CLASIFICACIN ALFABTICA

La clasificacin alfabtica tiene como base el orden natural de las letras del alfabeto. Es uno de los
sistemas ms sencillos y no presenta ninguna dificultad. Ej.:
- Abono
- Accin
- Bacteria
- Demanda ...
A pesar de su sencillez, cuando clasificamos alfabticamente nombres de personas es preciso
determinar la palabra ordenatriz o principal, y ello origina dudas, por lo que es necesario establecer
normas de clasificacin establecidas en cada empresa.
Es un sistema sencillo y de aplicacin extendida en los archivos. Esta preferencia puede explicarse por
el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificacin, e incluso muchas veces le sirve de
complemento.
Normas de clasificacin nominativa
Aunque no existan unas normas oficiales, a continuacin se indican las ms usuales, pero haciendo
notar que son meramente orientativas y pueden sustituirse por otras, con tal de que sean igualmente
claras.
1. Nombre de personas: para clasificar nombres de personas, se seguirn las siguientes reglas
a) Los nombres de personas individuales tienen como palabra ordenatriz el primer apellido.
Ej.
Nombre : Beln Hernndez
Orden de clasificacin: Hernndez Beln
b) Los de igual apellido se ordenan por el segundo, y si este tambin coincidiera o no existiera,
por el nombre propio o inicial
Ej.
Nombres : Pilar Sanz Mrquez
Juan F. Sanz Mrquez
Orden de clasificacin: Sanz Mrquez, Juan F.
Sanz Mrquez, Pilar
c) En el caso de que el nombre fuera precedido de ttulo honorfico o nobiliario, graduaciones,
estado civil, etc., stos no se considerarn como palabra de orden. Asimismo, tampoco lo
sern las partculas de, la el, y.
Ej.
Nombre: Doctor Antonio Romn Leiva
Orden de clasificacin: Romn Leiva, Antonio (Dr.)
d) En el caso de apellidos compuestos, se archivarn como si el segundo estuviera separado, es
decir, como si el titular tuviese 3 apellidos:
Ej.
Nombre: Juan Garca-Hernndez Madrid
Orden de clasificacin: Garca-Hernndez Madrid, Juan
e) Si se trata del nombre de una mujer casada, se debe archivar por su nombre de soltera
Ej.
Nombre: Pilar Salas de Rojas
Nombre de clasificacin: Salas, Pilar
f) Para los nombres extranjeros, se archivar la documentacin bajo el primer apellido que
casi siempre es el nico teniendo en cuenta que:
- Los prefijos du, von, etc., se considera como integrantes del apellido
Ej.: Nombre: Karl von Braum

Nombre de clasificacin: Von Braum, Karl

2. Nombres oficiales de empresa:
a) Se considerar como palabra directriz el primer sustantivo significativo que contenga,
seguido de las palabras que restan y, separadas por una coma, las que proceden.
Si el ttulo de la empresa contiene un nombre propio, geogrfico o de persona, se archivar
el documento, por dicho nombre.
Si el titulo contiene 2 o ms apellidos de personas, se archivar por el apellido que aparezca
en primer lugar y, si es preciso, se abrir referencia de los otros.
Ej.:
Nombre: Lucas Alvaro e Hijos
Nombre de clasificacin: Alvaro, Lucas (e Hijos)
b) Para los organismos oficiales, como Ministerios, Municipalidades, etc., se atender a su
denominacin genrica.
Ej.:
Nombre: Ministerio de Educacin
Nombre de clasificacin: Ministerio de Educacin
c) Si el nombre de la empresa u organismo est abreviado, se clasificar para la forma
completa, excepto cuando las siglas correspondan a entidades conocidas
internacionalmente.
Ej.: Nombre: Fondo Nacional de Salud
Nombre de Clasificacin: FONASA
d) Los nombres de empresas extranjeras irn archivados por su primera palabra.
Ej.: Nombre. British Petroleum Italiana
Nombre de Clasificacin : British Petroleum Italiana
e) Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artculo, no se
tendr en cuenta a efectos de clasificacin.
Ej.: Nombre: Almacn El Rey
Nombre de clasificacin: Rey, El
VENTAJAS
Simplicidad: no existen otras
divisiones
Elasticidad: se pueden aadir
nuevos nombres
Fcil localizacin sin
necesidad de ndices
Se puede utilizar todo tipo de
documentos que se refieran a
personas o empresas.

INCONVENIENTES
Los criterios de ordenacin
no son unvocos, por lo que
es posible que surgan dudas
y errores
Si la documentacin es
voluminosa, se puede
producir duplicidad
Si se extrae un documento y
no se anota su falta pasa
inadvertido

ACTIVIDADES
1.- Qu toma como base la clasificacin alfabtica.
2.- Porqu existen normas oficiales para la clasificacin alfabtica
3.- Cmo se procede en caso de que el primero y segundo apellido sean
iguales.
4.- Cmo se procede en caso de que la empresa u organismo esta abreviado.
5.- Cmo se procede en el caso de nombres extranjeros.

ACTIVIDAD
Clasifique por orden alfabtico los nombres de personas jurdica de acuerdo con las reglas estudiadas:
Movistar
Oficina Contable
Cavieres
F.A.CH.

Oficinas Jurdicas Lo
Silvestre Lpez e
Martnez
hijos
Oficina Asesoras
Herrera S.A.
Previsionales La
Bar El Tejar
Estancia
Taller de Calzados

ENAER
Monito
Clnica Las Condes
I. Municipalidad de
Universidad de Chile
Maip
Universidad Catlica
Ministerio de Obras
de Chile
Pblicas
USACH
Consultorio Padre
FONASA
Hurtado
Ministerio Relaciones
Banco Estado
Exteriores
Liceo Politcnico
Ministerio Vivienda
Hannover
y Urbanismo
Chilectra
Ministerio de
Sociedad Financiera
Educacin
Los Andes
Municipalidad de San
Notaria Alberto
Bernardo
Hurtado
Municipalidad de La
Banco Falabella
Granja
Financiera Condell
Municipalidad de San
Casa de Reposo
Ramn
Amanecer
Hospital Padre
Librera LpizLpez
Hurtado
Joyera El Baron
Hospital El Pino
Restaurant La Cuca
Banco Estado
Florera Camelia
CLASIFICACION NUMRICA Y POR MATERIA
CLASIFICACION NUMERICA
Mediante este sistema la documentacin se agrupa y ordena asignando a cada
documento un nmero correlativo y progresivo en la serie de nmeros. Es decir, se
clasifican los documentos segn el orden natural de los nmeros que llevan impreso.
Se trata de un mtodo indirecto de clasificacin, ya que, como no conocemos el
contenido del documento, cada vez que se abre un expediente o carpeta hay que abrir
una ficha con el nmero respectivo y el nombre del tema, y se colocarn por orden
alfabtico.
En el momento de asignacin de los nmeros es necesario cuidar mucho los posibles
errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en
grupos, etc.

Se tendrn que utilizar ndices auxiliares que permitan la identificacin del contenido
que se esconde detrs de cada nmero.
VENTAJAS

INCONVENIENTES
La localizacin de los documentos
Lectura rpida
clasificados resulta imposible si no
se conoce el nmero asignado o si el
Su exactitud, es imposible
orden numrico no coincide con el
confundirlo con otro documento.
alfabeto.
Carencia de dudas o errores en la

Es necesario la confeccin de una

colocacin de los documentos.
gua de localizacin
La falta de un documento se pone
Es ms fcil consultar errores de
de manifiesto inmediatamente.
transcripcin y lectura de nmeros
que de nombres.
CLASIFICACION POR MATERIA
En este tipo de clasificacin, los documentos se agrupan partiendo de unos
determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas
caractersticas fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
a) Orden alfabtico general de materia.
b) Agrupando las materias segn categoras lgicas en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez sta queda englobada en otra
superior, es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupacin se lleva a cabo
siguiendo los criterios numrico o alfanumrico.
Ej.: Asistente Social
Capacitacin
Planillas
Remuneraciones
El paso siguiente sera el establecimiento de mdulos ordenados
alfabticamente e identificados con cada una de las categoras mencionadas
Ej.: REMUNERACIONES
Asistente Social
Gratificaciones
Horas extras
Trienios
VENTAJAS
INCONVENIENTES
La clasificacin alfabtica de
Radica en la eleccin correcta de
materia es muy utilizada debido a
la sencillez de su manejo ya que
las materias que van a definir los
permite la insercin de nuevos
documentos.
asuntos sin grandes dificultades
ACTIVIDAD
1.- Qu se entiende por clasificacin numrica.
2.- Seale 3 desventajas del sistema de archivo numrico
3.- En que se diferencia del sistema de alfabtico del numrico
4.- Qu empresas adoptan la ordenacin numrica.
5.- Defina la clasificacin por materia.
6.- Qu inconveniente presenta la clasificacin por materia.
7.- En qu se diferencia la ordenacin numrica de la ordenacin por materia.
8.- Seale 3 empresas que adoptan este sistema

