3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

3rd

International Conference on Information Systems and Technology Management

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao
11th World Continuous Auditing Conference
De 31 de Maio a 02 de Junho de 2006 So Paulo/SP Brasil

A TECNOLOGIA DA INFORMAO COMO APOIO REA DE

CONTROLADORIA: UM ESTUDO DAS FERRAMENTAS DE BUSINESS
INTELLIGENCE
Luciane Reginato
(UNISINOS-Universidade do Vale do Rio dos Sinos, So Leopoldo, Brasil) luciregi@terra.com.br
Auster Moreira Nascimento
(UNISINOS-Universidade do Vale do Rio dos Sinos, So Leopoldo, Brasil) auster@unisinos.br

ABSTRACT
This research has investigated the contribution of the tools provided by the Information Technology, specifically
those of Business Intelligence (BI), to the controlling area to make easier for it to accomplish its mission of
supporting the decision making process with useful information. The study was carried out through a field
research, specifically a case study, on which the subject could be analyzed in details. In order to attain its target it
was performed interviews based on previously elaborated form, as well as internal documents and archives were
analyzed, also direct observations were used as a source of evidence. The period comprised by this study was
from August 2003 until September 2005, during which it was possible to observe the situation of the companys
result before and after the implementation of the BI. After the analysis of the interviews results, the areas
indicators and the tools implementation impact on the company economical results, it was concluded that the BI
tools may assist properly the controlling area on its function of providing trustworthy, useful and timely
information to the decision making process, by means of its flexibility and dynamism, contributing as a
consequence the improvement of the results of the areas and the company.
Keywords: Information Technology, Information, Controllership, Business Intelligence.

RESUMO
Esta pesquisa buscou investigar a contribuio das ferramentas provindas da tecnologia da informao,
especificamente as de Business Intelligence (BI), para a rea de controladoria exercer sua funo de suprir o
processo decisrio com as informaes teis por ele requeridas. O estudo foi conduzido atravs de pesquisa de
campo, designadamente de um estudo de caso, onde o assunto pde ser analisado em detalhes. Para tanto, foram
aplicadas entrevistas, orientadas por um roteiro, e pelo protocolo previamente elaborado para o estudo, bem
como foram analisados documentos internos, registros em arquivos e observao direta como fonte de
evidncias. O perodo de abrangncia da anlise dos dados foi de agosto de 2003 a setembro de 2005, sendo
possvel observar a situao da empresa objeto do estudo antes e depois da implementao das ferramentas de
BI. Aps a anlise das entrevistas, dos indicadores das reas e de seu impacto no resultado global da empresa,
concluiu-se que as referidas ferramentas podem auxiliar a controladoria na funo de prover informaes
confiveis, teis e tempestivas ao processo decisrio, por meio de sua flexibilizao e dinamicidade,
proporcionando, como conseqncia, a melhoria dos resultados das reas e da empresa como um todo.
Palavras-chave: Tecnologia da informao, Informao, Controladoria, Business Intelligence.

TECSI - Laboratrio de Tecnologia e Sistemas de Informao FEA USP - www.tecsi.fea.usp.br

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1 INTRODUO
A qualidade e a tempestividade das informaes requeridas pelo processo decisrio da
empresa podem ser fatores determinantes para que sua capacidade gerencial se potencialize
favoravelmente em resultados. Dessa forma, o recurso informao pode ser aquele que
possibilita a otimizao de todos os outros, consumidos na implementao de um determinado
curso de ao, com vistas obteno de resultados econmicos, assumindo, portanto,
contornos estratgicos no contexto da gesto empresarial. Esse raciocnio perceptvel na
nfase dada por Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.22), os quais entendem que o
sucesso ou fracasso da empresa est ligado forma como a informao gerenciada e
utilizada.
A valorizao atribuda pela administrao ao recurso informao no se manifesta
apenas na aquisio de sistemas de informaes, mas, tambm, pode se referir aos aspectos
relacionados forma em que ocorre a sua comunicao aos usurios, materializando-se a
mencionada valorizao na criao de reas organizacionais cujos escopos se voltam,
prioritariamente, para o tratamento e manuteno de dados convenientemente transformados
em informaes teis que se convertam em fundamentos para o processo decisrio,
especificamente: a de Controladoria e a de Tecnologia da Informao.
A rea de controladoria tem no recurso informao, o principal meio para
desempenhar com competncia o seu papel de promover a eficcia organizacional (PELEIAS,
2002), atravs do abastecimento do processo de gesto com informaes que, num primeiro
momento, possibilitem ao gestor de cada rea avaliar, preventivamente, as provveis
conseqncias de suas decises e, posteriormente, apreciar os resultados econmicos
decorrentes de suas aes, facilitando a identificao de eventuais desvios negativos
apresentados por tais resultados em relao s metas estabelecidas, proporcionando a tomada
de medidas corretivas sempre que necessrias. A rea de tecnologia de informao, por sua
vez, se responsabiliza pelas atividades de gerao, processamento e manuteno de
informaes (OBRIEN, 2004) que irrigam o processo de gesto e perpassam por todos os
nveis organizacionais, visando assegurar aos seus usurios o suprimento das necessidades
informacionais.
As misses dessas reas podem ser facilitadas ou dificultadas pela influncia que a
alta administrao possa ter no formato do sistema de informaes, que a base utilizada para
o tratamento e a comunicao das informaes aos seus usurios.
Nesse sentido, se por um lado, o referido sistema possibilita o uso compartilhado das
informaes, por outro pode no ser flexvel a ponto de permitir que os meios usados para sua
comunicao, os relatrios, atendam plenamente ao modelo de deciso particular de cada
gestor.
A questo em torno da informao e de sua comunicao, alm de poder afetar a
qualidade das decises tomadas em uma organizao, pode refletir na prpria produtividade
das reas por elas responsveis, uma vez que o usurio pode tender a insistir em uma
adequao dos relatrios produzidos pelas mencionadas reas ao seu modelo de deciso
particular. Fato que pode gerar retrabalho e customizaes, reduzindo, assim, o impacto
positivo da tempestividade da informao, e rompendo com um dos princpios que deve
orientar sua produo: o seu custo no deve superar o benefcio que ela proporciona.
A tecnologia da informao, como rea de pesquisa, vem desenvolvendo conjuntos de
ferramentas com o propsito de tornar mais dinmico o uso das informaes, podendo
acentuar os seus benefcios. Entre estas, mais recentemente surgiram as ferramentas de
Business Intelligence (BI), cuja aplicao busca resolver a questo relacionada ao formato e
comunicao das informaes requeridas por cada grupo de usurios, pretendendo imprimir
ao recurso informao a dinamicidade compatvel com as necessidades do ambiente
empresarial, aumentando o requinte dos meios j disponveis para os gestores exercerem suas
atividades com a criatividade proporcionada por seus prprios modelos de deciso.
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Considerando a relevncia do adequado formato e comunicao da informao aos

