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80). Los
nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre parntesis.
Ejemplo: Telfono (091) 243 72 50
Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto (.). Y si la
poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre parntesis ( ).
Ejemplo: C.C. 32.397.330 de Medelln, cdula 19.825.345 de Honda (Tolima)

Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

Ejemplo: Reunin de las 14:00 a las 16:00 horas
78

Trascripcin textual de documentos

Para destacar la trascripcin de un texto se dejan una sangra de cuatro espacios a la
izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalizacin, as como
continuidad en los prrafos de una trascripcin completa. Los puntos suspensivos
indican existencia de texto que no es necesario incluir.
Denominaciones femeninas y profesionales
Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma
femenina, como lo establece la real academia de la lengua.
Cargos
Ttulos
Alcaldesa
Abogada
Asistenta
Administradora De Negocios
Consulesa
Administradora De Empresas
Decana
Arquitecta
Gerenta
Bacteriloga
Gobernadora
Biloga Marina
Jueza
Comunicadora Social
Jefa
Contadora Pblica
Ministra
Geloga
Presidenta
Fsica Nuclear
Rectora
Ingeniera
Revisora Fiscal
Mdica
Secretaria General
Microbiloga
Subgerenta
Odontloga
Tesorera
Psicloga
Vicerrectora
Diseadora Textil
Nota: los cargos y ttulos deben llevar mayscula inicial o minscula, segn se trate de
nombre propio o trmino genrico respectivamente.
Ejemplos: Alicia Vargas, Ingeniera. Maana vendr la ingeniera Alicia Vargas.

Uso de abreviaturas
En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben
colocarse las palabras completas (doctor, usted, seor, seora, factura, cuenta y otros).
Se exceptan las que forman parte de nombre o razn social de una empresa si as las
tiene registradas en los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia.
Ejemplos:
Ca. Colombiana de modas s.a.
Rojas hermanos Ltda.
79

Copia: Dr. Humberto Lpez Meza

1.6.5.2.2.3. Elaboracin de documentos comerciales (Norma ICONTEC GTC- 185
documentacin organizacional)
La gua tcnica colombiana (GTC) tiene como propsito brindar herramientas que
faciliten la gestin documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar
la presentacin y el manejo de las comunicaciones impresas y electrnicas. A su vez,
busca contribuir con la disminucin del tiempo y los costos, con buena calidad.

Aspectos generales de las comunicaciones

La empresa deber definir el estilo de la distribucin de la comunicacin, la Gua tcnica
colombiana define tres estilos como alternativas:
Bloque extremo
Todas las lneas parten del margen izquierdo.
Bloque
Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semibloque
Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene
una sangra de 5 a 10 espacios.
Fuente
Se recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable a la
vista del lector. La fuente debera ser homognea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresin, digitacin y microfilmacin.
Los tamaos que se recomiendan estn entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores
de texto. Se sugiere no utilizar negrillas.
Carta
La expedicin de cartas u oficios est a cargo de los funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
(Acuerdo 60 del AGN de octubre de 2001)
Se recomienda elaborar las cartas u oficios extensos en formato carta, oficio o A4, con
logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos deberan estar preferiblemente en
80

todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que slo la primera
hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina; las dems con el logo.
(Acuerdo 60 del AGN de octubre de 2001)
Caractersticas de redaccin y presentacin
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su
destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

Tratar un solo tema por comunicacin.

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar tratamiento respetuoso y corts.
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular
o plural.
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin, y
Distribuir el texto de acuerdo a su extensin.

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

Regular o aclarar una situacin.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicacin recibida.
Reiterar una informacin, un requerimiento o una solicitud urgente.
Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
Impugnar o corregir una situacin.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos.
Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
Felicitar, invitar o convocar.
Hacer llamados de atencin, entre otros.

Modelos
Modelo 1:
Para el diseo de la papelera se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente
y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).
Modelo 2: se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja
libre)

Requisitos
81

Mrgenes

Superior entre 3 y 4 cm.

Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

Zonas (ver modelo anexo)

Zona 1: razn social, sigla o acrnimo, logotipo y nit.
Zona 2: direccin, apartado, fax, telfono, ciudad
Zona 3: se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro
Esquema de carta comercial estilo bloque extremo (ver modelo anexo)
Partes de la carta
Nmero
Debe corresponder a un consecutivo, antecedido por el cdigo de la dependencia. De 0
a 1 interlnea a partir del margen superior.
Fecha
Ciudad de origen y fecha de envo, de 1 a 2 interlneas del nmero, siguiendo el orden
da, mes y ao; sin separarlo con punto. Ejemplo: (Bogot D. C., 20 de febrero de 2004)
Datos del destinatario
Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario especfico.
De 4 a 6 interlneas segn la extensin de la carta, pueden ocupar hasta 8 lneas, sin
sobrepasar la mitad del escrito y a interlineacin sencilla.
Tratamiento
Ttulo acadmico, se escribe con mayscula inicial (Seor, Seora, Doctor, Ingeniero,
etc.)
Nombre del destinatario
En mayscula sostenida o mayscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplo: PEDRO LUIS DAZ SUREZ
82

Cargo
Se escribe con mayscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden repartirse
en dos renglones sin efectuar divisin silbica.
Empresa
Con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o
acrnimo. Ejemplos: (BCH, Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)
Direccin o apartado
Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Se
dejan 2 espacios o cuatro en computador entre el nmero de la calle y el de la puerta.
Opcional la abreviatura de nmero (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera,
avenida, etc. Ejemplo: (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo
nmero. (Apartado 50943).
Nombre de la ciudad
Se identifica por su nombre aun tratndose de correspondencia local. Ejemplo:
(Bucaramanga, Santander).
Pas
Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la
ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos.

Asunto
Constituye la sntesis de la carta. Se escribe en mximo 4 palabras, con mayscula
inicial y omitiendo preposiciones y/o conjunciones sin que se afecte el sentido. Ejemplo:
Vencimiento pliza 45890.
Saludo o vocativo
Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
Como saludo independiente se escribe a 2 interlneas del asunto. Ejemplos: (Apreciado
seor Botero:, Respetada doctora Martha:). El tratamiento de apreciado o estimado se
reserva para personas de confianza.
Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlneas del asunto. (Tenemos el gusto de
saludarla, Ingeniera Luca, y confirmamos)
83

Texto
Se escribe a 1 interlnea, 2 entre prrafos. Se debe tener en cuenta:

Tratar un solo tema por carta.

Omitir temas personales en cartas comerciales.
Hablar de usted.
Sin errores tcnicos, ortogrficos, mecanogrficos, gramaticales o de puntuacin.
Sin borrones ni repisados.
Comienza a 3 interlneas del asunto.

Pginas subsiguientes:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que slo tengan el logotipo.

La calidad, color y tamao del papel deben ser los mismos.
El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm. del borde superior de la hoja en papel
blanco y a 2 interlneas del logo, con mayscula inicial.
La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario;
estos datos contra el margen izquierdo y la pgina al margen derecho.
Ejemplo: Ingeniero Lus Castaeda Londoo

El primer prrafo de las lneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlneas del

encabezado.

En caso de terminar pgina sin finalizar prrafo, se dejan mnimo 2 renglones y se

pasan 2 a la nueva pgina.

La ltima pgina debe contener como mnimo el prrafo de cierre antes de la

despedida.

Despedida:
Expresin de cortesa que se escribe a 2 interlneas del texto. Si es corta va seguida de
coma o una frase terminada en punto. Ejemplos: (Cordialmente, - Para nosotros es un
gusto servirle.)
Remitente
El nombre se sita de 4 a 6 interlneas de la despedida, en mayscula sostenida o inicial
en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la lnea siguiente con
mayscula inicial sin centrar.
Lneas especiales
Anexo o anexos
84

Si se requiere se detallan en el texto. Despus del firmante a 2 interlneas seguida de 2

puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en nmero
de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: anexo: uno (10 hojas)
Copia
A dos renglones del firmante o de la lnea de anexos contra el margen izquierdo. Sin
abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las
copias, as: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio
Montoya Arango, Gerente Manos Ltda.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo
del otro o en lnea seguida separados por punto y coma. Las copias para el archivo y
consecutivo no se enuncian.
Identificacin transcriptor
A dos interlneas del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con
mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el
documento. Se recomienda emplear letra ms pequea. (Mara s., Pablo s.) Para cartas
de un prrafo es conveniente modificar los lmites de medidas convencionales:

3 interlneas entre el margen superior y el nmero.

3 interlneas entre el nmero y la fecha.
6 interlneas para iniciar destinatario.
El prrafo a interlineacin de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
Las lneas especiales se pueden separar por 3 interlneas.
No se cambia la interlineacin sencilla para los datos del destinatario y remitente.

Plegado de la carta
Convencional o rectangular
Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm. arriba de la mitad, se efecta el primer doblez;
luego, borde superior hacia abajo dejando pestaa de 1 cm., se efecta segundo doblez.

Sobre con ventanilla

Se hace de forma que los datos del encabezado coincidan con la posicin de la
ventanilla.
Memorandos
Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa; se utiliza para transmitir
informacin, orientaciones o pautas a las dependencias locales.
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
85

Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin.

Redactar en forma breve, clara, directa, sencilla, corts y en modo impersonal o
en primera persona del plural.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin, y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Estilo bloque
Las lneas de nmero, fecha y remitente se escriben del centro de la hoja hacia la
derecha.
Requisitos
Mrgenes (igual a la carta).
Zonas (igual a la carta).

Denominacin del documento

A partir del margen superior de 2 a 3 interlneas se ubica la palabra memorando en
mayscula sostenida y centrada.
Nmero
Numeracin consecutiva. Puede anteceder el cdigo dependencia, de 2 a 3 interlneas
de la palabra memorando.
Fecha
Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlneas del nmero.
Encabezamiento

A 3 interlneas de la fecha, contra el margen izquierdo se ubica la preposicin

(PARA) seguida de dos puntos, al frente se anotan ttulo, nombre y cargo del
destinatario con mayscula inicial.

A 2 interlneas de la palabra (PARA) se ubica la preposicin (DE) en mayscula

sostenida, seguida de dos puntos; al frente, el nombre y cargo del remitente con
mayscula inicial; slo el cargo y dependencia, o slo cargo.

A dos interlneas de la preposicin de se ubica el vocablo (ASUNTO), seguido de

dos puntos. Al frente la sntesis del documento con mayscula inicial.

Los datos del destinatario y remitente se escribirn as:

Primera opcin
86

Destinatario: tratamiento, nombre y cargo.

Remitente: Nombre y cargo separados con coma. Ejemplo:
PARA: Seor Carlos Augusto Prez Gonzlez, Jefe de Cartera.
DE:
Juan Felipe Cadavid, Gerente.
Segunda opcin
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo.
Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente. Ejemplo:
PARA: Ingeniero Pedro Luis Mazuera Lpez, Jefe de Planeacin.
DE:
Jefe Talento Humano.
Tercera opcin
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. Ejemplo:
PARA: Jefe de Ventas.
DE:
Jefe Contable.
Tanto en la segunda como en la tercera opcin, el nombre del remitente sin cargo,
deber aparecer al final del texto para su firma.

Remitente o destinatario no titular

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se
hace la aclaracin escribiendo entre parntesis y con mayscula la letra e seguida de
punto (e.), despus del cargo.
Asunto: sntesis del tema expresado en mximo cuatro palabras con mayscula inicial.

Texto

Se inicia de 3 a 4 interlneas del asunto contra el margen izquierdo e

incluyendo el saludo.
Se redacta en primera persona del singular o del plural segn el caso.
Se usa tratamiento de usted.
No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
Presentacin impecable, sin borrones ni repisados.

Pginas subsiguientes

Se pueden utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamao
El encabezado se escribe de 2 a 3 interlneas del borde superior o a 2 del logo,
con mayscula inicial.
87

La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se

escribe contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina a la derecha.
Ejemplo: Doctor Fabio Tobn Londoo
El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlneas del
encabezado.

Despedida: expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, contra el
margen izquierdo. Expresin breve o frase terminada en punto.
Remitente: el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlneas de la despedida con
mayscula inicial; en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.
Lneas especiales
Anexos, copias e identificacin del transcriptor se aplican igual que en la carta.
Distribucin de memorando estilo bloque (ver modelo anexo)
Circulares
Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o
contenido, dirigida a varios destinatarios.
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter
general.
La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,
lineamientos y polticas, y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios,
nuevos productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tratar un solo tema.

Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar un tratamiento respetuoso y corts.
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organizacin, y
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

Clasificacin
De acuerdo con el destinatario:

Externa o carta circular

88

Interna o general

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta.
Para la circular interna o general se utilizar el estilo bloque, en donde las lneas de
nmero, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro del escrito hacia la
derecha.
Requisitos
Mrgenes:
Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Carta circular o circular externa
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes
destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboracin de cartas.
Circular interna o general
Denominacin: de 2 a 3 interlneas desde el margen superior se ubica la palabra
circular en mayscula sostenida, centrada y destacada.
Nmero: consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el
cdigo de la dependencia; se escribe de 2 a 3 interlneas de la palabra circular.
Fecha: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlneas del nmero.
Destinatario: a 3 interlneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayscula
sostenida. Ejemplo: (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)
Asunto: Opcional. Sntesis en mximo cuatro palabras, a 2 interlneas del destinatario,
con mayscula sostenida y seguida de dos puntos.
Texto: De 3 a 4 interlneas del asunto. A interlineacin sencilla y doble entre prrafos.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural incluyendo el saludo.
Ejemplo: (Con agrado informamos al personal La gerencia se complace en)
Pginas subsiguientes

Utilizar hojas en blanco o con logo.

Igual calidad, color y tamao.
Encabezado de 2 a 3 cm. del borde superior o a 2 interlneas del logo.
89

La lnea de identificacin puede contener grupo destinatario, opcional la fecha

nmero y el nmero a la derecha.
El primer prrafo se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado.
Las dems recomendaciones de la carta comercial.

Despedida: expresin de cortesa a 2 interlneas del texto, contra el margen izquierdo, o

breve frase terminada en punto.
Remitente: nombre de 4 a 6 interlneas de la despedida en mayscula sostenida. El
cargo a 1 interlnea del nombre, con mayscula inicial sin centrar. Se escribe del centro
hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.
Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen igual que en la carta.
la circular interna no lleva saludo
Esquema circular interna estilo bloque (ver modelo anexo)
Elaboracin de sobres comerciales
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envo.
Partes
Tercio izquierdo: anotaciones tales como confidencial, personal, contiene CD, contiene
videocinta, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.
Tercio central para ubicar datos del destinatario.
Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.
Aspectos generales sobres

El sobre debe coincidir en color, calidad y diseo con la papelera.

Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armona con el
tamao.
El tamao debe ser el adecuado segn los anexos.
Para sobres de manila a partir del tamao carta, se recomienda escribir los datos
del destinatario en mayscula sostenida a interlineacin de 1 y medio.
La impresin de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede
hacerse en sentido vertical u horizontal; en este ltimo caso, se deja la solapa al
lado derecho.
Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir nmero
telefnico del destinarlo antes de la ciudad.
Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se
recomienda un tamao apropiado.
90

Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al

documento.

Distribucin zonas en sobre oficio (ver modelo anexo)

Actas
Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos
que adquieren valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su
creacin.
De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin
debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe
registrar o presentar ante la organizacin competente; en este caso el acta se debe
elaborar en papel con membrete.
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin.
Caractersticas de redaccin y presentacin
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems se debe aclarar si el
carcter de la reunin es ordinario o extraordinario.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse
en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no
redactarse con lenguaje telegrfico; tampoco debe presentar errores tcnicos,
ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas; sin
embargo, por solicitud expresa de algn participante, se anotan las discrepancias o
aclaraciones necesarias.
La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los
nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar el
nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin
de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Clasificacin
Registrada y no registrada
Requisitos
91

Mrgenes: igual a la carta

Ttulo: nombre del grupo que se rene. Aclarar cuando sea de carcter extraordinario.
Presentacin: en hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia
con gerundio.
No debe presentar errores mecanogrficos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
Sin borrones ni repisados.
Pginas subsiguientes

Papel del mismo color, calidad y tamao

encabezado de 2 a 3 cm. del borde superior contra el margen izquierdo. Se
identifica con el nombre de la reunin y el nmero separado con guion, al margen
derecho se escribe el nmero.
Se inicia prrafo de 2 a 3 interlneas del encabezado.

Requisitos especficos
Razn social: margen superior de la primera pgina.
Ttulo: nombre de la reunin y su naturaleza, centrados, con mayscula sostenida a 3
interlneas del logo (puede ir en negrilla).
Denominacin documento y nmero: a 3 interlneas del ttulo se ubica la palabra acta,
en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero.
Fecha: Contra el margen izquierdo, a 3 interlneas de la denominacin del documento se
escribe la palabra (FECHA) en mayscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente
se escriben la ciudad y la fecha.
Hora: contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas se escribe la palabra (HORA)
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la hora de inicio y la de finalizacin de la
reunin. (Hora: de las 09:15 a las 10:30 horas)
Lugar: contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas de hora, en mayscula
sostenida y seguida de dos puntos se escribe la palabra (LUGAR). (Hotel el barn, saln
diamante)
Asistentes: margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlneas, en mayscula sostenida y seguida
de dos puntos. Al frente se escribe la relacin de nombres con mayscula inicial a
interlineacin sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos,
presidente) cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye
como primer anexo y se especifica as: asistentes: lista adjunta (120 personas).
Invitados: se mencionan en caso de existir.
92

Ausentes: se mencionan en caso de existir con o sin justificacin.

Orden del da: contra el margen izquierdo a 3 interlneas del ltimo nombre y con
mayscula sostenida. De 1.5 a 2 interlneas y contra el margen izquierdo se enumeran
los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o
2 interlneas.
Desarrollo: al margen izquierdo, a 3 interlneas y con mayscula sostenida. A 2
interlneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlneas del ttulo
del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineacin sencilla.
Convocatoria: si se programa una nueva reunin. Contra el margen izquierdo a 3
interlneas. Se indica fecha, hora y lugar de la prxima reunin.
Firmas de los asistentes: en mayscula sostenida, debajo el cargo con mayscula
inicial.
Anexos: si los hay, se relacionan a dos interlneas de los nombres de quienes firman.
Identificacin transcriptor: igual que en la carta, se escribe a 2 interlneas de los
anexos, si los hay.
Modelo primera pgina acta (anexo)

Elaboracin de certificados y constancias

Certificado: documento de carcter probatorio, pblico o privado que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Constancia: documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.
Clasificacin: de acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:
Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada
laboral, comportamiento, etc.
Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos, documento
organizacin, paz y salvos, exmenes mdicos, etc.
Estilo bloque: nmero, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el margen
derecho.
Requisitos
93

Mrgenes: igual a los dems documentos.

Partes
Nmero: opcional. A 2 3 interlneas del margen superior y se escribe del centro hacia
la derecha.
Fecha: de 2 a 3 interlneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.
Cargo de quien expide la constancia: de 3 a 4 interlneas, mayscula sostenida y
centrado precedido por el-la. Ejemplo: (EL JEFE DE TALENTO HUMANO)
Identificacin: las expresiones (CERTIFICA) o (HACE CONSTAR) seguidas de dos
puntos, de 3 a 4 interlneas, centradas y en mayscula sostenida. (Puede utilizarse
negrilla).
Texto: de 3 a 4 interlneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjuncin
(Que) a la que siguen los datos del solicitante (tratamiento, nombre en mayscula
sostenida e identificacin).

Se emplea interlineacin de 1 y medio o dos en el texto y doble entre prrafos.

Se redacta en tercera persona.
En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin y
de preferencia se incluye el destinatario.

Firma: En mayscula sostenida, de 4 a 6 interlneas, se escribe del centro hacia la

derecha.
.
Transcriptor: A 2 interlneas del firmante y al margen izquierdo.
Elaboracin de informes administrativos
Definiciones
Informe administrativo
Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o
proyecto de carcter administrativo.
Preliminares
Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:
Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.
Portada: Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin
del documento.
94

Contenido: Lista de ttulos que corresponden a los captulos y a las divisiones

principales, en el mismo orden de paginacin del informe.
Glosario: Lista alfabtica que define o explica trminos, signos, unidades, abreviaturas y
siglas utilizadas en el informe.
Cuerpo del informe
Texto del documento, constituido por:
Introduccin: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.
Ncleo del informe: Captulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del
informe.
Captulo: Divisin bsica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite
orientar su lectura.
Subdivisin: Cada parte en que se fracciona un captulo. Corresponde a temas y
subtemas.
Ttulo: Nombre del informe, del captulo o de la subdivisin.
Figuras: Ilustraciones, grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o
esquemas.
Tablas: Cuadros numricos, estadsticos, geogrficos o de otro orden, que se presentan
en columnas.
Cita: Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del informe,
para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.
Nota de pie de pgina: aclaracin del autor del informe, para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.
Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas despus de analizar, en
detalle el trabajo descrito en el informe.
Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran
necesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.
Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y
facilitar su utilizacin, constituido por anexos, bibliografa, ndice.
95

Clasificacin
Los informes administrativos se clasifican as:
De acuerdo con los requerimientos de la empresa: En peridicos y espordicos.
De acuerdo con el nmero de hojas: En cortos, hasta de 10 hojas y extensos de ms de
11 hojas.
Requisitos
Mrgenes
Para informe corto o extenso se emplean los siguientes mrgenes:
Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.
Material preliminar informe extenso
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Consta de: cubierta, contenido y glosario.
Cubierta (opcional)
Presenta la informacin bsica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos
suficientes para que el lector sepa con exactitud a qu informe se refiere, sin necesidad
de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada. Incluye los datos de la razn social,
ttulo del informe y subttulo si lo hay.
Portada
De libre diagramacin en esttica, tamao de letra, escritura en mayscula sostenida o
no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de informacin y
constituye la primera pgina del informe. Adicional a los elementos de la cubierta
contiene informacin de la dependencia, rea, grupo, comit, sucursal, comisin, entre
otros; nombre de la persona o personas que elaboraron el informe; ciudad de origen del
informe.
Contenido
Se coloca inmediatamente despus de la portada. Contiene los ttulos de captulos,
subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su
respectivo nmero de pgina.
96

El ttulo se escribe en mayscula sostenida, centrado y a 5 cm. del borde superior. La

relacin se inicia de dos a cuatro interlneas del ttulo.
Si la columna de paginacin se titula con la abreviatura pg., sta constituye la primera
lnea despus del ttulo y la relacin comienza a dos interlneas. Los numerales se
ubican contra el margen izquierdo.
Los ttulos de cada captulo y subdivisiones se escriben as: ttulos de numerales de
primero y segundo nivel en mayscula sostenida, ttulos de subdivisin de tercer nivel
con mayscula inicial. Se determina una tabulacin a dos espacios del tercer nivel;
mxima subdivisin que aparece en la tabla de contenido.
La tabla de contenido se escribe a dos interlneas entre ttulos. Cuando alguno de ellos
ocupe ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlnea y
comienzan debajo de la primera letra del anterior. El nmero de la pgina se coloca
contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.
Cuando el informe requiera la presentacin de tablas, figuras y anexos, se deben
enunciar en lista separada despus de la tabla de contenido. El ttulo se coloca centrado
en mayscula sostenida, a 5 cm. del borde superior de la hoja. La primera lnea de
escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo, contra el margen izquierdo y con
mayscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el nmero y la leyenda
correspondiente. El nmero de la pgina se escribe en el mismo rengln, contra el
margen izquierdo.
Glosario
Si el informe requiere una explicacin de trminos, abreviaturas o siglas, para facilitar su
interpretacin, se elabora un glosario en orden alfabtico. El ttulo GLOSARIO se escribe
centrado, en mayscula sostenida a 5 cm. del borde superior de la hoja.
De dos a cuatro interlneas se ubica el primer trmino en mayscula sostenida contra el
margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y despus de dos espacios se digita la
definicin con mayscula inicial; si sta ocupa ms de un rengln, el segundo y los
subsiguientes se escriben a una interlnea sin dejar sangra. Entre trminos se dejan dos
interlneas.

Informe Extenso (Cuerpo del informe)

Constituye la parte central del documento y est conformado por introduccin, ncleo del
informe, conclusiones y recomendaciones
(Opcional).

97

Introduccin
El informe extenso lleva una introduccin que plantee brevemente el alcance, los
objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no
tiene numeracin sino ttulo.
La palabra INTRODUCCIN se escribe con mayscula sostenida, centrada a 5 cm. del
borde superior. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del
ttulo; las subsiguientes, a interlineacin de uno y medio.
Ncleo del informe
El ncleo del informe se puede dividir y stos a su vez, en subdivisiones que
correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudi.) y los prrafos

comienzan contra el margen izquierdo.

La primera lnea de escritura de cada captulo se inicia de dos a cuatro renglones

del ttulo, las dems se hacen a interlnea y media y entre prrafos se deja el
doble.

Cada captulo tiene un ttulo (divisin de primer nivel) que lo identifica, el cual se
escribe en mayscula sostenida, centrado y a 5 cm. del borde superior, precedido
por el numeral correspondiente. El ttulo no lleva punto final.

Los ttulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayscula

sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de interlineacin.

Los ttulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen

izquierdo, con mayscula inicial; el texto se inicia a doble interlineacin.

Los ttulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el
margen izquierdo, con mayscula inicial. A dos espacios se contina el texto, en
el mismo rengln.

Cada captulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el ttulo se ubica de cuatro a
seis renglones de la ltima lnea del captulo que antecede, y el texto comienza a
cuatro interlneas del ttulo.

Para la paginacin del informe administrativo se utiliza la numeracin arbiga

consecutiva. La pgina uno corresponde a la portada. No se deben adicionar
pginas tales como 4 bis, 7 A.

Para las pginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y

tamao de la primera hoja, sin impresin o papel especial de segunda hoja. Estas
98

pginas llevan un encabezado constituido por la lnea de identificacin y el

nmero de pgina, que se ubican entre 2 y 3 cm. del borde superior de la hoja.

La escritura del texto se inicia a cuatro interlneas del encabezado.

Cuando se requiera numerar captulos y subdivisiones se emplean nmeros

arbigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel. Se coloca punto despus del
primer nivel y entre los dgitos que designan subdivisiones. El punto se omite al
final del ltimo dgito, a partir del segundo nivel.

Se pueden utilizar los literales, guiones y vietas con uso moderado.

Cuando el informe requiere figuras y tablas, stas aparecen despus de ser

mencionadas y, de ser posible, en la misma pgina.

En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y

otros, se tiene en cuenta:

La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma

lnea del texto.

Cuando la cita ocupa ms de cinco renglones, aparece como una insercin en el

texto y se deja una sangra de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva
hasta el final y se escribe a una interlnea sin comillas. Se separa por dos
interlneas.

Las citas se identifican en el texto, con un nmero arbigo entre parntesis.

La referencia de la cita se escribe al pie de la pgina separada por una lnea

horizontal de aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen
izquierdo a dos interlneas del ltimo rengln del texto. La escritura se efecta
bajo la raya a interlineacin sencilla, inmediatamente despus del nmero.

Cuando la referencia ocupa dos o ms renglones, el segundo y los subsiguientes

se inician contra el margen izquierdo, a interlineacin sencilla. Entre una
referencia y otra se dejan dos interlneas.

Conclusiones y recomendaciones
El propsito de las conclusiones es presentar un juicio crtico y razonado del anlisis de
los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lgica; el objetivo de las
recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de accin.
Las conclusiones son necesarias; las recomendaciones no siempre se requieren, pero si
el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es ms de una, se sugiere
numerarlas. Para la presentacin se tiene en cuenta lo siguiente:
99

El ttulo CONCLUSIONES, se escribe en mayscula sostenida, centrado a 5 cm. del

borde superior. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo.
Si se incluyen recomendaciones se tendr en cuenta lo siguiente:
El ttulo CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayscula sostenida,
centrado a 5 cm. del borde superior.
La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo. Se pueden
combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo prrafo, o tratarse en
prrafos independientes. As mismo, pueden presentarse en pginas separadas con su
respectivo ttulo.
Firma
El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la pgina
donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones si las hay.
De cuatro a seis interlneas del ltimo prrafo se anota el nombre en mayscula
sostenida. El cargo, a una interlnea del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
NOTA: Si son necesarias varias firmas, stas se ubican a criterio de los autores una
debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el nmero de firmas es impar la
ltima se centra.
Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rbrica
en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
Transcriptor
Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se escribe a dos
interlneas del firmante. Se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido.
Se emplea letra ms pequea.
Informe extenso (material complementario)
Es opcional y est conformado por anexos, bibliografa e ndice.
Anexos
Es necesario incluirlos cuando se trata de material que impide la presentacin ordenada
y lgica dentro del cuerpo del informe; como ciertas ilustraciones, fotografas, planos,
entre otros.
Bibliografa
100

Cuando el informe la requiera, el ttulo se escribe centrado a 5 cm. del borde superior, en
mayscula sostenida. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones
del ttulo.
Ejemplo: GUTIRREZ CARDONA, Oscar. Anlisis Ocupacional. Bogot. Oficina de
Estudios y Evaluacin. 1991. P. 25-52.

Informe Corto
Consta de las partes que se explican a continuacin. (El autor puede utilizar cualquier
elemento del informe extenso que estime conveniente).
Encabezamiento
El informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente
manera:

Razn Social
Debe escribirse cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. Se ubica entre 3 y 4 cm.
del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida.
Dependencia
A interlineacin doble, bajo la razn social se escribe el nombre de la dependencia,
origen del informe, con mayscula inicial y contra el margen izquierdo.
Ttulo
A cuatro interlneas de la dependencia se escribe el ttulo del informe, centrado y en
mayscula sostenida.
Fecha
A cuatro renglones del ttulo, contra el margen izquierdo se escribe la palabra (FECHA),
en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se anotan la ciudad y la
fecha completa, con mayscula inicial.
Autora del informe
A interlineacin de uno y medio debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en
mayscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones seguidas de dos
puntos: (ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE). Al frente se anotan
101

el o los nombres correspondientes, con mayscula inicial. Los datos de la fecha y la

autora se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en
ese orden; si estn en igual condicin de autora se relacionan por orden alfabtico de
apellido.
Objetivo
El informe corto lleva un objetivo para describir en forma breve el propsito. De dos a
cuatro interlneas del encabezamiento se escribe la palabra (OBJETIVO), seguida de
dos puntos (:), en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de
este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayscula inicial. En caso de
requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen
izquierdo.
Escritura del texto
Un informe corto, generalmente consta de un captulo nico, que de requerir numerales,
todos se escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a 4 interlneas del objetivo.
Conclusiones (opcional)
En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra (CONCLUSIN) o
(CONCLUSIONES) en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro
interlneas del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del ttulo.
Firma
El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la pgina en
que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayscula sostenida, de
cuatro a seis renglones del ltimo prrafo. El cargo, a una interlnea del nombre, con
mayscula inicial.
Nota
Si son necesarias varias firmas, stas se reparten a criterio de los autores una debajo de
la otra o por parejas; en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se
centra.

Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rbrica en
cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
102

Transcriptor
Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se escribe a dos
interlneas del firmante. Se anota el nombre (con mayscula inicial) e inicial del apellido.
Se emplea letra ms pequea.
Aspectos generales
Documento remisorio
Se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio; carta
si es envo externo y memorando si es interno.
Papel
Se emplea papel en blanco.
Para la escritura de nmeros, uso de maysculas, denominaciones femeninas y
profesionales, y abreviaturas, se deben tener en cuenta las recomendaciones
enunciadas para la carta.
ESQUEMA PARA ELABORACIN DE CUBIERTA (ver modelo anexo)
Elaboracin de documentos contractuales
Convenios
Definicin. Los convenios son acuerdos entre la empresa y otra institucin o empresa,
mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones
recprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos
especficos en campos de la formacin Profesional.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamao oficio con
recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificacin de la Empresa.
(Este formato se puede disear en computador, si no se cuenta con papelera impresa).
Partes del convenio:
Denominacin del Documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlneas se ubica la palabra (CONVENIO)
en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Nmero
La numeracin de los convenios es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario.
Para registrar el nmero se debe dejar espacio suficiente. Ejemplo: CONVENIO DE 2004
103

Archivo de convenios
Los originales de los convenios se conservan en la Rectora, donde se conforma un
expediente por cada convenio. Para facilitar la consulta se elabora un ndice numrico y
temtico.
Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen, suspendan o terminen los
mismos, se deben guardar en el expediente de cada convenio respetando el orden
original en el cual se van produciendo.
Contratos
Definicin
Los contratos son acuerdos entre dos o ms partes, en donde se establecen
obligaciones recprocas. Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color
blanco, tamao oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la
identificacin de la Empresa. (Este formato se puede disear en computador, si no se
cuenta con papelera impresa).
Partes del contrato
Denominacin del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlneas se ubica la palabra (CONTRATO)
en mayscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Nmero
La numeracin de los contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada ao calendario.
Para registrar el nmero debe dejarse el espacio necesario. Ejemplo: CONTRATO DE
2011
Mensajes electrnicos
El mensaje electrnico es un sistema que permite intercambiar informacin con uno o
ms usuarios de cualquier lugar del mundo a travs de internet. Este medio se puede
utilizar para enviar informacin adjunta como cargas, memorandos, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario para la sustentacin del contenido.
Se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo
electrnico, reglamentar su utilizacin interna y asignar responsabilidades con base en
los usuarios debidamente autorizados para el manejo de correo, tanto masivo como
institucional. (Ley 527 de 1999 y dems normas relacionadas)
Recomendaciones
104

No utilizar el correo electrnico para resolver temas complejos.

