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Administracin de Proyectos

Curso Taller

Conalep
Michoacn

7 y 8 de Marzo 2002

Administracin de Proyectos

Contenido

Pgina

Introduccin

I.- Objetivos

II.- El proceso de planeacin en el contexto del Programa


Nacional de Educacin (PNE)

III.- Lineamientos para formular el Programa Operativo


Anual 2002

10

IV.- Nuevos elementos para la planeacin y programacin

11

V.- Administracin de Proyectos

14

VI.- Organizacin del Proyecto

17

VII.- Metodologa de Administracin de Proyectos

20

VIII.- Herramientas de Administracin de Proyectos

30

IX.- Evaluacin de Proyectos

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Administracin de Proyectos

Introduccin

En el proceso de planeacin y programacin de las actividades institucionales, es


importante hacer uso de herramientas que aseguren el aprovechamiento ptimo de los
recursos, evitando la duplicidad de esfuerzos y el dispendio, y lograr as la mejora continua.
La Administracin de Proyectos es una tcnica que combina varias herramientas y que
permitir organizar las actividades, respetando los mbitos de competencia de las diversas
reas o unidades administrativas del Colegio.
La administracin de proyectos est ntimamente relacionada con el programa estratgico,
es decir; tiene una relacin intrnseca con la misin, visin, diagnstico, objetivos
estratgicos y en general con todos los elementos que se derivan del proceso de planeacin
estratgica.
Para que los objetivos y las estrategias se concreten en acciones se formulan proyectos.
Una vez que hemos definido la misin y la visin de nuestra Institucin, derivado del
diagnstico estratgico que realizamos y en donde detectamos reas de oportunidad se
definen nuestros proyectos que corresponden a la etapa de planeacin.
La implantacin de un proyecto requiere determinar y decidir quienes trabajarn en l, y
qu responsabilidades tendr cada integrante del equipo de tal manera que se obtengan
los resultados esperados con el proyecto y asegurar que se logre el cambio deseado, de
una manera ordenada, minimizando costos y recursos, buscando eliminar imprevistos es
necesario planear consistentemente un proyecto, optimizar los recursos disponibles al
ejecutarlo conforme al plan, dar un seguimiento en tiempo real a sus avances, y poder
evaluar los resultados para estar en condiciones de entrar a un proceso de mejora.
El xito del proyecto dependern de la difusin y la correcta utilizacin de herramientas de
calidad como las que abordaremos en el curso taller, que faciliten el control de los procesos
administrativos establecidos para dar cumplimiento a los lineamientos y polticas del sector
educativo.

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I.- Objetivos

General
A partir del anlisis del Programa Institucional 2001-2006 y de Lneas de Trabajo 2002 del
Colegio de Educacin Profesional Tcnica del Estado de Michoacn los participantes
identificarn el proceso de planeacin y programacin institucional, y formular un proyecto
aplicando la metodologa de administracin de proyectos y las principales herramientas.
Especficos
Reconocer la importancia del proceso de planeacin, as como las actividades que
derivan para conformar el programa institucional.
Identificar los principales elementos metodolgicos y herramientas para la
Administracin de Proyectos como elemento para organizar y desarrollar actividades
sustantivas.
Conocer la importancia de los proyectos en la planeacin estratgica, la
presupuestacin, la ejecucin y el seguimiento de las actividades institucionales y las
mejoras en los servicios pblicos.
Identificar la conveniencia de proyectar para administrar toda actividad en el Colegio.
utilizar de la metodologa de Administracin de Proyectos e identificar su relacin con el
cumplimiento de los lineamientos del PND, PNE, el Programa de Desarrollo Institucional
2001-2006 del Sistema Conalep y Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn.
Identificar un proyecto con aplicacin especfica al rea de trabajo del participante y
ensayar as la herramienta con un caso real.

Actividades

Tiempo
PROYECTO

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Administracin de Proyectos
Recomendaciones para el uso de este manual
La metodologa presentada en este manual no necesariamente depende de la intervencin
directa de un facilitador para ser comprendida y aplicada en el Plantel. Los temas
desarrollados incluyen conceptos tericos y ejemplos de aplicabilidad (casos reales),
adems no se utiliza lenguaje rebuscado ni relaciones matemticas complejas, por lo que
podr hacerse uso del mismo para autoaprendizaje y consulta en cualquier momento que
se considere necesario.
En cualquier caso de duda sobre el contenido y su aplicacin podr tenerse como recurso la
consulta a la Direccin de Planeacin y Evaluacin.

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II.- El proceso de planeacin en el contexto del PNE

Estructura Programtica 2002 del Sistema CONALEP


El Programa Operativo Anual: Es el programa de trabajo que especifica y detalla las
acciones que se llevarn a cabo en un ao, para cumplir con los objetivos, metas y polticas
establecidas en los programas de mediano plazo.
Seguimiento Programtico: Es el corte de situacin que se realiza, para aportar elementos
de juicio sobre la evolucin de los efectos producidos por las acciones ejecutadas y en caso
de desviaciones respecto a lo programado instrumentar las medidas de correccin
pertinentes.
Referente jurdico normativo
Los documentos legales de la planeacin pueden clasificarse en generales y particulares;
los de carcter general, incluyen el Artculo tercero constitucional, la Ley Orgnica de
Administracin Pblica Federal, la Ley General de Educacin, Ley de Planeacin, Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento, y otras disposiciones
legales aplicables. Las de carcter particular consideran: la Ley Estatal de Planeacin, Ley
Estatal de Educacin, reglamentos y otros.
Dentro de las polticas y lineamientos se consideran todos los Planes, Programas y Acuerdos
que orientan el desarrollo de la institucin stas involucran: Plan Nacional de Desarrollo,
Programa Nacional de Educacin, Programa Institucional del Sistema Conalep, Programa
Estatal de Educacin.
La ley de planeacin establece en el Artculo 9 que las dependencias de la administracin
pblica federal debern planear y conducir sus actividades con sujecin a los objetivos y
prioridades de la planeacin nacional del desarrollo.
Art. 33.- El ejecutivo Federal podr convenir con los gobiernos de las entidades federativas,
satisfaciendo las formalidades que en cada caso procedan, la coordinacin que se requiera
a efecto de que dichos gobiernos participen en la planeacin nacional del desarrollo;
Coadyuven, en el mbito de sus respectivas jurisdicciones, a la consecucin de los objetivos
de la planeacin, y para que las acciones a realizarse por la Federacin y los Estados se
planee de manera conjunta.
Artculo 34.- Para los efectos del artculo anterior, el Ejecutivo Federal, podr convenir con
los gobiernos de las entidades federativas:
II Los procedimientos de coordinacin entre las autoridades federales, estatales y
municipales para propiciar la planeacin del desarrollo integral de cada entidad federativa y
de los municipios y su congruencia con la planeacin nacional.
III. Los lineamientos metodolgicos para la realizacin de las actividades de planeacin, en
el mbito de su jurisdiccin.
Ley de Planeacin del Estado de Michoacn de Ocampo.
ARTICULO 4. El proceso de la planeacin que regula la presente Ley, se sujetar a las
disposiciones contenidas en el Plan de Desarrollo Integral del Estado de Michoacn,
documento con base en el cual se elaborarn y conducirn los dems instrumentos del
desarrollo y la planeacin estatal y municipal.