CLASIFICACIN GEOGRAFICA
En la clasificacin geogrfica, el criterio de ordenacin a seguir es el de las
localidades geogrficas segn un orden decreciente, de acuerdo con las divisiones
territoriales y dentro de ellas por el nombre y nmero de calles. En cada divisin y
subdivisin se suele emplear el orden alfabtico.
Regiones
Provincias
Ciudades
V Regin
Pueblos

Aconcagua
San Antonio
Valparaso

Calles
Personas

Clasificacin geogrfica por regiones o

provincias en orden alfabtico

Sistema alfabtico geogrfico

Decreciente
REGLAS A TENER EN CUENTA
1. Los artculos que forman parte de un nombre geogrfico deben considerarse
como parte de l. Ej.: La Serena (Se clasifica por la letra L)
2. Se debe prescindir del concepto plaza, calle y aadir el nombre de stas.
3. En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numrico, se clasificarn
alfabticamente Ej.: Quinta Avenida (el N se escribe con letras)
Ventajas
1. Una ventaja de estas clasificaciones reside en la divisin en grupos fcilmente
identificables (Ncleos de poblacin) con lo cual se facilita el trabajo de
clasificacin y bsqueda
2. No es necesario ndices auxiliares.
Inconvenientes
1. Slo es aconsejable en archivos pequeos
2. Esta ordenacin geogrfica es muy til a las empresas comerciales para la
correspondencia de los clientes (Ordenacin de direcciones)
CLASIFICACION CRONOLOGICA
Por medio de este sistema, la documentacin se ordena de forma progresiva a
partir de la fecha significativa de los documentos, tomando como base la fecha de
emisin, fabricacin, vencimiento, etc., siguiendo el criterio de poner primero el
documento ms reciente y en ltimo lugar el documento ms antiguo.
Es una clasificacin muy simple, elemental y rpida que ocupa poco espacio
pero que obliga en el momento de la recuperacin de un documento a conocer su
fecha o a revisar uno por uno los documentos archivados. Por esta razn, su uso se
limita a documentacin muy poca voluminosa que pueda examinarse con rapidez
o aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada. Normalmente, los
documentos suelen agruparse por determinados perodos de tiempo.

Ejemplo:
Aos, meses, semanas, das y dentro de cada perodo siguiendo un orden
alfabtico o numrico.
Suele utilizarse para ordenar las copias de la correspondencia y formar lo que
se conoce con el nombre cronolgico de entradas y cronolgico de salidas.
Igualmente, es til para clasificar documentos de carcter financiero o
econmico. Por ejemplo, facturas con pago a fecha fija, 30, 60 o 90 das, letras de
cambio, etc.
Asimismo, es til como auxiliar de otras clasificaciones y para organizar el
fichero de vencimientos.
13 de Enero 2005
8 de Febrero 2005
27 de Marzo 2005

ACTIVIDAD
1.- Cmo se procede en la clasificacin geogrfica2,- Qu ventajas y desventajas presenta el sistema geogrfico
3.- Nombre 3 empresas que llevan el sistema geogrfico.
4.- Desarrolle ejercicio de prctica dado por el profesor
5.- Haga una sntesis de 3 lneas explicando el sistema cronolgico
6.- En qu se basa el sistema cronolgico
7.- Indique las ventajas de este sistema
8.- Presente a la profesora un ejercicio donde ponga en prctica este sistema
segn pautas dadas.