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ELEMENTOS DE ARCHIVO

PAOLA SANTAMARIA

TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO


PRIMER SEMESTRE
BARRANCABERMEJA
2014

ELEMENTOS DE ARCHIVO

PAOLA SANTAMARIA

VICTOR HUGO ALEMAN


DOCENTE

TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO


PRIMER SEMESTRE
BARRANCABERMEJA
2014

CONTENIDO
1. ELEMENTOS DE ARCHIVO........................................................................... 4
1.1.
1.1.1.

LOS SOBRES...................................................................................... 4
DEFINICIN..................................................................................... 4

1.2.

SELLOS DE RADICADO.......................................................................9

1.3.2.

TIPOS DE CARPETAS........................................................................11

1.3.2.1 Carpetas con gomas........................................................................... 11


1.3.2.2. Carpetas de congreso........................................................................11
1.3.2.3. Carpetas con clip............................................................................... 11
1.3.2.4. Carpetas con abrazadera....................................................................12
1.3.2.5. Carpetas porta-mens........................................................................12
1.3.2.6. Carpetas porta-documentos................................................................12
1.3.3.

EJEMPLOS....................................................................................... 12

1. ELEMENTOS DE ARCHIVO

1.1.

LOS SOBRES

1.1.1. DEFINICIN
La norma UNE (Una Norma Espaola) define el sobre como "envoltura plana,
de forma rectangular, obtenida generalmente a partir de una hoja de papel
plegada de tal forma que se obtiene un anverso nico y un reverso formado por
cuatro solapas que montan entre s. El anverso puede llevar una ventana
transparente". (Tompla Industria Internacional del Sobre)
1.1.2. PARTES

Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y distribuye as:


(Wikipedia)
En el tercio izquierdo se
escribe
informacin
como: CONFIDENCIAL,
PERSONAL,
CONTIENE DISQUETE,
VIDEOCINTA, CD-ROM,
entre
otros,
en
mayscula sostenidas.

1.1.3. TIPOS:

En el tercio central se
escriben los datos del
destinatario. Se ubican
centrados en el segundo
tercio sin sobrepasarlo,
de acuerdo con el
tamao del sobre; su
distribucin debe ser
armnica. Estos datos
se
escriben
a
interlineacin sencilla.

El tercio derecho es
para uso exclusivo de la
oficina de correos.

Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los


distintos sobres: Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de
solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales
de solapas para apertura fcil, para ensobrado mecanizado, etc. (Tompla
Industria Internacional del Sobre)
1.1.3.1.

Sobres con solapa de cierre recta

Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa: Tiene la solapa de cierre recta y ms


larga que las laterales.

Sobre "Retorno alemn": As llamado porque su solapa de cierre


prolongada lleva un perforado en el lmite de la zona engomada para
utilizar como cupn o bono de respuesta la parte de solapa
desprendible.

Sobre "Bangtail" ("desprendible"): De solapa de fondo prolongada y


plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupn o
bono de pedido en una oferta publicitaria.

Sobre de solapas rectas especiales para mquina Ensobradora.

1.1.3.2.

Sobres con solapa de cierre de pico

Sobre "Americano" :Adems de la solapa de cierre en forma de pico o


angular, solapa de fondo de un ngulo de 90 %

Sobre "Ministro": Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de


fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y
medidas 120 x 176 mm, con la actual normalizacin).

Sobre rombo: Denominacin corriente del sobre con solapa de cierre en


pico que resulta de un formato en rombo.

1.1.3.3.
Sobres
ensobrado

con

soluciones

innovadoras

para

apertura

Sobres de apertura fcil: el "OPEN PLUS": El Open Plus incorpora una


lnea de trepado en la solapa de fondo que, por simple traccin, se abre
limpiamente sin necesidad de abrecartas.

Sobres especiales para ensobradora.: Slo ciertos tipos de sobre


funcionan bien en las mquinas ensobradoras porque exigen formas,
papeles y pegantes especiales. Los ms usuales: El sobre TEIDE, el
sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el
sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA

El sobre de solapa TEIDE y solapas laterales interiores y exteriores

El sobre de solapa TEIDE 2000 cerrado y abierto

El sobre de solapa CIRCULAR, UVE, TRAPEZOIDAL

El sobre bolsa de SOLAPA RECTA

1.1.4. EJEMPLOS:

Sobre con solapa UVE y de Ventana

Sobre bolsa de solapa RECTA

Sobre bolsa de solapa RECTA y de Ventana

Sobre bolsa largos o de manila con solapa RECTA

Sobre Ministro con solapa cierre en pico

1.2.

SELLOS DE RADICADO

1.2.1. DEFINICIN
El trmino sello (del latn sigillum) (en algunos pases tambin llamado timbre)
se aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imgenes grabadas
que, a travs de la impresin de tinta sobre el papel, se utiliza para autorizar
documentos. Tambin se llama sello a la impresin que resulta del uso de ese
instrumento, generalmente al lado de una o ms firmas. (wikipedia)
El sello de radicado es un tipo o clase de sello que existe y es utilizado para el
recibo de documentacin. Al estampar el sello de radicado se dice que el
documento es de propiedad de la empresa. ste debe contener una
informacin especfica: (Archivonorma)
El nmero de orden, corresponde al consecutivo que le asignes al documento
al momento de llegada.
Pase A: Es el recorrido que hace el documento durante la fase de su gestin.
Registra el nombre o cdigo de la dependencia que debe tramitar el asunto de
que trata el documento. La codificacin de las dependencias est supeditada a
las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Archivo de tu
empresa. Este registro lo haces manualmente y con tinta. En algunos casos, un
documento puede tener varios pases, es decir, que su asunto debe ser
conocido por diferentes personas.
Cdigo: Es cuando la empresa tiene definidas y codificadas las Series
Documentales, la puedes agregar al sello de radicado.
Adems debe incluir la fecha de recibido, la cual es muy importante para
oficializar el tramite.
1.2.2. TIPOS DE SELLOS RADICADORES
Los sellos pueden ser : Automticos y Manuales
1.2.2.1.

Sellos Automticos

Los sellos a entintado automtico se equipan de un casete de entintado


integrado, no requieren de tampn, ni de puerta tampn. La impresin, al
descanso, est en contacto permanente con el casete. La presin ejercida
sobre el tampn de cumbre en parte baja causa la revocacin de la impresin y
su impresin sobre el documento. El mecanismo puede ser de plstico o
metlico.

1.2.2.2.

Sellos Manuales

Estos sellos requieren la utilizacin de un tampn, y eventualmente el lleva sellos para


suspenderlos con el fin de evitar las manchas inesperadas. Se utiliza una almohadilla
impregnada de tinta para estampar el contenido del sello en el documento.
Generalmente vienen montados sobre madera.

1.2.3. EJEMPLOS

Sello Manual

Sello Automtico

1.3.

CARPETAS DE ARCHIVO

1.3.1. DEFINICION
Carpeta de archivo es un contenedor en donde se almacenan y organizan
archivos y otros directorios. Un directorio que est dentro de otro, se denomina
"subdirectorio" (o subcarpeta). El sistema de archivos como un todo crea una
gran estructura o jerarqua. (tuspreguntas.misrespuestas.com)
El hecho que le llamemos carpeta a los directorios se lo debemos originalmente
a la Apple; el modelo ochentero de este fabricante llamado "Lisa", fue el
primero en presentar visualmente los directorios en forma de "carpeta" de
oficina, y de all en adelante todos los sistemas operativos modernos utilizan
variaciones del mismo cono. (tuspreguntas.misrespuestas.com)
Utensilio para guardar o transportar papeles que consiste en una lmina de
cartn o plstico doblada por la mitad y generalmente con gomas para
mantenerla plegada. (wikipedia)
1.3.2.

TIPOS DE CARPETAS

1.3.2.1 Carpetas con gomas


Consisten en una plancha de cartn doblada por la mitad dentro de la cual se
guardan documentos. En una de sus caras presenta cuatro orificios, dos
reunidos en el centro en su parte superior, dos en los extremos en el centro del
plano, por los cuales se introducen unas gomas elsticas. Las gomas se pasan
por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo
que caigan los documentos por sus laterales.
1.3.2.2. Carpetas de congreso
Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunin
o conferencia. Consisten en dos piezas de cartn enfundadas o acolchadas
que se abren como una carpeta. En su interior, constan de una funda para
introducir un bloc de notas as como otros recipientes como portabolgrafos,
bolsas para documentos o bolsas para tarjetas de visita.
1.3.2.3. Carpetas con clip
Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los
documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sita en el extremo
superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presin.
Cuando se quiere extraer una, se libera el mecanismo y se vuelve a cerrar
mediante una palanca.

1.3.2.4. Carpetas con abrazadera


Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales.
Suelen ser de plstico y cuentan con fijadores de plstico o metal que se
introducen por los orificios y por una abrazadera del mismo material. La
abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre
ella para mantenerla en una posicin fija.
1.3.2.5. Carpetas porta-mens
Son carpetas destinadas a introducir las cartas de los establecimientos de
hostelera. Se caracterizan por su excelente presentacin exterior con fundas
de materiales de alta calidad que pueden llegar a ser de piel y acabados
llamativos como dorados o relieves. Cuentan con fundas interiores para
introducir las cartas que se fijan con tornillos a una estructura central de tal
modo que pueden aadirse o retirarse a voluntad.
1.3.2.6. Carpetas porta-documentos
Son carpetas adaptadas al tamao de determinados papeles como la
documentacin obligatoria del automvil.
1.3.3. EJEMPLOS

Carpeta con pinza o clip

Carpeta colgante

Carpetas Corporativas o de Congreso

Carpetas Folder

1.3.

CAJAS DE ARCHIVO

1.3.1. DEFINICION
Las cajas de archivo estn diseadas para el empaque, el transporte y el
almacenamiento de documentos, registros y archivos de oficina.
1.3.2. TIPOS DE CAJAS Y EJEMPOS

BIBLIOGRAFIA
Archivonorma. (s.f.). archivoaldianorma.com. Recuperado el 14 de 05 de 2014,
de http://www.archivonorma.com/
COTUA,
H.
S.
(s.f.).
Monografias.com.
Obtenido
http://www.monografias.com/trabajos32/importancia-correspondencia

de

Portal Educativo. (s.f.). Tiposde.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de


http://www.tiposde.org/cotidianos/413-tipos-de-sobres
SENA. (s.f.). gestionadminjhenny.files.wordpress.com. Recuperado el 14 de 05
de 2014, de http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-ydespacho-de-documentos.pdf
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2014, de http://www.tompla.com
tuspreguntas.misrespuestas.com. (s.f.). Recuperado el 14 de 05 de 2014, de
http://tuspreguntas.misrespuestas.com/
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http://es.wikipedia.org/wiki/Sello
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2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre