Curso Auditor lder ISO 50001

8 Realizacin de auditoras in-situ.

rea de Auditora de Sistemas

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Unidad 8 Realizacin de auditoras in-situ

rea de Auditora de Sistemas

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8 Realizacin de auditoras in-situ.

OBJETIVOS
I Facilitar la comprensin de las diferentes etapas de las auditoras in-situ.
I Mostrar las tcnicas aplicables durante el proceso de auditora.

NDICE
1. Introduccin.
2. Generalidades.
3. Realizacin de la reunin de apertura.
4. Comunicacin durante la auditora.
5. Observadores y guas.
6. Recopilacin y verificacin de la informacin.
7. Identificacin y registro de los hallazgos.
8. Preparacin de las conclusiones de auditora.
9. Realizacin de la reunin de cierre.
10. Informe de auditora.
11. Anlisis de las causas de las no conformidades.
12. Eficacia de las acciones correctivas.
13. Resumen.
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1. Introduccin (pto. 9.1. Norma 17021).

Durante una auditora el auditor lder llevar a cabo una serie de reuniones con la intencin de asegurar
que el proceso de la auditora transcurre segn lo planificado. Esto incluir:

Reunin de apertura
Reunin de cierre
Reuniones de enlace de equipo
Reunin final con el Representante de la Direccin.
El lder del equipo, que acta como presidente, debe de dirigir todas estas reuniones. El auditor lder,
deber de prepararse para estas reuniones, acordando un lugar, tomando notas de los nombres de los
presentes (usndolos de modo correcto).

Tener una agenda preparada siempre, ayuda en la direccin de las reuniones.

La reunin de apertura y la de cierre, tienden a ser ms formales especialmente, durante la auditora de
certificacin inicial. De cualquier modo, el lder del equipo, deber intentar usar la reunin inicial para
continuar la construccin del espritu del equipo de trabajo y su cooperacin.
Por lo tanto, ser preferible el uso de una mesa redonda donde los auditores y el equipo directivo
estn mezclados, en vez de la situacin en la cual, directivos y el equipo auditor se sientan en una mesa
de conferencias. Este acercamiento planteado, enfatizar la meta comn y la auditora se llevar cabo
con unos auditores trabajando juntos con los auditados y no contra ellos.

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2. Generalidades.
El organismo de certificacin debe tener un proceso para realizar las auditoras in situ. Este proceso
debe incluir una reunin de apertura al comienzo de la auditora y una reunin de cierre a la conclusin
de la auditora.
NOTA Adems de visitar las ubicaciones (por ejemplo, la fbrica), la expresin in situ puede incluir el
acceso remoto a un sitio o sitios electrnicos que contienen informacin pertinente para la auditora del
sistema de gestin.
El organismo de certificacin debe tener un proceso donde se detallen las etapas de la auditoria in-situ,
de tal modo, que se sigan siempre los mismos pasos. Las reuniones de apertura y de cierre, son etapas
vitales de este proceso.

3. Realizacin de la reunin de apertura.

El objetivo de la reunin de apertura, es introducir al equipo y marcar las reglas bsicas. Hay muchos
puntos que el auditor lder deber cubrir y el hbito de tener notas en una agenda le ayudar mucho. El
auditor lder deber de:

1.
2.

Introducir al equipo auditor y pedir al equipo directivo que se introduzca.

Agradecer al director auditado por permitir la auditora (de Segunda Parte) o por
seleccionar su compaa como Entidad Certificadora.

3.
4.

Confirmar los objetivos de la auditora ,el alcance y el criterio

Repasar el plan de la auditora. Este debera de haber sido entregado de antemano,

aunque un breve vistazo es necesario para comprobar si fuera necesario algn cambio de
ltima.

5.

Explicar los procedimientos de la auditora, explicar que las pruebas de auditora se

basarn en muestras y por lo tanto, las conclusiones de la auditora sern sujeto de las
limitaciones de esas muestras.

6.

Asegurar al auditado que toda la informacin obtenida durante la auditora ser

tratada como confidencial.

7.
8.

Confirmar los canales de comunicacin

Explicar cmo, los resultados de la auditora sern documentados y en particular como

las no conformidades sern documentadas y gradadas (mayor, menor...) y los criterios para
graduarlas.

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9.
10.
11.

Asegurar que los guas han sido provistos e informados

Confirmar que el auditado ser informado acerca de los hallazgos.

Estipular cuando las reuniones de la auditora se realizarn incluyendo los detalles de

la auditora con los representantes auditados.

12.
13.
14.

Verificar que el personal auditado, est consciente de cuando tendr lugar la auditora.
Confirmacin logstica (acomodacin de oficinas, dietas)

Discutir cualquier requisito de seguridad que deba de ser observado y cualquier

seguridad que el equipo auditor necesite.

15.
16.