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ARTICULO 5. El Ejecutivo del Estado es el responsable de conducir la planeacin y su
ejercicio integral en la esfera de su competencia y atribuciones. Al efecto, proveer lo
necesario para instruir canales de participacin y consulta en el proceso de la planeacin y
para establecer relaciones de coordinacin con la federacin y los municipios del Estado.
Asimismo, aprobar el Plan de Desarrollo Integral del Estado de Michoacn y los programas
que de l se deriven.
ARTICULO 6. La coordinacin de programacin y evaluacin coordinar a las dependencias
del Poder Ejecutivo, las cuales son responsables de la planeacin, programacin y
conduccin de sus actividades, sujetndose a los objetivos y prioridades de la planeacin
estatal.
Los organismos descentralizados, las empresas de participacin y los fideicomisos de la
Administracin Pblica Estatal, acatarn las polticas que sobre la materia les sealen las
dependencias de coordinacin global o sectorial en su caso.
El Ejecutivo del Estado proporcionar la asesora que en materia de planeacin,
programacin, evaluacin y control, le requieran los Ayuntamientos.
Proyecto de Convenio de Coordinacin.
Atribuciones del Sistema CONALEP.
Realizar, conjuntamente con los organismos que integran el Sistema, la planeacin de
mediano y largo plazo del desarrollo institucional.
Atribuciones del Organismo Pblico Descentralizado.
Realizar, conjuntamente con el Sistema CONALEP la planeacin de mediano y largo plazo
del desarrollo institucional.
La formulacin del Programa Operativo Anual de los planteles CONALEP, asimismo, le
corresponde elaborar y evaluar el propio Programa Operativo Anual de la unidad
administrativa.
El Programa Operativo Anual podr ser requerido y evaluado por la Direccin de Planeacin
y Programacin del Sistema CONALEP, Coordinadora Sectorial y Contraloras internas del
Estado.
El Conalep Michoacn ser el responsable de informar a la H. Junta de Gobierno, los
avances programticos del Programa Operativo Anual 2002. Asimismo en el mbito de
competencia a sus entidades globalizadoras.
Los objetivos rectores y las lneas estratgicas del Plan Nacional de Desarrollo (PND) dan
lugar a las actividades sustantivas y los objetivos generales de la Secretara de Educacin
Pblica, el monitoreo y evaluacin se realiza en funcin de indicadores y metas. Este
proceso se repite en cascada para la Subsecretara de Educacin e Investigacin
Tecnolgicas hasta llegar al Sistema CONALEP en donde los objetivos estratgicos se
derivan de las lneas estratgicas de la Subsecretara. En este contexto, las actividades
institucionales dan respuesta a las actividades especificas de la Subsecretara de Educacin
e Investigacin Tecnolgica.
Este proceso de planeacin estratgica representa para el Colegio una nueva etapa en la
que deber formularse un programa institucional slido, que oriente el quehacer
institucional hacia los grandes objetivos y retos plasmados en el Programa Nacional de
Educacin 2001-2006 (PNE). En este sentido, el Sistema CONALEP reformul su misin y
visin 2006 y defini los objetivos y procesos estratgicos con sus correspondientes
indicadores y metas.
El proceso de planeacin debe llevar inmerso una programacin que concrete el origen al
Programa Operativo Anual y a una presupuestacin que permita ejecutar los procesos y

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proyectos estratgicos del Sistema CONALEP, evaluar el impacto social y estar en
posibilidad de redefinir procesos y proyectos estratgicos en respuesta a los
planteamientos de poltica educativa.

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Administracin de Proyectos

Actividades Institucionales

Colegio Nacional de Educacin Profesional Tcnica


Actividades especficas
(SEIT)
Coordinar y proporcionar servicios educativos de
calidad en el sistema de educacin tecnolgica,
coordinando el desarrollo y la aplicacin de
enfoques pedaggicos, planes de estudios,
contenidos y materiales que permitan la formacin
integral del educando y promover programas de
superacin de los docentes y del personal de
apoyo, y consolidacin de cuerpos acadmicos

Promover la mejora continua del sistema de


educacin tecnolgica, fomentando el federalismo,
la participacin social y la planeacin participativa,
fortaleciendo su evaluacin y la difusin de los
resultados de su desempeo. Asimismo,. Promover
fuentes alternas de financiamiento

Actividades Institucionales
(CONALEP)
Proporcionar servicios de educacin profesional
tcnica,
de capacitacin laboral y asistencia
tcnica de calidad.
Consolidar el modelo educativo y de capacitacin
del Sistema CONALEP mediante la coordinacin del
desarrollo y aplicacin de enfoques pedaggicos,
revisin y actualizacin permanente de los planes
de estudios incluyendo formacin en valores y
conciencia tica, programas de actualizacin de
instructores acadmicos, elaboracin de apoyos
didcticos en concordancia con el modelo
educativo, promocin de la certificacin de
habilidades laborales y la asistencia tcnica a los
sectores productivos
Administrar el sistema CONALEP para promover la
mejora continua de los servicios educativos, de
capacitacin y asistencia tcnica, fomentando la
planeacin participativa, la vinculacin con el
sector productivo y la rendicin de cuentas a la
sociedad.

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Objetivos, Proyectos y Procesos del Sistema CONALEP


Actividades Institucionales

Objetivos

Proyectos

Procesos

Proporcionar servicios de educacin


profesional tcnica, de capacitacin
laboral y asistencia tcnica. de
calidad

Articular
eficaz
y
eficientemente
los
esfuerzos
de
los
colegios
estatales,
estableciendo
mecanismos
de
comunicacin
y
coordinacin
que
fortalezcan la capacidad
de gestin y operacin
de cada uno de estos
organismos, facilitando
su
actuacin
como
agentes
catalizadores
del
desarrollo
local,
estatal,
regional
y
nacional.

Proporcionar
servicios
educativos
planteles
CONALEP

Consolidar el modelo educativo y de


capacitacin del Sistema CONALEP
mediante
la
coordinacin
del
desarrollo y aplicacin de enfoques
pedaggicos, revisin y actualizacin
permanente de los planes de
estudios incluyendo formacin en
valores y conciencia tica, programas
de actualizacin de instructores
acadmicos, elaboracin de apoyos
didcticos en concordancia con el
modelo educativo, promocin de las
certificacin de habilidades laborales
y la asistencia tcnica a los sectores
productivos

Consolidar el modelo
acadmico del Colegio,
realizando las reformas
necesarias
para
garantizar su calidad,
equidad, flexibilidad y
pertinencia, as como el
aprendizaje y desarrollo
integral de los jvenes,
proporcionando
una
formacin
para
el
trabajo a lo largo de sus
estudios y ofreciendo la
posibilidad de entradas
y salidas laterales.

Diseo,
desarrollo
e
instrumentacin
del
modelo
educativo
CONALEP

Administrar el sistema CONALEP para


promover la mejora continua de los
servicios educativos, de capacitacin
y asistencia tcnica, fomentando la
planeacin
participativa,
la
vinculacin con el sector productivo y
la rendicin de cuentas a la sociedad.

Lograr
una
eficiente Modelo de Calidad
administracin
Institucional
mediante el desarrollo Certificada
de
un
sistema
de
gestin que apoye el
modelo educativo del
CONALEP
y
este
sustentada
en
estndares
internacionales
de
calidad, consolidando el
diseo,
implantacin,
operacin y evaluacin
de
un
Programa
Institucional de Calidad
Acreditada- Certificada

Normar,
coordinar
y
administrar
la
operacin
del
sistema
CONALEP
para
garantizar
la
mejora continua
de sus servicios
educativos

en

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III.- Lineamientos para formular el Programa Operativo Anual 2002.

1.- El POA 2002 de los Planteles se sustentar en el Programa Nacional de Educacin 2001-2006
y en el Programa de Desarrollo Institucional 2001-2006 del Sistema Conalep,
2.- Se alinear al Plan Estatal de Desarrollo, al Programa Estratgico 2000-2002 del Conalep
Michoacn y a las Lneas de Trabajo 2002.
3.- Se reflejar en proyectos, las acciones se orientarn hacia resultados y no a procedimientos o
volmenes de actividad.
4.- Ser elaborado por cada Unidad Responsable de Gasto, la Direccin General y Planteles, estos
ltimos, sern consolidados por la Direccin General.
5.- Establecern prioridades en proyectos, esta se asignar en nmeros arbigos, en forma
progresiva, tomando en cuenta que el de mayor prioridad ser 1.
6.- Los proyectos se clasificarn de acuerdo a las categoras asignadas en la estructura
programtica.
Contenido del Programa Operativo Anual 2002 de los Planteles
1.

Presentacin

7.

Proyectos:

2.

Misin del Plantel

7.1 Enseanza Aprendizaje

3.

Visin del Plantel al 2006.

7.2 Capacitacin

4.

Marco Normativo

7.3 Atencin a la Comunidad

5.

Estructura Programtica 2002

7.4 Promocin y Vinculacin

6.

Diagnstico Organizacional

7.5 Centros de Evaluacin


7.6 Gestin Administrativa
7.7 Calidad

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Administracin de Proyectos

IV.- Nuevos elementos para la planeacin y programacin

Misin y Visin 2006 del Conalep Michoacn


Tarea a realizar
Lea cuidadosamente la Misin y Visin del Conalep Michoacn, anote los
principales puntos de acuerdo y/o desacuerdo y comente con los dems
miembros de su equipo de trabajo.

Misin
Somos una Institucin de calidad, dedicada a formar profesionales tcnicos y prestar servicios de
capacitacin laboral, con un enfoque de desarrollo humano integral, as como a la evaluacin de
competencias laborales para su certificacin, a travs de un modelo educativo pertinente,
equitativo y flexible, sustentado en valores y vinculado con el mercado laboral para contribuir al
desarrollo del Estado de Michoacn.
Visin 2006
El Colegio de Educacin Profesional Tcnica del Estado de Michoacn es una institucin de
vanguardia en educacin tecnolgica y capacitacin laboral, con prestigio nacional e
internacional que promueve el desarrollo sustentable y una mejor calidad de vida para los
michoacanos.
Nuestro modelo acadmico es pertinente, flexible y de calidad, se basa en normas tcnicas de
competencia laboral y en una estrecha participacin de las empresas en la realizacin de
prcticas tecnolgicas y residencias tcnicas de nuestros alumnos, forma parte de una slida
cadena de Instituciones de Educacin Tecnolgica en el Estado, articulado con los otros niveles
educativos, lo que permite el trnsito vertical y horizontal entre las diferentes instituciones
educativas.
Nuestros programas de estudio promueven la formacin integral del alumno mediante el
desarrollo de habilidades cientficas, tecnolgicas y sociales sustentada en valores, a fin de
asegurar la insercin de nuestros egresados en el mercado laboral y su convivencia responsable
en la comunidad
Est constituido por una red de 13 centros de aprendizaje permanente para la vida y el trabajo.
Cuentan con metodologas y tecnologa innovadora de educacin abierta y a distancia. Cuentan
con autonoma de gestin para atender la demanda de servicios educativos y de capacitacin en
sus comunidades. Adicionalmente estn acreditados como centros de evaluacin de
competencias laborales.
Nuestra Institucin cuenta con una estructura rectora a nivel nacional para normar, coordinar y
evaluar el desempeo del Colegio en un esquema Federalizado y que, en corresponsabilidad
entre los tres niveles de Gobierno, ha consolidado la gestin de sus Planteles y la Direccin
General.
Aseguramos la calidad de los servicios con la acreditacin y certificacin conforme a estndares
nacionales e internacionales: de nuestros alumnos, prestadores de servicios acadmicos, planes
y programas de estudio, de los procesos relacionados con el quehacer educativo del Colegio, as
como la competencia laboral del personal directivo y administrativo.

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Administracin de Proyectos

La implantacin del enfoque de procesos de la serie de normas ISO 9000:2000 en las reas:
Acadmica; Vinculacin y Servicios Educativos; y Administrativa permite elevar el nivel de
desempeo de la Institucin.

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Administracin de Proyectos

Diagnstico
Tarea a realizar:
Analice Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn en el apartado de
objetivos y lneas de trabajo y metas 2002 de alguno de los Proyectos
estratgicos, y determine los retos y las lneas de trabajo de su Plantel para
alcanzar las metas del OPD.

Retos 2002 (obstculos a superar para alcanzar


los objetivos)

Lneas de accin-voluntad (camino a seguir


para el logro de los objetivos)

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Administracin de Proyectos

V.- Administracin de Proyectos

Los conceptos de Administracin con Calidad tienen validez para todo tipo de actividad;
planeacin, ejecucin, evaluacin y mejora (circulo de Demming) guardan una relacin intrnseca
con la misin de la Institucin. El desarrollo de este proceso en la Institucin debe dar lugar a
emprender una serie de Proyectos que de manera congruente, organice en tiempo y forma las
acciones sustantivas encaminadas a la obtencin de resultados satisfactorios para la cual es
necesario tener claros los objetivos y metas.
La Administracin de Proyectos implica coordinar acciones que permitan a las diferentes
unidades administrativas dar cumplimiento a las tareas encomendadas; innovar acciones o bien
encaminarlas a mejorar los procesos y servicios que prestan, de tal forma que se favorezca el
cambio hacia niveles de desempeo que exige el nivel demandado.
Al enfocar nuestros proyectos desde la filosofa de Calidad Total, las acciones relevantes pasan a
ser Proyectos de Mejora, los cuales contienen las acciones requeridas para alcanzar el nivel de
los mejores del mundo en cada especialidad. (benchmarking).
Qu es la Administracin de Proyectos?
La Administracin de Proyectos es una tcnica que tiene por objeto organizar en forma lgica,
secuencial y racional una actividad y sus sub-actividades, llevada a cabo para obtener las metas
establecidas dentro de parmetros fijados de antemano, considerando para ello, la optimizacin
de recursos econmicos, humanos y materiales disponibles.
Un Proyecto as planeado permite ejercer un control ms efectivo sobre las variables que
intervienen en el proceso y su comportamiento en la forma y en el tiempo, antes (Planeacin),
durante (Ejecucin/Seguimiento) y despus (Evaluacin) de su desarrollo.

CONTROL DE
ACCIONES
OBJETIVO

COMUNICACION

TRABAJO
EN EQUIPO

CONTROL DEL
TIEMPO

OBJETIVOS
LOGRADOS

Cmo se define un Proyecto?


Un proyecto es una serie de actividades planeadas sistemticamente en el tiempo, con el fin de
obtener un resultado especfico.
Para la definicin y el desarrollo de proyectos debemos de tener en mente las restricciones
presupuestales actuales y permitir que de nuestra creatividad surjan proyectos de mejora que
signifiquen la inversin ptima de recursos disponibles.
Para la determinacin de los proyectos prioritarios del Plantel, es necesario tener presente el
diagnstico o situacin actual, y analizar la congruencia entre los objetivos institucionales, los
retos y lneas de trabajo comprometidas por el Colegio. En este sentido, se definirn los
proyectos principales en correspondencia a una y/o varios retos y lneas de accin.

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Administracin de Proyectos

Cmo se relaciona la Administracin de Proyectos con la estructura de POA 2002?


El Programa Operativo anual 2002 del Sistema Conalep, se enmarca en siete proyectos y 28
estrategias derivadas de los siguientes:
Objetivos Estratgicos del Sistema Conalep:
Consolidar el Modelo Acadmico del Colegio, realizando las reformas necesarias para
garantizar su calidad, equidad, flexibilidad y pertinencia, as como el aprendizaje y desarrollo
integral de los jvenes, proporcionando una formacin para el trabajo a lo largo de sus
estudios y ofreciendo la posibilidad de entradas y salidas laterales.
Articular eficaz y eficientemente los esfuerzos de los Colegios Estatales, estableciendo
mecanismos de comunicacin y coordinacin que fortalezcan la capacidad de gestin y
operacin de cada uno de estos organismos, facilitando su actuacin como agentes
catalizadores del desarrollo local, estatal, regional y nacional.
Lograr una eficiente administracin mediante el desarrollo de un sistema de gestin que
apoye el Modelo Educativo del CONALEP y est sustentada en estndares internacionales de
calidad, consolidando el diseo, implantacin, operacin y evaluacin de un Programa
Institucional de Calidad Acreditada- Certificada
Procesos del CONALEP
Proporcionar servicios educativos en los planteles del CONALEP.
Diseo, desarrollo e instrumentacin del modelo educativo CONALEP.
Normar, coordinar y administrar la operacin del Sistema CONALEP para garantizar la mejora
continua de sus servicios educativos.
Proyecto Estratgico del CONALEP
1.- Modelo de Calidad Institucional Certificada

Tabla 01

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Administracin de Proyectos

Proyectos Institucionales y estrategias


1.- Enseanza Aprendizaje
Formacin docente
Formacin profesional tcnica
Complementacin curricular
Actividades tecnolgicas
2.- Capacitacin
Diseo de contenidos
Logstica
Promocin
Asistencia tcnica
3.- Atencin a la Comunidad
Cursos de capacitacin social
Acciones en beneficio de la zonas marginadas
Acciones de salud en beneficio de la comunidad
4.- Promocin y Vinculacin
Promocin de la oferta educativa del Plantel
Promocin de los centros de evaluacin
Promocin de los cursos de capacitacin
5.- Centros de Evaluacin
Promocin y vinculacin
Administracin y finanzas
Registro y control
Evaluacin
6.- Gestin Administrativa
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos materiales
Informtica
Direccin
7.- Calidad
Certificacin de procesos
Certificacin del personal
Acreditacin de centro de evaluacin

Tabla 02

Acreditacin de planes y programas de estudio

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Administracin de Proyectos

VI.- Organizacin del Proyecto

A).- Integracin del equipo de trabajo


La seleccin del equipo no deber realizarse por posicin jerrquica organizacional, sino segn
las aptitudes, conocimientos y experiencia del personal de la Unidad Responsable; es decir, el
lder elegir a los que sean ms aptos segn la tarea a realizar. Esta es la manera de integrar
equipos efectivos de trabajo Interdisciplinarios o Interdepartamentales, en los cuales se
organiza el trabajo segn las condiciones y necesidades especficas del Proyecto, sin considerar
las posiciones en el Organigrama de la Dependencia o entidad. Se recomienda que el equipo de
trabajo tenga de cinco a nueve miembros; si el Proyecto tiene un gran alcance, se requerir de
subequipos de trabajo lidereados por cada uno de los miembros del equipo inicial.
El equipo de trabajo debe poseer y/o desarrollar entre otras caractersticas:

Metas y propsitos compartidos

Compromiso

Comunicacin abierta

Liderazgo compartido

Confianza

Saber cundo trabajar individualmente

Participacin total

Respeto a la autoridad

Confrontacin de diferencias

Facilidad para coincidir en horario

Reto y cooperacin

Unidad y cohesin

Facilidad para trabajar en equipo

As mismo, los integrantes del equipo deben poseer conocimientos acerca de:

Calidad Total

Anlisis de problemas

Herramientas de diagnstico y administrativas

Documentar sus actividades

B).- Organizacin del Proyecto


Consiste en definir, con base en las fases del proceso administrativo (plan, ejecucin,
seguimiento y evaluacin), determinar y decidir que acciones desarrollarn las personas que
colaborarn en el Proyecto de acuerdo a los propsitos establecidos y delimitar la responsabilidad
que tendr cada uno de ellos, para obtener resultados satisfactorios.
Propsito
Asegurar que el Proyecto se lleve a cabo en la forma prevista en la fase de planeacin y que
los integrantes de Organizacin que participen en su realizacin, sean los ms adecuados. Con
ello ser posible establecer un control que permita la optimizacin de los recursos disponibles
y por otra parte, minimizar las desviaciones en las variables que intervienen durante el
desarrollo del Proyecto.
Metodologa para la Organizacin

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Administracin de Proyectos
Fase de planeacin:

Integracin del equipo de trabajo, normas de equipo y oficializar nombramiento.