No participar en cadenas de mensajes.
Identificar claramente la persona a quien se enviar el correo. Es importante
recordar que existen nombres homnimos o parecidos.
No enviar copias de correo electrnico a personas que no necesiten un mensaje
determinado.
Utilizar el campo (CCO) copia oculta, cuando se enve o se responda un mensaje
que incluya mltiples direcciones, o cuando se enven mensajes que incluyan
muchas direcciones de correo y que despus se utilicen para enviar correo
basura.
Ser breve; se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la
comunicacin. Los mensajes deben ser cortos y concisos.
Se debe tener cuidado con los archivos adjuntos; no adjuntar archivos con virus o
con tamao que no pueda recibir o descargar el destinatario.

105

9.3. Distribucin
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco normativo
Ley 1369 de 2009
Por medio de la cual se establece el rgimen de los servicios postales y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001
Artculo tercero: Unidades de Correspondencia
Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los
programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos
de gestin, centrales e histricos.
Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada
una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad
determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de
las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En
todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la
atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.

9.4. Trmite de documentos

Constitucin Poltica
Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El
106

legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar

los derechos fundamentales.
Ley 1437 de 2011
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 58 de 1982
Reglamentacin trmite peticiones.

Decreto 2150 de 1995.

Artculos 6, 16, 17, 22.Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin
Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus
respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo
de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de
actos administrativos.

Artculo tercero: Unidades de Correspondencia:

Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los
programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos
de gestin, centrales e histricos.
Cuando existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada
una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad
determinar conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de
las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En
todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la
107

atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la

observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.
Artculo sexto: Numeracin de actos administrativos:
La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas
encargadas de dicha actividad, se encargarn de llevar los controles, atender las
consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen
o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la firma
del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los actos
administrativos.
Artculo octavo: Control de comunicaciones oficiales:
Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

9.5 Organizacin de archivos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos, como parte integral de los procesos archivsticos.
La organizacin es el conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el
sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

Marco normativo
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.
Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos
por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que
funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado
o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.
Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales,
en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente respecto del

108

arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems detalles
relativos a los mismos.

Ley 80 de 1993
Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin
civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51, 52 y 53
de esta Ley prescribirn en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la
ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin
penal prescribir en veinte (20) aos.
Cdigo de Comercio
Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Captulo debern ser conservados
cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo
asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por
el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su
reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio donde fueron registrados los
libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma
firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento
utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado
como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de las formalidades
anteriores.
Decreto 1382 de 1995.
Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000
Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden
nacional. Artculo 36.
Decreto 4124 de 2004
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994
Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comit Evaluador de
Documentos en los Departamentos, determina su integracin y le fija las funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
109

Reglamenta la presentacin de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995.
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994,
Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997.
Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002.
Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de
archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de
retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman
o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en
las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003.
Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin del
Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004.
Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados.
110

Circular AGN 07 de 2002.

Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la
Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003.
Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004.
Inventario de documentos a eliminar.
Resolucin AGN 147 de 1997.
Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo
General de la Nacin.
Resolucin AGN 081 de 2001.
Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de
Retencin Documental del AGN.
Resolucin AGN 183 de 2004.
Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo
General de la Nacin.
NTC 4095
Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029
Norma sobre Medicin de Archivos

9.5.1.Metodologa para la organizacin de archivos

111

La organizacin de archivos est conformada por tres procesos bsicos:

Segn Jos Ramn Cruz Mundet, en su Manual de Archivstica*, define la organizacin

documental de la siguiente manera:
Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el
proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero adems, atendiendo a la
funcin primordial: la informativa, debe facilitar la localizacin de los documentos,
proporcionando con su estructura organizativa la informacin suficiente para orientar las
bsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigedades de ningn gnero; es decir,
todas y cada una de las unidades archivsticas, todas y cada una de las series que lo
integran, tienen asignada una ubicacin conceptual posible y no otra, de manera que la
interrogacin al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrar
respuesta cabal, siguiendo un camino lgico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la
ambigedad ni la disyuntiva"

9.5.1.Clasificacin:
Este vocablo proviene del latn classificare y este del latn classis y facere, de estos dos
el primero significa clase y el segundo hacer. Es decir, ordenar o disponer por clase.
Esto no es otra cosa que agrupar y dividir objetos en base a sus caractersticas,
atribuciones comunes o naturaleza.
Aplicada al campo archivstico la clasificacin es esencial para localizar un documento y
recuperar su informacin llevando de la mano al interesado a travs de conexiones o
relacin lgica basadas en la estructura orgnica del Organismo que lo crea; es decir, la
agrupacin de los documentos de un acervo de la misma procedencia (relacionados
entre s), por su contenido y semejanzas partiendo de lo general para llegar a lo
especfico y particular. A travs de una jerarquizacin coherente, misma que se va
subdividiendo sucesivamente manteniendo su dependencia. Para Antonia Heredia la
112

clasificacin siempre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas

estructural o jerrquicamente dentro de un conjunto.
(HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 256)
Esta actividad intelectual y fsica es aplicada a fondos o grupos documentales para llevar
a cabo su organizacin y ha de reflejarse en un cuadro de clasificador, a fin de conjuntar
los documentos con procedencia y caractersticas similares.
El cuadro de clasificacin documental puede ser orgnico, funcional y orgnico-funcional,
el primero se adopta segn la estructura orgnica de la Institucin generando las
secciones y subsecciones, en el segundo; estas Secciones y Subsecciones surgen
segn funciones y actividades que realice la Institucin en cuanto al tercero es una
combinacin de ambos; no obstante, la diferencia de estas, las caractersticas que
deber tener son iguales; flexibilidad, sistemticos, lgicos, sencillos, coherentes pero
sobre todo respeto estricto al principio de procedencia y orden original.
En efecto, la clasificacin archivstica parte de lo general a lo particular, reflejando la
jerarquizacin por medio de fondo, seccin y serie, esto refirindose a la parte funcional,
en lo que respecta a la parte orgnica de cada rea generadora se le asigna clave como
referencia.
Se realiza en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue
el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la imagen de la misma, la
estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha clasificacin.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto
de orden original.
Segn el Acuerdo No. 027-2006- glosario Define
Clasificacin documental: Como Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnicofuncional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).

113

114

http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/la-clasificacion-documental.html

115

9.5.2.Ordenacin documental
El proceso de ordenacin documental
Es el proceso mediante el cual se relacionan los elementos de cada grupo mediante el
sistema ms funcional para la institucin, consiste en establecer secuencias naturales
dentro de los documentos.
El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en
cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin
causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro
u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye.
El Principio de Procedencia permite saber quin produce los documentos (las unidades
administrativas) y por qu razones lo hace (por asignacin de funciones), el Principio de
Orden Original permite saber cules son los pasos necesarios de tal produccin (los
procedimientos) para determinar con qu documento se inicia, cules le siguen a ste,
hasta finalizar. Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de
la produccin documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta
ordenacin de las series, subseries documentales y expedientes.

Los Manuales de Procedimientos

Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo
ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos. Estos son
herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o
una funcin. Se denominan Manuales de Procedimientos porque los procesos all
establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre s, a travs
de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto. Los procesos se
caracterizan por tener un principio y un fin, es decir, inician con determinada accin y
finalizan en otra. Las instituciones para el desarrollo de sus funciones y la planificacin
del trabajo deben elaborar Manuales de Procedimientos los cuales permiten establecer
reglas y mecanismos para normalizar los trmites que garanticen el control de la
administracin. En el proceso de ordenacin, son precisamente los Manuales de
Procedimientos los que guan o restablecen el orden de los documentos, lo cual
constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original. Las series documentales y los
expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los
Manuales de Procedimientos.

Sistemas de ordenacin documental

Teniendo en cuenta que la ordenacin debe hacerse a partir de las series documentales,
podemos utilizar varios los siguientes sistemas de ordenacin documental:
116

Onomstico
La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales compuestas
por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo,
las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes Acadmicos de Alumnos.
Es ideal para archivos de gestin pequeos en el que su crecimiento no es muy alto y
facilita la consulta.
Este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden:
Primer apellido
Romero
Rosas

Segundo apellido
Llano
Vargas

Primer nombre
Liliana
Martha

Segundo nombre
Lucia

Dejando la anotacin en el manual de gestin documental del tratamiento que se le dar

a las seoras casadas que utilizan el de, lo anterior para evitar confusiones.
Toponmico (o alfabtico-geogrfico)
Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo de
ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajuste a la documentacin
y a las necesidades administrativas.

Serie
Programas de capacitacin
Programas de capacitacin
Programas de capacitacin

Ciudad
Bogot
Cali
Medelln

117

Temtico
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.
Serie
Informes de gestin
Estadsticas
Programas de capacitacin
Programas de gestin documental

Simples
Comprobantes de egreso:
001
002
003

Cronolgicos
Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en funcin de la fecha
(emisin, expedicin), ubicando stos en orden cronolgico. Este puede ser el caso de
las rdenes de servicios, sentencias de las cortes, que suelen archivarse en carpetas
por aos y de forma cronolgica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la
fecha del documento para su localizacin.

118

Alfanumrico
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico
cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern
separables, siempre estarn asociados.

Proveedores
2000
2012

Garca
Ramrez

Palacios
Gmez

Eduardo
Julin

Tambin se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de identificacin y

alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de
gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un
nmero elevado de empleados o entidades que prestan servicios a nmeros elevados
de usuarios, como Historias Clnicas y Expedientes Acadmicos de Alumnos.
Historias laborales
Documento
19.235.620

Primer apellido
Jimenez

Segundo apellido
Pardo

Nombre
Juan Ramn

Este sistema se puede utilizar en la ordenacin de las series de una dependencia

cuando estn representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina
productora, seguido de los dgitos de series y subseries.

Por ejemplo: en la oficina de Secretara General:

SG-01 Actas
SG-01-01 Actas Consejo
Directivo SG-02 Acuerdos
SG-04 Informes

119

De esta manera se evidencia la ordenacin por oficina como la propia serie, permitiendo
ubicar fsicamente por procedencia y por series documentales.

Ordinal Cronolgico
Este sistema es aplicado tambin a series documentales cuyas unidades documentales
son numricas simples y a la vez cronolgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las
cuales se controlan en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus
por el cronolgico, as:
Leyes
1235

21-12-2000

Series documentales
El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones
llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurdicas, es decir, que son el
testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. El conjunto de
actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las
actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interior del fondo
documental son las secciones y las subsecciones. Estas estn integradas por
documentos agrupados en series, en las cuales, en razn de sus funciones las
instituciones reflejan documentalmente la continuidad de las actividades que
sistemticamente desarrolla. La serie documental est integrada por los documentos
resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o tcnicos
en las oficinas, generalmente estn formados por el mismo tipo documental (unidades
documentales) que tambin responden a unos asuntos similares, generando como
resultado una informacin seriada. Por ejemplo: la Oficina de Tesorera tendr como
series propias del desarrollo de sus funciones: Ordenes de pago, Informes diarios de
caja y bancos, Libro auxiliar de caja y bancos.

Series con unidades documentales simples

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales),
donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la
misma serie. Estas son suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque
comparten entre s los mismos rasgos estructurales o formales. Los tipos documentales
que integran las series documentales simples son similares y se colocan
sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn documento tiene relacin
con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la informacin
es diversa. Su ordenacin permite controlar su produccin. Son series documentales
simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de
120

juntas, asambleas, comits, comisiones, etc., o las circulares administrativas o

reglamentarias.

Pasos metodolgicos para su ordenacin:

Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para
comprobar su pertenencia a la serie documental.
Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numrico-cronolgico
que convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.
Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de
conservacin.
Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin.
Identificacin de cada una de las unidades de conservacin.

Se ordenan por un sistema numrico cronolgico

Al revisar la unidad de conservacin el primer documento debe registrar la fecha ms
antigua y el ltimo la fecha ms reciente.
121

Series documentales simples

Existen series documentales simples con ordenacin numrica simple como son la
cdula de ciudadana, el NIT, etc.

Series complejas - expedientes

Son series conformadas por unidades documentales complejas comnmente llamadas
expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s
pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada expediente es diferente de
otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservacin
(carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran
volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes unidades de conservacin.
El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o
materia, producidos a medida que se desarrollan los trmites. Cada pieza, es decir, cada
tipo documental individual e indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en
un contexto que le da un valor que no tendra el documento visto aisladamente. El
expediente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en
su integridad. Los expedientes se forman mediante la colocacin sucesiva de cada uno
de los documentos que se producen en el transcurso de los trmites y estn unidos por
la relacin causa-efecto, de ah que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia,
es decir, respetando el orden original. En la gestin administrativa o tcnica que
cotidianamente realizan las instituciones se constituye y materializa en expedientes, aun
cuando dicha denominacin es usualmente utilizada para nombrar los diferentes
Procesos Jurdicos que adelantan las entidades encargadas de hacer justicia
llamndolos de forma genrica EXPEDIENTES, lo cierto es que el desarrollo de gran
parte de los trmites generan expedientes, que como se mencion, constituyen las
unidades documentales complejas. Entre dichos expedientes podemos mencionar: una
Historia Laboral, una Historia Clnica, una Investigacin disciplinaria, un Derecho de
Peticin, un Programa de Capacitacin, un Plan Anual de Caja, etc., entre otros.

Subseries documentales
Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto

122

123

Pasos metodolgicos para su ordenacin

Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al
trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.
Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden
original del trmite.
Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la
serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.
Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de
acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.
Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.
Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.
Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.
Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, las rdenes de pago,
las historias laborales, las historias clnicas, las investigaciones disciplinarias, los
procesos jurdicos, contravenciones, licencias de trnsito, etc.

Ordenacin del expediente

El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su
trmite; el primer documento ser aquel que le ha dado origen, bien sea a travs de una
solicitud o un trmite de oficio, posteriormente se irn aadiendo los documentos que
segn el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trmite, lo cual es
imprescindible para que el expediente tenga una disposicin coherente, de manera que
pueda reconstruirse el asunto de que trata.
Para las unidades documentales complejas (expedientes), la ordenacin cronolgica se
debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (ao, mes da): en primer lugar la fecha
del documento que le dio inicio al trmite y que debe corresponder a la ms antigua
dentro del trmite administrativo, y la fecha del ltimo documento, es decir aquel con el
que concluy dicho trmite. No nos referimos aqu y no se tendrn en cuenta las fechas
de aquellos documentos anexos o soportes, que van unidos a los documentos
principales; stos generalmente sirven como antecedentes o testimonios (como las
pruebas, las notificaciones, normas, etc.,) y, con frecuencia, forman parte integral del
expediente con fechas anteriores a los de los documentos sustantivos.

124

En razn de lo expuesto anteriormente, no es correcto abrir unidades de conservacin

bajo el nombre de Correspondencia Recibida, ya que toda comunicacin que recibe una
entidad debe relacionarse con una serie documental por las funciones que dicha entidad
desarrolla a travs de sus diferentes unidades administrativas u oficinas, por lo tanto
formar parte de los expedientes de acuerdo con los trmites que all se adelanten. Al
separar las comunicaciones que ingresan a una dependencia, se est rompiendo el
trmite y por ende se est desagregando el expediente, la informacin queda
fragmentada y se rompe el orden original.
Lo que se ha hecho por costumbre y podra decirse que por tradicin, pero que no debe
hacerse, es abrir una unidad de conservacin con la correspondencia que llega
(correspondencia recibida) y otra unidad de conservacin, con las respuestas a dicha
correspondencia (correspondencia despachada).

Ejemplo de expediente laboral.

Funcin

Manejo de
personal

serie documental

Historias
Laborales

Tipo documental

Hoja de vida

Unidad
Sistema
documental de ordenacin
Compleja

Nombramiento

Mixta
(alfanumrica
Numrica)
o alfabtica

Documento de
identificacin
Certificados de estudio
Acta de posesin
.

Circular No. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el

Archivo General de la Nacin.

Ordenacin de acuerdo al principio de orden original

Para legajar un expediente de forma adecuada se deben ubicar los documentos de
manera tal que al inicio contra la tapa izquierda de la carpeta se ubique la primer hoja (el
folio uno 1) sea aquella con la fecha ms antigua en el documento y sucesivamente se
vallan integrando los folios posteriores en su orden lgico y secuencial de produccin.

125

En los archivos que requieran Hoja de Control se recomienda ubicarla a la parte final al
interior de la solapa derecha de la carpeta
.
Para la marcacin de carpetas (unidades documentales) se usa un ROTULO con una
dimensin de 6.5 cm. x 13.cm., ubicado a 2 cm. de los bordes externos de la carpeta, el
cual se ubica en la esquina superior derecha del flder o carpeta celugua en sentido
horizontal.

126

Foliacin de documentos
La foliacin en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de
folios de una unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,
entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la
integridad de la unidad documental o unidad archivstica.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la
gestin administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de prstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos).
De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundario (archivo central al archivo
histrico).

Definiciones:
1.
2.

Folio: Hoja.
Foliar: Accin de numerar hojas.

127

3.

4.
5.
6.
7.

Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin
incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Pgina: Lo escrito o impreso en una cara
Paginar: Accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
trminos diferentes sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin
en archivos, este documento se refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual
ratifica la ordenacin.

Requisitos:
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin
Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliar la documentacin que por
Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de conservacin en Archivo
Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros
soportes.
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente
ordenada. La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que
dieron lugar a su produccin. El orden original ms comn es el orden cronolgico.
El nmero uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al
trmite en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.

3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La

depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos
acumulados, se har igualmente depuracin.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En
el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo
o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de sus
expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin
se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.

128

Materiales:
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Otra alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso
de este elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.

Procedimiento:
1.

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

2.

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, o bis.

3.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del

folio en el mismo sentido del texto del documento.

4.

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.

5.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al
soporte papel.

6.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7.

Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estn plegados. En el rea de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se
dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicar
la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

8.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren

se numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si
se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.

9.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una

hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta las caractersticas del documento
foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos.
(Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre
de cido).
129

10.

Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un nmero para cada una
de ellas. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, color, ttulo,
asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se
encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de
folio, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras
caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har el
correspondiente cruce de referencia.

11.

Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas
del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao,
color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

12.

En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad
de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.

13.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora,

se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya
ms de una, en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la
unidad de conservacin.

14.

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando
tachones.

15.

La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o

proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).

16.

La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el
contrario, se encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la
anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de control o de consulta
que tienen esta condicin. La foliacin de este tipo de documentos debe
efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17.

No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que

se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales,
pero s dejar la constancia en el rea de notas del instrumento de control o de
consulta.
130

18.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una
funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro
biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migracin de tintas por contacto.

19.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos

digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia
y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har
el correspondiente cruce de referencia.

9.5.3.Descripcin documental
La autora Mariela lvarez en su libro Ordenacin y descripcin de archivos plantea que
la descripcin consiste en confeccionar registros, asientos en fichas, libros o listas de la
documentacin, que hay en uno o varios archivos, para facilitar la consulta, localizacin,
control y permitir al investigador su fcil consulta
La autora Antonia Heredia en su escrito Norma ISAD (G) y su terminologa: Anlisis,
estudio y alternativas argumenta que "la descripcin es el medio utilizado por el
archivero para obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los
interesados en ella. ... La descripcin persigue dos objetivos: dar informacin a los
dems y facilitar el control al archivero"
En la norma ISAD (G) se determina que es la elaboracin de una representacin exacta
de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el
sistema que los ha producido
La descripcin documental debe ser:
Exacta: Informacin concreta y nica
Suficiente: Ofrecer la informacin necesaria
Oportuna: Presentar una jerarqua de la informacin
Es necesario contar con el apoyo de la administracin, debido a que este proceso
demanda requisitos especiales como:
Tener conocimiento de las tcnicas y los mtodos para la descripcin

131

 Contar con personal idneo que permita la obtencin de los resultados deseados,
con el uso adecuado de datos contenidos en los documentos, que conlleve a
realizar un proceso de anlisis apropiado.
Garantizar y facilitar el acceso a los documentos por medio de herramientas como
guas, catlogos e ndices que pueden estar en aplicativos informticos que
proporcionan una mayor efectividad.
La ISAD (G) parte de la tcnica de descripcin denominada descripcin multinivel,
tcnica que consiste en describir un fondo y todas las partes que lo integran (secciones,
series, expedientes, documentos y todas las categoras intermedias)
Para la ISAD (G) existen cinco unidades de descripcin bsicas que van de lo general a
lo particular:
1. Fondo.
2. Subfondo.
3. Serie.
4. Expediente.
5. Unidad documental.
Descripcin colectiva
Esta tcnica se lleva a cabo a travs de la utilizacin de los diferentes instrumentos de
descripcin que se dividen segn la funcin que desarrollen:
Los inventarios son instrumentos de control
Los ndices y catlogos son instrumentos de bsqueda
Las guas son instrumentos del patrimonio documental
En Colombia los instrumentos utilizados en la actualidad son:
Tabla de retencin documental (TRD) y Tabla de Valoracin Documental (TVD).
Son inventarios en estricto sentido por que describen a nivel de series y subseries.
Formato nico de inventario (FUID)
Estos instrumentos son considerados los mapas documentales de cada institucin
porque son las representaciones de las estructuras orgnicas y funcionales de las
instituciones.
Norma Tcnica Colombiana para la descripcin archivstica NTC 4095, ratificada por el
Consejo Directivo el 97-04-16. Esta norma es la homologacin Colombiana de la Norma
ISAD (G)
Estructura Norma NTC 4095

132

1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4

rea de Identificacin
Cdigo (s) de
Ttulo
Fecha (s) de creacin de la unidad de descripcin
Nivel de descripcin
Volumen / Soporte
Carpetas / Legajos / Cajas / Otros
Folios
Tipo documental
N de orden

2. rea de contexto
2.1 Nombre del productor
2.2 Forma de ingreso
2.3 Historia institucional / Nota biogrfica
2.4 Fecha (s) extremas de generacin de los documentos por el productor
2.5 Historia de la custodia de los documentos
3. rea de contenido y estructura
3.1 Resumen / Nota de alcance y contenido
3.1.1 Lugares
3.1.2 Nombres / Cargos
3.1.3 Temas
3.2 Valoracin, Seleccin y eliminacin
3.3 Sistema de organizacin
3.4 Nuevos ingresos
4. rea de condiciones de acceso y utilizacin
4.1 Condiciones de acceso
4.2 Caractersticas fsicas y estado de conservacin
4.3 Instrumentos de consulta
4.4 Situacin jurdica
4.5 Derechos de autor / Normas sobre reproduccin60
4.6 Lengua de los documentos
5. rea de documentacin asociada
5.1 Localizacin de los documentos originales
5.2 Existencia de copias
5.3 Unidades de descripcin relacionadas en el archivo
5.4 Documentacin complementaria en otros archivos
5.5 Bibliografa
6. rea de notas
6.1 Notas
133

El Acuerdo 005 de 2013, indica que las reas de descripcin son las siguientes:
1.

rea de identificacin

1.1.

Nivel de descripcin
Identificar el documento a describir

1.2.

Cdigos de referencia

Se debe identificar el documento a describir, relacionndolo con su ubicacin fsica en el

archivo:
Cdigo del pas (ISO 3166)
Cdigo asignado al edificio en donde se encuentra el archivo
Signatura topogrfica local
1.3. Signaturas antiguas
1.4. Signatura de procedencia
1.5. Unidad de instalacin
1.6. Autor responsable del contenido
1.7. Signatura en otros soportes
1.7.1. Signatura
1.7.2. Tipo de soporte
1.8. Ttulo
1.8.1. Ttulo propio
1.8.2. Otros ttulos
1.9. Fechas extremas
1.9.1. Inicial
1.9.2. Final
1.10. Fechas de acotacin
1.10.1. Inicial
1.10.2. Final
1.11. Soporte
1.12. Volumen de la unidad de descripcin
1.12.1 Unidad documental
1.12.2. Expediente o carpeta
1.12.3. Legajo
1.12.4. Caja
1.12.5. Otros
1.12.6 Folios (fsico o electrnico)
1.13. Tipo documental
1.14. No. de orden

134

rea de identificacin
1.1 Nivel de descripcin
1.2. Cdigo de referencia
1.3. Signaturas antiguas
1.4. Signatura de procedencia
1.5. Unidad de instalacin
1.6. Autor responsable del contenido
1.7. Signatura en otros soportes
1.7.1. Signatura
1.7.2. Tipo de soporte
1.8. Ttulo
1.8.1. Ttulo propio
1.8.2. Otros ttulos
1.9. Fechas extremas
1.9.1. Inicial
1.9.2. Final
1.10. Fechas de acotacin
1.10.1. Inicial
1.10.2. Final
1.11. Soporte
1.12. Volumen de la unidad de descripcin
1.12.1 Unidad documental
1.12.2. Expediente o carpeta
1.12.3. Legajo
1.12.4. Caja
1.12.5. Otros
1.12.6 Folios (fsico o electrnico)
1.13. Tipo documental
1.14. No. de orden
2. rea de contexto
2.1. Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina productora
2.2. Fuentes de informacin
2.3. Historia institucional o Biografa
2.4. Fechas extremas del productor
2.5. Historia de la custodia
2.6. Forma de ingreso
2.6.1. Transferencia / Entidad remitente / Fecha
2.6.2. Donacin / Donante / Fecha
2.6.3. Compra / Propietario / Fecha
2.6.4. Depsito / Procedencia / Fecha
3. rea de contenido y estructura

135

3.1. Lugar de emisin

3.2. Alcance y contenido
3.3. Criterios de valoracin, seleccin y eliminacin
3.4. Nuevos ingresos
3.5. Organizacin
3.6. Caractersticas internas
3.6.1. Tipo de letra
3.6.2. Tipo de recurso de informacin
3.6.3. Tipologa documental
3.6.4. Tcnica
3.6.5. Tradicin documental
3.6.6. Otras caractersticas internas
3.6.7. Medio de captura / Modelo
3.6.8. Imagen
3.6.9. Formato de comprensin
3.6.10. Tamao digital
3.6.11. Resolucin
3.7. Caractersticas externas
3.7.1. Lengua (Idioma)
3.7.2. Dimensiones
3.7.3 Colores
3.7.4. Otras caractersticas externas
3.8. Datos del autor
3.9. Datos de la publicacin
3.10. Datos matemticos
3.11. Documentacin anexa
3.12. Edicin
3.13. Fuente de informacin
4. rea de condiciones de acceso y utilizacin
4.1. Situacin jurdica
4.2. Condiciones de acceso
4.3. Derechos del autor / Normas sobre reproduccin
4.4. Lengua (Idioma) de los documentos
4.5. Estado de conservacin
4.6. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
4.7. Instrumentos de descripcin
5. rea de documentacin asociada
5.1. Localizacin de los documentos originales
5.2. Existencia de reproducciones
5.3. Unidades de descripcin relacionadas con el archivo
5.4. Documentacin complementaria en otros archivos
5.5. Bibliografa
136

6. rea de notas
6.1. Notas
6.2. Documentos anexos
7. Descriptores con funciones y relaciones
7.1. ndices
7.2. Relacin 2
7.3. Descriptor 3 (cargos)
7.4. Descriptor 4 (ttulos)
7.5. Descriptor 5 (profesin)
7.6. Descriptor 6 (condicin tnica)
7.7. Descriptor 7 (geogrficos)
7.8. Descriptor 8 (tipo documental)
7.9. Descriptor 9 (entidades)
7.10. Descriptor 10 (temticos) (tema o asunto administrativo o trmite al que se vincula)
7.11. Descriptor 11 (grados militares)
7.12. Descriptor 13 (anexos)
8. rea de control de la descripcin
8.1. Nota del archivero
8.2. Reglas o normas utilizadas
8.3. Facha(s) de la(s) descripcin(es)

8.5.1 Organizacin de historias laborales (circular 04 de 2003)

Dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos,
respondiendo a la forma de vinculacin laboral de cada entidad:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica) Ver formato anexo.
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo
Acta de posesin
Pasado Judicial. Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaracin de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso)

137

Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de

compensacin, etc.
Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos,
ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre otros.
Evaluacin del Desempeo
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin,
aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra
entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por
los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios
requerimientos documentales, complementndola.
De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la
transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los
funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestin del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley 594 de 2000,
los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua
pertenecientes a las entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos,
debern verificar que:

En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la

secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se
establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de
conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que
refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar contenido en varias unidades
de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que
cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe ser consecutiva de
1 a n independientemente del nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200,
Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control que se anexa
de acuerdo con su instructivo, lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de
documentos.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario nico Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso
restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que
garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos.

138

Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen adelantando las

entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nacin y
dada la importancia legal y el carcter administrativo de los documentos que conforman
las Historias Laborales, las entidades debern verificar la organizacin de las mismas,
ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente
descritas.
El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de asesora tcnica,
inspeccin y vigilancia otorgadas por la Ley, continuar realizando visitas a las
entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo
archivstico y en especial de las series documentales anteriormente citadas.

139

9.6. Consulta
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que
contienen.

Marco Legal
Constitucin Poltica
Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicacin.
Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y
ctedra.
Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo
los casos que establezca la ley. Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no
participen en el Gobierno podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear
y desarrollar alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les
garantizan los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin
oficiales...
Ley 57 de 1985. Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
Artculo 1.- La Nacin, los Departamentos y los Municipios incluirn en sus respectivos
Diarios, Gacetas, o Boletines Oficiales, todos los actos gubernamentales y administrativos
que la opinin deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos pblicos y para
ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los dems que segn la ley
deban publicarse para que produzcan efectos jurdicos.
Ley 489 de 1998 deca as: En el Diario Oficial, cuya direccin corresponde al Ministro de
Gobierno, debern publicarse:
a) Los actos legislativos y las leyes que expida el Congreso Nacional;
b) Los Decretos del Gobierno;
c) Las Resoluciones ejecutivas;
d) Los contratos en que sean parte la Nacin o sus entidades descentralizadas, cuando
dicha formalidad sea ordenada por la ley que los regula;
e) Los actos del Gobierno, de los Ministerios, de los Departamentos Administrativos, de las
Superintendencias y de las Juntas Directivas o Gerentes de las entidades
descentralizadas que creen situaciones jurdicas impersonales u objetivas o que tengan
alcance e inters general;
f) Los actos de naturaleza similar a la sealada en el literal anterior que expidan otras
autoridades por delegacin que hayan recibido o por autorizacin legal; y
g) Los dems actos que sealen las disposiciones vigentes y la presente ley.

140

Artculos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.

II. ACCESO CIUDADANO A LOS DOCUMENTOS
Sentencia C 621 de 1996 Corte Constitucional. Magistrado Ponente doctor Antonio
Barrera Carbonell. Dictamen 465 1992 Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de
Estado. Consejero Ponente doctor Humberto Mora Osejo.
Ver Circular Secretara General 61 de 2002
Artculo 14.- Para los efectos previstos en el artculo 12, son oficinas pblicas las de la
Procuradura General de la Nacin, la Contralora General de la Repblica, los Ministerios,
los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas
Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisaras, Alcaldas y Secretaras de
estos Despachos, as como las de las dems dependencias administrativas que creen las
Asambleas Departamentales, los Consejos Intendenciales o Comisariales y los Concejos
Municipales o que se funden con autorizacin de estas mismas Corporaciones; y las de los
Establecimientos Pblicos, las Empresas Industriales o Comerciales del Estado y las
Sociedades de Economa Mixta en las cuales la participacin oficial sea superior al
cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales,
departamentales o municipales y todas las dems respecto de las cuales la Contralora
General de la Repblica ejerce control fiscal.
Artculo 15.- La autorizacin para consultar documentos oficiales y para expedir copias o
fotocopias, autenticadas si el interesado as lo desea, deber concederla el jefe de la
respectiva oficina o el funcionario en quien ste haya delegado dicha facultad. Ver Oficio
No. DECJ-0258/28.09.92. Divisin de estudios y Conceptos Jurdicos. Derecho de acceso a
los documentos pblicos. CJA04751992
Artculo 16.- La consulta se realizar en horas de despacho al pblico, y, si ello fuere
necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina.
Artculo 17.- La expedicin de copias dar lugar al pago de las mismas cuando la cantidad
solicitada lo justifique. El pago se har a la tesorera de la entidad o en estampillas de timbre
nacional que se anularn, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de
autorizar la expedicin.
En ningn caso el precio fijado podr exceder al costo de la reproduccin.
Artculo 18.- Si en la respectiva oficina no se pudieren reproducir los documentos o la tarifa
sealada fuere elevada a juicio del peticionario, el jefe de aquella indicar el sitio en el cual
un empleado de la oficina sacar las copias a que hubiere lugar. En este caso, los gastos
sern cubiertos en su totalidad por el particular.
Artculo 19.- Las investigaciones de carcter administrativo o disciplinario, no estarn
sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a
solicitud de los particulares, se incluirn siempre las de los documentos en que se consignen
las explicaciones de las personas inculpadas.