usurios para um efetivo e eficaz processo decisrio, surge a questo que motivou a realizao
dessa pesquisa: como as ferramentas de Business Intelligence podem auxiliar a rea de
controladoria na sua funo de prover informaes confiveis, teis e tempestivas ao processo
decisrio?
Para atender a essa questo, assumem-se como objetivos: o exame das ferramentas da
tecnologia da informao, especialmente as de BI como apoio controladoria, das
conseqncias de o formato das informaes obedecer a padres especficos dos sistemas, dos
benefcios que o uso das ferramentas de BI possam trazer ao resultado operacional e econmico,
comparando o perodo precedente e posterior insero dessas ferramentas na organizao.
2 REFERENCIAL TERICO
2.1 O Ambiente da rea de Controladoria
O ambiente empresarial compreende uma rede de entidades cujas aes representam
as variveis ambientais que, por sua vez, dominam ou determinam a forma de atuao das
organizaes, formando um ciclo que passa a demandar dos gestores habilidades especficas
para a conduo de suas atividades, de forma a reposicionar a organizao em seu meio,
sempre que a preservao de seus objetivos reclamar essa postura. Tais variveis podem ter as
mais diversas conotaes econmicas, poltico-legais, sociais e tecnolgicas (WRIGHT;
KROLL; PARNELL, 2000). Esse estudo destaca, entretanto as de natureza econmica e
tecnolgica devido influncia que exercem nas organizaes. As variveis econmicas so
uma das determinantes para o nvel de progresso das organizaes, pois condies
econmicas estveis ou volteis podem atuar como fatores estimuladores ou inibidores na
atuao e prosperidade dos negcios, sendo que, por essa razo, se convertem em autnticos
indicadores de prioridades para a empresa (HALL, 1984). Embora entre as foras econmicas,
em um contexto amplo, existam elementos que criam oportunidades de lucro, deve-se
observar que as mencionadas condies econmicas que cercam as organizaes melhoram e
declinam medida que estas reagem situao naquele momento (STEINER; MINER, 1981),
tornando-se variveis dignas de ateno por parte da administrao de uma empresa.
A materializao e alcance dos benefcios, ou inversamente dos malefcios, decorrentes
das variveis ambientais pode depender do volume e qualidade das informaes que o gestor
dispe para a tomada de decises, necessidades que se espera sejam supridas com competncia
pelas reas de controladoria e de tecnologia da informao, que devem lhe servir de apoio.
A rea de controladoria tem a funo de promover a eficcia das decises,
monitorando a execuo dos objetivos estabelecidos, investigando e diagnosticando as razes
para a ocorrncia de eventuais desvios entre os resultados alcanados e os esperados,
indicando as correes de rumo, quando necessrias e, principalmente, suavizando para os
gestores as imponderabilidades das variveis econmicas, atravs do provimento de
informaes sobre operaes passadas e presentes de forma a sustentar a integridade do
processo decisrio (ROEHL-ANDERSON; BRAGG, 1996).
A segunda varivel destacada por esse estudo, a tecnolgica, inclui novas abordagens
e tecnologias para a produo de bens e servios, que podem alterar a capacidade de gerao
de resultados econmicos da empresa, considerando-se a velocidade e capacidade de
processamento e conexo provenientes dessas tecnologias, que podem aumentar
substancialmente a eficincia da empresa como um todo, bem como a comunicao e
colaborao entre os seus usurios (OBRIEN, 2004).
Isso se justifica medida que essa rea visa a fornecer aos administradores da
empresa as informaes demandadas por eles para atingir os objetivos de forma eficaz,
baseando-se no entendimento de que os recursos, em sua plenitude, devem ter o objetivo
maior de produzir valor. Para atingi-lo, cabe empresa determinar as necessidades do todo e
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organizar-se para a produo e a comercializao, estando ciente de que uma tarefa contnua
por se tratar de um ambiente dinmico (TUNG,1993), baseando-se para isso em anlises
acuradas, e, com o intuito de obter o desempenho ideal, o administrador da empresa tem como
apoio a rea de controladoria.
Essa rea atua compreendendo as operaes globais da empresa, provendo
informaes e tendo o poder de comunicao destas aos gestores, sendo capaz de analisar as
informaes obtidas de diversas reas, disponibilizando projees baseadas em sua obteno e
anlise, fornecendo-as, por fim, em tempo hbil ao processo de deciso, atravs de sistemas
informatizados que possibilitem o controle e monitoramento das atividades empresariais
(ROEHL-ANDERSON;BRAGG,1996; PEREZ JUNIOR; PESTANA; FRANCO, 1995).
2.2 O Controle Organizacional sob a Perspectiva da rea de Controladoria
As organizaes, em um cenrio de negcios, so criadas sob a perspectiva de
obteno de resultados econmicos que satisfaam as expectativas de seus proprietrios.
medida que crescem e que novos integrantes aderem a elas, aumenta tambm o
distanciamento entre sua administrao e as reas onde ocorrem as diversas atividades que
garantem o seu funcionamento, sendo um desafio considervel manter esse sistema
empresarial integrado e focado no objetivo definido por seus proprietrios, empreendedores,
sucessores ou representantes. desse contexto que emerge a essncia do controle
organizacional, o qual est diretamente associado capacidade da alta administrao da
empresa de integrar as suas reas e gerentes em torno dos seus objetivos.
O controle organizacional em sua forma plena representa os meios utilizados pela
administrao para criar padres de comportamento para serem seguidos pelos membros
organizacionais, de forma que estes levem o empreendimento eficcia, e que sirvam de base
para seu monitoramento, utilizando-se para isso procedimentos apropriados de gesto, entre
eles o planejamento (NASCIMENTO, 2002).
Todavia, o planejamento no se justifica apenas por ser um instrumento macro de
controle organizacional, mas tambm pelo fato de que em uma organizao as operaes se
sucedem ininterruptamente, com recursos sendo consumidos e resultados sendo gerados, se
tornando natural a necessidade de mecanismos que orientem os gestores no sentido de
otimizarem o produto decorrente das atividades operacionais sob suas responsabilidades. Isto
, o planejamento justifica-se quando puder ser visto tanto como uma forma de
acompanhamento do desempenho da empresa por seus lderes quanto como uma bssola que
direciona o gestor especificamente na conduo das atividades sob suas responsabilidades. Se
for assim, infere-se que esse instrumento possa realmente ser considerado como uma espcie
de controle e monitoramento do desempenho da empresa e de seus gestores, entretanto, no
pode ser considerado suficiente para garantir uma gesto eficaz.
O conceito de controle tratado com freqncia pela literatura. Contudo, as formas
empregadas nem sempre permitem visualizar as conexes que existem entre as diferentes
situaes em que ele empregado. Da mesma forma como se trata do processo de gesto planejamento, execuo e controle para se expressar um tipo de controle organizacional,
tambm se observa a aplicao do termo a outras situaes, como, por exemplo: controle
contbil, de custos, interno, e da por diante. No se observa, apesar disso, reflexes sobre os
nveis de interdependncia entre esses diversos tipos de controle, tampouco sobre a
importncia do principal elemento que os integra e de seus atributos, a informao, sua
utilidade, tempestividade e fidedignidade.
Nesse contexto que o conceito de controle organizacional se amplia, podendo ser
melhor entendido quando analisado sob a perspectiva de diferentes dimenses, que, para os
fins desse estudo, so denominadas de operacional, fsico-financeira e prescritiva, cujos
funcionamentos e interaes so interdependentes.

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A dimenso operacional de controle representa a instncia onde so tomadas as

decises que se traduzem nos resultados esperados pelos lderes da organizao e compreende
todo o processo de gesto, em sua forma conhecida: planejamento estratgico, operacional,
execuo e controle (ACKOFF, 1975; LORANGE, VANCIL, 1986; HORNGREN; FOSTER;
DATAR,2000; ATKINSON, et al, 2000). Sua relao com o controle organizacional
transcende a elaborao, execuo e controle de planos. Ela alcana, na verdade, toda a
metodologia de administrao delineada pelo modelo de gesto da empresa com o propsito
de lev-la aos resultados econmicos que satisfaam os donos do negcio e outros por ele
interessados. No obstante, essa dimenso depende de uma outra, a qual lhe garanta o
suprimento das informaes vitais para o acompanhamento e monitoramento do desempenho
dos gestores e, por conseqncia, da empresa, que a dimenso fsico-financeira de controle,
a qual se constitui na segunda dimenso do controle organizacional.
A dimenso de controle fsico-financeira compreende o sistema de informaes da
empresa, necessrio para, conforme Catelli, Pereira e Vasconcelos (2001), permitir que a rea
de controladoria exera suas atividades de forma plena. Esse sistema incorpora todos os
componentes do banco de dados fsicos e econmicos da empresa, tais como o contbil, o de
custos, o fiscal e o de ativo, explorados nesta pesquisa, entre outros (LI, 1977; FIGUEIREDO;
CAGGIANO, 1997; HECKERT; WILLSON, 1963). Sabe-se, porm, que para esse sistema
produzir informaes teis para o processo de gesto ele deve trabalhar com dados acurados e
ntegros, de forma a gerar informaes confiveis e tempestivas. O tratamento e a manuteno
adequados do banco de dados, por si s, no garantem que as informaes por ele geradas
sejam ntegras. Os registros contbeis e outros podem refletir eventos que tenham ocorrido,
todavia nada garante que contemplem tudo o que de fato ocorreu. Para isso, o entendimento
do conceito de controle organizacional se amplia mais uma vez, ou seja, deve ser completo e
seguro, o que conduz a uma terceira e ltima dimenso de controle: a prescritiva, composta
pelos controles internos, cuja essncia garantir a integridade das informaes sobre todos os
eventos que dizem respeito s atividades da empresa, possibilitando que elas espelhem, com
propriedade, os eventos decorrentes da ao gerencial. Uma viso integrada das dimenses de
controle organizacional pode ser apreciada na figura 1, apresentada a seguir:
Modelo de Gesto

DIMENSO DE CONTROLE OPERACIONAL

Processo de Gesto
Planejamento
estratgico

I
N
F
O
R
M
A

Planejamento
operacional

Execuo

Controle

DIMENSO DE CONTROLE FSICO-FINANCEIRA

Controle
Contbil

Controle de
custos

Controle
fiscal

Controle de
ativo

C
O
N
T
R
O
L
A
D
O
R
I
A

DIMENSO DE CONTROLE PRESCRITIVA

Controles Internos

Sistema de Informaes

Tecnologia da Informao

Business
Intelligence

Figura 1: Dimenses do Controle Organizacional

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Como se pode observar, a viso dimensional de controle construda a partir do

modelo de gesto da empresa, que est implcito ou explcito no comportamento de seus
membros e nas decises que tomam e na forma como planejam e executam suas atividades,
bem como no tipo de controle que exercem sobre seus resultados e nos investimentos em
tecnologia, que se apresenta como a plataforma para a gerao e a disponibilizao do recurso
informao na organizao (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 1997).
2.3 As Ferramentas da rea de Tecnologia da Informao (TI) como Apoio ao Controle
Organizacional
Para atender s necessidades informacionais dos usurios, atualmente no se pode
desconsiderar a tecnologia da informao e os seus respectivos recursos na utilizao de
sistemas de informaes e na conseqente gerao e transmisso do recurso informao
(REZENDE; ABREU, 2003). Dada a sua ascenso e relevncia para as organizaes,
importante ressaltar, conforme Keen (1993), entre outros autores, como Luftman, Lewis e
Oldach (1993), que o conceito de tecnologia da informao mais abrangente do que os
sistemas de informaes ou conjunto de hardware e software, ou seja, a TI envolve tambm
os aspectos humanos, administrativos e organizacionais. Para OBrien (2004) a tecnologia da
informao deve ser capaz de apoiar um tipo mais descentralizado de estrutura
organizacional, que necessite de diversos sistemas interconectados, bancos de dados
distribudos entre as reas e usurios da empresa, enfatizando a comunicao e a colaborao
rpida e fcil entre as partes afetadas por sua existncia. Nessa linha, McGee e Prusak (1994)
defendem a tese de que o recurso informao que fornece o maior potencial de retorno s
organizaes, e no a tecnologia, como muitos autores defendem.
Considerando o que os autores acentuam em suas citaes, a tecnologia da informao
deve ser empregada para se melhorarem os meios oferecidos aos usurios para a obteno de
informaes, em tempo hbil e de acordo com o que necessitam em um determinado
momento.
Para tanto conta com o apoio de ferramentas tais como: sistemas de informaes
gerenciais (SIG), que produzem informaes a todos os nveis de gerncia (GIL, 1978;
OLIVEIRA, 1997); sistemas de apoio deciso (SAD), com informaes que auxiliam o
processo decisrio (SPRAGUE; WATSON, 1991); sistemas de informaes executivas (SIE),
que so projetados especificamente para o uso dos executivos (FURLAN; IVO; AMARAL,
1994), e por ltimo as ferramentas de Business Intelligence (BI), que so foco dessa pesquisa.
As ferramentas de BI fornecem uma viso sistmica do negcio e ajudam na
distribuio uniforme dos dados entre os usurios, sendo seu objetivo principal transformar
grandes quantidades de dados em informaes de qualidade para a tomada de decises.
Atravs delas, possvel cruzar dados, visualizar informaes em vrias dimenses e analisar
os principais indicadores de desempenho empresarial (BATISTA, 2004). A ferramenta BI
amplia a funo dos sistemas de informaes gerenciais, de apoio deciso e de informaes
executivas, tendo um conceito de guarda-chuva (BARBIERI, 2001), pois envolve todos os
recursos tecnolgicos, humanos, administrativos, entre outros necessrios para o
processamento da informao e sua disponibilizao ao usurio.
Segundo Hayes (2002), o primeiro desenvolvimento de um sistema de Business
Intelligence ocorreu em 1985, para a Procter & Gamble Co, por meio da Metaphor Computer
System Inc, que associava informaes de venda aos dados obtidos no varejo. A partir disso, o
termo Business Intelligence, atual no meio acadmico e empresarial, vem se consolidando
atravs de diversas literaturas. Para Birman (2003), BI constitui-se em uma combinao de
conceitos j conhecidos com uma evoluo tecnolgica capaz de compreender rapidamente
enormes massas de dados, apresentando resultados atravs de relatrios instantneos,
simulaes flexveis e informaes estratgicas.
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A empresa busca, atravs das ferramentas de BI, acessar e integrar indicadores de

performance e tendncia com diferentes graus de sintetizao, capazes de auxili-la na
conduo do negcio (MCGEEVER, 2000). Fazendo uso de BI, o usurio pode moldar as
informaes e conect-las a outras a fim de obter uma melhor anlise e um melhor resultado
com seu uso, ou seja, ele pode tornar-se mais independente na busca de informaes
adequadas, no precisando de relatrios distintos e isolados para conseguir o pretendido.
Os componentes da ferramenta de gesto BI consistem no armazenamento de dados
(data marts e data warehouse), na anlise de informaes (on line analytical processing
OLAP) e na minerao de dados (data mining).
Inmon (1997), criador do conceito de data warehouse (DW) o define como um conjunto de
dados organizado por assunto e integrado por data, destinado a apoiar o processo decisrio.
Sua estrutura contm parmetros de tempo, consistindo em dados instantneos. , portanto, o
grande banco de dados da empresa.
O Data mart (DM) definido como subconjunto lgico e fsico da rea de
apresentao do Data Warehouse, um conjunto flexvel de dados volteis, extrados de uma
fonte operacional e apresentados em um modelo dimensional, suscetvel s consultas
inesperadas dos usurios. Para Inmon (1997) o DM corresponde s informaes dos nveis
departamentais.
Destaca-se que o DW recebe e armazena dados oriundos de todas as reas
operacionais da empresa, enquanto que os DM so os cubos de informaes geradas a partir
desses dados.
Harrison (1998) comenta que o OLAP, por seu turno, aplica-se a todas as funes
analticas requeridas para a criao de informaes teis a partir dos dados armazenados em
um DW, ou seja, consiste na gerao de consultas ao banco de dados, execuo de clculos e
formatao, permitindo que os usurios executem funes de anlise desses dados atravs das
dimenses do DW.
O Data Mining, que utiliza modelos sofisticados para gerar modelos de previses,
pode ser til na descoberta de informaes que no aparecem de outra forma, consistindo na
descoberta de tendncias e padres em dados, transformando as informaes descobertas em
aes e resultados. Em reforo, Berry e Linoff (1997) conceituam esse recurso como a
explorao e anlise, por meios automticos ou semi-automticos, de grande quantidade de
dados para descobrir padres e regras significativos. A meta dessa ferramenta pode ser
permitir a uma organizao melhorar as suas diversas reas de atividade, atravs da
disponibilizao de informaes que facilitem a realizao de suas rotinas operacionais.
A partir desse ferramental de BI que facilita a gerao e a comunicao do recurso
informao aos usurios, a empresa pode ter flexibilizao e dinamicidade em seus processos,
podendo at mesmo suprir vrias de suas deficincias, ter seu plano atendido de forma
eficiente, contemplar tomada de decises eficazes e gerar um clima favorvel ao seu contnuo
desenvolvimento e ao seu pleno controle organizacional.
3 MTODO DE PESQUISA
O universo de pesquisa deste estudo foi uma empresa fabricante de sistemas de
energia, lder no mercado em que atua, selecionada por ser um caso que pde ser analisado
em todas as dimenses da pesquisa, isto , possua as reas de TI e de controladoria em pleno
funcionamento, as ferramentas de BI implementadas e os respectivos resultados. Para
confirmar se a empresa se adaptava ao estudo, enviou-se um questionrio ao gerente geral
com questes que pudessem identificar essa adaptabilidade.
O estudo envolveu uma pesquisa de campo, sendo desenvolvidos o protocolo de
estudo de caso com os procedimentos e as regras a serem seguidas pelo pesquisador ao

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utilizar o instrumento de pesquisa, com vistas a antecipar e corrigir problemas, e o banco de

dados, no qual encontram-se todas evidncias e documentos coletados.
As tcnicas utilizadas para a coleta de dados foram entrevistas, pesquisa de
documentao, registros em arquivos e observao direta. As entrevistas, em profundidade,
foram semi-estruturadas com questes abertas, visando entender e captar a perspectiva do
entrevistado, bem como evitar a influncia nas respostas, realizadas em duas fases, por e-mail
e pessoalmente, gravadas, transcritas e complementares entre si, a fim de garantir maior
confiabilidade pesquisa e enriquecer o contedo das anlises. Os depoimentos envolveram
gestores das reas de controladoria, tecnologia da informao, vendas, produo, presidncia
e gerncia geral.
A pesquisa considerou os dados dentro do perodo de agosto de 2003 a setembro de
2005, representando a fase precedente e a posterior implementao das ferramentas de BI.
Observou-se, durante a pesquisa de campo, o funcionamento e a rotina das reas investigadas.
A anlise dos dados foi realizada a partir de todas as evidncias coletadas, sendo
estruturada de acordo com os propsitos e o referencial terico da pesquisa, objetivando
extrair subsdios significantes.

4 ANLISE DAS ENTREVISTAS E DOS RESULTADOS

4.1 Gerncia Geral Corporativa
Observou-se, conforme depoimentos do gerente geral e do presidente, que para
preservar sua continuidade de forma sustentvel e obter os resultados econmicos desejados, a
empresa precisou se reestruturar, o que envolveu vrias reas, entre as quais a de
controladoria, a de TI, a de vendas e a de produo, visando uma adequada gesto dos custos
variveis e fixos, despesas e preos de venda. A primeira rea a ser estruturada foi a de
controladoria, que, inicialmente exerceu sua funo de forma precria com o uso de planilhas
eletrnicas que no permitiam a velocidade e o compartilhamento das informaes e com a
falta de interao com rea de TI, pontuaram os entrevistados. Isso ocorria devido ao fato da
TI estar envolvida em customizaes do sistema utilizado, no raro para atender a rea de
vendas, que demandava diversos relatrios e da prpria controladoria estar atarefada
compilando dados para auxiliar os gestores em suas tomadas de decises.
Depois de analisadas as deficincias, a administrao concluiu que no conseguiria o
intento de dotar os gestores com as informaes necessrias para a execuo de suas
atividades e o monitoramento de desempenho, caso o problema maior gesto da informao
no fosse superado. Assim, de forma planejada comeou-se tambm a estruturao da rea
de TI, com investimentos em recursos humanos e tecnolgicos.
Alm dessas duas reas, havia outros aspectos internos da organizao que
influenciavam a margem de contribuio, segundo eles, que envolviam a rea de vendas e,
conseqentemente, a de produo, que tambm foram afetadas pelas mudanas promovidas.
4.2 Gesto de Controladoria
Observou-se que a rea de controladoria se estruturou, completamente, aps a
implantao e uso das ferramentas de BI e do novo modelo de gesto adotados pela empresa.
Antes disso, explicou o controller, no existiam informaes que sustentassem tecnicamente
as aes tomadas pela diretoria, que contava unicamente com o esprito empreendedor e
conhecimento de mercado. Esse fato resultava, muitas vezes, em tomadas de decises
equivocadas que se refletiam no resultado do ms e dos meses posteriores.
A informao no era compilada e os diversos relatrios emitidos pelo sistema
resultavam em uma fonte para que o usurio estruturasse e formatasse manualmente o que
1300

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

estivesse necessitando. Como exemplo, em 2003 o fechamento contbil do ms de janeiro

estava ocorrendo em julho, como reforou o entrevistado.
As reunies mensais, nas quais as reas discutiam seus desempenhos, no resultavam
em nada produtivo, pois eram dispersas e pareciam mais de autodefesa do que focadas na
tomada de decises, devido falta de informaes relevantes e exatas, enfatizou o gestor.
Nesse momento, resolveu-se implementar ferramentas e controles que pudessem minimizar as
deficincias e resolver os problemas existentes por no se ter informao da situao real da
empresa e de suas reas. Os entrevistados declararam que as primeiras medidas tomadas
consistiram em: implantao do custo integrado contbil, cuja realizao, inicialmente, foi
dificultada devido ao sistema at ento utilizado ser inflexvel e lento; mudana de filosofia
na gesto de tecnologia da informao, a qual anteriormente no possua noo dos conceitos
de controladoria, e implementao de ferramentas tecnolgicas que possibilitassem a
integrao de todas as reas e operaes efetivadas na empresa; a descentralizao de
decises; a disponibilizao da informao e o constante monitoramento das operaes com
base confivel; e, finalmente, implantao de ferramentas de controle especficas da rea de
controladoria.
O sistema integrado ento em uso e os relatrios por ele gerados no atendiam s
necessidades dos usurios em tempo hbil para a apreciao das informaes. Aps a
implementao das ferramentas de BI, as reas, mesmo tendo elas prprias o acesso s
informaes, acessam a controladoria, no exatamente para a obteno de informao, mas
para obterem dessa rea sua validao, conforme afirmou o controller.
Quanto aos relatrios e seu formato, o controller relatou que so estruturados nas
dimenses de tempo mensal, semanal e diariamente. Comparativamente, antes de BI o
fechamento mensal era composto por trs pginas: fluxo de caixa, demonstraes de resultado
do exerccio (DRE) e indicadores de algumas reas, e demorava at 8 dias teis para estar
pronto, ressaltou ele. Atualmente, o fechamento divide-se em trs cadernos, sendo que um
deles tem mais de 30 pginas contendo: DRE, DRE por departamento, DRE da assistncia
tcnica, fluxo de caixa, acompanhamento das compras, das vendas, da produo, por
produtos, nvel de estoques, inadimplncia, ganhos e perdas com aplicaes financeiras, entre
outros. Cada um deles tem formato estruturado rapidamente, o que propiciado pelas
ferramentas de BI, levando-se 1 dia til para concluir o fechamento mensal e repassar o seu
produto gerncia geral e diretoria, explicou o entrevistado.
Em linhas gerais, constatou-se que a implantao das ferramentas de BI trouxe
diversos benefcios para a rea de controladoria. Alm de permitir a ela maior visibilidade
sobre as operaes da empresa como um todo, atravs de informaes dirias, resolveu um
dos problemas que a impedia de cumprir a sua misso, que foi o tempo que passou a ter para
monitorar a operao, ao invs de apenas se dedicar prestao de informaes para as outras
reas. Com isso, os custos da organizao passaram a ser examinados com maior acuidade e
em intervalos menores de tempo, possibilitando-se a correo de desvios entre resultados
realizados e planejados em uma base diria.
Outro ponto que merece destaque, conforme ponderado pelo controller, foram os
efeitos do uso das ferramentas de BI sobre a rotina da contabilidade, permitindo a essa rea
uma mensurao imediata das bases de clculo para provises como: obsolescncia de
estoque, inadimplncia, fretes, comisses, bnus, gastos com desenvolvimento de produtos e
transferncias de receitas e despesas entre os departamentos. Adicionalmente, a utilizao dos
cubos OLAP, aplicados para o desmembramento do balancete em reas de gesto da empresa
ampliou a possibilidade de controle da empresa sobre cada rea de atividade, pois, agora, ao
utilizar o servio de outra, elas podem medir o impacto econmico que a relao clientefornecedor interno tem nas decises tomadas pelos gestores organizacionais. Alm disso, a
utilizao das mencionadas ferramentas permitiu um refinamento das bases de rateio
utilizadas pela contabilidade para a alocao de custos e despesas fixos. Com o uso das
1301

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

ferramentas de BI uma tcnica conhecida como target costing, antes impraticvel, tornou-se
vivel, mostrando-se, tambm, compensadora, sob a perspectiva de reduo de custos,
esclareceu o entrevistado. Os processos envolvendo o trmite e procedimentos fiscais tambm
experimentaram benefcios.
A implementao das referidas ferramentas trouxe uma nova perspectiva de
relacionamento entre as reas de controladoria e de TI. Se antes no havia interao, em
decorrncia de atuaes independentes voltadas soluo de problemas, atualmente as reas
se complementam: a de controladoria formata as informaes de forma a materializar suas
prprias necessidades informacionais, respeitando as dos usurios, e a de tecnologia da
informao atravs de uma atuao criativa, se volta ao atendimento dos usurios.
Em relao contribuio das ferramentas de BI para o resultado da empresa, o
entrevistado relatou:
Posteriormente aplicao das ferramentas de BI, conseguimos mensurar com
detalhe os resultados gerados por cada departamento, atividade, cliente, vendedor,
gerente, produto ou segmento da empresa. Diante disso, pudemos tomar as decises
para corrigir ou mudar os caminhos que a empresa estava atuando, aumentando
consideravelmente a sua margem de contribuio e seu resultado operacional e
econmico.

4.3 Gesto de Tecnologia da Informao

O cenrio precedente implantao das ferramentas de BI espelhava a necessidade
constante e macia de relatrios que geravam gargalos na rea de TI. Isso porque os
profissionais da rea aplicavam boa parte de seu tempo no desenvolvimento, customizao e
validao de relatrios para atender a solicitaes das outras reas, muitas vezes, usados para
uma nica deciso ou simplesmente para averiguao de determinadas situaes pontuais. Em
geral, as reas, por no possurem ferramentas tecnolgicas apropriadas, estavam repletas de
pessoas que tinham por funo garimpar os dados nos vrios relatrios do sistema e formatlos, usando-se, para tanto, planilhas eletrnicas de dados. Como ilustrao, o departamento de
vendas, somando-se as horas de garimpagem de dados, aplicava o tempo equivalente ao
trabalho de pelo menos duas pessoas nessa atividade.
Outro ponto da entrevista mostra que os dados eram retirados do sistema de forma no
integrada, formando vrias ilhas de informaes, gerando um complexo de informaes que
nem sempre eram consistentes entre si, causando uma grande desconfiana dos usurios na
rea de tecnologia da informao e de controladoria, e no prprio sistema, ocasionando,
muitas vezes, conflitos entre os envolvidos.
No havia na rea de tecnologia da informao antes de agosto de 2004 preocupaes
em medir o desempenho passado tanto no que diz respeito s reas de suporte a usurios e de
manuteno da infra-estrutura necessria quanto atividade de Inteligncia de Informao.
Constatou-se que o processo de implantao das ferramentas de BI foi iniciado em
agosto de 2004 e as primeiras ferramentas utilizadas para isso foram softwares com tecnologia
OLAP e softwares de gerao de relatrios (querys). A primeira rea da corporao foco desse
processo foi a de vendas, cujo propsito inicial foi substituir uma quantidade considervel de
relatrios impressos, emitidos diariamente, que contemplavam todos os dados do perodo,
relativos a clientes, produtos, vendedores, regies geogrficas centralizadoras das aes de
vendas, e as comisses de vendedores e representantes. Ao mesmo tempo, foram estendidas
as ferramentas rea de controladoria, no que tange o controle de custos para que as
informaes resultantes fossem disponibilizadas para a rea de vendas.
Atualmente, o fornecimento dessas informaes para a rea de vendas ocorre atravs
de uma consulta OLAP, na qual possvel visualiz-las e format-las de acordo com o perfil
do usurio, sempre com a participao da rea de controladoria, que tambm passou a ser um
dos usurios das mencionadas informaes.
1302

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

Do ponto de vista da rea de TI os principais benefcios com a implantao das

ferramentas foram: reduo de retrabalho por erros de informaes ou de definies, melhor
compreenso global dos processos da empresa, reduo de desenvolvimentos de relatrios,
integrao das reas por terem agilidade e coerncia na informao e o formato modelado
pelo prprio usurio.
Para quantificar e ilustrar, o gestor utilizou-se de indicadores que mantm em sua
rea, e outros dados relacionados a pocas passadas. Tomando-se como exemplo, a rea de
vendas possui aproximadamente 100 relatrios armazenados no sistema, significando que
para o seu desenvolvimento foram gastos, em mdia, 1600 horas, alm do tempo necessrio
para se resolverem problemas relacionados investigao de suas inconsistncias. Para o
desenvolvimento de um cubo de BI que supre a maioria das informaes desses relatrios foi
gasto algo em torno de 200 horas. Isso demonstra que a insero dessas ferramentas agilizou
muito o processo e se mostrou relevante e benfica em vrios aspectos. Faz-se uma ilustrao
apresentando o quadro a seguir:
Variveis
Quantidade de Relatrios /
Consultas
Informaes conseguidas com
os relatrios / consultas

Antes da implantao das

ferramentas de BI

Aps a implantao das

ferramentas de BI

x
x
x
x

Quantidade em Pedido
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Valor em Pedido
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Valor Faturado
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Saldo em Estoque

Todas as informaes podem

ser visualizadas por:
x Produto
x Famlia Produto
x Estado
x Municpio
x Cliente
x Linha de Negcio
x Vendedor
x Supervisor
As visualizaes podem ser
combinadas entre si de forma
que gerem, por exemplo:
produtos por estado, clientes
por linha de negcio; formando
40.320 combinaes possveis
Para essas combinaes
possvel medir:
x Quantidade
x Faturamento Bruto
x Faturamento Lquido
x Margem de
Contribuio
x Impostos

Tempo despendido na
extrao das informaes

160 horas/ms

Confiabilidade da informao
Baixa
Quadro 1: Informaes de vendas antes e aps BI
Fonte: Elaborado a partir dos documentos da empresa.

On-line
Alta

1303

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

Conforme o gestor entrevistado, se todas as combinaes possveis de informaes do

cubo de vendas fossem desenvolvidas em relatrios impressos, estima-se que o tempo de
desenvolvimento seria tambm de 40.320 dias.
Em sua opinio, para a empresa esses benefcios se traduziram em um melhor
aproveitamento dos profissionais de TI em atividades que agregam mais valor.
Como resultado da implantao e uso das ferramentas de BI suprimiu-se toda a rotina
de extrao de informaes de vendas por meio de relatrios impressos e sua disponibilizao
ao usurio ocorre imediatamente aps a sua entrada e processamento pelo sistema integrado.
4.4 Gesto de Vendas
A forma de atuao da rea de vendas foi um dos principais focos da mudana do
modelo de gesto da empresa. Um dos pontos frgeis detectados na rea de vendas foi o fato
de que no havia qualquer controle sobre as margens de contribuio praticadas por
representantes, os quais recebiam comisses mesmo quando as mencionadas margens fossem
negativas, como j referido anteriormente. A dificuldade para se mudar esse cenrio exigia
um melhor treinamento da equipe, dotando-a da capacidade de analisar cada oportunidade de
negcio segundo o resultado econmico que ela poderia proporcionar, e alteraes do formato
das informaes at ento utilizado, bem como a modelagem de um sistema que propiciasse
informaes tempestivas e acuradas que permitissem a cada componente da equipe a
simulao do resultado de cada negcio potencial, o acompanhamento de cada venda
efetuada, no que se refere margem de contribuio inerente, a aferio de seu desempenho
real, frente s metas estabelecidas. Para isso, conforme os entrevistados, adotou-se na
empresa as ferramentas tecnolgicas de Business Intelligence.
s vezes, dois vendedores falavam com o mesmo cliente, e, sem saber, fechava a
negociao aquele que oferecesse o melhor preo. Como no tnhamos controle de clientes,
no trabalhvamos com margem e a venda era puramente quantitativa, e no qualitativa; o que
realmente importava era o pedido, afirmou um dos entrevistados.
Os depoimentos evidenciam a carncia conceitual at ento existente entre os
profissionais da rea de vendas.
Inicialmente, uma das gestoras se posicionou sobre a forma como a rea de TI
introduziu o uso das ferramentas de BI em seu setor. Segundo a entrevistada:
comeamos a conhecer novas ferramentas, em poucos minutos foram mostrados os
50 clientes com maior faturamento da empresa e o quanto de margem eles
contribuam, e para o meu desespero quase todos os nmeros apresentaram margem
negativa. A partir disso foi iniciado um trabalho rduo de planejamento,
reestruturao, entender qual o produto que agrega valor e assim por diante.

A gesto de vendas mostrou-se, aps a implementao das ferramentas de BI, muito

satisfeita, pois em uma nica tela do computador possvel visualizar as atividades globais
de vendas, de forma que cada dado passa a ter sentido, deixando-se de perder tempo
principalmente para se procurar entender que tipo de informao o relatrio tenta comunicar.
Atravs das ferramentas de BI, cada vendedor, durante as consultas telefnicas de
clientes, pode simular o mix de produto que preserve a margem planejada e as suas prprias
metas, pois alguns produtos tm margem muito baixa, ao contrrio de outros. Assim, quando um
cliente faz uma consulta para a compra de um produto de baixo valor agregado, o vendedor utiliza
a ferramenta para balancear o mix at o ponto em que a margem mdia atinja aquela planejada.
Quando perguntado a respeito da avaliao do resultado da rea antes de tomar as
decises, descobriu-se que as gestoras fazem uma avaliao das decises antes de efetiv-las,
por meio de simulao do negcio. Com o uso dos indicadores gerados por BI, consegue-se
rapidez e condies de estudar o cliente, avaliar o potencial e definir a negociao, enfim,
maior visibilidade sobre as variveis que envolvem a transao em curso, o que confirmado
por ambas as gestoras.
1304

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

4.5 Gesto de Produo

Entre as reas contempladas por essa pesquisa a de produo aquela que menos
utiliza as ferramentas de BI, pelo menos aquela onde a eficcia dessas ferramentas no pde
ser comprovada de forma plena, pois parte delas ainda est em fase de implantao. Contudo,
dado o inter-relacionamento sistmico entre essa rea e as demais, os reflexos do uso das
ferramentas por outras reas, principalmente, pela rea de vendas, e em menor escala pela de
compras, foram sensivelmente sentidos na administrao da produo, no modelo operacional
de fbrica, e nos resultados que ela atualmente alcana.
At novembro de 2004, a programao de produo era feita com base em mdias
histricas de bens produzidos, era comum produzirem-se itens que no estavam sendo
demandados pelo mercado em um determinado momento, sendo preciso, invariavelmente, que
a rea de produo alterasse a programao daquilo que deveria ser produzido, de forma a se
evitar um problema clssico na empresa - produzir para estoque o que no seria vendido com
a velocidade esperada.
As solicitaes da rea de vendas para a produo de itens cujas negociaes no
tivessem sido previstas pela produo eram comuns.Essa particularidade provocava perda de
produtividade nessa rea, pois persistia a necessidade de contnuos setup de mquinas para se
produzirem diferentes itens. Tambm, no evitava que fossem produzidos bens que no
seriam vendidos no perodo esperado pela rea de vendas.
Segundo relatos do gestor da rea de produo, e tambm do controller, esse
comportamento relacionado a uma produtividade inferior no passado ocorria devido a um
processo inadequado de comunicao das informaes, e de conexo ineficiente, entre as
reas envolvidas na produo e venda dos produtos, ocasionando lentido nos processos
produtivos, com impacto no resultado da empresa.
Com a implantao das ferramentas de BI, a rea de vendas passou a ter as
informaes que lhe possibilitou prever com maior preciso as quantidades que se esperava
vender. Com isso, a variao entre o que se produzia e aquilo que se vendia, anteriormente
superior a 20%, caiu a nveis bastante inferiores, algo em torno de 5%, conforme afirmao
do gestor entrevistado. Noutras palavras, a rea de produo passou a operar com maior
estabilidade. Uma outra conseqncia benfica da implementao de tais ferramentas,
apontada pelo mesmo gestor, foi que se diminuram os estoques de giro lento, facultando
empresa melhorar a qualidade de seus estoques de produtos acabados, investindo-se na
produo daqueles itens cujas vendas seriam mais provveis.
Percebeu-se, analisando os indicadores produtivos que, a partir de 2005, o aumento de
produtividade da fbrica passou a ser constante, o que reflete o amadurecimento da utilizao
das ferramentas de BI, materializada pela melhoria da qualidade das informaes que passou a
proporcionar, com conseqncias favorveis diretas no resultado da organizao. A empresa
vem tambm apresentando consistentemente uma tendncia de reduo do custo com horas
extras, que creditada s condies favorveis que as ferramentas de BI criaram no sentido de
permitir tanto rea de controladoria quanto de produo exercerem suas atividades de
forma segura, potencializando-as a cumprirem com eficcia suas misses. Esse relato tambm
foi confirmado pelo gestor da rea de produo.
O enfoque dado poltica comercial passou a vislumbrar o resultado da venda efetiva,
e no somente a quantidade de peas faturadas, e os clientes passaram a ter tratamentos
diferenciados, sendo selecionados por regies do pas, ramo de atividade, freqncia de
compra, entre outros fatores.
Dessa forma, as oscilaes de vendas reduziram, possibilitando a implantao do
Sales Forecast, que define a quantidade a ser produzida nos prximos 12 meses conforme a
necessidade do setor comercial. Ressalte-se que o mencionado Sales Forecast diz respeito a
um programa que consiste em um oramento contnuo. Para a rea industrial o Sales Forecast
1305

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

extremamente importante, pois possibilita a compra de materiais nacionais e importados

com maior segurana, aumenta o giro de estoque de materiais, contribuindo assim para a
adequao dos recursos de fbrica s novas exigncias do mercado com antecedncia,
aumentando-se a produtividade e reduzindo-se os atrasos de produo.
Em suma, os benefcios na rea de produo se respaldam na customizao da rotina
de solicitaes de compras, informao detalhada das horas trabalhadas por setor, otimizao
dos processos de notas fiscais de entrada e sada entre a empresa e os beneficiadores, sistema
on-line entre matriz e coligadas e relatrios de monitoramento da produo diria.
4.6 Reflexo Econmico nas atividades globais da empresa
O fato de as ferramentas de BI implantadas ter permitido aos profissionais da rea
comercial conhecerem os detalhes dos negcios efetuados em cada regio, o que antes era
desconhecido, permitiu um planejamento mais adequado da abordagem que a rea deveria
utilizar para melhorar a posio da empresa em seu mercado. proporo que a utilizao da
informao foi sendo ampliada, e seu formato sendo adaptado cultura de seus usurios, o
novo modelo de atuao da rea comercial se consolidou, possibilitando s reas que a
apiam, a de controladoria e a de tecnologia da informao, a se voltarem exclusivamente
para a manuteno da qualidade e da tempestividade da informao. A repercusso das
alteraes promovidas pela empresa na forma de tratamento e disponibilizao das
informaes pode ser constatada com o exame dos dados apresentados.

Valores em Milhares de Reais

Evoluo da Receita Lquida de vendas

25000
20000
15000
10000
5000
0
1 T 2003 2 T 2003 3 T 2003 4 T 2003 1 T 2004 2 T 2004 3 T 2004 4 T 2004 1 T 2005 2 T 2005 3 T 2005
Perodo

Grfico 1: Evoluo da receita lquida de vendas

Fonte: elaborado a partir das DREs fornecidas pela empresa.

As vendas lquidas trimestrais cresceram significativamente, se movendo de um

patamar em torno de 17 milhes no incio do terceiro trimestre de 2004 para algo ao redor de
21 milhes no final do terceiro trimestre de 2005, isto , um crescimento consistente de
aproximados 23% no perodo.
O gerente geral da organizao ponderou que o xito alcanado nos ltimos meses
no se deve especificamente implantao das ferramentas de BI. Outras medidas foram
tomadas e seus impactos tambm esto refletidos nos resultados alcanados. Entre estas,
pontuou o gestor, talvez a principal tenha sido a descentralizao das decises na rea
comercial e a eliminao do excesso de burocracia at ento marca registrada da rea.
Logicamente, para que essas decises fossem tomadas seria necessrio que a informao
consumida pela rea tivesse credibilidade, acessibilidade e disponibilidade. Nesse particular,
no poderiam ter sido tomadas caso no fossem as ferramentas de BI utilizadas e,
principalmente, o envolvimento das reas de controladoria e de tecnologia da informao para
conferir s informaes os atributos julgados necessrios, observou o gestor.

1306

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

Margem de Contribuio
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
1 T 2003 2 T 2003 3 T 2003 4 T 2003 1 T 2004 2 T 2004 3 T 2004 4 T 2004 1 T 2005 2 T 2005 3 T 2005
Perodo em Trimestre

Grfico 2: Margem de Contribuio

Fonte: elaborado a partir das DREs fornecidas pela empresa.

Os dados constantes do grfico 2 mostram um aumento sensvel na margem de

contribuio global da empresa, partindo de 19% no primeiro trimestre de 2003 e chegando a
33% no 3 trimestre de 2005, representando uma mudana do patamar de aproximadamente 3
milhes para 7 milhes nesse perodo.
O aumento de margem tornou-se possvel, entre outros fatores, a partir da correo da
postura de alguns representantes comerciais da empresa, que praticavam preos baixos a
ponto de se produzirem margens negativas, sem prejuzo de suas comisses. O fato, antes do
detalhamento das informaes das vendas por produto e por representante, j havia sido
identificado pela rea de controladoria que, entretanto no possua mecanismos que a
permitissem atuar junto rea de vendas de forma preventiva, pois as informaes necessrias
para o diagnstico da situao no eram completas. Ao passo que as ferramentas de BI foram
implementadas, a rea de controladoria pde atuar junto a de vendas, no sentido de treinar
seus integrantes conceitualmente, de forma que eles prprios pudessem identificar o problema
na medida em que ocorresse, evitando-se a efetivao de vendas de acordo com a situao
comentada.
Um outro aspecto relevante que tambm contribui para a melhoria da margem de
contribuio foi um mdulo de simulao, includo entre as ferramentas de BI implementadas,
que permite aos profissionais da rea comercial a simulao do mix de produtos que
possibilita a obteno de margens melhores. Assim, as vendas passaram a ser mais
qualitativas, o que culminou nos resultados at ento colhidos.
L u cro O p eracion al com o u m p ercen tu al d a receita lq u id a

20%
15%
Percentual

10%
5%
0%
-5%
-10%

1 T
2003

2 T
2003

3 T
2003

4 T
2003

1 T
2004

2 T
2004

3 T
2004

4 T
2004

1 T
2005

2 T
2005

3 T
2005

-15%
P ero d o em Trim estre

Grfico 3: Lucro Operacional

Fonte: elaborado a partir das DREs fornecidas pela empresa.
1307

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

por esse estudo apresentou 15% de lucro. Um dos principais motivos de a empresa ter um
resultado negativo at dezembro de 2003 era a ausncia de informaes com que a rea de
vendas trabalhava e a falta de controle e acompanhamento do planejamento comparado ao seu
resultado realizado. A partir de 2004 nota-se que o resultado se manteve sempre positivo.
A partir de janeiro de 2005 observa-se uma tendncia mais agressiva de evoluo do
resultado operacional o que levou ao seu aumento de 3%, em relao receita lquida, no
final de 2004, para 10% no ltimo trimestre analisado por essa pesquisa. Nesse mesmo
perodo, as evidncias indicam que as ferramentas de BI j estavam sendo plenamente
utilizadas e, com isso, a repercusso das melhorias na formatao e acesso da informao
passou a ser visualizada no s nos resultados de cada rea da empresa, mas, tambm, em seu
resultado global, o que contribuiu para que essa pesquisa atingisse aos seus objetivos e
pudesse levar s concluses destacadas a seguir.
5 CONCLUSES
Tendo em vista a importncia do recurso informao, torna-se importante que as
empresas destinem ateno especial ao seu formato e forma que ele obtido. Nesse sentido,
as reas especficas para isso so: a de controladoria, que funciona de forma a centralizar as
informaes pertinentes sua atividade de monitoramento das reas, planejamento e sua
realizao, correo dos possveis desvios entre o plano e o efetivado, e provimento ao
processo decisrio com informaes consistentes e tempestivas, e a de tecnologia de
informao se responsabiliza pela gerao, processamento e manuteno de informaes
relevantes controladoria, ao processo decisrio e demais reas. Ambas as reas atuam em
sinergia com o objetivo principal de prover informaes adequadas e comunic-las de forma
eficaz aos tomadores de decises que propulsionam ou no o desempenho da organizao.
Para facilitar o processo de sua gerao, disponibilizao e comunicao, assim como o
melhoramento interno das reas organizacionais e o desempenho, principalmente da rea de
controladoria que surgiram as ferramentas de Business Intelligence, que tem o desgnio de
tornar dinmico e flexvel o uso das informaes, formatadas e manuseadas pelo prprio
usurio.
Nesse mbito, este estudo teve como propsito geral investigar a contribuio das
ferramentas de Business Intelligence (BI) para a rea de controladoria exercer sua funo
junto ao processo decisrio.
Pde-se constatar que as ferramentas de BI proporcionaram rea de controladoria da
empresa objeto do estudo, a estruturao de diversos controles que antes no existiam, o
acompanhamento tempestivo do desempenho das reas, o provimento instantneo de
informaes aos diretores da empresa, e a outros tomadores de decises. A rea de tecnologia
da informao, por seu turno, passou a gerenciar a informao e os recursos tecnolgicos
disponibilizados, sendo apoiadora da controladoria e do processo de gesto, e no mais passou
o tempo compilando dados e estruturando relatrios, por vezes, desnecessrios e inoportunos.
Esse benefcio, possibilitado por essas ferramentas, se estendeu s reas operacionais
estudadas por essa pesquisa: de vendas e de produo, que puderam melhorar suas atividades
internas, contribuindo para a melhoria do funcionamento sistmico da organizao.
Atravs das evidncias analisadas - entrevistas, documentos, registros em arquivos e
observao direta notou-se que com a utilizao das ferramentas de BI a empresa obteve um
considervel aumento no desempenho operacional e econmico. A reestruturao interna,
proveniente do novo modelo de gesto experimentado pela empresa desde 2004, s foi
possvel por meio da flexibilizao e disponibilizao em tempo real do recurso informao,
pela atuao da rea de controladoria como apoiadora direta do processo decisrio e da rea

1308

3 Congresso Internacional de Gesto da Tecnologia e Sistemas de Informao

de TI como gestora da informao para todas as reas, devidamente apoiados nas ferramentas
de BI.
oportuno destacar que no se pode afirmar que as ferramentas de BI por si s
aumentaram os resultados da organizao, no entanto possvel afirmar que o recurso
informao essencial e que necessita ser flexvel e tempestivo, o que leva constatao de
que as referidas ferramentas contribuem, consideravelmente, para a harmonizao interna da
organizao, para o funcionamento de todas as reas em prol do objetivo definido pela alta
administrao e disponibilizam informaes consistentes e confiveis para os gestores
tomarem decises inequvocas. Finalmente, dadas as evidncias obtidas nessa pesquisa,
conclui-se que as ferramentas de BI podem auxiliar a controladoria na sua funo de prover
informaes confiveis, teis e tempestivas requeridas pelo processo decisrio, por meio de
sua flexibilizao e dinamicidade.

1309

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