Sistemas ERP para la gestin empresarial integrada

Autores: Castalia Vargas 2011-0009, Yankarlo Tavarez 2014-2258, Vctor Rodrguez 2014-2323,
Jazmn Peralta 2014-2386.

Resumen
La necesidad de integracin de la informacin y procesos de las diversas reas de una
empresa es posible hoy da gracias a la seleccin e implantacin adecuada de un
software o sistema ERP. Cuando una empresa decide emigrar hacia una plataforma
tecnolgica de este tipo, tendr que tomar decisiones y medidas mucho ms all de la
simple adquisicin de un programa, un ERP conlleva un autocuestionamiento
organizacional profundo y cambios muy radicales; un resultado exitoso ser posible si
se cuidan los detalles y se toman las medidas de lugar, en este caso, se estara
logrando una poderosa herramienta para la gestin integrada de toda la organizacin.
Palabras claves: sistema ERP, implantacin, integracin, estrategia, gestin, costos,
cultura organizacional, ERP extendido, cadena de suministro.
Introduccin:
Los ERPs o sistemas de planificacin empresarial son softwares que administran,
interconectan y organizan la informacin de las diferentes reas de una empresa
facilitando la organizacin de sus datos, la comunicacin interna, el flujo y registro de
sus operaciones, y la elaboracin de informes1. Tienen su origen en la dcada de los 60
con la llegada de los ordenadores centralizados o mainframes y sus softwares MRP
para planificar la produccin automatizada en grandes industrias manufactureras. El
surgimiento de la PC, el acceso a redes, el avance tecnolgico en base de datos y una
conciencia de la importancia de la integralidad de los sistemas dio pie a que en los aos
90 se popularizaran los ERP2.

1 http://www.definicionabc.com/tecnologia/erp.php
2 Sieber, Sandra. Sistemas de Informacin Gerencial.

El nuevo milenio propici la extensin del sistema ERP hacia los proveedores y clientes,
con esta nueva modalidad de ERP extendido se comparti la informacin de la gestin y
los recursos internos de la organizacin con otras empresas de inters, abarcando
todos los componentes de la cadena de valor y conectndolos a travs de la Web.
Se estima que a nivel mundial unas 30 mil empresas ya han implantado un sistema
ERP, lamentablemente, no todas han obtenido los resultados esperados debido a
errores en la seleccin o implementacin. El objetivo de este ensayo es precisamentedilucidar la frmula para su correcta implantacin, siguiendo los consejos de la experta
en Sistemas de Informacin, Sandra Sieber, y de desarrolladores comerciales de este
tipo de programas, es posible reducir al mnimo los estragos de la transicin y resultar
gananciosos de la experiencia.
Los puntos de abordaje tambin abarcan cuando el ERP se expande hacia fuera, y
recorre la cadena de suministro, lo que implica una nueva etapa de relacin entre la
empresa con sus proveedores y clientes, teniendo as mltiples ventajas y tambin sus
consiguientes retos.
Desarrollo
La administracin ha decidido integrar todos los estamentos y operaciones de la
empresa dentro de una red de ordenadores, un sistema unificador. La nueva generacin
ha marcado la pauta, es un CEO con ideas vanguardistas que ha tomado las riendas y
redefinido el rumbo. Su idea es maravillosa, pero el cambio puede resultar arrollador.
La primera gran prueba para esta clase de directivos innovadores consistir en definir
una posicin con respecto al alcance de ese cambio, segn la experta Sandra Sieber
existen dos enfoques de la planeacin de sistemas: uno est orientado a alinear el
sistema con la estrategia de la empresa, y el otro disea a ambas simultneamente. En
cualquiera de los casos la empresa dispondr de una base de datos integrada que
reunir en un nico depsito todos los datos transaccionales de sus operaciones.
Es particularmente til reunir todos los datos y transacciones en un nico depsito
porque es frecuente que en los sistemas independientes se dupliquen los pedidos

desde diferentes reas, generando retrasos, informacin contrapuesta y errores. Lo

peor es que la situacin integral de un cliente es difcil de determinar cuando su estatus
crediticio o el curso de sus pedidos se encuentran en diferentes sistemas.
Todo esto plantea la necesidad de tener un espacio comn de datos al que acceden los
diversos departamentos para fines de consulta y que se actualice de forma constante.
Esto se conoce como sistema de informacin integrado o ERP.
La transferencia de informacin entre las diversas reas funcionales de una empresa,
conectar a produccin y ventas, a produccin y compras, a ventas y almacn, a
finanzas y contabilidad, a recursos humanos y todos los dems departamentos. Para
que Marketing pueda desplegar un plan de ventas efectivo deber tener acceso a los
costos y disponibilidad de produccin, para as establecer unos precios y plazos de
entrega adecuados. Esa interrelacin sistemtica parecera inminente para cualquier
empresa.
El segundo gran reto, y partiendo de que el o los directivos estarn internamente muy
bien asesorados por su personal contratado para las TICs, para elegir la mejor opcin
de las tantas que ofrece el mercado de los ERP cuidando de que el software presente
las siguientes caractersticas: una nica entrada del dato, detalle de sus atributos y
enlace con todas las reas que lo requieran, un nico usuario responsable de su
actualizacin constante y acceso restringido a usuarios de informacin de carcter ms
confidencial; tambin, debe respaldar debidamente la base de datos y registrar todo el
historial de acceso y entradas.
Es muy probable que surja el dilema de desarrollar un sistema propio hecho segn el
modus operandi de la empresa o comprar un software empresarial estndar que mejor
le ofrezca soluciones. En estos casos, el bolsillo y las necesidades tendrn la ltima
palabra.
Tanto el uno como el otro tiene sus pro y contras, pero Sandra Sieber argumenta que
desarrollar un sistema propio supone demasiado dinero y trabajo sin que ello le vaya a
representar a la empresa alguna ventaja competitiva o diferenciacin en el mercado. Es

preferible optar por el sistema estndar, ms econmico y que hace la funcin, aunque
no sea a la medida.
Entre los beneficios que conlleva un sistema ERP cabe destacar: el control de los
procesos departamentales, la optimizacin y dinamismo de las actividades, la
agilizacin y flexibilidad en inventarios, la reduccin del tiempo para llegar al mercado o
time market, la mejora de servicio al cliente y del estatus de los pedidos en curso, y la
estandarizacin y control unificado de los RRHH.
Los costos de un ERP dependern del sistema, el proveedor, el soporte y su viabilidad a
corto, mediano o largo plazo. Segn Sieber, un proyecto ERP tpico incorpora cinco
categoras de costes: software, hardware (infraestructura), equipo de implantacin,
formacin y consultora.

Pero tambin habr que contemplar una serie de costos

ocultos que se derivan de las dificultades en la integracin, como son las horas no
productivas de los usuarios dedicadas a los entrenamientos, el proceso de anlisis y
conversin de los datos y los problemas de arranque en la implantacin.
El tercer gran reto para los directivos de la organizacin, luego de haber elegido el ERP
adecuado, es asegurarse de que el implantador conozca a profundidad la cultura y
estructura de su empresa. Todos los factores claves para una implantacin exitosa de
un sistema ERP, como lo plantea Sandra Sieber apuntan en esa direccin y consisten
en : alinear los procesos del negocio y las funcionalidades del ERP, el involucramiento
de los directivos, la integracin de un equipo multifuncional a cargo de un director de
proyecto, la contratacin de consultores experimentados que transfieran conocimiento a
los expertos internos, una metodologa clara de implantacin, la familiarizacin
temprana de los usuarios, la mejora continua y el mantenimiento consuetudinario del
ERP.
En ese sentido, poner en una balanza el costo-beneficio de adherirse a un sistema
como ste es nuestra principal recomendacin. Y si opta por hacer el cambio hacia un
ERP, queda explcita la importancia de cuidar los detalles en el proceso de implantacin

Los sistemas de informacin para la gestin de la cadena de suministro

La cadena de suministro es el proceso por el que fluyen los productos desde el
proveedor hasta el cliente final3, este concepto desde su perspectiva ms actual enlaza
los cuatro eslabones principales de dicha cadena: proveedores, produccin, distribucin
y clientes a travs de un sistema de informacin que facilita el ciclo de reabastecimiento
en tiempo real.
La gestin efectiva de la cadena de suministro con un software SCM (Supply Chain
Management System tiene como objetivo tiene como objetivo la puntual produccin y
distribucin de mercanca, en la cantidad, tiempos y lugares adecuados, reduciendo
costes y optimizando el servicio.

Cabe destacar que existen riegos asociados a la implementacin a este tipo de sistema
tales como que el proveedor pueda manejar la informacin interna de los consumos y
otras informaciones que si se divulgan a la competencia puede ser que afecten la
competitividad por lo que para esto se debe gestionar un nivel de confiabilidad entre las
partes y ser amparado en una base legal.
Conclusin
Queda claro que la peculiaridad de cada empresa, su manera de ser y hacer, ser
transformada para siempre a partir de un sistema ERP. Cuando acudimos a un banco o
a una telefnica es fcilmente palpable como todas las operaciones giran alrededor del
sistema, en ms de una ocasin habremos sido tambin vctimas de sus fallas cuando
se cae y todo se detiene hasta su restauracin, he ah la importancia de tener un buen
software, una correcta implantacin y un buen respaldo de todos esos datos. Dichas
instituciones a travs de la Web obtienen informacin confidencial crediticia de sus
clientes o enlazan sus sistemas de cajeros automticos permitiendo retiros de usuarios
de otros bancos, un buen ejemplo de la ampliacin del sistema a clientes y
proveedores, o la integracin de los sistemas de informacin a la cadena de suministro.
Esa es solo la punta del iceberg, las instituciones realizan transferencias y

3 Sieber, S., Porta, V., & Valor, J. (2006). Los sistemas de informacin en la empresa actual: aspectos estratgicos y alternativas
tcticas

transacciones innumerables a travs de estos sistemas. Nuestra vida y economa estn

sustentadas en los ERP.
Llevar la empresa hacia la gestin integrada a travs de este tipo de sistema es una
decisin estratgica de vital importancia, que redunda en la seleccin y correcta
implantacin del sistema. Para los desarrolladores mexicanos del software ERP Integra
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente
trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin.4
En la Era de la Informacin, los analistas del futuro prevn cambios profundos en las
estructuras de las organizaciones, en la medida que avanza la interconexin y la
tecnologa los sistemas ERP evolucionarn y proliferarn hasta niveles insospechados,
creemos que el mundo ser un gran ERP

Bibliografa
Sieber, S., Porta, V., & Valor, J. (2006). Los sistemas de informacin en la empresa actual:
aspectos estratgicos y alternativas tcticas. McGraw-Hill Interamericana de Espaa.
Definicin de ERP. (n-d). http://www.definicionabc.com/tecnologia/erp.php

Qu es una ERP?. (n-d) http://erp-integra.com

4 http://erp-integra.com