141

Pargrafo.- Si un documento es reservado el secreto se aplicar exclusivamente a dicho

documento y no a las dems piezas del respectivo expediente o negocio.
Artculo 20.- El carcter reservado de un documento no ser oponible a las autoridades que
lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a
conocer en desarrollo de lo prescrito en este artculo.
Artculo 21.- La Administracin slo podr negar la consulta de determinados documentos o
la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que seale su carcter
reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes.
Si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponder al Tribunal de lo
Contencioso Administrativo que tenga jurisdiccin en el lugar donde se encuentren los
documentos decidir en nica instancia si se acepta o no la peticin formulada o si se debe
atender parcialmente.
Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia
requerida, el funcionario respectivo enviar la documentacin correspondiente al Tribunal
para que ste decida dentro de los diez (10) das hbiles siguientes.
Se interrumpir este trmino en el caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los
documentos sobre cuya divulgacin deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba
oficialmente.
Ver Oficio No. 3-10173/8.05.99. Unidad de Estudios y Conceptos. Derecho de acceso a
documentos pblicos. CJA04801999
Ver Circular Secretara General 61 de 2002
Artculo 22.- Cuando la solicitud de consulta o de expedicin de copias verse sobre
documentos que oportunamente fueron publicados, as lo informar la Administracin
indicando el nmero y la fecha del Diario, Boletn o Gaceta en que se hizo la divulgacin.
Si este ltimo se encontrare agotado, se deber atender la peticin formulada como si el
documento no hubiere sido publicado. Artculo 23.- Las peticiones a que se refieren los
artculos anteriores podrn presentarse y tramitarse directamente por los particulares o por
medio de apoderado debidamente constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o
fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado en la fecha como representante
de un medio de comunicacin, se tramitar preferencialmente.
Artculo 24.- Las normas consignadas en los artculos anteriores sern aplicables a las
solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre
documentos que reposen en las oficinas pblicas o sobre hechos de que estas mismas
tengan conocimientos.
Artculo 25.- Las peticiones a que se refiere el artculo 12 de la presente ley debern
resolverse por las autoridades correspondientes en un trmino mximo de diez (10) das.
Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entender, para todos los efectos
legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente
documento ser entregado dentro de los (3) das inmediatamente siguientes. El funcionario
renuente ser sancionado con la prdida del empleo.

142

III. DISPOSICIONES VARIAS

Artculo 26.- El Departamento Administrativo Nacional de Estadstica (DANE), por conducto
del Banco Nacional de Datos, organizar un servicio informativo que suministre al pblico
copia de los documentos a que se refiere la presente Ley.
Para el efecto, el DANE ir sealando los documentos que deben ser suministrados al
Banco, impartir instrucciones sobre los requisitos y caractersticas que debe reunir la
informacin que a ste se enve y fijar las tarifas que por cada copia se cobrar a los
usuarios del servicio.
Artculo 27.- Para los efectos de la presente ley, tambin son oficinas pblicas las de las
corporaciones de eleccin popular.
En consecuencia, los documentos que en ellas reposen son consultables por los particulares
y de los mismos se pueden pedir copias o fotocopias, nicamente con las limitaciones
impuestas por el carcter reservado que algunos de ellos tengan.

Ley 1437 de 2011. Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo. (Normatividad anexa en el CD)
Decreto 2126 de 1992. Artculo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
(Normatividad anexa en el CD)
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

ARTCULO 1-Acceso a los documentos e informacin. Con el objetivo de garantizar

la preservacin de los documentos de archivo, por ser ellos fuente de conocimiento y
difusin, fundamento de la memoria histrica de la Nacin, garantes de derechos y
deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las instituciones; Que con el
fin de facilitar la prestacin de los servicios de informacin que deben brindar los
archivos en el territorio nacional, se dispone que slo por razones de conservacin, se
podr restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte,
mas no a la informacin en ellos contenida. Ver art. 2 Ley 80 de 1989
ARTCULO 2-Evaluacin de soportes. La evaluacin del estado de conservacin de
los documentos de carcter histrico se har teniendo en cuenta las caractersticas
tecnolgicas, la tipologa de alteracin y la forma como sta se manifiesta y tomando
como principio orientador la unidad que el soporte del documento guarda con la imagen
grfica.
ARTCULO 3-Restriccin de originales. La intensidad de los tipos de alteracin se
determinar con base en el anlisis de las diversas manifestaciones en relacin con la
garanta de permanencia, o susceptibilidad de prdida del documento. Este ltimo ser
el criterio bajo el cual se tomar la decisin de restringir el acceso al documento original,
143

para lo cual se tomarn las previsiones que garanticen suministrar la informacin por
medio de las tcnicas de reproduccin con que cuenta la entidad.
ARTCULO 4-Produccin de informacin. Para suministrar la informacin contenida
en aquellos documentos que por razones de conservacin se restrinja su acceso, se
deben utilizar tcnicas de reproduccin que propicien tanto la preservacin del original
como la calidad y estabilidad del medio utilizado previendo la ulterior reproduccin a
partir de la copia generada. Para ello se recomiendan las tcnicas de microfilmacin,
fotografa y digitalizacin. En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por
carecer de las caractersticas sealadas en este artculo, en especial lo atinente a la
preservacin del original. Cuando no sea posible acceder a esta tecnologa se podr
recurrir a la reproduccin manuscrita.
PARGRAFO 1-Para la reproduccin de documentos de gran formato como mapas y
planos y en general de documentos con informacin textual y grfica deber adoptarse
la tcnica de reproduccin fotogrfica, microgrfica o digital de acuerdo con la dimensin
del documento.
PARGRAFO 2-Para la reproduccin de los documentos de imagen anloga como
microfilme, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa, o
digitales como disquetes y C.D., se deber recurrir a la copia o la migracin de la
informacin en un soporte idntico o compatible con el sistema en el cual fue producido
el documento con el fin de evitar prdidas en la calidad de la imagen original.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

ARTCULO PRIMERO.- ACCESO A LOS DOCUMENTOS PBLICOS: En concordancia con
el artculo 74 de la Constitucin Poltica Todas las personas tienen el derecho a acceder a
los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley.
PARGRAFO: ACCESO A LA INFORMACIN: Toda persona interesada en obtener la
informacin que reposa en los archivos, deber identificarse y cumplir lo establecido en el
respectivo reglamento, para tener acceso a la misma.
ARTCULO SEGUNDO.- CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: La consulta de
expedientes o documentos que reposan en las oficinas pblicas se permitir en da s y horas
laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.
ARTCULO TERCERO.- CONSULTA DE LOS ARCHIVOS CON FINES DE
INVESTIGACIN HISTRICA: Para la consulta de los documentos histricos se debe
obtener carnet de investigador, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Carta de presentacin, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carcter
personal, indicando el inters especfico en el campo de la investigacin.
2. Fotocopia simple del documento de identidad.

144

3. Diligenciamiento del formato de registro, el cual ser suministrado gratuitamente,

por el archivo respectivo.
4. Dos fotografas tamao cdula (una para el formato de registro y otra para el
carnet).
ARTCULO CUARTO.- EXPEDICIN DE CARNET: La expedicin del carnet no tiene costo
alguno, pero su reposicin por prdida ocasionar el pago de un salario mnimo diario. Su
renovacin se har cada dos aos, a solicitud del peticionario. PARGRAFO. DATOS
MNIMOS QUE DEBE CONTENER EL CARNET DE INVESTIGADOR.
1. Nombre del Archivo
2. Encabezado de manera visible: INVESTIGADOR
3. Nmero consecutivo de registro
4. Nombre y apellidos
5. Tipo y nmero del documento de identificacin. En el caso de usuarios extranjeros, indicar
el Pas.
6. Fechas de expedicin y vencimiento
7. Firma autorizada
8. Al reverso, el carnet debe contemplar las siguientes advertencias:
a) El usuario se compromete a cumplir con el reglamento de servicio y consulta.
b) La reposicin del carnet por prdida tendr un costo de un salario mnimo diario.
ARTCULO QUINTO.- FORMATO DE REGISTRO: En los archivos histricos se llevar un
Registro con los datos del investigador y deber mantenerse actualizado en bases de datos,
en formato CDS/Isis (de dominio pblico), soporte que ser suministrado por el Archivo
General de la Nacin con el fin de garantizar el intercambio de informacin entre los
diferentes archivos histricos del pas. Los datos que debe contener este formato registro,
sern los siguientes:
Nombre y Apellidos
Nacionalidad
Documento de Identidad
Profesin
Entidad para la cual trabaja
Domicilio permanente
Direccin Temporal
Telfono, Fax E-mail
Ciudad/ Pas
Descripcin breve del Proyecto de Investigacin
Sealamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:
a) Cumplir las normas y reglamentos de la institucin
b) Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren.
c) Entregar al Archivo una copia de la publicacin.
d) Dar los crditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la
reproduccin de materiales grficos con fines comerciales.

145

e) En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el

investigador deber citar la fuente exacta de la cual fue extraa la informacin
f) Fecha de diligenciamiento del formato registro
g) Firma
PARGRAFO: Los usuarios debern cumplir con el Reglamento General de Archivos y el
Reglamento particular de cada entidad.
ARTCULO SEXTO.- COPIAS DE DOCUMENTOS: Toda persona tiene derecho a que se le
expidan copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la
reproduccin no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagar los costos
de reproduccin de acuerdo a las tarifas sealadas por cada entidad. PARGRAFO: No
habr restriccin a la informacin contenida en los documentos , salvo los casos que
establezca la ley.
PARGRAFO: No habr restriccin a la informacin contenida en los documentos, salvo los
casos que establezca la ley. ARTCULO SPTIMO: El presente Acuerdo

9.7. Conservacin de los documentos

La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la
integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs
de la implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe
tomar en cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica
de nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin
ambiental, contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo
inadecuado de los documentos, etc.
La conservacin consiste en un conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas
para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
Se podrn incorporar nuevas tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin
de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la ley 594 de
2000.

Marco normativo
Constitucin Poltica.
Artculo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin
de un ambiente sano.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades.

146

Cdigo Procedimiento Civil.

Artculo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos impresos,
planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones
magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,
todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en
lpidas, monumentos, edificios o similares.
Ley 47 de 1920. Artculo 22. Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981. Artculos 1, 2,3 y 4. Sobre conservacin copias mediante microfilmacin.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia
ilegal de bienes culturales.
Ley 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades
para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector
pblico nacional y se dictan otras disposiciones.
Artculo 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La
reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad
Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales
relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de
documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de procedimiento Civil, con su
correspondiente valor probatorio".
Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern
medidas para preservar contratos.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artculo 4. Definicin de Patrimonio Cultural de la
Nacin. Artculo 12. Del Patrimonio Bibliogrfico, Hemerogrfico, Documental y de Imgenes
en Movimiento.
Cdigo de Comercio. Artculos 48 y 60. Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y
almacenar libros y papeles del comercio.
Decreto 1798 de 1990 Artculo 31. Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos;
prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe
copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de
sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las
tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

147

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 23. Valoracin
documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a
partir de su valoracin.
Artculo 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern
implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos
establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,
garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de
la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones
de conservacin.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin
documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de
archivo.

Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del
documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales
y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
Ley 594 de 2000 Artculo 19 y pargrafo 1
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de los
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo.

Edificacin
Ubicacin
Caractersticas del terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de
inundacin y que ofrezca estabilidad.
El terreno en lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible
peligro por atentados u objetivos blicos.

148

Prever el rea suficiente para albergar la documentacin reuniendo las condiciones de

seguridad, regulacin de las condiciones ambientales y ventilacin.
Aspectos estructurales
La resistencia de las placas y pisos debern estar dimensionadas para soportar una
carga mnima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantera de 2.20 mts de alto; cifra que se
deber incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao al
sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugo de alta
resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin.
Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentacin.
Areas de depsito o de almacenamiento de documentos
Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulacin de la
documentacin.
Poseer adecuacin climtica ajustada a las normas establecidas para la conservacin
del material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos documentales.
Distribucin de reas
Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios, estarn fuera de las
reas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulacin y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito.
Las reas tcnicas tendrn relacin con las reas de depsito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las
relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de
los documentos.
Capacidad de almacenamiento
Estantera
Diseo acorde con la dimensin de las unidades que contendr, evitando bordes o
aristas que produzcan daos sobre los documentos.

149

Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable.
Cada bandeja deber soportar un peso mnimo de 100 kg./mt lineal.
Si se dispone de mdulos compuestos por dos cuerpos de estantera, se deben utilizar
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern
anclar los estantes con sistemas de fijacin.
La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulacin y el acceso a la
documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
deterioros a la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningn otro material.
Se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm. entre los muros y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70
cm. y un corredor central mnimo de 120 cm.
Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes
El diseo del mobiliario estar sujeto a las condiciones propias de los documentos
atendiendo sus diferencias tecnolgicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitar su
correcta manipulacin y adecuada conservacin.
El mobiliario utilizado debe contar con las caractersticas de resistencia, solidez
estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribucin consignadas en este
acuerdo en el apartado referido a Estantera. Se debe tener en cuenta que el mobiliario
empleado no debe generar factores de alteracin que incidan en la estabilidad del
soporte, ni en la alteracin de la informacin en ellos contenida.
Unidades de conservacin
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas,
carpetas o medios de embalaje que garanticen su proteccin con el propsito de
prolongar de manera considerable la conservacin de los mismos.
Las unidades de conservacin deben ser elaboradas en cartn neutro y si no se dispone
de este material, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por
contacto.
150

La resistencia del material y el diseo adoptado para la elaboracin de las unidades de

almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamao de la documentacin a
conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo
de 4 cm.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas
de vdeo, rollos cinematogrficos, fotografa entre otros, y digitales como
disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de
pH neutro. Los materiales plsticos empleados debern ser qumicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrn emplear
siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los
rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y qumicamente inertes; cada rollo estar en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras
diseadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar
su preservacin.
Las cintas magnticas de audio, vdeo o de datos como DAT, entre otros, debern
almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos
magnticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su
rebobinado peridico y verificacin de datos, los cuales se darn en relacin directa con
las condiciones de humedad del rea de depsito de tal manera que a mayor humedad
mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los CD, entre otros, podrn contar con una unidad de conservacin
plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable, que no desprenda
vapores cidos o contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservacin contendr solo un disquete o CD.
Condiciones ambientales y tcnicas de conservacin para el material documental
en distintos soportes
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:

151

Humedad relativa y temperatura

Soporte de papel
Temperatura de 15 a 20 c con una fluctuacin diaria que no exceda los 2c.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria que no exceda del 5% entre
valores mximos y mnimos
Fotografa Blanco y negro
Temperatura de 15 a 20 C.
Para conservacin permanente la temperatura deber ser inferior a 15 C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservacin permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos
entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografa a color
Temperatura menor a 10C.
Para su conservacin permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0C.
Humedad relativa de 25% a 35%
Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Medios Magnticos
Temperatura 14 a 18C
Humedad relativa de 40% a 50%.
Discos pticos
Temperatura de 16 a 20C.
Humedad relativa de 35% a 45%.
Microfilm
152

Temperatura de 17 a 20C.
Humedad relativa de 30% a 40%.
Ventilacin
Se debe garantizar la aireacin continua. Los ciclos de renovacin del aire y el caudal de
intercambio se establecern segn las condiciones ambientales requeridas y las
caractersticas espaciales del inmueble.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una
adecuada ventilacin a travs de ellas.
Filtrado de aire
Deber impedir el ingreso de partculas slidas y de contaminantes atmosfricos.
Iluminacin
El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiacin ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia
directa sobre la documentacin y unidades de conservacin.
La iluminacin artificial podr hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando
filtros ultravioleta.
La utilizacin de luz incandescente o halgena se evaluar en relacin con las
condiciones de temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseos de iluminacin basados en luz reflejada
Como principio general de aplicacin se tendrn en cuenta las caractersticas climticas
de la regin, las cuales por su variabilidad permitirn en mayor o menor grado ajustar las
condiciones a los parmetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de
estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los
correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores
expresados, ms an cuando se trate de conservacin permanente de documentos de
archivo.
Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atencin de desastres como extintores de CO2,
solkaflan o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de
153

inundacin o infiltracin. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo qumico y

de agua.
El nmero de unidades de control de incendios deber estar acorde con las dimensiones
del depsito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la sealizacin que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atencin de desastres, las rutas de evacuacin y el rescate de las unidades
documentales.
Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de
la estantera y de las unidades de conservacin.
Se debe realizar la evaluacin de riesgos tanto en la edificacin como de aquellos
derivados de actos vandlicos, tanto estos como las medidas de correccin y reaccin
en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevencin de desastres.
En todo caso las especificaciones tcnicas y las condiciones ambientales sealadas en
el numeral 2 tambin se aplicarn en los casos de construccin de edificios pblicos,
adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, para el correcto funcionamiento de los
archivos pblicos.
Control de los factores externos
Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la
documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la
utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.)
Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En
este caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica.
Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los
documentos. Slo se expondrn los documentos durante el tiempo necesario y evitar la
oscuridad completa en los depsitos.
El manejo de los documentos
Se recomienda no usar cintas adhesivas y evitar el uso excesivo de elementos
metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de
instalacin (cajas, flderes o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea
posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas,
bactericidas, fungicidas, etc.) Y menos rociar directamente sobre los documentos.
154

Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.)
Debern separarse de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Se
debe evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
Las medidas de seguridad
* Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern
adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos.
* No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar
donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave
general del agua al trmino de la jornada laboral y revisarlos peridicamente.
* No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, cera, etc.).
Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe
ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
Servicios archivsticos
En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al servicio de
la institucin y de los administrados. Debemos de estar listos para poner a disposicin
de los usuarios la documentacin de cada organizacin con fines de informacin,
mediante la consulta, bsqueda, lectura, prstamos, expedicin de copias, etc. Es
pertinente remarcar que todos los documentos que son custodiados en los archivos
integrantes del sistema nacional de archivos son accesibles al pblico en general, de
acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepcin de aquellos que puedan
atentar contra los intereses y la seguridad nacional, o contra la privacidad o intimidad
personal.
Conservacin preventiva de los documentos
La conservacin preventiva de los documentos, es de gran importancia, por lo cual
debemos tener en cuenta algunos apartes del Acuerdo 047 del ao 2000, que
reglamenta el acceso a los documentos de archivo y sus restricciones por razones de
conservacin:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo
General de la Nacin y en su literal b) precepta: Fijar polticas y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva.
"...Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta
Directiva del AGN ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su
numeral a) dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel
nacional.
155

 Que se hace necesario garantizar la conservacin del patrimonio documental sin

perjuicio del derecho a la informacin y el acceso a los documentos pblicos, como lo
establece el artculo 74 de la Constitucin Poltica de Colombia.
Que con el objeto de garantizar la preservacin de los documentos de archivo por ser
ellos fuente de conocimiento
Por lo tanto, acuerda:
Con el objetivo de garantizar la preservacin de los documentos de archivo, por ser
ellos fuentes de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria histrica de la
Nacin, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones
de las instituciones.
Que con el fin de facilitar la prestacin de los servicios de informacin que deben brindar
los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservacin,
se podr restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte,
ms no a la informacin en ellos contenida.
La evaluacin del estado de conservacin de los documentos de carcter histrico se
har teniendo en cuenta las caractersticas tecnolgicas, la tipologa de alteracin y la
forma como sta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el
soporte del documento guarda con la imagen grfica.
Restriccin de originales. La intensidad de los tipos de alteracin se determinar con
base en el anlisis de las diversas manifestaciones en relacin con la garanta de
permanencia o susceptibilidad de prdida del documento. Este ltimo ser el criterio bajo
el cual se tomar la decisin de restringir el acceso al documento original, para lo cual se
tomarn las previsiones que garanticen suministrar la informacin por medio de las
tcnicas de reproduccin con que cuenta la organizacin.
Reproduccin de informacin. Para suministrar la informacin contenida en aquellos
documentos que por razones de conservacin se restrinja su acceso, se deben utilizar
tcnicas de reproduccin que propicien tanto la preservacin del original como la calidad
y estabilidad del medio utilizado previendo la ulterior reproduccin a partir de la copia
generada. Para ello se recomiendan las tcnicas de microfilmacin, fotografa y
digitalizacin En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de
caractersticas sealadas en este artculo, en especial lo atinente a la preservacin del
original. Cuando no sea posible acceder a esta tecnologa se podr recurrir a la
reproduccin manuscrita.
Para la reproduccin de documentos de gran formato como mapas y planos y en general
de documentos con informacin textual y grfica deber adoptarse la tcnica de
reproduccin fotogrfica, microgrfica o digital de acuerdo con la dimensin del
documento.

156

Para la reproduccin de los documentos de imagen anloga como microfilme, cintas

fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa, o digitales como
disquetes y C.D. se deber recurrir a la copia o la migracin de la informacin en un
soporte idntico o compatible con el sistema en el cual fue producido el documento con
el fin de evitar prdidas en la calidad de la imagen original.
Alteraciones. Las tipologas de alteracin de acuerdo con los factores que las ocasionan
se agrupan en: Alteraciones de Tipo Biolgico: Agrupa el dao ocasionado por bacterias,
hongos, insectos y roedores. El deterioro producido consiste en la degradacin del
soporte, inicialmente superficial, para provocar la prdida parcial o total en diferentes
reas del folio, del expediente, de la unidad de almacenamiento o de cualquier tipo de
soporte en la cual se halla registrada la informacin.
Alteraciones de tipo Qumico: Proveniente de los materiales usados en la elaboracin del
documento tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la informacin. Se
percibe como el cambio de la coloracin o la decoloracin distribuida en las reas
cercanas al texto escrito o la informacin registrada, hasta la prdida del material,
ocasionando menor flexibilidad, fragilidad y fragmentacin del soporte, dependiendo de
los materiales constitutivos del mismo.
Alteraciones de tipo fsico: Dao producido al documento o a la unidad que lo contiene,
por humedad, manipulacin, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo
y desastres. Altera una parte o la totalidad del soporte provocando prdida de reas
parciales o totales del soporte o de la informacin en l contenida.
Los tipos de alteracin se deben evaluar conforme a mtodos y procedimientos que
permitan identificar el agente causante, el dao presente y el riesgo que ste tiene en
relacin con la estabilidad del documento as como con la salud del peticionario.
En los casos en que pueda estar comprometida la salud del peticionario por el estado de
conservacin fsica del documento, se deben adoptar las previsiones de proteccin
segn el caso. Para ello se suministrar o solicitar el uso de los elementos de
seguridad que propicien el aislamiento requerido de la fuente que puede ocasionar
trastornos de salud.
Fuentes bibliogrficas para la conservacin del Patrimonio Documental. Se tendr como
fuentes de conservacin las orientaciones e instructivos proporcionados a travs de las
publicaciones producidas por el Archivo General de la Nacin, la capacitacin que a
travs de los programas desarrollados por el Sistema Nacional de Archivos contribuyen
al conocimiento de las metodologa y tcnicas de diagnstico sobre el estado de
conservacin de los soportes en los cuales se registra la informacin y las directrices de
los especialistas en la disciplina de Restauracin de Bienes Muebles no solo para
identificar los niveles de deterioro, sino esencialmente para proporcionar las medidas
correctivas para recuperar documentos alterados.
Para efectuar un diagnstico general sobre el estado de conservacin de los
documentos, se anexa un formato con su instructivo de aplicacin. Para los casos que
157

requieran algn tipo de revisin especial se deber recurrir a las instancias

departamentales o nacionales representantes del Archivo General de la Nacin como los
Comits Departamentales de Archivo y las reas tcnicas del Archivo General de la
Nacin.
Factores de deterioro. La falta de organizacin, tanto de los archivos de gestin como de
los centrales e histricos, propician el deterioro de material documental, as como las
caractersticas de depsito, la carencia de sistemas de proteccin. Para el efecto los
diagnsticos y medidas de conservacin preventiva, harn especial nfasis en la
evaluacin y central de las condiciones ambientales.
Los diagnsticos y medidas de conservacin preventiva, harn especial nfasis en la
evaluacin y control de las condiciones ambientales, las caractersticas de depsito, la
carencia de sistemas de proteccin. As como en el uso de materiales de
almacenamiento con carcter cido pues a partir de estos se producen los mayores
niveles de alteracin. Lo anterior unido a la falta de organizacin, tanto de los archivos
de gestin como de los centrales e histricos, propician el deterioro del material
documental

Norma NTC 4436 sobre conservacin documental

Las empresas pblicas y privadas son responsables de la adecuada conservacin de los
documentos, por esta razn deben incluir en sus programas de gestin documental y en
sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la conservacin de los
documentos desde el momento de su produccin.
Se recomienda la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido
y exento de lignina cuyo valor de PH este en el rango de 7.0 a 8.5.
La NTC 4436 presenta las siguientes recomendaciones con respecto al papel:

158

Principales consideraciones con respecto al papel que se debe utilizar para la gestin
documental:
Composicin de la fibra: Fibra de algodn, pelusa de algodn, fibra de camo, fibra de
lino o mezclas de estas.
Gramaje: Por lo menos de 70 g/m2 y no se recomiendan gramajes superiores a 225
g/m2.
Resistencia al rasgado: Debe ser de 350 mN.
Resistencia al doblez: Debe ser de 2.42.
Valor PH de extracto acuoso: El PH debe estar entre 7.5 y 10.0
Resistencia alcalina: Debe ser de 0.4 mol de cido por kilogramo.
Resistencia a la oxidacin: El papel debe tener un nmero Kapa menor a 5.0
Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de
cido y exento de lignina cuyo valor de PH est en rango de 7.0 a 8.5 que garanticen su
permanencia y durabilidad. Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica,
ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no
transmitir acidez al soporte.
Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben seguirse las
instrucciones de sus fabricantes en relacin con su preservacin y debe producirse en
formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin
libre de virus informticos.
La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de
backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta tanto se
estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabacin de la informacin.

Soportes y almacenamiento de la documentacin

Los avances tecnolgicos permiten todo tipo de
soportes electrnicos y digitales, el papel sigue
siendo el soporte ms utilizado y se recomienda
adoptar las normas relativas a la pertenencia y
durabilidad.

159

Cada empresa es responsable de la adecuada presentacin y almacenamiento de los

documentos y de la informacin que genera y para ello deben implementar en sus
programas de gestin de documentos e instructivos internos, las pautas que aseguren la
proyeccin de la imagen corporativa y la integridad de la informacin desde el momento
de su produccin.
Los avances tecnolgicos permiten todo tipo de soportes electrnicos y digitales, este
manejo requiere un cuidado especial, el papel sigue siendo el soporte ms utilizado y se
recomienda adoptar las normas relativas a la pertenencia y durabilidad.
Se recomienda que las actas, informes y documentos histricos se impriman sobre
este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas desacidificadas de
mnimo 240 g/m2, para que no se afecte la conservacin de los textos.
Para los soportes digitales segn caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas
se deben acatar las instrucciones dadas por los fabricantes, cuidando que la
recuperacin, copiado y reproduccin estn libres de virus informticos y que la
produccin de backups se adapten correctamente
Archivadores verticales:
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la
conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos:
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas,
cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes,
C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que
haya lugar.

- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y

eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas
de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de estos,
se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.
- El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe
estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar.
160

Para

el

ensamble

no

se

utilizar

adhesivo

materiales

metlicos.

- La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser

mnimo de 4 cms.
- Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de
video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales como disquetes y C.D.,
se tendr en cuenta lo siguiente:
- Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de
PH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
- Los CDs. y DVDs. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en
polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos
o contener molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin
contendr slo un C.D.

Materiales para documentos de archivo con soportes en papel

Consultar NTC 5397-2005
Lpices
Se deben utilizar lpices negros de mina de grafito, debido a su PH neutro (PH 7) y a su
estabilidad qumica frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y acetona. El lpiz
debe tener un terminado suave, liso, estar libre de rajaduras, astillas o imperfecciones.
Debe producir una escritura suave, cuya densidad y opacidad sean uniformes. No debe
generar lneas tiznosas.
Materiales adhesivos
Estos materiales deben estar en capacidad de formar una adhesin durable y
permanente entre las superficies que se van a unir (IAO 14416:2003). No deben alterar
las propiedades de los materiales adheridos. Los adhesivos deben ser resistentes al
paso del tiempo, deben impedir la contaminacin por microorganismos como hongos y
bacterias.
Cintas de faya
Esta cinta textil puede ser utilizada para la agrupacin de documentos, para ajustar y
amarrar las sobrecubiertas laterales y para facilitar la manipulacin de legajos
voluminosos que presenten desgarro. La cinta de faya debe ser de mnimo 2 cm de
ancho, sus fibras deben ser una mezcla de polister y algodn y el color no debe
desteirse al estar en contacto con el agua.
Unidades de conservacin

161

Cajas de archivo
Las cajas deben ser funcionales, termoestables y deben permitir el intercambio y
circulacin del aire. Es preciso seleccionar diseos acordes con el formato de los
documentos. Las cajas se deben armar preferiblemente mediante pliegues y ensambles,
a partir de lengetas que encajen por presin, para evitar el uso de cintas, adhesivos y
ganchos metlicos.
Las cajas deben contar con aditamentos como aletas fuelle para garantizar que las
unidades interiores conserven la verticalidad y as evitar su deslizamiento.
No deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos, y el acabado
de superficie interior debe ser liso y suave.
Carpetas
Carpetas de cartulina
Las carpetas son las unidades que estn en contacto directo y permanente con la
documentacin. Se utilizan para almacenar desde folios hasta documentos de gran
formato como mapas, dibujos, etc.
No se deben utilizar A-Z o carpetas que requieran la perforacin de los documentos y el
contacto con el material metlico de los ganchos. Adems la alta capacidad de
almacenamiento que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el manejo de los
documentos y crea deformaciones en ellos.
Carpetas de polister
Esta unidad de conservacin se utiliza para aislar la documentacin en el momento de la
consulta y as evitar su manipulacin directa. Su uso es de carcter transitorio.
Recomendaciones para la utilizacin de algunos materiales
Lpices
Para la foliacin de documentacin y para la identificacin de cajas y carpetas, se
recomienda preferiblemente utilizar lpices negros de mina de grafito de acurdo con los
proceso archivsticos establecidos. Como una alternativa para la foliacin se sugerir el
uso de bolgrafos que cumplan con la norma de tintas de escritura.
Para el caso de los documentos que se conservan en los archivos histricos, la foliacin
slo se puede efectuar con lpiz.
Etiquetas o marbetes
No se deben adherir etiquetas o marbetes sobre la documentacin. Para evitar el uso de
estos sobre unidades de conservacin se recomienda la preimpresin de los formatos de
identificacin en el exterior de las cajas y carpetas. En caso de la identificacin de las
162

cubiertas de libros o legajos se deben utilizar etiquetas de papel con adhesivo estable y
reversible.
Ganchos legajadores
Para evitar el dao de los documentos, stos no se deben perforar. Salvo en casos
excepcionales, determinados por el Comit de archivo de la organizacin, se
recomienda el uso de ganchos legajadores fabricados en material plstico. Para eso es
necesario dejar mrgenes en el momento de la elaboracin de los documentos, con el
fin de impedir la prdida de informacin.
Clips
Se debe evitar el uso de materiales metlicos, porque ante factores ambientales de
humedad y temperatura, tienen a oxidarse y producir en los documentos mancas
irreversibles o causar prdida de soporte. Se pueden utilizar clips fabricados o
recubiertos en material plstico.
Para proteger los documentos cuando se utilicen clips, se debe colocar una seccin
doblada de papel o cartulina acorde con el tamao del clip.
Cajas para el archivo histrico
Dimensiones internas: ancho 11.5 cm x alto 25.5 cm x largo 39 cm.
Dimensiones externas: ancho 12.5 cm x alto 26.5 cm x largo: 42.5 cm
La estructura de la caja debe ser resistente al aplastamiento y al rasgado. La caja est
compuesta por una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de
las unidades interiores.
Cajas para archivo central
Dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39 cm.
Dimensiones externas: ancho 21 cm x alto 26.5 cm x largo: 40 cm
Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su
manipulacin.
Este diseo tambin puede ser utilizado en el archivo de gestin.
Tintas de escritura
La tinta para escribir debe ser un lquido uniforme. Libre de sedimento, materiales en
suspensin o elementos extraos; no deben presentar separacin de componentes o
coagulacin.
La tinta no debe atravesar completamente el papel cuando la escritura se realice sobre
papel bond.
163

De acuerdo a la circular Interna No. 13 del Archivo General de la Nacin, no se deben

utilizar micropuntas o bolgrafos de tinta hmeda. Estos bolgrafos, por la clase de
colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse,
perder su coloracin en corto tiempo; y aun en condiciones estables de almacenamiento,
pueden presentar prdida de legibilidad en la informacin.

Especificaciones para cajas de archivo

Es importante recordar las recomendaciones dadas por el Archivo General de la Nacin
para preservacin y conservacin del acervo documental

La Gua Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo, elaborada por el Grupo

de Conservacin y Restauracin del AGN, recoge diferentes documentos tcnicos
desarrollados por este equipo de trabajo, que han aplicado en la preservacin y
conservacin del acervo documental y distribuido a nivel nacional en desarrollo de la
asistencia tcnica.
Asimismo, en cumplimiento de la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos, que puntualiza su misin institucional como ente rector de la poltica
archivstica del pas.
Es igualmente el resultado de la experiencia y el conocimiento colectivo del grupo de
profesionales de diversas disciplinas, vinculado a la organizacin y que ha enriquecido el
contenido de estos conceptos a travs de los aos.
El objetivo de publicar estas especificaciones es ofrecer una herramienta til para
implementar el uso tcnico de unidades de conservacin en los distintos archivos del
pas, con el fin de garantizar la adecuada preservacin de los documentos en soporte
papel.
De esta manera, se garantiza la integridad fsica y funcional documental, se requiere el
uso de carpetas y cajas adecuadas durante las diferentes fases del ciclo vital de los
documentos, a partir del momento de su emisin, durante su proceso de vigencia hasta
su disposicin final en el Archivo Histrico.
El correcto almacenamiento y manipulacin, es una estrategia de conservacinpreventiva que se plantea en desarrollo del Sistema Integrado de Conservacin de
acuerdo con la Ley General de Archivos y que formulado como un Programa de
Almacenamiento y/o Re-almacenamiento se debe implementar en los diferentes
procesos de organizacin de archivos.