Priorizacin de objetivos y estrategias.

Asignacin de tareas (sub-equipos)

Programacin

Definicin de responsabilidades

Fase de ejecucin:

Junta de inicio Definicin de metodologa y Normas de equipo

Documentacin del Proyecto

Fase de seguimiento:

Juntas de seguimiento y revisin de avances conforme al plan.

Fase de evaluacin

Productos

Compromisos cumplidos por parte del personal involucrado.

Logro de metas

Resultados de la participacin efectiva en la solucin de problemas.

Reporte final

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

INICIO

OBJETIVO
(metas)

ACCIONES

C).- El rol del Lder del Proyecto


Cada proyecto deber tener un Lder del Proyecto, quin ser el responsable de su planeacin,
ejecucin, seguimiento y de los resultados que se obtengan, para lo cual deber:

Dirigir y promover el Proyecto

Dirigir la planeacin del Proyecto

Designar a los integrantes de su equipo de trabajo

Definir el alcance y los recursos del Proyecto

Dar seguimiento al avance del Proyecto

Presentar avances y resultados

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Administracin de Proyectos

Tarea a realizar:
Analice los elementos bsicos para organizar un proyecto y elabore un plan
de accin para desarrollar los proyectos del Plantel a su cargo.

Plan de accin para la Organizacin de Proyectos


PROYECTO

EQUIPO DE TRABAJO

IDENTIFICACIN DE
TAREAS

TIEMPO
APROXIMADO DE LAS
PRINCIPALES FASES

RESPONSABLE DEL
PT

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Administracin de Proyectos

VII.- Metodologa de Administracin de Proyectos

El primer elemento metodolgico de la tcnica es el conjunto de formatos en los cuales se


incluyen los datos claves del Proyecto para hacerlos del conocimiento de todos los involucrados.
De ese modo todos los participantes y el responsable del Proyecto a nivel Unidad administrativa
(Jefatura de Proyecto, Direccin de rea o equivalente) sabrn del Proyecto que se trata con solo
mirar el formato correspondiente (formato ADP-08).
En el proceso de planeacin estratgica la formulacin de proyectos es la etapa que concreta el
desarrollo de estrategias y acciones definidas para dar cumplimiento a los objetivos y metas
estratgicas.
Un Proyecto es un conjunto de acciones encaminadas al cumplimiento de un objetivo Es la
descripcin y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema relevante y complejo y
orientar un proceso de cambio mediante la instrumentacin de estrategias adecuadas dentro de
un horizonte de tiempo y espacio dados.
Una vez que hemos definido la Misin y la Visin de nuestra Institucin, derivado del diagnostico
estratgico que realizamos y en donde detectamos reas de oportunidad se definen nuestros
proyectos que corresponden a la etapa de planeacin.
La implantacin del Proyecto consiste en definir, determinar y decidir quienes trabajaran en el
Proyecto, y qu responsabilidades tendr cada uno, de tal manera que se obtengan los
resultados esperados con el proyecto. Asegurar que se logre el cambio deseado, de una manera
ordenada minimizando costos y recursos, buscando eliminar imprevistos durante la ejecucin del
Proyecto.
Al documentar un Proyecto se est concretando la elaboracin del Programa Operativo Anual
(POA) por lo que es de suma importancia, ya que nos permite organizar los esfuerzos de la
Institucin, evitando la duplicidad de esfuerzos, el dispendio de recursos y facilita el seguimiento
y evaluacin para conocer los resultados, las necesidades de mejora y finalmente dar cuentas
claras a la sociedad.
Para desarrollar el Programa Operativo Anual 2002 del Plantel, se deber utilizar los formatos
anexos (ADP-01 al ADP-19), en los cuales se debern describir en forma breve los conceptos que
se solicitan.
Para identificar el objetivo estratgico (tabla 01) que tenga congruencia con el proyecto de cada
rea es fundamental tomar como base la Estructura Programtica 2002 autorizada (tabla 02).
Cabe sealar que la relacin especfica que guardan las reas con cada proceso o proyecto est
determinada en dicha estructura.
El Anteproyecto de Presupuesto constituye el documento formal donde se deber integrar la base
de clculo para determinar los costos estimados por cada una de las acciones establecidas en los
Proyectos que integran el Programa Operativo Anual, por ello, es imprescindible definir
adecuadamente las acciones integradas en el POA para el ejercicio 2002.
Es importante resaltar que para calcular el costeo de cada una de las acciones se tomar como
base el ejercicio presupuestal del ao 2001.
Es recomendable que para la calendarizacin de las metas se considere la aplicacin de recursos
con una distribucin del 40% en el primer semestre y 60% en el segundo.

21
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Administracin de Proyectos

Tarea a realizar:
Seleccione uno de los Proyectos a realizar en el Plantel y documntelo paso
a paso en los formatos sealados.

Un Proyecto se formula porque existe un rea de oportunidad (problema y deseamos incidir en Estrategia 4
ste), es decir se reconoce la posibilidad de cambiar un proceso que conduzca a la mejora
continua de los servicios.
A).- Descripcin del Proyecto.
En el primer formato del Proyecto (ADP-08), que puede denominarse cartula del Proyecto se
presenta la denominacin del mismo; el rea que lo formula; las personas que se involucran en
esta accin; el responsable o lder del Proyecto quien coordinar su ejecucin, seguimiento y
evaluacin y la toma de decisiones de tipo administrativo y operativo, as como, los
colaboradores quienes se identifican como el equipo de trabajo que hace posible la realizacin
del mismo.
Proyecto

Denominac in de la propuesta de trabajo

rea responsable
Nombre del rea que formula y desarrolla el proyecto
Lder del Proyecto:

________________________________________________________

Colaboradores:

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
ADP-08

La serie de acciones que implica desarrollar un Proyecto, supone el reconocimiento de un rea de


oportunidad o de mejora sobre el cual se busca incidir, por ello, el grupo de colaboradores deber
estar muy bien enterado de la situacin real que subyace al Proyecto, en este sentido el trabajo
en equipo ser fundamental, la formulacin del Proyecto debe ser el primer producto de trabajo
que les identifique.
B).- Objetivos del Proyecto
En los objetivos se concreta el anlisis de la rea de oportunidad o mejora y la forma en que se
pretende darle solucin.
Los objetivos son expresiones concretas, lgicas y claras que indican un propsito que se habr
de alcanzar en un tiempo determinado
Su estructuracin puede facilitarse si da respuesta a las preguntas siguientes:
Qu se desea obtener con la realizacin del Proyecto? Que
Cmo se puede hacer? Medio
Para qu? La finalidad

22
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Administracin de Proyectos

Aunque no siempre la redaccin incluya todos estos elementos, es recomendable incluir la


mayora ya que de manera sinttica el objetivo nos da una idea clara y general de lo que se har
para alcanzar la Misin y la Visin del Colegio(formato ADP-09).
Por otra parte, es necesario considerar los objetivos estratgicos del Sistema CONALEP), sus
procesos y su proyecto (tabla 01), los cuales son producto del ejercicio de planeacin estratgica
de la SEP.

Objetivo Estratgico con el cual se relaciona

Objetivo del proyecto

Proceso con el cual se relaciona

ADP-09

C).- Justificacin y diagnstico


En la justificacin, a partir del diagnstico formulado, se deber describir la utilidad que se
obtendr de manera global con el desarrollo del Proyecto, es decir, es necesario sealar para que
y en que se aplicarn los resultados esperados (ADP-10) y con ello, se sustentar la
presupuestacin de los recursos que se aplicarn durante el ejercicio del Proyecto.
El diagnstico es la etapa inicial de un proceso de anlisis crtico que consiste en recolectar,
clasificar, comparar y evaluar los datos que caracterizan a la Institucin, parte del conocimiento
de la situacin actual y permite detectar las caractersticas, los problemas y las causas que
afectan la estructura y funcionamiento de la Institucin (ADP-10).

J ustificacin

Diagnstico

ADP-10

Una de las herramientas empleadas para realizar el diagnstico es el anlisis de FODA


(fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades). Al realizar este ejercicio se facilita la
identificacin de factores internos y externos que favorece o limita la obtencin de resultados del
Proyecto, el anlisis parte de la reflexin de estos elementos, a travs de los factores internos se
valoran los recursos con que se cuenta y la eficiencia y eficacia de su aplicacin; los factores
externos relacionan el Proyecto con necesidades presentes o futuras.

23
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Administracin de Proyectos
Para la realizacin del diagnstico se presenta la siguiente metodologa:
1.- Identificacin de elementos internos (fuerzas y debilidades de la Institucin)
2.- Identificacin de elementos externos (amenazas y oportunidades en el entorno)
3.- Estratificacin y anlisis de la matriz de FODA
4.- Estructura del diagnstico.
5.- Describir el rea de oportunidad o mejora (problemtica) identificada durante la gestin.
El diagnstico ser la base para la definicin de las acciones que se programarn en el Proyecto
para el ejercicio 2002, especificando los Productos y/o resultados esperados.
D).- Alcance y beneficiarios
En el apartado de beneficiarios (formato ADP-11) se deber enlistar la cantidad y descripcin de
beneficiarios que se espera atender con las actividades integradas con el proyecto.

Beneficiarios

Impacto que se espera lograr

Alcance

ADP-11

En el apartado de impacto que se espera lograr(formato ADP-11) , se deber considerar el rea


de oportunidad o mejora (problemtica) identificada en el diagnstico, las soluciones a
implementar para resolverla, y los beneficiarios que se espera atender. Est describir en forma
integral los resultados derivados de las actividades programadas en el proyecto. As mismo
ponderar en que medida se reflejarn como satisfactores de los requerimientos tanto internos de
la Institucin, como los externos en los sectores productivo y social atendidos de acuerdo con los
objetivos establecidos por la Institucin.
En el apartado alcance (formato ADP-11), se presentar una descripcin clara y completa de los
lmites en los que se desarrollar el Proyecto y responde a las preguntas:
Qu es rea de competencia del Proyecto?
Qu no es rea de competencia del Proyecto?
Si durante la ejecucin del Proyecto se modifica el alcance, debern hacerse los cambios
necesarios en los formatos.

24
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Administracin de Proyectos

E).- Estrategias
En este apartado se determinar la forma en que se lograr el propsito especificado en los
objetivos del Proyecto y responden a la pregunta (formato ADP-12):
Cmo se lograrn los objetivos del Proyecto?
Estrategias

ADP-12

La relevancia de las estrategias radica en la orientacin de las acciones sin lo cual puede resultar
hechos aislados y sin impacto.
Una estrategia es un conjunto de acciones orientadas hacia:

Consolidar las fortalezas identificadas en el diagnostico del Proyecto.

Eliminar las debilidades

Aprovechar las oportunidades

Reducir el impacto de las amenazas

Cumplir con los objetivos de Proyecto

Para la definicin de estrategias hay que considerar lo siguiente:

Las estrategias son el producto de la reflexin en torno a los avances y limitaciones de la


Institucin, lo cual implica una amplia capacidad de comprensin respecto de la dinmica
que se enfrenta

Cada proceso es nico, por que involucra una combinacin diferente de elementos.

Es posible transferir una estrategia probada si se adapta e incide desde una perspectiva
real; no obstante es importante considerar que las estrategias exitosas para una Institucin
pueden no serlo para otras.

F).- Componentes y factores crticos de xito


Lo que no se mide no mejora, conocer si las actividades estn encaminadas al logro de la misin
y visin de la Institucin no sera posible sin la instrumentacin de un sistema que muestre
resultados concretos; por ello, desde la formulacin los objetivos estratgicos del Sistema
Nacional del Conalep se determin un serie de indicadores, por lo que en el apartado
componentes crticos de xito se debe asociar el xito del Proyecto con la clasificacin del
sistema de indicadores Institucionales. (formato ADP-13).

25
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Administracin de Proyectos

Componentes crticos de xito


Componentes crticos de xito

Indicadores

Dimensin

ADP-13

En este sentido, se definen como Componentes Crticos de xito (CCE) a los resultados
concretos que debern obtenerse para estar seguros de que se ha tenido xito en el logro de los
objetivos del Proyecto.
Los CCE estn relacionados con el sistema de medicin Institucional, por lo que cada componente
determina uno o varios indicadores (tabla 03).
Los CCE se obtienen de un anlisis minucioso de cada objetivo respondiendo a la pregunta:
Qu debe ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido xito en el logro del
objetivo?
En el apartado de indicadores, deber determinar aquellos que permitan identificar las
desviacines y el avance en los resultados del Proyecto (formato ADP-13).
Los indicadores son parmetros de medicin que reflejan el comportamiento observado de un
fenmeno. Pueden representar medidas sobre aspectos no directamente mensurables, como lo
son muchas de las actividades del Colegio.
Los indicadores son la base de un sistema de evaluacin y monitoreo en la ejecucin de las
tareas Institucionales. Determinan los focos de atencin en la administracin de los programas y
actividades Institucionales, proporcionando tanto a los directivos como al personal en la
operacin, informacin clave para el xito de su gestin.
La determinacin de indicadores se realiza identificando para cada componente crtico de xito,
la mejor manera de medir su cumplimiento. Los indicadores deben expresar el resultado
esperado en cada uno de los componentes crticos de xito.
Un sistema bien diseado de indicadores proporciona una representacin coherente de los
resultados en las diferentes reas. Existen diferentes tipos de indicadores, estos pueden ser
estratgicos, de proyecto, de gestin o de servicios y pueden formularse para medir varias
dimensiones.
Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son cinco:
Dimensin

Qu mide ?

Ejemplos de indicadores

Impacto

Mide el logro del propsito del programa. En qu ndice de egresados empleados.


medida se lograron los objetivos estratgicos.

Cobertura

Poblacin atendida versus poblacin objetivo.

Eficiencia

Productividad de los recursos utilizados en el


Programa que pueden ser materiales, tcnicos, Eficiencia terminal.
financieros, humanos, etc.

Calidad

Satisfaccin de los clientes con los atributos del Calificacin

ndice de absorcin de egresados de


secundaria.

promedio

que

los

26
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Administracin de Proyectos
servicio medidos a travs del estndar.
Alineacin de recursos

empleadores asignan al desempeo de


los egresados.
Congruencia
entre
recursos
requeridos Grado de eficacia en la administracin
-aprobados y entre aprobados- suministrados (en de recursos.
volumen y tiempo).

A continuacin se presentan la relacin de indicadores Institucionales Tabla 03:


G).- Programacin del avance de metas
Una vez determinado el indicador, en este apartado se deber cuantificar las metas a realizar en
el ao, su importancia relativa, identificando sta mediante la asignacin de un numero
progresivo as como la calendarizacin trimestral de las mismas (formato ADP-14). Las metas
estn relacionadas directamente con el monitoreo y evaluacin del quehacer Institucional, stas
sirven de referencia en un anlisis comparativo con otras situaciones o Instituciones. La
metodologa para definirlas es algo ms compleja, por lo que, en este apartado nos limitaremos
a mencionar que para la definicin de stas es indispensable identificar los indicadores ms
adecuados y su dimensin.
Programacin de metas
Indicadores

IR

Anual

Metas
Enero-Marzo

Abril-Junio

Julio-Sep

Octubre-Dic

ADP-14

Aunque las metas deben orientarse a satisfacer las necesidades de la institucin stas deben ser
factibles de alcanzar y un reto para la Institucin; en este sentido. Las metas describen el valor
numrico a lograr para cada indicador, y se establecen en funcin de las necesidades y
expectativas de los usuarios. Para derivarlas es importante identificar la meta ideal o estndar
y la unidad de medida para cada componente crtico de xito. Las metas son la especificacin de
cunto y cundo deseamos lograr, adems deben tener dos caractersticas fundamentales .
Retadoras. En el sentido de comprometer mejoras en el desempeo; y generan mayor
efectividad y compromiso de los involucrados.
Alcanzables. Las metas deben ser factibles de alcanzar, para lo cual es necesario que la
unidades responsables analice el desempeo histrico de la Institucin; realice una
investigacin referencial; detecte necesidades de los usuarios, la capacidad de respuesta
actual y el potencial de mejora estimado.

27
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Administracin de Proyectos

Indicadores de Gestin y Metas Institucionales


Tabla 03
Proyecto de Enseanza Aprendizaje
Variables
Matrcula 2001

Indicador
Matrcula Educacin
Profesional Tcnica

Porcentaje de incremento
Eficiencia Terminal

0
Alumnos
Matrcula 2002

3er. trim

4o. trim

0
Alumnos egresados en
septiembre 2002

0
Alumnos Titulados

0
Alumnos inscritos en el Conalep

0
Alumnos inscritos en el Conalep

Matrcula en Educacin Media Superior en


el estado
Porcentaje de cobertura

Eficiencia del
Proceies

2do. trim

Grupo de edad de 16 a 18 aos en el


estado
Porcentaje de cobertura

Cobertura de la
Educacin Media
Superior

1er. trim

Alumnos egresados gen 2000-2002


0
Porcentaje de alumnos que se espera se
titulen en 2002

Cobertura en el
grupo de edad de 16
a 18 aos

Meta Proyectada para 2002

Alumnos inscritos en septiembre 1999


Porcentaje de alumnos egresados en
septiembre 2002

Eficiciencia de
Titulacin

Programacin

Alumnos inscritos en el Proceies

Porcentaje de eficiencia
Colocacin de
Egresados

Egresados en septiembre 2001

Porcentaje de colocacin de egresados


Congruencia
Profesional

0
Egresados con certificado

0
Egresados con empleo en los
siguientes 6 meses de concluir

Egresados con empleo


0
Porcentaje de congruencia profesional

0
Egresados con trabajo en su
rea de formacin en los
siguientes 6 meses de concluir
estudios

Proyecto de Capacitacin
Indicador
Incremento en los
ingresos por
servicios de
capacitacin

Variables
Ingresos por servicio de capacitacin en
2001

Incremento en el
nmero de
capacitandos para el
trabajo

Nmero de capacitandos en 2001

Incremento en el
nmero de
capacitandos en el
trabajo

Nmero de capacitandos en 2001

Ingresos propios por


servicios
tecnolgicos

total de ingresos propios

Porcentaje de incremento

Porcentaje de incremento

Porcentaje de incremento

Porcentaje de ingresos propios por


servicios tecnolgicos

Programacin
Meta Proyectada para 2002

1er. trim

2do. trim

3er. trim

4o. trim

$0.00
de ingresos por servicios de
capacitacin

0
de capacitandos para el trabajo

0
de capacitandos en el trabajo

$0.00
Ingresos propios por servicio
tecnolgico

28
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Administracin de Proyectos

Proyecto de Centros de Evaluacin


Indicador
Evaluacin en
competencias

Variables
Nmero de personas evaluadas en 2001

Tasa de crecimiento

Evaluado en
competencias con
acreditacin

Incremento en los
ingresos por
evaluacin de
competencias

Programacin
Meta Proyectada para 2002

1er. trim

0
0
Porcentaje de evaluados en competencia Evaluados en competencias con
con acreditacin
acreditacin
Ingresos en el ao 2001

Porcentaje de incremento

$0.00
de ingresos por evaluacin de
competencias

Variables
Total de ingresos

Programacin
Meta Proyectada para 2002

1er. trim

Variables
Nmero de Convenios en 2001

Tasa de crecimiento

2do. trim

3er. trim

4o. trim

$0.00
De ingresos propios por servicio
tecnolgico

Proyecto de Promocin y Vinculacin

Eficiencia de
Convenios

4o. trim

Nmero de evaluados en competencias

Porcentaje de ingresos propios

Indicador
Suscripcin de
Convenios

3er. trim

0
Personas evaluadas

Proyecto de Gestin Administrativa


Indicador
Autofinanciamiento

2do. trim

Programacin
Meta Proyectada para 2002

1er. trim

2do. trim

3er. trim

4o. trim

0
Convenios

Convenios vigentes

Porcentaje de convenios en operacin

0
Convenios en operacin

Proyecto de Apoyo a Zonas Marginadas


Variables
Nmero de Personas Beneficiadas en
2001

Indicador
Personas
Beneficiadas

Tasa de crecimiento

Personas
Capacitadas en
Zonas Marginadas

Programacin
Meta Proyectada para 2002

1er. trim

2do. trim

3er. trim

4o. trim

0
Personas Beneficiadas

Nmero de Personas Capacitadas en


2001
Tasa de crecimiento

0
Personas Capacitadas

29
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Administracin de Proyectos

Proyecto de Calidad
Indicador
Prestadores de
Servicios
Acadmicos
certificados en ISO
9000
Programas
acadmicos
acreditados

Programacin
Variables
Total de prestadores de Servicios
Educativos

Porcentaje de Prestadores de Servicios


Acadmicos con ISO-9000

1er. trim

2do. trim

3er. trim

4o. trim

0
Prestadores de Servicios
Acadmicos con IS0 9000

Nmero de programas acadmicos

Porcentaje de programas acadmicos


acreditados
Personal
administrativo y de
apoyo certificados

Meta Proyectada para 2002

0
Programas Acadmicos
acreditados

Total de personal administrativo y de


apoyo
Porcentaje de Personal administrativo y
de apoyo certificados

0
Personas del personal
administrativo certificadas

30
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Administracin de Proyectos

VIII.- Herramientas de Administracin de Proyectos

A).- Desglose Estructurado de Trabajo (DET)


En este apartado se hace una representacin jerrquica del Proyecto en forma de paquetes de
trabajo y se deber de anotar adems del nombre del lder y del Proyecto, el nombre de la
estrategia y las personas que se designaron como colaboradores del proyecto y los productos
esperados para cada estrategia (formato ADP-15).

Nombre y lder del


Proyecto

Estrategia
1
Productos

Estrategia
Productos 2

Estrategia
Productos

Estrategia
Productos 4

1
2
3
4
5
6

1
2
3
4
5
6

1
2
3
4
5
6

1
2
3
4
5
6

ADP-15

El Desglose Estructurado de Trabajo, es la parte metodolgica que facilita la visualizacin total


del Proyecto y consiste en la representacin jerrquica del alcance del Proyecto en forma de
paquetes de trabajo hasta el nivel que permita desarrollar una planeacin y un control
efectivos del Proyecto.
El DET contiene lo siguiente:

31
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Administracin de Proyectos

Nombre
del Proyecto

2.00

1.00

1.01

1.02

1.01.01
1.01.02

1.02.01
1.02.02

Lder
del Proyecto

1.03

3.00

Paquetes
de trabajo

Sub-paquetes
de trabajo
Productos

El Lder del Proyecto es slo uno y es quien coordinar que cada Paquete y Sub-paquete de
Trabajo tengan a su vez, un responsable para su ejecucin.
De la estructura programtica (tabla 02) se toman las estrategias y stas sern la base para
iniciar la construccin del DET.
Los Paquetes de Trabajo son las estrategias con las que se desarrollar el Proyecto, y stos se
pueden dividir de ser necesario en sub-paquetes (actividades).
El nivel mximo a desglosar es el de los Productos (tercer nivel). En esta parte se colocan los
productos esperados que indicarn que se han logrado los Objetivos esperados con el Proyecto.
Estos deben ser concretos, medibles y evidenciables y estarn ligados con los Indicadores
Institucionales (tabla 03).
A continuacin se presenta el DET de un ejemplo de estudio:

32
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Administracin de Proyectos

Plan Director
1993-2020

3. Difusin
del Plan

1. Elaboracin
del Plan
1.1 Diagnstico y pronstico
realizados
1.2 Normas y criterios
establecidos
1.3 Estrategia
definida
1.4 Programas de desarrollo
realizados

Lder del proyecto:


Director de Planeacin
de la SDRU

3.1 Publicaciny difusin


efectuadas

2. Aprobacin
del Plan
2.1 Plan
instrumentado
2.2 Edicin
realizada
2.3 Pblico
consultado
2.4 Proyecto
definitivo
2.5 Plan aprobado por
ejecutivo

33
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Administracin de Proyectos

Tarea a realizar:
Desarrolle junto con su equipo de trabajo el DET de uno de los Proyectos
determinados, en la grafica que se muestra a continuacin:

Nombre y lder del


Proyecto

Estrategia 1

Estrategia 2
Productos
1
2
3
4
5
6
7

Productos
1
2
3
4
5
6
7

Estrategia 3
Productos
1
2
3
4
5
6
7

Estrategia 4
Productos
1
2
3
4
5
6
7

B).- Tabla de Precedencias


La tabla de precedencias es una herramienta de Administracin de Proyectos que permite
enumerar los productos de cada estrategia e indicar si este depende de otro(s) para ser
obtenido(s), o si los productos realizados para cada estrategia, pueden ser elaborados en forma
simultnea.
Una vez elaborado el DET con todos sus Productos, procedemos a llenar en este apartado
(formato ADP-16) de acuerdo a lo siguiente:
Tabla de Precedencias
Clave

