Tipos de combinacin
desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros
almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las
consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y
parntesis para limitar la bsqueda) definida en la base de datos. Para
cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de
dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista,
seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro
Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los
siguientes tipos de archivos de datos:
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe
contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.
Libretas de direcciones electrnicas:
Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI
(MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes
aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo
electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.) como, por
ejemplo, Microsoft Outlook.
Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La
primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que
desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen del
encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de
encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un
documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de
datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos:
categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un
origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila
(registro inicial) del origen de datos. "Cdigo Postal" y "Apellidos" son ejemplos
de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de
tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo
de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el
origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de
correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por
marcas de prrafo.
Ordenar registros: Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que
desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z).
Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden
alfabtico descendente (de Z a A).
Si desea ordenar los datos de una manera ms compleja, haga clic en Ordenar
bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en
la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo,
puede usar este tipo de ordenacin si desea que las direcciones de los
destinatarios se dispongan en orden alfabtico por los apellidos y los cdigos
postales por orden numrico.
Filtrar registros: Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no
desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las
casillas de verificacin para incluir y excluir registros.
Lnea de saludo
Haga clic en Lnea de saludo.
Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de
nombre y la puntuacin.
Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft
Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el
origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el
nombre de una compaa.
Haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya
encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la
flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del
Campos individuales
Puede insertar informacin desde campos individuales, como nombre de pila,
nmero de telfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para
agregar rpidamente un campo desde su archivo de datos al documento
principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de
combinacin y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener ms opciones con el fin de insertar campos individuales en el
documento, siga este procedimiento:
En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga
clic en Insertar campo de combinacin.
En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos
procedimientos:
Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente
con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no
tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de direccin.
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una
columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar.
Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office
Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo.
Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione
el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la
combinacin de correspondencia.
En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a
continuacin, haga clic en Lista de telfonos.
Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y
luego haga clic en Selector de campos.
En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione
Campos definidos por el usuario en la carpeta.
Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los
encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar
el campo en la ubicacin que desee.
Nota: Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de
campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.
Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro
de dilogo Selector de campos.
Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de
correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la
columna en la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado
de columna.
Una vez agregados los campos al documento principal, estar listo para
obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est
satisfecho con la vista previa, puede completar la combinacin de
correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los
cambios antes de completar efectivamente la combinacin.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista
previa de resultados de la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.
Hojee cada documento combinado utilizando los botones Prximo registro y
Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar
destinatario.
Nota: Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o
borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinacin
Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del
documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si
desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, tambin puede guardar su conexin
con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le
pedir que indique si desea volver a combinar la informacin del archivo de
datos en el documento principal.
Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro
ya combinada.
Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal y el
archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal
de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro,
exclusivamente.
Fuentes de consulta:
Combinacin de Correspondencia, http://office.microsoft.com/esmx/support/results.aspx?filter=1&qu=combinaci%C3%B3n%20de
%20correspondencia&avg=zwd&queryid=ca92dbc8-3e46-497a-88ab3118374d4243&av=zwd140