LIVRE BLANC
DATAROOM ELECTRONIQUE
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UN NOUVEAU PARADIGME
JANVIER 2010
La vie des affaires est ponctuée dʼéchanges dʼinformations entre les acteurs économiques.
Ces échanges peuvent être internes, entre collaborateurs, ou externes dans le cadre par
exemple des relations clients - fournisseurs.
Les informations sont transmises directement aux équipes sur support papier ou support
électronique. La confidentialité nʼest pas assurée ; aucun reporting ne permet de connaître
précisément quels documents sont consultés et par qui…
Cette méthode est extrêmement risquée : les documents transitent sur le réseau internet et
peuvent être interceptés, des copies des documents sont conservées par les destinataires.
Lʼhypothèse dʼune rediffusion non-autorisée des documents est forte en raison de la facilité
dʼutilisation de lʼEmail.
DataRooms physiques
Les documents imprimés et regroupés sont mis à disposition dans une pièce fermée et
surveillée en permanence. Les experts de chaque équipe venant consulter les documents ont
accès de manière séquentielle à la pièce pour consulter les documents.
Cette méthode est longue à mettre en œuvre, coûteuse notamment en temps de transport et
présence sur site; lʼaccès aux documents est complexe, aucun reporting de consultation nʼest
possible.
Datarooms électroniques
Les document numérisés sont stockés sur un serveur sécurisé, accessible à distance par les
équipes dʼauditeurs. Les accès sont soumis à des règles strictes de droits de consultation,
routage, impression ou enregistrement des documents.
Cette méthode est économique en limitant les déplacements. Elle est sécurisée en permettant
un contrôle strict des conditions de consultation des documents. Elle est rapide car elle permet
aux différentes équipes de consulter simultanément lʼinformation de la dataroom.
Les praticiens des fusions acquisitions ont depuis longtemps intégré la sécurisation des
échanges dans la gestion des audits transactionnels en organisant le partage dʼinformations
entre les parties impliquées au sein de Dataroom.
Il existe cependant de nombreux autres évènements où lʼentreprise doit partager avec des
tiers des informations confidentielles et où les conséquences dʼune brèche dans la sécurité
des données peuvent être extrêmement dommageables :
Négociation de licences
Constat
Les services de datarooms électroniques sont apparus aux Etats-Unis au début des années
2000, initialement pour permettre lʼéchange dʼinformations sur le marché de la syndication de
prêts bancaires.
Ils se sont depuis concentrés sur les bénéfices évidents et immédiats de lʼutilisation de
lʼélectronique :
Cependant, les fournisseurs de solutions ont oubliés les utilisateurs dans cette démarche et
nʼont pas su adapter lʼoutil aux pratiques. Au contraire, il apparaît que ce sont plutôt les
pratiques qui ont du sʼadapter à lʼoutil.
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Voici pourquoi
La plupart des datarooms électroniques se targuent de présenter les documents avec une
ergonomie similaire aux logiciels de messagerie électronique (comme Microsoft Outlook). Ceci
pour placer les utilisateurs dans une logique de confort ʻà prioriʼ.
Erreur n°2 : Ne pas avoir pris en compte les contraintes de la lecture à lʼécran
Lorsque lʼon demande aux utilisateurs de services de dataroom quel est le plus grand défaut à
lʼutilisation de lʼélectronique, une majorité pointe un mauvais confort de lecture à lʼécran.
A tel point quʼil est loin dʼêtre rare que, contrairement à lʼobjectif recherché, les collaborateurs
impriment dʼune manière ou dʼune autre (par impression écran notamment) les documents
pour pouvoir travailler.
Les interfaces de consultation des documents proposées jusquʼalors cumulent les défauts :
possibilité limitée voire inexistante de pouvoir annoter ou prendre des notes sur le
document
En ne se focalisant pas sur lʼessentiel, cʼest à dire les modalités dʼaccès au contenu des
documents partagés, les fournisseurs de dataroom ont provoqués un sentiment négatif sur le
confort de lecture à lʼécran, et sur lʼutilisation de lʼélectronique.
Lors dʼune opération support à la mise en place dʼune dataroom, les interactions entre les
participants sont nombreuses, avec en premier lieu le flux de questions réponses entre les
parties. 5
Si les fournisseurs de dataroom ont bien intégrés la logique de questions/réponses, ils ont en
revanche oublié lʼaspect humain et la logique même du travail collaboratif. Il sʼagit bien
pourtant dʼun aspect essentiel, les professionnels travaillant au sein dʼéquipes et échangeant
des informations en permanence.
La proximité entre membres dʼune équipe dans une dataroom physique a été complètement
oubliée, laissant lʼindividu isolé derrière son écran.
Le concept de dataroom électronique est devenue une réalité. En 2007, plus de 30% des
transactions de sociétés (supérieures à 25M€) en Europe ont été réalisées en utilisant de tels
services.
Pour permettre aux dataroom de sʼintégrer définitivement comme la méthode de choix pour le
partage dʼinformations sécurisées, il faut repenser, ou définir, le code génétique du service en
inscrivant comme principes :
Lʼamélioration continue des attributs qui ont motivés lʼémergence du service et ses
bénéfices incontestables comparés aux autres solutions :
Rapidité dʼexécution
Par définition, les transactions donnant lieu à échanges sécurisés de documents impliquent
des équipes différentes pour chaque opération.
Les utilisateurs doivent pouvoir retrouver instantanément leurs marques lorsquʼils accèdent à
la dataroom transactionnelle. Ils ne doivent pas consacrer (ou perdre) du temps à se former à
lʼutilisation, chercher comment envoyer une alerte à un collaborateur, comment commenter ou
annoter un document.
La norme doit être le ʻzéro formationʼ, la prise en main doit être évidente, lʼutilisation intuitive.
La lecture des documents doit elle être placée au centre de lʼexpérience utilisateur.
Ainsi, une attention particulière doit être apportée à la qualité de la numérisation des
documents, la lecture de documents doit pouvoir se faire en plein écran avec de larges
possibilités dʼannoter les documents ou encore surligner les passages importants.
Mettre lʼutilisateur au centre du service, cʼest aussi lui permettre de retrouver en ligne le même
niveau dʼinteractivité avec ses collaborateurs que dans le monde physique.
Parmi les outils collaboratif à disposition des membres dʼune même équipe :
Si cette approche nʼest pas fondamentalement à remettre en cause (il faut effectivement
pouvoir fermer la dataroom si les utilisateurs le souhaitent), la dataroom doit être conçue
comme un compagnon permanent dʼinformation sur lʼentreprise, depuis sa création, et au
travers de ses mutations successives. Elle permet une valorisation à la demande de ses
actifs, aussi bien quʼun suivi de ses performances et de sa gestion dans le temps.
Pourquoi DiliTrust ?
Notre démarche est nouvelle. Elle consiste avant tout à prendre en compte les
besoins et le comportement naturel des utilisateurs professionnels et dans un second
temps utiliser le meilleur de la technologie pour proposer une solution adaptée,
performante et intuitive.
Nos efforts portent, au-delà de lʼévidente sécurité et performance de nos solutions, sur
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la conception de solutions originales permettant de répondre aux besoins naturels des
utilisateurs, par exemple en matière de lecture à lʼécran.
Appliquée aux autres secteurs et métiers la solution DiliTrust devient un outil puissant
mais toujours ultra intuitif et disponible dʼéchanges instantanés et sécurisés
dʼinformations entre professionnels offrant un niveau de collaboration interactive
inégalable.
A propos de DiliTrust
Fondée début 2009 par une équipe dʼexperts de lʼinformation financière et des nouvelles
technologies, DiliTrust est basée à Paris (France).
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