Productos Duracin

Productos
Precedentes

Responsable

ADP-16

34
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Administracin de Proyectos
La clave del producto deber ser numrica y secuencial, en duracin se indica el tiempo
estimado que se invertir para obtener cada producto. En la columna de productos precedentes
se anotara la clave de los Productos que deban elaborarse previamente al producto en cuestin.
Este dato se obtiene contestando la siguiente pregunta:
Qu producto(s) debe(n) estar terminado(s) antes de ejecutar este Producto?
A continuacin se muestra un ejemplo de tabla:

TABLA DE PRECEDENCIAS
PROYECTO: Plan director 1993 - 2020
Clave del
producto

Producto

Elabor:

Eduardo Dvila Turcios

Fecha:

Octubre 1995

Duracin

Productos
precedentes

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificacin
Director Jurdico

Responsable

Inicio

Diagnstico y pronstico realizado

Normas y criterios establecidos

2.5 meses

--

Estrategia definida

1 mes

1.2

Programas de desarrollo realizados

1 mes

Director de Planificacin

Plan instrumentado

Edicin realizada

Subsecretario

1 mes

Director de Planificacin

2 meses

Director Administrativo

Pblico consultado

2.5 meses

Director de Control

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

Subsecretario

10

Publicacin y difusin efectuadas

0.5 meses

Director Administrativo

11

Fin

----

------

Director de Planificacin

35
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Administracin de Proyectos

Tarea a realizar:
Realice junto con su equipo de trabajo, la tabla de precedencias del Proyecto
que eligi al elaborar la cartula y al realizar el DET.

Clave

Productos Duracin

Productos
Precedentes

Responsable

ADP-16

c).- Diagrama de Precedencias


Con la informacin de la tabla de precedencias, se deber elaborar el diagrama de precedencias
(formato ADP-17), el cual es una representacin grfica que indica el flujo de todos los productos
necesarios para la realizacin del Proyecto.

DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS

Producto 1

Inicio

Producto 2

La forma de realizarlo es sencilla, coloque primeramente un rectngulo al cual se le indicar en el


centro la palabra inicio, luego grafique en forma lineal los Productos que segn la tabla de
ADP-17

36
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Administracin de Proyectos
precedencias necesiten predecesores o que parten de alguna actividad, y nalos con flechas de
izquierda a derecha. En forma paralela sern unidos con flechas los productos que puedan ser
realizados dentro del mismo lapso de tiempo, como un bloque que tiene una o ms actividades
predecesoras, a continuacin se presenta el ejemplo de estudio:

Diagnstico
y Pronstico

Inicio

Acciones simultneas

Normas
y Criterios

Contine diagramando los productos de la tabla de precedencias con el mismo procedimiento.


Una vez que todos los Productos hayan sido diagramados, remate el diagrama con un rectngulo
de fin del proyecto. Revise el Diagrama y verifique que ningn Producto se encuentre fuera de
la secuencia; y si es as, revise desde el inicio con apoyo de la Tabla de Precedencias.
Ya revisado el Diagrama y verificado que no existan Productos fuera, procedemos a identificar
numricamente cada Producto, como se muestra en el ejemplo:

Plan
instrumentado

Diagnstico
y pronstico
realizado

Edicin
realizada

Estrategia
definida

Inicio
Normas y criterios
establecidos

Pblico
consultado
Programa
de desarrollo
realizado

5
6

Proyecto
definitivo

Plan aprobado
por el
ejecutivo

Publicacin
y difusin
efectuadas

10

FIN

11

Acciones con precedencia

37
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Administracin de Proyectos
Como siguiente paso, le asignaremos el tiempo respectivo a cada una de las etapas y lo
colocamos en la parte inferior derecha de cada Producto del diagrama. Esto resultar en un
diagrama como el siguiente:

DIAGNSTICO Y
PRONOSTICO
REALIZADO

4 MESES

Plan
instrumentado
1 mes

Edicin
realizada

1
Diagnstico
y pronstico
realizado
4 meses

2 meses

Estrategia
definida

Inicio

1 mes

Normas y criterios
establecidos

Pblico
consultado
Programa
de desarrollo
realizado

5
6

Proyecto
definitivo

1.5 meses

Plan aprobado
por el
ejecutivo

0.5 meses

Publicacin
y difusin
efectuadas

10

FIN

11

0.5 meses

2.5 meses

1 mes

2.5 meses

Una vez diagramada la duracin de todos los Productos, se contabiliza el tiempo acumulado del
proyecto.
El bloque del Producto 1 como no tiene tiempo acumulado tendr a la izquierda (inicio del
bloque), 0 tiempo transcurrido y a la derecha (terminacin del bloque), aparecer el tiempo
utilizado para obtener este primer Producto, para los Productos siguientes a la izquierda (inicio)
aparecer el tiempo acumulado con los bloques anteriores y a la derecha
(terminacin), la
suma del tiempo acumulado ms el de la actividad que se est adicionando.
Terminacin

inicio

(inicio + duracin)

0 meses
Inicio

1 mes

ACT 1
1 mes
duracin

2 meses 6 meses

ACT x
4 meses

8 meses

10 mes

ACT n
2 mes

En caso de que a un Producto le antecedan dos o ms Productos debemos tomar como inicio para
el Producto en cuestin, el tiempo acumulado procedente del Producto que tenga la terminacin
mayor.

38
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Administracin de Proyectos

Ejemplo.- En el Producto 8 (Proyecto definitivo), le preceden los Productos 5, con terminacin en


el mes 7; el Producto 6, con terminacin en el mes 8, y el Producto 7, con terminacin en el mes
8.5, por lo tanto, tomaremos como inicio para el Producto 8 el tiempo acumulado a la terminacin
del Producto 7, por ser el de duracin mayor (8.5).

6-7
Plan
instrumentado
6-8

1 mes

Edicin
realizada

0-4

1
Diagnstico
y pronstico
realizado
4 meses

4-5
Estrategia
definida

Inicio
0-2.5
Normas y criterios
establecidos

1 mes

5-6
Programa
de desarrollo
realizado

2 meses
6-8.5
7
Pblico
consultado

8.5-10
Proyecto
definitivo

1.5 meses

10-10.5
Plan aprobado
por el
ejecutivo

0.5 meses

10.5-11
Publicacin
y difusin
efectuadas

10

FIN

11

0.5 meses

2.5 meses

1 mes

2.5 meses

39
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Administracin de Proyectos

D).- Grfica de Gantt


Un elemento indispensable en la aplicacin de la Administracin de Proyectos es la Grfica de
Gantt; que se utiliza para definir la fase de programacin. En este apartado se deber incluir los
siguientes conceptos: los productos/actividades, los responsable de cada producto/actividad
(formato ADP-19).
Grfica de Gant
Actividad/Producto

P/R

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R

ADP-19

Con esta herramienta se tiene control sobre el avance de la elaboracin de cada


producto/actividad y del responsable de cada actividad, cundo inicia el Proyecto, cul es su
avance y cundo finaliza.
Considerando el mismo ejemplo, podemos programar el Proyecto en la Grfica de Gantt,
incluyendo cada Producto, su responsable, y las fechas de inicio y fin de cada uno de los
eventos.
Ejemplo:

GRAFICA DE GANTT
Avance
Actividad/Producto

Responsable

1. Diagnstico y pronstico
realizado
2. Normas y criterios
establecidos
3. Estrategia
definida
4. Programas de desarrollo
realizados
5. Plan
instrumentado
6. Edicin
realizada
7. Pblico
consultado
8. Proyecto
definitivo
9. Plan aprobado por
ejecutivo
10. Publicacin y difusin
efectuadas

Prog.
Real

Meses
0

10

11

Director de Planificacin
Director Jurdico
Subsecretario
Director de Planificacin
Director de Planificacin
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificacin
Subsecretario
Director Administrativo

TOTAL

40
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Administracin de Proyectos
E).- Camino Crtico
En este ultimo apartado, se deber determinar los tiempos mximos para la obtencin de cada
Producto (formato ADP-18).
Camino Crtico

ADP-18

El Camino Crtico es la secuencia lgica en el tiempo que siguen el conjunto de


actividades/productos de un proyecto. Tiene que ver con la precedencia que se presenta entre
ellas (cuales deben ser elaboradas antes, para que se puedan realizar otras), la posible
simultaneidad; y permite calcular tiempos mximos para obtener cada producto programado y la
holgura mxima permitida para su ejecucin. En caso de detectarse retrasos durante la
ejecucin, podrn ser compensados para no afectar el tiempo total de desarrollo del Proyecto
conforme a lo planeado.
Cmo se determina el Camino Crtico?
El insumo ms importante en este paso es el DET (Desglose Estructurado de Trabajo) definido
anteriormente. Cada responsable de un paquete de trabajo con su equipo analiza los
Productos que definieron en el DET y se preguntan:
Cunto tiempo dedicaremos a lograr cada Producto?
Qu recursos necesitamos para lograr cada Producto?
Que Producto debe ser hecho con anterioridad a otro?
Contestadas estas preguntas, cada equipo de trabajo se enfoca a elaborar el diagrama de
precedencias del Proyecto en el formato correspondiente.
Dicho diagrama debe contener todos los productos del proyecto e indicar qu productos se
requieren previamente para obtener el siguiente, los tiempos que se dedicarn a cada uno y el
Camino Crtico ya determinado con las holguras cuantificadas.
Habiendo elaborado el diagrama de precedencias; el siguiente paso ser calcular la holgura
(tiempo mximo posible de retraso) de cada Producto del Proyecto, quedando definido el camino
crtico por el curso seguido por todos aquellos Productos con holgura 0 ; es decir, los que no
permiten retrasos.
El Producto final tambin debe de contener informacin tal y como se muestra en el ejemplo de
estudio en la siguiente figura.

41
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Administracin de Proyectos

El tiempo acumulado total


del proyecto es de 11 meses
sumado al tiempo invertido
en elaborar ese producto
resulta lo siguiente.

INICIO
0

11

11

FIN
0
El clculo de las holguras se inicia desde el bloque de Fin con direccin al bloque 1. Como
el paso Fin se tiene que llevar a cabo forzosamente, su holgura (H) es cero y as se indica:

11

11

FIN
H=0

La siguiente holgura por calcular ser la del Producto 10; pero para esto tomaremos en cuenta
la siguiente informacin.

Tiempo
acumulado al
Inicio del paso

11

Tiempo
acumulado al
final

11

FIN
H=0

Holgura

Tiempo del
producto

La holgura la calcularemos con la siguiente frmula:

HOLGURA DEL
PASO EN
CUESTION

INICIO DEL
PASO
SIGUIENTE

FINAL DEL
PASO EN
CUESTION

HOLGURA
DEL PASO
SIGUIENTE

42
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Administracin de Proyectos

Para el clculo de la holgura del producto 10 aplicamos la frmula:

10.5

11

11

10

11

11

H=0

0.5

H=0

Final del
h10 = Inicio paso - paso en
siguiente
cuestin
h10 = 11
11

Holgura del
paso
siguiente

h10 = 0
Por lo tanto la holgura del Producto 10 resulta 0
As consecuentemente se ir calculando las holguras de cada producto hasta llegar al inicio
del proceso.
En el caso que concurran 2 o ms Productos en uno; se aplica la holgura menor para dicho
Producto.
Continuando con el ejemplo de anlisis, el diagrama final, junto con el camino crtico queda de
la siguiente figura:

7
Plan
instrumentado
H=1.5
6

4
Estrategia
definida

Inicio
0

2.5

Normas y criterios
establecidos
H=1.5

1 mes
8

Edicin
realizada

1
Diagnstico
y pronstico
realizado
H=0
4 meses

H=0

1 mes

6
Programa
de desarrollo
realizado

H=0

H=0.5 2 meses
6
8.5
7
Pblico
consultado

H=0

8.5

10

Proyecto
definitivo
H=0

1.5 meses

10
10.5
Plan aprobado
por el
ejecutivo
H=0

0.5 meses

10.5
11
Publicacin
y difusin
efectuadas
H=0

10

0.5 meses

11

11
FIN

H=0

11

2.5 meses

1 mes

2.5 meses

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Administracin de Proyectos
Como se puede observar, el camino crtico quedar definido por todos los Productos con holgura
cero. Los Productos que forman el camino crtico requieren de mayor control y seguimiento; ya
que de retrasarse alguno de ellos, retrasar al Proyecto en la misma proporcin.

44
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Administracin de Proyectos

IX.- Evaluacin de Proyectos

Los criterios para definir prioridades consisten en lo siguiente:


A).- Ventajas Desventajas
Ventajas son las caractersticas y las situaciones que estn a favor del Proyecto, y que
principalmente se refieren entre otras, a:

La contribucin del Proyecto al cumplimiento de los lineamientos del Plan Nacional de


Desarrollo, del Programa Nacional de Educacin 2001-2006, del Programa de Desarrollo
Institucional 2001-2006 y a Lneas de Trabajo 2002 del Conalep Michoacn.

Si su realizacin no requiere inversiones grandes de recursos el Proyecto ganar en


viabilidad

Cuando la informacin requerida para su realizacin est disponible

Si el Proyecto y sus objetivos estn reconocidos como prioridades por la mayora de los
involucrados

Desventajas son las caractersticas y situaciones que podran afectar el desarrollo del proyecto en
mayor o menor grado, entre ellas:

A mayor grado de complejidad del Proyecto, ms baja es su viabilidad

Escasa informacin sobre el Proyecto


concepcin

Expectativas fuera del contexto del Programa de Desarrollo Institucional y Lneas de Trabajo
2002 no razonables, indican incertidumbre en la viabilidad del Proyecto

El desconocimiento de los recursos con los cuales se cuenta, podr generar una mala
planeacin

y sus objetivos afectar su desarrollo desde su

B).- Beneficios

Es el valor o utilidad que obtendrn los clientes con los resultados del Proyecto

C).- Plazo

Es la certidumbre en el tiempo razonable requerido para el Proyecto.

D).- Inversin

Es la certidumbre en los montos de capital requeridos para el Proyecto y cada una de sus
fases.

45
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Administracin de Proyectos

E).- Costo del Incumplimiento

En este caso, es la estimacin del grado de incidencia en los costos que significara una
desviacin en el desarrollo normal del Proyecto. Se podrn incluso calcular algunos montos
que se veran afectados si la secuencia de las actividades no se da en la forma adecuada,
es decir, si se rebasan las holguras mximas que marca el camino crtico.

F).- Concepto de Urgencia


Es la habilidad para transmitir a todos los miembros del equipo el verdadero sentido de los
tiempos fijados para la realizacin de cada fase del Proyecto. Sin generar falsas urgencias ni
demoras previsibles.
G).- Tendencia
Es la habilidad para estimar de la direccin que tomar el Proyecto en caso de prevalecer ciertos
factores, internos o externos.

Tarea a realizar:
Realice un anlisis para determinar, si el Proyecto que seleccion es viable,
con base en las a situaciones que pueden presentarse en un momento dado
durante el desarrollo del Proyecto y que tienen mayor o menor grado de
posibilidad de ser previstas.

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Administracin de Proyectos
CRITERIOS PARA DEFINIR LA PRIORIDAD
Y VIABILIDAD DE LOS PROYECTOS
VENTAJAS
CARACTERISTICAS A FAVOR DEL PROYECTO
Contribucin a las polticas educativas
No requiere de grandes inversiones en recursos
Se cuenta con suficiente informacin
Toda la gente que debe conocer el proyecto est involucrada
DESVENTAJAS
CARACTERISTICAS QUE AFECTAN EL PROYECTO
Complejidad alta
Cuenta con poca informacin
Con informacin no actualizada
Implica involucrar a demasiadas reas y en varios temas
BENEFICIOS
LOGROS, AHORROS Y RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACION DEL PROYECTO .
Ahorros econmicos fuertes
Ahorros de tiempo en el proceso
Ahorros de pasos en el proceso
Aplicacin de procesos ms sencillos
Impacto en indicadores estratgicos.
Impacto en las polticas sociales
PLAZO
TIEMPO NECESARIO PARA DESARROLLAR EL PROYECTO
Corto: de 0 a 6 meses
Mediano: de 6 a 12 meses
Largo: de 12 a 36 meses
INVERSION
COSTO ECONOMICO PARA LOGRAR EL PROYECTO Por Ejemplo:
Baja: de 0 a $ 20,000
Media: de $20,000 a $45,000
Alta: de $45,000 a $100,000
COSTO DEL INCUMPLIMIENTO
EFECTOS NEGATIVOS QUE PUEDEN PRESENTARSE SI NO SE LE DA SEGUIMIENTO
Quejas, Reprocesos, Costos adicionales.
URGENCIA
SE REFIERE A LA ATENCION EN TIEMPO QUE REQUIERE EL PROYECTO
Atencin inmediata: de 1 semana a 1 mes.
No urge: de 2 a 3 meses
Ultima prioridad: 1 ao
TENDENCIA
LA DIRECCION QUE TOMARIA EL PROYECTO SI PERSISTE LA PROBLEMATICA
Crece el problema
Se mantiene estable
Decrece

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