Confirmar la reunin de cierre, tiempo y objetivo.

Preguntar si hay cuestiones respecto a la auditora.

Existen otros tipos de reuniones, que en ciertas ocasiones tambin se realizan.

Reuniones de enlace de equipo

Reuniones Wash Up

3.1 Reuniones de enlace de equipo.

Las reuniones de enlace de equipo tendrn lugar para asegurar que el alcance de la auditora est
plenamente cubierto. Las reuniones de enlace de equipo permitirn tambin cotejar los hallazgos y
revisarlos, discutir el grado de conformidad con el criterio de auditora y concluir la efectividad del
sistema.

Estas reuniones se organizan normalmente durante los horarios de comidas o hacia

el final de cada da de auditora.

3.2Reuniones Wash Up.

Estas reuniones tienen lugar con el Representante de la Direccin y los dems miembros de la directiva
auditada, se usan para revisar las observaciones de la auditora y concluir, discutir o acordar algunas
accionas correctivas.

En las grandes auditoras, tales reuniones, debern ser realizadas por lo menos una vez al
da, normalmente al final de la auditora.

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Una reunin final de wash up, se planificar con anterioridad a la reunin de cierre para poder
discutir las observaciones y las conclusiones del ltimo da.
Es una buena prctica, comunicar los hallazgos de la auditora de manera continuada en el proceso de
esta. Ayuda a mantener el espritu de cooperacin y permite al auditado la oportunidad de, por
ejemplo, implementar acciones correctivas, donde fuera posible, durante el curso de la auditora.
Tambin aumenta la posibilidad de poder hacer recomendaciones directamente.
Es raro que las acciones correctivas se puedan llevar a cabo durante la auditora, la mayora sin duda
alguna, requerirn ms tiempo para una reflexin y una efectiva implementacin.
No se debe informar de las no conformidades y de las acciones relevantes correctivas hasta la reunin
de cierre. Esto puede concluir en un debate muy largo y no siempre constructivo.

4. Comunicacin durante la auditora.

Prevenir es mejor que curar. Por lo tanto, el auditor debe de centrarse en crear un clima
positivo en su equipo de trabajo y una cooperacin adecuada desde la primera reunin
previa a la auditora
El comienzo de una auditora, no debe de ser considerado como un ejercicio crtico negativo. Deber de
haber un acercamiento con una actitud positiva y con la idea de alcanzar resultados positivos. El auditor
por lo tanto, deber de adoptar una postura amigable, de ayuda y con una actitud constructiva.
Recordemos que los mejores resultados se obtienen cuando, el auditor y los auditados trabajan juntos.

La mejor manera de lograr esto, es que el auditor explique al auditado con detalle el objetivo de la
auditora, el proceso de la auditora y lo que se intenta obtener con ello.

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NO SORPRESAS. Manteniendo a los auditados bien informados, se ayudar a construir y mantener

un buen clima de cooperacin. Es esencial que, los auditados entiendan que la auditora valorar la
efectividad de un sistema y no de manera individual.
Algunos auditores ignoran la necesidad de explicar, algo tan simple como es, el hecho de tomar notas.
La toma de notas, sin ningn tipo de explicacin, puede crear una barrera psicolgica. Siempre explica la
necesidad de tomar notas (los auditores deben de tomar notas para poder preparar el informe de la
auditora), busca el permiso del auditado para tomar notas y asegrate de que el/ella puede revisar tus
notas. De nuevo no sorpresas.
Los auditores deben de ser conscientes que desde el primer momento en el que entran en las
dependencias de la organizacin del auditado, su conducta, sus gestos y sus declaraciones estn siendo
observadas y descifradas. Los auditores debern por lo tanto, ser conscientes y estar en control de los
mensajes que quieren transmitir.
Las sorpresas, suelen dar lugar a modificaciones o incluso a la finalizacin de la auditoria. El auditor debe
informar al auditado de las modificaciones de alcance que vayan surgiendo y tambin al organismo
certificador.

UNA COMUNICACIN FLUIDA DEBE DARSE

A LO LARGO DE TODA LA AUDITORIA

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5. Observadores y guas.
Los Guas juegan un papel muy importante en el proceso de una auditora. Mientras que su rol primario
es asegurar la seguridad y salud del equipo auditor, estos tambin: ayudan con la logstica, acordando
las salas de reuniones; organizacin de entrevistas; consejos sobre hoteles y viajes; aconsejan acerca de
los horarios; ayudan a los auditores a situar su personal y sus documentos. Los guas tambin son
testigos en nombre de la organizacin.

Siendo los guas los responsables de la seguridad y salud de los auditores y actuando como testigos de
las pruebas observadas, tanto en la 2 y como en la 3 parte de la auditora los auditores no deberan de
actuar sin ellos.
Cualquier persona que ejerza de observador en una auditoria, debe ser acordado entre el auditor y la
empresa auditada y nunca debe ser un obstculo o interferir en la auditoria.

