I- CONCEPTOS Y DEFINICION DE COii!'rRALORIA.

1.- QUE ES CONTRALORIA?

2.- OBJETIVOf; DE I,A FUNCION.
a) Planeacin
b) Organizacin

c) Coordinacin
d) Direccin
e) Control

3. - AC'rIVIDADES DE

I,A FUNCION DE COl'i!TRALORIA.

a) Supervisin de la Contabilidad
b) Auditora Interna
e) Anlisis e interpretacin de estados
financieros.
d) Aspecto legal.
e) Formulacin de presupuestos y control
presupuestal.

i,

l.- ,Q,UE ES CON'rRALORIA?

En la actualidad solo las grandes empresas con un volumen

considerable de operaciones han venido estableciendo den-tro de su organizacin general, el departamento de contralora o bin han implantado el puesto de contralor y uni-camente en este tipo de empresas, el contralor ha llegado
a tener la autoridad que le corresponde y ha venido desempefiando las funciones que le son propias.
Es frecuente observar que la.funci6n de controlara se ha
presentado con interpretaciones errneas provenientes principalmente de las siguientes razones:
I - La funcin de contralora en toda su extensin
es actualmente privativa de las grandes empre~-

sas.
II- En un n~mero considerable ~e empresas han obtenido u obtienen del Auditor Interno la activi-dad del contralor.
La situacin anterior ha originado que no siempre al con-tralor le confieren las responsabilidades que le

correspo~

den o bien que le asignen los de otros ejecutivos.

Para entrar ya en el temo que nos ocupa, es necesario de-finir lo que es la funcin de contralora, misma que exponemos a continuacin:
Cbntralora es una actividad que sirve parn planear, organizar, controlar e informar a la direccin de una

empre~a.

Para ampliar la anterior definicin, podemos afirmar que

contralora es la planeaci6n, organizaci6n, direcci6n y
control de las operaciones que lleva a cabo una empresa, observando la correcta utilizaci6n de los registros contables y estableciendo procedimientos adecuados para que
stos sean registrados correcta~y oportunamente, con el
fn de que exista seguridad en las fuentes de datos nece-sarios para comprobar, analizar, interpretar y criticar
los hechos realizados y por realizar.

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Esta actividad incluye tambi~n y en forma muy importante la implantacin de un sistema presupuestal y de las esta-dsticas de la empresa que sirven de gua para controlar confo~me a las metas fijadas,

todas las operaciones que

lleve a cabo cada departamento y la empresa en general.

2.- OBJETIVOS DE LA FUNCION

Puede decirse que los objetivos de una empresa, son las mg
tas finales en relacin con sus propietarios o accionistas,
sus trabajadores y el pblico en general.
Estos objetivos deben definirse en trminos cluros, sea-landa con toda precisin su extensin a fin de evitar confusiones en las normas que se dicten

p~ra

lograrlos.

Pueden expresarse en costos, tiempo, calidad, cantidad,

etc., y siempre es conveniente que se tengan por escrito;
cada divisin, departamento o secctn debe establecer sus
propios objetivos.
De acuerdo con lo anterior, el objetivo principal de la
funcin de contralora es la prestacin de servicios de
informacin y control a los mas altos ejecutivos, en cuyos
datos stos pueden basar sus decisiones para la correcta direccin del negocio.
Entre los objetivos que corresponden a la funcin de con--

traloria podemos sealar los siguientes:

a) Planeacin:
La planeacin consiste en prever el

futu~o

y determinar

lo qne debe hocerse, es decir, es la eleccin de un camino a seguir y llegar a la meta fijada.
En todos los departamentos y en las empresas en general
debe haber planeacin.
Dentro de la planeacin encontramos los programas.
Estos estan costitudos por objetivos, polticas, proc!
dimientos y m~todos dispuestos y diseftados de manera
tal, que suministran cursos de accin para alcanzar una
meta o realizar una idea.

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b) Organizacin:
Para obtener los resultados que se esperan o llegar al objetivo principal de la empresa, .es necesario que sta misma se
organice antes de desarrollar los planes, ya que con una

bu~

na organizacin se llega a la meta planeada con mayor faci-lidad.

c) Coordinacin:
Coordinar es introducir la armona entre todos los actos de
una empresa, con el objeto de facilitar su funcionamiento
y

su xito ...

En una empresa bien coordinada se comprueban los hechos

siguientes:

I - Cada servicio marcha de acuerdo con los otros.

II
En cada funcin las divisiones y subdivisiones son in-formadas puntualmente en cuanto a la parte que han de tomar en el objetivo comn y la ayuda mutua que deben prestarse.

III- El programa de trabajo de las diferentes funciones se revisa constnntemente_para tenerlo en armona con las circunstancias .
Es pu~s de sumn importancia que todo el trabajo a desarro -llar se efecte en armona para que de esa manera se llegue
a la meta comn, ahorrn:dose tiempo y gastos innecesarios.
d) Direccin:
Es ln funcin de guiar y supervisar a los subordin~dos para
lograr un trabajo coordinado y efectivo.
De aqu que la direccin fij~ las actividades de los individuos mediante la delegacin de funciones, coordinando sus
actividades dentro de las polticas y decisiones estableci-das.
c) car.trol:
Control es el proceso para determinAr lo que se est5 llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando

medidas correctivas de monera que la ejecucin se lleve de

acuerdo con lo planeado.(Geo~ge

R. Terry - Principios de Administracin).

Desglosando la anterior definicin podemos afirmar que el

control incluye la vigilancia activa de una operacin para
mantenerla dentro de los lmites prescritos, adem~s, se
ejerce sobre todas las actividades de.los negocios; entre
otros encontramos los siguientes: control de existencias,
control de produccin, control de mantenimiento, control de costos, control de cnlidad, de sal3rios, etc., la

inve~

tigacin y anlisis de las causas que motivaron las discr!

pancias con las normas, deben traer, como consecuencia, el
sefialamiento de las medidas correctivas que deben aplic&rse ya sea sobre la actuacin o para rectificar las met0s para alcanzar.

3.- ACTIVIDADES DE LA FUNCION DE CONTRALORIA.

Entre las principales funciones que ejecuta el departamento de contralora, podemos sefialar las siguientes:
a) Supervisin de la Contabilidad.
b) Auditoria Interna.

c) Anlisis e interpretacin de Estados Financie-ros.

d) Aspecto Legal.
e) Formulacin de presupuestos y control presu---

pustal.
a) Supervisin de la Contabilidad.
Antiguamente las funciones del contador de una empresa
eran unicamente la formulacin del balance general y el
estado de p&rdidas y ganancias, por tal motivo no era necesario que se hiciera el nombramiento de otra persona que supervisara el trabajo del contador.
En la actualidad es necesario informar con mas oportu-nidad y con mayor eficacia a la empresa, raz6n por la cu'l se han creado t&cnicas cada vez mas complejas que

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han llegado a obligar a los ejecutivos a nombrar a otra persona que revise esas t~cnicas, o modificarlas de acuer
do con ias necesidades de la empresa. Ese nombramiento
recae sobre la persona del contralor, que en t~rminos gene~ales

revisa los siguientes aspectos:

El registro oportuno de todas las operaciones de la

empresa, de acuerdo con las polticas establecidas
y de acuerdo con el manual de organizacin contable
aprobado por la empresa.

II -

La elaboracin de las P61izRs.

III-

La revisin de las facturas, observando que lleven

todos los requisitos legales y esten correctas mate
maticamente.

IV -

Aprobacin o rechazo de los comprobantes que ampa-ren cobros o pagos.

Revisin de las nminas, verificando que los pagos

y deducciones esten dorrectos.

VI -

Verificacin y clculo para cualquier tipo de im--puestos va sea a la .Secretar:tn dF? Hacienda. como al

..

--

-- -

Estado y al Municipio
VII-

C~lculo

y liquidacin de las cuotas al Instituto

Mexicano del Seguro

Social~

VIII- Supervisin completa de todos los libros de contabilidad, verificando que los saldos del libro mayor
coincidan con los de los auxiliares.
IX
X

- Estudio y elaboracin de asientos de ajuste.

Supervisin de todos los estados financieros e in-formes que se presenten a los ejecutivos accionis-tas o terceras p8rsonos.

b) Auditoria Interna:
Podemos afirmar que auditori~ interna es la crtica
que se le hace a los registros contables, es decir es

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una comprobaci6n

cientifid~ y sistem~tica

'

de ia contabilidad

con el prop6sito de asegurar le verGcidad de las operaciones

anotadas en libros.
Entre las funciones que debe tener el departamento de audi-toria interna con la intervenci6n del contralor podemos sea
lar las siguientes:
I

- Sealar los objetivos principales de este departamento.

II - Supervisi6n de la contrataci6n del personal de audito-ro interna.

III- Formulaci6n del presupuesto de gastos del departamento
de auditora interna.
IV
V

Aprobaci6n de los
- Coordinar los

pro~ramas

tr~bajos

de

~uditoria

interna.

de auditoria interna con los de

auditoria externa, paro hacer mas expedita la labor que

sta ltima dosarrolla.
La auditora interna se divide a su'vez en auditoria del
estado de situaci6n financiero, auditoria detallada y audi-toria e investigaciones especiales.
Auditoria del estado de situuci6n financiero, consiste en la
verificaci6n del activo, pasivo y capital y la comprobaci6n
por pruebas selectivas de ingresos y gastos, para determinar
la situaci6n financiera de la empresa.
Auditoria detalloda, comprende la verificaci6n de las operaciones durante el periodo de revisi6n.
Los puntos que deben verificarse en la auditora detallada son los siguientss:
I

Comprobaci6n de todos los ingresos y gastos.

II - Comprobaci6n de todas

l~s

entradas y salidas de caja.

III- Verificaci6n de todas las sumas.

IV - Revisi6n de todos los diarios.
V

- Analizar y comprobar costos y gastos.

i,

Audi~ora e investiga~ione~ especiales, son las revisiones

que se llevan a cabo por situaciones especificas, por ejemplo:
Auditoria de caja.~ comprende la revisi6n de las opera-cienes que se hacen en efectivo.
Auditora de valores.- comprobacin qQe se desarrolla en
funci6n de todos nquellos valores propiedad de la empresa cuyo control y proteccin se eGtiman necesarios, etc.
c) Anlisis e interpretacin de estados financieros.
Otra:.de

l~s~f~nciones-delcontr~lory

queces de-suma im---

portancia es el anlisis e interpretacin de estados finan

cieros.
La necesidad de saber las causas de los resultados obtenidos en una empresa nos lleva al anlisis e interpretacin
de estados financieros para determinar la situacin de una
empresa y por medio de sta, emitir un juicio cierto y
concreto sobre la estructura

~inanciera

que es la base pa-

ra la planeacin, direccin y control de una empresa.

El anlisis e interpretacin de estados financieros, es
una funcin contable, la cu~l debe ser encomendada al contralor, qui~n simultaneamente tiene conocimiento del ori-gen de los datos, presentados y est en condiciones de
apreciarlos e interpretarlos mejor que cualquier otra persona de la

empres~.

Por otro lado el contralor posee el

conocimiento de todos los departamentos, lo que le permite

obtener conclusiones mas exactas.
Al efectuar el anlisis e interpretar las cifras de los
estados financieros anuales de la empresa, el contralor lo
har de acuerdo con un criterio, parR proporcionRr los datos a la administraci6n de la empresa y tomando en consi-deraci6n el tipo de negocio de que se trate. De sta manera se proporcionar a la Direccin, los medios adecuados
para aplicar las normas necesarias para corregir las - - -

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deficiencias existentes.
An&lisis es el medio dLl cu~l nos valemos para interpretar
un todo, empleando para ello el m~todo analtico m~s con-veniente que nos permita conocerlo en sus distintas partes.
Interpretacin es un proceso mental que nos permite emitir
un juicio,

despu~s

de

analiz~r

y comparar los conceptos y

cifras de los estados financieros de una empresa.

d) Aspecto Leg~l:
Como una actividad mas a desarrollar ~or la funcin de co~
tralora, tenemos la referente o la atenci6n a las rela- cienes le;ales establocid;.'s entre la empresa o los gobiernos, ya sea federal, estatal o municipal, especialmente en
lo referente a la informacin financiera que la sblicitan.
Entre la informacin: que.debe dirigirse al gobierno, tenemos las siguientes:
I

- Inscripcin en el Registro Federal de Causantes.

II - Empadronamiento en ingresos mercantiles.

III- Pagos del impuesto sobre la renta.
IV - Pagos de impuestos sobre infresos mercantiles.
V

- Pagos de
bi~n,

Ahora

impu~stos

para el

estat3les o municipales.

e~acto

control y ol debido cumplimien-

to de las oblig_ cioncs de car.-:icter fiscal, os necesario

que el

contr~lor

elabore un programa en el cual fije fe- -

chas, normas y procedimientos par8 su cumplimiento.

El programa de trabajo pnrD las obligaciones fiscales a
cumplir contsndr~ los siguientes datos:
I

- Elaboracin de una relDcin de impuestos a que est

sujeta la empresa.

II - Formular la rel2cin correspondiente de todas las

obligaciones de carcter fiscal a que est propensa la empresa.
III- Elaborar el calendario de las fechns en que debe cumplirse con lns obligaciones fiscales, o efectuar los
pagos correspondientes.

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i,

IV - Revisar las liquidaciones correspondientes de los pagos que deben efectuarse al Instituto Mexicana del

Seguro Social, e incluirlas en el calendario corres-pondiente.

V

- Supervisar que se presenten ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, los avisos correspondientes a las altas, bajas y cambios de grupo de salario, as! como tambi~n al empadronamiento en el Registro Fedc-ral de Causantes de todo el personal de nuevo ingreso
que no se haya empadronado.

VI - Observar que se encuentren debidamente 8Utorizados

que exige la ley, de acuerdo con la empresa de que se
trate.
VII- Solicitar las

autori~Pciones

respectivas para incre--

mentar las reservas, en un ?orcentajc mayor al que

establece la ley, o solicitar las autorizaciones co-rrespondicntes para cambiar la poltica de deprecia-ci6n. As mismo solicitDr autorizaciones para efec- tuar los cambios que se crean necesarios al sistema de contabilidad que se tenga establecido.
VIII-Observar que la documentaci6n que umpara los egresos
e ingresos satisfagan los requisitos legales.

IX - Contestar oportuname~te los datos estadsticos que soliciten las dependencias gubernamentales.

X - Observar que se archive toda la correspondencia le-gal.

XI - Renovar cada afio las suscripciones ante la C~mara o
Secretara respectiva.
Desde el punto de vista de la atenci6n al aspecto
legal, debe abarcar principalmente la resoluci6n de
los problemas de ndole fiscal, dndole a cada pro-blema un minucioso tratamiento, ya que si estos no se cumplen oportuna y cuidadosamente, traen como