Instructivo para Importar o Migrar Datos A SGTContable

INSTRUCTIVO PARA MIGRAR DATOS DE OTROS SISTEMAS A SGTContable
INTRODUCCION
Usar versin 11 o superior.

El objetivo principal de este instructivo es facilitarles a
los Usuarios de
SGTContable de la forma fcil y sencilla como migrar datos iniciales de otros
Sistemas a SGTContable por cada Empresa utilizando Plantillas de Excel.
Antes de iniciar con los procesos de migracin de datos, vamos a determinar que
datos se necesitan para iniciar la contabilidad de una Empresa en SGTContable:
a) Un Plan de Cuentas.(*)
b) El Asiento de Apertura o de Inicio.
c) Los Ficheros de Activos Fijos Depreciables o no con sus Depreciaciones
actualizadas.
Estos elementos lo denominaremos Bases de Datos, las cuales podrn:
1. Incluirlos manualmente.
2. Importarlos o Migrarlos
3. Generarlos. (*)
(*)El nico fichero que podemos Generar automticamente es el Plan de Cuentas
Contable, ya que SGTContable te provee la opcin de crear un Plan de Cuentas
automtico como Modelo o Sugerido. Si desea conocer acerca de cmo Importar el
Plan de Cuentas Sugerido, consulte en el manual del Sistema en la opcin de Plan
de Cuentas en el mdulo de Contabilidad.
EN 2 PASOS LOGRAS MIGRAR CADA PROCESO, VEAMOS:

Primero:
Seleccione la Empresa a Migrar: Como paso bsico y fundamental

est el hecho de ubicarnos en una Empresa determinada. Esto lo puede hacer por
medio de la opcin en Macros del sub-men de Empresas opcin Seleccionar
Empresa. En caso de que sea una Empresa nueva y no est disponible en el
men de Empresas, deber crearla en la opcin de Crear Empresas.
Si necesita conocer ms acerca de este proceso de crear empresas, consulte el
manual del Sistema.
Segundo: Elegir
el Procesos a Ejecutar: Una vez que selecciones la Empresa

donde vas a migrar los datos, procedemos a continuacin identificar los procesos
disponibles para tales efectos:
1. Importar el Plan de Cuentas.
2. Importar el Asiento de Apertura.
3. Importar los Activos Fijos con sus Depreciaciones.
Estos 3 procesos los encuentra ubicados en Utilitarios del Mdulo de
Contabilidad.

Recuerde que este proceso es por Empresa.
Ahora veamos cmo funciona cada proceso:
PROCESO 1: Importar Plan de Cuentas.

Esta opcin se encuentra en el men de Utilitarios de 3 mdulos distintos, tales
como:
-
Mdulo de Contabilidad
Ajuste por Inflacin Fiscal
DPC10/NIC29.
En cualquiera de los mdulos que elijas, la opcin o proceso es el mismo.

A continuacin los pasos necesarios para migrar el Plan de Cuentas.
Ubquese en el mdulo de su preferencia, dirjase al men de opciones llamado
Utilitarios, luego el Sub-men llamado Importar de Excel. De clic a la opcin
Plan de Cuentas.
A continuacin la ventana del proceso mediante el cual migras tu Plan de Cuentas
Contable con la identificacin grfica de los pasos:
Para ampliar ms cmo se hace y funciona el proceso, lo describimos a

continuacin:
Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.

-
No altere el encabezado.
No altere el tipo de formato de cada celda.
Incluya datos y Guarde cuando finalice.
Cierre el archivo de Excel, ya que no ser ejecutado el proceso
mientras este archivo est abierto.
Importante: No es necesario llenar todos los campos de la Plantilla, solo puedes

limitarse al cdigo y nombre de la cuenta. En caso de querer ampliar el Plan de
Cuentas al Ajuste Fiscal y Financiero, debe completar los dems campos.

Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.
Recuerde que la estructura del Plan de Cuenta debe ser jerrquica, tal como
aparece en la plantilla como ejemplo.
Estos datos de ejemplo debes borrarlos, de lo contrario sern migrados junto
con tus datos.
Los campos o columnas a llenar son los siguientes:

a)
b)
c)
d)
CODIGO: Cdigo de Cuenta Contable por niveles.

DESCRIPCION: Nombre de la Cuenta Contable.
MONETARIA S/N: Indique Si o No es partida monetaria.
TIPO: Cuando es No Monetaria (para el Ajuste Fisca) indique el
tipo.
e) NIC: Indique a que NIC corresponde la Cuenta. Es solo referencial.
f) FORMA 25/26: Indique la casilla para el Estado de Resultados en la
forma 25 o 26.
g) FORMA 31: No usar.
Comentarios sobre cada punto en el mismo orden:
a. Debe cumplir con una estructura jerrquica de cuentas de mayor y
auxiliares, ya que dependiendo de los niveles que defina, podr ver
ms detallada la informacin en los Estados Financieros. Si desea
conocer ms en cmo crear una estructura de cuentas, consulte el
manual en la opcin Plan de Cuentas de mdulo de Contabilidad.
b. El nombre o descripcin de la cuenta soporta hasta 60 caracteres
alfanumricos o libre.
c. Debes indicar cules de las cuentas contables son partidas Monetarias
y No Monetaria para el Ajuste Fiscal y DPC10. Indique la letra inicial de
la respuesta: S = Si o N=No.
d. Para las partidas No Monetarias y cumplir con el Ajuste por Inflacin
Fiscal, llene los campos de tipo de partida por medio de la Inicial que
se especifica en la ventana del proceso, tales como:
i. ACT= Activos.
ii. INV= Inventario.
iii. ONM = Otros Activos no Monetarios.
iv. PNM= Pasivos no Monetarios.
v. CAP=Cuentas de Capital Social.
vi. UND=Cuentas de Utilidades no Distribuidas.
vii. OCP= Otras Cuentas de Patrimonio.
viii. NUL=Ninguno o no aplica.

e. Solo es informativo el nmero de la NIC o NIIF.
f. En el reverso de la forma 25 o 26 el sistema traslada los saldos de las
cuentas de Ganancias y Prdidas como tambin el Ajuste Regular. Este
proceso es automtico y le permite automatizar el proceso de la
declaracin del ISLR con los mismos saldos de la Contabilidad.
Si deseas conocer acerca de cmo crear la estructura del Plan de
Cuentas, consulte el manual del Sistema opcin Plan de Cuentas en el
mdulo de Contabilidad.
Paso C: Ejecute el proceso de migracin o importacin de datos.
Ejecutaremos el proceso de migracin o de importacin y una vez finalizado
el proceso nos dirigimos al men de Ficheros en la opcin de Plan de
Cuentas para verificar la informacin importada o migrada.

Punto a considerar:
-
Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por
el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta
tabla, no podr ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy
necesario); ya que puede crear inconsistencia.
Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta
informacin o que la informacin migrada debe ser corregida. De
ser as, vuelva a los pasos iniciales del proceso.
No ejecute este proceso si ya existen asientos registrados, ya que
puede crear incongruencia por alterar las cuentas contables que ya
tienen asientos. El Sistema le emitir un mensaje de advertencia.
Proceso 2: Importar el Asiento de Apertura.

Esta opcin se encuentra en el men de Utilitarios del mdulo de Contabilidad
Importante: Importar Asientos de Apertura requiere primero de Importar el Plan de

Cuentas, ya que es necesario que existan las Cuentas Contables al momento de
ejecutar el proceso. Ver punto anterior.
A continuacin los pasos necesarios para migrar el Asiento de Apertura y cualquier
otro Comprobante Contable que requiera migrarlo o importarlo al Sistema en una
Empresa determinada.
Ubquese en el mdulo de Contabilidad, dirjase al men de opciones llamado
Utilitarios, luego de Clic a la opcin del men llamado Importar Documentos
Contables.
Esta opcin se encuentra en el Mdulo de Contabilidad.

-
A continuacin la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser

migrados.

Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos
e incluya los propios de la Empresa.
Ahora veremos cmo se compone la Plantilla en Excel:
Cuenta Contable: Es el cdigo de cuenta contable segn el Plan de Cuentas

previamente incluido, generado, importado o migrado.
-
Descripcin: Es la descripcin del asiento, formato libre de tipo carcter.
TIP: Corresponde al tipo de transaccin, para no dejarlo vaco le indicamos

cualquier valor que distinga a las operaciones en el mayor analtico.
NUMERO: Es la referencia que se usa cuando se registra un asiento, para

este caso le indicaremos Inicial.
MONTO: Es el monto del asiento. Para este ejemplo es el saldo de la cuenta

el cual vamos a importar. Los saldos deudores se indican tal cual sin signo
(por defecto son positivos) y los acreedores se debe incluir con signo
negativo.
CENTRO DE COSTO: Es opcional siempre y cuando utilice centros de costos

en la contabilidad. Solo indique el cdigo.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos:

-
El comprobante debe estar en el ejercicio econmico donde se ubique. Si la

fecha del comprobante no coincide con el Ejercicio que ests trabajando o
est abierto, no podr ejecutar el proceso.
Los Asientos heredan la fecha del comprobante que ests registrando.
Puedes reutilizar esta plantilla las veces que desee, debes tener claro que lo
que va a migrar al Sistema es lo que tiene grabado en la plantilla.
Si las cuentas o centros de costos que has indicado en el asiento no existen
en el fichero, el Sistema le emite un mensaje de advertencia y le presenta un
archivo de texto indicando cuales con las cuentas o centros de costos que no
existen. Debe incluirlas para que se ejecute el proceso.

el proceso nos dirigimos al men de Ficheros en la opcin de Activos Fijos
para verificar los Activos importados o migrados.
Ahora verificaremos el comprobante generado en el men de Movimientos en

Contabilidad.
Con este procedimiento anteriormente explicado, podr incluir los asientos con sus
respectivos comprobantes que necesite, incluso puede migrar histricos, siempre y
cuando use esta plantilla y no altere los valores de los campos.
Proceso 3: Importar los Activos Fijos.

