Trampas en la Gerencia de Proyectos

Artculos - Gestin de Proyectos

Por ms experiencia que se tenga en el manejo de proyectos,

nunca faltan las trampas que estn ah para daarle el curso.
No caiga en estas trampas.
No se discute hoy la necesidad de manejar conceptos y hasta ser
especialista en la gerencia de proyectos como una de las
habilidades ms buscadas recientemente, y con mayor
proyeccin. Sin embargo, no hay una sola manera correcta ni
una sola verdad. Existen varios marcos de referencia que pueden servir de base para la
construccin de su propia metodologa para la Gestin de Proyectos al interior de su compaa
o
en
su
rea
de
accin.
Indistinto de qu metodologa, marco de referencia, mejor prctica decida usar, o una mezcla
de ellas, hay unas trampas en las que se puede caer muy fcilmente cuando se gestionan
proyectos. Queremos recoger aqu algunas de ellas, con nuestra perspectiva de cmo se
puede
evitar.
Una de las mayores trampas es tener a la persona incorrecta a cargo del proyecto. Se
puede dar porque no haba a quien ms poner, o por exceso de confianza del recin
nombrado Gerente de proyecto. La responsabilidad principal del gerente de proyecto es lograr
el producto del proyecto y para esto se necesitan ms que habilidades de gestin de
proyectos, se requiere poder tener una influencia sobre el grupo de trabajo y al interior de la
compaa (cuando es interno) o en el cliente (cuando es externo) de tal manera que pueda
acomodar
los
recursos
hacia
el
logro
de
estos
objetivos.
Revise muy bien el perfil de la persona que regir el proyecto para que pueda realmente tener
la
habilidad
para
responder
por
el
mismo.
Otra trampa muy comn es fijar una fecha de finalizacin sin haber hecho juiciosamente
una planeacin que permita saber qu tanto tiempo tomaran todas las tareas incrementales.
En ocasiones es necesario comprometerse con fechas fijas, hasta se conocen como
restricciones duras dentro de la construccin de un cronograma, sin embargo comprometerse
con el cumplimiento sin tener claro todo lo que se debe hacer y la disponibilidad de los
recursos para lograrlo es una alerta clara de haber cado en esta trampa.
Algunas personas son vendedoras por naturaleza y son capaces hasta de vender un hueco.
Hacer aprobar proyectos sin un plan claro, sin una clara definicin del valor estratgico
del producto del proyecto y los entregables claves del mismo, es una trampa mortal, que
mantendr al proyecto mismo en vilo durante su duracin. Es mejor arrancar un poco ms
tarde, que arrancar sin tener las cosas claras, por lo menos en tres rubros importantes:
entregables, recursos a utilizar, y beneficio a lograr con la aplicacin del proyecto. Resstase a
la tentacin de hacer aprobar proyectos sin por lo menos estos tres elementos y evitara que la
validez
del
proyecto
sea
cuestionada
con
cada
problema
que
suceda.

La asignacin del equipo de proyecto debe hacerse de manera formal, con responsabilidades
y tareas asignadas y comunicadas de tal manera que todos los miembros del equipo sepan
qu deben hacer y por qu. Esto evitar caer en la trampa del desorden que genera la
confusin, y
los
cuellos
de
botella
que
tendra
que
resolver.
Evite definir requerimientos de manera ambigua. Es muy probable que se quiera arrancar
antes de tener los requerimientos claramente definidos, sin embargo entre ms claridad haya
en los requerimientos menos conflictos se tendrn sobre temas de interpretacin. Es
recomendable tener claros los requerimientos y los entregables antes de iniciar el proyecto,
sino caer en la trampa de nunca acabar porque ser difcil lograr la aceptacin del producto
del
proyecto
sin
criterios
claramente
establecidos.
Una de las peores trampas en las que puede caer es en la de la confianza. No se puede
ignorar el anlisis de riesgo, tener claro que hacer cuando lo inesperado pueda suceder. Las
variables de riesgo ameritan ser anticipadas y la reaccin, en caso que suceda el hecho, debe
estar
claramente
planeada,
as
sea
no
hacer
nada.
Estas son apenas algunas muestras de las trampas en las que puede caer su proyecto. Se nos
quedan por fuera temas como el exceso de planeacin, el trabajar en muchos proyectos a
la vez, los miembros del equipo que trabajan prestados o por raticos, entre muchas
otras.
Recuerde que el mejor antdoto para estas trampas es tener un esquema claro de manejo de
proyectos construido especficamente para su compaa. No se fe solo de las mejores
prcticas o libros de conocimiento ya que son solo eso, guas; pero para garantizar el xito
de sus proyectos deber construir, a partir de ellas, su propia mecnica de gestin.

Fuente:
http://www.deltaasesores.com/articulos/gestion-de-
proyectos/6252-trampas-en-la-gerencia-de-proyectos