Redaccin y Documentacin Militar

Definiciones Documentacin: O conjunto de documentos, generalmente de carcter oficial,

que sirve para la identificacin personal, para acreditar una condicin. Tambin se define,
como disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias para localizar
informacin necesaria para el avance del conocimiento mediante la difusin,
almacenamiento, recopilacin y anlisis de la informacin contenida en documentos de
distintos tipos para que sea accesible a quien pueda necesitarla .
Documento: Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona fsica o
jurdica, una institucin, asociacin, etc., que puede ser de carcter pblico o privado,
realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podr ser
plasmado en una unidad de informacin que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco
magntico, pelcula y fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de
necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.
Comunicacin: Es el proceso mediante el cual el emisor y receptor establecen una
conexin en un momento y espacio para transmitir, intercambiar o compartir ideas,
informacin o significados que son comprensibles para ambos.
Elementos de la Comunicacin:
Correspondencia Oficial: Es el conjunto de comunicaciones que se cruzan entre si las
diversas oficinas pblicas de un pas, referentes exclusivamente aquellos asuntos propios de
la funcin pblica que representan, as como las que aquellas despachan a los particulares
con el mismo carcter.
Correspondencia Militar: Es el conjunto de comunicaciones oficia les intercambiadas entre
las dependencias militares, con las autoridades o con entidades particulares. Para este tipo
de correspondencia se considera aspectos enla composicin y redaccin de los documentos,
directivas, manuales producido spor la institucin. Se distingue por su forma metdica,
estilo y por tomar en cuenta la condicin o entidad del destinatario, lo que le impone el
empleo de palabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respeto
y la consideracin que le son propias.
Funciones del Lenguaje:
2. Redaccin: Es un proceso de composicin para elaborar escritos de diferentes contextos:
personales, sociales, culturales, profesionales... Su fundamento lo constituye el
conocimiento esencial de la lengua. Quien redacta construye un texto en el que plasma por
escrito desde un lacnico telegrama, una breve nota de agradecimiento, una entusiasta
felicitacin, hasta un ensayo, tesis, libro, etc.

Correspondencia Militar Aspectos de la Correspondencia: En la elaboracin de la

correspondencia es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Material: El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta,
limpieza, orden y disposicin general, mrgenes, espacios, letras y nitidez de la impresin,
lo cual; influye poderosamente en el nimo del destinatario, por lo que habr de tenerse
especial esmero en que la impresin sea siempre agradable.
Gramatical: Est ligado a la pureza del idioma, pues, mientras ms apropiada sea la
terminologa que se une, ms fluidez habr en la expresin; la composicin ser ms fcil
de entender y se mantendr la unidad en el escrito.
Moral: Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que ataen los sentimientos
humanos y provocan afecto, cario, amistad, cordialidad, gratitud, alegra, simpata o buen
odio, rencor, miedo, ira y antipata, todo lo cual induce a pensar en la cortesa, decencia y
diplomacia como cualidades importantes.
Clasificacin de la Correspondencia: La correspondencia tiene muy variadas formas, con
caractersticas especiales que las distinguen segn la fuente de emisin, la intencin de sus
contenidos, estilos de mecanografiados y tramitacin de su envi o despacho; de acuerdo a
su clasificacin se mencionan las siguientes :
Por su Destino:
Pblicas: Contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa,
radio, TV, carteles, pancartas).Privadas: tratan de informacin de inters y carcter
particular, comercial y oficial.
Por su Contenido: De Primera Clase: Su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas,
postales, documentos de negocios, peridicos, etc.
3. De Segunda Clase: Esta correspondencia est relacionada con paquetes, bultos, muestras,
valijas, etc.
Por su Tramitacin:
Postal: Cuando se envan a travs de servicios de correos, pueden ser ordinarias o
certificadas. Telegrficas: Cuando se enva a travs del servicio telegrfico. Pueden ser tele
radiograma y cablegramas.

Por su Puntuacin:

Abierta: No lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes.

Cerrada: Lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes.
Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.
Por su Extensin:
Cortas: Cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: Cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un
pliego .Ms de 300 son cartas de varios pliegos.
Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes.
Breves: Son aquellas de poca extensin, tales como la esquela, el memorndum, etc.
Urgentes: Son las que, adems de ser breves, se transmiten por medios especiales para su
rpida entrega .Pertenecen a esta categora el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el
telefonema y el correo electrnico.
Por su Forma:
Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y
presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, es quelas, memorandos,
planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc .
Divisin de la Correspondencia: La correspondencia se divide en 4 clases:
1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias,
banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy
variada, cualquier asunto particular entra en ella.
3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos
organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorndum y
tarjetas postales.
Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas,
Radiogramas y telefonemas.
Partes de una Correspondencia: Toda correspondencia estar conformada por un
encabezamiento y un cuerpo
Encabezamiento:
Membrete
Fecha
Nmero
Sello Direccin
Asunto o referencia
Saludo que se subdivide en:
Tratamiento y ttulo del destinatario
Nombres y Apellidos del destinatario Sea
s Lugar de destino Cuerpo:
5. Introduccin
Ideas fundamentales o asuntos de la correspondencia
Despedida
Firma Firma autgrafa
Reproduccin de la firma
Cargo, posicin u otros datos del firmante
Por su Seguridad: La clasificacin de seguridad se efectuar de acuerdo al Reglamento para
la Clasificacin, Seguridad y Manejo de las Informaciones, Documentos y Materiales
Clasificados de la FANB, y se clasificarn en:
Secreto: Se asignar esta clasificacin a las informaciones, documentos y materiales
clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no autorizadas, puede

causar serios daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada

Nacional Bolivariana.
Confidencial: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales
clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no autorizadas, causen
daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana.

Reservado: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales

clasificados que deben ser mantenidos fuera del alcance de personas no autorizadas.
Caractersticas de la Correspondencia Militar La brevedad, claridad y precisin, exentas de
formalidades ceremoniales es exagerada, son sus principales caractersticas.
La brevedad: Consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta es una
cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se obtiene
prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante el verbo se
expresa la accin. Para evitar la extensa fraseologa debe desarrollarse, dentro de una frase,
una sola idea.
La claridad: Se obtiene omitiendo la ambigedad, haciendo una exposicin simple,
evitando repeticiones que conducen a frecuentemente equivocaciones en la redaccin.
La precisin: Se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lo necesario sin
olvidar nada. Es difcil ser claro sin ser preciso. Para expresar de manera completa y exacta
el pensamiento, es necesario emplear la palabra apropiada, que pinte el objeto y establezca
entre el signo y la cosa significada la ms exacta relacin, por lo tanto hay que desconfiar
de los trminos generales, abstractos, vagos y sobre todo de los sinnimos.
La precisin es sobre todo indispensable en la redaccin de informes, partes diarios, etc.,
los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia significativa.
Dentro de cierta medida de precisin exige ser conciso, o sea, expresar una idea o un
pensamiento con el menor nmero de palabras posibles.
Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes formas o con
trminos distintos.
La claridad, precisin y concisin son cualidades principales del estilo en la
correspondencia, pero stas no son suficientes para lograrlo, pues adems, ste debe ser
correcto, simple, natural y de buen gusto.

Normas de Redaccin, Disposicin y Tipiaje de la Correspondencia y Documentos

Militares
Estilo: El estilo de cualquier documento militar debe ser conciso, preciso y categrico. En
el debe manifestarse el sentido de la responsabilidad de la persona que lo redacta; sta
tendr presente que el objetivo que se persigue es la exacta y uniforme comprensin de sus
ideas por parte de los destinatarios de los documentos y que generalmente no se podr
acudir al recurso de aclararlos en forma oral. Es recomendable atenerse a las normas
siguientes:
1. Dedicar un prrafo a cada idea, sin preocuparse de su extensin, escribiendo frases cortas
y presentando especial cuidado a la puntuacin.
2. Ordenar lgicamente los prrafos, sub-prrafos, apartes, sub-apartes, secciones y subsecciones.
3. Evitar que alguna frase se pueda prestar a doble interpretacin o ambigedad.
4. Se puede utilizar formas directas y personales, no debiendo considerar incorreccin ni
vanidad al dirigirse a su destinatario en primera persona.
5. Suprimir el exceso de tratamiento y eliminar frases huecas.
Disposicin y Numeracin de Prrafos, Subprrafos, Apartes, Subapartes, Secciones y
Subsecciones
Se usarn estas.
I Nmeros romanos y punto
A. Letra maysculas y punto
1. Nmero arbico, punto
a. Letra minscula, punto
1) Nmero arbico entre parntesis
a) Letra minscula entre parntesis
1 Nmero arbico subrayado
a Letra minscula subrayada
Uso del reverso de las pginas: Se usar el reverso de las pginas cuando el tipo de
documento o anexo lo permita sin restar funcionalidad al mismo. Se puede usar papel de

base adecuada para evitar interferencias en la lectura por efecto de transparencias. (Se
recomienda base 20 o mayor).
Cantidad de copias: Toda correspondencia oficial, se elaborar en original y dos (02)
copias. El original se remitir a la dependencia destinataria, la primera copia reposar en el
archivo de la dependencia emisora, para as formar el expediente y la segunda copia
quedar archivada en la mesa de partes de esa dependencia.
Uso de los sobres: El uso de los sobres ser obligatorio para la correspondencia oficial que
sea dirigida a dependencias fuera de la Sede del Ministerio del Poder Popular para la
Defensa. Para la correspondencia interna slo se usar el sobre en aquella que tenga
clasificacin de seguridad. En caso de requerirse el uso de sobres manila debido al volumen
y/o tamao de los anexos enviados, se tipiarn directamente arriba de este, sobre los datos
colocados en los sobres normales.

Colocacin de sellos: La colocacin de sellos en la correspondencia oficial debe hacerse en

la forma siguiente:
8. En los sobres o cubiertas se colocarn en el ngulo superior derecho y en los documentos
se colocarn en el centro en la parte superior.
Normas de Tipeajea.
Nombres personales
1) Sern escritos en maysculas. Cuando se haga la primera referencia a un militar se
escribir primero el grado seguido del nombre y apellido. Ejemplo: Contralmirante.
ALEXANDER CONTRERAS, Teniente ALFONSO GALN.
2) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento, podr escribirse el
grado abreviado, seguido de la inicial del nombre y el primer apellid. Ejemplo: CA. A.
CONTRERAS, TTE. A. GALN.
3) Si el documento es para ser usado con fuerzas de otros pases y cita militares extranjeros,
deber ser escrito igual a la seccin anterior, debiendo colocar despus del grado el
Componente, seguido del pas al cual pertenece, entre parntesis, luego el nombre y
apellido. Ejemplo: General (Ej-Brasil) JOSRIBEIRO DCOSTA.
4) Los nombres de civiles sern escritos en maysculas. Se usar el tratamiento descrito en
la Constitucin Nacional en el Artculo 21 aparte 3, o sea, Ciudadano o Ciudadana.
Ejemplo. Ciudadano Ingeniero PEDRO CASTRO.
b. Nombres de unidades y organismos

Se escribirn en letras maysculas y entre comillas, pudindose abreviar el tipo de unidad.

Ejemplo: 411 B.I.M. ANZOATEGUI.g.
Nombres geogrficos
Se escribirn en maysculas debiendo sealar entre parntesis las coordenadas
rectangulares del sitio sealado cuando se preste a confusin su ubicacin. Ejempl: RIO
DE ORO (72300 - 14200).
h. Abreviaturas
Se usarn las establecidas en el Manual de Smbolos y Abreviaturas Militares(MC 50-1),
adems podr usarse cualquier abreviatura que no est en ese manual, siempre que la
primera vez que se emplee en un documento se haga con el nombre completo seguido por
la abreviatura entre parntesis. A las abreviaturas militares no se les colocar puntuacin
entre sus letras, ni al final.
Ejemplo: Inspectora General de la Fuerza Armada Nacional (INGEFAN).
Jefatura del Estado Mayor Conjunto (JEMC)
i.Clasificacin de seguridad
Ser colocada en cada documento en la parte superior e inferior, en el centro de todas las
pginas a un margen de uno y medio (1,5) centmetros del borde respectivo.
j. Numeracin de pginas
Sern numeradas correlativamente, con cifras arbigas en el centro, debajo de la
clasificacin de seguridad en la parte inferior de la pgina, indicando el nmero de la
pgina del total de ellas. Ejemplo: 1 de 8, 2 de 8, etc. o indicando el nmero de ellas
solamente.
k. Membrete Debe estar impreso, a un margen de un (1) centmetro de la clasificacin, en la
parte superior y en el centro de la hoja de papel.
Firma
Se usa para dar a entender que quien suscribe es el autor u originador del document.
Deber ser totalmente legible y similar a la que est registrada en la cdula de identidad del
firmante.
La firma de los documentos militares se colocar a cuatro lneas debajo de la ltima lnea
del texto, partiendo del centro hacia la derecha. Se colocar el nombre en letras maysculas
y a una lnea el nombre y centrado se escribir el grado en letras minsculas. Ejemplo:

RAMN DVILA
Coronel
Al final de un documento militar, no debe aparecer la firma de la autoridad remitente o que
firma el documento en una hoja en blanco, esta debe estar acompaada de parte del texto
del mismo.
En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y enningn
caso utilizarse facsmiles. El documento original y las copias deben serfirmados. El primero
con la firma autgrafa, o sea, la que aparece en la cdula deidentidad del firmante. La
media firma, en forma legible, podr utilizarse para elduplicado, triplicado, etc.
Medios de Firmas
Por Delegacin: La autoridad podr delegar, bajo su responsabilidad, en las altas
autoridades de su dependencia la firma de las actas y documentos internos. Esa delegacin
se har por resolucin interna y en la cual se especificar en forma precisa las actas y
documentos que deben ser firmados por delegacin, los cuales se considerarn emanados
del superior.
La autoridad delegada deber rendir cuenta de las firmas en virtud de la delegacin. La
firma no podr ser delegada a su vez por la autoridad que hubiese recibido la delegacin.
A dos lneas de la ltima del texto y comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo
se escribir Por Delegacin, y a cuatro lneas hacia abajo y en el centro se escribir la
firma, nombre y grado como se seal en prrafo anterior.
Ejemplo:
Por Delegacin
MANUEL PADRN
Coronel
Por Orden o Por Autorizacin: Se usar esta modalidad cuando la autoridad que debe firmar
un documento de carcter administrativo est ausente temporalmente o se requiera un
trmite rpido del documento, ya que una dilacin podra implicar entorpecimiento en el
logro de algn objetivo administrativo u operacional.
Firmar el ms antiguo presente en la lnea de mando debajo de la frase Por Orden o Por
Autorizacin, la cual se escribir a dos lneas del nombre, grado y cargo de la autoridad
titular; debiendo aclarar el nombre y grado de quien firma. Ejemplo:
BERNARDO ANTONIO FUENTES

General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Por Orden JULIAN SERRANO Coronel
Subinspector General de la FANB.

Firma Accidental: Se usar est modalidad cuando la autoridad que deba firmar est
ausente en forma prolongada. En este caso la persona que firmar deber estar autorizada
por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente. En la identificacin del
Comandante u originador se citar que el cargo es accidental. Ejemplo:
FRANCISCO JOS OCANTO
MayorCmdte. Acc. 311 B.I. BOLIVAR
Uso de CMPLASE, CONFORME, VISTO BUENO DIOS YFEDERACIN y
ES COPIA AUTNTICA
CMPLASE
Se debe usar en los documentos de carcter directoral, tales como: rdenes, directivas,
resoluciones, etc., y debe ser efectuada por la autoridad originadora del documento. Se
exceptan los documentos de tipo rutinario, los cuales pueden utilizar por autorizacin.
Se escribir la palabra CMPLASE a dos lneas del ltimo prrafo del texto,
comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo, y a cuatro lneas seescribir todo lo
correspondiente a la firma e identificacin de la autoridad. Ejempl:
Cmplase
JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector
General de la FANB
2) CONFORME
Es usado cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con un
juicio emitido en un documento. Se aplica en los casos de informes, actas, recibos, etc.

Se coloca la palabra Conforme a dos lneas debajo del grado del originador, partiendo del
centro de la hoja y a continuacin firma el conformante a cuatro lneas de la denominacin
centrado hacia el margen derecho. En caso de varios. Conformantes, firmarn de menor a
mayor antigedad, de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo. Si el nmero de
firmantes es impar, la firma del ms antiguo ser centrada debajo de las otras .Ejemplo:
JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B
.Conforme
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la F.A.N.B.
3) VISTO BUENO
Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el segundo
comando o una autoridad asesora del superior, en seal de que fue ledo, y de que su
contenido es correcto y est aprobado. Se coloca la palabra Visto Bueno Vo Bo a dos
lneas debajo del grado del originador, partiendo del centro de la hoja y a continuacin
firma el superior a cuatro lneas de la denominacin centrada hacia el margen derecho.
Ejemplo:
JULIN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B.
Vo Bo
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la F.A.N.B.
4) DIOS Y FEDERACIN

El uso de esta modalidad antecede a la firma de los oficios y documentos delmismo tipo de
los oficios. Se colocar a dos lneas del final del texto y en elcentro, luego a cuatro lneas se
colocar la firma, en minscula.
Ejemplo.
Dios y Federacin
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana
.5) ES COPIA AUTNTICA
Modalidad que usan las autoridades competentes para dar fe de que una copia, es copia
textual o fotosttica de un documento. Las palabras Es copia autntica se colocarn a
cuatro lneas debajo de la ltima lnea de la firma original, comenzando en el margen
izquierdo. A continuacin a dos lneas debajo se coloca la firma de la autoridad competente.
Ejemplo:
BERNARDO ANTONIO FUENTES
General de Divisin
Inspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
Es copia autntica:
JULIAN SERRANO
Coronel
Subinspector General de la F.A.N.B
.Iniciales del redactor y el transcriptor del documento.
Para efectos de identificacin, en la misma pgina donde se coloca la firma del originador
se debe colocar al borde del margen izquierdo a dos lneas de la firma del originador, en
maysculas las iniciales del redactor del documento; separadas por raya de fraccin y sin
espacio las iniciales del transcriptor en minsculas, y en la lnea siguiente la fecha de
elaboracin.
14. Se insiste en el hecho de que no siempre el originador y el redactor son la misma
persona, razn est de la necesidad de dicha identificacin.

Ejemplo:
FRANCISCO JOS OCANTO
Mayor
Cmdte. 311 B.I. BOLIVAR
FJO/isb
.01JUL03
Grupo Fecha Hora
Cuando sea preciso hacer constar el da y la hora se emplear el grupo fecha, hora, el cual
est formado en tres (03) grupos: El primer grupo conformado por seis (06) dgitos y una
(01) letra mayscula sin separacin entre ellos, los dos primeros dgitos indican el da (01 al
31) y los cuatro (04) siguientes dgitos indican las horas (00 a 24 horas.) y minutos (00 a 59
minutos), y luego de estas una letra mayscula caractersticas correspondientes al huso
horario. El segundo grupo conformado por tres (03) letras maysculas que indican la
abreviatura del mes. El tercer grupo conformado por dos (02) dgitos que indican dos
ltimos nmeros del ao. Entre los tres (03) grupos existir un espacio libre.
Ejemplo:
011430 (14 horas 30 minutos del da 1)
140001Q (00 horas 1 minuto, huso Quebec del da 14)
271200Q NOV 92 (da 27 de Noviembre de 1.992, a las 12 horas del huso Q)
Horas.
Cuando las horas se usen sin fecha, se escribirn siempre con un nmero de cuatro dgitos,
sin ninguna separacin entre ellas ni abreviaturas de unidades.
Ejemplo:
2345 (23 Horas 45 minutos).
003OD (00 horas 30 minutos, huso DELTA)
Divisin del da.
Est permitido, cuando no sea posible citar un hora exacta, usar las expresionessiguientes:
Madrugada

1 Comprende el intervalo de tiempo entre la aparicin del sol en el horizonte (ortocivil) y la

primera luz del da.
2) Alba o Amanecer Es la primera luz del da.
3) Maana Comprende el intervalo de tiempo entre la primera luz del da hasta el
medioda(1200 horas).
4) Tarde Comprende el intervalo de tiempo entre las 1200 horas hasta el ocaso del sol
5) Atardecer o Anochecer Comprende el intervalo de tiempo entre el inicio del Crepsculo
Nutico Vespertino y su finalizacin.
6) Noche Comprende el intervalo de tiempo desde la finalizacin del Crepsculo
NuticoVespertino hasta la aparicin del sol en el horizonte .Documentos Comunes en la
FAN. Se establece como correspondencia bsica del Ministerio del Poder Popular para la
Defensa para uso de todas las dependencias, las siguientes:
Oficio especial
Oficio Memorndum
Memo Relmpago
Mensaje
Cuenta
Punto de Cuenta o Cuenta breve
Opinin de Comando y Nota Informativa
Informe
Directiva
Circular
OFICIO ESPECIAL.
Es una comunicacin oficial destinada a personas, cargos o entidades fuera de la Fuerza
Armada Nacional Bolivariana, tales como: Organismos oficiales y privados, nacionales o
extranjeros, excluyendo a los de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, a autoridades
militares oficiales y privadas de pases extranjeros y a personas no integrantes de la Fuerza
Armada Nacional Bolivariana.
Instrucciones para su elaboracin

El Oficio especial estar compuesto por las siguientes partes:

Encabezamiento
Estar integrado por:
a. Membrete
El membrete que debe llevar la primera pgina de un oficio especial, se escribir cuatro
lneas del borde superior de la pgina en mayscula y centrado y su contenido ser
repartido en tres lneas y bsicamente contar los siguientes escritos: REPBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DELPODER POPULAR PARA DE
LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la dependencia superior a la que origina el
documento y el del originador. (Ejemplo. INSPECTORA GENERAL DE LA F.A.N.B.).
b. Escudo
Se colocar el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete. A todo color.
c. Nmero de oficio
Los datos de referencia del documento se colocarn a dos lneas del membrete, alineada
por el margen derecho de la hoja y consta del Nro. De archivo o de. Serial, el cual le ser
colocado en forma creciente que le asigne la mesa de partes para el control interno.
d. Lugar y fecha de expedicin
Esta informacin ser colocada a dos lneas del Nmero de Oficio, alineada por el mismo
margen.
e. Data
Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados debajo
del Lugar y fecha de expedicin.
f. Destinatario
El destinatario de un oficio especial puede ser:1) Una persona natural, identificada
conjuntamente por su tratamiento social en minscula, su nombre y apellidos en mayscula,
y por la denominacin del cargo pblico o privado que ejerce en minscula, todo alineado
por el margen izquierdo de la hoja.
Ejemplo:
Ciudadano.
GERMN ANTONIO MARN.

Presidente de Cave guas

2) Una persona natural identificada solamente por la denominacin del cargo pblico o
privado que desempee en mayscula.
Ejemplo:
Ciudadano
PRESIDENTE DE CAVEGUAS
3) Una persona natural identificada solamente por su nombre y apellidos en mayscula.
Ejemplo:
Ciudadano
Doctor
GERMN ANTONIO MARN

4) Cualquier agrupacin de personas naturales, identificadas en cualquiera de las formas

expresadas anteriormente. Ejemplos:
Ciudadanos
Doctor CAMILO TORRES, Licenciada JUANA ORTEGA
Auditores Especiales de las Naciones Unidas
Ciudadanos
AUDITORES ESPECIALES DE LAS NACIONES UNIDAS
5) Cualquier entidad o persona jurdica, tanto pblica como privada. En estos casos no se
emplear tratamiento alguno, sino que se comenzar directamente con el nombre de la
entidad o persona jurdica destinataria. Ejemplos:
BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA
Sucursal del Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Compaa Annima ELECTRICIDAD DE CARACAS
Texto: Las normas para la elaboracin y redaccin del texto del oficio especial son las
mismas descritas para cualquier documento o correspondencia militar.

Trmino: Se utilizaran la frase Dios y Federacin y se colocar a dos lneas del final del
texto y en el centro, en minscula, luego a cuatro lneas se colocar la firma de la autoridad
o remitente.
OFICIO.
Es la comunicacin escrita para tratar asuntos oficiales, que requiere de exposicin amplia,
entre dependencias militares que se encuentran ubicadas en localidades y/o pertenecer a
comandos diferentes.
Instrucciones para su elaboracin:
El Oficio estar compuesto por las siguientes partes:
Encabezamiento
Estar integrado por:
a. Membrete
Ir impreso a cinco lneas tanto del margen como del borde superior izquierdo. Su
contenido ser repartido en cuatro lneas y bsicamente contar los siguientes escritos:
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DELPODR POPULAR
PARA LA DEFENSA y a continuacin el nombre de la dependencia superior a la que
origina el documento y el originador.
b. Numero de ofici
Los datos de referencia del documento se colocarn en un recuadro impreso en laparte
superior derecha y consta de Nro. de archivo, donde se colocar el Nro. De identificacin
de la dependencia que elabora el documento y Nro. de serial, espacio en el cual le ser
colocado el nmero que en forma creciente le asigne la mesa de partes para el control
interno .
c. Lugar y fecha de expedicin
Esta informacin ser colocada en el espacio debajo del nmero de archivo. Slo se
escribir a mquina el lugar, mes y ao de elaboracin, ya que en la mesa departe
corresponder la colocacin del da de expedicin.
d. Data.
Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la Federacin, centrados debajo
del Lugar y fecha de expedicin.

e. Dependencia (para referirse al originador) Se colocar inmediatamente debajo del lugar y

fecha de expedicin el nombre dela dependencia que elabora el documento.
f. Al (para indicar el destinatario)
Para colocar los datos del destinatario, existe un recuadro impreso en la parte superior
izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocar ,despus de los dos
puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula. Se utilizar la
abreviatura A/C, que significa a cargo, citando a continuacin la dependencia respectiva,
cuando el oficio trate de materia sobre la cual existe delegacin de firma por orden de la
autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deber ser entregada directamente a la
dependencia subalterna correspondiente. En la lnea inmediata inferior a dos lneas del
grado y del cargo del destinatario, se colocar CIUDAD o PRESENTE, cuando la
comunicacin esde entrega local, en caso contrario pondr en mayscula el nombre de la
localidad del destinatario.
g. Asunto.
Deber indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.
h. Referencia.
Se escribir a cuatro lneas debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen. En ella se
indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia.
Cuerpo o texto.
Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen
o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo indicado como
referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centmetros, con excepcin de la
primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una entrada de tres (03)
centmetros de margen (sangra).
Trmino
Estar integrado por:
El lema Dios y Federacin
Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento
COPIA PARA Anexos (si los tuviere) Iniciales del redactor y transcriptor
Fecha de elaboracin del oficio MEMORANDUM

Es la comunicacin interna escrita entre dependencias u oficinas de un mismo comando y

que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales qu requieren una amplia
exposicin.
Instrucciones para su elaboracin:
a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del cuerpo
ocupando el mismo sitio sealado para el lema Dios y Federacin hacia el margen
derecho.
b. No lleva data de la Independencia y Federacin.
c. La denominacin MEMORNDUM debe aparecer en la parte superior y central del
cuerpo.
d. No se coloca el lema Dios y Federacin.
e. Del (para referirse al originador)Se colocar inmediatamente debajo de la denominacin
MEMORNDUM el grado y cargo de quien elabora el documento.
f. Al (para indicar el destinatario) Para colocar los datos del destinatario se colocar
despus de los dos puntos que siguen a la preposicin AL, el grado y cargo del
destinatario, en mayscula.
g. Asunto Se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.
h. Referencia Se escribir debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen. En ella se
indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia.
i. Cuerpo o texto Debe contener una informacin completa y detallada del asunto tratar,
bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo
indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser dedos (02) centmetros, con
excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una sangra de
tres (03) centmetros del margen.
j. La fecha de elaboracin se colocar al finalizar el texto, alineada con el margen derecho
de la comunicacin.
k. El nombre y el apellido de quien firma el memorndum, se escribe en mayscula.
l. Si hubiese anexos, se citarn escribiendo en mayscula la palabras ANEXOS, seguida de
la identificacin del documento en cuestin, teniendo cuidado de guardar el mismo margen
del cuerpo y texto.
m. Las iniciales de quien orden la elaboracin del memorndum se indicar en primer
trmino y luego separada por una lnea oblicua irn a continuacin en minscula, las del

que transcribi el documento. Estas se colocarn debajo de la palabra ANEXOS, si los

hubiere y/o a tres centmetros de la orilla inferior de la hoja.

EL INFORMEA
los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aquel originado por
hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos importantes, cuyas
caractersticas convienen investigar, para hacerlos del conocimiento de la superioridad.
El informe es la narracin cronolgica, escrita y detallada, elaborado con el propsito de
hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una situacin delicada o
acontecimiento importante.
Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido por la
participacin al escaln superior de la novedad correspondiente.
Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe tratar de
un slo asunto.
Los componentes del informe son:
Encabezamiento: Constituido por el membrete ubicado en la parte superior izquierda del
documento. La denominacin, colocada en la parte central y a seis (6) espacio debajo del
membrete. El asunto, que comenzar a escribirse debajo dela denominacin a cuatro (4)
espacios de sta, siguiendo las mismas reglas sealadas en el oficio, respecto al
destinatario.
Cuerpo: Comenzar a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las mismas
instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra margen, y entrada.
Estar constituido por la exposicin pormenorizada del tema de informe, donde se
incorporarn de manera clara, concreta y objetiva las explicaciones razonadas y dems
argumentos pertinentes al mismo.
En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; mtodos empleados,
equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados.
Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e
indicando las causas y condiciones en que se presentaron.
Es de fundamental importancia la inclusin de circunstancias de tiempo y lugar, as como la
indicacin de los nombres de las personas que fueron afectadas en el suceso que motivo el
informe.

Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el Inform; sin
embargo, con el propsito de lograr que la tarea sea lo ms completa posible, se ha
preparado una gua en base a las siguientes interrogantes: Quin, Qu, Donde, Cmo y Por
qu
.Quin?: para responder a: Quin dio la primera informacin o avis? Quines son los
causantes?. Quines son los testigos? Quines son los posibles sospechosos? Quines
fueron los cmplices? Quines pueden ser examinados ms tarde para obtener informes
posteriores?
Qu?: para responder a: Qu ocurri? Qu clase de daos se causaron? Qu valor tiene
los bienes perdidos, robados o recuperados?, Qu pruebas quedaron en el lugar de los
hechos?, Qu delito fue cometido?, Qu clase de instrumentos se emplearon?, Qu
armas se usaron?, Qu disposicin se hizo delos medios de prueba?, Qu actuacin se
llev a cabo por anteriores investigadores?, Qu actuacin posterior debe emprenderse?
Dnde?: Dnde sucedi el hecho?, Dnde se hallaba el que notific o el perjudicado
cuando se cometi el hechos, Dnde se encontraron los instrumentos utilizados. Dnde se
encuentran ahora?, Dnde est ahora los afectados?, Dnde se puede obtener informacin
adicional til?, Dnde ha ocurrido recientemente un caso anlogo?,
Cundo? Cundo sucedi el hecho?, Cundo se descubri el hecho?, Cundo se dio
aviso a la autoridad militar?, Cundo lleg el primer miembro de la FAN al lugar del
suceso? Cundo podr entrevistar al ofendido o a los responsables?,Cundo podrn
completarse los medios de prueba obtenidos?
Cmo?: Cmo se cometi el hecho?, Cmo se encontr el autor en el lugar del hecho?,
Cmo se march de all?, Cmo fue de extenso el tiempo de realizacin de lo
acontecido?, Cmo fue estudiado el lugar del suceso para descubrir los medios de
pruebas?, Cmo debi realizarse el suceso?, Cmo estuvo planeada la infraccin?, etc.
Por qu?: Por qu ocurri al hecho?, Por qu se emple un determinado procedimiento?,
Por qu se escogera a sta determinada vctima?, Por qu fueron arrebatados
determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes valiosos?, Por qu se dio cuenta del
hecho con tanto retraso?, etc.
Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior, ste se
concretar a lo especficamente solicitado; sin embargo, el instructor podr incluir otros
aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe ser elevados al conocimiento de la
autoridad solicitante.
Trminos: Incluye el lugar y fecha de elaboracin, los nombres y apellidos de informante y
el subttulo Anexos.

El Lugar y Fecha de Elaboracin: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis (6)
espacios debajo de ste.
Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpo y a seis
(6) espacios debajo del lugar y fecha.
El Subttulo Anexo: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del
informante, en mayscula y guardando el margen de quince (15) espacios. Este subttulo se
emplear slo cuando haya la necesidad de agregar anexo al informe.

Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidad de informar
su presentacin se recomienda, en cuanto sea posible acogerse al modelo especial que este
manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes: la cubierta, el informe propiamente
dicho y las opiniones de las autoridades superiores intermediarias.
Entre otros tambin tenemos:
El Diploma:
Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distincin, premio, etc. No obedece
a un formato uniforme, sino que su presentacin vara segn las intenciones de la autoridad
que lo concede.
El Certificado:
Es el documento mediante el cual una persona autorizada actuando a nombre de un
organismo militar, da por cierta una situacin o el cumplimiento de una actividad
previamente establecida.
La Constancia:
Es un documento que se expide a peticin de la parte interesada, mediante el cual la
persona que lo otorga, da por cierta la realizacin de un hecho determinado.
Cabe destacar, que estas son las correspondencias militares ms utilizadas en nuestro
entorno de trabajo. Sin embargo, como se mencion anteriormente existen otros tipos que
sin restarles menos importancia no se describirn en el presente.

Introduccin

La redaccin siempre ha jugado un papel importante en la elaboracin de documentos que

hoy da, estos textos han sido la base de los estudios para los especialistas en el campo.
Tanto as, que se convierte en una materia importantes para ser profundizada en las
mltiples ramas que esta genera.
Cabe destacar que la redaccin tiene distintos mtodos de expresin, donde una de ella es a
travs de la documentacin; que no es ms que un canal donde se plasma lo que se quiere
articular. Existen reglas y normas que en el presente trabajo desarrollaremos, enfocndonos
ms en La Redaccin y Documentacin Militar. Como es bien sabido, en el mbito militar
tiene ciertas desviaciones de oficio, Que se quiere decir con esto?, que adems de defender
nuestra soberana, los intereses de la nacin, desarrollar una postura geopoltica
internacional y dems afines, tambin se encaminan los quehaceres diarios mediante
mtodos rutinarios de comunicacin de ndole legal. Estos mtodos pueden ser oficios,
memorndum, correspondencia militar, resueltos ministeriales, informes, etc.
Cada uno de los mencionados, necesariamente tiene que tener su metodologa y una
redaccin impecable para que el ente receptor pueda entender con claridad y/o se mal
interprete. La fluidez de la informacin deber ser caracterstica de un profesional militar,
donde este sea conciso y prctico al momento de elaborar un documento, no puede procurar
tener errores a la hora de redactar, ya que a la perspectiva de superiores o subordinados, la
profesionalidad quedar en prejuicios viciosos. Es por ello, que para desarrollar cierta
astucia de escritura es aconsejable la lectura y, el estudio de la gramtica espaola
(ejemplo: Signos de Puntuacin y Normas de Acentuacin) para que el competente posea
capacidades de hacerse entender por cualquier medio que se disponga para expresar
descifrablemente lo deseado.

CONCLUSIN
Dentro de los procesos de cambio que se sigue en nuestro pas, podemos mencionar uno en
especial que nos atae como profesional de las armas. Simplemente es el de cambio de
categora de grado que est enmarcado en un proceso legal y que se le denomina
Transicin de Oficial Tcnico. Se trae a colacin el caso, debido a que este nuevo reto
representa exigencias de un distinto modelo de profesionalismo a nivel acadmico y sobre
todo de expectativas. El categrico nivel a la cual se hace referencia, exige una serie de
aplicaciones concertadas dentro de nuestra institucin y para ello, se demanda de nuestra
capacidad de redaccin y elaboracin de documentos especiales descritos en el presente
texto. Cabe destacar, que la correspondencia militar est presente en nuestras distintas reas
de trabajo y que su importancia radica, en establecer comunicacin con algn otro
individuo, dependencias civiles o militares, que puede encontrarse ya sea cerca o lejos pero

dentro de nuestro pas o al exterior. Al igual es importante, elaborar un mensaje escrito con
un objetivo predeterminado y con unas ideas claras y concretas para que sea inteligible por
el destinatario para que no exista confusin o duda alguna. Para finalizar, en todo momento
debemos exteriorizar nuestras habilidades y capacidades de redaccin como herramienta
lingstica y de comunicacin.