164

La mencionada Ley (Ttulo IV. Administracin de Archivos, Art. XI. Conservacin de

documentos), establece la obligatoriedad de las organizaciones pblicas y de los
funcionarios de archivo implementar un sistema integrado de conservacin en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos que garantice la conservacin del material
de archivos. Tiene como objetivo fundamental apoyar la recuperacin, conservacin y
difusin del acervo documental de la nacin, con el fin de servir a la comunidad y
garantizar el ejercicio de los derechos y deberes del ciudadano, haciendo de los
documentos soportes bsicos para la toma de decisiones y elementos fundamentales
del patrimonio cultural de la nacin.
Es importante enfatizar que en los archivos puede implementarse el uso de diferentes
diseos para las unidades de conservacin, pero debe tenerse en cuenta que cumplan
con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseo y uso de materiales en su
elaboracin.
El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada
(para documentos histricos) o de material neutro tipo propalcote - (para archivos de
gestin) de cuatro aletas y stas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarn
debidamente identificadas

165

9.7.4 Deterioros ms comunes en los archivos

Los deterioros son los daos sufridos por los documentos, ligados principalmente a dos
factores. Primero, los internos, que tienen que ver con la composicin de los materiales
que conforman los documentos; y segundo, los externos, dentro de los que se encierran
causas ambientales (variaciones de humedad y temperatura, luz y
agentes
contaminantes), y aquellos acciones que suceden alrededor de los documentos
(incorrecto almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones intencionales, como
el robo y el vandalismo; y acciones involuntarias durante la consulta o trnsito de los
documentos por parte de empleados o usuarios).
Deterioros biolgicos
El papel es una fuente nutricional para diferentes organismos y microorganismos, no
slo por su naturaleza constitutiva, sino por todos los compuestos orgnicos que
intervienen en su manufactura, tales como las tintas, colas vegetales y animales, y
materiales de encuadernacin, como cartones, cueros, telas, etc. Los factores que
propician la aparicin y desarrollo de organismos y microorganismos en general son los
ambientes hmedos, calientes, oscuros, de poca ventilacin y mal mantenimiento. Por
otra parte, como es un material higroscpico , la humedad concentrada en l crea
un medio propicio para el desarrollo de hongos y bacterias.
Hongos
Son estructuras pluricelulares, vegetales, con un metabolismo que les permite
alimentarse del material orgnico. Se desarrollan en determinadas condiciones
ambientales de temperatura y humedad. Sin embargo, todo depende de la especie, pues
algunos pueden crecer en condiciones de poca humedad y temperaturas bajas.
Se reconocen a simple vista por la presencia de manchas de coloraciones diversas,
que van desde la gama de los violetas, hasta los verdes, azules y marrones. Al observar
la presencia de hongos, se debe determinar si se encuentran activos o no.
El hongo activo se aprecia hmedo y acompaado de puntos de apariencia seca,
pulverulenta o algodonosa, que se conoce como Micelio. Las manchas de coloracin
que lo acompaan, las cuales son producto del metabolismo del microorganismo, que no
han penetrado el soporte y que se aprecian slo por un lado de la hoja, se les denomina
como manchas superficiales. A la pigmentacin o manchas de coloracin ms intensa,
que ha penetrado completamente en el soporte se le llama manchas profundas. La
coloracin de las manchas no depende de la especie, sino del origen del material
orgnico del que se alimentan.
La accin de estos microorganismos genera el debilitamiento de los soportes en
extremo, dndole una apariencia hmeda y afelpada, lo que progresivamente ocasiona
prdidas o faltantes de soporte, hasta la degradacin total. En las encuadernaciones, la

166

accin de estos microorganismos algunas veces suele pigmentar el material del

recubrimiento y debilitar el material interno del empaste.
La presencia de hongos sobre el papel puede causar problemas dermatolgicos o
respiratorios a quienes los manipulan. Por este motivo se aconseja tomar precauciones
a la hora de manipular o consultar el material contaminado, utilizando elementos de
seguridad, tales como: guantes, tapabocas y prendas de proteccin. Igualmente se
recomienda realizar saneamientos peridicos en los depsitos y reas de archivo como
medida preventiva.
Bacterias
Son organismos unicelulares que, al igual que los hongos, requieren de condiciones
ambientales especiales para desarrollarse. Aunque diferentes a los hongos, su efecto
destructivo es muy parecido. Tambin provocan manchas de diversos colores, pero
distinguir a simple vista si una infeccin es producida por hongos o bacterias puede
resultar complicado. Por eso, adems de detectar la presencia de los indicadores de
deterioro, que hemos mencionado, es aconsejable que se realicen anlisis
microbiolgicos que determinen el tipo de microorganismo, que pueden llegar a ser:
Insectos
Los insectos, que se alimentan del papel, causan faltantes o prdidas de los
documentos, manifestndose como perforaciones y tneles en el caso de los tomos o
volmenes de documentos. De igual manera, la accin de los insectos genera abrasin
o desgaste de la superficie, a medida que se alimentan de los soportes.
El tipo de insecto que afecta un documento o libro, se puede reconocer por la
manifestacin del deterioro. Los pececillos de plata, el piojo de los libros y las
cucarachas, por lo general, ejercen una erosin superficial del soporte. Otros insectos,
como las termitas y los escarabajos, hacen tneles circulares y erosionan
profundamente al interior del objeto, mientras el exterior permanece intacto, como en el
caso de los libros.
Las termitas son las ms frecuentes en archivos y bibliotecas. Este es el insecto ms
destructor de todos los mencionados anteriormente. Adems de hacer tneles, sus
excrementos dejan manchas de color oscuro.
Deterioro qumico
Este deterioro se manifiesta por la alteracin que sufren los materiales que componen
los soportes de papel. La alteracin cromtica se refiere a los cambios en la
coloracin del soporte original, aprecindose como oscurecimiento, decoloracin y
tonalidades de color amarillo. En el caso de obra cartogrfica o planos, muchas veces
estas alteraciones son producidas por la tcnica de copiado o foto reproduccin con la
que fueron elaborados. Este es el caso de las heliografas o diazotipias.
167

Debido a factores intrnsecos, algunos soportes, como los llamados impregnados, se

tornan quebradizos y extremadamente frgiles en su proceso de degradacin, porque
pierden sus caractersticas y en consecuencia son propensos a romperse.
En ocasiones, al empastar documentos de diferentes clases de soportes, como por
ejemplo el papel peridico, se presenta un deterioro conocido como oxidacin por
contacto. Esto se debe a que la oxidacin del papel peridico, por su naturaleza cida,
suele migrar y traspasar soportes cercanos, ocasionando manchas o marcas definidas.
Otro de los deterioros qumicos es la corrosin o transparencia de las tintas,
principalmente en las tintas ferroglicas, provocado por la acidez de las mismas en su
proceso de oxidacin. Esto hace que se degradan paulatinamente hasta tornar
quebradizo el papel y fragmentarlo en las zonas que estn directamente en contacto con
estas tintas. Cuando esta oxidacin se encuentra en su punto ms avanzado, el papel
tiene el aspecto de haber sido quemado, produciendo entonces su perforacin y rotura.
En documentos cuya tcnica de escritura es la mecanografa, es comn que estas tintas
no se fijen rpidamente a los soportes y por lo tanto migran a los documentos cercanos,
copiando o trasladando la informacin y dificultando, por tanto, la lectura del texto. Este
deterioro se denomina migracin por contacto y se debe en gran parte a la baja calidad
de la materia prima que componen las tintas.
Deterioro fsico
Estos deterioros son los ms frecuentes en colecciones de soporte en papel. Se deben
en gran parte a la incorrecta manipulacin y almacenamiento de los documentos. Los
ms frecuentes son las rasgaduras, las cuales son separaciones que se inician en los
bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o ms partes
el soporte.
Las roturas, que suelen confundirse con las rasgaduras, son aquellas que se producen
al interior de los formatos sin comprometer los bordes, causando rompimientos y, con
frecuencia, se extienden hasta producir faltantes o prdidas del soporte. Las
perforaciones son punciones producidas por una incisin mecnica (grapas o chinches,
etc.), que genera la prdida de pequeas partes del papel.
La deformacin del plano consiste en la alteracin o modificacin de la superficie lisa o
regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles,
dificultando adems la consulta del documento.
Otro de los deterioros son las manchas o acumulaciones de diversa procedencia, que
llegan al documento por accidente o por haberse agregado intencionalmente. Son
frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material metlico,
adhesivos, entre otras. Las manchas por adhesivos son especialmente frecuentes y al
cristalizarse suelen integrarse al soporte de tal manera que la documentacin llega a
tener cambios dimensionales tales como encogimiento, deformaciones y en algunos
casos a degradar el soporte de manera irreversible.
168

Los derramamientos accidentales de algunas sustancias, como bebidas,

desmanchadores, tintas, pinturas, etc., pueden reaccionar qumicamente con los
materiales que componen los soportes y afectarlos gravemente. Es comn que sean
utilizados ganchos metlicos, ganchos de cosedora, clips, anillados, etc., como sistema
de agrupacin de los documentos, que al estar en ambientes hmedos causan sobre
los materiales manchas de xido, generando una accin corrosiva que con el paso del
tiempo ocasionan roturas.
Diferente a las manchas de humedad, tambin podemos hablar de deterioro fsico por
humedad, que alude a la absorcin de agua por el documento o higroscopicidad, la cual
ya se mencion anteriormente. En este caso, el papel se siente mojado, fro, se
percibe olor a hmedo y la tcnica se observa solubilizada, traspasa el soporte, o en
ocasiones disminuye su intensidad cromtica y, por ende, se pierde la informacin.
Cuando encontramos parte de la superficie del soporte deteriorado por abrasin,
decimos que se ha desgastado por el roce, raspado o friccin con otra superficie ms
dura. La accin de levantar o eliminar un material agregado, como la cinta adhesiva,
ocasiona la separacin de una delgada capa superficial del papel, quedando una parte
adherida a la cinta. Lo que sucede en el soporte es lo que llamamos prdida de la
superficie del papel.
Por ltimo, y el ms frecuente de los deterioros en material de archivo, es la suciedad, la
cual se refiere a la acumulacin sobre el soporte de polvo, holln, huellas de pisadas y
dems partculas slidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular est
asociado a la falta de mantenimiento o descuido.
Los deterioros a nivel de las encuadernaciones pueden describirse de la siguiente
manera:
Desgarro total de la encuadernacin o empaste: se refiere a los casos en que la
documentacin se encuentra encuadernada o empastada. Se expresa por la
separacin o desprendimiento de los folios de la encuadernacin.
Desgarro del lomo: es el desprendimiento total o parcial del lomo de las
encuadernaciones, generado en su mayora por una incorrecta manipulacin de
las unidades al ser extradas de la estantera.
Desgarro de cubiertas: es el desprendimiento total o parcial de las cubiertas que
componen la encuadernacin, por la zona del cajo o unin de las tapas y el lomo,
producidos por la incorrecta manipulacin.
Costuras sueltas: descosido o desprendimiento de los hilos que estructuran el
cuerpo del libro o legajo.
Faltantes de cubiertas o lomo: son las prdidas parciales del material interno de
las encuadernaciones o empaste.
Exfoliacin de tapas: separacin parcial de las capas de fibra laminar del material
interno de las tapas, por lo general ubicado en las esquinas.

169

NOTA: La diferencia entre encuadernacin y empaste es que la primera se utiliza para la

agrupacin de cuadernillos, mientras que el empaste se usa para hojas sueltas.

Deterioro por intervenciones anteriores

Llamamos intervenciones anteriores aquellas acciones en las que se ha aadido al
documento algn material ajeno a su naturaleza, ya sean cintas adhesivas, papeles,
material metlico o telas, entre otros, que no corresponden a su condicin original y que
no pertenecen al documento desde el momento de su elaboracin. Estas intervenciones,
que en ocasiones se relacionan con reparaciones o acciones imprudentes, realizadas
sobre el documento, aparentemente para corregir deterioros y evitar que se
acrecentaran, lo que hacen es generar an ms dao.
Es comn encontrar cintas adhesivas industriales sobre las rasgaduras, que con el paso
del tiempo producen manchas irreversibles sobre el soporte. Esta alteracin se debe a la
reaccin entre los componentes del adhesivo y el papel, tornndose en una tonalidad de
color amarillento y donde, a menudo, quedan expuestas reas de adhesivo pegajoso.
Esto expone el documento al peligro de ser rasgado si se adhiere a otra superficie.
Factores provocados por el hombre
A lo largo de este escrito nos hemos referido a factores internos, externos y ambientales
a los documentos. Sin embargo, es necesario mencionar al ser humano como el mayor
causante de la prdida y deterioro de los materiales de archivo. La mayor parte de los
deterioros de los que hablamos anteriormente son provocados por el hombre. Las
principales razones: ignorancia, descuido o simplemente negligencia.
Los factores inducidos por el hombre se pueden reunir en tres acciones principales:
A.

Inadecuados edificios o espacios de archivo. Ubicar reas de depsito de archivo

en edificios no aptos para desarrollar esa funcin. No siempre son los ms
adecuados o presentan inconvenientes para ser adaptados. Edificios cercanos a
fbricas, con problemas de humedades, filtraciones, cubiertas deterioradas y
estructuras que nunca fueron diseadas para almacenar el peso que genera la
documentacin son slo algunos ejemplos. En conclusin, y por desconocimiento,
los aspectos que rodean la seleccin de un espacio para depsito de archivo se
reducen, fundamentalmente, a encontrar un espacio en el menor costo, no
importa dnde se ubique.

B.

Incorrecta manipulacin y uso. La incorrecta manipulacin al momento de

consultar documentos de archivo es una de las principales causas que generan
deterioros fsicos, tales como rasgaduras, manchas de alimentos o bolgrafos,
encuadernaciones desprendidas. Todo esto atenta contra la integridad del
documento.
170

C.

Violencia y robos. La prdida de expedientes y las mutilaciones intencionadas son

muy frecuentes.
Los aspectos resaltados son el resultado de no aplicar normas de conservacin
preventiva dentro de las entidades, que son responsables de su informacin y
archivos. Por lo general, no es prioridad establecer y dar continuidad a un
programa preventivo en las instituciones y entidades que resguardan la
informacin vital de los procesos que desarrollan y que, adems, constituye
nuestro patrimonio documental. De existir, se podran evitar inundaciones,
incendios y hasta robos. En Colombia son muy pocas las organizaciones de
carcter pblico que cuentan con un plan de prevencin.

Cmo evaluar cualitativa y cuantitativamente los deterioros

En conjunto, con la identificacin de los deterioros, es necesario interpretarlos de modo
cuantitativo, de forma que puedan expresar su magnitud con mayor eficacia. Para este
fin se han establecido parmetros que fortalecen la metodologa a la hora de elaborar un
diagnstico.
La tarea de evaluar la presencia de los deterioros sobre un documento implica el
conocimiento de varios parmetros:
Nmero de folios aproximados:
Indicar el nmero de folios o pginas de forma aproximada, que se encuentran afectados
por cada deterioro, teniendo en cuenta la cantidad de folios que componen la unidad.
Para el caso de que la unidad sea un volumen, libro o legajo, se realiza de la siguiente
manera (Ver grfico al frente):
Se indica el nmero de folios o pginas que se encuentren afectadas, teniendo en
cuenta la cantidad de hojas que componen el libro. Por ejemplo, segn la parte
delineada de la Ilustracin No.1 podramos decir que la alteracin del deterioro por
mancha de humedad se encuentra afectando 150 hojas de un total de 300, dentro del
cuerpo del libro.
Cobertura:
Expresa la porcin o rea del documento que presenta afeccin por el deterioro y se
registra como una fraccin, para lo cual se divide imaginariamente la unidad documental
en dieciseisavos. El nmero de cuadrantes que tengan el deterioro es el que se
consigna en la evaluacin. Este tipo de medida se toma usualmente slo para el
deterioro biolgico. Para mayor claridad se plantean grficamente los siguientes
ejemplos: en el primer caso hemos dividido este plano en 16/16 as:

171

La zona sombreada representa las fracciones afectadas por deterioro biolgico, por lo
tanto podemos hablar que la cobertura sera de 6/16.
Intensidad:
Se refiere a la magnitud del deterioro presente y se mide de acuerdo a su gravedad, en
Bajo, Medio, y Alto. Para tener mayor claridad describimos cada parmetro de modo
sencillo as: Bajo: el deterioro se presenta con poca intensidad, pero sin llegar a ser la
mnima probable; Medio: implica una intensidad de deterioro media, que se encuentra
entre el trmino o descriptor anterior y el siguiente. Y, Alto: el deterioro se manifiesta de
modo absoluto y comprende un nivel mximo de alteracin.
La forma correcta de establecer estos datos se obtiene centralizando o concentrando
los deterioros, calculando de una manera individual cada uno de los parmetros para
expresar cada deterioro, de tal manera que posteriormente, al leer esta informacin
podamos formarnos una idea y reconocer los factores que se encuentran afectando los
soportes.
Con la ayuda de estas herramientas de identificacin y caracterizacin de las principales
manifestaciones de deterioro que afectan la documentacin, obtenemos datos reales y
conocemos las dimensiones del problema. As, los profesionales de la conservacin
podemos formular soluciones y estrategias ms acertadas, a fin de garantizar la
permanencia de la documentacin, con el propsito de cubrir las necesidades
detectadas y llevar a cabo una adecuada planificacin.

172

9.8. Disposicin final

Consiste en la seleccin de los documentos, con miras a su conservacin temporal
permanente o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las tablas de retencin
documental.*
Constitucin Poltica de 1991
Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los
dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artculo 70. Prrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el
pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los
valores culturales de la Nacin.
Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes
de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura.
Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado.
Ley 47 de 1920. Proteccin del patrimonio documental y artstico.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del
patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.
Ley 39 de 1981. Artculos 1, 2,3 y 4. Sobre la microfilmacin y certificacin de archivos,
las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, estn
obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de
procedimiento de microfilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado
por el Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las
medidas que demanden la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de
los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los
archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos
microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han
sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia
merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser
173

destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la
costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la
microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en
la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles
recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor
probatorio.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservacin patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnolgicos para conservacin de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artculo 134. Conservacin y destruccin de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos. Artculo 18. Crea el
Comit Evaluador de Documentos, determina su integracin y le fija la funcin principal
de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
Artculo 23. Valoracin documental. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla
de retencin documental a partir de su valoracin.
Artculo 25. Eliminacin de documentos que se entiende como la destruccin de los
documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan
valor histrico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 4080. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 5238. Micrografa microfilmacin de series: Procedimientos de operacin.
Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y archivstico
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin de patrimonio cultural
Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacin
174

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservacin del
patrimonio histrico, artstico, monumentos.
Decreto 043 de 2006 (Febrero 28). "Por el cual se dictan disposiciones para prevenir
riesgos en los lugares donde se presenten aglomeraciones de pblico
Acuerdo 037 de 2002; Sobre especificaciones tcnicas y los requisitos para la
contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos.
Acuerdo 047 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V
Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos
sobre Restricciones por razones de conservacin
Acuerdo 048 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artculo 59 del Captulo VII
Conservacin de Documentos , del Reglamento General de Archivos sobre
conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Acuerdo 049 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artculo del Captulo VII
Conservacin de Documentos , del Reglamento General de Archivos sobre
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artculo 64 del ttulo VII
Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin
de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Resolucin No. 089 de 2003 (Archivo General de la Nacin AGN): Reglamento para el
uso de Internet y Correo Electrnico.
Normatividad sobre la administracin de riesgos y prevencin de desastres
Norma sismorresistente 98: Reglamenta la Ley 400/97 en lo que se refiere a la
construccin sismorresistente de edificaciones
Ley 09 de 1979. Cdigo sanitario nacional
Resolucin 2400 de 1979. Ministerio de Trabajo Por el cual se establecen algunas
disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en el trabajo.
Ley 09 de 1979 artculo 491: Atencin en salud para personas afectadas por catstrofes.
Decreto 3989 de 1982. Conforma comits de emergencia en el mbito nacional
Ley 46 de 1988. Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de Emergencias
175

Decreto 919 de 1989. Direccin Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres

Directiva Presidencial 33 de 1989. Responsabilidades de los organismos y entidades
descentralizadas del orden nacional del sector pblico, en el desarrollo y operacin del
Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres
Ley 09 de 1989. Ley de Reforma urbana que define zonas de riesgo.
Ley 99 de 1993: artculos 1, 5, 7, 9 y 12 Crea el Ministerio del Medio Ambiente y la
estructura del Sistema Nacional Ambiental. Directamente relacionados con prevencin
de desastres
Decreto 1319 de 1994. Reglamenta la expedicin de licencias de construccin,
urbanizacin y parcelacin. Cumplimiento de Ley 1400/84
Ley 115 de 1994. Artculo 5 Numeral 10 Ley general de educacin, adquisicin de
conciencia para la conservacin, proteccin y mejoramiento del medio ambiente y
prevencin de desastres
Decreto 1865 de 1994. Por el cual se regulan los planes regionales ambientales de las
corporaciones Autnomas regionales.
Decreto 969 de 1995. Crea la Red nacional de reservas para el caso de desastres.
Ley 400 de 1997. Define la normatividad para construcciones sismorresistentes en
Colombia.
Ley 388 de 1997, Artculo 14 Formulacin de planes para el ordenamiento territorial.
Decreto 879 de 1998, Artculo 11 Reglamentacin de planes de ordenamiento territorial
Decreto 321 de 1999. Por el cual se adopta el plan nacional de contingencias contra
derrame de hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas.

Eliminacin Documental
Se entiende por eliminacin, la destruccin de los documentos que hayan perdido sus
valores administrativos, legal, fiscal, tcnico, contable y que adems no representen
ningn inters para la investigacin retrospectiva, o que carezcan de relevancia para la
ciencia, la tecnologa o la cultura.
El proceso de eliminacin se ajustar a la valoracin documental que se determina en la
Tabla de Retencin de la organizacin; adoptada por el correspondiente comit de
archivo. Se recomienda que la eliminacin se haga por picado.

176

Los documentos de apoyo no se consignarn en la tabla de retencin documental de las

dependencias y por lo tanto podrn ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de la dependencia.
Anexo: Acuerdo 46 de 2000 por el cual se establece el proceso para la eliminacin
documental. (Ver archivo anexo)
Toda eliminacin documental se debe realizar mediante un acta de eliminacin
documental previa autorizacin del comit de archivo. El procedimiento se explica en el
captulo de gestin de archivo.

Procedimiento

para

adelantar

las

eliminaciones

documentales

primarias
Las eliminaciones primarias son la consecuencia directa de la aplicacin de la respectiva
TRD en los archivos de gestin u oficina, es decir en la primera fase del sistema de
archivos, ello para diferenciarlas de las secundarias que se realizan con base en el
mismo instrumento pero cuando los documentos han agotado el tiempo de retencin que
esta seala para el archivo central; y de la eliminacin de documentacin de archivos
acumulados la cual se gua por la tabla de valoracin documental.
Adicionalmente debe tenerse claridad sobre el requisito previo e indispensable para dar
inicio a la preparacin de una eliminacin documental primaria: la organizacin del
archivo de gestin. Al respecto es necesario que cada una de las oficinas productoras de
documentacin de la empresa organice con su personal la totalidad de series
documentales y correspondientes a los aos indicados por el manual de archivo.
La organizacin incluye las siguientes actividades:

Aplicacin de TRD (agrupacin de asuntos, retiro de elementos metlicos de

agarre o colocacin de elementos aislantes de proteccin, depuracin,
clasificacin, organizacin cronolgica, cambio y marcacin de unidades de
conservacin- carpetas, ubicacin y marcacin de archivadores).

Seleccin y separacin de la documentacin a eliminar de acuerdo con las

observaciones indicadas en las TRD.

Diligenciamiento del inventario documental de la serie (s) a eliminar, utilizando el

formato entregado por la unidad nacional a las unidades de archivo de sede. (se
enva por correo electrnico con la presente comunicacin)

Una vez sean verificada la existencia de la TRD, revisin de los documentos que
correspondan al periodo de corte y que estn tcnicamente organizados, se
deben adelantar las siguientes actividades:

177

o Remisin de la solicitud de aprobacin de la propuesta de eliminacin

documental del jefe de la oficina productora de la documentacin al comit
de archivo. Dicha solicitud debe elaborarse con el nombre de la serie, el
(los) aos de produccin de esta (s), mencionar el tiempo de retencin
consignado en la TRD y la disposicin final que debe ser la eliminacin.
Tambin se debe mencionar si se encuentra organizada, el volumen de la
documentacin (en metros lineales), el nmero total de cajas y carpetas y
finalmente anexar el inventario respectivo.
o Al finalizar el procedimiento se elabora un acta de eliminacin documental
(cada acta debe tener un nmero consecutivo anual) que debe contener
los siguientes datos mnimos: nombre de la organizacin, unidad de
archivo que realiza el procedimiento, fecha, nmero y fecha del acta de
aprobacin del comit de sede, oficina productora de la documentacin,
nombre del jefe, director o responsable de la oficina productora, nombre (s)
de la serie (s) eliminadas con ao de produccin y volumen de cada una en
metros lineales, y nmero de cajas.

ACTA DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
(Lugar y fecha)
De acuerdo con lo establecido en el manual de archivo de disposicin documental de
(nombre de la dependencia), se procede a la eliminacin de la siguiente documentacin:
DESCRIPCIN DE LA DOCUMENTACIN
Serie

Organismo
Productor

Clasificacin

Fechas
Extremas

Volumen
(nmero
de
expedientes)

Nmero
De regla (que
especifica la
eliminacin)

Mtodo
De
Eliminacin

Observaciones
(nombre, apellidos y cargo del responsable de la eliminacin y de su jefe
inmediato superior)
Firmas

Los documentos de carcter histrico no son objeto de eliminacin.

178

Conservacin permanente
Se catalogan documentos de conservacin permanente, todos aquellos que informan
sobre los orgenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las
operaciones y las realizaciones del rgano productor que tienen valor testimonial.

La microfilmacin y digitacin de documentos

Es un sistema de almacenamiento de la informacin a travs del proceso fotogrfico. Es
un proceso que consiste en transportar la informacin que se encuentra en un
documento a una pelcula fotogrfica manteniendo intacta la informacin.
Las cuatro operaciones bsicas de un sistema de Microfilmacin son:
1.
2.
3.
4.

Microfilmacin de los documentos

Revelado o procesado de la pelcula
Archivo de los diferentes microformatos
Bsqueda de la informacin

Ventajas de la microfilmacin

Se evita el desgaste o rotura de documentos originales

Ahorro de espacio
Ahorro de elementos de archivo, estantes, carpetas, etc.
Acceso y localizacin rpido
No hay riesgo de robo o destruccin de papeles
Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente
Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentacin
Proporciona un nivel alto de seguridad, los microfilms son inadulterables
Protege la informacin de roedores, insectos, etc.
Las imgenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia. Sirven como
copia de seguridad de los documentos.

Digitalizacin
Directrices
Circular externa 005 de 2012
Pautas para la utilizacin de la digitacin AGN

179

Definicin
El proceso tecnolgico que permite convertir un documento de papel o cualquier otro
soporte anlogo, es transformado a un formato digital.

Video conferencia
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/GUIAS/221
5100GS019.pdf
http://www.scarchivistas.org/videoconferencia-%E2%80%9Cdigitalizacionen-archivos-pautas-para-la-utilizacion%E2%80%9D/
http://www.unesco.org/webworld/mdm/survey_index_es.html
Documento sobre digitalizacin y conservacin
http://www.mcu.es/archivos/docs/pautas_digitalizacion.pdf
Pautas para digitacin Archivo de Bogot

180

10.

Valoracin documental

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo.
La valoracin documental es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar
y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin parcial o total.
181

Nunca deber haber una nica regla para la valoracin de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades,
por lo cual crean documentos con peculiaridades propias en variados formatos:
soportes de papel, pticos, magnticos y electrnicos. Y para valorar una serie
documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del
documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina
identificacin.
La identificacin consiste en el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha
producido la documentacin en el ejercicio de sus funciones, su evolucin orgnica,
competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase ser la
organizacin del archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificacin y la
ordenacin de sus series documentales.

10.1 Valor primario de los documentos

Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organizacin que los produce
y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en
un tema.
El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

Valor administrativo
Es que valor que posee para la administracin que lo origin como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde
a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de
casos y tareas especializadas). Tendr valor mientras sea de consulta; vigente para
sustentar el derecho y la obligacin de la actividad administrativa hasta que se produzca
un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son
aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

182

Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de
carcter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los trminos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organizacin pblica
o privada.
Valor tcnico
Es aquel que tienen los documentos caractersticos de cada tipo de institucin o
empresa.

10.2. Valor secundario de los documentos

Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen
utilidad cultural, histrica o cientfica. Porque la informacin que contienen es relevante
para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolucin de un
acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.
Valor histrico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por
ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una
comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos
econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor cientfico
Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de
conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor tcnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su
aspecto misional.

183

184

11.

Instrumentos archivsticos para la gestin documental

185

a)

b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

El Cuadro de Clasificacin Documental (CCD).