Esta opcin se encuentra en el men de Utilitarios de 3 mdulos distintos, tales
como:
-
Mdulo de Contabilidad
Ajuste por Inflacin Fiscal
DPC10/NIC29.
En cualquiera de los mdulos que elijas, la opcin o proceso es el mismo.
El proceso de importar Activos Fijos es muy til para:

-
Llevar un registro o ficha de control de todos los Activos Fijos Depreciables o

No partiendo de una fecha determinada.
Determinar el Ajuste por Inflacin de todos los Activos Depreciables o No que
cuadren con lo ajustado a una fecha determinada.
Conciliar los valores histricos del Costo y la Depreciacin a una fecha
determinada.
A continuacin los pasos necesarios para migrar los Activos Fijos.

Ubquese en el mdulo de su preferencia, dirjase al men de opciones llamado
Utilitarios, luego el Sub-men llamado Importar de Excel. De clic a la opcin
Activos Fijos. Seguidamente se presentan 2 procesos independientes:
-
Calculando Depreciaciones: Cuando necesitamos que el Sistema me

determine por medio de clculo automtico de las Depreciaciones basndose
en el mtodo de lnea Recta.
Con Depreciaciones: Cuando necesitamos que los saldos de las

depreciaciones por cada Activo sean migradas o importadas al Sistema
independientemente si estn o no correctos.
Cada una de estos procesos corresponden a la forma en cmo queremos que

se haga la migracin o importacin, ya que no basta con migrar los Activos

Fijos, sino que tambin necesitamos los saldos de las depreciaciones, motivo
por el cual tenemos ambas opciones.
Importante: Debe elegir uno de estos mtodos. Recuerde que cada proceso
borra el histrico de Activos Fijos y los vuelve a replantear, no adiciona,
motivo por el cual recomendamos un respaldo previo de la Empresa en caso
de que tengas ya registrada informacin en especial si tiene registrado
Activos Fijos.
A continuacin la explicacin en cmo se realiza cada proceso:
Proceso 3 A: Calculando Depreciaciones

Este proceso est diseado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la
Plantilla de Excel con la ventaja que calcula de una vez todas las Depreciaciones de
los Activos Depreciables basndose en el mtodo de lnea recta.
Este proceso implica que si le indicas el Costo, la fecha de Adquisicin y la Vida
til, el Sistema te indicar que tiempo tiene Depreciado el Activo y cuanto es la
Depreciacin acumulada a la fecha.
A continuacin una grfica de los pasos a seguir.

-

migrados.


-
Cd. Referencia: Corresponde al cdigo o nmero de identificacin interno

de cada Bien.
Nombre: Es la descripcin o nombre del Bien.
Vida til: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable.
Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisicin o de incorporacin
del Bien.

-
Costo Adq.: Es el valor histrico, de adquisicin o valor segn Libros del

Bien.
Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histrico del
Activo.
Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulacin de la
Depreciacin del Activo.
Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa
peridicamente como gasto por depreciacin del Bien.
Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes
inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes
de su adquisicin, en caso de no ser as, el Usuario podr poner la fecha que
considere como el primer mes de la depreciacin.

-
El Sistema slo reconoce la Vida til en aos.

La fecha de la primera depreciacin es la fecha fin de mes tomando como
base la fecha de adquisicin, ejemplo: 27-01-2000 la fecha de la primera
depreciacin 31-01-2000.
Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o
cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I
a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la
depreciacin.
Las cuentas contables del Activo, Depreciacin Acumulada y Depreciacin
Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si
son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que estn en la
Plantilla guardados.
Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la
Vida til (cero aos). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable
de la Depreciacin Acumulada ni la de Gasto por depreciacin, debido a que
no es aplicable.
Podr incluir nuevos activos, pero no podr repetirlos porque el Sistema los
tomar como nuevos Activos y le asignar el nmero consecutivo que le
corresponde como cdigo del Activo.


Punto a considerar:
-

-

Proceso 3 B: Con Depreciaciones

Este proceso est diseado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la
Plantilla de Excel indicando por cada Activo Depreciable los Saldos de la
Depreciacin Acumulada a una fecha determinada.
Este opcin de Importar Activos est orientada para aquellos Usuarios que desean
migrar los Activos Fijos con los saldos que tiene en la contabilidad omitiendo el
proceso de clculo de las depreciaciones ofrecido por el Sistema en el punto
anterior.
A continuacin una grfica de los pasos a seguir.

-

migrados.


-
Cd. Referencia: Corresponde al cdigo o nmero de identificacin interno

de cada Bien.
Nombre: Es la descripcin o nombre del Bien.
Vida til: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable.
Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisicin o de incorporacin
del Bien.
Costo Adq.: Es el valor histrico, de adquisicin o valor segn Libros del
Bien.

-
Deprec. Acu. Anterior:

Saldo al cierre del
ejercicio anterior de la
depreciacin acumulada del bien.
Deprec. Acu. Actual: Saldo al cierre del ejercicio actual de la depreciacin
acumulada del bien.(*)
Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histrico del
Activo.
Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulacin de la
Depreciacin del Activo.
Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa
peridicamente como gasto por depreciacin del Bien.
Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes
inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes
de su adquisicin, en caso de no ser as, el Usuario podr poner la fecha que
considere como el primer mes de la depreciacin.

-
El Sistema slo reconoce la Vida til en aos.

La fecha de la primera depreciacin es la fecha fin de mes tomando como
base la fecha de adquisicin, ejemplo: 27-01-2000 la fecha de la primera
depreciacin 31-01-2000.
(*)La Depreciacin del Ejercicio (Gasto) se obtiene por diferencia entre la
Deprec. Acum.Anterior vs la Actual.
Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o
cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I
a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la
depreciacin.
Las cuentas contables del Activo, Depreciacin Acumulada y Depreciacin
Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si
son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que estn en la
Plantilla guardados.
Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la
Vida til (cero aos). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable
de la Depreciacin Acumulada ni la de Gasto por depreciacin, debido a que
no es aplicable.
Podr incluir nuevos activos, pero no podr repetirlos porque el Sistema los
tomar como nuevos Activos y le asignar el nmero consecutivo que le
corresponde como cdigo del Activo.

Punto a considerar:
-

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Usar versin 11 o superior.

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EN 2 PASOS LOGRAS MIGRAR CADA PROCESO, VEAMOS:

Seleccione la Empresa a Migrar: Como paso bsico y fundamental

el Procesos a Ejecutar: Una vez que selecciones la Empresa

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Ahora veamos cmo funciona cada proceso:

PROCESO 1: Importar Plan de Cuentas.

En cualquiera de los mdulos que elijas, la opcin o proceso es el mismo.

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Para ampliar ms cmo se hace y funciona el proceso, lo describimos a

Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.

Importante: No es necesario llenar todos los campos de la Plantilla, solo puedes

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Los campos o columnas a llenar son los siguientes:

CODIGO: Cdigo de Cuenta Contable por niveles.

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Proceso 2: Importar el Asiento de Apertura.

Importante: Importar Asientos de Apertura requiere primero de Importar el Plan de

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Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.

A continuacin la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser

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Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.

Ahora veremos cmo se compone la Plantilla en Excel:

Cuenta Contable: Es el cdigo de cuenta contable segn el Plan de Cuentas

Descripcin: Es la descripcin del asiento, formato libre de tipo carcter.

TIP: Corresponde al tipo de transaccin, para no dejarlo vaco le indicamos

NUMERO: Es la referencia que se usa cuando se registra un asiento, para

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MONTO: Es el monto del asiento. Para este ejemplo es el saldo de la cuenta

CENTRO DE COSTO: Es opcional siempre y cuando utilice centros de costos

Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos:

El comprobante debe estar en el ejercicio econmico donde se ubique. Si la

Paso C: Ejecute el proceso de migracin o importacin de datos.

Ejecutaremos el proceso de migracin o de importacin y una vez finalizado

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Ahora verificaremos el comprobante generado en el men de Movimientos en

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Proceso 3: Importar los Activos Fijos.

En cualquiera de los mdulos que elijas, la opcin o proceso es el mismo.

El proceso de importar Activos Fijos es muy til para:

Llevar un registro o ficha de control de todos los Activos Fijos Depreciables o

A continuacin los pasos necesarios para migrar los Activos Fijos.

Calculando Depreciaciones: Cuando necesitamos que el Sistema me

Con Depreciaciones: Cuando necesitamos que los saldos de las

Cada una de estos procesos corresponden a la forma en cmo queremos que

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Proceso 3 A: Calculando Depreciaciones

A continuacin una grfica de los pasos a seguir.

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Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel.

A continuacin la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser

Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar.

Ahora veremos cmo se compone la Plantilla en Excel:

Cd. Referencia: Corresponde al cdigo o nmero de identificacin interno

INSTRUCTIVO PARA MIGRAR DATOS DE OTROS SISTEMAS A SGTContable

Costo Adq.: Es el valor histrico, de adquisicin o valor segn Libros del

Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos: