Auditoria Administrativa

ndice

Introduccin
MGZ Editorial
Conociendo a la empresa
Papeles de Trabajo
Planes y Objetivos
Plan estratgico
Operaciones de la empresa
Eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales
Equilibrio de las cargas de trabajo
Mtodos de control
Control de calidad
Control de presupuesto
Toma de decisiones
Clasificacin de riesgos identificados
Recomendaciones
Bibliografa
Anexos
Registro jurdico
Aprobado por cliente: Control de Calidad
Ejemplo de un `dummy'
Listado de precios para cotizacin
Asignacin semanal de proyectos
Ejemplo de Plan Estratgico para MGZ Editorial
Introduccin
Importancia de la Auditoria Administrativa
Auditoria - proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a
todo aquel que tiene la virtud de or.
La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la
eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de

fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia
de una seccin o de un organismo.
... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.
-Holmes
Qu es la Auditoria Administrativa?
Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las
fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas,
leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los
reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando.
La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de
su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.
Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma
como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando
aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen
una mayor o pronta atencin.
Cul es la importancia de la Auditoria Administrativa?
La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu
grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin.
Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la practica administrativa. Es
necesario una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos
que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber
realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.
Objetivo de una Auditoria: sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y
soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para
ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.
Objetivos de la Auditoria Administrativa:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con
la dinmica administrativa establecida por la organizacin.

Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y

procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un

proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en todos sus
contenidos y mbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos.

Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la

organizacin (flexibilidad.)

Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el

fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en
oportunidades de mejora.

Toma de decisiones.

MGZ Editorial
Conociendo a la Empresa

Actividades de MGZ Editorial

Misin

Vision

Los empleados y sus funciones

MGZ Editorial es una microempresa establecida en la Republica de Panam hace un ao. Su

actividad principal consiste en el Arte grafico- diseo grafico. (Referirse al Anexo (a)), adems
de hacer diseo (de revistas, afiches, panfletos, logos, etc.) se escriben artculos.
Las empresas que contratan sus servicios cuentan con los siguientes servicios a su
disposicin:

Diseo de logos y revistas

Escritura y edicin de artculos

Traducciones

Impresiones

Misin de la Empresa:
Satisfacer de forma personalizada las necesidades de diseo, edicin, traduccin y manejo de
impresin de nuestros clientes, buscando siempre dar el mejor servicio a travs de la
innovacin, la calidad y la excelencia en cada una de nuestras tareas.
Visin de la Empresa:
Empresa lder en el mercado en brindar servicio uno a uno a sus clientes a travs de la
innovacin y un servicio personalizado con mrgenes sostenibles de rentabilidad.
Los Empleados y sus funciones:

Ana Matilde Icaza: Socia Mayoritaria. Sus funciones incluyen los siguientes:

Toma de decisiones

Aprobacin de cotizaciones

Establecer contactos

Venta de pautas para revistas

Escribir artculos (ocasionalmente)

Yani Diaz: Socia Minoritaria. Sus funciones incluyen las siguientes:

Supervisin de proyectos

Diseo

Toma de decisiones

Aprobacin de cotizaciones

Silvia Mrquez

Diseo

Diagramacin de revistas

Cotizar

Retoque de fotos digitales

Sofia Costarangos

Ventas

Mercadeo

Marie Boyd (eventual)

Traducir revistas/brochures/etc

Papeles de Trabajo
Planes y Objetivos
Plan Estratgico
La implementacin de un Plan estratgico tiene como objetivo primordial la toma de
decisiones lgicas para alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de
error y maximizando las posibilidades de xito. Por ende, es necesario hacer un estudio,
planteamiento e implementacin de un plan estratgico, para cubrir el rea de necesidad
empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO.
Actualmente, la empresa no cuenta con un PLAN ESTRATGICO. La empresa no ha
resaltado su importancia debido a su tamao.
La empresa tampoco ha destacado objetivos a corto y largo plazo. El nico objetivo
considerado a corto plazo es el de mantener 3-5 clientes por semana.
El Plan Estratgico debe realizarse en base a un anlisis FODA como es detallado a
continuacin:
FORTALEZAS:

Abarca bajo una sola empresa los servicios de:

Diseo grfico

Editorial

Traduccin

Manejo de impresin

Manejo y contacto directo con los clientes no se utilizan intermediarios, por lo tanto, se trata al
cliente de manera personalizada.

Por tratarse de una empresa pequea no se dilata la toma de decisiones y se minimiza la

burocracia administrativa.

Clientes leales

OPORTUNIDADES

Oportunidad de crecimiento a travs de su base de clientes leales

Oportunidad de expansin hacia otras reas como:

Web

Impresin directa

DEBILIDADES

Falta de experiencia en el manejo de una empresa y su mercado.

Planeacin estratgica

Riesgo de posibles productos sustitutos

Personal joven

AMENAZAS

Que un competidor con ms capacidad econmica copie la idea de la empresa (servicio

personalizado)

Fusiones / Compra

Capacidad administrativa (emprendedor no administrador)

Estabilidad del personal

Operaciones de la empresa

Medicin de la Productividad

Medicin de Ventas

Estrategia para realizar mejoras

Consideracin sobre los Competidores

Estudios de Mercado

Alineacin de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo

Comunicacin

Medicin de la Productividad: las operaciones de la empresa deben ser medidas y

registradas para realizar una acertada toma de decisiones. La productividad, siendo la relacin que existe
entre la cantidad total de bienes y servicios que se producen y los insumos utilizados- no es de gran
dificultad medir, principalmente porque los gastos de la empresa no son muy altos.
Los insumos que incurre la empresa constituye principalmente de los gastos de oficina (gastos
bsicos como la electricidad) y el personal. El producto que se obtiene es un trabajo
especializado de diseo.
La empresa para mantener una alta productividad, cuando recibe el proyecto, realiza una
estimacin del tiempo que tomara, y realiza una cotizacin en base al listado determinado de
precios. Las socias aprueban la cotizacin y se realiza el proyecto en el tiempo estipulado, es
decir, se puede realizar una medicin IMMEDIATA sobre cada proyecto. (Referirse a
anexo (d))
El tamao de la empresa facilita que se mantenga un cierto grado de informalidad en cuanto al
tema de la medicin de productividad cuando nos referimos especficamente a la produccin
del trabajo ya que se lleva un control de cumplimiento de asignaciones donde lo ms
importante es el seguimiento de las tareas asignadas a cada uno de los diseadores de la
empresa. (Referirse al anexo (e)).
Este control se realiza con un tablero donde se seala para cada diseador la tarea por
cliente asignada. Dado que tiempo de ejecucin de cada tarea es dependiente de la
complejidad, no existe una fecha lmite de entrega. Esto es debido a que en ocasiones
algunos trabajos son tan sencillos que se pueden entregar el mismo da, tal es el caso de un
diseo de un logo pequeo y sencillo, y en ocasiones es un tema de varios meses, ms
cuando se trata de entregar una revista que contiene una cierta informacin.

Medicin de ventas:

Cada semana se realiza una reunin donde participan todos los miembros de la
empresa (recordemos que son 4) y en ella se revisa el cumplimiento de las asignaciones encargadas,
entregadas y cobradas. En situaciones donde no se ha cumplido con alguna asignacin se procede a
indagar con el diseador a cargo la razn donde sale a relucir normalmente que esto se debe a un retraso
provocado por el cliente, ya que el debe aprobar el diseo o el trabajo solicitado antes de proceder al
diseo final y elaboracin. Este es un paso que no puede ser omitido ya que el trabajo finalizado que no
es aceptado o revisado previamente por el cliente puede no contar con el aval de este ltimo lo que
provocara una prdida en lo referente materiales, tiempo y esfuerzo empleado.
o

No existe una previsin de ventas a realizar como parte de un plan comercial de ventas
para el ao, en su lugar se ha optado por el sealar al vendedor (solo hay uno) que debe mantener
una venta fija mensual con la clara intencin de mantenerse por encima del punto de equilibrio.
o

Ante lo pequeo pero significativo del volumen de facturacin se tiene que se realiza
un reporte semanal de ingresos/gastos a los dos socios de la empresa, quienes forman parte de la
empresa como empleados. Esto facilita que muchas veces el anlisis se haga en cuestin de minutos y
muy informal.
o

Estrategia para realizar mejoras:

La empresa mantiene un plan de observar a las grandes empresas del entorno que
liderizan el mercado del diseo, con la intencin de adaptar las grandes ideas a un nicho especfico de
clientes que han logrado a base de dar un buen servicio, siendo rpidos en la entrega, con trato
personalizado y ofreciendo una serie de valores agregados que algunos de sus competidores no ofrecen,
tales como la traduccin de documentos, elaboracin de textos, artculos especficos, editoriales y hasta
la venta misma del producto final; recordemos que la empresa tiene como fuerte el diseo grfico.
o

Consideracin sobre los competidores

No se ha detectado por el momento competidores que ofrezcan el mismo servicio,

en su lugar se han dedicado exclusivamente al diseo grfico. Y esto se puede deber a que muchos de los
diseadores que son competencia, actan en un sector un tanto informal, ya que estn empleados para
grandes empresas y mantienen un bajo perfil comercial, ofreciendo solo el servicio de diseo.
o

Estudio de Mercado

No existe un equipo de estudio de mercado, en su lugar, prefieren mantener

el contacto directo personalizado con sus clientes, beneficindose en esta estrecha relacin por la
comunicacin, lo que les permite conocer directamente las necesidades de los actuales clientes, sus
inquietudes y atender sus sugerencias. Este trato directo y personalizado ha redundado en
recomendaciones escritas de sus clientes, permitiendo incorporar a su portafolio como parte de un
dossier de presentacin al momento de acercarse a nuevos clientes. Al momento los nuevos
competidores solo se han integrado en un solo sector el cual es el del diseo, por lo que la amenaza an
existe, mientras ellos procuran el mantener las relaciones directas e integrar en su cartera de servicios
nuevas opciones que en cierta forma garanticen la fidelidad de los actuales clientes.
o

Alineacin de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo:

No existen objetivos definidos a corto plazo. Han establecido como prioridad

principal el mantener sus clientes como lo han estado haciendo y ganar cada semana entre 3 y 5
clientes nuevos, aunque en la mayora de los casos son clientes eventuales o de temporadas, es decir que
solicitan trabajos especficos para cierta poca del ao.
o

Comunicacin: la comunicacin es un factor importante a considerar dentro de las

Operaciones de la Empresa debido a que la eficiencia y eficacia de cada operacin dependen de la
misma- de la interrelacin y la unificacin en un objetivo final.
No existe una comunicacin formal (escrita) y no se considera necesario a la escala
de la empresa. El nivel de la empresa o el volumen de los trabajadores permite que la comunicacin sea
tan fluida que se realizan reuniones semanales con los 4 trabajadores de la empresa y se revisan todos los
trabajos realizados y pendientes de cada semana, as como se analizan las cotizaciones pendientes en
convertirse en facturacin.
o

Eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales

Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Recursos Humanos

Incentivos

Capacitacin del Personal

Capacidad para solucionar problemas

Clima Laboral

Modelo de interrelaciones humanas

Interaccin de RRHH con el medio ambiente

Gestin de comunicacin

Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Materiales

Gastos

Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de RECURSOS HUMANOS

La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las polticas y prcticas
de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de
sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es
mostrar como est funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son
perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones
que deben incrementarse.

Incentivos

Poseen un plan de incentivo, premios inmediatos y son enviados a cursos

Peridicamente para que los empleados estn actualizados.
o

Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin
importar que departamento recibe la ganancia, se le otorga una renumeracin por dicha venta.
o

Capacitacin del personal

Se comparten conocimientos.

Ocasionalmente, se les enva a cursos.

La empresa cuenta capacidades para solucionar problemas, entrenar al personal, mejorar

procesos, optimizar recursos e innovar

El clima laboral es de gran importancia en cuanto al aprovechamiento mximo de los recursos

humanos. Los empleados deben sentirse a gusto con su funcin dentro de la empresa- lo ideal es que
existiera un clima laboral ameno, en el cual los empleados tienen un fin comn- las siguientes
cualidades:
o

Autonoma en los Conflictos

Relaciones sociales y Estructura fuera del ambiente laboral

Calidad de recompensa y retribucin en culminaciones de proyectos

Motivacin y Flexibilidad e innovacin para la toma de decisiones

Apoyo mutuo e inters recproco de los miembros con quien trabajan

Los Trabajadores en la empresa poseen: flexibilidad, responsabilidad, reconocimientos,

espritu de equipo y claridad en su trabajo.

El clima laboral dentro de la empresa es muy ameno, agradable y acogedor para el desarrollo
de las funciones de los trabajadores. Los integrantes de la empresa son todas jvenes
mujeres con actividades en comn que hace esto un ambiente ms agradable.

Modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la

tecnologa, el proceso y la gente: la empresa no la posee. Hoy se conocen las caractersticas generales
de la organizacin del futuro; en cambio, an falta elaborar el contrato social del futuro, que
motivar a la gente para trabajar con ella.

Como sistema la Empresa interacta constantemente con el medio ambiente lo que la

contribuye a su dinmica en los Recursos Humanos. Implica que tiene una capacidad de flexibilidad,
prevencin y reaccin al cambio que le permita adaptarse a las demandas del entorno que la rodea.

Existe una buena gestin de la comunicacin, en el cual se anticipa la crisis, a travs de

reuniones de comunicacin pro-activas y fluidas con determinados targets. En momentos de crisis se
realizan reuniones para determinar el plan de accin a tomar.
Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de MATERIALES
La importancia en la eficiencia de la utilizacin de materiales es un factor sumamente
importante- al no manejarlo adecuadamente, puede llevar a la empresa a la quiebra.
La compaa MGZ Editorial no tiene gastos mayores en materiales. Las entregas de sus
productos finales no se da impreso. En caso tal de que el cliente requiera de la impresin, se
hace OUTSOURCING- se subcontrata a COLOR DPI y se le cobra un 10% adicional sobre la
impresin.
Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados
formalmente por parte de las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la
utilizacin de Materiales.

Equilibrio de las cargas de trabajo

Asignacin de Responsabilidades

Alineacin del personal con las necesidades del negocio

Dependencia del personal clave

Sin una clara asignacin de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del
desempeo, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y rendicin de cuentas. Bajo el
clima de presin en algunos proyectos, es muy fcil olvidar tareas aparentemente irrelevantes
pero crticas, a menos que los responsables estn claramente identificados y sepan que de
ellos depende concluir debidamente esa tarea.
Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estn
plenamente conscientes de ella y de cmo se relaciona con otras actividades de la Empresa.

Asignacin de Responsabilidades:

Semanalmente, se realiza una reunin para discutir las responsabilidades de cada

persona sobre los proyectos. Referirse a Anexo (d)
o
o

Cada empleado posee un claro conocimiento sobre cada funcin que le corresponde.

No existe una documentacin formal sobre la asignacin de responsabilidades, sin

embargo esto no es de mayor consideracin debido al tamao reducido del personal.
o

Alineacin del personal con las necesidades del negocio

Al momento, el personal con el cual cuenta la empresa le permite cumplir

eficientemente con todas las funciones. En el momento en que se aumenten la cantidad de proyectos se
considerara la contratacin. La empresa, ofrece los estndares adecuados para que el trabajador se
desarrolle en un ambiente laboral satisfactorio.
o

En caso tal de que se requiera del contrato de personal: en el proceso de reclutamiento y

seleccin como se menciona se selecciona a las personas con el mejor perfil al puesto aspirado, siempre
y cuando lleguen las exigencias de este. El aspirante debe contar con ciertas competencias que se exijan.
o

Dependencia del personal clave

Los empleados de la empresa tienen conocimientos de los proyectos entre si. La

dependencia del personal clave es menor- en el momento en que no se pueda contar con un empleado,
otro puede tomar control sobre el proyecto. Es decir, en caso de que no se pueda contar con una de las
diseadoras, la otra toma control sobre el proyecto.
o

Mtodos de control
Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una
visin amplia sobre los factores de control involucrados.
Proceso

Llega la venta, pasa al departamento de Arte (Jefe de Arte)

Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le
corresponde el proyecto no es la ms apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores resultados.
Debido al tamao de la empresa, la asignacin de proyectos no ocasiona conflictos entre los
empleados.

Se realiza una pequea reunin con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados y
necesarios especficos que debe tener el diseo.

El diseador realiza un boceto de la idea.

Primero a lpiz (incluyendo diagramas generales de posicin)

Despus a colores a colores (incluyendo figuras y texturas pensadas).

Se procede a diagramar, vectorizar y colocar textos (de tenerlos)

Impresin y `dummy'

Se imprime una muestra del diseo, la cual ser revisada por el jefe del departamento
de diseo luego por gerencia, antes que el cliente.
o

Se realiza un "dummy" (es la maqueta o modelo de un peridico, libro, anuncio

impreso, producto, o brochure, entre otros; esto es necesario porque a veces se quiere ver como un
o

panfleto va a ir doblado, poder tener en consideracin los tamaos finales, o porque el objeto real
todava no existe.)

De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del
cliente, quien determinar si es de su agrado y/o funcionalidad.
*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y
cambios que le pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita ms opciones estos
pasan por los mismos procesos.
*** nota: la presentacin del arte depender del mismo. Dependiendo del tipo de diseo se
presentar en un cartn vieta en un atrl, o a la mano si es algo que se deba manipular.

Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al diseador
para que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisin para su reproduccin. (si la
requiere). Referirse a Anexo (b)

Control de Calidad

Creacin de un `dummy': determina si su reproduccin ser efectiva, exitosa y rentable en

cuanto a ahorro de material (de ser algo que requiera reproduccin: revistas, calendarios, POP, etc.).
Es una forma de prevenir perdidas como gastos innecesarios en materiales- y tambin de prevenir que
ocurran situaciones en que el cliente no se sienta complacido con el producto final- ocasionando la
perdida del cliente.

Documentacin de aprobacin del cliente: permite mantener una constancia que el cliente ha
recibido el producto final satisfactoriamente.

Control de presupuesto
Planear y presupuestar es el mejor mtodo para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna
forma la consecucin de los objetivos que la empresa se ha trazado.
En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la
administracin de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma nicamente sobre
una base de resultados histricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas
que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economa de una
empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos sobresalientes para la
elaboracin de un presupuesto financiero y la aplicacin de un caso prctico.
Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a travs del empleo de unos recursos
la posibilidad de obtencin de unos objetivos concretos.
El sistema utilizado descansa en una comparacin y anlisis entre cifras presupuestadas y
reales, y permite comunicar al responsable oportuno, cuando la cuanta de la desviacin lo
justifique, las diferencias detectadas. El seguimiento debe ser permanente si se pretende
alcanzar los objetivos bsicos.
En el caso de MGZ Editorial, el presupuesto se encuentra completamente bajo control
de las dos accionistas. La comunicacin entre ambas es directa mediante reuniones. La
empresa no requiere de grandes anlisis sobre presupuestos debido a que su funcin
principal es el de un servicio transformado a producto final. La empresa trabaja bajo

inversin- en caso tal de que se necesite de algn `programa' o `tinta', se consigue de

forma inmediata.
Aunque no exista un control formal sobre el presupuesto, no es muy relevante debido al
objetivo y el tamano de la empresa.

Toma de decisiones

Toma de decisiones de cambio de paradigmas

Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones

Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes

La toma de decisiones en una organizacin se circunscribe a una serie de personas que estn
apoyando el mismo proyecto.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en
efecto, de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier
organizacin.

Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta de
socios que es compuesta por 2 personas que adems prestan sus servicios como empleados de la
empresa. Pese a que la decisin final recae en los socios-accionistas se realizan reuniones peridicas con
el resto del personal donde se escrutina la opinin sobre ciertos temas que afectan el servicio o las
labores de la empresa, por lo que la opinin de los empleados es tomada en cuenta.

Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones: son tomadas luego de ser cuidadosamente

evaluadas por las dos socias.

Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes: esta decisin es tomada por todos los
empleados en conjunto. Durante la reunin semanal, en un ambiente participativo, cada empleado
discute sobre su cliente dentro de su cartera. En caso tal de que exista una sobrecarga de proyectos para
un empleado, y entra un nueva trabajo para el mismo, se reasigna ese proyecto segn la disponibilidad
de tiempo. No se han producido disputas o malentendidos en cuanto a la asignacin de proyectos.

Recomendaciones
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor

Inexistencia de un
Plan Estratgico

Cat

Riesgos

La inexistencia de un
A
anlisis que indique los pro's y
contra's pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por
parte de la gerencia.

Los planes no
documentados son fcilmente
descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.

Los planes no
documentados conllevan a una

Recomendaciones

Elaborar un plan
estratgico detallado que indique:
Plan de accin secuencial que
defina objetivos, etapas, tiempos,
responsables y un presupuesto
determinado.

mayor susceptibilidad a ser mal

interpretados o olvidados por parte
del personal.

Se reduce la posibilidad
de evaluar resultados al no contar
con una especificacin de
responsabilidades documentadas.

Se pierde la posibilidad de
obtener financiamientos debido a
que el plan indica la seriedad de la
empresa por cumplir sus objetivos.

Puede percibirse como

una resistencia en acatar las
preferencias de los clientesconllevando a la perdida de
clientes.

Estudio eficiente y
formal del mercado

Perdida de la ventaja
competitiva sobre el mercado
conllevando a la perdida de
B clientes potenciales.

Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades

Establecer una
estrategia/vision de mercadeo mas
agresivo tomando en cuenta:
preferencias de clientes actuales y
clientes potenciales, aumentar
publicidad paralelamente para
expandir el mercado meta y no
limitarse a clientes actuales.

Ineficiencia productiva
C por parte de los empleados.

Documentacin formal y
detallada de la asignacin de
responsabilidades y la autorizacin
por parte de las socias.

Inexistencia de un
control formal sobre
presupuesto/inversiones
ANEXOS
a. Registros Juridicos

f. Ejemplo de Plan Estratgico para MGZ Editorial

MGZ EDITORIAL
PLAN ESTRATEGICO

PLAN EXTRATEGICO
ANLISIS DE LA SITUACIN
Producto o servicio a ofrecer
Utilidades/beneficios presentados por el producto
Recursos
Esctructura del sector, competencia, y demanda
ELEMENTOS DE MARKETING
Identificacin, evaluacin y seleccin de mercados para:
Proyecto I
Proyecto II
Proyecto III
Proyecto IV
Mtodo uno a uno (no intermediarios)
Organizacin interna y procedimientos
Objetivos de ventas; previsiones de ganancias/perdidas
PRESUPUESTO
Recursos actuales
Revisiones de entradas/salidas de caja (cash flow)
Sistema de pago 50% a la vista (generalmente)
ANLISIS DEL MERCADO ACTUAL A TRAVES DE LAS 5 FUERZAS DE PORTER
Anlisis como un nuevo jugador
Red de proveedores actuales en plaza
Rivalidad existente en el nicho a desarrollar
Productos sustitutos existentes vs nuestros productos/servicios
Establecer el nicho de mercado deseado
Entrada de
venta

Asignacin de proyecto
Reunion
Con el
cliente
Creacin / Diagram.
de
Boceto
Asignacin de proyecto
Impresin/ Creacin de Dummy
Entrega del Dummy
Asignacin de proyecto
Aprobacin formal del cliente