6. Recopilacin y verificacin de la informacin.

Es un principio fundamental, que las conclusiones de la auditora estn basadas en pruebas objetivas. En
una auditora, es por lo tanto esencial, el ejercicio de recopilacin de informacin. El auditor debe de
recopilar y analizar crticamente las pruebas recogidas, para poder determinar la conveniencia y
efectividad del sistema de gestin. Al mismo tiempo, debe de identificar y evaluar el potencial de
consecuencias si estas son deficientes o insuficientes.
Los mejores resultados se obtienen mediante un acercamiento al sistema y la adopcin de un estilo de
auditora que cree un ambiente amistoso, abierto a los debates del asunto en cuestin.

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Hay tres maneras de recoger las pruebas objetivas:

1.
2.
3.

Entrevistas.
Revisin de documentos.
Observacin.

Tanto las evidencias de conformidad como las de no conformidad deberan de ser anotadas.
Observaciones de hechos (nota: hechos slo, no suposiciones) esto puede llevar a la conclusin de que
los informes de no conformidad deban de ser presenciados en el mismo momento de su
descubrimiento, por una representante del auditado (el gua o acompaante en la auditora de tercera
parte) o por el mismo auditado.

PRUEVA OBJETIVA ES:

EVIDENCIAR QUE
EXISTEN

NO
INFLUENCIABLE
POR PREJUICIOS

PUEDE SER
DOCUMENTADO

ES DE
RELEVANCIA
PARA LA
AUDITORIA

PUEDE SER
CUANTITATIVA O
ANALITICA

PUEDE SER
VERIFICADO

LA DEFINICIN DE EVIDENCIA DE AUDITORA ES:

registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para
los criterios de auditora y que son verificables

NOTA: la evidencia de auditora puede ser cuantitativa o cualitativa.

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Deber de recordarse que la mayora de las evidencias encontradas durante el transcurso de una
auditora, derivan de las palabras del portavoz o de la observacin.

La evidencia verbal es admisible, siempre y cuando no sea un rumor.

La auditora es a veces comparada con un puzzle o con un rompecabezas, t sabes como el sistema
debera de funcionar y recoges pequeas pruebas durante las entrevistas, observaciones y revisin de
documentacin intentado verificar que realmente funciona. Tambin necesitas comparar la informacin
obtenida en las entrevistas, observaciones y documentos porque puede que a veces vare.

PREGUNTAS
REGISTRO

BUSQUEDA
VERIFICACIN

La comunicacin es bsicamente un proceso de dar y recibir informacin. Debemos de darnos cuenta de

que, aunque tendemos a divulgar la comunicacin verbal, la mayor parte de la comunicacin entre
personas, ocurre de un modo no verbal.

Las personas nos comunicamos para intercambiar

informacin, ideas y aptitudes.

El entendimiento viene de la relacin entre la experiencia y la percepcin. La habilidad del receptor

para recibir informacin y percibir esa informacin, es la clave del entendimiento.

Or es olvidar
Ver es recordar
Experimentar es entender

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Para ser capaz de comunicarnos con xito, debemos de darnos cuenta de que la interaccin con
personas, requiere mucha destreza, tacto y diplomacia. Los auditores necesitan considerar estos tres
grupos de factores que afectarn en el proceso de comunicacin.

I.

Los factores fsicos que considerar, son aquellos que afecten el confort y la atencin
del receptor. Estos incluyen, el funcionamiento fsico y aspectos ambientales, temperatura,
ventilacin, iluminacin, legibilidad del texto, etc. Si se excede el lmite de tolerancia, la
atencin disminuye y se establece una barrera fsica.

II.

Los factores intelectuales, se refieren a la habilidad para entender un mensaje. Una

conducta humana bsica, es buscar el significado, un patrn, el razonamiento, un orden e
importancia. Por lo tanto, un mensaje debe de ser estructurado de manera que permita la
identificacin de todo esto. Tambin enfatizar la necesidad de usar conceptos y vocabularios
que puedan ser entendidos por el receptor. Si se ignora esto, se crea una barrera intelectual del
entendimiento.

III. El factor emocional es, sin duda, el ms importante y el ms complejo de los

obstculos de comunicacin, desde los sentimientos y aptitudes que varan en su intensidad y
su combinacin. Poner personal bajo excesivo estrs crear una resistencia en la mayor parte
de los casos y falta de concepto u otro tipo de ruptura de esta comunicacin. La obstculos
emocionales y psicolgicos son muy fciles de poner y muy difciles de quitar.