La Tabla de Retencin Documental (TRD).
El Programa de Gestin Documental (PGD).
Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
El Inventario Documental.
Un modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos.
Los bancos terminolgicos de tipos, series y sub-series documentales.
Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripcin de las funciones de las
unidades administrativas de la entidad.
Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categoras adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Artculo 8 Decreto 2609 de 2012

11.1 Cuadro de
estructuras

clasificacin

documental

conceptos,

tipos

El Cuadro de Clasificacin de documentos se define como el instrumento de consulta

en las entidades que refleja la organizacin fsica e intelectual del fondo documental y
aporta los datos esenciales para la organizacin (Fernndez, 1999).
El cuadro de clasificacin es el resultado de dos operaciones archivsticas: la
clasificacin y la ordenacin del archivo; adems, se define como el primer instrumento
de descripcin del fondo documental, de su precisin y exactitud depende: el
conocimiento del fondo, la organizacin del archivo y la informacin al usuario. Los
cuadros de clasificacin pueden ser tiles en fondos pblicos y privados. (Ruiz, 1995;
48)
Ma. Paz Martn-Pozuelo, afirma que, hablar de cuadro de clasificacin es sinnimo de
enunciar qu es en realidad, un sistema de clasificacin. Agrega adems que, el
cuadro de clasificacin se convierte en pieza fundamental de la doctrina archivstica e
instrumento fundamental del archivista, al mismo tiempo, en instrumento de
conocimiento general. (Martn-Pozuelo, 1996; 140)
Paloma Fernndez Gil, define el cuadro de clasificacin como, un instrumento de
consulta que refleja la organizacin de un fondo y que aporta los datos esenciales de su
estructura. (Fernndez, 1999; 88)
El cuadro o esquema de clasificacin, es una herramienta para organizar, describir y
vincular documentos de archivo, vincular y compartir expedientes interdisciplinarios ya
sea de forma interna o externa a la procedencia. (Secretara de Salud, 2002; 24)

186

Existen tres tipos de cuadros de clasificacin: orgnicos, funcionales y orgnicosfuncionales, definidos segn dos criterios de clasificacin: con base en la organizacin
de la institucin y de acuerdo a sus funciones y actividades.
Se utiliza el criterio de clasificacin, segn la organizacin, cuando las secciones
documentales de un archivo se estructuran de acuerdo con el organigrama de la
institucin. Este tipo de cuadro de clasificacin es aconsejable cuando la estructura
orgnica de la institucin est claramente definida. Es muy frecuente que, cuando
queremos organizar un archivo histrico no contamos con los organigramas de la
institucin que gener los documentos, por lo tanto, es necesario conocer el origen y
evolucin de la institucin que los produjo; en el caso del ayuntamiento, debemos
realizar una investigacin exhaustiva de la historia de la institucin, como primer
requisito, si queremos elaborar un cuadro de clasificacin orgnico.
El cuadro de clasificacin orgnico debe ser elaborado para toda la institucin, ser nico
y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina de trmite hasta el archivo
histrico. En el caso del ayuntamiento, no slo se producen grandes cambios en su
sistema organizativo a lo largo de su historia, sino que siempre habr grandes cambios,
por lo que, el cuadro de clasificacin orgnico no es aconsejable para esta institucin.
(Fernndez, 1999; 89)
Los cuadros de clasificacin que siguen el organigrama de la institucin resultan
relativamente sencillos de elaborar, una vez identificadas las series documentales,
porque slo se tiene que organizar de acuerdo con las oficinas administrativas que
generaron o recibieron esos documentos. Estos cuadros de clasificacin con base en el
organigrama institucional, son aconsejables para organismos pequeos que no tienden a
crecer demasiado orgnicamente. (Fernndez, 1999; 88-89)
Las desventajas para los cuadros de clasificacin orgnicos son evidentes al momento
de su aplicacin, porque debemos modificarlo a medida que se produzcan cambios
organizativos en la institucin, ya sea la anexin de nuevas reas o desaparicin de
stas. Por lo tanto, un cuadro de clasificacin orgnico ser muy inestable, por ello su
aplicacin no es muy recomendable. Entre menos cambios tenga el esquema de
clasificacin ser ms eficiente al momento de su aplicacin y utilidad. (Fernndez,
1999; 89).
El segundo criterio de clasificacin, se basa solamente en las funciones y actividades de
la institucin, por lo tanto, tenemos como resultado un cuadro de clasificacin funcional.
Paloma Fernndez menciona que en el cuadro de clasificacin funcional, las actividades
y funciones no tienen por qu coincidir con la estructura organizativa de la institucin, ya
que una oficina administrativa puede desarrollar ms de una funcin o por el contrario
crearse una oficina para una sola actividad.
La autora seala que, la confeccin de un cuadro de clasificacin funcional no siempre
es tarea sencilla, porque es necesario conocer perfectamente todas las funciones y
actividades de toda la institucin para que el cuadro sea un instrumento duradero;
adems, los cuadros de clasificacin se deben elaborar para todos los documentos de
187

todos los archivos [de trmite]; y en ningn caso se deben elaborar partiendo de las
oficinas, ya que el producto sera engaoso al existir en todas las oficinas documentos
fotocopiados que son la plasmacin de actividades de otras oficinas. (Fernndez, 1999;
89)
Los cuadros de clasificacin que se estructuran con base en las funciones y actividades
de una institucin, ofrecen una enorme ventaja a diferencia de los cuadros orgnicos; ya
que las funciones de una institucin no suelen cambiar con tanta frecuencia como su
estructura organizacional. En el caso de los ayuntamientos se ha observado que las
funciones bsicas han cambiado muy poco; evidentemente se han desarrollado nuevas
actividades y han desaparecido otras, pero en un cuadro funcional tanto unas como
otras siempre tendrn un sitio. (Fernndez, 1999; 89)
Al respecto, Rosario Garca menciona que un requisito indispensable para establecer un
cuadro de clasificacin, es que, los documentos deben responder a una estructura
similar, relacionada con las funciones, las actividades desempeadas y las reas de
actividad, basado en el principio de funcionalidad, constituyendo secciones para las
diversas funciones y recogiendo en series los diferentes tipos documentales generados
por cada actividad. (Garca R., 2000; 38)
Algunos autores agregan un tercer criterio de clasificacin, el de asuntos; el cual bajo
mi criterio no debe considerarse como un sistema de clasificacin ni de ordenacin, ya
que los asuntos que reflejan los documentos no son justificables al momento de
clasificarlos; ya que se tendr un desorden peor al intentar clasificarlos de esta manera y
lo nico que logrremos, es desaparecer por completo el principio de procedencia y
orden original de los documentos.
Schellenberg, hace referencia a los criterios de clasificacin, al igual que Paloma
Fernndez, pero l los denomina: clasificacin de organizacin y clasificacin funcional.
En la clasificacin de organizacin, se debe partir de la estructura organizacional de la
institucin que gnero los documentos que conforman el fondo documental a organizar.
La estructura orgnica proporciona la base para el ms grande o mayor agrupamiento
de los documentos. En la clasificacin funcional, los grupos funcionales son las clases
ms grandes que normalmente deben ser establecidos por la clasificacin de los
registros o documentos de una dependencia; podrn establecerse las clases o
clasificaciones principales ms amplias de una dependencia y las secundarias sobre la
base de las actividades, y de las clases ms detalladas debern comprender las
unidades de expedientacin individuales. (Shellenberg, 1987; 101-102)

Para que el cuadro de clasificacin sea correcto y funcione como instrumento eficaz,
segn las normas de los Archivos Nacionales de Qubec, deben reunir caractersticas
muy importantes, por ejemplo: que est abierto a nuevas inclusiones, que tenga pocas
subdivisiones, nunca incluir un apartado de varios, que est diseado para no hacer
grandes cambios en cuanto a su estructura, debe estar siempre codificado, y por ltimo,
debe incluir los documentos de apoyo a la gestin. (Fernndez, 1999; 96-97)
188

Los cuadros de clasificacin, deben ser simples, sencillos y flexibles; simples y sencillos
para que puedan ser aplicados por cualquier persona; flexibles, para que sea posible
incluir nuevas anexiones, sin que se tenga que alterar toda la estructura de clasificacin.
Adems de considerar estas caractersticas, es importante que el cuadro de clasificacin
se codifique, es decir, que se asigne una clave alfanumrica, de esta manera se podrn
localizar los documentos de manera ms rpida en el archivo.
En conclusin, podemos afirmar que para elaborar del cuadro de clasificacin para los
archivos municipales, es necesario considerar los dos criterios de clasificacin (orgnico
y funcional), de esta forma tendremos un cuadro orgnico-funcional, por lo tanto, ste
nos ofrecer enormes ventajas en su aplicacin.
Agrupaciones documentales: fondo, secciones, subsecciones y series documentales.
La estructura de los cuadros de clasificacin se va a dar de forma jerrquica en
agrupaciones documentales.
Las agrupaciones documentales se forman una vez definidos y aplicados los principios
archivsticos: el principio de procedencia y el de orden original. Las principales
agrupaciones que se hacen atendiendo estos principios son: fondo(s), secciones,
subsecciones y series documentales. Estas jerarquizaciones responden a agrupaciones
de documentos formadas naturalmente, durante el ejercicio de funciones y actividades
de una institucin.
Jos Ramn Cruz Mundet considera los siguientes niveles de clasificacin en un fondo
documental: la seccin, que es la divisin primaria del fondo; la subseccin, realizada en
virtud de la funcin o funciones desarrolladas y a la vez estas se pueden subdividir
cuando la funcin se despliega; y por ltimo la serie documental, definida como el
conjunto de documentos producidos de manera continua como resultado de una misma
actividad. (Cruz, 2001; 244)

El fondo documental se conforma por la totalidad de documentos producidos y recibidos

por una persona o institucin, y est definido tericamente por el principio de
procedencia, porque ste seala que debemos respetar el origen natural de los
documentos, por lo tanto, no debemos mezclar documentos que procedan de diferentes
fondos o distintos instituciones. En caso de que exista ms de un fondo documental en
un mismo archivo, es necesario que cada fondo se describa, clasifique y ordene
independientemente, por lo tanto, se debe realizar un cuadro de clasificacin para cada
uno.
Entonces, podemos definir el fondo documental como un conjunto de documentos
producidos y recibidos por una institucin pblica o privada durante su actividad
administrativa, los cuales reflejan las funciones y actividades llevadas a cabo. El fondo
de archivo se divide en varias secciones documentales.

189

La seccin documental puede definirse como el conjunto de series producidas durante el

ejercicio de una funcin y de una o varias actividades, con el nombre o denominacin de
tal funcin. Por lo tanto, las secciones son reunidas atendiendo al origen de la
documentacin y responden a diversas funciones y actividades realizadas en las oficinas
o departamentos que conforman a la institucin u organismo.
Antonia Heredia, define dos tipos de secciones documentales, menciona que en razn
de su origen, pueden ser orgnicas o funcionales. Las secciones orgnicas pueden
coincidir con relacin a las divisiones jerrquicas en cuanto a las reas administrativas,
incluso con el nombre o denominacin de stas. Las secciones funcionales, suelen ser
ms frecuentes en instituciones que tienen varios aos de haberse originado. Este tipo
de secciones, por lo tanto, van directamente relacionadas con las funciones que se
llevan a cabo en las diversas reas administrativas de la institucin que se trate.
(Heredia, 1993; 143)
Respecto al cuadro de clasificacin y a sus subdivisiones, Antonia Heredia aade, En el
cuadro de clasificacin del fondo, las secciones estn identificadas ya con los rganos,
ya con las funciones, productoras de documentos [...] y en cuanto que unos y otras
pueden subdividirse darn luego lugar a las subsecciones (Heredia, 1993; 143)
Es importante sealar que una funcin responde a una o varias actividades dentro de un
organismo, y es definida como un conjunto de responsabilidades con base en una
normatividad, atendiendo adems, los objetivos que dieron origen a la institucin u
organismo. Las actividades son identificadas como el conjunto de acciones regidas por
normas de procedimiento, llevadas a cabo en cada rea administrativa de la institucin,
las cuales son plasmadas en un documento.
Otra agrupacin dada dentro del fondo documental es la subseccin. Las funciones de la
institucin son las que definen la agrupacin de documentos en subsecciones, de
acuerdo al nmero de funciones y actividades realizadas en cada rea administrativa
establecida en el organigrama institucional.
La subseccin, es la divisin de la seccin, y sta a su vez puede dividirse en series
documentales, cuando una misma funcin se despliega en diversas actividades. Una vez
definidas las series documentales de acuerdo a las funciones y actividades, se debe
conocer a que funcin y actividades corresponden.
Respecto a las series documentales, Antonio . Ruiz Rodrguez las define como,
conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
competencia y regulado por una misma norma de procedimiento. (Ruz, 1995; 44)
Los documentos de archivo se constituyen uno a uno en un proceso diario en el ejercicio
de una o varias actividades, estos documentos van integrando series y subseries
documentales en algunos casos. Las series son el resultado de esas acciones
repetitivas, determinadas por funciones especficas, y en ningn caso deben separarse,
pues pierden su esencia, stas son regularmente voluminosas, pero nunca pueden
integrarse por un solo documento.
190

Para la integracin de las series documentales en el cuadro de clasificacin, debemos

realizar una valoracin de los documentos, para definir qu series debemos integrar y
cules no en el cuadro de clasificacin.
En conclusin, podemos decir que la serie documental es el resultado de documentos
acumulados en el desarrollo de una actividad repetitiva y seriada. Al integrar las series,
no slo debemos considerar los documentos producidos por la institucin, sino tambin
aquellos que se recibieron de otros organismos, slo en virtud de llevar a cabo una
actividad conjunta, pero, por ningn motivo podemos mezclar documentos que procedan
de otros fondos.
Modelos de cuadro de clasificacin documental:
http://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/cuadro_de_clasificacion_documental_part
e_2.pdf
http://www.sgg.slp.gob.mx/websgg.nsf/Cuadro%20General%20de%20Clasificacion?Ope
nPage

11.2 La Tabla de Retencin Documental (TRD).

Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o

recibidos estos por una organizacin en cumplimiento de sus funciones), al cual se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. (Artculo 3 Ley 594 de 2000).

191

Marco Legal
Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal.
Artculo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarn que los secretarios reciban los archivos
por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que
funcionen. Al efecto, impondrn multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado
o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.
Artculo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas
Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrn lo conveniente
respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos pblicos y los dems
detalles relativos a los mismos.
Ley 80 de 1993. Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad
contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artculos 50, 51, 52 y 53 de esta Ley prescribirn en el trmino de veinte (20) aos,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en
diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos.

Cdigo de Comercio. Artculo 60. Los libros y papeles a que se refiere

este Captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos,
contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado
garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de comercio
donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la
reproduccin de la copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que
anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproduccin. Cuando se expida copia de un documento
conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento
de las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las
entidades pblicas del orden nacional. Artculo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artculo 18. A Reglamento General de Archivos que crea
el Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integracin y
le fija las funciones.
192

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "rganos de Direccin,
Coordinacin y Asesora
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de
Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la
contratacin de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las tablas de retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin
de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los
artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en
relacin con la integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso
de liquidacin.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos
acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo
de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organizacin de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolucin AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la
Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin.
193

Resolucin AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestin Documental y se

aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN.
Resolucin AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del
Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos

Periodos de conservacin documental

Conservacin de los documentos del comerciante
Ley 962 de 2005
ARTCULO 28. RACIONALIZACIN DE LA CONSERVACIN DE LIBROS Y PAPELES
DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante debern ser conservados por un
perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su
conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que
garantice su reproduccin exacta.
Igual trmino aplicar en relacin con las personas, no comerciantes, que legalmente se
encuentren obligadas a conservar esta informacin.

Conservacin de historias clnicas

La norma que regula el archivo de la historia clnica es la Resolucin 1995 de 1999 del
Ministerio de Salud. En cuanto a la retencin y tiempo de conservacin, el artculo 15 de
dicha norma seala: La historia clnica debe conservarse por un perodo mnimo de 20
aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el
archivo de gestin del prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el
archivo central. Una vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr
destruirse.
Esta prescripcin fue modificada por el artculo 2 de la Resolucin 1715 de 2005 del
Ministerio de la Proteccin Social. Sin embargo, por peticin de Archivo Nacional, la
modificacin introducida por la Resolucin 1715 de 2005, fue derogada por la
Resolucin 058 de 2007 del mismo ministerio, con lo cual el artculo 15 de la Resolucin
1995 de 1999 del Ministerio de Salud se encuentra vigente. En conclusin, la historia
clnica debe conservarse por un perodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha
de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del prestador de
194

servicios de salud, es decir en el consultorio, y mnimo quince (15) aos en el archivo

central del Colegio. Una vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica
podr destruirse.
La Ley 1090 de 2006 no establece ningn procedimiento relacionado con el manejo de
los archivos. Sin embargo, s prescribe que toda la documentacin relacionada con la
actuacin del psiclogo debe reposar en un lugar seguro, donde se garantice la reserva
de la informacin que contiene dicha documentacin. Contando con las tecnologas
digitales, se recomienda que una vez transcurridos los primeros cinco (5) aos, la
historia se escanee y guarde en medio magntico con la posibilidad de poderse
consultar cuando sea necesario. En otros ambientes del ejercicio profesional como en
colegios y empresas los datos no se recolectan en historias clnicas en el sentido estricto
de la palabra, pero no es menos cierto que en esos registros hay informacin de tipo
clnico, sometida a reserva. En consecuencia, esos registros se deben manejar como
una historia clnica. Teniendo en cuenta que la informacin recogida en el proceso de
seleccin tiene que ver con las caractersticas comportamentales y de personalidad de
los candidatos, y que esa informacin se asemeja a la contenida en una historia clnica,
se recomienda que para su custodia y archivo se sigan los lineamientos de lo Resolucin
1995 de 1999 del Ministerio de Salud. Si en una empresa o colegio no hay una persona
encargada especficamente de la custodia y archivo de esta informacin, le corresponde
al psiclogo que levant la informacin, su custodia y archivo, as lo dispone el artculo
10 de la Ley 1090, de los deberes y obligaciones del psiclogo, ordinal d) Mantener en
sitio cerrado y con la debida custodia las historias clnicas y dems documentos
confidenciales; La informacin recogida se puede guardar en las carpetas de cada uno
de los usuarios, siempre y cuando se garantice la confidencialidad, recordando que es
responsabilidad del psiclogo garantizar dicha confidencialidad. Para ahorrar espacio, se
recomienda que toda la informacin sea transferida a medios virtuales mediante escner
y los fsicos destruirlos. El archivo en medios magnticos debe ser exactamente igual a
los medios fsicos de tal manera que se garantice su fidelidad.
http://tribunales.colpsic.org.co/tribunales_preguntas_frecuentes1.php?Id=25

Concepto AGN
Aunque la Resolucin 1995 de 1999 en su artculo 15 sostiene que: Una vez
transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse, la
eliminacin total no es la nica disposicin final para la serie historias clnicas una vez
concluidos los 20 aos de su retencin. Si la eliminacin fuera la nica decisin sobre
las historias clnicas equivaldra a dejar sin testimonio de sus actividades a todas las
entidades prestadoras de servicios de salud y, en consecuencia, a dejar sin materia
prima la propia investigacin histrica desarrollada por las Ciencias Mdicas y las
Ciencias Sociales (Antropologa, Demografa, Economa, Sociologa, etc.).
La conservacin total de la serie tampoco parece la ms aconsejable disposicin final
porque ello equivaldra a no eliminar ninguna historia clnica, lo cual ocasionara muchos

195

problemas de almacenamiento y conservacin relacionados con la cantidad y diversidad

de soportes (papel, negativos, fotografas, electrnicos).
As, pues, la opcin ms recomendable como disposicin final de las historias clnicas es
la seleccin. Esta opcin consiste en decidir cuantas y cuales se deben eliminar y
cuntas y cuales se deben considerar de conservacin permanente en el archivo
histrico de las entidades prestadoras de servicios de salud. En esta seleccin los
Comits de Historias Clnicas deben actuar con mucho cuidado por cuanto no se pueden
valorar las historias clnicas de manera ligera sino, al contrario, deben decidir para
satisfacer criterios cuantitativos (un porcentaje representativo) y cualitativos (contenidos
significativos).
De acuerdo con la cantidad y la relevancia e inters cientfico de la informacin
contenida en las Historias Clnicas de una institucin se pueden microfilmar o digitalizar
la totalidad o la muestra seleccionada para conservar permanentemente en sus soportes
originales. Algunos criterios para la seleccin pueden ser los siguientes: frecuencia de
consulta administrativa, inters para la historia de la propia institucin prestadora del
servicio de salud, inters profesional, inters cientfico, inters jurdico y, produccin con
anterioridad al ao 1970 dado que antes de este ao la produccin documental es ms
escasa.
Conservacin de expedientes laborales
Concepto AGN
Aunque no existe norma que especficamente determine el tiempo de conservacin de la
Historia Laboral si existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y
conservacin de la informacin laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad
legal est el Cdigo Sustantivo del Trabajo, que seala en el artculo 39 el valor
probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artculo 42 la certificacin del contrato,
en
el
artculo
151
las
autorizaciones
especiales
por
escrito.
El artculo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas,
sealando: Las empresas obligadas al pago de la jubilacin deben conservar en sus
archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de
sus trabajadores y los salarios devengados. (Negrillas y subrayado nuestro)
Ahora bien, el Archivo General de la Nacin ha aprobado Tablas de Retencin
Documental con un tiempo de retencin para las Historias Laborales entre 80 y 100 aos,
el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
En nuestra publicacin Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario
Sistema Nacional de Archivos-2001, el doctor Hernn Oswaldo Parada Arias, funcionario
del Archivo General de la Nacin en su ponencia dijo: () la prctica nos ha mostrado
que el tiempo mnimo para la conservacin de historias laborales en el archivo central
debe oscilar entre 80 y 100 aos. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de
consulta por el propio ex funcionario o sus herederos. (). De esta manera, la historia
196

laboral se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex

funcionario y sus herederos.

Fondos acumulados
Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin
ningn criterio archivstico de organizacin, sin las mnimas condiciones de conservacin
y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente para los
usuarios.

Procesos de valoracin
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del
archivo central o histrico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigacin, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este
motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los
procesos de organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un
principio, la documentacin que por su antigedad supere los 30 aos.

Valoracin documental
Para la elaboracin de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se
analizarn desde una triple perspectiva:
1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuacin de la administracin.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nacin AGN en su Reglamento
General de Archivos para Colombia, se define valoracin documental como: proceso
por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

11.2. Tablas de valoracin documental (TVD)

Definidas por el Archivo General como: Producto del anlisis y organizacin de un fondo
acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series
documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final
y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final.
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nacin (AGN), contempla que el
conjunto de la documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la
Tablas de Retencin Documental (TRD) en los Archivos de Gestin, se denomina,
tcnicamente, fondo acumulado y ser sometido a un proceso de organizacin. Su
resultado ser la Tabla de Valoracin Documental (TVD).
197

Objetivo
El objetivo de la Tabla de Valoracin Documental es servir de instrumento de soporte
para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicacin de criterios archivsticos y
que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.
Alcance
El alcance de la Tabla de Valoracin Documental, como elemento archivstico, es
proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestin Documental que describe
en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. sta se convierte en la gua
para la organizacin, seleccin y expurgo de los documentos y se constituye en la base
de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

198

11.3. Tablas de Retencin Documental (TRD)

Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Beneficios de las TRD

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter
permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin
Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin
administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

Principios bsicos
La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y
subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin.
Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla
de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los
gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y
de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las
disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental,
avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia
correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una
gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.

199

Procesos tcnicos
El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos
tcnicos que constituyen herramientas fundamentales en la gestin documental:
Identificacin, Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden la
elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y los dos ltimos son su resultado.
A continuacin se detalla cada uno.

Valoracin
El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una
de las fases de archivo.

La Valoracin en el ciclo vital

Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener
en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental.
Estos criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, semi-activa
o inactiva.

Valoracin primaria
En la primera etapa del proceso de valoracin -establecimiento de valores primariosdeben intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas,
apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda
etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacin de
productores, archivistas e historiadores.
En un sistema integrado de archivos, la valoracin debe realizarse desde dos
perspectivas:

- La del organismo productor, que se llevar a cabo desde el Archivo Central

correspondiente.
- La de la Administracin General coordinada por el Archivo General de la Nacin con la
participacin activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales,
apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.
Valor Administrativo
El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la
entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este
200

valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier

institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeacin.

Valor Jurdico
Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho
comn.
Valor Legal
Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica.
Valor Contable
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros
de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica

Seleccin
La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la
documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite:

Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la

administracin o por el usuario externo.
Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la
entidad productora.
Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
Garantizar la conservacin documental.

La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario

establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el mbito
administrativo.
El trabajo de seleccin requiere un conocimiento amplio de la institucin productora de
los documentos. Por esta razn, es conveniente plantear programas de archivos
sectoriales que incluyan, de una parte, la documentacin administrativa (historia laboral,
nminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, rdenes de pago) y la
documentacin misional, especfica o caracterstica que refleje las funciones de la
entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clnicas hospitales, clnicas- etc.).
201

Si bien es cierto que no hay una norma general de seleccin se pueden sealar algunos
elementos indispensables para abordar este proceso:
La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier
actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio
de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y
los utiliza.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas.
Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.

Valores secundarios del archivo permanente o histrico

Valor histrico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales,
polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su
identidad.
Valor cientfico
Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de
conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor tcnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto
misional.
Acuerdo 27 de 2006 AGN

La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido

informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservacin total.

202

Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a

travs de muestreo.
Los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documental permiten establecer
qu documentos deben ser eliminados.

Elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental

Etapas
Recoleccin de informacin sobre la entidad
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin
y cambios estructurales que haya tenido la entidad.
Marco organizacional, manuales de funciones, sistemas de calidad, manuales de
procedimientos
Organigrama de la entidad y funciones
Entrevista con los productores de documentos

Identificacin y definicin de los documentos que tienen a cargo

Anlisis de la produccin y tramite documental, teniendo en cuenta los sistemas
de calidad o los manuales de procedimientos
Identificacin de los valores primarios de los documentos

Anlisis de la informacin recolectada

Conformacin de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales
Valoracin de la documentacin
Elaboracin de las TRV o TRD
Elaboracin de la propuesta de TRD
Presentacin de las TRD al comit de archivo correspondiente, estas tablas se
deben presentar con sus respectivos anexos y copia del estudio realizado con el
fin de que el proceso quede sustentado y se asegure su comprensin y aplicacin
Aplicacin
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

203

Instructivo para su aplicacin

Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la
TRD de cada oficina.

Fuentes y referencias
GUIA DE APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL UNIVERSIDAD
NACIONAL DE COLOMBIA
http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/adjuntos/Guia-aplicacion-trd.pdf
http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Tabla-Retencion-Documental-Dapre130722.pdf
http://www.usc.edu.co/financiero/files/tabla_de_retencion_documental.pdf
http://www.superservicios.gov.co/c/document_library/get_file?uuid=e035971d-04584466-b208-d1454411059f&groupId=10122
http://www.imprenta.gov.co/portal/page/portal/IMPRENTA/ACTUALIZACION%20TRD%2
02013.pdf
http://www.incoder.gov.co/Gestion_Documental/Tablas_Retencion.aspx

204

Ejemplo de tabla de retencin documenta.

UNIVERSIDAD EL EJEMPLO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cdigo: 8,2
Cdigo

Series/Subseries y tipos documentales

8,2-04

BALANCES

8,2-04-039

BALANCES ANUALES CONTABLES

Retencin
en aos

Disposicin
final

Archivo
Gestin

Archivo
Central

10

CT

Observaciones

E O

Eliminar y digitalizar.

Balance
8,2-07

CONCILIACIONES BANCARIAS

8,2-07-048

CUENTAS DE AHORRO

10

Extractos
8,2-07-049

CUENTAS CORRIENTES

formato auxiliar de bancos

Notas debito
Notas crdito
Consignaciones
Notas de contabilidad
8,2-21
8,2-21-082

INFORMES
INFORMES DE ESTADOS
FINANCIEROS
comprobante de pago (cuentas y
avances)

x
2

10

8,2-21-078

comprobante de ajustes
INFORMES A LAS ENTIDADES DE
CONTROL

10

8,2-12

DECLARACIONES INGRESOS Y
PATRIMONIO

20

8,2-12-061

DECLARACIONES IVA

8,2-12-062

DECLARACIONES RETEFUENTE

8,2-12-063

DECLARACIONES RETEICA

8,2-23

LIBROS CONTABLES

10

8,2-23-095

LIBROS MAYOR Y BALANCE

8,2-23-096

LIBROS AUXILIARES DE BANCOS

8,2-23-097

LIBROS DIARIO COLUMNARIO

Archivo electrnico software

contable

205

11.4. Programa de gestin documental

Un programa de gestin documental es el conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al
interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.

Objetivos del programa de gestin documental (PDG)

Racionalizar y normalizar los documentos desde su creacin o recepcin, hasta

su destino final.

Regular el manejo integral de los documentos y de la informacin, como base

para la toma de decisiones y la preservacin de la memoria institucional.

Integrar los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una

poltica informativa total.

Evaluar y valorar la documentacin para evitar la acumulacin innecesaria de

informacin, y reducir costos en la produccin y conservacin del acervo
documental.

Simplificar los trmites en los procesos administrativos, con miras al flujo normal y
eficaz de la informacin.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos
individuales y colectivos.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a
los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que,
la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la
vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo,
radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas
eficientes de correo y mensajera.
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
206

 Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de

Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin,
preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los
documentos.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles
para la administracin e importantes para la cultura.

Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientes

aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestin de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y la
eficiencia de la administracin.
Econmicos: Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin
de documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin de
documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin
documental.
Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la
Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. Estos son: El concepto
de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de
orden original.

Principios del proceso de gestin documental

a) Planeacin. La creacin de los documentos debe estar precedida del anlisis
legal, funcional y archivstico que determine la utilidad de estos como evidencia,
con miras a facilitar su gestin. El resultado de dicho anlisis determinar si debe
crearse o no un documento.
b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios
para el cumplimiento de sus objetivos o los de una funcin o un proceso.
c) Economa. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados
de la gestin de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de
la funcin archivstica.

207

d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de

la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus
actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
e) Oportunidad. Las entidades debern implementar mecanismos que garanticen
que los documentos estn disponibles cuando se requieran y para las personas
autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la
administracin y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y
empleados pblicos.
g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creacin.
h) Agrupacin. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categoras (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trmite.
i) Vnculo archivstico. Los documentos resultantes de un mismo trmite deben
mantener el vnculo entre s, mediante la implementacin de sistemas de
clasificacin, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestin como conjunto.
j)

Proteccin del medio ambiente. Las entidades deben evitar la produccin de

documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones
legales o de preservacin histrica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de informacin.

k) Autoevaluacin. Tanto el sistema de gestin documental como el programa

correspondiente ser evaluado regularmente por cada una de las dependencias
de la entidad.
l) Coordinacin y acceso. Las reas funcionales actuarn coordinadamente en torno
al acceso y manejo de la informacin que custodian para garantizar la no
duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la
misin de estos.
m) Cultura archivstica. Los funcionarios que dirigen las reas funcionales
colaborarn en la sensibilizacin del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institucin.
n) Modernizacin. La alta gerencia pblica junto con el Archivo Institucional
propiciarn el fortalecimiento de la funcin archivstica de la entidad, a travs de
la aplicacin de las ms modernas prcticas de gestin documental al interior de
la entidad, apoyndose para ello en el uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones.
208

o) Interoperabilidad. Las entidades pblicas deben garantizar la habilidad de

transferir y utilizar informacin de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de informacin, as como la habilidad de los sistemas
(computadoras, medios de comunicacin, redes, software y otros componentes de
tecnologa de la informacin) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con
un mtodo definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
p) Orientacin al ciudadano. El ejercicio de colaboracin entre organizaciones para
intercambiar informacin y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio,
con el propsito de facilitar la entrega de servicios en lnea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado
(Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en lnea).
q) Neutralidad tecnolgica. El Estado garantizar la libre adopcin de tecnologas,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idneos en la materia, que permitan fomentar la
eficiente prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y
que su adopcin sea armnica con el desarrollo ambiental sostenible.
r) Proteccin de la informacin y los datos. Las entidades pblicas deben garantizar
la proteccin de la informacin y los datos personales en los distintos procesos de
la gestin documental.
Artculo 5 Decreto 2609 de 2013
Aspectos de la planeacin
Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a
un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera
efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y
determinacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y
documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe
corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un
rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y
a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cada
organizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de
directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.
Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como:
contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o
formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de
valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general,
existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
Correspondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
209

Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.

Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener
debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la instancia territorial
correspondiente, las tablas de retencin y/o las tablas de valoracin documental, segn
sea el caso. Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su
reglamento y funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento
General de Archivos del AGN y dems normas complementarias, que garantice el
cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formacin del archivo,
control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos,
ordenacin y descripcin de los fondos de archivo, conservacin de documentos,
adopcin de las normas tcnicas colombianas que se hayan establecido en materia de
archivos y documentos, existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de
la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de
2000, participacin de la dependencia en los comits internos relacionados con la
definicin de procesos y procedimientos, gestin de calidad, y comits de informtica,
entre otros.
Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de
gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as
como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes
consideraciones:
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad,
con el apoyo de la alta direccin. Tener definido el sistema de administracin de archivos
de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las
diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas
relacionadas con las compras y suministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y
el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe
designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin
documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la
auditoria de informacin y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el
adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General
de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales,
espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,
ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.
210

Implementacin
Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el
programa. La implementacin es la parte final del programa de gestin documental y se
constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad
permanente de la administracin. La implementacin significa la asignacin de
responsabilidades dentro de la entidad, la definicin de roles y el establecimiento del
programa.
Seguimiento
El seguimiento debe ser considerado lo ms importante del Programa de Gestin
Documental, por cuanto le da cohesin a las directrices formuladas. Implica la manera
como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los
recursos y todas las actividades administrativas de direccin del Programa, as como la
adopcin de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de
incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de
un rgano de coordinacin, el Comit de Archivo y la conformacin de equipos de
trabajo a cargo de esta labor.

211

212

12.

Transferencias documentales

12.1. Transferencias primarias Al archivo central

Son los traslados de documentos del archivo de gestin al archivo central sin alteracin
de sus propiedades para su conservacin y cuya frecuencia de uso ha disminuido o
culminado el proceso de atencin de trmites. Estas transferencias toman en cuenta
exclusivamente las vigencias de los valores primarios de la documentacin y su carcter
es estrictamente institucional.
Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
tabla de retencin documental, de acuerdo con el plan de transferencias, la metodologa
y las recomendaciones que para tal fin establezca la unidad de informacin (o el
responsable de la administracin de los documentos), diligenciando el formato nico de
inventario documental, regulado por el Archivo General de la Nacin.
Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: cdigo de la
dependencia cuando se trate de transferencias primarias, dependencia, legajos
identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el
nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero del expediente y
fechas extremas de los mismos. Ver formato de transferencias.
Para estos traslados es necesario lo siguiente:
Organizacin de las Series Documentales de acuerdo con la Tabla de Retencin
Documental de la dependencia que transfiere los documentos.
Preparacin fsica de los documentos
Efectuar el inventario de las series documentales a transferir
Preparar el acta de entrega
Realizar la entrega fsica

12.2 Transferencias secundarias al archivo histrico

Consiste en el traslado de los documentos del Archivo Central al Archivo histrico. Con
estas transferencias concluyen los procesos de valoracin segundaria en la organizacin
y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social, cientfico o
histrico y deben conservarse permanentemente.
Para estas transferencias deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
La autorizacin del Comit de archivo
La organizacin de las series documentales de acuerdo con la Tabla de
Retencin Documental de la dependencia que transfiere
Preparacin fsica de los documentos
El inventario de las series documentales a transferir
213

 El acta de entrega
La entrega fsica
Una vez transferida la documentacin al archivo histrico se coteja con el inventario y se
incorpora al fondo documental correspondiente.
Si las transferencias documentales no cumplen con las normas establecidas por la
oficina de archivo los funcionarios del archivo central no recibirn los documentos
enviados.
La documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en la
Tabla de Retencin Documental. Una vez agotados los valores primarios y secundarios
de la documentacin, el Comit de Archivo proceder a la valoracin documental con
miras a la seleccin o eliminacin de la misma.
Como resultado de la valoracin se llevar a cabo la seleccin para identificar la
Documentacin que se conservar permanentemente y la que se eliminar.

Preparacin fsica de los documentos

Las entidades o departamentos que van a realizar las transferencias documentales
debern arreglar la documentacin de acuerdo a los siguientes lineamientos:
1

Limpieza
de
documentacin

la Se debe contar con un espacio con buenas condiciones de

iluminacin, ventilacin e higiene
El personal debe contar con la dotacin adecuada para
realizar esta labor
Overol
Guantes
Gorro
Gafas
Mascarillas - tapabocas
Equipo requerido
Aspiradora (dotada de una boquilla de succin protegida con
tela suave,
Brochas (de cerdas suaves)
Telas de algodn (preferiblemente blancas)
Bayetillas (preferiblemente blancas)
Emplear la aspiradora slo para las partes externas de los
libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte
interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la
brocha de cerdas suaves.
Eliminacin de
material metlico
Clips, ganchos de

Este proceso no debe realizarse independiente ni

aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para
evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda
214

4
5

cosedora,
legajadores, etc.

afectar la foliacin y descripcin correspondiente.

Con el fin de no separar la unidad documental de los
expedientes, se puede cambiar el material metlico por
elementos elaborados en material plstico o con
recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede
emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre
el material metlico y la documentacin.

Reemplazo de
carpetas
Identificacin del
material afectado
por biodeterioro

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales

desacidificados o de cartulina blanca.
Si se detecta material afectado especialmente por agentes
biolgicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no
contaminado e identificar la unidad de conservacin con una
marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material
deber mantenerse bajo condiciones de depsito con buena
ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y
temperatura.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de
conservacin -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
Solicitar servicio de personal especializado para los procesos
de desinfeccin del material afectado antes de incorporar
dichos documentos a su sitio de depsito.
La documentacin deber numerarse consecutiva y
cronolgicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Eliminacin del
polvo
Material afectado

Revisin y foliacin

- Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde

uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la
hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
- La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta
algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la
anterior.
- Los planos o cualquier documento que por su formato o
tamao estn doblados, se numerarn como un slo folio. Los
impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios,
boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y
en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se
registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero
total de pginas.
- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan
informacin en recto ni vuelto) y que estn sueltos, no se
deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos
o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.
215

Unidades
de Entre las unidades de conservacin ms comunes que
conservacin
y pueden encontrarse en los diferentes archivos, estn las
realmacenamiento. siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.
Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de
conservacin, deber prepararse de la siguiente manera para
la transferencia:
- La documentacin empastada o encuadernada cuyos lomos
estn desprendidos o deteriorados deber someterse al
proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales
y procedimientos adecuados.
- La documentacin que no est encuadernada ni empastada
deber almacenarse en cajas y carpetas.
Las unidades de conservacin que el Archivo General de la
Nacin recomienda, no slo para la transferencia sino tambin
para almacenar la documentacin en archivos centrales o
histricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrn las
siguientes especificaciones:
Cajas
- Materiales. Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en
su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras
vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles
elaborados en el mismo cartn.
-Tamao. Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27
cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad
podr establecer los tamaos de acuerdo con su
documentacin. El diseo con pliegues y lengetas que
encajan por presin (a manera de caja y espigo), permiten el
ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas,
y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentacin.
- Capacidad. Se recomienda introducir el nmero de carpetas
necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy
sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el
uso de fuelles de cartn.

10 Identificacin.
cajas deben
rotuladas en
tapas laterales,

Las
ser
sus
con

CDIGO (de la entidad)_____________________________

FONDO _________________________________________
SECCIN_________________________________________
SUBSECCIN______________________________________
216

los siguientes datos NUMERO DE CARPETAS___________

generales:
CAJA N __________
N CONSECUTIVO _______________
N CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
11 Carpetas

- Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto,

cartulina bond (blanca).
- Diseo. Debe adaptarse al volumen y tamao de la
documentacin, garantizando la adecuada proteccin de los
bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del
expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la
separacin deber hacerse respetando el contenido de los
cuadernos o temas.

12 Otros documentos

- Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina

superior derecha, con los siguientes datos:
FONDO ________________________________________
SECCIN ______________ SUBSECCIN____________
SERIE _________________ SUBSERIES________________
N DE FOLIOS ___________
N DE CARPETA _________
N DE CAJA _____________
Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de
grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o
fragmentacin del cuerpo de la unidad, se han diseado
bandejas de cartn protectoras que se encajan en las tapas
de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos
refuerzos permiten una fcil manipulacin y a su vez protegen
la documentacin del polvo y condiciones medio-ambientales.
Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda
amarrarlas con cinta de faya.
En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no
deben
doblarse
sino
depositarse
horizontalmente.
Dependiendo de su estado de conservacin podrn enrollarse
en tubos recubiertos de tela de algodn o papel neutro,
protegiendo el exterior con papel libre de cido.

13 Amarre

Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las

unidades de conservacin a transferir y a la vez facilitar su
traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de
una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la
unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete,
anudado hacia la parte superior.
217

14 Embalaje

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisin,

foliacin y amarre, se proceder al embalaje o empaque, as:
- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mnimas
sugeridas por el Archivo General de la Nacin.
- La cantidad de unidades de conservacin a empacar en
cada caja de transferencia deber ser moderada para evitar el
deterioro de la documentacin. No olvidar que no slo el
volumen ha de tenerse en cuenta sino tambin su peso.
- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos
hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato
debern colocarse horizontalmente unos encima de otros y
rellenar los espacios vacos con bolas de papel sin impresin,
preferiblemente papel peridico blanco.
- Al empacar se debe mantener el orden estricto del
inventario.
- Las cajas de transferencia debern numerarse
consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un
rtulo.
- Para cargar las cajas en el vehculo, se debe proceder de la
siguiente manera:
La primera caja que ingrese corresponder al ltimo nmero
de la remisin y as sucesivamente en orden descendente, de
tal manera que la ltima caja que ingrese al vehculo sea la N
1.
En el caso de material cartogrfico o de gran formato debe
evaluarse su estado de conservacin con miras a establecer
el sistema de embalaje ms adecuado para su transporte; el
traslado se har en tubos, guacales o siguiendo las
indicaciones dadas para las cajas.

218

13.

Organizacin de fondos acumulados

219

Definicin

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de
conservacin.
Los fondos acumulados se forman como resultado de la falta de polticas de gestin
documental, cambios constantes de administracin, reestructuraciones administrativas,
liquidacin, fusin y privatizacin de entidades y en general por la desorganizacin
administrativa que es resultado de la falta de sensibilizacin y capacitacin sobre el tema.

Los documentos que estn en fondos acumulados y mal conservados, tienen problemas
de deterioro fsico y biolgico generados por la acumulacin de polvo, humedad y
temperaturas inadecuadas. Estas circunstancias causan problemas no solo para el
mantenimiento fsico de los soportes, sino para la salud de las personas que van realizar
la organizacin de los archivos.

Normas de bioseguridad
La bioseguridad se define como el conjunto de actividades y procedimientos de
seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo,
mejoran la calidad y reducen los sobrecostos.

Identificacin de los fondos acumulado

Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin debe tenerse
en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como punto lmite
entre las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de Valoracin
Documental (TVD). Es decir, desde la ltima reestructuracin hasta la fecha de hoy se
elaborarn unas TRD que se aplicarn en ese mismo perodo puesto que la
documentacin producida por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios
prestados durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la documentacin
generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad o de la
empresa hasta la fecha de la ltima reestructuracin corresponde al concepto de
fondos acumulados.
Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2000, esta fecha es el punto de
partida tanto para elaborar las TRD de la institucin y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a
la vez ser el punto de partida hacia atrs para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD
son un referente para la asignacin de tiempos de retencin y para la disposicin final.

220

Para las entidades en proceso de liquidacin, fusin y privatizacin que no posean

Tablas de Retencin Documental o que no las hayan aplicado a toda su produccin
documental ser un fondo acumulado.
Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentacin
producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la
custodia.

Organizacin de fondos acumulados

Para realizar la organizacin de los fondos acumulados es necesario:
Establecer el nivel de organizacin de los documentos
Reconstruir la historia institucional
Elaboracin y ejecucin de un plan archivstico

Nivel de organizacin de los documentos

Diagnstico

221

El diagnstico de archivos permite obtener informacin a partir de la cual se pueden

evaluar las condiciones en que estos se encuentran. Al elaborar este anlisis se deben
tener en cuenta los siguientes criterios de evaluacin:
1. Ubicacin de los archivos

El primer paso consiste en ubicar el lugar en donde reposan los archivos, tener en
cuenta que estos pueden estar dentro de las instalaciones de la empresa o en otros
lugares.
Formato 1; Ubicacin de archivos

No.

Nombre del sitio

Ubicacin

Responsable

Nombre y cargo del responsable del

archivo
Ciudad y fecha
Nombre y cargo de la persona que realiza
el diagnostico de los archivos
Firma
No. Nmero del depsito o lugar de almacenamiento.
Ubicacin: Direccin en donde se encuentra
Responsable: Nombre de la persona responsable de los documentos

2. Identificacin de los fondos y secciones por depsito

Depsito

Fondo

Unidad
Administrativa

Contenido

Fechas

Unidad de
conservacin

Soporte

Volumen

Notas

(*)

222

Depsito
Nmero de la bodega donde se encuentra el archivo
Fondo
Empresa a la que pertenecen los documentos
Unidad administrativa
Dependencias o departamentitos de la organizacin que produjo los documentos
Contenido
Identificacin de los archivos
Fechas:
Fecha de inicio y fecha final de los documentos
Unidad de conservacin:
Especificar si los documentos estn almacenados en:
Carpetas
A-Z
Legajos
Tomos
Libros
Paquetes
Cajas
Otras unidades utilizadas
Soporte
Tipos y materiales en que se encuentra la documentacin (Papel, cds, dvds, etc.)
Volumen: Volumen aproximado de los documentos en metros lineales
Notas
Dejar constancia de los aspectos importantes que se deben revelar con respecto a los
documentos almacenados.

(*) Medicin de archivos

223

Con el objetivo de poder determinar el tiempo y los costos de organizacin de los fondos
acumulados, se deben medir los archivos, para esto se toma como base la Norma
Tcnica Colombiana 5029, Medicin de archivos.

3. Instrumentos de recuperacin de la informacin

Se debe buscar dentro de la documentacin si existen instrumentos para validar la
informacin que est en el depsito que nos faciliten el trabajo posterior, por ejemplo:

Inventarios
Relacin de documentos
Libros de control de ingreso a la bodega
Bases de datos
Verificar la existencia de instrumentos de control de consulta y prstamo de la
informacin, entrevistas con las personas que manejan la bodega, etc. con el fin
de determinar el nivel de consulta de la misma, con el fin de abordar de manera
prioritaria la organizacin de documentos de consulta frecuente.
cualquier instrumentos archivstico o listado que nos pueda servir de base para
iniciar la organizacin de los documentos

Seleccin de la muestra
Para determinar la calidad de los archivos se debe tomar una muestra representativa del
10% de la documentacin, con la cual se realiza el anlisis del estado actual de los
documentos.
Es importante que al iniciar el diagnostico se deje registro visual del estado de los
archivos, filmaciones o fotos.
Anlisis de la muestra
Se deben revisar los documentos y con el formato anterior dejar las anotaciones
relativas a:

Riesgo de prdida
Deterioro de los documentos
Desorganizacin y dispersin de los documentos
Antigedad e importancia de su contenido
Frecuencia de consulta
Condiciones locativas
Espacio para archivo
Necesidades de digitalizacin
Condiciones ambientales del depsito
224

 Archivos contaminados (**)

Normas de bioseguridad (**)

La bioseguridad se define como el conjunto de actividades y procedimientos de
seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo,
mejoran la calidad y reducen los sobrecostos.
Normas relativas al personal de archivo
Las personas que van a realizar procesos tcnicos a documentacin con biodeterioro,
deben recibir capacitacin e instrucciones especficas sobre la forma correcta de
manipular este tipo de documentos en el relacionado con las normas de bioseguridad.
Deben ser personas que muestren sensibilidad frente al valor documental o histrico de
la documentacin, esto evitar daos causados por negligencia.
Las personas que manipulen la documentacin con biodeterioro, no deben presentar
cuadros clnicos respiratorios como asma o alergias, entre otros, y problemas en la piel
como dermatitis o micosis. Estas enfermedades pueden exacerbase seriamente en el
desarrollo del proceso tcnico, comprometiendo la salud del trabajador.
Utilizar elementos de proteccin personal como:
Overol o bata
Guantes de ltex o nitrilo, es importante anotar que los guantes no son un sustituto del
lavado de manos dado que el material no est fabricado para ser lavado y reutilizado,
pues tiene a formar microporos cuando es expuesto a actividades tales como stress
fsico, desinfectantes lquidos e inclusive el jabn de manos, por lo tanto permiten la
diseminacin de grmenes.
Tapabocas o respiradores con filtro (se deben cambiar cada ocho das), con esta medida
se previene la exposicin de las membranas mucosas de la boca y la nariz a partculas
potencialmente infectadas o irritantes. Se recomienda mascarilla de alta eficiencia
Eupoean Estndar EN 149 categora FFP2S (NIOSH).
Gorro
El cabello facilita la retencin y posterior dispersin de microorganismos que flotan en el
aire, por lo que se considera como fuente de infeccin y vehculo de trasmisin de estos.
Gafas de seguridad
Restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo
Mantener los elementos de proteccin en ptimas condiciones de aseo, en un lugar
seguro, diferente al rea de trabajo y que sea de fcil acceso.
225

Mantener siempre cerrados el overol o la bata de trabajo

Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotacin peridicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio (clorox decol), aparte de la ropa de uso
personal.
Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, este procedimiento
permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la
diseminacin de microorganismos infecciosos.
Tcnicas para el lavado de manos de rutina
Retirar todos los objetos que tenga en las manos como anillos, relojes, pulseras
entre otros.
Humedecer las manos y aplicar 5 c.c. de jabn antisptico, frotando
vigorosamente dedo por dedo, haciendo nfasis en los espacios interdigitales.
Frotar las palmas y el dorso de las manos, cinco (5) cms por encima de la mueca
Enjuague las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo
Finalice secando con toalla desechable
Lavar las mucosas nasales con agua limpia o suero fisiolgico
No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de trabajo, ya que los
microorganismos aerolizados pueden permanecer por mucho tiempo en el aire despus
de culminar el procedimiento.
Se debe realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas de trabajo
Limpieza
Realizar una limpieza exhaustiva de todas las reas y superficies de trabajo una vez por
semana, siguiendo el protocolo del rea de conservacin, restauracin y reprografa
para archivos.
Los traperos y /o trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados
Realizar saneamientos periodos, para lo cual el rea de conservacin, restauracin y
reprografas presta la asesora tcnica.
Realizar la limpieza y desinfeccin diaria de las superficies, utilizando alcohol
antisptico, el cual debe esparcirse con un aspersor y finalmente secar con bayetilla
limpia.

226

Espacio
Disponer de un sitio especfico y aislado del resto de documentacin, para la
manipulacin de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado, con buena iluminacin
natural y artificial en lo posible bombillas de luz fluorescente con filtros U.V.
Evitar mobiliario de madera (estanteras o escritorios) para su almacenamiento, es
preferible el uso de estantera y superficies de trabajo metlicas o plsticas.
Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas con papel
peridico, el cual debe eliminarse al terminar la jornada de trabajo
La puerta de acceso debe estar sealizada, indicando que es un sitio exclusivo para la
realizacin de procesos tcnicos de material contaminado por microorganismos. De
igual manera, el rea debe ser sealizada debidamente, indicando donde se encentra el
material contaminado (utilizar sealizacin de riesgo biolgico), el que est en proceso
de saneamiento y el saneado, con el fin de evitar confusin y reproceso. Una adecuada
sealizacin resulta una medida preventiva para manipular el material contaminado,
adems permite ahorrar tiempo y recursos.
Manipulacin de la documentacin
La documentacin con deterioro biolgico, debe abrirse de una forma controlada, con el
fin de evitar la propagacin de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que
podra afectar a la documentacin aledaa y a las personas que estn manipulando los
documentos.
Colocar al momento de iniciar los procesos tcnicos, una hoja blanca como soportes den
los folios que presenta un nivel avanzado de bioterioro de manera que se aslen,
controle la manipulacin y la contaminacin al personal
Se recomienda cambiar las unidades de almacenamiento (carpetas, cajas), para realizar
procesos tcnicos a la documentacin, en caso de no ser posible, aislar cada grupo de
documentos con hojas blancas.
Nunca se debe guardar el material contaminado en bolsas plsticas, en su lugar se debe
utilizar pliegos de papel peridico o kraft para su empaque.
Fuente:
Saludcoop EPS. Manual de Bioseguridad. 2001
Ministerio de salud, Conductas bsicas en bioseguridad. 1997
Paya J. Control de Bioseguridad Ambiental. Pfisser 1995
Ulrich Kaiser, Esterilizacin y Bioseguridad mtodos y controles. 1991

4. Reconstruccin de la historia institucional

227

La base para reconstruir archivos institucionales es tener claro el principio de procedencia

que se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para lo administrativos, pues
en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institucin que produce los
documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas
los documentos agrupados en series.
El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organizacin de los
documentos del archivo como en la ordenacin, clasificacin y descripcin de los mismos.

Aplicacin del Principio de Procedencia

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora.(organigramas)
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
Cambios estructurales de la organizacin, para esto las actas pueden servir de apoyo

Todos estos datos estn ntimamente relacionados con el rea de descripcin y el rea
de relaciones de la norma ISAAR (CPF). De esta manera, esta labor est encaminada a
conocer al productor y a contextualizar la organizacin documental.
5. Plan de trabajo
Definicin de objetivos
Fijar los objetivos que se quieren obtener al realizar la organizacin de los fondos
acumulados.
Definir prioridades
De acuerdo al estado de los archivos se deben establecer las prioridades de
organizacin de acuerdo a los siguientes conceptos:
o
o
o
o
o
o
o

Documentos con riesgo de deterioro

De acuerdo a la antigedad de los documentos
Importancia del contenido
Documentos de consulta frecuente
Dispersin de la documentacin
Deficientes condiciones locativas
Falta de mobiliario
228

o Espacios insuficientes
o Necesidades de automatizacin
o Carencia de instrumentos de descripcin de archivos
Especificar la metodologa y tcnicas archivsticas que se van a aplicar
Entes productores

Identificar los entes productores

Las dependencias y asuntos
Copias, duplicados y documentos de apoyo

Depurar

Organizacin
documental
Elaboracin de
instrumentos
archivsticos
Comit de archivo

Necesidades y perfil
del personal de
apoyo

Presupuesto
de costos

Ordenacin: Identificacin de series, subseries y

asuntos
Descripcin: de la documentacin
Cuadros de clasificacin documental (1)
Formato nico de inventario documental
Valoracin documental
Tabla de valoracin documental (TVD)
Conformar el comit de archivo si no existe
Determinar fechas de reunin para anlisis de los
fondos acumulados
Determinar el personal requerido para la organizacin
y conservacin del archivo y la conservacin
documental.
Tener en cuenta el perfil y las competencias del
personal que asumir las labores de organizacin de
los fondos acumulados
Dotacin de seguridad para el personal
Tiempo requerido (cronograma de actividades)
Determinar etapas de ejecucin a corto, mediano y
largo plazo.
Materiales necesarios para almacenamiento de los
archivos organizados e identificacin de conservacin
adecuados, rtulos, computadores, limpieza y
desinfeccin de archivos
Espacios para almacenar la documentacin
Mobiliario adecuado
Socializacin del proyecto (capacitacin y
sensibilizacin del personal)

Etapas del programa de organizacin de fondos acumulados

Contempla tanto la aplicacin de los procesos archivsticos que
requiere la organizacin documental como de los procesos de
alistamiento fsico segn sea el nivel de organizacin y estado
fsico de los documentos.

229

Operativa
Los primeros se refieren a la identificacin, clasificacin,
depuracin y ordenacin, descripcin, valoracin y seleccin;
los segundos a la limpieza y desinfeccin de acuerdo con los
deterioros identificados.

Para mayor informacin sobre alistamiento fsico de los documentos se puede consultar
el documento Programa de Mantenimiento Documental. Protocolo de Limpieza y
Desinfeccin de reas y Documentos elaborado por el Laboratorio de Restauracin del
Archivo General de la Nacin, 2003.

230

14. Archivos electrnicos

Los archivos electrnicos son el conjunto de documentos producidos, recibidos o
reunidos por una persona natural o jurdica y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin
mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar
una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de
autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su
modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as
como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.
Miguel ngel Esteban Navarro, Departamento de Ciencias de la Documentacin,
Universidad de Zaragoza.

14.1. Marco legal

Ley 527 de 1999

ARTCULO 2. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entender por:

a) Mensaje de datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax;
b) Comercio electrnico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relacin de
ndole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilizacin de
uno o ms mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de
ndole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones:
toda operacin comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo
acuerdo de distribucin; toda operacin de representacin o mandato comercial;
todo tipo de operaciones financieras, burstiles y de seguros; de construccin de
obras; de consultora; de ingeniera; de concesin de licencias; todo acuerdo de
concesin o explotacin de un servicio pblico; de empresa conjunta y otras
formas de cooperacin industrial o comercial; de transporte de mercancas o de
pasajeros por va area, martima y frrea, o por carretera;

c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje

de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la
clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha
231

obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha

sido modificado despus de efectuada la transformacin;
d) Entidad de Certificacin. Es aquella persona que, autorizada conforme a la
presente ley, est facultada para emitir certificados en relacin con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as como cumplir
otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales;
e) Intercambio Electrnico de Datos (EDI). La transmisin electrnica de datos de
una computadora a otra, que est estructurada bajo normas tcnicas convenidas
al efecto;
f) Sistema de Informacin. Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar,
recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
Ley 594 de 2000, Ley general de archivos
En el artculo 21 establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de
gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes,
en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. El
pargrafo de este artculo, menciona que los documentos emitidos por los citados
medios gozarn de validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos
por las leyes procesales.
Ley 1437 de 2011
Con el cual se expide el cdigo contencioso administrativo, introduce el concepto de
expediente electrnico, sede electrnica, notificacin electrnica entre otras.

Ley 1564 de 2012

Con la cual se expide el cdigo general del proceso, introduce elementos en el manejo
de expedientes y uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en
todas las actuaciones judiciales.

Decreto 019 de 2012

Decreto anti trmites, pretende suprimir los trmites y procedimientos innecesarios en la
administracin pblica, incentivando e impulsando el uso de los medios electrnicos y
nuevas tecnologas en las entidades pblicas.

232

Decreto 0805 del 24 de abril de 2013

Se entiende por archivo electrnico cualquier documento en forma de mensaje de datos,
generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrnicos, pticos
o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservacin de
conformidad con el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.
Libros de comercio en medios electrnicos. Se entiende por libros de comercio
medios electrnicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos,
conformidad con la definicin de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales
comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los trminos
presente decreto.

en
de
los
del

El registro de los libros de comercio en medios electrnicos deber surtirse ante la

Cmara de Comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas
electrnicas o sistemas de informacin previstos para tal efecto mediante las
instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio. En todo caso, debern sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso
2 del artculo 56 del Cdigo de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad,
integridad y seguridad de la informacin, as como su conservacin en forma ordenada.
El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la informacin registrada, sern
responsabilidad nica y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que
regulan la materia.

Artculo segundo: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los
siguientes conceptos as:
Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados
archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados
en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso
de su gestin.
Acuerdo 060 de 2001, AGN
Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Acuerdo 039 de 2002, AGN
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de la TRD, en
desarrollo de artculo 24 de la Ley 594 de 2000.

233

Circular externa 002 de 2012, AGN

Procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas de la iniciativa cero
papel.
Circular externa 005 de 2012, AGN
Procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas en la iniciativa Cero
papel.

14.2 Clasificacin de los documentos electrnicos

Por la forma de creacin

Documentos nativos electrnicos, cuando han sido elaborados desde un principio
en medios electrnicos y permanecen en estos durante el ciclo de vida del
documento.

234

 Documentos electrnicos digitalizados o microfilmados, cuando se convierten de

formatos anlogos a digitales.
Por su origen
Interno- elaborados por la administracin de la empresa
Externo- presentados por terceros, otras personas naturales o jurdicas.
Por la forma y formato

Documentos ofimticos
Cartogrficos
Correos electrnicos
Imgenes
Videos
Audio
Mensajes de datos
Redes sociales
Formularios electrnicos
Bases de datos
Otros

Recomendaciones para documentos electrnicos segn su forma y formato:

Clasificacin Descripcin Recomendacin
Tipos

Descripcin

Documentos
ofimticos

Documentos de
procesadores de texto
hojas de clculo
grficos
otros

Que son producidos con

distintos programas o paquetes
de software y en diferentes
versiones de un mismo
software.
Cartogrficos

Mapas y planos
Algunos de ellos con valores
histricos o tcnicos y en
muchos casos artstico.

Recomendaciones
Definir polticas para su
conversin. Migracin y
posterior recuperacin.
Verificar
que
la
actualizacin de versiones
del
software
sea
compatible con las copias
de versiones anteriores.

Definir polticas para

garantizar su lectura a
mediano y largo plazo de
manera que no estn
sujetos a la evolucin del
235

Correos
electrnicos

Estos documentos, debido a su

naturaleza y origen, deben ser
tratados de manera especfica
(utilizar un escner especial,
metadatos particulares, entre
otros).

software con el que se

produjeron, es decir, que la
versin siguiente del
programa permita ver los
archivos generados en la
versin anterior.

El correo electrnico (e-mail) es

uno de los servicios ms usados
en Internet que permite el
intercambio de mensajes entre
las personas conectadas a la
red, de manera similar a como
funcionaba el correo tradicional.
Bsicamente es un servicio que
nos permite enviar mensajes a
otras personas de una forma
rpida y econmica, facilitando
el intercambio de todo tipo de
archivos.

Cumplir con todas las

propiedades de un
documento electrnico
destacando que se
garantice su autenticidad,
fecha y hora en que se
produjo y se recibi, as
como su procedencia,
garantizando que el autor
de este documento es la
persona que dice ser y que
tiene la competencia para
firmarlo.

Los documentos que se

adjuntan se denominan
documentos electrnicos de
archivo, debido a que
incorporan informacin de alto
valor que sirve de soporte y
evidencia. Constituye un tipo de
documento en el que con mayor
frecuencia se incluyen datos de
gran valor documental.
Imagen, videos y
audio digital

Los archivos creados en estos

tipos de formatos se admiten
como pruebas en el sistema
judicial colombiano.

Establecer las polticas

para la administracin de
este tipo de documentos en
las que se identifiquen las
normas para garantizar su
valor probatorio y su
conservacin.

Mensajes de
datos generados
mediante redes
sociales

En algunos casos este tipo de

mensajes pueden ser utilizados
dentro de algn proceso llevado
a cabo por la administracin
(Twitter, Facebook, entre otros).

Emitir las polticas por las

que se establezcan los
procedimientos vlidos
para la toma de los datos
necesarios y su
transformacin a formatos
236

que no alteren la validez de

los documentos.
Formularios
electrnicos

Formatos que pueden ser

diligenciados por terceras
personas para realizar trmites
en lnea.
Por Ejemplo: Formularios de
contacto o Formularios para
peticiones, quejas y reclamos.

Tratarlos como
herramientas que los
usuarios pueden utilizar,
que se integran a la
informacin que se maneja
electrnicamente, sin
olvidar que su
almacenamiento y gestin
debe ser llevada a cabo por
el programa que procesa la
entrada al Sistema de
Gestin de Documentos
Electrnicos.
Emitir las polticas para
establecer los
procedimientos vlidos
para la toma de los datos
necesarios y su
transformacin a formatos
que no alteren la validez de
los documentos.

Bases de datos

Coleccin datos afines,

relacionados entre s y
estructurados de forma tal que
permiten el rpido acceso,
manipulacin y extraccin de
ciertos subconjuntos de esos
datos por parte de programas
creados para tal efecto o
lenguajes de bsqueda rpida.

Establecer cortes de
informacin para
seleccionar de ellos la que
deba conservarse a largo
plazo o de forma
permanente y transferirlos
al Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos
de Archivo - SGDEA. Los
criterios a seguir para el
establecimiento de los
cortes variarn de acuerdo
al contenido de la base de
datos y de la informacin
que deba conservarse.

Pginas web

Una
pgina
web
est
compuesta principalmente por
informacin (texto y/o mdulos
multimedia), as como por

Se debe tener en cuenta la

conservacin de
informacin, datos y
documentos de archivo
237

hipervnculos. Adems, puede

contener o asociar datos sobre
el estilo que debe tener y cmo
debe visualizarse y tambin
aplicaciones embebidas con
las que se puede interactuar
para hacerlas dinmicas.
Deben definirse polticas para
establecer el tipo de contenido
que se publica, la periodicidad
de su actualizacin, y el
responsable de producir y
aprobar la publicacin.

publicado, de forma que se

cuente con un historial de
publicaciones en el sitio
web.

14.3 Caractersticas del documento electrnico (AFID)

De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestin de
las entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrnicos deben poseer
ciertas caractersticas:
Autenticidad
Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o
enviado en el momento que se afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las empresas deben implantar y

documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin,
transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos, de manera que se asegure
que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los documentos
estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u
ocultacin no autorizadas.
Fiabilidad
Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una representacin
completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para demostrarlo. Los
documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco despus en que tiene
lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.

238

Integridad
Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico.
Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas.
Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos deben decir qu posibles
anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo despus de su creacin y en
qu circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificacin que se
realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.

Disponibilidad
Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin debe
mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser
suficientemente claro y contener la informacin necesaria para la comprensin de las
operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el
contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deben
mantener los vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de
actividades.

Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el

contexto suficiente para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones
a las que se refieren, y tambin reflejarn las decisiones, acciones y competencias, Si
tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables,
podrn servir de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justificar alguna decisin a lo
largo del tiempo.
Consejo Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestin en Entorno
Electrnico.
Documentos electrnicos: Manual para Archiveros. Abril de 2005. P. 20.

14.4

Estructura lgica

El concepto de estructura est relacionado con la forma en que se registra el

documento, lo que incluye la utilizacin de signos, el diseo, el formato, el soporte, etc.
En el caso de los documentos electrnicos, se distingue entre una estructura fsica y una
estructura lgica, la estructura fsica de un documento electrnico es variable y depende
del hardware y del software, es decir del equipo que se utiliz y el programa en el que se
cre; su estructura lgica (es decir, la relacin entre las partes que lo componen) lo hace
inteligible.
239

En la presente gua la estructura lgica del documento electrnico se presenta como un

bloque de datos formado por:
Datos o contenido.
Datos de identificacin para la autenticacin y validacin del documento.- Firma Metadatos
OS DE
CONTENIDO FIRMA METADATOS
Datos de contenido
Es el conjunto de datos e informacin del documento. Dependiendo del formato en el
que se cree ser la forma definitiva del documento.

Datos de identificacin y validacin

Firma del documento electrnico
El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando cualquier norma exija la
presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en
relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si
a) Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos
y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacin;
b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el cual el
mensaje fue generado o comunicado.
La firma electrnica
La firma electrnica corresponde a mtodos tales como cdigos, contraseas, datos
biomtricos o claves criptogrficas privadas, que permitan identificar a una persona en
relacin con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto
delos fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias
del caso, as como cualquier acuerdo pertinente6.
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y COMERCIO. Decreto 2364. (22,
noviembre, 2012). Por medio del cual se reglamenta la firma electrnica y se dictan otras
disposiciones.
De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se exija
firma manuscrita en los documentos elaborados en fsico, es decir, en papel, los
documentos electrnicos deben satisfacer el mismo requisito.

La firma electrnica permite proporcionar al documento firmado:

240

1.

Identificacin: avalar la identidad del firmante de manera nica, demostrando que

es l, y nadie ms, quien ha firmado el documento.
Existen dos tipos de finalidades de la autenticacin:

1.1.

Identificacin del origen de los datos: el identificado tiene relacin con los datos
consignados, le pertenecen y lo vinculan con el mensaje enviado.

1.2.

Identificacin de entidades: permite comparar los datos

enviados
con
datos almacenados en las bases y que han sido enviados anteriormente.

2.

Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha permanecido

completo e inalterado, independiente de los cambios que hubiera podido sufrir el
medio en el que est contenido como resultado del proceso de su transmisin,
archivo o presentacin.

3.

No Repudio: es la garanta de que no puedan ser negados los mensajes en una

comunicacin electrnica.

los

Existen dos tipos:

3.1.

No repudio en origen, de tal manera que el emisor no pueda negar el mensaje que
ha enviado as quiera negar tal comunicacin.

3.2.

No repudio en destino, que garantiza al emisor que su comunicacin ha sido

recibida sin que el receptor pueda negar tal comunicacin.

El concepto general de firma electrnica incluye cualquier mtodo o smbolo basado en

medios electrnicos que tuviera por finalidad identificar a una persona, sin que tenga que
dar integridad al mensaje que acompaa.

Firma digital
Dentro de las firmas electrnicas encontramos la firma digital, que corresponde al nivel
ms alto de seguridad.
Una firma digital es un mecanismo criptogrfico que permite al receptor de un mensaje
firmado digitalmente determinar la entidad originadora de dicho mensaje (autenticacin
de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue
firmado por el originador (integridad).
La firma digital se aplica en aquellas reas donde es importante poder verificar la
autenticidad y la integridad de ciertos datos, por ejemplo documentos electrnicos o
241

software, ya que proporciona una herramienta para detectar la falsificacin y la

manipulacin del contenido
La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que
utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave de quien origina
el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado
despus de efectuada la transformacin.
Esta firma digital est basada en un certificado reconocido y generada mediante un
dispositivo seguro de creacin.
La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrnica, el mismo
valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.

Entidad de certificacin (prestador de servicios de firma electrnica)

Es la entidad que presta servicios en relacin con la firma digital, como la generacin y
la verificacin de la firma. En la presente gua no se har la diferencia entre entidades de
certificacin abierta o cerrada, dado que sus funciones generales resultan similares.
Reguladas por la Ley 527 de 1999. PARTE III.

Firmante
Es la persona que firma en nombre propio o representacin de una persona natural o
jurdica. Debe disponer de un certificado electrnico reconocido y un dispositivo para la
creacin de la firma.
Verificador
Es la entidad (persona natural o jurdica) que valida o verifica una firma electrnica
segn las condiciones establecidas en la poltica de la firma. Puede ser una entidad
validadora o una tercera parte que est interesada en la validez de una firma.
14.5 Metadatos del documento electrnico (Metadata)
Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de
los documentos del archivo y su gestin a lo largo del tiempo.
ISO. (2001). Norma Internacional ISO 15489-1.
Clases de metadatos
Metadatos de informacin
242

Que ofrecen informacin para identificar el documento o la persona natural o jurdica que
lo produce.
Metadatos de gestin
Contienen informacin sobre el documento que facilita la gestin del mismo, tanto dentro
del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo est
la informacin de la radicacin, el tipo de documento o los datos del interesado.
Metadatos de seguridad
Que definen todos los parmetros que tengan relacin con el control, seguridad y acceso
del documento.
Metadatos de trazabilidad
Son los que informan acerca de todas las acciones que se han realizado sobre el
documento. Tambin permiten la localizacin fsica del documento.

Metadatos de firma
Contienen toda la informacin relativa al firmante del documento, la fecha en que se
firm y los aspectos relativos a la firma electrnica
Metadatos de estampado cronolgico
Son los encargados de guardar toda la informacin relacionada con el estampado
cronolgico aplicado al documento.
El estampado cronolgico es un servicio mediante el cual se puede garantizar la
existencia de un documento (o mensaje de datos en general) en un determinado instante
de tiempo. Mediante la emisin de una estampa de tiempo es posible garantizar el
instante de creacin, modificacin, recepcin, etc., de un determinado mensaje de datos
impidiendo su posterior alteracin, haciendo uso de la hora legal colombiana.
La informacin contenida en una "estampa de tiempo" proporciona 3 datos:
1. Tiempo del da: expresado en hora, minuto y segundo (hh : mm : ss) de acuerdo
con el Sistema Internacional de Medidas (SI) adoptado en la Repblica de
Colombia para la medicin del tiempo. Se entender para los efectos de
interpretacin de este dato que la hora puede tener un valor numrico que
diariamente asciende desde cero (00) hasta veinticuatro (24), el minuto puede
tener un valor numrico que cada hora asciende desde cero (00) hasta cincuenta
y nueve (59), y que el segundo puede tener un valor numrico que cada minuto
asciende desde cero (00) hasta cincuenta y nueve (59).
243

2. Fecha: expresada en da, mes y ao (dd : mm : aaaa) de acuerdo con el

calendario Juliano que es el generalmente aceptado en la Repblica de Colombia.
Se entender para los efectos de interpretacin de este dato que el da tendr un
valor numrico que puede ascender mensualmente de uno (01) a treinta y uno
(31), de conformidad con el calendario generalmente aceptado en la Repblica de
Colombia; el mes puede tener un valor numrico que puede ascender anualmente
desde uno (01) a doce (12); el ao puede tener un valor que asciende partiendo
del nmero dos mil seis (2.006) hasta el nmero tres mil (3.000).
3. Firma de los datos 1 y 2 realizada con el certificado de la entidad de certificacin.
Dado que la naturaleza exacta del objeto no afecta a su existencia o no en un
determinado instante de tiempo, los documentos (objetos) que pueden ser
estampados cronolgicamente no estn sujetos a una estructura fija. Con esta
libertad de formato, el servicio estampado puede emitir sellos para elementos tan
dispares como: una transaccin electrnica bancaria, a un documento de patente
o de su solicitud, a obras intelectuales de todo tipo (escritos, imgenes, registros
sonoros, software, etc.). La finalidad de este servicio es, fundamentalmente,
agilizar y facilitar al usuario final los trmites de la presentacin de ciertos
documentos hacindolo de forma electrnica.

Metadatos mnimos de los documentos electrnicos de archivo:

De acuerdo con el artculo 30 del decreto 2609 de 2012, son los siguientes:

I.

De contenido:

a)

Tipo de recurso de informacin.

b)

Tipo documental.

c)

Ttulo del documento.

d)

Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que

proyect el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de
la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e)

Clasificacin de acceso (nivel de acceso).

f)

Fecha de creacin, transmisin y recepcin.

g)

Folio (fsico o electrnico).

h)

Tema o asunto administrativo al que se vincula (trmite).

i)

Palabras clave.

244

II.

De estructura:

a)

Descripcin.

b)

Formato.

c)

Estado.

d)

Proceso administrativo.

e)

Unidad Administrativa responsable.

f)

Perfil autorizado.

g)

Ubicacin (en el sistema fsico y/o lgico).

h)

Serie/subserie documental.

III.

De contexto:

a)

Jurdico-administrativo.

b)

Documental.

c)

De procedencia.

d)

Procedimental.

e)

Tecnolgico.

Pargrafo. Las entidades pblicas podrn, segn sus necesidades, agregar otros tipos
de metadatos, siempre que se garantice la preservacin de los documentos y esto
facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperacin.

Videos
http://www.youtube.com/watch?v=EU6vgU077xU Certificado electrnico digital y firma
digital
http://www.youtube.com/watch?v=x_0A_NWyT2E Firma digital

245

246

15. Expediente electrnico

15.1 Definicin
El expediente electrnico es un conjunto de documentos electrnicos que hacen parte
de un mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin
que contengan, y que se encuentran vinculados entre s para ser archivados.
LEY 1437 DE 2011 (enero 18): por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Los documentos de archivo en soporte de papel forman expedientes que se guardan en

carpetas y se organizan de acuerdo a una estructura lgica de clasificacin. Del mismo
modo, los documentos electrnicos de archivo deben ser archivados en expedientes
electrnicos que se organizarn de acuerdo a una estructura lgica establecida.
Sin embargo, en un sentido estricto, los expedientes electrnicos no tienen una
existencia real fsica: corresponden a la informacin virtual de los metadatos asociados a
los documentos que hacen parte de estos expedientes electrnicos.
No obstante, el usuario de las aplicaciones de gestin documental no suele ser
consciente de estas sutilezas: el software por medio del cual se maneja el aplicativo
permite que los usuarios vean y manejen las carpetas como si en estas se guardaran
fsicamente los documentos de archivo que han sido asignados a los expedientes.
MOREQ. Model Requirements for the Management of Electronic Records.
1. (MOREQ. Modelo de requisitos para la gestin electrnica de documentos)

15.2 Clasificacin de los expedientes

Expedientes fsicos
Compuestos nicamente por documentos en soporte fsico.
Expedientes hbridos
Son los que se componen de documentos electrnicos y documentos fsicos.
Expediente mixto
Conjunto de documentos de archivo, electrnicos y tradicionales, relacionados entre s y
conservados por una parte en soporte electrnico, en el marco del SGDEA y por otra,
como expediente tradicional fuera del SGDEA.

247

15.3

Componentes del expediente electrnico

Un expediente electrnico est integrado por la suma de cuatro componentes:

Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de contenido,
estructura y contexto definidas.
ndice electrnico, que garantizar la integridad del expediente electrnico y
permitir su recuperacin siempre que sea necesario.
Firma del ndice electrnico por la administracin, rgano o entidad a cargo de
acuerdo con la normativa aplicable.
Metadatos del expediente electrnico o informacin la virtual contenida en ellos.

Documentos electrnicos
Los documentos electrnicos se pueden incluir en un expediente electrnico
directamente como elementos independientes, como parte de un grupo de documentos
electrnicos, o bien como parte de otro expediente que este relacionando siempre al
primero.

Los documentos electrnicos que forman parte de un expediente deben estar asociados
a un identificador nico, al que se aadir el ndice electrnico donde figure el
expediente o los expedientes que lo conforman.
Los documentos podrn mantenerse independientes o agrupados segn las series y
subseries mediante las cuales se haya clasificado la documentacin de la entidad.
Determinados tipos de documentos podrn agruparse en carpetas de acuerdo a la
funcin que tienen, como pueden ser los documentos del ciudadano y documentos
susceptibles de ser utilizados en mltiples expedientes; estos casos debern estar
definidos previamente en las polticas y procedimientos de gestin documental.

El ndice electrnico
El ndice electrnico constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los
documentos electrnicos que componen el expediente, ordenados de manera
cronolgica y segn la disposicin de los documentos, as como otros datos con el fin de
preservar la integridad y permitir la recuperacin del mismo.
Se ha determinado que el foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo
mediante un ndice electrnico, firmado digitalmente por la autoridad, rgano o entidad
248

actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico
y permitir su recuperacin cuando se requiera.

En el sector pblico, es responsabilidad de cada entidad el diseo e implementacin del

ndice de sus expedientes bajo la frmula que mejor se ajuste a sus necesidades y la
poltica especfica aplicable, con la nica restriccin de que la informacin se pueda
transformar a la estructura XML.

Ley 1437 de 2011. Por el cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de

lo Contencioso Administrativo.

La firma del ndice electrnico

Es el mecanismo que garantiza la autenticidad e integralidad del contenido del ndice y
por extensin, de los documentos que conforman el expediente electrnico as como su
estructura.

15.4. Metadatos del expediente electrnico

El expediente electrnico est formado por un conjunto de documentos que representan
los distintos actos y momentos administrativos del proceso. Los metadatos asociados al
expediente electrnico, permiten definir caractersticas del expediente que debern ser
comunes a todos los documentos que lo conforman y que ayudarn a la identificacin
exacta del expediente que se requiera.
Para la incorporacin de metadatos se debe adoptar un vocabulario de metadatos
estandarizado y acorde a las necesidades del Estado colombiano. Se propone utilizar el
esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), al que se aadirn, si
se considera necesario, otros metadatos.

Metadatos mnimos obligatorios

Constituyen un conjunto de informacin que se debe definir con el propsito de facilitar
el conocimiento inmediato de las caractersticas bsicas del expediente electrnico que
permitan su contextualizacin y reconocimiento en el marco de la organizacin y
proceso, procedimiento o trmite, al que corresponda.

La gua 4 cero papel en la administracin pblica, define los metadatos mnimos

obligatorios del expediente electrnico as:
249

Metadatos de informacin
Nombre
Cdigo
Ttulo
Cdigo_serie
Desc_org
Cdigo_unidad
Desc_unidad
Versin

Descripcin
Cdigo de procedimiento
Ttulo del procedimiento
Cdigo de la serie documental
Descripcin del organismo administrativo
Cdigo Unidad administrativa
Descripcin unidad administrativa
Versin

Metadatos de gestin
Nombre
Nmero_exp
Desc_exp
URI Interesado
Id interesado
Desc
Fecha_Apertura
Fecha_Cierre

Descripcin
Nmero de expediente
Descripcin del expediente
URI del interesado
Identificacin del interesado
Descripcin del interesado
Fecha de apertura
Fecha de cierre

Metadatos de seguridad
Nombre
Nivel NS
Acceso
Accesibilidad

Descripcin
Cdigo nivel de seguridad
Cdigo clasificacin de acceso
Cdigo de la accesibilidad

Metadatos de trazabilidad
Nombre
UR
Ruta

Descripcin
Cdigo de referencia URI
Ruta del nodo

Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de

descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplican de acuerdo con lo
previsto en la gestin de metadatos de documentos electrnicos y dentro de los
parmetros de las polticas de interoperabilidad, estndares y plataformas.

250

15.5 Ciclo de vida del expediente electrnico

El ciclo vital del expediente electrnico est formado por las distintas fases por las que
atraviesa un expediente desde su creacin hasta su disposicin nal.

Planeacin
En esta fase se dene el expediente de acuerdo al desarrollo de las funciones propias
de cada entidad o unidad administrativa pblica; dicha planeacin se realiza en asocio
con el rea de calidad y la ocina que produce el expediente.

Gestin y trmite
Abarca el inicio, la vinculacin a un trmite, la distribucin, la descripcin, la
disponibilidad, recuperacin y acceso del expediente hasta que cumple la funcin inicial
por la que fue creado.
Disposicin nal de documentos
La disposicin nal debe estar asociada a los tiempos donde sea necesario tener el
expediente a mano y de acuerdo con sus valores administrativos, legales, e histricos,
entre otros, plasmados en herramientas como las Tablas de Retencin Documental y las
Tablas de Valoracin Documental. Para las acciones de transferencia, seleccin o
eliminacin las entidades deben contar con polticas y procedimientos establecidos de
conformidad con los protocolos y regulacin vigentes en la materia.

251

16.

Digitalizacin certificada

Es el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte anlogo, en

uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra del
documento, con certificacin tecnolgica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y
autenticidad
Marco normativo
El Acuerdo 27 de 2006, AGN y el protocolo para digitalizacin de documentos con fines
probatorios define la certificacin:
Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (soportes, papel, video, casettes, cinta pelcula, microfilm
y otros) en una que pueda leerse o interpretarse por computador.
Protocolo para digitalizacin de documentos con fines probatorios, comit de reprografa
y automatizacin del Sistema nacional de archivos, AGN
Digitalizacin: Es el procedimiento tecnolgico por medio del cual se convierte un
soporte anlogo (papel) o electrnico, en una imagen digital.
16.1. Tipos de digitalizacin
Digitalizacin sin eliminacin del documento original anlogo
Digitalizacin con fines de control y trmite, es la que se realiza generalmente en las
oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volmenes de documentos,
que requieren control y trmite inmediato, evitando distribuir los documentos fsicos, por
lo general se hace solo con el fin de enviar por medios electrnicos los documentos en
formato digital para agilizar el trmite y evitar el envo de los documentos originales, por
lo que muchos casos no cumple con los estndares informticos.
Circular Externa No. 005 2012, AGN
Digitalizacin con fines archivsticos. Es un proceso que requiere el uso y aplicacin
tanto de estndares tcnicos como de normas archivsticas expedidas por el AGN y el
Comit de Archivo de la entidad, esta digitalizacin debe partir de documentos
agrupados por series, y expedientes, tambin es posible llevarla a cabo desde que el
documento ingresa o es producido a travs del Sistema de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo (SGDEA) de la empresa, en cuyo caso se debe asociar la
imagen digitalizada de cada documento a las series y expedientes al cual pertenecen, de
acuerdo al Cuadro de Clasificacin Documental y a la Tabla de Retencin Documental,
de tal forma que los documentos de un mismo trmite se mantengan vinculados al
momento de ser archivados, Teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la Ley
527 de 1999 y dems normas complementaria.
252

Este proceso tambin se puede realizar con copias de seguridad o respaldo de

documentos de archivo de valor histrico-cientfico o cultural, para ser usados como
sustitutos en caso de que se presenten acciones que afecten a los archivos o
documentos de conservacin permanente.
Circular Externa No. 005 2012, AGN

Digitacin con fines de contingencia y continuidad del negocio. Este proceso es

realizado para asegurar que la informacin siempre est disponible en caso de
catstrofes, de forma que se garantice la continuidad de los procesos y operaciones
llevadas a cabo por la entidad una vez se supere la emergencia. Tiene como propsito
cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 529 de 1999 y sus normas
reglamentarias.
Circular Externa No. 005 2012, AGN
Digitalizacin con sustitucin del soporte anlogo. Digitacin certificada
Es la que se realiza con el cumplimiento y uso de estndares previamente adoptados
por los organismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cada
entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo
autorizado.
Circular Externa No. 005 2012, AGN
La digitalizacin certificada no est necesariamente ligada al uso de certificados
electrnicos para firma, ya que los estndares y procesos de digitalizacin, son los que
pueden ser certificados por la misma entidad de conformidad con las normas que
expidan los organismos competentes o por un tercero autorizado.
Es importante mencionar que los documentos con valores secundarios (cientficos,
histricos y culturales) no pueden ser sustituidos mediante este procedimiento.
Documento electrnico resultado de la digitalizacin certificada
El objetivo final del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento electrnico,
es decir un objeto digital formado por el fichero electrnico, sus metadatos y la firma
asociada en el proceso de digitalizacin.
Del proceso de digitalizacin certificada se obtienen los siguientes componentes
digitales:
Datos de contenido (fichero)

253

 Metadatos mnimos obligatorios propios del documento electrnico,

complementarios de acuerdo a las necesidades especficas de la entidad.

Firma de digitalizacin, que comprueba la integridad del resultado del proceso de

digitalizacin
Metadatos relacionados con el proceso de digitalizacin, que reflejan las
caractersticas tcnicas del objeto capturado, dentro de los que se encuentran
aquellos relacionados con la firma de digitalizacin.
El documento electrnico obtenido a travs de un proceso de digitalizacin debe ser fiel
al contenido original y garantizar su integridad, aunque puede contener variaciones
mnimas relacionadas con los colores de la imagen final electrnica tales como
desviacin de tonos, modificacin del color entre otros.
La calidad del documento electrnico resultado del proceso de digitalizacin, al igual que
los metadatos asociados, se determina por los protocolos de digitalizacin, definidos en
el Programa de Gestin Documental y por los responsables del proceso segn las
caractersticas o fines del producto y la normatividad especfica aplicable a cada caso.
El documento electrnico resultante del proceso de digitalizacin debe tener las
siguientes caractersticas:
Ser vlido como documento electrnico con las caractersticas establecidas en la
normativa existente.
Ser fiel al documento soporte fsico en trminos relativos proporcionales a la naturaleza,
caractersticas o fines del producto de la digitalizacin.
Nivel de resolucin requerida
El nivel mnimo recomendado para imgenes electrnicas es de 200 pixeles por pulgada
(ppp), para imgenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises; sin embargo
cuando se piensa realizar sobre la imagen final otros tratamientos, tales como
Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR), se recomienda la digitalizacin a 300 ppp.
16.2 Proceso de digitalizacin
Fase previa
Antes de comenzar un proceso de digitalizacin, se debe contemplar el anlisis y
evaluacin de diversos factores que pueden afectar la conversin de los documentos.
De igual manera, realizar un estudio tcnico previo para analizar lo viable que es el
proyecto de digitalizacin, valorando las ventajas y los recursos necesarios, la relacin
costo-beneficio, entre otros.
254

Tener en cuenta factores operativos, tales como la descripcin de los documentos, la

construccin de los ndices y el control tcnico de calidad, que pueden gastar buena
parte del presupuesto asignado al proceso de digitalizacin.
La fase previa de un proyecto de digitalizacin debe incluir como mnimo los siguientes
elementos:
Definicin del alcance
Declaracin de la finalidad y usos previos de los documentos que se van a
digitalizar
Metas y beneficios esperados
Declaracin de las necesidades de los usuarios beneficiados y el impacto
esperado
Los estndares tcnicos de protocolo de digitalizacin
Equipos y recursos de planificacin, control y ejecucin de la digitalizacin, antes,
durante y despus del proceso.
Proceso de control de calidad
Estrategias para integrar la imagen digitalizada en los proceso de trabajo y en el
plan de la entidad
Estrategias para la gestin contina de los documentos y registros digitalizados
Adopcin de estndares definidos por la normativa de archivo en relacin al
documento electrnico digitalizado
Procesos adicionales:
Preparacin de los originales
Valor probatorio. La digitacin certificada tiene como fin la sustitucin del
documento original con carcter probatorio, es decir no se utilizar este tipo de
digitacin en documentos que carezcan de dicho valor
Trazabilidad y metadatos. Se deben contemplar y mantener los datos de la
trazabilidad y descriptivos que los documentos en soporte fsico contenan hasta
el momento de su digitalizacin certificada
Se debe establecer un oficial de Gestin Documental, responsable de verificar el
proceso
Se deben definir los parmetros tcnicos mnimos para la digitalizacin
certificada, siempre de acuerdo con la normatividad vigente.
Anlisis y gestin de los riesgos de la informacin
No se digitalizarn documentos o expedientes fsicos que no estn previamente
organizados bajo las polticas, procesos y parmetros definidos en la planeacin
documental.

Digitalizacin y optimizacin
255

La digitalizacin de un documento en soporte fsico que pueda ser escaneado por

medios fotoelctricos, se realiza a travs de un procedimiento informtico automtico.
Se obtendr como resultado un fichero con una imagen en la memoria del sistema,
entendida sta en sentido amplio (Dispositivos de almacenamiento en disco duro HDD,
memorias de acceso aleatorio RAM, por ejemplo), al que est asociado el dispositivo
(escner).
Este documento, obtenido mediante el proceso de digitalizacin certificada, debe ser fiel
al documento original, en el sentido de representar la apariencia, forma y contenido de
aqul, y minimizar en todo lo posible la prdida de contexto y estructura. La admisin de
prdidas, por ejemplo la producida por la compresin de archivos, depende de la
aplicacin, por parte de cada entidad, de los criterios establecidos y documentadas
previamente en la planeacin, siempre teniendo en cuenta la normatividad aplicable.
En la digitalizacin no se deben incorporar letras, nmeros, smbolos o grficos en el
documento resultante, que no existiesen en el documento original en fsico.
La firma electrnica que se aade a la imagen electrnica puede obtenerse de forma
automatizada a travs de la aplicacin correspondiente que maneja el sistema de
digitalizacin o a travs de otro sistema de firmado.
Es indispensable definir previamente el nivel de seguridad y el tipo de firma electrnica
que se aceptar en la digitalizacin de documentos, la cual deber tener un nivel de
seguridad alto y, en algunos casos, una larga duracin.
Una vez digitalizado el documento la entidad puede optimizar la imagen obtenida. Esta
optimizacin comprende aspectos tales como la umbralizacin, reorientacin,
eliminacin de bordes negros u otros relacionados con la imagen del documento en
fsico original, siempre respetando su geometra en tamao y proporcin.
En ningn caso esta optimizacin puede modificar el documento digitalizado, se
controlar y definir en la fase de planeacin documental el nivel de mejora y se
aplicarn solo donde sea necesario mejorar la legibilidad de los documentos.
Conformacin
Como ltima fase del proceso de digitalizacin se conforma el documento electrnico
como objeto digital (compuesto de contenido, metadatos, firma). Para asegurar un
correcto tratamiento del documento electrnico digitalizado, adems de los metadatos
mnimos obligatorios definidos en los estndares y la normatividad existente, se debe
considerar la posibilidad de incluir otras caractersticas propias del proceso de
digitalizacin a travs de diferentes metadatos.
Los metadatos del proceso de digitalizacin registran las caractersticas y condiciones
en que se ha llevado a cabo la escaneada del documento en fsico para obtener su
imagen electrnica. De esta forma, el proceso de digitalizacin se podra reflejar de
256

forma explcita en el documento electrnico digitalizado a travs de la asignacin de los

metadatos de digitalizacin.

257

17.

Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo

(SGDE)

Un sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (Electronic Records

Management System ERMS) es bsicamente una aplicacin para la gestin de
documentos electrnicos, aunque tambin se puede utilizar para la gestin de
documentos fsicos.
Moreq2 versin Cataln
La definicin record en espaol es interpretada por la NTC-ISO 15489-1 como
"informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una
organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales".

Recomendaciones y requerimientos bsicos del Modelo de Requisitos

para la gestin de documentos electrnicos de archivo MOREQ
Para la gestin de los documentos electrnicos de archivo, recogen recomendaciones
establecidas por la Unin Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones
para la gestin electrnica de documentos.
En lo referente a los procesos y tcnicas para la preservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos, se recomienda seguir el modelo de la Norma ISO 14721,
basado en el modelo del Open Archive Information System - OAIS.

17.1 Esquema de los requerimientos funcionales

Cuadro de clasificacin
Controles y seguridad
Conservacin y eliminacin
Captura y registro de datos
Referenciacin
Bsquedas, recuperacin y presentacin
Administracin

258

Cuadro de clasificacin
En la gestin de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando
una estructura que, de acuerdo con las buenas prcticas, debera reflejarlas funciones
de la actividad en cuestin. La representacin de esta agregacin se denomina cuadro
de clasificacin. En general, el cuadro de clasificacin consiste en una jerarqua, si bien
podra apoyarse en un tesauro y no poseer una naturaleza jerrquica. El resto de la
presente especificacin se centra en el enfoque jerrquico.
Del mismo modo que los expedientes parecen tener una existencia real aun cuando no
son ms que una mera acumulacin de documentos de archivo, los niveles ms altos de
la jerarqua del sistema de clasificacin tambin parecen reales, pese a ser solamente
una simple agregacin de expedientes o de niveles inferiores. Tal como suceda con los
expedientes, la presente especificacin fija unos requisitos en relacin con la jerarqua,
pero sin intervenir en el modo en que se aplican.

259

Controles y seguridad

Las organizaciones deben de ser capaces de controlar a quin se permite el acceso a

los documentos de archivo y en qu circunstancias, pues stos pueden contener
informacin reservada de carcter personal, comercial u operativo. Tambin puede ser
conveniente restringir el acceso a los usuarios externos. Por ejemplo, en ciertos pases
donde la legislacin sobre la libertad de informacin da acceso a determinados
documentos de archivo pblicos, los ciudadanos pueden desear consultar los
documentos de archivo.
Asimismo, puede resultar conveniente almacenar en la pista de auditora cualquier
acceso o cualquier otra actividad que afecte a un documento de archivo, as como a los
documentos o a la informacin relacionada con l, con objeto de garantizar su
admisibilidad jurdica y facilitar la recuperacin de los datos. En la seccin 4.2 se
detallan los requisitos del control de esta informacin.
La seguridad de los documentos de archivo abarca tambin la capacidad de protegerlos
ante cualquier fallo del sistema mediante la creacin de copias de seguridad y la
posibilidad de restaurar los documentos de archivo a partir de stas.
Por diversas causas, puede resultar necesario trasladar los documentos de archivo a
distintos sistemas. En la seccin 4.4 de Moreq se presentan los requisitos del control de
tales transferencias.
En la seccin 4.5 de Moreq se detallan los requisitos de control de la autenticidad de los
documentos de archivo.
Por ltimo, en la seccin 4.6 se presentan los requisitos de seguridad de los documentos
clasificados (que se suelen encontrar en algunos departamentos gubernamentales)
Conservacin, eliminacin o transferencia
Un aspecto fundamental de la gestin de documentos de archivo viene dado por el uso
de normas de conservacin que rigen la eliminacin de los documentos de archivo de
los sistemas en funcionamiento. Las normas de conservacin determinan el tiempo que
el SGDEA debe conservar los documentos de archivo y su destino. En la seccin 5.1 se
establecen los requisitos relativos a las normas de conservacin.
Captura de documentos de archivo

El trmino capturar abarca los procesos de registrar un documento de archivo, decidir

la clase en la que se incluir, aadir los metadatos complementarios y almacenarlo en el
SGDEA.

260

En el contexto de un SGDEA, el registro y el resto estos procesos pueden ser tambin

independientes unos de otros.

Este captulo trata de los requisitos de la incorporacin de documentos de archivo a un

SGDEA. Su primera seccin (6.1) aborda el proceso de captura; la siguiente
(6.2) cubre la importacin de grandes volmenes de documentos de archivo desde otros
sistemas; la seccin (6.3) presenta ciertas consideraciones relacionadas con
determinados tipos de documentos, y por ltimo, la seccin 6.4 se dedica al correo
electrnico, vista su importancia creciente.
Los documentos electrnicos generados o recibidos en procesos de gestin y
administracin de las organizaciones proceden de fuentes internas y externas. Los
documentos electrnicos pueden presentar distintos formatos y su autora puede ser
muy diversa. Adems, se pueden recibir como documentos simples o como expedientes
compuestos por varios documentos. Por otro lado, pueden llegar a travs de distintos
canales de comunicacin, como redes de rea local, redes de rea extensa, correo
electrnico, fax y correo postal (que se escanear) y presentar frecuencias de llegada y
volumen variables. Para respetar toda esa diversidad, es preciso un sistema flexible de
entrada, que permita controlar adecuadamente la captura de documentos.

Referencias
Las distintas entidades que componen el SGDEA (clases, expedientes, volmenes,
documentos de archivo) precisan identificadores nicos cada vez que se considere la
entidad en cuestin. Esta caracterstica se debe extender a todo el SGDEA o bien al
nivel jerrquico pertinente. Dado que los requisitos de tales referencias coinciden, en
este captulo hemos agrupado los de las clases, expedientes, volmenes y documentos
de archivo.
Bsqueda, recuperacin y presentacin
Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere
expedientes y documentos de archivo. Esta opcin abarca la bsqueda cuando se
desconocen detalles concretos y su presentacin. La presentacin consiste en crear una
representacin en pantalla (visualizacin en pantalla) o en su impresin, o bien en su
reproduccin en vdeo o en audio (vase el Glosario, en la seccin 13.1).
El acceso a expedientes y documentos de archivo y su posterior visualizacin exigen
una gama amplia y flexible de funciones de bsqueda, recuperacin y presentacin que
respondan a las necesidades de los distintos tipos de usuarios.
Aunque esta caracterstica puede no considerarse una funcin clsica de la gestin de
documentos de archivo, en el presente documento se describe la funcionalidad
261

necesaria, dado el escaso valor que tendra un SGDEA desprovisto de buenos

instrumentos de recuperacin.
En la seccin 8.1 se enumeran los requisitos de la bsqueda y la recuperacin. Los
relacionados con la presentacin se dividen en tres secciones: en la seccin 8.2 se
enumeran los requisitos de la visualizacin en pantalla; la seccin 8.3 trata de la
impresin, y la 8.4 se ocupa de la presentacin de los documentos de archivo que no se
pueden imprimir.
Seguridad
Todas las caractersticas y funcionalidades descritas en el presente captulo deben estar
sujetas a los controles de acceso descrito en la presente especificacin, incluido los
controles de seguridad. En otras palabras, el SGDEA nunca debe presentar a un usuario
informacin que ste no tenga derecho a recibir. Para simplificar las cosas se parte de
esta premisa, que no se repetir en la exposicin detallada de los requisitos.

Funciones administrativas
Teniendo en cuenta que en las organizaciones es frecuente cierto grado de
transformacin, los instrumentos de apoyo y mantenimiento de los SGDEA han de dar
cabida a esta posibilidad. Adems, un SGDEA debe dotar al administrador de medios
que le permitan modificar el nmero de usuarios, aumentar las exigencias en cuanto a
capacidad de almacenamiento, proceder a la recuperacin tras un fallo del sistema y
efectuar un seguimiento de los errores de ste.
Algunos de estos instrumentos puede aportarlos el SGDE asociado o bien el sistema de
gestin de bases de datos.
Se enumeran los requisitos relativos a la administracin general (seccin 9.1), a los
informes del sistema (seccin 9.2) y a la disociacin de datos (seccin 9.3).
Administracin general
Esta seccin trata de los requisitos relativos a la gestin de los parmetros del sistema,
a las copias de seguridad y a la restauracin, a la gestin del sistema y a la
administracin de usuarios.
Otras funcionalidades
Este captulo trata de ciertos requisitos que pueden resultar pertinentes en relacin con
funcionalidades estrechamente relacionadas con la gestin de documentos electrnicos
de archivo. Aborda los requisitos de la gestin de documentos de archivo tradicionales
dentro del SGDEA, la gestin de documentos, los flujos de tareas, las firmas electrnicas
y otros mecanismos de autenticacin.
262

Esta especificacin no aborda la necesidad de mantener documentos de archivo

tradicionales. Tal necesidad puede existir o no, en funcin de los entornos normativos y
legislativos; pero cuando exista ser preciso extremar el cuidado en la conservacin de
la integridad y la disponibilidad del conjunto de documentos electrnicos de archivo y
documentos de archivo tradicionales. De estas cuestiones se deberan ocupar las
polticas organizativas correspondientes.
En cada caso, se ofrece una visin de los requisitos generales, y, dado que stos no
definen las funciones bsicas de un SGDEA, se tratan deliberadamente de un modo ms
bien indicativo.
En cada seccin de este captulo se tratan los requisitos de un mbito concreto:
En la seccin 10.1, gestin de documentos de archivo no electrnicos.
En la seccin 10.2, conservacin y eliminacin de expedientes mixtos.
En la seccin 10.3, gestin de documentos.
En la seccin 10.4, flujo de tareas.
En la seccin 10.5, firmas electrnicas.
En la seccin 10.6, encriptacin.
En la seccin 10.7, filigranas electrnicas, etc.
En la seccin 10.8, interaccin y apertura

263

En este link se encuentra toda la norma referente a Moreq. Se recomienda la lectura de

este tema.
http://www.mcu.es/archivos/docs/moreq.pdf
http://www.europa.eu.int/ispo/ida
http://www.dlmforum.eu.org
http://www.cornwell.co.uk/moreq

264

18. Delitos contra la informacin.

Existen tres clases de delitos contra la informacin:
Atentados contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos
y de los sistemas informticos
Delitos contra derechos de autor
El delito de falsedad del documento
18.1 Atentados contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de
datos y de los sistemas informticos

Ley 1273 de 2009, artculo 1:

El que, sin autorizacin o por fuera de lo acordado, acceda en todo o en parte a un
sistema informtico protegido o no con una medida de seguridad, o se mantenga dentro
del mismo en contra de la voluntad de quien tenga el legtimo derecho a excluirlo,
incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en
multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes.
El que, sin estar facultado para ello, impida u obstaculice el funcionamiento o el acceso
normal a un sistema informtico, a los datos informticos all contenidos, o a una red de
telecomunicaciones, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y
seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes,
siempre que la conducta no constituya delito sancionado con una pena mayor.
El que, sin orden judicial previa intercepte datos informticos en su origen, destino o en
el interior de un sistema informtico, o las emisiones electromagnticas provenientes de
un sistema informtico que los transporte incurrir en pena de prisin de treinta y seis
(36) a setenta y dos (72) meses.
El que, sin estar facultado para ello, destruya, dae, borre, deteriore, altere o
suprima datos informticos, o un sistema de tratamiento de informacin o sus partes o
componentes lgicos, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y
seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes.
El que, sin estar facultado para ello, produzca, trafique, adquiera, distribuya, venda,
enve, introduzca o extraiga del territorio nacional software malicioso u otros programas
de computacin de efectos dainos, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48)
a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga,
compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, enve, compre, intercepte, divulgue,
265

modifique o emplee cdigos personales, datos personales contenidos en ficheros,

archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrir en pena de prisin de cuarenta
y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mnimos
legales mensuales vigentes.
El que con objeto ilcito y sin estar facultado para ello, disee, desarrolle, trafique, venda,
ejecute, programe o enve pginas electrnicas, enlaces o ventanas emergentes,
incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en
multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes, siempre que la
conducta no constituya delito sancionado con pena ms grave.
En la misma sancin incurrir el que modifique el sistema de resolucin de nombres de
dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a una IP diferente en la creencia de
que acceda a su banco o a otro sitio personal o de confianza, siempre que la conducta
no constituya delito sancionado con pena ms grave.
La pena sealada en los dos incisos anteriores se agravar de una tercera parte a la
mitad, si para consumarlo el agente ha reclutado vctimas en la cadena del delito.
Las penas imponibles de acuerdo con los artculos descritos en este ttulo, se
aumentarn de la mitad a las tres cuartas partes si la conducta se cometiere:
1. Sobre redes o sistemas informticos o de comunicaciones estatales u oficiales o del
sector financiero, nacionales o extranjeros.
2. Por servidor pblico en ejercicio de sus funciones.
3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la informacin o por quien
tuviere un vnculo contractual con este.
4. Revelando o dando a conocer el contenido de la informacin en perjuicio de otro.
5. Obteniendo provecho para s o para un tercero.
6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional.
7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe.
8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administracin, manejo o
control de dicha informacin, adems se le impondr hasta por tres aos, la pena de
inhabilitacin para el ejercicio de profesin relacionada con sistemas de informacin
procesada con equipos computacionales.

266

18.2 Delitos contra los derechos de autor

Violacin a los derechos morales de autor
Ley 890 de 2004, artculo 14
Incurrir en prisin de treinta y dos (32) a noventa (90) meses y multa de veinte seis
punto sesenta y seis (26.66) a trescientos (300) salarios mnimos legales mensuales
vigentes quien:
1. Publique, total o parcialmente, sin autorizacin previa y expresa del titular del
derecho, una obra indita de carcter literario, artstico, cientfico, cinematogrfico,
audiovisual o fonograma, programa de ordenador o soporte lgico.
2. Inscriba en el registro de autor con nombre de persona distinta del autor
verdadero, o con ttulo cambiado o suprimido, o con el texto alterado, deformado,
modificado o mutilado, o mencionando falsamente el nombre del editor o
productor de una obra de carcter literario, artstico, cientfico, audiovisual o
fonograma, programa de ordenador o soporte lgico.

3. Por cualquier medio o procedimiento compendie, mutile o transforme, sin

autorizacin previa o expresa de su titular, una obra de carcter literario, artstico,
cientfico, audiovisual o fonograma, programa de ordenador o soporte lgico.
Pargrafo. Si en el soporte material, cartula o presentacin de una obra de carcter
literario, artstico, cientfico, fonograma, videograma, programa de ordenador o soporte
lgico, u obra cinematogrfica se emplea el nombre, razn social, logotipo o distintivo del
titular legtimo del derecho, en los casos de cambio, supresin, alteracin, modificacin o
mutilacin del ttulo o del texto de la obra, las penas anteriores se aumentarn hasta en
la mitad.
Ley 1032 de 2006, artculo 2
Incurrir en prisin de cuatro (4) a ocho (8) aos y multa de veintisis punto sesenta y
seis (26.66) a mil (1.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes quien, salvo las
excepciones previstas en la ley, sin autorizacin previa y expresa del titular de los
derechos correspondientes:
1. Por cualquier medio o procedimiento, reproduzca una obra de carcter literario,
cientfico, artstico o cinematogrfico, fonograma, videograma, soporte lgico o
programa de ordenador, o, quien transporte, almacene, conserve, distribuya, importe,
venda, ofrezca, adquiera para la venta o distribucin, o suministre a cualquier ttulo
dichas reproducciones.

267

2. Represente, ejecute o exhiba pblicamente obras teatrales, musicales, fonogramas,

videogramas, obras cinematogrficas, o cualquier otra obra de carcter literario o
artstico.
3. Alquile o, de cualquier otro modo, comercialice fonogramas, videogramas, programas
de ordenador o soportes lgicos u obras cinematogrficas.
4. Fije, reproduzca o comercialice las representaciones pblicas de obras teatrales o
musicales.
5. Disponga, realice o utilice, por cualquier medio o procedimiento, la comunicacin,
fijacin, ejecucin, exhibicin, comercializacin, difusin o distribucin y representacin
de una obra de las protegidas en este ttulo.
6. Transmita, fije, reproduzca o, por cualquier medio sonoro o audiovisual, divulgue las
emisiones de los organismos de radiodifusin.
7. Recepcione, difunda o distribuya por cualquier medio las emisiones de la televisin por
suscripcin.
Ley 1032 de 2006, artculo 1
Incurrir en prisin de cuatro (4) a ocho (8) aos y multa de veintisis punto sesenta y
seis (26.66) a mil (1.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, quien:
1. Supere o eluda las medidas tecnolgicas adoptadas para restringir los usos no
autorizados.
2. Suprima o altere la informacin esencial para la gestin electrnica de derechos, o
importe, distribuya o comunique ejemplares con la informacin suprimida o alterada.
3. Fabrique, importe, venda, arriende o de cualquier forma distribuya al pblico un
dispositivo o sistema que permita descifrar una seal de satlite cifrada portadora de
programas, sin autorizacin del distribuidor legtimo de esa seal; o, de cualquier
forma, eluda, evada, inutilice o suprima un dispositivo o sistema, que permita a los
titulares del derecho controlar la utilizacin de sus obras o fonogramas, o les posibilite
impedir o restringir cualquier uso no autorizado de estos.
4. Presente declaraciones o informaciones destinadas directa o indirectamente al pago,
recaudacin, liquidacin o distribucin de derechos econmicos de autor o derechos
conexos, alterando o falseando, por cualquier medio o procedimiento, los datos
necesarios para estos efectos.

18.3 Falsedad en documentos

268

Artculo 286. Falsedad ideolgica en documento pblico. <penas aumentadas por el

artculo 14 de la ley 890 de 2004, a partir del 1o. De enero de 2005. El texto con las
penas aumentadas es el siguiente:>
El servidor pblico que en ejercicio de sus funciones, al extender documento pblico que
pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad,
incurrir en prisin de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e
inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de ochenta (80) a ciento
ochenta (180) meses.
Artculo 287. Falsedad material en documento pblico. <penas aumentadas por el
artculo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las
penas aumentadas es el siguiente:>
El que falsifique documento pblico que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de
cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses.
Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, la
pena ser de sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses e
inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas de ochenta (80) a ciento
ochenta (180) meses.
Artculo 288. Obtencin de documento pblico falso. <penas aumentadas por el artculo
14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. De enero de 2005. El texto con las penas
aumentadas es el siguiente:>
El que para obtener documento pblico que pueda servir de prueba, induzca en error a
un servidor pblico, en ejercicio de sus funciones, hacindole consignar una
manifestacin falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrir en prisin de
cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses.
Artculo 289. Falsedad en documento privado. <penas aumentadas por el artculo 14 de
la ley 890 de 2004, a partir del 1o. De enero de 2005. El texto con las penas aumentadas
es el siguiente:>
El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrir, si lo usa, en
prisin de diecisis (16) a ciento ocho (108) meses.
Artculo 290. Circunstancia de agravacin punitiva. <artculo modificado por el artculo
53 de la ley 1142 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
La pena se aumentar hasta en la mitad para el copartcipe en la realizacin de
cualesquiera de las conductas descritas en los artculos anteriores que usare el
documento, salvo en el evento del artculo 289 de este Cdigo.
Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, la pena
se incrementar en las tres cuartas partes.
269

Artculo 291. Uso de documento falso. <artculo modificado por el artculo 54 de la ley
1142 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El que sin haber concurrido a la falsificacin hiciere uso de documento pblico falso que
pueda servir de prueba, incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos.
Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, el mnimo
de la pena se incrementar en la mitad.
Artculo 292. Destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico.<penas
aumentadas por el artculo 14 de la ley 890 de 2004, a partir del 1o. De enero de 2005.
El texto con las penas aumentadas es el siguiente:>
El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento pblico que pueda
servir de prueba, incurrir en prisin de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro
(144) meses.
Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, se
impondr prisin de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180) meses e inhabilitacin
para el ejercicio de derechos y funciones pblicas por el mismo trmino.
Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carcter judicial, la pena se
aumentar de una tercera parte a la mitad.
Artculo 293. Destruccin, supresin y ocultamiento de documento privado.<penas
aumentadas por el artculo 14 de la ley 890 de 2004, a partir del 1o. De enero de 2005.
El texto con las penas aumentadas es el siguiente:>
El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda
servir de prueba, incurrir en prisin de diecisis (16) a ciento ocho(108) meses.
Artculo 294. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresin
de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecnico o
tcnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que
tengan capacidad probatoria.
Artculo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de
las conductas descritas en este captulo, con el fin de obtener para s o para otro medio
de prueba de hecho verdadero, incurrir en multa.

270

19. Seguridad de la informacin

Medidas de seguridad en el manejo de los documentos
La seguridad exige un tratamiento cuidadoso en el manejo de la documentacin, se
deben aplicar las siguientes medidas de seguridad:
Establecer grados de confidencialidad y divulgacin, lo que debe ser determinado
por los niveles jerrquicos superiores.
Adecuada capacitacin al personal que debe manejar documentos, dejando clara
la forma como se reciben, quin los utiliza, cmo se movilizan, dnde permanecen
y la forma como se devuelven o archivan.
Contemplar la destruccin de documentos inservibles o innecesarios, incluyendo
copias de papel qumico, borradores, copias defectuosas, copias sobrantes, etc.
Ejercer control sobre la fotocopiadora para que se procesen solamente
documentos autorizados y en el nmero de ejemplares ordenado debiendo ser
destruidas las copias defectuosas o sobrantes.
Los usuarios de los computadores deben mantener bien seguros los dispositivos
como memorias USB, cds y dvd. Tambin deben tener clave de seguridad para
poder acceder a los archivos y cambiar la clave peridicamente.
No dejar a la vista documentos importantes de la organizacin, en particular en la
noche o los fines de semana, estos deben quedar bajo llave.
Cuando haya documentos pendientes sobre el escritorio, colocarlos sobre con la
parte escrita hacia abajo.
Cerrar todos los estantes, armarios, archivadores, gavetas, etc. Cuando no estn
en uso.
En las basuras pueden salir documentos o elementos importantes. Para el control
y evaluacin de los documentos se debe proceder de la siguiente forma:
o No botar a la basura hojas completas de documentos, borradores o
manuscritos que contengan informacin sensible.
o Ubicar picapapeles en los lugares donde hay informacin confidencial
o Usar los picapapeles para la eliminacin de documentos
o Capacitar al personal de aseo en estos temas
271

 Especial control debe ejercerse sobre los documentos enviados con mensajeros
con el fin de asegurar que los lleven a su destino, que no sean desviados y que
no puedan ser fotocopiados o mostrados a personas diferentes al destinatario.
Seguridad en los archivos
Los estantes, armarios, archivadores, gavetas, etc. deben permanecer cerrados,
cuando no estn en uso.
Los documentos clasificados como confidenciales deben permanecer en
archivadores con seguridad especial.
Las copias de las llaves, deben estar debidamente clasificadas y marcadas con
una clave, deben permanecer bajo la responsabilidad de cada divisin. Si se
extrava una llave debe procederse en forma inmediata a cambiar las guardas.
Cuando, por razones de trabajo, se preste un documento del archivo se debe
elaborar un recibo identificando quin lo retir, su firma, fecha en la cual Sali y
fecha en que debe ser devuelto.
Los archivos electrnicos, los computadores y las claves de acceso a los archivos
deben permanecer con la debida proteccin.
Es aconsejable mantener copia de los archivos importantes en sitios seguros,
fuera de la oficina.
Elementos
Algunos elementos claves pueden ser sustrados para obtener informacin sobre
actividades y desarrollos de la compaa, especialmente en el rea tcnica. Estos deben
permanecer con la seguridad y los controles adecuados.
Elementos de valor de propiedad de la empresa o de los trabajados pueden ser
hurtados, especialmente si son de tamao pequeo. stos deben permanecer
con la debida seguridad.
El responsable de cada oficina deber tener un inventario de los elementos que
estn bajo su responsabilidad y marcndolos, si es posible.
Al llegar, tomar algunos segundos para constatar que todo est en orden, que no
falte algo y que no haya nada extrao.
No dejar dinero, joyas o artculos de valor en los estantes o escritorios.
Al ausentarse por el trmino de la jornada laboral u otra causa, constatar que todo
quede en orden y con la debida seguridad.
272

 Tener en cuenta que el orden ayuda a la seguridad. En una oficina desordenada

fcilmente pueden perderse documentos, elementos o informacin sin que se
detecte oportunamente.

Seguridad de la Informacin
De acuerdo con lo expuesto por DOYLE, Murielle y FRNIRE, Andr. La preparacin
de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas: un estudio
Ramp. UNESCO, 1991. Vol. 0, P. 40-41. Se deber observar en relacin con la
seguridad de los documentos lo siguiente:
La proteccin de documentos esenciales va ms all de las medidas habituales de
proteccin de los documentos contra incendios, robos, inundaciones, actos de
vandalismo y sustancias peligrosas, existe una serie de recursos preventivos para
proteger contra catstrofes naturales y guerras.
La tarea de elaboracin y aplicacin de un programa de proteccin de documentos
esenciales recae generalmente en el seno de una organizacin gubernamental, sobre
el responsable de la gestin de documentos administrativos. Dicho programa
constituye un complemento del plan de un organismo para situaciones de urgencia.
La primera etapa en la implantacin de un programa de este tipo consiste en identificar
y evaluar, con la ayuda de los gestores responsables de las actividades esenciales
del organismo, cuales son los documentos esenciales para el mantenimiento de los
servicios suministrados o para la reanudacin de las actividades en caso de desastre.
Estos documentos son los que contribuyen a garantizar los derechos fundamentales
de la administracin, as como sus obligaciones legales y financieras.
Acto seguido se deben prever para todos los documentos considerados esenciales,
medidas de proteccin, empezando por la elaboracin de un ejemplar de seguridad.
Ese ejemplar en soporte idntico o en otro soporte ha de depositarse en un local
especialmente habilitado con todas las garantas de seguridad y condiciones
adecuadas de conservacin. En cualquier caso es fundamental actualizar
peridicamente las informaciones obtenidas en los ejemplares de seguridad. En caso
de catstrofe estos ejemplares deben ser rpidamente accesibles y se asegurara la
disponibilidad del equipo y el personal necesarios para la explotacin de dichas
informaciones esenciales.
En las organizaciones que hagan uso de los sistemas informticos utilizados para el
procesamiento de datos deben estar sujetos a mecanismos de control desde la
concepcin misma de los documentos y tienen por objeto garantizar la integridad y
confidencialidad de los datos RAMP.

273

 La especificidad de los documentos en soporte electrnico y la importancia de los

gastos que presupone justifican el hecho de encomendar la coordinacin de la gestin
de documentos electrnicos al organismo central.
Estos documentos deben inscribirse en la tabla de retencin y/o valoracin documental,
con el fin de poder administrar correctamente los espacios (destruccin de datos
caducos y conservacin de los que poseen valor histrico o de investigacin).
Habida cuenta de la vulnerabilidad de estos datos, se deben adoptar medidas de
control especficas que regulen el acceso y permitan proteger su confidencialidad e
integridad.

Un sistema de localizacin adecuado permitir una gestin eficaz de los datos

almacenados con soporte magntico y facilitara su actualizacin.

La relativa fragilidad del soporte informtico exige el uso de cintas magnticas de

calidad, as como la instauracin de un programa de mantenimiento, en el que se
prevea el rebobinado peridico de las cintas con un largo periodo de conservacin.
La conservacin en condiciones seguras de estos documentos se efecta en locales
especialmente habilitados, al amparo de desastres naturales o accidentales, de robos
o usos indebidos, de campos magnticos o de diferencias trmicas o hidromtricas
excesivas.

Importa aadir a estas consideraciones todas las relativas a la gestin de

documentos esenciales, particularmente en lo que respecta a la realizacin de copias
de seguridad que deben ser depositadas en otros lugares, y cuyo traslado debe
efectuarse en las condiciones de seguridad requeridas.

Idnticas medidas de proteccin se imponen para la documentacin sobre la

elaboracin de sistemas y sus actualizacin o recuperacin en caso de desastre.
Es esencial proceder a la destruccin, una vez concluida su vida activa, de masas
considerables de informes reproducidos en programas informticos, con objeto de
disminuir el volumen de informacin que se conserva.
Estos principios se aplican tambin a la gestin de documentos en disco flexible
producidos con la asistencia de medios magnticos.
Para el caso colombiano el ICONTEC ofrece la norma NTC-BS 7799-2 Sistemas de
gestin de la seguridad de la informacin (SGSI). Establecer, implementar, operar,
mejorar un SGSI, documentando riesgos del negocio global para formular controles
de seguridad adoptados por las organizaciones

274

20.

Gestin documental enfocada en Oficina Cero Papel

El concepto de ocina Cero Papel se relaciona con la reduccin ordenada del uso del
papel mediante la sustitucin de los documentos en fsico por soportes y medios
electrnicos.
Es un aporte de la administracin electrnica que se representa en la creacin, gestin y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos, gracias a la
utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC).
La ocina Cero Papel no propone la eliminacin total de los documentos en papel. La
experiencia de pases que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos ya que el
Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilizacin de
medio fsicos o en papel.
En el proceso de oficina Cero Papel, es indispensable que se apliquen correctamente los
principios de gestin documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad,
fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la informacin bajo las condiciones y durante
el tiempo que las normas vigentes lo requieran.
Beneficios de la gestin documental enfocada a Oficina Cero Papel

Organizaciones ms productivas
Procesos y servicios ms efectivos
Uso ptimo de los recursos
Buenas prcticas de gestin documental
Disminucin de papel, materiales de archivo y almacenamiento
Mejorar el acceso a la informacin
Mayor control y seguridad de la informacin
Eliminar la duplicidad de documentos
Disminuir el tiempo de localizacin y bsqueda de documentos
Reducir necesidades de espacio y almacenamiento
Mejorar el entorno de trabajo
Mejorar las comunicaciones
Contribuir con en medio ambiente en aspectos como:
o Reduccin de papel y residuos
o Disminucin del consumo de recursos naturales empleados en la
fabricacin de papel (rboles, energa y agua)
o Disminuir el consumo de energa en impresoras y fotocopiadoras
o Reducir la contaminacin (residuos como cartuchos, etc.)
Contribuir al desarrollo sostenible, consumo responsable de recursos que no
comprometa el desarrollo social y ambiental de generaciones futuras.

275

La implementacin de la iniciativa Cero Papel en las entidades est formada por cuatro
Principios bsicos:
1. Los procesos y procedimientos.
2. La cultura organizacional.
3. La gestin documental y la normatividad vigente
4. La tecnologa
El Gobierno Nacional se encargar de adquirir e implementar las herramientas
tecnolgicas o equipos, sin olvidar los ajustes normativos necesarios. Por su parte las
entidades debern promover activamente el cambio de cultura y ajustar los procesos y
procedimientos que se requieran. Como parte de la preparacin para la implementacin
del modelo de Cero Papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones bsicas:
Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin
electrnica de documentos
Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel
Formulacin de indicadores que permitan controlar los avances e identificar donde
se pueden llevar a cabo las mejoras
Equipo humano: identificar e involucrar a las personas lderes dentro del grupo de
trabajo en la implementacin de Cero Papel dentro de las entidades
Comunicacin: Difundir la iniciativa por mltiples canales y promover el cambio de
cultura y hbitos en cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos para
la administracin de documentos electrnicos de archivo.
Estrategias para reducir papel
Fotocopiar e imprimir a doble cara
Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de
la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos,
espacio de almacenamiento, se reduce el peso, los documentos son ms cmodos para
grapar, archivar y transportar.
Se recomienda la utilizacin de fotocopiadoras que puedan fotocopiar por ambas caras
de forma automtica.
Para esta recomendacin es importante que el sistema de gestin documental
especifique que documentos no se deben imprimir ni fotocopiar por las dos caras.
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes
tamaos, de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas por hoja, lo
que para revisin de borradores resulta muy apropiado. Igualmente se recomienda
imprimir en calidad borrador.
276

Elegir el tamao y fuente pequeos

Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresora de borradores (por ejemplo
10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla del computador utilice una letra ms
grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, esto permite aprovechar mejor el rea de
impresin de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales se deber utilizar las fuentes y
tamaos determinados pro el programa de gestin documental.
Configuracin correcta de las pginas
Cuando las impresiones salen mal, frecuentemente se debe a que no verificamos la
configuracin de los documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos
desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para
asegurarse que el documento se encuentre bien configurado.
En el caso de borradores o documentos internos pueden usarse mrgenes ms
pequeos, en los informes y oficios definitivos se debe utilizar los mrgenes definidos
por los manuales y directrices del sistema de gestin documental.
Revisar y ajustar los formatos
Otra estrategia es la de mejorar el uso de los espacios en los formatos usados por las
entidades con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es
necesaria la revisin de los procedimientos que se llevan a cabo para identificar la
posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, tambin es importante
reducir el nmero de copias elaboradas.
Lectura y correccin en pantalla
Durante la elaboracin de un documento es comn que se corrija dos y tres veces antes
de su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el
doble de papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el
computador para hacer la revisin en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la
posibilidad de utilizar correctores ortogrficos y gramaticales antes de la orden de
impresin. De esta manera se imprime la versin final de los documentos para su firma o
radicacin.
Evitar copias e impresiones innecesarias

Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares de un mismo

documento si son realmente indispensables. En la mayora de los casos existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el
correo electrnico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.
277

Un ejemplo de impresiones innecesarias pueden ser los correos electrnicos que

pueden ser ledos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del
computador. Si no sabe cmo hacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos
solicite la colaboracin de los expertos en informtica de la entidad.
Guardar archivos no impresos en el computador
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos se recomienda
almacenarlos en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro medio
tecnolgico que permita conservar temporalmente dicha informacin. Es importante que
las entidades cuenten con las polticas claras sobre la forma de nombrar, clasificar y
almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen
su recuperacin y acceso para consulta.
Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
Es importante que todos los colaboradores conozcan el correcto funcionamiento de las
impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel que se
deriva de errores en su utilizacin. De ser necesario, debern realizarse sesiones de
entrenamiento sobre el manejo de estos equipos.
Reutilizar el papel usado por una cara
Se utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para impresin de borradores,
toma de notas, impresin de formatos a diligenciar de formato manual, lista de asistencia,
entre otros.
Reciclar
El reciclaje de papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin de
papel, as como la emisin de elementos contaminantes. Por al motivo las empresa y los
colaboradores debern mantener polticas y acciones que faciliten el reciclaje de papel.
Promover la implementacin de herramientas de tecnologa
Uso de intranet
La mayora de las entidades deben aprovechar al mximo sus servicios de red interna y
sus portales de intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnologas se puede
evitar la impresin innecesaria de documentos, publicados o compartidos, incluyendo
aquellos de gran tamao que no admiten correo electrnico.
Uso del correo electrnico
El correo electrnico es una herramienta importante para compartir informacin y evitar
el uso de papel, se deben establecer en el manual de gestin documental las polticas
para el manejo de los correos electrnicos, como por ejemplo:
278

 No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable.

En caso de necesitar la impresin, revisar el documento y eliminar aquello que no
aporte informacin importante como los textos de este mensaje puede contener
informacin confidencial, etc.
Uso de herramientas de colaboracin
Las herramientas de colaboracin como espacios virtuales de trabajo, programas de
mensajera instantnea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos,
aplicaciones para uso y edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer
oportunidades importantes para intercambiar informacin de forma rpida y efectiva,
evitando la utilizacin del papel.
Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido
El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el
empleo de documentos electrnicos, bien sea que hayan sido escaneados desde un
original en fsico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas, programas
de diseo, entre otras herramientas informticas.
Fuentes:
El libro verde de la ocina. Departamento Tcnico Administrativo del Medio
Ambiente DAMA. Bogot. 2006.
Programa de manejo sustentable para el uso ptimo de los recursos naturales.
Ferrocarriles Nacionales de Mxico en Liquidacin. Mxico. 2007.
Acta: consejos para una vida sostenible. Greenpeace. Madrid. 2005.
Hazte amigo de los bosques: manual de autoayuda, prcticas para mejorar tu
relacin personal con los bosques. Guas de educacin ambiental. Ayuntamiento
de Barcelona. 2006.
Archivo General de la Nacin. Programa de Gestin Documental (PGD)
< http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >
Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). Por el
cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones ociales
en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas

279

280

20. Cdigo de tica para los archivistas

Ley 1409 de 2010 que regula la profesin archivstica.
(Anexo archivo de la Ley)
Este cdigo de tica establece elevadas normas de comportamiento para los archivista.
Introduce en ellas a los profesionales que se inician y les recuerda a los veteranos su
responsabilidad fundada en la confidencialidad y experiencia de sus colegas.
El trmino archivista aqu utilizando, involucra a todo aquel que se ocupa del control,
cuidado, custodia, preservacin y administracin de los documentos de archivo.
La puesta en prctica de este cdigo ser facilitada por polticas y prcticas que para tal
fin adopten las organizaciones archivsticas.
Este cdigo tiene como objeto establecer un marco tico que sirva de gua a los
archivista en general, pero no se propone dar soluciones a problemas particulares.
Constituyen el cdigo de tica tanto los principios generales planteados como los
comentarios a ellos.
Hacer realidad los planteamientos de este cdigo depende en buena medida de la
voluntad de las instituciones y de las asociaciones de archivistas, la cual puede
manifestarse en esfuerzos educativos o en mecanismos para investigar y sancionar
conductas no ticas.
1. El archivista proteger la integridad de los bienes documentales que custodia
para que constituyan fiel testimonio del pasado.
La primera misin del archivista consiste en proteger la integridad de los documentos,
conservarlos y custodiarlos.
Simultneamente, velar por la legitimidad de los documentos, factor que, en ocasiones,
puede entrar en conflicto con intereses y derechos de empleados, propietarios, usuarios,
y en contradiccin con el pasado, el presente y el futuro.
Actuar siempre con objetividad e imparcialidad. Resistir las presiones provenientes de
cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar los
hechos.
2. El archivista valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su
contexto histrico, legal, administrativo y documenta, manteniendo el principio de
procedencia de los documentos de archivo.

281

El archivista proceder de acuerdo con los principios archivsticos generales aceptados y

practicados. Tendr en cuenta la creacin, conservacin y difusin de la informacin en
aportes tradicionales, as como la contenida en medios electrnicos y los multimedia. Se
interesar por seleccionar y recibir documentos para salvaguardarlos y conservarlos en
los archivos que tiene a su cargo, as como por ordenarlos, de escribirlos y difundirlos,
facilitando su consulta. Valorar imparcialmente el material, basndose en el
conocimiento de los requerimientos que presenten las instituciones administrativas y en
las polticas de adquisicin. Adelantar la ordenacin y descripcin de los documentos
que se haya decidido conservar de acuerdo con los principios archivsticos de
procedencia y orden original, y sistematizar la informacin tan pronto como los recursos
se lo permitan. Adquirir los documentos teniendo como base la misin de las
instituciones y los recursos con que cuentan, por ningn motivo las adquirir cuando
corran peligro su integridad o seguridad; y asegurar su preservacin en los lugares ms
apropiados. Cooperarn para que retornen al pas de origen documentos pblicos que
hubieren salido en tiempos de guerra u ocupacin.
3. El archivista evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad
de los documentos.
El archivista garantizar el valor de los documentos, incluyendo los soportes electrnicos
y los multimedia, durante todo el proceso archivstico: desde el ordenamiento y la
descripcin hasta la conservacin y la consulta. Toda seleccin se realizar utilizando
mtodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos. El reemplazo de originales
por otros formatos lo har de acuerdo con las normas legales y con el valor intrnseco e
informativo de los documentos. El archivista informar al usuario sobre los cambios
temporales de ubicacin de los documentos, en caso de estar restringido la consulta.
4. El archivista garantizar el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.
El archivista seleccionar los documentos para ser conservados o destruidos no slo
con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas u organizaciones
que los han producido y acumulado, sino tambin para que sean objeto de estudio en
diferentes investigaciones. Ser consciente de que adquirir documentos de dudoso
origen, aunque registran gran inters, puede estimular el comercio ilegal. Cooperar con
colegas y otras organizaciones judiciales en la persecucin y aprehensin de personas
sospechosas de hurtar documentos.
5. El archivista registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el
material que tiene a su cargo.
El archivista realizar acciones favorables para salvaguardar los documentos durante
todo su ciclo vital y cooperar con quienes los producen para aplicar nuevos formatos y
emplear nuevas formas de gestin de la informacin. Se preocupar no slo por
recuperar archivos existentes, sino que garantizar que los procesos de produccin de
documentos y el empleo de sistemas archivsticos se guen por procedimientos
adecuados para preservar su valor. En las negociaciones que adelanten los archivos
para que les sean transferidos documentos oficiales o privados se tendrn en cuenta: la
282

autoridad que los transfiere, el donante o vendedor, los acuerdos financieros, los
programas de procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso. El
profesional har un registro permanente de la documentacin que ha ingresado y el
trabajo archivstico y de conservacin realizado.
6. El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer
sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.
El archivista formular objetivos generales y particulares que involucren la totalidad de
los documentos que custodia. Ofrecer informacin imparcial a los usuarios y utilizar
todos los recursos que estn a su alcance para prestar sus servicios. No impondr
restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podr sugerir o
determinar lmites claramente establecidos y por un periodo definido. Deber observar
de manera plena e imparcial los acuerdos a los que se lleg en el momento de adquirir
los documentos, pero en aras de liberalizar el acceso, y segn las circunstancias, podr
renegociar las condiciones. Responder objetivamente y con espritu de colaboracin a
los requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimular la mayor
consulta de acuerdo con las polticas institucionales, los criterios de preservacin, las
condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en caso de
donacin. Explicar de manera imparcial las restricciones impuestas para la consulta de
los documentos.
7. El archivista respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la
documentacin dentro del marco de la legislacin vigente.
El archivista proteger el carcter privado de la documentacin institucional y personal
as como la referida a la seguridad nacional, sin recurrir a la destruccin de la
informacin, especialmente en el caso de los registros electrnicos que estn siendo
continuamente actualizados y corregidos. Respetar la privacidad de los individuos que
han producido los documentos o que son mencionados en ellos y en particular de
aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su opinin sobre el uso
o disposicin del documento.
8. El archivista no deber utilizar el beneficio propio o de terceros su posicin
especial y la confianza que la comunidad ha depositado en l.
El archivista se abstendr de realizar acciones que vayan en detrimento de su integridad,
objetividad e imparcialidad. No buscar beneficio personal, econmico o de otro tipo, en
detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas. No
recolectar a ttulo personal originales en el rea de su competencia, ni participar en el
comercio de documentos. Evitar realizar actividades que puedan crear en la opinin
pblica la apariencia de un conflicto de intereses. Podr consultar fondos documentales
institucionales para realizar investigaciones o publicaciones personales, las cuales sern
realizadas dentro de los mismos parmetros aplicados a otros usuarios de los mismos
fondos. No revelar ni har uso de la informacin obtenida en su trabajo cuyo acceso
sea restringido. Podr revisar o comentar investigaciones efectuadas en su campo,
incluyendo aquellas que han tomado fuentes documentales de su propia institucin.
283

Impedir a personas extraas a la profesin interferir en su trabajo y en sus obligaciones.

Impedir que su investigacin particular o sus intereses de publicacin interfieran con el
programa de trabajo o con las actividades administrativas de la organizacin donde
labora. En caso de que pretenda usar investigaciones inditas y otras que reposen en su
institucin como parte de sus propios estudios, deber notificar a los autores la intencin
de hacerlo.
9. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el
enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los
resultados de sus investigaciones y experiencias.
El archivista har todo lo posible para enriquecer su capacitacin personal y su
experiencia, para contribuir al desarrollo de su profesin y garantizar que quienes estn
a su alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para adelantar su tarea de
manera ptima.
10. El archivista trabajar conjuntamente con sus colegas as como con
profesionales de otras disciplinas para promover la conservacin y la utilizacin
de la herencia documental del mundo.
El archivista fortalecer la cooperacin y evitar conflictos con sus colegas cuando se
presenten desacuerdos y estimular la prctica de los valores ticos de su profesin.
Cooperar con miembros de disciplinas afines sobre la base de la comprensin y el
respeto mutuos.

284

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Guerrero Mateus Laura, deterioros ms comunes en el material de archivo,
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