Conceptos bsicos de Access

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un
uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,
ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener
informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Este gestor debe
permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de
los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser
como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente,
nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podra ser:

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas.
Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin, es decir
establecer

la

3.1.

estructura
Cmo

que

almacenar

crear

la
una

informacin..
tabla?

Para crear una tabla se selecciona el botn Tablas y apareceran las diferentes opciones que
presenta Access para crear una tabla:

Crear en Vista Diseo : permite crear los campos manualmente y configurar el

diseo de la tabla.

Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las caractersticas de los
campos y de la tabla y la genera automticamente.

Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera
fila de la tabla aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se
escriben los nombres de los campos.

Tipos de Datos.

A la forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas

relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional . Cuando se utiliza
solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.
1.4 Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos

pasos hay que seguir al disear una base datos.

1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos
son los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar
extraer.

2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos.
Dentro de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir
correctamente la estructura de la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema
sea lento y los resultados no sean los esperados.

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos
que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
cdigo postal sea 46625.
FORMULARIOS E INFORMES
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas . Esto no quiere decir
que deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o
extraerlos, ni que haya que imprimirlos as.
Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe . Ambos son similares, pero
tienen una funcin diferente.
Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin,
visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de
pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla
CLIENTES.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar
los datos de forma impresa.

Pginas: Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para
ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
Macros: Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos: Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales
que se codifican utilizando Visual Basic.