Escuchar es un ingrediente esencial en la comunicacin. La mayor

parte de las personas gastan entre el 40-60% de su tiempo
escuchando. Esto es especialmente importante para un
auditor. La gente no habla con libertad con aquellos que no
escuchan, no tiene sentido preguntar algo, sino ests dispuesto
a escuchar con atencin.

6.1 Tcnicas de Preguntas.

La auditora deber de ser conducida de modo conversacional, no siguiendo unas preguntas o mediante
un ejercicio de pregunta-respuesta. Las preguntas debern siempre entretejer la fabricacin de una
conversacin. Esto har que el auditado se sienta tratado de forma cmoda. De otras manera, el
auditado se sentir que est siendo interrogado o examinado.

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El auditor debe pensar en la manera que la pregunta est estructurada. La pregunta debera:
Requerir respuestas que den la informacin requerida
No debern de sugerir la respuesta
No ser antagnicas

La parte ms importante de la pregunta, es obtener la informacin relevante. En la prctica de la

auditora, hay tres categoras de preguntas usadas:

1.

Las preguntas abiertas, se crean para obtener una respuesta comprensiva que

requiere un cierto nmero de frases. No cabe tal respuesta como SI o NO, sino un
explicacin. Las preguntas abiertas deben de ser bien planteadas para evitar confundir al
entrevistado. El valor aadido en estas preguntas est en permitir al entrevistado un grado de
control sobre la conversacin y, por lo tanto, engrandecer su confianza y el clima de la
comunicacin.
Las preguntas abiertas guiarn la informacin sin crear defensa u hostilidad, permitiendo al auditado
expresarse en sus puntos de vista y sus opiniones y dan la oportunidad de expandir la conversacin. Los
auditores deben de esforzare en el uso de estas preguntas abiertas. Estas son sus amigas:

PORQUE-DONDE-CUANDO-QUIEN-QUE-COMO
La pregunta abierta tambin tiene un lmite. Los auditores debern ejercitar el cuidado y no permitir
que la conversacin se salga de materia o que se sobre cargue con informacin no requerida.
Una manera de reenfocar la conversacin en decir:

Mustreme
Es un ejemplo de una de las herramientas que ms ayuda en la auditora.

2.

Preguntas cerradas debern tener como respuesta un SI o un NO. Las

preguntas directas pueden ser contestadas con pocas palabras. Estas pueden ser usadas
cuando la utilizacin de una pregunta larga no sea conveniente. Pueden ser usadas para guiar
informacin especfica, centrar la conversacin en un tpico especfico o un problema y
eliminan de la posible confusin.

Con ellas no se obtiene demasiada informacin. Y otro de los motivos por los que no se aconseja su uso
de modo frecuente, es porque crean la impresin de estar examinado al auditado.

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3.

Las preguntas de aclaracin son usadas para obtener la informacin completa.

Ayudan a prevenir los malos entendidos y clarifican los problemas. Estas preguntas son
extremadamente tiles en una auditora ya que permiten al auditor captar el cuadro total del
procedimiento. Algunos auditores se olvidan o pierden la oportunidad de lanzar estas
preguntas.

Preguntas que nunca se deben usar: Los auditores nunca deben de hacer
preguntas que violenten al auditado. Cualquier pregunta que aporte culpabilidad, o que contenga
cualquier tipo de acusacin, causar una reaccin defensiva y obstruir el proceso de la auditora. Evite
usar palabras emotivas como violacin o fracaso.

7. Identificacin y registro de los hallazgos.

Todo se centra en adoptar el acercamiento adecuado a la auditora y es importante para el auditor
considerar lo que deben de discutir principalmente y trabajar en ello. Nada es perfecto, pero se puede
mejorar.
Los hallazgos de la auditoria deben ser registrados y plasmados en un informe que servir para tomar las
decisiones finales, el lder del equipo auditor, deber dialogar con el cliente sobre los hallazgos, con el
fin de llegar a consenso.

Recordemos que para que afloren los hallazgos, se deben seguir una serie de etapas.

7.1 Revisin de los documentos.

La revisin de documentos, cubre un amplio rango de documentos, desde la evaluacin del manual
directivo, hasta el detallado anlisis de los datos de las hojas de datos, registros etc. Los auditores no
disponen del tiempo para analizar todos los documentos, pero de todos modos, deberan de examinar
aquellos ejemplos representativos. El auditor no deber relegar en los auditados, la seleccin de estos
ejemplos.
Un ejemplo deber ser seleccionado de modo que ofrezca una representacin de la actividad o
actividades. Es un buen mtodo de seleccin de registros el difundirla durante el tiempo del que
dispongamos para valorar una conformidad. (Ej. Desde la auditora previa)

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Del mismo modo que se comprueba el contenido de los documentos y los registros, tambin deber de
mirarse la manera en la que estos son controlados.

Estn los documentos adecuados?

En los lugares adecuados?
Estn actualizados?
Los procesos documentados, debern de ser precisos y fciles de seguir y los registros tendrn una
localizacin accesible y fcil. Los auditores deben de examinar registros para determinar si el sistema ha
ido funcionando de manera adecuada en el pasado. Busca por los patrones en los datos. Siguiendo la
travesa de los problemas, el auditor puede determinar si fueron causados por falta de formacin del
personal, por un pobre mantenimiento del personal, pobre mantenimiento del equipo etc.

7.2Observacin directa.
La observacin de las actividades, de las estancias o del comportamiento durante una auditora
proporciona pruebas relevantes. El auditor nunca debe de dejar su bsqueda de evidencias. Se deben de
usar todos los sentidos para determinar si el sistema ha sido implementado de manera adecuada.
El auditor debe de inclinar su observacin cuando las cosas no sean dirigidas de manera efectiva. Esta
habilidad, se desarrolla con la experiencia, pero con el tiempo, la mayor parte de los auditores, podr
recoger una inmensa cantidad de informacin sobre los niveles del sistema de control, mediante las
observaciones hechas durante un tour rpido.
La observacin es crticamente importante, en las reas de produccin, construccin y servicios de
salida. En estas reas, el auditor encontrar muchas ms evidencias fsicas que documentadas.

7.3. Rastreo
Una de las tcnicas que deberan de ser usada en una auditora es el rastreo. Esto simplemente
implica el seguimiento de un trabajo, un proceso etc., durante todas sus funciones en el departamento o
sistema responsable, donde la auditora se est realizando. Un nmero de trabajos completados o en
proceso debern de seleccionarse y examinar todos los registros en cada fase relevante. El seguimiento
de una auditora con un rastreo es una manera excelente de tener una idea clara de cmo el sistema
opera y los registros seleccionados de este modo, sern una representacin de las operaciones.

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La tcnica del rastreo no deber de ser usada de manera aislada y se tendr cuidado para asegurar que
la concentracin en un trabajo/os particular no impide una observacin general de las operaciones del
departamento.

La llave aqu, es mantener los ojos abiertos

7.4. Toma de notas y control del tiempo.

Es esencial tomar las notas adecuadas durante una auditora y no fiarse de la memoria. Las notas
debern, donde sea posible, incluir referencias de procesos particulares, trabajos, nmero de trabajos,
rdenes, contratos etc., as que si fuera necesario, el ejemplo que se ha tomado puede ser sealado y
verificado. Ya hemos mencionado anteriormente que el auditor deber de pedir permiso antes de la
toma de notas.

Recuerden que el tiempo est limitado. Cntrense en determinar la

efectividad, no en cosas de consecuencia trivial.

8. Preparacin de las conclusiones de la auditora.

Anterior a la reunin de cierre, el auditor o el equipo auditor, tiene que planificar un informe verbal para
la directiva de la organizacin. La reunin de auditores, previa a esta reunin de cierre frente a la
directiva, debe de ser usada para planificar el mtodo y el material de presentacin de hallazgos.
Esta reunin ser:

Controlada por el lder del equipo

Compuesta slo por el equipo auditor
Completar los registros destacados de no conformidad
Revisin de todos los informes de no conformidad y sus grados
Desarrollo de la agenda para la reunin final

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9. Realizacin de la reunin de cierre.

La Reunin de Cierre de las auditoras de tercera parte, tiene un procedimiento mucho ms formal, que
en el caso de las Auditora Internas. Ser en esta reunin, cuando la compaa ser informada de las
recomendaciones que el equipo de valoracin tiene intencin de hacer.
La extensa cantidad de esfuerzo y gastos realizados por parte de la compaa, hace imperativo que el
equipo auditor, presente sus hallazgos de una manera ordenada y sistematizada.

Se espera que el Director/Gerente/Presidente de la organizacin auditada, se presente a la

reunin de cierre, pero los auditores no pueden ordenar la asistencia de determinado
personal.
De cualquier modo, si por alguna razn, no atendieran a la reunin, el Auditor lder, intentar averiguar
los motivos de su ausencia e indicar, la importancia y el deseo de su presencia pero continuar la
presentacin de los hallazgos de la auditora con los dems directivos disponibles. Como mnimo,
debern de tener un Representante de la Direccin disponible u otra persona con un potencial formal
de poder.
En el informe final, deber de destacarse la ausencia del Director/Gerente/Presidente
Por la suma importancia de los requisitos formales en la Reunin de Cierre, muchas Entidades
Certificadoras se aseguraran de que sus Auditores lderes tengan un listado al que referirse, para poder
estar absolutamente seguros de que todos los requisitos formales han sido indicados.

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9.1. Programa de reunin de cierre.

El Auditor lder presidir la reunin y abarcar lo siguiente:

1.

Agradecimiento a la compaa por su colaboracin y por los guas de asistencia

proporcionados durante la auditora.

2.
3.

Resumen de los objetivos, el alcance y el criterio de auditora

Pedir a los representantes de la compaa presentes, que hagan sus preguntas despus
de que el Equipo Auditor haya informado de sus hallazgos.

4.

El Auditor Lder presentar su renuncia (disclaimer). Esto es una declaracin de que

los efectos de la auditora, se han basado en las muestras y las observaciones y sus
conclusiones estn sujetas a las limitaciones del acercamiento a estas muestras. Por lo tanto,
no puede esperarse que la auditora identifique todos los temas que requieran atencin o
accin. Aunque el Auditor Lder haya descrito en la reunin de apertura todas las categoras de
la no conformidad y sus implicaciones, el/ella tal vez tenga que repetirlas.

5.

EL/ella invitar a los miembros de su equipo a explicar sus hallazgos individuales y

seguirn los componentes exponiendo o el/ella con los suyos propios.

6.

El Auditor lder, presentar un resumen global seguido de las recomendaciones de su

equipo (vez ms abajo)

7.
8.
9.

Asegurar que la confidencialidad ser reiterada

Se invitar entonces a las preguntas sobre los hallazgos.

Cualquier firma excepcional que reconozca la existencia de no conformidad debera

ser presentada

10.

Deber obtenerse el compromiso por parte de la compaa de acuerdo a los plazos de

las propuestas para el cierre de las acciones correctivas.

11.

El Auditor Lder, cerrar entonces la reunin y el equipo deber de abandonar las

dependencias tan pronto como sea posible.

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9.2. Las recomendaciones.

En la Reunin de Cierre de la auditoria de tercera parte, el Auditor Lder, indicar las recomendaciones
del equipo auditor y el hecho de que estas sern consideradas por la Direccin de la Entidad de
Certificacin antes de tomar una decisin final. De hecho, algunas de estas recomendaciones pueden ser
modificadas por la Entidad Certificadora, pero la decisin final sin duda alguna la toman ellos.

La certificacin no debe de ser recomendada donde existan no conformidades. Si las no conformidades

son detectadas, se debe aportar pruebas de que estas han sido satisfactoriamente tratadas antes de
hacer una recomendacin para certificacin.

Satisfactoriamente tratadas quiere decir que, una prueba adecuada ha sido entregada por la
organizacin que satisfaga al Auditor Lder de que la no conformidad ha sido eliminada de manera
efectiva. Es muy difcil que esto sea posible durante una auditora, porque normalmente lleva consigo
bastante trabajo, el poder asegurar que el problema no volver a ocurrir y que la accin correctiva ha
sido llevada a cabo de manera efectiva.

10. Informe de auditora.

El informe debe de comprender tanto las cosas positivas como las negativas de los hallazgos. El auditor,
debe de ser consciente siempre, de que su informe de manera ideal, debera de aadir valor al Sistema
de Gestin del auditado por medio de la identificacin del potencial de mejora.
El auditor lder, debera de ser el responsable de la preparacin y contenidos del informe de la auditora.
El informe de la auditora, deber de proporcionar unas anotaciones completas, exactas, concisas y
claras de la auditora.

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El informe deber de incluir o hacer referencia a:

Objetivos de la Auditora
Alcance de la Auditora, particularmente identificando la organizacin y las funciones de las unidades o
procesos auditados y el periodo del tiempo cubierto.
Identificacin del cliente Auditado
Identificacin del Equipo Auditor y sus Miembros
Fecha y Lugares donde las actividades de la auditora In-Situ fueron realizadas
Criterio de la Auditora
Conclusiones de la Auditora
Renuncias (Esto es una declaracin de que los hallazgos y conclusiones de las Auditoras estn sujetos a
las limitaciones de acercamiento a las muestras y por lo tanto, no pueden esperarse que la auditora
identifique todos los asuntos que requieren atencin o accin.
El informe de la auditora puede tambin incluir o hacer referencia a los siguientes, segn fuera
apropiado.

Plan de auditora
Listado de los representantes auditados
Incluyendo las dudas y/o obstculos encontrados que hayan podido disminuir la formalidad de
las concusiones de la auditora.
La confirmacin de que los objetivos de la auditora han sido cumplidos conforme al alcance de
la auditora y de acuerdo al plan de esta.
Cualquier rea que no haya sido cubierta aunque estuviera dentro del alcance de la auditora.
Cualquier opinin no resuelta entre el equipo auditor y el auditado.
Recomendaciones para la mejora, si se especifican en los objetivos de la auditora.
Acordar un plan de seguimiento si fuera necesario.
Una declaracin de la naturaleza de confidencialidad de los contenidos.
Una lista de distribucin del informe de la auditora.

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11. Anlisis de las causas de las no conformidades.

Cuando un auditor est satisfecho de tener las pruebas objetivas que identifican un problema (NO
CONFORMIDAD), deber de documentarlo con los siguientes detalles; localizacin, documento, ttulo,
nmero del problema, nmero de la copia, parte nmero etc.. Y adjuntar guas que testimonien la
informacin detallada.
El auditor deber tambin de explicar los requisitos para probar que no ha habido conformidad. Esto
ayudar al Responsable auditado a investigar las causas de la no conformidad e impedir que el auditor
se invente los requisitos. Habiendo visto bastantes situaciones donde soluciones justas y fciles pueden
ser usadas.
El cliente debe analizar las no conformidades detectadas en la auditoria y estudiarlas, para ver las causas
e implantar las acciones correctoras que eliminen la no conformidad. Es muy importante definir tambin
el plazo en el cual se va a ejecutar las acciones y la fecha de fin, en la que se a tener implantado
completamente y en teora la no conformidad eliminada.

11.1. Las recomendaciones.

La Auditora de Tercera Parte demanda normalmente la categorizacin y se separa en dos tipos:

MAYOR y MENOR
Una no conformidad MAYOR se define como:

"la ausencia de un proceso o una ruptura (desenlace) total en un proceso

Una no conformidad MENOR se define como:

"una brecha individual de un requisito

NOTA: Un nmero de no conformidades menores, listadas bajo el mismo requisito, pueden suponer una
ruptura total del sistema y por lo tanto ser consideradas como una no conformidad mayor.

Ejemplos de no conformidades MAYORES son:

Inapropiado, inadecuados o la ausencia total de procesos requeridos por el protocolo. En el

caso de la Auditora de tercera Parte estos han debido de haber sido ya identificados en las
fases iniciales cuando se valor la documentacin.
Ausencia de instrucciones de trabajo donde estas sean esenciales para asegurar la conformidad
con la normativa y los requisitos.
Efectos combinados de fallos que tienen como consecuencia el rendimiento de procesos a lo
ancho del espectro de las operaciones de la compaa.
Fallo consistente en llevar a cabo las acciones correctivas en una escala de tiempo acordado
anteriormente con su identificacin previa en las NCs.

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Nmero considerable de instrumentos de medida y equipamiento estndar no calibrado o con

una calibracin fuera de fecha.

Ejemplos de no conformidades MENORES son:

Ejemplos aislados de un deficiente cuidado de los registros.

Ejemplos aislados de instrumentos o equipos de testado no calibrados o fuera de la fecha de
calibracin.
Ejemplos aislados de documentos, manuales de procedimientos o instrucciones de trabajo
obsoletos.

Las Entidades de Certificacin tienen diversos puntos de vista respecto a los informes de
observaciones. Una observacin es generalmente considerada, como una situacin donde ocurre
una pobre prctica o donde una mejora podra ser alcanzada, pero no hay un objetivo de evidencia de
un requisito del criterio de la auditora o una ley relevante.
Muchas de las Entidades Certificadoras han adoptado la prctica de documentar las observaciones
como adiccin a los informes de la no conformidad, incluso sabiendo que estas no influyen en la
recomendacin para la conclusin de la valoracin.
Otras Entidades Certificadoras, por otro lado, harn observaciones de modo verbal sin documentarlas.
De todos modos, tiene mrito el documentar las observaciones. Esto permite al auditor, puntualizar dos
tipos de situaciones sugeridas

I.

Donde existe una inconsistencia/deficiencia pero no puede ser registrada como una no
conformidad porque no se contrapone a las palabras del protocolo ni con los documentos
procesados , aunque haya obviamente algo equvoco y

II.

Donde existe una situacin que no alcanza justificadamente el ser documentada como
una no conformidad, aunque sea como una, segn la opinin del auditor y deteriorar en no
conformidad si no se le presta atencin para adelantarse a lo que pueda ocurrir.

Tambin existe una tendencia creciente entre auditores para documentar observaciones en vez de
NCs menores, especialmente en los casos de una situacin entre los lmites. Esto slo es posible, con
aquellas Entidades Certificadoras que usen las observaciones o los comentarios de las acciones
como parte de su sistema de registro de una valoracin.

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12. Eficacia de la correccin y acciones correctivas.

La mayor diferencia entre la no conformidad en la Auditora de Tercera Parte o en una Auditora Interna
es en el proceso de documentar la no conformidad y de las acciones correctivas.
El auditor, en la Tercera Parte de la valoracin de la certificacin, listar las no conformidades, pero no
contribuir con consejos en los mtodos a seguir para la toma de una accin correctiva. De todos
modos, la Entidad de Certificacin esperar una carta con sugerencias por parte de la compaa sobre la
auditora y sus intenciones de una accin correctiva, se fecharn una escala de tiempo, juntos, con la
propuesta de das para una re-auditora y el cierre de la no conformidad.

En el caso de una auditora interna, el auditor podr acordar con el director del departamento, que
forma de accin correctiva ser aplicada a la no conformidad para poner en orden y asegurar que no
haya reaparicin de la deficiencia. Tambin se acordar un tiempo para completar la accin correctiva.
La compaa es la responsable de asegurar que esa accin correctiva est siendo llevada a cabo en todas
las no conformidades, dentro del periodo de tiempo acordado en la reunin de cierre.

Normalmente ser en un periodo de tres meses.

Si se requiere un seguimiento del lugar, el auditor lder acordara una fecha provisional para volver a la
compaa y comprobar esas acciones correctivas. Cuando se reciba la informacin de que la compaa
ha implementado las acciones requeridas, el auditor acordar una fecha final para volver y comprobarlo.

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Si la revisin del lugar no fuera necesaria, el auditor puede verificar el cumplimiento de las acciones
correctivas acordadas, y por lo tanto:

Aceptar una respuesta escrita al problema (Ej. Nuevo procedimiento)

Evaluacin de la sumisin de pruebas (Ej. Certificado de calibracin)

Si el auditor lder tiene la certeza de que las acciones correctivas tomadas para eliminar todas las no
conformidades y prevenir su recada de manera satisfactoria han sido logradas, entonces se realizar el
cierre y el/ella har la recomendacin al sistema de la Entidad Certificadora.
Si el Auditor Lder est satisfecho de que las acciones efectivas han sido realizadas pero que an se
necesita un periodo de tiempo ms amplio para poder confirmar la continuidad de la operacin,
entonces el/ella puede alterar la categora de no conformidad a la de observacin y puede recomendar
positivamente a la Entidad Certificadora. La primera visita de seguimiento, deber de darles la
oportunidad de comprobar todo esto con claridad y revisar la efectividad de las acciones tomadas en las
no conformidades donde el auditor acept escribir la verificacin como prueba de una accin.
Las notas del auditor y la lista de lo comprobado, debern de ser guardadas junto con el informe de la
auditora como un registro de datos de los detalles de las comprobaciones hechas durante la auditora.
Con la realizacin de esta prctica, se obtiene un beneficio muy real, ya que el auditor es capaz de
refrescar su memoria de las actividades tomadas como ejemplos en las auditoras previas. Tambin
proporciona un punto de empiece, de donde puede iniciar un nuevo auditor, sabiendo as lo que se
encontr antes y lo que nunca se mir.

Dependiendo de las no conformidades detectadas, se plantearan diferentes opciones:

auditoria adicional, limitada adicional o enviar evidencias, sea, cual sea la opcin decidida, se
le debe comunicar al cliente.

13. Decisin de certificacin.

Siempre se debe cumplir el principio de No evaluar nuestro propio trabajo, el auditor es un mero
conducto, de recopilacin de datos y evidencias, estas las transmitir al organismo certificador, el cual
estudiar la informacin proporcionada por el auditor/auditores y tomara la decisin oportuna.
La certificacin solamente puede ser otorgada y los certificados emitidos cuando todas las acciones
correctivas acordadas para las no conformidades identificadas han sido implementadas y verificadas.
El certificado detallar razn social de la empresa, la norma, la direccin de los sitios incluidos en el
proceso y el alcance de los productos o servicios cubiertos.
Emitindose un certificado con una validez de 3 aos menos un da a partir de la toma de la decisin de
certificacin.

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14. Resumen.
Durante una auditora el auditor lder llevar a cabo una serie de reuniones con la intencin de asegurar
que el proceso de la auditora transcurre segn lo planificado. Esto incluir:

Reunin de apertura
Reunin de cierre
Reuniones de enlace de equipo
Reunin final con el Representante de la Direccin.

El lder del equipo, que acta como presidente, debe de dirigir todas estas reuniones.
El organismo de certificacin debe tener un proceso donde se detallen las etapas de la auditoria in-situ,
de tal modo, que se sigan siempre los mismos pasos. Las reuniones de apertura y de cierre, son etapas
vitales de este proceso.
El objetivo de la reunin de apertura, es introducir al equipo y marcar las reglas bsicas.
La mejor manera de lograr esto, es que el auditor explique al auditado con detalle el objetivo de la
auditora, el proceso de la auditora y lo que se intenta obtener con ello. Recordemos que, NO
SORPRESAS. Manteniendo a los auditados bien informados, se ayudar a construir y mantener un buen
clima de cooperacin.
Siendo los guas los responsables de la seguridad y salud de los auditores y actuando como testigos de
las pruebas observadas, tanto en la 2 y como en la 3 parte de la auditora los auditores no deberan de
actuar sin ellos.
Tanto las evidencias de conformidad como las de no conformidad deberan de ser anotadas. La
definicin de evidencia de auditora, es: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

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